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Microsoft

Official
Academic Course
MOS
EXMEN
77-418

Microsoft
Word 2013

Microsoft Official Academic Course

MICROSOFT WORD 2013


Incluye la cobertura de los siguientes exmenes de Especialista
en Microsoft Office (MOS):
EXAMEN MOS 77-418: WORD 2013
EXAMEN MOS 77-425: EXPERTO EN WORD 2013,
PARTE 1
EXAMEN MOS 77-426: EXPERTO EN WORD 2013,
PARTE 2

ii
Editor
Editor Ejecutivo
Director de ventas
Editora Tcnica
Director Ejecutivo de Marketing
Directora Adjunta de Marketing
Directora de Relaciones
Estratgicas de Microsoft
Asistente de Programa Editorial
Coordinadora del Proyecto
Director de Contenido Senior
Editor de Produccin
Director Creativo
Diseo de portada
Diseadora de Producto
Editora de Contenido

Bryan Gambrel
Don Fowley
Mitchell Beaton
Joyce Nielsen
Chris Ruel
Debbie Martin
Natasha Chornesky de Microsoft Learning
Allison Winkle
Ashley Barth
Kevin Holm
Tim Lindner
Harry Nolan
Tom Nery
Jennifer Welter
Wendy Ashenberg

Este libro ha sido editado en Garamond por Aptara, Inc. y ha sido impreso y encuadernado
por Courier/Kendallville. Las cubiertas fueron impresas por Courier/Kendallville.
Copyright 2014 por John Wiley & Sons, Inc. Todos los derechos reservados.
Ninguna parte de esta publicacin puede ser reproducida, almacenada en un sistema de
recuperacin o transmitida en cualquier forma o por cualquier medio, electrnico, mecnico,
fotocopiado, grabacin, anlisis u otra forma, excepto lo permitido bajo las secciones 107 o
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editor o su autorizacin mediante el pago de la cuota correspondiente por copia al Copyright
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646-8600. Las solicitudes de permisos a la editorial deben dirigirse al Departamento de
permisos, John Wiley & Sons, Inc., 111 River Street, Hoboken, NJ 07030-5774, (201) 7486011, fax (201) 748-6008. Para realizar pedidos de libros o para ponerse en contacto con el
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dinmico, Tabla dinmica, PowerPoint, SharePoint, SQL Server, Visio, Windows, Windows
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mencionados aqu pueden ser marcas comerciales de sus respectivos propietarios.
Los ejemplos de compaas, organizaciones, productos, nombres de dominio, direcciones
de correo electrnico, logotipos, personas, lugares y acontecimientos mencionados son
ficticios. No se pretende ni se debe inferir de ningn modo relacin con ninguna empresa,
organizacin, producto, nombre de dominio, direccin de correo electrnico, logotipo,
persona, lugar o acontecimientos reales.
El libro expresa puntos de vista y opiniones del autor. La informacin contenida en este
libro se proporciona sin ninguna garanta expresa, implcita ni estatuaria. Ni los autores,
John Wiley & Sons, Inc., Microsoft Corporation, ni sus revendedores o distribuidores sern
responsables de cualquier dao causado o presuntamente causado directa o indirectamente
por este libro.
ISBN 978-0-470-13307-1
Impreso en los Estados Unidos de Amrica
10 9 8 7 6 5 4 3 2 1
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Contrato de licencia del usuario final de Wiley para el ebook de MOAC y el


contenido para el instructor
Este es el Contrato de Licencia del Usuario Final limitado de John Wiley and Sons, Inc.
(Wiley), que rige el uso que hace del eBook de Microsoft Official Academic Course (eBook
de MOAC) y del contenido relacionado (Contenido para el Instructor) de Wiley. Al acceder,
descargar o utilizar el eBook de MOAC O EL CONTENIDO PARA EL INSTRUCTOR, usted
acepta los trminos y condiciones de este Contrato. Si no los acepta, no acceda, descargue ni
utilice el eBook de MOAC NI EL CONTENIDO PARA EL INSTRUCTOR.

LICENCIA
Por medio de este documento, Wiley concede al miembro, instructor o estudiante del Programa
Microsoft IT Academy (usted) derechos que puede ejercer en virtud de este contrato, y
usted acepta una licencia no exclusiva y no transferible para utilizar el eBook de MOAC y el
Contenido para el Instructor solo segn los siguientes trminos y condiciones:
a. Usted reconoce que los eBooks de MOAC y el Contenido para el Instructor se le

licencian por un periodo breve y que el uso que haga de estos est sujeto a los trminos y
condiciones de este contrato.
b. Los siguientes son dos conjuntos independientes de derechos de uso. Solo uno de estos
conjuntos se aplica a su caso.
i. Si usted es un miembro activo del Programa Microsoft IT Academy:
1. Los eBooks de MOAC son solo para el uso de los instructores y estudiantes.
2. Solo puede descargar la cantidad de copias del ttulo del eBook de MOAC aplicable necesarias

para los instructores que imparten la clase correspondiente a dicho ttulo y para los estudiantes
que asisten a la misma.
3. Solo puede distribuir los ttulos del eBook de MOAC a los instructores que imparten

una de las clases correspondientes a dicho ttulo y a los estudiantes que asisten a la misma,
a travs de:

o correo electrnico;
o un dispositivo USB seguro conectado directamente a los dispositivos personales
delosestudiantes;
o un sitio web protegido con contrasea al que solo tengan acceso los instructores
yestudiantes.
4. Solo puede distribuir el Contenido para el Instructor a los instructores, con fines

de preparacin y enseanza de una de las clases correspondientes al ttulo del eBook


de MOAC asociado.
5. Antes de proporcionar acceso de cualquier tipo a un eBook de MOAC, se le notificar

a cada persona que solo puede acceder o utilizar un eBook de MOAC si acepta hacer uso
de este en cumplimiento con los siguientes criterios:

o Solo se utilizar el eBook de MOAC para fines personales de entrenamiento.


o Solo se instalar el eBook de MOAC en un dispositivo que sea de propiedad dela persona
o que est bajo el control de esta.
o No se copiar, modificar, imprimir, transmitir, publicar, mostrar, vincular,
reenviar ni distribuir el eBook de MOAC, ni total ni parcialmente.

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iv
o Solo se podr utilizar el ttulo del eBook de MOAC mientras dure la clase en laque la
persona est participando, es decir, mientras se ensee el ttulo del eBook de MOAC
o por un periodo de ciento ochenta (180) das, lo que sea mayor. Despus de esto, se
deben eliminar de forma segura todas las copias delttulo del eBook de MOAC que la
persona posea o que estn bajo su control.
o El uso que se haga de los ttulos del eBook de MOAC tambin cumplir con todos los
trminos, condiciones o licencias adicionales que se apliquen, que acompaen o que se
incluyan en el eBook de MOAC.
6. Antes de proporcionar acceso de cualquier tipo al Contenido para el Instructor, se

le notificar a cada instructor que solo puede acceder o utilizar el Contenido para el
Instructor si acepta hacer uso de este en cumplimiento con los siguientes criterios:

o Solo se utilizar el Contenido para el Instructor con fines de preparar y ensear la


sesin de entrenamiento.
o Solo se instalar el Contenido para el Instructor en un dispositivo que sea de propiedad
del instructor o que est bajo el control de este.
o No se copiar, modificar, imprimir, transmitir, publicar, mostrar, vincular, reenviar
ni distribuir el Contenido para el Instructor, ni total ni parcialmente.
o Solo se podr utilizar el Contenido para el Instructor mientras dure la clase en laque
el instructor ensea el ttulo del eBook de MOAC relacionado o por un periodo de
ciento ochenta (180) das, lo que sea mayor. Despus de esto, se deben eliminar de forma
segura todas las copias del ttulo del Contenido paraelInstructor que el instructor
posea o que estn bajo su control.
o El uso que se haga del Contenido para el Instructor tambin cumplir con todos
los trminos, condiciones o licencias adicionales aplicables, que acompaen o que se
incluyan en el Contenido para el Instructor.
ii. Si es un estudiante, usted reconoce y acepta que:
7. Actualmente asiste a la clase de un miembro de IT Academy Program que ensea el eBook
de MOAC.
8. Solo utilizar los eBooks de MOAC para fines personales de entrenamiento.
9. Solo instalar el eBook de MOAC en un dispositivo que sea de su propiedad o que usted

controle.
10. No copiar, modificar, imprimir, transmitir, publicar, mostrar, vincular, reenviar

ni distribuir el eBook de MOAC, ni total ni parcialmente.


11. El uso que haga de los ttulos del eBook de MOAC tambin cumplir con todos

los trminos, condiciones o licencias adicionales que se apliquen, que acompaen o que se
incluyan en el ttulo del eBook de MOAC.
c. Salvo segn se autorice expresamente en la seccin b anterior, no puede cargar, copiar,

modificar, transmitir, hacer trabajos derivados, reenviar ni distribuir ningn eBook


de MOAC ni Contenido para el Instructor, ni total ni parcialmente, creado mediante
descompilacin, as como tampoco el cdigo fuente de ningn eBook de MOAC o
Contenido para el Instructor. No puede imprimir copias de ningn eBook de MOAC
ni Contenido para el Instructor completo; sin embargo, puede imprimir pginas
individuales o secciones de los captulos del eBook de MOAC especficamente para
su uso en el aula. No puede utilizar ni total ni parcialmente el eBook de MOAC ni el
Contenido para el Instructor con fines de retribucin monetaria por medio de la venta,
reventa, prstamo, transmisin, contratacin o cualquier otra forma de explotacin
del eBook de MOAC o del Contenido para el Instructor. Si transmite la propiedad de
cualquier eBook de MOAC o Contenido para el Instructor a terceros, se pondr trmino
a su licencia automticamente. Dicha terminacin ser adicional y sustituir cualquier
recurso de equidad, civil o de otro tipo disponibles para Wiley.
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v
d. Solo podr utilizar el ttulo del eBook de MOAC y el Contenido para el Instructor

mientras dure la clase en la que se ensee el ttulo del eBook de MOAC especfico
o por un periodo de ciento ochenta (180) das, lo que sea mayor. Despus de esto,
deber eliminar de forma segura todas las copias del ttulo del eBook de MOAC y del
Contenido para el instructor que posea o estn bajo su control.
e. LOS EBOOKS DE MOAC Y EL CONTENIDO PARA EL INSTRUCTOR SE
LICENCIAN TAL CUAL Y SEGN DISPONIBILIDAD, SIN GARANTAS
DE NINGN TIPO.
f. Usted reconoce que todos los derechos (incluyendo, sin limitacin, la propiedad
intelectual, las patentes y los secretos empresariales) en los eBook de MOAC y
el Contenido para el Instructor son propiedad nica y exclusiva de Wiley y sus
licenciantes. La aceptacin de este contrato no lo convierte en propietario de los
eBooks de MOAC ni del Contenido para el Instructor, sin embargo, s le concede
una licencia limitada para utilizar el eBook de MOAC y el Contenido para el
Instructor de acuerdo con las disposiciones de este contrato. Usted acepta proteger
el eBook de MOAC y el Contenido para el Instructor del uso, la carga, la descarga,
la reproduccin o la distribucin no autorizados. Adems, acepta no traducir,
descompilar, desensamblar ni realizar ingeniera inversa de ninguno de los eBooks de
MOAC ni del Contenido para el Instructor. Wiley se reserva todos los derechos que
no se le concedan expresamente en este contrato.

Prefacio
Bienvenido al programa de Microsoft Official Academic Course (MOAC) para Microsoft
Office 2013. MOAC representa la colaboracin entre la empresa editorial John Wiley & Sons,
Inc. y Microsoft Learning. Microsoft y Wiley se unieron para crear una serie de libros de texto
que ofrecieran soluciones de enseanza convincentes e innovadoras para los instructores y
experiencias de aprendizaje superiores para los alumnos. Estos libros de texto maximizan la
transferencia de conocimientos en un tiempo mnimo gracias a la preparacin e instruccin
por el conocimiento en profundidad de los creadores de Microsoft Office y Windows, as como
por la elaboracin de los libros de texto por una editorial de prestigio mundial debido a la
calidad pedaggica de sus productos. Se desafa a los alumnos para que alcancen su potencial
mediante nuevos conocimientos tcnicos como miembros altamente productivos del rea de
trabajo.
Debido a que esta base de datos proviene directamente de Microsoft, arquitecto del sistema
Office 2013 y creador de los exmenes de Especialista en Microsoft Office (MOS), los alumnos
tienen la seguridad de que se abordarn los temas ms relevantes para el xito personal y
profesional. La participacin directa de Microsoft no solo le asegura que el contenido de
los libros de texto MOAC es preciso y est actualizado, tambin significa que los alumnos
recibirn la mejor instruccin posible para tener xito en los exmenes de certificacin y en el
lugar de trabajo.

PROGRAMA MICROSOFT OFFICIAL ACADEMIC COURSE


La serie Microsoft Official Academic Course constituye un programa completo dirigido a
instructores e instituciones para preparar e impartir cursos de gran calidad sobre las tecnologas
de software de Microsoft. Con MOAC, reconocemos que, debido al rpido ritmo de cambios
en la tecnologa y el plan de estudios desarrollado por Microsoft, existe un conjunto de
necesidades ms all de las herramientas de instruccin acadmica para que un instructor
est preparado para impartir el curso. El programa MOAC trata de proporcionar soluciones
para todas estas necesidades de manera sistemtica con el fin de garantizar una experiencia de
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entrenamiento satisfactoria y gratificante para el instructor y el alumno: aprendizaje tcnico y
plan de estudios para la preparacin del instructor con nuevas versiones de software; el propio
software para que los alumnos lo usen en casa para la adquisicin de conocimientos prcticos,
evaluacin y validacin del desarrollo de habilidades; y un excelente conjunto de herramientas
para realizar la instruccin en el aula y en el laboratorio. Todas ellas son importantes para
la entrega sin problemas de un interesante curso sobre software de Microsoft, y todas se
proporcionan con el programa MOAC.

Informacin sobre el libro

CARACTERSTICAS PEDAGGICAS
El material didctico MOAC para el sistema Microsoft Office 2013 est diseado para cubrir
todos los objetivos de aprendizaje para el examen de MOS, al que se hace referencia como
dominio del objetivo. Muchas caractersticas pedaggicas se han desarrollado especficamente
para los programas Microsoft Official Academic Course.
Con la presentacin de la extensa informacin sobre los procedimientos y los conceptos
tcnicos integrados a lo largo del libro de texto se plantean desafos para el alumno y el
instructor por igual. A continuacin, mostramos una lista de caractersticas clave de cada
leccin diseadas para preparar a los alumnos para el xito en los exmenes de certificacin y
en el lugar de trabajo:
Cada leccin comienza con una Matriz de conocimientos de la leccin. Ms que una

lista estndar de objetivos de aprendizaje, la matriz de conocimientos correlaciona cada


conocimiento de software tratado en la leccin con el dominio del objetivo de examen MOS
especfico.
Cada leccin se abre con una Orientacin sobre el software. Esta caracterstica proporciona
una visin general de las caractersticas de software con las que trabajarn los alumnos en
esta leccin. La orientacin detallar las propiedades generales del software o de funciones
especficas, tales como una cinta o un cuadro de dilogo; e incluye una imagen grande de la
pantalla con etiquetas.
Las instrucciones concisas y frecuentes paso a paso ensean a los alumnos funciones
nuevas y ofrecen la oportunidad de ponerlas en prctica. Los pasos numerados proporcionan
instrucciones paso a paso detalladas que sirven de ayuda para que los alumnos adquieran
conocimientos de software. Los pasos tambin muestran resultados e imgenes de la pantalla
para que coincidan con lo que los alumnos deben ver en las pantallas del equipo.
Ilustraciones: las imgenes en pantalla proporcionan informacin visual a medida que
los alumnos van realizando los ejercicios. Estas imgenes refuerzan los conceptos clave,
proporcionan pistas visuales acerca de los pasos que se deben realizar y permiten a los
alumnos comprobar su progreso.
Evaluacin de conocimientos: proporciona preguntas en una serie de pruebas en las que los
alumnos deben responder verdadero o falso, rellenar espacios en blanco, emparejar o elegir
entre varias opciones, todo ello sobre los conceptos aprendidos en la leccin.
Proyectos: proporcionan actividades de finalizacin de la leccin progresivamente ms
difciles.
Archivos en lnea: el sitio web de apoyo del estudiante contiene los archivos de datos
necesarios para cada leccin.

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Programa de apoyo para el instructor


Los programas Microsoft Official Academic Course van acompaados de una generosa
variedad de recursos que incluyen extensas imgenes del libro de texto para formar un paquete
pedaggico coherente. Estos recursos proporcionan todo el material que los instructores
necesitan usar para impartir sus cursos. Los recursos disponibles en lnea para su descarga
incluyen:
Las guas del instructor contienen soluciones para todos los ejercicios del libro de texto,

as como resmenes de los captulos y notas para la clase. Estas guas estn disponibles en el
sitio de apoyo del libro del instructor.
Los archivos de soluciones de todos los proyectos del libro estn disponibles en lnea en el
sitio de apoyo del libro del instructor.
El banco de pruebas contiene preguntas organizadas por leccin en formatos de respuesta
mltiple, verdadero o falso, respuesta corta y redaccin, y se puede descargar desde el sitio
de apoyo del libro del instructor. Se proporciona una clave de respuestas completa.
Presentaciones de PowerPoint. Un conjunto completo de presentaciones en PowerPoint est
disponible en el sitio de apoyo del libro del instructor para mejorar las presentaciones en el
aula. Estas presentaciones, adaptadas a la cobertura de temas del texto y a la matriz de conocimientos, estn diseadas para transmitir los conceptos clave abordados en el texto.
Los archivos de datos del alumno estn disponibles en lnea en el sitio de apoyo del libro

del instructor y, en el caso de los estudiantes, en el sitio de apoyo del libro del alumno.

Archivos de datos del alumno

COPIA DE LOS ARCHIVOS DE PRCTICA


Es posible que el instructor ya haya copiado los archivos de prcticas antes de que llegue a
clase. Sin embargo, tal vez le pida que copie los archivos de prcticas por s mismo al comienzo de la clase. Asimismo, si quiere completar cualquiera de los ejercicios del libro por s mismo
en el hogar o en el lugar de trabajo despus de clase, puede que le interese copiar los archivos
de prcticas.

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Reconocimientos
Nos gustara expresar nuestro agradecimiento al equipo de Microsoft Learning, en especial
a Alison Cunard, Tim Sneath, Zubair Murtaza, Keith Loeber, Rob Linsky, Anne Hamilton,
Wendy Johnson, Julia Stasio y Natasha Chornesky, por su estmulo y apoyo en la creacin de
los programas Microsoft Official Academic Course con los mejores materiales acadmicos
para que los alumnos e instructores dominen las nuevas tecnologas de Microsoft. Finalmente
nos gustara dar las gracias a Jeff Riley y su equipo de Box Twelve Communications, Laura
Town y su equipo de WilliamsTown Communications, Debbie Collins y Sandy DuBose por su
asistencia tcnica y editorial.
Tambin nos gustara dar las gracias a los siguientes instructores por sus aportaciones:
Erik Amerikaner, Oak Park Unified
Sue Bajt, Harper College
Gregory Ballinger, Miami-Dade College
Andrea Cluff, Freemont High School
Caroline de Gruchy, Conestoga College
Donna Madsen, Kirkwood Community College
Lynn Mancini, Delaware Technical Community College
Denise Merrell, Jefferson Community and Technical College
Diane Mickey, Northern Virginia Community College
Robert Mike, Alaska Career College
Bettye Parham, Daytona State College
Barbara Purvis, Centura College
Janet Sebesy, Cuyahoga Community College-Western
Dorothy Weiner, Manchester Community College

Crditos de autor

LINDA SILVA
Linda ha enseado durante 19 aos y ha trabajado en El Paso Community College durante
ms de treinta y siete aos. Actualmente es un miembro de la facultad a tiempo completo
en el programa de Gestin empresarial, del que anteriormente fue coordinadora en todo el
distrito. El Paso Community College cuenta con cinco campus para atender las necesidades
educativas de la poblacin de la comunidad; ha sido reconocido como el colegio comunitario
de ms rpido crecimiento en Texas y el que ms dobles titulaciones ha impartido a estudiantes
hispanos en la nacin. Linda cree que EPCC es el mejor lugar para empezar y el mejor lugar
para continuar.

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El programa de gestin empresarial ha adoptado los libros de la serie MOAC; los alumnos
matriculados en el programa estn muy animados a asistir a cursos de software de aplicaciones
de Microsoft (Word, Excel, PowerPoint, Access y Outlook), que los preparan para los exmenes
de Especialista en Microsoft Office. Linda hace los exmenes antes que sus alumnos y los
desafa a superar su puntuacin. Linda disfruta del arte de la enseanza innovadora y cuando
ella no est enseando le gusta asumir retos nuevos y emocionantes.
Su familia no ha dejado nunca de prestarle apoyo, especialmente cuando estaba trabajando en
los libros de Word 2010 y 2013. Este libro est dedicado a su madre, Miriam, y a la memoria
de su padre, Santiago, quien le dio amor y apoyo en el logro de sus sueos. Gracias especiales
a sus hermanas, Dorothy, Hazel y Josie, a su hermano Sonny, y a su hijo, David, que le dieron
amor, inspiracin y aliento.

FAITHE WEMPEN (EXPERTO EN CONTENIDO)


Faithe Wempen, M. A., es Microsoft Office Master Instructor, tcnico informtica con
certificado A+ y autora de ms de 140 libros sobre hardware y software, entre los que se incluyen
PowerPoint 2013 Bible y Office 2013 eLearning Kit for Dummies. Es profesora adjunta de
Tecnologa informtica en la Universidad de Indiana/Purdue University en Indianpolis y, en
su tiempo libre, regenta un pequeo bed and breakfast en el centro de Indiana.

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Contenido breve
LECCIN 1:

DESCRIPCIN DE WORD

LECCIN 2:

EDICIN BSICA 23

LECCIN 3:

FORMATO DE CARACTERES

LECCIN 4:

FORMATO DE PRRAFO

LECCIN 5:

ADMINISTRACIN DEL FLUJO DE TEXTO

LECCIN 6:

CREACIN DE TABLAS

LECCIN 7:

TRABAJAR CON TEMAS, CONJUNTOS DE ESTILO, FONDOS, ELEMENTOS RPIDOS Y CUADROS DE TEXTO 130

LECCIN 8:

USO DE ILUSTRACIONES Y GRFICOS

LECCIN 9:

REVISIN DE DOCUMENTOS

LECCIN 10:

FORMATO DE UN TRABAJO DE INVESTIGACIN

LECCIN 11:

COMBINACIONES DE CORRESPONDENCIA 224

LECCIN 12:

MANTENIMIENTO DE DOCUMENTOS Y MACROS

LECCIN 13:

PROTEGER Y COMPARTIR DOCUMENTOS

LECCIN 14:

USO DE OPCIONES AVANZADAS

LECCIN 15:

USO DE CAMPOS, FORMULARIOS E NDICES

44

63
89

108

150

175
196

235

257

281

APNDICE A 304

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291

Descripcin de Word

MATRIZ DE CONOCIMIENTOS DE LA LECCIN


Conocimientos

Objetivo del examen

Nmero de objetivo

Trabajar con herramientas

Personalizar la barra de herramientas de


acceso rpido.

1.4.3

Creacin de un documento

Mostrar cmo se usa Mostrar/Ocultar.


Crear nuevos documentos en blanco.

1.4.7
1.1.1

Guardar un documento

Guardar un documento en formatos de


archivo alternativos.
Mantener la compatibilidad con versiones
anteriores.

1.5.2
1.5.7

Trabajar con plantillas

Mostrar cmo se usa Mostrar u ocultar.


Crear documentos nuevos y aplicar
plantillas.

1.4.7
1.1.2

Vista previa e impresin de un


documento

Configurar los documentos para


imprimirlos.
Imprimir secciones de documentos.
Establecer la escala de impresin.

1.5.1
1.5.3
1.5.6

Inicio de Word 2013

La inmobiliaria Tech Terrace trabaja con clientes para comprar, vender y alquilar casas en un barrio prximo a
una universidad local. Los agentes de la empresa crean cartas, datos de ventas y otra informacin de bienes races
con regularidad para enviarlos a los clientes actuales y potenciales. Microsoft Word 2013 es la herramienta perfecta
para esta tarea y mucho ms. En esta leccin, aprender cmo navegar por la nueva interfaz de Word 2013 y
utilizar funciones bsicas de Word para crear y administrar documentos tales como los utilizados por la inmobiliaria
Tech Terrace.

ORIENTACIN DE SOFTWARE
Pantalla de inicio de Microsoft Word

Antes de empezar a trabajar en Microsoft Word 2013, necesita familiarizarse con la interfaz de
usuario principal. Cuando se abre un documento en blanco en Microsoft Word 2013, aparece
una pantalla similar a la que se muestra en la figura 1-1.

Leccin 1

Figura 1-1
Pantalla de inicio de Microsoft Word 2013

Microsoft ha diseado una nueva interfaz de usuario para proporcionar un fcil acceso a los
comandos que necesita ms a menudo al crear y editar documentos. (Tenga en cuenta que la
pantalla puede variar ligeramente respecto a la que se muestra aqu, segn la configuracin
del programa). Use la figura 1-1 como referencia a lo largo de esta leccin, as como el resto
de este libro.

INICIO DE WORD 2013


Microsoft Word es una herramienta de procesamiento de texto para crear diferentes tipos de
documentos que se utilizan en el entorno de trabajo y en la escuela. El aspecto de Microsoft
Word 2013 es similar a Word 2010, pero con ms funciones mejoradas. Contiene un nuevo look
, un fondo de Office personalizado que aparece encima de la cinta,
para el icono de Word
acceso directo a la cuenta de OneDrive, una opcin para trabajar en modo de lectura, una ficha
de texto que aparece azul cuando est activa, la barra de estado se muestra en un fondo azul
y muchas ms nuevas caractersticas interesantes. Cuando se inicia Word por primera vez, se
muestra la pantalla Reciente. Esta pantalla permite crear un nuevo documento a partir de un
documento en blanco o de una plantilla. Y al salir de un documento y volver ms adelante,
Word 2013 se reanuda donde se qued.

Inicio de Word
En este ejercicio, aprender a iniciar Word en Windows 8 o Windows 7.
Para fines didcticos, se utilizar Windows 8 para comenzar a trabajar en Word 2013. Microsoft
Windows 8 es el ltimo sistema operativo que interacta con los dispositivos de escritorio,
porttiles o de pantalla tctil, como por ejemplo, una tableta o un monitor de pantalla tctil.
Tambin se describen los pasos del uso de Windows 7 para iniciar Word 2013.
Cuando se utiliza Windows 8, la pantalla que aparece se denomina pantalla de inicio de
Windows (vea la figura 1-2). Puede elegir la aplicacin que desee iniciar mediante el mouse o,
si tiene un monitor de pantalla tctil, pulse la aplicacin que desee iniciar. La pantalla Inicio
proporciona acceso a correo, OneDrive, Internet Explorer, fotos, juegos, msica, vdeo y, por
supuesto, la ltima versin de las aplicaciones de Microsoft Office. Las tabletas con Windows
RT y las aplicaciones de Office 2013 instaladas se pueden personalizar al igual que el escritorio.

Descripcin de Word

Aunque no tenga Office 2013 instalado en su dispositivo informtico, puede crear, ver y
realizar ediciones sencillas en documentos de Word mediante una aplicacin web de Word en
lnea. Hay disponibles aplicaciones web de Office para Word, Excel, PowerPoint y OneNote.
Las aplicaciones web de Office se inician usando un navegador web como Internet Explorer.
Una de las diferencias entre la aplicacin web de Word y la aplicacin Word 2013 instalada en
su equipo es el nmero de funciones disponibles. La aplicacin web de Word le permite crear,
abrir y editar documentos solamente con los comandos ms bsicos. Es una manera excelente
de crear un documento sencillo y compartirlo. La principal ventaja del uso de la aplicacin
Word 2013 instalada en su equipo consiste en que tiene acceso completo a todas las funciones
para crear un documento de aspecto profesional. Si utiliza la aplicacin web de Word, no
podr completar todos los ejercicios de este libro, porque no incluye todas las funciones que
cubrimos.
Microsoft tiene un espacio de almacenamiento en lnea conocido como la Nube. Cada
usuario cuenta con 7 GB de espacio de almacenamiento en lnea gratuito y puede compartir y
administrar sus documentos con cualquier persona. Para poder usarlo, necesita crear un perfil
de cuenta Microsoft. Una vez creada la cuenta, le resultar fcil administrar sus documentos
y compartirlos con otras personas.
Windows 8 funciona a la perfeccin con Office 2013. En la esquina superior derecha de la
pantalla de Windows 8, se muestra el perfil de su cuenta Microsoft una vez activada la cuenta.
Si ha iniciado sesin en la cuenta Microsoft, aparece en la misma ubicacin en cada una de las
aplicaciones de Office 2013. Microsoft ha hecho ms fcil que pueda seguir trabajando en sus
documentos en cualquier equipo y le recuerda dnde los dej.
Para comenzar a usar Word 2013, localice el icono de Word y haga clic con el botn primario
del mouse o, si est utilizando un monitor de pantalla tctil, pulse en el icono.
Si se usa Windows 7 en su escuela, inicie Word 2013 haciendo doble clic en el icono del
programa Word en el escritorio o seleccionando Microsoft Word 2013 desde el men Inicio.
Cuando se inicia Word, el programa se abre con la nueva pantalla de Word 2013 (vea la figura
1-3). En el lado izquierdo de la pantalla, bajo Reciente, ver una lista de documentos a los
que se ha tenido acceso recientemente. El panel de la ventana derecha muestra una pgina de
documento en blanco y varias plantillas para crear documentos personalizados. Para crear un
documento en blanco, haga clic en la pgina del documento en blanco y se abrir Word.
El punto de insercin parpadeante en la esquina superior izquierda de este documento es
donde se empieza a crear el texto. Al colocar el cursor cerca de l, el punto de insercin cambia
a una gran I, que se denomina cursor en I.
Tome nota

PASO A PASO

Las lecciones de este libro se han creado usando el sistema operativo Windows 8. Si el equipo
ejecuta el sistema operativo Windows 7, algunas capturas de pantalla y pasos pueden aparecer
ligeramente diferentes a los que se proporcionan en este libro.

