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AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS
AUTOMATIZACION
DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS,
CASOS
EMPRESARIALES
COMITE DEL AREA DE
AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS
CONSIDERACIONES PARA
EL CURSO DE:
AUTOMATIZACIN DE
PROCESOS
ADMINSTRATIVOS, CASOS
EMPRESARIALES
Debilidades
Weaknesses
Oportunidades
Opportunities
Amenazas
Threats
Positivas
Negativas
Interior
Exterior
Factores Internos
[Elementos del FODA.]
Fortalezas
Debilidades.
Precios adecuados
Buena presentacin
Presupuesto adecuado
Empleados honestos
Tecnologa obsoleta.
Mobiliario inadecuado
Ubicacin adecuada
Factores Externos.
[Elementos del FODA.]
Oportunidades
Amenazas.
Nuevos Mercados.
Adquirir nuevos productos
Mercado en crecimiento.
Capacitacin del R H en el exterior
Productos sustitutos.
Delincuencia
Nueva Impuestos .
Mercado Negro
Variacin en precios.
Intereses Bancarios altos
Factores Internos.
Factores Externos
OPORTUNIDADES
(O)
Anotar las Oportunidades.
FORTALEZAS
( F)
DEBILIDADES
( D)
( Como mnimo de 3 a 5)
FO( Maxi-Maxi)
DO ( Mini-Maxi)
FA. ( Maxi-Mini)
DA ( Mini Mini)
( Como mnimo de 3 a 5)
Amenazas
(A)
Anotar las Amenazas.
( Como mnimo de 3 a 5)
10
11
12
PIRAMIDE DE LOS
NIVELES
SEGN PEARSON
ORGANIZACIONALES
Decisiones
Planes y
Programas
Operaciones
13
13
Contador
(Externo)
Asistente
Administrativo
Supervisor
Caja
(1 Persona)
(1 Persona)
Jefe de
Pista
Encargado de
Engrase
(1 Persona)
(1 Persona)
Despachadores
Ayudantes
de Engrase
(4 Persona)
(1 Persona)
14
Tipos de Organigramas
Por su Alcance
Tipos de
Organigramas
Por su
Contenido
Generales (Maestros),
Especficos (Suplementarios).
Integrales,
Funcionales,
De puestos, Plazas y Unidades.
Por su
Presentacin
Verticales,
Horizontales,
Mixtos y
Circulares.
COMITE DEL AREA DE
AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS
15
POR SU ALCANCE
16
COORDINACION DE AREA
16
POR SU CONTENIDO
INTEGRALES: Muestran la estructura de las
organizaciones sus unidades y las relaciones entre
estas.
17
COORDINACION DE AREA
17
POR SU CONTENIDO
DE PUESTOS, PLAZAS Y UNIDADES: A este
tipo de organigrama se le agregan las
necesidades de cada unidad en cuanto a
puestos, o bien plazas existentes o
necesarias.
18
COORDINACION DE AREA
18
19
Frontera
Clientes
Medio Ambiente
Sistema
Proveedores
Procesamiento
Insumos
(Inputs)
Organismos
Reguladores
Clasificar
Organizar
Calcular
(Elementos del
Sistema)
Productos
(Outputs)
Accionistas
Competidores
Retroalimentacin
COMITE DEL AREA DE
20
AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS
EJEMPLO:
DIAGRAMA (0)
CONSULTA DE SERVICIOS
P1.1
CLIENTE
f1
P1.2
f3
REGISTRA
CONSULTA
SERVICIOS
REGISTRA
CONSULTA
TARIFAS
P1.3
f5
PREPARA
RESPUESTA
f7
CLIENTE
f8
f6
f4
f2
TALLER
A
dat_servicios
dat_tarifas
dat_atendidos
22
ENTIDAD
Fuente = Cliente
Destino = Cliente Prez; Taller
PROCESOS
23
FLUJOS DE DATOS
f1= datos del vehculo + datos del cliente
f2= ingreso y consulta servicios del vehculo
f3= traslado f2
f4= verifica y registra preciso por servicios para el vehculo
f5= traslado del f 2 + f4
f6= ingreso del informe de f2 +f4
f7= entrega informe al cliente
f8= entrega copia del informe al taller
COMITE DEL REA DE
AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS
24
NORMA ASME
Operacin
Inspeccin o revisin
Desplazamiento o
transporte
Retraso. Deposito
provisional o espera
Almacenamiento
permanente
25
DESCRIPCION
Inicio o fin. Indica el inicio o
fin del diagrama. Puede
identificar a una unidad
administrativa o persona.
