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Microsoft Office Excel 2007

Curso Bsico

Lic. Francisco A. Lama


(Microsoft Office Specialist)

Queda prohibida la reproduccin parcial o total por cualquier medio mecnico y/o
electrnico, sin la previa autorizacin del autor.
Todos los logos e imgenes utilizados en este folleto son propiedad legtima de su dueo .

Que es Microsoft Office Excel 2007?


Es el nombre de la hoja de clculo desarrollada por Microsoft a finales de los aos ochenta. Nace
con la intencin de Microsoft de competir contra la hoja Lotus 1-2-3 que en aquellos momentos era
la reina del mercado. Excel se desarrolla por y para Windows, aun antes de que este programa
este desarrollado en su totalidad, por eso se puede decir que Excel fue el primer programa
desarrollado para Windows. Cuando sale a la luz, su gran auge va arrastrado por la popularizacin
de Windows comindole el terreno rpidamente a Lotus.
En la actualidad es el programa lder para hojas de clculo. Una de las caractersticas ms
importante de Excel es la capacidad de creacin de macros basados en el lenguaje de
programacin Visual Basic.

Partes del entorno de trabajo de Microsoft Office Excel 2007

1
Botn Office

2
Barra de
Acceso rpido

3
Barra de titulo

5
Cinta de
opciones

6
Barra de formulas

7
Barra de
desplazamiento

10
Hojas de trabajo
8
Barra de
estado

Microsoft Office Excel 2007

4
Botones de
control de la
ventana

Francisco A. Lama

9
Botn de
Zoom

Pgina 2

Movimientos dentro de la hoja de clculo


Tan solo una pequea parte de la hoja es visible en la ventana de documento. Nuestra hoja, la
mayora de las veces, ocupar mayor nmero de celdas que las visibles en el rea de la pantalla y
es necesario moverse por el documento rpidamente.

Tambin se pueden utilizar combinaciones de teclas para realizar desplazamientos dentro del libro
de trabajo, como pueden ser:

Tipos de datos
Vamos a profundizar un poco sobre los distintos tipos de datos que podemos introducir en las
celdas de una hoja de clculo:
Valores constante: Es un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un
nmero, una fecha u hora, o un texto.
Nmeros:
Para introducir nmeros puedes incluir los caracteres 0,1,2,3,4,5,6,7,8,9 y los signos
especiales + - ( ) / % E e . .

Los signos (+) delante de los nmeros se ignoran, y para escribir un nmero negativo ste
tiene que ir precedido por el signo (-).

Al escribir un nmero entre parntesis, Excel lo interpreta como un nmero negativo, lo


cual es tpico en contabilidad.

El carcter E o e es interpretado como notacin cientfica. Por ejemplo, 3E5 equivale a


300000 (3 por 10 elevado a 5).

Se pueden incluir los puntos de miles en los nmeros introducidos como constantes.

Cuando un nmero tiene una sola coma se trata como una coma decimal.

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Pgina 3

Si al finalizar un nmero se escribe , Excel asigna formato Moneda al nmero y as se


ver en la celda, pero en la barra de frmulas desaparecer dicho smbolo.

Si introducimos el smbolo % al final de un nmero, Excel lo considera como smbolo de


porcentaje.

Si introduces fracciones tales como 1/4, 6/89, debes escribir primero un cero para que no
se confundan con nmeros de fecha.

Si un nmero no cabe en su celda como primera medida se pasa automticamente a


anotacin cientfica.

Por defecto los nmeros aparecen alineados a la derecha en la celda.

Errores en los datos


Cuando introducimos una frmula en una celda puede ocurrir que se produzca un error.
Dependiendo del tipo de error puede que Excel nos avise o no.
Nos da una posible propuesta que podemos aceptar haciendo clic sobre el botn S o rechazar
utilizando el botn No.

