UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA

VICERRECTORADO ACADMICO
COORDINACIN GENERAL DE PREGRADO
COORDINACIN DE PASANTIAS
SEDE CIUDAD BOLVAR

ELABORACION DE MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE ORDEN DE

PAGO Y CHEQUES EN EL DEPARTAMENTO DE FINANZAS DE LA
FUNDACIN SOCIAL BOLVAR

PASANTE:
Tlgo: Febres Yelitza
C.I.16.499.600

Ciudad Bolvar, Junio del 2011

ELABORACION DE MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE ORDEN DE

PAGO Y CHEQUES EN EL DEPARTAMENTO DE FINANZAS DE LA
FUNDACIN SOCIAL BOLVAR

Msc. Jorge Salomn

Lcdo. Luis Felipe Galindo

Tutor Acadmico

Tutor Industrial

APROBACIN DE LOS TUTORES

En mi carcter de tutor del informe de Pasanta de Grado titulado: Elaboracin

Manual de Procedimiento de Orden de Pago y de Cheques en el Departamento de
Finanzas de la Fundacin Social Bolvar presentado por Febres Yelitza
C.I.16.499.600, estudiante de la Universidad Nacional Experimental de Guayana
(U.N.E.G.) Sede de Ciudad Bolvar como requisito parcial para optar al ttulo de
Licenciada en Administracin De Empresa considero que dicho informe rene los
requisitos y mritos suficientes para ser sometido a revisin por parte del jurado
examinador que se designe.

En Ciudad Bolvar a los 23 das del mes de Junio del ao 2011

________________________

________________________

Msc. Jorge Salomn

Lcdo. Galindo Luis F.

TUTOR ACADEMICO

TUTOR INDUSTRIAL

DEDICATORIA

Son muchas las personas especiales que me gustara agradecer su amistad,

apoyo, compaa en las diferentes etapas de mi vida. Algunas estn aqu conmigo y
otras en mis recuerdos y en el corazn. Sin importan en donde estn o si alguna vez
llegan a leer esta dedicatoria quiero darle las gracias por formar parte de mi, por todo lo
que me han brindado y por todas sus bendiciones.
Mami no me equivoco si digo que eres la mejor madre del mundo, gracias por
darme la vida y por tu apoyo en esta nueva meta que voy alcanzar.
Mauricio aunque todava no sabes leer mucho un da vas aprender y por esto te
quiero dedicar este informe gracias por alegrarme la vida y por cada sonrisa que me
brindas todas las maana hijo.
A ti Amor porque llegaste justo en el momento preciso a mi vida gracias por ser
el hombre maravilloso que eres y por tu apoyo incondicional. Te quiero Jos Guillen.
Al ms especial de todos, a ti Seor porque hiciste realidad este sueo, por todo
el amor que me rodeas y porque me tienes en tus manos. Este informe es para TI.

iv

AGRADECIMIENTO

Agradezco a mi entorno que me dio las facultades para pensar en mi futuro y

sobre todo a mi madre, fiel amiga, acompaante y consejera que si no fuera por su
sacrificio no estara en estos momentos redactando estas lneas.
A ti padre que a pesar de todo has hecho tu esfuerzo para sacarnos adelante
Gracias a la vida que tengo y a mis amigos que ms quiero. Si no fuera por ellos
mi sueo no lo habra cumplido te quiero Isaeva Bonalde.
A ti comadre Davelin Subero y al Profesor Jorge Salomn que fueron un gran
pilar para poder terminar este informe gracias por su ayuda.
Al Licenciado Luis Felipe Galindo por haberme permitido realizar mis pasantas,
a todo el personal del de la Gerencia de Administracin y Finanzas.
A ti una vez ms Amor por qu has sido de gran ayuda y gran apoyo para mi
desde que estamos juntos siempre ests conmigo en todo momento. Te Quiero
No tengo letras para seguir diciendo la gran emocin que me da poder terminar
esta carrera en donde profesores y compaeros dejan parte de su vida, para dar vida a
las ilusiones y que hoy en da se hacen realidad.

INDICE
Dedicatoria
Agradecimiento
ndice
Introduccin

iv
v
vi
1

CAPITULO I
Diagnostico de la Organizacin
Identificacin de la Organizacin
Situacin Contextual del Departamento de Finanzas
Diagnostico Situacional

3
3
12
16

CAPITULO II
Descripcin y Anlisis Del Proceso De Pasanta
Objetivos de la Investigacin
Descripcin y Conceptualizacin de las Actividades Realizadas.
Justificacin y Relevancia para el Desarrollo del Perfil Profesional
Beneficios Y Alcances

19
19
19
26
26

CAPITULO III
Fundamentacin Terica
Bases Tericas
Bases Legales

27
27
34

CAPITULO IV
Perspectiva Metodolgica
45
Descripcin de los Mtodos y Procedimientos para la Realizacin de las 45
Actividades de Pasantas.
46
Fuentes de Informacin

CAPITULO V
Conclusiones y Recomendaciones
Conclusiones
Recomendaciones
Referencias
Anexos

47
47
48
50
51

vi

INTRODUCCION

La Fundacin Social Bolvar, surge como resultado de la reestructuracin de la

Fundacin Nacional del Nio, ahora denominada Fundacin Nacional El Nio Simn,
la cual est adscrita al Ministerio del Poder Popular para la Educacin de conformidad
al decreto presidencial de N 5.590, de fecha 10 de Septiembre del 2008, con el
propsito de reforzar la atencin de las necesidades de los nios, nias, adolescentes,
adultos y adultos mayores de las comunidades del estado Bolvar, en el mbito social.
Las pasanta se realizo en el Departamento de Finanzas adscrito a la Gerencia de
Administracin y Finanzas, este departamento se encarga de recibir las rdenes de
compra o de servicio enviadas por el Departamento de compras, as como los viticos y
nomina enviado por la Gerencia de Recursos humanos para luego proceder a la emisin
de la orden de pago y la elaboracin del cheque correspondiente, mediante el Sistema
Sigre el cual es una herramienta indispensable para el desarrollo de las funciones que
all se realizan, dicho Sistema tambin nos arroja las retenciones hechas en cada una de
las rdenes de pago que poseen IVA para as llevar un mejor control de los pagos de los
impuestos.
Este Departamento no cuenta con un manual de procedimientos que es un
documento que contiene la descripcin de actividades que deben seguirse en la
realizacin de las funciones de una unidad administrativa, o de dos ms de ellas, por
lo tanto el titulo de mi trabajo de pasanta es Manual de Procedimiento de Orden de
Pago y Cheques en el Departamento de Finanzas de la Fundacin Social Bolvar. Este
no es ms que un es un componente del sistema de control interno, el cual se crea para
obtener una informacin detallada, ordenada, sistemtica e integral que contiene todas
las instrucciones, responsabilidades e informacin sobre polticas, funciones, sistemas y
procedimientos de las distintas operaciones o actividades que se realizan en una
organizacin. Este manual va a permite conocer el funcionamiento interno por lo que
respecta a descripcin de tareas, ubicacin, requerimientos y a los puestos responsables
de su ejecucin por otro lado auxilian en la induccin del puesto y al adiestramiento y
capacitacin del personal ya que describen en forma detallada las actividades en
realizar las rdenes de pago.

El informe de pasantas est estructurado de la siguiente manera:

-

En el Primer Captulo se identificara a la Fundacin Social Bolvar desde su

nombre hasta como se encuentra estructurada, conoceremos la situacin
contextual y el diagnostico situacional del departamento de Finanzas en este
mencionaremos como se identifica este Departamento, los objetivos, las
funciones, las polticas, el personal que labora y las funciones que estos realizan
dentro de esta divisin, as como se har el avalu de la situacin actual del
departamento y las limitaciones que se presentaron a la hora de realizar las
pasantas.

En el Segundo capitulo se hace mencin a los objetivos generales y especficos

vinculados al plan de trabajo, se describirn y conceptualizaran las actividades
realizadas en las pasantas, se justificaran de que me sirvi en mi perfil
profesional la realizacin de estas pasantas, los beneficios y alcances que
obtuve.

En el Tercer Captulo se tratara de las bases tericas y legales que se utilizaron

y fueron de vital importancia para alcanzar con xito los objetivos planteados.

Para el Cuarto Captulo se incluye los mtodos y procedimientos que se usaron

para realizar las actividades de pasantas y las fuentes que utilice para la
recoleccin de toda la informacin necesaria para el desarrollo de este trabajo.

En el capitulo Cinco, est conformado por las conclusiones y recomendaciones

que fueron propuestas para el investigador.

CAPITULO I
DIAGNOSTICO DE LA ORGANIZACIN

1.1 IDENTIFICACION DE LA ORGANIZACIN

Nombre
Fundacin Social Bolvar Municipio Autnomo Heres del Estado Bolvar.
Ubicacin
Paseo Heres, Edif. Mundo de Sonrisa, Ciudad Bolvar Estado Bolvar.
Resea histrica
La Fundacin Social Bolvar, surge como resultado de la reestructuracin de la
Fundacin Nacional del Nio, ahora denominada Fundacin Nacional El Nio Simn,
la cual est adscrita al Ministerio del Poder Popular para la Educacin de conformidad
al decreto presidencial de N 5.590, de fecha 10 de Septiembre del 2008. En el caso del
estado Bolvar, la Fundacin del Nio pas a ser denominada Fundacin Regional El
Nio Simn Bolvar, la cual se encarga de los programas: Centros de Educacin
Inicial, Casa de los Nios, Centros Educativos Hospitalarios y Lactancia Materna.
Con la nueva reorganizacin, la Gobernacin del estado anunci el 29 de
Septiembre del 2008, la creacin de la Fundacin Social Bolvar, con la finalidad de
absorber aquellos programas estadales que no pudo asumir la Fundacin Regional el
Nio Simn Bolvar, y otros mas de corte social; todo ello con el firme propsito de
brindar proteccin social de modo integral a los nios, nias, adolescentes, adultos y
adultos mayores, mediante la promocin y fortalecimiento de los programas que sin
duda alguna contribuyen en mejorar la calidad de vida de los bolivarenses.
Para cumplir sus metas, la Fundacin Social Bolvar se bas en la premisa de
igualdad social decretada en las lneas polticas de nuestro gobernador, G/D Francisco
Rangel Gmez, basado en el modelo de Desarrollo Armnico y sustentable del estado
Bolvar, en concordancia con las lneas generales del Plan de Desarrollo Econmico y
Social de la nacin 2007 2013

Esta institucin en el marco de igualdad social, vio reflejado su accin a travs

de las

multitudinarias entregas de donativos, innumerables obras sociales,

construcciones de nuevas infraestructura, aportes benficos a miles de instituciones, a

travs de las actividades desplegadas por la Gerencia de Salud y la Gerencia de
Asistencia Social.
La Fundacin Social Bolvar, comprometida con sus trabajadores, dentro de los
logros ms importantes en el rea laboral ajust el beneficio del Bono alimenticio de
acuerdo a un porcentaje previamente establecido de la unidad tributaria; por otra parte,
se efectu el ajuste del salario mnimo beneficiando a obreros y empleados de acuerdo a
lo estipulado por el Gobierno Nacional.
Comprometidos por mejorar la calidad de vida de los bolivarenses, seguir
siendo el principal objetivo de la Fundacin Social Bolvar, una Institucin con una
altsima responsabilidad socio humanista que de seguro lo cumplir a cabalidad con el
apoyo incondicional de la Gobernacin del estado y bajo el lema de Integracin y
Progreso.
Importancia en el contexto econmico social
Esta Fundacin se encarga de ayudar a todos aquellos nios, adolescentes y
adultos de escasos recursos, para poder darle una mejor calidad de vida a travs de una
gestin eficaz y eficiente que este gobierno de Francisco Rangel Gmez le ofrece al
Estado Bolvar a travs de la Primera dama Nidea Escobar de Rangel.
Filosofa de gestin
Es un elemento integrante del sistema de Planificacin Estratgica cuya
expresin clara define cuales son los propsitos fundamentales y razn de ser de la
organizacin. La filosofa de gestin de la Fundacin Social Bolvar est estructurada de
la siguiente manera:
Objetivos
Fue creada con la finalidad de atender de modo integral a los nios, nias,
adolescentes, adultos y adultos mayores del estado Bolvar en especial aquellos que se
encuentran en situacin de riesgo social, a travs de la implementacin de planes y
4

programas acordes con lo establecido en el Plan de Desarrollo Social en las Instancias

del gobierno estadal y nacional.
Misin
Desarrollar Programas sociales que contribuyan a la mejora de la calidad de vida
de los nios, nias adolescentes, adultos y adultos mayores del estado Bolvar,
conjugado con un recurso humano con alta responsabilidad social
Visin
Ser una Fundacin de reconocida por su ardua labor social e implementacin de
programas innovadores, que garanticen el desarrollo integral y mejora de la calidad de
vida de la comunidad del estado bolvar, demostrando as una solida confianza entre la
institucin y la comunidad
Polticas de Calidad
Los procesos realizados en la Fundacin Social Bolvar se desarrollan de
acuerdo a las normas ISO 9001-2000.
El da de Diciembre del ao 2007 se logro la importante Certificacin
Internacional de Calidad ISO 9001:2000, en la lnea de Recepcin, Evaluacin,
Asignacin y Ejecucin de Donaciones y Ayuda a la Atencin de nios nias y
adolescente del Estado Bolvar, aspecto destacado dentro de la institucin por ser
primera vez que una institucin publica y ligada al sector servicio obtiene una
certificacin.
La norma ISO 9001:2000, significa calidad en su proceso, calidad en sus
procedimientos. Es una poltica dispuesta a romper los paradigmas de la calidad en la
administracin pblica, al lograr esta certificacin se demuestra la capacidad de servir
adecuadamente a los ciudadanos.
Estructura General de la Organizacin
Fundacin Social Bolvar es una institucin que se fundamenta en el
organigrama que refleja tanto las lneas de mando como sus distintas unidades
gerenciales y departamentales el cual se presenta a continuacin:

Presidencia
Est representada Primera dama Nidea Escobar de Rangel su objetivo es
representa legalmente a la Fundacin Social Bolvar, as como asume todas las
responsabilidades que deriven de la ejecucin presupuestaria

de su gestin

administrativa.
Funciones

Convocar y presidir las reuniones de la Junta Administrativa.

Velar por la correcta, ejecucin presupuestaria y gestin administrativa.

Ejercer la direccin y administracin de la Fundacin.

Ejercer la representacin legal de la Fundacin.

Presentar a los rganos de Direccin Gubernamental, los informes anuales y

trimestrales sobre las actividades desarrolladas en la Fundacin Social Bolvar,
referidos en los estatutos sociales.

Presentar al Gobernador del Estado Bolvar la memoria y cuenta anual de la

Fundacin Social Bolvar.

Gerencia Ejecutiva
Es la encargada de fiscalizar la gestin diaria de la Fundacin Social Bolvar, en
materia organizativa, administrativa y programtica siguiendo los lineamientos que
emane La Presidencia, Mxima Autoridad.
Funciones

Suplir las ausencias temporales y administrativas del Presidente o Presidenta de

la Fundacin Social Bolvar.

Vigilar que los lineamientos establecidos por la Presidencia se hagan cumplir en

la Fundacin Social Bolvar.

