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TeleGESTyTeleGEST+

090219

TeleGestin Informtica, S.L.


Dpto. de Formacin
Juan de Urbieta, 13
28007 Madrid (Spain)

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Edicin: febrero de 2009.

Introduccin
Introduccin _________________________________________________________________ 7
ContenidodeTeleGEST ___________________________________________________________________________7
ContenidodeTeleGEST+ _________________________________________________________________________7
Sobrelaaplicacin ________________________________________________________________________________8
HerramientaERP _______________________________________________________________________________8
Objetivo:favorecerlaComunicacin ____________________________________________________________9
ProtocolodeutilizacindelSIT ________________________________________________________________9
Configuracinbsica _________________________________________________________ 10
Usuarios __________________________________________________________________________________________ 10
DatosGenerales _______________________________________________________________________________ 10
PrivilegiosdeAcceso __________________________________________________________________________ 10
AccesoEmpresas ______________________________________________________________________________ 11
Preferencias ___________________________________________________________________________________ 11
TPV_____________________________________________________________________________________________ 11
Empresas_________________________________________________________________________________________ 12
Generales ______________________________________________________________________________________ 12
Contabilidad(PestaaConta) ______________________________________________________________ 13
Cuentas ________________________________________________________________________________________ 13
Gestin _________________________________________________________________________________________ 13
Laboral ________________________________________________________________________________________ 13
Hacienda ______________________________________________________________________________________ 13
Acceso__________________________________________________________________________________________ 13
Cargos _________________________________________________________________________________________ 13
Comunicados __________________________________________________________________________________ 14
TPV(TerminalPuntodeVenta) ______________________________________________________________ 14
SAT(ServiciodeAtencinTcnica) __________________________________________________________ 14
Tareas _________________________________________________________________________________________ 14
Miscelnea_____________________________________________________________________________________ 14
Preferencias______________________________________________________________________________________ 14
Generales ______________________________________________________________________________________ 14
Comercial ______________________________________________________________________________________ 14
Supervisor(slousuariosconesteprivilegio) _______________________________________________ 15
Comunicaciones(versionesSQL) _____________________________________________________________ 15
GestindeEntidadesyCuentas ________________________________________________ 16
Entidades_________________________________________________________________________________________ 16
Objetivos _______________________________________________________________________________________ 16
FusindeEntidades___________________________________________________________________________ 16
Cuentas ___________________________________________________________________________________________ 17
TiposdeCuenta _______________________________________________________________________________ 17
AsociarunaCuentaaunaEntidad ___________________________________________________________ 18
Cuentaspordefecto _________________________________________________________________________ 18
Operativa ______________________________________________________________________________________ 18
PestaaGestin _____________________________________________________________________________ 19
ClienteoProveedorextranjero _______________________________________________________________ 19
Contratos _________________________________________________________________________________________ 19
EjemplodeunContratodeMantenimiento__________________________________________________ 19
ContactosComercialesyContactosdeunaCuenta ___________________________________________ 20
Bsquedarpida_________________________________________________________________________________ 21
Funcionamiento _______________________________________________________________________________ 21
Operacionesadmitidas _______________________________________________________________________ 21
ImpresindeCartas,SobresyEtiquetas ______________________________________________________ 21

TeleGEST y TeleGEST+

Introduccin
MdulodePromocinComercial_____________________________________________________________ 21
Almacenes,FamiliasyArtculos ________________________________________________ 23
Almacenes________________________________________________________________________________________ 23
Trminosutilizados ___________________________________________________________________________ 23
Movimientos(EntradasenAlmacn) ________________________________________________________ 23
Traspasos(SalidasdeAlmacn)______________________________________________________________ 23
CierredeAlmacn_____________________________________________________________________________ 24
Inventario _____________________________________________________________________________________ 24
InformesobrelasExistencias_________________________________________________________________ 24
Familias __________________________________________________________________________________________ 25
ControldeExistencias___________________________________________________________________________ 25
Familiasconcontroldeexistencias __________________________________________________________ 25
Informacindeexistenciasenvivo _________________________________________________________ 25
Artculos__________________________________________________________________________________________ 25
Caractersticas ________________________________________________________________________________ 25
Cmodefinirartculos ________________________________________________________________________ 26
Agregarartculos _____________________________________________________________________________ 26
AltayBajadeArtculos _______________________________________________________________________ 27
MargencomercialyFactormultiplicador ___________________________________________________ 27
Descuentos_____________________________________________________________________________________ 28
NmerodeSerie/LoteyFechadeCaducidad ______________________________________________ 28
Stockmnimoymximo ______________________________________________________________________ 28
Existenciaspordebajodecero _______________________________________________________________ 29
BuscarunartculoporsuNmerodeSerie__________________________________________________ 29
ModificarartculosenBloque ________________________________________________________________ 29
Composicindeartculos _____________________________________________________________________ 29
Artculosaccesorios ___________________________________________________________________________ 30
Extractocomercial ____________________________________________________________________________ 30
ImpresindeTarifas __________________________________________________________________________ 31
ImpresindeEtiquetas _______________________________________________________________________ 31
ImagendelArtculo ___________________________________________________________________________ 33
CampoSucdigo ______________________________________________________________________________ 33
ObjetivodelcampoSucdigoenelSIT ____________________________________________________ 33
ImprimirSucdigoendocumentosdecompra____________________________________________ 34
ImprimirSucdigoendocumentosdeventa ______________________________________________ 34
Actualizacin __________________________________________________________________________________ 34
GestindePreciosdeCosteyVenta ___________________________________________________________ 35
Preciosaplicados______________________________________________________________________________ 35
PestaaPrecios _____________________________________________________________________________ 36
DocumentosdeGestin_______________________________________________________ 38
Tiposdedocumentos ___________________________________________________________________________ 38
Presupuesto______________________________________________________________________________________ 38
Lneasdecomentario _________________________________________________________________________ 38
Impresin ______________________________________________________________________________________ 39
PreciosdeCosteyProveedores _______________________________________________________________ 39
Pedido ____________________________________________________________________________________________ 40
Generacindepedidosaproveedoresycontroldeexistencias _____________________________ 40
Nmerodepedido_____________________________________________________________________________ 41
Fusionarpedidos ______________________________________________________________________________ 41
Impresin ______________________________________________________________________________________ 41
Albarn ___________________________________________________________________________________________ 41
Elalbarncomoherramientadegestindelalmacn ______________________________________ 42

TeleGEST y TeleGEST+

Introduccin
Agrupacindealbaranes _____________________________________________________________________ 42
Portes __________________________________________________________________________________________ 42
ImpresindeHojadeContenido(PackingList) _____________________________________________ 43
ImpresindeEtiquetaExpedientedelPorte_______________________________________________ 43
ImportesAccesorios(gastosdeFlete,Aduanayotros) _____________________________________ 44
Factura ___________________________________________________________________________________________ 44
Generacinautomticadefacturas__________________________________________________________ 44
Definiryasignarseries _______________________________________________________________________ 45
PagosporTransferencia______________________________________________________________________ 45
Impresindefacturas_________________________________________________________________________ 46
ProcesosAutomticos___________________________________________________________________________ 46
GenerarPedidoalProveedordesdeunPedidoalCliente ___________________________________ 47
Pedidoaproveedoresenexclusiva ___________________________________________________________ 47
Pedidosaproveedoresconsignadosenpedidosdeclientes _________________________________ 47
GenerarMovimientodeAlmacndesdeunAlbarn ________________________________________ 48
Utilizacindecoloresendocumentoscomerciales ___________________________________________ 48
Presupuesto ___________________________________________________________________________________ 48
Pedido _________________________________________________________________________________________ 48
Albarn ________________________________________________________________________________________ 49
Factura ________________________________________________________________________________________ 49
Lneasdecadaunodelosdocumentos(artculos) __________________________________________ 49
ImpresindeDocumentosComerciales _______________________________________________________ 49
GeneracindedocumentosenformatoHTML_______________________________________________ 50
ImpresindeimagencorporativaporSede _________________________________________________ 50
Situacionesespeciales___________________________________________________________________________ 50
VentasconIncidencia_________________________________________________________________________ 50
Domiciliacindecobrosypagos _____________________________________________________________ 51
Entregagratuitadeproductososervicios ___________________________________________________ 51
Materialesendeposito ________________________________________________________________________ 52
Consumospropios(Autofacturas)____________________________________________________________ 53
ComisionesaComerciales ______________________________________________________________________ 53
Pasoprevio ____________________________________________________________________________________ 53
ComercialporClientes ________________________________________________________________________ 53
ComercialporArtculos_______________________________________________________________________ 54
ComercialporPedido _________________________________________________________________________ 54
GestindelasComisiones_____________________________________________________________________ 54
Trazabilidad _____________________________________________________________________________________ 54
VentanadeTrazabilidad _____________________________________________________________________ 55
Descuentos _______________________________________________________________________________________ 55
AplicadosalosArtculos ______________________________________________________________________ 55
AplicadosalasCuentas _______________________________________________________________________ 55
BsquedadeDocumentosdeGestin _________________________________________________________ 55
InformesdeGestinComercial _________________________________________________ 57
InformesdeComprasyVentas _________________________________________________________________ 58
InformesexportablesaHojadeClculo _______________________________________________________ 58
Estadsticas ______________________________________________________________________________________ 58
EstadsticassobreVentasysobreCompras/Ventas _________________________________________ 58
EjemplosdeInformes ___________________________________________________________________________ 58
Caso1:AlbaranesyFacturas _________________________________________________________________ 58
Caso2:ArtculosconosinexistenciasenAlmacn __________________________________________ 58
Caso3:Comprasaunproveedor _____________________________________________________________ 59
Proyectos __________________________________________________________________ 60

TeleGEST y TeleGEST+

Introduccin
InformesdeResultadosvinculadosaProyectos ______________________________________________ 60
UtilidadesvinculadasaProyectos______________________________________________________________ 60
Utilidades __________________________________________________________________ 61
Supervisor _______________________________________________________________________________________ 61
Contadores _______________________________________________________________________________________ 61
GestinDocumentaldeArchivos_______________________________________________________________ 61
EnvodeCorreosElectrnicos__________________________________________________________________ 61
EnvodeCorreosElectrnicosenformatoHTML ___________________________________________ 62
ProblemasconlosFicherosdeDatos __________________________________________________________ 62
ReindexarFicheros____________________________________________________________________________ 62
RecuperarFicheros ___________________________________________________________________________ 62
ImportacindeDatos ___________________________________________________________________________ 63
Introduccin___________________________________________________________________________________ 63
Importarcuentascontables,clientesyproveedores ________________________________________ 63
Importarasientoscontables__________________________________________________________________ 64
Importarregistrodefacturas ________________________________________________________________ 64
ImportarInmovilizado________________________________________________________________________ 64
Importarartculos ____________________________________________________________________________ 64
Importarmovimientosdegestin ____________________________________________________________ 64
ExportacindeDatos ___________________________________________________________________________ 64
QuickReportEditor(4thDimension) ________________________________________________________ 64
ImprimiroexportarListadodeArtculos____________________________________________________ 65
ImprimiroexportarCuentas _________________________________________________________________ 65
Otrasexportaciones:Contactos ______________________________________________________________ 66
CdigosdeFusin _______________________________________________________________________________ 66
Clavespermitidas _____________________________________________________________________________ 66

TeleGEST y TeleGEST+

Introduccin

Introduccin
Contenido de TeleGEST
TeleGEST es una aplicacin de la familia SIT para atender la gestin y el ciclo comercial de la
empresa, que integra la Gestin de Cuentas, el Control bsico de Vencimientos y el Proceso
completo de Ventas (incluyendo la emisin de Facturas):

Gestin global de ventas: presupuestos, pedidos, albaranes, facturas.

Reversibilidad de las operaciones.

Extractos comerciales instantneos por artculo /cuenta.

Series ilimitadas de emisin de facturas.

Ilimitadas direcciones / departamentos en Clientes y Proveedores. El SIT permite dirigir


las facturas y otros documentos comerciales a diferentes direcciones. No hay lmite en
el nmero de direcciones que puede tener una cuenta.

Contenido de TeleGEST +
TeleGEST+ aade a TeleGEST las siguientes caractersticas: Control Ampliado de
Vencimientos, Proceso completo de Compras, Facturacin Automtica de Contratos,
Trazabilidad (norma ISO), Comisin a Vendedores, Gestin de Portes, Control de Existencias y
Gestin de Comunicados.
Adems es compatible con los siguientes mdulos de ampliacin:
CRM Promocin Comercial, Especificaciones (Tallas y Colores), TPV, Gestin de Derechos
Audiovisuales, Artes Grficas-Produccin Interna, Inmobiliarias y Gestin de Tareas.
Principales caractersticas:

Gestin de Compras tan amplia como la de Ventas: Presupuestos, Pedidos, albaranes,


Facturas, etc.

Trazabilidad de operaciones segn normas ISO.

Precios individualizados para cada proveedor /cliente con actualizacin automtica

Generacin inmediata de Tarifas en formato html (Internet) y QuarkXPress (si se


dispone del mdulo de Promocin Comercial)

Gestin de contratos para facturaciones peridicas.

Control de existencias.

Impresin de etiquetas con cdigos de barras.

Comunicaciones con clientes / proveedores

Clculo de comisiones a vendedores sobre importe y sobre margen.

Gestin de portes.

TeleGEST y TeleGEST+

Introduccin

Sobre la aplicacin
Herramienta ERP
La Planificacin de Recursos Empresariales, o simplemente ERP (Enterprise Resources
Planning), es un conjunto de sistemas de informacin gerencial que permite la integracin de
ciertas operaciones de una empresa, especialmente las que tienen que ver con la contabilidad, la
logstica, el inventario, los envos y la gestin comercial.
De esta manera, a travs del software ERP, en vez de estar los programas trabajando de manera
independiente uno del otro y sin tener una conexin entre si, trabajan de una forma integrada
que permite la interconexin entre todos ellos. Tampoco hay que considerar que es un ERP un
sistema que integre slo un sector de la compaa (por ejemplo la contabilidad), sino que tienen
que estarlo todas las partes que permiten los procesos de negocios de la empresa.
La integracin de todos estos datos en una base de datos centralizada permite la optimizacin de
los procesos y la obtencin de la informacin de manera ms rpida y precisa y adems, todos
los usuarios pueden compartir la informacin y acceder a ella en forma constante.
Esta es una de las caractersticas fundamentales que diferencian al ERP de otro software de
gestin: la integridad de sus sistemas. Pero adems cuenta con ms particularidades que
influyen en su diferenciacin con otras aplicaciones, y que son la divisin interna en mdulos,
lo que permite que se vayan instalando segn las necesidades de cada cliente, y por esto mismo,
la adaptabilidad.
El sistema de gestin debe permitir el "reflejo" inmediato de cualquier incidencia que se
produzca en el perodo en el que una operacin est abierta: desde que se emite un presupuesto
o se publica una tarifa de precios, hasta que se cobra al cliente.
Por ello, es aconsejable que se utilicen todas las fases del proceso a pesar de que, en un primer
momento, pueda parecer que el sistema de gestin de la empresa es ms sencillo.
El SIT basa su trabajo de gestin en:
1. Planificacin de un presupuesto, basado en precios de coste actualizados o en una
tarifa de precios fija.
2. Aprobacin del presupuesto mediante la generacin de un Pedido de Cliente.
3. Prestacin de servicios y entregas de materiales mediante la generacin de uno o
mltiples albaranes desde el pedido del cliente.
4. Facturacin del albarn o albaranes segn las normas de facturacin de la empresa.
5. Ejecucin del cobro de las facturas.
El proceso de compras funciona exactamente de la misma manera, siempre y cuando la empresa
tenga un sistema de compras que no est relacionado directamente con el de ventas. Es decir, la
empresa compra para mantener un stock de artculos.
En el caso en el que la empresa compre o subcontrate servicios para cada una de las operaciones
de venta, el proceso de venta anteriormente descrito puede tener la siguiente derivacin:
1. Desde el pedido del cliente se generan los pedidos a los proveedores.
2. Recepcin de servicios y materiales mediante la generacin de uno o mltiples
albaranes desde el pedido al proveedor.
3. Facturacin del albarn o albaranes de compras segn las normas de facturacin del
proveedor (El usuario reproduce con el SIT lo que el proveedor ha hecho en su sistema
de gestin).

TeleGEST y TeleGEST+

Introduccin
4. Ejecucin del pago de las facturas.
Habitualmente la generacin de un documento a partir del anterior produce un efecto general:

El documento anterior cambia su estatus de "Pendiente" a "Procesado" o una


terminologa adaptada a cada caso pero similar a la anterior. Si el procesamiento del
documento es parcial, ste puede tomar el estatus "Parcialmente procesado" o similar.

El documento generado tiene un estatus de "Pendiente".

Objetivo: favorecer la Comunicacin


Hay que incidir en la importancia de la visibilidad de la informacin introducida en el SIT por
los distintos usuarios. Pensar que lo que nosotros escribimos lo van a ver o lo pueden ver en el
futuro otras personas. Por eso es muy vital escribir correctamente y pensando en que lo pueda
entender alguien que no conozca la empresa.
Por eso la clave est en la forma en cmo introducimos la informacin generada por nuestra
empresa. Al final, la aplicacin ser el resultado de lo que sus usuarios hagan con ella.

Protocolo de utilizacin del SIT


Los avisos y comunicaciones deben seguir un protocolo previamente definido en la empresa, y
que debe ser dado a conocer por todos los usuarios de la aplicacin.
De esta forma, cada vez que algn contacto se dirija a la empresa, cualquier usuario del SIT
debe primero consultar la aplicacin para despus tener informacin debe cmo tratar a ese
contacto.
Nuestro objetivo es que el SIT se convierta en herramienta clave para la comunicacin dentro de
la empresa. Ya no hay que contarse las cosas, anotarlas en cualquier sitio o memorizarlas:
nicamente hay que dejarlas reflejadas en el SIT.
Con ello, cada usuario se libera de la informacin que va recibiendo para soltarla a la
aplicacin. De esta forma se centra en otras tareas y deja que el SIT vaya recordando a cada
usuario las tareas que tiene pendientes.
Para asegurar el xito del protocolo, ste debe ser:
1. Conocido por todos los usuarios.
2. Que el SIT contenga toda la informacin de la empresa y la vinculada a ella.
3. Que cualquier decisin que tome un usuario est basada en la informacin que le d el
SIT.
4. Que los usuarios se hagan responsables de toda la informacin que aportan al SIT.

TeleGEST y TeleGEST+

Configuracin bsica

Configuracin bsica
Usuarios
[Botn USUARIOS]
En esta seccin se pueden configurar los distintos perfiles de usuario del SIT. Cada perfil debe
asignarse a una persona usuaria, aunque una persona puede tener ms de un perfil (por ejemplo,
uno como contable y otro como usuario de TPV).
Para crear un nuevo usuario, seleccionar Comando/CTRL+N o hacer clic en el botn Nuevo
(ver apartado USABILIDAD en la Gua de Iniciacin al SIT).
El SIT le solicitar asignar un nombre de usuario y una contrasea para proteger los datos y que
slo tengan acceso al sistema las personas autorizadas.
No obstante, si no quiere que al principio aparezca la ventana de peticin de datos del usuario,
puede crear un usuario nombre con la contrasea nombre.
Como paso previo, ser necesario importar las tablas [UTILIDADES : Importar Tablas], donde
se encuentra, entre otros datos, un listado de pases y provincias necesarios a la hora de dar de
alta estos registros.

Datos Generales
Dar de alta los datos de la Cuenta Persona Fsica para este perfil de usuario. Si es la primera vez
que introduce el nombre, el SIT preguntar si desea crearla.
En caso de crear la nueva cuenta, tendr que introducir un nmero (a eleccin suya), al cual se
le asignar, de forma automtica, una nmero de cuenta contable de tipo personal (segn el Plan
General Contable). En caso de no querer generar una cuenta contable, deje en blanco este
campo.
Adems de otros datos generales, puede incluir sus datos de cuenta de correo electrnico:

Correo electrnico.

Servidor de envo SMTP.

Nombre usuario de la cuenta de Correo.

Clave de acceso a la cuenta de Correo.

Con este apartado correctamente cumplimentado, podr enviar1 correos electrnicos de forma
individual o conjunta, a cualquiera de sus cuentas abiertas en el SIT (clientes, proveedores, etc.).

Privilegios de Acceso
Determinaremos los diferentes privilegios que deber tener el usuario para acceder, visualizar,
modificar, etc. haciendo doble clic sobre cada una de ellas.
El color determina el acceso de ese usuario a un determinado privilegio. Rojo: sin acceso.
Verde: con acceso. Naranja: acceso restringido a una determinada opcin (la que figura entre
parntesis).
Seleccionaremos el tipo de usuario: supervisor, vendedor, etc. Como mnimo habr un
supervisor, que ser el usuario administrador de la aplicacin.

El envo de correos electrnicos depender de los mdulos de SIT instalados.

