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UNIDAD 1

Conceptos
Bsicos

La Organizacin

Desde los albores de la humanidad el hombre ha considerado que para satisfacer


necesidades de diversa ndole no poda permanecer aislado de sus semejantes.

Como consecuencia de ello, los seres humanos decidieron agruparse para la


consecucin de los ms diversos fines.

As nacieron las organizaciones y en la actualidad podemos decir que nuestra sociedad


es una sociedad organizacional; nacemos, nos educamos, trabajamos y hasta usamos
gran parte de nuestro tiempo libre dentro del marco de las organizaciones.

Un hospital, la escuela, la universidad, un club social y deportivo, un cine, un negocio


en el que somos propietarios o en el cual trabajamos como empleados son ejemplos de
organizaciones.

Las dificultades de la convivencia social han crecido por inmunerables causas y por
consiguiente tambin aumento el tamao de las organizaciones, tornando ms
problemtica la direccin de las mismas.

Observando cualquier organizacin notaremos que en ellas existen:


- personas que la han creado
- fines que justifican su existencia
- recursos a ser empleados para la consecucin de los fines
- el desarrollo de actividades necesarias para el logro de los fines, ejercidas por quienes
la han creado y/o terceros.

Habiendo caracterizado a las organizaciones de la manera precedente, podemos intentar


una definicin: organizacin es el conjunto de personas que a travs del desarrollo de
actividades persiguen fines determinados, utilizando para ello recursos materiales y
humanos.

La empresa

Nos vamos a referir ahora a una organizacin en particular, la empresa. La empresa se


ha convertido en una institucin de fundamental importancia en el mundo
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contemporneo comenzando su crecimiento ininterrumpido a partir de la Revolucin


Industrial, con la transformacin de las formas de produccin.
Habiendo definido anteriormente las caractersticas generales de toda organizacin,
podemos adaptar las mismas para el caso particular de la empresa, diciendo que existen
en ella:
- personas que la crean aportando un capital (empresario)
- objetivo bsico: obtener ganancias, es decir, incrementar la riqueza
- recursos materiales y humanos aplicados a lograr el objetivo bsico
- el desarrollo de las actividades, fundamentalmente de ndole econmica

Debemos decir que el objetivo de incrementar la riqueza est presente en toda la


empresa, pera cada una de ellas en particular puede perseguir adicionalmente otros fines
(reconocimiento de la comunidad, etc.).

Es vlido aclarar que si bien la contabilidad puede ser aplicada a todo tipo de
organizaciones, en este trabajo slo ser considerada para el caso de las empresas.

Administracin: Conceptos bsicos:


Una de las acepciones del vocablo administrar dice: cuidar, regir, gobernar.

La administracin es una disciplina social que estudia el funcionamiento de las


organizaciones, estableciendo pautas para mejorar su rendimiento; cuando se administra
se intenta combinar de la mejor manera posible los recuersos humanos y materiales para
lograr los fines de la organizacin.

Para administrar una empresa deben cumplirse los siguientes procesos administrativos:
planeamiento, gestin y control.

Planear: significa en el presente lo que una empresa deber ser o hacer en el futuro. Por
ejemplo, el plan establece como una de las metas especficas para alcanzar un
determinado nivel de utilidades, la reduccin de los gastos de fabricacin, indicando una
serie de medidas para arribar a esta meta.

Gestin: es el conjunto de acciones concentradas, actividades, operaciones, etc., que se


llevan a cabo para cumplir con lo establecido en el proceso de planeamiento. Por
ejemplo: se pone en prctica el plan para reducir los gastos de fabricacin.
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Controlar: es comparar el planeamiento con la gestin, permitiendo efectuar los ajustes


necesarios al planeamiento o a la gestin, o a ambas a la vez. Siguiendo con el ejemplo
anterior: se efecta la comparacin entre el plan fijado y los resultados de la gestin,
observndose que no se logr reducir dichos gastos. El anlisis de las desviaciones entre
lo planeado y la realidad puede arrojar las siguientes conclusiones:
a) Hubo fallas en el plan porque no es posible reducir los gastos sin afectar las
cantidades producidas, o las medidas dispuestas para lograr esta meta no fueron
adecuadas, o
b) Hubo fallas en la aplicacin de dichas medidas, por ejemplo, por ineficiencia de
quienes tuvieron que ponerlas en prctica, o
c) Se dieron ambas causas en forma concurrente.