Iniciar Word

PREPRESE. Antes de iniciar estos pasos, asegrese de activar o iniciar sesin en el equipo.
1. Desde la pantalla de inicio de Windows 8 (vea la figura 1-2), localice Word 2013 y haga clic en el icono
. Para usuarios de Windows 7, localice la barra de tareas de Windows, haga clic en el botn Inicio
, y luego haga clic en Todos los programas. Aparece un men con los programas instalados.
Haga clic en la carpeta Microsoft Office. A continuacin, haga clic en Microsoft Word 2013. Se abre la
nueva pantalla de Word 2013.

Leccin 1
Figura 1-2
Nueva pantalla de inicio

2. Aparece la nueva pantalla de Word 2013 (vea la figura 1-3). En el lado izquierdo de la pantalla,
aparecern los ltimos documentos a los que se ha tenido acceso y el lado derecho muestra la pgina
del documento en blanco y las plantillas.

Figura 1-3
Ventana de Word 2013

PAUSA. DEJE abierta la pantalla de Word 2013 para usarla en el prximo ejercicio.

Descripcin de Word
Tome nota

Windows 8 y Windows 7 son para los usuarios de PC en el hogar, el trabajo y la escuela. Ambos son
herramientas poderosas que controlan la interfaz de usuario, los dispositivos de almacenamiento,
otro software, los dispositivos perifricos, las redes y seguridad, los recursos del sistema y la
programacin de tareas. Windows 8 es el estndar de sistema operativo ms reciente para equipos,
porttiles y tabletas. Windows 8 tambin viene en varias versiones, tales como Windows 8 Pro
y Windows RT para apoyar sus necesidades personales y cmo usar el dispositivo. Windows 8
es una mejora de Windows 7 que admite dispositivos con capacidad tctil adems de comandos
de teclado y mouse tradicionales. Puede empezar con Windows 8 practicando usando Narrador.
En el teclado, pulse la tecla del logotipo de Windows ms Entrar. Para salir de Narrador, pulse
Bloq MaysESC.

TRABAJAR CON HERRAMIENTAS


La ventana de Word 2013 tiene muchas herramientas en pantalla para ayudarle a crear y
editar documentos de forma rpida y eficiente. En esta seccin, aprender a localizar y usar la
cinta y la barra de herramientas de acceso rpido para tener acceso a comandos de Word. Un
comando es una instruccin basada en la accin que se da a Word al hacer clic en un botn o
introducir informacin en un cuadro de comandos.

Uso de la cinta
En Word 2013, la Cinta contiene varios comandos separados por pestaas. Microsoft ha
representado cada una de las aplicaciones de Office con un color. Word se simboliza con
el color azul y el texto de la pestaa activa es azul (esta es una de las nuevas caractersticas
de Word 2013). A su vez, cada pestaa contiene varios grupos, o colecciones de comandos
de Word relacionados. Por ejemplo, en la pestaa Inicio, los niveles de agrupacin consisten
en Portapapeles, Fuente, Prrafo, Estilos y Edicin. Cada grupo contiene uno o varios
cuadros de comandos que tienen un men, desplegable o una lista de opciones, asociados
con ellos; haga clic en la flecha desplegable para abrir este men. Algunos grupos tienen
un selector de cuadro de dilogo (una pequea flecha en la esquina inferior derecha del
grupo) en el que puede hacer clic para iniciar un cuadro de dilogo que muestra las opciones
adicionales o informacin que puede usar para ejecutar un comando.
En este ejercicio, aprender a utilizar la cinta para activar las pestaas, ocultar y mostrar
grupos de comandos y usar el selector de cuadro de dilogo y las flechas desplegables.
En los programas de Office 2013, la cinta es contextual, lo que significa que muestra los
comandos relacionados con el tipo de documento u objeto que est abierto y en pantalla.

PASO A PASO

Usar la cinta

PREPRESE. Comience con la pantalla Archivo > Nuevo abierta.


1. Haga clic en el icono del documento en blanco. La cinta se encuentra en la parte superior de la pantalla

Figura 1-4
Cinta

de Word. En el documento que acaba de abrir, la pestaa Inicio es la pestaa predeterminada de la


cinta, tal como se muestra en la figura 1-4. Observe cmo se divide la cinta en grupos: Portapapeles,
Fuente, Prrafo, Estilos y Edicin.

Leccin 1
2. Revise las otras pestaas de la cinta y cada grupo asociado con la pestaa e identifique las flechas que
inician un cuadro de dilogo (si est presente).

3. Haga clic en la pestaa Diseo de pgina para convertirla en la pestaa activa. Observe que los grupos
de comandos cambian. La pestaa Diseo de pgina contiene tres grupos: Configurar pgina, Prrafo
y Organizar. Observe que en los grupos Configurar pgina y Prrafo aparece una pequea flecha en la
esquina inferior derecha. Al hacer clic en la flecha se abre el cuadro de dilogo con ms opciones para
seleccionar o completar un comando.

4. Haga clic en la pestaa Inicio.


5. Haga clic en el selector de cuadro de dilogo en la esquina inferior derecha del grupo Fuente.
Aparece el cuadro de dilogo Fuente, tal como se muestra en la figura 1-5. El cuadro de dilogo Fuente
contiene dos pestaas en las que la pestaa Fuente es la pestaa activa. Hay muchas opciones para
seleccionar el cuadro de dilogo Fuente. Haga clic en Cancelar para cerrar el cuadro de dilogo.

Figura 1-5
Cuadro de dilogo Fuente

6. Haga clic en la flecha desplegable en el cuadro de comandos Fuente en el grupo Fuente para producir
un men de fuentes disponibles, como se muestra en la figura 1-6.

Descripcin de Word

Figura 1-6
Men Fuente

7. Haga clic en la flecha otra vez para cerrar el men.


8. Haga doble clic en la pestaa Inicio. Tenga en cuenta que los grupos de comandos estn ocultos para
darle ms espacio en la pantalla para trabajar en el documento.

9. Haga doble clic en Inicio para volver a mostrar los grupos.


PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Uso de la barra de herramientas de acceso rpido


La barra de herramientas de acceso rpido se encuentra por encima de la cinta y contiene los
comandos a los que los usuarios tienen acceso con ms frecuencia, como Guardar, Deshacer y
Rehacer. Los comandos Guardar, Deshacer y Rehacer se muestran de forma predeterminada
al ejecutar Word 2013. Puede personalizar el contenido de la barra de herramientas de acceso
rpido si hace clic en la flecha desplegable a la derecha de la barra de herramientas y selecciona
las opciones del men que aparece. Microsoft ha agregado la opcin Modo tctil/ratn a la
barra de herramientas de acceso rpido de Word 2013. Si tiene un dispositivo con capacidad
tctil, puede utilizar el Modo tctil. El Modo tctil proporciona ms espacio entre los botones
e iconos para evitar que presione uno accidentalmente con el dedo o el lpiz. En este ejercicio
aprender a personalizar la barra de herramientas de acceso rpido. Tambin aprender a
cambiar su posicin en relacin con la cinta.
en la barra de herramientas de acceso rpido por primera
Al hacer clic en el botn Guardar
vez, se abre la pantalla Guardar como. Guardar como tambin aparece como un comando de
una lista en la vista Backstage cuando hace clic en la pestaa Archivo. Cuando se guarda un
documento por primera vez, debe especificar el nombre del archivo y la ubicacin donde se
guardar el documento. Puede guardar un documento en una unidad flash, en OneDrive, en
el equipo o en cualquier otro dispositivo porttil. Despus de seleccionar una ubicacin donde
guardar, por ejemplo, el equipo, el cuadro de dilogo Guardar como le permite seleccionar un
permite cancelar o deshacer el ltimo comando
formato de archivo. El comando Deshacer
o accin. Puede hacer clic en el comando Deshacer tantas veces como sea necesario para
deshacer los comandos previamente ejecutados. Asimismo, si hace clic en la flecha que se
encuentra junto al comando Deshacer, aparece un historial de las acciones que se pueden
se repite la ltima accin. Tenga en cuenta
deshacer. Al hacer clic en el comando Rehacer
que los comandos no estn disponibles en la barra de herramientas de acceso rpido si el botn
correspondiente est atenuado.

Leccin 1
PASO A PASO

Usar la barra de herramientas de acceso rpido

USE el documento que est abierto desde el ejercicio anterior.


1. Haga clic en el botn Guardar

en la barra de herramientas de acceso rpido.

2. Si es la primera vez que intenta guardar este documento, se abre el nuevo comando Guardar como en
Backstage. Hay tres opciones para decidir dnde guardar el trabajo: OneDrive, el equipo o en Agregar
un sitio. Por ahora, solo hemos explorado el comando Guardar en la barra de herramientas de acceso
rpido. Ms adelante en la leccin, se aprende a guardar un documento mediante el comando Guardar
como.

3. Haga clic en el icono Volver al documento, que es una flecha izquierda dentro de un crculo

situado

en la esquina superior izquierda o presione la tecla ESC para volver a la pantalla del documento.

4. Haga clic en la flecha desplegable en el lado derecho de la barra de herramientas de acceso


rpido. Aparecer un men como se muestra en la figura 1-7. Al seleccionar uno de los comandos
automticamente se coloca el comando en la barra de herramientas de acceso rpido o se mueve la
barra de herramientas de acceso rpido a una nueva ubicacin.

Figura 1-7
Personalizacin de la
barra de herramientas de
acceso rpido

5. Haga clic en Mostrar debajo de la Cinta de opciones. Observe que la barra de herramientas pasa a
encontrarse debajo de la cinta.

6. Haga clic otra vez en la flecha desplegable en el lado derecho de la barra de herramientas de acceso
rpido. Haga clic en Mostrar encima de la Cinta de opciones para devolver la barra de herramientas a
su posicin original.

PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

CREACIN DE UN DOCUMENTO
Puede crear un documento en una pgina en blanco o usar una plantilla que ya tiene formato.
Cuando empiece a escribir texto en el punto de insercin en un documento en blanco, habr
empezado a crear un documento de Word. Mientras escribe, Word inserta el texto a la izquierda
del punto de insercin y usa los valores predeterminados del programa para los mrgenes y
el interlineado. Word tambin tiene un nmero de herramientas y funciones automticas que
hacen ms fcil la creacin de un documento, como por ejemplo, caracteres no imprimibles,
Autocompletar y Ajuste de lnea.

Descripcin de Word

Al empezar a escribir texto en un documento, se inserta a la izquierda del punto de insercin


y el documento se crea utilizando los valores predeterminados de Word para los mrgenes y
el interlineado. Los valores predeterminados de margen se establecen en una pulgada arriba,
abajo, a la izquierda y a la derecha; el interlineado se establece en 1,08; y el espacio despus de
cada prrafo se establece en 8 puntos. Ms adelante aprender a comenzar un nuevo documento
seleccionando el documento de espacio simple con los mrgenes establecidos en una pulgada.

Visualizacin de caracteres no imprimibles


Cuando se crean documentos, Word inserta caracteres no imprimibles, que son smbolos
para ciertos comandos de formato, como los prrafos ( ), sangras y tabulaciones () y los
espacios entre palabras ( ). Estos smbolos pueden ayudarle a crear y editar el documento.
De forma predeterminada, estos smbolos estn ocultos. Para visualizarlos, haga clic en el
botn Mostrar u ocultar () en el grupo Prrafo de la pestaa Inicio. Cuando se imprime
el documento, estos smbolos ocultos no aparecen. En este ejercicio, aprender a mostrar
caracteres no imprimibles en Word.

PASO A PASO

Mostrar caracteres no imprimibles

USE el documento que est abierto desde el ejercicio anterior.


1. En la pestaa Inicio, en el grupo Prrafo, haga clic en el botn Mostrar u ocultar () para mostrar los
caracteres no imprimibles en el documento.

2. Haga clic en el botn Mostrar u ocultar () otra vez para ocultar los caracteres no imprimibles.
3. Presione Ctrl+Mays+ para mostrar una vez ms los caracteres no imprimibles. Esta vez, deje activado
Mostrar.

PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Despus de crear el primer documento, ver el nombre del archivo en la barra de ttulo del
documento, que se muestra como Documento1. Word asigna nmeros cronolgicos a todos
los archivos posteriores que se abren en esa sesin. Al guardar los documentos y asignarles
un nombre, este reemplaza el nombre documento con nmero asignado originalmente por
Word. Al cerrar y volver a abrir Word, el programa comienza su numeracin cronolgica en
el nmero 1 de nuevo.

Ocultar el espacio en blanco


El espacio en blanco es el espacio entre las pginas del documento. Esto aparece en la
parte superior e inferior de cada pgina con la zona gris que separa las pginas. De forma
predeterminada, aparece en la vista Diseo de impresin. Puede cambiar la vista del documento
para reducir la cantidad de gris que aparece si hace clic dos veces entre las pginas. En este
ejercicio, aprender a ocultar y mostrar el espacio en blanco.

PASO A PASO

Ocultar el espacio en blanco

USE el documento abierto desde el ejercicio anterior.


1. Asegrese de que el punto de insercin est al principio del documento. Coloque el mouse por debajo
de la cinta hasta que vea la informacin en pantalla Haga doble clic para ocultar el espacio en blanco y
haga doble clic. Observe que la lnea de borde gris que representa el espacio en blanco se hace ms
delgada.

2. Coloque el mouse sobre la lnea de borde gris hasta que vea otra vez dos flechas y haga doble clic. Esto
revela el espacio en blanco.

PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

10

Leccin 1

Escritura del texto del documento


En Word resulta fcil escribir el texto del documento. Word establece los mrgenes
predeterminados y las mediciones de interlineado para los documentos recin creados, y
Ajuste de lnea ajusta automticamente el texto a la lnea siguiente a medida que llega al margen
derecho. Para separar los prrafos y crear lneas en blanco, presione Entrar. En esta leccin,
crear una carta utilizando el formato de estilo bloque con puntuacin mixta. Asegrese de
escribir el texto del documento exactamente como se indica en los pasos siguientes; en una
leccin posterior aprender a dar formato al documento.
Al enviar correspondencia profesional a los clientes, es una buena prctica empresarial
asegurarse de que el documento est en un formato aceptable y libre de errores. El formato
de carta estilo bloque tiene puntuacin abierta o mixta, y es comn a muchos documentos
empresariales. El formato estilo bloque alinea el texto a lo largo del margen izquierdo, lo que
incluye la fecha, direccin, saludo, cuerpo de la carta, cierre y firma. La puntuacin abierta
no requiere ninguna puntuacin tras el saludo o el cierre, mientras que la puntuacin mixta
requiere dos puntos despus del saludo y una coma despus del cierre.
PASO A PASO

Escribir el texto del documento

USE el documento que est abierto desde el ejercicio anterior.


1. El punto de insercin debe colocarse al final del ao. Pulse Entrar dos veces.
2. Escriba la direccin de entrega, tal como se muestra:
Sra. Miriam Lockhart (Pulse Entrar una vez).
764 Crimson Avenue (Pulse Entrar una vez).
Boston, MA 02136 (Pulse Entrar dos veces).

3. Escriba Querida seora Lockhart:


4. Presione Entrar una vez.
5. Escriba el texto siguiente y pulse Entrar una vez despus de cada prrafo.
Nos complace que haya elegido anunciar su vivienda en la inmobiliaria Tech Terrace. Nuestra
oficina ha comprado, vendido, renovado, valorado, arrendado y gestionado ms viviendas que
nadie en el barrio Tech Terrace y ahora vamos a poner esa experiencia a su servicio.
Nuestro objetivo es vender su vivienda rpidamente por el mejor precio posible.
El paquete adjunto contiene un anlisis de mercado competitivo, datos de la lista completa, una
copia de los contratos y un folleto inmobiliario personalizado. Su vivienda se ha incluido en
la lista de MLS y se ha publicado un anuncio de Internet en nuestro sitio web. Nos pondremos
en contacto con usted pronto para determinar el mejor momento para una jornada de puertas
abiertas.
Esperamos trabajar con usted para vender su vivienda. No dude en llamarnos si tiene alguna
pregunta.

6. Presione Entrar una vez.


7. Escriba Atentamente,
8. Pulse Entrar dos veces.
9. Escriba Steve Buckley. El documento debe parecerse al que se muestra en la figura 1-8. Todava es
necesario aplicar a esta carta un formato que se pueda enviar por correo. Esto se explica en una leccin
posterior.

Descripcin de Word

11

Figura 1-8
Formato de estilo bloque
con puntuacin mixta

PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Tome nota

Para crear un nuevo documento en blanco, haga clic en la pestaa Archivo y haga clic en el comando Nuevo. Seleccione la primera opcin, Documento en blanco; Word 2013 abre automticamente
un nuevo documento. Tambin puede abrir un nuevo documento en blanco mediante el mtodo
abreviado de teclado CtrlN.
Siempre es importante guardar el documento antes de cerrar el programa. Sin embargo, si cierra el
documento o Word por accidente, aparece un mensaje que pregunta si desea guardar el documento.
Elija S para guardar y cerrar, No para cerrar sin guardar los cambios o Cancelar para detener el
comando Cerrar. El comando Ortografa y gramtica se explica en una leccin posterior.

GUARDAR UN DOCUMENTO
De forma predeterminada, los documentos recin creados se guardan con un nombre de
archivo especfico estrechamente relacionado con el contenido del documento para que pueda
localizarlo rpidamente. Despus de editar un documento existente, puede guardarlo con un
nuevo nombre de archivo, con otro formato de archivo o en otra ubicacin. Cuando guarda
un documento en la nube, por ejemplo, en OneDrive, puede tener acceso a sus documentos
en cualquier equipo o tableta, y puede compartirlos con otras personas. En algunos casos, tal
vez desee guardar los documentos originales y editados en el mismo lugar, pero con diferentes
nombres. Guardar el documento original permite hacer referencia a l en una fecha futura en
cualquier equipo.

12

Leccin 1

Guardar un documento por primera vez


Cuando se guarda un documento por primera vez, debe especificar un nombre de archivo, el
tipo de archivo y un lugar donde se puede tener acceso al documento. El nombre del archivo
debe ayudar a los usuarios a encontrar e identificar el archivo y la ubicacin del archivo
debe ser conveniente para los futuros usuarios del archivo. Puede guardar los archivos en
dispositivos porttiles de almacenamiento, por ejemplo, en una unidad flash, en el escritorio
del equipo o en el disco duro, en una ubicacin de red o en OneDrive. Word 2013 mejor el
comando Guardar como, que permite a los usuarios guardar su trabajo en la nube y tener
acceso al documento rpidamente desde cualquier equipo o tableta. En la leccin 13, aprender
a guardar documentos en OneDrive. En este ejercicio, aprender a guardar un documento con
un nombre de archivo especfico en la unidad flash.
PASO A PASO

Guardar un documento por primera vez

USE el documento que est abierto desde el ejercicio anterior.


1. Si es necesario, conecte la unidad flash a uno de los puertos USB del equipo.
2. Haga clic en la pestaa Archivo y, a continuacin, haga clic en el comando Guardar como. La nueva
Figura 1-9

pantalla Guardar como se muestra en la figura 1-9. Hay tres opciones disponibles para guardar el
documento: OneDrive, Equipo y Agregar un sitio. Haga clic en Equipo. El lado derecho de la pantalla
cambia y muestra las carpetas recientes que se han abierto.

La nueva pantalla
Guardar como

3. Haga clic en Examinar. Se abre el cuadro de dilogo Guardar como. En el entorno de Windows 8, la
biblioteca de documentos es la ubicacin predeterminada para guardar los archivos nuevos. Cambie
la ubicacin predeterminada por la unidad flash; para ello, use la barra de desplazamiento vertical y
desplcese hacia abajo hasta que se muestre la unidad flash. A los dispositivos de almacenamiento se
les asigna una letra especfica identificada por el sistema operativo. Por ejemplo, su unidad flash puede
estar etiquetada como TravelDrive (I:).

4. Haga clic en la unidad flash para abrir esa ubicacin para guardar el documento.
5. Escriba Carta de Tech Terrace en el cuadro Nombre de archivo y haga clic en Guardar. De forma
predeterminada, los primeros caracteres que escribi en el documento aparecen en el cuadro Nombre
de archivo. Arrastre el mouse sobre el texto y presione Eliminar o comience a escribir sobre el texto
resaltado.

6. Si aparece un mensaje acerca de la actualizacin al nuevo formato, haga clic en el botn Aceptar. Esta
accin permite utilizar las nuevas funciones de Word 2013.

PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Descripcin de Word
Solucin
de problemas

13

Autorrecuperacin es una funcin que guarda automticamente los datos a intervalos programados. De forma predeterminada, Word 2013 guarda el trabajo cada 10 minutos. Esto permite recuperar algunos de los trabajos si se produce un problema. Sin embargo, esta opcin til no sustituye
a la accin de guardar con frecuencia los documentos mientras trabaja. Siempre debe hacer clic
el botn Guardar con regularidad para evitar la prdida de trabajo en caso de un corte de alimentacin o un bloqueo del equipo.

Eleccin de un formato de archivo diferente


Algunas personas y compaas podran no haber actualizado el conjunto de programas de
Office a la ltima versin de Office 2013 y todava podran estar trabajando en una versin
anterior, como Word 2003. El cambio del formato de archivo de un documento permite a
esas personas y compaas abrir y editar el documento sin perder el formato del texto. En
este ejercicio, aprender a guardar un documento en un formato compatible con una versin
anterior de Word.
PASO A PASO

Elegir un formato de archivo diferente

USE el documento que est abierto desde el ejercicio anterior.


1. Haga clic en la pestaa Archivo y, a continuacin, haga clic en Guardar como para abrir la pantalla
Guardar como.

2. Debajo de Carpeta actual, haga clic en la unidad flash. Se abre la carpeta del disco.
3. En el cuadro Guardar como tipo, haga clic en la flecha desplegable y seleccione Documento de Word
97-2003 (*.doc).

4. Escriba Tech Terrace 97-2003 en el cuadro Nombre de archivo. Haga clic en Guardar. En el cuadro
Nombre de archivo, debera aparecer la extensin .doc, que est asociada con una versin anterior de
Word. En la barra de ttulo, la extensin de archivo aparece junto con Modo de compatibilidad. En el
prximo ejercicio, aprender sobre el modo de compatibilidad.

PAUSA. DEJE el documento abierto para el prximo ejercicio.

Conversin de un documento
El Modo de compatibilidad permite trabajar en un documento creado en una versin anterior
de Word sin guardar el archivo en un formato de archivo diferente. En este ejercicio, aprender
a usar el comando Convertir para borrar las opciones de compatibilidad y convertir un
documento al formato de archivo de Word 2013.
PASO A PASO

Convertir un documento

USE el documento que est abierto desde el ejercicio anterior.


1. Con el documento Tech Terrace 97-2003.doc abierto, haga clic en la pestaa Archivo.
2. En el panel principal del comando Informacin, haga clic en Convertir y haga clic en Aceptar para
confirmar la conversin, como se muestra en la figura 1-10. Convertir el documento borra el modo de
compatibilidad de la barra de ttulo y actualiza el documento a formato Word 2013, que le permite tener
acceso a las nuevas caractersticas de Word.

Figura 1-10
Aviso de conversin

14

Leccin 1
3. Para guardar el documento en el formato de archivo de Word 2013, haga clic en la pestaa Archivo.
4. Haga clic en Guardar como y haga clic en la unidad flash. A continuacin, en el cuadro Nombre de
archivo, escriba Tech Terrace Update. Haga clic en Guardar. El nombre de archivo muestra la
extensin .docx en la barra de ttulo despus del nombre de archivo.

PAUSA. DEJE el documento abierto para el prximo ejercicio.

ORIENTACIN DE SOFTWARE
Opciones de plantilla en Backstage

Puede trabajar ms eficientemente si basa muchos de sus nuevos documentos en las


plantillas que Word proporciona. Hay muchas opciones disponibles para trabajar con
plantillas diferentes, como se muestra en la figura 1-11 (probablemente ver una seleccin
de plantillas diferente de la que se muestra en esta figura).

Figura 1-11
Pantalla Nueva con las plantillas

El uso de las plantillas le ahorra tener que volver a crear el diseo y el formato de
documentos recurrentes como, por ejemplo, memorandos entre oficinas, boletines
informativos mensuales que comparte con los empleados, grabaciones de actas de
reuniones, etc. El comando Nuevo tiene muchas opciones para seleccionar una plantilla
de su eleccin. Puede trabajar con plantillas que ya estn instaladas o buscar una plantilla
en lnea.

Descripcin de Word

15

TRABAJAR CON PLANTILLAS


Puede elegir entre muchas categoras de plantillas diferentes, tales como cartas, currculos,
faxes, etiquetas, tarjetas, calendarios y mucho ms. Algunas plantillas estn preinstaladas con
Word y hay ms opciones disponibles en lnea. Una plantilla es un documento maestro con
un diseo de pgina, fuentes, mrgenes y estilos predefinidos que se usa para crear nuevos
documentos con el mismo formato bsico. Las plantillas son reutilizables, incluso si ha
guardado el documento con un nombre de archivo diferente. En este ejercicio, buscar una
plantilla instalada, escribir informacin y guardar el documento como una plantilla.

Localizacin de una plantilla instalada en el equipo


Microsoft sigue sumando nuevas plantillas a sus categoras. Si desea escribir un documento
que no contenga formato, con espaciado simple, mrgenes de una pulgada arriba, abajo, a la
izquierda y a la derecha, la plantilla de documento Espaciado sencillo (en blanco) servir. En
este ejercicio, seleccionar esta plantilla para crear y guardar un documento de Word.

PASO A PASO

Localizar una plantilla instalada en el equipo

PREPRESE. ABRA Word si no est ya abierto.


1. Haga clic en la pestaa Archivo y, a continuacin, haga clic en Nuevo. La pantalla Nuevo muestra las
plantillas disponibles tal como aparece en la figura 1.11. Desplcese hacia abajo y revise las plantillas
accesibles. Determine primero qu tipo de documento se debe crear. Para este ejercicio, seleccione una
plantilla en blanco.

2. Haga clic en el documento Espaciado simple (en blanco) y haga clic en el botn Crear.
3. Muestre el botn Mostrar u ocultar () para mostrar las marcas de prrafo.
PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Creacin de un documento con una plantilla


PASO A PASO

Crear un documento de espaciado sencillo con una plantilla

PREPRESE. ABRA Word si no est ya abierto.


1. Haga clic en la pestaa Archivo y, a continuacin, en Guardar como. En la pantalla Guardar como,
haga clic en Equipo. En Carpetas recientes, haga clic en la carpeta Word 2013 para abrir esa ubicacin.
En el cuadro Nombre de archivo, escriba Memorando de bienvenida. Haga clic en Guardar.

2. Escriba el documento de la forma siguiente y presione la tecla de tabulador o la tecla Entrar como se
indica. Si presiona la tecla de tabulador dos veces, estar alineando el texto en el marcador de una
pulgada de la regla.

3. Comunidad de propietarios de Forest Hills [Pulse Entrar tres veces].


Para: [Pulse el tabulador dos veces]. Miembros del comit de bienvenida a nuevos vecinos [Pulse
Entrar dos veces].
De: [Pulse el tabulador dos veces]. Miembro del comit [Pulse Entrar dos veces].
Fecha: [Pulse el tabulador dos veces]. 15 de diciembre de 20XX [Pulse Entrar dos veces].
Asunto: [Pulse el tabulador dos veces]. Programacin de reuniones y refrigerios [Pulse Entrar dos
veces].
4. Gracias por ser voluntario en el Comit de bienvenida a nuevos vecinos. Encontrar adjunta la
programacin de reuniones y refrigerios para los prximos seis meses. Nos vemos en enero.

5. GUARDE el documento y djelo abierto para el prximo ejercicio.


PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

16

Leccin 1

Bsqueda de plantillas en Internet


Microsoft ofrece numerosas plantillas en lnea y otras tambin estn disponibles en otros
proveedores, as como en otros usuarios de la comunidad. Puede seleccionar en una categora
a travs de la seccin Plantillas de Office.com o buscar una plantilla con la barra de bsqueda
y la bsqueda por palabras clave. Debe conectarse a Internet para buscar plantillas en lnea.
En este ejercicio, seleccionar una categora de plantilla y ver una lista de plantillas en lnea.
PASO A PASO

Buscar plantillas en Internet

PREPRESE. ABRA Word si no est ya abierto.


1. Haga clic en la pestaa Archivo y, a continuacin, haga clic en Nuevo.
2. En el cuadro Buscar plantillas en lnea, escriba formularios y haga clic en el botn Iniciar bsqueda
. Se muestran las plantillas adicionales. Tambin puede filtrar las plantillas por categora para limitar
la bsqueda. Para obtener una vista previa, use la barra de desplazamiento y seleccione cualquier
plantilla. Haga clic en Crear.

3. CIERRE la plantilla de formularios y no la guarde.


4. Como asistente del gerente de la inmobiliaria Tech Terrace, se encuentra en las primeras etapas de
recopilar los materiales para el informe anual. Decide utilizar una de las plantillas disponibles en Word
2013. Haga clic en la pestaa Archivo y, a continuacin, seleccione Nuevo.

5. En el cuadro Buscar plantillas en lnea, escriba Informe anual y haga clic en el botn Iniciar bsqueda
. Seleccione la plantilla con la imagen y luego haga clic en Crear. Se descargar la plantilla.

6. Complete los marcadores de posicin con el siguiente texto: escriba texto dentro de los corchetes, [AF]
[Ao]. Haga clic en la flecha desplegable del ao y seleccione la fecha actual. Tenga en cuenta que
el ao se muestra en el marcador de posicin. Cuando rena informacin para el informe, empezar a
escribir datos en el documento.

7. Haga clic en Archivo y, a continuacin, haga clic en Guardar como. En la pantalla del cuadro de
dilogo Guardar como, haga clic en Equipo. Bajo Carpetas actuales, seleccione la carpeta Word 2013.

8. En el cuadro Nombre de archivo, escriba Annual report.


9. Cambie el tipo de archivo haciendo clic en la flecha desplegable y seleccione Plantilla de Word
(*.dotx). Tenga en cuenta que necesitar seleccionar de nuevo la unidad flash porque Word guarda
automticamente las plantillas en la carpeta Templates ubicada en el equipo.

10. Haga clic en GUARDAR.


PAUSA. DEJE el documento abierto para el prximo ejercicio.

