GOBIERNO REGIONAL DEL xxxxxxxxxxxxxxxx

ORGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL DEL xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Ao de la promocin de la industria responsable y el compromiso climtico

CUSCO CAPITAL HISTORICA DEL PERU

EXAMEN ESPECIAL AL XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

ADQUISICION DE BIENES Y CONTRATACIN DE SERVICIOS
PERIODO: 1 DE JULIO DE 2012 AL 30 DE JUNIO DE 2013

ANEXO N 1
PROGRAMA DE AUDITORA
Programado
Nombr
H/H
e

PROCEDIMIENTOS
OBJETIVO GENERAL
Determinar si la adquisicin de bienes y contratacin de servicios se
realizaron en base a los procedimientos establecidos en la normativa
legal vigente.
PROCEDIMIENTOS GENERALES
1.

Solicite una reunin con el Titular y funcionarios de la Entidad

encargados
de
las
reas
a
ser
evaluadas:
Acredite a la Comisin

2.

Solicite la relacin de los funcionarios responsables de las reas en

el periodo a examinar, con indicacin de sus nombres y apellidos,
documentos de identidad, cargos, situacin laboral, vigencia en el
mismo y domicilio, as como las resoluciones o contratos que
evidencien su vnculo con la Entidad.

OBJETIVO ESPECIFCO N 1
Establecer si los procedimientos de seleccin de bienes y servicios
se realizaron sobre la base de procedimientos de carcter tcnico y
administrativo en cumplimiento de la normativa legal vigente.
PROCEDIMIENTOS ESPECFICOS
TTULO I : REVISIN DE LA PLANIFICACIN DE LAS
ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES
3.

Verificar que la planificacin de las adquisiciones y contrataciones

se ajusten a los objetivos y prioridades del Plan Operativo y Plan
Estratgico de la entidad.

DISPOSICIN DE RECURSOS PRESUPUESTALES

4.

Verificar en el documento de ejecucin presupuestal, que los

gastos efectuados en bienes y servicios correspondan a los
previstos en el PAAC.

5.

Constatar que se cuente, en el presupuesto aprobado, con las

previsiones de recursos para los conceptos de bienes y servicios
previstos en el PAAC.

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ADQUISICIONES DE BIENES Y CONTRATACIN DE SERVICIOS
PERIODO: 1 DE JULIO DE 2012 AL 30 DE JUNIO DE 2013

Terminado
Hech
Ref. P.T.
o por:

H/H

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REQUERIMIENTOS DE LAS ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES DE LAS AREAS USUARIAS

6.

Comprobar la existencia de los requerimientos formales de los

Bienes y servicios de las reas usuarias y su debida sustentacin.

7.

Verificar si el objeto del proceso de seleccin guarda relacin con

las necesidades derivadas por el rea usuaria.

8.

Contrastar que las prioridades consideradas en el PAAC estn

acordes con los requerimientos formulados por las reas usuarias

ELABORACIN DEL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES Y

CONTRATACIONES
9.

Comprobar que el PAAC incluya los procesos de adquisiciones y

contrataciones y contenga los bienes, servicios requeridos por
las reas usuarias.

10.

Comprobar que las fechas consideradas para las adquisiciones

y contrataciones de los bienes y servicios considerados en el
PAAC correspondan a la oportunidad requerida por las reas
usuarias y se encuentren incluidos los tiempos estimados de
duracin de los procesos de seleccin de los proveedores.

11.

Constatar que el PAAC contenga la informacin mnima

indispensable de todas las contrataciones y adquisiciones de la
entidad, con independencia del rgimen que las regule.

12.

Verificar que las modalidades de seleccin, tipos de procesos de

seleccin, sistemas de contrataciones y modalidades de
ejecucin estn debidamente sustentados.

VERIFICACIN DE LA APROBACIN Y DIFUSIN DEL PLAN

ANUAL DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES
13.

Comprobar que el PAAC y sus modificatorias se aprobaron

oportunamente y por la autoridad competente, debiendo
comprender a los autores y los procesos administrativos previos
a su aprobacin; dentro del plazo mximo fijado siguiente a la
aprobacin del presupuesto institucional.

14.

Verificar la publicacin del PAAC en el SEACE, de ser el caso se

haya publicado en el diario oficial El Peruano y su remisin a
CONSUCODE y PROMPYME.

