Documentos de Académico
Documentos de Profesional
Documentos de Cultura
ELABORACIN
Elaborado por:
Henry Giraldo Gallego
Cargo: Profesional Universitario
REVISIN
Revisado por:
Angela Viviana Echeverry Daz
Cargo: Asesor
APROBACIN
Aprobado por:
Armando Rodrguez Jaramillo
Cargo: Secretario de Despacho
PROCEDIMIENTO
Cdigo: P-PLA-69
Versin: 03
Fecha: 07/06/2011
Pgina 2 de 12
TABLA DE CONTENIDO
1. OBJETO............................................................................................................ 3
2. ALCANCE ......................................................................................................... 3
3. DEFINICIONES................................................................................................. 3
4. NORMATIVIDAD............................................................................................... 5
5. CONDICIONES GENERALES .......................................................................... 5
6. CONTENIDO..................................................................................................... 9
7. REGISTROS DE CALIDAD............................................................................. 11
8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ................................................................ 11
9. ANEXOS .......................................................................................................... 11
PROCEDIMIENTO
Cdigo: P-PLA-69
Versin: 03
Fecha: 07/06/2011
Pgina 3 de 12
1. OBJETO
Este procedimiento tiene por objeto establecer las responsabilidades y requisitos
necesarios para la planificacin y realizacin de auditoras internas al Sistema de
Gestin de la Calidad de la entidad, as como para informar sus resultados,
mantener los registros de calidad que se deriven de su aplicacin y para el
aseguramiento de la competencia de los integrantes del equipo auditor.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para la ejecucin del ciclo de auditoras internas de
calidad, determina si el Sistema de Gestin de la Calidad:
-
Es conforme con lo planeado, con los dems requisitos del Sistema de Gestin
de la Calidad establecidos por la entidad y satisface plenamente los requisitos
establecidos por la norma NTCGP 1000.
3. DEFINICIONES
3.1
ACCIN CORRECTIVA
AUDITADO
AUDITOR
CORRECCIN
PROCEDIMIENTO
Cdigo: P-PLA-69
Versin: 03
Fecha: 07/06/2011
Pgina 4 de 12
EFICACIA
NO CONFORMIDAD
Incumplimiento de un requisito.
3.10
NO CONFORMIDAD MAYOR
NO CONFORMIDAD MENOR
PROCEDIMIENTO
Cdigo: P-PLA-69
Versin: 03
Fecha: 07/06/2011
Pgina 5 de 12
3.12 OBSERVACIN
Situacin que puede generar en corto plazo una no conformidad. Oportunidad de
mejora de un proceso, plan, mtodo.
Situacin especfica que no implica desviacin ni incumplimiento de requisitos,
pero que constituye una oportunidad de mejora.
3.13
REQUISITO
VERIFICACIN
PROCEDIMIENTO
Cdigo: P-PLA-69
Versin: 03
Fecha: 07/06/2011
Pgina 6 de 12
5.3.1 Riesgos
Aplicacin de normas o reglamentaciones que se encuentren sin vigencia.
5.3.2 Puntos de control
Formacin y actualizacin permanente de los miembros del equipo de auditora.
(Actividad 4).
5.4 FRECUENCIA Y ALCANCE DE LAS AUDITORAS
La auditora interna de calidad se realizar con una frecuencia semestral a la
totalidad de los procesos internos de la entidad. El alcance de la auditora a cada
proceso est en funcin del grado de adecuacin que se encuentre en auditoras
anteriores.
El alcance de la auditora se refiere a los lmites que cubrir la misma, por ejemplo
el proceso total, un procedimiento especfico.
El enfoque de una auditora se refiere al objetivo buscado, por ejemplo:
verificacin de la aplicacin de un criterio, de la incorporacin de un cambio en un
proceso o el impacto de unos procesos en otros, eficacia de un mtodo.
5.5 AUDITORES INTERNOS DE CALIDAD
Son definidos por la alta direccin y el representante de la direccin en un nmero
que permita cumplir la frecuencia establecida. Los auditores deben cumplir con el
perfil establecido para ellos.
La Alta Direccin define el Coordinador de las auditoras que ser uno de los
auditores y que tendr como responsabilidades realizar el seguimiento al proceso
con el objeto de garantizar su eficacia, asegurar que se dispone de los registros
respectivos, realizar el informe a la Alta Direccin, evaluar el proceso con base en
la retroalimentacin de los auditados, coordinar las reuniones con el grupo de
auditores para identificar y aplicar las mejoras al proceso.
