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DEDICATORIA
ii
AGRADECIMIENTO
iii
Por la presente autorizo a la UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR, hacer uso de todos
los contenidos que me pertenecen o de parte de los que contienen esta obra, con fines
estrictamente acadmicos o de investigacin.
Los derechos que como autora me corresponden, con excepcin de la presente autorizacin,
seguirn vigentes a mi favor, de conformidad con lo establecido en los artculos 5, 6, 8; 19 y
dems pertinentes de la Ley de Propiedad Intelectual y su Reglamento.
_________________________
SILVIA YOLANDA GUAMANARCA CONDOR
C.C. 1716943640
E- mail: silvi_guamanarca@hotmail.com
iv
Por la presente, dejo constancia que he ledo el Trabajo de Titulacin presentada por la Seorita
SILVIA YOLANDA GUAMANARCA CONDOR para optar por el ttulo profesional cuyo
tema es: PROPUESTA DEL DISEO DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO
PARA LA MICROEMPRESA PAMGU S.A.DEDICADA A LA CONFECCION DE
PRENDAS DE VESTIR la misma que rene los requerimientos, y los mritos suficientes
para ser sometida a evaluacin por el tribunal calificador.
AUTORIZACIN DE LA EMPRESA
vi
CONTENIDO
DEDICATORIA ........................................................................................................................... ii
AGRADECIMIENTO.................................................................................................................. iii
AUTORIZACIN DE LA AUTORA INTELECTUAL ............................................................ iv
AUTORIZACIN DEL TUTOR.................................................................................................. v
AUTORIZACIN DE LA EMPRESA........................................................................................ vi
CONTENIDO ............................................................................................................................. vii
RESUMEN EJECUTIVO .......................................................................................................... xvi
ABSTRACT .............................................................................................................................. xvii
CAPITULO I................................................................................................................................. 1
1.
1.1.
1.1.1.
1.1.2.
1.1.3.
1.1.4.
1.2.
1.2.1.
1.3.
1.4.
LA EMPRESA .......................................................................................................... 11
1.4.1.
1.4.2.
1.4.2.1.
1.4.2.2.
1.4.2.3.
1.4.2.4.
1.4.2.5.
1.4.3.
1.4.3.1.
1.4.4.
1.5.
1.5.1.
1.5.1.1.
1.5.1.2.
1.5.1.3.
1.5.2.
1.5.3.
1.5.3.1.
1.5.4.
1.5.5.
1.5.6.
1.6.
PRODUCTOS Y SERVICIOS.................................................................................. 24
1.6.1.
Producto .................................................................................................................... 24
1.7.
1.7.1.
1.8.
OBJETIVOS ............................................................................................................. 29
1.8.1.
1.8.2.
1.9.
MISION..................................................................................................................... 30
1.9.1.
1.10.
VISION ..................................................................................................................... 30
1.11.
ESTRUCTURA ORGANICA................................................................................... 31
1.11.1.
1.11.2.
1.11.3.
1.12.
CAPTULO II ............................................................................................................................. 36
2.
2.1.
IMPORTANCIA ....................................................................................................... 36
2.2.
2.2.1.
2.3.
2.4.
2.5.
2.6.
2.6.1.
Competencia.............................................................................................................. 51
2.7.
3.
3.1.
ANTESEDENTES .................................................................................................... 56
3.2.
DEFINICIONES ....................................................................................................... 57
3.3.
IMPORTANCIA ....................................................................................................... 58
3.4.
OBJETIVOS ............................................................................................................. 59
3.5.
3.5.1.
3.5.2.
3.5.3.
3.5.4.
3.6.
3.6.1.
Riesgo Inherente........................................................................................................ 62
3.6.2.
3.6.3.
3.7.
3.8.
3.8.1.
3.8.2.
3.8.3.
Actividades de control............................................................................................... 71
3.8.4.
3.8.5.
3.9.
3.10.
3.10.1.
3.10.2.
Mtodo descriptivo.................................................................................................... 78
3.10.3.
3.11.
3.11.1.
CAPITULO IV ............................................................................................................................ 85
4.
4.1.
4.1.1.
4.1.1.1.
Objetivo. .................................................................................................................... 85
4.1.1.2.
Polticas. .................................................................................................................... 85
4.1.1.3.
4.1.1.4.
Flujograma. ............................................................................................................... 87
4.1.1.5.
Documento. ............................................................................................................... 88
4.1.2.
Contratacin. ............................................................................................................. 89
4.1.2.1.
Objetivos. .................................................................................................................. 89
4.1.2.2.
Polticas. .................................................................................................................... 89
4.1.2.3.
4.1.2.4.
Flujograma. ............................................................................................................... 91
4.1.2.5.
Documento. ............................................................................................................... 92
4.1.3.
Induccin. .................................................................................................................. 94
4.1.3.1.
Objetivos. .................................................................................................................. 94
4.1.3.2.
Polticas. .................................................................................................................... 94
4.1.3.3.
4.1.3.4.
Flujograma. ............................................................................................................... 96
4.1.3.5.
Documento ................................................................................................................ 97
4.1.4.
Capacitacin. ............................................................................................................. 98
4.1.4.1.
Objetivos. .................................................................................................................. 98
4.1.4.2.
Polticas. .................................................................................................................... 98
4.1.4.3.
4.1.4.4.
4.1.4.5.
4.1.5.
4.1.5.1.
4.1.5.2.
4.1.5.3.
4.1.5.4.
4.1.5.5.
5.
5.1.
5.1.1.
5.1.1.1.
5.1.1.2.
5.1.2.
5.1.2.1.
5.1.2.2.
5.1.3.
5.1.3.1.
5.1.3.2.
5.1.3.3.
5.1.3.4.
5.1.3.5.
5.2.
5.2.1.
5.2.2.
5.2.3.
5.2.4.
5.2.5.
5.3.
5.3.1.
5.3.2.
5.3.3.
5.3.4.
5.3.5.
5.4.
5.4.1.
5.4.2.
5.4.3.
5.4.4.
5.4.5.
5.5.
5.5.1.
5.5.2.
5.5.3.
5.5.4.
5.5.5.
5.6.
5.6.1.
5.6.2.
5.6.3.
5.6.4.
5.6.5.
5.7.
5.7.1.
5.7.2.
5.7.3.
5.7.4.
5.7.5.
5.8.
5.8.1.
5.8.2.
5.8.3.
5.8.4.
5.8.5.
5.9.
5.9.1.
5.9.2.
5.9.3.
5.9.4.
5.9.5.
5.10.
5.10.1.
5.10.2.
5.10.3.
5.10.4.
5.10.5.
6.
6.1.
6.2.
BIBLIOGRAFIA....................................................................................................................... 156
xiii
LISTA DE TABLAS
xiv
LISTA DE FIGURAS
Figura. 1.1 RISE ........................................................................................................................ 16
Figura. 1.2 SRI .......................................................................................................................... 18
Figura. 1.3 IESS ........................................................................................................................ 19
Figura. 1.4 MRL......................................................................................................................... 21
Figura. 1.5 Trajes y Vestidos ..................................................................................................... 25
Figura. 1.6 Maquila ................................................................................................................... 27
Figura. 1.7 Objetivos ................................................................................................................. 29
Figura. 1.8 Organigrama ........................................................................................................... 31
Figura. 1.9 Organigrama ........................................................................................................... 32
Figura. 2.1 Canales de Distribucin ........................................................................................... 42
Figura. 2.2 CRECIMIENTO ANUAL PIB .............................................................................. 45
Figura. 2.3 Matriz FODA .......................................................................................................... 53
Figura. 2.4 FODA ..................................................................................................................... 55
Figura. 3.1 Control Interno......................................................................................................... 56
Figura. 5.1 Programa Mnica ................................................................................................... 153
xv
RESUMEN EJECUTIVO
PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA LA
MICROEMPRESA PAMGU S.A., DEDICADA A LA CONFECCIN DE PRENDAS DE
VESTIR
contable y
Cada negocio necesita un marco de referencia para el inicio de sus actividades organizacionales
que podrn conducir a un mejor desempeo y una mayor sensibilidad de la organizacin. En el
futuro todo negocio necesita un buen sistema de contabilidad formal, ya que es una estructura
organizada a travs del cual se obtuvo la informacin de una microempresa como resultado de
sus operaciones.
PALABRAS CLAVES
1. MICROEMPRESA
2. CONTROL
3. METODOS
4. OBJETIVO
5. POLITICAS
6. ADMINISTRATIVO
xvi
ABSTRACT
xvii
CAPITULO I
1. GENERALES DE LA EMPRESA
polticas y
La aplicacin correcta y permanente del control interno, es positiva para una empresa,
porque ayuda al logro de los objetivos administrativos y financieros, garantizando, la
conduccin eficiente y adecuada de una organizacin; mediante la inclusin de polticas y
procedimientos que salvaguarden los activos y la preparacin de informacin financiera
oportuna y confiable.
El mercado potencial en que se encuentra inmersa la microempresa PAMGU S.A.,
dedicada a la confeccin de prendas de vestir es grande, puesto que se hace cada vez ms
necesaria la presencia de controles, evaluando el grado de eficiencia y eficacia de los procesos y
en general procurando el mejoramiento continuo de la empresa.
Con el tiempo, una microempresa exitosa puede convertirse en una PYME de mayor
envergadura.
1.1.1.
Para fines tributarios las PYMES de acuerdo al tipo de RUC que posean se las divide en:
Personas naturales
Sociedades
1.1.2.
Talleres artesanales: Se caracterizan por tener una labor manual, con no ms de 20 operarios y
un capital fijo de 27 mil dlares.
Mediana Industria: Alberga de 50 a 99 obreros, y el capital fijo no debe sobrepasar de 120 mil
dlares.
Grandes Empresas: Son aquellas que tienen ms de 100 trabajadores y 120 mil dlares en
activos fijos.
La pequea industria ecuatoriana cuenta con un sin nmero de potencialidades que son poco
conocidas y aprovechadas. Principalmente se refieren a:
1.1.4.
Generales:
hallan al frente ya que utilizan los pocos recursos econmicos para cubrir gastos familiares, as
como tambin carecen de una cultura organizacional en tcnicas de produccin, mercadeo,
seguridad industrial, control de calidad, etc., esto ha impedido que las empresas an no alcancen
estndares internacionales de competitividad que sumado a otros factores como:
1. Un nivel tecnolgico atrasado por la falta de entrenamiento en la operacin de
maquinarias.
2. Baja calidad de los productos terminados debido a la falta de normas de calidad y
controles adecuados.
3. Limitado poder de negociacin en la compra de materias primas frente a sus
proveedores.
4. Restricciones a Notas de financiamiento por las elevadas tasas de inters que hacen
poco accesible al crdito.
5. Mano de obra poco calificada, (ya que nicamente el 30% de los trabajadores son
calificados, mientras que el 53% corresponde a obreros semicalificados o que estn en
proceso de formacin y un 17% de los obreros son no calificados).
1.2.1.
Sistema Artesanal
Juntas, estas dos regiones representan el 96.5% del total, lo que hara que las regiones
Oriente e Insular prcticamente sean irrelevantes en el contexto nacional estas dos regiones en
conjunto apenas representan el 3.7% del total.
N ARTESANOS
% PARTICIPACIN
Azuay
Pichincha
Imbabura
Loja
Caar
Bolvar
Chimborazo
Tungurahua
Carchi
Cotopaxi
556
325
156
129
115
105
101
73
66
57
16,2
9,5
4,6
3,8
3,4
3,1
3,0
2,1
1,9
1,7
712
393
261
218
34
20,8
11,5
7,6
6,4
1,0
53
24
19
10
8
7
1,5
0,7
0,6
0,3
0,2
0,2
7
3423
0,2
100
PAMGU S.A. es una microempresa Artesanal que ha crecido poco a poco con mucho
esfuerzo de su propietaria en medio de lo informal ya que no est constituida legalmente ni
formalmente como compaa.
Administrador General
Contabilidad
Personal de Planta (ocho obreras fijas)
Bodeguero
10
tributarias que se debe cumplir como contribuyente y de acuerdo a la situacin actual de las
mismas, en si permite que la entidad realice las declaraciones al Servicio de Rentas Internas
(SRI), de acuerdo a ingresos, base imponible, ventas.
La empresa se ampara en dicha ley con el fin de cumplir con las disposiciones
patronales que tiene el empleador con el empleado afiliado al Instituto
Ecuatoriano de
Seguridad Social (IESS), que protege a la poblacin urbana y rural, con relacin de
dependencia laboral o sin ella, contra las contingencias de enfermedad, maternidad, riesgos de
trabajo, discapacidad, cesanta, invalidez, vejez y muerte.
1.4. LA EMPRESA
1.4.1.