Actividad
Documento: Representa
cualquier documento generado
o utilizado dentro del
procedimiento.
Documento multiparte: para
representar un documento son
sus copias.
26
SIMBOLOGIA
DESCRIPCION
Operacin
Inspeccin
Desplazamiento o transporte
Decisin:
Se
efecta
una
seleccin o se decide por una
alternativa
especifica
de
accin.
COMITE DEL AREA DE
AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS
27
Almacenamiento: Depsito o
resguardo
de
bienes
o
informacin.
Operacin e inspeccin .
Decisin.
28
CLIENTE
TECNICO
TALLER
INICIO
NO
FIN
SI
Elaborado por:
Jos Aragn
Autorizado por:
Graciela Velsquez
Fecha de elaboracin:
03/08/08
PROCESO:
CONSULTA DE
SERVICIO
29
CLIENTE
TECNICO
TALLER
Elaborado por:
Jos Aragn
Autorizado por:
Graciela Velsquez
Fecha de elaboracin:
03/08/08
PROCESO:
CONSULTA DE
SERVICIO
30
CLIENTE
TECNICO
TALLER
11
FIN
10
FIN
Elaborado por:
Jos Aragn
Autorizado por:
Graciela Velsquez
Fecha de elaboracin:
03/08/08
PROCESO:
CONSULTA DE
SERVICIO
31
SECUENCIA
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
1. Revisa
Cliente
2. Decisin
Tcnico
3. Revisa solicitud
Tcnico
4. Registra datos
Tcnico
5. Revisa solicitud
Tcnico
6. Registra solicitud
Tcnico
7. Prepara respuesta
Tcnico
8. Registra datos
Tcnico
9. Genera reporte
Tcnico
Taller
Cliente
32
Elementos del
Salida:
Es la informacin
procesamiento de
deliberada o producto
datos
que produce el nuevo
sistema
Entrada:
Son los datos, de
entrada o elementos
datos o insumos en la
captura de datos.
COMITE DEL AREA DE
AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS
33
Internas
externas y
Internas:
Estas salidas estn
destinadas a ser usadas
por personas u otros
sistemas de informacin
dentro de la
organizacin.
Externas:
Estas
salidas
estn
destinadas a ser usadas
por personas u otros
sistemas de informacin
fuera de la organizacin.
COMITE DEL AREA DE
AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS
Ambas Vas:
Estas salidas son
generalmente externas y
orientadas a personas.
34
Reporte de estado
Formas Multipartes
Formas preimpresas
Catlogos
Documentos
Mensajes
Formato grfico o grficas
COMITE DEL AREA DE
AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS
35
Captura de Datos
FORMAS QUE SIRVEN DE BASE
PARA INGRESAR
LOS DATOS AL SISTEMA
Formularios
impresos
que
sirven para la captura de datos.
