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Clase 8

Plantillas
Las plantillas son archivos modelo que guardan la configuracin bsica de una planilla
utilizada habitualmente por el operador de Excel. De esta manera le ahorra muchsimo
tiempo de trabajo ya que no disea la planilla desde cero sino que trabaja con una
base ya hecha.

Trabajando con Plantillas


Excel presenta plantillas ya creadas que podr utilizar directamente o modificar para
adecuarlas a sus necesidades.
Para ello realice el siguiente procedimiento:
-Haga un clic en el Botn de Office - Nuevo.

-Del cuadro Nuevo libro que se presenta, seleccione la opcin Plantillas Instaladas
desde el sector izquierdo, y observar las planillas disponibles en el sector central del
cuadro.
-Al seleccionar cada una de las diferentes plantillas preestablecidas, observar una
muestra previa en el sector derecho del mismo cuadro.
-Seleccione la plantilla que desee utilizar.
-Una vez seleccionada la plantilla haga clic en el botn Crear.

Nota: En el sector izquierdo del cuadro Nuevo Libro, encontrar mas opciones que le
permitirn utilizar diferentes plantillas a saber:
-Mis Plantillas: permite visualizar y utilizar las plantillas creadas por los usuarios, si
desea saber cmo guardar un archivo creado por usted como plantilla, lea los pasos
que figuran dentro de la siguiente imagen:

-Nuevo a partir de existente: al utilizar esta opcin se le presentar el cuadro de


Abrir, el cual le permitir elegir un archivo existente y comenzar un libro nuevo con
determinada informacin.

-Microsoft Office Online: si tiene conexin a Internet podr utilizar las diferentes
plantillas preestablecidas que se encuentran en la web.
Ejercicio:
1-Vaya al Botn de Office - Nuevo.
2-En el cuadro que se presenta seleccione la opcin Plantillas Instaladas.
3-Seleccione la Plantilla Extracto de Facturacin y haga clic en el botn
Crear.
5-Observe la solapa de la hoja. Notar la presencia de una sola hola de
clculo llamada Ejemplo de Factura.

Para Ver solucin, abra el archivo con extensin swf que se encuentra en la
siguiente ubicacin:
D:\Ejemplos Asistentes\Excel 2007 \Animaciones \ Eje53.swf, si se
encuentra en el Centro de Capacitacin,
o dentro de la carpeta de Excel2007\Animaciones, de los contenidos de la
descarga con su tarjeta
de descarga virtual.

Completar o modificar una plantilla


En esta versin de Excel, los libros de plantillas traen una nica hoja para adaptar
directamente los datos de la plantilla a sus necesidades. Lo nico que debe hacer es
efectuar las modificaciones en la hoja correspondiente.
Para ello deber hacer lo siguiente:

-Active la hoja de clculo en donde se encuentra la plantilla a modificar.


-Active las celdas correspondientes a cada dato que desee actualizar e ingrese el dato
que corresponda.
-Tenga en cuenta que una vez que tenemos la plantilla abierta, Usted puede realizarle
cualquier tipo de modificacin, ya sea para agregar informacin que no posea, o bien
para eliminar datos que le hacen falta de la misma manera que hemos visto a lo largo
de este curso.
-Por ltimo guarde el archivo con el nombre que Usted decida.
Ejercicio:
1-Continuando con el ejemplo anterior, haga clic en la hoja Ejemplo de
Factura.
2-Active las celdas correspondientes y complete la informacin que usted
necesita.
3-Realice las modificaciones que considere necesarias, Formulas, Formatos,
cantidad de filas, etc.
4-Una vez finalizada la adaptacin de la plantilla guarde el libro en la Unidad
A:.
Para Ver solucin, abra el archivo con extensin swf que se encuentra en la
siguiente ubicacin:
D:\Ejemplos Asistentes\Excel 2007 \Animaciones \ Eje54.swf, si se
encuentra en el Centro de Capacitacin,
o dentro de la carpeta de Excel2007\Animaciones, de los contenidos de la
descarga con su tarjeta
de descarga virtual.
Fin del Tema "Plantillas".
Ingrese ahora al Tema "Guardar como Pgina Web", que encontrar en el
Captulo XI.

