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Combinar por correspondencia

La combinacin de Correspondencia es un proceso a travs del cual los datos


de una lista de direcciones son insertados y colocados en una carta o
documento modelo, creando as una carta personalizada para cada uno de los
miembros de la lista de direcciones tomada como base.

Iniciar una combinacin de correspondencia


Inicie una combinacin de correspondencia. Para ello, siga los pasos que
correspondan a la versin de Word que est ejecutando.
Microsoft Word 2002
En el men Herramientas, haga clic en Cartas y correspondencia y, a
continuacin, en Asistente para combinar correspondencia.
Microsoft Office Word 2003
En el men Herramientas, haga clic en Cartas y correspondencia y, a
continuacin, en Combinar correspondencia.
Microsoft Office Word 2007
En la pestaa Correo haga clic en Iniciar Combinar correspondencia y, a
continuacin, haga clic en Paso a paso por el Asistente para combinar
correspondencia.
Seleccionar el tipo de documento
1. En el panel de tareas Combinar correspondencia, haga clic
en Cartas. Esto le permitir enviar cartas a un grupo de personas y
personalizar los resultados de la carta que cada persona recibe.
2. Haga clic en Siguiente: documento inicial.
Seleccionar el documento inicial
1. Haga clic en una de las opciones siguientes:

Utilizar el documento actual: utilice como documento principal


el documento abierto.

Iniciar en una plantilla: seleccione una de las plantillas de


combinacin de correspondencia listas para usar.

Empezar a partir de un documento existente: abra un


documento existente para utilizar como documento principal de
combinacin de correspondencia.

2. En el panel de tareas Combinar correspondencia, haga clic


en Siguiente: seleccionar los destinatarios.
Seleccionar destinatarios
Al abrir o crear un origen de datos con el Asistente para combinar
correspondencia, est indicndole a Word que utilice un conjunto concreto de
informacin variable para su combinacin. Utilice uno de los mtodos
siguientes para asociar el documento principal al origen de datos.

Mtodo 1: utilizar un origen de datos


Para utilizar un origen de datos existente, siga estos pasos:
1. En el panel de tareas Combinar correspondencia, haga clic
en Utilizar una lista existente.
2. En la seccin Utilizar una lista existente, haga clic en Examinar.
3. En el cuadro de dilogo Seleccionar origen de datos, seleccione el
archivo que contenga la informacin variable que desee utilizar y haga
clic en Abrir.
Nota: si el origen de datos no aparece en la lista de archivos, seleccione
la unidad de disco y carpeta adecuadas. Si es necesario, seleccione la
opcin pertinente en la lista Todos los orgenes de datos. Seleccione
el archivo y, a continuacin, haga clic en Abrir.
Word muestra el cuadro de dilogo Destinatarios de combinar
correspondencia. Puede ordenar y modificar sus datos si lo desea.
4. Haga clic en Aceptar para volver al documento principal.
5. Guarde el documento principal.
Al guardar el documento principal en este momento, tambin guarda el
origen de datos y lo asocia al documento principal.
6. Escriba el nombre que desee dar al documento principal y, a
continuacin, haga clic en Guardar.

Mtodo 2: utilizar nombres que figuran en una lista de


contactos de Microsoft Outlook
Para utilizar una lista de contactos de Outlook, siga estos pasos:
1. En el panel de tareas de Combinar correspondencia, haga clic
en Siguiente: seleccionar los destinatarios.
2. Haga clic en Seleccionar de los contactos de Outlook.
3. En la seccin Seleccionar de los contactos de Outlook, haga clic
en elegir la carpeta de contactos.
4. En el cuadro de dilogo Seleccionar carpeta de la lista de
contactos, seleccione la carpeta de contactos de Outlook que desee y,
a continuacin, haga clic en Aceptar.
Word muestra el cuadro de dilogo Destinatarios de combinar
correspondencia. Puede ordenar y modificar sus datos si lo desea.
5. Haga clic en Aceptar para volver al documento principal.

Mtodo 3: crear una base de datos de nombres y


direcciones
Para crear una nueva base de datos, siga estos pasos:
1. En el panel de tareas de Combinar correspondencia, haga clic
en Siguiente: seleccione los destinatarios.
2. Haga clic en Escribir una lista nueva.
3. Haga clic en Crear.
Aparece el cuadro de dilogo Nueva lista de direcciones. En este
cuadro de dilogo, escriba la informacin de las direcciones de cada
registro. Si no hay ninguna informacin para un campo determinado,
deje en blanco el cuadro.
De forma predeterminada, Word omite los campos vacos. Por
consiguiente, no se afecta a la combinacin si hay entradas en blanco en
el formulario de datos. El conjunto de informacin de cada formulario
constituye un registro de datos.
4. Despus de escribir la informacin para un registro, haga clic en Nueva
entrada para pasar al registro siguiente.