5.6 TRMINOS Y CONDICIONES PARA REALIZACIN DE AUDITORAS
PROGRAMACIN: Deber entregarse a los jefes y coordinadores, en la semana
siguiente a su definicin.
PROCEDIMIENTO
Cdigo: P-PLA-69
Versin: 03
Fecha: 07/06/2011
Pgina 7 de 12
PROCEDIMIENTO
Cdigo: P-PLA-69
Versin: 03
Fecha: 07/06/2011
Pgina 8 de 12
PROCEDIMIENTO
Cdigo: P-PLA-69
Versin: 03
Fecha: 07/06/2011
Pgina 9 de 12
6. CONTENIDO
No.
DESCRIPCIN
PRODUCTO
RESPONSABLE
TIEMPO
Necesidad de
auditora
Representante
de la Alta
Direccin,
Auditores
Internos de
Calidad,
Lder de proceso
Continuo
Criterios de
auditora
Comit Tcnico
del SIGA
1 da
Procesos a
auditar
Representante
de la Alta
Direccin,
Grupo Auditores
Internos de
Calidad
1 da
Revisin
documentos
Auditor Designado
5 das
Revisin
Lista de
chequeo
1 da
Equipo Auditor
1 dia
1 dia
PROCEDIMIENTO
Cdigo: P-PLA-69
Versin: 03
Fecha: 07/06/2011
Pgina 10 de 12
No.
DESCRIPCIN
PRODUCTO
RESPONSABLE
TIEMPO
Auditora Interna
Equipo AuditorAuditado
1 da
Informe de
auditora
Solicitud Accin
CorrectivaPreventiva
Informe Alta
Direccin
Equipo Auditor
Auditor LderCoordinador
Programa de
Auditoras
1 semana
1 semana
1 semana
Auditado
1 semana
Auditor
Lider
10 das
Coordinador
Programa de
auditoras y
Auditor lder
10 das
15 das
PROCEDIMIENTO
Cdigo: P-PLA-69
Versin: 03
Fecha: 07/06/2011
Pgina 11 de 12
7. REGISTROS DE CALIDAD
IDENTIFICACIN
ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIN
Cdigo
Nombre
Recoleccin
Indizacin
Clasificacin
F-PLA-12
Plan de
Auditoras
Auditores
Internos de
Calidad
Carpeta
Consecutivo
cronolgico
F-PLA-15
Informe de
Auditora
Interna
Evaluacin
Auditora
Interna de
Calidad
Lista de
verificacin
de la
Auditora
Auditor Lider
Carpeta
Consecutivo
cronolgico
Auditor Lider
Carpeta
Consecutivo
cronolgico
Auditores
Internos de
Calidad
Carpeta
Consecutivo
cronolgico
F-PLA-20
Accin
Correctiva y
Preventiva
Auditor lider
Carpeta
Consecutivo
cronolgico
F-PLA-26
Orden del
da reunin
de Apertura
Auditor lider
Carpeta
Consecutivo
F-PLA-27
Orden del
da reunin
de Cierre
Auditor lider
Carpeta
Consecutivo
F-PLA.18
F-PLA-19
DISPOSICIN
FINAL
ACCESO
CONSERVACIN
Personal
Autorizado
Coordinador de
Calidad,
Auditores
Internos de
Calidad
Coordinador de
Calidad,
Auditor lider
Coordinador de
Calidad,
Auditor lider
Tiempo de
Retencin
3 aos
Eliminacin
3 aos
Eliminacin
3 aos
Eliminacin
Coordinador de
Calidad,
Auditores
Internos de
Calidad
Coordinador de
Calidad,
Auditores
Internos de
Calidad
Coordinador de
Calidad,
Auditores
Internos de
Calidad
Coordinador de
Calidad,
Auditores
Internos de
Calidad
3 aos
Eliminacin
3 aos
Eliminacin
3 aos
Eliminacin
3 aos
Eliminacin
Mtodo
8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
8.1 M-PLA-01 Manual de calidad
8.2 P-PLA-66 Norma fundamental elaboracin y presentacin de documentos.
9. ANEXOS
9.1
9.2
9.3
9.4
PROCEDIMIENTO
Cdigo: P-PLA-69
Versin: 03
Fecha: 07/06/2011
Pgina 12 de 12