MENUS
36
36
37
37
38
PARTE 4: CPM/PERT
DEBE ELABORAR LO SIGUIENTE:
1. Creacin de tabla de actividades (Cronograma
de actividades)
2. Creacin de diagrama de Gantt
3. Clculo de ocurrencias tempranas y tardas
4. Clculo y determinacin de la ruta critica
5. Clculo de holguras
6. Diagrama de Gantt basado en el diagrama de
red de CPM/PERT
39
DIAGRAMA DE GANTT
Actividad
Duracin (das)
A
B
C
D
E
F
----A
B
B
D, E
2
5
8
7
3
6
t = (a + 4c + b) / 6
A
B
C
D
E
F
0
13 14 15 16 17 18
40
CPM/PERT
Ei=10
Ei=2
Ei=0
0
Lj=0
B
5
1
Lj=10
Lj=18
Ei=12
Ei=5
Lj=5
F
6
Ei=18
6
Lj=18
Lj=12
Ei=8
4
Lj=12
41
TABLA DE DATOS
TIEMPOS
A C T IV ID A D
A
B
C
D
E
F
A N T EC ED EN T E
0
0
A
B
B
D,E
C ON SEC U EN T E
C
D,E
0
F
F
FIN
To
1
4
7
6
2
5
Tm
2
5
8
7
3
6
Tp
3
6
9
8
4
7
OCURRENCIAS
T iemp o " t "
2
5
8
7
3
6
Ei
Ej
Li
0 2 8
0 5 0
2 10 10
5 12 5
5 8 9
12 18 12
Lj
10
5
18
12
12
18
RUTA
CRTICA
F
V
F
V
F
V
HOLGURA
T OT A L
8
0
8
0
4
0
LIB R E
0
0
0
0
0
0
IN D EPEN D IEN T E
-8
0
-8
0
-4
0
FORMULAS
FRMULA A UTILIZAR EN EL
CALCULO DE TIEMPO
t = (a + 4c + b) / 6
Holgura Total
HT= Lj-(Ei+Dij)
Holgura Libre
HL= Ej-(Ei+Dij)
Holgura Independiente
HI= Ej-(Li+Dij)
Ocurrencia temprana
Correncia Tardia
Ruta Crtica
Final
Ej=Ei+T
Inicial
Li=Lj-T
SI Ei=Li => V
SI Ej=Lj => V
43
CPM/PERT
2
0
B
5
D
7
F
5
E
3
4
44
Estudio de factibilidades.
Factibilidad econmica, tiene que
demostrar esta factibilidad, por
medio retorno de inversin, flujo de
efectivo
45
PARTE 5:
ESTUDIO DE FACTIBILIDAD
DEBE ELABORAR LO SIGUIENTE:
1.Presupuesto
2.Retorno de inversin
3.Flujo de efectivo
46
PRESUPUESTO
No
.
1
2
3
4
Descripcin
Costo de implementacin del sistema de costeo
Compra del Servidor para la instalacin del sistema de costeo
Capacitacin al personal de contabilidad y costos
Compra de equipo de proteccin del nuevo servidor
Monto
Q 12,473.57
Q 9,782.69
Q 3,570.76
Q 2,321.98
Q 28,149.00
Q 8,990.63
Q 9,272.05
Q 7,330.21
Q 7,582.56
Q 846.90
Q 34,022.35
Con la implementacin del Sistema de Costeo la empresa ha proyectado que para el primer trimestre, l
os costos operativos sern de Q 7,900.00, y que tendr incrementos sucesivos del 12% trimestre hasta
llegar al cuarto trimestre, periodo en el que finaliza la proyeccin del proyecto.
El departamento financiero ha realizado pronsticos de los beneficios que se obtendrn producto de la
optimizacin de los costos, considerando porcentajes especulativos sobre los costos acumulados de la
manera siguiente.