Podemos detectar un error sin que nos avise cuando aparece la celda con un smbolo en la
esquina superior izquierda tal como esto:

Al hacer clic sobre el smbolo aparecer un cuadro como


sobre el error.

Dependiendo del tipo de error, al hacer clic sobre el cuadro anterior se mostrar un cuadro u
otro, siendo el ms frecuente el que aparece a continuacin:

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que nos permitir saber ms

Pgina 4

Puede que al introducir la frmula nos aparezca como contenido de la celda #TEXTO , siendo
TEXTO un valor que puede cambiar dependiendo del tipo de error. Por ejemplo:

##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una
fecha o una hora negativa.

#NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como puede


ser sumar textos.

#DIV/0! cuando se divide un nmero por cero.

#NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la frmula.

#N/A cuando un valor no est disponible para una funcin o frmula.

#REF! se produce cuando una referencia de celda no es vlida.

#NUM! cuando se escriben valores numricos no vlidos en una frmula o funcin.

#NULO! cuando se especifica una interseccin de dos reas que no se interceptan.

Insertar hojas al libro de trabajo


Pasos:

Cada vez que hacemos


clic en este botn,
insertamos una nueva
hoja a nuestro libro de
trabajo.

Eliminar hoja de trabajo


Consiste en quitar hojas a nuestro libro de trabajo.
Pasos para eliminar una hoja:

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Pgina 5

2
Clic en la opcin
Eliminar
1
Clic derecho sobre la
hoja que desea
eliminar.

3
Clic en el botn
Eliminar.

Nota:
Si la hoja de clculo no tiene datos no
aparecer la ventana de confirmacin.

Cambiar el nombre a las hojas de trabajo


Consiste en poner un nombre personalizado a las etiquetas de las hojas del libro.
Pasos para cambiar el nombre de una hoja:

1
Clic derecho
sobre la hoja.

2
Clic en la opcin
Cambiar nombre

3
Escriba el
nuevo nombre

4
Pulse la tecla
Enter

Color de etiqueta
Pasos para cambiar el color de las etiquetas:

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Pgina 6

2
Seleccione
Color de etiqueta

3
Clic sobre el
color que
desea utilizar.

1
Clic derecho
sobre la hoja.

Mover o copiar hojas de clculo


Es cambiar de posicin el orden de las hojas en un libro de Excel.

Pasos para mover las hojas:

2
Mueva el puntero
del ratn al lugar
donde desea
colocar la hoja.

1
Clic
izquierdo
presionado
sobre la hoja
que desea
mover

Nota: para crear una copia de la hoja realizamos los pasos anteriores
con la tecla CTRL presionada.

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Pgina 7

Eliminar celdas, columnas y filas


Pasos:

1
Clic derecho en
la celda que
desea eliminar.
2
Clic en
Eliminar.
3
Clic en la
opcin que
desea utilizar.

4
Clic en el
botn
Aceptar.

Insertar celdas, columnas y filas


Pasos:

1
Clic derecho en
la celda donde
desea insertar.
2
Clic en
Insertar.
3
Clic en la
opcin que
desea utilizar.

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4
Clic en el
botn
Aceptar.

Pgina 8

Seleccionar Celdas, columnas y filas


Seleccin de una celda: Para seleccionar una nica celda slo tienes que hacer clic sobre la
celda a seleccionar con el botn izquierdo del ratn.

Seleccin de un rango de celdas: Para seleccionar un conjunto de celdas adyacentes, pulsar el


botn izquierdo del ratn en la primera celda a seleccionar y mantener pulsado el botn del ratn
mientras se arrastra hasta la ltima celda a seleccionar, despus soltarlo y vers como las celdas
seleccionadas aparecen con un marco alrededor y cambian de color.

Seleccin de una columna: Para seleccionar una columna hay que situar el cursor sobre el
identificativo superior de la columna a seleccionar y hacer clic sobre ste.