Modificacin de una plantilla


Puede que una plantilla necesite algunos cambios para satisfacer sus necesidades. En lugar
de hacer esos cambios al documento cada vez que utiliza la plantilla, puede modificar la
propia plantilla. Para no perder el acceso a la plantilla original, es una buena idea guardar la
modificada con un nuevo nombre.
Cuando utilice una de las plantillas suministradas por Microsoft, como las de las secciones
anteriores, se almacenar una copia de la plantilla en la carpeta Plantillas personal, ubicada de
forma predeterminada en C:\Users\username\AppData\Roaming\Microsoft\Templates. Puede
modificar los archivos de plantilla en esta ubicacin para crear versiones personalizadas.
En el siguiente ejercicio har cambios en la copia descargada de la plantilla que us en el
ejercicio anterior.
PASO A PASO

Modificar una plantilla existente

PREPRESE. ABRA el Explorador de archivos en Windows.


1. En la pestaa Archivo, haga clic en Abrir. A continuacin, haga clic en Equipo y en Examinar para abrir
el cuadro de dilogo Abrir.

2. Navegue a C:\Users\username\AppData\Roaming\Microsoft\Templates, donde username es el nombre


de la cuenta de Windows.

Descripcin de Word
Solucin
de problemas

17

Si no se muestra la carpeta AppData, active la visualizacin de archivos y carpetas ocultos. Para


ello, en la pestaa Vista, marque la casilla Elementos ocultos.
3. En el cuadro de dilogo Abrir, seleccione Informe anual.
4. Haga clic en Abrir. Se abre la plantilla para su edicin.
5. Seleccione las cinco primeras lneas de texto.
6. En la pestaa Inicio, en el grupo Prrafo, haga clic en Centrar para centrar las lneas seleccionadas.
7. En la pestaa Archivo, haga clic en Guardar como.
8. Haga clic en Examinar. Se abre la misma carpeta que seleccion en el paso 2.
9. En el cuadro Nombre de archivo, cambie el nombre a Annual report modified.
10. Haga clic en Guardar.
11. En la pestaa Archivo, haga clic en Nuevo. A continuacin, haga clic en PERSONAL debajo de la lnea
Bsquedas sugeridas para visualizar las plantillas personales.

Solucin
de problemas

Si PERSONAL no aparece como se muestra aqu, necesitar cambiar la configuracin para que
aparezca. En la pestaa Archivo, haga clic en Opciones y en Guardar. En la ubicacin predeterminada de las plantillas personales, escriba la misma ruta que en el paso 2 y haga clic en Aceptar.
Entonces debe ser capaz de retomar el paso 11.
12. Haga clic en Informe anual modificado para iniciar un nuevo documento con esa plantilla.
13. Cierre el nuevo documento sin guardar los cambios.
PAUSA.

VISTA PREVIA E IMPRESIN DE UN DOCUMENTO


El comando Imprimir se encuentra en la pestaa Archivo en Backstage. Hay tres grupos de
opciones de impresin disponibles, que son las propiedades de impresin y configuracin. El
panel de vista previa le da la oportunidad de ver la apariencia que tendr el documento impreso
para que pueda corregir errores antes de imprimirlo.

Vista previa en Backstage


Antes de imprimir el documento, debe obtener una vista previa de su contenido para poder
corregir los errores de texto o de diseo. En este ejercicio, aprender a usar Backstage para
obtener una vista previa del documento.
La funcin de comando Imprimir incluye tres conjuntos de opciones: Impresin, Impresora
y Configuracin. Al elegir el botn Imprimir automticamente se imprime el documento en
la impresora predeterminada con la configuracin predeterminada. Use la flecha de seleccin
para cambiar el nmero de copias que se imprimirn. Las opciones de Impresora le permiten
seleccionar una impresora, imprimir a archivo o cambiar las propiedades de la impresora.
Use las opciones de Configuracin para imprimir solo pginas especficas o selecciones
del documento, intercalar el documento y as sucesivamente. Aqu tambin tiene acceso a
Configurar pgina, donde se pueden cambiar ajustes adicionales en el documento. Aprender
ms sobre el cambio de diseo del documento en la leccin 5.
La pantalla Vista previa situada a la derecha de la configuracin de opciones de impresin
le permite ver el documento tal como aparecer cuando se imprima, para que pueda hacer
los cambios necesarios, como por ejemplo, cambiar los mrgenes o la orientacin, antes de
imprimir. La pantalla Vista previa le permite previsualizar cada pgina si hace clic en las
flechas izquierda y derecha para ojear documentos de varias pginas.

18

Leccin 1

PASO A PASO

Usar la vista preliminar

ABRA el documento Wecome Memo que cre anteriormente.


1. Haga clic en la pestaa Archivo y, a continuacin, haga clic en Imprimir. La pantalla Imprimir se abre
con las opciones para imprimir a la izquierda y la vista preliminar a la derecha, como se muestra en la figura

Figura 1-12
Opciones de impresin y
pantalla Vista preliminar

1-12.

2. Haga clic en el smbolo ms (+) en el deslizador de zoom situado en la parte inferior derecha de la
pantalla hasta que el nivel de zoom cambie a 100%.

3. Haga clic en el icono Volver a documento

o pulse la tecla Esc para cerrar el Backstage.

4. Haga clic en la pestaa Archivo y, a continuacin, haga clic en Guardar. El documento se guardar con
el mismo nombre de archivo en la unidad flash.

PAUSA . DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Eleccin de una impresora


Si el equipo est conectado a varias impresoras, quiz necesite elegir una impresora de destino
para el documento. Si la impresora ya est configurada para imprimir, como es el caso en la
mayora de los entornos de aula, no necesita completar este ejercicio. De lo contrario, siga este
ejercicio para elegir una impresora.
Tome nota

Antes de imprimir el documento, consulte al instructor.

Descripcin de Word
PASO A PASO

Elegir una impresora

USE el documento que est abierto desde el ejercicio anterior.


1. Haga clic en la pestaa Archivo y, a continuacin, haga clic en Imprimir.
2. En el rea de seleccin de la impresora, haga clic en la flecha desplegable para mostrar una lista de
todas las impresoras conectadas al equipo (vea la figura 1-13).

Figura 1-13
Impresoras disponibles

3. Seleccione una impresora y haga clic en el icono Imprimir .


PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Configuracin de las opciones de impresin


Las opciones de impresin le permiten seleccionar el nmero de copias que se imprimirn;
imprimir solo contenido seleccionado, la pgina actual o un intervalo personalizado; y
seleccionar entre una serie de otras opciones para las propiedades de impresin, intercalacin
y diseo de pginas. Los cambios a las opciones de configuracin se aplican al documento
actual. En esta leccin, aprender a cambiar las opciones de configuracin antes de imprimir.
(Consulte al instructor antes de imprimir este ejercicio en una impresora de laboratorio).
PASO A PASO

Configurar las opciones de impresin

USE el documento que est abierto desde el ejercicio anterior.


1. Haga clic en la pestaa Archivo y, a continuacin, haga clic en Imprimir. Haga clic en la flecha
desplegable Imprimir todas las pginas para presentar el men que se muestra en la figura 1-14.

2. Seleccione Imprimir Pgina actual y, a continuacin, haga clic en el icono Imprimir. Al seleccionar
esta opcin se imprime la pgina actual.

3. Vuelva al rea de la pantalla de impresin. En la seccin Copias de la zona de opciones de impresin,


haga clic en la flecha hacia arriba para seleccionar 2 y, a continuacin, haga clic en el icono Imprimir.

19

20

Leccin 1
Figura 1-14
Configuracin
de impresin

4. Coloque el punto de insercin al principio del primer prrafo y luego mantenga presionado el botn
izquierdo del mouse y arrastre hasta el final del prrafo para seleccionarlo.

5. Haga clic en la pestaa Archivo y, a continuacin, haga clic en Imprimir. Haga clic en la flecha de
lista desplegable Imprimir pgina actual, seleccione Imprimir seleccin y, a continuacin, cambie el
nmero de copias de 2 a 1 haciendo clic en la flecha hacia abajo. A continuacin, haga clic en el icono
Imprimir. Se imprime el prrafo seleccionado.

6. Haga clic en la pestaa Archivo y, a continuacin, haga clic en Cerrar para cerrar el documento.
7. El documento Informe anual debe estar abierto desde un ejercicio anterior. Haga clic en la pestaa
Archivo y, a continuacin, haga clic en Imprimir. En configuracin, haga clic en la flecha desplegable
de 1 pgina por hoja, seleccione 2 pginas por hoja y, a continuacin, haga clic en el icono Imprimir.
Este documento de ocho pginas se imprime en cuatro pginas con dos pginas por hoja.

8. Haga clic en el botn Cerrar

para cerrar el documento y Microsoft Word..

FIN.

Evaluacin de conocimientos

Varias opciones
Seleccione la mejor respuesta a los siguientes enunciados.

1. Suponiendo que est usando Windows 8, la primera pantalla que ver al iniciar el equipo se llama:
a. Pantalla de Word.
b. Pantalla de Windows 7.
c. Pantalla Inicio.
d. Protector de pantalla.

2. La

contiene los comandos que usa con mayor frecuencia, como Guardar, Deshacer y Rehacer.

a. Pantalla de acceso rpido


b. Barra de herramientas rpida
c. Barra de herramientas de acceso rpido
d. Comando rpido

Descripcin de Word

21

3. Las letras y los nmeros que aparecen en la cinta cuando se pulsa la tecla Alt se llaman:
a. Key trips.
b. KeyTips.
c. Teclas de edicin.
d. Sugerencias de mtodo abreviado de tecla.

4. Qu comando usara para guardar un documento por primera vez?


a. Guardar
b. Guardar como
c. Guardar por primera vez
d. Bien a o b

5. Cul de las siguientes opciones usara al guardar un documento con un nombre de archivo nuevo?
a. Guardar
b. Guardar como
c. CtrlS
d. Bien a o b

Verdadero o falso
Haga un crculo alrededor de la V si el enunciado es verdadero o alrededor de la F si el enunciado es falso.
V

1.

Al iniciar Word, aparece un nuevo documento en blanco.

2.

La impresin rpida de un documento enva el documento directamente a la impresora.

3.

La pestaa Archivo puede utilizarse para guardar e imprimir archivos.

4.

Puede ocultar la cinta si hace doble clic en la pestaa activa.

5.

La vista previa y la impresin se pueden realizar teniendo acceso a Backstage.

Proyectos

Proyecto 1-1: Escribir una carta comercial


Trabaja en Proseware, Inc. y tiene que enviar una carta de seguimiento con respecto a los
presupuestos de precios. Cree la siguiente carta en estilo bloque con puntuacin mixta.
PREPRESE. INICIE Word si no est ya en ejecucin.
1. Cuando se abre Word 2013, aparece la pantalla Reciente. Haga clic en el documento Espaciado simple
(en blanco). Haga clic en Crear.

2. Haga clic en la pestaa Archivo y, a continuacin, haga clic en Guardar como. En la pantalla Guardar
como, haga clic en Equipo y, a continuacin, haga clic en Examinar. Use la barra de desplazamiento
vertical para localizar su unidad flash. Abra la carpeta Word 2013, cree una carpeta dentro de ella y
asgnele el nombre Proyectos de leccin 1. Haga doble clic para abrir la carpeta.

3. En el cuadro Nombre de archivo, escriba 1-1 Quotes. Haga clic en Guardar.


4. Muestre los caracteres no imprimibles de Mostrar u ocultar. En el punto de insercin, escriba 10 de
enero de 20XX.

5. Pulse Entrar cuatro veces para crear lneas en blanco.


6. Escriba la direccin del destinatario como se muestra:
Sr. David Pacheco (Pulse Entrar una vez.)
A Datum Corporation (Pulse Entrar una vez.)
2133 Montana (Pulse Entrar una vez.)
El Paso, TX 79938 (Pulse Entrar dos veces.)

7. Escriba el saludo Estimado Sr. Pacheco:


8. Pulse Entrar dos veces.

22

Leccin 1
9. Escriba el cuerpo de la carta:
Fue un placer reunirnos con usted la semana pasada para comentar los presupuestos de los
componentes que ha solicitado. Segn lo acordado, las especificaciones detalladas se le
proporcionarn una vez que recibamos su aprobacin final.

10. Pulse Entrar dos veces.


11. Escriba En Proseware, Inc., apreciamos su negocio.
12. Pulse Entrar dos veces.
13. Escriba el cierre Atentamente,.
14. Pulse la tecla Entrar cuatro veces.
15. Escriba Joe Villanueva.
16. Compruebe el documento cuidadosamente.
17. Haga clic en la pestaa Archivo y, a continuacin, haga clic en Guardar. La versin actualizada de la
carta se guardar con el mismo nombre de archivo en la carpeta de la leccin en su unidad flash.

PAUSA. DEJE el documento abierto para el prximo proyecto.

Proyecto 1-2: Imprimir un documento


Despus de comprobar la carta que acaba de escribir, est listo para imprimir copias del
documento.
PREPRESE. INICIE Word si no est ya en ejecucin.
1. Use el documento 1-1 Quotes que cre en el proyecto 1-1.
2. Haga clic en la pestaa Archivo y, a continuacin, haga clic en Imprimir. En la seccin Copias de la
zona de opciones de impresin, haga clic en la flecha arriba para cambiar el nmero de copias de 1 a 2.

3. Haga clic en el icono Imprimir .


4. Haga clic en Guardar en la Barra de herramientas de acceso rpido.
5. Haga clic en la pestaa Archivo y, a continuacin, haga clic en Cerrar.
FIN. CIERRE Word.

Edicin bsica

MATRIZ DE CONOCIMIENTOS DE LA LECCIN


Conocimientos

Objetivo del examen

Nmero de objetivo

Cambio y organizacin de vistas de


documento

Cambiar las vistas del documento.


Personalizar la cinta.
Mostrar cmo se usa el zoom.
Dividir la ventana.

1.4.1
1.4.4
1.4.2
1.4.5

Navegacin y bsqueda a travs de un


documento

Buscar texto dentro de un


documento.
Buscar y reemplazar texto.
Mostrar cmo se usa.
Buscar y reemplazar para aplicar
formato al texto.
Mostrar cmo se usa Ir a.

1.2.1
2.1.2
2.2.2

Cortar, copiar y pegar texto

Copiar y pegar texto.

2.1.3

Eliminacin de prrafos en blanco

Quitar prrafos en blanco.

2.1.5

Cambio de informacin de las propiedades

Agregar valores a las propiedades


del documento.

1.4.6

1.2.4

Star Bright Satellite Radio es la empresa de radio va satlite lder del pas. La empresa vende su servicio de
suscripcin a los propietarios de automviles, oyentes domsticos y personas en movimiento con radios porttiles
va satlite. El departamento de relaciones pblicas es responsable de promover una imagen favorable de Star Bright
Satellite Radio a los medios de comunicacin, los clientes potenciales y los clientes actuales. Microsoft Word 2013
es la herramienta perfecta para la visualizacin y bsqueda de los muchos documentos del departamento. En esta
leccin, aprender a navegar y ver un documento de Word.

ORIENTACIN DE SOFTWARE
La pestaa Vista

Word ofrece varias maneras diferentes de ver un documento, localizar rpidamente texto
u objetos y manipular ventanas. Despus de abrir un documento, puede tener acceso a
los comandos relacionados en la pestaa Vista, que se muestra en la figura 2-1. Use esta
figura como referencia a lo largo de esta leccin, as como en el resto del libro.

23

24

Leccin 2

Figura 2-1
Pestaa Vista

Word proporciona opciones para cambiar la apariencia de un documento en pantalla por la


visualizacin del documento en la vista de Modo de lectura, Diseo de impresin, Diseo
web, Esquema y Borrador. Tambin puede cambiar la vista en la pantalla si agrega reglas
horizontales y verticales, o lneas de cuadrcula; aumenta o disminuye la vista del documento; organiza las ventanas de documento; visualiza documentos en paralelo; o divide el
documento. Adems, el panel de navegacin proporciona opciones para navegar y realizar
una bsqueda en un documento.

CAMBIO Y ORGANIZACIN DE VISTAS DE DOCUMENTO


Puede habilitar funciones para mostrar lneas de cuadrcula, miniaturas y reglas que le
ayudarn en la navegacin por el documento, o puede acercarlo o alejarlo. Word tambin le
permite abrir y organizar varias ventanas de documento. Aprender todas estas funciones en
esta seccin.

Abrir un documento existente


Word puede abrir archivos guardados en formato Word o en muchos otros formatos populares,
tales como .RTF, .TXT o .PDF. Puede editar los documentos en Word y guardarlos en el formato
del archivo original o en otro formato. El botn Abrir del cuadro de dilogo Abrir contiene una
flecha desplegable que muestra las opciones para abrir un documento de una manera diferente.
Vea la tabla 2-1 para obtener una lista de opciones. En este ejercicio, aprender a abrir un
documento mediante el cuadro de dilogo Abrir.
Tabla 2-1
Opciones para
abrir archivos

Lista

Descripcin

Abrir como de solo lectura

Abre el documento como archivo de solo lectura; no pueden


hacerse cambios al documento.

Abrir como copia

Abre una copia del documento original.

Abrir en el explorador

Abre el documento que se guard como una pgina web en un


explorador web.

Abrir con transformacin

Abre los documentos que se guardaron con un tipo de archivo


XML.

Abrir en Vista protegida

Abre los documentos en Vista protegida; para editarlos, haga clic


en Habilitar edicin.

Abrir y reparar

Abre y repara los daos en el documento.

Al hacer clic en el comando Abrir de la pestaa Archivo, se abre la nueva pantalla Abrir. Puede
localizar rpidamente un archivo en Documentos recientes, donde se muestran los ltimos 25
documentos a los que ha tenido acceso. Desde cualquier equipo, puede abrir los documentos
que se guardaron en la nube mediante OneDrive. O bien, puede abrir los documentos que se
guardaron en el equipo local. El cuadro de dilogo Abrir se abre al hacer clic en Equipo y en
Examinar. Puede abrir los documentos existentes desde ubicaciones como una unidad flash, un
disco duro, una ubicacin de red, un escritorio o un dispositivo porttil. Para los fines de estos
ejercicios, en las instrucciones se da por sentado que todos los archivos de datos se almacenan
en la unidad flash.

Edicin bsica
PASO A PASO

25

Abrir un documento existente

PREPRESE. Antes de iniciar estos pasos, asegrese de activar o iniciar sesin en el equipo e iniciar
Word 2013.

1. Conecte la unidad flash a uno de los puertos USB del equipo.


2. Haga clic en la pestaa Archivo para abrir Backstage.
3. Haga clic en Abrir. La nueva pantalla Abrir se muestra en el lado izquierdo, mientras que en el lado
derecho se muestran los documentos abiertos recientemente.

4. Haga clic en Equipo; observe que el lado derecho de la pantalla muestra las carpetas recientes
actuales. (Vea la figura 2-2, pero tenga en cuenta que la pantalla no ser idntica a la figura).

Figura 2-2
La nueva pantalla Abrir

5. Haga clic en el botn Examinar. Aparece el cuadro de dilogo Abrir.


6. Use la barra de desplazamiento, desplcese hacia abajo y localice los archivos de datos de esta leccin
en la unidad flash. Haga doble clic en la carpeta Lesson02 para abrirla.

7. Localice Star Bright Satellite Proposal y haga clic en l una vez.


8. Haga clic en el botn Abrir. Aparece el documento.
PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Cambio de las vistas del documento


La pestaa Vista de la cinta incluye grupos de comandos para Vistas, Mostrar, Zoom, Ventana
y Macros. En esta seccin, aprender a usar el grupo de comandos Vistas de documento para
cambiar la forma en que Word muestra el documento.
Word tiene cinco opciones de vista de documento:
Modo de lectura cambia el diseo de pgina del documento con una fuente mayor para

facilitar la lectura. Algunas herramientas estn disponibles para editar el documento y


navegar por l. Para avanzar a la siguiente pgina, haga clic en la tecla de direccin a la
derecha de la pantalla o pulse si usa una pantalla tctil.

26

Leccin 2
Diseo de impresin es la vista predeterminada. Muestra el documento tal como se ver

cuando se imprima y le permite usar la cinta para crear y editar el documento.


La vista Diseo web muestra cmo se vera el documento como una pgina web.
La vista Esquema muestra el documento como un esquema y ofrece una pestaa Esquema
con comandos para crear y editar esquemas.
La vista Borrador sirve estrictamente para la edicin de texto. Los elementos avanzados
como tablas, grficos, imgenes y otros objetos estn ocultos en esta vista.

PASO A PASO

Cambiar las vistas del documento

USE el documento que est abierto desde el ejercicio anterior.


1. Haga clic en la pestaa Vista para ver los grupos de comandos que estn disponibles.
2. En el grupo Vistas, haga clic en el botn Modo de lectura para cambiar la vista del documento como se
muestra en la figura 2-3. El diseo de pgina del documento cambia a un tamao de fuente mayor para
facilitar la lectura.

Figura 2-3
Vista de modo Lectura

3. Haga clic en Herramientas en el men de la esquina superior izquierda de la pantalla para abrir el men
de opciones de herramientas, como se muestra en la figura 2-4. Aparecen cuatro comandos adicionales.
Tenga en cuenta que las dos primeras opciones estn activas, mientras que las opciones No se puede
deshacer y No se puede rehacer estn inactivas. Los comandos inactivos cambian a activos despus de
que se ha realizado una accin.

Figura 2-4
Men de opciones
de herramientas

27

Edicin bsica
4. Haga clic en Vista en el men para usar comandos adicionales, como Editar documento, Panel de
navegacin, Mostrar comentarios, Ancho de columna, Color de pgina y Diseo.

5. Mantenga el mouse sobre cada comando para ver informacin en pantalla y luego haga clic en Editar
documento. La pantalla cambia a la vista Diseo de impresin para la edicin.

6. Haga clic en el botn Modo de lectura otra vez.


7. Haga clic en Vista en el men y luego haga clic en Panel de navegacin. El panel se abre en el lado
izquierdo de la pantalla. Esto le permite navegar rpidamente por el documento si selecciona los ttulos y
las pginas, o mediante la bsqueda de texto.

8. En el panel de navegacin, haga clic en Opcin 3 y observe que el documento salta a esa ubicacin.
Option 3 tiene formato de estilo de ttulo.

9. Haga clic en la pestaa Pginas y haga clic en la primera pgina. Las imgenes de la pgina se
denominan miniaturas.

10. Haga clic en Cerrar (X) en el panel de navegacin para cerrarlo.


11. Pulse Esc para desactivar la vista Modo de lectura y volver a la vista Diseo de impresin.
12. Haga clic en el botn Diseo web de la pestaa Vista. Esta vista le permite ver el documento como una
pgina web.

13. Haga clic en el botn Esquema y observe la pestaa Esquema y los grupos de comandos que aparecen
para la edicin de esquemas.

14. Haga clic en el botn Cerrar vista Esquema.


15. Haga clic en la pestaa Vista y en el botn de la vista Borrador. Esta vista se suele usar para editar
texto.

16. Haga clic en el botn de la vista Diseo de impresin para volver a la configuracin predeterminada de
la vista del documento.

17. Tenga en cuenta que algunos de los botones de opciones de vista tambin estn disponibles en la barra
de estado en la parte inferior derecha de la pantalla
. Haga clic en cada botn y compare
las vistas resultantes con las vistas a las que ha tenido acceso desde la pestaa Vista.

18. Tambin puede ajustar la pantalla para cambiar la forma en que se muestra la cinta. En la esquina
superior derecha, haga clic en el botn Opciones de presentacin de la cinta de opciones

19. Seleccione Ocultar automticamente la cinta de opciones. La cinta est oculta para proporcionar
ms espacio para trabajar en el documento.

20. Haga clic en el botn Opciones de presentacin de la cinta de opciones

y, a continuacin,

seleccione Mostrar pestaas; solo se muestran las pestaas.

21. Para volver a la configuracin original de la pantalla, haga clic en el botn Opciones de presentacin
de la cinta de opciones

y seleccione Mostrar pestaas y comandos (vea la figura 2-5).

Figura 2-5
Men Opciones de
presentacin de la cinta
de opciones

PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Uso del zoom


El grupo de comandos Zoom le permite hacer zoom hacia delante para obtener una vista ms
cercana de una pgina o hacer zoom hacia atrs para ver ms del documento en un tamao
ms pequeo. Estos comandos tambin permiten determinar cuntas pginas del documento
muestra Word dentro de una sola pantalla. Zoom de objetos es una novedad del modo Lectura
y permite hacer zoom hacia delante sobre objetos tales como tablas, grficos o imgenes en

28

Leccin 2

el modo Lectura. En este ejercicio, use los comandos de Zoom para ver una o dos pginas;
tambin puede usar el control deslizante de Zoom de la barra de estado para aumentar o
disminuir el tamao de la imagen visualizada.
En el grupo Zoom, el botn Ancho de pgina expande el documento para ajustarlo al ancho de
la ventana. El botn Zoom inicia el cuadro de dilogo Zoom, donde hay ms opciones de zoom
hacia delante y hacia atrs. Por ejemplo, puede escribir un nmero especfico en el cuadro
de porcentaje para modificar la vista o ver varias pginas. Asimismo, en Zoom a la seccin,
es posible ampliar el documento haciendo clic en una cantidad especfica de zoom hasta
un 200 %. El rea de vista previa muestra cmo aparecer el documento en pantalla. Tambin
se puede usar el control deslizante de Zoom para acercar y alejar; este control deslizante se
encuentra en la parte inferior derecha de la pantalla en la barra de estado. El control deslizante
de Zoom se encuentra tambin en la pantalla de impresin de Backstage.

PASO A PASO

Usar el zoom

USE el documento que est abierto desde el ejercicio anterior.


1. Haga clic en el botn Una pgina en el grupo de comandos Zoom para ver una pgina entera en la
pantalla.

2. Haga clic en el botn Varias pginas para cambiar a una visualizacin de varias pginas.
3. Haga clic en el botn Zoom

. Aparece el cuadro de dilogo Zoom, tal como se muestra en la

figura 2-6.

Figura 2-6
Cuadro de dilogo Zoom

4. Haga clic en el botn de opcin junto a 200 % en el Zoom al rea del cuadro de dilogo y, a
continuacin, haga clic en Aceptar. La imagen del documento se ampla al doble de su tamao
completo.

Tome nota

Para usar la opcin Varias pginas del cuadro de dilogo Zoom, mantenga el cursor sobre las imgenes
en miniatura y haga clic en el nmero de pginas que desea mostrar en la pantalla.
5. Haga clic en el botn Zoom hacia atrs

en el control deslizante de zoom, que se encuentra en


el extremo derecho de la barra de estado (vea la figura 2-9). Cada vez que haga clic en el botn Zoom
hacia atrs, Word disminuir en un 10 % el tamao de la parte del documento que se muestra. Haga clic
hasta que el indicador de Zoom hacia atrs muestre 60 %.

Figura 2-7
Los botones Zoom
hacia delante y Zoom
hacia atrs del control
deslizante Zoom

Edicin bsica
6. Haga clic en el botn Zoom hacia delante

29

en el control deslizante de zoom, como se muestra en

la figura 2-7. Haga zoom hasta el 80 %.

7. Arrastre el control deslizante de Zoom hacia la izquierda; Word reduce el documento al tamao de
miniatura.

8. Ahora, en el grupo de comandos Zoom, en la pestaa Vista, haga clic en el botn Ancho de pgina. La
visualizacin del documento se expande al ancho de la ventana.

9. Haga clic en el botn 100 % para devolver el documento a su tamao normal.


PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Cambio de vistas de ventana


Los comandos del grupo de comandos Ventana le permiten abrir y organizar varias ventanas de
documento. En este ejercicio, aprender a manipular la pantalla; para ello, crear un segundo
documento en una nueva ventana, organizar varios documentos abiertos en una sola pantalla,
dividir un nico documento para ver diferentes partes, visualizar varios documentos
simultneamente, restablecer la colocacin de las ventanas para dividir la pantalla por igual
y cambiar de una ventana a otra.
Los comandos del grupo de comandos Ventana son los siguientes:
El botn Nueva ventana abre una nueva ventana que muestra el documento actual; esta

ventana muestra el nombre del documento en la barra de ttulo, seguido del nmero 2. Cada
nueva ventana que se abre en el mismo documento recibe un nombre cronolgicamente
numerado. Esta caracterstica le permite trabajar en diferentes lugares en el documento.
El botn Organizar todo muestra dos o ms ventanas en la pantalla al mismo tiempo. Esto
resulta til cuando se comparan los documentos o cuando se usa informacin de varios
documentos.
El comando Dividir divide una ventana de documento en dos ventanas que se desplazan
independientemente. Esto le permite ver dos partes de un mismo documento al mismo
tiempo.
El botn Ver en paralelo le permite ver dos documentos uno junto al otro. Cuando est
comparando documentos, puede usar el comando Desplazamiento sincrnico para vincular
el desplazamiento de los dos documentos de forma que pueda moverse por ambos al mismo
tiempo.
El botn Restablecer posicin de la ventana se usa con el botn Ver en paralelo y, al
ver dos documentos juntos, el botn Restablecer posicin de la ventana colocar ambos
documentos de igual manera en la pantalla.
El botn Cambiar ventanas le permite seleccionar qu documento va a ser el documento
activo (el documento que est listo para la edicin). El nombre del documento activo aparece
en la barra de ttulo.
En ocasiones, tal vez necesite quitar una ventana de en medio sin salir de la aplicacin asociada.
Aqu es donde pueden resultar tiles los tres botones de la esquina superior derecha de la
minimiza la presentacin de la ventana; es decir,
pantalla de Word. El botn Minimizar
la ventana desaparece y se sustituye por un icono en el botn Restaurar de la barra de tareas
minimiza o maximiza su presentacin para devolver un documento a su estado
de estado.
cierra la ventana. Si tiene solo un documento de Word
anterior. Por ltimo, el botn Cerrar
abierto, el botn Cerrar cierra tambin Word.
PASO A PASO

Cambiar las vistas de ventana

USE el documento que est abierto desde el ejercicio anterior.


1. En el grupo de comandos Ventana, haga clic en el botn Nueva ventana. Aparece una nueva ventana
con Star Bright Satellite Proposal:2 en la barra de ttulo del documento y se convierte en el
documento activo.