Coordinar y supervisar las labores del personal de la Fundacin Social Bolvar.

Cumplir con las dems funciones que le sean asignadas por el Presidente o
Presidencia de la Fundacin.

Consultara Jurdica
Su objetivo es de brindar asistencia jurdica a todos los procesos internos y
externos de la Fundacin Social Bolvar.
Funciones

Asesorar al personal que elabora en la institucin en cumplimiento de los

deberes y derechos de los nios, nias y adolescentes.

Controlar los documentos de carcter legal dentro de la Fundacin del Nio

Seccional Bolvar.

Cumplir con las dems funciones que le sean asignadas por el Presidente o
Presidencia de la Fundacin.

Auditora Interna
Su objetivo es controlar, vigilar y fiscalizar oportunamente la gestin global de la
Fundacin Social Bolvar, as como asesorar y emitir las recomendaciones necesarias
para garantizar una gestin eficiente, ajustada a las disposiciones legales vigentes.
Funciones

Practicar la auditora interna de la Fundacin Social Bolvar.

Verificar la conformidad de la actuacin de la Fundacin Social Bolvar.

Actuar sin interferencia de los niveles estratgicos y tcticos de la Fundacin,

cuando se est en cumplimiento de sus deberes.

Cumplir con las dems funciones que establezca la Ley Orgnica de la

Contralora General de la Repblica y el Sistema Nacional de Control Fiscal, el
reglamento y las normativas que regulan la actividad de control fiscal.

Gerencia de Administracin y Finanzas

Es la encargada de programar, dirigir, coordinar, supervisar y ejecutar las
actividades financieras y de administracin presupuestaria de la Fundacin Social
Bolvar, con la finalidad de tener un funcionamiento eficiente y eficaz de los procesos
administrativos y financieros de la Institucin.

Funciones

Supervisar las operaciones financieras y las inversiones autorizadas que se

producen en todas las dependencias de la institucin.

Autorizar conjuntamente con Presidencia y Gerencia Ejecutiva, los cheques

bancarios para sufragar gastos diversos de administracin.

Autorizar solicitudes relativas a movimientos y asignaciones para gastos de

personas.

Gerencia de Planificacin y Presupuesto

Tiene como objetivo Coordinar, dirigir, supervisar y controlar las actividades
relacionadas con la formulacin, ejecucin y control del plan operativo anual el cual
tiene como contenido los objetivos y metas programadas de acuerdo a los planes
estratgicos de desarrollo econmico-social del estado y de la nacin.
Funciones

Elaborar el informe Trimestral de seguimiento y control de las programadas en

el Plan Operativo Anual de Actividades.

Revisar y conformar los soportes de solicitud de pre-compromisos, a travs de la

reserva del crdito presupuestario, de acuerdo a las disposiciones establecidas
por el Plan nico de Cuentas emanado por La Oficina Nacional de Presupuesto
(ONAPRE).

Elaborar el Presupuesto anual de gasto de acuerdo a los objetivos y metas

programadas para el ejercicio Fiscal del ao de su ejecucin.

Elaborar los informes mensuales por la ejecucin del presupuesto de gasto de la

Institucin a ser remitidos a la Gobernacin del Estado.

Elaborar el informe trimestral y Anual de gestin de la Institucin, a ser

remetida a la Gobernacin del Estado.

Gerencia de Recursos Humanos

Su Objetivo es velar que los procedimientos en materia de beneficios laborales
y de talento humano se efecten bajo las normativas institucionales y legales vigentes.

Funciones

Asesorar a la Gerencia Ejecutiva con respecto a la Administracin de Recursos

Humanos.

Velar por el cumplimiento de los Beneficios Laborales dentro de la Institucin.

Calcular pagos de sueldos, bonos vacacionales, prestaciones sociales, viticos

etc. De acuerdo a las normas preestablecidas por la institucin.

Participar en las evaluaciones de gestin de la institucin.

Asesorar la formulacin de planes de accin en la materia de su competencia.

Actuar en representacin de la institucin en las relaciones o asuntos laborales.

Gerencia de Programas
Tiene como objetivo; planificar, dirigir, evaluar y supervisar las actividades
correspondientes a los programas y centros adscritos a la Fundacin, siguiendo
lineamientos de la Gerencia Ejecutiva y emanados de la Presidencia con el objetivo de
garantizar la efectividad de la gestin desarrollada por Fundacin Social Bolvar.
Funciones

Planificar anual y trimestralmente los objetivos especficos y metas propuestas

como Gerencia en cuanto a la Supervisin de todos los Programas de la
Fundacin Social Bolvar.

Velar por el cumplimiento de los lineamientos emanados por Presidencia y

Gerencia Ejecutiva.

Planificar el insumo de alimento mensual de los Centros.

Realizar reuniones mensuales de trabajo con los Directores de los diferentes

centros.

Gerencia de Asistencia Social

Es un proceso medular adscrito en lnea directa a la Gerencia Ejecutiva de la
Fundacin y posee las siguientes atribuciones y funciones.

Funciones

Gestionar y otorgar las donaciones para atender necesidades sociales, aprobadas

por la Presidenta de la Fundacin y solicitadas por la comunidad del Estado
Bolvar.

Recibir y evaluar las solicitudes de asistencia social en acto pblicos realizados

por el Ejecutivo Regional ubicado en Caron y Heres.

Otorgar ayudas econmicas que contribuyan con la formacin la educacin

especial, media, bsica y universitaria del bolivarense.

Gerencia de Salud
Su objetivo es brindar un proceso medular que se encuentra adscrito en lnea
directa a la Gerencia Ejecutiva de la Fundacin, y posee las siguientes atribuciones y
funciones:
Funciones

Atender de manera integral a los nios, nias, adolescentes, adultos y adultos

mayores mediante a la difusin a la comunidad de los servicios de salud que
brinda la Fundacin Social Bolvar.

Brindar atencin integral que constituya con la rehabilitacin de nios, nias y

adolescentes con capacidades especiales a travs del Centro de Rehabilitacin
Integral Mundo de Sonrisa.

Contribuir a minimizar los niveles de desnutricin infantil en el Estado Bolvar,

mediante la implementacin de acciones que contemplen la recuperacin
nutricional de nios en estado de desnutricin moderada y/o leve a travs del
Centro de atencin nutricional CEDAN.

Gerencia de Informacin y Relaciones Pblicas

Tiene como objetivo, mantener la imagen de la Fundacin Social Bolvar, en los
medios de comunicacin social y ante la colectividad en general.

10

Funciones

Mantener, fortalecer y tener excelentes relaciones institucionales con los medios

de comunicacin social (Regionales y Nacionales), y otras instituciones a
solicitud de la Presidencia y la Directiva de la Institucin.

Redactar notas de prensa, para ser enviadas a los medios de comunicacin

impresos y audiovisuales.

Elaborar diseos de material POP de la Fundacin de la Social Bolvar, (gorras,

franelas, calendarios, cuadernos, trpticos, afiches, pendones, encartados en los
peridicos, papelera de oficina con logos de la fundacin, entre otros.), as
como distribuirlos a todas las dependencias.

Gerencia de Sistemas
Su objetivo es alcanzar los ms altos estndares posibles en materia de
vanguardia tecnolgica y maximizar los beneficios derivados del uso de las tecnologas
informticas y de comunicaciones; a fin de mejorar la disponibilidad de informacin, a
travs del desarrollo de aplicaciones, soporte tcnico, difusin y capacitacin de todos
los usuarios de la institucin, de manera que contribuya a mejorar los procesos
operacionales y la toma de decisiones de forma oportuna y eficiente.
Funciones

Elaboracin del Plan Estratgico anual de Sistemas y planes de trabajo a corto y

mediano plazo.

Coordinar acciones con otras direcciones de informtica.

Realizar anlisis peridicos de calidad y productividad (indicadores de gestin).

Supervisar al personal a su cargo.

11

ORGA
ANIGRAM
MA DE FUND
DACION S
SOCIAL BO
OLIVAR

Junta Directiva

Presideencia

Geren
ncia
Ejecutiva

GerenciadeAdm.
yFinaanza

Geeenciade
AsisteenciaSocial

Gerenciade
G
Recursos
Humanos

Consultora
Juridica

Auditoria
Interna

Gerencaide
Programa

GerenciadeSalud

Gerenciade
Sistema

Gerenciad
de
Relacione
es
Publicas

Gerenciade
AsistenciaaSocial

Dto
o.deAdm.y
Serv.Generales

Dto.deFinanzas

Fuente: Fundacinn Social Bolvar

1.2 SITUACIN CONTEXT

TUAL DEL
L DEPARTA
AMENTO DE
D FINANZ
ZAS
1.2.1 Identtificacin deel Departam
mento de Fin
nanzas
Las pasan
ntas fueron realizadas en el Deppartamento de Adminiistracin y
Finanzzas el cual se encuentra adscrito a laa Gerencia de
d Administrracin y Finnanzas, esta
es la unidad
u
encarrgada de dirrigir, planificar, coordinnar, supervissar, controlarr y evaluar
las acttividades relacionadas coon la gestinn de cada un
no de los deppartamentos adscritos a
esta gerencia:
g
Departament
D
to de Com
mpras, Departamento de adminisstracin y
Deparrtamento de Finanzas
F
en forma separrada y conjun
nta.
El adecuaddo manejo dee los procesoos que se reaalizan dentroo de esta gerencia es de
vital im
mportancia dentro de laas lneas de trabajo y razn de ser dde la Fundaccin Social
Bolvaar debido a que
q en esta rea se llevaan a cabo laas actividadees de proceddimiento de
los exp
pedientes dee salud para hacer llegar de manera efectiva
e
las donaciones
d
a pacientes
que as
a lo requ
uieren, donaaciones a personas
p
dee escasos recursos ecconmicos,
12

cancelacin por concepto de adquisicin de los alimentos para los distintos centros
dependientes de la instituciones, en los cuales se garantiza a los nios y trabajadores de
lo distintos centros dependientes de la institucin, en los cuales se garantiza a los nios
y trabajadores de los distintos centros la comida diaria, procesa los pagos para el normal
funcionamiento de la institucin(pago de nomina, cancelacin de los servicios que
permiten el normal desarrollo de las actividades tanto en la sede como fuera de ella).
1.2.2 Objetivos del Departamento de Administracin Y Finanzas
Registrar y controlar los activos manejados por los diferentes departamentos
velando por su guarda custodia y mantenimiento
1.2.3 Funciones del departamento de Finanzas

Emitir las rdenes de pago con sujecin a los Reglamentos y Disposiciones

Legales Vigentes

Recibir los expedientes ya cancelados realizados por mundo de Sonrisa Heres y

Caron

Remitir los cheques elaborados en el departamento al gerente de finanzas

Emisin de las retenciones fiscales despus de la elaboracin de la orden de

pago

Control de los cheques emitidos

1.2.4. Polticas del Departamento de Finanzas

Llevar un libro de ISLR, as como el de IVA permanente, en el cual se reflejaran

las retenciones de cada pago realizado.

Realizar el pago las declaraciones de ISLR E IVA el da que corresponde.

Llevar un registro actualizado de los cheques que se encuentran en custodia en la

caja fuerte.

Mantener actualizados los archivos y expedientes, en base a los cheques

emitidos.

Remitir los cheques previamente elaborados y firmados a las Gerencias que

corresponda de acuerdo al procedimiento establecido

13

1.2.5. Personal Adscrito y sus Funciones

Este departamento est conformado por un Jefe de Finanzas, Contador Pblico y un
Asistente Administrativo III, y Analista administrativo I Que son los encargados de que
en el departamento se cumplan sus funciones:
Jefe de Finanzas

Gestionar las rendiciones de los inventarios con las dems dependencias.

Supervisar los movimientos de inventarios.

Supervisar el levantamiento fsico de los inventarios y perceptivos.

Coordinar las actividades relacionadas con el departamento.

Coordinar con los departamentos los registros de los movimientos de los

inventarios.

Contador Pblico

Realizar la emisin de los estados financieros.

Realizar el control de impuesto y declaraciones.

Llevar los registros contables de rdenes de pago.

Llevar el control de declaraciones de Tributos Bolvar.

Analista Administrativo l

Realizar las rdenes de pago

Realizar los pagados de los impuestos en el Sistema Sigre

Realizar el pago de las Nominas Aporte y Deducciones de Personal de

Fundacin Social Bolvar

Asistente Administrativo III

Llevar un registro de cheques pagados en SIGRE

Llevar un control de cheques en custodia.

Realizar la emisin de cheques bancarios

Atencin al pblico.

14

Estrucctura del Departamentto

Jefe dde Finanzas

Analistaa
A
Administrat
tivo I

Asistente
A
AdmiinistravoIII

Contaador

Fuuente: Departamen
nto de Finanzas

1.2.6 Cuadro
C
Ressumen de Cargos del Departamentto

Ca
argos

G
Grado

C
Cantidad

nico

Contador

Analista
administraativo

Asistente
Administraativo

III

Jefe de Finnanzas

15

1.3 DIAGNOSTICO SITUACIONAL

1.3.1 Evaluacin de la Situacin Actual del Departamento
El Departamento de Administracin y Finanzas, adscrito a la Gerencia de
Finanzas le corresponde recibir las rdenes de compra o de servicio enviadas por el
Departamento de compras, as como los viticos y nomina enviado por la Gerencia de
Recursos humanos para luego proceder a la emisin de la orden de pago y la
elaboracin del cheque correspondiente, mediante el Sistema Sigre el cual es una
herramienta indispensable para el desarrollo de las funciones que all se realizan, dicho
Sistema tambin nos arroja las retenciones hechas en cada una de las rdenes de pago
que poseen IVA para as llevar un mejor control de los pagos de los impuestos.
Tomando en cuenta los procesos Administrativos se puede decir, que cada una
de las actividades que se realizan en el Departamento se lleva a cabo mediante una
planificacin previa, tomando en cuenta el tiempo y la cantidad de rdenes de Compra
remitidas al Departamento.
Este Departamento cuenta con un personal altamente capacitado para cumplir
sus funciones ya que se encuentra distribuido por cargo tomando en cuenta su perfil
profesional y as poder realizar las actividades de una manera ms organizada durante el
proceso.
Para el cumplimiento y desarrollo de las actividades de la Fundacin Social Bolvar
cuenta con:

Una estructura amplia, ubicada en una zona de fcil acceso y ambientes

acondicionados e iluminados brindando tanto al colectivo laboral como a los
usuarios ambiente fsico y agradable.

Una estructura organizativa muy dinmica donde la practica comunicativa para

el manejo de informacin ocurre en forma: ascendente, descendente y lateral lo
que permite que tanto las instrucciones, responsabilidades y normas sean
expresadas y acatadas en forma clara y constante.

Apoyo interdepartamental para generar soluciones a problemas o contingencias.

Otro aspecto importante el cual se pudo notar durante el desarrollo de las

actividades de pasantas es que el Departamento cuenta una tecnologa
16

avanzadas de equipos sofisticados que cuentan con herramientas tales como

(Internet, Intranet) como tambin un sistema integrado (Sigre) que optimiza la
ejecucin de los procesos administrativos, generando informacin que permite
definir mecanismo para el control de gestin en el rea administrativa.