Concepto de empresa
Segn Idalberto Chiavenato, autor del libro "Iniciacin a la Organizacin y Tcnica
Comercial", la empresa es una organizacin social que utiliza una gran variedad de
recursos para alcanzar determinados objetivos". Explicando este concepto, el autor
menciona que la empresa es una organizacin social por ser una asociacin de personas
para la explotacin de un negocio y que tiene por fin un determinado objetivo, que
puede ser el lucro o la atencin de una necesidad social. (Chiavenato , Idalberto;, 1995)
1.4.2.
empresa que CRISPAT, empezar a partir de este proyecto propuesto ya que de acuerdo a la
formacin de la empresa en s misma no exista por lo que es preciso formarla de acuerdo a los
aspectos normativos societarios, de esta forma las empresas se clasifican en:
Se forma por dos accionistas, uno de ellos proviene del sector gubernamental y otro
particular o privado.
NOMBRE COLECTIVO: es la razn social constan las siglas o iniciales de los nombres
de los accionistas ms CIA.
Tienen acciones y capital abierto es decir que se pueden vender las acciones sin
consultar al resto de accionistas.
No est regularizada por la ley de compaas, legisla bajo la regularizacin civil, donde
las partes se reparten responsabilidades que los accionistas decidan.
12
1.4.3.
PERSONALIDAD JURDICA
Es aquella por la que se reconoce a una persona, entidad, asociacin o empresa,
capacidad suficiente para contraer obligaciones y realizar actividades que generan plena
responsabilidad jurdica, frente a s mismos y frente a terceros.
Para la conformacin legal de la empresa que en este caso se trata de una sociedad
annima, se deber cumplir con los siguientes requisitos:
La compaa deber constituirse con un mnimo de dos accionistas, a no ser que
intervenga una institucin de derecho pblico o privado con finalidad social o pblica podrn
constituirse con uno o ms accionistas.
13
especial se depositan las aportaciones en dinero efectivo efectuadas por los accionistas para la
conformacin del capital pagado
Las aportaciones para el capital suscrito pueden ser tambin en bienes muebles o
inmuebles que a su vez deben ser avaluados por peritos designados para el efecto.
Importe del capital social, con la expresin del nmero de acciones en que est dividido,
el valor nominal de las
La indicacin de lo que cada socio suscribe y paga en dinero o en otros bienes; el valor
atribuido a stos y la parte de capital no pagado
El domicilio de la compaa.
Nota: El certificado bancario de depsito del capital pagado debe protocolizarse con la escritura
de constitucin.
14
1.4.4.
Recursos de la empresa
Financiero: Son los elementos monetarios propios y ajenos con los que cuenta la
Microempresa, indispensables para la ejecucin de sus decisiones:3
Recursos Humanos: Es el personal con que cuenta la microempresa como es la mano de obra
calificada
Recursos Materiales:
1.- Local
2.- Maquinaria
3.- Materia Prima
Es toda la maquinaria que cuenta la microempresa para la produccin ya que es de ltima
tecnologa para su mejorar su calidad y realzar su elegancia.
15
1.5.1.
Entidades reguladoras
RISE es una forma de pagar impuestos por una actividad comercial ms sencilla que
mediante el RUC. Los beneficiarios de este mtodo no tienen que entregar facturas a sus
compradores, pueden darles notas de venta o tickets de una mquina registradora autorizada por
el Servicio de Rentas Internas (SRI). El pago de impuestos se realiza mensualmente y la
cantidad del pago depender del tipo de actividad que cada emprendedor realiza y el volumen
de ingresos que tenga, los rangos.
El RISE est activo desde 2008, pero no cualquier emprendedor que lo desee puede
acogerse a este mtodo. Solo pueden acceder los que cumplan los siguientes requisitos:
16
Acceder al RISE no tiene ningn costo. Quien desee inscribirse debe acudir a cualquier oficina
del SRI a nivel nacional, presentando los siguientes requisitos:
a. No necesita hacer declaraciones, por lo tanto se evita los costos por compra de formularios
y contratacin de terceras personas, como tramitadores, para el llenado de los mismos,
b. Se evita que le hagan retenciones de impuestos,
c. Entregar comprobantes de venta simplificados en los cuales solo se llenar fecha y monto
de venta
d. No tendr obligacin de llevar contabilidad,
e. Por cada nuevo trabajador que incorpore a su nmina y que sea afiliado en el IESS, Ud. se
podr descontar un 5% de su cuota, hasta llegar a un mximo del 50% de descuento.
17
Al final de las operaciones de cada da, se deber emitir una nota de venta resumen por
las transacciones realizadas por montos inferiores o iguales a US$ 12,00 por lo que no se emiti
un comprobante.
Si su fecha de vencimiento cae en fin de semana, Ud. podr realizar su pago hasta el siguiente
da hbil disponible, siempre que la cuota no est vencida, puesto que corren nuevos intereses.
Adicionalmente, el SRI le da la facilidad de cancelar todas sus cuotas una sola vez, es
decir, Ud. puede cancelar por adelantado todas las cuotas que restan del ao en curso. Ud. podr
cancelar sus cuotas en todas las Instituciones Financieras (Bancos y Cooperativas) que tengan
convenio de recaudacin con el SRI.
1.5.2.
naturales o jurdicas, entes sin personera jurdica, nacionales o extranjeras, que inicien o
realicen actividades econmicas en el pas, en forma permanente u ocasional o que sean titulares
de bienes o derechos que generen u obtengan ganancias, beneficios, remuneraciones, honorarios
y otras rentas sujetas a tributacin en el Ecuador, estn obligados a inscribirse, por una sola vez,
18
Original o copia certificada del nombramiento del representante legal, notariado y con
reconocimiento de firmas.
Copia de la cdula de ciudadana y papeleta de votacin del ltimo proceso electoral del
Gerente de la empresa.
1.5.3.
La empresa se ampara en dicha ley con el fin de cumplir con las disposiciones
patronales que tiene el empleador con el trabajador afiliado al Instituto
Ecuatoriano de
Seguridad Social (IESS), que protege a la poblacin urbana y rural, con relacin de
dependencia laboral o sin ella, contra las contingencias de enfermedad, maternidad, riesgos de
trabajo, discapacidad, cesanta, invalidez, vejez y muerte.
19
Para la obtencin del Nmero Patronal en el IESS se necesita de los siguientes documentos:
Llenar un formulario denominado Cdula de Inscripcin Patronal.
Copia de la Escritura de Constitucin de la empresa y de la resolucin de la
Superintendencia de Compaas.
Copia del RUC.
Una vez que se ha presentado estos documentos el IESS entrega el Carn de Afiliacin con su
respectivo nmero de afiliacin a los empleados y trabajadores de la empresa siendo nico
requisito para gozar de los siguientes beneficios que otorga el IESS:
1.
Servicios Mdicos
2.
3.
Seguro de Cesanta
4.
5.
6.
20
1.5.4.
Cdigo de trabajo
El cdigo de trabajo regula las relaciones laborales entre la empresa y el trabajador para
que este, goce de sus beneficios, siempre y cuando cumpla con sus responsabilidades y deberes.
Contrato de Trabajo
En Ecuador el contrato de trabajo puede ser expreso o tcito. Se dice expreso cuando
hay un acuerdo escrito o de palabra. En cambio, se dice que un contrato es tcito cuando no
existe algn acuerdo que lo sustente. El contrato de trabajo se lleva a cabo cuando existe un
acuerdo entre trabajador y empresario por el que se presten unos servicios bajo la direccin y
organizacin de ste a cambio de una retribucin econmica.
1.5.5.
Tipos de contratos
El contrato de tiempo fijo: Cuando las partes pueden determinar la duracin del
contrato. La duracin mnima de estos contratos es un ao. Para dar por terminado el contrato de
tiempo fijo, la parte interesada debe avisar por escrito su inters de que el contrato termine, por
lo menos un mes antes de la fecha de terminacin del contrato original. Sin este aviso, el
contrato se prorrogar automticamente.
- El contrato por tiempo indefinido: No tienen duracin predeterminada por las partes o por
la naturaleza de que se trata. La duracin mnima de estos contratos es un ao, este contrato
podr renovarse cuantas veces sea necesario.
estos contratos de estabilidad, entendida, como la preferencia a ser llamados a prestar sus
servicios en cada temporada que se requieran. Se configurar el despido intempestivo si no lo
fuere.
El perodo de prueba no podr ser mayor a 90 das y slo se podr realizar por una vez y
al principio de una relacin de trabajo. Adicionalmente, una empresa no podr contratar ms del
15% de los empleados por un perodo de prueba.
Bajo este nuevo marco laboral, se podrn celebrar contratos con personas naturales o
jurdicas autorizadas como prestadores de actividades complementarias por el Ministerio de
Trabajo y Empleo, cuyo objeto exclusivo sea la realizacin de actividades complementarias de:
22
1.5.6.
La patente municipal
La patente es el permiso municipal obligatorio para el ejercicio de una actividad
econmica habitual (comercial o industrial). Para obtener la patente municipal se requiere de:
Formulario de la declaracin de inicio de la actividad.
Copia del RUC.
Copia certificada de la escritura de constitucin de la empresa.
Copia de la resolucin de la Superintendencia de Compaas de aprobacin de
constitucin de la empresa.
Copia de la cdula de identidad y de votacin del ltimo proceso electoral del Gerente
General de la empresa.
Para establecimientos que requieren control sanitario: Carn de salud del personal que
manipula alimentos
Requisitos adicionales para los establecimientos que deseen colocar publicidad exterior:
Autorizacin notariada del dueo del predio (en caso de no ser local propio)
23
Informe de Inspeccin
Copia de RUC
Informe de Inspeccin
Copia de RUC
1.6.1.
Producto
Puede ser un bien o un servicio, es el resultado natural de un proceso productivo,
24
Tomando como referencia los resultados del Estudio de Mercado, obtenidos mediante
encuestas dirigidas al sector Femenino de la PEA de la ciudad de Quito, dieron a conocer que
las prendas de vestir que usan con mayor frecuencia son:
-
Pantaln
Falda y
Blusa
Cabe indicar que existe una gran demanda de estos productos, dado que la mujer es un
tanto vanidosa y coqueta dejndose guiar por sus gustos, que en su mayor parte son variados
creando una necesidad de combinacin, por lo que adquieren diversas prendas que en su
mayora se dejan influenciar por la moda que impere en el momento. Al tomar en cuenta este
segmento de mercado, las tallas a confeccionarse irn de acuerdo al tipo de prenda as:
TALLAS
PANTALONES
36
38
40
42
BLUSAS
small
medium
large
Extra large
FALDAS
small
medium
large.
25
44
Estos productos sern fabricados con telas de varias texturas (nacionales e importadas)
que guarden relacin con la prenda a confeccionarse entre las principales telas se tiene: (Lino,
Casimir, Jean, Gabardina, Polister, Strech Jean, Carolina Herrera, Ceda, Algodn, Rayn, Gran
Vino, Shortset y Spanick). Es necesario dar a conocer que la fabricacin de las prendas se
enfocar en aspectos como:
La Calidad, que estar presente tanto, en la seleccin minuciosa de las materias primas e
insumos como tambin, durante el proceso de produccin.
La presentacin del producto, cada prenda tendr una etiqueta con la marca PAMGU
pues se ha elegido esta marca por dos razones: primero, porque se desea satisfacer gustos y
necesidades de la mujer resaltando su belleza con prendas de vestir que solo ella puede elegir y
segundo porque se distinguir de la competencia al ofrecer, ser empacada en una funda plstica
transparente, adems se le aadir una bolsa con tirantes con la finalidad de que el cliente lo
lleve con plena comodidad. En el caso de que la empresa realice sus ventas al por mayor se lo
har en cartones por docenas y cada prenda llevar una envoltura plstica. .
menor costo del mercado y con una atencin inmejorable al cliente, para que los mismos queden
satisfechos.
1.7.1.
Definicin de maquila
Es algo que muchos pases iniciaron hace varios aos atrs, como por ejemplo Japn,
una nacin que no tiene materias primas propias para producir, La maquila es positiva para
algunos empresarios no slo porque se ha constituido en la mejor oportunidad para desarrollar el
comercio exterior, sino porque ha propiciado un crecimiento sustancial.
27
OBJETIVOS
MAQUILA CD.74
CALIFICACIN Y
28
1.8. OBJETIVOS
1.8.1.
Objetivo general
1.8.2.
Objetivos especficos
1.9. MISION
1.9.1.
1.10.
VISION
Concepto.- Visin es: como debera ser y actuar la empresa en el futuro, se basa en los
valores y convicciones de sus integrantes.
Ser los lderes en el mercado ecuatoriano en un plazo mximo de dos
aos, mediante la innovacin en diseos y productos de buena calidad,
disponibilidad y servicio, con un enfoque claro basado en la tica y la
responsabilidad.
30
1.11.
ESTRUCTURA ORGANICA
La divisin de funciones.
Escalar: Seala con distintas sangras en el margen izquierdo los distintos niveles
jerrquicos, ayudndose de lneas que sealan dichos mrgenes.
GERENCIA
CONTABILIDADAD
DEPARTAMENTO
DE DISEO Y
CORTE
BODEGA
DEPARTAMENTO
DE ARMADO Y
ACABADO
1.12.
FUNCIONES PRINCIPALES
32
FUNCIONES:
CONTADOR
FUNCIONES:
33
DISEADOR / CORTADOR
FUNCIONES:
BODEGUERO
FUNCIONES:
34
OPERARIAS/OS
FUNCIONES:
35
CAPTULO II
2. ANLISIS SITUACIONAL
2.1. IMPORTANCIA
Establece la relacin que existe entre la empresa con sus clientes, proveedores,
intermediarios y la competencia.
