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Cmo se clasifican las cuentas contables de acuerdo al

papel que desempean en la contabilidad? Explquelas y de 2


ejemplos.
Clasificacin de las cuentas contables:
Las cuentas se pueden clasificar en diversas formas, por ejemplo:
atendiendo a su significado econmico-financiero, o por su fin o
movimiento funcional, por su naturaleza, etc. En este trabajo la
clasificaremos de acuerdo con el papel que desempean en
contabilidad. As tendremos:

reales o de valores

de valuacin

transitorias

de orden

nominales o de resultados
de patrimonio

Cuentas reales o de valores.


Representan bienes, derechos u obligaciones de la empresa,
determinando su patrimonio.
Las cuentas de valores activos, representan los bienes de la empresa
y como tales figuran en el activo. Pueden controlar bienes
materiales tangibles: Mercancas, Edificios, Terrenos, Caja, etc.
Bienes intangibles: Patentes, Concesiones, etc. Crditos a favor de
la empresa: Cuentas por cobrar, Efectos por Cobrar, etc. Estas
cuentas para figurar en el Activo, deben tener saldo deudor.
Las cuentas de valores pasivos, representan las obligaciones
contraidas por la empresa, y como tales figuran en el pasivo,
Ejemplos: Hipotecas por Pagar, Efectos por Pagar, etc. Para figurar en
el pasivo deben tener saldo acreedor.

Cuentas de valuacin.
Representan una disminucin al saldo de las cuentas de activo a las
cuales valan. Las cuentas de valuacin se utilizan para reflejar el
valor de realizacin de algn activo o para mostrar el valor segn
libros o la distribucin del costo histrico. Algunas cuentas de
valuacin o complementarias de activo son:

Provisin para cuentas incobrables

Depreciacin acumulada

Amortizacin acumulada
Ejemplo:
Si suponemos que una maquinaria, en las labores de produccin, se
ha desgastado, prdida de valor, por Bs. 40000, la cuenta que refleje
la prdida o ganancia de un bien la denominaremos cuenta de
valuacin. En este caso la informacin contable seria la siguiente:
Maquinaria: valor de costo Bs.100000,Menos: prdida de valor
(Depreciacin acum. Maquinaria) (Bs. 40000,-)
Valor contable actual Bs. 60000,-)

Cuentas transitorias.
Estas cuentas las emplearemos para reflejar operaciones que, debido
a contratos o situaciones eventuales, nos impiden efectuar cargos o
abonos a las cuentas correspondientes que reflejaran la operacin
comercial efectuada. Como su nombre lo indica (transitorias), al cesar
el contrato o la eventualidad que lo motiv, se cancelan, se anulan de
nuestra contabilidad. Algunas son: Mercancas en Transito;
Reclamaciones Pendientes; Partidas en suspenso; Diferencia en Caja,
etc.
Ejemplo:
Supongamos que falta una cantidad de 5000 Bs. en caja, hasta que
descubramos la causa que la origino abriremos una cuenta llamada
Diferencia en Caja, por lo que el asiento seria el siguiente:
Diferencia en Caja 5000,Caja 5000,Supongamos que la falta de dinero se debe a una compra de una
calculadora (equipos de oficina), que no fue registrada. Entonces
debemos hacer este asiento:
Equipos de Oficina 5000,Diferencia en Caja 5000,-

Cuentas de orden.
Las cuentas de orden son aquellas que controlan operaciones que no
alteran la naturaleza de los bienes, derechos u obligaciones de un
ente.
Las cuentas de orden deudoras se muestran al final del activo y las
acreedoras al final del pasivo y patrimonio. Por lo tanto forman parte
del Balance General pero no representan activos, pasivos o
patrimonio.

Cuentas nominales o de resultados.


Son aquellas cuentas que registran los incrementos del patrimonio
mediante los ingresos, o las disminuciones por los costos o egresos,
ocurridos en un perodo determinado.

Cuentas de patrimonio.
Estas cuentas muestran las cantidades aportadas por los accionistas
y las ganancias o prdidas ocurridas por operaciones con el capital
social u originadas por las actividades normales del negocio. Las
cuentas que con mayor frecuencia se encuentran dentro del
patrimonio, son las siguientes:

Capital social

Supervit

Reservas
* Explique las cuentas que conforman el balance general.
ACTIVO
ACTIVO CIRCULANTE
CAJA
En esta cuenta se registrar el dinero en efectivo, en cheque y
boletos de tarjetas de crdito que entren en la empresa. Se abonar
al depositar en el banco los ingresos recibidos y los pagos en efectivo.
Generalmente Caja tiene una cuenta auxiliar denominada Caja Chica
que se emplea para registrar los pequeos desembolsos en efectivo.
BANCOS

Esta cuenta se emplea para controlar el dinero que se moviliza en las


denominadas cuentas corrientes bancarias. Con los Bancos se suelen
realizar diversas operaciones, no siempre en dinero, en cuyo caso la
cuenta que controle esa operacin deber complementarse con un
apellido. Por ejemplo: Banco Cuenta Giros al Cobro, Banco Cuenta
Giros Descontados.
EFECTOS POR COBRAR
La emplearemos para controlar determinados documentos
debidamente formalizados que representen crditos a favor de la
empresa. Los documentos negociables ms importantes que se
controlan por intermedio de esta cuenta son los denominados letras
de cambio o giros y los pagars. Para que sean registrados en esta
cuenta deben haber sido aceptados por sus deudores. Esto significa
reconocer una deuda y comprometerse a cancelarla a su vencimiento
o a la vista.
CUENTAS POR COBRAR
Para controlar los crditos a favor de la empresa, no reconocidos por
medio de la aceptacin de letras de cambio o pagars sino por medio
de facturas emplearemos Cuentas por Cobrar.
INVENTARIOS DE MERCANCIAS
Como su nombre lo indica, la cuenta Inventarios de Mercancas o
simplemente Inventarios, la emplearemos para reflejar el valor de las
mercancas propiedad de la empresa adquiridas o producidas con la
intencin de venderlas.
GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO
El nombre de la cuenta nos dice que movilizaremos la misma para
agrupar todas aquellas cantidades que hemos pagado por anticipado
a cuenta de futuros gastos. Existen ciertos contratos o circunstancias
que nos obligan a emplear esta cuenta. Por ejemplo las plizas de
seguros se suelen pagar por adelantado y no ser justo que
carguemos como gastos del mes los desembolsos efectuados dentro
del mes, pero que corresponden a meses sucesivos. Algunas de las
cuentas auxiliares que forman este grupo son:

Seguros Pagados por Anticipado

Intereses Pagados por Anticipado

Impuestos Pagados por Anticipado


ACTIVO A LARGO PLAZO

INVERSIONES A LARGO PLAZO


Estn constituidas por cuentas que representan inversiones a largo
plazo o de carcter permanente, en ttulos valores, bienes inmuebles
(no usados por la empresa) cuentas de participacin, prstamos y, en
todo caso, las acciones en empresas filiales o afiliadas.
ACTIVO FIJO
Esta constituido por cuentas que representan activos de carcter
permanente destinados a la produccin de bienes y servicios. Sus
componentes ms importantes deben separarse por rubros, tales
como:
TERRENOS
La cuenta terrenos (dentro del activo fijo) significa el valor de la tierra,
donde tenemos instalada nuestra empresa y donde se han levantado
las edificaciones (Edificios, plantas comerciales o industriales, etc.).
La cuenta Terrenos (dentro del activo, en el grupo de Inversiones)
significa el valor de los terrenos adquiridos por la empresa para
futuras expansiones, para rentarlos o bien con fines de especulacin a
corto o a largo plazo.
EDIFICIOS
Cuando la incluimos dentro del activo fijo, representa el valor de
construccin de los edificios, plantas comerciales o industriales, etc.,
que sean empleados por la empresa para la produccin de bienes o
servicios.
Cuando son incluidos en el grupo de inversiones, significa el valor de
los edificios adquiridos para futuras expansiones, para rentarlos o
bien con el fin de especular a corto o largo plazo.
MAQUINARIA
En las empresas de tipo industrial (fabricacin de productos) y en
determinadas empresas de servicios, como por ejemplo: produccin
de energa elctrica, etc., empleamos la cuenta Maquinaria para
controlar los diversos tipos de mquinas empleadas en la produccin
de bienes y servicios.
MUEBLES Y ENSERES
La cuenta Muebles y Enseres, tambin denominada Mobiliario, la
emplearemos para controlar las mesas, sillas, archivos, etc., usadas
en las diversas oficinas de loa empresa.

EQUIPOS DE OFICINA
Debido, primero a la mecanizacin y actualmente a la
computarizacin de los sistemas administrativos y como
consecuencia del elevado costos de estos equipos, (los cuales, en
algunos casos, como los equipos de computacin, tienen una vida
muy limitada a consecuencia de los cambios rpidos en su tecnologa)
se ha hecho necesario abrir la cuenta Equipos de Oficina que
controlar la inversin en co0mputadoras, calculadoras, procesadores
de palabras, mquinas de escribir, fotocopiadoras, etc.
ACTIVO INTANGIBLE
PATENTES
Las patentes representan los derechos otorgados a una persona,
natural o jurdica, a nivel nacional o internacional, con carcter de
exclusividad, para su explotacin o venta, por un determinado
nmero de aos. (En nuestro pas 15 aos).
MARCAS DE FABRICA
Estas se emplean para procurar mantener los aspectos distintivos de
los productos de una empresa. Proporcionan a sus propietarios
derechos de exclusividad para el uso, explotacin o venta de la
marca.
PLUSVALIA O FONDO DE COMERCIO
El trmino plusvala se aplica para indicar el excedente o diferencia
entre el valor pagado en la compra de una empresa y el valor
independiente de sus activos tangibles e intangibles.
CARGOS DIFERIDOS
GASTOS DE CONSTITUCION DIFERIDOS
En la constitucin y legalizacin de una empresa se suelen incurrir en
una serie de desembolsos, los cuales, si son de cierta relevancia con
relacin a los ingresos de esa empresa, no debern cargarse al primer
perodo, sino diferirlos para ser repartidos en varios perodos futuros.
Los gastos de constitucin se realizan con la intencin de que la
causa que los motiv la creacin de la empresa, generara ingresos.
GASTOS DE DESARROLLO
Antes de la empresa comenzar a realizar operaciones que generen
ingresos, necesita de un lapso, denominado preoperatorio, en el cual
se incurrir en una serie de gastos. En esta etapa, parecera ilgico
mostrar unas prdidas, cuando la empresa an no ha comenzado su

etapa operacional. En consecuencia se considera que los ingresos que


se pudieran obtener en el futuro se podran asociar con los gastos
preoperatorios ocasionados para obtenerlos. Por lo tanto, los gastos
de desarrollo preoperatorios pueden diferirse.
MEJORAS EN INMUEBLES ARRENDADOS
Cuando una empresa alquila un terreno, edificio, locales comerciales,
etc., es normal que trate de acondicionarlos de acuerdo a sus
necesidades, lo cual le ocasionar una serie de desembolsos que
beneficiarn a perodos futuros. Por otra parte, en algunas ocasiones,
para obtener el contrato de arrendamiento, bien sea por la situacin
de la propiedad que se desea alquilar o por cualquier otra
circunstancia, se cancela una determinada cantidad por anticipado.
Estos gastos no deben cargarse al perodo en que se realizan, ser
necesario diferirlos, salvo que su monto sea tan insignificante que no
lo ameriten.
CUENTAS DE ORDEN
Como dijimos en la primera parte del trabajo, las cuentas de orden
son cuentas que controlan operaciones que no alteran la naturaleza
de los bienes, derechos u obligaciones de un ente. Entre las ms
comunes se encuentran:
DEUDORAS
BANCO CUENTA GIROS AL COBRO
Es la cuenta que representa la cantidad de efectos o giros que se
encuentran al cobro en los bancos.
MERCANCAS EN CONSIGNACIN
Son mercancas que podemos obtener sin ningn costo, luego al
venderlas incurrimos en obligaciones con dicho proveedor.
ACREEDORAS
GIROS AL COBRO EN BANCOS
Esta cuenta representa los efectos o giros enviados al banco para que
efecte su cobro, pero que an no han sido cobrados.
PASIVO
PASIVO CIRCULANTE
EFECTOS Y CUENTAS POR PAGAR