Sin embargo las observaciones realizadas y el hecho de una participacin activa

durante el periodo de pasanta permitieron observar algunas acciones que podran ser
corregidas para seguir cumpliendo con cada una de las funciones con el mayor xito
posible. Algunas de estas acciones son las siguientes:

El departamento no cuenta con un manual de normas y procedimientos el cual

ayudara a que las actividades se realicen de acuerdo a un patrn a seguir.

Retraso de algunos procedimientos o actividades por informacin incorrectas o

incompletas provenientes de otros departamentos.

Escaso personal en el Departamento de Finanzas lo que conlleva al recargo de

tareas en algunos funcionarios.

No se cuenta con un sistema automatizado que les garantice una respuesta

oportuna o inmediata a los proveedores con referente a sus pagos.

Poco espacio fsico para ejecutar las funciones de una manera organizada

Insuficiente material de oficina que no permite la realizacin de las actividades

del da a da

Durante el periodo de pasanta predomino un ambiente de total compaerismo lo

que sirvi de estimulo para ejecutar con dedicacin y destreza todas las actividades en
un ambiente de armona de trabajo, y una comunicacin efectiva a la hora de sugerir y
opinarle algo al Jefe o Gerente sobre alguna mejora del Departamento. El personal
tambin es motivado a seguir creciendo profesionalmente a travs de cursos que se
dictan en esta prestigiosa Institucin con el fin de seguir mejorando y cumpliendo con
las Normas ISO.

17

MATRIZ DIAGNOSTICO FODA

OPORTUNIDADES

FORTALEZAS

Implementacin de sistemas
computarizados avanzados y
alta tecnologa
Relaciones
Institucionales
provenientes
del
personal
tcnico del rea administrativa
de la Gobernacin del Estado
Bolvar
Posibilidad de mejoramiento
profesional de trabajadores a
travs de talleres dictados por la
Gobernacin del Estado Bolvar
para fomentar el crecimiento de
sus habilidades profesionales
mediante el desarrollo de
competencias.

Personal
capacitado
para
ejerces
las
funciones
pertinentes
Clima laborar apropiado
Relaciones
interpersonales
optimas entre el personal
Apropiada la divisin de
funciones
Tecnologa avanzada

DEBILIDADES

AMENAZAS
Crisis econmica que afecta el
desarrollo de nuevas actividades
y una Infraestructura limitada.
Incrementacin de solicitudes
de donaciones a travs de la
gerencia de Salud y Asistencia
Social
No realizar estudios socios
econmicos de familias de
escasos recursos
Disminucin del presupuesto
para cubrir las demandas de
solicitudes.

Espacio fsico poco adecuado

Escasez de recursos materiales
que permiten una actividad
efectiva
del
proceso
administrativo que se genera
en el departamento
No contar con un manual de
normas y procedimientos el
cual ayudara a que las
actividades se realicen con un
patrn a seguir
No se cuenta con un sistema
automatizado que les garantice
una respuesta oportuna o
inmediata a los proveedores
con referente a sus pagos.

18

CAPITULO II
DESCRIPCION Y ANALISIS DEL PROCESO DE PASANTIA
2.1 OBJETIVOS GENERALES Y ESPECFICOS
2.1.1

Objetivo General

Elaborar Manual de Procedimiento de Orden de Pago y Elaboracin de Cheques

en el Departamento de Finanzas Adscrito a la Gerencia de Administracin y Finanzas
de Fundacin Social Bolvar
2.1. Objetivos Especficos

Conocer las funciones y descripcin del Sistema Integrado de Gobiernos

Regionales (SIGRE).

Verificar el Proceso de Emisin de Orden de Pago

Revisar el Proceso de Elaboracin de Emisin de Cheques.

Verificar el Proceso de Declaracin de Impuesto al Valor Agregado e Impuesto

Sobre la Renta

Elaborar manual de Procedimiento de Orden de Pago y Elaboracin de Cheques

2.1 Descripcin y Conceptualizacin de las actividades Realizadas

2.2.1 Conocer las funciones y descripcin del Sistema Integrado de
Gobiernos Regionales (SIGRE).
El Sistema de Integracin para los Gobiernos Regionales ( SIGRE) es un
software que posee una base de datos integrados que optimiza la ejecucin de los
Procesos Administrativos, generando informacin que permite definir mecanismos para
el control de gestin en el rea Administrativa de la Gobernacin de Estado Bolvar.
Este sistema est desarrollado en una interfaz grafica diseada para adoptar a la
Gobernacin una herramienta para que facilite la informacin al Ejecutivo Regional los
Procesos que se llevan a cabo dentro de las Instituciones a fines y de esta manera tener
una informacin clara y precisa.

19

Para la elaboracin de las rdenes de pago, y otras actividades del departamento

de Finanzas se necesita saber utilizar en el SIGRE, por lo cual en el transcurso de la
pasanta se requiri conocer el sistema para un mejor entendimiento de los
procedimientos y los mecanismos administrativos que se manejan en el departamento.
Para acceder al sistema de integracin se debe contar con un usuario y una clave
personal asignada por la Gerencia de Sistema, para esto es necesario ser personal fijo o
tener un contrato con la Fundacin Social Bolvar.( Anexo 1)
Para este proceso se cont con la ayuda del personal que labora en el
departamento, los cuales brindaron toda la informacin requerida para saber cmo se
maneja el sistema con respecto a la elaboracin de las rdenes de pago, pago de
nomina, el pago de los impuestos como son Impuesto al valor Agregado. Impuesto
sobre la Renta, Pago de Timbre Fiscal (Uno por Mil 1x1000) y cancelacin de los
servicios que permiten el normal desarrollo de las actividades entre otras.
2.2.2 Verificar el Proceso de Emisin de Orden de Pago
Para llevar a cabo la ejecucin de una Orden de Pago se requiere la verificacin
una serie de procedimientos previos tales como la verificacin y anlisis de la siguiente
documentacin:
1. La Requisicin de orden de servicio o de compras.( Anexo 2)
2. Cotizacin de orden de servicio o compras.
3. Asignacin de Prioridad de acuerdo a la seleccin de tres presupuestos.
4. Certificacin presupuestaria.( Anexo 3)
5. Distribucin Presupuestaria.
6. Orden de Compra o Servicio.(Anexo 4)
7. Orden de Pago. (Anexo 5)
El proceso administrativo para elaborar una Orden de Pago comienza en el
Departamento de Compras mediante el sistema SIGRE, teniendo los presupuestos
necesarios se realiza la requisicin, seguidamente las cotizaciones en funcin del gasto
requerido, se procede al anlisis de estas cotizaciones y se le asigna prioridad la cual
siempre ser uno (1) aquella que resulte favorecida para la adquisicin del bien, luego
se crea el Pre-compromiso del adjudicatario, este trabajo se traslada a la Gerencia de
Planificacin y Presupuesto, quien bajo previa verificacin de la informacin expuesta

20

en la certificacin aprueba el gasto, al culminar este proceso se devuelve la certificacin

al Departamento de compras.
La orden de pago es un documento que va a soportar la emisin de cheques esta
misma es realizada una vez que el Departamento de Administracin y finanza recibe la
orden de Compra o Servicio.
Para crea la orden de pago se abre el modulo de tesorera en el Sistema Sigre
luego la ventana de ordenamiento de pago y se elige la opcin rdenes de pago (Anexo
6), esta se va creando por medio de la referencia de la orden de compra o de servicio
que le fue asignado en el Departamento de compra, una vez creada la orden si esta
posee algn impuesto se

le asigna de una vez (Anexo7). La cual va arrojar un

comprobante de Retencin ya sea de Impuesto al Valor Agregado o de Impuesto Sobre

la Renta, este contiene un numero de correlativo que le es asignado por el mismo
sistema de este se imprimen tres copia una que va en el expediente, otra para el
proveedor y la ultima es para llevar el control de las declaraciones.
2.2.3 Revisar el Proceso de Elaboracin de Emisin de Cheques
Se denomina cheque a un ttulo de crdito mediante el cual una persona libra
contra una institucin de crdito el pago de un determinado monto de dinero a un
tercero. En otras palabras, mediante un cheque una persona puede autorizar a otra a
retirar dinero de una cuenta sin la presencia del titular de sta.
Una vez realizada la orden de pago se procede a la elaboracin del cheque este
se elabora en un comprobante de egreso donde se refleja el monto a pagar, el nombre
del beneficiario, la fecha, el concepto de pago y las partidas presupuestaria por donde
fue imputado el pago. Luego se le colocan sus respectivos sellos uno es el No
Endosable y un doble sello de la Gerencia Ejecutiva y Gerencia de Administracin y
Finanza. (Anexo 8)
Realizados todos estos procedimientos se elabora una lista de cheques emitidos
que posteriormente se envan al Gerente de Administracin y Finanzas. Al completar el
procedimiento de firmas de los cheques se devuelven al Departamento nuevamente en
donde los proveedores o beneficiarios pueden retirar sus respectivos pagos, para que
esto se cumplan ellos tienen que traer una fotocopia de su cedula de identidad,
21

autorizacin en caso de no ser el representante legal de la empresa y la factura original

en caso de no haberla entregado antes. (Anexo 9)
El beneficiarios debe firmar el comprobante de egreso colocarle sello hmedo,
igualmente a la factura colocarle cancelado, la fecha y hora del da en que esta retirando
su pago y por ultimo firman las retenciones en caso de tenerla. El proveedor se queda
con una copia del comprobante de pago y una de retencin en caso de poseerla. (Anexo
10)
Cuando una orden de pago aparece como pendiente por pagar es porque no se ha
emitido el cheque. Con una orden de pago se puede ordenar pagar ms de un
compromiso del mismo proveedor.
2.2.4 Verificar el Proceso de Declaracin de Impuesto al Valor Agregado e
Impuesto Sobre la Renta
Comprobacin de las Retenciones Tributarias
Son documentos que acreditan las retenciones de impuesto realizadas y lo
emiten los agentes de retenciones.
Este es uno de los pasos importante para que las declaraciones sean correctas y
sin errores, aqu es donde se verifica que no sea all dejado a un lado ningn
comprobante de retencin y que todo estn igual que en el Sistema SIGRE. (Anexo
11)
Verificacin del Impuesto al Valor Agregado
El IVA es un impuesto indirecto que se aplica sobre casi todos los bienes y
servicios producidos o comercializados en el desarrollo de la actividad de una empresa
o un profesional.
Esta verificacin comienza desde el momento de crear la orden de pago una vez
elaborada se extrae el comprobante de retencin de IVA y se compara con el monto de
la factura para confirmar que sean iguales. (Anexo 12)
La informacin obtenida en los comprobantes de retencin de IVA se vaca en
un libro diario auxiliar de Impuesto al Valor Agregado, este libro es un archivo de Excel
22

que permite la facilidad a la hora de vaciar la informacin al TXT para poder declarar
sin mayor contratiempo. Este libro auxiliar contiene lo siguiente:
Columna A: Rif del contribuyente que declara.
Columna B: periodo declarado en formato AAAAMM.
Columna C: Fecha de la factura, nota de dbito o crdito.
Columna D: Colocar en mayscula el nombre del proveedor.
Columna E: Rif del proveedor
Columna F: Fecha de Factura.
Columna G: Nmero de factura.
Columna H: N de control de la factura.
Columna I: Monto total de la factura incluyendo exentos.
Columna J: Base imponible al cual se le aplico la retencin.
Columna K: Monto retenido.
Columna L: Correlativo
Columna M: Si es una nota de crdito colocar el nmero de factura que afecta la
nota de crdito. En caso contrario coloca 0.
Columna N: % de IVA vigente en la factura.
Columna O: Fecha de Comprobante (Anexo 13)
Verificacin de Impuesto Sobre La Renta

De la Orden de Pago extrada en el proceso de emisin del cheque se utiliza la

informacin para llenar el libro auxiliar, de Impuesto Sobre La Renta, el cual lleva la
siguiente informacin: El Rif de Fundacin Social Bolvar el mes, el nombre del
proveedor, fecha de la factura numero de control, monto total, base imponible, alcuota,
numero correlativo de comprobante, el porcentaje de retencin, y por ltimo la fecha del

23

comprobante, la analista encargada de esta funcin compara el monto retenido en

factura con el monto que arroja el sistema Sigre

Verificacin del Impuesto De Timbre fiscal (1x1000)

Para Organismos Pblicos:
Este impuesto grava las rdenes de pago emitidas por entes del sector pblico,
iguales o superiores a 150 Unidades Tributarias, cuando el pago sea producto de la
ejecucin de una obra o la prestacin de un servicio, y estos sean ejecutados y
aprovechados dentro del Estado Bolvar.
Para Instituciones Financieras:
Este impuesto del 1x1000 grava la emisin de todo pagare bancario, al suscribir el
respectivo documento, igualmente grava las letras de cambio libradas por bancos y
otras instituciones financieras agencias o sucursales en el Estado Bolvar o
descontadas por ellas.
Declaracin del Impuesto al Valor Agregado
En la providencia No. 0104 en su Artculo 1, establece que debern presentar
electrnicamente la declaracin del IVA. Esta se hace mediante las fechas estipulada en
la Gaceta Oficial de la Repblica Bolivariana de Venezuela N 39.579 esta contiene el
calendario de fechas exactas para la declaracin (Anexo 14).
Dicha declaracin se hace cada quince das descuerdo al calendario de pago (
Anexo15) , antes de declarar se compara el monto total del libro auxiliar con el Sistema
SIGRE para as estar cien por ciento seguro de lo que se tiene que paga al seniat
(Anexo 16) una vez realizado este procedimiento se va al portal del Seniat

se

comprueba el TXT (Anexo 17-18) que no contenga error para as con el usuario y clave
poder llevar a cabo la declaracin definitiva los cual se imprimen tres hoja de pago por
ser Agentes de Retencin Ordinarios, posteriormente se elabora un oficio solicitando la
transferencia en el Banco Guayana y la elaboracin del cheque de Gerencia a nombre
del Tesoro Nacional para as llevar a cabo el pago correspondiente a la quincena en el
Banco Venezuela. (Anexo 19).
24

Declaracin del Impuesto de Timbre fiscal (1x1000)

Por medio de la planilla de pago de las tasas de la Ley de Timbre fiscal del
Estado Bolvar los proveedores cancela el impuesto de Timbre fiscal (1x1000) este se
declara mensualmente, en esta forma se detalla la razn social, el RIF de proveedor, el
lugar donde se cancela, la fecha y su forma de pago. (Anexo 20)
Fundacin Social Bolvar mediante una planilla autorizada por tributo bolvar
que tiene por nombre reporte detallado del impuesto uno por mil presenta un listado de
los proveedores que cancelaron en el mes, la cual lleva los siguientes datos: nombre o
razn social, RIF, fecha de elaboracin, fecha de retencin, fecha de enteramiento, RIF
del proveedor, nombre del proveedor, el numero de cheque, monto total del servicio
prestado, monto total neto, base imponible, impuesto 1x1000, serial de la forma 001,
agencia bancaria y municipio o localidad ( Anexo 21).
2.2.5 Elaborar Manual de procedimientos de orden de pago y elaboracin de
Cheques.
Un manual de procedimientos es un documento que contiene la descripcin de
actividades y/o tareas que deben seguirse a lo largo de un proceso.
El manual puede incluir los puestos y/o unidades de negocios que intervienen en
determinado procedimiento.