El trmino oferta se puede definir como la cantidad de bienes o servicios que un cierto
nmero de oferentes (productores) estn dispuestos a poner a disposicin del mercado a un
precio determinado.
El trmino oferta proviene del latn offerre, es decir ofrecer. Esta palabra posee
diversas acepciones, una de ellas podra ser definida como la promesa de cumplir o
entregar algo. Tambin puede ser entendido como la rebaja de un precio. Pero donde
mayor importancia adquiere el concepto de oferta es en la Ciencias Econmicas ya que
es entendido como uno de los motores del mercado. (Humberto, 2007)
Desde este punto de vista la oferta puede ser definida como la cantidad de bienes y/o
servicios que las distintas organizaciones, empresas o personas tienen la capacidad y deseo de
36
1. Disposicin de venta: en este caso se habla de los deseos del vendedor o productor de
ofrecer su mercanca o servicio. Estos deseos suelen ser determinados por los precios de la
oferta, tal como ha sido explicado en la ley de oferta. Si los precios son altos los
vendedores desean ofrecer su bien o servicio. En caso contrario muchas veces se opta por
conservarlo.
2. Vendedores: cuando se habla de vendedores se hace referencia a sujetos fsicos o bien a
cualquier tipo de organizacin o empresa que posea la capacidad para ofrecer los bienes
y/o servicios.
3. Cantidad: en este caso se hace referencia al nmero preciso de cada producto o servicio
que los vendedores desean ofrecer en el mercado.
4. Capacidad de venta: este elemento no depende de la voluntad de los vendedores sino ms
bien de aquello que tienen la posibilidad de producir u ofrecer en un determinado lapso de
tiempo y a cierto precio.
5.
6. Mercado: este es el lugar donde pueden ser intercambiados bienes y/o servicios a cambio
de dinero. Este espacio puede ser fsico o virtual, por ejemplo por medio de internet.
7. Lapso de tiempo: en este caso se hace referencia al ciclo en que los bienes y/o servicios
pueden ser encontrados en el mercado. Pueden ser semanas, meses, aos.
8. Precio: cuando se habla de precios se hace referencia al valor pecuniario expresado en una
determinada moneda que poseen los productos y/o servicios.
37
2.2.1.
Proyeccin de la oferta
Para la oferta, se toma en cuenta la tasa de variacin promedio del Producto Interno
Bruto del sector industrias manufactureras, ya que dentro de este grupo se encuentran las
empresas dedicadas a la confeccin de ropa
Es importante mencionar que la informacin para este estudio, est relacionada con las
confecciones de tejidos planos para hombre y mujer (pantalones, camisas, faldas y blusas etc.)
38
A lo largo del tiempo, las diversas empresas dedicadas a la actividad textil ubicaron sus
instalaciones en diferentes ciudades del pas. Sin embargo, se pude afirmar que las provincias
con mayor nmero de industrias dedicadas a esta actividad son: Pichincha, Imbabura,
Tungurahua, Azuay y Guayas.
El sector textil genera varias plazas de empleo directo en el pas, llegando a ser el
segundo sector manufacturero que ms mano de obra emplea, despus del sector de alimentos,
bebidas y tabacos. Segn estimaciones hechas por la Asociacin de Industriales Textiles del
Ecuador AITE, alrededor de 50.000 personas laboran directamente en empresas textiles, y ms
de 200.000 lo hacen indirectamente.
PRODUCTO
Podemos definir a un Producto de la siguiente forma: Conjunto de atributos tangibles e
intangibles que entre otras cosas incluyen empaque, color, precio, calidad y marca junto con los
servicios y la reputacin del vendedor. Un producto puede ser un bien, un servicio, un lugar o
una idea.
Estos productos sern fabricados con telas de varias texturas (nacionales e importadas)
que guarden relacin con la prenda a confeccionarse entre las principales telas se tiene: (Lino,
Casimir, Jean, Gabardina, Polister, Strech Jean, Carolina Herrera, Ceda, Algodn, Rayn.
39
La mercadotecnia moderna no solo crea un buen producto y fija un precio atractivo de fcil
acceso sino que exige algo ms como, disear y buscar informacin respecto a la existencia del
producto que a su vez beneficiarn al consumidor.
COMERCIALIZACIN
El estudio de comercializacin seala las formas especficas de procesos intermedios
que han sido previstos para que el producto o servicio llegue al usuario final.
El objetivo principal de comercializar es hacer llegar los bienes y/o servicios desde el
productor hasta el consumidor. Implica todas las actividades relacionadas con la venta, dar
carcter comercial a las actividades de mercadeo, desarrollar estrategias y tcnicas de venta de
los productos y servicios, la importacin y exportacin de productos, compra-venta de materias
primas y de las mercancas al por mayor, almacenaje, la exhibicin de los productos en
mostradores, organizar y capacitar a la fuerza de ventas, pruebas de ventas, logstica, compras,
entregar y colocar el producto en las manos de los clientes, financiamiento etc. Comercializar el
producto de forma organizada utilizando los medios necesarios, para de esta manera poder
llegar al consumidor determinando lineamientos que permitan tener una acogida en el mercado.
PLAZA
Es la variable de marketing que se encarga de lograr que los productos de la empresa estn
disponibles para los consumidores.
40
detallista, se debe tomar en cuenta que existen muchos lugares donde las mujeres buscan
abastecerse de los productos que se pretende producir y comercializar como es la ropa deportiva
femenina en centros comerciales, almacenes de ventas especializados en este campo as como
almacenes que se especializan en venta de ropa , como se grafica en la siguiente imagen:
El Comit de Comercio Exterior (Comex) habra resuelto el jueves pasado que la tasa
para las compras por Internet, de cualquier monto, es de $42. As por ejemplo, si un
usuario adquiere un paquete de $50, debe sumarle ese valor. De esta manera, el costo
final sera de $92,00 as dio a conocer el presidente de la Asociacin de Industriales
Textiles de Ecuador (AITE). (wikipedia, Estrategia Empresarial, 2010)
El sistema 4x4 (cuatro kilos o $400 sin impuestos) sigue vigente, lo que cambia es el
incremento de la tasa. A esto se suma un cupo anual por persona que alcanza $1 200 o
la compra de cinco paquetes. Por ejemplo si traigo cinco paquetes que sumen menos
de $1 200 ya no puedo traer la diferencia en este ao. O si es que traigo $1 200 en tres
paquetes, ya no puedo traer dos paquetes ms. A esto hay que aadirle el 5% del
Impuesto de Salida de Divisas.
Si una persona adquiere un determinado producto, que puede ser ropa, zapatos o
equipos tecnolgicos permitidos, a travs de un portal como Amazon o eBay, tiene opcin a
42
realizar compras de hasta por cinco veces al ao, ya que cada vez se contabiliza como un
paquete. En ese sentido, el lmite de su cupo es de $1 200 sin pagar impuestos. Pero, en caso de
no cubrir su cupo con los cinco paquetes importados, no podr traer ms cosas porque el otro
lmite son cinco paquetes, donde se desvirtu el sistema, ah es donde se gener la distorsin y
ah es donde se produce la competencia desleal contra la industria y la competencia formal
ecuatoriana. Las cifras de la AITE resaltan que el 70% en compras corresponde a ropa. Segn
las cifras del Gobierno, el promedio de un paquete de importacin, segn el sistema 4X4 es de
$200. De ah que, al sumar lo permitido por el sistema, $400, la tasa sera de 10%.
43
Esta parte es una de las ms importantes y la primera que se debe realizar al momento
de crear una empresa. Aqu se hace un anlisis de los factores internos y externos que pueden
ejercer influencia sobre la empresa.
MACRO ENTORNO
Los elementos del Macro entorno moldean oportunidades y generan amenazas para la empresa.
Las principales fuerzas del macro entorno son: econmicas, sociales, tecnolgicas, polticas y
culturales.
FACTORES ECONMICOS
Los factores econmicos que se analizarn son: PIB, Inflacin, y Tasas de inters.
El producto interno bruto (PIB) o el valor de todos los bienes y servicios finales producidos
dentro de una nacin en un ao determinado.
Al primer trimestre del 2012, el Producto Interno Bruto del Ecuador fue de USD 6.907 millones,
en su valor real, es decir a dlares del 2000; lo que representara una variacin anual del 4,84%.
Al comparar el primer trimestre del presente ao, con el ltimo trimestre del 2011, podemos
constatar una variacin positiva del 0.70%.De acuerdo a datos publicados en la pgina Web del
Banco Central del Ecuador las actividades econmicas que representan mayor contribucin a la
variacin del PIB (0.7%) Fueron manufactura, 0,18%; otros servicios 0,17%; comercio, 0,11%;
agricultura, 0,10% y otros elementos del PIB, 0,09%.
De lo antes mencionado podemos analizar que la industria manufacturera es una de las que
aporta al crecimiento del pas y concentra gran porcentaje de la fuerza laboral, PAMGU, como
empresa de confecciones de prendas de vestir pretende formar parte de la evolucin de este
sector contribuyendo al desarrollo del pas, colaborando de esta forma al crecimiento de otros
sectores que se encadenan con esta industria.
El pas ha disfrutado de adecuadas tasas de crecimiento del PIB en los ltimos aos: Con
excepcin de la recesin del 2009, en el 2008que creci 7.2%; en el 2010 3.6%; y en el 2011
6.5%. En el 2012 el PIB se ubic en el 5.1%. Algunas instituciones internacionales esperan un
44
crecimiento menor del PIB, cercano al 4%, esto seguramente influenciado por la incertidumbre
del desenlace de la crisis europea, Para finales del 2013 y 2014 se prev que se mantendr esta
tendencia de crecimiento. Las polticas gubernamentales que se aplican en la actualidad
estimulan el crecimiento de empresas dedicadas a la produccin en especial a las dedicadas la
actividad de la confeccin de prendas de vestir, que encuentran estimulo en este mbito debido a
las restricciones de importacin de ropa, lo que permite el consumo nacional, de esta forma
PAMGU formar parte del crecimiento del PIB.
3. Generales: para todas las inversiones productivas del pas sean nuevas o previas
4. Sectoriales para empresas nuevas
5. Para la innovacin en general y exportacin de medianas empresas.
Una de las herramientas ms importantes del Cdigo para impulsar la transformacin productiva
son las zonas econmicas de desarrollo especial (ZEDES), las mismas que pueden ser de tres
46
Los administradores y operadores tendrn crdito tributario del IVA pagado en sus
compras locales, de servicios, insumos y materias primas para sus procesos
productivos.
Exoneracin del ISD en el pago de importaciones y para los pagos al exterior por
financiamiento externo.
Esta ley promueve el espritu emprendedor en todos los estamentos del pas, en el cual se
propenda y trabaje conjuntamente sobre los principios y valores que establece la Constitucin,
dispone de un conjunto de principios normativos que sienten las bases para una poltica de
Estado y un marco jurdico e institucional, que promuevan el emprendimiento y la creacin de
empresas; Cada uno de los artculos que contienen esta normativa, amparan la produccin, el
fortalecimiento de empresas productivas pero adems se incluye un aspecto importante, como es
el desarrollo integral del ser humano
De acuerdo a una observacin directa realizada en la ciudad de Quito, se puede afirmar que las
pequeas empresas, as como los talleres artesanales que se dedican a la confeccin han dado
origen a nuevas Notas de trabajo.
Es as que en la ciudad de Quito la pequea empresa emplea aproximadamente a 25 personas,
mientras que los talleres artesanales tienen bajo su dependencia no ms de 4 trabajadores8.
47
Los productos a confeccionarse por estas entidades suelen ser de mediana y baja calidad por lo
que no pueden competir en el mercado, puesto que carecen de especializacin y automatizacin
de los procesos as como deficiencias de informacin de control de calidad, obsolescencia
tecnolgica, baja productividad de mano de obra, inexperiencia en mercadeo e insuficiente
formacin gerencial.
ASISTENCIA CREDITICIA.
CORPORACIN FINANCIERA NACIONAL
Corporacin Financiera Nacional banca de desarrollo del Ecuador, es una institucin financiera
pblica, cuya misin consiste en canalizar productos financieros y no financieros alineados al
Plan Nacional del Buen Vivir para servir a los sectores productivos del pas.
La accin institucional est enmarcada dentro de los lineamientos de los programas del
Gobierno Nacional dirigidos a la estabilizacin y dinamizacin econmica convirtindose en un
agente decisivo para la consecucin de las reformas emprendidas.
Lleva un ritmo de accin coherente con los objetivos nacionales, brindando el empuje necesario
para que los sectores productivos enfrenten en mejores condiciones la competencia externa. El
sector privado se siente estimulado para emprender proyectos de envergadura con la
incorporacin de modernos y sofisticados procesos tecnolgicos acorde con las exigencias de la
sociedad y la globalizacin del siglo XXI.
