PROCEDIMIENTO FORMULACIN PROGRAMA JORNADA ESCOLAR COMPLEMENTARIA

FONIEZ

Comfamiliar del
Putumayo

CODIGO: F-P-01

VERSIN: 0

FECHA APROBACIN

PAGINA 1 DE 4

Nit: 891.200.337-8
REVISO: COORDINADOR DE FONIEZ

APROBO

1. OBJETIVO

Fortalecer las competencias bsicas , fsicas, cognitivas, sociales y emocionales de los nios, nias y jvenes en
condicin de mayor vulnerabilidad a traves de la formulacin del programa Jornada Escolar Complementario en convenio
con la Secretaria de Educacin.
2. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
DIAGRAMA DE FLUJO

DESCRIPCIN DE ACTIVIDAD
1. Disponibilidad de recursos
Solicitar los recursos disponibles para los
programas de Foniez.
2.

Elaborar
Tcnica.

Plan

Operativo

Ficha

Elaborar el Plan Operativo y Ficha

Tcnica, basado en un proyecto dedicado
a
actividades
ldicas,
culturales,
deportivas y sociales de contenido
educativo
orientado
por
pautas
curriculares, segn el inters del
estudiante y de acuerdo con las
siguientes
modalidades:
Ambiental,
Escuelas Deportivas, Formacin Artstica

REGISTRO

RESPONSABL
E

Distribucin de
Aportes 4%

Contador

Plan Operativo
Anual- Programa
Jornada Escolar
Complementaria

Jefe de la
Divisin de
Servicios
Sociales

F-F-27 Ficha
Tcnica

y Cultural, y Ciencia y Tecnologa.

3.

Presentar Plan Operativo y Ficha

Tcnica.
Presentar el
Plan Operativo y Ficha
Tcnica a la Direccin Administrativa
para la revisin.

Plan Operativo,
F-F-27 Ficha
Tcnica

La Auxiliar de Servicios Sociales enva a

la
Superintendencia
del
Subsidio
Familiar, para la aprobacin.
4.

Asistente
Divisin de
Servicios
Sociales

Realizar Convenios.
Realizar convenios con la Secretaria de
Educacin
Departamental
para
el
desarrollo del programa Jornada escolar
Complementaria.
La Secretaria de
Educacin
entrega
listado
de
Instituciones por municipio que sern
beneficiarios del programa.

5.

Jefe de la
Divisin de
Servicios
Sociales

Acta

Jefe de la
Divisin de
Servicios
Sociales

Socializacin de los proyectos

Establecer reunin con la Institucin
para presentar el programa y establecer
el nmero de nios que sern atendidos
en cada institucin.

6. Seleccin
del
recurso
humano
(Instructores) para las diferentes
modalidades.
Seleccionar el recurso humano requerido
para apoyar la ejecucin de la Jornada
Escolar Complementaria, que cumplan
de acuerdo a los perfiles y requisitos
requeridos.

N/A

Hojas de Vida

Coordinador de
Foniez

Direccin
Administrativa
Jefe de la
Divisin de
Servicios
Sociales

Nota: Si no se cuenta con el personal

disponible, publicar especificando los
perfiles deseados.
7. Informar al personal a Contratar.
Llamar a la persona a contratar
notificndole que fue seleccionado para
el cargo, y recibir los documentos
anexos segn Lista de Chequeo y hacer
firmar los respectivos contratos.

Contrato

Jefe de la
Divisin de
Servicios
Sociales

Nota: Se le debe informar a la persona a

contratar los documentos anexos a la
Hoja de Vida.
8. Programar y realizar reunin de
induccin al personal contratado
(Instructores)
Programar
y
realizar
reunin
de
induccin
al
personal
contratado
(Instructores) para socializar y describir
el programa segn el lineamiento que lo
rige. Y hacer entrega de los diferentes
materiales requeridos y
formatos
involucrados.

GC-F-04 Acta de
reunin

Coordinador de
Foniez

Nota: En esta actividad se ubican a los

Instructores
dentro
del
programa,
teniendo en cuenta su perfil.
9. Reunin con las Instituciones.
Realizar reunin con las instituciones
para definir un plan de trabajo de
acuerdo al PEI, estableciendo fecha,
horario y nmero de estudiantes que
sern atendidos por institucin.

F-F-15 Jornada
escolar
complementaria
Parcelador

Coordinador de
Foniez
Instructores

10. Elaborar
Actividades

Cronograma

de

Con base en la reunin obtenida en las

instituciones, elaborar el cronograma de
actividades y organizacin de ejes
temticos.