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TeleGEST y TeleGEST+

Configuracin bsica
Usuarios TPV: Todas las opciones que comienzan por 6 otorgan o deniegan privilegios
a los usuarios del mdulo TPV. Para aquellos usuarios sin privilegios de administrador
o supervisor, se recomienda poner en rojo (denegar) las siguientes opciones:
preferencias, listas, informes, etc.
EL SIT puede delimitar el acceso de usuarios a determinados documentos (Entidades, Cuentas,
Tareas y Documentos Comerciales). Este permiso controla la visualizacin de dichos
documentos. No evita trabajar con ellos, sino que, al entrar en su ficha, los datos no resultan
visibles. De esta manera, el usuario conoce que un determinado documento existe, pero no
accede a su contenido.
Para ello, primero hay que configurar la preferencia 0402 Acceso a confidenciales para
establecer los privilegios de cada usuario [USUARIOS : Privilegios Acceso]:

Verde: acceso libre a todos los documentos.

Rojo: sin acceso.

Naranja: acceso restringido nicamente a los documentos de las cuentas propias.

Acceso Empresas
Simplemente seleccione con un doble clic las empresas a las que podr tener acceso este
usuario.
En el apartado EMPRESAS, puede generar las empresas que desee gestionar con el SIT.

Preferencias
Las diferentes preferencias que tendr el usuario sern activadas en esta pestaa. Recuerde que
en un futuro podr modificarlas de acuerdo a las necesidades. Algunas de estas preferencias se
vern en forma de ventanas como Bsqueda rpida de contacto, Bsqueda rpida de
apuntes, Gestor de tareas o Ventana de informacin de existencias.
Adicionalmente, seleccionar el formato de fechas con el que trabajar y la serie que por
defecto se utilizar en las facturas.
Usuarios TPV: Si quiere que un usuario vendedor, al abrir el SIT vaya directamente a la
ventana de TPV (cuando este mdulo se encuentra habilitado), ponga en verde la opcin
Ventana TPV al inicio.
En Preferencias tambin podemos establecer un formato de fechas. IMPORTANTE: si se elige
la opcin de fechas de dos dgitos para el ao, tenga en cuenta que si el ao es inferior a 40, el
SIT lo va a asociar al siglo XXI (por ejemplo: 19/12/28, el SIT lo entiende como 2028). En
cambio, para aos iguales o superiores a 40, el SIT lo asocia al siglo XX (por ejemplo:
19/12/41, el SIT lo entiende como 1941).

TPV
En el caso de tener el mdulo TPV tendremos que asignar en esta pestaa la caja a la cual este
usuario ha sido asignado y el almacn correspondiente.
No activar la introduccin grfica de artculos salvo que se utilicen pantallas de
tipo tctil.

TeleGEST y TeleGEST+

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Configuracin bsica

Empresas
[Botn EMPRESAS]
En esta seccin se pueden configurar las distintas empresas que gestionar a travs del SIT. El
SIT es un sistema multiempresa, es decir nos permite llevar la contabilidad, gestin, nminas,
etc., de un ilimitado nmero de empresas en un solo fichero de datos.
Las opciones seleccionadas en Empresas afectarn a todos los usuarios con acceso a dichas
empresas (ver [USUARIOS : Seleccionar Empresa : Pestaa Acceso Empresas]).
Para crear una nueva empresa, seleccionar Comando/CTRL+N o hacer clic en el botn Nuevo
(ver apartado USABILIDAD en la Gua de Iniciacin al SIT).
Cree una nueva empresa indicando todos los datos que sea posible. Todos los datos que se
introduzcan aqu servirn para automatizar despus muchos procesos del programa. En esta
opcin nos encontramos con diversas pestaas:

Generales
Para consignar todos los datos fiscales y de funcionamiento de la empresa.
Si dispone de un servidor Web y de correo electrnico para la empresa, indicarlos en este
apartado.
En la solapa generales introduciremos la informacin correspondiente a la empresa. Si
disponemos de un logo en formato normal (JPG, etc.) y con un peso y una resolucin
contenidos (inferior a 200 ppp), lo podr importar para que se imprima en los documentos
comerciales.
Las preferencias de la empresa sern configuradas de acuerdo a las necesidades de la misma y
tomando en cuenta el/los tipos de mdulos adquiridos.
El color rojo significa que no est activa dicha preferencia para toda la empresa
independientemente del usuario, con un simple doble clic se puede activar y comprobaremos
que ha cambiado de color al verde.
Dentro de las preferencias de la empresa dispone de distintos grupos de opciones:
1. Opciones predefinidas: opciones que se establecern por defecto, facilitando por
ejemplo, la impresin de documentos. No obstante, el usuario podr modificarlas a lo
largo del programa si lo estima conveniente.
2. Forzar (obligar) o Autorizar una determinada accin: como por ejemplo, la necesidad de
incluir el nombre de un comercial, la obligacin de que todas las operaciones lleven una
trazabilidad o autorizar los pagos.
3. Procesos automticos: determinados procesos que el SIT podr o no realizar, como el
reclculo IRPF en nminas, actualizacin de existencias, vencimientos automticos en
facturas y nminas o los precios de compra.
4. Activacin de Mdulos: si se dispone de determinados mdulos, aqu puede definir si se
ejecutan o no para esta empresa. Este es el caso de la Contabilidad Analtica, la Gestin
Multisede o la Produccin Externa.
5. Advertencias: existencia de artculos en depsito.

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TeleGEST y TeleGEST+

Configuracin bsica

Contabilidad (Pestaa Conta)


Se introducen las cuentas imputables del Plan contable que utilizarn los usuarios, para facilitar
la automatizacin en la introduccin de asientos. Es lo que denominamos cuentas por defecto.
Tambin en esta pantalla se definen los diarios contables con los que se trabaja.
Ms informacin en el Manual del Mdulo TeleConta.

Cuentas
Podr definir las Cuentas Contables por Defecto cada vez que ejecute alguno de los siguientes
procesos:
1. Nminas.
2. Facturas Expedidas y Recibidas.
3. Por Cambio de Divisa.
4. Retenciones IRPF.
Despus tendr la opcin de modificarlas en cada caso.
Si dispone del Mdulo de TPV, no olvide configurar la Cuenta de Clientes y la Cuenta de
Descuadres de Caja en la pestaa de TPV.

Gestin
Para definir las distintas series de facturas expedidas con las que se puede trabajar, los
decimales y el modelo de factura elegido.
Si dispone del mdulo de TPV, podr configurar una serie especial para las facturas
relacionadas con las ventas a travs de su Terminal (ir a la pestaa TPV).
Tambin incorporar los textos de las Condiciones Generales que debern incluir sus
Presupuestos, Pedidos, Albaranes y Facturas.

Laboral
Esta pestaa afecta nicamente a los usuarios del Mdulo de Laboral (ver Manual Mdulo
Laboral).

Hacienda
Son datos de inters que podr imprimir en aquella documentacin relacionada con Hacienda.

Acceso
Especifique en este apartado qu usuarios tendrn acceso a esta Empresa.
Tambin podr acotar las fechas en que esta Empresa estar visible para todos los usuarios.

Cargos
Mediante un clic en el signo + o - podr aadir o quitar personas a quienes designar uno de
los siguientes cargos:

Administrador.

TeleGEST y TeleGEST+

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Configuracin bsica

Firma en Contratos Laborales.

Responsable de Prevencin.

Quedarn incluidos como firma en los respectivos Documentos de Gestin que genere.

Comunicados
Este apartado se debe configurar para los Mdulos de Gestin Documental y Gestin de
Clientes (C.R.M.) (ver los Manuales respectivos).

TPV (Terminal Punto de Venta)


Este apartado se debe configurar para el Mdulo de TPV (ver Manual de TPV).

SAT (Servicio de Atencin Tcnica)


Este apartado se debe configurar para el Mdulo de SAT (ver Manual de SAT).

Tareas
Este apartado se debe configurar para el Mdulo de Tareas (ver Manual de Tareas).

Miscelnea
Aqu configurar datos varios como:
1. Tipografa corporativa a utilizar en sus Documentos.
2. Medio utilizado para los mensajes por defecto (C. Electrnico, Carta, Fax, SMS, etc.).
3. Extensin de los ficheros de exportacin para Mac y PC (dependiendo de su versin
instalada).
4. Otros.

Preferencias
Generales
Si emite facturas para la exportacin o en operaciones intercomunitarias, debe especificar el
texto legal que se imprimir con dichas facturas (puede copiarlo de otra aplicacin y pegarlo
aqu).
Indique la empresa principal (por defecto) para el SIT.
Conozca la ubicacin de su fichero de datos, as como la versin con la que actualmente est
trabajando.

Comercial
Cuando realice documentos de gestin, puede aadir comentarios (icono globo de texto)
relacionados. Estos comentarios vienen con unos botones que se pueden definir en esta pestaa
(apartado comentarios automticos). Haga clic sobre un botn e introduzca el texto. Si deja un
espacio al final, al hacer clic en ese botn cuando inicie un comentario, tiene la posibilidad de
aadir ms texto.

14

TeleGEST y TeleGEST+

Configuracin bsica
Si dispone del mdulo de tareas, en esta pestaa puede realizar la misma operacin para sus
comentarios sobre tareas.
Configure en esta pestaa su servidor SMS y de CORREO SALIENTE.

Supervisor (slo usuarios con este privilegio)


En las versiones anteriores a SQL, se definen los directorios de trabajo del SIT (ver
Comunicaciones).

Comunicaciones (versiones SQL)


Se definen los directorios donde se ubican los archivos de:
1. Directorio WEB
2. Documentos adjuntos
3. Sistema RED
4. Histrico
Se configuran los datos relativos a:
1. FTP
2. Bandeja de entrada de correo electrnico (POP3)
3. Recepcin de Tareas (mdulo de Tareas)
4. Servidor SOAP

TeleGEST y TeleGEST+

15

Gestin de Entidades y Cuentas

Gestin de Entidades y Cuentas


La Gestin de Entidades y Cuentas est directamente relacionada con el funcionamiento de
todos los mdulos del SIT.

Entidades
[GENERALES : BOTN ENTIDADES]
El SIT permite la gestin de una o varias empresas. Cada empresa gestionada, trata a su vez con
otras empresas o personas, a las cuales llamamos ENTIDADES.
Por ello, podemos definir como ENTIDAD a toda persona fsica o jurdica que no es mi
EMPRESA y con la que juega uno o varios papeles.
Cada papel o rol entre mi empresa y una entidad se denomina CUENTA.
Por eso es importante:
1. Asegurarnos que cada entidad que demos de alta vaya a jugar un papel con mi empresa.
2. Para dar de alta una nueva Entidad, hacer clic en el icono nuevo.
3. Para editar una Entidad desde otras ventanas, hacer clic en icono lpiz prximo al
campo cdigo entidad.
4. Una Entidad puede tener varias cuentas (o roles entre esa Entidad y la Empresa).
5. Dar de alta en la pestaa contactos personales aquellas personas que me interesa que
figuren para una determinada Entidad. Importante: para ver los nuevos contactos
agregados a una Entidad, es necesario actualizar la ficha de Entidades.
6. Un contacto en negrita significa que est asignado a una Cuenta.
7. Podemos agrupar varios contactos por cuentas u otras formas de agrupacin que
nosotros designemos.
8. Nivel de acceso: podemos establecer de forma arbitraria varios niveles de acceso que
tendr un determinado contacto a las distintas personas de la empresa. Por ejermplo,
verde: puede ser atendido por cualquier persona; rojo: pasar nicamente a direccin;
etc.

Objetivos
1. Evitar la duplicidad innecesaria de informacin as como un esfuerzo adicional del
usuario a la hora de dar de alta nuevas cuentas.
2. Mantener una agenda lo ms actualizada posible y al alcance de todos los usuarios del
sistema.
3. Disponer de un medio de comunicacin directo
independientemente de su tipo (proveedores, clientes).

con

todas

las

cuentas,

Fusin de Entidades
Puede darse la situacin de que en el da a da se generan, de forma no consciente, varias
Entidades que en realidad son la misma, pues tienen todas ellas el mismo documento de
identificacin (CIF, NIF, etc.), asignndose a cada una distintas cuentas.
El SIT permite eliminar las duplicidades, para ello:

16

TeleGEST y TeleGEST+

Gestin de Entidades y Cuentas


Lo primero que debe tener en cuenta es que en las Entidades a fusionar el documento de
identificacin (CIF, NIF, etc.) debe ser el mismo, ya que en caso contrario no se permite la
reunificacin de Entidades.
A continuacin, ir a [GENERALES : ENTIDADES]. Hacer clic en "Buscar Duplicados" (El
SIT busca duplicados por su documento de identificacin).
Despus seleccione las Entidades que quiere unificar y haga clic en el botn "Fusionar
Entidades".
El SIT le preguntar cul de las anteriores Entidades quiere que permanezca. Para el resto
(cuentas incluidas) se asignarn a la Entidad aqu seleccionada.

Cuentas
[GENERALES : CUENTAS]
Una Cuenta es un registro, perteneciente al archivo de Cuentas, que contiene todos los datos
identificativos de cualquier persona o Entidad que se relaciona con una Empresa. Ese tipo de
relacin no tiene por qu ser exclusivamente contable o comercial. Particularmente, el SIT trata
como cuentas aquellas personas o entidades que la empresa considera Contactos Comerciales.
La nica diferencia entre una Cuenta Contable y un Contacto Comercial es que ste carece de
Cdigo Contable. Se les puede asignar tan slo documentos comerciales de tipo Presupuestos de
Ventas y en un futuro se les puede convertir en cuentas de clientes.
Cada cuenta podr tener ilimitados Contactos Personales o Departamentos que podrn ser
usados por el programa de muy distinta manera.
Las Cuentas estn "marcadas" mediante un Tipo. En ciertos casos, el Tipo va acompaado de un
Subtipo. La combinacin de Tipo y Subtipo determina en qu lugares y de qu forma puede ser
manejada dicha cuenta y, tambin, qu Cdigo Contable le corresponde.
La identificacin de los tipos de cuenta puede restringir, en algunos casos, la libertad de uso de
dichas cuentas por parte del usuario. No obstante, las ventajas que proporciona dicha
identificacin son muy superiores.
Las Cuentas de proveedores, clientes, personal y bancos se identifican por un cdigo numrico
(Cdigo). Los Cdigos de estos grupos de cuentas forman una secuencia independientemente
del subtipo al que pertenecen. Por ejemplo, podemos tener siete cuentas de banco, numeradas
del 1 al 7, pero cada una de ellas tendr asignado su subtipo: unas sern cuentas corrientes y
otras cuentas de crdito.

Tipos de Cuenta
Las cuentas se encuentran clasificadas en cinco tipos:
1. PROVEEDORES: Son las cuentas a las que se pueden asignar documentos de compras.
Pueden ser de los subtipos proveedor, acreedor, proveedor extranjero, etc.
2. CLIENTES: Son las cuentas a las que se pueden asignar documentos de ventas. Pueden
ser de los subtipos cliente, cliente extranjero, empresa del grupo, etc.
3. PERSONAL: Son las cuentas a las que se pueden asignar nminas.
4. BANCOS: Son las cuentas correspondientes a las Entidades Bancarias. Pueden ser de
los subtipos Cuenta Corriente o Cuenta de Crdito.
5. VARIOS: Son las cuentas contables que no pertenecen a ninguna de las categoras
anteriores.

TeleGEST y TeleGEST+

17

Gestin de Entidades y Cuentas

Asociar una Cuenta a una Entidad


Cada vez que se crea una nueva Cuenta, al introducir su nombre en el campo descripcin, el
SIT busca si existe una Entidad con el mismo nombre (o similar). Si la encuentra, la aplicacin
asignar dicha Entidad a la nueva Cuenta. En caso contrario, se abrir una ventana de Entidad,
donde se debern introducir los datos correspondientes.
No obstante, si no est de acuerdo con la asociacin sugerida por el SIT, puede modificarla:
1. Ir a [CUENTAS : CLIENTES/PROVEEDORES] (la que corresponda).
2. Abrir la cuenta que carece de la Entidad o a la que queremos asignar una nueva Entidad.
3. En el campo descripcin, introduzca el nombre que corresponde a la nueva Entidad. El
SIT le preguntar si quiere realizar la asociacin Cuenta-Entidad. Confirmar.
4. Si ya existe un nombre similar y no es la asociacin que desea, en el campo
descripcin escriba nuevo. El SIT le preguntar si quiere realizar una nueva
asociacin (Cuenta Entidad). Responder afirmativamente.
Recuerde que en la ventana Entidad, lo primero que tiene que rellenar es el campo Tipo de
Sociedad. Si es una persona fsica, teclee P.F.. De esta forma, la informacin solicitada se
adaptar al tipo de sociedad o persona fsica introducida.

Cuentas por defecto


El usuario puede decidir qu datos por defecto debe usar el cuando se crea un cliente nuevo. Las
condiciones que se fijan son las referentes a rgimen de impuestos y forma de pago. Para fijar
las condiciones proceda como sigue:
1. Entre en la ficha de un cliente, o cree un cliente nuevo, con las condiciones que se
desean como condiciones por defecto.
2. Clic en el botn por defecto.
A partir de ese momento, cualquier cliente que se cree nuevo tendr asignadas dichas
condiciones.
Tambin podemos asignar esas condiciones a un cliente ya existente. Para ello, haga
Maysculas + clic sobre el botn por defecto. Ahora, ese cliente tiene las mismas condiciones
que el cliente marcado por defecto anteriormente.

Operativa
Para dar de alta una nueva cuenta o entidad procederemos de la siguiente forma:
[CUENTAS : PROVEEDORES/CLIENTES/PERSONAL/BANCOS/VARIOS : Nuevo]
En "Descripcin" introduciremos el Nombre de la Cuenta que queremos crear2. El SIT buscar
entre las ENTIDADES existentes para comprobar que no exista ya esta entidad. Pueden darse
dos circunstancias:
1. La ENTIDAD ya existe: El SIT introducir los datos de esta Entidad en esta nueva
Cuenta y faltar completar otros datos complementarios. Los datos se mostrarn en la
solapa "Entidad".

Puede introducir los primeros caracteres, o un grupo de caracteres, y el SIT presentar las Cuentas que
ms se le aproximan. Tambin puede introducir el smbolo ? y el SIT presentar una lista de todas las
Cuentas. Esta herramienta funciona desde todas las ventanas de la aplicacin.

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TeleGEST y TeleGEST+

Gestin de Entidades y Cuentas


2. La ENTIDAD no existe: El SIT abrir la ventana de ENTIDADES, dnde podremos
completar los datos de la misma, para, posteriormente al confirmar esta ventana,
completar el resto de datos correspondientes a la cuenta.
Si buscamos una cuenta desde [Bsqueda Rpida De Contactos/Operaciones] o desde
[CUENTAS], nos mostrar los datos de la Entidad, independientemente del tipo de cuenta en el
que nos encontremos. Es necesario pulsar el botn "lpiz" para modificar los datos de la Entidad
(Datos fiscales, direccin, origen comercial, actividad, etc.)
Si se desea modificar los datos de las distintas cuentas se har desde Entidad.
Cada cuenta podr tener ilimitados Contactos Personales o Departamentos que podrn ser
usados por el programa de muy distinta manera.

Pestaa Gestin
Esta Pestaa slo es visible cuando el usuario tiene activo el privilegio de Cuentas 1103 Datos
de Gestin. Ir a [USUARIOS : PRIVILEGIOS DE ACCESO] y mediante un doble clic poner en
verde dicha opcin.

Cliente o Proveedor extranjero


[CUENTAS : CLIENTES/PROVEEDORES : Pestaa Entidad]
En el campo "Residencia", introduzca el pas (por ejemplo: "Francia". Si se pone, por ejemplo,
fr, aparecer un listado de pases con esas letras, entre ellos Francia. Seleccione entonces el
pas deseado). De ese modo en el campo NIF/CIF podr consignar el "n VAT" correspondiente.
Confirme la Entidad.
En la ventana Cuentas de clientes / proveedores, en la parte superior derecha tiene dos
desplegables: en el primero aparece "Cliente" (o "proveedor") que indica la raz de la cuenta
contable (43 40 41). En el segundo desplegable debe seleccionar el tipo de cliente o
proveedor/acreedor: Extranjero.

Contratos
[ CUENTAS : CONTRATOS ]
La gestin de contratos va dirigida a:
1. Mantenimiento de una base de informacin de los compromisos de atencin adquiridos
por la empresa frente a sus clientes.
2. Generacin automtica de facturacin peridica.
Independientemente de que se use esta segunda prestacin o no, es aconsejable mecanizar los
mencionados compromisos con los clientes mediante la introduccin de un contrato.
Aqu puede definir un nuevo contrato por cliente, donde figura la cuenta, la firma (el contacto
de dicha cuenta con quien se acuerda el pago), el artculo (por ejemplo, una subscripcin, un
contrato de mantenimiento, etc.) y la duracin y numero de cuotas (por ejemplo; puede
establecer 1 ao y 12 cuotas).
En la pestaa previsin, haga clic en el botn "Generar" y se mostrarn todos los vencimientos.
Si quiere que sea un da concreto, indquelo en la fecha de inicio del contrato.

