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Combinacin de correspondencia

Tipos de combinacin

Las posibilidades de la combinacin de correspondencia

Puede usar la combinacin de correspondencia para crear un conjunto de


documentos que sean prcticamente iguales pero contengan elementos
exclusivos. Por ejemplo, en el caso de una carta que anuncie un nuevo
producto, el logotipo de la organizacin y el texto sobre el producto aparecern
en todas las cartas, pero la direccin y la lnea de saludo sern distintas en
cada una de ellas.
Sobres con direcciones creados mediante una combinacin de correspondencia
Puede usar la combinacin de correspondencia para crear los siguientes
elementos:
Un conjunto de etiquetas o sobres: El remite ser el mismo en todas las
etiquetas o sobres, pero la direccin de destino es nica en cada uno de ellos.
Un conjunto de cartas de formulario, mensajes de correo electrnico o
faxes: El contenido bsico es el mismo en todas las cartas, mensajes o faxes,
pero cada uno de ellos contiene informacin especfica de cada destinatario,
como el nombre, la direccin o cualquier otro dato personal.
Un conjunto de cupones numerados: Los cupones son idnticos en todo
excepto en que cada uno de ellos contiene un nmero exclusivo.

Puede utilizar la combinacin de correspondencia cuando desee crear un


conjunto de documentos, como una carta modelo que se debe enviar a muchos
clientes o una hoja de etiquetas de direccin. Cada carta o etiqueta contiene el
mismo tipo de informacin, aunque su contenido es nico. Por ejemplo, en las
cartas que enve a sus clientes, cada carta se puede personalizar con el
nombre de la persona a la que vaya dirigida. La informacin nica de cada
carta o etiqueta procede de las entradas contenidas en un origen de datos.
El proceso de combinacin de correspondencia implica los siguientes pasos
generales:

Configurar el documento principal. El documento principal contiene el


texto y los grficos que son iguales para cada versin del documento
combinado. Por ejemplo, en el caso de una carta modelo, el remite o el saludo.
Conectar el documento a un origen de datos. Un origen de datos es un
archivo que contiene la informacin que se debe combinar en un documento.
Por ejemplo, los nombres y direcciones de los destinatarios de una carta.
Acotar la lista de destinatarios o de elementos. Microsoft Office Word
genera una copia del documento principal por cada elemento, o registro, de su
archivo de datos. Si su archivo de datos es una lista de correo, es probable que
esos elementos sean destinatarios de la correspondencia. Si desea generar
copias slo para determinados elementos del archivo de datos, puede elegir
qu elementos (registros) incluir.
Agregar marcadores de posicin, llamados campos de combinacin de
correspondencia, a los documento. Cuando realice la combinacin de
correspondencia, los campos se rellenan con informacin contenida en el
archivo de datos.
Obtener una vista previa de la combinacin de correspondencia y
finalizarla. Puede obtener una vista previa de cada copia del documento antes
de imprimir todo el conjunto.
Utilice los comandos de la ficha Correspondencia para combinar
correspondencia.

Sugerencia: Tambin puede realizar una combinacin de correspondencia


utilizando el panel de tareas Combinar correspondencia, que le dirigir paso a
paso a lo largo del proceso. Para utilizar el panel de tareas, en el grupo Iniciar
Combinar correspondencia de la ficha Correspondencia, haga clic en Iniciar
Combinar correspondencia y, a continuacin, haga clic en Paso a paso por el
Asistente para combinar correspondencia.

Crear carta modelo

Configurar el documento principal


Inicie Word.
De manera predeterminada se abre un documento en blanco. Djelo abierto. Si
lo cierra, no estarn disponibles los comandos del paso siguiente.