Como puede advertirse el control no es un proceso administrativo que concluye el


mismo, sino que retroalimenta al sistema, el que funciona de una manera continua.

La contabilidad tiene una actuacin preponderante en la tarea de recopilacin de datos,


y el control para determinar si los resultados de las decisiones adoptadas satisfacen los
objetivos planeados.

Tambin participa en la tarea de planificacin, de la cual surgen estados contables


proyectados que sirven para cuantificar monetariamente los objetivos.

Una de las formas de control de obtencin de objetivos consiste en comparar los estados
proyectados, con los que surgen del relevamiento de la situacin real, una vez tomada la
decisin.

Las operaciones tpicas que realiza una empresa son las siguientes:
- compras de bienes y servicios
- produccin de bienes y/o servicios
- ventas de bienes y/o servicios
- cobranzas
- pagos

Estas operaciones no son compartimientos estancos, tienen estrecha relacin entre si: en
general, las compras se harn teniendo en cuenta las necesidades de produccin; el
volumen de produccin estar en funcin de las cantidades que se estime vender; las
cobranzas dependern de las ventas, y los pagos de las compras de bienes y servicios.
Podemos observar que los procesos de planeamiento, gestin y control estn presentes
en cada una de las operaciones antes mencionadas.

Ha llegado entonces el momento de referirnos a un aspecto fundamental que resulta


comn a los tres procesos administrativos: la toma de decisiones. El proceso decisorio
puede ser dividido en las siguientes etapas:
1) Detectar la necesidad de tomar una decisin (captacin del problema)
2) Formular el diagnstico (definicin del problema)
3) Recoleccin e interpretacin de datos disponibles
4) Generar alternativas de solucin al problema
5) Analizar y comparar las distintas alternativas entre si
6) Seleccionar aquella alternativa que se considere mejor para la solucionar el problema.
Esta es la etapa de decisin.
Decidir significa tomar una determinacin fija, por lo tanto quedan excludas las
restantes alternativas.

Es innegable que en todas las etapas del proceso decisorio la capacidad de quienes
tienen que decidir es muy importante; pero es evidente que aunque dicha capacidad este
presente, las decisiones sern equivocadas si los datos disponibles para solucionar un
problema son errneos.
Aparece aqu un concepto clave: la informacin, que puede definirse como todo
conocimiento bajo una forma comunicable, necesario para tomar una decisin.

En esta definicin se observa la relacin entre dos conceptos: informacin y


comunicacin, es decir, la informacin para que sirva al propsito de tomar decisiones
debe ser transmitida de manera eficaz.

Como sntesis de este apartado podemos expresar: en la administracin de una empresa


se deben cumplir tres procesos administrativos (planeamiento, gestin, y control), estos
procesos estn presentes en cada una de las operaciones tpicas que desarrolla la
empresa y tienen un aspecto comn: la toma de decisiones; para tomar decisiones es
necesario contar con informacin adecuada; podemos concluir que:
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LA INFORMACION ES LA BASE DE UNA BUENA ADMINISTRACION

Sistemas de informacin:

El incesante crecimiento de las organizaciones y las dificultades para administrarlas ha


dado lugar a la aparicin de diversas teoras de la organizacin que han pretendido
explicar este fenmeno y aportar ideas para mejorar su rendimiento.

As, desde el principio de siglo, se han sucedido distintas corrientes de pensamiento: la


tradicional, la sicosocial y los enfoques modernos, entre los cuales la Teora de Sistemas
ha revolucionado las ideas en administracin durante las ltimas dcadas.
Un sistema puede ser definido como un conjunto de elementos que interactan entre si,
dentro de un esquema de orden para tender al logro de un objetivo.