Ejemplo de un Contrato de Mantenimiento


En primer lugar debe crear un artculo denominado "Mantenimiento".

TeleGEST y TeleGEST+

19

Gestin de Entidades y Cuentas


A continuacin, ir a [GENERALES : CUENTAS : CONTRATOS : NUEVO] o a
[GENERALES : CUENTAS : CLIENTES : Seleccionar cliente : Pestaa contratos : nuevo
(signo +)]. Tambin puede acceder desde la barra de bsqueda rpida de contactos,
introduciendo la cuenta del cliente a quien va a aperturar un nuevo contrato.
Cuando abra una nueva ventana de contratos, tendr que rellenar los siguientes campos:
-

Cuenta: la del cliente.

Firma: el contacto con quien se "firma" este contrato (a elegir entre los contactos de la
cuenta del cliente). Es obligatorio.

Estado: estado en que se encuentra el Contrato.

Artculo: El artculo objeto del contrato, que como se indicaba anteriormente, puede ser
"mantenimiento". Es obligatorio.

Clave proceso: es una referencia para este contrato, de tal forma que se pueda procesar
posteriormente desde [UTILIDADES : GESTIN : Procesar Contratos]. Puede utilizar
claves fciles de reconocer, de tal forma que pueda agrupar sus contratos, por ejemplo,
por sus vencimientos (A: anual, M: Mensual, etc.). Esta opcin le permitir generar
albaranes, controlar sus trabajos y facilitar la posterior facturacin. Este campo es
obligatorio.

Cantidad y precio unitario: ste ltimo puede corresponder con el del artculo, o
introducirlo el usuario manualmente.

Fechas: fecha de inicio y trmino, o duracin del contrato. Si existen cuotas, stas se
calculan automticamente.

Observaciones: todas las condiciones relativas al artculo principal del contrato. Se


deben incluir en la ficha del artculo, al darlo de alta.

Por ltimo, en la pestaa Servicios, puede aadir los artculos que componen este contrato, si
existen. Debe hacer clic en el signo "+" que se encuentra a la derecha.

Contactos Comerciales y Contactos de una Cuenta


El SIT diferencia entre Contactos de una Cuenta y Contactos Comerciales.
Hasta ahora hemos visto que una CUENTA es un registro, perteneciente al archivo de
CUENTAS, que contiene todos los datos identificativos de cualquier persona o ENTIDAD que
se relaciona con una EMPRESA. Ese tipo de relacin no tiene por qu ser exclusivamente
contable o comercial.
Particularmente, el SIT trata como cuentas aquellas personas o entidades que la empresa
considera CONTACTOS COMERCIALES. La nica diferencia entre una CUENTA
CONTABLE y un CONTACTO COMERCIAL es que ste carece de CDIGO CONTABLE.
Se les puede asignar tan slo documentos comerciales de tipo PRESUPUESTOS DE VENTAS
y en un futuro se les puede convertir en cuentas de clientes.
En cambio, una CUENTA puede tener mltiples CONTACTOS, que siempre son personas
fsicas o Departamentos (a los que podemos asociar una persona). Los CONTACTOS son las
personas pertenecientes a una CUENTA, a quienes nos dirigimos en nuestras gestiones con
dicha CUENTA, del tipo que sea (cliente, proveedor, banco, etc.).
Un ejemplo de una Cuenta con varios Contactos podra ser el siguiente:

20

1.

Tenemos una Entidad, que es un Ayuntamiento, y 3 Contactos, que son 3 Concejalas.

2.

Por lo tanto el camino ideal es crear 3 Contactos a partir de 1 Cuenta que es el


Ayuntamiento.

TeleGEST y TeleGEST+

Gestin de Entidades y Cuentas


3.

Para cada contacto, escriba el nombre de la persona de contacto (si dispone de l, sino
lo puede dejar en blanco) y en el campo Departamento la Concejala correspondiente.

4.

No olvide marcar en Clasificar para la Gestin aquellos documentos en los que este
Contacto debe aparecer.

Bsqueda rpida
Activar desde: [USUARIOS : PREFERENCIAS : opcin 05; bsqueda rpida de contactos
(verde)].
Al entrar en el SIT el usuario dispondr de una pequea ventana situada en la parte inferior
central de su pantalla desde la que podr hacer rpidas consultas en el archivo de CUENTAS.
Este es un "Proceso" independiente del "principal", es decir, podremos acceder a esta ventana
cada vez que lo necesitemos, estemos dnde estemos en la ventana principal. En algunos casos,
el propio "Proceso Principal" recurre a esta Barra para ejecutar bsquedas independientes. El
"Proceso Principal" es el que ejecuta todas las operaciones a las que accedemos desde la
"Ventana Principal".

Funcionamiento
Desde la Bsqueda Rpida de Contactos podremos buscar cuentas de cualquier empresa a la que
tengamos acceso, introduciendo cualquiera de los siguientes datos:

Nombre de la cuenta: Descripcin y Nombre Comercial.

Nombre de Contacto: Nombre de alguna de las personas que pertenecen a la cuenta.

NIF, CIF u otro documento de identificacin.

"TL" + espacio + telfono de la cuenta o de alguno de sus contactos.

"CC" + Cdigo numrico del cliente: Busca la cuenta de cliente con dicho nmero en la
Empresa Principal.

Operaciones admitidas

*NP: nueva solicitud de Presupuesto: Crea un nuevo presupuesto, en la Empresa


Principal. Permite la introduccin de "Cuenta de cliente" y Observaciones. Este
presupuesto quedar sin valoracin en [DOCUMENTOS DE GESTIN :
PRESUPUESTOS].

*NSAT: igual que la anterior, pero en este caso, genera una nueva Solicitud de
Reparacin SAT.

*NOR: igual que la anterior, pero en este caso, genera una nueva Orden de Reparacin
SAT.

*NC: nuevo Contrato Laboral. Propuesta de contrato laboral.

Impresin de Cartas, Sobres y Etiquetas


De forma individual puede hacerse desde la ficha del Contacto, desde el botn del "Sobre" en la
ficha de la Cuenta (seleccionar antes el Contacto), o ir generando comunicados individualmente
(sin enviar) y despus generar "Sobres" o "Etiquetas" desde la ventana de correo del SIT.

Mdulo de Promocin Comercial


En el SIT, los envos masivos se realizan en el mdulo de PROMOCIN COMERCIAL.

TeleGEST y TeleGEST+

21

Gestin de Entidades y Cuentas


No obstante, si no dispone de este mdulo, TeleGest+ le permite crear un nico modelo de carta
en formato HTML.
No se deben olvidar las tres fases indispensables para envos publicitarios:
1. Seleccin de contactos.
2. Generacin masiva de comunicados.
3. Envo de los comunicados generados.
4. Archivo del envo para su posterior consulta.
Pueden generarse envos masivos desde distintos lugares:
[ MDULOS : PROMOCIN COMERCIAL (C.R.M.) : CONTACTOS ]
Seleccione las personas destinatarias del comunicado y luego haga clic en "Generar
Comunicaciones en Bloque".
Y tambin en:
[ MDULOS : PROMOCIN COMERCIAL : PROCESOS ]
Seleccione los procesos que desee y haga clic en el botn "Generar Comunicados en Bloque".
En este ltimo caso, el comunicado va dirigido a la persona marcada como responsable de ese
proceso.
Una vez generados los comunicados, estos se encuentran a la espera de envo en la Bandeja de
Correo: clic en botn Sin Enviar:
Desde esa ventana puede darse salida al envo de mltiples maneras:
1. Enviar (cada envo saldr de la forma prevista: correo electrnico, carta, etc.).
2. Generar Etiquetas: se abrir el editor de etiquetas (para saber ms sobre el Editor de
Etiquetas, ir a la seccin Artculos de este Manual).
3. Sobres: se imprimir un sobre con la direccin de destino.

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TeleGEST y TeleGEST+

Almacenes, Familias y Artculos

Almacenes, Familias y Artculos


Almacenes
Trminos utilizados

Existencias Reales: cantidad exacta de artculos existentes en un determinado almacn.

Existencias Virtuales: artculos a los que todava no se han dado salida de almacn, para
los que ya existe un albarn. nicamente falta hacer clic en el botn entrada/salida de
almacn para que se convierta en Existencias Reales.

Situacin Futura: nos indica la cantidad de un artculo que se encuentran en


presupuestos y pedidos (proveedor/cliente) y cual sera la existencia futura.

Previsin: Representa el stock mximo y mnimo para un artculo en un determinado


almacn. Sus valores se fijan en [GESTIN : ALMACENES : ARTCULOS : Pestaa
Estadstica : Almacenes].

Movimiento Directo: es un movimiento de almacn que NO proviene de un proceso


comercial (apertura almacn, traspaso, cierre almacn, etc.), realizado a travs de
[GESTIN : ALMACENES : MOVIMIENTOS].

Movimiento Indirecto: Es un movimiento de almacn que SI proviene de un proceso


comercial.

Cierre de Almacn: es la generacin automtica de movimientos de almacn con el


nico objetivo de poner las existencias reales a cero. Contablemente no es necesario
realizar un cierre de almacn para realizar el cierre del ejercicio contable.

Movimientos (Entradas en Almacn)


[GESTIN : ALMACENES : MOVIMIENTOS]
Desde esta opcin es posible aadir cualquier movimiento de entrada de cada almacn, bien por
dar de alta un stock de apertura, por recepcin de un albarn, etc.
Cuando no existe el artculo objeto del movimiento, es posible crearlo por primera vez en esta
ventana.
Los movimientos de almacn procedentes de Albaranes es recomendable realizarlos, de uno en
uno desde [DOCUMENTOS DE GESTIN : ALBARANES : Modificar : Salida de almacn] o
en bloque desde [UTILIDADES : GESTIN COMERCIAL : Salida de almacn]

Traspasos (Salidas de Almacn)


[GESTION : ALMACENES : TRASPASOS].
1.

Clic en botn NUEVO.

2.

Se abre una nueva ventana donde tendr que seleccionar (en la parte inferior) el
almacn de salida y el de entrada.

3.

En la parte superior, indique la cuenta del cliente (puede ser la propia empresa, en caso
de que el traspaso no se deba a una venta).

4.

En la parte central, debe incluir todos los artculos que van a ser traspasados, indicando
referencia y cantidad.

TeleGEST y TeleGEST+

23

Almacenes, Familias y Artculos


5.

Por ltimo, hacer clic en Ejecutar traspaso para generar el movimiento de almacn.

Cierre de Almacn
[ UTILIDADES : GESTIN : CIERRE DE ALMACN ]
El proceso de cierre de Almacn genera, para el almacn seleccionado, un movimiento de ajuste
de tal manera que las existencias reales de los artculos quedan a "0". La utilidad de este
procedimiento consiste en facilitar al usuario la introduccin, posterior, de un movimiento con
las existencias reales en ese momento.
Antes de realizar un cierre/apertura de almacn se debe comprobar que los albaranes de
compras y de ventas pendientes de anotar en el almacn son ciertas. Si no se hace as, la salida
posterior de mercanca de un albarn que errneamente figuraba como pendiente de entrega,
desvirtuar las existencias reales.
Una vez cerrado el almacn, el usuario deber introducir un movimiento de entrada con las
existencias reales de cada artculo.
Siga estos pasos:
1. Para cerrar el almacn, ir a [UTILIDADES : GESTION : Botn Actualizar Existencias].
2. A continuacin, ir a [UTILIDADES : GESTION : Botn Cierre Almacn]. Se genera un
movimiento de cierre de almacn.
3. Por ltimo, ir a [GESTION : ALMACENES : MOVIMIENTOS] y hacer clic en nuevo.
Se crea un nuevo movimiento donde deber indicar las existencias por artculo.

Inventario
Se crea un movimiento de apertura de almacn para incluir las unidades de los artculos que hay
en stock.
El proceso se realiza de forma manual desde [GESTIN : ALMACENES : MOVIMIENTOS],
introduciendo un nico movimiento con todos los artculos/unidades que quiera incluir o, si
tiene el inventario en una hoja de clculo, realizar un movimiento de entrada en almacn desde
[UTILIDADES : GESTIN COMERCIAL : IMPORTAR MOVIMIENTOS]. Al hacer clic en
este botn, le indicar el orden y formato con el que debe importar las lneas del movimiento.
Para realizar un movimiento de entrada bastar con que indique para todas las lneas el mismo
nmero de movimiento, fecha y concepto del movimiento ("Movimiento de apertura", por
ejemplo) e indique artculo, importe y cantidad de entrada para cada lnea.
IMPORTANTE: una importacin incorrecta puede invalidar totalmente el FICHERO DE
DATOS sobre el que se ha practicado, por lo que antes de cualquier importacin es necesario
realizar una copia de seguridad del fichero de datos y otra copia por cada una de las
importaciones que se realicen para poder recuperar, en un momento dado, los datos tal y como
estaban en cualquier parte del proceso. Para ello se debern mantener perfectamente
identificadas cada una de las copias que pertenece a cada parte de proceso.
Despus de la importacin de cada uno de los ficheros se debe comprobar minuciosamente el
resultado y decidir continuar o recuperar el fichero anterior, corregir y repetir el proceso.

Informe sobre las Existencias


Para obtener un informe de existencias en un periodo de tiempo, seleccione:
[GENERALES : INFORMES
COMPRAS/VENTAS]

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GESTIN

COMERCIAL

ESTADSTICAS

TeleGEST y TeleGEST+

Almacenes, Familias y Artculos


Siempre que se necesite un informe de existencias es conveniente realizar una actualizacin de
dichas existencias en [GENERALES : UTILIDADES : GESTIN COMERCIAL :
ACTUALIZAR EXISTENCIAS].

Familias
[GESTIN : ALMACENES / ARTCULOS : FAMILIAS]
Es un sistema de clasificacin de artculos o comportamientos de esos artculos. Un ejemplo de
comportamiento es si los artculos llevan o no control de existencias.
A la hora de escribir los artculos, se les aplica el formato de nombre propio, mientras que las
familias se escriben todas en maysculas.

Control de Existencias
Familias con control de existencias
[ GESTIN : ALMACENES / ARTCULOS : FAMILIAS ]
En esta ventana, tiene la opcin de especificar si va a existir un Control de Existencias para los
artculos pertenecientes a una determinada familia.
En caso de existir Control de Existencias, de forma automtica se generan todos los
movimientos de almacn de Entrada y Salida.

Informacin de existencias en vivo


[ EXTRAS : Botn Informacin de Existencias ]
La ventana de "INFORMACIN DE EXISTENCIAS EN VIVO" mostrar la informacin del
artculo en cualquier almacn. Para ello tenemos que tener previamente seleccionado el artculo.
Si no existen movimientos, existencias (reales o virtuales), pedidos pendientes, etctera, en esa
ventana no mostrar ningn dato (porque no existen).
Podr ver los documentos que han originado los movimientos haciendo clic en el botn
Extracto Pedidos.
Tambin puede hacer que esta ventana est siempre activa, en [USUARIOS :
PREFERENCIAS], poniendo en verde la opcin 12: Ventana de informacin de existencia.
En [EMPRESAS : PREFERENCIAS : 1305 ACTUALIZAR EXISTENCIAS EN VIVO] es
posible desactivar el control de existencias "en vivo". Esta preferencia evita Bloqueo de
registros cuando se utiliza de forma intensiva un nmero muy limitado de artculos por varios
usuarios simultneamente. Una vez desactivada, si se desea conocer el estado de las existencias,
es necesario actualizarlas en la ficha del artculo, en la Ventana de Informacin de Existencias o
en [UTILIDADES : GESTIN : ACTUALIZAR EXISTENCIAS].

Artculos
[GESTIN : ALMACENES ARTCULOS : ARTCULOS]

Caractersticas
El SIT define artculo como el concepto por el cual la empresa se relaciona con el cliente. Un
artculo puede provocar un ingreso o un coste, pero estos pueden ser cero desde el punto de
vista contable.

TeleGEST y TeleGEST+

25

Almacenes, Familias y Artculos


Sobre un artculo podemos tener un coste en tiempo o recursos de la empresa. Esta informacin,
correctamente reflejada en el SIT, nos ser muy til en el futuro para poder establecer un coste
econmico que podamos repercutir en el precio.
As, puede interesar dar de alta un artculo aunque no se cobre por ello, con coste cero. El
sistema refleja la existencia de una relacin empresa-cliente, mientras que el cliente percibe que
lo que le hemos regalado s tiene un valor.
En cambio, no interesa crear artculos en el SIT que sean irrelevantes para el futuro de la
empresa (desde el punto de vista financiero, contable, comercial, logstico, etc.).

Cmo definir artculos


Frecuentemente, el usuario confunde el aspecto esttico que quiere darle a sus documentos
comerciales con sus objetivos de informacin. Aconsejamos, desde el primer momento, no
incluir la apariencia de dichos documentos como factor decisivo a la hora de describir nuestro
fichero de artculos.
Igualmente, determinados usuarios dan poca importancia a este fichero porque la empresa vende
"servicios". Creemos que es un error: las empresas de servicios tienen las mismas necesidades
informativas que cualquier otra empresa que se dedique a la compra / venta.
El usuario debe plantearse el "nivel" de descripcin al que su archivo de artculos debe llegar.
Habr usuarios que, por necesidades de controlar las existencias de cada uno de los artculos,
tendr que describir cada uno de ellos como artculos independientes.
En cambio, habr determinados artculos que no ser necesario que sean descritos
independientemente: bastar con dar de alta un "artculo" genrico que se usar en todas las
operaciones, aunque en cada una de ellas, el usuario cambie la descripcin del artculo. Por
ejemplo: es diferente un negocio de venta de ordenadores que trabaja con stock (es decir:
compra y almacena) que otro que vende bajo demanda: el primero necesitar dar de alta cada
modelo de ordenador porque debe estar informado de los distintos modelos de los que dispone
en almacn. En cambio, en el segundo caso, basta con dar de alta un artculo que se llame
"Ordenador", especificando en cada proceso (pedido a proveedor, albarn de venta) de qu
modelo se trata. Por principio, un artculo genrico siempre tiene un stock virtual "0": todo lo
que se compra tiene una venta inmediata.

Agregar artculos
El SIT permite la introduccin continua de registros, de tal forma que podemos agregar una
serie de artculos simplemente confirmando tras cada nuevo registro. Cuando alcanzamos el
ltimo registro que deseamos agregar, tenemos dos opciones: pulsar la tecla maysculas a la
vez que confirmamos, o bien confirmar y a continuacin salir.
Pestaa Generales:
El SIT permite incluir en la ficha del artculo una foto o imagen del mismo para ello
procederemos a utilizar los comandos copiar y pegar.
Previamente, tendremos que definir en [LISTAS : GESTION] la Unidad de Venta (unidad, litro,
metro, etc.) y la Unidad de Agrupacin (cajas, pals, etc.).
Los artculos y todas las especificaciones en ellos incluidos sirven tanto para compras como
para ventas. Por lo tanto, si en sugerir unidades ha introducido 5, esa es la cantidad mnima que
le permitir incorporar el SIT en un documento comercial de compra (o de venta).
nicamente tenga en cuenta que si en el campo "Cantidad por (Unidad de Agrupacin)" ha
introducido 5, en el campo "Sugerir unidades" como mnimo podr escribir 5 o mltiplos de 5
(10, 15, etc.).

26

TeleGEST y TeleGEST+

Almacenes, Familias y Artculos


En la solapa gestin existe un campo para poner el cdigo Intrastat, si fuera requerido. Ver en
[INFORMES : Gestin] "Transacciones intracomunitarias". Tambin, en [CUENTAS:
PROVEEDORES / CLIENTES], un botn con la bandera de la Unin Europea, nos permite
seleccionar las cuentas que pertenecen a pases de la Unin (excepto Espaa).

Alta y Baja de Artculos


Si un artculo tiene bandera roja, est de baja y no se puede incorporar a ningn documento de
gestin.
Cuando el SIT informa de que los artculos estn en uso, es porque se estn utilizando en
documentos comerciales (presupuestos, pedidos, albaranes o facturas, tanto de clientes como de
proveedores).
Por esta razn, si ya tiene documentos con estos artculos, no debe suprimirlos (clic en
papelera pues alterara toda la informacin.
Lo que recomendamos es abrir este artculo y seleccionar una bandera roja (la tiene en
[GESTION : ALMACENES : ARTICULOS : Pestaa GENERALES], en la esquina superior
derecha. De esta forma el artculo queda automticamente dado de baja, y no se podr aadir a
ms documentos comerciales.
Tambin puede ir a [GESTION : ALMACENES : ARTICULOS], seleccionar varios artculos,
pulsar la tecla maysculas del teclado y sin soltarla, hacer clic en "Estado" (parte inferior de la
pantalla). Seleccione la bandera roja. De esta forma, todos los artculos seleccionados quedan en
estado "baja".