Es comn que los manuales de procedimientos contengan formularios, polticas,

instructivos y/o documentos con detalle accesible que apoyen el desarrollo de las
actividades contenidas en dicho manual.
Los manuales de procedimientos son la base para establecer un sistema de Gestin
por Procesos y llegar hasta el ciclo de mejora continua de una manera estructurada y
ordenada. (Anexo 22-23)

25

2.3. JUSTIFICACIN Y RELEVANCIA PARA EL DESARROLLO DEL

PERFIL PROFESIONAL.
El trabajo que se realizo durante las pasantas representa de gran importancia y
aporte de conocimientos e informacin especficamente en la Administracin de
Empresa Pblica ya que la Orden del Pago es un acto administrativo consistente en
expedir una orden contra la Tesorera de la Comunidad para hacer efectiva por parte de
la Administracin una obligacin de pago previamente reconocida a favor de una
determinada persona o entidad.
Por otro lado las actividades fueron de mucha importancia ya que me permiti
desarrollar habilidades en el Sistema y crear una competencia de conocimientos con mis
compaeras de trabajo, la cual me llevo a la elaboracin del Manual de Procedimientos
que es de vital importancia para el Departamento de Finanzas.
2.4 BENEFICIOS Y ALCANCES
Uno de los principales beneficio obtenidos en las pasantas, fue el de conocer la
importancia, el grado de influencia y de utilidad del Administrador de Empresa no solo
en el Departamento de Finanzas si no en todas las reas y mbito que conforman la
Fundacin Social Bolvar, ya que el manejo de los recursos financieros a travs de las
orden de pago es de vital importancia para llevar a cabo de manera correcta y eficaz los
pago de cada uno de los proveedores y de esta manera cumplir con la demanda de
solicitudes de donaciones mediante las Gerencia de Asistencia Social y Salud.
El alcance se logro en cada uno de los objetivos especficos que me llevo a
desarrollar habilidad y competencia en un medio ambiente laboral:
El Sistema de Integracin para los Gobiernos Regionales ( SIGRE) es un
software que posee una base de datos integrados que optimiza la ejecucin de los
Procesos Administrativos, generando informacin que permite definir mecanismos para
el control de gestin en el rea Administrativa de la Gobernacin de Estado Bolvar.
La orden de pago es un documento que va a soportar la emisin de cheques esta
misma es realizada una vez que el Departamento de Administracin y finanza recibe la
orden de Compra o Servicio.

26

CAPITULO III
FUNDAMENTACION TEORICA

3.1 Bases Tericas

Estas bases estarn basadas en el Describir el proceso de Ordenacin de Pago en
el Departamento de Finanzas Adscrito a la Gerencia de administracin y Finanzas de
Fundacin Social Bolvar.
Sistema de Informacin
Es conjunto de elementos que interactan entre s con el fin de apoyar las
actividades de una empresa o negocio. Teniendo muy en cuenta el equipo
computacional necesario para que el sistema de informacin pueda operar y el recurso
humano que interacta con el sistema de Informacin, el cual est formado por las
personas que utilizan el sistema.
El Sistema de Integracin para los Gobiernos Regionales
Sigre es un software que posee una base de datos integrados que optimiza la
ejecucin de los Procesos Administrativos, generado informacin que permite definir
mecanismos para el control de gestin en el rea Administrativa de la Gobernacin de
Estado Bolvar
Descripcin del Sistema de Tesorera
El Sub-Sistema de TESORERA es una herramienta que facilita el anlisis de
datos respecto a los cobros y pagos que se producen por operaciones presupuestarias y
no presupuestarias, lo que permiten a la Organizacin optimizar el uso de los recursos
que posee.
Este Sub-Sistema est compuesto por tres grandes mdulos, estos son:
Ordenamiento de Pago: Generacin de la deuda. Es donde se genera la cuenta por pagar
a nombre del beneficiario. Este mdulo se integra con Presupuesto ya que cada orden de
pago genera un causado presupuestario y con Contabilidad porque cada orden de pago
genera un comprobante contable donde se crea la cuenta por pagar.

27

Banco: Lleva el control de la generacin de todos los movimientos bancarios la

cancelacin de las rdenes de pago. Por este mdulo tambin se manejan las
conciliaciones bancarias. Su integracin con Presupuesto se debe a que cuando se
registra un cheque o una nota de debito se genera un pagado presupuestario y con
Contabilidad porque se genera un comprobante contable donde se disminuye la cuenta
por pagar.
Caja:
Entrega de cheques

Ordenacin de Pago
La ordenacin de pago es un acto administrativo consistente en expedir una
orden contra la Tesorera de la Comunidad para hacer efectiva por parte de la
Administracin Autonmica una obligacin de pago previamente reconocida a favor de
una determinada persona o entidad.
Tambin se puede conocer como Ordenacin de pago; el acto que tiene por
objeto adecuar el ritmo del cumplimiento de las obligaciones econmicas de la
Comunidad a las prescripciones del plan de Disposicin de Fondos, de acuerdo con las
disponibilidades liquidas de la Tesorera en cada momento. La realizacin del pago es el
acto por el cual se produce la salida material o virtual de fondos de la Tesorera.
Dentro de la ordenacin de pago se puede diferenciar dos fases:
A) La ordenacin formal del pago, que es el acto por el cual el Ordenador de pagos
compete expide, en relacin con una obligacin contrada, la correspondiente orden
contra la Tesorera de la Comunidad Autnoma.
B) La ordenacin material del pago o materializacin del pago, que es aquella operacin
consistente en hacer efectivo el pago previamente ordenado. Se concreta en el
sealamiento del pago y la exposicin de cheques u ordenes de transferencias contra las
cuentas corrientes abiertas en las diferentes entidades de crdito con las que operan las
correspondientes Tesoreras.

28

Tipos de rdenes de pago

La especial directa (OP01): Este tipo de orden es usada para los pagos
correspondientes a prestaciones sociales, anticipos, prestacin de servicios, suministros,
viticos y aportes.
La especial directa (OP02): Se utiliza para los pagos de adquisicin de bienes y
para los contratos de obras.
La especial directa (OP/N): Este tipo de orden es usada para procesar ordenes de
pago de nomina y retenciones sobre nominas del personal adscrito al ejecutivo
Regional. La retenciones realizadas a las nominas son ISLR, Ley de Poltica
Habitacional, entre otros.
Proceso para la elaboracin de la Orden de Pago
Este proceso esta formulado por proyectos que a su vez se divide en acciones
especficas y una accin centralizada que apoya a las especficas, cada proyecto hace
una solicitud al departamento de compras, quien se encarga de realizar todo el proceso
administrativo para procesar la solicitud.
Requisicin
Una requisicin de compra es una solicitud escrita que usualmente se enva para
informar al departamento de compras acerca de una necesidad de materiales o
suministros.
Cotizacin
Es responsabilidad de Compras decidir la mejor alternativa respecto a los
proveedores en cartera, cualquier alternativa sugerida por el usuario deber ser evaluada
con dos meses de anticipacin.
Una vez hecha la cotizacin, se hace el apartado presupuestal correspondiente.
Asignacin de Prioridad
La asignacin de prioridad siempre va hacer 1.
Certificacin presupuestaria

29

Es la aprobacin de la disponibilidad de la partida correspondiente a la

certificacin requerida por el departamento de compras.
Tributos
Los tributos son ingresos pblicos de Derecho pblico que consisten en
prestaciones pecuniarias obligatorias, impuestas unilateralmente, exigidas por una
administracin pblica como consecuencia de la realizacin del hecho imponible al que
la ley vincula el poder de contribuir. Su fin primordial es el de obtener los ingresos
necesarios para el sostenimiento del gasto pblico, sin perjuicio de su posibilidad de
vinculacin a otros fines.
Sobre este particular, farias (1992) define al tributo genricamente como una
prestacin obligatoria, comnmente en dinero, exigida por el Estado en virtud de su
poder de imperio y que da lugar a las relaciones jurdicamente de derecho pblico.
Impuesto
El impuesto es una clase de tributo (obligaciones generalmente pecuniarias en
favor del acreedor tributario) regido por Derecho pblico. Se caracteriza por no requerir
una contraprestacin directa o determinada por parte de la Administracin (acreedor
tributario).
Hay autores como Giannini y Jeze (1990) que al definir el impuesto le atribuye
un objetivo determinado, por ejemplo el primero, seala que es la prestacin pecuniaria
que una entidad pblica tiene l derecho de exigir, en virtud de su poder de imperio,
originario o derivado, segn los casos, en la medida y formas establecidas por la ley,
con el fin de obtener un ingreso.
Por su parte, Jeze que es una prestacin pecuniaria, referida de los particulares
coercitivamente por el Estado a ttulo definitivo y sin contraprestacin, con miras a
cubrir cargas pblicas.

30

Contribuyentes
Son contribuyentes los sujetos pasivos (personas naturales, personas jurdicas y
dems entes que constituyan una unidad econmica) respecto de los cuales se verifica el
hecho imponible, los cuales estn obligados al pago de los tributos y al cumplimiento de
los deberes formales establecidos en el Cdigo Orgnico Tributario.
Impuesto al Valor Agregado (IVA)
Es un impuesto que se aplica sobre los bienes y prestaciones de servicios y sobre
las importaciones definitivas de bienes, todo el territorio de la nacin. Cada actor en la
cadena de aadido de valor paga a su antecesor en la cadena el IVA correspondiente al
precio facturado por este, y a su vez percibe de su sucesor en la cadena el monto
correspondiente al impuesto asociado al precio que facturo. Cada actor (excepto el
consumidor final) es responsable ante la autoridad tributaria por liquidar y pagar la
diferencia entre el IVA pagado (crdito fiscal) y el IVA cobrado (debito fiscal).

El Impuesto sobre la Renta.

El Impuesto Sobre la Renta grava la renta, es decir, la ganancia que produce una
inversin o la rentabilidad del capital. Tambin puede ser el producto del trabajo bajo
relacin de dependencia o lo producido por el ejercicio de una profesin liberal.

Salazar (2000) indica el ISLR tiene como objetivo gravar la renta o el

enriquecimiento percibido por los contribuyentes, con ocasin de las diversas
actividades que estos pueden ejercer.
Retencin del IVA
Es aquella cantidad de dinero que el agente de retencin debe retener en el
momento de pago o abono en cuenta por la compra de determinado bienes muebles y
servicios. Estos anticipos de impuestos se rebajaran del IVA a pagare en las
declaraciones mensuales.

31

Agentes de Retencin
Tal y como lo afirma Rodrguez A (1981): Los Agentes de Retencin son
aquellos, sujetos obligados a retener, vienen a ser responsables, pues ellos no realizan el
hecho imponible, pero son aquellas personas

designadas por la ley o por la

administracin tributaria previamente autorizada legal, que por sus funciones pblicas o
por razn se sus actividades privadas, intervendrn en actos u operaciones en las cuales
deban efectuar las retenciones del tributo correspondiente. Una vez efectuada esta, el
agente de retencin se convierte en el nico responsable ante la administracin tributaria
del tributo retenido.
Agentes de Retencin del IVA
Son aquellos de retencin del IVA los contribuyentes ordinarios del sector
privado a quienes el SENIAT los haya calificado como especiales, de acuerdo a esta
calificacin quiere decir que los contribuyentes ordinarios no especiales no actuaran
como agentes de retencin del IVA, por lo que no retendrn ningn impuesto, por el
contrario ellos sern sujetos a retencin por parte de los compradores calificados
contribuyentes especiales. Puede que exista un contribuyente especial que no sea
contribuyente del IVA, en este caso existe la obligacin de efectuar las retenciones y
llevar el libro diario de compras.
Ley del Impuesto al Valor Agregado
La Ley del Impuesto al Valor Agregado grava la enajenacin de bienes muebles,
la prestacin de servicios y la importacin de bienes, aplicable en todo el territorio
nacional, que debern pagar las personas naturales o jurdicas, las comunidades, las
sociedades irregulares o de hecho, los consorcios y dems entes jurdicos y econmicos,
pblicos o privados, que en su condicin de importadores de bienes habituales o no, de
fabricantes, productores, ensambladores, comerciantes y prestadores de servicios
independientes, realizan las actividades definidas por la ley como hecho imponible.
Caractersticas:
-

Establecido en una ley Llamado igualmente Principio de Reserva Legal y es

que todo tributo tiene que estar establecido en una ley, de acuerdo al
aforismo latino que dice: "NULLUM TRIBUTUM, SINE LEGE". Conocido
por otros autores, como el Principio de Legalidad.
32

Es un impuesto indirecto, ya que grava los consumos que son

manifestaciones mediatas de riquezas o exteriorizacin de la capacidad
contributiva.

Es un impuesto real, ya que no toma en atencin las condiciones subjetivas

del contribuyente, tales como sexo, nacionalidad, domicilio.

Se puede decir, que es un "impuesto a la circulacin" ya que grava los

movimientos de riqueza que se ponen de manifiesto, con el movimiento
econmico de los bienes.

No es un impuesto acumulativo o piramidal.

No se incurre en una doble tributacin con el gravamen del impuesto.

El impuesto es soportado o trasladado al consumidor final

Base Imponible
Es la situacin jurdica que determina arribar a una cifra sobre la cual se aplicara
un porcentaje que nos permitir conocer cuanto tiene que pagar el sujeto pasivo, o sea,
es el importe sobre el cual se aplica la tasa o alcuota.
Hecho Generador de los Impuestos.
Son los hechos que una vez producidos se obtienen ingresos, que hacen surgir la
obligacin tributaria o liquidacin del impuesto.
Existen dos elementos que intervienen una vez que ocurre el hecho generador, estos
son: el sujeto activo y el sujeto pasivo.

Sujeto activo: est representado por el Estado quien exige y hace cumplir la
obligacin tributaria.

Sujeto pasivo: es el que est obligado al pago de la obligacin tributaria, en este

caso el contribuyente o responsable ante la administracin tributaria.

Necesidades Pblicas
Son aquellas comunes a todos los miembros de la sociedad y fundamentales para
una sociedad jurdicamente organizada (por ejemplo: vivir con seguridad, existencia de
justicia, defensa de la soberana o tener relaciones con otras sociedades).

33

La satisfaccin de necesidades pblicas es una fundamentacin del estado,

mientas que la satisfaccin de necesidades colectivas es una funcin que puede ser
cubierta tanto por el estado como en forma privada.