TTULO II : VERIFICACIN DE LA DEPENDENCIA RESPONSABLE

DESIGNACIN DE
PLANIFICACIN Y
SELECCIN
15.

LA DEPENDENCIA RESPONSABLE
EJECUCIN DE LOS PROCESOS

DE
DE

Revisar la organizacin, polticas, normas, procesos y controles

que maneja la institucin y el rea responsable de las adquisiciones
y contrataciones.

16. Verificar que las funciones de las dependencia responsable estn

incorporadas en el MOF y guarden concordancia con las previstas
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en la Ley y que su designacin est debidamente sustentada.

DESIGNACIN DE LOS COMITS ESPECIALES PARA LOS
PROCESOS DE SELECCIN
17. Comprobar que la designacin del Comit Especial se realiz
por la autoridad competente de la entidad en la oportunidad
debida, siguiendo los procedimientos establecidos.
18. Verificar que la composicin del Comit Especial es acorde a la
normativa y que las calificaciones profesionales revelen su
conocimiento sobre el objeto de la convocatoria.
VERIFICACIN
REFERENCIAL
19.

20.

DE

LA

DETERMINACIN

DEL

VALOR

Comprobar la validez de los documentos que sustentan

tcnicamente los precios de mercado que sustentan el valor
referencial.
Recalcular el valor referencial y comparar con el que aparece
en las Bases.

21. Validar que la antigedad de los valores referenciales estn de

acuerdo a la normativa.
22.

22. Comprobar que el rea responsable haya comunicado

oportunamente al Comit Especial de los valores referenciales
obtenidos.

VERIFICACIN DEL LIBRO DE ACTAS Y EXPEDIENTES DE

CONTRATACIN
23. Verificar la existencia del libro de actas y si est debidamente
foliado, legalizado y custodiado.
24. Constatar que en el Libro de Actas estn registrados todos los
acuerdos adoptados por los comits de todos los procesos de
seleccin y suscritos por los integrantes que asistieron a la reunin
del Comit.
25.

Verificar la existencia de los expedientes de contratacin de

cada uno de los procesos de seleccin.

26.

Comprobar que los expedientes de contratacin cuenten con

la documentacin generada desde la decisin de adquirir hasta la
culminacin del contrato.

TTULO III:COMPROBACIN DE LA ELABORACIN DE LAS BASES

DE LOS PROCESOS DE SELECCIN
ELABORACIN DE LAS BASES DE LOS PROCESOS DE
SELECCIN
27. Verificar que las bases contengan todos los documentos y partes
que la conforman (calendario del proceso de seleccin, plazos y
mecanismos de publicidad, mtodo de evaluacin y calificacin de
propuestas, pro forma del contrato, etc.

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28. Comprobar que el cronograma del proceso de seleccin contemple

los plazos mnimos de cada una de las etapas del proceso.
29. Verificar que el sistema de evaluacin o calificacin de propuestas
se sustente en parmetros objetivos y se oriente a la obtencin de
la oferta tcnico econmica ms conveniente.
30. Verificar que las especificaciones tcnicas contenidas en las bases
correspondan a las definidas por el rea usuaria.
VERIFICACION DE LA APROBACIN OPORTUNA DE LAS BASES
POR EL TITULAR DE LA ENTIDAD
31. Comprobar que las bases estn aprobadas por la autoridad
competente.
32. Comprobar que las bases se hayan aprobado oportunamente y que
permita convocar al proceso de seleccin en las fechas sealadas
en el PAAC.
33. Indagar que se cuente con la disponibilidad de recursos
presupuestales para la adquisicin de bienes y/o contratacin de
servicios.
COMPROBACIN DE LA FORMULACIN Y ABSOLUCIN DE LAS
CONSULTAS DE LAS BASES
34. Comprobar que las consultas y absolucin de las mismas se hayan
efectuado de acuerdo al cronograma del proceso.
35. Verificar que todas las consultas formuladas se hayan absuelto,
que tenga el fundamento y sustento correspondiente y que hayan
sido puestas en conocimiento de todos los postores.
36. Comprobar que las respuestas a las consultas estn consideradas
como parte integrante de las Bases y se hayan incluido en las
Bases Integradas y comunicado a todos los postores o publicado
en el SEACE.
CONSTATAR LA INTEGRACIN DE LAS BASES
37. Comprobar que la Integracin de Bases se haya realizado dentro
de los plazos establecidos.
38. Verificar que la Integracin de Bases comprendan todas las
observaciones acogidas.
CONSTATACIN DEL OTORGAMIENTO Y DIFUSIN DE LA BUENA
PRO
39. Constatar que la Buena Pro se otorg al postor que obtuvo el
mayor puntaje total.
40. Verificar si se ha presentado recursos impugnativos al acto de
otorgamiento de la buena, as como, analizar si estas se han
formulado oportunamente. Se le ha dado el trmite adecuado y que
hayan sido resueltas en los plazos previstos debidamente
fundamentadas.