Cuenta con una amplia red de oficinas Sucursales independientes y autnomas a nivel nacional,
permitindoles servir a los sectores ms alejados de las principales capitales de provincia
reflejando ptimos niveles de operatividad y colocacin de crditos.
La CFN durante su trayectoria institucional, ha consolidado su actividad crediticia, reiterando el
compromiso de continuar sirviendo al sector productivo con especial atencin a la micro y
pequea empresa apoyndoles adicionalmente en programas de capacitacin, asistencia tcnica
y firma de convenios interinstitucionales para el fomento productivo buscando mejorar y
resaltar la gestin empresarial como Nota de competitividad a mediano y largo plazo.
La Corporacin Financiera Nacional reafirma el propsito de caminar de la mano con las
polticas macroeconmicas del Estado, anteponiendo el contingente tcnico y altamente
profesional de sus funcionarios que con mstica y lealtad mantienen a la Institucin como el
pilar fundamental de desarrollo del pas, conscientes de que el esfuerzo comn se revierte en la
generacin de Notas de trabajo y empleo en beneficio del pueblo ecuatoriano.
48
SEGMENTO 8%
8.05%
8.05%
8.10%
SEGMENTO 9%
9.25%
9.25%
9.45%
10.50%
10.50%
10.85%
PLAZO AOS
TASA
EFECTIVA
CORPORATIVO
TASA
EFECTIVA
EMPRESARIAL
9.75%
Estos obstculos que aprietan a los pequeos confeccionistas deben llegar a su fin, mediante una
actitud optimista que todos llevamos dentro y que es el momento de comprometernos con la
tierra que nos vio nacer.
Para que una empresa pueda satisfacer a los clientes primero tendr que entender sus
necesidades y deseos.
Por consiguiente los clientes Son individuos con ingresos diferentes y distintos niveles de
educacin, los mismos que estn dispuestos a comprar bienes y servicios, elaborados por una
determinada empresa.17 Los clientes principales constituyen:
EL MERCADO DE CONSUMIDORES: Son todos los agentes econmicos que compran
bienes y servicios para uso personal o para satisfacer las necesidades del grupo familiar.18
49
Frente a sta realidad se adoptar una actitud innovadora y flexible, innovadora porque siempre
se estar pendiente del mejoramiento continuo de los productos, procesos, estrategias y prcticas
de negocios y flexible porque se tratar de producir a la medida y justo a tiempo un producto de
calidad a un precio competitivo.
Crdito
En esta rama de la produccin, es preciso obtener varias ofertas para comparar sobre una base
de calidad y precio. Con el objetivo, de ofrecer a las damas (clientes) prendas de vestir de
primera calidad.
La industria de la confeccin en nuestro pas utiliza un 75% de materia prima nacional y un
25% importada, actualmente encontramos a nivel nacional e internacional un sinnmero de
empresas proveedoras de materias primas para la confeccin.
TEJIDOS NACIONALES: La industria textil se ha especializado en la produccin de tejidos
de algodn y polister y sus mezclas, acrlico, lana, viscosa y nylon. Los principales
proveedores de tejidos nacionales se encuentran en las provincias de Pichincha, Guayas,
Tungurahua, Imbabura y Azuay.
internacional con importaciones, de china en proceso las empresas que estn en capacidad de
importar materia prima para elaborar productos susceptibles incluso de exportacin siendo los
principales exportadores al Ecuador son:
SUDAMERICANA DE FIBRAS Estados Unidos
TEXTILFIBRA Japn
FINACRIL Mxico
MONTEFIBRAS Per
ESTRADA VELSQUEZ Colombia14
HILO DE COSER: Dentro de los insumos para la confeccin se tiene el hilo de coser, en
nuestro pas se ofrece hilo de costura de produccin local bsicamente de dos empresas, Fbrica
de Hilos Pinto Ca. Ltda., e Hilos Cadena Ecuador S.A.15 Los productos ofrecidos por estos
fabricantes han alcanzado niveles de calidad que los hacen muy atractivos.
EMBALAJE: Finalmente para que el producto terminado se ponga a disposicin del cliente se
necesita de un embalaje perfecto siendo los proveedores de fundas y cartn los siguientes:
Cartonera Andina, Plasticom.
2.6.1.
Competencia
Son organizaciones que elaboran el mismo producto de una determinada empresa y que
ofertan en el mismo mercado. La competencia se presenta en los productos (calidad,
diseo, color) y tambin en los precios y servicios que acompaan al producto.
(Chiavenato , Idalberto;, 1995) Para aplacar la competencia se tendr en cuenta las
opiniones de personas o instituciones ligadas a nuestra actividad como: Clientes de la
51
La matriz FODA es una herramienta de anlisis que puede ser aplicada a cualquier
situacin, individuo, producto, empresa, etc., que est actuando como objeto de estudio en
un momento determinado del tiempo.
Es como si se tomara una radiografa de una situacin puntual de lo particular que se est
estudiando. Las variables analizadas y lo que ellas representan en la matriz son particulares
de ese momento. Luego de analizarlas, se debern tomar decisiones estratgicas para
mejorar la situacin actual en el futuro.
El anlisis FODA es una herramienta que permite conformar un cuadro de la situacin
actual del objeto de estudio (persona, empresa u organizacin, etc.) permitiendo de esta
manera obtener un diagnstico preciso que permite, en funcin de ello, tomar decisiones
acordes con los objetivos y polticas formulados. (Matrifoda, 2013)
El trmino FODA es una sigla conformada por las primeras letras de las palabras Fortalezas,
Oportunidades, Debilidades y Amenazas de entre estas cuatro variables, tanto fortalezas
como debilidades son internas de la organizacin, por lo que es posible actuar directamente
sobre ellas. En cambio las oportunidades y las amenazas son externas, por lo que en general
resulta muy difcil poder modificarlas.
El FODA es una herramienta de anlisis estratgico, que permite analizar elementos
internos o externos de programas y proyectos, se representa a travs de una matriz de doble
entrada, llamado matriz FODA, en la que el nivel horizontal se analiza los factores positivos
y los negativos.
La Matriz FODA es una herramienta que sirve para analizar la situacin competitiva de una
organizacin, e incluso de una nacin. Su principal funcin es detectar las relaciones entre
las variables ms importantes para as disear estrategias adecuadas, sobre la base del
anlisis del ambiente interno y externo que es inherente a cada organizacin (Publicas,
2001)
En sntesis:
Consiste en relacionar y comparar cada uno de los factores para la formulacin del
diseo de estrategias FO FA DO DA, para aprovechar sus fortalezas, prevenir el efecto de
sus debilidades, utilizar a tiempo sus oportunidades y anticiparse al efecto de las amenazas.
El anlisis DAFO o tambin llamado, FODA o matriz del anlisis DAFO es una
herramienta analtica visual iniciadora del pensamiento estratgico que te permite preparar y
elaborar el plan que se necesita para ver cul es el presente de la empresa y cmo ser el futuro
y por ello provoc una revolucin en el campo de la estrategia empresarial. Pues bien en esta
herramienta se realiza un anlisis de las Debilidades de la empresa, Amenazas del mercado
hacia la empresa, Fortalezas de la empresa y Oportunidades que se pueden dar en el sector.
Las debilidades, tambin son los conocidos como puntos dbiles. Son aspectos que
limitan o reducen la capacidad de desarrollo efectivo de la estrategia de la empresa, constituyen
una amenaza para la organizacin y deben, por tanto, ser controladas y superadas.
Las fortalezas, tambin llamadas puntos fuertes. Son capacidades, recursos, posiciones
alcanzadas y, consecuentemente, ventajas competitivas que deben y pueden servir para explotar
oportunidades.
53
Las amenazas se definen como toda fuerza del entorno que puede impedir la
implantacin de una estrategia, o bien reducir su efectividad, o incrementar los riesgos de la
misma, o los recursos que se requieren para su implantacin, o bien reducir los ingresos
esperados o su rentabilidad.
Las oportunidades son todo aquello que pueda suponer una ventaja competitiva para la
empresa, o bien representar una posibilidad para mejorar la rentabilidad de la misma o aumentar
la cifra de sus negocios.
Para realizar un DAFO es necesario hacer una serie de preguntas para cada uno de los
conceptos que seran del tipo y responderlas con la mxima objetividad, ya que el DAFO al no
ser un sistema evaluable ni cuantificable puede presentar los errores propios de la subjetividad:
54
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
1.
2.
3.
4.
5.
FORTALEZAS
Personal
calificado
y
con
experiencia.
Capacidad para incrementar el
volumen de produccin.
Prestigio empresarial.
Buen control de calidad.
Confiabilidad de los clientes.
Precios competitivos.
Capacitacin constante al personal.
Productos de excelente calidad.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
OPORTUNIDADES
Gran demanda en el mercado local
y nacional.
Acceso a crditos inmediatos en el
sector bancario.
Avance de la tecnologa.
Nuevas redes de comercializacin.
Clientes fijos.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Figura. 2.4 FODA
Nota: Informacin de la empresa
55
DEBILIDADES
Falta de un sistema de control
interno administrativo y financiero.
Inexistencia de polticas.
Falta de procedimientos en las
cuentas que maneja la empresa.
No existe un manual de funciones
para los empleados.
Atrasos en el pago de impuestos a
los organismos de control.
Infraestructura inadecuada.
No
tiene
maquinaria
para
estampados y bordados.
AMENAZAS
Ingresos de productos sustitutos a
bajo costo.
Empresas con mayor tecnologa.
Creacin de nuevas empresas con
la misma actividad.
Incrementos en los aranceles de
importacin.
Falta de reconocimiento del sector
textil ropa de trabajo, uniformes
deportivos, lnea ecolgica por
parte del gobierno.
Incremento de la materia prima.
CAPITULO III
3. CONTROL INTERNO
3.1. ANTESEDENTES
56
3.2. DEFINICIONES
Honestidad y responsabilidad,
Fiabilidad de la informacin,
Cumplimiento de las leyes y norma. (Wesberry, Jim Marco Integrado,, 1999, pg.
12)
Otra definicin de control interno acuerdo a la publicacin del seor Pedro Prez
Solrzano El sistema de control interno est entrelazado con las actividades operativas
de la entidad y existe por razones empresariales fundamentales. Es ms efectivo cuando
los controles se incorporan a la infraestructura de la sociedad y forman parte de la
esencia de la empresa. Mediante los controles incorporados se fomenta la calidad y
las iniciativas de delegacin de poderes. Se evitan gastos innecesarios y se permite una
respuesta rpida ante las circunstancias cambiantes (Prez Solrzano, 2007)
El control interno puede definirse como un conjunto de procedimientos, polticas,
directrices y planes de organizacin los cuales tiene como objeto asegurar una eficiencia,
seguridad y orden en la gestin contable y administrativa de la empresa. (Aguirre Ormaechea,
2003)
En resumen, de acuerdo a los conceptos emitidos por varios autores se puede definir al
control interno como un conjunto de procedimientos, polticas, normas y planes cuyo objetivo
es proporcionar seguridad y confiabilidad de la gestin contable y administrativa que permitan a
la empresa alcanzar sus metas y objetivos.
3.3. IMPORTANCIA
Todas las empresas, sean pblicas, privadas o mixtas deben contar con instrumentos
adecuados de control que les permitan llevar su administracin con eficiencia y eficacia.
Por esta razn es tan importante contar con un control interno en la empresa, para
satisfacer las expectativas en cuanto a la salvaguardia, custodia de sus bienes; al proceso de la
confiabilidad, oportunidad, veracidad de sus movimientos; a la implantacin, cumplimiento
correcto de mtodos, tcnicas, normas, polticas y procedimientos que permitan desarrollar
adecuadamente sus actividades.
58
3.4. OBJETIVOS
Estos componentes representan las categoras que se necesitan considerar para lograr los
objetivos citados anteriormente. Existe una interrelacin directa entre estos objetivos y estos
componentes.
(3) Actividades de Control: o las polticas, procedimientos y prcticas que aseguran el logro de
los objetivos de la conduccin y que se cumple con las estrategias para mitigar los riesgos.
(4) Informacin y Comunicacin: sustenta todos los otros componentes del control
comunicando las responsabilidades de control a los empleados y brindndoles informacin en
tiempo y forma que les permita cumplir con sus funciones.
3.5.1.
60
Incluyen controles tales como anlisis estadsticos, estudios de ideas y tiempos, reportes
de operaciones, programas de entrenamientos de personal y controles de calidad.
Ejemplo:
El control administrativo de un examen mdico anual para todos los trabajadores. Estos
controles administrativos interesan en segundo plano a los Auditores independientes, pero nada
les prohbe realizar una evaluacin de los mismos hasta donde consideren sea necesario para
lograr una mejor opinin.
3.5.2.
La exigencia de que una persona cuyas funciones envuelven el manejo de dinero no deba
manejar tambin los registros contables. Otro caso, el requisito de que los cheques, rdenes de
compra y dems documentos estn pre numerados.
3.5.3.
61
3.5.4.
3.6.1.
Riesgo Inherente.
62
3.6.2.
Riesgo de Control
3.6.3.
Riesgo de Deteccin
La evaluacin del riesgo de auditora es el proceso por el cual, a partir del anlisis de la
existencia e intensidad de los factores de riesgo, se mide el nivel de riesgo presente en cada
caso.