Para pagar los gastos que generan la satisfaccin de necesidades publicas y

colectivas se utiliza el dinero proveniente de la recaudacin de impuestos.
Clasificacin de las necesidades Publicas
1- Primarias (inmutables, tienen su origen en la propia existencia del estado.
2- Secundarias (cambian o evaluacin en la historia de acuerdo al rol que se le
asigna al estado en cada momento). Si se asigna al estado un rol clsico solo
atiende una misma porcin y si por el contrario asume una actitud prudente,
entonces su actitud abarcara una mayor amplitud: salud, educacin, desarrollo,
tecnologa etc.
Los Ingresos Pblicos
La variedad de caractersticas y condiciones en que el estado percibe sus
ingresos ha dado lugar a las clasificaciones de ingresos que se exponen a Continuacin:
1-Por la Fuente del Ingreso:
A. Ingresos originarios o inmediatos: presentan la caractersticas especial de
provenir del patrimonio del estado, tales como ingresos propios derivados de las
actividades de servicios pblico, utilizacin de reservas monetarias y otros
activos convertibles en moneda corriente, entre otros.
B. Ingresos derivados o monetarios: son aquellos que derivan de la economa
privada; tales como impuestos y donaciones.
3.2 Bases Legales
El aspecto legal, representa un sistema de control que se orienta a promover
evaluaciones efectivas, eficiencia operaciones y el logro de metas y objetivos, en este
sentido, los fundamentos legales y normativas aplicables al trabajo realizado se
presentan a continuacin:

34

3.2.1 Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela Publicada en Gaceta

Oficial Extraordinaria N 5.453 de la Repblica Bolivariana de Venezuela.
Caracas, viernes 24 de marzo de 2000
Artculo 141. La Administracin Pblica est al servicio de los ciudadanos y
ciudadanas y se fundamenta en los principios de honestidad, participacin, celeridad,
eficacia, eficiencia, transparencia, rendicin de cuentas y responsabilidad en el ejercicio
de la funcin pblica, con sometimiento pleno a la ley y al derecho.
Para la eficacia en la redicin de cuentas y responsabilidad en el ejercicio de la
funcin pblica se debe tomar en cuenta la Administracin Pblica.
Articulo 163. Cada Estado tendr una Contralora que gozar de autonoma orgnica y
funcional. La Contralora del Estado ejercer, conforme a esta Constitucin y la ley, el
control, la vigilancia y la fiscalizacin de los ingresos, gastos y bienes estadales, sin
menoscabo del alcance de las funciones de la Contralora General de la Repblica.
Dicho rgano actuar bajo la direccin y responsabilidad de un Contralor o Contralora,
cuyas condiciones para el ejercicio del cargo sern determinadas por la ley, la cual
garantizar su idoneidad e independencia; as como la neutralidad en su designacin,
que ser mediante concurso pblico.
Cada estado gozara de un rgano funcional bajo la direccin de un Contralor
encargado segn la constitucin de vigilar y controlar lo relacionado a los ingresos y
gastos de los bienes del Estado.
Artculo 164. Es de la competencia exclusiva de los estados:
1. Dictar su Constitucin para organizar los poderes pblicos, de conformidad con
lo dispuesto en esta Constitucin.
2. La organizacin de sus Municipios y dems entidades locales y su divisin
poltico territorial, conforme a esta Constitucin y a la ley.
3. La administracin de sus bienes y la inversin y administracin de sus recursos,
incluso de los provenientes de transferencias, subvenciones o asignaciones
especiales del Poder Nacional, as como de aquellos que se les asignen como
participacin en los tributos nacionales.

35

4. La organizacin, recaudacin, control y administracin de los ramos tributarios

propios, segn las disposiciones de las leyes nacionales y estadales.
5. El rgimen y aprovechamiento de minerales no metlicos, no reservados al
Poder Nacional, las salinas y ostrales y la administracin de las tierras baldas en
su jurisdiccin, de conformidad con la ley.
6. La organizacin de la polica y la determinacin de las ramas de este servicio
atribuidas a la competencia municipal, conforme a la legislacin nacional
aplicable.
7. La creacin, organizacin, recaudacin, control y administracin de los ramos
de papel sellado, timbres y estampillas.
8. La creacin, rgimen y organizacin de los servicios pblicos estadales;
9. La ejecucin, conservacin, administracin y aprovechamiento de las vas
terrestres estadales;
10. La conservacin, administracin y aprovechamiento de carreteras y autopistas
nacionales, as como de puertos y aeropuertos de uso comercial, en coordinacin
con el Ejecutivo Nacional.
11. Todo lo que no corresponda, de conformidad con esta Constitucin, a la
competencia nacional o municipal.
Artculo 167. Son ingresos de los Estados:
1. Los procedentes de su patrimonio y de la administracin de sus bienes.
2. Las tasas por el uso de sus bienes y servicios, multas y sanciones, y las que les
sean atribuidas.
3. El producto de lo recaudado por concepto de venta de especies fiscales.
4. Los recursos que les correspondan por concepto de situado constitucional. El
situado es una partida equivalente a un mximo del veinte por ciento del total de
los ingresos ordinarios estimados anualmente por el Fisco Nacional, la cual se
distribuir entre los Estados y el Distrito Capital en la forma siguiente: un treinta
por ciento de dicho porcentaje por partes iguales, y el setenta por ciento restante
en proporcin a la poblacin de cada una de dichas entidades.
En cada ejercicio fiscal, los Estados destinarn a la inversin un mnimo del
cincuenta por ciento del monto que les corresponda por concepto de situado. A
los Municipios de cada Estado les corresponder, en cada ejercicio fiscal, una
36

participacin no menor del veinte por ciento del situado y de los dems ingresos
ordinarios del respectivo Estado.
En caso de variaciones de los ingresos del Fisco Nacional que impongan una
modificacin del Presupuesto Nacional, se efectuar un reajuste proporcional del
situado.
La ley establecer los principios, normas y procedimientos que propendan a
garantizar el uso correcto y eficiente de los recursos provenientes del situado
constitucional y de la participacin municipal en el mismo.
5. Los dems impuestos, tasas y contribuciones especiales que se les asigne por
ley nacional, con el fin de promover el desarrollo de las haciendas pblicas
estadales.
Las leyes que creen o transfieran ramos tributarios a favor de los Estados podrn
compensar dichas asignaciones con modificaciones de los ramos de ingresos
sealados en este artculo, a fin de preservar la equidad interterritorial. El
porcentaje del ingreso nacional ordinario estimado que se destine al situado
constitucional, no ser menor al quince por ciento del ingreso ordinario
estimado, para lo cual se tendr en cuenta la situacin y sostenibilidad financiera
de la Hacienda Pblica Nacional, sin menoscabo de la capacidad de las
administraciones estadales para atender adecuadamente los servicios de su
competencia.
6. Los recursos provenientes del Fondo de Compensacin Interterritorial y de
cualquier otra transferencia, subvencin o asignacin especial, as como de
aquellos que se les asigne como participacin en los tributos nacionales, de
conformidad con la respectiva ley.
3.2.2 Ley Orgnica de Administracin Financiera del Sector Pblico Gaceta
Oficial de la Republica Bolivariana de Venezuela Caracas, mircoles 11 de Abril
de 2007
Artculo 2: La administracin financiera del sector pblico comprende el conjunto de
sistemas, rganos, normas y procedimientos que intervienen en la captacin de ingresos
pblicos y en su aplicacin para el cumplimiento de los fines del Estado, y estar regida
por los principios constitucionales de legalidad, eficiencia, solvencia, transparencia,
responsabilidad, equilibrio fiscal y coordinacin macroeconmica.
37

En esta Ley se puede identificar, en que se basa la administracin Financiera del

Sector Publico, as como los aspectos referidos a la coordinacin macroeconmica.
Artculo 6: Estn sujetos a las regulaciones de esta Ley, con las especificidades que la
misma establece, los entes u organismos que conforman el sector pblico, enumerados
seguidamente:
1. La Repblica
2. Los estados
3. El Distrito Metropolitano de Caracas y el Distrito Alto Apure
4. Los distritos
5. Los municipios
6. Los institutos autnomos
7. Las personas jurdicas estatales de derecho pblico
8. Las sociedades mercantiles en las cuales la Repblica o las dems personas a que se
refiere el presente artculo tengan participacin igual o mayor al cincuenta por ciento
del capital social. Quedarn comprendidas adems, las sociedades de propiedad
totalmente estatal, cuya funcin, a travs de la posesin de acciones de otras sociedades,
sea coordinar la gestin empresarial pblica de un sector de la economa nacional.
9. Las sociedades mercantiles en las cuales las personas a que se refiere el numeral
anterior tengan participacin igual o mayor al cincuenta por ciento del capital social.
10. Las fundaciones, asociaciones civiles y dems instituciones constituidas con fondos
pblicos o dirigidas por algunas de las personas referidas en este artculo, cuando la
totalidad de los aportes presupuestarios o contribuciones en un ejercicio, efectuados por
una o varias de las personas referidas en el presente artculo, represente el cincuenta por
ciento o ms de su presupuesto.

38

Artculo 105.- El Sistema de Tesorera est integrado por el conjunto de principios,

rganos, normas y procedimientos a travs de los cuales se presta el servicio de
tesorera.
Artculo 107.- El servicio de tesorera, en lo que se refiere a las actividades de custodia
de fondos, percepcin de ingresos y realizacin de pagos, se extender hasta incluir todo
el sector pblico nacional centralizado y los entes descentralizados de la Repblica sin
fines empresariales, en la medida en que se cumpla una evolucin progresiva y
consistente de la modalidad y atributos funcionales del servicio consagrados en esta
Ley.
3.2.3 Cdigo Orgnico Tributario Gaceta Oficial N 37.305 de fecha 17/10/2001
Artculo 27. Son responsables directos en calidad de agentes de retencin o de
percepcin, las personas designadas por la ley o por la Administracin previa
autorizacin legal, que por sus funciones pblicas o por razn de sus actividades
privadas, intervengan en actos u operaciones en los cuales deban efectuar la retencin o
percepcin del tributo correspondiente.
Los agentes de retencin o de percepcin que lo sean por razn de sus actividades
privadas, no tendrn el carcter de funcionarios pblicos.
Efectuada la retencin o percepcin, el agente es el nico responsable ante el Fisco por
el importe retenido o percibido. De no realizar la retencin o percepcin, responder
solidariamente con el contribuyente.
El agente es responsable ante el contribuyente por las retenciones efectuadas sin normas
legales o reglamentarias que las autoricen. Si el agente enter a la Administracin lo
retenido, el contribuyente podr solicitar de la Administracin Tributaria el reintegro o
la compensacin correspondiente.
Pargrafo Primero: Se considerarn como no efectuados los egresos y gastos objeto de
retencin, cuando el pagador de los mismos no haya retenido y enterado el impuesto
correspondiente conforme a los plazos que establezca la ley o su reglamento, salvo que
demuestre haber efectuado efectivamente dicho egreso o gasto.

39

Pargrafo Segundo: Las entidades de carcter pblico que revistan forma pblica o
privada, sern responsables de los tributos dejados de retener, percibir o enterar, sin
perjuicio de la responsabilidad penal o administrativa que recaiga sobre la persona
natural encargada de efectuar la retencin, percepcin o enteramiento respectivo.
Artculo 145. Los contribuyentes, responsables y terceros estn obligados a cumplir con
los deberes formales relativos a las tareas de fiscalizacin e investigacin que realice la
Administracin Tributaria y, en especial, debern:
1. Cuando lo requieran las leyes o reglamentos:
a) Llevar en forma debida y oportuna los libros y registros especiales, conforme a las
normas legales y los principios de contabilidad generalmente aceptados, referentes a
actividades y operaciones que se vinculen a la tributacin y mantenerlos en el domicilio
o establecimiento del contribuyente y responsable.
b) Inscribirse en los registros pertinentes, aportando los datos necesarios y comunicando
oportunamente sus modificaciones.
c) Colocar el nmero de inscripcin en los documentos, declaraciones y en las
actuaciones ante la Administracin Tributaria, o en los dems casos en que se exija
hacerlo.
d) Solicitar a la autoridad que corresponda permisos previos o de habilitacin de locales.
e) Presentar, dentro del plazo fijado, las declaraciones que correspondan.
2. Emitir los documentos exigidos por las leyes tributarias especiales, cumpliendo con
los requisitos y formalidades en ellas requeridos.
3. Exhibir y conservar en forma ordenada, mientras el tributo no est prescrito, los
libros de comercio, los libros y registros especiales, los documentos y antecedentes de
las operaciones o situaciones que constituyan hechos imponibles.
4. Contribuir con los funcionarios autorizados en la realizacin de las inspecciones y
fiscalizaciones, en cualquier lugar, establecimientos comerciales o industriales, oficinas,
depsitos, buques, aeronaves y otros medios de transporte.
5. Exhibir en las oficinas o ante los funcionarios autorizados, las declaraciones,
informes, documentos, comprobantes de legtima procedencia de mercancas,
40

relacionadas con hechos imponibles, y realizar las aclaraciones que les fueren
solicitadas.
6. Comunicar cualquier cambio en la situacin que pueda dar lugar a la alteracin de su
responsabilidad tributaria, especialmente cuando se trate del inicio o trmino de las
actividades del contribuyente.
7. Comparecer ante las oficinas de la Administracin Tributaria cuando su presencia sea
requerida.
8. Dar cumplimiento a las resoluciones, rdenes, providencias y dems decisiones
dictadas por los rganos y autoridades tributarias, debidamente notificadas
3.2.4 Ley del Impuesto al Valor Agregado Garay Juan Ao 2008
Articulo 1. . Se crea un impuesto al valor agregado, que grava la enajenacin de bienes
muebles, la prestacin de servicios y la importacin de bienes, segn se especifica en
esta Ley, aplicable en todo el territorio nacional, que debern pagar las personas
naturales o jurdicas, las comunidades, las sociedades irregulares o de hecho, los
consorcios y dems entes jurdicos o econmicos, pblicos o privados, que en su
condicin de importadores de bienes, habituales o no, de fabricantes, productores,
ensambladores, comerciantes y prestadores de servicios independientes, realicen las
actividades definidas como hechos imponibles en esta Ley.
El mencionado artculo expresa que el IVA es un impuesto nacional a los
consumos que tiene que ser abonado por las personas en cada una de las etapas del
proceso econmico, en proporcin al valor agregado del producto, as como sobre la
realizacin de determinadas obras y locaciones y la prestacin de servicios.
ARTICULO 3. Constituyen hechos imponibles a los fines de esta Ley, las siguientes
actividades, negocios jurdicos u operaciones:
1. La venta de bienes muebles corporales, incluida la de partes alcuotas en los derechos
de propiedad sobre ellos; as como el retiro o desincorporacin de bienes muebles,
realizado por los contribuyentes de este impuesto;
2. La importacin definitiva de bienes muebles;
3. La prestacin a ttulo oneroso de servicios

independientes ejecutados

aprovechados en el pas, incluyendo aquellos que provengan del exterior,

41

en los

trminos de esta Ley. Tambin constituye hecho imponible, el consumo de los servicios
propios del objeto, giro o actividad del negocio, en los casos a que se refiere el numeral
4 del artculo 4 de esta Ley;
4. La venta de exportacin de bienes muebles corporales;
5. La exportacin de servicios.
Artculo 9:.Son responsables del pago del impuesto, las siguientes personas:
1. El adquirente de bienes muebles y el receptor de servicios, cuando el vendedor o el
prestador del servicio no tenga domicilio en el pas.
2. El adquirente de bienes muebles exentos o exonerados, cuando el beneficio est
condicionado por la especfica destinacin que se le debe

dar a los bienes y

posteriormente, stos sean utilizados para un fin distinto. En este supuesto, el adquirente
de los bienes, deber proceder a declarar y enterar el impuesto sin deducciones, en el
mismo perodo tributario en que se materializa el cambio de destino del bien, sin
perjuicio de las sanciones que resulten aplicables por la obtencin o aprovechamiento
indebido de beneficios fiscales, de conformidad con lo previsto en el Cdigo Orgnico
Tributario.
3.2.5 Ley de Impuesto Sobre la Renta Garay Juan Ediciones 2000
Artculo 1. Los enriquecimientos anuales, netos y disponibles obtenidos en dinero en
especie, causarn impuestos segn las normas establecidas en esta ley. Salvo
disposicin en contrario de la presente ley, toda persona natural o jurdica, residente o
domiciliada en Venezuela, pagar impuestos sobre sus rentas de cualquier origen, sea
que la causa o la fuente de ingresos est situada dentro del pas o fuera de l. Las
personas naturales o jurdica no residentes o no domiciliadas en Venezuela estarn
sujetas al impuesto establecido en esta Ley siempre que la fuente o la causa de sus
enriquecimientos est u ocurra dentro del pas, aun cuando no tengan establecimiento
permanente o base fija en Venezuela. Las personas naturales o jurdicas domiciliadas o
residenciadas en el extranjero que tengan un establecimiento permanente o una base
fija en el pas, tributarn exclusivamente por los ingresos de fuente nacional o extranjera
atribuirles a dicho establecimiento permanente o base fija.