Tienen la misma naturaleza de los efectos y cuentas por cobrar, pero,


por supuesto, en lugar de controlar los crditos a favor de la empresa,
estas cuentas controlarn deudas de la empresa.
GASTOS ACUMULADOS
Forman parte de un grupo ciertas obligaciones de la empresa no
canceladas por razones de contratos, costumbres comerciales o
ciertas eventualidades

Impuestos pendientes de pago

Sueldos devengados por pagar

Gastos diversos por pagar


PASIVO A LARGO PLAZO
HIPOTECAS POR PAGAR
Una hipoteca representa un derecho real que se constituye sobre un
bien inmueble a favor de un acreedor para garantizar una deuda,
permaneciendo el bien en poder del deudor. Este tipo de operaciones
se controlarn por intermedio de la cuenta Hipotecas. Si las hipotecas
son a nuestro favor serian hipotecas por cobrar, pero en este caso, y
esta de ms decirlo, no se presentar en el pasivo sino en el activo. Si
se presentara el caso de una Hipoteca por pagar (porcin circulante),
esta se colocar no en el pasivo a largo plazo sino en el pasivo
circulante.
APARTADOS
Existen distintos tipos de apartados, pero todos estn constituidos por
cuentas que representen montos estimados de gastos cargados a las
operaciones de uno o ms ejercicios precedentes y destinados a
reflejar las obligaciones de carcter eventual o contingente que
mantienen la empresa tales como prestaciones sociales, garantas
otorgadas a terceros, litigios pendientes, etc.
CREDITOS DIFERIDOS
Todas las cuentas que representan los crditos diferidos, como lo son
los Intereses cobrados por anticipado, los Alquileres cobrados por
anticipado y las utilidades o ingresos diferidos, representan ingresos
recibidos por la empresa y cuyos efectos son atribuidos a futuros
ejercicios.
PATRIMONIO

CAPITAL SOCIAL
Es la parte de los bienes aportada por los accionistas. El capital se
puede formar de acciones comunes o de acciones preferidas. En el
balance general se le debe restar al capital social la cuota no pagada
del mismo.
SUPERVIT
El trmino supervit significa exceder, sobrar, residuo y, en general,
la parte sobrante despus de satisfacer un uso o necesidad.
El supervit es el termino ms apropiado para las utilidades no
distribuidas, pero que por supuesto estn sujetas a serlo. Puede
provenir de: a) operaciones normales - supervit operacional-; b)
operaciones relacionadas con los aumentos del capital - ganancias en
la emisin de acciones - supervit de capital-; c) por donaciones supervit por donacin-; d) por revalorizaciones de activos - supervit
por revalorizacin de activos.
RESERVAS
Las reservas representan utilidades retenidas para el fortalecimiento
econmico de la empresa o bien para un fin determinado como podra
ser:
Reservas Legales
Las leyes de una nacin pueden establecer que determinados entes,
si obtienen utilidades, debern apartar una determinada cantidad de
esas ganancias para la creacin de una reserva. Es decir, prohibir el
reparto total de esas utilidades.
En Venezuela, el Cdigo de Comercio, exige que de las ganancias
netas que obtengan las Sociedades Annimas debern apartar el 5%
para la formacin de una cuenta de reservas, hasta que esta cuenta
alcance el 10% de su Capital Social.
Reservas Estatutarias
Que se rigen por estatutos, por los contratos que aceptan los
accionistas y que regulan la vida de la sociedad.
Reservas Voluntarias
Los accionistas de una sociedad, pueden por voluntad propia apartar
una parte de las ganancias para reservas con distintos fines.

Cuentas que conforman el Estado de Ganancias y Perdidas.

En este rubro existen muchas cuentas que a nuestro parecer estn de


ms describir dado que su nombre encierra casi por completo su
concepto, tales como: Ventas, Compras, Devoluciones en ventas,
descuentos en ventas, etc.,- trataremos de explicar de forma
resumida las cuentas que pensamos contienen una mayor
complejidad.
GASTOS DE VENTAS
Controlar todos los costos ocasionados por la venta de los bienes o
servicios realizados por la empresa.
Se desglosan en tantas cuentas auxiliares como tipos de gastos o
costos deseamos controlar. Por ejemplo, Gastos de Propaganda,
Comisiones, viticos. La propaganda a su vez se desglosa en
Televisin, Radio, Cine y Prensa.
GASTOS DE ADMINISTRACIN
Los gastos de administracin son de la misma naturaleza que la
cuenta anterior, pero en este caso controlar los costos ocasionados
por concepto de administracin. Tambin se puede y debemos
dividirla en tantas subcuentas como gastos o costos deseamos
controlar. Por ejemplo, Gastos de sueldos de administracin, de
alquileres, de limpieza, de depreciacin, etc.
EGRESOS E INGRESOS DIVERSOS
En estas cuentas registraremos ciertos egresos e ingresos
provenientes de operaciones diferentes a las normales de la empresa
y que se obtienen con carcter extraordinario y distinto a las
operaciones propias de cada empresa.
No seria correcto cargrselos a Gastos de Ventas o Administracin, ni
abonrselos a los productos de las ventas o servicios normales. Entre
otras tendremos: Gastos Emprstitos; Ganancia en Emisin Acciones;
Rentas de edificios; beneficios o prdidas en ventas de activos fijos.
Clasificacin de las cuentas:

Cuentas Reales o de Balance


Las cuentas reales representan valores tangibles como las
propiedades y las deudas; forman parte del balance de una empresa.
Las cuentas reales, a su vez, pueden ser de Activo, Pasivo o
Patrimonio.