Para eliminar un registro, haga clic en Eliminar entrada. Para buscar un


registro concreto, haga clic en Buscar entrada. Para personalizar la
lista, haga clic en Personalizar. En el cuadro de dilogo Personalizar
lista de direcciones, puede agregar, eliminar, cambiar el nombre y
cambiar el orden de los campos de combinacin.
5. En el cuadro de dilogo Nueva lista de direcciones, haga clic
en Aceptar. En el cuadro de dilogo Guardar lista de direcciones,
escriba el nombre que desea dar al origen de datos en el
cuadro Nombre de archivo y, a continuacin, haga clic en Guardar.
6. En el cuadro de dilogo Destinatarios de combinar
correspondencia, haga los cambios que desee y, despus, haga clic
en Aceptar.
7. Haga clic en Despus: escriba la carta para terminar de redactar la
carta.
8. Guarde el documento principal.
Al guardar el documento principal en este momento, tambin guarda el
origen de datos y lo asocia al documento principal.
9. Escriba el nombre que desee dar al documento principal y, a
continuacin, haga clic en Guardar.
Para continuar con el paso siguiente, haga clic en Despus: escriba la carta.
Escribir la carta
En este paso se configura el documento principal.
1. Escriba o agregue cualquier texto y grficos que desee incluir en la
carta.
2. Agregue los cdigos de campo donde desee que la informacin variable
aparezca. En el panel de tareas Combinar correspondencia tiene
cuatro opciones:

Bloque de direcciones: use esta opcin para insertar una


direccin con formato.

Lnea de saludo: use esta opcin para insertar un saludo con


formato.

Franqueo electrnico: utilice esta opcin para insertar franqueo


electrnico.

Nota: esta opcin requiere que tenga instalado un programa de


software de franqueo en el equipo.

Ms elementos: utilice esta opcin para insertar campos de


combinacin individuales. Al hacer clic en Ms elementos, el
cuadro de dilogo Insertar campo de combinacin aparece.
Nota: asegrese de que el cursor est donde desea insertar la
informacin del origen de datos antes de hacer clic en Ms
elementos.
En el cuadro de dilogo Insertar campo de combinacin, haga
clic en el campo de combinacin que desee usar y, a
continuacin, haga clic en Insertar.
Nota: puede insertar todos los campos y, a continuacin, volver y
agregar espacios o signos de puntuacin. O bien, puede insertar
un campo cada vez, cerrar el cuadro de dilogo Insertar campos
de combinacin, agregar los espacios o signos puntuacin que
desee y, a continuacin, repetir este paso con cada campo de la
combinacin adicional que desee insertar. Tambin puede dar
formato (aplicar negrita o cursiva) a los campos de combinacin,
igual que el texto normal.

3. Cuando termine de modificar el documento principal, haga clic


en Guardar o en Guardar como en el men Archivo.
Nota: en Word 2007, haga clic en el Botn de Microsoft Office y haga
clic en Guardar o en Guardar como.
Asigne un nombre al archivo y haga clic en Guardar. Para continuar con
el paso siguiente, haga clic en Despus: obtenga una vista previa
de las cartas.
Obtener una vista previa de las cartas
Este paso le permite obtener una vista previa de los datos combinados, carta
por carta. Tambin puede cambiar la lista de destinatarios o personalizar cartas
individuales.
Para continuar con el paso siguiente, haga clic en Despus: complete la
combinacin.
Completar la combinacin

Este paso combina la informacin variable con la carta modelo. Puede generar
el resultado de la combinacin utilizando cualquiera de las opciones siguientes:

Impr: seleccione esta opcin para enviar directamente el documento


combinado a la impresora. No podr ver el documento en la pantalla.
Al hacer clic en Imprimir, el cuadro de dilogo Combinar al
imprimir aparece. En el cuadro de dilogo Combinar al imprimir,
puede elegir qu registros combinar. Al hacer clic en Aceptar, el cuadro
de dilogo Imprimir aparece. Haga clic en Imprimir para imprimir el
documento de la combinacin.

Editar cartas individuales. seleccione esta opcin para mostrar el


documento combinado en la pantalla.
Al hacer clic en Editar cartas individuales, el cuadro de
dilogo Combinar en el nuevo documento aparece. En el cuadro de
dilogo Combinar en un documento nuevo, puede elegir los registros
que desea combinar. Al hacer clic enAceptar, los documentos se
combinan en un documento de Word nuevo.