2. En el grupo de comandos Ventana, haga clic en el botn Cambiar ventanas. Aparece un men de
ventanas abiertas, como se muestra en la figura 2-8.

30

Leccin 2
Figura 2-8
Botn y men Cambiar
ventanas

3. En el men desplegable Cambiar ventanas, haga clic en Star Bright Satellite Proposal:1. El
documento original se convierte en el documento activo.

4. Haga clic en el botn Organizar todo. Word muestra las dos ventanas, una sobre la otra, en la pantalla.
5. Haga clic en el botn Ver en paralelo para organizar las ventanas una al lado de otra en la pantalla.
6. Tenga en cuenta que Desplazamiento sincrnico est activado de forma predeterminada. Coloque
el punto de insercin en el control deslizante de la barra de desplazamiento vertical y pulse el botn
primario del mouse mientras desplaza el cursor arriba y abajo para desplazarse por los documentos;
observe que ambos se desplazan simultneamente.

7. Haga clic en cualquier lugar en el documento Star Bright Satellite Proposal:2; este se convierte
ahora en el documento activo.

8. Haga clic en el botn Desplazamiento sincrnico para desactivar esta funcin. Coloque el punto
de insercin en la barra de desplazamiento vertical y desplcese hacia abajo; observe que ahora el
documento Star Bright Satellite Proposal:2 se desplaza independientemente.

9. Haga clic en el botn Cerrar

para cerrar el documento Star Bright Satellite Proposal:2.

10. Haga clic en el botn Maximizar en el documento Star Bright Satellite Proposal para llenar la
pantalla.

11. Haga clic en el botn Dividir. Observe que ahora tiene una barra de divisin horizontal. Arrastre la barra
de divisin debajo del texto Relocation Proposal y suelte el botn del mouse. Dividir el documento facilita
la edicin de dos secciones diferentes. La ventana de documento se divide en dos y el botn Dividir
cambia al botn Quitar divisin (vea la figura 2-9).

Figura 2-9
Ventana dividida y botn
Quitar divisin

Edicin bsica

31

12. Haga clic en Quitar divisin.


13. Haga clic en el botn Minimizar

. El documento se minimiza para convertirse en un icono en la


barra de tareas de Windows en la parte inferior de la pantalla y aparece el escritorio.

14. Mantenga el mouse sobre el icono de Word en la barra de tareas (como se muestra en la figura 2-10)
y haga clic en el icono del documento Star Bright Satellite Proposal en la barra de tareas para
maximizar el documento en la pantalla.

Figura 2-10
Documento minimizado en
la barra de tareas

PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

NAVEGACIN Y BSQUEDA A TRAVS DE UN DOCUMENTO


Como ya sabe, el panel de navegacin contiene comandos para moverse y buscar en un
documento. Tambin puede usar las opciones del comando Buscar, el mouse, las barras de
desplazamiento y varias pulsaciones de teclas y comandos de mtodo abreviado de teclado para
navegar por documentos de Word. En esta seccin, practicar el uso del panel de navegacin
y una serie de comandos del grupo de comandos para moverse rpidamente a travs de un
documento; buscar texto especfico, grficos u otros elementos del documento; y quitar o
reemplazar esos elementos.

Bsqueda dentro de un documento


El comando Buscar de Word se encuentra ahora en la pestaa Resultados en el panel de
navegacin. Puede abrir el panel de navegacin en el grupo Mostrar de la pestaa Vista, as
como al hacer clic en el botn Buscar en la pestaa Inicio, en el grupo Edicin. Mediante
el panel de navegacin, puede localizar fcilmente determinado texto, grficos, objetos
y ecuaciones dentro de un documento. El documento contiene texto resaltado y la pestaa
Resultados muestra los resultados en negrita. Word coloca los resultados en el orden en que
aparecen en el documento. En este ejercicio, aprender a usar el panel de navegacin para
buscar cada aparicin de una palabra especfica dentro de un documento.
En la pestaa Inicio, en el grupo Edicin, la flecha de lista desplegable que se encuentra al lado
del botn Buscar muestra un men que contiene los comandos Buscar, Bsqueda avanzada
e Ir a. El comando Buscar abre el panel de navegacin con la pestaa Resultados activa; el
comando Bsqueda avanzada abre el cuadro de dilogo Buscar y reemplazar con Buscar
como la pestaa activa; y el comando Ir a abre el mismo cuadro de dilogo con Ir a como la
pestaa activa. En el grupo Edicin, el comando Reemplazar abre el cuadro de dilogo Buscar
y reemplazar con Reemplazar como la pestaa activa. El comando Seleccionar ofrece opciones
para la seleccin de texto u objetos.
Para resaltar cada aparicin de una determinada palabra o frase en el documento, debe activar
Bsqueda avanzada. Para ello, haga clic en la flecha desplegable que se encuentra al lado del
cuadro de texto Buscar, como se muestra en la figura 2-11, y haga clic en Bsqueda avanzada.

32

Leccin 2

Figura 2-11

Se abre el cuadro de dilogo Buscar y reemplazar. Dentro del cuadro Buscar, escriba la palabra
o frase deseada y, a continuacin, haga clic en la flecha desplegable del botn Resaltado de
lectura y seleccione Resaltar todo. Al cerrar el cuadro de dilogo Buscar y reemplazar, se
destaca cada instancia de la palabra o frase deseada en el documento. Para borrar todas las
apariciones del texto resaltado, vuelva a las opciones de bsqueda avanzada, haga clic en el
botn Resaltado de lectura y, a continuacin, seleccione Borrar resaltado.

Panel de navegacin con


opciones adicionales

PASO A PASO

Usar el panel de navegacin para buscar texto en un documento

USE el documento que est abierto desde el ejercicio anterior.


1. Haga clic en la pestaa Vista y despus, en el grupo de comandos Mostrar, haga clic en la casilla Panel
de navegacin. Se abre el panel de navegacin.

2. Escriba reubicacin en el cuadro de texto Buscar; el texto se resalta en el documento y los resultados
se muestran en las pestaa Ttulo, Pginas y Resultados del panel de navegacin.

3. Haga clic en la tercera pestaa, Resultados. Tenga en cuenta que el texto encontrado est en negrita y
aparece en el orden de aparicin en el documento.

4. Haga clic en la primera pestaa, Ttulos, y observe que estn resaltados los ttulos de las secciones que
contienen el texto encontrado.

5. Haga clic en la segunda pestaa, Pginas, y observe el texto encontrado resaltado en las imgenes en
miniatura.

6. Haga clic en cada miniatura hasta que llegue a la pgina 4.


7. Haga clic en la X en el cuadro de texto Buscar para finalizar la bsqueda. Word vuelve automticamente
a la pgina uno.

8. Haga clic en el icono de lupa que se encuentra a la derecha del cuadro del panel de navegacin para
abrir una lista de opciones disponibles.

Edicin bsica

33

9. En la lista de opciones abierta, haga clic en el comando Bsqueda avanzada. Se abre el cuadro de
dilogo Buscar y reemplazar.

10. La palabra "reubicacin" debera estar en el cuadro de texto Buscar; haga clic en el botn Buscar
siguiente. Haga clic en Aceptar para volver a la parte superior del documento, si se le solicita.

11. Haga clic en el botn Resaltado de lectura y seleccione Resaltar todo para resaltar todas las
instancias de esta palabra. Revise cada pgina.

12. Antes de cerrar el cuadro de dilogo Buscar y reemplazar, haga clic en el botn Resaltado de lectura y,
a continuacin, en Borrar resaltado para quitar el resaltado del texto (vea la figura 2-12).

13. Haga clic en CERRAR.


14. En el grupo de comandos Mostrar, haga clic en la casilla Panel de navegacin para desactivar este
panel.

Figura 2-12
Resaltado de lectura

Tome nota

Para finalizar la bsqueda, haga clic en la X en el cuadro de texto.


15. GUARDE el documento con el nombre Star Bright Satellite Proposal 1 en la carpeta de la leccin
de su unidad flash.

PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Para ver ms opciones de bsqueda, haga clic en el botn Msen el cuadro de dilogo Buscar
y reemplazar. En el rea Opciones de bsqueda que aparece, puede elegir criterios adicionales
para afinar el proceso de bsqueda; por ejemplo, puede elegir que coincidan maysculas y
minsculas o solo palabras completas. Tambin puede utilizar caracteres comodn para
buscar palabras o frases que contienen letras o combinaciones de letras especficas. Escriba
sencillamente un signo de interrogacin (?) para representar un carcter nico, por ejemplo, si
escribe p?r se encuentra par, per, por y pur. Asimismo, escriba un asterisco (*) para representar
una cadena de caracteres, por ejemplo, con m*r se encuentra mor, molar o incluso manta polar.
En el cuadro de dilogo Buscar y reemplazar, puede hacer clic el botn Formato para
buscar texto con un formato especfico, como una fuente, configuracin o estilo de prrafo
determinados. Tambin puede hacer clic en el botn Especial para buscar elementos especiales
en un documento, como campos, marcas de pie de pgina o saltos de seccin.

Buscar y reemplazar texto en un documento


El comando Reemplazar, que se encuentra en la pestaa Inicio del grupo Edicin, abre el cuadro
de dilogo Buscar y reemplazar. Puede usar el comando Reemplazar para reemplazar una
palabra o una frase por otra. Tambin puede usar el comando Buscar y reemplazar para buscar
y reemplazar formato, como por ejemplo, el color de una fuente especfica, negrita o cursiva.
Tambin es posible buscar y reemplazar caracteres especiales y elementos de documento como
saltos de pgina y tabulaciones. En este ejercicio, aprender a buscar y reemplazar una palabra
con un determinado tipo de formato.

34

Leccin 2

PASO A PASO

Reemplazar texto en un documento

USE el documento que est abierto desde el ejercicio anterior.


1. Coloque el punto de insercin al principio del documento pulsando Ctrl+Inicio.
2. Haga clic en la pestaa Inicio para activarla. En el grupo Edicin, haga clic en el botn Reemplazar; se
abre el cuadro de dilogo Buscar y reemplazar.

3. Haga clic en el botn Ms>> para revisar las opciones y, a continuacin, haga clic en el botn <<Menos
para ocultarlas.

4. En el cuadro Buscar, escriba Montgomery, Slade y Parker. (Si aparece "reubicacin" en el cuadro
Buscar, seleccinelo y pulse Eliminar y, a continuacin, escriba la nueva cadena de bsqueda).

5. En el cuadro Reemplazar con, escriba Becker, Steele y Castillo.


6. Haga clic en Buscar siguiente. Word busca la primera aparicin de la frase Montgomery, Slade y
Parker y la resalta. Nota: si Word no encuentra coincidencias, compruebe la ortografa en el cuadro
Buscar.

7. Haga clic en Reemplazar todos. Word busca todas las apariciones de la frase Montgomery, Slade y
Parker y las reemplaza por Becker, Steele y Castillo. A continuacin, Word muestra un mensaje que
revela cuntas sustituciones se han hecho.

8. Haga clic en Aceptar y, a continuacin, haga clic en Cerrar.


9. Coloque el punto de insercin al principio del documento.
10. Haga clic en la pestaa Vista; despus, en el grupo de comandos Mostrar, haga clic en la casilla Panel
de navegacin.

11. En el panel de navegacin, haga clic en la flecha desplegable o en la lupa para que la informacin en
pantalla muestre la bsqueda para ms cosas; despus, haga clic en Reemplazar para abrir el cuadro
de dilogo Buscar y reemplazar.

12. En el paso siguiente, invertir el orden de bsqueda. En el cuadro de texto Buscar, escriba Becker,
Steele y Castillo; a continuacin, en el cuadro de texto Reemplazar, escriba Montgomery, Slade y
Parker. Mantenga el punto de insercin en el cuadro de texto Reemplazar con.

13. Haga clic en el botn Ms>> para expandir el cuadro de dilogo para incluir opciones de bsqueda y
sustitucin adicionales (vea la figura 2-13).

Figura 2-13
Cuadro de dilogo
Buscar y reemplazar con
Opciones de bsqueda

Edicin bsica

35

14. Haga clic en el botn Formato y seleccione Fuente en la lista desplegable; aparece el cuadro de
dilogo Reemplazar fuente.

15. En el rea Fuente, use la barra de desplazamiento para desplazarse a Garamond y haga clic para
seleccionarlo.

16. En el rea Estilo de fuente, seleccione Negrita cursiva.


17. Seleccione el tamao 14.
18. Haga clic en la flecha desplegable Color de fuente y, a continuacin, seleccione Rojo oscuro en
Colores estndar y previsualice los resultados.

19. Haga clic en Aceptar. Debajo del cuadro de texto Reemplazar con, ver las selecciones de formato
(consulte la figura 2-13).

20. Haga clic en Reemplazar todos; se completarn dos sustituciones.


21. Haga clic en Aceptar y, a continuacin, en Cerrar. Inspeccione el documento y observe que las
sustituciones se han hecho con cambios de formato.

22. En el panel de navegacin, haga clic en la X o en el grupo de comando Mostrar, haga clic en la casilla
Panel de navegacin para cerrarlo.

23. Haga clic en el botn Mostrar todo para mostrar los caracteres no imprimibles.
24. Para usar la funcin de bsqueda avanzada, haga clic en la pestaa Inicio y en el grupo Edicin, haga
clic en Reemplazar.

25. Coloque el punto de insercin en el cuadro de texto Buscar y seleccione y elimine el texto del cuadro
pulsando las teclas Retroceso o Supr.

26. Coloque el punto de insercin en el cuadro de texto Reemplazar con, seleccione y elimine el texto del
cuadro pulsando las teclas Retroceso o Supr y haga clic en el botn Sin formato en la parte inferior de
la pantalla. De esta forma se quita todo el formato en el cuadro de texto Reemplazar con.

27. Coloque el punto de insercin en el cuadro de texto Buscar y, a continuacin, haga clic en el botn
Especial. En la lista de elementos de bsqueda que aparece, haga clic en Salto de seccin; Word
coloca los caracteres (^b) en el cuadro de texto.

28. Coloque el punto de insercin en el cuadro de texto Reemplazar con. Haga clic en el botn Especial.
29. Haga clic en Salto de pgina manual; aparece (^m) en el cuadro de texto.
30. Haga clic en Buscar siguiente y observe que Word resalte la primera aparicin. Haga clic en
Reemplazar todos. Se han hecho tres sustituciones en el documento, que tiene saltos de pgina en vez
de saltos de seccin.

31. Haga clic en Aceptar y, a continuacin, haga clic en Cerrar para cerrar el cuadro de dilogo Buscar y
reemplazar.

32. Revise los saltos de pgina del documento y deje activado el botn Mostrar todo.
33. GUARDE el documento en la unidad flash como Actualizacin de Propuesta de Star Bright
Satellite.
PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Tome nota

Puede usar la herramienta Buscar y reemplazar para reemplazar la puntuacin especfica dentro de
un documento. Por ejemplo, suponga que ha presionado la barra espaciadora dos veces al final de
cada oracin y desea reemplazar cada conjunto de dos espacios con nico espacio. En el cuadro de
texto Buscar, pulse la barra espaciadora dos veces; a continuacin, en el cuadro de texto Reemplazar con, pulse la barra espaciadora una vez y haga clic en el botn Reemplazar todos. Al hacer esto,
Word reemplaza todas las instancias de doble espacio por espacios individuales.
Al reemplazar texto, puede confirmar cada sustitucin para asegurarse de que es correcta haciendo
clic en Reemplazar en lugar de Reemplazar todos. Usar el comando Buscar y reemplazar le ayuda
a buscar texto y evitar errores.

Solucin de
problemas

Si tiene problemas al usar el comando Reemplazar para reemplazar el formato o uno de los elementos especiales, vuelva a mostrar el cuadro de dilogo Buscar y reemplazar. Revise el cuadro
de texto Buscar para corregir la ortografa o el elemento. Debajo del cuadro de texto Reemplazar
con se encuentra el formato para reemplazar el texto. Por ejemplo, si va a reemplazar el texto de
bsqueda por color rojo y el estilo negrita, debajo del cuadro de texto Reemplazar con, vea Fuente:
negrita, color de fuente: rojo (consulte la figura 2-13).

36

Leccin 2

Uso del comando Ir a para navegar por un documento largo


En un documento largo, tal vez quiera moverse a travs del documento ms rpidamente de
lo que es posible mediante el desplazamiento. El comando Ir a proporciona una manera de
navegar a travs de documentos ms largos rpidamente. En este ejercicio, aprender a usar el
comando Ir a para moverse por un documento muy largo.
Con el comando Ir a puede saltar a una pgina, tabla, grfico, ecuacin o cualquier otro
elemento especfico en el documento. Para ir al elemento anterior o siguiente del mismo tipo,
deje el cuadro de entrada vaco y haga clic en Anterior o en Siguiente. El comando Ir a se
encuentra en el cuadro de dilogo Buscar y reemplazar.

PASO A PASO

Usar el comando Ir a

USE el documento que est abierto desde el ejercicio anterior.


1. En la pestaa Inicio, en el grupo Edicin, haga clic en la flecha desplegable situada junto al botn
Buscar y haga clic en Ir a. Se mostrar la pestaa Ir a del cuadro de dilogo Buscar y reemplazar, como
se muestra en la figura 2-14.

Figura 2-14
Pestaa Ir a

2. En el cuadro Ir a, el elemento Pgina est seleccionado de forma predeterminada. En el cuadro Nmero


de la pgina, escriba 4 y, a continuacin, haga clic en Ir a. El punto de insercin se desplaza a la pgina
4 del documento.

3. En el cuadro Ir a, seleccione Lnea. En el cuadro Nmero de la lnea , escriba 10 y, a continuacin, haga


clic en Ir a. El punto de insercin se mueve a la lnea 10 en el documento.

4. En el cuadro Ir a, seleccione Marcador. En el cuadro Nombre del marcador, se muestra Opcin 1. Haga
clic en Ir a. El punto de insercin se mueve al marcador.

5. Haga clic en la flecha desplegable en el cuadro Nombre del marcador y seleccione Arriba y, a
continuacin, haga clic en Ir a. El punto de insercin se coloca al principio del documento.

6. Haga clic en CERRAR.


PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Tome nota

Word sigue la pista de dnde ha escrito o editado el texto. Para ir a una posicin anterior de edicin
del documento, pulse MaysF5. Despus de guardar el documento en el equipo, en la unidad flash
o OneDrive, Word 2013 le recordar dnde dej el documento.

Edicin bsica

37

CORTAR, COPIAR Y PEGAR TEXTO


A menudo es necesario copiar o quitar texto de una ubicacin en un documento y colocarlo en
otra. Cuando usa el comando Copiar o cortar, el Portapapeles almacena los elementos para
que pueda pegarlos en otro lugar del documento o en otro archivo de Office. Cuando corta
texto, Word quita el texto eliminado de la ubicacin original y lo coloca en la coleccin del
Portapapeles. Cuando copia texto, Word coloca una copia duplicada en el Portapapeles. A
continuacin, el comando Pegar pega el texto del Portapapeles en una nueva ubicacin en
el documento original o en un nuevo documento. En este ejercicio, aprender dos maneras
diferentes de copiar y mover texto: con el Portapapeles y con el mouse.
Las entradas del Portapapeles pueden colocarse en cualquier lugar en un documento situando
el punto de insercin en la nueva posicin y seleccionando una de las tres opciones de Pegar
que se muestran en la tabla 2-2 y en la figura 2-15.
Tabla 2-2
Descripciones de la
opcin Pegar

Elemento de
muestra colocado
en el Portapapeles

Cmo se muestra
un elemento
cuando se pega

Opcin Pegar

Descripcin

Mantener el formato
de origen

Mantiene el texto
seleccionado con el formato
original, incluidos los
hipervnculos.

WILEY.COM

WILEY.COM

Combinar formato

Si el texto contiene fuentes


de diferentes tamaos y
colores, Pegar produce
el formato de texto negro
con Calibri (Cuerpo) de
11 puntos cuando est
en una nueva pantalla de
documento. Si se pega en el
mismo documento, se utiliza
el formato de destino.

Pegar

Pegar

Mantener solo texto

Independientemente de
la fuente, el tamao y el
formato, cuando se pega
el texto, aparece en Calibri
(cuerpo) de 11 puntos.

College

College

Figura 2-15
Opciones de Pegar

38

Leccin 2

Copiar y mover texto con los comandos del Portapapeles


El Portapapeles permite cortar o copiar varios elementos y pegarlos en cualquier documento
de Office. En este ejercicio, aprender a usar el grupo de comandos del Portapapeles en la
pestaa Inicio para copiar y mover texto.
Los elementos recopilados se mantienen en el Portapapeles hasta que todos los programas
de Office estn cerrados o se haga clic en el botn Borrar todo en el panel de tareas del
Portapapeles. El Portapapeles contiene hasta 24 elementos y, cuando se agrega otro elemento,
se elimina el primer elemento desde el Portapapeles y el ltimo elemento se coloca en la
parte superior de la lista. Cada entrada en el Portapapeles incluye un icono que representa
el programa de Office de origen y una parte de texto copiado o una miniatura de un grfico
copiado. De forma predeterminada, cuando hay texto seleccionado, aparece un mensaje en la
barra de estado que muestra cuntas palabras se han seleccionado y el nmero total de palabras
en el documento.
PASO A PASO

Usar el Portapapeles para copiar y mover texto

USE el documento que est abierto desde el ejercicio anterior.


1. Haga clic tres veces para seleccionar el segundo prrafo del documento bajo el ttulo Descripcin de la
propuesta.

2. En la pestaa Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en el botn Cortar. Cuando se usa el comando
Cortar o copiar, el elemento se coloca automticamente en el Portapapeles.

3. Haga clic para colocar el punto de insercin delante del primer carcter de la frase que comienza con
"Star Bright Satellite Radio es la empresa de radio va satlite lder.. . ."

4. Haga clic en el selector del cuadro de dilogo del grupo de comandos Portapapeles para mostrar el
panel de tareas del Portapapeles.

5. En la lista de elementos cortados y copiados, mueva el puntero del mouse al texto cortado en el paso 2 y
haga clic en la flecha desplegable para abrir las opciones del panel de tareas Portapapeles.

6. Haga clic en Pegar para insertar el texto en el documento en la nueva ubicacin.


7. Haga clic en el botn Cerrar en el panel de tareas Portapapeles.
PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Tome nota

Su panel de tareas Portapapeles puede tener una apariencia diferente segn el nmero de elementos
que se hayan recopilado.

La flecha de lista desplegable Opciones, en la parte inferior del panel de tareas Portapapeles,
ofrece varias opciones para mostrar el Portapapeles. En la tabla 2-3 se describen estas opciones.
Tabla 2-3
Opciones para mostrar
el Portapapeles

Opcin

Descripcin

Mostrar Portapapeles de
Office automticamente

Muestra automticamente el Portapapeles al copiar.

Mostrar Portapapeles de
Office cuando CtrlC se presiona dos veces

Muestra automticamente el Portapapeles cuando se presiona CtrlC dos veces.

Recopilar sin mostrar el Portapapeles de Office

El Portapapeles no aparece al copiar o cortar texto.

Mostrar el icono del Portapapeles de Office en la barra de


tareas

Muestra el icono del Portapapeles en el rea de estado de la


barra de tareas del sistema cuando est activo el Portapapeles. Est activada de forma predeterminada.

Mostrar el estado junto a la


barra de tareas al copiar

Muestra el mensaje elemento recogido al copiar elementos


en el Portapapeles. Est activada de forma predeterminada.

Edicin bsica

39

Uso del mouse para copiar o mover texto


Para mover una seleccin de texto, use el mouse para arrastrar y soltar la seleccin en una
nueva ubicacin. Mantenga pulsada la tecla Ctrl mientras arrastra para copiar el texto. Cuando
se va a arrastrar el texto para moverlo, el puntero muestra una cuadro y cuando se arrastra el
texto para copiarlo, el puntero muestra un cuadro con un signo ms (). El texto que se corta
o se copia con el mouse no se almacena en la coleccin del Portapapeles. En esta seccin,
aprender a usar el mouse para copiar o mover texto.

PASO A PASO

Usar el mouse para copiar o mover texto

USE el documento que est abierto desde el ejercicio anterior.


1. Seleccione el segundo prrafo de la primera pgina, que comienza con "Star Bright Satellite Radio es la
empresa de radio va satlite lder. . ."

2. Pulse la tecla Ctrl mientras hace clic y luego arrastre el prrafo seleccionado y sultelo sobre el primer
prrafo en la primera pgina. El puntero muestra un signo ms () mientras arrastra, que indica que est
copiando el texto seleccionado. El prrafo "Star Bright Satellite Radio es la empresa de radio va satlite
lder. . ." se muestra en los prrafos primero y tercero.

3. Seleccione el tercer prrafo y presione Supr.


4. GUARDE el documento como Star Bright Satellite Proposal Final Update en la carpeta de la
leccin en la unidad flash.

PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Solucin de
problemas

De forma predeterminada, la edicin de arrastrar y colocar se activa para que pueda arrastrar el
puntero para mover y copiar texto. Esta opcin se puede activar o desactivar en la vista Backstage.
Para ello, haga clic en la pestaa Archivo y luego haga clic en Opciones. Haga clic en Avanzadas y,
bajo Opciones de edicin, active o desactive la casilla Permitir arrastrar y colocar el texto.

Eliminacin de prrafos en blanco


Cuando crea un documento o revisa un documento existente, es una buena prctica quitar las
lneas adicionales en blanco entre los prrafos. En esta seccin, aprender a quitar los prrafos
en blanco.

PASO A PASO

Quitar prrafos en blanco

USE el documento que est abierto desde el ejercicio anterior.


1. Si es necesario, habilite Mostrar u ocultar ( ).
2. En la primera pgina despus del segundo prrafo, coloque el punto de insercin al principio de la marca
de prrafo y presione Supr.

3. En la pgina dos, pulse Supr para quitar las marcas de prrafo adicionales del cuerpo de texto bajo el
ttulo Atlanta, GA. Repita estos pasos para la pgina 3 para quitar las marcas de prrafo adicionales
bajo el ttulo Dallas, TX y en la pgina 4 bajo el ttulo Richmond, VA.

4. GUARDE el documento con el mismo nombre de archivo en la carpeta de la leccin en la unidad flash.
PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

40

Leccin 2

CAMBIO DE INFORMACIN DE LAS PROPIEDADES


La vista Backstage le permite tener acceso a las propiedades para agregar informacin acerca
del documento, como el nombre del autor, tema, empresa y mucho ms. En este ejercicio,
aprender dos maneras diferentes de agregar informacin a las propiedades.
Propiedades del documento identifica al creador del documento, la fecha en que se cre
el documento, el asunto, la categora y las palabras clave que se pueden usar para buscar el
documento.
El panel Propiedades del documento se muestra en la pantalla del documento si obtiene acceso
a la informacin en Backstage y, a continuacin, selecciona Mostrar el panel de documentos.
Mostrar el Panel de documentos presenta las propiedades del documento debajo de la cinta.
Puede tener acceso a las propiedades avanzadas si hace clic en la flecha desplegable en las
propiedades del documento o puede abrirlas a travs de Backstage.

PASO A PASO

Cambiar informacin de las propiedades

USE el documento que est abierto desde el ejercicio anterior.


1. Haga clic en Archivo para abrir Backstage y, a continuacin, haga clic en la flecha de lista desplegable
a la derecha de Propiedades para ver las opciones tal como se muestra en la figura 2-16.

Figura 2-16
Opciones de propiedades

2. Haga clic en Mostrar el panel de documentos. El panel Propiedades del documento se muestra sobre
el documento.

3. Escriba la siguiente informacin en el cuadro de texto correspondiente:


Autor:

[Su nombre]

Ttulo:

Polticas y procedimientos

Asunto:

Manual

4. Haga clic en la flecha desplegable del botn Propiedades del documento situado en la parte superior
izquierda del panel, tal como se muestra en la figura 2-17.

Figura 2-17
Opcin Propiedades de
documento para abrir
Propiedades avanzadas

Edicin bsica

41

5. Haga clic en Propiedades avanzadas para abrir el cuadro de dilogo Propiedades y haga clic en la
pestaa Resumen para activarla.

6. Agregue la siguiente informacin en el cuadro de texto correspondiente:


Administrador:

Aggie Becker

Organizacin:

Star Bright Satellite Radio

palabras clave. polticas, procedimientos, beneficios (separe las palabras clave con una coma)

7. Haga clic en Aceptar para confirmar la actualizacin realizada en las propiedades y, a continuacin,
haga clic en la X para cerrar el Panel de documentos.

8. GUARDE el documento en la carpeta de la leccin en la unidad flash y CIERRE el documento.


CIERRE Word.

Evaluacin de conocimientos

Varias opciones
Seleccione la mejor respuesta a los siguientes enunciados.

1.

son versiones de tamao reducido de las imgenes.


a. Unidades de miniatura
b. Documentos de miniatura
c. Miniaturas
d. Paneles de vista previa

2. Las propiedades avanzadas permiten agregar:


a. palabras clave.
b. categora.
c. nombre del autor.
d. Todos los anteriores

3. Cuando se han aplicado estilos de ttulos a un documento, el usuario tiene la opcin de navegar por el documento
mediante qu pestaa del panel de navegacin?
a. Ttulos
b. Pginas
c. Resultados
d. Ninguna de las anteriores

4. Qu comodn usara para buscar un solo carcter?


a. ?
b. *
c. **
d. ??

5. El comando Ir a le permite navegar por la pgina, el texto, los grficos, la ecuaciones o las tablas si usa cul de las
opciones siguientes?
a. Tecla de mtodo abreviado F5
b. Cuadro de dilogo Buscar y reemplazar
c. CtrlI
d. Todos los anteriores

Verdadero o falso
Haga un crculo alrededor de la V si el enunciado es verdadero o alrededor de la F si el enunciado es falso.

1.

El comando Nueva ventana inicia una nueva ventana que contiene el documento actual.

2.

Mediante la seleccin de texto, el usuario tiene la posibilidad de cambiar la fuente o el tamao de fuente,
aplicar negrita y eliminar texto.

3.

La vista Modo de lectura muestra el documento tal como se ver cuando se impriman.

4.

El comando Cambiar ventanas permite alternar entre documentos.

5.

El comando Organizar todo coloca todos los documentos abiertos en una ventana separada en la pantalla.