En la ficha Correspondencia, en el grupo Iniciar Combinar correspondencia,


haga clic en Iniciar Combinar correspondencia.
Haga clic en el tipo de documento que desea crear.
Por ejemplo, puede crear:
Un conjunto de sobres: El remite es el mismo en todos los sobres, pero la
direccin de destino es nica para cada uno de ellos. Haga clic en Sobres y
especifique sus preferencias para el tamao del sobre y el formato del texto en
la ficha Opciones de sobre del cuadro de dilogo Opciones de sobre.
Un conjunto de etiquetas de direccin: Cada etiqueta muestra el nombre y
la direccin de una persona, pero el nombre y la direccin de cada etiqueta son
nicos. Haga clic en Etiquetas y especifique sus preferencias para el tipo de
etiqueta en el cuadro de dilogo Opciones para etiquetas.
Un conjunto de cartas modelo o mensajes de correo electrnico: El
contenido bsico es el mismo en todas las cartas o mensajes, pero cada uno
contiene informacin especfica para cada destinatario, como su nombre,
direccin o cualquier otra informacin. Haga clic en Cartas o en Mensajes de
correo electrnico para crear esos tipos de documentos.
Un catlogo o directorio: Para cada elemento se indica el mismo tipo de
informacin, como su nombre o su descripcin, pero el nombre y la descripcin
de cada uno es nico. Haga clic en Directorio para crear este tipo de
documento.

Insertar y modificar campos

Reanudar una combinacin de correspondencia


Si tiene que dejar de trabajar en una combinacin de correspondencia, podr
guardar el documento principal del sobre y reanudar la combinacin ms
adelante. Microsoft Office Word conserva la informacin del origen de datos y
de los campos. Si estaba utilizando el panel de tareas Combinar
correspondencia, Word vuelve al lugar donde estaba en el panel de tareas
cuando reanude la combinacin.
Cuando est listo para reanudar la combinacin, abra el documento.
Word muestra un mensaje que le pide que confirme si desea abrir el
documento, que ejecutar un comando SQL.
Puesto que este documento est conectado a un origen de datos y desea
recuperar esos datos, haga clic en S. Si estuviera abriendo un documento que
no supiera que estaba conectado a un origen de datos, podra hacer clic en No
para impedir accesos posiblemente malintencionados a los datos.
Aparece el texto del documento, junto con los campos insertados.
Haga clic en la ficha Correspondencia y reanude el trabajo.

Conectar el documento a un origen de datos.


Para combinar informacin en el documento principal, debe conectarlo a un
origen de datos, tambin llamado archivo de datos. Si no dispone previamente
de un origen de datos, puede crearlo durante el proceso de combinacin de
correspondencia.
Elegir un archivo de datos
En la ficha Correspondencia, en el grupo Iniciar Combinar correspondencia,
haga clic en Seleccionar destinatarios.
Siga uno de estos procedimientos:
Si desea utilizar la lista Contactos de Outlook, haga clic en Seleccionar de los
contactos de Outlook.
Si tiene una hoja de clculo de Microsoft Office Excel, una base de datos de
Microsoft Office Access u otro tipo de archivo de datos, haga clic en Usar lista
existente y busque el archivo en el cuadro de dilogo Seleccionar origen de
datos.
En el caso de Excel, puede seleccionar datos desde cualquier hoja de clculo o
rango con nombre de un libro. En el caso de Access, puede seleccionar datos

desde cualquier tabla o consulta (consulta: forma de buscar todos los registros
almacenados en un origen de datos que cumplen los criterios que indique. Las
consultas pueden contener operadores, comillas, caracteres comodn y
parntesis para limitar la bsqueda) definida en la base de datos. Para
cualquier otro tipo de archivo de datos, seleccione el archivo en el cuadro de
dilogo Seleccionar origen de datos. Si no aparece el archivo en la lista,
seleccione el tipo de archivo apropiado o elija Todos los archivos en el cuadro
Tipo de archivo. En una combinacin de correspondencia se pueden utilizar los
siguientes tipos de archivos de datos:

Archivos de programas de base de datos basados en archivos y de fila nica,


para los que tenga instalado un proveedor de OLE DB (OLE DB: arquitectura de
base de datos de componentes que implanta un acceso eficiente a red e
Internet para llegar a muchos tipos de orgenes de datos, entre los que se
incluyen datos relacionales, archivos de correo, archivos simples y hojas de
clculo.) o un controlador ODBC (ODBC (Conectividad abierta de bases de
datos): mtodo estndar para compartir datos entre bases de datos y
programas. Los controladores ODBC utilizan SQL (Lenguaje de consulta
estructurado) para obtener acceso a datos externos.). Con Microsoft Office se
incluyen varios controladores de este tipo.