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Pgina 9

Seleccin de una fila: Para seleccionar una fila hay que situar el cursor sobre el identificativo
izquierdo de la fila a seleccionar y hacer clic sobre ste.

Seleccin de una hoja entera: Situarse sobre el botn superior izquierdo de la hoja situado entre
el indicativo de la columna A y el de la fila 1 y hacer clic sobre ste.

Aadir a una seleccin: Muchas veces puede que se nos olvide seleccionar alguna celda o que queramos
seleccionar celdas NO contiguas, para ello se ha de realizar la nueva seleccin manteniendo pulsada la tecla
CTRL.

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Pgina 10

Las plantillas de Excel 2007


Una plantilla es una hoja de clculo prediseada a la cual solo tenemos que agregarle nuestros
datos, es similar a un patrn. Excel 2007 cuenta con siete tipo de plantillas, pero adems podemos
descargar mas plantilla desde la pagina de Microsoft Office online en Internet.
Pasos para abrir una plantilla:
1
Clic en el
botn Office.
2
Clic en
Nuevo

3
Clic en
Plantillas instaladas.

4
Clic en la plantilla
que desea utilizar.

5
Clic en el botn
Crear.

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Pgina 11

Alineacin de los textos en las celdas


Permite aplicar giros a los textos en las celdas.
Pasos para alinear los textos:

1
Clic en el botn de la
seccin Alineacin

Desde este cuadro


podemos aplicar
giro automtico.

Desde estos cuadros


de lista podemos
cambiar la
alineacin Vertical y
horizontal de las
celdas
seleccionadas.
Desde este cuadro
aplicamos grados
especficos.

2
Clic en el botn
Aceptar

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Pgina 12

Formato de nmeros
A las etiquetas podemos agregar formatos de negritas, subrayados etc. Adems de estos formatos
a los datos numricos podemos aplicarle formato para su presentacin tales como moneda, estilo
porcentual, estilo de millares, entre otros.
Pasos para aplicarles formato a los datos numricos:

Puede hacer clic


directamente en
estos botones.

1
Seleccione
los datos.

2
O puede hacer clic
sobre el botn de
flecha de la seccin
Nmero. Para acceder
a todos los formatos.

3
Clic en la
pestaa
Numero.

5
Seleccione el
formato. Ej.:
posiciones
decimales, smbolo
de la moneda de
acuerdo al pas, etc.

4
Clic en la
categora que
desea utilizar.

6
Clic en el botn
Aceptar.

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Pgina 13

Aplicar bordes los datos.


Aunque veamos en la pantalla los datos en una hoja cuadriculada, cuando imprimimos la
informacin dicha cuadricula no sale en la impresin, por tanto si queremos los datos encerrados
debemos colocar la cuadricula.
Pasos para aplicar cuadricula a los datos:

1
Seleccione los
datos que desee
encerrar en la
cuadricula.

2
Clic en el botn
de flecha del
comando Todos
los bordes.

3
Clic en Mas bordes

6
Clic en los botones:
Contorno e Interior.
4
Seleccione el
estilo de la
lnea.
5
Seleccione el
color de la
lnea.
7
Clic en el botn
Aceptar.

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Pgina 14

Rellenar datos en celdas adyacentes


Excel puede continuar automticamente una serie de nmeros, combinaciones de nmeros y texto,
fechas o periodos de tiempo y de esta forma podemos ahorra tiempo en digitacin.
Pasos para rellenar celdas adyacentes:
1
Escriba el primer
nombre de la lista.
2
Clic en el
controlador de
relleno y arrastre
el puntero hacia
abajo, hasta donde
desee la lista.