La evaluacin del nivel de riesgo es un proceso que depende del criterio, capacidad y
experiencia que muestra el auditor. Es la base para la determinacin del enfoque de auditora a
aplicarse y la cantidad de satisfaccin de auditora a obtener. Es as, que debe ser un proceso
cuidadoso y ejecutado por personas que posean capacidad y experiencia para el trabajo en
equipo.
63
2. Igualdad Que las actividades de la Entidad estn orientadas hacia el inters general, sin
privilegios otorgados a grupos especiales.
6. Celeridad Que haya respuesta oportuna a las peticiones elevadas por las personas que
demuestren un inters en la vida de la institucin.
7. Imparcialidad Que exista equidad en las actuaciones en la Entidad, sin que nadie sea
objeto de discriminacin o trato preferencial.
64
8. Publicidad Que las normas que se expidan sean de conocimiento pblico y las
decisiones adoptadas se den a conocer a los afectados con el fin de garantizar el debido
proceso.
9.
14. Determinacin de Fianzas Es necesario que las entidades soliciten garantas a sus
funcionarios, tales como plizas de fidelidad al personal encargado del manejo de los
recursos monetarios. De esta manera garantizar el manejo adecuado de los recursos,
previniendo prdidas por el manejo inadecuado de los mismos.
65
15. Instrucciones por escrito El presente principio se refiere a las instrucciones por
escrito, las cuales deben ser entregadas a todo el personal de la compaa en todos sus
niveles, estas instrucciones se basan en el manual de funciones y procedimientos donde
se plasman los deberes, obligaciones y responsabilidades.
16. Control y Uso de formularios pre numerados Los formularios que respaldan las
transacciones financieras deben ser pree numerados y pre impresos. Esta medida facilita
el control de los documentos mismos que son sustento de las transacciones de la
empresa, permitiendo un archivo adecuado.
17. Evitar el uso de dinero en efectivo Los desembolsos en efectivo pueden realizarse
solo para gastos pequeos, es decir crear un fondo de caja chica o fondo rotativo para
cubrir estos gastos, el mismo que estar a cargo de un custodio.
18. Depsitos intactos e inmediatos Los ingresos recaudados por la entidad generados en
el normal desarrollo de sus actividades, deben ser depositados en forma diaria e intacta,
para evitar el uso inadecuado de estos recursos.
19. Uso y Mantenimiento del mnimo de cuentas bancarias Como principio de control
interno es necesario mantener una sola cuenta corriente, para facilitar el manejo
financiero de la empresa y adicionalmente mantener buenas relaciones de negocios con
la entidad financiera emisora.
20. Uso de cuentas de control Es decir abrir tarjetas de mayor general, auxiliar y
subcuentas para registrar contablemente las operaciones financieras, como son las
cuentas de clientes, proveedores, entre otras.
21. Uso de equipo mecnico con dispositivos de control a prueba Con la evolucin
constante de la tecnologa en el rea informtica, se ha automatizado la gestin
financiera de las entidades, siendo importante el uso de dispositivos de control, como
claves y supervisin electrnica para evitar fraudes y robos.
22. Rendicin de Cuentas En toda actividad es necesaria la rendicin de cuentas por parte
de todo el personal de la entidad, que manejan los recursos humanos, materiales,
financieros, que se evidencian con la presentacin de los reportes e informes de gestin
e informacin financiera resultante de las operaciones ejecutadas por la administracin.
66
27. Supervisin de actividades crticas o riesgosas Es necesario que toda actividad que
implique riesgo de carcter fsico, patrimonial, econmico o financiero, que resulte
crtico deber ser supervisado por el nivel superior jerrquico del responsable de la
ejecucin. Una buena supervisin minimiza la ocurrencia de errores o desvos respecto
a los lineamientos establecidos y promueve una mayor y mejor atencin y dedicacin
por parte de los ejecutores de las tareas, para cumplir con sus objetivos con eficiencia,
eficacia y economa.
67
29. Legalidad y legitimidad de los actos Todos los actos realizados por los funcionarios
de la entidad, deben estar enmarcados dentro de las disposiciones establecidas en la
misma. Cuando la aplicacin de una norma resulte perjudicial a los intereses de cada
entidad, deber gestionarse su adecuacin o modificacin, pero en ningn caso violentar
su cumplimiento.
Dentro del marco integrado se identifican cinco elementos de control interno que se relacionan
entre s y son inherentes al estilo de gestin de la empresa. Los mismos son:
3.8.1.
Ambiente de control
Un clima tico vigoroso dentro de la empresa y en todos los niveles de la misma, es esencial
para el bienestar de la organizacin, de todos los componentes y del pblico en general. Un
clima as contribuye en forma significativa a la eficacia de las polticas y los sistemas de control
68
de las empresas y permite influir sobre los comportamientos que no estn sujetos ni a los
sistemas de control ms elaborados.
b) Competencia profesional
Es muy importante contar con personal competente que tenga una formacin adecuada de
acuerdo al cargo que ocupa y responsabilidades que tenga. La aptitud se refiere a los
conocimientos y habilidades de cada persona.
Los estilos gerenciales marcan el nivel de riesgo empresarial y pueden afectar al control interno.
Un planteo empresarial orientado excesivamente al riesgo o no tomar en cuenta los aspectos de
control al emprender negocios son indicativos de riesgos en el control interno.
Desde otro punto de vista, una gerencia que sin dejar de afrontar riesgos toma en cuenta todos
los elementos necesarios para su seguimiento crea un ambiente propicio para control interno en
la organizacin.
El personal es el recurso ms valioso que posee cualquier organismo. Por ende, debe ser tratado
y conducido de forma tal que se consiga su mximo rendimiento. Debe procurarse su
satisfaccin y realizacin personal en el trabajo que realiza, tendiendo a que ste se enriquezca.
Para lograr este objetivo, la direccin debe realizar diferentes actividades al momento de
seleccin, capacitacin, rotacin y promocin del personal as como tambin cuando se aplican
sanciones disciplinarias.
3.8.2.
El riesgo es otro de los elementos que constituyen el control interno. Los riesgos son
hechos o acontecimientos cuya probabilidad de ocurrencia es incierta pero no nula. La
importancia de cada riesgo en el control interno se basa en su probabilidad de manifestacin y
en el impacto que puede causar en la organizacin.
El riesgo puede ser tanto interno como externo y comprende situaciones que imponen a
la organizacin barreras para su crecimiento o inclusive para su supervivencia.
69
Podemos citar algunos de los riesgos ms frecuentes que puede sufrir una organizacin tipo:
3.8.3.
Actividades de control.
Las actividades de control son las normas, reglas y procedimientos de control que se
realizan en el entorno de las organizaciones con el fin de asegurar que se cumplen todas
las operaciones y tareas que establece la Direccin superior dispuestas de tal forma que
tiendan a la prevencin y neutralizacin de los riesgos. (Eras Torres, 2010)
Importancia de las actividades de Control
Cada control que se realice dentro de la organizacin debe estar de acuerdo con el
riesgo que previene, teniendo en cuenta que demasiados controles son tan peligrosos como lo es
tomar riesgos excesivos, ya que las tareas difciles reducen la productividad del personal.
Las actividades de control se deben realizar en todos los niveles de la organizacin y en cada
una de las etapas de gestin de la misma.
Categoras
Los controles se pueden agrupar en tres categoras dependiendo del objetivo de la entidad con la
que se relacionen.
Las operaciones.
La confiabilidad de la informacin financiera.
El cumplimiento de las leyes y reglamentos.
71
Algunos controles se relacionan solamente con un rea especfica dentro de una organizacin,
pero frecuentemente las tareas de control definidas para un objetivo especfico pueden utilizarse
para lograr el cumplimiento de otros objetivos.
En cada uno de estos tres grandes grupos se pueden distinguir otros tipos de control:
Gerenciales / operativos.
Debido a esto, es necesario que cada individuo dentro la organizacin sepa cules son las tareas
de control que debe ejecutar. Para lograr esto se debe explicar claramente cules son las
funciones de control que les compete a cada uno.
Mecanismos de control
a) Segregacin de funciones
Este es uno de los controles internos ms importantes y efectivos.
Todas las responsabilidades de autorizar, ejecutar, registrar y comprobar una transaccin deben
ser, dentro de lo posible, claramente segregadas y diferenciadas.
Comparacin de los datos con los histricos referidos a los mismos perodos.
c) Documentacin
Todas las transacciones, los hechos significativos y la estructura de control interno deben estar
correctamente documentados de forma completa y exacta, y sta documentacin debe estar
disponible para su verificacin.
g) Controles fsicos
Se deben realizar peridicamente recuentos fsicos de los elementos de naturaleza tangible.
Estos controles son muy efectivos al contrastarlos con los datos correspondientes a los registros
contables de los mismos.
73
3.8.4.
Informacin y comunicacin.
Dentro de los mencionados datos existen algunos que son relevantes para la
consecucin de los objetivos propuestos por la organizacin. Adems de ser claros, deben ser
obtenidos en tiempo y forma.
Informacin
La informacin es necesaria para el progreso de los objetivos fijados por la organizacin, tanto
la informacin interna como externa. Con la informacin oportuna, precisa y fiable la direccin
puede tomar decisiones precisas y congruentes con sus objetivos. Estos pueden ser obtenidos de
Notas internas o externas a la organizacin, as como tambin de Notas formales e informales.
a) Segn la presentacin:
74
Comunicacin
Por lo expuesto, se puede determinar que la comunicacin forma parte de los sistemas
de informacin. Los canales por los que se enva la misma deben ser adecuados y debe estar
presente en todos los niveles de la organizacin.
75
a) Comunicacin interna
Cada miembro de la organizacin debe entender la importancia del sistema de control interno y
saber cules son sus derechos, obligaciones y responsabilidades dentro de este sistema.
b) Comunicacin externa
Es la que se realiza con las personas ajenas a la organizacin. Es muy importante debido a que
se puede obtener informacin de las preferencias y exigencias de los clientes de Notas muy
confiables. Un ejemplo remarcable de este tipo de comunicacin son los estudios de mercado
tanto para iniciar un negocio como para mejorar la calidad de uno en marcha.
3.8.5.
Supervisin o monitoreo.
A pesar de ser un proceso muy til para la organizacin que permite su supervivencia,
puede existir el caso de que este mismo no permita el crecimiento. De hecho, el fin del
control interno no siempre es lograr crecimiento, sino asegurar que las actividades se
realicen de la manera prevista (que no necesariamente puede conducir al crecimiento).
(Salazar Lara, 1998)
Todo procedimiento de control interno comienza con la definicin de los criterios y
parmetros sobre los cuales deben funcionar las operaciones.
stos son definidos por la Administracin, la Direccin o Alta Gerencia pero no permite
asegurar la efectividad de las operaciones si los estndares de funcionamiento fueron mal
definidos.
76
Tampoco toma decisiones finales sino que brinda las herramientas para que stas sean
tomadas por las personas correspondientes.
Aun cuando los controles internos estn bien diseados, estos pueden fallar.
El personal puede entender incorrectamente las instrucciones o pueden cometer
errores.
Solo brinda seguridad razonable
El costo est ligado al beneficio que proporciona
Se direcciona hacia transacciones repetitivas no excepcionales
Violacin u omisin de la aplicacin por parte de la alta direccin
3.10.
Consiste en la evaluacin en base a preguntas, las cuales deben ser contestadas por parte
de los responsables de las distintas reas bajo examen.
Los cuestionarios son formulados de tal manera que las respuestas afirmativas indican la
existencia de una adecuada medida de control, mientras que las respuestas negativas sealan una
falla o debilidad en el sistema establecido.
77
VENTAJAS
Representa un ahorro de tiempo.
Por su amplitud cubre con diferentes aspectos, lo que contribuye a descubrir si algn
procedimiento se alter o descontinu.
Es flexible para conocer la mayor parte de las caractersticas del control interno.
DESVENTAJAS
El estudio de dicho cuestionario puede ser laborioso por su extensin.
Muchas de las respuestas si son positivas o negativas resultan intrascendentes si no
existe una idea completa del porqu de estas respuestas.
La descripcin debe hacerse de manera tal que siga el curso de las operaciones en todas
las unidades administrativas que intervienen, nunca se practicar en forma aislada.
A. Preparar sus notas relativas al estudio de la compaa de manera que cubran todos los
aspectos de su revisin.
B. Que las notas relativas contengan observaciones nicamente respecto a las deficiencias
del control interno encontradas, mismas que deben ser mencionadas en sus papeles de
trabajo.
78
VENTAJAS
El estudio es detallado de cada operacin con lo que se obtiene un mejor conocimiento
de la empresa.
Se obliga al Contador Pblico a realizar un esfuerzo mental, que acostumbra al anlisis
y escrutinio de las situaciones establecidas.
DESVENTAJAS
Se pueden pasar inadvertidos algunas situaciones anormales.
No se tiene un ndice de eficiencia.
Para la elaboracin de los flujos grama se debe observar los siguientes aspectos:
Los procedimientos deben describirse secuencialmente a travs del sistema.