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Activo: representa todos los bienes y derechos apreciables en
dinero, de propiedad de la empresa. Se entienden por bienes, entre
otros, el dinero en caja o en bancos, las mercancas, los muebles y los
vehculos; y por derechos, las cuentas por cobrar y todos los crditos
a su favor.
Caractersticas:
Estar en capacidad de generar beneficios o servicios.
Estar bajo el control de la empresa.
Generar un derecho de reclamacin.
Conforman la clase de cuentas de Activo: Caja, Bancos,
Clientes, Acciones, Terrenos y otras que para su conocimiento y
manejo encontrar usted, en forma detallada, en el Plan nico de
Cuentas, un poco ms adelante.
Pasivo: representa todas las obligaciones contradas por la
empresa para su cancelacin en el futuro. Son las deudas que debe
pagar por cualquier concepto.
Caractersticas:

La obligacin tiene que haberse causado, lo cual implica el


deber de hacer el pago.
Existe una deuda con un beneficiario cierto.
Movimiento de las Cuentas de Pasivo: estas cuentas empiezan
y aumentan su movimiento en el Haber; disminuyen y se cancelan en
el Debe, por lo general su saldo es crdito.
A la clase de cuentas de Pasivo pertenecen: Obligaciones con
Bancos Nacionales, Proveedores Nacionales, Salarios por Pagar, y
otras que usted aprender a manejar con el Plan nico de Cuentas.
Patrimonio: matemticamente el Patrimonio se calcula por la
diferencia entre el Activo y el Pasivo. Representa los aportes del
dueo o dueos para constituir la empresa y adems incluye las
utilidades y reservas. Este grupo constituye un Pasivo a favor de los
dueos de la empresa, por lo cual se maneja de igual forma que las
cuentas de Pasivo.
Caractersticas:
- Est constituido por el aporte inicial y el aporte adicional de
los dueos de la empresa.
- Se incrementa con las utilidades y se disminuye con las
prdidas del ejercicio contable.
- Movimiento de las Cuentas de Patrimonio: su movimiento es
igual que las cuentas del Pasivo.
Cuentas Nominales, de Resultado o Transitorias
Las cuentas nominales son llamadas tambin de resultado
porque al final de un ejercicio contable dan a conocer las utilidades,
costos y gastos; y son transitorias porque se cancelan al cierre del
perodo contable. Comprende las cuentas del Estado de Ganancias y
Prdidas: de Ingresos, Gastos Costo de Ventas.

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Ingresos:
Son los valores que recibe la empresa cuando realiza una venta
o presta un servicio con el fin de obtener una ganancia.

Movimiento de las cuentas de Ingresos: estas cuentas


empiezan y aumentan en el Haber; normalmente no se debitan sino
al final del ejercicio para cancelar su saldo.
Gastos:
Una empresa debe efectuar pagos por los servicios y elementos
necesarios para su buen funcionamiento; esto constituye un gasto o
una prdida porque esos valores no son recuperables. Ejemplos: el
pago de sueldos, arrendamientos, servicios pblicos y otros.
Movimiento de las cuentas de Gastos: estas cuentas empiezan
y aumentan en el Debe; disminuyen y se cancelan en el Haber. Su
saldo es dbito.
Costo de Ventas:
Representa el valor de adquisicin de los artculos destinados a
la venta.
Movimiento de las cuentas de Costo de Ventas: estas cuentas
empiezan y aumentan en el Debe, disminuyen y se cancelan en el
Haber; normalmente no se acreditan; su saldo es dbito.
Cuentas de orden:
Hay dineros, documentos y bienes que estn en poder de la
empresa y no son de su propiedad, sino que los ha recibido de otra
empresa para su custodia, manejo o negociacin.
Los dineros, documentos y bienes que conforman el grupo de
cuentas de orden deudoras se manejan como las cuentas de Activo,
por lo tanto su saldo es dbito.
Ejemplo, Bienes y Valores Entregados en Custodia en
Garanta.
Los bienes que se han recibido para custodia, manejo o
negociacin constituyen el grupo de cuentas de orden acreedoras,
stas se manejan como cuentas de Pasivo, por lo cual su saldo es
crdito. Ejemplo: Acreedores, Bienes y Valores Recibidos en Custodia.
Es importante destacar que este grupo de cuentas no afectan
ni el Activo, ni el Pasivo, ni el Patrimonio.
3.1.2. Clasificacin de las cuentas:

Cuentas Reales o de Balance


Las cuentas reales representan valores tangibles como las
propiedades y las deudas; forman parte del balance de una empresa.
Las cuentas reales, a su vez, pueden ser de Activo, Pasivo o
Patrimonio.
Activo: representa todos los bienes y derechos apreciables en
dinero, de propiedad de la empresa. Se entienden por bienes, entre
otros, el dinero en caja o en bancos, las mercancas, los muebles y los
vehculos; y por derechos, las cuentas por cobrar y todos los crditos
a su favor.
Caractersticas:
Estar en capacidad de generar beneficios o servicios.
Estar bajo el control de la empresa.
Generar un derecho de reclamacin.
Conforman la clase de cuentas de Activo: Caja, Bancos,
Clientes, Acciones, Terrenos y otras que para su conocimiento y
manejo encontrar usted, en forma detallada, en el Plan nico de
Cuentas, un poco ms adelante.
Pasivo: representa todas las obligaciones contradas por la
empresa para su cancelacin en el futuro. Son las deudas que debe
pagar por cualquier concepto.
Caractersticas:
La obligacin tiene que haberse causado, lo cual implica el
deber de hacer el pago.

Existe una deuda con un beneficiario cierto.