42

3.2.6 Providencia Administrativa SNAT/2009/0104 G.O. N 39.296 del 30-Oct-2009

Artculo 1: Las personas naturales, las personas jurdicas y las entidades sin
personalidad jurdica, debern presentar electrnicamente sus declaraciones del
impuesto al valor agregado, correspondientes a los perodos que se inicien a partir del
30/11/2009, as como las declaraciones que las sustituyan, siguiendo las
especificaciones tcnicas establecidas en el Portal Fiscal.
Las Oficinas Receptoras de Fondos Nacionales se abstendrn de recibir el formulario
"IVA30", en virtud de lo dispuesto en esta Providencia Administrativa.
Artculo 2: Las declaraciones relativas al impuesto al valor agregado de los sujetos a los
que se hace referencia en el artculo anterior, debern ser presentadas dentro de los
quince (15) das continuos del mes siguiente al perodo de imposicin.
Artculo 3: Efectuada la declaracin, en los casos en que la misma arroje impuesto a
pagar, el contribuyente podr optar entre efectuarlo electrnicamente o imprimir la
planilla generada por el sistema, la cual ser utilizada a los efectos del pago de las
cantidades auto determinadas, en las Oficinas Receptoras de Fondos Nacionales. El
pago se realizar bajo las condiciones establecidas en la normativa vigente.
Artculo 4: Los sujetos calificados como especiales por el Servicio Nacional Integrado
de Administracin Aduanera y Tributaria (SENIAT), continuarn rigindose por las
disposiciones establecidas en la Providencia Administrativa 0082 de fecha 09/02/2006,
publicada en Gaceta Oficial de la Repblica Bolivariana de Venezuela N 38.423 del
25/04/2006.
Artculo 5: A los efectos de esta Providencia Administrativa se entiende por Portal
Fiscal la pgina Web http://www.seniat.gob.ve o cualquiera otra que sea creada por el
Servicio Nacional Integrado de Administracin Aduanera y Tributaria (SENIAT) para
sustituirla.

43

3.2.7 Ley de Timbre Fiscal del Estado Bolvar (En uso de las atribuciones que le
confiere el numeral 1, del artculo 162, de la Constitucin de la Repblica
Bolivariana de Venezuela y el numeral 1, del artculo 120, de la Constitucin del
Estado Bolvar)
Artculo 24: Se grava con un impuesto del uno por mil (1 por mil), todo pagare
bancario, al suscribirse el respectivo documento. Igualmente, se gravara con esta tarifa
al uno por mil (1 por 1000), la letra de cambio libradas por bancos y otras instituciones
financieras sucursales o agencias en el Estado Bolvar o descontadas por ellas, salvo que
en este mismo caso, las letras sean emitidas o libradas para la cancelacin de
obligaciones privadas de la adquisicin de Artculos para el hogar, de vehculos
automotores, de prendas y de maquinaria y equipos agrcolas. Los institutos de crdito a
que se refiere la Ley General de Bancos y otras instituciones Financieras o cualesquiera
otras reguladas por leyes especiales que emitan o acepten los pagares o letras de cambio
a que se refiere esta Ley, abonaran en una cuenta especial a nombre del Estado Bolvar
el importe de la contribucin que corresponda a la operacin efectuada. Los bancos y
dems instituciones financieras a que se refiere esta disposicin sern solidariamente
responsables de aplicar y recaudar el monto que corresponda.
Asimismo, pagaran, el uno por mil (1 por 1000), en el momento de su emisin y a partir
de un monto de ciento cincuenta Unidades de Tributaria (150 U.T.), la rdenes de pago
emitidas a favor de contratistas por ejecucin de obras y servicios prestados al sector
publico.
Las contribuciones a que se refiere este artculo, debern ser pagadas en una oficina
receptora de Fondos Estadales mediante planilla que para tal efecto elabore o autorice el
ejecutivo del Estado Bolvar

44

CAPITULO IV
PERSPECTIVA METODOLOGICA
Este captulo comprende la descripcin de la estrategia a seguir expresada a
travs del tipo y modalidad de la investigacin, la caracterizacin de las unidades de
anlisis, las tcnicas, procesos e instrumentos de medicin a ser utilizados.
4.1 Descripcin de los mtodos y procedimientos para la realizacin de las
actividades de pasantas.
De acuerdo con Czares, Christen, Jaramillo, Villaseor y Zamudio (2000, p.
18), la investigacin de campo es aquella en que el mismo objeto de estudio sirve como
fuente de informacin para el investigador. Consiste en la observacin, directa y en
vivo, de cosas, comportamiento de personas, circunstancia en que ocurren ciertos
hechos; por ese motivo la naturaleza de las fuentes determina la manera de obtener los
datos para poder llevar a cabo el desarrollo el proceso de las Retenciones Tributaria
Las tcnicas usualmente utilizadas en el trabajo de campo para el acopio de
material son: la encuesta, la entrevista, la grabacin, la filmacin, la fotografa, etc.; de
acuerdo con el tipo de trabajo que se est realizado, puede emplearse una de estas
tcnicas o varias al mismo tiempo, como es el caso en esta investigacin que se utilizo
el mtodo documental.
Para poder realizar las Actividades de pasantas se utilizo el Mtodo de
Observacin Directa, debido a que se evalu de cerca el Departamento de Orden de
Pago y esto ayudo a la recoleccin de datos para poder elaborar este trabajo de
Pasantas.
Para alcanzar los objetivos del presente trabajo fue necesario aplicar un conjunto
de procedimiento destinados a recopilar datos, ya fuesen directamente de la realidad o
de fuentes escritas. Adems, se realizo un manual de normas y procedimientos, se
trabajo directamente en el proceso de emisin de rdenes de pago, se realizo una matriz
FODA, con el propsito de determinar puntos crticos en el procedimiento, as como
tambin las debilidades y fortalezas del proceso.

45

Al desarrollar una investigacin se hace necesario obtener informacin a travs

de los hechos y documentos, es por eso que se aplicaron tcnicas de recoleccin de
informacin, as como se realizo la revisin de material bibliogrfico que sirvi como
fundamento para el desarrollo del trabajo de pasanta. As como tambin se revisaron las
leyes y reglamentos en los cuales se basa las Finanzas y la Administracin Pblica.
4.2 Fuentes de informacin
Las fuentes de informacin, son todas aquellas herramientas tiles en el proceso
de investigacin, con el fin de recaudar todos los datos necesarios para llevar a cabo el
cumplimiento de los objetivos.
Las fuentes de informacin tambin se conocen como el lugar del que nacen los
conceptos, las ideas

y los pensamientos que sirven para la creacin de nuevo

conocimiento. Es por lo tanto, el fin de una fuente facilitar los datos con los que
reflexionar y posteriormente constituir.
Las principales fuentes de informacin obtenidas en el periodo de pasanta
fueron la observacin directa para poder desarrollar cada una de las actividades y
objetivos propuestos.

46

CAPITULO V
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

5.1 Conclusiones
Las conclusiones que se muestra en este informe son un pequeo resumen que
generaliza de forma clara y precisa los procesos realizados en el departamento de
finanzas donde se muestra que se cumpli con los objetivos y actividades propuestas de
una manera exitosa, en el sentido que se tiene:
Para realizacin de la Orden de pago, emisin de cheque y retenciones
tributarias la Fundacin Social Bolvar cuenta con un Sistema de Integracin para los
Gobiernos Regionales (Sigre) el cual es muy prctico y sencillo facilita el trabajo para
los usuarios.
Para la elaboracin de una orden de pago el Analista deber estar al tanto con
exactitud el funcionamiento del sistema de integrado, y los distintos tipos de orden que
existen, se deben conocer las categoras programticas y los bancos a para la emisin de
la orden, as como tambin como est conformado el expediente de pago y todo su
proceso a seguir para llevar con xito el pago a cada uno de los beneficiarios.
Una vez realizada la orden de pago se procede a la elaboracin del cheque este
se elabora en un comprobante de egreso donde se refleja el monto a pagar, el nombre
del beneficiario, la fecha el concepto de pago y las partidas presupuestarias por donde
fue imputado el pago.
Luego de haber elaborado los cheques se procede a la verificacin del proceso
de declaracin de Impuesto al valor Agregado e Impuesto sobre la Renta que no es ms
que estar seguro de que no se all cometido ningn error a la hora de retener o declarar.
La Fundacin Social Bolvar actualmente no cuenta con un manual de normas y
procedimientos el cual contribuira a que las actividades se realicen de manera ptima a
travs de un patrn a seguir para la induccin de nuevo personal.

47

Tomando en cuenta este objetivo desarrollado en el periodo de pasanta se

considero necesario la propuesta de

un Manual de Procedimientos para el

Departamento y as poder llevar a cabo las actividades de una mejor manera con un
patrn a seguir.
El espacio fsico en el departamento de finanzas es insuficiente para el nmero
de personas que laboran, lo cual genera algunas incomodidades para el desplazamiento
del personal as como para la organizacin adecuada de carpetas y dems documentos
necesarios para el desarrollo de las actividades diarias.
No se cuenta con un sistema automatizado que les garantice una respuesta
oportuna o inmediata a los proveedores con referente a sus pagos, lo cual genera
muchas veces confusiones con respecto a los pagos y fechas que estn listo en caja por
retiro.
Los objetivos planteados se cumplieron cabalmente permitindome aplicar los
procesos administrativos en cada uno de ellos, de igual manera la satisfaccin personal
ya que logre desarrollar y cumplir con el Objetivo General que era Elaborar un Manual
de Procedimiento de Orden de Pago y Elaboracin de Cheques en el Departamento de
Finanzas Adscrito a la Gerencia de Administracin Y Finanzas de Fundacin Social
Bolvar.
5.2 Recomendaciones
Partiendo de las conclusiones obtenidas y producto de la evaluacin realizada al
proceso desarrollado en el departamento de Finanzas se formulan la siguiente
recomendacin:

Se considera necesario para trabajar de manera controlada, organizada y bajo

unos parmetros donde se garantice la efectividad del departamento

la

implementacin del manual de procedimiento elaborado durante el proceso de

pasanta

Ubicar el departamento en un sitio con mayor espacio para facilitar el archivo de

expedientes as como un mejor flujo del personal y materiales del departamento

48

Implementar un sistema de registro fcil y de sencillo uso del flujo de los pagos
en caja permitira conocer de manera rpida y confiable el status de los pagos de
la Fundacin Social Bolvar lo cual generara mayor confianza y evitara
confusiones con los proveedores.

49

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

Libros

Garay, Juan Ley de Impuesto al Valor Agregado Ao 2008

Garay, Juan Ley de Impuesto Sobre la Renta. Ediciones 2000

Garay, Juan Reglamento de la Ley de Impuesto al Valor Agregado Aos 2006

Manuales de Sistema de Integracin Sigre, (Gobernacin Del estado Bolvar)

Rolando Acevedo Acua (1984) Tcnicas de documentacin e investigacin II
Quinta Edicin Caracas.

Olivera (2005) Guas de estudio sobre el impuesto al Valor Agregado, (IVA).

Escuela de Administracin y Contadura de la Ula, Mrida.

Documentos legales

Cdigo Orgnico Tributario la Asamblea Nacional de la Repblica Bolivariana

de Venezuela Gaceta Oficial N 37.305 de fecha 17/10/2001

Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela Publicada en Gaceta

Oficial Extraordinaria N 5.453 de la Repblica Bolivariana de Venezuela.
Caracas, viernes 24 de marzo de 2000

Ley de Timbre Fiscal del Estado Bolvar (En uso de las atribuciones que le
confiere el numeral 1, del artculo 162, de la Constitucin de la Repblica
Bolivariana de Venezuela y el numeral 1, del artculo 120, de la Constitucin del
Estado Bolvar

Ley Orgnica de Administracin Financiera del Sector Pblico. Ao 2008

Seniat Providencia Administrativa SNAT/2009/0104 G.O. N 39.296 del 30Oct-2009

50

ANEXOS

51

ANEXO N 1

Sistema Integracin para los Gobiernos Regionales (SIGRE)

Ingreso al Sistema para la emisin de la Orden de Pago

ANEXO N 2
Sistema Integracin para los Gobiernos Regionales (SIGRE)
Requisicin de Bienes y Materiales

ANEXO N 3
Sistema Integracin para los Gobiernos Regionales (SIGRE)
Certificacin Presupuestaria

ANEXO N 4
Sistema Integracin para los Gobiernos Regionales (SIGRE)
Orden de Compra

ANEXO N 5
Sistema Integracin para los Gobiernos Regionales (SIGRE)
Orden de Pago

ANEXO N 6
Sistema de Integracin para los Gobiernos Regionales (Sigre)
Ventana de Orden de pago

ANEXO N 7
Sistema de Integracin para los Gobiernos Regionales (Sigre)
Ventana de Orden de pago

ANEXO N 8

Elaboracin del Cheques

ANEXO N 9
Relacin de Cheques

ANEXO N 10
Cheques a Elaborado

ANEXO N 11
Sistema de Integracin para los Gobiernos regionales (Sigre)
Ventana de Orden de pago Comprobacin de las Retenciones

ANEXO N 12
Comprobantes de Retenciones de Valor Agregado (IVA) e Impuesto Sobre de la
Renta (ISLR)

ANEXO N 13
Libro de IVA

ANEXO N 14
Providencia administrativa SNAT/ 2009 /0104
G.O.N 39.296 del 30-oct-2009

ANEXO N 15
Gaceta Oficial de la Repblica Bolivariana de Venezuela

ANEXO N 16
Planilla de Declaracin de ISLR

ANEXO N 17
Comprobacin impuesto a pagar (IVA)

ANEXO N 18
Declaracin del Impuesto al valor Agregado (IVA)

ANEXO N 19

Oficio de Solicitud de Cheques de Gerencia

Ciudad Bolvar, 01 de Mayo de 2011

FSB-GAF-OF-00160/11
Ciudadana:
Sra. Dacsy Brizuela
Gerente Jnior Agencia Libertad
Banco Guayana

Su Despacho.
Sirva la presente para saludarle y a la vez solicitarle elaboracin un cheque de
gerencia a favor del TESORO NACIONAL, siendo debitado de la cuenta corriente N
0008-0031-72-0008076131 a nombre de la Fundacin Social Bolvar - Cuenta Fondo de
Terceros, para la cancelacin de retenciones de ISLR efectuadas al personal
correspondiente al mes de Enero. Por el siguiente monto
Bs. 350,00
Para tramitar la anterior solicitud se autoriza a la Srta. Paula Pulgarin C.I.
15.469.166 funcionario de esta institucin.