Un archivo HTML que incluya una sola tabla. La primera fila de la tabla debe
contener nombres de columna y las dems filas deben contener datos.
Libretas de direcciones electrnicas:
Libreta de direcciones de Microsoft Outlook
Lista de contactos de Microsoft Schedule+ 7.0

Cualquier lista similar creada con un sistema de correo compatible con MAPI
(MAPI: especificacin de interfaz de Microsoft que permite a diferentes
aplicaciones de envo de mensajes y trabajo en grupo (incluidos el correo
electrnico, el correo de voz y el fax) trabajar con un nico cliente.) como, por
ejemplo, Microsoft Outlook.
Un documento de Microsoft Word. El documento debe incluir una sola tabla. La
primera fila de la tabla debe contener ttulos y las dems filas, los registros que
desee combinar. Tambin puede utilizar un origen de encabezado (origen del
encabezado: documento que contiene la fila de encabezado (o registro de
encabezado) que se va a utilizar con el origen de datos especificado para un
documento principal de combinacin de correspondencia.) como origen de
datos.
Cualquier archivo de texto que contenga campos de datos (campo de datos:
categora de informacin que corresponde a una columna de informacin en un
origen de datos. El nombre de cada campo de datos aparece en la primera fila
(registro inicial) del origen de datos. "Cdigo Postal" y "Apellidos" son ejemplos
de nombres de campos de datos.) separados o delimitados por marcas de
tabulacin o comas, y registros de datos (registro de datos: conjunto completo
de informacin relacionada que corresponde a una fila de informacin en el
origen de datos. Toda la informacin referente a un cliente en una lista de
correo de clientes es un ejemplo de un registro de datos.) separados por
marcas de prrafo.

Acotar la lista de destinatarios o de elementos

Cuando conecte con un determinado archivo de datos, puede que no desee


combinar en el documento principal la informacin contenida en todos los
registros de ese archivo de datos.
Para acotar la lista de destinatarios o utilizar un subconjunto de los elementos
contenidos en el archivo de datos, siga este procedimiento:
En la ficha Correspondencia, en el grupo Iniciar combinacin de correo, haga
clic en Editar lista de destinatarios.
En el cuadro de dilogo Destinatarios de la combinacin de correspondencia,
siga uno de estos procedimientos:

Seleccionar registros individuales: Este mtodo resulta muy til si la lista es


breve. Active las casillas de verificacin junto a los destinatarios que desee
incluir y desactive las que aparecen junto a los destinatarios que desee excluir.
Si sabe que desea incluir slo unos cuantos registros en la combinacin, puede
desactivar la casilla de verificacin de la fila de encabezado y seleccionar slo
aquellos que desee usar. De manera similar, si desea incluir la mayor parte de
la lista, active la casilla de verificacin de la fila de encabezado y despus
desactive las casillas de verificacin de los registros que no desee incluir.

Ordenar registros: Haga clic en el ttulo de columna del elemento por el que
desee ordenar. La lista se ordena en orden alfabtico ascendente (de A a Z).
Haga clic en el encabezado de columna otra vez para ordenar la lista en orden
alfabtico descendente (de Z a A).

Si desea ordenar los datos de una manera ms compleja, haga clic en Ordenar
bajo Restringir lista de destinatarios y elija sus preferencias de clasificacin en
la ficha Ordenar registros del cuadro de dilogo Filtrar y ordenar. Por ejemplo,
puede usar este tipo de ordenacin si desea que las direcciones de los
destinatarios se dispongan en orden alfabtico por los apellidos y los cdigos
postales por orden numrico.

Filtrar registros: Esta funcin resulta til si la lista contiene registros que no
desee ver o incluir en la combinacin. Una vez filtrada la lista, puede utilizar las
casillas de verificacin para incluir y excluir registros.