Obsrvese la similitud existente entre el concepto de sistemas y las caractersticas de


una organizacin, en particular la empresa: una empresa es un conjunto de elementos
(recursos materiales y humanos), que interactan entre si (a travs de la comunicacin y
de proceso fsicos), dentro de un esquema de orden (el cual se establece en los procesos
de planeamiento, gestin y control), para lograr un objetivo bsico (obtener ganancias).

La teora de sistemas surge como consecuencia de la necesidad del hombre de reducir


su mundo complejo a entidades ms fciles de abarcar por su mente.

Este enfoque moderno considera a la organizacin como un sistema, que est incluido
en sistemas de orden superior (por ejemplo, el pas), y a su vez constitudo por gran
cantidad de sistemas interactuantes que no pueden ser analizados aisladamente.

De esta manera, una empresa vista como sistemas interacta con el contexto o medio
ambiente en el cual se desenvuelve (por ejemplo, el sistema econmico del pas o,
ensanchando los limites, el sistema econmico mundial).

A su vez, dicha empresa esta formada por varios sistemas menores; arbitrariamente
podemos dividir a una empresa comercial en los siguientes subsistemas: finanzas,
administracin, compras y ventas; estos subsistemas se influyen recprocamente y se
comunican a travs del subsistema de informaciones. Podemos graficar esto as:

Contexto

Compras

Empresas

Ventas

Sistemas
de
Informacin
Administ.

Finanzas

En el acpite anterior definimos a la informacin como el elemento fundamental para


tomar decisiones y por lo consiguiente para una buena administracin.

No cabe duda entonces, que el sistema de informaciones para contribuir al logro de los
objetivos empresarios debe:
- facilitar la comunicacin
- brindar informacin necesaria para decidir
- permitir un adecuado planeamiento y control

La empresa acta en un medio ambiente del cual surgen datos e informaciones que
influyen sobre ella y adems existen datos e informaciones generados dentro de la
misma.

Disposiciones legales, estadsticas e indicadores econmicos (por ejemplo: tasas de


inflacin y de inters, cotizaciones de divisas, precios de los insumos, avances
tecnolgicos, niveles de remuneraciones del mercado, etc.) son ejemplos de
informaciones provenientes del medio ambiente.

Estadsticas de ventas (totales, por productos o por zonas geogrficas), de gastos (totales
o por departamento), recursos disponibles a un momento dado, rotacin del personal,
(informes sobre ausentismo laboral, etc.) son ejemplos de informaciones producidas
dentro de la empresa.

Un sistema puede ser graficado as:

ENTRADA

PROCESO

SALIDA

El sistema de informaciones de una empresa se nutre de datos (entrada) originados en la


empresa y en su contexto; estos datos son procesados de alguna manera por el hombre o
a travs de mquinas, obtenindose como resultados (salida) informes que deben servir
para tomar decisiones.

Es muy comn que algunos informes obtenidos no contribuyan a la finalidad del


proceso decisorio por distintas causas: no son revelantes, nadie los lee porque son
confusos o innecesariamente extensos, o porque llegan a destiempo; en estos casos es
vlido decir que hay un informe pero no informacin. Por qu?. Porque solo se
transformar en informacin cuando quienes deciden adquieran un conocimiento sobre
la realidad o, dicho de otra manera, cuando sea interpretado en forma inteligente. Y
cuando ocurre esto?. En una de las etapas del proceso decisorio: interpretacin de datos.

La informacin es un elemento esencial para la funcin de control ya que permite


conocer la marcha de la empresa, detectando las desviaciones entre los planes y la
realidad; con esta informacin y otros datos originados en el contexto, la direccin
superior tomar las medidas correctivas necesarias para encaminar la gestin hacia el
logro de los objetivos empresarios.

Para finalizar, hemos concebido este captulo enfatizando en su contenido el papel


preponderante de la informacin en la administracin de empresas, utilizando un
enfoque basado en el concepto de sistemas, porque consideramos que este es el camino
adecuado para una mejor comprensin de la funcin de la contabilidad y para llegar a
definirla, tareas que abordaremos en los prximos captulos.