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AUDITORAS INTERNAS DE CALIDAD

ELABORACIN
Elaborado por:
Henry Giraldo Gallego
Cargo: Profesional Universitario

REVISIN
Revisado por:
Angela Viviana Echeverry Daz
Cargo: Asesor

APROBACIN
Aprobado por:
Armando Rodrguez Jaramillo
Cargo: Secretario de Despacho

PROCEDIMIENTO

Cdigo: P-PLA-69
Versin: 03

Auditoras internas de calidad

Fecha: 07/06/2011
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TABLA DE CONTENIDO
1. OBJETO............................................................................................................ 3
2. ALCANCE ......................................................................................................... 3
3. DEFINICIONES................................................................................................. 3
4. NORMATIVIDAD............................................................................................... 5
5. CONDICIONES GENERALES .......................................................................... 5
6. CONTENIDO..................................................................................................... 9
7. REGISTROS DE CALIDAD............................................................................. 11
8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ................................................................ 11
9. ANEXOS .......................................................................................................... 11

PROCEDIMIENTO

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1. OBJETO
Este procedimiento tiene por objeto establecer las responsabilidades y requisitos
necesarios para la planificacin y realizacin de auditoras internas al Sistema de
Gestin de la Calidad de la entidad, as como para informar sus resultados,
mantener los registros de calidad que se deriven de su aplicacin y para el
aseguramiento de la competencia de los integrantes del equipo auditor.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para la ejecucin del ciclo de auditoras internas de
calidad, determina si el Sistema de Gestin de la Calidad:
-

Es conforme con lo planeado, con los dems requisitos del Sistema de Gestin
de la Calidad establecidos por la entidad y satisface plenamente los requisitos
establecidos por la norma NTCGP 1000.

Se ha implementado y se mantiene de manera eficaz.

3. DEFINICIONES
3.1

ACCIN CORRECTIVA

Accin tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra


situacin indeseable.
3.2

AUDITADO

rea o persona que debe demostrar el cumplimiento de uno o varios requisitos.


3.3

AUDITOR

Persona con la competencia para llevar a cabo una auditora.


3.4

CORRECCIN

Accin tomada para eliminar una no conformidad detectada.

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3.5 CRITERIOS DE AUDITORA


Conjunto de requisitos utilizados como referencia.
3.6

EFICACIA

Extensin en la que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los


resultados planificados.
3.7 EVIDENCIA OBJETIVA
Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo.
3.8 HALLAZGO DE UNA AUDITORA
Resultado de la evidencia de la auditora.
3.9

NO CONFORMIDAD

Incumplimiento de un requisito.
3.10

NO CONFORMIDAD MAYOR

Hecho que evidencia falta de cumplimiento de un requisito, que impide el


cumplimiento de la poltica o los objetivos de calidad, ausencia de evidencias de
cumplimiento.
3.11

NO CONFORMIDAD MENOR

Desviacin mnima en relacin con requisitos normativos, propios de la


organizacin y/o legales, estos incumplimientos, son espordicos, dispersos y
parciales y no afecta mayormente la eficiencia e integridad del sistema de gestin
de la calidad.
Situacin que puede generar en corto plazo una no conformidad mayor.
Oportunidad de mejora de un proceso, plan, mtodo.

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3.12 OBSERVACIN
Situacin que puede generar en corto plazo una no conformidad. Oportunidad de
mejora de un proceso, plan, mtodo.
Situacin especfica que no implica desviacin ni incumplimiento de requisitos,
pero que constituye una oportunidad de mejora.
3.13

REQUISITO

Caractersticas expresadas en forma cuantitativa o cualitativa respecto a una


entidad, que deben cumplirse para lograr la satisfaccin de determinada
necesidad o expectativa establecida, que permiten su realizacin y su examen.
3.14