Para filtrar los registros, siga este procedimiento:


En Restringir lista de destinatarios, haga clic en Filtrar.
En la ficha Filtrar registros del cuadro de dilogo Filtrar y ordenar, elija los
criterios que desea utilizar para el filtro.
Por ejemplo, para generar copias del documento principal nicamente para las
direcciones que contengan Australia como pas o regin, haga clic en Pas o
regin en la lista Campo, en el elemento Igual a de la lista Comparacin, y en
Australia en la lista Comparado con.
Para restringir an ms el filtro, haga clic en Y o en O y especifique ms
criterios.
Por ejemplo, para generar copias del documento principal slo para las
empresas de Munich, podra filtrar por los registros cuyo campo Ciudad
contenga Munich y aquellos cuyo campo Nombre de la compaa no est en
blanco. Si utiliza el operador O en vez de Y en este filtro, la combinacin de

correspondencia incluye todas las direcciones de Munich as como todas las


direcciones que incluyen un nombre de compaa, independientemente de la
ciudad.

Nota: Si ha instalado software de validacin de direcciones, haga clic en


Validar direcciones en el cuadro de dilogo Destinatarios de la combinacin de
correspondencia para validar las direcciones de los destinatarios.

Agregar marcadores de posicin, llamados campos de combinacin de


correspondencia, a los documentos
Una vez conectado el documento principal a un archivo de datos, estar listo
para escribir el texto del documento y agregar marcadores de posicin que
indiquen dnde aparecer la informacin nica en cada copia del documento.
Los marcadores de posicin, como los de direcciones y saludos, se denominan
campos de combinacin de correspondencia. Los campos de Word se
corresponden a los encabezados de columna del archivo de datos que
seleccione.
Las columnas de un archivo de datos representan categoras de informacin.
Los campos agregados al documento principal son marcadores de posicin
para estas categoras.

Las filas de un archivo de datos representan registros de informacin. Al


realizar una combinacin de correspondencia, Word genera una copia del
documento principal por cada registro.
Colocando un campo en el documento principal, indica que desea que en esa
ubicacin aparezca una determinada categora de informacin, como un campo
o una direccin.
Nota: Cuando se inserta un campo de combinacin de correspondencia en el
documento principal, el nombre del campo siempre se indica entre comillas de
combinacin ( ). Estas comillas no aparecen en los documentos combinados.
Simplemente ayudan a distinguir el texto normal de los campos en el
documento principal.

Qu ocurre al realizar la combinacin


Al combinar, la informacin contenida en la primera fila del archivo de datos
reemplaza los campos del documento principal para crear el primer documento
combinado. La informacin de la segunda fila del archivo de datos reemplaza
los campos para crear un segundo sobre, y as sucesivamente.

Asignar los campos de combinacin de correspondencia al archivo de datos


Para asegurarse de que Word encontrar una columna del archivo de datos que
corresponda a todos los elementos de direccin o de saludo, puede que sea
necesario asignar los campos de combinacin de correspondencia de Word a
las columnas del archivo de datos.

Para asignar los campos, haga clic en Asignar campos en el grupo


Escribir e insertar campos de la ficha Correspondencia.
Se abrir el cuadro de dilogo Asignar campos.
Los elementos de la direccin y el saludo se colocan a la izquierda, mientras
que los encabezados de columna del archivo de datos aparecen a la derecha.
Word busca la columna que coincide con cada elemento.
En la lista de la derecha, puede seleccionar la columna de su archivo de datos
que corresponde con el elemento de la izquierda. No es necesario que el
documento de la combinacin de correspondencia utilice todos los campos. Si

agrega desde su archivo de datos un campo que no contiene datos, en el


documento combinado este campo aparecer como marcador de posicin
vaco, normalmente una lnea en campo o un campo oculto.