42

Leccin 2

Proyectos

Proyecto 2-1: Actualizacin de un letrero


La cafetera Grand Street coloca un letrero en la puerta y cerca de la barra con una lista de los
cafs destacados del da. Necesita actualizar el letrero de hoy.
PREPRE SE. INICIE Word si no est ya en ejecucin.
1. Haga clic en Abrir otros documentos en la pantalla Reciente.
2. En la pantalla Abrir, haga clic en Equipo y haga clic en Examinar.
3. Haga clic en la ubicacin de los archivos de datos de esta leccin.
4. Busque y abra el documento Sign.
5. Haga clic en la pestaa Archivo y, a continuacin, en Guardar como. En el cuadro Nombre de archivo,
escriba 2-1 New Sign.
6. Haga clic en Guardar.
7. Coloque el cursor en I delante de la M de Morning Blend. Arrastre sobre las palabras para seleccionar
Morning Blend.

8. Escriba Grand Street Blend.


9. Haga clic en la pestaa Inicio. En el grupo Edicin, haga clic en Reemplazar.
10. Coloque el punto de insercin den el cuadro de texto Buscar y escriba Kona Blend.
11. Haga clic en el cuadro de texto Reemplazar con y escriba Hawaiian Blend.
12. Haga clic en el botn Ms>>.
13. Haga clic en el botn Formato y seleccione Fuente.
14. En el cuadro de texto Reemplazar fuente , haga clic en la flecha hacia abajo de la barra de
desplazamiento y seleccione Comic Sans MS; para el estilo, seleccione Bold Italic; para el tamao de
fuente, seleccione 26; y para el color de fuente, seleccione Azul oscuro en Colores estndar.

15. Haga clic en Aceptar y, a continuacin, en el botn << Menos.


16. Haga clic en Buscar siguiente y haga clic en el botn Reemplazar.
17. Haga clic en Aceptar y, a continuacin, en Cerrar.
18. Coloque el cursor en I delante de la T de Try Me y haga clic para colocar el punto de insercin.
19. Escriba $2 y presione la barra espaciadora.
20. En la siguiente lnea, haga doble clic en la palabra Mocha para seleccionarla.
21. Escriba White Chocolate.
22. En el grupo Zoom, haga clic en Ancho de pgina.
23. Haga clic en Una pgina.
24. Haga clic en el icono Guardar en la barra de herramientas de acceso rpido.
25. Haga clic en la pestaa Archivo. Haga clic en Imprimir y haga clic en el botn Imprimir. (Consulte al
instructor antes de imprimir este documento.)

26. Haga clic en la pestaa Archivo y seleccione Cerrar.


PAUSA. DEJE Word abierto para el siguiente proyecto.

Edicin bsica

43

Proyecto 2-2: Editar una descripcin de trabajo


Star Bright Satellite Radio est contratando personal. Edite la descripcin del trabajo de modo
que se pueda enviar al departamento de recursos humanos para el procesamiento y publicacin.
PREPRE SE. INICIE Word si no est ya en ejecucin.
1. Haga clic en la pestaa Archivo y selecccione Abrir.
2. Haga clic en Equipo y, a continuacin, haga clic en Examinar.
3. Navegue a la ubicacin de los archivos de datos de esta leccin. Localice Job Description y haga clic
una vez para seleccionarlo.

4. Haga clic en Abrir.


5. Haga clic en la pestaa Archivo y, a continuacin, haga clic en Guardar como. En el cuadro Nombre de
archivo, escriba 2-2 Updated Job Description
6. En la segunda lnea del documento, coloque el cursor en I delante de la D en Fecha y haga clic para
colocar el punto de insercin.

7. Comenzando por la F, haga clic y arrastre hacia abajo y a la derecha hasta que haya seleccionado
Fecha de publicacin y la lnea que est debajo, 5/15/10.

8. Pulse la tecla Retroceso para borrar ambas lneas.


9. En el ttulo Deberes & responsabilidades, coloque el punto de insercin delante de &.
10. Pulse la tecla Mays + Flecha derecha para seleccionar &.
11. Escriba y. El & se reemplaza por la letra y.
12. Coloque el puntero del mouse en el margen izquierdo, al lado de la lnea de la primera lista con vietas
que comienza con Definir la apariencia y el aspecto del sitio web. Haga clic para seleccionar la lnea.

13. Pulse la tecla Supr para suprimir la lnea.


14. En el ttulo Educacin y/o experiencia, coloque el cursor a la derecha de la letra o.
15. Pulse la tecla Retroceso dos veces para eliminar o y /.
16. En la primera lnea de la lista con vietas que comienza con Ttulo universitario obligatorio. . ., haga clic
para colocar el punto de insercin despus de grado de mster.

17. Pulse la barra espaciadora y escriba preferente.


18. Haga clic en la pestaa Vista. En el grupo de comandos Zoom, haga clic en Zoom, en 75% y en
Aceptar.

19. En el grupo de comandos Zoom, haga clic en Pgina, Ancho y, a continuacin, haga clic en 100%.
20. GUARDE el documento en la carpeta de la leccin en la unidad flash y, a continuacin, CIERRE el
archivo.

FIN. CIERRE Word.

3 Formato de caracteres
MATRIZ DE CONOCIMIENTOS DE LA LECCIN
Conocimientos

Objetivo del examen

Nmero de objetivo

Dar formato a los caracteres


manualmente

Cambiar los atributos de fuente.

2.2.1

Usar Copiar formato

Mostrar cmo se usa Copiar formato.


Resaltar selecciones de texto.

2.2.3
2.2.8

Dar formato al texto con estilos

Agregar estilos al texto.


Modificar los atributos de estilo existentes.

2.2.9
2.2.11

Dar formato al texto con WordArt

Importar archivos.
Cambiar texto a WordArt.
Abrir archivos no nativos directamente en
Word.
Abrir un PDF en Word para editarlo.

1.1.3
2.2.10
1.1.4
1.1.5

Quitar formato de texto

Borrar el formato existente.

2.2.6

Con ms de 20 millones de miembros y 2 600 instalaciones, YMCA ("la Y") es la mayor organizacin de servicios
comunitarios en los Estados Unidos. Entre los programas de salud y bienestar que se ofrecen en la Y se incluyen
ejercicios en grupo para adultos y jvenes, actividades familiares, deportes y recreacin e intereses de grupos de
la tercera edad. El personal y los voluntarios de la Y necesitan crear varios tipos de documentos para anunciar y
publicitar programas durante todo el ao y para la organizacin y registro de los miembros para la participacin en
estos programas. Microsoft Word es una herramienta idnea para crear documentos de aspecto profesional que
captarn la atencin. En esta leccin, aprender a usar el formato de caracteres para crear documentos de aspecto
profesional.

ORIENTACIN SOBRE EL SOFTWARE


El grupo Fuente

Mientras aprende a dar formato al texto, es importante familiarizarse con el grupo de comandos
Fuente. El grupo Fuente, que aparece en la figura 3-1, se muestra en la pestaa Inicio de
la cinta.

44

Formato de caracteres

45

Figura 3-1
El grupo Fuente

El grupo Fuente contiene comandos para cambiar el aspecto del texto. Los caracteres pueden
tener una fuente, un tamao de fuente, un color de texto, un resaltado de texto y una sombra
o un iluminado especficos. Consulte la figura 3-1 a lo largo de esta leccin, as como el resto
del libro.

DAR FORMATO A LOS CARACTERES MANUALMENTE


Dar formato a los caracteres hace el texto ms notable y llamativo, y puede cambiar visiblemente
el aspecto del documento. Seleccionar la fuente correcta para un documento es importante
porque es conveniente que sea legible.

Cambiar fuentes y tamaos de fuente


Un carcter es cualquier letra, nmero, smbolo o signo de puntuacin. Cuando aplique
formato a un carcter, use una fuente para cambiar la apariencia del texto. Una fuente is igual
que un tipo de letra que aplica un estilo a los caracteres. Cada fuente tiene un nombre nico,
como Times New Roman, Garamond o Arial. La fuente predeterminada de Word es Calibri.
Microsoft Word tiene diversas fuentes y tamaos de fuente que le ayudan a comunicar el
mensaje deseado en un documento. Si quiere que un documento capte la atencin, seleccione
una fuente apropiada que haga el documento legible. En este ejercicio, usar los comandos del
grupo Fuente y la minibarra de herramientas para aplicar una fuente y un tamao de fuente
concretos al texto seleccionado.
Los tamaos de fuente se miden en puntos. Tamao en puntos se refiere a la altura de los
caracteres; un punto equivalente aproximadamente a 1 72 de una pulgada. Los tamaos en
puntos van del muy pequeo de 8 puntos a 72 puntos o ms. A continuacin se muestran
algunos ejemplos de fuentes y tamaos.
Este es un ejemplo de Garamond 10 puntos.

Este es un ejemplo de Arial 14 puntos.


Este es un ejemplo de Comic Sans MS 14 puntos.
El grupo Fuente de la pestaa Inicio contiene mens para cambiar el tipo de letra y el tamao
de fuente. La seleccin de texto le permite el acceso a los mismos comandos mediante la
minibarra de herramientas o mediante un clic con el botn secundario para tener acceso a un
men contextual que abre el cuadro de dilogo Fuente. Para cambiar el tipo de letra o el tamao
con cualquiera de estas herramientas, primero debe seleccionar el texto.

46

Leccin 3

Otra manera de cambiar el tamao del texto consiste en seleccionar el texto y hacer clic en
para aumentar el tamao de fuente o en el botn
el botn Aumentar tamao de fuente
para reducir el tamao.
Disminuir tamao de fuente
PASO A PASO

Cambiar fuentes y tamaos de fuente

PREPRESE. Antes de empezar estos pasos, asegrese de INICIAR Microsoft Word.


1. Localice y abra el archivo denominado Class Descriptions.
2. Dentro del documento, seleccione la primera lnea.
3. En el grupo Fuente de la pestaa Inicio, haga clic en la flecha desplegable Fuente para mostrar el
men Fuente. Aparecer el men como se muestra en la figura 3-2. La primera lnea tiene el formato de
fuente del tema Calibri.

Figura 3-2
Men Fuente

4. Desplcese por la lista y coloque el puntero del mouse sobre Century Gothic. Observe que, cuando
apunta a cada fuente de la lista, el texto seleccionado cambia a una vista previa dinmica de la
apariencia que tendra esa fuente.

5. Haga clic en Century Gothic.


6. Con el texto an seleccionado, haga clic en la flecha desplegable en el men Tamao de fuente.
Aparece el men.

7. Haga clic en 18.


8. Seleccione Descripciones de las clases grupales de ejercicios.
9. Haga clic en la flecha desplegable para abrir el men Fuente y seleccione Gungsuh. Puede ahorrar
tiempo si escribe el nombre de la fuente en el cuadro Fuente.

10. Con el texto an seleccionado, abra el men Tamao de fuente y seleccione 16.
11. Seleccione el resto del texto en el documento.
12. Apunte al texto seleccionado para mostrar la minibarra de herramientas. Si anula accidentalmente la
seleccin del texto, seleccinelo otra vez para mostrar la minibarra de herramientas.

Formato de caracteres

47

13. Haga clic en la flecha desplegable en el men Fuente de la minibarra de herramientas y elija
Constantia (vea la figura 3-3). Word muestra una fuente a la vez en el cuadro de texto Fuente. Cuando
siga cambiando la fuente, aparecer una lista de las fuentes usadas recientemente.

Figura 3-3
Men Fuente en la minibarra de herramientas

14. Con el texto an seleccionado, haga clic en el men Tamao de fuente en la minibarra de herramientas
y elija 12.

15. Haga clic en un rea en blanco del documento para anular la seleccin.
16. Seleccionee Pre
Preston
es
Creek Family YMCA. En el grupo Fuente, haga clic en el botn Aumentar tamao
de fuente

una vez para aumentar el tamao del texto.

17. Haga clic en el botn Aumentar tamao de fuente

tres veces ms hasta que el tamao en puntos


sea 26. Tenga en cuenta que cada vez que hace clic en el botn, cambia el nmero en el cuadro de texto
Tamao de fuente.

18. Haga clic en un rea en blanco del documento para anular la seleccin.
19. GUARDE el documento como Classes en la carpeta de la leccin en la unidad flash.
PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

En lugar de cambiar manualmente la fuente, como hizo en el ejercicio anterior, puede optar por
aplicar uno de dos marcadores de posicin de fuente: ttulos o cuerpo. Observe que en la parte
superior de la lista desplegable Fuente existen dos fuentes en la seccin Fuentes del tema. Una
va seguida de (Ttulos) y la otra va seguida de (Cuerpo). En el cuadro de dilogo Fuente, estos
marcadores de posicin aparecen en la parte superior de la lista de fuentes como +Ttulos y
+Cuerpo. Las fuentes reales usadas estn determinadas por el tema o estilo en uso. Aprender
acerca de temas y conjuntos de estilos en una leccin posterior. Si elige una de las fuentes de
la seccin Fuentes del tema, habilita la fuente para cambiarla como sea necesario cuando se
aplica un tema o un conjunto de estilos diferente.

Aplicar atributos de carcter


Adems de cambiar la fuente y el tamao de fuente del texto, puede cambiar el aspecto de
los caracteres para aplicar nfasis al texto. En este ejercicio, aprender a aplicar atributos de
carcter como negrita, cursiva, subrayado, colores de fuente y efectos al texto seleccionado en
los documentos de Word.

48

Leccin 3

El grupo Fuente de la pestaa Inicio incluye los comandos para aplicar los atributos de negrita,
cursiva y subrayado para llamar la atencin sobre palabras o frases en el documento. Puede
usar estos atributos de uno en uno, por ejemplo, Negrita, o juntos, por ejemplo, Negrita
Subrayado. Seleccione el texto para aplicar uno o ms de los atributos de carcter mediante
el grupo de comandos Fuente o la minibarra de herramientas. Para abrir el cuadro de dilogo
Fuente, use uno de los mtodos abreviados de teclado, como CtrlM, o haga clic con el botn
secundario en la seleccin para tener acceso a un men contextual.
Haga clic en el selector de cuadro de dilogo del grupo de comandos Fuente para abrir el
cuadro de dilogo Fuente y obtener ms opciones de formato de caracteres. En este cuadro de
dilogo, puede especificar un color de fuente, un estilo de subrayado y muchos otros efectos,
como versalitas, tachado, superndice y sombra.
agregar un aspecto distintivo al texto seleccionado, como contorno,
Los Efectos de texto
sombra, iluminado y reflexin. Para agregar efectos de texto al texto seleccionado, haga clic en
la flecha desplegable del botn Efectos de texto y seleccione entre las opciones disponibles en
el men. Tambin puede tener acceso a los efectos de texto si abre el cuadro de dilogo Fuente.
Al final de la leccin, aprender a seleccionar el texto afectado y hacer clic en el botn Borrar
formato del grupo Fuente para quitar los efectos.
PASO A PASO

Aplicar atributos de carcter

USE el documento que dej abierto en el ejercicio anterior.


1. Seleccione el ttulo del documento, Preston Creek Family YMCA.
2. En el grupo de comandos Fuente, haga clic en el botn Negrita

. Observe que el botn Negrita del

grupo Fuente est seleccionado ahora.

3. Seleccione el subttulo, Descripciones de las clases grupales de ejercicios y haga clic en el botn
Cursiva

. Aparece resaltado el botn Cursiva.

4. Seleccione Adultos mayores activos y haga clic en el botn Negrita

en la minibarra de

herramientas.

5. Con el texto an seleccionado, haga clic en el botn Subrayado

en la minibarra de herramientas.

6. Con el texto an seleccionado, haga clic en la flecha desplegable al lado del botn Subrayado
grupo Fuente. Aparece un men de opciones de subrayado, como se muestra en la figura 3-4.

Figura 3-4
Men Subrayado

en el

Formato de caracteres

49

7. Mantenga el mouse sobre cada opcin para ver cmo aparecer el texto seleccionado y luego haga clic
en Subrayado grueso, la tercera lnea hacia abajo en el men. Antes de hacer clic, la informacin en
pantalla muestra Subrayado grueso.

8. Seleccione el ttulo, Preston Creek Family YMCA. En el grupo Fuente, haga clic en el selector de
cuadro de dilogo. Aparecer el cuadro de dilogo Fuente.

9. En la seccin Efectos, haga clic en la casilla Maysculas para insertar una marca de verificacin.
Revise el rea Vista previa y observe que todo el texto est en maysculas.

10. Haga clic en la flecha desplegable en el men Color de fuente. Aparece un men de colores.
11. La informacin en pantalla aparece cuando se coloca el punto de insercin sobre los colores; haga clic
en Aguamarina, nfasis 5, Oscuro 50% de la seccin Colores del tema en la parte superior.

12. Haga clic en Aceptar.


13. Con el texto an seleccionado, haga clic en la flecha desplegable Efectos de texto en el grupo Fuente.
14. Mantenga el mouse sobre cada una de las opciones y seleccione Relleno Blanco, Contorno
- nfasis 1, Sombra, como se muestra en la Figura 3-5. Al aplicar los efectos de texto al texto
seleccionado, este cambia al uso de maysculas original.

Figura 3-5
Flecha desplegable de
Efectos de texto

50

Leccin 3
15. Con el texto del ttulo todava seleccionado, haga clic con el botn secundario para tener acceso al men
contextual y seleccione Fuente. Haga clic en el botn Efectos de texto y tipografa para abrir el cuadro
de dilogo Formato de efectos de texto. Observe que tiene dos opciones para seleccionar: Contorno y
y Efectos de texto
. Puede tener acceso al comando para mostrar las opciones
relleno de texto
adicionales si hace clic en el icono o en el botn
Expandir.

16. Haga clic en el botn Expandir

mediante comando Relleno de texto (vea la figura 3-6).

Figura 3-6
Cuadro de dilogo
Formato de efectos
de texto

17. Seleccione el botn de opcin Relleno con degradado y, a continuacin, haga clic en la flecha
desplegable que se encuentra junto a Degradados preestablecidos y seleccione Degradado medio
nfasis 2.

18. Haga clic en la flecha desplegable para cambiar la Direccin y seleccione Lineal diagonal De la
esquina superior derecha a la inferior izquierda. El ngulo cambia de 270 a 135. La posicin del
degradado puede cambiarse mediante el uso del control deslizante Punto de degradado. Coloque el
control deslizante central en 26% ; para ello, arrstrelo hacia la izquierda o disminuya el porcentaje
haciendo clic en la tecla de flecha abajo que se encuentra junto al comando Posicin.

19. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo Efectos de formato de texto y, a continuacin,
haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo Fuente. Revise los cambios realizados en el ttulo.

20. GUARDE el documento en la carpeta de la leccin en la unidad flash.


PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Configuracin del espaciado entre caracteres


Espaciado de caracteres hace referencia a la separacin en y alrededor de cada carcter del
texto. Las opciones de espaciado de caracteres en Word son las siguientes:
Escala: esta opcin de configuracin hace cada carcter individual ms ancho o ms estre-

cho. Se describe mediante un porcentaje, donde 100 % es el valor normal. Una configuracin
del 150 % hace cada carcter un 50 % mayor de lo normal; una configuracin del 50 % hace
cada carcter un 50 % ms estrecho. Esto es diferente a cambiar el tamao de fuente, porque
la altura de los caracteres no se ve afectada.

Formato de caracteres

51

Espaciado: esta configuracin acerca o aleja los caracteres entre s. No cambia el tamao

o la forma de las letras. Elija la opcin Expandido o Comprimido y especifique un nmero


de puntos que se sumarn o restarn al espacio entre caracteres. Por ejemplo, si selecciona
Expandido en 1,5 puntos agregara 1,5 puntos de espacio entre cada letra. (Recuerde que 1
punto equivale a 1/72 de pulgada.)
Posicin: esta opcin eleva o baja los caracteres en relacin con la lnea base. Es similar al
uso del formato de subndice y superndice, excepto que no hace ms pequeo el carcter
afectado. Elija Elevado o Disminuido y especifique una cantidad de puntos.
Configurar el espaciado entre caracteres no es una prctica comn en documentos cotidianos,
como cartas e informes. Los profesionales de la edicin a veces usan la configuracin del
espaciado entre caracteres para ajustar el espaciado en una pgina de un modo sutil. Por
ejemplo, puede ajustar el espaciado entre caracteres para facilitar la lectura del texto o para
hacer que una pgina con un poco ms o menos de texto parezca caber exactamente en el
espacio asignado.
PASO A PASO

Establecer el espaciado entre caracteres


USE el documento que dej abierto en el ejercicio anterior.
1. Seleccione el texto Descripciones de las clases grupales de ejercicios.
2. En la pestaa Inicio, haga clic en el selector de cuadro de dilogo en el grupo Fuente. Se abre el
cuadro de dilogo Fuente.

3. Haga clic en la pestaa Avanzado.


4. Abra la lista desplegable Escala y haga clic en 90%.
5. Abra la lista desplegable Espaciado y haga clic en Expandido. Deje la cantidad Por establecida en el
valor predeterminado de 1 pto.

6. Haga clic en Aceptar.


PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

USAR COPIAR FORMATO


Para dar formato al texto de manera que tenga el aspecto que desea, quiz tenga que copiar un
formato existente. La funcin Copiar formato le ayuda a copiar los formatos para usarlos en
otras reas del documento sin tener que repetir los mismos pasos.

Usar Copiar formato


El comando Copiar formato se encuentra en el grupo Portapapeles en la pestaa Inicio. Se
usa para copiar atributos y otras caractersticas de formato de un bloque de texto y aplicarlos
a otro texto seleccionado dentro del documento. Cuando se activa Copiar formato, el puntero
del mouse se convierte en un pincel. Hacer clic una vez en el botn Copiar formato le permite
copiar y aplicar el formato de una sola vez; al hacer doble clic puede aplicar el formato copiado
a tantos lugares como desee. En este ejercicio, aprender a usar Copiar formato para copiar y
aplicar formato al texto seleccionado.

PASO A PASO

Usar Copiar formato

USE el documento que dej abierto en el ejercicio anterior.


1. Seleccione el ttulo Adultos mayores activos.
2. En la pestaa Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en el botn Copiar formato

una vez;
Copiar formato copia el formato del texto seleccionado y el puntero se convierte en un icono de pincel
cuando apunta al texto.

52

Leccin 3
3. Use el puntero de pincel para seleccionar el siguiente ttulo, Boot Camp. Se aplica el formato copiado y
Copiar formato se desactiva.

4. Con Boot Camp an seleccionado, haga doble clic en el botn Copiar formato

. Observe el
mensaje de la barra de estado Seleccione el contenido al que desea aplicar el formato copiado o
presione Esc para cancelar. Observe tambin que el puntero del mouse se convierte en un icono de
pincel cuando se coloca sobre el texto. Ahora podr aplicar el mismo formato a varios elementos en el
documento.

5. Seleccione el siguiente ttulo, Cardio Combo. Se aplica el formato copiado.


6. Seleccione el siguiente ttulo, Cardio Kickboxing. Se vuelve a aplicar el formato copiado.
7. Seleccione los ttulos restantes mediante el mtodo aprendido para seleccionar texto mltiple pulsando
Ctrl y haga clic en el texto para aplicar el formato copiado.

8. Cuando haya terminado con el ltimo ttulo, haga clic en el botn Copiar formato para desactivarlo o
presione la tecla ESC.

9. GUARDE el documento en la carpeta de la leccin en la unidad flash.


PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

DAR FORMATO AL TEXTO CON ESTILOS


Word proporciona estilos predefinidos para dar formato a documentos al instante con varios
atributos de caracteres y prrafos. Se pueden hacer modificaciones a los estilos existentes o
se pueden crear nuevos estilos y colocarlos en la galera de estilos del actual documento o
plantilla. En este ejercicio, aprender a aplicar un estilo y a modificar un estilo existente.
El panel Estilos muestra los mismos estilos que se muestran en la galera de estilos. Cuando
apunta a un estilo en la lista, la informacin en pantalla muestra las propiedades del estilo.
Existen dos tipos de estilos: estilos de prrafo y estilos de carcter. Los estilos creados en los
prrafos estn marcados en el panel Estilos con una marca de prrafo a la derecha del nombre
de estilo. Cuando elige estilos de prrafo, los formatos se aplican al instante a todo el texto
del prrafo donde se encuentra el punto de insercin, ya est o no seleccionado ese texto. En el
grupo Estilos, la marca de prrafo est visible al lado del nombre del estilo.
Los estilos de carcter se aplican a los caracteres o palabras individuales que seleccione. Los
estilos de carcter tienen una letra a minscula al lado. Puede ver la letra minscula a en la
galera de estilos si inicia el cuadro de dilogo o si presiona AltCtrlMaysS.
A veces, se puede usar un estilo para los caracteres o prrafos seleccionados. Estos estilos
vinculados tienen un smbolo de prrafo, as como una a minscula al lado. Seleccione el texto
al que desea aplicar un estilo vinculado.
En la leccin 2, aprender a ver un documento con el panel de navegacin usando una de las
tres pestaas. Cuando aplique un estilo a un documento, por ejemplo, en los ttulos, podr
buscar rpidamente en el documento.

Aplicar estilos
En este ejercicio, aprender a usar los estilos de Word para aplicar estilos de prrafo y estilos
de carcter al texto y a los prrafos seleccionados para crear una apariencia uniforme y pulida
en el documento.

Formato de caracteres
PASO A PASO

53

Aplicar un estilo

USE el documento que dej abierto en el ejercicio anterior.


1. Seleccione el ttulo Adultos mayores activos. En el grupo de comandos Estilos de la pestaa Inicio,
haga clic en Ttulo 1. El estilo se aplica al ttulo.

2. Use la seleccin mltiple para seleccionar todos los ttulos y haga clic en Ttulo 1. El estilo Ttulo 1 se
aplica a todos los ttulos restantes.

3. En la segunda frase de la descripcin Adultos mayores activos, seleccione bajo impacto. En el grupo
Estilos, haga clic en el selector de cuadro de dilogo. Aparece el panel Estilos, como se muestra en la
figura 3-7.

Figura 3-7
Panel de estilos

4. Apunte a nfasis sutil en la lista de estilos. Observe que aparece la informacin en pantalla con
los valores predeterminados de este estilo. Haga clic en nfasis sutil. El estilo se aplicar al texto
seleccionado.

5. En la descripcin Boot Camp, seleccione desafiante y haga clic en nfasis sutil en el panel Estilos.
6. En la descripcin Core Express, seleccione fortelecer y haga clic en nfasis sutil en el panel Estilos.
7. En la descripcin Spinning o ciclismo indoor, seleccione alta energa y haga clic en nfasis sutil en el
panel Estilos.

8. En la descripcin Yoga, seleccione respiracin y relajacin y haga clic en nfasis sutil en el panel
Estilos. Anule la seleccin del texto. Haga clic en la X para cerrar el panel Estilos.

9. Abra el panel de navegacin y practique la navegacin a travs del documento mediante la pestaa
Ttulos. A continuacin, cierre el panel de navegacin.

10. GUARDE el documento en la carpeta de la leccin en la unidad flash.


PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

54

Leccin 3

Modificar estilos
Puede hacer modificaciones a un estilo existente mediante el cuadro de dilogo Modificar
el estilo. Word tambin le ofrece la opcin de dnde colocar los cambios realizados en los
estilos, tales como agregarlos a la galera de estilos o al documento actual, o aplicarlos a
nuevos documentos basados en una plantilla. En este ejercicio, aprender a usar las opciones
de Modificar el estilo para modificar los estilos en Word.
Para cambiar un estilo existente, haga clic con el botn secundario del mouse en el nombre
del estilo en la galera de estilos o en la ventana Estilo y haga clic en Modificar. Se abre el
cuadro de dilogo Modificar el estilo, como se muestra en la figura 3-13. Los atributos de
carcter pueden aplicarse a un estilo haciendo clic en el botn Negrita , el botn Cursiva
. Del mismo modo, hacer clic en la flecha desplegable para Fuente y
y el botn Subrayado
Tamao de fuente le permite ajustar estas dos configuraciones.
El cuadro de dilogo Modificar el estilo tiene opciones para determinar dnde colocar el
nuevo estilo modificado. El estilo modificado puede colocarse en la galera de estilos para que
pueda tener acceso a l rpidamente. Seleccionar la opcin para guardar el estilo solo en este
documento afecta solo al documento actual. Si selecciona la opcin para Documentos nuevos
basados en esta plantilla se asegura de que se aplica el mismo estilo. Por ejemplo, supongamos
que est escribiendo un artculo de investigacin en grupo y le gustara uniformidad para el
documento. Si proporciona a todas las personas del grupo una copia de la plantilla se asegura la
coherencia en el formato del artculo y todos los estilos dentro del documento se actualizarn
automticamente.

PASO A PASO

Modificar estilos

USE el documento que dej abierto en el ejercicio anterior.


1. En el grupo Estilos, haga clic en el selector de cuadro de dilogo para mostrar el panel Estilos.
2. Haga clic con el botn derecho del ratn sobre nfasis sutil para mostrar el men nfasis sutil o haga
clic en la flecha desplegable, tal como aparece en la Figura 3-8.

Figura 3-8
Men nfasis sutil

3. Haga clic en Modificar. Aparece el cuadro de dilogo Modificar estilo, como se muestra en la
figura 3-9.

Formato de caracteres

55

Figura 3-9
Cuadro de dilogo
Modificar el estilo con
nfasis sutil

4. Haga clic en el botn Negrita.


5. Haga clic en la flecha desplegable de Color de fuente y seleccione Rojo oscuro en la seccin Colores
estndar. Observe que cambia la vista previa en el cuadro de dilogo.

6. Haga clic en la Casilla Agregar a la galera de Estilos para desactivarla. Las modificaciones que acaba
de hacer se aplican a este documento y no aparecern en la lista de estilos.

7. Haga clic en el botn Formato y, a continuacin, seleccione Fuente. Se abre el cuadro de dilogo
Fuente que le ofrece ms opciones.

8. En la seccin Efectos, agregue una marca de verificacin a Versalitas.


9. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo Fuente.
10. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo Modificar el estilo. Observe cmo el texto con el
estilo nfasis sutil cambia automticamente a la modificacin que acaba de completar.

11. Cierre el panel Estilos haciendo clic en la X.


12. En el grupo Estilos, haga clic en Ttulo 1 de la galera para mostrar el men Ttulo 1 y haga clic en
Modificar.

13. En el cuadro de dilogo Modificar el estilo, haga clic en la flecha desplegable de color de Fuente y
seleccione Rojo, nfasis 2, Ms oscuro 50 %.