Movimiento de las Cuentas de Pasivo: estas cuentas empiezan
y aumentan su movimiento en el Haber; disminuyen y se cancelan en
el Debe, por lo general su saldo es crdito.
A la clase de cuentas de Pasivo pertenecen: Obligaciones con
Bancos Nacionales, Proveedores Nacionales, Salarios por Pagar, y
otras que usted aprender a manejar con el Plan nico de Cuentas.
Patrimonio: matemticamente el Patrimonio se calcula por la
diferencia entre el Activo y el Pasivo. Representa los aportes del
dueo o dueos para constituir la empresa y adems incluye las
utilidades y reservas. Este grupo constituye un Pasivo a favor de los
dueos de la empresa, por lo cual se maneja de igual forma que las
cuentas de Pasivo.
Caractersticas:
- Est constituido por el aporte inicial y el aporte adicional de
los dueos de la empresa.
- Se incrementa con las utilidades y se disminuye con las
prdidas del ejercicio contable.
- Movimiento de las Cuentas de Patrimonio: su movimiento es
igual que las cuentas del Pasivo.
Cuentas Nominales, de Resultado o Transitorias
Las cuentas nominales son llamadas tambin de resultado
porque al final de un ejercicio contable dan a conocer las utilidades,
costos y gastos; y son transitorias porque se cancelan al cierre del
perodo contable. Comprende las cuentas del Estado de Ganancias y
Prdidas: de Ingresos, Gastos Costo de Ventas.
Ingresos:
Son los valores que recibe la empresa cuando realiza una venta
o presta un servicio con el fin de obtener una ganancia.
Movimiento de las cuentas de Ingresos: estas cuentas
empiezan y aumentan en el Haber; normalmente no se debitan sino
al final del ejercicio para cancelar su saldo.
Gastos:

Una empresa debe efectuar pagos por los servicios y elementos


necesarios para su buen funcionamiento; esto constituye un gasto o
una prdida porque esos valores no son recuperables. Ejemplos: el
pago de sueldos, arrendamientos, servicios pblicos y otros.
Movimiento de las cuentas de Gastos: estas cuentas empiezan
y aumentan en el Debe; disminuyen y se cancelan en el Haber. Su
saldo es dbito.
Costo de Ventas:
Representa el valor de adquisicin de los artculos destinados a
la venta.
Movimiento de las cuentas de Costo de Ventas: estas cuentas
empiezan y aumentan en el Debe, disminuyen y se cancelan en el
Haber; normalmente no se acreditan; su saldo es dbito.
Cuentas de orden:
Hay dineros, documentos y bienes que estn en poder de la
empresa y no son de su propiedad, sino que los ha recibido de otra
empresa para su custodia, manejo o negociacin.
Los dineros, documentos y bienes que conforman el grupo de
cuentas de orden deudoras se manejan como las cuentas de Activo,
por lo tanto su saldo es dbito.
Ejemplo, Bienes y Valores Entregados en Custodia en
Garanta.
Los bienes que se han recibido para custodia, manejo o
negociacin constituyen el grupo de cuentas de orden acreedoras,
stas se manejan como cuentas de Pasivo, por lo cual su saldo es
crdito. Ejemplo: Acreedores, Bienes y Valores Recibidos en Custodia.
Es importante destacar que este grupo de cuentas no afectan
ni el Activo, ni el Pasivo, ni el Patrimonio.
3.1.2. ESTRUCTURA DE LA CUENTA:
La cuenta se divide en 2 partes; una de ellas se destinan a
recoger los aumentos de valor y la otra recoge las disminuciones. El
esquema de la cuenta se representa por una T. La parte izquierda es
la "debe", la derecha "haber", pero no tiene ninguna relacin con el
significado propio de la palabra.

Las anotaciones en el debe o en el haber se pueden sumar y


ambas sumas representan la dinmica de cada cuenta. Su diferencia
o saldo revela la posicin esttica de dicha cuenta.
3.1.3. EN QU FORMA SE HACE LA CUENTA?
La cuenta se representa en forma de T y tiene la siguiente
estructura:
Sobre la barra horizontal se inscribe el nombre de la cuenta, en
las dos columnas de la misma se anotan los valores numricos, en la
columna de la izquierda el debe (Del verbo latino debere) y en la de la
derecha el haber (del verbo latino habere) o crdito (Pecuniam
habens, habet omnem rem quem vult habere (tener dinero significa
tener todo lo que valga la pena tener).

Cuando en una cuenta anotamos una cantidad en el DEBE, se


dice que estamos haciendo un CARGO. Cuando es en el HABER, se
dice que estamos haciendo un ABONO.
Por ejemplo, vamos a realizar un CARGO en la cuenta de CAJA
de 100.000 pesos.

Ahora un ABONO de 50.000 pesos en la misma cuenta:

Adelante diremos que dependiendo de la naturaleza de la


cuenta, las cantidades se colocarn en el DEBE o en el HABER. Cada
cuenta slo puede ser de: ACTIVO, PASIVO, INGRESOS o GASTOS.
Por ejemplo, la cuenta de CAJA que estamos utilizando es una cuenta
de ACTIVO, por lo que las entradas en caja (ingresos de dinero) se
sitan en el DEBE. En nuestro caso prctico, hemos realizado un
ingreso de 100.000 pesos y una extraccin de 50.000 pesos.

3.2. SALDO DE UNA CUENTA


Saldo de una cuenta.- Se denomina saldo de una cuenta a la
diferencia entre el DEBE y el HABER de la misma.
Existen tres tipos de saldo: DEUDOR (el Debe es mayor que el
Haber), ACREEDOR(el Haber es mayor que el Debe) y
saldo NULO (ambos saldos son iguales.)
Obsrvese estos tres ejemplos:
SALDO DEUDOR

SALDO ACREEDOR

SALDO NULO

EN QU MOMENTO SE HACEN LOS ASIENTOS


(CANTIDADES MONETARIAS) EN EL DEBE O EN EL HABER?
En otras palabras Cmo sabemos si la cantidad la tenemos
que colocar en el DEBE o en el HABER?, Por ejemplo en la cuenta de

PROVEEDORES por qu se hizo as? Todo depender del tipo de


cuenta que sea. Obsrvese el siguiente esquema:

Las cuentas que hacen parte del Balance General o cuentas


Reales son el Activo de naturaleza debito, las cuentas del Pasivo y
Patrimonio son de naturaleza crdito, las cuentas nominales como el
Gasto y el costo son de naturaleza debito y la del Ingreso es de
naturaleza crdito. Slo debemos conocer la naturaleza de la cuenta
para saber si debemos asentar la cantidad en el DEBE o en el HABER.
Por ejemplo, la cuenta BANCOS es una cuenta de ACTIVO, as que si
ingresamos dinero, debemos colocarlo en el DEBE, y si sacamos, en el
HABER. Segn el esquema anterior, BANCOS es una cuenta de
ACTIVO y su aumento se reflejara segn el grfico:

Ejemplo de saldo
Supongamos que un cliente nuestro, JAVIER GONZALEZ, nos
debe una factura con una cuanta de $100.000 pesos. Lo primero que
hacemos es abrir la cuenta del cliente y CARGAR el importe en la
parte correspondiente:

Ahora supongamos que el seor GONZALEZ nos hace un primer


pago de $30.000 pesos.
Apuntaremos lo siguiente:

De esta forma, el saldo de nuestro cliente es de $70.000 pesos,


es decir, NOS DEBE esa cantidad.
Debe tenerse en cuenta que el marco terico en el cual se
desarrolla esta teora es la ciencia econmica y que es a partir de los
hechos contables (hechos econmicos) que tienen valides estos
conceptos.
3.3. QU SON LOS HECHOS CONTABLES?
Los hechos contables son el proceso de identificar y registrar o
incorporar formalmente en la contabilidad los hechos econmicos
realizando aquellos sucesos puntuales que hacen variar las cuentas
de la empresa.
Un hecho contable puede ser, por ejemplo, una venta, un pago,
una compra, una devolucin, etc.

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Los hechos econmicos deben ser apropiadamente clasificados
segn su naturaleza, de manera que se registren en las cuentas
adecuadas, esta clasificacin se debe hacer conforme a un plan
contable previamente elaborado por el ente econmico.
En desarrollo de las normas bsicas, las normas tcnicas
regulan el ciclo contable. El ciclo contable es el proceso que debe
seguirse para garantizar que todos los hechos econmicos se
reconocen y se transmiten correctamente a los usuarios de la
informacin (Art. 46 Decreto 2649 de 1993).
En nuestro ejemplo anterior, el seor GONZALEZ nos ha pagado
$30.000 pesos. Ese pago se puede contabilizar como un hecho
contable con fundamento en comprobantes debidamente soportados,

los hechos econmicos se deben registrar en libros, en idioma


castellano, por el sistema de partida doble.
3.3.1. CMO CLASIFICAMOS LOS HECHOS CONTABLES?
Se pueden definir como aquellos acontecimientos que afectan o
pueden afectar el patrimonio de la empresa. Segn las modificaciones
que se produzcan en el activo, en el pasivo y neto o en los resultados,
podemos clasificar los hechos contables en:
Permutativos:
Son los hechos que se pueden alterar (activo, pasivo o neto)
pero sin afectar a los resultados. Por ejemplo la compra de un
vehculo al contado, o el ingreso de efectivo en el banco. Se cambia
un elemento de activo que sube por otro que baja.
Modificativos:
Son hechos que alteran los resultados, bien aumentando o bien
disminuyendo el activo o el pasivo. Por ejemplo, el pago de una
reparacin al contado, o el abono de intereses de una cuenta
corriente.
Mixtos:
Son hechos que son a la vez Permutativos y modificativos. Por
ejemplo la venta al contado de un coche usado por ms o menos su
coste.
Captulo 10:
Libro diario

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1. Definicin:
Es el documento legal y obligatorio en el cual se anota o
registra las operaciones que realizan los comerciantes o empresarios,
da a da, por partida doble, en forma cronolgica, indicando el origen
que ha dado lugar dicho registro y los documentos que lo justifican.

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2. Funciones:
Las funciones del libro Diario son:
1 Suministrar un registro cronolgico de todas las
transacciones.
2 Analizar cada transaccin en sus componentes de cargos y
abonos.
3. Rayado:
En su forma ms sencilla el Diario consiste en un libro cuyas
pginas se han rayado dejando espacios adecuados para: la fecha, la
descripcin de la transaccin, referencia del pase del asiento,
importe del cargo e importe del abono.
4. Foliacin :
Este libro es de foliacin simple, es decir que la numeracin de
sus paginas o folios van de uno en uno.
5. Asiento:
Al registro completo de una operacin en el libro Diario se le
llama asiento.
6. Partes del Asiento en el Libro Diario:
Son las siguientes:
1.- fecha de registro de Operacin
2.- Nombre de la cuenta deudora o cargo.
3.- Nombre de la cuenta acreedora o abono (antecedida de la
proposicin a)
4.- Importe de las cuentas
5.- Columna para N de Folio del mayor
6.- Glosa o Sumilla.

7.- Lneas de cierre del asiento (lnea partida indicadora de N


del siguiente asiento)
Glosa:Es la explicacin del porque del asiento en el Libro
Diario, se redacta en forma resumida pero comprensible, indicando
tambin el nmero del documento que se utiliz para efectuar dicho
registro.
7. Clasificacin de Asientos:
Atendiendo el nmero de partidas o cuentas, los asientos se
clasifican en dos grupos:
1 Asientos simples: Los asientos son simples cuando constan
de una cuenta de cargo y una de abono.
2 Asientos compuestos :Los asientos son compuestos cuando
constan de varias cuentas de cargo y varias de abono; tambin
cuando constan de varias de cargo y una de abono, o una de cargo o
varias de abono.
3 Asientos de Apertura: El primer asiento que se hace en el
libro Diario, cuando se inicia el negocio, se llama asiento de apertura,
el mismo que debe contener las mismas cuentas y cantidades que el
Balance con el cual principia el negocio.
(No olvidar que las cuentas de Activo empiezan con un cargo y
las de Pasivo y Capital empiezan con un abono. Segn referencia
Regla de la Partida Doble).
8. Notas tcnicas para el Libro Diario:
1.- Los nombres o ttulos de las cuentas principales se resaltan
subrayndolas con una sola lnea con tinta roja.
2.- Los espacios o renglones de cada folio se debe utilizar
correctamente sin dejar lneas en blanco, ni hacer raspaduras o
enmendaduras.
3.- Para pasar al siguiente folio, se escribir en l ultimo
rengln, la palabra van entre lneas, anotando adems la suma de
las columnas de cargos y abonos. En el siguiente folio, en el primer
rengln til, se escribir la palabra vienen entre lneas, as como las
cantidades acumuladas que vienen de la pgina anterior de la
columna de cargos y abonos.