Escribir el contenido y agregar campos


En el documento principal, haga clic donde desee insertar el campo.
Utilice el grupo Escribir e insertar campos de la ficha Correspondencia.
Siga uno de estos procedimientos:

Bloque de direcciones con nombre, direccin y otra informacin


Haga clic en Bloque de direcciones.
En el cuadro de dilogo Insertar bloque de direcciones, seleccione los
elementos de direccin que desee incluir y los formatos que desee aplicar y, a
continuacin, haga clic en Aceptar.
Si aparece el cuadro de dilogo Asignar campos, es posible que Word no haya
encontrado la informacin necesaria para el bloque de direcciones. Haga clic
en la flecha situada junto a (no coincide) y, a continuacin, seleccione el campo
del origen de datos correspondiente al campo requerido para la combinacin
de correspondencia.

Lnea de saludo
Haga clic en Lnea de saludo.
Seleccione el formato de lnea de saludo: incluye el saludo, el formato de
nombre y la puntuacin.
Seleccione el texto que desee que aparezca en los casos en los que Microsoft
Word no puede interpretar el nombre del destinatario; por ejemplo, cuando el
origen de datos no contiene el nombre o apellido de un destinatario sino slo el
nombre de una compaa.
Haga clic en Aceptar.
Si aparece el cuadro de dilogo Asignar campos, es posible que Word no haya
encontrado la informacin necesaria para la lnea de saludo. Haga clic en la
flecha situada junto a (no coincide) y, a continuacin, seleccione el campo del

origen de datos correspondiente al campo requerido para la combinacin de


correspondencia.

Campos individuales
Puede insertar informacin desde campos individuales, como nombre de pila,
nmero de telfono o el importe de un donativo de una lista de donantes. Para
agregar rpidamente un campo desde su archivo de datos al documento
principal, haga clic en la flecha que aparece junto a Insertar campo de
combinacin y haga clic en el nombre del campo.
Para obtener ms opciones con el fin de insertar campos individuales en el
documento, siga este procedimiento:
En la ficha Correspondencia, en el grupo Escribir e insertar campos, clic haga
clic en Insertar campo de combinacin.
En el cuadro de dilogo Insertar campo de combinacin, siga uno de estos
procedimientos:
Para seleccionar campos de direccin que se correspondan automticamente
con los campos del origen de datos, aunque los campos del origen de datos no
tengan los mismos nombres que los campos, haga clic en Campos de direccin.
Para seleccionar campos que siempre toman los datos directamente de una
columna del archivo de datos, haga clic en Campos de base de datos.
En el cuadro Campos, haga clic en el campo que desee.
Haga clic en Insertar y, a continuacin, en Cerrar.
Si aparece el cuadro de dilogo Asignar campos, es posible que Microsoft Office
Word no haya encontrado la informacin necesaria para insertar el campo.
Haga clic en la flecha situada junto a (no coincide) y, a continuacin, seleccione
el campo del origen de datos correspondiente al campo requerido para la
combinacin de correspondencia.

Nota: Si inserta un campo de la lista Campos de base de datos y, ms adelante,


cambia a un origen de datos que no tenga ninguna columna con el mismo
nombre, Word no podr insertar la informacin de dicho campo en el
documento combinado.

Campos personalizados de los contactos de Outlook


La nica manera de incluir campos de contacto personalizados en el
documento principal consiste en iniciar la combinacin de correspondencia
desde Outlook. En primer lugar, configure una vista de los contactos que
incluya los campos que desea utilizar en la combinacin. A continuacin, inicie
la combinacin de correspondencia. Una vez elegida la configuracin deseada,
se abre Word automticamente y puede completar la combinacin.

Configurar una vista de los contactos con campos personalizados

En los Contactos de Outlook, dentro del men Ver, elija Vista actual y, a
continuacin, haga clic en Lista de telfonos.
Haga clic con el botn secundario del mouse en un encabezado de columna y
luego haga clic en Selector de campos.
En la lista desplegable de la parte superior del Selector de campos, seleccione
Campos definidos por el usuario en la carpeta.
Arrastre el campo que desea agregar desde el cuadro de dilogo hasta los
encabezados de columna. Una pequea flecha de color rojo le ayuda a colocar
el campo en la ubicacin que desee.
Nota: Puede agregar un nuevo campo al cuadro de dilogo Selector de
campos si hace clic en Nuevo en la parte inferior.
Una vez agregados a la vista todos los campos personalizados, cierre el cuadro
de dilogo Selector de campos.
Para quitar un campo que no desee incluir en la combinacin de
correspondencia, haga clic en el nombre del campo en el encabezado de la
columna en la vista Lista de telfonos y arrstrelo para sacarlo del encabezado
de columna.