14. Haga clic en la flecha desplegable de Tamao de fuente y seleccione 18.


15. Haga clic en la casilla Agregar a la galera de estilos para borrar la marca de verificacin. Las
modificaciones realizadas se aplican a este documento y no aparecern en la lista de estilos.

56

Leccin 3
16. Haga clic en Aceptar. Todos los ttulos con el estilo Ttulo 1 se actualizan automticamente al nuevo
color y tamao.

17. GUARDE el documento en la carpeta de la leccin en la unidad flash.


PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Creacin de un nuevo estilo


En el ejercicio anterior, se modific el estilo nfasis sutil, que es uno de los estilos integrados
de Word. En lugar de usar el estilo incorporado, podra optar crear un nuevo estilo con un
nombre de su eleccin. Crear un nuevo estilo es muy parecido a modificar uno ya existente; se
aplican las mismas opciones de formato y los cuadros de dilogo son prcticamente idnticos.
Puede definir un nuevo estilo si usa un cuadro de dilogo tal como lo hizo en el ejercicio
anterior o puede seleccionar texto con formato para usarlo como ejemplo.
Para facilitar la aplicacin de un estilo, le puede asignar un mtodo abreviado de teclado.
Si elige una combinacin de teclas que ya est asignada a otra accin, la nueva asignacin
reemplaza a la anterior.

PASO A PASO

Crear un nuevo estilo de carcter


USE el documento que dej abierto en el ejercicio anterior.
1. Seleccione el texto bajo impacto. A este texto se le haba aplicado previamente el estilo nfasis sutil.
2. En la pestaa Inicio, haga clic en el botn Aumentar tamao de fuente una vez para aumentar el
tamao de fuente de 12 puntos para el texto seleccionado.

3. En la pestaa Inicio, haga clic en el selector de cuadro de dilogo en el grupo Estilos. Se abre el panel
Estilos.

4. En la parte inferior del panel, haga clic en el botn Nuevo estilo. Se abre el cuadro de dilogo Crear
nuevo estilo a partir del formato.

5. Abra la lista desplegable Tipo de estilo y haga clic en Carcter.


6. En el cuadro Nombre, escriba Trmino clave.
7. Haga clic en el botn Formato. Se abre un men.
8. En el men, haga clic en Mtodo abreviado. Se abre el cuadro de dilogo Personalizar teclado.
9. Haga clic en el cuadro de texto Nueva tecla de mtodo abreviado y presione Ctrl+Alt+Mays+K.
10. Abra la lista desplegable Guardar cambios y seleccione Classes.docx.
11. Haga clic en Asignar y, a continuacin, haga clic en Cerrar.
12. Haga clic en Aceptar.
13. En el panel Estilos, abra la lista desplegable del estilo nfasis sutil y haga clic en Seleccionar las 5
veces que aparece.

14. En el panel Estilos, haga clic en el estilo Trmino clave para aplicarlo a todo el texto seleccionado.
15. Presione el botn Cerrar en la esquina superior derecha del panel Estilos para cerrar el panel Estilos.
PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Copiar estilos entre documentos y plantillas


En el ejercicio anterior, cre un nuevo estilo personalizado denominado Trmino clave. Ese
estilo se almacena en el documento en el que se cre, pero no es automticamente accesible
en otros documentos. Tal vez desee copiar los estilos personalizados a otros documentos o
plantillas para que se puedan reutilizar all.

Formato de caracteres

57

Para copiar un estilo, puede usar una funcin denominada Organizador estilos. Permite ver
una lista de los estilos en dos documentos o plantillas diferentes y copiarlos luego de una
ubicacin a otra.
En el siguiente ejercicio, copiar el estilo Trminos clave a una plantilla.

PASO A PASO

Usar el Organizador de estilos para copiar estilos


USE el documento que dej abierto en el ejercicio anterior.
1. ABRA la plantilla Trainers que se encuentra en los archivos de datos de esta leccin.

Tome nota

Asegrese de abrir la plantilla para la edicin, en lugar de crear un nuevo documento basado
en la plantilla. La barra de ttulo debe mostrar Trainers.dotx-Word.
2. Guarde el archivo como Trainer Template en la ubicacin donde almacena los archivos completados
de la leccin. A continuacin, cierre el archivo.

3. En la ventana del documento Classes, en la pestaa Inicio, haga clic en el selector de cuadro de
dilogo en el grupo Estilos. Aparece el panel Estilos.

4. En la parte inferior del panel Estilos, haga clic en el botn Administrar estilos. Se abre el cuadro de
dilogo Administrar estilos.

5. En la esquina inferior izquierda del cuadro de dilogo, haga clic en el botn Importar o exportar. Se
abre el cuadro de dilogo Organizador. Los estilos del documento Classes se muestran en la lista de la
izquierda. A la derecha, se muestran los estilos de la plantilla Normal.dotm.

6. Haga clic en el botn Cerrar archivo debajo de lista de archivos de la plantilla Normal. El botn cambia
a Abrir archivo.

7. Haga clic en Abrir archivo. Aparece el cuadro de dilogo Abrir.


8. Busque la ubicacin que contiene el archivo Trainer Template creado en el paso 2. Seleccione el
archivo y haga clic en Abrir. Los estilos de plantilla aparecen en la lista a la derecha del cuadro de
dilogo Organizador.

9. Haga clic en el estilo Trmino clave en la lista de Classes.docx y haga clic en el botn Copiar >.
10. Haga clic en Cerrar. Aparece un cuadro de dilogo que le pregunta si desea guardar los cambios.
11. Haga clic en Guardar.
12. Presione el botn Cerrar en la esquina superior derecha del panel Estilos para cerrar el panel Estilos.
PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

DAR FORMATO AL TEXTO CON WORDART


Word proporciona al texto efectos atractivos y mejorados. WordArt tiene efectos especiales
que se pueden aplicar al texto para que sea notable.

Dar formato al texto con WordArt


WordArt es una funcin que crea efectos decorativos con texto. Por ejemplo, puede aplicar
efectos al texto si agrega sombra, reflexin, iluminado, bordes suaves, bisel o giro 3D. Cuando
empiece a trabajar con WordArt, aparecer la pestaa Formato de Herramientas de dibujo, que
le permite dar formato al WordArt si agrega efectos especiales.

Insercin de WordArt
WordArt se ha mejorado para Word 2013 con colores y formas ms vibrantes y una galera de
estilos de texto. Al insertar un objeto de WordArt, se abre la pestaa Formato de Herramientas
de dibujo. En este ejercicio, aprender a insertar WordArt en un documento.

58

Leccin 3

PASO A PASO

Insertar WordArt

USE el documento que dej abierto en el ejercicio anterior.


1. Seleccione Preston Creek Family YMCA.
2. Haga clic en la pestaa Insertar y en el grupo Texto, haga clic en el botn WordArt para visualizar el
men que se muestra en la Figura 3-10.

Figura 3-10
Men de WordArt

3. En la Galera de WordArt, seleccione Relleno Rojo, nfasis 2, Contorno nfasis 2. Ahora el texto
tiene el formato de WordArt y se abre la pestaa Formato de Herramientas de dibujo.

4. Aparece un cuadro alrededor del WordArt; seleccione el ttulo y cambie el tamao de fuente a 28 pto en
la pestaa Inicio. Observe que la palabra Descripciones ha subido una lnea.

5. Coloque el punto de insercin a lo largo del contorno del cuadro hasta que se convierta en el comando
Mover (cuatro flechas). Presione el botn primario del mouse para seleccionar el cuadro y arrstrelo
al centro horizontal hasta que la palabra Descripciones se mueva a la segunda lnea. Cuando cambia el
tamao de un ttulo o lo mueve, el texto que rodea el cuadro se mueve automticamente.

6. Seleccione el texto del ttulo de nuevo. En el grupo Estilos de WordArt, en la pestaa Herramientas de
dibujo, seleccione la flecha desplegable que se encuentra junto a Contorno de texto
Sin contorno. Esta accin Formato quita el contorno del texto.

7. Haga clic en la flecha desplegable Relleno de texto

y seleccione Rojo, nfasis 2.

8. Seleccione Efectos de texto y haga clic en Transformar. Consulte la figura 3-11.

y seleccione

Formato de caracteres

59

Figura 3-11
Opciones de
transformacin

9. Mantenga el mouse sobre las opciones de la seccin de Retorcer; vea cmo cambia el texto con la vista
previa dinmica. Seleccione Doble onda 1.

10. GUARDE el documento en la carpeta de la leccin en la unidad flash y CIERRE el archivo.


PAUSA. DEJE Word abierto para usarlo en el prximo ejercicio.

Aplicar formato de documentos existentes en otros formatos de archivo


Word 2013 puede editar, dar formato y guardar un documento PDF. Tambin puede abrir,
editar y guardar documentos que se guardaron en otro tipo de formato de archivo, como RTF
y TXT. Cada documento contiene propiedades y puede determinar lo que desea compartir (se
explica ms informacin sobre compartir y excluir en la leccin 13). En la leccin 1 aprendi
a exportar un documento en formato PDF. En este ejercicio, aprender a importar un archivo
PDF, aplicar formato y guardar como archivo PDF.
Tome nota

Importar documentos que se guardaron en otros formatos de archivo, como PDF, le permite
editar el documento y guardarlo en formato PDF o en formato Word 2013.

60

Leccin 3

PASO A PASO

Importar un archivo PDF y aplicar formato

PREPRESE. ABRA Word si no est ya en ejecucin.


1. Desde dentro de Word, ABRA el archivo Tech Terrace 3.pdf desde los archivos de datos de esta
leccin. Aparece un mensaje que indica que Word convertir ahora el PDF en un documento editable.

2. Haga clic en Aceptar. Al abrir el documento PDF, lo ha importado a Word. La cinta est ahora activa y
puede comenzar a aplicar formato al documento.

3. Seleccione todo el documento; para ello, presione Ctrl+Ey cambie la fuente a Times New Roman y el
tamao a 12 pto. Tambin puede seleccionar texto del grupo Edicin en la pestaa Inicio.

4. En el primer prrafo, seleccione Tech Terrace Real Estatey asigne formato al texto con Negrita,
Cursiva, Color de texto Rojo oscuro y Versalitas.

5. En el primer prrafo, seleccione sold, renovated, appraised, leased y managed, aplique el formato de
cursiva y negrita, y cambie el color a Azul grisceo, Texto 2.

6. Guarde el archivo como PDF en la unidad flash y cambie el nombre de archivo a Tech Terrace
Update.pdf. El nuevo documento se abre en una ventana nueva. Observe que el archivo contiene los
cambios de formato actualizados.

7. Para cerrar la ventana, presione ALT + F4. Haga clic para volver a la pantalla de Word.
8. CIERRE el archivo. Si aparece un mensaje para confirmar si desea guardar los cambios al archivo Tech
Terrace 3.docx, haga clic en No guardar.
PAUSA. DEJE Word abierto para el prximo ejercicio.

QUITAR FORMATO DE TEXTO


Cuando se aplica formato a los documentos, a veces es necesario probar unas cuantas opciones
diferentes antes de lograr el aspecto deseado. Borrar el formato no deseado es fcil con el
botn Borrar formato de Word.

Uso del botn Borrar formato


El botn Borrar formato se encuentra en el grupo Fuente y la galera de estilos. En este ejercicio,
aprender a usar el botn Borrar formato.

PASO A PASO

Usar el botn Borrar formato

ABRA el documento Classes de la carpeta de la leccin. Recuerde que este es un archivo que guard
anteriormente.

1. Seleccione Adultos mayores activos. En el grupo Fuente, haga clic en Borrar formato

. El

formato se retira y devuelve el texto de la fuente predeterminada, Calibri.

2. Seleccione Boot Camp. En el grupo Estilos, haga clic en la flecha desplegable Ms y haga clic en
Borrar formato. Se quita el formato.

3. Presione y mantenga presionada la tecla Ctrl y seleccione Cardio Combo; siga manteniendo
presionada la tecla Ctrl para seleccionar los ttulos restantes y haga clic en el botn Borrar formato en
el grupo Fuente. (Si mantiene presionada la tecla Ctrl, puede usar la seleccin mltiple para seleccionar
texto no contiguo.) Anule la seleccin de todo el texto.

4. GUARDE el documento como Classes 2 en la carpeta de la leccin en la unidad flash.


CIERRE Word.

Formato de caracteres

61

Evaluacin de conocimientos

Varias opciones
Seleccione la mejor respuesta a los siguientes enunciados.

1. Al medir el tamao de punto, un punto equivale a una altura de carcter de:


a. 1/10 de pulgada (0,25 cm).
b. 1/12 de pulgada (0,20 cm).
c. 1/10 de pulgada (0,25 cm).
d. 1/18 de pulgada (0,25 cm).

2. El men desplegable Subrayado del grupo Fuente contiene opciones para subrayar un texto seleccionado con:
a. Subrayado grueso
b. Subrayado doble
c. Subrayado punteado
d. Todos los anteriores

3. Abrir el cuadro de dilogo Modificar estilo le permite:


a. Cambiar el formato.
b. Cambiar la alineacin.
c. Cambiar el interlineado.
d. Todos los anteriores

4. La funcin

quita todo el formato del texto seleccionado.

a. Formato borrado
b. Suprimir formato
c. Quitar formato
d. Borrar formato

5. El cambio de la fuente y el tamao de fuente del texto seleccionado puede realizarse mediante:
a. el cuadro de dilogo Fuente
b. la minibarra de herramientas
c. el grupo Fuente de la pestaa Inicio
d. Todos los anteriores

Verdadero o falso
Haga un crculo alrededor de la V si el enunciado es verdadero o alrededor de la F si el enunciado es falso.
V

1.

Alternar MAY/min cambia cada carcter a su opuesto.

2.

Copiar formato se encuentra en la minibarra de herramientas.

3.

El botn Borrar formato borra texto de una ubicacin y permite aplicarlo en otra ubicacin.

4.

Los archivos PDF pueden editarse mediante Word 2013.

5.

Para aplicar un estilo a un texto seleccionado, haga clic en el estilo en el grupo Estilos.

Proyectos

Proyecto 3-1: Aplicar formato a una carta de ventas


Star Bright Satellite Radio enviar cartas de ventas a las personas que acaban de adquirir
vehculos nuevos equipados con sus radios. Agregue algunos toques de formato finales a esta
carta.
PREPRESE. INICIE Word si no est ya en ejecucin.
1. ABRA el documento Letter de los archivos de datos de esta leccin.
2. GUARDE el documento como 3-1 Sales Letter en la carpeta de la leccin en la unidad flash.

62

Leccin 3
3. Seleccione el ttulo de la compaa, STAR BRIGHT SATELLITE RADIO.
4. Aplique el estilo Ttulo y reduzca el tamao de la fuente a 24 pt.
5. En el segundo prrafo del cuerpo de la carta, seleccione la primera frase, Star Bright Satellite....
6. En el grupo Fuente de la pestaa Inicio, haga clic en el botn Negrita.
7. En el segundo prrafo, seleccione la quinta frase, Star Bright tambin transmite.
8. En el grupo Fuente, haga clic en el botn Cursiva.
9. En el cuarto prrafo, seleccione la primera frase, Star Bright solo cuesta $10,95 mensuales.
10. En la minibarra de herramientas, haga clic en el botn Negrita.
11. En la tercera frase del cuarto prrafo, seleccione Suscribirse.
12. En el grupo Fuente, haga clic en la flecha desplegable Cambiar maysculas y minsculas, y haga clic
en MAYSCULAS.

13. Con la palabra todava seleccionada, haga clic en Negrita y anule la seleccin del texto.
14. Cambie la vista del documento a 100 % si es necesario.
15. GUARDE el documento en la carpeta de la leccin en la unidad flash y CIERRE el archivo.
PAUSA. DEJE Word abierto para el siguiente proyecto.

Proyecto 3-2: Aplicar formato a un folleto


Has sido reclutado para ayudar a encontrar entrenadores para la organizacin deportiva juvenil
local. Cree un folleto que atraiga la atencin.
PREPRESE. INICIE Word si no est ya en ejecucin.
1. ABRA Volunteer Coaches de los archivos de datos de esta leccin.
2. GUARDE el documento como 3-2 Volunteers en la carpeta de la leccin en la unidad flash.
3. Seleccione We Need You!
4. Haga clic en la flecha desplegable del men Fuente y haga clic en Arial Black.
5. Haga clic en la flecha desplegable del men Tamao de fuente y haga clic en 48.
6. Seleccione Volunteer Coaches Needed For Youth Sports.
7. Haga clic en la flecha desplegable del men Fuente y haga clic en Arial Black.
8. Haga clic en la flecha desplegable del men Tamao de fuente y haga clic en 18.
9. Seleccione Sports include y las cuatro lneas siguientes.
10. Haga clic en la flecha desplegable del men Fuente y haga clic en Calibri.
11. Haga clic en la flecha desplegable del men Tamao de fuente y haga clic en 18.
12. Seleccione los cuatro deportes mencionados y haga clic en el botn Cursiva.
13. Seleccione las tres lneas de informacin de contacto, comenzando por Contact Patrick Edelstein
14. Haga clic en la flecha desplegable del men Fuente y haga clic en Arial Black.
15. Haga clic en la flecha desplegable del men Tamao de fuente y haga clic en 11.
16. Seleccione YMCA. Haga clic en la flecha desplegable del botn Color de fuente y seleccione rojo en la
seccin Colores estndar.

17. Con el texto an seleccionado, haga clic en el botn Negrita.


18. Haga clic en la flecha desplegable del men Fuente y haga clic en Arial Black.
19. Haga clic en el men desplegable Tamao de fuente y haga clic en 36. Anule la seleccin del texto.
20. GUARDE el documento en la carpeta de la leccin en la unidad flash y CIERRE el archivo.
CIERRE Word.

Formato de prrafo

MATRIZ DE CONOCIMIENTOS DE LA LECCIN


Conocimientos

Objetivo del examen

Nmero de objetivo

Dar formato a los prrafos

Configurar sangras.

2.2.7

Configurar el interlineado en el texto y el espacio


entre prrafos

Configurar interlineado.
Modificar el interlineado.
Configurar el espacio entre
prrafos.

2.2.5
3.3.4
2.2.4

Crear y aplicar formato a una lista con vietas

Agregar numeracin o vietas.


Crear vietas personalizadas.
Modificar las sangras de
una lista.
Aumentar y disminuir los
niveles de las listas.

3.3.1
3.3.2
3.3.3
3.3.5

Crear y aplicar formato a una lista numerada

Agregar numeracin o vietas.


Modificar la numeracin.

3.3.1
3.3.6

Es un empleado de Books and Beyond, una librera independiente de libros usados. Sus responsabilidades de trabajo
incluyen recibir y evaluar los libros usados, la emisin de crdito comercial, rellenar las estanteras y hacer pedidos
especiales. Dado que tiene buenos conocimientos informticos, tambin es responsable de crear y modificar los
documentos segn sea necesario. En la actualidad, estn trabajando en el manual del empleado de la tienda. En esta
leccin, aprender a usar las funciones de formato de Word para cambiar el aspecto de los prrafos. En particular,
se aprende a establecer sangras; crear listas numeradas y con vietas; y Pestaas.

ORIENTACIN SOBRE EL SOFTWARE


La Pestaa Sangra y espacio del cuadro de dilogo Prrafo

El cuadro de dilogo Prrafo contiene comandos de Word para cambiar la alineacin de los
prrafos, la sangra y el interlineado. La Pestaa Sangra y espacio del cuadro de dilogo
Prrafo se muestra en la figura 4-1. Use esta figura como referencia a lo largo de esta leccin,
as como en el resto del libro.

63

64

Leccin 4

Figura 4-1
Pestaa Sangras y espacio del cuadro de dilogo Prrafo

DAR FORMATO A LOS PRRAFOS


El formato de prrafo es una parte esencial de crear documentos eficaces y de aspecto
profesional en Word. Cuando un documento tiene el formato correcto y el texto est espaciado
y colocado, el lector puede centrarse en el contenido. La funcin de formato de prrafo de
Word permite determinar la alineacin, la sangra y el espaciado entre prrafos. Las funciones
de formato de Word tambin le permiten quitar el formato de prrafo en conjunto.

Configurar sangras
Las sangras se pueden usar para destacar los prrafos de otro texto en los documentos. Los
documentos de Word pueden incluir sangras de primera lnea, sangras francesas y sangras
negativas. Los comandos para aplicar sangra a los prrafos estn disponibles en el grupo
de comandos Prrafo en la pestaa Inicio, as como en el grupo de comandos Prrafo de la
pestaa Diseo de pgina. Ambos grupos de comandos tienen selectores de cuadro de dilogo
que permiten tener acceso a comandos adicionales. En este ejercicio, aprender a establecer
sangras mediante el cuadro de dilogo y la regla.

Formato de prrafo

65

Una sangra es un espacio en blanco insertado entre el texto y el margen izquierdo o derecho.
Una sangra de primera lnea inserta un espacio en blanco entre el margen izquierdo y la
primera lnea del prrafo (media pulgada es el valor predeterminado de esta sangra). Una
sangra francesa, que es comn en los documentos legales y en las pginas de bibliografa
comienza la primera lnea completa de texto de un prrafo en el margen izquierdo; a
todas las lneas restantes del prrafo se les aplica sangra desde el margen izquierdo. Una
sangra negativa extiende el texto del prrafo en el margen izquierdo. Puede aplicar sangra
a los prrafos desde el margen izquierdo, el margen derecho o ambos, y puede ajustar los
tamaos de las sangras con las herramientas de formato de prrafo de Word. Tambin puede
arrastrar los marcadores de la regla para establecer sangras. En la tabla 4-1 se muestran los
distintos marcadores de sangra que aparecen en la regla.

Tabla 4-1
Tipos de sangras
en la regla

Opcin de sangra

Marcador asociado en la regla

Sangra de primera lnea


Sangra francesa
Sangra izquierda
Sangra derecha
Sangra negativa

PASO A PASO

Establecer sangras de primera lnea

PREPRESE. Antes de iniciar estos pasos, asegrese de iniciar Microsoft Word.


1. Conecte la unidad flash a uno de los puertos USB del equipo.
2. Haga clic en la pestaa Archivo, seleccione Abrir y, a continuacin, haga clic en Equipo.
3. Haga clic en el botn Examinar. Use la barra de desplazamiento vertical para desplazarse hacia abajo
y localizar los archivos de datos de esta leccin en la unidad flash. Haga doble clic en la carpeta de la
leccin para abrirla.

4. Busque y ABRA el archivo denominado Books Beyond.


5. Haga clic en la pestaa Vista . A continuacin, en el grupo Mostrar, haga clic en la casilla que muestra
la regla.

6. Seleccione los cuatro prrafos que estn debajo de Reconocimiento.


7. En la pestaa Inicio, en el grupo Prrafo, haga clic en el selector de cuadro de dilogo situado en la
esquina inferior derecha del grupo. Compruebe que la pestaa Sangra y espacio es la pestaa activa.

8. En la seccin Sangra de esta Pestaa, puede cambiar la seleccin Especial si hace clic en la flecha
desplegable y selecciona Primera lnea. El cuadro En muestra 1,5 cm de forma predeterminada, como
se muestra en la figura 4-2.

66

Leccin 4
Figura 4-2

Cuadro de dilogo Prrafo

9. Haga clic en Aceptar. La primera lnea de cada prrafo tiene una sangra de 1,5 cm desde el margen
Figura 4-3
Regla con marcador de
sangra de primera lnea
en los prrafos

izquierdo.

10. La figura 4-3 muestra la regla y los prrafos con la sangra de primera lnea que acaba de establecer.

Formato de prrafo

67

11. Seleccione los cuatro prrafos que estn debajo de Introduccin.


12. En la regla horizontal, presione y mantenga presionado el botn primario del mouse y arrastre el
marcador a 1,5 cm.

Solucin Haga clic en Pestaa Vista y seleccione Regla en el grupo de comandos Mostrar.
de problemas

13. Seleccione todos los prrafos que estn debajo de Pautas generales de expectativas de desempeo.
14. En la pestaa Diseo de pgina, en el grupo Prrafo, inicie el cuadro de dilogo Prrafo y cambie la
seleccin Especial de Primera lnea haciendo clic en la flecha desplegable. Haga clic en Aceptar para
aceptar la configuracin predeterminada de 1,5 cm.

15. Seleccione los dos prrafos que estn debajo de Igualdad de oportunidades y diversidad en el empleo.
16. Haga clic con el botn secundario y seleccione Prrafo (esta es otra forma de abrir el cuadro de dilogo
Prrafo).

17. Cambie la seleccin Especial a Primera lnea. Haga clic en Aceptar. Con un mtodo de acceso directo,
tambin puede tener acceso al cuadro de dilogo Prrafo.

18. GUARDE el documento como B&B First Line Indent en la carpeta de la leccin en la unidad flash.
PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

PASO A PASO

Establecer sangras francesas

USE el documento que dej abierto en el ejercicio anterior.


1. Coloque el punto de insercin al principio del primer prrafo debajo del ttulo Reconocimiento y
seleccione los dos primeros prrafos.

2. En la pestaa Inicio, inicie el cuadro de dilogo Prrafo y cambie la seleccin Especial de Primera
lnea a Sangra francesa. Haga clic en Aceptar. La primera lnea de ambos prrafos comienza a la
izquierda del margen, mientras que los restantes prrafos tienen una sangra de 1,5 cm desde el margen
izquierdo.

3. En el mismo ttulo, seleccione los dos ltimos prrafos. En la regla horizontal, presione y mantenga

Figura 4-4
Marcadores alineados
en la regla

presionado el botn primario del mouse y arrastre el marcador de Sangra de primera lnea
de
forma que quede alineado con el margen izquierdo. Deber recolocar el marcador de Sangra de
primera lnea para que no se mueva cuando comience a arrastrar el marcador de sangra francesa. Los
marcadores de la regla deben coincidir con la figura 4-4.

68

Leccin 4
4. Presione y mantenga presionado el botn primario del mouse y arrastre el marcador Sangra francesa
a 0,5 cm. Ahora ha recolocado el marcador usando la regla y ha aplicado sangra a los dos prrafos.
El documento debe asemejarse a lo que se muestra en la figura 4-5.

Figura 4-5
Documento de muestra
con sangra francesa

5. GUARDE el documento como B&B Hanging Indent en la carpeta de la leccin en la


unidad flash.

PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

PASO A PASO

Establecer las sangras izquierdas y derecha

USE el documento que dej abierto en el ejercicio anterior.


1. Seleccione los prrafos que estn debajo de Introduccin.
2. Mover la Sangra de primera lnea otra vez a la configuracin predeterminada. Inicie el cuadro de
dilogo Prrafo desde la pestaa Inicio. En el grupo Especial, seleccione (ninguno). Haga clic en
Aceptar. Observe que los prrafos quedan alineados a la izquierda.

3. Seleccione los dos primeros prrafos que estn debajo de Introduccin.


4. Haga clic con el botn secundario y haga clic en Prrafo para abrir el cuadro de dilogo. En el grupo
Sangra, cambie las sangras izquierda y derecha a 1 cm haciendo clic en la flecha hacia arriba. Haga
clic en Aceptar.

5. Seleccione los dos ltimos prrafos del mismo ttulo.


6. En la pestaa Diseo de pgina, en el grupo Prrafo, haga clic en la flecha hacia arriba que est junto a
Sangra izquierda

para aplicar una sangra de 2,5 cm al lado izquierdo del prrafo en la regla.

7. Haga clic en la flecha hacia arriba que est junto a Sangra derecha

para aplicar una


sangra de 2,5 cm al lado izquierdo del prrafo en la regla. Observe que los prrafos estn a una
pulgada de los mrgenes izquierdos y derecho (vea la figura 4-6).

Formato de prrafo

69

Figura 4-6
Documento de muestra
con las sangras izquierda
y derecha

8. GUARDE el documento como B&B Left&Right Indent en la carpeta de la leccin en la unidad flash.
PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

PASO A PASO

Establecer sangras negativas

USE el documento que dej abierto en el ejercicio anterior.


1. Debajo del ttulo Igualdad de oportunidades y diversidad en el empleo seleccione los dos prrafos.
2. Inicie el cuadro de dilogo Prrafo desde la pestaa Inicio. En el grupo Especial, seleccione (ninguno).
Haga clic en Aceptar.

3. Seleccione el primer prrafo debajo del ttulo.


4. Haga clic en la pestaa Diseo de pgina, en el grupo Prrafo, haga clic en la flecha hacia abajo que
Figura 4-7

est junto a Sangra izquierda


para aplicar una sangra de 1,5 cm al lado izquierdo del
prrafo en la regla, tal como se muestra en la figura 4-7.

Documento de muestra
con sangra izquierda
negativa

5. Coloque el punto de insercin en cualquier lugar del ltimo prrafo y, a continuacin, inicie el cuadro de
dilogo Prrafo de la pestaa Diseo de pgina.

70

Leccin 4
6. Debajo del grupo Sangra, haga clic en la flecha hacia abajo que est junto a Derecha para aplicar
Figura 4-8
Documento de muestra
con sangra derecha
negativa

una sangra de 1,5 cm a la derecha del prrafo (vea la figura 4-8). Haga clic en Aceptar. Cuando
se recolocan las sangras, puede seleccionar o colocar el punto de insercin en cualquier lugar en el
prrafo. Para varios prrafos, seleccinelos y cambie las sangras.

7. GUARDE el documento como B&B Negative Indent en la carpeta de la leccin en la unidad flash y
CIERRE el archivo.
PAUSA. DEJE Word abierto para el prximo ejercicio.

Tome nota

El cambio de las sangras de prrafo se puede realizar mediante la regla o mediante el cuadro de
dilogo Prrafo, que se encuentra en las pestaas Inicio o Diseo de pgina.

CONFIGURAR EL INTERLINEADO EN EL TEXTO Y EL ESPACIO


ENTRE PRRAFOS
En Word, se puede determinar cunto espacio separa las lneas de texto y tambin puede
establecer el espaciado entre prrafos. De forma predeterminada, Word establece el
interlineado (espacio entre cada lnea de texto) en 2,75. El interlineado se basa en el prrafo
y puede personalizarse mediante la especificacin de un tamao de punto. El espaciado entre
prrafos, que afecta al espacio por encima y por debajo de los prrafos, se establece en 8 puntos
despus de cada prrafo de forma predeterminada. Cuanto mayor sea el tamao de punto,
mayor ser el espacio entre prrafos. En este ejercicio, aprender a establecer el espaciado
entre lneas y prrafos.