Describir los documentos que tengan incidencia contable.
Demostrar el flujo de documentos entre las distintas unidades de la organizacin.
Identificar el puesto y quien efecta el procedimiento.
Para identificar los controles principales, el auditor recoger toda la informacin
pertinente relacionada con las transacciones, como la documentacin y formatos.
Orientar la secuencia de las actividades de criterio lgico, pues sigue el curso normal de
las operaciones.
Unificar la exposicin con la utilizacin de smbolos convencionales con las
consiguientes ventajas para el usuario.
Visualizar la ausencia o duplicacin de controles, autorizaciones, registros, archivos.
Facilitar la supervisin a base de las caractersticas de claridad, simplicidad,
ordenamiento lgico de la secuencia.
Comprobar el funcionamiento del sistema en aquellos pasos que no estn debidamente
aclarados, con el objeto de que el diagrama este de acuerdo con en el funcionamiento
real.
3.11.
Existen dos normas de smbolos para la diagramacin de diagramas de flujo, estas son
conocidas con los nombres de Normas ASME y Normas ANSI.
80
SIMBOLOGIA ASME
81
82
83
84
CAPITULO IV
4.1.1.
Reclutamiento y Seleccin.
ste empieza con la definicin del perfil del postulante, y contina con la bsqueda,
reclutamiento o convocatoria de postulantes, la evaluacin de stos, la seleccin y contratacin
del ms idneo, y la induccin y capacitacin de ste.
4.1.1.1. Objetivo.
Garantizar la captacin del personal mejor capacitado para desempear los cargos vacantes en la
organizacin.
4.1.1.2. Polticas.
El departamento que necesite personal para llenar una vacante deber llenar el
registro de requerimiento y entregar al departamento de Recursos Humanos.
85
No.
Unidad o
Responsable
Actividades u Operacin
Documento
Nota
Jefe de rea
Solicitud de
personal
Jefe Administrativo
Financiero
Requisicin del
personal
Gerente General
Gerente General
Jefe Administrativo
Financiero
Base de datos
Jefe Administrativo
Financiero
Hoja de vida
Jefe Administrativo
Financiero
Examen
Jefe Administrativo
Financiero
Aprobado por:
Fecha:
86
4.1.1.4. Flujograma.
Gerente General
Recibe el requerimiento,
comprueba la necesidad de
llenar la vacante y entrega
para su aprobacin.
Recibe el requerimiento de
personal.
INICIO
Llena el
requerimiento de
personal y lo
entrega.
NO
Autoriza el
requerimiento
de personal.
FIN
Elaborado por: Silvia Guamanarca
Fecha: 26/05/2015
Aprobado por:
Fecha:
87
4.1.1.5. Documento.
88
4.1.2.
Contratacin.
Es formalizar con apego a la ley, la futura relacin de trabajo para garantizar los
intereses, derechos y deberes tanto del trabajador como de la empresa.
4.1.2.1. Objetivos.
4.1.2.2. Polticas.
89
Unidad o Responsable
Actividades u Operacin
Documento Nota
Jefe Administrativo
Financiero
Jefe Administrativo
Financiero
Gerente General
Gerente General
Personal Contratado
Personal Contratado
Jefe Administrativo
Financiero
Jefe Administrativo
Financiero
Contrato de
trabajo
Aprobado por:
Fecha:
90
4.1.2.4. Flujograma.
Gerente General
Personal contratado
INICIO
Elabora el
contrato de
trabajo.
NO
Aprueba y
firma el
contrato.
Presenta el contrato
de trabajo a Gerencia.
SI
Entrega el contrato al
nuevo empleado.
Legaliza la contratacin el
Ministerio de Relaciones
Laborales.
Entrega el contrato al
Jefe Administrativo.
Realizar el aviso de
entrada al IESS del
nuevo personal
aspirantes al cargo.
FIN
Revisa y firma el
contrato.
Aprobado por:
Fecha:
91
4.1.2.5. Documento.
EMPRESA PAMGU S.A.
CONTRATO DE TRABAJO A PLAZO FIJO
Comparecen, ante el seor Inspector del Trabajo, por una parte................, a travs de su representante
legal,........................ (en caso de personas jurdicas); en su calidad de EMPLEADOR y por otra parte el
seor _______________________ portador de la cdula de ciudadana # ___________su calidad de
TRABAJADOR. Los comparecientes son ecuatorianos, domiciliados en la ciudad de............ y capaces
para contratar, quienes libre y voluntariamente convienen en celebrar un contrato de trabajo a PLAZO
FIJO con sujecin a las declaraciones y estipulaciones contenidas en las siguientes clusulas:
El EMPLEADOR y TRABAJADOR en adelante se las denominar conjuntamente como Partes e
individualmente como Parte.
PRIMERA. OBJETO DEL CONTRATO:
El EMPLEADOR para el cumplimiento de sus actividades y desarrollo de las tareas propias de su actividad
necesita contratar los servicios laborales de , revisados los antecedentes del(de la)
seor(a)(ita) , ste(a) declara tener los conocimientos necesarios para el desempeo del
cargo indicado, por lo que en base a las consideraciones anteriores y por lo expresado en los numerales
siguientes, el EMPLEADOR y el TRABAJADOR (a) proceden a celebrar el presente Contrato de Trabajo.
SEGUNDA.- JORNADA ORDINARIA Y HORAS EXTRAORDINARIAS.El TRABAJADOR (a) se obliga y acepta, por su parte, a laborar por jornadas de trabajo, las mximas
diarias y semanal, en conformidad con la Ley, en los horarios establecidos por el EMPLEADOR de
acuerdo a sus necesidades y actividades. As mismo, las Partes podrn convenir que, el TRABAJADOR
labore tiempo extraordinario y suplementario cuando las circunstancias lo ameriten y tan solo por orden
escrita del EMPLEADOR.
TERCERA.- REMUNERACIN.El EMPLEADOR pagar al TRABAJADOR (a) por la prestacin de sus servicios la remuneracin convenida
de mutuo acuerdo en la suma de. DOLARES DE LOS ESTADOS UNIDOS DE AMRICA
(USD$, oo).
El EMPLEADOR reconocer tambin al TRABAJADOR las obligaciones sociales y los dems beneficios
establecidos en la legislacin ecuatoriana.
CUARTA.- DURACIN DEL CONTRATO:
El presente contrato tendr una duracin de _______________ (Puede estipularse un plazo no inferior a
un ao ni superior a dos aos). (Es facultativo estipular un periodo de prueba de hasta 90 das conforme
lo establecido en el Art. 15 del Cdigo de Trabajo).
Este contrato podr terminar por las causales establecidas en el Art. 169 del Cdigo de Trabajo en
cuanto sean aplicables para este tipo de contrato.
QUINTA.- LUGAR DE TRABAJO.El TRABAJADOR (a) desempear las funciones para las cuales ha sido contratado en las instalaciones
ubicadas en., en la ciudad de, provincia de.. para el cumplimiento cabal de
las funciones a l encomendadas.
SEXTA.- Obligaciones de los TRABAJADORES Y EMPLEADORES:
En lo que respecta a las obligaciones, derecho y prohibiciones del empleador y trabajador, estos se
sujetan estrictamente a lo dispuesto en el Cdigo de Trabajo en su Captulo IV de las obligaciones del
92
empleador y del trabajador, a ms de las estipuladas en este contrato. Se consideran como faltas graves
del trabajador, y por tanto suficientes para dar por terminadas la relacin laboral.
SEPTIMA. LEGISLACIN APLICABLE
En todo lo no previsto en este Contrato, cuyas modalidades especiales las reconocen y aceptan las
partes, stas se sujetan al Cdigo del Trabajo.
OCTAVA.- JURISDICCIN Y COMPETENCIA.En caso de suscitarse discrepancias en la interpretacin, cumplimiento y ejecucin del presente
Contrato y cuando no fuere posible llegar a un acuerdo amistoso entre las Partes, estas se sometern a
los jueces competentes del lugar en que este contrato ha sido celebrado, as como al procedimiento
oral determinados por la Ley.
NOVENA.- SUSCRIPCIN.Las partes se ratifican en todas y cada una de las clusulas precedentes y para constancia y plena validez
de lo estipulado firman este contrato en original y dos ejemplares de igual tenor y valor, en la ciudad
de........... el da ___ del mes de _____del ao ___________
EL EMPLEADORA
ELTRABAJADOR (a)
C.C.
93
4.1.3.
Induccin.
El proceso de induccin es una etapa que se inicia al ser contratado un nuevo empleado en la
organizacin, en la cual se le va a adaptar lo ms pronto posible a su nuevo ambiente de trabajo,
a sus nuevos compaeros, a sus nuevas obligaciones y derechos, a las polticas de la empresa,
etc.
4.1.3.1. Objetivos.
4.1.3.2. Polticas.
El empleado nuevo deber pasar por los procesos de induccin de la institucin antes
de desempear sus actividades.
La Induccin de los empleados nuevos se debe realizar por lo menos en dos das en los
que se especificar cules son sus responsabilidades y limitaciones.
94
Unidad o
Actividades u Operacin
Documento Nota
Responsable
1
Jefe Administrativo
Formulario de
Financiero
induccin
el documento de induccin
administrativa.
2
Empleado
Hoja de asistencia
la induccin administrativa.
Jefe Administrativo
Convocatoria de
Financiero
instalaciones de la empresa.
personal
Jefe Administrativo
Financiero
compaeros de trabajo.
Aprobado por:
Fecha: 26/05/2015
Fecha:
95
4.1.3.4. Flujograma.
EMPRESA PAMGU S.A.
PROCEDIMIENTO GRFICO
NOMBRE: INDUCCIN
Empleado
INICIO
Suministra informacin al
nuevo funcionario sobre la
empresa y utiliza el
documento de induccin
administrativa.
Firma el
documento de
haber recibido la
induccin.
Recibe al funcionario y
presenta a sus compaeros
de trabajo.
Proporciona informacin
sobre la unidad donde se va a
desempear, as como sus
deberes y responsabilidades.
FIN
Elaborado por: Silvia Guamanarca
Aprobado por:
Fecha: 26/05/2015
Fecha:
96
4.1.3.5. DOCUMENTO
EMPRESA PAMGU S.A.
ACTIVIDADES
Darle la bienvenida al equipo de trabajo por
parte del director del rea o jefe inmediato.
Indicarle las lneas de autoridad que deber
atender el nuevo trabajador.
Darle a conocer el perfil de puesto
correspondiente.
Informacin sobre los objetivos de calidad.
Presentacin formal ante el equipo de trabajo
del rea, como un nuevo colaborador.
Indicacin del lugar de trabajo, equipo y
material asignado a sus actividades.
Darle a conocer los medios de comunicacin
interna y externa.
Informacin sobre las actividades generales de
cada una de las reas de la Unidad acadmica o
Dependencia.
Darle a conocer el procedimiento al que
pertenece el puesto que el trabajador ocupa.
Presentacin a las reas externas con las que
tendr contacto directo debido a la naturaleza
de sus actividades.
Existen hojas anexas?
97
Si
No
No. De hojas:
4.1.4.
Capacitacin.
4.1.4.1. Objetivos.
4.1.4.2. Polticas.
98
Unidad o Responsable
Documento
Actividades u Operacin
Nota
Jefe Administrativo
Solicitud de
Financiero
capacitacin
Gerente General
Gerente General
Gerente General
Jefe Administrativo
Financiero
Jefe Administrativo
Financiero
Empleados
Empleados
Empleados
Autoriza la capacitacin
Realiza los trmites necesarios para
Contratacin
de la
capacitacin
Convocatoria
personal
Registro de
asistencia a la
horario.
capacitacin
Informe de
rendimiento
Aprobado por:
Fecha: 26/05/2015
Fecha:
99
4.1.4.4. Flujograma.
EMPRESA PAMGU S.A.
PROCEDIMIENTO GRFICO
NOMBRE: CAPACITACIN
Jefe Administrativo Financiero
Gerente General
Empleados
INICIO
Enva una solicitud de
autorizacin para capacitar
al personal.
Recibe y revisa la
solicitud de autorizacin
para la capacitacin.
Verifica que los cursos
estn acorde con las
necesidades de la
empresa.
NO
Autoriza la
capacitacin.
SI
Informa a los Jefes
Departamentales, el
personal designado la
fecha, hora y lugar en el
que se realizara la
capacitacin.
Recibe el registro de
asistencia del curso
de capacitacin.
Asiste al curso de
capacitacin.
Culmina el curso de
capacitacin y recibe su
certificado de aprobacin.
FIN
Aprobado por:
Fecha: 22/08/2015
Fecha:
100
4.1.4.5. Documento.
EMPRESA PAMGU S.A.
FECHA:
TEMA:
ADMINISTRATIVA-FINANCIERA
N
NOMBRES Y APELLIDOS
NMERO DE CDULA
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
101
FIRMA
4.1.5.
Nmina.
4.1.5.1. Objetivos.
4.1.5.2. Polticas.
El rol individual ser entregado a los empleados para la firma de conformidad, una
vez que se hayan realizado la transferencia, depsito o la entrega del egreso.