VERIFICACIN

Verificacin mediante el aporte de evidencia objetiva de que se han cumplido los


requisitos especificados.
4. NORMATIVIDAD
- NTCGP 1000.
- NTC-ISO 19011:2002
5. CONDICIONES GENERALES
5.1 CLASIFICACIN
PROCESO: Gestin de la Planeacin y la Planificacin.
SUBPROCESO: Desarrollo Organizacional.
5.2. INTERRELACIONES
PROVEEDOR: Todos los procesos.
CLIENTE: Partes interesadas.
5.3 RIESGOS Y CONTROLES

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5.3.1 Riesgos
Aplicacin de normas o reglamentaciones que se encuentren sin vigencia.
5.3.2 Puntos de control
Formacin y actualizacin permanente de los miembros del equipo de auditora.
(Actividad 4).
5.4 FRECUENCIA Y ALCANCE DE LAS AUDITORAS
La auditora interna de calidad se realizar con una frecuencia semestral a la
totalidad de los procesos internos de la entidad. El alcance de la auditora a cada
proceso est en funcin del grado de adecuacin que se encuentre en auditoras
anteriores.
El alcance de la auditora se refiere a los lmites que cubrir la misma, por ejemplo
el proceso total, un procedimiento especfico.
El enfoque de una auditora se refiere al objetivo buscado, por ejemplo:
verificacin de la aplicacin de un criterio, de la incorporacin de un cambio en un
proceso o el impacto de unos procesos en otros, eficacia de un mtodo.
5.5 AUDITORES INTERNOS DE CALIDAD
Son definidos por la alta direccin y el representante de la direccin en un nmero
que permita cumplir la frecuencia establecida. Los auditores deben cumplir con el
perfil establecido para ellos.
La Alta Direccin define el Coordinador de las auditoras que ser uno de los
auditores y que tendr como responsabilidades realizar el seguimiento al proceso
con el objeto de garantizar su eficacia, asegurar que se dispone de los registros
respectivos, realizar el informe a la Alta Direccin, evaluar el proceso con base en
la retroalimentacin de los auditados, coordinar las reuniones con el grupo de
auditores para identificar y aplicar las mejoras al proceso.
5.6 TRMINOS Y CONDICIONES PARA REALIZACIN DE AUDITORAS
PROGRAMACIN: Deber entregarse a los jefes y coordinadores, en la semana
siguiente a su definicin.

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PLAN: Deber entregarse con un tiempo no menor a una semana a los


auditados.
EJECUCIN: Deber realizarse de ser posible en la fecha establecida en el plan,
de no ser posible por una circunstancia insalvable, se acepta un aplazamiento
dentro de un trmino no mayor a diez das a partir de la fecha programada.
INFORME: Deber entregarse a ms tardar en la semana siguiente a la ejecucin
de la auditora.
ACCIONES CORRECTIVAS: Debern ser entregadas por el auditado dentro de
los diez siguientes das a la realizacin de la auditora.
AUDITORA DE SEGUIMIENTO: Debe realizarse a ms tardar una semana
despus de la fecha de la accin correctiva mas lejana, cuando ella se cumple
antes de finalizar cada semestre; si una accin correctiva requiere mas tiempo, se
realizar seguimiento a las dems acciones y a la accin en cuestin se realizar
el seguimiento la semana siguiente a su cumplimiento. Se informar de esto al
Coordinador de Auditoras.
RETROALIMENTACIN: El auditado entregar el formato respectivo diligenciado
a mas tardar quince das luego de la realizacin de la auditora.
INFORME A LA ALTA DIRECCIN: El Coordinador de Auditoras, entregar
informes parciales con la frecuencia establecida en el indicador de gestin del
proceso de Seguimiento y Medicin y entregar un reporte para la reunin de
Revisin Directiva.
MEJORAMIENTO DEL PROCESO DE AUDITORAS: El Coordinador de
Auditoras citar a una reunin semestral al grupo de auditores con el objeto de
analizar el mtodo utilizado, la eficacia de las auditoras e identificar mejoras. Por
solicitud de la Alta Direccin o de los auditores, puede realizar reuniones
adicionales a fin de confrontar los criterios sobre los hallazgos, suministrar
informacin sobre cambios en el Sistema de Gestin.
ACCIONES CORRECTIVAS RESULTANTES DE NO CONFORMIDADES: Son
definidas por los auditados con base en la magnitud del hallazgo y la urgencia de
solucin depende del impacto de la no conformidad en el desempeo del sistema
de gestin, cumplimiento de poltica y objetivos de calidad. El auditor responsable
establece si las acciones definidas por el auditado solucionan eficaz y
oportunamente las no conformidades, de lo contrario solicitar acciones