Configurar el interlineado
El interlineado es la cantidad de espacio entre las lneas de texto en un prrafo. En este
ejercicio, aprender a configurar el interlineado mediante varias herramientas de formato de
prrafo de Word.
Las opciones de interlineado estn disponibles en las pestaas Inicio y Diseo de pgina
del grupo Prrafo mediante el botn Espaciado entre lneas y prrafos. A las opciones de
interlineado tambin se puede tener acceso a travs de la pestaa Sangra y espacio del
cuadro de dilogo Prrafo. Una novedad de Word 2013 es la pestaa Diseo, que incluye la
configuracin de espaciado entre prrafos. La tabla 4-2 proporciona informacin adicional
sobre opciones de interlineado y descripciones.

Formato de prrafo

71

Tabla 4-2
Opciones de interlineado

Opcin

Mtodo abreviado
de teclado

Descripcin

nico

Ctrl1

Acomoda la letra mayor en una lnea, ms una pequea cantidad de espacio


adicional.

1.5

Ctrl5

Una vez y media la cantidad de espacio usado en el interlineado simple.

Doble

Ctrl2

Dos veces la cantidad de espacio usado en el interlineado simple.

Mnimo

Establece el interlineado en la cantidad mnima necesaria para ajustarse a la


fuente mayor de la lnea.

Exacto

Establece el interlineado en una cantidad fija que Word no ajusta.

Mltiple

Establece el interlineado en una cantidad que aumenta o disminuye respecto al


interlineado simple en un porcentaje que se especifica. Por ejemplo, establecer el
interlineado en 1,3, aumenta el espacio en un 30 %.

Sin espaciado
entre prrafos

El espaciado Antes y Despus integrado se establece en 0 pto. y el interlineado se


establece en 1.

Compacto

El espaciado Antes integrado se establece en 0 pto., Despus se establece en


4 pto., y el interlineado se establece en 1.

Estrecho

El espaciado Antes integrado se establece en 0 pto., Despus en 6 pto. y el


interlineado en 1,15.

Abierto

El espaciado Antes integrado se establece en 0 pto., Despus en 10 pto. y el


interlineado en 1,15.

Relajado

El espaciado Antes integrado se establece en 0 pto., Despus en 6 pto. y el


interlineado en 1,5.

Doble

El espaciado Antes integrado se establece en 0 pto., Despus en 8 pto. y el interlineado en 2.

PASO A PASO

Establecer el interlineado en un prrafo

ABRA el documento Books Beyond de la carpeta de la leccin.


1. Coloque el punto de insercin en el primer prrafo del ttulo Reconocimiento.
Figura 4-9
Men Interlineado

2. En la pestaa
p
Inicio, en el grupo Prrafo, haga clic en el botn Espaciado entre lneas y prrafos
para mostrar el men y las opciones de Interlineado para agregar y quitar espacio antes y
despus de los prrafos (vea la figura 4-9).

72

Leccin 4
3. Seleccione 2,0 para aplicar doble espacio al texto.
4. Coloque el punto de insercin en el segundo prrafo.
5. En el grupo Prrafo, inicie el cuadro de dilogo.
6. En el grupo Espaciado, para cambiar el interlineado, haga clic en la flecha desplegable y seleccione
Doble. Haga clic en Aceptar. El prrafo ahora es a doble espacio.

7. Coloque el punto de insercin en el tercer prrafo.


8. Pulse Ctrl+2 para aplicar doble espacio al prrafo.
9. Haga clic en la pestaa Diseo y, en el grupo de Formato del documento, haga clic en el botn
Espaciado entre prrafos

para mostrar el men que aparece en la figura 4-10.

Figura 4-10
Men de Espaciado
entre prrafos

10. Seleccione Doble. Observe que el resto del documento es a doble espacio. Esta nueva caracterstica de
Word 2013 cambia el interlineado de todo el documento para incluir nuevos prrafos.

Tome nota

Cuando use el grupo Formato del documento para aplicar el espaciado entre prrafos, no necesita
seleccionar el documento cuando emplee uno de los comandos de formato integrados.
11. GUARDE el documento como B&B Double Spacing en la carpeta de la leccin en la unidad flash.
PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

PASO A PASO

Modificar el interlineado en un prrafo

USE el documento que dej abierto en el ejercicio anterior.


1. Seleccione los cuatro prrafos que estn debajo de Reconocimiento.
2. Vuelva al men desplegable Espaciado entre lneas y prrafos del grupo Prrafo en la pestaa Inicio.
Para establecer medidas de interlineado ms exactas, haga clic en Opciones de interlineado para
mostrar la pestaa Sangra y espacio del cuadro de dilogo Prrafo.

Formato de prrafo

73

3. En la seccin Espaciado, haga clic en la flecha desplegable y seleccione Exacto en la lista Interlineado.
En la lista En, haga clic en la flecha hacia arriba hasta que indique 22 pto. El interlineado se incrementa.

4. Haga clic en Aceptar.


5. GUARDE el documento como B&B Exact Spacing en la carpeta de la leccin en la unidad flash y, a
continuacin, CIERRE el archivo.
PAUSA. DEJE Word abierto para el prximo ejercicio.

Configurar el espacio entre prrafos


Generalmente, los prrafos estn separados por una lnea en blanco en los documentos de
Word. Cuando presiona la tecla Entrar al final de un prrafo, Word agrega el espacio designado
por encima o por debajo del prrafo. De forma predeterminada, el espacio despus de un
prrafo se establece en 8 puntos y el espacio antes de los prrafos se establece en cero, pero
puede cambiar estos ajustes para un solo prrafo o para todo el documento. En este ejercicio,
aprender a establecer el espaciado entre prrafos.
Para aumentar o disminuir el espaciado entre prrafos, haga clic en las flechas arriba o abajo de
Anterior y Posterior en la pestaa Sangra y espacio del cuadro de dilogo Prrafo. El espaciado
entre prrafos tambin puede cambiarse en el grupo Prrafo en la pestaa Inicio haciendo clic
en el botn Espaciado entre lneas y prrafos para agregar espacio antes o despus del prrafo
o quitar espacio antes o despus del prrafo.

PASO A PASO

Establecer el espaciado alrededor de un prrafo

ABRA el documento Books Beyond de la carpeta de la leccin.


1. Seleccione todo el documento.
2. En la pestaa Inicio, en el grupo Prrafo, haga clic en la flecha en la esquina inferior derecha del grupo
para mostrar el cuadro de dilogo Prrafo. La Pestaa Sangra y espacio es la pestaa activa.

3. En la seccin Espaciado, haga clic en la flecha hacia arriba que est junto a Anterior hasta que indique
24 pto.

4. Haga clic en la flecha hacia arriba que est junto a Posterior hasta que indique 24 pto. Revise el rea de
vista previa y observe el aumento del espaciado en el documento.

5. Haga clic en Aceptar. Observe el espacio entre los prrafos.


6. Con todo el documento todava seleccionado, haga clic en la flecha desplegable que est junto al botn
Espaciado entre lneas y prrafos

en el grupo Prrafo para mostrar el men Interlineado.

7. Haga clic en Quitar espacio antes del prrafo.


8. Repita el paso 6 y haga clic en Quitar espacio despus de prrafo. Se ha quitado el espaciado antes y
despus del documento.

9. Coloque el punto de insercin en el ttulo, Reconocimiento.


10. Haga clic en la pestaa Diseo de pgina y, a continuacin, en el grupo Prrafo, haga clic en la flecha
hacia arriba y aumente el Espaciado Despus

a 12 pto.

11. Use Copiar formato y repita el paso 10 para los ttulos, Introduccin, Pautas generales de expectativas
de desempeo e Igualdad de oportunidades y diversidad en el empleo.

12. Use la seleccin mltiple para seleccionar los prrafos de cada ttulo y cambie el Espaciado Despus a
6 pto.

13. GUARDE el documento como B&B Spacing Before&After en la carpeta de la leccin en la unidad
flash y, a continuacin, CIERRE el archivo.
PAUSA. DEJE Word abierto para el prximo ejercicio.

74

Leccin 4

CREAR Y APLICAR FORMATO A UNA LISTA CON VIETAS


Las listas con vietas son una forma eficaz de dar formato a las listas de elementos que no
tienen que aparecer en un orden especfico. (Use las listas numeradas para elementos en un
orden establecido). Los elementos de una lista con vietas se marcan con iconos pequeos,
por ejemplo, puntos, diamantes, etc. En Word, puede crear listas con vietas a partir de cero,
cambiar las lneas de texto existentes en una lista con vietas, elegir entre varios estilos de
vieta, crear niveles en una lista con vietas e insertar un smbolo o imagen como vieta.

Creacin de una lista con vietas


Al crear y dar formato a una lista con vietas, puede atraer la atencin a los puntos importantes
de un documento. En este ejercicio, aprender a crear, dar formato y modificar una lista de
este tipo.

PASO A PASO

Crear una lista con vietas

ABRA Alarm de los archivos de datos de la leccin.


1. Seleccione los dos prrafos que estn debajo de la frase Recuerde:.
2. En la pestaa Inicio, en el grupo Prrafo, haga clic en el botn Vietas

. Observe que aparecen

crculos slidos antes de los prrafos seleccionados.

3. Coloque el punto de insercin al final del segundo prrafo con vietas.


4. Presione Entrar. Word contina automticamente la lista con vietas y suministra la siguiente lnea con
vieta.

5. Al lado de la nueva vieta, escriba Si no conoce su cdigo de cuatro dgitos y contrasea, puede
obtenerlo en el departamento de recursos humanos.

6. GUARDE el documento como B&B Alarm en la carpeta de la leccin en la unidad flash.


PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

PASO A PASO

Cambiar la lista con vietas

USE el documento que dej abierto en el ejercicio anterior.


1. Seleccione toda la lista con vietas.
2. Para cambiar el formato de la lista con vietas, haga clic en la flecha desplegable que est junto al botn
Vietas

para mostrar el men que aparece en la figura 4-11. Los elementos con vietas podran

Formato de prrafo

75

Figura 4-11
Opciones de formato
de vietas

no coincidir con los de la pantalla.

Tome nota

Para cambiar una lista con vietas a una lista numerada (o viceversa), seleccione la lista y haga
clic en el botn Vietas o en el botn Numeracin. Para quitar una de las vietas de la biblioteca,
abra el men desplegable Vietas; a continuacin, en la Biblioteca de vietas, seleccione la vieta
y haga clic con el botn secundario del mouse para quitarla.
3. Haga clic en el crculo hueco en la Biblioteca de vietas.
4. GUARDE el documento como B&B Alarm with Hollow Bullets en la carpeta de la leccin en la
unidad flash.

PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

PASO A PASO

Cambiar el nivel de la lista de vietas


Al agregar una lista desordenada como vietas, aparece sin ningn rango sobre las dems listas. Al cambiar
el nivel de la lista de vietas puede cambiar el aspecto de la vieta y la sangra.

USE el documento que dej abierto en el ejercicio anterior.


1. Coloque el punto de insercin en el segundo elemento con vietas.
2. Haga clic en la flecha desplegable que est junto al botn Vietas

, apunte a Cambiar nivel de


lista y observe los niveles que aparecen (vea la figura 4-12). Cuando apunta al nivel de lista, aparece
una informacin en pantalla que muestra el nivel.

76

Leccin 4
Figura 4-12
Cambiar el nivel de lista

3. Haga clic para seleccionar Nivel 2. El elemento de la vieta se degrada de Nivel 1 a Nivel 2. Cuando se
aumentan o disminuyen los niveles, la sangra cambia (vea los marcadores en las reglas).

4. Coloque el punto de insercin en el tercer elemento con vietas.


5. Haga clic en la flecha desplegable que est junto al botn Vietas y apunte a Cambiar nivel de lista
Figura 4-13
Documento de muestra
con los niveles de vieta

para abrir un men de opciones de nivel de lista.

6. Haga clic para seleccionar Nivel 3. El documento debe asemejarse a lo que se muestra en la figura 4-13.

Formato de prrafo

77

7. GUARDE el documento como B&B Alarm with Bullet Levels en la carpeta de la leccin en la
unidad flash.

8. Seleccione los elementos con vietas segundo y tercero, y haga clic en la flecha desplegable situada
junto al botn Vietas. Apunte a Cambiar nivel de lista y promueva las vietas seleccionadas al Nivel
1. Los dos elementos seleccionados coinciden ahora con el primer elemento con vietas.

9. Haga clic en Deshacer para devolver los elementos con vietas al segundo y tercer nivel.
10. GUARDE el documento con el mismo nombre de archivo en la carpeta de la leccin en la unidad flash.
PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

PASO A PASO

Insertar smbolos de carcter especial


El cuadro de dilogo Definir nueva vieta proporciona opciones para cambiar la alineacin y agregar
caracteres de vieta, como un smbolo o una imagen. Cuando hace clic en cualquiera de estas opciones, se
abre un nuevo cuadro de dilogo.

USE el documento que est abierto desde el ejercicio anterior.


1. Seleccione los elementos con vietas segundo y tercero y promuvalos al primer nivel; a continuacin,
seleccione los tres elementos con vietas.

2. Haga clic en la flecha desplegable situada junto al botn Vietas y haga clic en Definir nueva vieta.
3. Haga clic en el botn Smbolo en el cuadro de dilogo Definir nueva vieta. Se abre el cuadro de
dilogo Smbolo , como se muestra en la figura 4-14..

Figura 4-14
Cuadro de
dilogo Smbolo

4. Cambie la fuente haciendo clic en la flecha desplegable. Desplcese hacia abajo y seleccione
Wingdings.

5. Seleccione la campana en la primera fila, sexta columna. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de
dilogo Smbolo.

6. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo Definir nueva vieta.
7. GUARDE el documento como B&B Alarm Update en la carpeta de la leccin en la unidad flash.
PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

78

Leccin 4

PASO A PASO

Insertar una vieta de imagen

USE el documento que dej abierto en el ejercicio anterior.


1. Los tres elementos con vietas todava estn seleccionados. Haga clic en la flecha desplegable situada
junto al botn Vietas

y, a continuacin, haga clic en Definir nueva vieta.

2. Haga clic en botn Imagen en el cuadro de dilogo Definir nueva vieta. Se abre el cuadro de ubicacin
de Insertar imgenes, como se muestra en la figura 4-15. Microsoft ha proporcionado una nueva pantalla
de ubicacin de insertar imgenes donde tiene la opcin de localizar una imagen de la ubicacin Office.
com, Bing, OneDrive o su equipo o red.

Figura 4-15
Introducir la ubicacin
de imgenes

3. Escriba alarmas en el cuadro de bsqueda de Imgenes prediseadas de Office.com y haga clic en la


lupa para iniciar la bsqueda.

4. Seleccione la imagen Primer plano de mano configurando sistema de alarma como se muestra en la
Figura 4-16
Galera de imgenes
de Office.com

figura 4-16. La imagen est rodeada por un borde. Los resultados de la bsqueda pueden ser distintos a
los que se muestran en la figura.

Formato de prrafo

79

5. Haga clic en Insertar para empezar a descargar la imagen en el documento.


6. Haga en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo Definir nueva vieta.
7. Una vez descargada la imagen, se muestra en el documento en un tamao de fuente pequeo.
Seleccione la primera imagen observe que las otras dos imgenes tambin estn seleccionadas.
Aumente el tamao de fuente a 28 pto.

8. GUARDE el documento como B&B Alarm Update1 en la carpeta de la leccin en la unidad flash.
PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

PASO A PASO

Cambiar la alineacin de las vietas


En los ejercicios anteriores, aprendi a crear vietas usando la Biblioteca de vietas, a crear una vieta
mediante smbolos y a insertar imgenes de la web como las vietas. Tambin ha promovido o degradado los
niveles de la lista para cambiar los niveles de las vietas. En este ejercicio, aprender a ajustar la alineacin
a cualquier tipo de vieta.

USE el documento que est abierto desde el ejercicio anterior.


1. En la lista con vietas, observe la distancia entre la imagen y el texto. Agregar una vieta personalizada
le permite cambiar la alineacin.

2. Seleccione los tres elementos con vietas.


3. Haga clic en la flecha desplegable situada junto al botn Vietas y haga clic en Definir nueva vieta.
4. Debajo del grupo Alineacin, haga clic en la flecha desplegable y seleccione Derecha. Observe el
espacio entre la imagen y el texto en el rea Vista previa.

5. Haga clic en Aceptar.


6. GUARDE el documento con el mismo nombre de archivo en la carpeta de la leccin en la unidad flash.
PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

CREAR Y APLICAR FORMATO A UNA LISTA NUMERADA


Puede agregar nmeros rpidamente a las lneas de texto existentes para crear una lista o Word
puede crear automticamente una lista numerada a medida que escribe.

Crear una lista numerada


En este ejercicio, aprender a crear una lista numerada y a darle formato en Word.

PASO A PASO

Crear una lista numerada

USE el documento que dej abierto en el ejercicio anterior.


1. Seleccione los cuatro prrafos debajo del ttulo Set Alarm.
2. En la pestaa Inicio, en el grupo Prrafo, haga clic en la flecha desplegable que est junto al botn
Numeracin

para mostrar la Biblioteca de numeracin que se muestra en la figura 4-17.

80

Leccin 4
Figura 4-17

Las opciones de formato


de numeracin aparecen en la Biblioteca de
numeracin

3. Seleccione la opcin, 1., 2., 3. Los prrafos aparecen ahora como una lista ordenada.
4. Coloque el punto de insercin al final del elemento nmero cuatro y presione Entrar. Observe que Word
numera automticamente la siguiente lnea de forma secuencial.

5. En la nueva lnea numerada, escriba Salga del edificio inmediatamente.


6. Seleccione los cuatro prrafos debajo del ttulo Deactivate Alarm.
7. En la pestaa Inicio en el grupo Prrafo, haga clic en la flecha desplegable situada junto al botn
Numeracin.

8. Seleccione la opcin, a., b., c., Los cuatro prrafos se numeran y se alinean a la izquierda.
9. GUARDE el documento como B&B Numbered Alarm List en la carpeta de la leccin en la unidad
flash.

PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

PASO A PASO

Modificar una lista numerada

USE el documento que dej abierto en el ejercicio anterior.


1. Seleccione la lista numerada que est debajo del ttulo Set Alarm.
2. Para cambiar el formato de la lista numerada, haga clic en la flecha desplegable que est junto al botn
Numeracin
y, a continuacin, haga clic en Definir nuevo formato de nmero. Aparece el
cuadro de dilogo Definir nuevo formato de nmero.

3. Haga clic en la flecha desplegable Estilo de nmero y seleccione Nmeros romanos en maysculas
(vea la figura 4-18). El formato del texto seleccionado se cambia a nmeros romanos en maysculas. La
alineacin predeterminada es izquierda y tambin se puede cambiar al centro o a la derecha.

Formato de prrafo

81

Figura 4-18
Cuadro de dilogo Definir
nuevo formato de nmero

4. Haga clic en el botn Fuente y seleccione Arial Black, tamao 12 pto. Revise el rea Vista previa para
ver la apariencia que tendr la numeracin. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo
Fuente.

5. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo Definir nuevo formato de nmero.

Tome nota

Para cambiar el formato de los nmeros de lista, haga clic en cualquier nmero para seleccionar
la lista completa. Si selecciona el texto tambin, el formato del texto y de la numeracin cambian.
6. Seleccione la lista numerada que est debajo del ttulo Deactivate Alarm.
7. En este paso siguiente, volver a numerar una lista existente con letras minsculas. Haga clic en
la flecha desplegable situada junto al botn Numeracin y haga clic en Establecer el valor de
numeracin. Aparece el cuadro de dilogo Establecer el valor de numeracin como se muestra en la
figura 4-19.

Figura 4-19
Cuadro de dilogo
Establecer valor de
numeracin

8. El botn de opcin Iniciar nueva lista ya est seleccionado. En la seccin Establecer valor en, haga clic
en la flecha arriba hasta llegar a f. Haga clic en Aceptar. El documento debe coincidir con la figura 4-20.

82

Leccin 4
Figura 4-20
Documento de muestra
con una lista numerada
modificada de forma
diferente

9. GUARDE el documento como B&B Numbered Alarm List 1 en la carpeta de la leccin en la


unidad flash.

FIN. CIERRE Word.

CONFIGURACIN Y MODIFICACIN DE TABULACIONES


Las tabulaciones se usan para alinear el texto o nmeros en el documento. Para establecer
las tabulaciones se puede usar la regla o, para un ajuste ms exacto, use el cuadro de dilogo
Tabulaciones. Cuando aplica tabulaciones personalizadas a texto seleccionado, las tabulaciones
se aplican a los prrafos. Cuando se presiona la tecla Entrar, la configuracin de tabulacin se
transfiere al prrafo siguiente.
Tome nota

Para ver las tabulaciones a medida que se establecen, muestre los caracteres no imprimibles, como
se describi en la Leccin 1.

Establecer las tabulaciones en la regla


De forma predeterminada, las tabulaciones alineadas a la izquierda estn establecidas a cada
centmetro en la regla. Para configurar una tabulacin en una posicin diferente de la regla,
puede hacer clic en el selector de tabulacin en el extremo izquierdo de la regla y aparecer
informacin en pantalla que muestra el tipo de tabulaciones en el selector de tabulaciones.
Las tabulaciones son parte del formato de prrafo: el texto seleccionado se ve afectado por la
configuracin de tabulacin o cuando se modifica. En este ejercicio, aprender a configurar las
tabulaciones en la regla de Word.
En la tabla 4-3 se muestran los tipos de tabulaciones disponibles en Word y sus descripciones.
Para ver las tabulaciones en la regla, coloque el punto de insercin en el prrafo.
Una vez establecidas las tabulaciones, presione la tecla Tabulacin; el punto de insercin se
mueve a la posicin establecida. Para mover una tabulacin a una posicin diferente en la regla,
haga clic y arrastre la tabulacin izquierda o derecha a una nueva posicin.

Formato de prrafo
Tabla 4-3
Tabulaciones en la regla

Nombre

Botn

83

Descripcin

Tabulacin
izquierda

Alinea el texto a la izquierda en el lugar de tabulacin indicado


en la regla horizontal

Centrar Tabulacin

Centra el texto en el lugar indicado en la regla horizontal

Tabulacin
derecha

Alinea el texto a la derecha en el lugar de tabulacin indicado


en la regla horizontal

Tabulacin
decimal

Alinea los nmeros alrededor del separador decimal en el


lugar indicado en la regla horizontal

Tabulacin de
barra

Inserta una lnea de barra vertical en el lugar indicado en la


regla horizontal

ABRA Per Diem de los archivos de datos de la leccin.


1. En la pestaa Inicio, en el grupo Prrafo, haga clic en el botn Mostrar todo Ctrl+() para mostrar los
caracteres no imprimibles.

2. Coloque el punto de insercin en la lnea en blanco que est debajo del ttulo Desglose de comidas e
imprevistos.

3. Haga clic en el selector de tabulaciones que est a la izquierda de la regla hasta que aparezca
Centrar tabulacin
tabulaciones.

. La regla horizontal se muestra en la figura 4-21 con los diferentes tipos de

Figura 4-21
Regla horizontal con
conjuntos de tabulaciones

Solucin
de problemas

Si la regla horizontal no est visible, haga clic en la pestaa Vista y agregue una marca de verificacin en
Regla.

4. Haga clic en la regla en la marca de 6,25 cm para establecer Centrar tabulacin

. Centrar

tabulacin aparece como una T invertida.

5. Haga clic en la regla en la marca de 10 cm para establecer una tabulacin de Centro. La regla muestra
dos ajustes de tabulacin.

6. Presione la tecla Tabulador y escriba Chicago.


7. Presione la tecla Tabulador y escriba New York.
8. Seleccione la lista de palabras que empiezan con Desayuno y terminan por Totales. Al establecer las
tabulaciones, estas pasan a ser parte del formato de prrafo. El texto seleccionado se ver afectado por
la configuracin de tabulacin despus de presionar la tecla Tabulador.

9. Haga clic en el selector de tabulacin hasta que aparezca la tabulacin Derecha

que se muestra

como una L invertida.

10. Haga clic en la regla en la marca de 2,5 cm para establecer una Tabulacin derecha.
11. Anule la seleccin de la lista, coloque el punto de insercin delante de cada palabra de la lista y presione
la tecla Tabulacin para alinearla en la Tabulacin derecha. Cuando establezca una Tabulacin
derecha, presione la tecla Tabulador con el texto existente o presione la tecla Tabulador y escriba el
nuevo texto. Los caracteres de texto estn alineados a la derecha y se mueven hacia la izquierda.

12. GUARDE el documento como Per Diem First Draft en la carpeta de la leccin en la unidad flash.
PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

84

Leccin 4

Uso del cuadro de dilogo Tabulaciones


El cuadro de dilogo Tabulaciones es til para establecer las tabulaciones en lugares precisos
de la regla, borrar todas las tabulaciones y establecer caracteres de relleno. Los caracteres de
relleno son smbolos tales como lneas punteadas, discontinuas o slidas que llenan el espacio
antes de una tabulacin (vea la figura 4-22). En este ejercicio, practicar la configuracin de
tabulaciones y caracteres de relleno con el cuadro de dilogo Tabulaciones.

PASO A PASO

Usar el cuadro de dilogo Tabulaciones

USE el documento que dej abierto en el ejercicio anterior.


1. Seleccione la lista de palabras que empiezan con Desayuno y contine hasta el final del documento.
2. En la pestaa Inicio , en el grupo Prrafo, haga clic en el selector de cuadro de dilogo para iniciar el
cuadro de dilogo Prrafo.

3. Haga clic en el botn Tabulaciones en la parte inferior izquierda del cuadro de dilogo Prrafo para
abrir el cuadro de dilogo Tabulaciones. En el cuadro de dilogo Tabulaciones debera mostrarse la
configuracin de tabulacin Derecha de 2,5 cm que estableci en el ejercicio anterior.

4. En el cuadro Posicin, escriba 6,6. En la seccin Alineacin, seleccione Decimal. En la seccin Relleno,
seleccione 2, y haga clic en Establecer. Despus de configurar tabulaciones individuales, debe hacer
clic en Establecer para colocar la configuracin de tabulacin.

5. En el cuadro Posicin, escriba 10,4. En la seccin Alineacin, seleccione Decimal. En la seccin


Relleno, seleccione 2 y haga clic en Establecer. Configurar un relleno proporciona una gua para la
siguiente configuracin de tabulacin. Consulte la figura 4-22 y comprela con su pantalla.

Figura 4-22
Cuadro de dilogo
Tabulaciones

6. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo Tabulaciones. Observe que no pasa nada todava.
7. Coloque el punto de insercin despus de la palabra Desayuno y presione la tecla Tabulacin.
8. Escriba 10,98 $ y presione la tecla Tabulador.
9. Escriba 12,50 $. Repita este proceso en cada lnea y escriba los nmeros mostrados en la figura 4-23.
Observe cmo se alinean correctamente los decimales.

Formato de prrafo

85

Figura 4-23
Formato de tabulaciones y
caracteres de relleno

10. GUARDE el documento con el mismo nombre de archivo en la carpeta de la leccin en la unidad flash.
PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Mover las tabulaciones


Se puede cambiar la posicin de las tabulaciones con el puntero del mouse si las arrastra a una
nueva posicin en la regla o abre el cuadro de dilogo Tabulaciones.

PASO A PASO

Mover las Tabulaciones

USE el documento que est abierto desde el ejercicio anterior.


1. Seleccione el bloque de texto que comienza con Desayuno y termina por 63,49 $. Incluya el carcter
no imprimible () en su seleccin.

2. Coloque el puntero del mouse en 10,41 cm en la regla hasta que aparezca la informacin en pantalla
Tabulacin decimal.

3. Presione y mantenga presionado el botn primario del mouse y arrstrelo en la regla hasta 12,5 cm.
Suelte el botn primario del mouse. Observe que la configuracin de Tabulacin decimal de las cinco
lneas se coloca en 12,5 cm en la regla.

4. Presione y mantenga presionado el botn primario del mouse y arrstrelo en la regla hasta 6,6 cm en la
regla hasta que aparezca la informacin en pantalla Tabulacin decimal.

5. Presione y mantenga presionado el botn primario del mouse y arrstrelo en la regla hasta 7,6 cm.
Suelte el botn primario del mouse. Observe que la configuracin de Tabulacin decimal de las cinco
lneas se coloca en 7,6 cm en la regla.

6. Seleccione Chicago. Arrastre la configuracin de Centrar Tabulacin y colquela en 7,6 cm en la


regla. Haga doble clic en Centrar Tabulacin en la regla para abrir el cuadro de dilogo Tabulaciones y
compruebe la posicin de la tabulacin. Chicago debe alinearse bien por encima de las cantidades.

7. Seleccione New York. Arrastre la configuracin de Centrar Tabulacin y colquela en 7,6 cm en la


regla. Haga doble clic en Centrar Tabulacin en la regla para abrir el cuadro de dilogo Tabulaciones y
compruebe la posicin de la tabulacin. New York debe alinearse bien por encima de las cantidades.

8. GUARDE el documento como Per Diem Final en la carpeta de la leccin en la unidad flash.
FIN. CIERRE Word

86

Leccin 4

Evaluacin de conocimientos

Varias opciones
Seleccione la mejor respuesta a los siguientes enunciados.

1. Qu palabras hacen referencia a la forma en que se coloca el texto entre los mrgenes superior e inferior de la
pgina?
a. Alineacin horizontal
b. Alineacin vertical
c. Justificado
d. Interlineado

2. Qu comando de interlineado configura el espaciado en un nmero fijo que Word no ajusta?


a. Exacto
b. Doble
c. Mltiple
d. Mnimo

3. Qu ocurre al arrastrar una tabulacin fuera de la regla?


a. Se desplaza a otra posicin
b. Se convierte en una tabulacin alineada a la izquierda
c. Se borra
d. Se oculta de la vista

4. Las vietas pueden definirse al agregar:


a. un smbolo.
b. un cuadro.
c. una imagen.
d. todas las anteriores.

5. Qu propiedad de los bordes puede modificarse en la pestaa Bordes del cuadro de dilogo Bordes y sombreado?
a. Color
b. Ancho
c. Estilo
d. Todos los anteriores

Verdadero o falso
Haga un crculo alrededor de la V si el enunciado es verdadero o alrededor de la F si el enunciado es falso.
V

1.