Agradeciendo su receptividad, se suscribe de usted;

Cordialmente,

Lcdo. Lus F. Galindo G.

Gerente de Administracin y Finanzas
LF HG/j.g
c/c archiv

Lcdo. Hiram R. Garca

Jefe de Finanzas

ANEXO N 20

Declaracin del Impuesto de timbre fiscal (1*1000)

ANEXO N 21
Planilla de pago del Timbre Fiscal por los proveedores de la Fundacin Social Bolvar

ANEXO N 22

Manual de De rdenes de Pago

Procedimientos

Cdigo

Elaboracin y Tramite de las rdenes de

Pago.
Actualizacin
00

Fecha Elaboracin

Elaborado por:

Febres Yelitza

Autorizado por:

Revisado por:

Gerencia de
Administracin y Finanzas

Firma:
Firma:
Fecha:

Firma:
Fecha:

Fecha:

Aprobado por:
Gerencia de
Administracin y Finanzas

Firma:
Fecha:

Pgina N

Procedimientos

Cdigo

Elaboracin y Tramite de las rdenes de Pago.

Fecha Elaboracin

Actualizacin
00

Pgina N

CONTENIDO

Objetivo ............................................................................................................ 3
Alcance ............................................................................................................. 3
Documentos Relacionados ................................................................................ 3
Normas Generales..........3
Descripcin de Actividades .............................................................................. 5
Formularios de Obligatorio Cumplimiento ...................................................... 7
Glosario ............................................................................................................. 8

1.

Procedimientos

Cdigo

Elaboracin y Tramite de las rdenes de

Pago.
Actualizacin
00

Fecha Elaboracin
Pgina N

OBJETIVO:

Establecer los lineamientos, que delimiten, normalicen y regulen la elaboracin y

tramitacin de las rdenes de pago, con sujecin a los reglamentos y disposiciones
legales vigentes, como documento nico que autoriza la cancelacin del pago de bienes
y/o servicios adquiridos.
2.

ALCANCE:

Est dirigido al Departamento de Finanzas, adscrito a la Gerencia de

Administracin y Finanzas
3.

DOCUMENTOS RELACIONADOS:
3.1 Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela.
3.2 Constitucin del Estado Bolvar.
3.3 Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico y sus
Reglamentos.
3.4 Ley Orgnica de la Contralora General de la Republica y el Sistema Nacional
del Control Fiscal.
3.5 Ley de Licitaciones.
3.6 Ley Contra la Corrupcin.
3.7 Ley de Presupuesto.
3.8 Ley de Hacienda del estado Bolvar.
3.9 Procedimiento de Elaboracin y Control de Documentos Cdigo N __

4.
5.

Procedimientos

Cdigo

Elaboracin y Tramite de las rdenes de

Pago.
Actualizacin
00

Fecha Elaboracin
Pgina N

NORMAS GENERALES:
4.1 Emitir las rdenes de Pago con sujecin a los Reglamentos y
Legales Vigentes.
4.2

Disposiciones

Recibir los Expedientes de Pago del Departamento de Compras y verificar

que contenga los soportes del Pago ordenados en forma correlativa, a fin de
unificar criterios en la conformacin de Expedientes de Pago, A
continuacin Detallamos el orden secuencial de los soportes segn el tipo de
pago:
4.2.1

4.2.2

4.2.3

4.2.4

Liquidacin de Prestaciones Sociales:

1 Certificacin Presupuestaria
2 Planilla de Liquidacin de prestaciones Sociales
3 Fotocopia de la Cedula de Identidad
4 Carta de Renuncia o Egreso
5 Para liquidaciones de aos Anteriores anexar: Punto
Cuenta y Dictamen
Viticos:
1 Planilla de Solicitud y Certificacin de Viticos
Nacionales
2 Fotocopia de la Cdula de Identidad legible
Anticipos:
1 Certificacin Presupuestaria
2 Planilla de solicitud de Anticipo de Prestaciones Sociales,
con los respectivos recaudos, de acuerdo al motivo de la
solicitud, debidamente conformados.
3 Fotocopia de la Cdula de Identidad legible
Adquisiciones de bienes y servicios:
1. Certificacin Presupuestaria
2. Factura de compra firmada y sellada por la unidad
solicitante.
3. Orden de compra o de servicio de acuerdo al caso,
firmada y sellada por la unidad solicitante.
4. Requisicin de bienes o Servicios.
5. Anlisis comparativo de precios.
6. Presupuesto, al menos Tres (3), en caso de no tener los
tres presupuestos, debe incluir exposicin de motivo,
7. Conformada

Procedimientos
ElaboracinyTramitedelasrdenesdePago.
Actualizacin
00

Cdigo

FechaElaboracin

PginaN

8. Punto de Cuenta
9. Contrato
10. Control perceptivo
11. Copia de a cedula de identidad del beneficiario legible
12. Copia d la ultima declaracin del ISLR
13. Copia de la ultima declaracin del IVA
14. Encaso Conservacin, Aplicacin y Mejoras Anexa
Memoria Fotogrficas
4.2.5 Donaciones:
1. Certificacin Presupuestaria
2. Recibo tipo A donde se especifique el beneficiario de la
donacin.
3. Punto de cuenta debidamente Aprobado.
4. Carta solicitud dirigida a Seora Nidia Escobar de Rangel
5. Presupuestos.
4.3

Garantizar que la emisin de las rdenes de pago para cada ejercicio

fiscal inicie con un correlativo a partir del N 00000001.

Procedimientos
ElaboracinyTramitedelasrdenesdePago.
Actualizacin
00

Cdigo

FechaElaboracin

PginaN

5. DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES:
5.1 Emisin de Orden de Pago Especial Directa

Responsable

Accin:

Analista Administrativo I

1.
2.

3.

4.
5.
6.

7.

8.
9.

10.

11.

12.
13.
14.
15.
16.

Recibe los expedientes de pago del Departamento de

Compras.
Verifica que los expedientes de pagos cumplan con los
requisitos de acuerdo a la norma 4.2
del presente
Procedimiento.
Ingresa en el Sistema Automatizado (SIGRE), por el modulo
de Tesorera, utilizando el Login y el Password asignado por
la Gerencia de Sistema.
Luego ingresa a la funcin Ordenamiento de Pago, siguiendo
a la opcin de rdenes de Pago.
En el campo de Referencia, registra el nmero asignado al
expediente, la fecha la refleja el sistema automticamente.
En el rengln Tipo, ingresa el cdigo de la orden especial
directa que corresponda (OP01 para servicios y suministros,
OP02 para adquisicin de bienes, OP/N para las nominas).
Ingresa el nmero de certificacin presupuestaria, en caso de
servicios o suministros, y nmero de la orden de compra en
caso de adquisicin de bienes.
En el rengln Unidad de Origen, incluye el cdigo
programtico que contiene la Certificacin Presupuestaria.
Verifica que la descripcin del gasto de la certificacin
presupuestaria coincida con el suministrado por el sistema en
el rengln Concepto.
Completa dicho concepto con el: nmero de orden de servicio
y/o compra, nmero de factura, nmero del comprobante de
pago.
Para los servicios, suministros y adquisiciones, se procede a
realizar las retenciones respectivas, seleccionando de una lista
suministrada por el sistema, la que le corresponda al tipo de
gasto, y verificando que coincidan con el comprobante de
pago.
Verifica el monto a pagar al beneficiario, nombre del
beneficiario, nmero de cedula o R.I.F., y cuenta bancaria.
Guarda la informacin, a fin de generar el comprobante
contable.
Seguidamente realiza las rdenes de pago para las
retenciones.
Realiza el proceso de Impresin en el formato de orden de
pago de acuerdo a la numeracin asignada al expediente.
El Jefe del Departamento conforma la Orden de Pago en la
parte superior derecha.

Se Desglosa las rdenes de pago para extraer las

17. copias de acuerdo a lo siguiente:
a. Copia Rosada del comprobante de Pago es
archivada en el Departamento de Finanzas.
b. Se actualiza el libro diario de la emisin de
cheques.
c. Copia de un comprobante de impuesto al valor
(IVA) e impuesto sobre la renta (ISLR)
d. Se actualiza los libros diario de IVA e ISLR
18. Enva las rdenes de pago y sus expedientes respectivos, a la
Gerencia de Administracin y Finanzas, para la conformacin
respectiva de la firma autorizada.

Contador

19. Recibe del Departamento de Finanzas copia del comprobante

de pago (rosadas) para la respectiva actualizacin y revisin
de los asientos contables.

Procedimientos

Cdigo

Elaboracin y Tramite de las rdenes de

Pago.
Actualizacin
00

Fecha Elaboracin
Pgina N

5.2Emisin de Orden de Pago tipo Anulacin

Responsable

Accin
1.

Determina el tipo de Anulacin:

a) Verifica el expediente y la orden de pago a anular.
b) Ingresa en el Sistema automatizado (SIGRE) mdulo de
Tesorera opcin Ordenacin de Pago.
c) Selecciona el nmero de la Orden de Pago, a anular y
describe, brevemente el motivo de la anulacin.
d) Sella la Orden de Pago Original ANULADO.
e) Luego la orden de pago anulada se pasa al Departamento
de compras con una exposicin de motivo donde se le
explica la anulacin de la orden de pago.

5.3 Impresin de Orden de Pago

Responsable

Accin

1.1 En caso de expediente de pago de Nominas o Retenciones.

1.1.1
Ingresar en el sistema de gestin integral (SIGRE), en el
modulo de tesorera, siguiendo a la opcin reportes de
ordenamiento de pago, seleccionar orden de pago Preimpresa para Nomina.
1.1.2
Seleccionar los formatos de ordenes de pago para imprimir
de acuerdo a la numeracin asignada al expediente de pago
al momento de su emisin, siguiendo el orden correlativo
(Desde-Hasta).

1.2 En el caso de expedientes de pago tipo anulacin.

1.2.1 Ingresar en el sistema de gestin integral (SIGRE), en el
modulo de tesorera, siguiendo a la opcin reportes de
ordenamiento de pago, seleccionar orden de pago tipo de
anulacin Pre-impresa
1.2.2 Seleccionar los formatos de ordenes de pago para imprimir
de acuerdo a la numeracin asignada al expediente de pago
al momento de su emisin, siguiendo el orden correlativo
(Desde-Hasta).
1.3 En caso de expedientes de pagos detallados a continuacin:
Viticos, Suministros y/o servicio, Contratas fondo en
avances, Pagos nicos y o permanentes, Aportes,
Transferencias y prestaciones social.
1.3.1 Ingresar en el sistema de gestin integral (SIGRE), en el
modulo de tesorera, siguiendo a la opcin reportes de
ordenamiento de pago, seleccionar orden de pago Preimpresa.
1.3.2 Seleccionar los formatos de ordenes de pago para imprimir
de acuerdo a la numeracin asignada al expediente de pago
al momento de su emisin, siguiendo el orden correlativo
(Desde-Hasta).

Procedimientos

Cdigo

Elaboracin y Tramite de las rdenes de

Pago.
Actualizacin
00

Fecha Elaboracin
Pgina N

6. FORMULARIOS DE OBLIGATORIO CUMPLIMIENTO:

Certificacin Presupuestaria.
Orden de Compra y/o Servicios.
Orden de Pago.
Planilla de Solicitud y Certificacin de Viticos Nacionales
7. GLOSARIO
CERTIFICACIN PRESUPUESTARIA: documento en el cual se especifican las
caractersticas del bien o servicio a adquirir, as como los contratos de obras u otros
compromisos financieros del Ejecutivo Regional; de igual forma, se codifica la partida
presupuestaria a la cual se imputar dicho gasto o adquisicin, previa verificacin de la
disponibilidad presupuestaria.
CONTROL PERCEPTIVO: es la revisin y verificacin del cumplimiento de
condiciones y especificaciones contenidas en los respectivos contratos para la
adquisicin de bienes y servicios y de la ejecucin de obras pblicas estadales, y los que
se estimen procedentes para el mejor cumplimiento de las funciones fiscales del
Ejecutivo Regional. Se encuentra bajo la responsabilidad de la Divisin de Control
Previo de la Direccin de Contralora Interna.
CONTROL FISCAL: revisin, verificacin y conformacin de documentos que se
realizan en los procedimientos administrativos precedentes a los actos financieros
(pagos) generados a consecuencia de las adquisiciones de bienes y/o servicios, contratos
de obras o cualquier otra accin que impliquen compromisos financieros en el Ejecutivo
Regional. Divisin adscrita a la Direccin de Contralora Interna responsable de
ejercer, con vista a su aprobacin u objecin, el control previo de las adquisiciones de
bienes y/o servicios y todos aquellos contratos que impliquen compromisos financieros
en las Dependencias de la Gobernacin del Estado Bolvar.

DISPONIBILIDAD PRESUPUESTARIA: es el monto presupuestado asignado a una

partida especfica, no comprometido ni causado.
EXPEDIENTE: conjunto de documentos archivados que conforman el registro de
solicitudes de bienes y/o servicios, as como otros pagos que implican compromisos
financieros.
FACTURA: documento que el vendedor entrega al comprador y en el cual se
especifican las caractersticas y el precio de los productos suministrados; la entrega por
parte del vendedor se efecta a la recepcin del albarn firmado por el adquiriente.
Documento que soporta y especifica la venta de bienes o prestaciones de servicios y
dems operaciones gravadas.
GASTO: Todo pago no recuperable y no pagadero realizado por el Ejecutivo Regional;
puede ser con contraprestacin o sin ella y para fines corrientes o de capital (Ministerio
de Finanzas, 2003).
ORDEN DE ENTREGA: se emiten cuando no se hubiere otorgado la factura o
comprobante al efectuarse la venta o cuando se trasladen bienes, aunque estos traslados
no representen ventas.