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adecuadas a cada caso. Una no conformidad identificada en una auditora podra


ser solucionada con una correccin.
AUDITORA DE SEGUIMIENTO: Forma parte integral de la auditora, la realiza el
auditor responsable y en casos excepcionales la puede realizar otro de los
auditores. La eficacia del proceso auditado se establece con base en las
auditoras de seguimiento y forma parte del informe a la Alta Direccin.

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6. CONTENIDO
No.

DESCRIPCIN

Identificar la necesidad de una auditora,


puede obedecer a las siguientes razones,
especificado por la norma NTCGP 1000 u
otra aplicable:
- Variabilidad de los resultados.
- Solicitud de un cliente.
- Procesos o mtodos de trabajo nuevos.
- Planes de trabajo no consolidados o con
resultados inconsistentes.
- Importancia y nivel de desarrollo de los
procesos internos.
Definir criterios de la auditora: establecer la
frecuencia, el perfil de los auditores, el grupo
de auditores, requisitos para calificar los
auditores.

Definir los procesos a auditar, grupo


auditado, auditor (es), alcance, enfoque,
fecha y diligenciar el registro programa de
auditoras. El programa se entrega a
responsables de los procesos, Comit de
Calidad y representantes de la Alta
Direccin.
Revisar
documentacin
aplicable
(procedimientos y registros en el manual).

PRODUCTO

RESPONSABLE

TIEMPO

Necesidad de
auditora

Representante
de la Alta
Direccin,
Auditores
Internos de
Calidad,
Lder de proceso

Continuo

Criterios de
auditora

Comit Tcnico
del SIGA

1 da

Procesos a
auditar

Representante
de la Alta
Direccin,
Grupo Auditores
Internos de
Calidad

1 da

Revisin
documentos

Auditor Designado

5 das

Consultar cambios al proceso, revisar


registros de auditorias anteriores sobre los
requisitos aplicables de la norma NTCGP Documentacin
1000.
Diligenciar el formato F-PLA-12 Plan de
Auditora Interna de Calidad y comunicar al Comunicacin
Plan de auditora
lder del proceso auditado
Proyectar contenido del formato Lista de
verificacin de la auditora, de acuerdo con
el objeto y alcance definidos.

Revisin
Lista de
chequeo

1 da

Equipo Auditor

1 dia

1 dia

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No.

DESCRIPCIN

Adelantar la reunin de auditora siguiendo


el Plan de Auditora previamente notificado
al auditado, el cual incluye reunin de
apertura, reunin de auditoria y reunin de
cierre, diligenciando los formatos: F-PLA19, F-PLA26 y F-PLA-27
Diligenciar el Informe de Auditora Interna
F-PLA-15, con base en la informacin del
desarrollo de la auditora y las anotaciones
de las listas de chequeo. Entregar al
auditor lider.

10 Diligenciar una Solicitud de Accin


Correctiva o preventiva. F-PLA-20, por
cada
no
conformidad
encontrada,
escribiendo la no conformidad en el
espacio descripcin.