F-F-17
Cronograma de
actividades

Coordinador de
Foniez
Instructores

11. Informar
a
la
institucin
educativa el cronograma
de
actividades.
Mediante oficio se da a conocer a la
institucin educativa la fecha de visita,
tiempo de trabajo y programa a
desarrollar.

Oficio

Coordinador de
Foniez
Instructores

Presentacin de los instructores en las

diferentes instituciones.
12. Ejecucin
y
programa JEC

seguimiento

al

Dar inicio a los programas de Jornada

Escolar
Complementaria,
realizando
seguimiento, supervisin y control al
programa.

F-F-14
Seguimiento
Actividades de
los Instructores

Coordinador de
Foniez

PROCEDIMIENTO FORMULACIN PROGRAMA ATENCIN INTEGRAL A LA NIEZ

FONIEZ

Comfamiliar del
Putumayo

CODIGO: F-P-02

VERSIN: 0

FECHA APROBACIN

PAGINA 1 DE 3

Nit: 891.200.337-8
REVISO: COORDINADOR DE FONIEZ

APROBO

1. OBJETIVO
Formular el programa de Atencin integral a la niez tomando como eje central el cuidado, la proteccin, la salud,
prevencin, educacin y recreacin a los nios y nias hasta los seis aos de edad en convenio con el Instituto
colombiano de bienestar familiar.
2. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

DIAGRAMA DE FLUJO

DESCRIPCIN DE ACTIVIDAD

REGISTRO

RESPONSABL
E

Distribucin de
Aportes 4%

Contador

1. Disponibilidad de recursos.
Solicitar los recursos disponibles para los
programas de Foniez.
1. Elaborar Plan Operativo y Ficha
Tcnica.
Elaborar el Plan Operativo y Ficha
Tcnica, basado en un proyecto que
contiene estrategias de formacin con
un enfoque de lenguajes expresivos en
Juego, Artes (msica, artes), Literatura,
Escritura en la primera infancia,
promocin y prevencin.

Plan Operativo
Anual- Programa
Atencin Integral
a la Niez
F-F-25 Ficha
Tcnica

2. Presentar Plan Operativo y Ficha

Tcnica.
Presentar el
Plan Operativo y Ficha
Tcnica a la Direccin Administrativa
para la revisin.

Plan Operativo,
F-F-25 Ficha
Tcnica

La Auxiliar de Servicios Sociales enva a

la
Superintendencia
del
Subsidio
Familiar, para la aprobacin.

Jefe de la
Divisin de
Servicios
Sociales

Jefe de la
Divisin de
Servicios
Sociales
Asistente
Divisin de
Servicios
Sociales

3. Realizar Convenios.
Realizar convenios con el Instituto
Colombiano de Bienestar Familiar, para
el desarrollo de la Atencin Integral a la
Niez. El ICBF asigna el listado de los
Hogares
comunitarios
que
sern
beneficiarios del programa.
4. Socializacin de los proyectos

Listado de
Hogares
Infantiles y
Comunitarios

Jefe de la
Divisin de
Servicios
Sociales

N/A

Jefe de la
Divisin de

Establecer reunin con el ICBF para

presentar el programa y establecer el
nmero de nios que sern atendidos en
cada hogar.

Servicios
Sociales

5. Seleccin del recurso humano

(Instructores) para las diferentes
modalidades.
Seleccionar el recurso humano requerido
para apoyar la ejecucin del programa
Atencin Integral a la Niez,
que
cumplan de acuerdo a los perfiles y
requisitos requeridos.

Direccin
Administrativa
Hojas de Vida

Jefe de la
Divisin de
Servicios
Sociales

Nota: Si no se cuenta con el personal

disponible, publicar especificando los
perfiles deseados.
6. Informar al personal a Contratar.
Llamar a la persona a contratar
notificndole que fue seleccionado para
el cargo, y recibir los documentos
anexos segn Lista de Chequeo y hacer
firmar los respectivos contratos.