Algunas listas que podemos crear:


Seleccin Inicial:
1,2,3
9:00
Lun
Lunes
Ene
Ene, Abr
1999, 2000

Serie extendida:
4,5,6,7,8
10:00, 11:00, 12:00
Mar, Mie, Jue
Marte, Miercoles, Jueves
Feb, Mar, Abr
Jul, Oct, Ene
2001, 2002, 2003

Serie de relleno personalizada


Podr crear una serie de relleno personalizada para las entradas de texto que utilice con
frecuencia, como las regiones de ventas de su organizacin, listados de empleados, entre otros.
Pasos para crear una serie de relleno personalizada:

1
Clic en el
botn Office.

2
Clic en
Opciones de Excel.

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Pgina 15

3
Clic en
Ms frecuentes.

4
Clic en el botn
Modificar listas personalizadas

5
Escriba la
lista.
6
Clic en el botn
Agregar.

7
Clic en el botn
Aceptar

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Pgina 16

Comentarios de celdas
Consiste en una nota aclaratoria en una celda, el comentario solo aparece cuando nos
posicionamos sobre la celda que tiene dicho comentario.
Pasos para insertar un comentario:
2
Clic en la
pestaa
Revisar.
3
Clic en la opcin
Nuevo comentario.

1
Seleccione la celda
donde insertara su
comentario.

4
Escriba el
comentario.

5
Para terminar el
proceso, haga clic en
una celda fuera del
comentario.

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Pgina 17

Eliminar o modificar un comentario

2
Clic en la pestaa
Revisar.

1
Clic en la celda
que contiene el
comentario.

3
Elija Modificar
o eliminar
comentario.

Establecer una contrasea para abrir un libro


En Excel 2007 puede usar contraseas para impedir que otras personas abran o modifiquen los
libros de trabajo.

1
Clic en el
botn Office.

3
Clic en la opcin
Cifrar documento.

2
Seleccione la opcin
Preparar.

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Pgina 18

6
Vuelva a escribir
la contrasea.
4
Escriba la
contrasea.

5
Clic en el botn
Aceptar.

7
Clic en el botn
Aceptar.

Observacin:

Establecer una contrasea para modificar un libro


Permite que slo los revisores autorizados modifiquen el contenido del libro.
1
Clic en el
botn Office.

2
Clic en la opcin
Guardar como

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Pgina 19

3
Clic sobre el botn
Herramientas

4
Clic sobre
Opciones generales

5
Escriba la contrasea en el
cuadro de texto
Contrasea de escritura
6
Clic sobre el
botn Aceptar.

7
Vuelva a escribir la
contrasea

8
Clic sobre el
botn Aceptar.

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Pgina 20

Quitar una contrasea


Siga uno o ambos procedimientos:

Abra el archivo con la contrasea de apertura de modo que el archivo se abra en modo de
lectura/escritura.

Abra el archivo con la contrasea de escritura de modo que el archivo se abra en modo de
lectura/escritura.

1. Haga clic en el botn de Microsoft Office

y, a continuacin, haga clic en Guardar como.

2. Haga clic en Herramientas y, a continuacin, en Opciones generales.

4. Seleccione la contrasea y presione SUPRIMIR.


5. Haga clic en Aceptar.
6. Haga clic en Guardar.
7. Si se le pregunta si desea reemplazar el archivo existente, haga clic en S.

Introduccin a las formulas de Excel


La esencia de su hoja de clculo en Excel son las formulas, en efecto, es lo que en realidad hace
funcionar sus hojas de trabajo.
Frmulas.
Una frmula es una secuencia formada por valores constantes, referencias a otras celdas,
nombres, funciones, u operadores.
Una frmula es una tcnica bsica para el anlisis de datos. Se pueden realizar diversas
operaciones con los datos de las hojas de clculo como *, +, -, Seno, Coseno, etc.

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En una frmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y
funciones. La frmula se escribe en la barra de frmulas y debe empezar siempre por el signo =.
Orden de los operadores para las formulas bsicas
Excel ejecuta una serie de operadores de izquierda a derecha, lo que les da algunos operadores
preferencia sobre otros.

Todas las operaciones combinadas van encerradas en parntesis.