PRODUCTO

RESPONSABLE

TIEMPO

Auditora Interna

Equipo AuditorAuditado

1 da

Informe de
auditora

Solicitud Accin
CorrectivaPreventiva

11 Entregar al lder de cada proceso auditado,


una copia del informe y las solicitudes de
Comunicacin
acciones
correctivas
generadas
y
informe
mantener una copia de las mismas.
12 Analizar la no conformidad, establecer sus
causas y definir una accin correctiva
para cada no conformidad., comunicar al
Accin correctiva
auditor
lider,
quien
establece
su
conveniencia. Diligenciar formato de
evaluacin de Auditora Interna de Calidad
13 Verificar la aplicacin y la eficacia de la
accin correctiva emprendida en una fecha
Verificacin
cercana a la de implementacin definida accin correctiva
por el auditado.
14 Diligenciar el espacio respectivo en el
registro de solicitud de accin correctiva
Cierre accin
F-PLA-20, seguimiento y cierre.
correctiva
15 Elaborar sntesis de los informes de las
auditoras del perodo para la Alta
Direccin.

Informe Alta
Direccin

16 Retroalimentar, evaluar (F-PLA-21) y


actualizar procedimiento de Auditoras Adecuar criterios
Internas.
auditora

Equipo Auditor

Auditor LderCoordinador
Programa de
Auditoras

1 semana

1 semana

1 semana

Auditado

1 semana

Auditor
Lider

10 das

Coordinador
Programa de
auditoras y
Auditor lder

10 das

15 das

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7. REGISTROS DE CALIDAD
IDENTIFICACIN

ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIN

Cdigo

Nombre

Recoleccin

Indizacin

Clasificacin

F-PLA-12

Plan de
Auditoras

Auditores
Internos de
Calidad

Carpeta

Consecutivo
cronolgico

F-PLA-15

Informe de
Auditora
Interna
Evaluacin
Auditora
Interna de
Calidad
Lista de
verificacin
de la
Auditora

Auditor Lider

Carpeta

Consecutivo
cronolgico

Auditor Lider

Carpeta

Consecutivo
cronolgico

Auditores
Internos de
Calidad

Carpeta

Consecutivo
cronolgico

F-PLA-20

Accin
Correctiva y
Preventiva

Auditor lider

Carpeta

Consecutivo
cronolgico

F-PLA-26

Orden del
da reunin
de Apertura

Auditor lider

Carpeta

Consecutivo

F-PLA-27

Orden del
da reunin
de Cierre

Auditor lider

Carpeta

Consecutivo

F-PLA.18

F-PLA-19

DISPOSICIN
FINAL

ACCESO

CONSERVACIN

Personal
Autorizado
Coordinador de
Calidad,
Auditores
Internos de
Calidad
Coordinador de
Calidad,
Auditor lider
Coordinador de
Calidad,
Auditor lider

Tiempo de
Retencin
3 aos

Eliminacin

3 aos

Eliminacin

3 aos

Eliminacin

Coordinador de
Calidad,
Auditores
Internos de
Calidad
Coordinador de
Calidad,
Auditores
Internos de
Calidad
Coordinador de
Calidad,
Auditores
Internos de
Calidad
Coordinador de
Calidad,
Auditores
Internos de
Calidad

3 aos

Eliminacin

3 aos

Eliminacin

3 aos

Eliminacin

3 aos

Eliminacin

Mtodo

8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
8.1 M-PLA-01 Manual de calidad
8.2 P-PLA-66 Norma fundamental elaboracin y presentacin de documentos.
9. ANEXOS
9.1
9.2
9.3
9.4

F-PLA-12 Plan de auditoras.


F-PLA-15 Informe de auditora interna
F-PLA-18 Evaluacin auditora interna de calidad
F-PLA-19 Lista de verificacin de la auditora.

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9.5 F-PLA-20 Accin correctiva y Preventiva.


9.6 F-PLA-26 Orden del da reunin de Apertura
9.7 F-PLA-27 Orden del da reunin de Cierre