Las planillas de aportes al IESS debern ser canceladas antes de la fecha lmite de
pago y evitar multas y sanciones ante el IESS.
102
Unidad o
Actividades u Operacin
Responsable
Documento Nota
Contador General
Solicitud
Administrativo
Financiero
Contador General
Contador General
Hoja de control de
asistencia
Rol de pagos
Jefe
5
Administrativo
Financiero
6
Gerente General
Gerente General
Contador General
Contador General
Cheque-transferencia
Comprobante de
egreso
Aprobado por:
Fecha: 22/08/2015
Fecha:
103
4.1.5.4. Flujograma.
Gerente General
INICIO
Solicita el reporte de
asistencia, atrasos y faltas
mensuales del personal.
Realiza el reporte de
descuentos e ingresos del
personal y lo entrega.
Recibe el reporte y
elabora el rol de pagos
del personal.
Entrega el rol de
pagos para su
aprobacin.
Aprueba y
enva a
Gerencia.
SI
Aprobado por:
Fecha: 22/08/2015
Fecha:
104
4.1.5.5. Documento.
Apellidos:
ESPINEL GUERRERO
Mes de Pago:
Nombres:
ALBA ESPINEL
Dias Trabajados:
30
Cedula:
172129136-5
# HSUPL 50%:
Cargo:
ASISTENTE CONTABLE
# HEXT 100%:
# HNOC
INGRESOS
DESCRIPCION
SUELDO
febrero-2013
DESCUENTOS
TOTAL
DESCRIPCION
323.06
TOTAL
30.21
HOR.SUPLEM.
0.00
PTMO-IESS
0.00
HOR.EXTRA
0.00
PTMO-EMPRESA
0.00
HORAS NOCTURNAS
0.00
ANTICIPO
0.00
FONDOS DE RESERVA
26.91
RET.IMPUESTO RENTA
0.00
OTROS DESCUENTOS
0.00
TOTAL DESCUENTOS:
30.21
TOTAL INGRESOS:
349.97
LQUIDO A RECIBIR
EMPLEADOR
RECIBI CONFORME
105
319.76
CAPITULO V
5.
5.1.1.
5.1.1.1. Objetivos.
Descubrir malversaciones.
Localizar errores.
5.1.1.2. Polticas.
Para obtener un adecuado control interno en el manejo de la cuenta caja chica es indispensable
la adopcin de las siguientes polticas:
Todo gasto que se realice con el fondo de caja chica no debe ser mayor a $30,00
dlares.
La justificacin del fondo de caja chica debe estar respaldado con facturas o notas de
venta autorizadas por el SRI.
106
Para la reposicin del fondo de caja chica debe haberse consumido el 70% del monto
total.
Se prohbe utilizar el fondo de caja chica para anticipos y prstamos a los empleados o
cambio de cheques personales.
El Jefe Administrativo Financiero ser quien autorice la reposicin del fondo de caja
chica.
107
5.1.2.
Unidad o Responsable
Actividades u Operacin
Documento
Nota
Jefe de rea
Comprobante
de egreso
Custodio de Caja
Arqueo de caja
Chica
y si es necesario el gasto.
Custodio de Caja
Chica
Custodio de Caja
Chica
llenado.
Jefe de rea
Custodio de Caja
Chica
solicitado.
Jefe de rea
Recibe el dinero.
Jefe de rea
Realiza el gasto.
Jefe de rea
Vale de caja
Recibo de caja
Factura
entregando la factura.
Elaborado por: Silvia Guamanarca
Aprobado por:
Fecha: 22/08/2015
Fecha:
108
5.1.2.1. Flujograma.
EMPRESA PAMGU S.A.
PROCEDIMIENTO GRFICO
NOMBRE: CAJA CHICA
Jefe de rea
Custodio de Caja
INICIO
Verifica si tiene disponibilidad
de fondos y si es necesario el
gasto.
Confirma disponibilidad de
dinero.
Revisa el vale de
caja y entrega el
dinero solicitado.
Recibe el dinero.
Realiza el gasto.
FIN
Aprobado por:
Fecha: 22/08/2015
Fecha:
109
5.1.2.2. Documento.
Recibo N.
Recibo N.
He recibido de:
He recibido de:
la cantidad de:
la cantidad de:
de
110
5.1.3.
Las cuentas de banco se utilizan para registrar los cambios de valor en las cuentas
bancarias. El valor total de las cuentas del banco muestra el saldo total de todas las cuentas de la
administracin. Una cuenta de banco es por definicin una cuenta de balance. Una cuenta de
banco puede utilizarse para administrar mltiples cuentas contables.
5.1.3.1. Objetivos.
Localizar errores.
5.1.3.2. Polticas.
Los cheques emitidos debern contar con las firmas del Gerente y el Contador General.
Los comprobantes de egreso emitidos debern contar con las firmas del Contador
General y recib conforme por parte del beneficiario.
111
Unidad o Responsable
Contador General
Actividades u Operacin
Documento Nota
Estado de cuenta
Contador General
Contador General
Libro bancos
la cuenta bancos.
4
Contador General
Estado de cuenta
Contador General
Conciliacin
bancaria
Gerente General
Gerente General
Gerente General
Asistente Contable
Aprobado por:
Fecha: 22/08/2015
Fecha:
112
5.1.3.4. Flujograma.
Gerente General
Asistente Contable
INICIO
Solicita el estado de cuenta
al Banco en la que la
empresa tiene su cuenta
corriente.
Recibe le estado de cuenta
emitido por el banco.
Imprime un reporte del libro
mayor de la cuenta bancos.
Realiza la conciliacin
bancaria.
Elabora el respectivo
informe y enva para
su revisin y
aprobacin.
Recibe la conciliacin
bancaria y revisa.
NO
Aprueba si
est
conforme.
SI
Enva la conciliacin
aprobada para el archivo
respectivo.
Archivar la conciliacin
bancaria en el
expediente
correspondiente.
FIN
Elaborado por: Silvia Guamanarca
Aprobado por:
Fecha: 22/08/2015
Fecha:
113
5.1.3.5. Documento.
BANCO: _________________________
Nro.
Concepto
LIBRO MAYOR DE LA
ESTADO DE
EMPRESA
CUENTA
DEBE
HABER
1
2
3
4
5
6
7
8
9
TOTALES
SALDOS CONCILIADOS
SUMAS IGUALES
114
DEBITOS
CREDITOS
El rea de clientes y otras cuentas por cobrar refleja el resultado de reconocer las deudas
relacionadas normalmente con las ventas de bienes y prestacin de servicios.
5.2.1.
Objetivos.
Comprobar si las cuentas por cobrar son autnticas y si tienen origen en operaciones de
ventas.
Comprobar si los valores registrados son realizables en forma efectiva.
Comprobar si estos valores corresponden a transacciones y si no existen devoluciones
descuentos o cualquier otro elemento que deba considerarse.
Comprobar si hay una valuacin permanente respecto de intereses y reajustes del monto
de las cuentas por cobrar para efectos del balance.
Verificar la existencia de deudores incobrables y su mtodo de clculo contable.
5.2.2.
Polticas.
Con la finalidad de obtener un eficiente control interno en el manejo de clientes y otras cuentas
por cobrar es indispensable la adopcin de las siguientes polticas:
a) El otorgamiento de crditos sern autorizados por el Gerente General.
b) El saldo total de clientes registrados en el mayor general deber estar soportado y
desglosado por una relacin de saldos en los auxiliares de clientes.
c) Confrontar mensualmente el saldo total de clientes registrados en contabilidad (libro
mayor) contra la suma de los auxiliares de clientes.
d) Las cuentas canceladas por incobrables, debern ser autorizadas por el Gerente General.
e) Las notas de crdito debern estar siempre soportadas con la documentacin
correspondiente, y autorizadas por el Jefe Administrativo Financiero.
f) Preparar mensualmente un reporte de antigedad de saldos que muestren el
comportamiento de los clientes, en especial los morosos.
g) Enviar peridicamente estados de cuenta a los clientes, con el objeto de cerciorarse que
los saldos de las cuentas que contablemente aparezcan pendientes de cobro las
reconozcan los clientes.
115
i) El encargado de cuentas por cobrar no podr tener control sobre los asientos contables
de los cobros realizados.
116
5.2.3.
Unidad o Responsable
Jefe de ventas
Actividades u Operacin
Documento Nota
Contacta al cliente.
Notificacin al
cliente
Jefe de ventas
Gerente
Jefe de ventas
Solicitud de crdito
Factura
Jefe de ventas
Contador General
Contador General
Libro diario
Aprobado por:
Fecha: 22/08/2015
Fecha:
117
5.2.4.
Flujograma.
Gerente
Contador General
INICIO
Contacta al cliente.
NO
Realiza la venta
del producto a
crdito.
Entrega el producto e
ingresa los datos del cliente
en el sistema para la emisin
de la factura.
Autoriza el
crdito para
el cliente.
SI
Entrega el recibo de
prepago en el que
constan los datos del
cliente y valores de la
venta.
Recibe y emite la
factura.
FIN
Elaborado por: Silvia Guamanarca
Aprobado por:
Fecha: 22/08/2015
Fecha:
118
5.2.5.
Documento.
EMPRESA PAMGU S.A.
SOLICITUD DE CRDITO
DATOS PERSONALES
NOMBRES---------------------------------------------------------------------------------------------------APELLIDOS-------------------------------------------------------------------------------------------------CEDULA DE IDENTIDAD-------------------------------------------------------------------------------FECHA Y LUGAR DE NACIMIENTO-----------------------------------------------------------------ESTADO CIVIL---------------------------------------------------------------------------------------------DIRECCION DOMICILIARIA---------------------------------------------------------------------------Tiempo que vive aqu--------------------------------------------------------------------------------------Tipo de vivienda Propia---------- Arrendada----------- Otra---------DATOS LABORALES
NOMBRE DE LA EMPRESA------------------------------------------------------------------------------Dependiente---------------- Independiente---------------Cargo que desempea------------------------ Tiempo que labora aqu-----------------------Direccin-------------------------------------------------------------------------------------------------------Telfonos--------------------------------------------------------------------------------------------------------INFORMACION FINANCIERA
Tipo de cuenta bancaria: Corriente---------------- Ahorros--------------Banco----------------------------------------------------------------------------------------------------------INGRESOS
Sueldo----------------------------------------------------------------------------------------------------------Otros Ingresos-----------------------------Provenientes de:------------------------------------------------Total Ingresos--------------------------------------------------------------------------------------------------
REFERENCIAS PERSONALES
Nombres y Apellidos----------------------------------------------------------------------------------------Parentesco o relacin----------------------------------------------------------------------------------------Telfonos: Domicilio------------------ Trabajo--------------------- Celular----------------------------Nombres y Apellidos----------------------------------------------------------------------------------------Parentesco o relacin----------------------------------------------------------------------------------------Telfonos: Domicilio------------------ Trabajo--------------------- Celular----------------------------Nombres y Apellidos----------------------------------------------------------------------------------------Parentesco o relacin----------------------------------------------------------------------------------------Telfonos: Domicilio------------------ Trabajo--------------------- Celular-----------------------------
119
5.3.1.
Objetivos.
5.3.2.
Polticas.
a) Dar seguimiento a las cuentas por cobrar vencidas esto lo realizar el agente de ventas
que realiz esta venta a crdito.
b) La confirmacin de los cobros se la realizar un da antes para facilitar el cobro de los
mismos.
120
5.3.3.
Unidad o Responsable
Jefe de Ventas
Contador
Actividades u Operacin
Documento Nota
reporte de cartera
vencerse.
Contador
Reporte de cartera
vencida y por vencerse
Jefe de Ventas
Jefe de Ventas
Recibo de cobro
Jefe de Ventas
debe realizar.
7
Mensajero
Comprobante de
deposito
la empresa.
8
Jefe de Ventas
Contador
Solicitud de reporte de
vencerse.
vencerse
Reporte de cartera
reporte.
Aprobado por:
Fecha: 22/08/2015
Fecha:
121
5.3.4.
Flujograma.
Contador General
Mensajero
INICIO
Solicita al departamento
contable el reporte de cartera
vencida y por vencerse.
Recibe la solicitud de
emisin del reporte.
FIN
Aprobado por:
Fecha: 22/08/2015
Fecha:
122
5.3.5.
Documento.
Fecha :
Concepto:
DINERO EN :
Efectivo
Cheque
Valor : $________________
Valor :$________________
ENTREG
RECIBI:
Nombre :
Nombre :
Firma :
Firma :
123
5.4.1.
Objetivos.
Verificar que todas las inversiones que posee la empresa estn incluidas en los saldos de
las cuentas correspondientes.
Comprobar que los valores con los cuales se presentan las inversiones en los Estados
Financieros son correctos y estn debidamente revelados.
5.4.2.
Polticas.
Los valores deben estar debidamente guardados en un lugar que fsicamente ofrezca
seguridad, como puede ser una caja de seguridad o en algn banco.
Las personas que estn a cargo del control fsico de las inversiones y valores no debern
intervenir en actividades de compras, ventas, manejo de dinero ni en los registros
contables finales.