Contrato

Jefe de la
Divisin de
Servicios
Sociales

GC-F-04 Acta de
Reunin

Coordinador de
Foniez

Nota: Se le debe informar a la persona a

contratar los documentos anexos a la
Hoja de Vida.
7. Programar y realizar reunin de
induccin al personal contratado
(Instructores)
Programar
y
realizar
reunin
de
induccin
al
personal
contratado
(Instructores) para socializar y describir
el programa segn el lineamiento que lo
rige. Y hacer entrega de los diferentes

materiales requeridos.
Nota: En esta actividad se ubican a los
Instructores
dentro
del
programa,
teniendo en cuenta su perfil.
8. Reunin con el ICBF.
Realizar Reunin con el ICBF para
presentar el programa y establecer el
nmero de nios que sern atendidos en
cada hogar.
9. Elaborar
Actividades

Cronograma

Coordinador de
Foniez
Instructores

de

Elaborar el cronograma de actividades,

organizacin de ejes temticos
y
planeacin por parte de los instructores y
organizacin de recursos.
10.Informar
a los Hogares
cronograma de actividades.

en

F-F-17
Cronograma de
Actividades

Coordinador de
Foniez
Instructores

el

Mediante oficio se da a conocer al Hogar

la fecha de visita, tiempo de trabajo y
programa a desarrollar.
Presentar a los instructores
diferentes instituciones.

F-F-16 Atencin
Integral a la
Niez Parcelador

Oficio

Coordinador de
Foniez
Instructores

las

11.Ejecucin
y
seguimiento
al
programa de Atencin Integral a
la Niez.
Dar inicio a la Atencin Integral de la
Niez,
realizando
seguimiento,
supervisin y control al programa.

F-F-14
Seguimiento
Actividades de
los Instructores

Coordinador de
Foniez

PROCEDIMIENTO PROGRAMACIN DE ACTIVIDADES

FONIEZ
CODIGO: F-P-03

VERSIN: 0

Comfamiliar del
Putumayo

FECHA APROBACIN

PAGINA 1 DE 2

Nit: 891.200.337-8
REVISO: COORDINADOR DE FONIEZ

APROBO

1. OBJETIVO
Definir la forma de ejecutar los programas de Atencin integral a la niez y Jornada de Escuelas Complementarias por
parte de los instructores.
2. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
DIAGRAMA DE FLUJO

DESCRIPCIN DE ACTIVIDAD
1. Realizar
Cronograma
actividades.

REGISTRO

RESPONSABL
E

de

Se elabora la planeacin de las temticas

a trabajar en cada institucin de acuerdo
a las solicitudes emitidas por las
instituciones y conforme al proyecto a
ejecutar. Este cronograma se debe
elaborar trimestralmente.
2. Presentar Cronograma.
Se entrega al Coordinador de Foniez, la
programacin de los temas a desarrollar
en las diferentes instituciones, con el fin
de obtener la aprobacin y visto bueno.
3. Remitir a la institucin educativa
programa de actividades.

F-F-17
Cronograma de
actividades

Instructores
Coordinador de
Foniez

Instructores

F-F-17
Cronograma de
actividades

Coordinador de
Foniez

oficio

Instructores

Mediante oficio se da a conocer a la

institucin educativa la fecha de visita,
tiempo de trabajo y programa a
desarrollar.
Presentar a los instructores
diferentes instituciones.

en

Coordinador de
Foniez

las

4. Desarrollo de actividades.
Se deber ejecutar cada una de las
temticas programadas en cada una de
las instituciones asignadas.
Para los proyectos que aplique se deber
entregar a los instructores formato F-F-24
Control entrega de refrigerios y/o
hidratacin.

5. Realizar las evaluaciones.

Se debe aplicar la encuesta de evaluacin
de
actividades
en
las
diferentes
instituciones
segn
proyecto
y
cronograma de actividades. La encuesta
de
actividades
se
debe
aplicar
mensualmente.
La encuesta evaluacin de proyectos se
aplicar semestralmente.
6. Tabulacin de encuestas
Se debe entregar tabulacin de las
encuestas de actividades aplicadas
mensualmente con su respectivo anlisis
al cierre del semestre, en medio
magntico y fsico.

F-F-19, F-F-20
Listado de
Asistencia JEC,
AIN
F-F-16 Atencin
Integral a la
Niez Parcelador

Instructores

F-F-15 Jornada
escolar
complementaria
Parcelador

Encuesta
evaluacin de
Actividades
F-F-08 Encuesta
evaluacin de
proyectos

Informe

Instructores

Instructores

7. Entrega de informes
Entrega de informes mensuales.
En periodos trimestrales entregar anexo
el formato F-F-21 Informe de Actividades
Trimestral.