COMITE DEL AREA DE
AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS
47
RETORNO DE INVERSION
Bimestre
1
2
3
4
% de Ganancia
20%
40%
60%
80%
Periodos
COSTOS
0
1
2
3
4
Q 28,149.37
Q 7,900.00
Q 8,848.00
Q 9,909.76
Q 11,098.93
Costos
Beneficios % beneficio
Acumulados BENEFICIOS Acumulados especulativo
28,149.37
36,049.37
44,897.37
54,807.13
65,906.06
0
7,209.87
17,958.95
32,884.28
52,724.85
0
7,209.87
25,168.82
58,053.10
110,777.95
20%
40%
60%
80%
120000
Valores
100000
80000
Y Costos
Acumulados
Y Beneficios
Acumulados
60000
40000
20000
Trimestres
0
0
48
FLUJO DE EFECTIVO
F L U J O DE E F E C T I V O
Trimestre
SALDO INICIAL
( + ) INGRESOS
Sueldo proporcional del Personal Administrativo /4
Trimestre
Trimestre
Q (11,239.99)
Q (8,590.35)
Trimestre
3,834.30
7,209.87
Q 17,958.95
Q 32,884.28
Q 52,724.85
8,990.63
2,247.66
2,247.66
Q 2,247.66
2,247.66
9,272.05
2,318.01
2,318.01
Q 2,318.01
2,318.01
7,330.21
3,665.11
7,582.56
1,895.64
1,895.64
846.90
423.45
6,461.31
Q 34,022.35 Q
Q 3,665.11
Q
1,895.64
Q 1,895.64
Q
423.45
10,546.64
6,461.31
Q 10,549.87
7,900.00
8,848.00
Q 9,909.76
Q 11,098.93
Costos Operativos
TOTAL DE EGRESOS
Q 18,449.87
Q 15,309.31
Q 20,459.63
Q 17,560.24
SALDO FINAL
Q (11,239.99)
Q (8,590.35)
Q 3,834.30
Q 38,998.91
49
50
51
52
Nombre
Descripcin
Catastrfico
II
Crtico y/o
grave
III
Leve
IV
Marginal
AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS
53
DIAGRAMA (0)
CONSULTA DE SERVICIOS
P1.1
CLIENTE
f1
P1.2
f3
REGISTRA
CONSULTA
SERVICIOS
REGISTRA
CONSULTA
TARIFAS
P1.3
f5
PREPARA
RESPUESTA
f2
CLIENTE
f8
f6
f4
f7
TALLER
A
dat_servicios
dat_tarifas
dat_atendidos
54
Evitar
Subdivisin
Preventivos
Detectivos
Correctivos
Controlar
Eliminar
Caractersticas
55
DIAGRAMA (0)
CONSULTA DE SERVICIOS
P1.1
f1
CLIENTE
REGISTRA
CONSULTA
SERVICIOS
P1.2
f3
P1.3
REGISTRA
CONSULTA
TARIFAS
C1
f5
PREPARA
RESPUESTA
CLIENTE
C2
f8
f6
f4
f2
f7
TALLER
A
Control
dat_servicios
dat_tarifas
Tipo: Funcin
dat_atendidos
Descripcin
Para verificar que no se han ingresado
datos incorrectos, corregir los datos
mal ingresados en la tabla fichero
C1
Correctivo
C2
56
Rastreo de Auditoria
P11
P12
P13
Punto de Riesgo
PR1
PR2
PR3
PR4
C1
C2
Punto de Control
Manual de contingencia
Tomando como base su diagrama de
flujo de datos del sistema que utiliz para
identificar sus puntos de riesgo y de
control, ahora desarrolle el Manual de
Contingencia. Asuma que en todos los
puntos de control que estableci, puede
existir falla o error.
COMITE DEL AREA DE
AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS
58
EN EL ANLISIS DE LA
CONTINGENCIA:
Elaborar la tabla de anlisis de
Contingencia
El Diagrama de contingencia
Sus respectivas tablas de Llamada e
Instructivo
Informe de cada punto de Control
COMITE DEL AREA DE
AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS
59
Descripcin
Contingencia
Solucin
Verificar datos
Verificar datos de
respuesta con
responsable de
taller
P1.2
Error de registro de
tarifas (AA)
No se registran
adecuadamente los
datos de las tarifas
(XA)
P1.3
Falla en Prepara
respuesta de los
atendidos (AB)
No se emite respuesta
con datos correctos al
cliente y al taller (XB)
Tipo
LL
Nota: las siglas entre parntesis (AA), (XA), etc., u otros, son marcas
de auditoria que nos sirven en el diagrama de contingencia para no
saturarlo.
DIAGRAMA DE CONTINGENCIAS
P1.2
AA
XA
NO
SI
P1.3
AB
INST. No.XL25
SI
XB
NO
fin
Llamada.
No.T-002
61
TABLA DE LLAMADA
62
TABLA INSTRUCTIVO
63
tutordistancia1.idea@galileo.edu
tutor00343@galileo.edu
64