Todos los ttulos que sean de soporte para el detalle extracontable de las inversiones
deben estar a nombre de la entidad.
125
5.4.3.
Unidad o Responsable
Financiero
poder invertir.
Jefe Administrativo
Financiero
financiera.
Jefe Administrativo
Financiero
de la inversin.
Jefe Administrativo
Financiero
autorice la inversin.
accionistas
Gerente General
Gerente General
Documento Nota
Jefe Administrativo
Actividades u Operacin
Jefe Administrativo
Financiero
Jefe Administrativo
Financiero
Flujo de efectivo
Solicitud
Portafolio de inversiones
Autoriza la inversin.
Recibe la autorizacin.
Realiza la inversin.
Aprobado por:
Fecha: 22/08/2015
Fecha:
126
5.4.4.
Flujograma.
EMPRESA PAMGU S.A.
PROCEDIMIENTO GRFICO
NOMBRE: INVERSIONES
Jefe Administrativo Financiero
Gerente General
INICIO
Verifica el capital de la empresa
para poder invertir.
NO
Autoriza la
inversin.
SI
Recibe la aprobacin.
Realiza la inversin.
FIN
Aprobado por:
Fecha: 22/08/2015
Fecha:
127
5.4.5.
Documento.
Compras
1. Renta Variable
a) Sector Financiero
b) Sector no Financiero
2. Renta Fija
a) Sector Financiero
b) Sector no Financiero
TOTAL
128
Ventas
El control interno sobre los inventarios es importante, ya que los inventarios son el
aparato circulatorio de una empresa, los inventarios comprenden las materias primas, productos
en proceso, productos terminados, los materiales, repuestos y accesorios.
5.5.1.
Objetivos.
5.5.2.
Polticas.
Se emitir una orden de entrada de mercanca cada vez que se reciba una mercanca.
129
5.5.3.
Unidad o Responsable
Actividades u Operacin
Ayudante de Bodega
Jefe de Bodega
Jefe de Bodega
Contador General
Contador General
Documento Nota
Hoja de control de
existencias
Krdex
Comprobante de
diario
Aprobado por:
Fecha: 22/08/2015
Fecha:
130
5.5.4.
Flujograma.
EMPRESA PAMGU S.A.
PROCEDIMIENTO GRFICO
NOMBRE: INVENTARIOS
Ayudante de Bodega
INICIO
Realiza el recuento
fsico.
Jefe de Bodega
Contador General
Registra el
inventario
permanente.
Enva la informacin
para su respectiva
revisin y conciliacin
de saldos.
Recibe la informacin y
revisa.
Realiza la conciliacin
de los saldos.
FIN
Aprobado por:
Fecha: 22/08/2015
Fecha:
131
5.5.5.
Documento.
132
Los activos fijos son los bienes de propiedad de la empresa dedicados a la produccin y
distribucin de los productos o servicios por ellas ofrecidos. Adquiridos por un considerable
tiempo y sin el propsito de venderlos.
5.6.1.
Objetivos.
5.6.2.
Polticas.
Todo empleado que tenga a su cargo un bien ser el responsable de conservarlo, en caso
de dao por mal manejo o perdida, debe cubrir el costo de los mismos.
133
5.6.3.
No.
Unidad o Responsable
Jefe Administrativo
Actividades u Operacin
Documento Nota
Cotizacin
Jefe Administrativo
Solicitud de
Financiero
un activo fijo.
adquisicin
Gerente General
Financiero
2
Gerente General
Contador General
Acta de recepcin
Contador General
Contador General
la mejor propuesta.
8
Contador General
Determinacin del
valor de la compra
Contador General
Comprobante de
egreso-ChequeFactura-Retencin
Aprobado por:
Fecha: 22/08/2015
Fecha:
134
5.6.4.
Flujograma.
Gerente General
Contador General
INICIO
Recibe la solicitud de la
adquisicin de un nuevo
activo fijo.
SI
Aprueba y
enva la
solicitud.
NO
FIN
Elaborado por: Silvia Guamanarca
Aprobado por:
Fecha: 22/08/2015
Fecha:
135
5.6.5.
Documento.
EMPRESA PAMGU S.A.
PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO
Valor
136
Las Cuentas por Pagar surgen por operaciones de compra de bienes materiales, servicios
recibidos, gastos incurridos y adquisicin de activos fijos o contratacin de inversiones en
proceso.
Si son pagaderas a menor de doce meses se registran como Cuentas por Pagar a Corto
Plazo y si su vencimiento es a ms de doce meses, en Cuentas por Pagar a Largo plazo.
5.7.1.
Objetivos.
5.7.2.
Polticas.
Para tener un adecuado control interno es importante la aplicacin de las siguientes polticas:
137
5.7.3.
Unidad o Responsable
Jefe de rea
Actividades u Operacin
Documento Nota
Solicitud
servicio.
2
Jefe de rea
Gerente General
Presenta el listado de
Listado de
proveedores.
proveedores
al proveedor.
4
Contador General
compra.
5
Proveedor
Proveedor
Factura-Retencin
respectiva.
7
Contador General
Recibe la factura.
Contador General
Libro mayor
servicio.
9
Contador General
Aprobado por:
Fecha: 22/08/2015
Fecha:
138
5.7.4.
Flujograma.
EMPRESA PAMGU S.A.
PROCEDIMIENTO GRFICO
NOMBRE: CUENTAS POR PAGAR
Jefe de rea
Gerente General
Contador General
Proveedor
INICIO
Solicita la
compra de un
bien o servicio.
NO
Autoriza la
compra.
Presenta el
listado de
proveedores.
SI
Recibe la
aprobacin y
realiza la
compra.
Selecciona al
proveedor.
Recibe la factura.
Contabiliza la
compra del bien
o servicio.
Crea la cuenta
por pagar.
FIN
Elaborado por: Silvia Guamanarca
Aprobado por:
Fecha: 22/08/2015
Fecha:
139
Recibe el pedido
y otorga crdito
de la compra.
Entrega el
pedido con la
factura
respectiva.
5.7.5.
Documento.
EMPRESA PAMGU S.A.
CUENTAS POR PAGAR
DATOS DEL PROVEEDOR DEL BIEN O SERVICIO
Ciudad:
Departamento:
Fecha:
Da
Mes
Nombres y Apellidos:
C.C.:
Direccin:
Recib de
La suma de:
Valor en letras:
140
Telfono:
Ao
Los ingresos se deben reconocer de tal manera que se logre el adecuado registro de las
operaciones en la cuenta apropiada, por el monto correcto y en el periodo correspondiente, para
obtener el justo computo del resultado neto del periodo.
5.8.1.
Objetivos.
Verificar que todos los ingresos objeto de la actividad de la entidad, han sido recibidos
y registrados.
5.8.2.
Polticas.
141
5.8.3.
No.
Unidad o Responsable
Actividades u Operacin
Documento Nota
Jefe de Ventas
Lista de contactos
Jefe de Ventas
Solicitud de pedido
Jefe de Ventas
Gerente General
Autoriza la solicitud.
Jefe de Ventas
Jefe de Ventas
Realiza la venta.
Jefe de Ventas
Emite la factura
Contador General
Recibe la factura.
Contador General
Factura
Registra al diario
Aprobado por:
Fecha: 22/08/2015
Fecha:
142
5.8.4.
Flujograma.
Gerente General
Contador General
INICIO
Realiza en contacto
comercial.
Recibe la solicitud de
pedido por parte del
cliente.
NO
Autoriza la
solicitud.
SI
Recibe la solicitud de
pedido aprobada.
Realiza la venta.
Emite la factura.
Recibe la factura.
FIN
Aprobado por:
Fecha: 22/08/2015
Fecha:
143
5.8.5.
Documento.
ENTIDAD
E-MAIL:
TELEFONO:
EXTENSIN:
NOMBRE PRODUCTO
CANTIDAD
SOLICITADA
OBSERVACIONES:
_______________________________________
_____________________________
Nombre:
___________________________________________________ Nombre:
____
_____________________________
Dependencia:
Fecha/Hora:
__________________________________________________
_____________________________
144
La cuenta de gastos es una cuenta de prdidas y ganancias. Los gastos representas flujo
de salida de recursos, en forma de disminucin de activos o incremento del pasivo o una
combinacin de ambos, que genera disminucin del patrimonio, incurrido en las actividades de
administracin, comercializacin, investigacin y financiacin, realizadas durante el periodo,
que no provienen de los retiros de capital o de utilidades o excedentes. Los gastos se deben
reconocer de tal manera que se logre el adecuado registro de las operaciones en la cuenta
apropiada, por el monto correcto y el periodo correspondiente, para obtener el justo computo del
resultado neto del periodo.
5.9.1.
Objetivos.
5.9.2.
Polticas.
Para seleccionar un proveedor antes de realizar una compra se tomar en cuenta, precio,
calidad y fecha de entrega.
La factura de compra debe cumplir con los requisitos que el SRI dispone.
145
5.9.3.
Unidad o Responsable
Actividades u Operacin
Documento Nota
Jefe de rea
Orden de compra
Gerente General
Solicitud
Gerente General
Gerente General
Jefe de rea
Formulario de control
de gastos
Factura
Jefe de rea
proveedor.
7
Jefe de rea
Jefe de rea
Factura y orden de
pedido.
compra
Contador General
Recibe la factura.
10
Contador General
Registra el gasto.
11
Contador General
Comprobante de
egreso
Aprobado por:
Fecha: 22/08/2015
Fecha:
146
5.9.4.
Flujograma.
Gerente General
Contador General
INICIO
Revisa, verifica la solitud y
comprueba si es necesario
realizar el gasto.
Presenta la solicitud de
compra.
NO
Autoriza la
realizacin
del gasto.
Recibe la
autorizacin y realiza
la compra del bien o
servicio.
SI
Enva solicitud aprobada.
Entrega a contabilidad la
factura del proveedor.
Registra el gasto.
FIN
Aprobado por:
Fecha: 22/08/2015
Fecha:
147
5.9.5.
Documento.
GASTOS
Fecha ---------------------------------------------------------------------------------------------------------Proveedor
Cantidad
Detalle
Valor
148
5.10.
5.10.1. Objetivos.
5.10.2. Polticas.
Determinar todas las actividades y controles de costos que deben efectuar para la
ejecucin del presupuesto.
149
Unidad o Responsable
Actividades u Operacin
Documento Nota
Jefe Administrativo
Flujo de ingresos y
Financiero
gastos
Contador General
Presupuesto
Jefe Administrativo
Financiero
Notificacin
por rea.
4
Jefe Administrativo
Financiero
rea.
Jefe Administrativo
Financiero
Jefe Administrativo
Financiero
la empresa.
Jefe Administrativo
Financiero
aprobacin.
Gerente General
Informe de aprobacin
Jefe Administrativo
Recibe la aprobacin.
Notificacin
Presupuesto unificado
Hoja de anlisis
Presupuesto real
Informe final
Financiero
10
Jefe Administrativo
Ejecuta el presupuesto.
Financiero
Elaborado por: Silvia Guamanarca
Aprobado por:
Fecha: 22/08/2015
Fecha:
150
5.10.4. Flujograma.
Contador General
Gerente General
INICIO
Solicita un detalle de los
ingresos y gastos del ao
anterior.
Elabora un detalle de
los ingresos y gastos
del ao anterior.
Verifica el presupuesto de
cada rea.
Selecciona lo ms importa
que la empresa pueda cubrir.
NO
Aprueba el
presupuest
o anual.
Ejecuta el presupuesto.
FIN
Aprobado por:
Fecha: 22/08/2015
Fecha:
151
PRESUPUESTO
Ene
Feb
Mar Abr
INGRESOS
ventas
Prestacin de servicios
Ingresos extraordinarios
GASTOS
1. Aprovisionamientos / compras
compra
consumo materias primas
Margen bruto
2. Gastos de personal
Sueldos, salarios y asimilados
Incentivos
Gastos sociales
Colaboradores externos
provisiones
3. Otros gastos
Alquileres
Suministros (luz, telecos, etc)
Publicidad / Marketing
Servicios contratados (gestora)
Otros suministros y servicios
RESULTADO
Ingresos financieros
Gastos financieros
RESULTADO FINANCIERO
BENEFICIO ANTES DE
IMPUESTOS
Impuesto a la Renta
Resultado
152
May
Jun
Jul
Ago
Sep
Oct
Nov
Dic
Total
SISTEMA A IMPLEMENTAR
El sistema contable MONICA ha sido diseado para servir de una manera fcil y rpida,
pero a la vez dndole la informacin lo ms detalladamente posible, permitir resolver muchas
de las tareas asociadas con un negocio pequeo o mediano.
153
CAPITULO VI
6. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
6.1. CONCLUSIONES
Los directivos de la empresa planifican los procesos, pero esta se la realiza de manera
emprica, es decir basados en su experiencia.
154
6.2. RECOMENDACIONES.
El que los directivos conozcan las oportunidades debilidades y amenazas a las que se
enfrentan la empresa le permitir efectuar su planificacin para aprovechar las
oportunidades y disminuir las amenazas, as como tratar de realizar un anlisis de sus
fortalezas y debilidades.
155
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156
157
158