Margen comercial y Factor multiplicador


Los Mrgenes para artculos se aplican de la siguiente manera:
En "Prximo Costo" escriba el precio de coste. Para la Tarifa 1 (es posible definir hasta 3 tarifas
para 3 tipos de clientes), podemos indicar bien un "Factor multiplicador" respecto del prximo
costo (si escribe 110, estar multiplicando por 1,10, es decir; el precio de venta ser un 110%
del prximo costo), o bien un margen comercial "M%", en cuyo caso establecer el porcentaje
del margen comercial, aplicado en este caso al precio de venta, no al de costo.
Las frmula que el SIT utiliza en este ltimo caso es la siguiente:

"Precio Venta" = "Prximo costo" multiplicado por 1,XX (donde XX es el porcentaje a


aplicar al prximo costo).

Como podr observarse, el SIT tambin puede hacer el clculo a la inversa, es decir, escriba
primero el "Precio Venta" o el precio de venta "IVA Incluido", y la aplicacin calcula el margen
aplicado.
Los campos de "Prximo Costo", "Precio Venta" y "IVA Incluido" admiten la entrada directa de
frmulas.
Por ltimo, existe la posibilidad de modificar o aplicar el margen directamente en las lneas de
un presupuesto de [GESTION : DOCUMENTOS DE GESTION : PRESUPUESTOS]. Aplicar
la frmula directamente en el campo que est debajo del botn "Precio Unitario". Puede poner,
por ejemplo, para un margen sobre el precio de coste de un 20%: Precio coste*100/80 (estas
frmulas no admiten parntesis y no guardan la frmula sino su contenido).

TeleGEST y TeleGEST+

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Almacenes, Familias y Artculos

Descuentos
El SIT permite aplicar un Descuento para un artculo determinado. El descuento se introduce en
el campo del mismo nombre, mediante la cantidad: si queremos aplicar un 10% a este artculo,
se introduce 10.
El SIT tambin permite incorporar descuentos desde la ficha de la Cuenta del Cliente o
Proveedor (pestaas GESTIN o PRECIOS), e incluso de forma independiente en cada
Artculo de un Documento Comercial.
En estos casos, para que al descuento aplicado en este artculo se acumulen los descuentos que
pueda tener el cliente (definido en Cuentas) o en un determinado Documento Comercial, es
necesario incluir en el campo Descuento la cantidad precedida del signo +, ; o ..
Ejemplos:
1. +10: al descuento del artculo se suma otro 10%, resultando un 20%.
2. ;10: el descuento al artculo (10% en el ejemplo) se incrementa en un 10%, resultando
un 11%.
3. .: anula cualquier descuento que pueda incorporar el artculo.

Nmero de Serie / Lote y Fecha de Caducidad


Para aquellos artculos que requieran una identificacin del tipo Nmero de Serie o Lote y
Fecha de Caducidad, realizar los siguientes pasos:
1. En [GESTIN : ALMACENES / ARTCULOS : FAMILIAS], seleccionar la familia y
escribir la descripcin que debe mostrar este apartado. Hgalo en el campo Etiqueta N
de Serie.
2. En [GESTIN : ALMACENES / ARTCULOS : ARTCULOS : pestaa GESTIN],
seleccionar la casilla Lleva n de serie o la casilla Lote/Caducidad.
Cada vez que en un contrato o documento de gestin aada este artculo, realice un pedido o
quiera darle entrada o salida mediante un movimiento de almacn, el SIT le pedir que rellene
este dato.
Tambin podr en todo momento conocer sus Nmeros de Serie haciendo clic en el botn del
mismo nombre que aparece en varias pantallas del SIT.

Stock mnimo y mximo


En [ALMACENES : ARTCULOS : Modificar : Pestaa "Estadstica"], haga clic en el icono
que se encuentra debajo de EXISTENCIAS DE ALMACN, y podr indicar un Stock
mnimo y mximo para este artculo en cada almacn.
Este dato queda reflejado en la ventana de Informacin de existencias en vivo, en las
columnas de Previsin. Debe tener en cuenta que superar la cantidad mnima o mxima no
impide la venta del artculo, ni se realizan avisos. El mnimo o mximo de la columna
Previsin se mostrar en rojo cuando las existencias rebasen dichos lmites.
Las personas que gestionan stocks y compras, disponen de un informe para detectar aquellas
existencias que se encuentren por debajo del mnimo marcado. Ir a [GENERAL : INFORMES :
GESTIN : Artculos bajo mnimos].

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TeleGEST y TeleGEST+

Almacenes, Familias y Artculos

Existencias por debajo de cero


Los usuarios recibirn avisos de ruptura de stock, o impedir un proceso comercial, cuando se
generen albaranes o realicen movimientos de almacn que provoquen que las existencias
queden por debajo de cero. Se bloquear las operaciones a los usuarios que no tengan permiso
para "Evitar el control de existencias" [USUARIOS : Modificar : Privilegios de acceso : 2106
Evitar Control de Existencias]. Existen dos opciones: una para impedir sobrepasar estos lmites
y otra nicamente para advertir (Si est en verde, el sistema impedir cualquier movimiento que
sobrepase los lmites fijados. Si est en naranja, slo advertir).
Esta opcin slo funciona con artculos pertenecientes a Familias con control de existencias.

Buscar un artculo por su Nmero de Serie


Si conoce el nmero de serie pero no recuerda el documento de gestin o contrato al que
pertenece, puede buscarlo en las siguientes rutas:
[CUENTAS : CONTRATOS]. Botn Lupa.
[DOCUMENTOS DE GESTIN : PRESUPUESTO/PEDIDO/ALBARAN/FACTURA]. Botn
Lupa.

Modificar artculos en Bloque


Otra opcin nos permite modificar en bloque varios artculos. Para ello slo tenemos que
seleccionar los artculos que queremos modificar (utilizando la tecla maysculas o
comando) y hacer clic en el botn modificar en bloque.

Composicin de artculos
Un artculo puede componerse a su vez otros productos o factores se compone un artculo. Para
ello, acceda a:
[GESTIN : ALMACENES : COMPOSICIN]
1. Clic en "Nuevo".
2. Introduzca el artculo a descomponer y la cantidad.
3. Aada uno a uno los artculos necesarios para la composicin, indicando su cantidad,
coste e imputacin (100% en la mayora de los casos).
4. Marque "Factor multiplicador" si el artculo debe ser multiplicado por el nmero de
unidades del producto terminado que se fabrique o componga.
El SIT tiene un sistema para conocer si algn artculo est compuesto de otros y en qu
proporcin. El fundamento principal de funcionamiento es que cualquier artculo puede ser, a su
vez, un componente de cualquier otro. Es decir, no hay distincin tcnica entre artculos y
subartculos o materias primas. (Por supuesto, el usuario puede distinguir unos y otros mediante
su inclusin en familias diferentes.)
El SIT utiliza las composiciones de artculos en los siguientes casos:
1. En Gestin Comercial, al realizar un presupuesto de venta, si existen frecuentes
operaciones de venta que responden a un modelo, se puede introducir ese modelo como
composicin. Al crear el presupuesto, basta con introducir el artculo compuesto
haciendo clic sobre el botn "Integrar Composicin", para que el programa incluya en
el presupuesto todos los artculos sencillos contenidos en la composicin del lote.

TeleGEST y TeleGEST+

29

Almacenes, Familias y Artculos


2. En Gestin Comercial, al generar una orden de fabricacin, haciendo clic en "Producto
Terminado" se introduce ste como artculo a producir y su composicin como artculos
a consumir.
El usuario puede programar tantas composiciones de los artculos como desee.
Entrando la composicin de un artculo (o Producto Terminado) el usuario determina qu
factores productivos son necesarios para la produccin del Producto Terminado, en qu cantidad
son necesarios y cul es el coste de cada uno de los factores y, en consecuencia, cul es el coste
del Producto Terminado.
Con el botn ACTUALIZAR COSTO FACTORES el SIT actualiza los posibles cambios en los
costos de los factores productivos que, necesariamente, deben repercutir en el clculo de un
nuevo costo del Producto Terminado.
Una vez calculado el coste de un Producto Terminado, el usuario puede guardarlo en la ficha del
artculo haciendo clic sobre el botn ACTUALIZAR PRODUCTO TERMINADO. El programa
le invitar entonces a actualizar las distintas tarifas de precios de venta que estn basadas en
dicho costo.

Artculos accesorios
El SIT tiene la capacidad para introducir de forma automtica los artculos que son accesorios
de otro artculo y que deben ser Presupuestados, servidos y/o facturados conjuntamente.
Por ejemplo, se puede conseguir que, en un Documento Comercial:
1. Al introducir un equipo MP3, el SIT introduce automticamente el Canon Digital que le
corresponde.
2. Al introducir una venta de carnes, el SIT introduce automticamente el impuesto sobre
Deshechos Crnicos.
3. Al introducir una impresora, el SIT introduce automticamente el coste del cable y los
cartuchos de tinta.
Para conseguir la introduccin automtica de Accesorios, dirigirse a:
[GESTIN : ALMACENES : ARTCULOS].
1. Crear primero el artculo accesorio en [GESTION : ALMACENES : ARTCULOS].
2. Ir a [GESTION : ALMACENES : ARTCULOS : seleccionar el artculo principal :
pestaa PRECIOS].
3. Clic en el espacio debajo de ACCESORIOS, CDIGOS.
4. Hacer clic en el signo "+" que hay a la derecha de "Accesorios".
5. El cursor se sita a la izquierda. Teclear el cdigo del Artculo Accesorio.
A partir de ese momento, cada vez que se introduzca el Artculo en un Documento Comercial,
el SIT invitara a introducir cada uno de los Accesorios.
El extracto comercial es la lista de movimientos generados para cierto artculo. Un movimiento
de un artculo es una lnea de entrada/salida de almacn, lnea de un albarn, factura, orden de
produccin, orden de traspaso entre almacenes, etc.

Extracto comercial
Los movimientos siempre estn asociados a un artculo y un almacn. Si el artculo pertenece a
una familia que no lleva control de existencias, entonces el movimiento del artculo no produce
movimiento en el almacn.

30

TeleGEST y TeleGEST+

Almacenes, Familias y Artculos


Dependiendo el lugar desde el que se pide el extracto, ste mostrar una seleccin diferente de
los movimientos:
1. Si el extracto se pide desde la ficha de una cuenta, entonces muestra todos los
movimientos de todos los artculos que corresponden a dicha cuenta.
2. Si el extracto se pide desde la ficha de un artculo, entonces se muestran los
movimientos de ese artculo para todas las cuentas.
3. Si el extracto se pide desde un lugar dnde estn relacionados un artculo y una cuenta,
entonces se muestran los movimientos del artculo para esa cuenta. Por ejemplo:
solicitar el extracto desde un albarn o cualquier otro documento comercial.
En este ltimo caso, existen varias formas para solicitar el extracto. Estando en un documento
de gestin o cualquier otro lugar donde exista una relacin entre una cuenta y un artculo, al
hacer clic sobre el botn "Extracto":
1. Si no se selecciona ninguna lnea del documento, se muestra el extracto comercial de la
cuenta del documento (cliente o proveedor).
2. Si se selecciona una lnea del documento, se muestra el extracto para esa cuenta y el
artculo seleccionado.
3. Si en vez de clic se hace Maysculas-Clic sobre el botn extracto, se muestra el extracto
del artculo seleccionado para todas las cuentas, y no exclusivamente para la cuenta del
documento.
Cualquier duda sobre el estado de existencias o estadstica de un artculo pasar por el anlisis
exhaustivo del extracto.
En la ventana de "Informacin de existencias" [AUXILIARES : Ventana de Existencias] se
muestran los precios del artculo.
Bastara buscar el artculo para ver sus precios y existencias (mediante un clic en el botn de
bsqueda). Las observaciones se mostrarn al mismo tiempo en la ventana de "Trazabilidad".

Impresin de Tarifas
Ira[GESTION:ALMACENES:ARTICULOS],seleccionarlosartculos(Cmd/Ctrl+A,paraseleccionar
todos)yhacerclicenelbotnimprimir.
SeabreunaventanadondepodrseleccionarlaopcinImprimirTarifadePrecios.IncluirIVA.

Impresin de Etiquetas
El SIT permite la impresin de etiquetas para los artculos, incluyendo la impresin del cdigo
de barras. Los problemas principales para el xito en la impresin de etiquetas son los
siguientes:
1. Eleccin automtica del n de etiquetas necesarias para cada artculo.
2. Configuracin de la impresora.
En cuanto al primer punto, el programa permite imprimir etiquetas de artculos, no slo desde el
propio fichero de artculos [GESTIN : ALMACENES : ARTCULOS], sino desde los
documentos comerciales [GESTIN : DOCS. DE GESTIN : ALBARN].
Al solicitar la impresin de etiquetas (Botn Imprimir), el programa abre para el usuario el
mdulo estndar de impresin de etiquetas (en la primera ventana se selecciona Etiquetas,
confirmar) y se generan las etiquetas. Una vez generadas, el SIT presenta el editor de
etiquetas. De los campos del fichero "Informes" que se muestran, debe usar los siguientes:

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Almacenes, Familias y Artculos

[Cdigo] Contiene el Cdigo del artculo. Es el campo al que se debe asignar el tipo de
letra Code393 para su impresin en forma de cdigo de barras4.

[Texto] Contiene la descripcin del artculo. Este campo puede imprimir varias lneas,
por lo que es necesario darle una altura suficiente.

[Importe01] Contiene el PVP 1 (I.V.A. incluido).


Express color doble cara

!232,00

*7896676*
Estos tres primeros son los ms habituales para etiquetar artculos. Adems, es posible presentar
la siguiente informacin:

[Importe02] Contiene el PVP 2 (I.V.A. incluido)

[Importe03] Contiene el PVP 3 (I.V.A. incluido)

[Importe04] Contiene el porcentaje de Descuento del artculo

[Importe05] Cantidad de artculos

[Importe06] Nmero de la etiqueta

[Importe07] Nmero total de etiquetas impresas

[Fecha] Fecha del movimiento de almacn

[DocumentoComercial] N del documento (albarn, factura, etc...) desde el que se


imprimen las etiquetas.

[NumeroSerie] Nmero de serie (cada etiqueta muestra uno de los nmeros de serie
introducidos en el documento comercial)

Puede establecer atributos de texto para los campos tales como fuente, tamao, alineacin y
estilo. Haga clic en el campo[s] y seleccione los atributos apropiados.
Los textos y objetos estticos tambin pueden ser ubicados en la etiqueta. Podra usarlos para
definir por ejemplo, una direccin de devolucin.
Si desea concatenar campos para que no haya espacios entre ellos cuando se impriman, arrastre
y deje caer el segundo campo directamente en el primer campo. El SIT ubica un caracter +
entre los campos para indicar que los campos estn concatenados en una misma lnea.
Generalmente usted hace esto con campos como nombre y apellido o CP y provincia.

Si su ordenador no dispone de esta tipografa, en el paquete de instalacin del SIT puede encontrar un
fichero con este tipo de letra (Code39Barcode) en la carpeta contents/extras/accesorios.

La referencia para el cdigo de barras del artculo es el "Cdigo del Artculo" y ese cdigo es el que se
representar en el cdigo de barras al imprimirlo, con el formato (EAN-13, EAN- 8, etc.). Simplemente
seleccione la tipografa adecuada cuando imprima las etiquetas de los artculos. En [ EMPRESAS
GESTIN : ENTRADA DIRECTA ESPECIFICACIONES ] puedes decidir qu caracteres compondrn
el cdigo de barras entre cdigo de artculo y especificacin, pero esta nomenclatura no se acoge al
cdigo EAN - 13, por lo que simplemente podrs introducir en este apartado el n de caracteres para el
cdigo del artculo".

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TeleGEST y TeleGEST+

Almacenes, Familias y Artculos


Despus de haber creado los contenidos de la etiqueta (campos, posicin, atributos de texto,
etc.) deber definir el nmero de etiquetas por hoja, su posicin en el papel, los mrgenes, etc.
en la pgina Disposicin. Haga clic en la pestaa Disposicin para visualizarla.
Luego de hacer clic en botn tamao de la etiqueta, podr definir los tamaos de etiqueta, y
puede hacerse lo mismo para el tamao del papel.
Si selecciona Redimensin automtica, los valores de Ancho y Alto de la etiqueta se definen
automticamente.
Puede definir el nmero de etiquetas por fila y columna, el espacio entre ellas, y si son impresas
desde la primera pgina, hacia abajo, o viceversa. Puede imprimir cualquier nmero de etiquetas
por registro.
Si va a imprimir en una hoja incompleta de etiquetas, puede hacer clic en la primera etiqueta en
la cual desea empezar a imprimir. Las etiquetas anteriores sern ignoradas (slo en la primera
pgina).
Puede especificar el diseo del papel de la etiqueta utilizando las reas de entrada en la pgina
Disposicin o elegir un diseo estndar del listado Cdigo estndar. Esta lista desplegable
contiene especificaciones para una variedad de hojas de etiquetas comerciales estndar.
Recuerde que puede guardar su modelo de impresin para su uso posterior.

Imagen del Artculo


En primer lugar, seleccione la imagen que desea incorporar al artculo. A continuacin, ejecute
el comando copiar (Comanda/ CTRL + C).
A continuacin, ir a [GESTION : ALMACENES : ARTICULOS], seleccione el artculo,
pestaa Generales y haga clic en el recuadro para su imagen (parte inferior derecha).
Por ltimo ejecute el comando pegar (Comando/CTRL + V).
Tendr que confirmar para que la imagen quede almacenada en el SIT. Al abrir nuevamente el
artculo, lo ver con su imagen.

Campo Su cdigo
Objetivo del campo Su cdigo en el SIT
El contenido de este campo aparecer en Documentos Comerciales cuando se dan las siguientes
circunstancias:
1. Cuando realizamos un pedido a un proveedor, y tenemos que detallar Su cdigo.
2. Cuando gestionamos una venta, y el cliente nos pide un determinado cdigo para un
artculo (IMPORTANTE: el SIT prev que ms de un cliente pueda necesitar Su
cdigo especfico, para un artculo que tenemos dado de alta en la aplicacin. Por este
motivo, ser necesario especificar Su cdigo para cada cliente que lo necesite).
3. Cuando un artculo tiene condiciones especiales por volumen, en cuyo caso, si se
cumple, tambin figurar Su cdigo para estas condiciones (ver [ARTCULOS :
Pestaa PRECIOS]).
En todos estos casos, cuando vamos a imprimir un Documento de Gestin a un proveedor o
cliente, siempre aparecer su cdigo en el artculo de dicho documento, en lugar del cdigo
propio del SIT.
Cada vez que se necesite incorporar nuevos artculos, habra que darlos de alta con Su cdigo
en [ARTCULOS : Pestaa PRECIOS/CUENTA], AADIENDO UNA LNEA POR CADA

TeleGEST y TeleGEST+

33

Almacenes, Familias y Artculos


CDIGO DE CLIENTE o PROVEEDOR (introducir slo el cdigo de la cuenta y Su cdigo.
Este ltimo puede hacerse con el comando pegar).
Otra opcin recomendable es exportar las ofertas existentes, mediante [GENERAL :
UTILIDADES : GESTION : EXPORTAR OFERTAS] y a continuacin incorporar, modificar o
eliminar registros utilizando los procedimientos para actualizacin de ofertas, que se describen
ms abajo.

Imprimir Su cdigo en documentos de compra


Para ello, previamente hay que introducir el valor en el campo Su cdigo, bien en
[ARTICULOS : Pestaa PRECIOS/CUENTA] o en [CUENTAS : Seleccionar PROVEEDOR :
Pestaa PRECIOS], siempre para el proveedor sobre el que se va a generar el Documento de
Gestin.

Imprimir Su cdigo en documentos de venta


Incluir en [CUENTAS : Seleccionar CLIENTE : Pestaa PRECIOS], aquellos artculos con Su
cdigo. En estos artculos se imprimir Su cdigo siempre que el Documento de Gestin de
venta se realice a este cliente.
Los otros datos (precio vta., descuento, etc.), si estn en blanco, reflejarn el dato de la ficha de
[ARTCULOS : GENERALES]. En caso contrario, el que hayamos escrito en [CUENTAS :
CLIENTES : Pestaa PRECIOS] o en [ARTCULOS : Pestaa PRECIOS/CUENTA o Pestaa
PRECIOS].

Actualizacin
Para realizar el proceso de actualizacin desde una Hoja de Clculo, podemos exportar desde
[ARTCULOS] todos aquellos en los que queremos que figure un determinado cdigo en el
campo Su cdigo, utilizando la herramienta Info/Export (con exportar los campos cdigo y la
descripcin es suficiente).
El siguiente paso es preparar la hoja de clculo para la exportacin (sin encabezados):
-

Columna A: cdigo de la cuenta contable del cliente o proveedor.

Columna C: cdigo del artculo en el SIT.

Columna D: cdigo del Proveedor/Cliente para este artculo (Su cdigo). Se pueden
introducir desde Excel, manualmente o con un lector de cdigo de barras (cdigos
EAN).

Columna E: descripcin del artculo (opcional).