ANEXO N 23

Manual de Pago a Proveedores

Elaborado por:

Febres Yelitza

Procedimientos

Cdigo

Elaboracin y Tramite de Pago a

Proveedores
Actualizacin
00

Fecha Elaboracin

Autorizado por:

Revisado por:

Gerencia de
Administracin y Finanzas

Firma:
Firma:
Fecha:

Firma:
Fecha:

Fecha:

Aprobado por:

Gerencia de
Administracin y Finanzas

Firma:
Fecha:

Pgina N

Procedimientos

Cdigo

Elaboracin y Tramite de Pago a

Proveedores
Actualizacin
00

Fecha Elaboracin
Pgina N

CONTENIDO
Objetivo ........................................................................................................... 2
Alcance ............................................................................................................ 2
Documentos Relacionados .............................................................................. 2
Normas ............................................................................................................ 2
Descripcin de Actividades ............................................................................. 3
Formularios de Obligatorio Cumplimiento ...................................................... 4
Glosario de Trminos ........................................................................................ 4

Procedimientos

Cdigo

Elaboracin y Tramite de Pago a

Proveedores
Actualizacin
00

Fecha Elaboracin
Pgina N

1. OBJETIVO: Definir los lineamientos y actividades para el pago de

proveedores, correspondiente al suministro de materiales, bienes y/o servicios
requeridos por el Departamento de Finanzas
2. ALCANCE: Est dirigido a la Gerencia de Administracin y Finanzas y al
Departamento de Finanzas desde que se recibe la factura hasta su cancelacin al
proveedor.
3. DOCUMENTOS RELACIONADOS:
3.1.1 Ley Orgnica de Hacienda del Estado Bolvar.
3.1.2 Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico.
3.1.3 Ley Orgnica de Rgimen Presupuestario.
3.1.4 Cdigo Orgnico Tributario.
3.1.5 Ley Orgnica de la Contralora General del Estado Bolvar.
3.1.6 Decreto 341 de fecha 19/11/2003, de Reforma Parcial del Decreto291
3.1.7 Gaceta Oficial N 2.624 Extraordinario de Fecha 30/05/1980,
Publicacin 20, de la Contralora General del Estado Bolvar.
3.1.8 Contralora General del Estado Bolvar.
3.1.9 Providencia

Administrativa

SNAT/2005/0056-A,

de

fecha

27/01/2005, Gaceta 3.1.10Oficial N 38.136.

3.1.10 Gaceta Oficial N 36.203, Decreto N 1.808, de Fecha 12/05/1997.
3.1.11 Ley de Timbre Fiscal del Estado Bolvar (LTFEB).
3.1.12 Procedimiento de Elaboracin y Control de Documentos N
4. NORMAS:
4.1Antes del pago de una factura por concepto de compra de materiales,
bienes y/o servicios, se debe:
Verificar la recepcin del producto y la aceptacin conforme del mismo.
4.2 El expediente de pago esta conformado por los siguientes documentos:
Formulario N Comprobante de Egreso y Pago.

Procedimientos

Cdigo

Elaboracin y Tramite de Pago a

Proveedores
Actualizacin
00

Fecha Elaboracin
Pgina N

Cedula.
Factura Original.
Formulario N Orden de Compra y/o Servicios.
Formulario N Anlisis de Cotizacin.
Presupuestos.
Formulario N Requisicin de Materiales, Bienes y/o Servicios.
Formulario N Comprobante de Retencin de Impuesto al Valor
Agregado (I.V.A.) (cuando sea necesario).

Formulario Comprobante de Retencin de Impuesto Sobre la Renta

(I.S.L.R.) (cuando sea necesario).
Pago de Impuesto 1x1000 (cuando sea necesario).
Otros.
Solicitar al proveedor, el pago del Impuesto Uno por Mil (1x1000)
correspondiente, de acuerdo con lo establecido en el Articulo 24 de la Ley
de Timbre Fiscal del Estado Bolvar (LTFEB).
4.3. Cuando se hace entrega del cheque al proveedor, este debe firmar el
formulario siguiente:
Formulario N Comprobante de Egreso y Pago.
5.

DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES:
5.1. Nombre de la Actividad: Pago de Proveedores
Responsable
Asistente administrativo III

Accin
1.

2.

3.
4.
5.

Recibe el Asistente Administrativo III de Finanzas la

factura de los materiales, bienes y/o servicios adquiridos
con su respectivo expediente.
Ingresa al formato elaboracin de cheque donde coloca el
monto, nombre del beneficiario, fecha, nmero de cheque,
concepto, partidas presupuestarias y nmero de orden de
pago.
Realiza la impresin del cheque, firma en la parte de abajo
a la izquierda del comprobante de egreso.
Se extrae una copia de las retenciones de IVA e ISLR
Verifica en forma electrnica en el portal del SENIAT la

Contador
Gerente de Administracin y Finanzas

Asistente Administrativo III

Proveedor

AsistenteAdministrativoIII

6.

condicin del proveedor en cuanto a la retencin del

impuesto.
6. Realiza en forma electrnica la orden de pago en el sistema
SIGRE.
7. Realiza en forma electrnica las retenciones de I.V.A. e
I.S.L.R., Comprobante de Retencin de Impuesto al
valor Agregado (I.V.A.) y Comprobante de Retencin
de Impuesto Sobre la Renta (I.S.L.R.), en original para
anexarlo al expediente y una copia que va en el libro diarios
de dichos impuestos.
8. Enva para su revisin y firma el expediente al Contador.
9. Recibe, revisa y firma el expediente.
10. Enva a la Gerencia de Administracin y Finanzas
11. Recibe y revisa el expediente de pago y
firma
debidamente.
12. Recolecta las firmas respectivas autorizadas
13. Devuelve el expediente al Departamento de Finanzas
14. Recibe el expediente conformado y firmado.
15. Solicita al proveedor la cancelacin del Impuesto Uno por
Mil (1x1000), segn norma 4.3, si no aplica, entrega
formulario para su firma segn norma 4.4 y realiza la
entrega del cheque para la cancelacin de la factura.
16. Entrega al proveedor el formulario para su firma segn
norma 4.4.
17. Entrega copia del comprobante de pago, Comprobante de
Retencin de Impuesto al Valor Agregado (I.V.A.) y
Comprobante de Retencin de Impuesto Sobre la Renta
(I.S.L.R.).
18. Entrega de Cheque.
19. RecibeyfirmaelFormulariosegnnorma4.4.
20. Entrega el pago del Impuesto Uno por Mil (1x1000) si
aplica, en timbres fiscales, debidamente validado por la
oficinareceptoradefondosestadalesolosbancos.
21. Recibe el cheque y copia de los Comprobante de
RetencindeImpuestoalValorAgregado(I.V.A.)y
22. Comprobante de Retencin de Impuesto Sobre la Renta
(I.S.L.R.).
23. Recibe el formulario segn norma 4.4, los anexa al
expediente segn norma 4.2, se entrega al Jefe Finanzas,
paraarchivardebidamente

FORMULARIOS DE OBLIGATORIO CUMPLIMIENTO:

6.1 Formulario N Comprobante de Retencin de Impuesto al Valor Agregado
(I.V.A.)
6.2 Formulario N Comprobante de Retencin de Impuesto Sobre la Renta
(I.S.L.R.)
6.3 Formulario N Comprobante de Egreso y Pago.

Procedimientos
ElaboracinyTramitedePagoaProveedores
Actualizacin
00

Cdigo

FechaElaboracin

PginaN

7. GLOSARIO DE TRMINOS:
Comprobante de Egreso y Pago: Es un documento que da constancia de manera
detallada de todos los conceptos que afectan el pago..
Impuesto Uno por Mil (1 X1000): Grava la emisin de instrumentos u ordenes de
pago a favor de contratistas o prestadores de servicios al sector pblico, iguales o
superiores a ciento cincuenta Unidades Tributarias (150 UT), debiendo cancelar al
estado un (01) bolvar por cada mil (1000) bolvares.

Plan de trabajo

Primera Semana del: 27/01/2011 al: 04/02/2011

Emisin y Elaboracin de Cheques a Proveedores.
Realizar Transferencias Bancarios a Fondos de Terceros.
Entregar Cheques a Proveedores.
Retencin del 2% de Responsabilidad Social.
Retencin del Impuesto Timbre Fiscal (1x 1000).
Declaracin y Enteramiento del Impuesto al Valor agregado
Declaracin y Enteramiento del Impuesto Sobre la Renta
Declaracin y Enteramiento del Timbre Fiscal (1x 1000).
Actualizacin de Comprobante de Egreso

Segunda semana del: 07/02/2011 al: 11/02/2011

Emisin y Elaboracin de Cheques a Proveedores.
Entregar Cheques a Proveedores.
Retencin del 2% de Responsabilidad Social.
Retencin del Impuesto Timbre Fiscal (1x 1000).
Actualizacin de Comprobante de Egreso

Tercera semana del: 14/02/2011 al: 18/02/2011

Realizacin de rdenes de Pago
Emisin y Elaboracin de Cheques a Proveedores.
Realizar Transferencias Bancarios a Fondos de Terceros.
Entregar Cheques a Proveedores.
Retencin del 2% de Responsabilidad Social.
Retencin del 1x 1000.
Declaracin y Enteramiento del Impuesto al Valor agregado
Actualizacin de Comprobante de Egreso

Cuarta semana del: 21/02/2011 al: 25/02/2011

Realizacin de rdenes de Pago
Emisin y Elaboracin de Cheques a Proveedores.
Entregar Cheques a Proveedores.
Retencin del 2% de Responsabilidad Social.
Retencin del Impuesto Timbre Fiscal (1*1000).
Actualizacin de Comprobante de Egreso

Quinta semana del: 28/02/2011 al: 04/03/2011

Realizacin de rdenes de Pago
Emisin y Elaboracin de Cheques a Proveedores.
Realizar Transferencias Bancarios a Fondos de Terceros.
Retencin del 2% de Responsabilidad Social.
Actualizacin de Rosadas, diariamente, en la Relacin de Cheques.
Elaboracin del Informe Final.
Declaracin y Enteramiento del Impuesto al Valor agregado
Declaracin y Enteramiento del Impuesto Sobre la Renta
Declaracin y Enteramiento del Impuesto Timbre Fiscal (1*1000)

Sexta semana del: 09/03/2011 al: 14/03/2011

Realizacin de rdenes de Pago
Emisin y Elaboracin de Cheques a Proveedores.
Entregar Cheques a Proveedores.
Retencin del 2% de Responsabilidad Social.
Actualizacin de Comprobante de Egreso
Elaboracin del Informe Final.

Sptima semana del 15/03/2011 al: 22/03/2011

Realizacin de rdenes de Pago
Emisin y Elaboracin de Cheques a Proveedores.
Entregar Cheques a Proveedores.
Retencin del 2% de Responsabilidad Social.

 Actualizacin de Comprobante de Egreso

Elaboracin del Informe Final.

Octava semana del: 23/03/2011 al: 31/03/2011

Realizacin de rdenes de Pago
Emisin y Elaboracin de Cheques a Proveedores.
Entregar Cheques a Proveedores.
Actualizacin de Comprobante de Egreso
Elaboracin del Informe Final.

Novena semana del: 01/03/2011 al: 08/04/2011

Entregar Cheques a Proveedores.
Realizacin Transferencia Bancaria a Fondos de Terceros
Declaracin y Enteramiento del Impuesto al Valor agregado
Declaracin y Enteramiento del Impuesto Sobre la Renta
Declaracin y Enteramiento del Impuesto Timbre Fiscal (1*1000)
Actualizacin de Comprobante de Egreso
Elaboracin del Informe Final

Decima semana del: 11/04/2011 al: 15/04/2011

Realizacin de rdenes de Pago
Emisin y Elaboracin de Cheques a Proveedores.
Retencin del Impuesto Timbre Fiscal (1x 1000).
Actualizacin de Comprobante de Egreso

Decima Primera semana del 18/04/2011 al: 27/04/2011

Realizacin de rdenes de Pago
Emisin y Elaboracin de Cheques a Proveedores.
Realizar Transferencias Bancarios a Fondos de Terceros.
Entregar Cheques a Proveedores.

 Retencin del 2% de Responsabilidad Social.

Retencin del Impuesto de Timbre Fiscal (1*1000).
Declaracin y Enteramiento del Impuesto al Valor agregado
Actualizacin de Comprobante de Egreso
Elaboracin del Informe Final

Decima Segunda semana del: 28/04/2011 al: 06/05/2011

Realizar Transferencias Bancarios a Fondos de Terceros.
Entregar Cheques a Proveedores.
Retencin del 2% de Responsabilidad Social.
Declaracin y Enteramiento del Impuesto al Valor agregado
Declaracin y Enteramiento del Impuesto Sobre la Renta
Declaracin y Enteramiento del Impuesto Timbre Fiscal (1*1000)
Elaboracin del Informe Final

Decima Tercera semana del: 09/05/2011 al: 13/05/2011

Emisin y Elaboracin de Cheques a Proveedores.
Entregar Cheques a Proveedores.
Retencin del 2% de Responsabilidad Social.
Retencin del 1x 1000.
Actualizacin de Comprobante de Egreso

Decima Cuarta semana del: 16/05/2011 al: 20/05/2011

Realizacin de rdenes de Pago.
Realizar Transferencias Bancarios a Fondos de Terceros.
Emisin y Elaboracin de Cheques a Proveedores.
Retencin del Impuesto de Timbre Fiscal (1*1000)
Declaracin y Enteramiento del Impuesto al Valor agregado
Actualizacin de Comprobante de Egreso
Elaboracin del Informe Final

Decima Quinta semana del: 23/05/2011 al: 27/05/2011

Entregar Cheques a Proveedores.
Retencin del 2% de Responsabilidad Social.
Retencin del Impuesto de Timbre Fiscal (1*1000)
Elaboracin del Informe Final

Decima Sexta semana del: 30/05/2011 al: 03/06/2011

Realizacin de rdenes de Pago
Emisin y Elaboracin de Cheques a Proveedores.
Entregar Cheques a Proveedores.
Realizar Transferencias Bancarios a Fondos de Terceros.
Declaracin y Enteramiento del Impuesto al Valor agregado
Declaracin y Enteramiento del Impuesto Sobre la Renta
Declaracin y Enteramiento del impuesto Timbre Fiscal (1*1000)
Actualizacin de Comprobante de Egreso
Elaboracin del informe Final

Decima Sptima semana del: 06/06/2011al: 10/06/2011

Realizacin de rdenes de Pago.
Emisin y Elaboracin de Cheques a Proveedores.
Entregar Cheques a Proveedores.
Actualizacin de Comprobante de Egreso
Elaboracin del Informe Final

Decima Octava semana del: 13/06/2011 al: 17/06/2011

Realizacin de rdenes de Pago
Emisin y Elaboracin de Cheques a Proveedores.
Entregar Cheques a Proveedores.
Retencin del 2% de Responsabilidad Social.
Realizar Transferencias Bancarios a Fondos de Terceros.
Declaracin y Enteramiento del Impuesto al Valor agregado

 Actualizacin de Rosadas, diariamente, en la Relacin de Cheques.

Elaboracin del Informe Final.

Decima Novena semana del: 20/06/2011 al: 23/06/2011

Realizacin de rdenes de Pago
Emisin y Elaboracin de Cheques a Proveedores.
Entregar Cheques a Proveedores.
Actualizacin de Rosadas, diariamente, en la Relacin de Cheques.
Elaboracin del Informe Final.
Retencin del Impuesto de Timbre Fiscal (1*1000)

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

Tiempo en Meses
Actividades

Desde:

27-01-2011

09-03-2011

11-04-2011

19-05-2011

Hasta:

04-03-2011

08-04-2011

18-05-2011

22/06/2011

Induccin de las tareas a ejecutar en el Departamento

de finanzas
Familiarizacin con Sistema de Informacin para la
Gestin de Gobiernos Regionales.
Ejecucin de la Orden de Pago
Emisin de Cheques
Realizacin de Oficios de Cheques Emitidos
Efectuar la relacin de Cheques Emitidos
Registros de datos de Impuesto Sobre la Renta
Registros de datos de Impuestos al Valor Agregado
Realizacin de Oficios de pago de 2% de
Responsabilidad Social
Verificacin del Uno por Mil
Crear

carpetas

para

expedientes

de

Cheques

cancelados para ser archivadas

Elaboracin del Informe Final