4.- Si un asiento completo no alcanza al finalizar la pgina, se


anotara lo que alcance hasta el penltimo rengln, y con todo lo que
falte se continuar en el siguiente folio en el segundo rengln
despus de la palabra vienen hasta completar el asiento.
5.- Las sumas de las columnas de cargos y abonos, al terminar
asientos completos, debern coincidir o ser iguales, puesto que al
registrar se ha seguido el principio de la partida doble.
6.- El Libro diario se cierra solo al final del ejercicio con el
asiento de reversin de cuentas de Balance, que es el ltimo asiento
en el diario de cada ejercicio. La suma final de las columnas de
cargos y abonos, representa el total acumulado de todos los asientos
registrados, y debe ser anotada con tinta en limpio, luego, en el
siguiente rengln, se hace la doble lnea de cierre.

9. Secuencia del Procedimiento:


Paso 5: Anotar los efectos mediante asientos
Fase. 3: Registros en el Diario General
El paso 5, nico de la fase 3 consiste en lo que se indica, es
decir, en anotar en el libro Diario General mediante asientos, los
efectos que produce cada transaccin en los elementos del Balance,
anotado adems la fecha, el origen que a dado lugar a dicho registro
y los documentos que lo justifican.
Esta tarea ejecutada en el paso 5 es una muestra objetiva de
lo que es la Tenedura de Libros o Tcnica de Registro de operaciones.
en proceso manual.
Ejemplos de aplicacin:
A continuacin presentamos como ejemplo, 2 pginas de
registros en el Libro Diario General, en la mismas que se han
desarrollado los asientos correspondientes a las operaciones
planteadas en el ejercicio prctico de la Partida Doble (cap.9),
tomando al mismo tiempo lo desarrollado a la vez en lo que
corresponde al paso 1, 2,3 y 4 de la fase 1 y 2 segn la secuencia del
procedimiento para el registro de estas operaciones.
Nota:

El tipo y nmero de documento que le corresponde a cada


transaccin segn lo mencionado anteriormente, no ha sido
considerado en este ejercicio de aplicacin, as como la fecha, que es
lo que da el orden cronolgico de los registros, slo por esta vez ha
sido sustituida con la anotacin del N de operacin segn Tabla N
1, con el propsito circunstancial de dar un cierto orden.
LIBRO DIARIO Mes de Diciembre ao 2,009

Tr-01

15,000.0
0

Caja

15,000.0
0

a Capital
Inversin inicial del propietario
con aportes en efectivo
------------------------02---------------------------Tr-02

Mercaderas

5,000.00

a Caja

5,000.00

Las cuentas
Definicin:
Son un conjunto de registros relacionados con un concepto, bajo un
ttulo y que resume en forma ordenada las transacciones diarias de
una empresa.

Propsito de las cuentas:


A travs de ellas agrupamos o resumimos las transacciones de una
misma naturaleza y los cambios (aumentos y disminuciones) que
stas provocan. En las cuentas tenemos las guas principales que nos
ponen al tanto de la situacin financiera de la empresa.

Clasificacin de las cuentas.

Cuentas Reales o Permanentes


Son todas aquellas cuentas que posee la empresa de forma
permanente, es decir no se cierran al final del periodo contable.
Divisin de las cuentas Reales:
1.
Activos: recursos econmicos propiedad del negocio, que
se espera produzca beneficios en el futuro.
1.1. Activos Corriente: son los bienes y recursos que se
utilizan para designar efectivo. As mismo son los recursos o
bienes que se espera sean convertidos en dinero. Estos
recursos esperan ser consumidos en un periodo corto (de 1 a
12 meses)
Activos corrientes ms comunes:
1.

Caja: representa el dinero en efectivo

2.
Banco: fondos que la empresa tiene en distintas
entidades bancarias.
3.

Documentos por Cobrar: son originadas por las

ventas al crdito. Son las deudas con otras personas o


negocios.
4.
Documentos por Cobrar: ventas al crdito por
medio de documentos que garantizan la transaccin
(pagars, letras de crdito, etc.)
5.
Inventario de Mercancas: mercancas disponibles
en una empresa para la venta.
6.
Materiales de Oficina: se incluye todo lo necesario
para trabajar en la oficina (bolgrafos, lpices, sellos,
papelera, engrapadoras, sobres, etc.)
7.
Seguros pagados por adelantado o Pre
pagados: representan pagos por algn servicio que se
espera recibir.

1.2. Activos No Corrientes: son bienes que por su


naturaleza no estn disponibles para la venta y son
considerados con una vida de larga duracin.
Activos No corrientes ms comunes:
1.

Terreno: lote, propiedad del negocio.

2.

Edificio: estructuras utilizadas en el negocio.

3.
Maquinaria y equipo: representan propiedades de
planta necesarias para el desarrollo de las actividades
productivas de la empresa.
4.

Automvil: autos usados en el negocio.

5.
Equipo Rodante: camiones de carga o de reparto
usados en el negocio.
*Para efecto de las empresas, la cuenta que
se utiliza generalmente para registrar los
vehculos es la de Equipo Rodante, porque,
como se explico en la definicin de estas, la
cuenta de Automvil es para registrar vehculos
chicos (autos), mientras que Equipo Rodante

incluye vehculos en general (carros, camiones,


vehculos de carga, etc.)
6.
Equipo de Oficina: se incluye en esta cuenta el
precio de mquinas de escribir, sumadoras, calculadoras,
cajas de seguridad, computadoras, etc.
7.
Mobiliario de Oficina: incluye escritorios, sillas,
archivadores, estanteras, vitrinas, etc.
8.
Enseres de Oficina: incluye en esta cuenta
alfombras, cuadros, etc.