Columna F: Importe del artculo (si es distinto del que figura en la ficha de Artculos).

Columna G: Descuento del artculo (si es distinto del que figura en la ficha de
Artculos).

Columna H: Cantidad mnima (opcional).

Guardar la hoja de clculo con formato texto separado por tabuladores.


Ir a [GENERALES : UTILIDADES : GESTION : ACTUALIZAR OFERTAS] y realizar la
importacin del nuevo fichero.
Ahora, en [CUENTAS : Seleccionar CLIENTE o PROVEEDOR : Pestaa PRECIOS] podr ver
el listado de los artculos con los respectivos cdigos de este cliente o proveedor.
Habra que repetir el proceso para cada cliente/ proveedor.

34

TeleGEST y TeleGEST+

Almacenes, Familias y Artculos

Gestin de Precios de Coste y Venta


Precios aplicados
El SIT desarrolla una completa gestin de precios para permitir adaptarse a cualquier necesidad.
Es importante que el usuario conozca la "prioridad" con la que funcionan los automatismos de
aplicacin de precios para que sea capaz de prever el resultado antes de que este se produzca.
1. Tarifa: [CUENTAS: CLIENTES : Pestaa Precios] o [GESTIN : ALMACENES :
ARTCULOS: Pestaa Precios/Cuenta].
Para empezar, el SIT aplicar el precio del articulo que corresponde a la tarifa que tiene
asignada el cliente. Para ello, no olvide introducir en cada cliente la tarifa que le corresponda.
Esto es til incluso cuando est previsto generar una tarifa de precios propia para dicho cliente.
En cuanto a los proveedores, el SIT aplicar el Precio de Prximo Costo que aparece en el
registro del Artculo en cuestin.
2. Precios por volumen: [GESTIN : ALMACENES : ARTCULOS : Pestaa Precios].
En segundo lugar, el SIT buscar si existe una tabla de Precios por Volumen. Si es as, el SIT
aplicar el precio que corresponda al volumen de la venta. Se debe tener en cuenta que este
sistema implica que si posteriormente se cambia la cantidad, el precio de venta vuelve a ser
calculado.
Si no introduce una cantidad mnima (CM), el SIT tendr en cuenta este precio salvo que exista
otro en (1).
Este sistema slo funciona en los documentos comerciales de venta.
3. Precio por Artculo: [GESTIN : ALMACENES : ARTCULOS: Pestaa Generales].
Por ltimo, el SIT busca si existen precios por tarifas en la pestaa Generales del Artculo. Cada
tarifa corresponde a una calificacin que puede hacer de sus cuentas de clientes, en
[GENERALES : CUENTAS : CLIENTES : Pestaa Gestin], en el campo Tarifa Ventas.

Prximo Costo / Coste


(1) [GESTIN :
ALMACENES :
ARTCULOS : Pestaa
Generales]

El coste del artculo.

El Precio que se tendr en cuenta


es el ltimo incluido en la lista, o
el que cumpla la condicin de
cantidad mnima.

(3) [GESTIN :
ALMACENES :
ARTCULOS : Pestaa
Precios/Cuenta]

TeleGEST y TeleGEST+

Precio de Venta (sin IVA).

Precio de Venta (sin IVA).


Prevalece sobre el Precio de (1).

(2) [GESTIN :
ALMACENES :
ARTCULOS : Pestaa
Precios]

[GESTIN : ALMACENES
: MOVIMIENTOS]

Precio / Importe

Precio de Venta (sin IVA), para


un
determinado
Cliente.
Prevalece sobre (1) y (2) para
dicho Cliente.
El importe introducido en (1) en el
campo Prximo costo.

35

Almacenes, Familias y Artculos


Prximo Costo / Coste

dem a (3):

(4) [CUENTAS :
CLIENTES: Pestaa
Precios]

(5) [CUENTAS :
PROVEEDORES :
Pestaa Precios]

Precio / Importe

Precio de Venta (sin IVA), para


este Cliente. Prevalece sobre (1)
y (2) para dicho Cliente.
Precio de coste para este
proveedor,
cuando
dicho
proveedor se selecciona en un
Documento
de
Gestin
5
(Presupuesto o Pedido).
Visible desde Botn Compras.
No se considera.

[GESTIN :
DOCUMENTOS DE
GESTIN : COMPRAS :
PRESUPUESTO/PEDIDO]

[GESTIN :
DOCUMENTOS DE
GESTIN : VENTAS :
PRESUPUESTO/PEDIDO]

Botn Compras (para artculos


servidos por el proveedor): esta
opcin permite visualizar y
seleccionar Precios de (5) para
que el usuario elija el proveedor
ms adecuado.

El precio de coste de (5), si


el
proveedor
de
este
documento es el mismo que
en (5).

El prximo costo de (1), si no


se cumple la condicin
anterior.

El Precio de Venta (sin IVA)


que primero encuentre en
(4), (3), (2) (1) (siguiendo
dicho orden).

Si no encuentra Precios, el
campo tendr valor 0.

Botn Compras (para artculos


en venta): Prximo Costo de (1).
Otras opciones Botn Compras:
ltimos precios en Presupuestos
de Venta y de las ltimas
compras a proveedores.

Pestaa Precios
Esta pestaa la encontrar en:
-

[GESTIN : ALMACENES : ARTCULOS : Pestaa Precios]

[GESTIN : ALMACENES : ARTCULOS : Pestaa Precios/Cuenta]

[CUENTAS : CLIENTES: Pestaa Precios]

[CUENTAS : PROVEEDORES : Pestaa Precios]

Los artculos contenidos en la pestaa PRECIOS de un Proveedor slo se tienen en cuenta en los
Presupuesto o Pedidos a dicho proveedor, y siempre que contengan estos artculos.
Si lo anterior se cumple, adems, cuando se incluye ms de un precio del mismo cdigo en la pestaa
PRECIOS (proveedores), al realizar un Presupuesto o Pedido se tendr en cuenta (por orden):

36

1.

El que cumple la condicin de Cantidad Mnima (CM).

2.

El ltimo precio introducido en la lista.

TeleGEST y TeleGEST+

Almacenes, Familias y Artculos


-

Cdigo del artculo: el artculo previamente dado de alta. Si no lo conoce, puede


introducir un signo "?".

Su cdigo: cdigo del proveedor. Este campo es opcional.

Descripcin: por defecto, la del artculo.

C.M.: cantidad mnima.

C.S.: cantidad sugerida.

Importe: el precio PVP.

Desc.: descuento aplicado.

TeleGEST y TeleGEST+

37

Documentos de Gestin

Documentos de Gestin
Tipos de documentos
[GESTIN : DOCUMENTOS DE GESTIN]
1. Presupuesto de venta/compra: documento que refleja una intencin de compra /
venta.
2. Pedido: es un presupuesto aprobado.
3. Albarn: refleja el momento de la compra / venta o de la prestacin de un servicio.
Deja constancia de la entrega de una mercanca o de un servicio realizado. Ejecuta un
movimiento en almacn.
4. Factura: documento que se debe cotejar con el albarn, con el fin de hacerla efectiva.
Se persigue el objetivo de que los responsables de cada departamento (comercial, compras,
almacn o tcnico y contable) generen los respectivos documentos en el SIT. De esta forma, al
contable le ser fcil cotejar una factura con un albarn creado a travs de la misma aplicacin.
Cuando tenemos un determinado documento de gestin abierto, se puede convertir en
otro documento haciendo clic en el botn inferior, con el nombre del documento al que
se puede convertir. De esta forma, pasamos de un presupuesto a pedido (una vez
aceptado el presupuesto), de un pedido a albarn (cuando el pedido sale o entra en
almacn) y de un albarn a factura (cuando se pasa al cobro o se efecta el pago).
Para los servicios ofrecidos desde el S.A.T., el SIT genera los siguientes documentos:
1. Solicitud de reparacin (equivale al Presupuesto de Venta).
2. Orden de reparacin (equivale al Pedido).

Presupuesto
[GESTIN : DOCUMENTOS DE GESTIN : PRESUPUESTO]
Si introducimos los datos de los artculos en el Presupuesto, evitamos tener que hacerlo en el
resto de documentos de gestin.
Al abrir un nuevo presupuesto, la aplicacin nos pide una serie de datos entre los que se
incluyen los artculos objeto del presupuesto. Estos artculos se aaden, quitan o modifican con
los botones +, -, o modificar que se encuentran a la derecha de la ventana.

Lneas de comentario
Al agregar un nuevo artculo en el presupuesto, el SIT permite la inclusin de un comentario
con el que podremos realizar:

Descripciones que engloban a ms de un artculo que no se desea que aparezca en un


Documento Comercial, sin renunciar al desglose de artculos para poder calcular costes,
movimientos de almacn, etc.

Ocultar las lneas de artculos que incluyen los costes de nuestro producto / servicio
definido en el comentario.

Totalizar (sumar) los importes de los artculos que estn relacionados con el comentario.

Por lo tanto, el comentario cumplir bsicamente dos objetivos:

38

TeleGEST y TeleGEST+

Documentos de Gestin
1. Reflejar en el presupuesto un resumen de los artculos que estn por debajo de ese
comentario (incluyendo totales de las cantidades de dichos artculos).
2. Que el cliente, cuando vea dicho presupuesto (que previamente hemos impreso o
guardado como PDF), slo vea las lneas de comentarios con sus totales.
Tenga en cuenta que:

La totalizacin es sobre los artculos que se encuentren por debajo de la lnea de


comentario, hasta la siguiente lnea de comentario.

Se puede subir o bajar una lnea de comentario con las fechas arriba o abajo.

Para introducir una lnea de comentario:


Escribir un asterisco * en el campo de cdigo del artculo. De esta forma, lo que
introduzcamos en esta ventana se convierte en comentario, no permitiendo otros datos como
stock, costes, precios, etc.
Puede elegir si quiere imprimir o no las lneas de comentario, as como si desea imprimir o no
las lneas de artculos (puede, por ejemplo, imprimir lneas de comentario a modo de resumen, y
ocultar las de artculos). Para ello, seleccione el presupuesto y a continuacin haga clic en el
botn imprimir. En la siguiente ventana, marque o desmarque las casillas de imprimir lneas de
artculos y comentarios.

Impresin
Desde [GESTIN : DOCUMENTOS DE GESTIN : PRESUPUESTOS] existen varias
posibilidades de impresin de documentos relacionados con los Presupuestos. Para ello slo hay
que seleccionar el presupuesto y hacer clic en el botn Impresora (Comando/Ctrl + P):
1. Impresin de Presupuesto Completo: elegir el modelo (recomendamos utilizar TG).
2. Rentabilidad de Proyecto: si el presupuesto est asignado a un Proyecto, se imprime un
informe completo sobre su rentabilidad.
3. Seguimiento: imprime un informe con las ventas, compras y margen, relacionadas con
este presupuesto.
4. Resumen: imprime un presupuesto abreviado, sin los datos de las empresas (slo la
descripcin).

Precios de Coste y Proveedores


La introduccin de lneas de artculos en Presupuestos y Pedidos difieren en bastantes aspectos
de la introduccin de lneas en todo el resto de documentos. El motivo de esta diferencia es la
capacidad que tiene el SIT para entender una gestin de venta como un proceso completo que
parte de un PRESUPUESTO AL CLIENTE, del cual deriva todo el resto de documentos hasta
completar la venta. Por ello, es necesario que a la hora de realizar un presupuesto, el usuario
decida o analice que proveedor o proveedores servirn las mercancas o servicios necesarios
para atender la peticin del cliente.
En el formulario de entrada de cada lnea de artculo, el usuario puede introducir hasta tres
proveedores y/o tres precios diferentes. Tambin puede marcar qu proveedor prefiere para, en
caso de ejecutar el procedimiento de GENERAR PEDIDOS A PROVEEDORES, el programa
sepa de antemano a cul de los tres proveedores debe hacer el pedido.
Adems, el usuario puede forzar que en cada nueva lnea de artculo se introduzca
automticamente la misma combinacin de proveedores que tecle en la lnea anterior, as como
las condiciones de descuento y comisin. Para ello, mantenga pulsada la tecla CONTROL

TeleGEST y TeleGEST+

39

Documentos de Gestin
despus de confirmar la lnea en que introdujo estos datos, o bien pulse la tecla CONTROL a
la vez que aade una nueva lnea: en ambos casos el SIT sugerir la combinacin de
proveedores de la ltima lnea existente, o bien la que el usuario haya seleccionado
previamente.

Pedido
[GESTIN : DOCUMENTOS DE GESTIN : PEDIDO]

Generacin de pedidos a proveedores y control de existencias


El sistema de creacin de pedidos a proveedores desde uno u otro lugar son diferentes y todos
garantizan la trazabilidad de la operacin.
[GESTIN : DOCUMENTOS DE GESTIN : PEDIDOS (VENTAS ) : PROCESOS
AUTOMTICOS]
Generar Pedido a Proveedores en exclusiva:
El programa generar pedidos a proveedores cuando encuentre artculos que estn en [
GENERALES : CUENTAS : PROVEEDORES : Modificar : Solapa Precios ] en un slo
proveedor. Eso significa que es un proveedor en exclusiva y el programa ya conoce a quin
debe enviar el pedido. En este caso no es necesario indicar el proveedor en el pedido de cliente.
En cambio, no se encontrar en exclusiva cuando figura en la pestaa "precios" de ms de un
proveedor.
Generar Pedido a Proveedores consignados en pedidos de clientes:
En cada lnea de artculo de un pedido de cliente puede indicar un proveedor para ese artculo y
para ese pedido. Tiene tambin la opcin de introducir proveedores de manera automtica en el
botn "Introducir costos: ltimo, mejor y ms frecuente". Este proceso mirar cada lnea y
crear tantos pedidos a proveedores como sean necesarios.
Solamente es posible realizar esta operacin con pedidos de forma individualizada. Hacerlo de
otra forma conllevara romper la trazabilidad de las operaciones.
Si desea fusionar dos o ms pedidos de compras a un mismo proveedor, sin romper la
trazabilidad de sus operaciones, vaya a Pedidos, seleccinelos y haga clic en el botn
"Fusionar".
La ventana de "INFORMACIN DE EXISTENCIAS EN VIVO" (activarla en [USUARIOS :
doble clic en usuario : preferencia 11 Informacin general en vivo]) mostrar la informacin
del artculo en cualquier almacn. Si no existen movimientos, existencias (reales o virtuales),
pedidos pendientes, etc., dicha ventana no mostrar ningn dato.
El movimiento de almacn se realiza desde:
1. [GESTIN : DOCUMENTOS DE GESTIN : ALBARANES : Modificar : Salida de
Almacn]
2. en bloque desde [GENERALES : UTILIDADES : GESTIN COMERCIAL : Salida de
Almacn]
IMPORTANTE: en [EMPRESAS : Preferencias : 1305 Actualizar Existencias en Vivo] es
posible desactivar el control de existencias "en vivo". Esta preferencia evita Bloqueo de
registros cuando se utiliza de forma intensiva un nmero muy limitado de artculos por varios
usuarios simultneamente. Una vez desactivada, si se desea conocer el estado de las existencias,
es necesario actualizarlas en la ficha del artculo, en la Ventana de Informacin de Existencias o
en [UTILIDADES : GESTIN : Actualizar Existencias].

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TeleGEST y TeleGEST+

Documentos de Gestin

Nmero de pedido
El nmero de pedido es un dato importante en documentos emitidos al cliente (albaranes y
facturas). Para que figure en dichos documentos, debemos introducir dicho nmero en el campo
SU N DE PEDIDO en el Pedido de Cliente.
Siempre y cuando los documentos posteriores se generen a partir de este Pedido de Cliente y se
marque la preferencia 0313 "Imprimir origen en documentos comerciales" en [Empresas : doble
clic en empresa : pestaa Generales], el SIT imprimir este nmero en Albaranes y Facturas.
Si dicho nmero se conoce posteriormente a la generacin del propio albarn o factura, bastar
con introducirlo en el lugar descrito para que en una nueva impresin de estos documentos
figure correctamente.

Fusionar pedidos
Cada vez que se abre un Pedido [GESTIN : DOCUMENTOS COMERCIALES : PEDIDO]
tiene la opcin de fusionar varios documentos en un nico documento (de varios Pedidos a un
nico Pedido). De esta forma puede seleccionar todos los pedidos de un proveedor, procesarlos
y obtener un nico pedido resultante.
Esto se consigue con el botn Fusionar.

Impresin
Desde [GESTIN : DOCUMENTOS DE GESTIN : PEDIDOS] existen varias posibilidades
de impresin de documentos relacionados con los Pedidos. Para ello slo hay que seleccionar el
pedido y hacer clic en el botn Impresora (Comando/Ctrl + P):
1. Impresin de Pedido Completo: elegir el modelo (recomendamos utilizar TG).
2. Estado del Pedido: informe que reproduce la informacin de la ventana entrada
parcial, donde se reflejan las unidades pedidas, servidas y pendientes.
3. Orden de Trabajo (slo con Mdulo de Fabricacin Externa): nos ofrece la informacin
contenida en la pestaa Orden de Trabajo6, que se puede ver cuando se abre un
pedido.
4. Rentabilidad de Proyecto: si el presupuesto est asignado a un Proyecto, se imprime un
informe completo sobre su rentabilidad.
5. Seguimiento: imprime un informe con las ventas, compras, existencias y margen,
relacionadas con este pedido.
6. Por especificaciones.
7. Etiquetas.

Albarn
[GESTIN : DOCUMENTOS DE GESTIN : ALBARN]
El albarn es el documento que, en cualquier tipo de negocio, informa del momento en que el
material solicitado por el cliente est efectivamente entregado por la empresa, o bien que el
servicio solicitado ha sido prestado. Utilizando albaranes, incluso en las empresas de servicios,
se consigue aislar la fase de entrega de producto o de prestacin de un servicio de la fase de
6

Activar previamente en [EMPRESAS : GENERALES : PREFERENCIAS EMPRESAS], opcin 18: Activar


produccin externa.

TeleGEST y TeleGEST+

41

Documentos de Gestin
facturacin. Esto es imprescindible, dado que el proceso de facturacin obedece a otros
condicionantes que no tienen nada que ver con la realizacin efectiva de la venta o prestacin.

El albarn como herramienta de gestin del almacn


Adems, este documento mantiene una estrecha relacin con los movimientos de almacn.
Al introducir un nuevo albarn, el SIT ejecuta dos acciones:
1. Entrada / Salida de Almacn
2. Factura
Existen dos tipos de albaranes:
1. Compra (genera entradas en Almacn)
2. Venta (genera salidas en Almacn)

Agrupacin de albaranes
Es una opcin del SIT para agrupar albaranes en la misma factura cuando se factura en
Bloque mediante un Proceso Automtico
[GESTIN : DOCUMENTOS DE GESTION : ALBARANES]
Siempre que se ejecute el procedimiento de Facturacin de Albaranes, el SIT tender a generar
una sola factura por cada grupo de albaranes que coincidan en determinados datos. Por ejemplo,
todos los albaranes pertenecientes al mismo cliente tendern a ser facturados en la misma
factura.
El usuario debe conocer todos las caractersticas de los albaranes que pueden provocar la
generacin de ms de una factura.
Estas caractersticas son:

Forma de Pago

Das de Pago

Nmero de Vencimientos

Plazo para los vencimientos

Proyecto (slo si en la ficha del cliente se ha marcado la opcin correspondiente.

El Recargo financiero debe ser el mismo. (R/E)

Hay que tener en cuenta que el campo "Clave de Albarn" y "Clave de Facturacin" no son el
mismo.
El primero est en el propio Albarn. Su objetivo es forzar a que, aunque se intente facturar
albaranes del mismo cliente en la misma factura, se crearn tantas facturas como diferentes
claves de albarn existan.

Portes
En cada albarn puede introducirse la informacin de los portes. Para ello, acceda a un albarn y
haga clic en la solapa Portes.
Una vez que se introduce una cuenta de transportista (que puede ser cualquiera de las cuentas
del SIT), el parte de porte queda grabado junto al albarn.
En "Bultos que contienen" debe introducir la distribucin de la mercanca.

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TeleGEST y TeleGEST+

Documentos de Gestin
1. Bulto: es la unidad de envo (Pal, Camin, Furgoneta, etc.).
2. "Que contienen" es la unidad de empaquetado: "Caja, Cajn, paquete, etc.).
Una composicin de distribucin de mercanca puede ser:
2 PG (Pal Grande) que contienen 25 CJ (Cajas)
Previamente, deber haber creado las unidades de portes en [GENERALES : LISTAS :
GESTIN : Unidades de Portes]
Posteriormente, los partes de portes pueden ser gestionados desde [GESTIN :
DOCUMENTOS DE GESTIN : G. RUTAS]. Desde ese lugar, puede distribuirse la mercanca
en las distintas unidades de empaquetado.
Siempre que modifique la cantidad de una lnea, puede hacer clic en el botn "Generar" para
completar las unidades en unidades adicionales.