Potencias.
Multiplicaciones y divisiones.
Sumas y restas.

La funciones
Una funcin es una frmula especial escrita con anticipacin y que acepta un valor o valores,
realiza unos clculos con esos valores y devuelve un resultado.
Todas las funciones tienen que seguir una sintaxis y si sta no se respeta Excel nos mostrar un
mensaje de error.

Los argumentos o valores de entrada van siempre entre parntesis. No dejes espacios
antes o despus de cada parntesis.

Los argumentos pueden ser valores constantes (nmero o texto), frmulas o funciones.

Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ";".

Ejemplo:
=SUMA(A1:B3) esta funcin equivale a =A1+A2+A3+B1+B2+B3
Sintaxis de la formulas

Las formulas en Excel deben


comenzar con el signo de
igualdad. Es lo que indica a Excel
que lo siguiente es una formula y
no un texto.

Argumento 2: puede ser


un valor absoluto o el
nombre de la celda que
contiene dicho valor.

=A2+A3
Operador
aritmtico.

Argumento 1: puede
ser un valor absoluto o
el nombre de la celda
que contiene dicho
valor.

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Las formulas pueden contener todos


los argumentos que se deseen y los
operadores aritmticos que sean
necesarios.

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Operadores y funciones bsicas


Operadores

Realiza
Potencia

Ejemplos
= A2^3

Suma

= A2+A3

Resta

=A1-5

Multiplicacin

=A2*B1

Divisin

=A5/10

Combinacin

=(A1*A2)+B5

Igual a

=(A2+A3)=100

Mayor o igual

=B3>=50

Menor o igual

=A10<=25

Diferente de

=A1<>A2

Funcin
MAX

Realiza
Devuelve el valor mximo de un
conjunto de valores.

Ejemplo
=max(A1:A10)

MIN

Devuelve el valor mnimo de un


conjunto de valores.

=min(A1:A10)

PROMEDIO

Devuelve el promedio (media aritmtica)


de los argumentos.

=promedio(A5:A15)

SUMA

Suma todos los nmeros de un rango.

=suma(A1:A20)

CONTAR

Cuenta el nmero de celdas que


contienen nmeros, adems de los
nmeros incluidos dentro de la lista de
argumentos.
Multiplica todos los nmeros que figuran
como argumentos y devuelve el
producto.

=contar(A1:A5)

^
+
*
/
()
=
>=
<=
<>

PRODUCTO

=producto(A1:A5)

Asistente para insertar funciones


Utilice el cuadro de dilogo Insertar funcin para ayudarle a insertar la frmula y los argumentos
correctos que se adapten a sus requisitos.

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Pasos para insertar una funcin:


2
Clic en el botn
Insertar Formula
Fx, de la barra de
formulas.

1
Clic en la celda
donde desea el
resultado.

4
Clic en el
nombre de la
funcin.

3
Elija la
categora de
la funcin.

5
Clic en el
botn Aceptar.

6
Seleccione las
celdas que contienen
los valores.

Tambin
puede escribir
las celdas.

7
Clic en el botn
Aceptar.

Herramientas de Autosuma
Mediante el botn autosuma accesamos a las funciones ms comnmente usadas, tales como,
suma, promedio, mx, mn, cuenta.

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Pgina 24

Para utilizar una de las funciones del botn autosuma seguimos los siguientes pasos:

2
Clic en la
pestaa Inicio.

1
Clic en la celda
donde desea el
resultado.

3
Clic en el botn
de lista del botn
autosuma.
4
Clic sobre la
funcin que
desea utilizar.

La funcin auto calcular


Consiste en mostrar un resultado de un rango de datos seleccionado, utilizando las funciones
bsicas de Excel y la barra de estado.

1
Seleccione el
rango de
datos.
2
Clic derecho
en la barra de
estado.

3
Clic sobre las
funciones que
desee utilizar.

Aqu
aparecer el
resultado.