Ejecutar la combinacin de correspondencia desde Outlook

En Contactos de Outlook, seleccione contactos individuales manteniendo


presionada la tecla MAYS mientras hace clic para seleccionar una serie de
campos o manteniendo presionada la tecla CTRL mientras selecciona campos
individuales. Si desea incluir todos los contactos mostrados en ese momento
en la vista, no haga clic en ningn contacto.
En el men Herramientas, haga clic en Combinar correspondencia.
Si ha seleccionado contactos individuales para incluirlos en la combinacin de
correspondencia, haga clic en Slo los seleccionados. Si desea incluir todos los
contactos visibles en ese momento en la vista, haga clic en Todos los de la
vista actual.
Si ha configurado la vista Lista de telfonos para que muestre exactamente los
campos que desea utilizar en la combinacin de correspondencia, haga clic en
Slo los de la vista actual. En caso contrario, haga clic en Todos los campos de
Contacto para que todos los campos de contacto estn disponibles en la
combinacin.
Si desea generar un nuevo documento principal a partir de la combinacin de
correspondencia, haga clic en Nuevo documento. De lo contrario, haga clic en
Documento existente y, a continuacin, en Examinar para buscar el documento
que se debe utilizar como documento principal.
Si desea guardar los contactos y los campos que ha seleccionado de manera
que puedan volver a utilizarse, active la casilla de verificacin Archivo
permanente y, a continuacin, haga clic en Examinar para guardar el archivo.
Los datos se guardan en un documento de Word con formato de datos
separados por puntos y coma.
Seleccione las opciones de combinacin que desee usar.
Cartas modelo: Preparar un lote de cartas para realizar un envo masivo de
correo.
Etiquetas postales: Configurar etiquetas postales para realizar un envo masivo
de correo.
Sobres: Configurar sobres para un envo masivo de correo.
Catlogo: Crear un nico documento que contenga un catlogo o una lista de
direcciones.
Nuevo documento: Generar documentos combinados que pueda editar por
separado en Word.

Impresora: Enviar los documentos combinados directamente a la impresora


predeterminada.
Correo electrnico: Generar documentos combinados diseados para ser
usados como mensajes de correo electrnico. Cuando est listo para completar
la combinacin en Word, en la ficha Correspondencia del grupo Finalizar, haga
clic en Finalizar y combinar y, a continuacin, haga clic en Enviar mensajes de
correo electrnico. La lnea Asunto se rellena con el texto escrito en el cuadro
de dilogo Contactos para combinar correspondencia de Outlook.
Haga clic en Aceptar. Cuando se abra el documento en Word, en la ficha
Correspondencia, dentro del grupo Escribir e insertar campos, haga clic en la
flecha que aparece junto a Insertar campo de combinacin y, a continuacin,
en los campos que desee agregar al documento.
Notas:
No se puede escribir los caracteres de los campos de combinacin ( )
manualmente ni utilizar el comando Smbolo del men Insertar, sino que se
debe utilizar la caracterstica de combinacin de correspondencia.
Si los campos de combinacin aparecen entre llaves, como { MERGEFIELD
Ciudad }, eso significa que Microsoft Word muestra cdigos de campo (cdigo
de campo: texto de marcador de posicin que muestra dnde aparecer la
informacin especificada del origen de datos; los elementos de un campo
pueden generar un resultado de campo. El cdigo de campo incluye los
caracteres de campo, el tipo de campo e instrucciones.) en lugar de los
resultados de los campos (campo de resultado: texto o grfico que se inserta
en un documento cuando Microsoft Word realiza instrucciones de campos.
Cuando imprima el documento o cuando oculte los cdigos de campo, los
resultados de campo sustituirn a los cdigos de campo.). Esto no afecta a la
combinacin, pero si desea mostrar los resultados, haga clic con el botn
secundario del mouse en el cdigo de campo y, a continuacin, haga clic en
Activar o desactivar cdigos de campo en el men contextual.