Impresin de Hoja de Contenido (Packing-List)


Para imprimir una hoja de Contenido (Packing-List), debe proceder as:
Cumplimentar el parte de Porte en cada albarn
1. En [GESTIN : PEDIDO O ALBARN : Pestaa Portes] cumplimentar la distribucin
en cajas/paquetes de la mercanca.
2. Seleccionar el porte deseado e imprimir.
Si lo que queremos realmente es repercutir ese coste en el cliente, entonces simplemente
aadiremos esa lnea como una venta ms en lugar de utilizar la herramienta de "Portes".

Impresin de Etiqueta Expediente del Porte


Adjunto al albarn es posible generar un "Expediente del Porte". Este expediente contiene toda
la informacin necesaria para el registro de todos los datos del transporte y su posterior
seguimiento. Es posible imprimir etiquetas de envo para todos los bultos que componen el
albarn. Para ello:
1. Cumplimente el Expediente de Portes, en la pestaa PORTES: como mnimo se debern
introducir el N de Bultos y el contenido por "Bulto".
2. En la lista de albaranes, seleccione los albaranes de ventas deseados.
3. Clic en el botn Imprimir. Elija la opcin "Etiquetas de Envo".
4. Se abre la ventana de diseo de etiquetas.
5. De los campos del fichero "Informes" que se muestran, debe usar los siguientes:
a. [Cdigo-] Contiene el n de Albarn.
b. [Descripcin-] N de caja y el total de cajas ("Cj. 1 / 12") (Caja 1 de un total de
12). La unidad "Caja" puede ser cualquier otra elegida por el usuario.
c. [Texto] Contiene la direccin de entrega del cliente.
d. [Texto2] Contiene la identificacin del transportista.
e. [Cabecera01] N de Expedicin.
f. [Cabecera02] Portes Pagados / Debidos.
g. [Cabecera03] N y tipo de bultos (Pals, Containers, etc.).
h. [Cabecera04] N y tipo de cajas (Cajas, Paquetes, Estuches, etc.).

TeleGEST y TeleGEST+

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Documentos de Gestin
i.

[Fecha] Fecha en Origen.

j.

[Importe01] Peso Bruto.

k. [Importe02] Peso Neto.


l.

[Importe03] Volumen.

m. [Importe04] Nmero de la Etiqueta.


Algunos campos contienen varias lneas, por lo que es necesario ajustar su tamao para que se
muestre el contenido completo.

Importes Accesorios (gastos de Flete, Aduana y otros)


Si en un Albarn de Compra, selecciona la pestaa ALMACN, podr incorporar los importes
accesorios, que consisten en aquellos gastos que conlleva la importacin de una determinada
mercanca.
Esta opcin est pensada para poder repercutir en el prximo coste y el precio de venta de un
artculo, los gastos que conlleva la compra de dicho artculo.
Los importes accesorios se desglosan de la siguiente forma:
1. Flete.
2. Cambio de moneda.
3. Transporte interior.
4. Impuestos.
5. Aduana.
6. Otros.
Cada coste de los anteriormente citados, puede distribuirlos de forma proporcional entre todos
los artculos o slo en parte de ellos. Tiene que hacer clic en las casillas que hay debajo de la
columna distribucin. Cada casilla corresponde, de izquierda a derecha, a los gastos de la
columna de la derecha, de arriba abajo.
Estos costes se aplicarn al prximo coste del artculo seleccionado, y si lo desea, al precio de
venta, cuando confirme el albarn.
En cambio, no se vern reflejados ni en el albarn ni en la factura de compra, y debern ser
contabilizados aparte.

Factura
[GESTIN : DOCUMENTOS DE GESTIN : FACTURA EXPEDIDA O RECIBIDA]

Generacin automtica de facturas


[GESTIN : DOCUMENTOS DE GESTIN : VENTAS : ALBARANES]
La aplicacin SIT permite generar facturas a partir de un albarn previo. Desde la ventana de
Albaranes, hacer clic en el botn PROCESOS AUTOMTICOS para emitir las facturas a partir
de los albaranes existentes.
Naturalmente, el usuario desear emitir las facturas correspondientes a cierta seleccin de
albaranes.

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TeleGEST y TeleGEST+

Documentos de Gestin
Si se prev que el nmero de facturas resultantes del proceso van a ser muchas, recomendamos
no marcar la opcin "Imprimir documentos generados". De esta manera, mientras el programa
genera las facturas, el usuario podr trabajar en otros procesos diferentes.
Una vez terminado el proceso de facturacin, proceda a imprimir los documentos.
La "CLAVE DE FACTURACIN" es un campo que se encuentra en la ficha de los clientes y
no es ms que un criterio de bsqueda. Su utilidad principal es seleccionar, entre todos los
albaranes pendientes de facturar, todos aquellos que pertenecen a determinada clave de
facturacin. Por ejemplo: si la clave de facturacin "M" significa "mensual", el usuario buscar
cada mes todos los albaranes de esa clave para facturarlos en un slo proceso. Las claves de
facturacin son libres. Cada usuario elige qu claves utilizar y con que sentido. De esta manera,
al facturar albaranes bastar con determinar qu clave de facturacin se quiere ejecutar.
1. Recomendamos utilizar claves de facturacin como las que siguen: I (Inmediata), V
(Viernes), M (Mensual), TR (Trimestral), A03 (Anual en el mes de marzo), etc.
2. Puede darse el caso, por ejemplo, que el 1 de abril debamos ejecutar dos procesos de
facturacin: M, por el mes de abril y TR por el segundo trimestre del ao.

Definir y asignar series


El SIT permite registrar las facturas, tanto Expedidas como Recibidas en distintas series.
Para dar de alta las distintas series, acceda a [EMPRESA : Seleccionar empresa : Gestin] y d
de alta las series necesarias.
Ya que no es habitual que se precisen distintas series en las facturas recibidas, puede seleccionar
su serie por defecto para dichas facturas. De esa manera, el SIT evitar preguntarle la serie
cuando maneje facturas recibidas.
Marca FR (factura recibida) para la serie que se quiera utilizar para las mismas.
En su ficha de Usuario puede, adems, determinar qu serie de facturas emitidas debe proponer
el SIT por defecto [USUARIOS : seleccionar usuario : Preferencias].
Asignar las facturas recibidas ya introducidas a una serie. Para ello:
[EMPRESA : Seleccionar empresa : Gestin]
1. Seleccionar todas las facturas.
2. En el men de seleccin "Serie", elegir la serie deseada mientras se mantiene pulsada la
tecla Maysculas. El SIT preguntar si se desean asociar las facturas a dicha serie
(contestar afirmativamente).
3. A la pregunta de si se desean renumerar, responder negativamente.
4. Adicionalmente seleccionamos si es IVA normal o el IGIC ( Islas Canarias ).
Debemos definir el modelo de factura al que mejor se adapte nuestras necesidades (por defecto:
TG).

Pagos por Transferencia


En aquellos casos en que quiera imprimir una factura con forma de pago TRANSFERENCIA,
le interesar reflejar su cuenta bancaria para facilitar dicho pago.
Para ello slo tiene que introducir su Cuenta de Pagos en [EMPRESAS : Pestaa CUENTAS].
En la parte inferior tiene una casilla con el nombre "Banco Pago".

TeleGEST y TeleGEST+

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Documentos de Gestin
Previamente tiene que tener dada de alta esta Cuenta, en [CUENTAS : BANCOS]. En la ficha
de esta Cuenta, ir a la pestaa CONTABLES, e introducir los 20 dgitos de dicha cuenta
bancaria.

Impresin de facturas
El usuario puede imprimir las facturas de una en una o en grupo. Dispone de distintos modelos
de impresin para que pueda elegir el que mejor se adapta a sus necesidades. Una vez decidido
el modelo, se puede dejar seleccionado en la ficha de la empresa.
Es posible que el usuario pretenda imprimir documentos comerciales y el SIT se lo impida
mostrando un mensaje que dice "No se han encontrado documentos"
La razn es que el botn imprimir en Facturas imprime un documento que puede, segn la
normativa, tener el nombre de "Factura". Entre otras cosas, eso obliga a que los artculos o
servicios facturados se detallen en dicho documento.
Lgicamente, en las facturas que se introducen tan slo como registro de I.V.A. en contabilidad
o bien las facturas que han sido importadas a ese registro desde otras aplicaciones, no llevan el
citado detalle de artculos y, por lo tanto, no son susceptibles de ser impresas.
No obstante, el usuario puede optar por imprimir el modelo "FACTURA DE SERVICIOS".
Este modelo no pretende imprimir el desglose o composicin de la factura sino nicamente el
campo OBSERVACIONES.
Se puede configurar la impresin de informacin adicional para que figure en todas las facturas.
Ir a:
[EMPRESAS : Pestaa GESTION], CONDICIONES GRALES. PARA FACTURAS
EXPEDIDAS.
Cuando la fecha de la factura y la FECHA DE ENTREGA del albarn NO coinciden, la factura
imprimir los datos del albarn del que procede. Esto es obligatorio por Ley7 (en toda factura
debe figurar la fecha de entrega de un bien o prestacin de un servicio, cuando se haya
producido en fecha distinta a la de la factura).
Para aquellos casos en que la fecha de entrega y la de la factura coincidan, existe la opcin de
NO imprimir los datos del albarn de procedencia de cada artculo en la factura. Ir a
[EMPRESAS : PREFERENCIAS] y ponga en rojo (mediante un doble clic) la opcin 0313 :
Imprimir Origen en D. Comerciales.

Procesos Automticos
Cada vez que se abre un Documento Comercial [GESTIN : DOCUMENTOS
COMERCIALES : PRESUPUESTO/PEDIDO/ALBARN/FACTURA] tiene la opcin de

El artculo 6 del REGLAMENTO POR EL QUE SE REGULAN LAS OBLIGACIONES DE FACTURACIN y


se modifica el Reglamento del Impuesto sobre el Valor Aadido, aprobado por REAL DECRETO 1496/2003, de 28
de noviembre, establece que:
Artculo 6. Contenido de la factura:
1. Toda factura y sus copias contendrn los datos o requisitos que se citan a continuacin, sin perjuicio de los que
puedan resultar obligatorios a otros efectos y de la posibilidad de incluir cualesquiera otras menciones:
a) Nmero y, en su caso, serie.
(...)
i) La fecha en que se hayan efectuado las operaciones que se documentan o en la que, en su caso, se haya recibido el
pago anticipado, siempre que se trate de una fecha distinta a la de expedicin de la factura.

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TeleGEST y TeleGEST+

Documentos de Gestin
generar el siguiente documento (de Presupuesto a Pedido, de Pedido a Albarn y de Albarn a
Factura) a partir de una seleccin mltiple de documentos. De esta forma puede seleccionar
todos los documentos de un cliente o proveedor, procesarlos y obtener uno o varios documentos
resultantes.
Esto se consigue con el botn Procesos Automticos.
Por ejemplo, si tiene varios Albaranes, con la opcin "Procesos automticos" generar una nica
Factura por cliente o proveedor y tambin por "Medio de Pago". De esta forma, si un cliente o
proveedor tiene varios albaranes con distinto "Medio de Pago", generar tantas facturas como
"Medios de Pago" existan.
Los Procesos Automticos aplicados a las Facturas le permitir contabilizarlas, generando sus
Asientos Contables.

Generar Pedido al Proveedor desde un Pedido al Cliente


La generacin de Pedidos a Proveedores se puede ejecutar directamente desde [GESTIN :
DOC. DE GESTIN : Compras PEDIDOS ]. No obstante, el SIT ofrece la posibilidad de
generar pedidos a proveedores a partir de un Pedido del Cliente. Esta opcin es especialmente
til cuando se realizan pedidos bajo demanda, as como en la mayora de las empresas que
trabajan con Proyectos [LISTAS : Pestaa GESTIN COMERCIAL : Botn
Proyectos/Campaas].
El sistema de creacin de pedidos a proveedores desde uno u otro lugar son diferentes y todos
garantizan la trazabilidad de la operacin.
La opcin ms directa es mediante [DOCUMENTOS DE GESTIN : PEDIDOS (VENTAS ) :
PROCESOS AUTOMTICOS]. Con Procesos Automticos tendr dos opciones:
1. Generar Pedidos a Proveedores en Exclusiva.
2. Generar Pedidos a Proveedores consignados en pedidos de los clientes.

Pedido a proveedores en exclusiva


El programa generar pedidos a proveedores cuando encuentre artculos que estn en
[CUENTAS : PROVEEDORES : MODIFICAR : Pestaa PRECIOS] o en [ALMACEN /
ARTICULOS : ARTICULOS : MODIFICAR/AADIR : Pestaa PRECIOS/CUENTA] con un
slo proveedor. Eso significa que el artculo tiene solamente un proveedor en exclusiva y el
programa ya conoce a quin debe enviar el pedido. En este caso no es necesario indicar el
proveedor en el pedido de cliente.
No es un articulo con proveedor en exclusiva cuando ste est incluido en la pestaa "precios"
de ms de un proveedor, o en la pestaa precios/cuenta de un artculo hay ms de un
proveedor.

Pedidos a proveedores consignados en pedidos de clientes


En cada lnea de artculo de un pedido de cliente puede indicar un proveedor para ese artculo y
para ese pedido. Tiene tambin la opcin de introducir proveedores de manera automtica en el
botn "Introducir costos: ltimo, mejor y ms frecuente". Este proceso rellenar los espacios de
cada proveedor con el costo ltimo, mejor y ms frecuente, siempre que se hayan producido
anteriormente pedidos de este artculo.
Si desea fusionar dos o ms pedidos a un mismo proveedor, sin romper la trazabilidad de sus
operaciones, vaya a Pedidos, seleccinelos y haga clic en "Fusionar".

TeleGEST y TeleGEST+

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Documentos de Gestin
Se podr indicar un proveedor para todos los artculo del Pedido P(roveedor) sin necesidad de
indicarlo en cada una de las lneas. Esta opcin ejecuta el pedido para todos los artculos
presentes en el pedido, independientemente de que tengan o no proveedor. Para ello ir a:
[ DOCUMENTOS DE GESTIN : PEDIDOS (VENTAS ) : Modificar : Botn PEDIDO P ].
Deber indicar para cada artculo cuantas unidades debe procesar. Hay que tener en cuenta que
pueden existir artculos cuyas unidades ya se encuentren procesadas (lo que significa que ya se
ha generado un pedido al proveedor con anterioridad), total o parcialmente.
Tambin puede introducir el Proveedor y el costo para cada nuevo artculo de un Pedido de
Ventas. En cada lnea "Compras", podr indicar hasta 3 proveedores con distintos precios y
seleccionar uno de ellos y calcular el margen a la hora de generar el Pedido a proveedor.

Generar Movimiento de Almacn desde un Albarn


El movimiento de almacn se realiza desde [ DOCUMENTOS DE GESTIN : ALBARANES
(Venta) : Seleccionar y modificar : SALIDA DE ALMACN ] o en bloque desde [
UTILIDADES : GESTIN COMERCIAL : SALIDA DE ALMACN ].

Utilizacin de colores en documentos comerciales


Como norma existe un cdigo de colores que refleja el estatus de cada documento y, dentro de
estos, de cada una de las lneas que lo componen.

Rojo: Documento de procesamiento urgente

Naranja: Documento pendiente de procesar

Azul: Procesado parcialmente

Verde: Documento procesado

Violeta: Documento cancelado

Gris: Documento especial, no procesable

De manera concreta en cada Tipo de Documento:

Presupuesto

VIOLETA: Rechazado o Rechazado Parcialmente

ROJO: Pendiente o Pendiente de Valoracin (Este estado lo toma el presupuesto cuando


proviene desde la Barra de Bsqueda rpida de Contactos/Operaciones mediante "*NP",
dnde se crea un presupuesto "Sin lneas").

NARANJA: Pendiente

AZUL: Parcialmente aceptado

VERDE: Aceptado

Pedido

48

VIOLETA: Rechazado

NARANJA: Pendiente

AZUL: En curso (parcialmente servido o cancelado Parcialmente)

VERDE: Servido

TeleGEST y TeleGEST+

Documentos de Gestin

Albarn

VIOLETA: No Facturable

ROJO: de Facturacin Inmediata (en este estado el programa enva avisos a usuario que
en sus preferencias tiene activa "Recibir Avisos de Gestin")

NARANJA: Facturable

GRIS: Depsito (no facturable)

VERDE: Facturado

Factura

NARANJA: Pendiente de Contabilizar

GRIS: No contabilizable

VERDE: Contabilizada

Lneas de cada uno de los documentos (artculos)

NARANJA: Pendiente de procesar

AZUL: Parcialmente procesada

VERDE: Totalmente procesada

Impresin de Documentos Comerciales


Para que el usuario, una vez realizada una operacin segn los criterios de funcionamiento de la
empresa, consiga imprimir un documento comercial al gusto de la propia empresa, debe decidir,
entre los modelos de impresin propuestos, el que ms se ajusta a sus necesidades estticas.
Las herramientas de las que dispone el usuario para ajustar al mximo el resultado de la
impresin con sus requerimientos son:

Seleccin del modelo de impresin.

Inclusin o no de la imagen corporativa.

Inclusin o no del rayado del documento.

Impresin de imagen corporativa por "sede".

Se puede configurar en [EMPRESAS : Miscelneas]:

Tipo de letra corporativo.

Tamao Genrico (el de la Cabecera).

Tamao Factura (el del desglose de lneas).

El logotipo se incorpora desde el men [EMPRESAS : Generales] o en [EMPRESAS : Laboral :


Sedes]. Esta segunda opcin permite configurar ms imgenes de empresa utilizando distintos
datos para el membrete y distintos logotipos, seleccionables cada vez que se imprime un
documento Comercial.
El "membrete" principal de la empresa se aade en [EMPRESAS : Gestin : Membrete para d.
Comerciales ]

TeleGEST y TeleGEST+

49

Documentos de Gestin
Para los presupuestos, algunas empresas desean que en vez de la palabra "presupuesto" aparezca
"factura proforma". En [Empresas : Gestin] en el campo "Nombre del Presupuesto" escribir
"Factura proforma".

Generacin de documentos en formato HTML


Esta funcionalidad requiere tener contratado el mdulo de Promocin Comercial, lo que le
permitir la posibilidad de creacin de Modelos HTML y envos de modelos en HTML.
Consulte el manual correspondiente a CRM para obtener informacin ampliada.
En cualquier caso, si no dispone de dicho mdulo, podr realizar un nico modelo HTML.
Es posible incluir "cdigos de campo" en modelos HTML para fusionar datos y disear modelos
de Documentos Comerciales para su envo por correo electrnico. En [DOCUMENTOS DE
GESTIN : Elegir Documento], el botn "@->" fusionar los datos del documento
seleccionado con un modelo HTML y nos invitar a enviar directamente este modelo por correo
electrnico al contacto que consta en el propio documento. Si no queremos enviarlo en ese
momento, nos mostrar la ventana de "Vista Previa" con el resultado, guardando el mensaje
para su posterior envo desde la Ventana de Correo.
En modelo que utilizar en cada caso para la fusin de datos se definir en [EMPRESAS :
COMUNIC.], "Presupuesto HTML" para presupuestos y pedido y "Factura HTML" para
albaranes y Facturas.
Despus, desde [DOCUMENTOS DE GESTIN : Elegir Documento], seleccione el documento
a enviar y pulse el botn "Enviar HTML".
Si no indicramos ningn modelo, en cada operacin tendremos que seleccionar uno de los
modelos HTML disponibles.

Impresin de imagen corporativa por Sede


La gestin de la imagen corporativa imprimible en los documentos comerciales puede
personalizarse adems si la empresa dispone de distintas sedes y desea una imagen corporativa
diferente para cada sede.
Para activar esta funcionalidad se debe marcar la preferencia correspondiente en la ficha de la
empresa [EMPRESAS : Generales : opcin 301 Gestin Multisede].
A partir de este momento, el programa decide qu imagen corporativa utilizar:
1. Asigne un vendedor en concreto a cada contacto comercial de los clientes.
2. En la cuenta del vendedor, asigne un centro de trabajo / Sede.
3. Introduzca en cada Sede la imagen corporativa especfica.
4. Asigne en cada documento comercial un contacto personal.
Este sistema funciona en presupuestos, pedidos y albaranes. No funciona en factura ya que, por
imperativo legal, la identificacin de la factura debe responder a la personalidad jurdica de la
empresa y no a una de sus sedes.

Situaciones especiales
Ventas con Incidencia
Una venta con incidencia es una venta:

50

cuyo cobro no es completo.

TeleGEST y TeleGEST+

Documentos de Gestin

que no ha generado movimiento de almacn.

con otras incidencias.

Para localizar una venta con incidencia, cuando no se dispone del nmero que le corresponde,
puede buscarse con la tcnica estndar de bsqueda de incidencias del SIT:
Sitese en la ltima venta. Pulse la tecla maysculas y clic en el botn Anterior.
Mantenga la tecla maysculas pulsada mientras el programa busca. Si la venta
encontrada no se corresponde con la buscada, maysculas-clic en el botn Anterior.

