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Unidad 3

Tema 3. Recopilacin de evidencias - Documentacin de


observaciones
La informacin apropiada debe ser
recopilada, analizada, interpretada y
documentada para ser utilizada como
evidencia de la auditora en un proceso de
verificacin y evaluacin, para determinar
si los criterios de la auditora se estn
cumpliendo.
La evidencia de la auditora debe ser de
tal calidad y cantidad que auditores de
calidad
competentes,
trabajando
independientemente cada uno, lleguen a
resultados de auditora similares, a la
evaluacin de la misma evidencia contra similares criterios de auditora.
La evidencia de la auditora debe ser recolectada por medio de entrevistas,
revisin de documentos y la observacin de actividades y condiciones.
La informacin recopilada por medio de entrevistas debe ser verificada por
medio de la adquisicin de informacin de respaldo de fuentes independientes,
como: observaciones, registros y resultados de medidas existentes. Las
declaraciones que no puedan ser confirmadas, deben ser identificadas como
tales.
Los auditores deben examinar la base de programas de muestreo relevantes y
los procedimientos, para asegurar un control de calidad de los procesos de
muestreo y medicin efectivos.
La recoleccin de evidencias se har basada en la Norma de referencia. Las
actividades mnimas son:
Comprobar el cumplimiento de lo establecido en el manual de la calidad y en
los procedimientos, a travs de evidencia objetiva y conforme al plan de
auditora.
Registrar las no conformidades.
Utilizar lenguaje simple.

Informar al auditado sobre las no conformidades para asegurar su


entendimiento, as como de los puntos positivos encontrados.
Cmo seleccionar evidencias
Recoleccin de la informacin

Fuentes de informacin

Recoleccin mediante muestreo

Informacin

Verificacin
Evidencia

Evaluacin Vs. Criterios

Hallazgo

Revisin
Conclusin de
auditora

Fuentes de informacin

Recoleccin mediante muestreo

Informacin

Verificacin
Evidencia

Evaluacin Vs. Criterios

Hallazgo

Revisin
Conclusin de
auditora

Documentacin de observaciones
Se consideran observaciones todos aquellos hallazgos que evidencian puntos
dbiles y comentarios generales efectuados durante la evaluacin, y que
deberan ser considerados por el solicitante para el mejoramiento de sus
procesos o para prevenir potenciales no conformidades. Aspectos positivos o
notables relacionados a los requisitos y detectados por el equipo evaluador,
tambin se consideran observaciones.
Una observacin es una evidencia
objetiva hallada por el auditor lder, que
en s misma no justifica ser registrada
como una no conformidad, pero que
debe ser investigada. Una Observacin
no detiene el proceso de certificacin.
Sin embargo, si se contesta, el auditor
revisar la respuesta del auditado y
confirmar sus comentarios.
Documentar los resultados de la auditora es tan importante como la auditora
misma. Es necesario contar con la capacidad de comunicar lo que se observ y
las conclusiones en forma clara, precisa y constructiva, en vez de ser punitiva u
ofensiva.
Los informes de auditora contienen lo siguiente:
Observaciones: situaciones comunes y corrientes que son elogios a
procesos que en especial funcionan muy bien o procesos que quiz exijan
mayor investigacin. Las observaciones no indican desviaciones o
incumplimientos.
Hallazgos menores: desviacin o falla en el cumplimiento de las
especificaciones que pone en riesgo la calidad del producto o servicio.
Quiz se trata slo de un desliz aislado en un procedimiento. Los hallazgos
menores tambin se describen como aspectos de mejoramiento continuo.
Hallazgos mayores: falla en el cumplimiento de las especificaciones que
pone en riesgo la calidad del producto o servicio. Ausencia de un
procedimiento indispensable. Ruptura total del proceso o procedimiento.
Los hallazgos mayores tambin se describen como aspectos varados.
Muchos hallazgos menores en la misma rea podran considerarse un
aspecto varado. Un nmero muy significativo de hallazgos menores en los
resultados de una auditora se considerara un hallazgo mayor.

Actividades en la documentacin de observaciones


El equipo evaluador puede levantar observaciones contra requisitos de
acreditacin que la organizacin modificar o agregar en el futuro, siempre
que el solicitante est informado previamente de stos cambios.
El solicitante no tiene la obligacin de incluir las observaciones en el plan de
acciones correctivas que presenta a la organizacin. El grupo auditor no
podr tomar decisiones basado en observaciones del equipo evaluador.
Durante las evaluaciones de seguimiento el equipo evaluador debera tomar
en cuenta las observaciones realizadas en evaluaciones previas, con el fin
de verificar que no se conviertan en no conformidades.
Si los requisitos de acreditacin han sido modificados o ampliados por la
organizacin y el solicitante no ha tomado acciones al respecto, las
observaciones previas podran ser registradas como no conformidades.

Control del documento


Nombre

Cargo

Revisin

Lina Lorien
Rivera Cruces

Instructor virtual

Adaptacin

Paola Andrea
Bobadilla
Gutirrez

Guionista Lnea de
produccin

Dependencia
Centro de Gestin
Agroempresarial del
Oriente
Regional Santander
Centro Agroindustrial
Regional Quindo

Fecha
Diciembre
de 2012
Mayo de
2013