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41. Verificar si el Acta de Otorgamiento de la Buena Pro fue registrada

en el SEACE y notificada a los postores.
42. Constatar que las siguientes etapas del proceso de adquisicin y
contratacin, se hayan dado luego que el otorgamiento de la buena
pro haya quedado consentida.
VERIFICACIN DE LA APROBACIN DE LAS EXONERACIONES
Y LAS ADQUISICIONES O CONTRATACIONES DIRECTAS
43. Verificar si los bienes y servicios materia de la exoneracin estn
incluidos en el PAAC salvo en el caso de emergencias o
desabastecimiento inminente.
44. Comprobar que la exoneracin cuente con el informe tcnico
emitido por el rea competente y verificar que en sta se
fundamente la causal invocada sobre la base del marco normativo
vigente.
45. Comprobar que el documento de aprobacin haya sido emitido por
la autoridad competente.
46. Comprobar la publicacin oportuna del documento de aprobacin
en el diario El Peruano y en el SEACE, as como la remisin
oportuna de la informacin a la CGR y CONSUCODE.
47. Verificar que la adquisicin o contratacin se estableci el valor
referencial de acuerdo a precios de mercado, que cont con las
bases respectivas y que se realiz a travs de acciones inmediatas.
48. Evaluar si la propuesta de nico postor a quien se le otorg la
buena pro, cumple con las caractersticas y condiciones
establecidas en las Bases; as como si se exigen las garantas
correspondientes.
OBJETIVO ESPECIFCO N 2
Determinar si los procesos de ejecucin contractual se realizaron en
conformidad a las normas legales vigentes.
PROCEDIMIENTOS ESPECFICOS
49.

Verificar que la suscripcin del Contrato se

haya efectuado dentro de los plazos sealados en la normativa legal
vigente.

50.

Determinar el grado de cumplimiento de la

ejecucin contractual en materia de plazos y calidad del bien y
servicio contratado.

51.

Verificar la aplicacin de las garantas

dispuestas en la Ley de Contrataciones del Estado y su
Reglamento.

52.
verificar si se
correspondientes.

En caso de incumplimiento de contrato,

aplicaron las Acciones y penalidades

53. Verificar la existencia de controversias durante la ejecucin del

Contrato y si estas se tramitaron segn la normativa legal vigente.
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ANEXO N 2
PRESUPUESTO DE TIEMPO
HORAS HOMBRE PROGRAMADAS
Etapas de la auditora
Ejecucin
Integrantes

Cargo

Planificacin

Elaboracin,
discusin y
Desarrollo del
Redaccin
aprobacin de
programa de
de
la matriz de
procedimientos
hallazgos
hallazgos de
auditora

Supervisor /
Auditor
Encargado

Total

Fuente: Sistema de Control Gubernamental.

Elaborado por: Comisin auditora.

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PERIODO: 1 DE JULIO DE 2012 AL 30 DE JUNIO DE 2013

Elaboracin del Informe

Comunicacin de
hallazgos y evaluacin
de aclaraciones o
comentarios

Elaboracin

Sustentacin

Aprobacin
y registro

Total
horas/
hombre

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ANEXO N 3
PRESUPUESTO DE TIEMPO
COSTOS PROGRAMADOS
Costos directos
Integrantes

Cargo en la
comisin

Costo
horas/ hombre

Supervisor/ Auditor
Encargado
Total
Fuente: Sistema de Control Gubernamental.
Elaborado por: Comisin auditora.

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Total
horas/
hombre

Costo total
horas/ hombre
S/.
(A)

Viticos
Das

Importe
S/.

Total
S/.
(B)

Pasajes
S/.
(C)

Costo total
S/.
(A+B+C)