Domiciliacin de cobros y pagos


El proceso de facturacin puede prolongarse si algn o algunos de los clientes afectados por
dicha facturacin tienen la DOMICILIACIN BANCARIA como forma de pago.
1. En ese caso, acceda a [GESTIN : DOCUMENTOS DE GESTIN : VENTAS :
Vencimientos (VT)].
2. Seleccione en la parte inferior de la ventana la forma de pago DOMICILIACIN
BANCARIA y el estado PENDIENTE.
3. Ajuste la seleccin de aquellos vencimientos para los que efectivamente quiera generar
una remesa bancaria.
4. Haga clic en el botn EMITIR PAGO. Ahora puede elegir entre generar los recibos
impresos para llevarlos a su oficina bancaria o bien generar un fichero en formato AEB.
5. El programa tambin permite emitir recibos. Para ello solo tendremos que seleccionar la
opcin "recibos impresos".
Existen datos bsicos que no pueden faltar previamente a la generacin de Ficheros con formato
AEB:
1. [CUENTAS : BANCOS : Pestaa Contables], para registrar el nmero de tu cuenta por
donde se enva la remesa.
2. [CUENTAS : BANCOS : Pestaa Bancos], para registrar el sufijo que proporciona el
banco para el cuaderno AEB58, dependiendo si es al descuento o al cobro.
3. [CUENTAS : CLIENTES / PROVEEDORES : Modificar Cliente / Proveedor: Pestaa
Contable], para registrar el nmero de la cuenta bancaria de tu cliente / proveedor y
determinar en forma de pago la modalidad a realizar (transferencia bancaria,
domiciliacin).
La Cuenta de Banco por defecto que utilizar el programa, a falta de una especifica para cada
operacin, ser la que conste en [EMPRESAS : CUENTAS : Banco Pagos]

Entrega gratuita de productos o servicios


El principio bsico de una buena gestin es la "integridad". Esto quiere decir que cualquier
operacin que provoca un movimiento econmico o de existencias debe ser reflejado en la
gestin de tal manera que no desvirte la informacin que el programa genere posteriormente.
En el caso de entrega de muestras o regalos, es imprescindible respetar todas las normas que
siguen el resto de operaciones habituales de la empresa. Estas normas se resumen a
continuacin:

Al ser una entrega de material dirigida a un cliente es necesaria la creacin de un


albarn de ventas.

TeleGEST y TeleGEST+

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Documentos de Gestin

Al ser una operacin sin compensacin econmica, se debe indicar con un 100% de
descuento en la lnea correspondiente.

El albarn, como cualquier otro albarn, debe ser facturado. El SIT permite la
facturacin con importe "0".

El albarn podra, tericamente, facturarse conjuntamente con otros del mismo cliente
que reflejen operaciones habituales.

La factura con importe "0" podra generarse en una serie de facturas especfica para este
tipo de operaciones. Esto es slo justificable si la frecuencia de estas operaciones es
relativamente alta y se desea que las facturas generadas de esta manera no desvirten el
registro de facturas de operaciones habituales.

Con este sistema, como se ve, una operacin de entrega de muestras o regalos no exige un
tratamiento especial, sino respetar el sistema habitual de control y facturacin de la empresa.

Materiales en deposito
Esta situacin supone que se entrega cierta cantidad de material a un cliente con la expectativa
de que ste lo devuelva en un plazo de tiempo. Lo importante en este caso es reflejar en el SIT
los dos aspectos que suponen esta situacin:
1. Se entrega un material.
2. Se espera su devolucin en un periodo dado.
Ahora bien, en este caso la valoracin de la operacin es ms difcil. La pregunta clave es: si el
cliente no devuelve el material esperado, qu parte asume el riesgo econmico de este
incumplimiento?
Si dicho riesgo lo asume la empresa, proponemos que la primera fase, la de entrega de material,
se refleje en el SIT exactamente igual que la operacin descrita en el apartado anterior. Es decir,
se procesa por completo una salida valorada a "0".
Sobre la segunda fase, creemos conveniente que, en el mismo momento en que se entrega la
mercanca, se genere un Pedido de Cliente con los mismos datos que la entrega pero con la
cantidad en negativo. Esto reflejar la deuda que el cliente tiene ahora con la empresa y su
compromiso de devolucin.
En el momento de resolverse esa devolucin, se generar un albarn desde el pedido del cliente.
En dicho albarn se incluir adems una lnea adicional que refleje, si existe, la diferencia entre
las unidades a recibir y las que realmente se reciben. Esta lnea debe reflejar la prdida efectiva
de unidades y su valoracin frente al cliente. Como en otras situaciones, este albarn ser
facturado tambin, por lo que la valoracin de esa lnea adicional es la que har que la factura
generada tenga o no tenga importe y el cliente deba o no deba pagar por las unidades no
devueltas.
El resumen de esta operacin sera el siguiente:
1. Albarn de entrega de 10 unidades valoradas a 0.
2. Albarn de devolucin de -10 unidades valoradas a 0.
3. Lnea de 5 unidades no devueltas valoradas a 0 (el coste lo asume la empresa) o bien
valoradas a X (se facturar al cliente por las unidades perdidas).
4. Variacin de existencias resultante: se ha reducido en 5 unidades.
En resumen, esta operacin podramos asimilarla a una venta normal con derecho a devolucin.
De esta manera se ve que en realidad no representa un mtodo de gestin especial: primero se
vende a un determinado importe, se reconoce el derecho de devolucin del cliente y, cuando se

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TeleGEST y TeleGEST+

Documentos de Gestin
efecta esa devolucin, se gestiona el abono de la primera venta y se realiza una nueva venta
slo con las unidades no devueltas.

Consumos propios (Autofacturas)


Este es otro caso que, en realidad, no supone una situacin extraordinaria para el sistema de
gestin. Primero, debemos dejar claro que esta operacin es exactamente igual a la de cualquier
otra venta con la peculiaridad de que la empresa hace tambin el papel de cliente.
El que se realice esta "peculiar" operacin tiene dos motivaciones:
1. Tratar el consumo de la propia empresa con el sistema general de gestin de la empresa,
sin desvirtuarlo.
2. Conseguir reflejar en la gestin el cambio de "apariencia" del material sujeto a esta
operacin
Para entender esto, podramos fijarnos en un caso muy sencillo: una empresa que se dedica a la
compraventa de material de oficina.
Esta empresa tiene un almacn con material de oficina comprado a sus proveedores y listo para
la venta a sus clientes. La "apariencia" de dicho material es de Existencias, como cualquier otro
que pudiera tener en sus almacenes.
Se produce entonces el hecho de que la empresa dispone de ciertos materiales para su uso como
material de oficina. Es decir, la empresa toma del almacn un paquete de folios para su uso en
su departamento de administracin. Entonces, la apariencia de dicho material cambia: deja de
formar parte de las existencias del almacn para convertirse en un gasto por Material de Oficina.
El reflejo de esta operacin en todos sus aspectos (control de stocks, estadsticas de ventas,
contabilizacin de gastos, etc.) es automtico si la empresa se trata a s misma como un cliente
ms:
1. Emite una factura por ventas
2. Recibe una factura por compra de Material de Oficina.
El movimiento econmico de la operacin es nulo, dado que la venta y la compra tienen el
mismo importe, pero hemos conseguido, sin salirnos del sistema general de la gestin, hacer un
seguimiento de las existencias y cambiar el "aspecto" contable del material tratado.

Comisiones a Comerciales
Paso previo
Para crear un comercial, se genera como cualquier Entidad que lleva asociada una Cuenta. Ir a
[CUENTAS : PERSONAL O PROVEEDORES (segn sea el vnculo con su empresa)] y hacer
clic en botn "nuevo" (tambin funciona con Comando/CTRL + N).

Comercial por Clientes


Puede establecer un Comercial y porcentaje de comisin para un determinado cliente. Ir a:
[GENERALES : CUENTAS : CLIENTES : Seleccionar Cliente]
1. Pestaa Cuentas: Nombre del Comercial.
2. Pestaa Gestin: Comisin sobre Ventas.

TeleGEST y TeleGEST+

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Documentos de Gestin

Comercial por Artculos


Tambin puede establecer un Comercial y porcentaje de comisin para uno o varios artculos. Ir
a:
[GESTIN : ALMACENES : ARTCULOS : Seleccionar Artculo : Pestaa Generales]
1. Campo Agente: nombre del Comercial.
2. Campo Comisin: porcentaje de la comisin y si es sobre el margen del artculo.

Comercial por Pedido


Ir a [GESTIN : DOCUMENTOS DE GESTIN : CLIENTES : PRESUPUESTO / PEDIDO /
ALBARN / factura (ste ltimo no se recomienda) : Nuevo] y tras introducir los datos del
cliente, aadir una lnea de artculo (botn "+"). Incluir en el campo de "Comisin" el cdigo o
nombre del comercial y el porcentaje de comisin (especificar si es sobre el margen).

Gestin de las Comisiones


Una vez introducida, lnea a lnea de cada artculo, la informacin del comisionista y la
comisin, el SIT dispone de un sistema de liquidacin. El objetivo de este sistema es:
1. Reclculo de las comisiones si fuera necesario.
2. Control de las comisiones ya liquidadas al vendedor.
Para controlar / liquidar comisiones, proceda as:
[ GESTIN : COMISIONES ]
1. Realice la bsqueda de lneas a liquidar por los criterios deseados.
2. Clic en el botn "Procesos Automticos" y seleccione la opcin "Generar Liquidacin".
3. Imprima el informe con las opciones que le convengan.
Los informes tambin estn disponibles en:
[INFORMES : GESTIN COMERCIAL : Estadstica Compras/Ventas : Comisiones a
Vendedores].

Trazabilidad
Llamamos "trazabilidad" de las operaciones de compra / venta a la propiedad del SIT de
conocer en cada momento el origen y el destino de cada operacin as de cmo forzar a que el
usuario manipule la informacin garantizando esa posibilidad. Esto quiere decir que el usuario
puede conocer, en cualquier momento, de qu presupuesto parti cada operacin de compra o
venta as como saber todos los movimientos comerciales producidos por un determinado
presupuesto.
El objetivo de la trazabilidad es doble:
1. Dar coherencia a nuestra gestin.
2. Permitir solucionar problemas, ya que gesto en la aplicacin tendr su antecedente, que
se reflejar en la ventana de trazabilidad.
Para que el SIT fuerce la trazabilidad de las operaciones para determinada empresa, acceda a
[ EMPRESAS : Modificar Empresa ]
Marcar la preferencia: "Forzar trazabilidad en operaciones".

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TeleGEST y TeleGEST+

Documentos de Gestin
IMPORTANTE: a partir de ese momento no se pueden generar ningn tipo de
documento comercial excepto presupuestos, por lo que siempre habr que partir de uno
de ellos para continuar la gestin de la operacin comercial.
Para ver la trazabilidad de una determinada operacin en un documento comercial, hay que abrir
el documento (doble clic) y seleccionar el artculo. A continuacin, hacer clic en la lupa que se
encuentra a la derecha, debajo del signo -. Esto nos abre la ventana de trazabilidad para ese
artculo.

Ventana de Trazabilidad
Para mostrar la ventana de trazabilidad, asegurarse de que se encuentran en verde las
siguientes opciones:
1. [USUARIOS : SELECCIONAR USUARIO : PREFERENCIAS] opcin 11:
Informacin general en vivo.
2. [EMPRESAS : SELECCIONAR EMPRESA : GENERALES] opcin 1305: Actualizar
existencias en vivo.

Descuentos
Aplicados a los Artculos
[GESTIN : DOCUMENTOS DE GESTIN : ALMACENES / ARTCULOS : ARTCULOS
: Pestaa Generales]
Existe la posibilidad de asociar un descuento fijo a cada artculo. A partir de ese momento,
dicho descuento entrar automticamente en cada una de las lneas que se introduzcan en los
documentos comerciales del artculo en cuestin.

Aplicados a las Cuentas


Es posible introducir un descuento fijo en la Cuenta del cliente. En caso de existir este
descuento, se utiliza ste en vez del anterior. El descuento del cliente puede introducirse
mediante las siguientes frmulas
"+X". En este caso, el descuento del cliente se sumar al del artculo.
";X". De esta manera los descuentos se concatenan y se aplican sucesivamente.
Por ejemplo, si el artculo tiene un descuento de "3" y el cliente del "+6", el descuento resultante
ser "9". En cambio, si el descuento es de ;6, lo que se hace es aplicar un 6% al artculo al que
ya se ha descontado previamente un 3%.
En los Documentos Comerciales, tambin se podrn introducir descuentos de forma manual
mediante el sistema de X+X para que aplique los descuentos acumulando el anterior.

Bsqueda de Documentos de Gestin


En [GESTIN : DOCUMENTOS DE GESTIN : Cualquier tipo] tiene la opcin de realizar
bsquedas avanzadas de documentos, haciendo clic en la lupa de la botonera inferior.
Contar con mltiples opciones de bsqueda, teniendo en cuenta que si selecciona ms de una,
el SIT tendr en cuenta todos estos criterios (mtodo Y) a la hora de buscar un documento.
En Documento Relacionado, el usuario puede buscar un documento comercial por el nmero
de cualquier otro documento comercial que tenga relacin.

TeleGEST y TeleGEST+

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Documentos de Gestin
Por ejemplo, en Albaranes: haciendo clic sobre el botn de Bsqueda. En el campo "Documento
Relacionado", poner el nmero de documento relacionado con el albarn que se busca.

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TeleGEST y TeleGEST+

Informes de Gestin Comercial

Informes de Gestin Comercial


[GENERALES : INFORMES]
En la ventana INFORMES estn disponibles determinados informes que, por su naturaleza, no
se asocian directamente con una empresa determinada o con un fichero determinado.
Cuando accedemos a cualquier fichero (Empresas, Personal, Nminas, etc.), disponemos de
informes propios de dicho fichero. En cambio, los informes de la ventana INFORMES van
dirigidos al control de la gestin laboral desde un enfoque general, es decir, no particular de una
de las empresas, o bien a la obtencin de informacin cuya naturaleza no est ligada a uno de
los ficheros en particular.
El SIT, para la bsqueda de informacin de la Gestin Comercial:
1. Tiene en cuenta todos los criterios simultneamente.
2. Sugiere siempre el primer y ltimo valor existente.
Esto quiere decir que cuando se solicita un informe de Gestin Comercial, la ventana mostrada
por el SIT para la bsqueda de informacin es siempre la misma y, adems, los valores que se
muestran por defecto son siempre el menor y mayor que realmente existen en la gestin.
Una vez entendido esto, el usuario debe saber que en la generalidad de los casos, basta con
acotar uno slo de los datos presentes en la ventana de seleccin para conseguir el efecto
deseado. Lo importante es siempre conocer cul de los datos ofrecidos es el que realmente
queremos acotar. Posteriormente el usuario ser capaz de plantearse bsquedas ms complejas
que perfeccionen la calidad de la informacin suministrada por el SIT.
Importante: antes de solicitar cualquier informe de ventas vinculado al almacn, hay
que Actualizar las Existencias [Utilidades : Gestin Comercial : Actualizar Existencias].
Por defecto, el SIT siempre presenta en las ventanas de seleccin de registros (apuntes, facturas,
etc.) los valores iniciales y finales encontrados en el ejercicio actual. Si el usuario no cambia
ninguno de los datos mostrados, el informe mostrar la informacin del ejercicio actual.
Siempre que el usuario desee restringir su seleccin a una ms pequea dentro del ejercicio
actual, bastar que introduzca el dato en uno de los campos: en aquel cuyo criterio quiera
restringir. Es decir, no es necesario que el usuario modifique todos los campos para lograr su
objetivo de restriccin: basta con que acote slo el criterio que desea.
En cambio, cuando el usuario quiere "expandir" la seleccin, es decir, seleccionar ms registros
que no corresponden al ejercicio actual, entonces s que se ve obligado a introducir los criterios
en todos los campos.
Por ejemplo, si tenemos la seleccin de apuntes siguiente (sugerida por el SIT y que
corresponden a los valores mximos y mnimos del ejercicio 2001):

Fechas: del 01/01/01 al 31/12/01

Asientos: del 1 al 12.345

Documentos: del A0001 al R02678

y queremos incluir los asientos del ao anterior, no basta con cambiar la fecha inicial por
01/01/00. Habr tambin que asegurarse de que los asientos del ao anterior con un nmero
mayor que 12.345 son incluidos. Lo mismo es aplicable a los campos de Documentos.
Por ello, cuando el SIT detecta que el usuario est ampliando la seleccin de fechas ms all de
la sugerida, cambia por si mismo los valores del resto de los campos para asegurarse que
tambin se amplia la seleccin para el resto de los criterios.

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Informes de Gestin Comercial


No obstante, el usuario debe ser muy cuidadoso a la hora de la "ampliacin" de criterios y
asegurarse, mediante la peticin de otro informe, de que la seleccin ha sido correcta.

Informes de Compras y Ventas


[INFORMES : GESTIN COMERCIAL]
El SIT dispone de Informes de compras y ventas, dependiendo del estado en que se encuentren:
Presupuestos, Pedidos, Albaranes o Facturas.
Las opciones para todos ellos son las mismas. Por defecto nos ofrece todos los registros del
ejercicio actual. Tenga en cuenta que el Informe ofrecer informacin distinta sobre Ventas o
Compras dependiendo del tipo de documento comercial elegido.
Por ltimo, el SIT preguntar sobre qu cuentas efectuar el Informe. Puede seleccionar una,
varias (pulsando la tecla Comando/Ctrl o Maysculas) o todas (Comando/Ctrl + A). No olvide
que puede utilizar tambin los botones de seleccin.

Informes exportables a Hoja de Clculo


La solucin para necesidades de anlisis donde precise el tratamiento de datos mediante hoja de
clculo la tiene en:
[INFORMES : GESTIN : RESMENES].
En la ventana de Opciones, marcar: Exportar.

Estadsticas
Estadsticas sobre Ventas y sobre Compras/Ventas
[GENERALES : INFORMES : GESTIN : ESTADSTICAS SOBRE VENTAS]
La primera pestaa hace referencia a las ventas, mientras que la segunda hace referencia a las
compras.
Si acota la bsqueda por facturas, en el primer caso tendr en cuenta solo las facturas emitidas,
mientras que en el segundo se ajustar a las facturas recibidas.

Ejemplos de Informes
Caso 1: Albaranes y Facturas
Si deseamos conocer el importe de las comisiones a liquidar en un perodo dado, lo primero es
saber si la empresa liquida las comisiones por las ventas realizadas en el perodo (Albaranes de
Ventas) o bien sobre las "Facturas expedidas" en dicho periodo. La diferencia es muy
importante: en el primer caso, el usuario tan slo modificar los campos de fecha de albaranes.
En cambio, en el segundo caso slo modificar los correspondientes a facturas.
Ahondando en el caso anterior, se puede conocer el montante de las comisiones generadas en un
periodo dado pero que quedan pendientes de liquidar. Para ello, determinaremos el perodo
deseado en las fechas de albaranes y adems introduciremos en el campo nmero de factura
desde la "0" a la "0". El informe nos mostrar entonces las comisiones devengadas en el perodo
que an no se han liquidado porque las ventas implicadas no han sido facturadas.

Caso 2: Artculos con o sin existencias en Almacn


[INFORMES : GESTIN COMERCIAL : Estado de las Existencias]

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TeleGEST y TeleGEST+

Informes de Gestin Comercial


Una vez actualizadas las existencias, en la ventana de seleccin de artculos, marcar la opcin:
"Extender bsqueda a movimientos".
Esto quiere decir que seleccionaremos los artculos para el informe a travs de sus movimientos.
La intencin puede ser localizar artculos que han tenido movimientos en este ao (aunque
podramos seleccionar cualquier otro periodo).
Al marcar la opcin:
"Invertir la seleccin por movimientos".
entonces los artculos seleccionados sern los que NO han tenido movimientos de almacn en
este ao.
Aceptamos y se abre la ventana de bsqueda de movimientos.
Si buscamos movimientos cuya fecha de movimiento sea desde el 1 de enero a la fecha actual,
los artculos encontrados sern aquellos que han tenido movimientos en este ao.

Caso 3: Compras a un proveedor


Quiero comparar a travs de un informe la mercanca que compramos a un mismo proveedor en
el ao 2007 y en el ao 2008, para saber si hemos dejado de comprar alguna referencia o
bajamos en algn producto. Cmo podra hacerlo?
Solucin:
[INFORMES : GESTIN : Resmenes].
1. Realizar la seleccin para el primer perodo. En la ventana de Opciones, marcar la
opcin: Exportar.
2. Repetir la operacin para el segundo perodo.
3. Abrir ambos ficheros con un programa de Hoja de Calculo y manipular la informacin
dentro de la hoja de clculo para realizar las comprobaciones necesarias.