Convertir formulas a valores


Consiste en quitar la formula de la celda y dejar solo el resultado de la misma.

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Pgina 25

1
Clic en la
celda donde
est la
formula o
funcin.

2
Pulse la tecla
F2.

3
Pulse la tecla
F9.
4
Presione la tecla ENTER.

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Pgina 26

Grafica la informacin
Crear un grfico en Microsoft Office Excel es rpido y sencillo. Excel proporciona una variedad de
tipos de grficos entre los que puede elegir. Un grafico es la representacin de los datos que estn
en la hoja de clculo.
Pasos para crear un grafico:

1
Seleccione las celdas
que contienen los
datos que desea
graficar.

2
Active la pestaa
Insertar.

3
Elija el tipo de grafico
a utilizar.

4
Seleccione un
subtipo de
grafico.

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Pgina 27

Inmediatamente
despus Excel le
inserta el grafico
como parte de la
hoja de datos.

Modificacin del estilo de diseo de un Grafico


Despus de crear un grfico, puede cambiar su aspecto de forma instantnea. En lugar de agregar o cambiar
manualmente los elementos o el formato del grfico, puede aplicarle rpidamente un diseo y un estilo
predefinido.

2
Active la pestaa
Herramientas de
grficos

Pasos para modificar el estilo de un grafico:

1
Clic dentro
del grafico.
3
Clic sobre el diseo
a utilizar.

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Pgina 28

Seleccionar un diseo de grfico predefinido

2
Active la pestaa
Herramientas de
grafico

3
Seleccione un diseo
en la seccin Diseos
de grafico.

1
Clic dentro del
rea del grafico.

Cambiar el tipo de grafico

3
Clic en la opcin
Cambiar tipo de
grafico

1
Clic dentro del
rea del grafico.

Microsoft Office Excel 2007

4
Seleccione un
tipo de grafico

6
Clic en el
botn
Aceptar.

Francisco A. Lama

2
Active la pestaa
Herramientas de
grficos

5
Seleccione un
sub tipo de
grafico.

Pgina 29

Mover un grafico

2
Active la pestaa
Herramientas de
grficos

3
Clic en la opcin
Mover grafico

5
Clic en el botn
Aceptar.

1
Clic dentro del
rea del grafico.

4
Clic en Hoja nueva
o Objeto en, segn
sea el caso.

Ordenar alfabticamente los datos en la hoja de clculo


1
Si los datos tienen
encabezados, debe
aplicar un formato
diferente que el de
los registros.
2
Clic en el primer
registro del listado
4
Clic en la opcin Ordenar y filtrar, y
seleccione Ordenar de A a Z o
Ordenar de Z a A.

3
Clic en la
pestaa Inicio

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Pgina 30

Filtrar datos de un rango o una tabla


Filtrar datos utilizando Autofiltro es una manera fcil y rpida de buscar un subconjunto de datos de
un rango de celdas o de una columna de tabla y trabajar en l.

2
Active la
pestaa
Datos.

3
Clic en la
opcin Filtro

1
Clic en la celda que
contiene el
encabezado.

Definir una rea de impresin

3
Clic en la opcin rea de impresin.

2
Active la pestaa
Diseo de pgina

4
Clic en la opcin
Establecer rea de
impresin.

1
Seleccione el rango de
celdas que desea configurar
como su rea de impresin.

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Pgina 31

Insertar un salto de pgina

2
Active la
pestaa Diseo
de pgina

3
Clic en la opcin
Insertar salto de
pgina.

1
Clic en el lugar
donde desea
insertar el salto de
pgina.

Repetir ttulos de impresin

2
Clic en Imprimir ttulos
1
Active la
pestaa Diseo
de pgina.
3
Clic en la caja de
texto Repetir
filas en extremo
superior.

4
Seleccione
las celdas que
desea repetir.

5
Clic en el botn
Aceptar.

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