Guardar como pgina Web


Libro de Microsoft Excel en Internet
Los archivos que podr trabajar desde Internet tienen caractersticas especiales. Si por
algn motivo en particular necesita que los navegantes de la Web dispongan de una de
sus planillas tendr que guardarla especificando esta finalidad.
Para ello deber realizar lo siguiente:
-Haga clic en el Botn de Office - Guardar como - Otros formatos

-En el cuadro que se presenta Especifique:


Nombre del archivo: denominacin que desea asignarle.
Ubicacin: dentro de qu unidad de almacenamiento, carpeta, subcarpeta, etc. Desea
guardarlo.
Tipo de archivo: desde esta lista desplegable ser necesario seleccionar la opcin
Pgina Web, es decir con la extensin HTM (extensin propia de los archivos de
Internet).
Al seleccionar la opcin Pgina Web se habilitarn opciones nuevas entre las que podr
disponer si quiere guardar todo el libro o solamente la hoja activa.

Nota: Es muy importante que tenga el paquete Office instalado en forma completa,
puesto que de lo contrario no podr encontrarse la opcin de Pgina Web en el
desplegable Guardar como tipo.
-Una vez especificadas estas opciones haga clic en el botn Guardar. De esta manera
su hoja de clculo estar disponible para el trabajo en la Web.
Fin del Tema "Guardar como Pgina Web".
Ingrese ahora al Tema "Repaso General", que encontrar en el Captulo XI.

Repaso General
Prctica laboral
Para repasar los temas desarrollados a lo largo de este captulo har de cuenta que su
empresa consultora laboral est creando su pgina Web y que le han solicitado que
confeccione una planilla estadstica en la que los navegantes que ingresen puedan ver
los resultados favorables de trabajar con Ud.
1-Inicie un archivo nuevo.
2-Disee la siguiente planilla:

3-Aplique formato de bordes, fuente, alineacin, rellenos y nmero a la


planilla.
4-Guarde el archivo como pgina Web en la Unidad (A:)
5-Ingrese los datos de la cantidad de currculums recibidos y calcule el total
correspondiente usando la frmula adecuada.
6-Ingrese la cantidad de personas ubicadas en puestos fijos (deben ser
valores inferiores a los de la cantidad de currculums recibidos). Luego
calcule el total con la frmula correspondiente.
7-Calcule el total de personas ubicadas en puestos temporales. Para ello
considere que tendr que restarle a la cantidad de currculums la cantidad de
personas ubicadas en puestos fijos. Luego calcule el total correspondiente.
8-Cree un grfico para cada dato, es decir, uno para la cantidad de
currculums, otro para los puestos fijos y otro para los puestos temporales.
Use grficos que permitan ver la variacin a lo largo del perodo de tiempo
considerado.
9-Personalice cada grfico modificando su formato.
10-Actualice el archivo incorporando los cambios.
11-Ingrese debajo de "TOTALES" el clculo de los valores promedio, mximo
y mnimo de cada campo.
12-Vuelva a actualizar el archivo.

Fin del Tema "Repaso General".


Ingrese ahora al Tema "Trabajando con Ventanas", que encontrar en el
Captulo XII.

Trabajando con ventanas


Trabajar con varios libros simultneamente
Dentro de la labor con las planillas de clculo se le puede presentar muchas veces la
necesidad de incorporar en el libro de trabajo informacin de otro u otros archivos, o
manejar datos que se encuentran en lugares distantes dentro de la misma hoja o
dentro del mismo libro con diferente hojas (una hoja de clculo tiene una capacidad
muy amplia debido a la cantidad de columnas y filas que posee y la variedad de hojas
de las que podr llegar a disponer).
Para ello debe utilizar diferentes metodologas.

Trabajando dentro de una misma hoja


En el caso que necesite observar informacin que se encuentra en lugares diferentes
dentro de la misma hoja, Excel le brinda la posibilidad de dividirla. De esta forma
podr buscar en cada una de las divisiones los diferentes datos que estaban dispersos
en la hoja.
Para ello deber realizar lo siguiente:
-Abra el archivo Ejemplo 10 que se encuentra en C:\Ejemplos\Excel, y seleccione la
Hoja Egresos.
-Active la celda que tomar como referencia para la divisin de la hoja.
-Presente la cinta de opciones Vista y haga un clic sobre el icono Dividir.