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Proyectos

Proyectos
En esta seccin se analizan los proyectos sin tener en cuenta el Mdulo de Contabilidad
Analtica, que se estudia aparte.
Sin necesidad de utilizar la Contabilidad Analtica, los proyectos se pueden asociar a:
1. Los documentos Comerciales (desde Presupuestos a Facturas).
2. Los reportes de Horas.
Previamente, definir los Proyectos
PROYECTOS/CAMPAAS].

en:

[LISTAS

GESTIN

COMERCIAL

Informes de Resultados vinculados a Proyectos


Luego, existen informes de resultados sobre esos proyectos:
1. [GESTIN : DOCUMENTOS : PRESUPUESTOS CLIENTES]. Seleccionar un
presupuesto con proyecto. Imprimir. Seleccionar "Rentabilidad Proyecto".
2. [GESTIN : DOCUMENTOS : PEDIDOS CLIENTES]. Seleccionar un pedido con
proyecto. Imprimir. Seleccionar "Rentabilidad Proyecto".
3. [INFORMES : LABORAL]. Imputacin Horas de Personal.

Utilidades vinculadas a Proyectos


Al realizar la contabilidad analtica de una factura, si la factura lleva un proyecto, la analtica se
realiza automticamente.
Al contabilizar la analtica de una nmina, si la preferencia de la empresa correspondiente est
marcada "1202 Analtica nminas segn las incidencias", el costo de la nmina se reparte
analticamente proporcionalmente a los proyectos reportados.

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TeleGEST y TeleGEST+

Utilidades

Utilidades
Supervisor
<Utilidades : Supervisor>
Utilidades que se permiten cuando el usuario es Supervisor.

Contadores
El SIT lleva varios contadores para numerar los distintos documentos que se registran: Facturas
Recibidas, Emitidas, Nminas, etc.
Puede modificar la cifra de inicio de un contador. Ir a [UTILIDADES : SUPERVISOR :
CONTADORES].
Por otra parte, el SIT permite renumerar documentos comerciales existentes (factura recibidas y
expedidas), siendo conciente de que esto puede traer algunos problemas si no se lleva un control
adecuado. Para ello seguiremos la ruta: [UTILIDADES : GESTION COMERCIAL :
RENUMERAR DOCUMENTOS].

Gestin Documental de Archivos


Es necesario tener contratado el mdulo de GESTIN DOCUMENTAL.
El SIT permite adjuntar en cada registro del programa cualquier tipo de archivos: doc, html, jpg,
pdf, xls, etc. Es decir, nos permite asociar determinados archivos a registros de nuestra base de
datos, que el propio SIT se encargar de guardar y gestionar. El SIT realizar una copia en el
servidor del archivo seleccionado, pudiendo disponer de l cada vez que sea necesario,
accediendo al propio registro dnde se adjunt.
En [PREFERENCIAS : COMUNICACIONES : DOCUMENTOS ADJUNTOS] debe indicar la
ruta de la carpeta en el servidor dnde se deben guardar estos documentos.
En cualquier registro del programa tendremos el botn "Adjuntar" (clip) mendiante el que
accederemos a una ventana que nos permitir asociar mltiples archivos a un registro del
programa. Si el formato del archivo es soportado por Quicktime, entonces el SIT nos mostrar
una "Vista Previa" del archivo. Si no, simplemente nos permitir recuperarlo para su tratamiento
o modificacin, mediante las opciones "Bajar Fichero", que realizar una copia en nuestro disco
local o "Mostrar fichero" que mostrar la ubicacin donde el SIT ha guardado dicho archivo.
El archivo completo, dnde se muestran todos los documentos adjuntos de la base de datos se
encuentra en [EXTRAS : GESTIN DOCUMENTAL]

Envo de Correos Electrnicos


Para poder enviar Correos Electrnicos desde el SIT, cada usuario debe tener configurada su
propia cuenta de correo electrnico.
Por este motivo, el primer paso es conocer todos los datos de las Cuenta para cada Usuario:
1. Correo electrnico.
2. Nombre usuario.
3. Contrasea.
4. Servidor saliente (SMTP).

TeleGEST y TeleGEST+

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Utilidades
Toda esta informacin se la puede facilitar el administrador de sistemas de su empresa, o su
proveedor de Internet.
A continuacin, ir al SIT, [USUARIOS : Seleccionar Usuario :
Pestaa DATOS
GENERALES]. Rellenar los campos correspondientes con la informacin de su Cuenta de
Correo Electrnico.

Envo de Correos Electrnicos en formato HTML


En [MODULOS : PROMOCION COMERCIAL : Mod. Cartas] puede definir cartas modelo.
Simplemente se crear un Modelo de "carta" [PROMOCIN COMERCIAL : MOD. CARTA]
dnde el contenido del mensaje sea el cdigo de la pgina HTML. Podr utilizar los cdigos de
fusin que se explican en el Apartado CDIGOS DE FUSIN, dentro de UTILIDADES.
La nica condicin que debe cumplir ese cdigo para que el SIT interprete que es HTML y lo
enve como tal es que dicho cdigo utilice las etiquetas <html>. Las imgenes deber alojarlas
en el servidor y las referencias en el cdigo HTML deben ser correctas.
Una vez diseado el modelo, ir a [MDULOS : PROMOCION COMERCIAL : Empresas o
Personas] (es necesario tener contratado el Mdulo de Gestin Comercial), seleccionar registros
y a continuacin hacer clic en "Generar Comunic. en bloque" para enviar correos con o sin
formato HTML, a los que puede adjuntar un documento PDF.

Problemas con los Ficheros de Datos


Reindexar Ficheros
Si cuando realiza bsquedas en la ventana de contactos, el SIT no localiza rpidamente la
informacin requerida, la aplicacin puede necesitar reindexar sus ficheros. Esta situacin
anormal es muy raro que se produzca, pero cuando se trabaja en entornos multiusuarios o
cuando se producen apagones o reinicios no previstos en los ordenadores, pueden verse daados
los ficheros de ndices del SIT.
Si esto se produce, puede reparar sus ficheros con la utilidad Reindexar Ficheros. Para ello, ir
a [UTILIDADES : SUPERVISOR : REINDEXAR FICHERO] y seleccionar "11Cuentas".

Recuperar Ficheros
Todas las bases de datos son susceptibles de sufrir daos, sobre todo en aquellas instalaciones
con deficiencias en el suministro elctrico. Por ello, disponen de una herramienta de
reconstruccin de la "integridad" de los ficheros de bases de datos. Decimos "integridad" porque
los datos perdidos (eliminados, borrados) son imposibles de recuperar. Lo que hacen estas
herramientas es intentar reconstruir las relaciones existentes entre unos datos y otros.
Pero el usuario no debe nunca confiar en la existencia de esta herramienta y descuidar la
proteccin de sus datos de situaciones potencialmente peligrosas. En muchas ocasiones, la
herramienta de recuperacin no podr recuperar la integridad de los datos y el usuario se ver
obligado a recuperar la ltima copia de seguridad que conserve.
Con el SIT se entrega una herramienta llamada 4D Tools que permite al usuario intentar
recuperar los ficheros. Para utilizarla siga los siguientes pasos:
1. Haga una copia de seguridad de su fichero de datos.
2. Abra el programa 4D Tools.
3. Desde 4D Tools, seleccione el programa SITelegestion (la opcin "server" si es
multiusuaurio). En Windows deber seleccionar en "tipo de archivo", "Base de Datos

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TeleGEST y TeleGEST+

Utilidades
Copilada
.4DC".
sta
Database/SITelegestion.4DC.

se

encuentra

en

SITSERVIDOR/Server

4. Si se le pregunta, seleccione el fichero de datos a recuperar.


5. Si el fichero de datos est daado, en la parte inferior de la ventana de "4D Tools" as lo
indicar.
6. Seleccionar la 2 opcin "Reparar todos los registros Daados".
7. 4D Tools nos invitar a crear un nuevo fichero de datos "Reparado". Seleccione la
Ubicacin y nombre del mismo.
Una vez terminado el proceso deber abrir SITelegestin Server seleccionando este nuevo
fichero de datos.

Pruebe el funcionamiento del fichero. En caso de detectar problemas graves, puede repetir el
proceso con la opcin Recuperar por etiquetas. Esta opcin es vlida cuando el dao en el
fichero es muy importante y la nica forma de recuperarlo es duplicndolo, salvando de esta
forma toda aquella informacin que fsicamente pueda ser recuperada.

Importacin de Datos
Introduccin
Existen varios mtodos de importacin preparados. El formato de archivo admitido es texto
separado por tabuladores y en cada uno de lo mtodos se mostrar una pantalla dnde se
indicar el orden de las columnas que tiene que importar.
IMPORTANTE: una importacin incorrecta puede invalidar totalmente el
FICHERO DE DATOS sobre el que se ha practicado, por lo que antes de
cualquier importacin es necesario realizar una copia de seguridad del fichero de
datos y otra copia por cada una de las importaciones que se realicen para poder
recuperar, en un momento dado, los datos tal y como estaban en cualquier parte
del proceso. Para ello se debern mantener perfectamente identificadas cada una
de las copias que pertenece a cada parte de proceso.
Telegestin Informtica no se hace responsable de las importaciones realizadas
directamente por sus clientes.
Telegestin Informtica no asesora al usuario sobre cmo manipular datos para
conseguir formatos de importacin TXT (precisa el uso de programas externos de
hoja de clculo sobre cuyo uso nosotros no asistimos).
Despus de la importacin de cada uno de los ficheros se debe comprobar minuciosamente el
resultado y decidir continuar o recuperar el fichero anterior, corregir y repetir el proceso.
Para evitar interferencias y que la creacin/recuperacin de copias con los usuarios, en
instalaciones multiusuario dnde ya se est trabajando en el SIT, es recomendable que todo el
proceso se realice en una versin del SIT monousuario (la versin DEMO permite importar
ilimitadamente). De todas formas, antes de comenzar en necesario actualizar el SIT a la ltima
versin disponible en Internet.

Importar cuentas contables, clientes y proveedores


[UTILIDADES : Importacin de Cuentas]

TeleGEST y TeleGEST+

63

Utilidades
Como en casi todos los archivos, el usuario puede importar las cuentas que provengan de otros
programas de gestin o, sencillamente, de otras bases de datos.
Hay que tener en cuenta que muchos programas tienen una gestin independiente de cuentas
contables y de gestin, por lo que es posible que existan cuentas duplicadas. En el SIT, si son
fcilmente identificables, despus se podr "Fusionarlas". Para ello ser necesario que
compartan el mismo cdigo de cuenta.

Importar asientos contables


[UTILIDADES : Contabilidad : Importar Apuntes]
Una vez importados los apuntes se deber ir a cada asiento de Apertura, regularizacin y Cierre
y marcarlos como tal:
[CONTABILIDAD : CONTABILIDAD FINANCIERA : ASIENTOS : Men Asientos :
Marcar como...]

Importar registro de facturas


[UTILIDADES : CONTABILIDAD : Importar Registro de Facturas] Importar los datos
relativos a facturas, excepto el desglose de lneas (artculos).

Importar Inmovilizado
[UTILIDADES : CONTABILIDAD : Importar Inmovilizado]

Importar artculos
[UTILIDADES : GESTIN COMERCIAL : Importar Artculos]

Importar movimientos de gestin


[UTILIDADES : GESTIN COMERCIAL : Importar Movimientos] Importar los albaranes,
los asociar a las facturas ya existentes (por eso hay que indicar los datos de n de factura y
fecha) y aadir las lneas (artculos) a los albaranes y al registro de facturas previamente
importado y los movimientos de almacn.
Al hacer clic en cualquiera de las siguientes opciones se mostrar una lista con el orden de
campos. El formato del archivo debe ser texto separado por tabuladores.

Exportacin de Datos
Las ventanas que permiten visualizar los distintos ficheros del SIT ofrecen la posibilidad de
utilizar la herramienta de generacin de informes Quick Report Editor (4th Dimension). Para
ello hay que hacer clic en el botn con el icono de un diskette.

Quick Report Editor (4th Dimension)


Una de las tareas ms importantes cuando se trabaja con datos es la generacin de informes que
podr imprimir o exportar a otras aplicaciones (hoja de clculo y base de datos). Quick Report
Editor permite crear ad hoc informes a nivel de Usuario. Estos informes podrn ser abiertos
con una hoja de clculo para su posterior tratamiento.
Con Quick Report Editor, cualquier usuario podr generar:

64

Listados de Registros.

TeleGEST y TeleGEST+

Utilidades

Informes con formato de tabla.

Ver sumas y totales.

Generar documentos en formato HTML.

Quick Report Editor genera informes siempre a partir de la seleccin de registros utilizada en el
SIT. Por ello, antes de utilizar esta herramienta, debe seleccionar los registros a incluir en el
nuevo Informe, con las habituales combinaciones de teclas (Ctrl/Comando + A; May + primer y
ltimo registro seleccionado; Ctrl/Comando + registros seleccionados).
1. Haga clic en el botn Info/Export.
2. Elija los campos que le interese exportar. Puede generar una lista de registros filtrada
por los campos seleccionados; o bien una Tabla cruzada, con una combinacin de los
distintos campos que le permitira, por ejemplo, ver una seleccin de artculos
agrupados por el tipo de IVA.
3. Puede editar el orden en el que se mostrarn los campos.
4. En la herramienta Info/Export, ir al men y seleccionar [ Archivo - Destinos Archivo en disco (crear un fichero en formato TXT) o Imprimir ].
5. Por ltimo, genere el informe para su impresin o exportacin: [ Archivo - Generar ].
Existe un manual acerca de este Editor en formato pdf (ingls) en www.telegestion.com,
Servicios, Soporte SIT.

Imprimir o exportar Listado de Artculos


[GESTION : ALMACENES / ARTCULOS : ARTCULOS], seleccionar todos los artculos
(con Comando/Ctrl + A), y hacer clic en el botn "Info / Export".
A continuacin se abre la herramienta de Informes Rpidos. En la columna "Tabla actual",
hacer clic en los campos a imprimir (por ejemplo: cdigo, descripcin y PrecioU1 o
PrecioIVA1).
Hacer clic en el signo ">" para incluir cada uno de los campos.
Ir a "Archivo, Destinos: Impresora o Destinos: Archivo en Disco". Despus ir a "Archivo,
Generar Informe" para imprimir o exportar este informe.
Si se ha realizado una exportacin, abrir una aplicacin compatible (por ejemplo: hoja de
clculo) y abrir el fichero exportado.

Imprimir o exportar Cuentas


Ir a [CUENTAS], seleccionar las cuentas que quiera exportar y a continuacin hacer clic en el
botn "Info/Export".
Siga las siguientes instrucciones:
1. Elija los campos que le interese exportar haciendo doble clic sobre ellos. Puede generar
una lista de registros filtrada por los campos seleccionados; o bien una Tabla cruzada,
con una combinacin de los distintos campos que le permitira, por ejemplo, ver una
seleccin de contactos agrupados por la Cuenta.
a. Algunos campos dependen no de Cuentas, sino de Entidades, que es donde
realmente figura la informacin a que hace referencia (este es el caso de los
datos relativos a la direccin postal).

TeleGEST y TeleGEST+

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Utilidades
b. Para seleccionar estos campos, slo tiene que hacer clic en el desplegable
debajo de "Parmetros del informe", y elegir la opcin "Las tablas
relacionadas".
c. Buscar la tabla Entidades y hacer clic para ver todos sus campos. A
continuacin elegir aquellos que le interesen.
d. Por ltimo comentar que en ciertos campos, como Provincia y Pas, aparece un
nmero, y este debe ser sustituido en Excel por la provincia de acuerdo al
cdigo que figura en la lista de Pases / Provincias.
2. Puede editar el orden en el que se mostrarn los campos.
3. En la herramienta Info/Export, ir al men y seleccionar [ Archivo - Destinos Archivo en disco (crear un fichero en formato TXT) o Imprimir ].
4. Por ltimo, genere el informe para su impresin o exportacin: [ Archivo - Generar ].
El fichero generado podr ser importando desde una aplicacin de Hoja de Clculo.

Otras exportaciones: Contactos


1. Ir a [GENERALES : UTILIDADES : SUPERVISOR].
2. Clic en botn "Exportar Ficheros"
3. Se abre la ventana "Exportacin genrica". Seleccionar Fichero principal exportacin:
Personas.
4. De los campos que aparecen, puede quitar los que no le interese exportar (seleccionar
campo y clic en signo "-" a la izquierda).
5. Puede modificar el orden de aparicin de los campos (seleccionar campo y clic en
flechas arriba o abajo).
6. Seleccione "Delimitado".
7. Confirmar. Le preguntar si quiere guardar el orden de Exportacin (para poder realizar
nuevas exportaciones en el futuro). Contestar s (le pedir un nombre para este modelo
de exportacin) o no.
8. A continuacin escriba el nombre del fichero con los datos exportados. Aceptar.
9. Abra el fichero recin creado con una Hoja de Clculo, o mueva el fichero al icono de la
Hoja de Clculo.

Cdigos de Fusin
Esta interesante utilidad nos permite realizar modelos (tiles a la hora de redactar cartas, faxes,
correos electrnicos, etc.), de tal forma que se pueden generar de forma automtica quedando
personalizados dependiendo del tipo de Cuenta o Documento de Gestin a que haga referencia.
Por ejemplo:
Para redactar un documento donde se diga Factura de (compaa X) mes de (mes de la
factura), escribir:
Factura de <ENTNombreComercial> mes de <DCMes>.

Claves permitidas
<FechaActual>-->[PREFS. : Fecha Actual] : Ver artculo

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TeleGEST y TeleGEST+

Utilidades
<MiNombre>-->[USUARIOS : DATOS GENERALES : Nombre completo]
[EMPRESAS]
<EMPNombre>--> Nombre
<EMPCiudad>--> Localidad
[EXTRAS : ENTIDADES]
<ENTNombreComercial>--> NombreComercial
<ENTDescripcion>-->Descripcion
<ENTNIF>-->DNINumero
<ENTSS>-->AfiliacionSS
<ENTCodigoPostal>-->CodigoPostal
<ENTCiudad>-->Poblacion
<ENTDireccin>-->Direccion
<ENTServidorWeb>-->ServidorWeb
<ENTTelefono>-->Telefono
<ENTFax>-->Fax
[CUENTAS]
<CTADescripcion>-->Nombre Cuenta
<CTACodigoPostal>-->CodigoPostal
<CTACiudad>-->Poblacion
<CTADireccin>-->Direccion
<CTAServidorWeb>-->ServidorWeb
<CTATelefono>-->Telefono
<CTAFax>-->Fax
<CTACuentaBanco>-->CuentaBanco
[MDULOS : PROMOCIN COMERCIAL : PERSONAS]
<CPCodigoPostal>-->CodigoPostal
<CPCiudad>-->Localidad
<CPDireccin>-->Direccion
<CPSaludo>-->Saludo
<CPTratamiento>-->Tratamiento
<CPNombre>-->Nombre
<CPApellidos1>-->Apellido1
<CPApellido2>-->Apellido2

TeleGEST y TeleGEST+

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Utilidades
<CPAlias>-->Alias
<CPDNI>-->DNI
<CPDepartamento>-->Departamento
<CPCargo>-->Cargo
<CPTelefono>-->Telefono
<CPEmail>-->Email
<CPWebNombre] Acceso Web - Nombre
<CPWebContrasenha] Acceso Web - Contrasea
Claves permitidas para Ficha de Artculo:
<ARTPrecio1>
<ARTPrecio2>
<ARTPrecio3>
<ARTCantidadxUnidad>
<ARTDescripcion>
<ARTCodigo>
<ARTObservaciones>
<ARTObservacionesComercial>
<ARTObservacionesAdicionales>
<ARTRegistro>
<ARTEstado> Es el n correspondiente al color de la "Bandera" que indica el estado del
Artculo/Archivo.(1-Rojo, 2-Naranja, 3-Verde, 4-Blanco)
<ARTExistenciasR> ---> Existencias Reales
<ARTExistenciasV> ---> Existencias Virtuales
Claves permitidas para LINEAS DE DOCUMENTOS COMERCIALES (Facturas y Albaranes)
<LINDescripcion>
<LINObservaciones>
<LINCantidad>
<LINPrecioU>
<LINBruto>
<LINImporte>
<LINDescuento>
Claves permitidas para LINEAS DE DOCUMENTOS COMERCIALES (Presupuestos y
Pedidos)
<PRLINDescripcion>

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TeleGEST y TeleGEST+

Utilidades
<PRLINObservaciones>
<PRLINCantidad>
<PRLINDescripcion>
<PRLINPrecioU>
<PRLINBruto>
<PRLINImporte>
<PRLINDescuento>
Claves Permitidas para la generacin de modelos desde [EXTRAS : ARCHIVO]
<ARCHEnlace>
<ARCHTexto>
<ARCHCodigo>
<ARCHDescripcion>
<ARCHObservaciones>
<ARCHFechaC>
<ARCHFechaM>
<ARCHDestino>
<ARCHTipo>
<ARCHPublicacion>
<ARTEstado>Es el n correspondiente al color de la "Bandera" que indica el estado del
Artculo/Archivo.(1-Rojo, 2-Naranja, 3-Verde, 4-Blanco).

TeleGEST y TeleGEST+

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