2.
Pasivos: deudas u obligaciones contradas por la empresa
durante el desarrollo normal de sus operaciones.
2.1. Pasivos Corriente: deudas con acreedores que se
esperan pagar en un periodo no mayor a un ao.
Pasivos Corrientes ms comunes:
1.
Cuentas por Pagar: deudas del negocio con los
proveedores.
2.
Tesoro Nacional, ITBMS: Impuesto a pagar por el
consumo de bienes y servicios.
3.
Documentos por Pagar: letras o pagars como
garanta por la compra de un bien o servicio al crdito.

2.2. Pasivos No Corriente: deudas que se pagaran en


periodos mayores a un ao.
Pasivos No Corrientes ms comunes:
1.
Hipotecas por Pagar: obligacin que se deja
como garanta de un bien inmueble.
2.

Prstamos por Pagar: obligaciones contradas

por los bancos.

3.
Capital: representa el valor que resulta de las resta de los
activos menos los pasivos. Adems comprende el valor de los
aportes que el o los propietarios ponen a disposicin de la
empresa.
1.
Capital de.: se registra la inversin original del
dueo y las inversiones adicionales que haga al negocio en
efectivos o bienes.
2.
Utilidades Retenidas: se registra cuando se desea
mantener por separado la inversin del propietario con los
resultados obtenidos (ganancias o prdidas) de los periodos
contables. Son ganancias no distribuidas entre los socios.
3.
Personal de: se registran los dineros o bienes que
le propietario tome para su uso personal. Esta cuenta tiene
saldo normal dbito, a pesar de clasificarse como cuenta de
capital, porque disminuye el capital. Lo que esto quiere decir
es que si el dueo retira mercanca para su uso personal el
capital de la empresa ser menor y por ende, como veremos
ms adelante en el anlisis de transacciones, disminuye por
el lado contrario (dbito).
Cuentas Reales o Permanentes
Son todas aquellas cuentas que posee la empresa de forma
permanente, es decir no se cierran al final del periodo contable.
Divisin de las cuentas Reales:
1.
Activos: recursos econmicos propiedad del negocio, que
se espera produzca beneficios en el futuro.
1.1. Activos Corriente: son los bienes y recursos que se
utilizan para designar efectivo. As mismo son los recursos o
bienes que se espera sean convertidos en dinero. Estos
recursos esperan ser consumidos en un periodo corto (de 1 a
12 meses)
Activos corrientes ms comunes:

1.

Caja: representa el dinero en efectivo

2.
Banco: fondos que la empresa tiene en distintas
entidades bancarias.
3.
Documentos por Cobrar: son originadas por las
ventas al crdito. Son las deudas con otras personas o
negocios.
4.
Documentos por Cobrar: ventas al crdito por
medio de documentos que garantizan la transaccin
(pagars, letras de crdito, etc.)
5.
Inventario de Mercancas: mercancas disponibles
en una empresa para la venta.
6.
Materiales de Oficina: se incluye todo lo necesario
para trabajar en la oficina (bolgrafos, lpices, sellos,
papelera, engrapadoras, sobres, etc.)
7.
Seguros pagados por adelantado o Pre
pagados: representan pagos por algn servicio que se
espera recibir.

1.2. Activos No Corrientes: son bienes que por su


naturaleza no estn disponibles para la venta y son
considerados con una vida de larga duracin.
Activos No corrientes ms comunes:
1.

Terreno: lote, propiedad del negocio.

2.

Edificio: estructuras utilizadas en el negocio.

3.
Maquinaria y equipo: representan propiedades de
planta necesarias para el desarrollo de las actividades
productivas de la empresa.
4.

Automvil: autos usados en el negocio.

5.
Equipo Rodante: camiones de carga o de reparto
usados en el negocio.

*Para efecto de las empresas, la cuenta que


se utiliza generalmente para registrar los
vehculos es la de Equipo Rodante, porque,
como se explico en la definicin de estas, la
cuenta de Automvil es para registrar vehculos
chicos (autos), mientras que Equipo Rodante
incluye vehculos en general (carros, camiones,
vehculos de carga, etc.)
6.
Equipo de Oficina: se incluye en esta cuenta el
precio de mquinas de escribir, sumadoras, calculadoras,
cajas de seguridad, computadoras, etc.
7.
Mobiliario de Oficina: incluye escritorios, sillas,
archivadores, estanteras, vitrinas, etc.
8.
Enseres de Oficina: incluye en esta cuenta
alfombras, cuadros, etc.

2.
Pasivos: deudas u obligaciones contradas por la empresa
durante el desarrollo normal de sus operaciones.
2.1. Pasivos Corriente: deudas con acreedores que se
esperan pagar en un periodo no mayor a un ao.
Pasivos Corrientes ms comunes:
1.
Cuentas por Pagar: deudas del negocio con los
proveedores.
2.
Tesoro Nacional, ITBMS: Impuesto a pagar por el
consumo de bienes y servicios.
3.
Documentos por Pagar: letras o pagars como
garanta por la compra de un bien o servicio al crdito.

2.2. Pasivos No Corriente: deudas que se pagaran en


periodos mayores a un ao.

Pasivos No Corrientes ms comunes:


1.
Hipotecas por Pagar: obligacin que se deja
como garanta de un bien inmueble.
2.
Prstamos por Pagar: obligaciones contradas
por los bancos.

3.
Capital: representa el valor que resulta de las resta de los
activos menos los pasivos. Adems comprende el valor de los
aportes que el o los propietarios ponen a disposicin de la
empresa.
1.
Capital de.: se registra la inversin original del
dueo y las inversiones adicionales que haga al negocio en
efectivos o bienes.
2.
Utilidades Retenidas: se registra cuando se desea
mantener por separado la inversin del propietario con los
resultados obtenidos (ganancias o prdidas) de los periodos
contables. Son ganancias no distribuidas entre los socios.
3.
Personal de: se registran los dineros o bienes que
le propietario tome para su uso personal. Esta cuenta tiene
saldo normal dbito, a pesar de clasificarse como cuenta de
capital, porque disminuye el capital. Lo que esto quiere decir
es que si el dueo retira mercanca para su uso personal el
capital de la empresa ser menor y por ende, como veremos
ms adelante en el anlisis de transacciones, disminuye por
el lado contrario (dbito).

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