Informe
F-F-21 Informe
de Actividades
Trimestral
F-F-22, F-F-23
Control
estadstico JEC,
AIN

Instructores

PROCEDIMIENTO SOLICITUD DE MATERIALES PARA LOS PROGRAMAS DE FONIEZ

FONIEZ

Comfamiliar del
Putumayo

CODIGO: F-P-04

VERSIN: 0

FECHA APROBACIN

PAGINA 1 DE 3

Nit: 891.200.337-8
REVISO: COORDINADOR DE FONIEZ

APROBO

3. OBJETIVO
Solicitar los materiales necesarios para los programas de Atencin Integral a la Niez y Jornada Escolar
Complementaria y hacer la entrega a cada uno de los Instructores de los proyectos.
4. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
DIAGRAMA DE FLUJO

DESCRIPCIN DE ACTIVIDAD
1. Listado
de
necesidades
programas de Foniez.
Recibir de los instructores el listado de
necesidades de las diferentes UIS de
cada uno de los proyectos.
2. Coordinadores de las UIS generen
consolidado.
Con base a listado de necesidades de los
proyectos de Foniez los Coordinadores

REGISTRO

RESPONSABL
E

F-F-09 Listado de
Necesidades
Proyectos
Foniez

Instructores de
los proyectos

F-F-12
Consolidado de
Necesidades
Programas JEC -

Coordinadores
UIS

Coordinadores
UIS

de las UIS elaboran Consolidado

necesidades programas Foniez.

de

Nota: El consolidado se debe enviar al

Coordinador de Foniez, con copia anexa
de los listados de necesidades Proyectos
Foniez, de los diferentes instructores.
3. Elaborar
consolidado
de
necesidades programas Foniez.
Se debe elaborar consolidado de las
necesidades de los programas de
Foniez para presentar al Jefe de la
Divisin de Servicios Sociales y generar
visto bueno.

AIN

F-F-12
Consolidado de
Necesidades
Programas JEC AIN

Coordinador de
Foniez
Jefe de la
Divisin de
Servicios
Sociales

4. Requerimientos aprobados.
Si: Elaborar oficio, dirigido al Coordinador
de suministros solicitando la cotizacin y
compra de las diferentes necesidades.
Debe ir firmado por el Jefe de la Divisin
de Servicios Sociales, y entregar al
Coordinador de Suministros. El formato
consolidado de necesidades programas
JEC AIN se debe enviar va correo
(almacen@comfaputumayo.com), en caso
de que surjan modificaciones.

Oficio
F-F-12
Consolidado de
Necesidades
Programas JEC AIN

Coordinador de
Foniez

F-F-12
Consolidado de
Necesidades
Programas JEC
AIN

Coordinador de
suministros

No: devolver al paso 2.

5. Verificar presupuesto.
El Coordinador de suministros junto con el
Jefe de la Divisin Administrativa y
Financiera, verifica el presupuesto para
los programas
de acuerdo a los
requerimientos.

Jefe
Administrativo y
Financiero

Requerimientos modificados?
Si: El coordinador de suministros genera
un nuevo consolidado conforme al
presupuesto y lo remiten al Coordinador
de Foniez, con base en el consolidado
enviado va correo.
No: Formato Consolidado de necesidades
programas Foniez, solicitado.
6. Compra de los materiales.
Con base al formato consolidado de
necesidades,
proceder
a
realizar
procedimiento
de
compras,
responsabilidad del Coordinador de
Suministros.
7. Recibir los materiales solicitados.
Recibir los materiales solicitados con base
al nuevo consolidado si se da el caso y
proceder a verificar los materiales
recibidos.
8. Realizar certificacin Suministro
de Materiales recibidos.
Entregar al Coordinador de suministros la
constancia de recibido de materiales por
los diferentes proveedores contratados.
9. Distribuir
materiales
diferentes UIS.

las

Separar los materiales a entregar a las

diferentes UIS, y hacer acta de entrega a
los Coordinadores y/o Instructores de las

N/A

F-F-12
Consolidado de
Necesidades
Programas JEC
AIN

Coordinador de
suministros

Coordinador de
Foniez

F-F-10
Certificado
Suministro de
Materiales

Coordinador de
Foniez

F-F-11 Orden y/o

Acta de Salida

Coordinador de
Foniez

UIS.
10.Enviar materiales, Orden y/o Acta
de Salida.
Enviar a las diferentes UIS Orden y/o Acta
de Salida, con copia para firma de
recibido.

Coordinador de
Foniez
F-F-11 Orden y/o
Acta de Salida

Nota: Se debe devolver copia de recibido

al Coordinador de Foniez.

11.Almacenar en la Bodega de
Foniez los materiales sobrantes.

Coordinadores de
las UIS
Instructores

F-F-13 Inventario
de Materiales

Coordinador de
Foniez