Aplicar formato a los datos combinados

Los programas de bases de datos y hojas de clculo, como por ejemplo


Microsoft Office Access y Microsoft Office Excel, almacenan como datos sin
formato la informacin escrita en las celdas. El formato que se aplique en
Access o Excel, como las fuentes o los colores, no se almacena junto con los
datos sin formato. Cuando se combina la informacin de un archivo de datos en
un documento de Word, se combinan los datos sin el formato que tienen
aplicado.
Para aplicar formato a los datos del documento, seleccione el campo de
combinacin de correspondencia y aplquele el formato que desee, de la misma
manera que lo hara con cualquier otro texto. Asegrese de que la seleccin
incluye las comillas de combinacin ( ) que rodean el campo.

Obtener una vista previa de la combinacin de correspondencia y finalizarla

Una vez agregados los campos al documento principal, estar listo para
obtener una vista previa de los resultados de la combinacin. Cuando est
satisfecho con la vista previa, puede completar la combinacin de
correspondencia.
Obtener una vista previa de la combinacin
Puede obtener una vista previa de los documentos combinados y realizar los
cambios antes de completar efectivamente la combinacin.

Para obtener la vista previa, siga uno de estos procedimientos en el grupo Vista
previa de resultados de la ficha Correspondencia:
Haga clic en Vista previa de resultados.
Hojee cada documento combinado utilizando los botones Prximo registro y
Registro anterior del grupo Vista previa de resultados.
Obtenga una vista previa de un documento especfico haciendo clic en Buscar
destinatario.
Nota: Haga clic en Editar lista de destinatarios en el grupo Iniciar Combinar
correspondencia de la ficha Correspondencia para abrir el cuadro de dilogo
Destinatarios de combinar correspondencia, en el que puede filtrar la lista o
borrar destinatarios si ve registros que no desea incluir.

Finalizar la combinacin

Puede imprimir los documentos combinados o modificarlos individualmente, as


como imprimir o cambiar todos los documentos o slo un subconjunto de ellos.

Imprimir los documentos combinados.


En la ficha Correspondencia, en el
grupo Finalizar, haga clic en Finalizar
y combinar y, a continuacin, haga
clic en Imprimir documentos.

Decida si desea imprimir todo el


conjunto de documentos, slo la copia
que est visible en cada momento, o
bien un subconjunto del total de los
documentos, que se especifica
mediante los nmeros de registro.

Cambiar copias individuales del


documento
En la ficha Correspondencia, en el
grupo Finalizar, haga clic en Finalizar
y combinar y, a continuacin, haga
clic en Editar documentos
individuales.
Elija si desea editar todo el conjunto
de documentos, slo la copia que est
visible en cada momento, o bien un
subconjunto del total de los
documentos, que se especifica
mediante los nmeros de registro.

Word guarda las copias que desea


editar en un solo archivo, con un salto
de pgina entre cada copia del
documento.

Guardar el documento principal

Recuerde que los documentos combinados que guarde son independientes del
documento principal. Es conveniente guardar el propio documento principal si
desea utilizarlo para otra combinacin de correspondencia.
Cuando guarde el documento principal, tambin puede guardar su conexin
con el archivo de datos. La siguiente vez que abra el documento principal, se le
pedir que indique si desea volver a combinar la informacin del archivo de
datos en el documento principal.
Si hace clic en S, se abre el documento con la informacin del primer registro
ya combinada.
Si hace clic en No, se rompe la conexin entre el documento principal y el
archivo de datos. El documento principal se convierte en un documento normal
de Word y los campos se reemplazan con la informacin del primer registro,
exclusivamente.
Fuentes de consulta:
Combinacin de Correspondencia, http://office.microsoft.com/esmx/support/results.aspx?filter=1&qu=combinaci%C3%B3n%20de
%20correspondencia&avg=zwd&queryid=ca92dbc8-3e46-497a-88ab3118374d4243&av=zwd140