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1/5/2013

Superintendencia de Administracin Tributaria, GCEG

Gua de Usuario Asiste Libros 2, GCEG

Superintendencia de Administracin Tributaria


Gerencia de Contribuyentes Especiales Grandes
Divisin de Recaudacin y Gestin

ASISTE LIBROS
Estimado Contribuyente, a continuacin se le presenta una gua de apoyo para el uso de la
herramienta asiste libros 2, el cual deber de leer y tomar en consideracin lo que aqu se
mencin y la forma correcta de la oper
operacin
acin de la Herramienta Asiste Libros 2.
2

ARCHIVO PLANO

Asiste Libros 2- SAT-GCEG

1. En Excel normal, se ingresan los datos de compras y ventas en una plantilla de 30


columnas segn las siguientes especificaciones.

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COLUMNAS DE CUIDADO
Columna 1 se ingresa el nmero de establecimiento, ejemplo: 1, 2 o 3, etc. Asegrese que
en el catalogo debe de haber grabado estos establecimientos.
Columna 2 se especifica si es compra o venta con una C o V respectivamente.
Columna 3 se debe utilizar uno de los siguientes acrnicos:

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Notas Importantes
1. Para las facturas de pequeo contribuyente se utilizan el acrnico de FPC y se
ingresan los datos de las columnas de la uno a la 9 y el resto se dejan vacas hasta
llagar a las columnas de la 27 a la 30 donde deb
deben
en ingresar los valores gravados.
2. No debe ingresar valores negativos, en ningn tipo de documento, las notas de
crdito y debito, deben estar con valores absolutos. La herramienta est diseada
para que opere aritmticamente sumas y restas.
3. No deje espacios
cios en blanco despus de cada dato ingresado, de lo contrario se
generar un error.
Columna 4 se debe digitar el nmero de serie, si es factura electr
electrnica
nica digitar segn el
siguiente.
Ejemplo FACE-63-FEA-01-001

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Columna 5 se debe digitar el nmero de documento, si es factura electrnica digitar


segn el siguiente.
Ejemplo
jemplo anteponiendo la comilla simple () Ejemplo: 120000000000124 observar que no
quede representado como 1.20E+11 porque dar un error.
Columna 6 Debe ingresar la fecha en formato dd/mm/aaaa,, ejemplo 01/01/2012,
observar que no debemos digitar la comilla simple.
Columna 12 Nmero de orden de la cdula, se debe de digitar indistintamente A-1
A o A1,
pero si ingresa un nmero de DPI o parecido por el tamao, lo debe de dejar en blanco.
Columna 13 Nmero de Orden de Cdula o DPI, si est ingresando nmero de cdula,
asegrese que sea mejor a 8 dgitos Ejemplo: 11258861, si es nmero de DPI, ingresar el
CUI, anteponiendo la comilla simple (), y sin espacios intermedio, Ej. 2065283881802
NOTA IMPORTENTE:
RTENTE: Si ingresa datos en la columna 7 NIT, debe dejar las columnas 12 y 13
en blanco, si ingresa datos en una de estas dos columnas (12 y/o 13), debe dejar la
columna 7 en blanco.

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Columnas de la 16 a la 23 Deben de contener como mnimo un cero y en formato


general, cuando ingrese cualquier tipo de documento a excepcin de facturas de
pequeos contribuyentes.

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NOTA IMPORTANTE: Los valores a ingresar es el 112% del documento (esto


significa inclusive IVA).

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El archivo ser segn el siguiente ejemplo:

NOTA: En caso de Factura especial puede ingresar nmero de cdul


cdulaa o DPI segn el
ejemplo de la fila 7 de la imagen anterior.
2. Asegurarse que no tenga columnas ni filas de ms, para este caso deben de presionar
las teclas {END} y luego la tecla {HOME} del teclado en ingles, en espaol {FIN} y luego
{INICIO}.

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Al presionar estas teclas, el cursor se ubicar en la ltima celda utilizada, ej.

NOTA IMPORTANTE: En caso de registrar una factura de pequeo contribuyente note en


la fila 2, de la imagen anterior, que solo se ingres el valor gravado de la factura en la
columna AA a la AD conforme a lo que corresponda, y se dej en blanco las columnas
colu
de la P a la W

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a. S el cursor se ubica en otra columna superior a la AD seleccionar desde donde


qued el cursor, hasta la columna AE,

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Se marcan las columnas y con click derecho del ratn en la opcin de eliminar.

b. En el lado de las filas


ilas se debe asegurar que el cursos se ubique en la fila del ltimo
documento grabado, de lo contrario eliminar las filas con el mismo procedimiento
de las columnas.

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3. Se guarda el archivo con un nombre, para nuestro caso el nombre ser Ejemplo y
luego
ego se debe eliminar la fila de encabezados y cualquier otra fila que nos hubiera servido
de referencia, a efecto de dejar en la primera fila, el primer registro a grabar.

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El archivo ejemplo quedar as:

NOTA IMPORTANTE
Para asegurar que el archivo contenga 30 columnas repetimos el proceso del punto 2
anterior, si el cursor se ubica en una columna diferente a la AD, entonces consignamos un
cero en la ltima fila y columna AD, esto para que al momento de generar el archivo
plano, reconozca las 30 columnas.

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4. Luego renombramos el archivo (Guardar Como),

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5. Seleccionamos el tipo de archivo a grabar como Texto (Delimitado por comas)

NOTA: Debemos de guardar el archivo en un lugar donde lo podamos ubicar fcilmente,


en este caso en el escritorio.

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6. Al dar click en guardar, saldrn dos errores al primero se le da aceptar

Y al segundo Si.

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Luego se cierra la hoja que se est trabajando,

Dando click sobre la x para cerrar el archivo, aceptando todos los mensajes
mensa
como
siguen:

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7. Ubicamos el archivo grabado


ado como .txt, y lo marcamos y lo abrimos para editar.

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8.. El archivo se abrir con el editor de texto y posicionamos el cursor sobre el lado
derecho del primer nmero, en este caso sobre el lado derecho del primer 1.
Presionamos la tecla Shift y sin soltarla la tecla flecha a la derecha ((->),
>), del teclado para
marcar el espacio en blanco y copiar el espacio intermedio del nmero uno y la c del
archivo ejemplo
emplo ingresar a herramientas, reem
reemplazar,
plazar, pegar seleccionar reemplazar todo.

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Posteriormente en la casilla de Reemplazar usamos la ccombinacin


ombinacin de teclas
(ALT+124),para
para que aparezca el | llamando pipe.

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9.. Y luego dar click sobre la opcin de Reemplazar todo.

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10. Luego procedemos a cambiar de extensin de .txt a .csv asi; para ello damos click
sobre archivo, luego en Guardar como segn la siguiente pantalla.

En tipo de archivo le consignamos Todos los Archivos y en nombre le agregamos .ASL

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Posteriormente
riormente cerramos el archivo.
OBSERVACIONES
-

Manejo de varias empresas en una misma PC: L


La
a nica solucin que se le puede dar a los
contribuyentes, es que instalen el asiste libros en varias mquinas segn el nmero de
empresas que tengan que trabajar
Otra solucin sera que, con el apoyo del personal de informtica de la empresa, se cree
una carpeta en algn servidor o computadora en la que existan tantas copias de la
herramienta como empresas necesiten trabajar.
Si tienen registros con C/F colocar el NIT del contribuyente que realiza el asiste libros.
Las notas de crdito deben de ser consignadas con signo positivo.
Las facturas anuladas no incluirlas.

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ESTRUCTURA DE UN ARCHIVO PLANO

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