Podr observar como automticamente la hoja se divide en cuatro paneles y que en


cada uno podr, utilizando las barras de desplazamiento, desplazarse sin
inconvenientes efectuando todas las operaciones que necesite. Si slo quiere utilizar la
divisin vertical u horizontal, arrastre la barra de divisin que no necesite hasta que se
encuentre fuera de la hoja.

-Para quitar la divisin y llevar la hoja a su apariencia habitual, vuelva a la cinta de


opciones Vista, y haga un clic sobre el icono Dividir nuevamente.
Esta opcin es sumamente til, sin embargo no es la nica posibilidad que le brinda
Excel. Tambin podr trabajar la hoja manteniendo fija una zona en particular. Para
ello:
-Seleccione las filas o columnas que tomar como referencia para mantener una parte
de la planilla fija.
-Desde la cinta de opciones Vista, seleccione el icono Inmovilizar paneles y
seleccione la opcin Inmovilizar paneles.

-De esta manera lograr mantener visibles las filas o columnas seleccionadas, mientras se
desplaza por la hoja de clculo.

-Cuando intente desplazarse utilizando la barra de desplazamiento vertical podr notar


que todo se mover en la direccin indicada excepto la zona inmovilizada.
-Para trabajar la planilla normalmente, vuelva a seleccionar esas filas o columnas,
haga un clic sobre el icono Inmovilizar paneles de la cinta de opciones Vista y
seleccione la opcin Movilizar paneles.

Trabajar con diferentes hojas dentro de un libro


Si la informacin que necesita compartir se encuentra en hojas diferentes del mismo
libro, Excel le permite generar diferentes ventanas para observar en cada una el sector
del libro que le interese. Para ello:
-Haga clic en la cinta de opciones Vista y seleccione el icono Nueva ventana.

-De esta manera observar una nueva ventana con la vista del documento actual.
Nota: Tenga en cuenta que no es una copia, solo esta visualizando el mismo archivo
en dos ventanas separadas.
-Luego haga desde la cinta de opciones Vista haga un clic en el icono Organizar todo
y seleccione cualquiera de las opciones de organizacin (Mosaico, vertical, horizontal,
cascada) que se presentan en el cuadro Organizar ventanas. Luego haga clic en el
botn Aceptar.

-Aparecern en pantalla las ventanas del libro desde las cuales puede manejarse sin
problemas para realizar todas las modificaciones que desee.
-Para volver a trabajar con una sola ventana solamente deber cerrar la que no le sea
til.

Trabajar con varios libros


En caso que la informacin que necesite se encuentre en libros diferentes podr
trabajarlos simultneamente sin ningn tipo de inconvenientes.
-Abra los archivos entre los que desea compartir la informacin.
-Desde la cinta de opciones Vista, haga un clic sobre el icono Cambiar ventanas y
seleccione el libro de la lista que desea utilizar en forma independiente, u organice las
ventanas utilizando la opcin Organizar todo.

Fin del Tema "Trabajando con Ventanas".


Ingrese ahora al Tema "Propiedades del archivo", que encontrar en el
Captulo XII.

Propiedades del archivo


Configuracin de Propiedades (Sin abrir el archivo)
Si desea configurar las propiedades del archivo no necesita abrirlo. Para ello debe
realizar los siguientes pasos:
-Abra Microsoft Excel 2007 (si no lo tiene abierto).
-Haga clic en el Botn de Office-Abrir.
-Seleccione el archivo al que desee configurar sus propiedades.
-Haga clic en botn Herramientas-Propiedades (del cuadro de dilogo
Abrir).

-En el cuadro que se presenta introduzca la informacin y seleccione las opciones que
desee.

-Haga clic en Aceptar.


-Y por ltimo haga clic en Cancelar.
Fin del Tema "Propiedades del archivo".
Ingrese ahora al Tema "Repaso General", que encontrar en el Captulo XII.

Repaso General
En este captulo no se establecern prcticas sino que Ud, deber aplicar los
conocimientos aprendidos en los libros que Ud, haya creado a lo largo del curso.

Nota: Una vez terminado este captulo usted habr concluido el curso de Microsoft
Excel 2007, en el cual aprendi las herramientas bsicas y fundamentales para el
manejo de este utilitario en cualquier rea laboral. Por lo tanto si tiene algn
interrogante puede revisar la informacin que corresponda.