Al presionar la tecla Entrar se aplica una sangra a la primera lnea de un prrafo.

2.

Puede usar la regla para establecer tabulaciones.

3.

El comando Borrar formato borra solamente las fuentes aplicadas al texto seleccionado.

4.

La alineacin horizontal hace referencia a la posicin del texto con relacin a los mrgenes superior e inferior

de un documento.

5.

Las sangras se pueden cambiar mediante los marcadores de la regla.

Proyectos

Proyecto 4-1: Crear un informe de gastos para Blue Yonder Airlines


Trabaja en el departamento financiero de Blue Yonder Airlines y le han pedido que cree un
documento para mostrar los gastos de los aos fiscales 2009 a 2012.

Formato de prrafo

87

PREPRESE. INICIE Word si no est ya en ejecucin.


1. ABRA un documento en blanco.
2. GUARDE el documento como 4-1 Expense Report en la carpeta de la leccin en la unidad flash.
3. Escriba BLUE YONDER AIRLINES y pulse Entrar.
4. Escriba Informe de gastos y presione Entrar.
5. Establezca Centrar Tabulacin con la regla en las marcas de 5 cm, 7,6 cm, 10 cm y 12,7 cm. En el
margen izquierdo, presione la tecla Tabulador.

6. Escriba el siguiente texto: a 5 cm, escriba 2009 y presione Tabulador; a 7,6 cm, escriba 2010 y presione
Tabulador; a 10 cm, escriba 2011 y presione Tabulador; y a 12,7 cm, escriba 2012 y presione Entrar.

7. Quite los ajustes de Centrar Tabulacin arrastrndolos fuera de la regla.


8. Seleccione la marca de prrafo y cambie el selector de tabulacin a Decimal. Ajuste las tabulaciones
decimales en las marcas de 5 cm, 7,6 cm, 10 cm y 12,7 cm.

9. Escriba el texto y los valores siguientes:


Contratos de empresa, presione
Tabulador

316,00 $ presione
Tabulador

396,00 $ presione
Tabulador

368,00 $ presione
Tabulador

393,00 $
Entrar

Paracaidismo,
Tabulador

17,00 $ presione
Tabulador

17,00 $ presione
Tabulador

16,00 $ presione
Tabulador

65,00 $
Entrar

presione

22,00 $ presione
Tabulador

24,00 $ presione
Tabulador

24,00 $ presione
Tabulador

27,00 $
Entrar

presione

63,00 $ presione
Tabulador

61,00 $ presione
Tabulador

59,00 $ presione
Tabulador

$55.00

presione

Vuelos chrter,
Tabulador

presione

Escuela de vuelo,
Tabulador

presione

presione

10. Centre el ttulo, BLUE YONDER AIRLINES. Cambie el tamao de fuente del ttulo a 26 pto., negrita y
aplique el color de fuente Azul grisceo, Texto 2, Oscuro 50%.

11. Centre el subttulo, Informe de gastos. Cambie el tamao de fuente del subttulo a 18 pto., negrita y
aplique el color de fuente Negro, Texto 1.

12. Seleccione los aos a partir de 2009 . . .2012, negrita, y subrayar solo palabras.
13. Use la seleccin mltiple para seleccionar Contratos de empresa, Paracaidismo, Vuelos Charter, y
Escuela de vuelo, y seleccione negrita.

14. Elija el selector de cuadro de dilogo Configurar pgina en la pestaa Diseo de pgina de dilogo y
haga clic en la pestaa Diseo. En el grupo Pgina, cambie la alineacin vertical a Centro.

15. GUARDE el documento con el mismo nombre de archivo en la carpeta de la leccin y CIERRE el
archivo.

DEJE Word abierto para el siguiente proyecto.

Proyecto 4-2: Pautas generales de expectativas de desempeo


En su trabajo en Books and Beyond, continuar trabajando en documentos que forman parte
del manual del empleado.
PREPRESE. INICIE Word si no est ya en ejecucin.
1. ABRA Guidelines de los archivos de datos de esta leccin.
2. GUARDE el documento como 4-2 Handbook Guidelines en la carpeta de la leccin en la unidad
flash.

3. En el tercer prrafo, seleccione las dos lneas que comienzan por Discusin verbal. . . y Advertencia
escrita. . . .

4. En la pestaa Inicio, en el grupo Prrafo, haga clic en la flecha desplegable que est junto al botn
Vietas

y seleccione el crculo slido.

5. Coloque el punto de insercin despus del segundo elemento de la lista con vietas y presione Entrar.
6. Escriba Terminacin como tercer elemento con vietas.

88

Leccin 4
7. Seleccione los cinco prrafos a doble espacio, comenzando con abuso, mal uso. . . y terminando con
falsificacin, mala interpretacin. . . .

8. Haga clic sobre la flecha deslegable al lado del botn

Vietas y haga clic en Definir nueva

vieta.

9. Haga clic en el botn Smbolo y en la flecha desplegable del cuadro Fuente y seleccione Wingdings.
10. Desplcese hasta la parte superior del men Wingdings y seleccione el diamante slido (cdigo de
carcter 116).

11. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo Smbolo y, a continuacin, haga clic en Aceptar
para cerrar el cuadro de dilogo Definir nueva vieta.

12. Seleccione los prrafos restantes comenzando con insubordinacin, indiferencia deliberada. . . y
terminando con participacin en una conducta . . . .

13. Haga clic en la flecha desplegable que est junto al botn Vietas y haga clic en Definir nueva vieta.
14. Haga clic en el botn Imagen y, a continuacin, escriba manual en el cuadro de bsqueda de Office.
com.

15. Seleccione la primera imagen y haga clic en Insertar; haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de
dilogo Definir nueva vieta.

16. Seleccione la imagen y cambie el tamao de fuente a 20 pto.


17. Seleccione el primer, segundo, tercer y ltimo prrafo en el documento. Evite seleccionar las listas con
vietas.

18. En la pestaa Inicio, en el grupo Prrafo, haga clic en el botn Justificar

19. Con los prrafos an seleccionados, inicie el cuadro de dilogo Prrafo para aplicar la sangra de
primera lnea.

20. En especial, seleccione la flecha desplegable y seleccione Primera lnea.


21. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo Prrafo.
22. GUARDE el documento con el mismo nombre de archivo en la carpeta de la leccin y CIERRE el
archivo.

CIERRE Word.

Administracin del flujo de texto

MATRIZ DE CONOCIMIENTOS DE LA LECCIN


Conocimientos

Objetivo del examen

Nmero de objetivo

Configuracin de diseo de pgina

Modificar la configuracin de la pgina.

1.3.1

Trabajar con saltos

Forzar los saltos de pgina.


Insertar saltos para crear secciones.

2.3.5
2.3.2

Control de la PAGINACIN

Evitar los prrafos hurfanos.

2.3.1

Configurar columnas

Crear varias columnas en las secciones.


Agregar ttulos a las secciones.

2.3.3
2.3.4

Health Resources es una empresa Fortune 500 que quiere trasladar su sede corporativa. Como socio estratgico
de USA Health Resources, est implicado en la logstica del proyecto de reubicacin. En particular, es responsable
de crear una propuesta y explorar las diferentes opciones que tiene Word. En esta leccin, aprender a trabajar con
el diseo de pgina, a controlar el comportamiento de prrafo, a trabajar con saltos de pgina y seccin, y a crear
columnas y darles formato.

89

90

Leccin 5

ORIENTACIN SOBRE EL SOFTWARE


La Pestaa Diseo de pgina

Figura 5-1
Diseo de pgina

La Pestaa Diseo de pgina contiene grupos de comandos que producen un diseo de


documento con formato para todo el documento o para secciones del documento. Los
comandos del grupo Configurar pgina (vea la figura 5 - 1) le permiten fijar los mrgenes,
cambiar la orientacin del documento y ajustar el tamao del papel para todo el documento
o para secciones del documento. Las columnas permiten dividir el documento en dos o ms
columnas. Insertar saltos de seccin en el documento le permite cambiar la configuracin
de pgina de una seccin existente en el documento sin afectar a las otras pginas del
documento. Los comandos Mostrar nmeros de lnea permiten hacer referencia a lneas
especficas del documento. El comando Guiones proporciona opciones para separar las
palabras en un documento de forma automtica o manual y el espacio de no separacin
ajusta el texto a la lnea siguiente para evitar saltos incmodos en el margen derecho.
En el grupo Prrafo, Word contiene funciones que controlan cmo se rompe un prrafo
en las pginas y en el documento. Puede controlar la paginacin del documento si evita
que queden lneas de texto viudas y hurfanas en el documento, o si mantiene el texto
junto, mantiene las lneas juntas y determina dnde se producirn saltos de pgina en el
documento.
Tambin puede administrar el flujo de texto en el documento mediante la creacin de
varias columnas en un documento, la personalizacin de la configuracin de columnas y
la insercin de saltos de columna en el grupo Configurar pgina.
Aunque la mayora de los comandos que usar para controlar el diseo del documento se
encuentran en la pestaa Diseo de pgina, hay algunos comandos que tal vez encuentre
tiles en la pestaa Insertar del grupo Pginas.

CONFIGURACIN DE DISEO DE PGINA


El diseo de una pgina le ayuda a comunicar el mensaje. Aunque el contenido del documento
es obviamente importante, tener los mrgenes, la orientacin de la pgina y el tamao de papel
apropiados contribuyen a la legibilidad y el aspecto del documento.

Ajustar los mrgenes


Los Mrgenes son el espacio en blanco que bordea las partes superior e inferior y los lados
de un documento. Puede cambiar los mrgenes de tamao predeterminado de Word de 2,5
centmetros mediante los comandos de Configurar en el grupo de la pestaa Diseo de pgina.

Administracin del flujo de texto

91

Puede elegir las opciones preestablecidas de una galera o establecer mrgenes personalizados
en el cuadro de dilogo Configurar pgina. En el grupo Configurar pgina, haga clic en el men
Mrgenes, donde hay un conjunto de configuracin de mrgenes predefinidos disponibles
para la seleccin. Si hace clic en la configuracin de su eleccin, todo el documento reflejar
los cambios. Haga clic en el comando Mrgenes personalizados para mostrar el cuadro de
dilogo Configurar pgina, donde puede especificar tamaos de margen personalizados. En
este ejercicio, personalizar los mrgenes de un documento.
PASO A PASO

Establecer mrgenes

PREPRESE. Antes de empezar estos pasos, asegrese de iniciar Microsoft Word.


1. ABRA el archivo Proposal de esta leccin.
2. Elimine las lneas en blanco adicionales anteriores a USA Health Resources.
3. En la pestaa Diseo de pgina, en el grupo Configurar pgina, haga clic en la flecha desplegable para
mostrar el men Mrgenes.

4. Elija Estrecho. Los mrgenes estn establecidos en 1,27 cm arriba, abajo, a la izquierda y a la derecha.
5. En el grupo Configurar pgina, haga clic en la flecha desplegable para mostrar el men Mrgenes.
6. Haga clic en Personalizar mrgenes para abrir el cuadro de dilogo Configurar pgina que se muestra
en la figura 5-2.

Figura 5-2
Cuadro de dilogo
Configurar pgina

7. Cambie los mrgenes inferior, derecho e izquierdo a 2,5 cm y el margen superior a 5 cm. El cambio de
los mrgenes afecta a todas las pginas del documento. Haga clic en Aceptar.

8. GUARDE el documento como Draft Proposal en la carpeta de la leccin en la unidad flash.


PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

92

Leccin 5

Seleccionar la orientacin de una pgina


La orientacin de un documento determina en qu direccin se extiende el texto a travs de
la pgina. Un documento de tamao carta en orientacin vertical es de 21,60 por 27,95 cm
y el texto se extiende por el ancho menor del documento, mientras que un documento de
tamao carta en orientacin horizontal es de 27,95 21,60 cm y orienta el texto se extiende
por las dimensiones mayores de la pgina. Cuando planee un documento y le d formato, debe
elegir la orientacin de la pgina. En la orientacin vertical, que se usa comnmente para los
documentos empresariales, el texto se extiende a travs del lado ms estrecho del documento.
La orientacin horizontal, que se usa comnmente para folletos, grficos, tablas, etc., orienta
el texto a travs de la dimensin mayor de la pgina. En este ejercicio, cambiar la orientacin
de un documento de vertical (el valor predeterminado) a horizontal.

PASO A PASO

Seleccionar la orientacin de una pgina

USE el documento que dej abierto en el ejercicio anterior.


1. En el grupo Configurar pgina de la pestaa Diseo de pgina, haga clic en la flecha desplegable para
mostrar el men Orientacin.

2. Seleccione Horizontal, como se muestra en la figura 5-3. La orientacin de pgina cambia a Horizontal.

Figura 5-3
Men Orientacin

3. Haga clic en la pestaa Archivo y luego haga clic en Imprimir para obtener una vista previa del
documento en la vista Backstage. En el lado derecho del panel, el documento se muestra en horizontal
y en Configuracin, puede ver Orientacin horizontal como ajuste. Adems, observe que puede tener
acceso al cuadro de dilogo Configurar pgina desde la pantalla Imprimir. Es una buena prctica
previsualizar el documento antes de imprimirlo para garantizar que el texto se imprimir correctamente.

4. GUARDE el documento como Draft1 Proposal en la carpeta de la leccin en la unidad flash.


PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Elegir un tamao de papel


Aunque el tamao de papel estndar de 21,60 27,95 cm es el ajuste predeterminado, Word
proporciona varias opciones para el formato de documentos de diversos tamaos de papel.
Word proporciona tamaos de documentos predefinidos o puede personalizar el tamao de
papel si hace clic en el comando Ms tamaos de papel. Por ejemplo, las invitaciones, postales,
documentos legales o informes requieren un tamao de papel diferente. Muchas impresoras
ofrecen opciones para la impresin en diversos tamaos de papel, y en algunos casos, tal
vez necesite cambiar o personalizar el tamao del papel en Word mientras da formato al
documento. Los documentos legales, por ejemplo, deben tener el formato de papel de 21,60
35,55 cm. En este ejercicio, cambiar el valor predeterminado de tamao del papel.

Administracin del flujo de texto


PASO A PASO

93

Elegir un tamao de papel

USE el documento que dej abierto en el ejercicio anterior.


1. En el grupo Configurar pgina de la pestaa Diseo de pgina, haga clic en la flecha desplegable para
mostrar el men Orientacin y luego seleccione Vertical. La orientacin vuelve a cambiar a Vertical
respecto del ejercicio anterior.

2. En el grupo Configurar pgina de la pestaa Diseo de pgina, haga clic en la flecha desplegable para
mostrar el men Tamao y luego seleccione Legal.

Solucin
de problemas

Si la impresora no puede imprimir en papel de tamao legal, no se mostrar aqu tamao oficio
como opcin. Debe seleccionar otro tamao de papel en su lugar.
3. En la pestaa Archivo, haga clic en Imprimir para obtener una vista previa del documento en la vista
Backstage. En el lado derecho del panel, el documento se muestra en tamao legal y orientacin
vertical.

4. Para volver al documento, haga clic en el botn Volver al documento.


5. Haga clic en la pestaa Diseo de pgina y, a continuacin, haga clic en la flecha desplegable para
mostrar el men Tamao; a continuacin, seleccione Carta.

6. GUARDE el documento como Draft2 Proposal en la carpeta de la leccin en la unidad flash.


PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

TRABAJAR CON SALTOS


Word inicia automticamente una nueva pgina en documentos largos cuando el texto llega a
la parte inferior de la pgina. Sin embargo, puede haber veces en que trabajar con documentos
que contengan varios objetos o diseos especiales que requieran que controle dnde hay un
salto de pgina o de seccin. Puede insertar y quitar estos saltos manuales de pgina y de
seccin, y puede controlar los guiones de palabra y establecer los espacios de no separacin
en Word.

Insercin y extraccin de un salto de pgina manual


Un salto de pgina es el lugar de un documento donde termina una pgina y comienza una
nueva pgina. Puede hacer que Word determine dnde se producir el salto y tambin puede
decidir dnde insertar el salto de pgina manual o configurar las opciones especficas para los
saltos de pgina. Los saltos de pgina manuales aparecen como una sola lnea punteada con las
(como
palabras Salto de pgina en el centro cuando se habilita el botn Mostrar u ocultar
se muestra en la figura 5-4). En la vista Diseo de impresin, Word muestra un documento
pgina a pgina, una tras otra. En este ejercicio, aprender a insertar y quitar un salto de pgina
manual.
El men Saltos contiene opciones para insertar tres tipos de saltos de pgina:
Pgina: Inserta un salto de pgina manual donde termina una pgina y empieza otra nueva.
Columna: Inserta un salto de columna manual donde se iniciar el texto en la columna

siguiente despus del salto de columna.


Ajuste del texto: separa el texto alrededor de los objetos en una pgina web, por ejemplo,
separa el texto de la leyenda del texto del cuerpo.

PASO A PASO

Insertar y quitar un salto de pgina manual

USE el documento que dej abierto en el ejercicio anterior.


1. ELIMINE todas las lneas en blanco anteriores a Descripcin de propuesta. El punto de insercin debe
colocarse antes de la D en el ttulo Descripcin de propuesta.

2. En la pestaa Insertar, en el grupo Pginas, haga clic en el botn Salto de pgina. Se inserta un salto
de pgina manual y se fuerza que el prrafo Descripcin de propuesta pase a la pgina siguiente.

94

Leccin 5
3. Desplcese hasta la primera pgina y observe el marcador de salto de pgina que se ha insertado y
que aparece como una sola lnea de puntos, tal como se muestra en la figura 5-4. Si no puede ver el
marcador de salto de pgina, asegrese de que el comando Mostrar u ocultar est activado.

Figura 5-4
Salto de pgina en la vista
Diseo de impresin

4. Desplcese hacia abajo y coloque el punto de insercin antes de la O en el ttulo Opcin 1.


5. En la pestaa Diseo de pgina, en el grupo Configurar pgina, haga clic en la lista desplegable para
ver el men Saltos. Aparecer el men Saltos.

6. Seleccione Pgina en el men; se insertar un salto de pgina y se fuerza que el texto pase a la pgina
siguiente.

7. Coloque el punto de insercin antes de la O en el ttulo Opcin 2 y repita los pasos 5 y 6.


8. Coloque el punto de insercin antes de la O en el ttulo Opcin 3 y presione Ctrl+Entrar para escribir un
salto de pgina manual mediante el mtodo abreviado de teclado.

9. GUARDE el documento como Draft3 Proposal en la carpeta de la leccin en la unidad flash.


10. Haga clic en la pestaa Vista, cambie la vista a Borradory revise los saltos de pgina en el documento.
11. Vuelva a la vista Diseo de impresin.
12. Desplcese a la segunda pgina y observe el marcador de salto de pgina manual, que se muestra en la
figura 5-5.

Administracin del flujo de texto

95

Figura 5-5
Salto de pgina manual
con marcas de formato
ocultas mostradas

13. En la pgina 2, seleccione el marcador Salto de pgina .


14. Presione la tecla Retroceso. Se elimina el salto de pgina y el texto de la pgina siguiente pasa a la
pgina 2.

15. Desplcese a la pgina 1, seleccione el marcador Salto de pgina debajo del ltimo prrafo de
Descripcin, y presione la tecla Retroceso. El ttulo Descripcin de propuesta pasa a la pgina 1.

16. Seleccione los marcadores Salto de pgina y presione Eliminar.


17. Mantenga abierto el documento sin guardar los cambios realizados en los ltimos tres pasos.
PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Tome nota

Haga clic en el boto Mostrar todo


edicin.

para ver los saltos de pgina y de seccin con fines de

Insertar saltos de seccin


Un salto de seccin se usa para crear varias secciones en el mismo documento. Incluso se
pueden crear secciones diferentes en la misma pgina. Cada seccin puede tener su propio
diseo o formato. Puede usar los saltos de seccin para crear en el documento una seccin que
contenga una pgina con unos mrgenes y orientacin diferentes a los del resto del documento.
Un salto de seccin aparece con una doble lnea punteada con la etiqueta Salto de seccin.
Puede seleccionar y eliminar los saltos de seccin del mismo modo en que quita los saltos de
pgina. En este ejercicio, insertar un salto de seccin continua y luego cambiar los mrgenes
de esa seccin.
Hay cuatro opciones disponibles para la creacin de saltos de seccin en Word, como se
muestra en la tabla 5-1.

96

Leccin 5
Tabla 5-1

Tipos de saltos de seccin

PASO A PASO

Tipo

Descripcin

Pgina siguiente

Inserta un salto de seccin y comienza la nueva


seccin en la pgina siguiente

Continua

Inserta un salto de seccin y comienza la nueva


seccin en la misma pgina

Pgina par

Inserta un salto de seccin y comienza la nueva


seccin en la siguiente pgina par

Pgina impar

Inserta un salto de seccin y comienza la nueva


seccin en la siguiente pgina impar

Insertar un salto de seccin

USE el documento que dej abierto en el ejercicio anterior.


1. Presione Ctrl+Inicio para ir a la pgina 1 y coloque el punto de insercin despus de Propuesta de
reubicacin.

2. En la pestaa Diseo de pgina, en el grupo Configurar pgina, haga clic en el botn Saltos.
3. En Saltos de seccin, seleccione Continua. Se inserta un salto de seccin continua, que comienza una
nueva seccin en la misma pgina.

4. Coloque el punto de insercin en la lnea en blanco antes de la P en Preparada para. . .


5. En la pestaa Diseo de pgina, en el grupo Configurar pgina, haga clic en el botn Saltos.
6. En la seccin Saltos de seccin del men, seleccione Pgina siguiente. Se inserta un salto de seccin
de pgina en el documento, como se muestra en la figura 5-6. Insertar un salto de seccin le permite dar
formato a la pgina sin afectar a las otras pginas del documento.

Figura 5-6
Saltos de seccin

7. Coloque el punto de insercin antes de la O en el ttulo Opcin 1.


8. En la pestaa Diseo de pgina, en el grupo Configurar pgina, haga clic en el botn Saltos.
9. En Saltos de seccin, seleccione Pgina siguiente. El salto de la pgina siguiente comienza una nueva
seccin en la pgina siguiente.

10. Coloque el punto de insercin en la pgina 1 y seleccione los ttulos de la lnea de tres para incluir la
siguiente lnea en blanco.

11. Haga clic en selector de cuadro de dilogo en el grupo Configurar pgina para mostrar el cuadro de
dilogo Configurar pgina.

12. En la pestaa Mrgenes, con Mrgenes personalizados, cambie el margen superior de 5 a 2,5 cm. En
la esquina inferior izquierda del cuadro de dilogo, observe que la seccin Aplicar a se muestra como
Secciones seleccionadas.

Administracin del flujo de texto

97

13. Haga clic en la pestaa Diseo y, en la seccin Pgina, en Alineacin vertical, seleccione Centrada y
haga clic en Aceptar. Los cambios realizados en la pestaa Diseo se aplican a esta seccin.

14. Haga clic en la pestaa Archivo y, a continuacin, haga clic en Imprimir para obtener una vista previa
del documento en la vista Backstage. La primera pgina est centrada verticalmente, como se muestra
en la figura 5-7, mientras que las pginas restantes estn verticalmente alineadas en la parte superior
en Backstage para ir a la pgina siguiente. A
con un margen de 5 cm. Use el botn Pgina siguiente
continuacin, use el botn Pgina anterior
para volver a la pgina 1.

Figura 5-7
Documento con salto de
seccin y centrado vertical

15. Haga clic en el botn Volver al documento.


16. Coloque el punto de insercin en cualquier punto en la pgina 3.
17. En el grupo Configurar pgina, haga clic en selector de cuadro de dilogo para mostrar el cuadro de
dilogo Configurar pgina.

18. En la pestaa Mrgenes, cambie el margen superior de 5 a 2,5 cm.


19. Haga clic en Aceptar. Los mrgenes de las pginas 3 y 4 se establecen en 2,5 cm.
20. GUARDE el documento como Draft4 Proposal en la carpeta de la leccin en la unidad flash.
21. Quite cada uno de los saltos de seccin que ha aplicado.
22. En la primera pgina, coloque el punto de insercin antes de la P en Preparada para.
23. En la pestaa Diseo de pgina, en el grupo Configurar pgina, haga clic en el botn Saltos.
24. En Saltos de seccin, en el men Saltos, seleccione Pgina par para empezar una nueva seccin en la
siguiente par. La barra de estado indica PGiNA 2 de 3.

25. Coloque el punto de insercin antes de la O en el ttulo Opcin 1 .


26. En la pestaa Diseo de pgina, en el grupo Configurar pgina, haga clic en el botn Saltos.
27. Seleccione Pgina impar para iniciar una nueva seccin en la siguiente pgina impar. La barra de
estado indica PGINA 3 de 4. Se han insertado Saltos de seccin para las pginas pares e impares.

28. GUARDE el documento como Draft5 Proposal en la carpeta de la leccin en la unidad flash y
CIERRE el arhivo.
PAUSA. DEJE Word abierto para usarlo en el prximo ejercicio.

Los saltos de seccin se pueden usar para cambiar los tipos de formato:
Columnas
Notas al pie y notas al final
Encabezados y pies de pgina
Numeracin de lneas

98

Leccin 5
Mrgenes
Bordes de pgina
Numeracin de pginas
Orientacin o tamao del papel
Origen del papel para impresoras
Alineacin vertical del texto en una pgina
Tome nota

Recuerde que, cuando se elimina un salto de seccin, tambin se quita el formato de la seccin.

CONTROL DE LA PAGINACIN
Un documento bien organizado y con formato capta y mantiene la atencin del lector. Microsoft
Word le permite controlar cmo fluye el texto en pginas diferentes.

Controlar lneas viudas y hurfanas


Para mantener un aspecto atractivo y contenido legible, tal vez necesite impedir que la primera
o la ltima lnea de un prrafo aparezcan solas en la pgina. Word proporciona opciones para
mantener juntas las lneas de texto y evitar lneas de texto nicas en la parte superior o inferior
de la pgina. De forma predeterminada, el control de lneas viudas y hurfanas est habilitado.
En este ejercicio, administrar el control de lneas viudas y hurfanas de Word.
Una lnea viuda es la ltima lnea de un prrafo que aparece como una sola lnea de texto en
la parte superior de la pgina como se muestra en la figura 5-8.

Figura 5-8
Una lnea viuda en la parte superior de una pgina

Una lnea hurfana es la primera lnea de un prrafo que aparece sola en la parte inferior de
la pgina como se muestra en la figura 5-9.

Administracin del flujo de texto

99

Figura 5-9
Una lnea hurfana en la
parte inferior de la pgina

PASO A PASO

Activar el control de lneas viudas y hurfanas

ABRA el documento Checking de los archivos de datos de esta leccin.


1. Desplcese a la parte superior de la pgina 2 y observe la lnea viuda excepcional . . . en la parte
superior de la pgina.

2. En la pgina 1 del documento, coloque el punto de insercin en cualquier lugar del prrafo bajo Cuenta
de cheques Preferred.

3. En la pestaa Inicio, en el grupo Prrafo, haga clic en el selector de cuadro de dilogo. Aparecer el
cuadro de dilogo Prrafo.

4. Haga clic en la pestaa Lneas y saltos de pgina, como se muestra en la figura 5-10.

Figura 5-10
Cuadro de dilogo Prrafo

100

Leccin 5
5. Si es necesario, . . . En la seccin Paginacin, haga clic en la casilla para seleccionar Control de
lneas viudas y hurfanas; a continuacin, haga clic en Aceptar. Observe que otra lnea del prrafo se
desplaza a la segunda pgina.

6. GUARDE el documento como Checking Choices_a en la carpeta de la leccin en la unidad flash y


CIERRE el archivo.
PAUSA. DEJE Word abierto para usarlo en el prximo ejercicio.

CONFIGURAR COLUMNAS
Las columnas son bloques verticales de texto en los que el texto fluye desde la parte inferior
de una columna hasta la parte superior de la siguiente. Los peridicos, revistas y boletines
tienen formato de columnas para aadir inters y mejorar la legibilidad. El texto con formato
de columnas produce lneas ms cortas y un espacio en blanco entre las columnas. De forma
predeterminada, los documentos de Word tienen formato de columnas individuales, pero puede
cambiar el formato para mostrar varias columnas o columnas de diferentes anchos. Cuando
ajuste el formato de columna, se usan saltos de columna para mover el texto a la siguiente
columna. Adems, se puede dar formato a un documento con muchas configuraciones de
columna diferentes dentro del mismo documento.

Creacin de columnas
En este ejercicio, practicar la creacin de columnas en un documento de Word existente.

PASO A PASO

Crear columnas

ABRA Checking Choices_b de los archivos de datos de esta leccin.


1. Cambie los mrgenes izquierdo y derecho a 2,5 cm.
2. Coloque el punto de insercin delante de la C en Cuenta corriente Free en la pgina 1.
3. En la pestaa Diseo de pgina, en el grupo Configurar pgina, haga clic en la flecha desplegable para
mostrar el men Columnas. Aparecer el men Columnas, como se muestra en la figura 5-11.

Figura 5-11
Men Columnas

4. Seleccione Dos. El texto del documento tiene formato de dos columnas. Observe que Cuenta corriente
Senior Preferred comienza en la parte superior de una pgina nueva porque se le dio formato con un
salto de pgina antes.

Administracin del flujo de texto

101

5. GUARDE el documento como Checking Draft en la carpeta de la leccin en la unidad flash.


PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Solucin de
problemas

Al dar formato de columnas al texto existente, evite seleccionar el encabezado de ttulo del documento si desea mantenerlo en una columna.

Formato de columnas
Adems de los formatos comunes de columna de Word, puede personalizar formatos de columna
para ajustar el texto y el propsito del documento. De forma predeterminada, cuando haga
clic en el botn Columnas y seleccione las opciones del men Columnas, todo el documento
tiene formato de columnas. Si usa el cuadro de dilogo Columnas, puede aplicar formato de
columnas a todo el documento o solo a una parte seleccionada del documento. Tambin puede
cambiar un documento con formato de varias columnas a un documento de una sola columna.
En este ejercicio, aprender a dar formato de varias columnas en Word.
En la pestaa Diseo de pgina, en el grupo Configurar pgina, el men Columnas muestra las
siguientes opciones para crear formatos de columna comunes:
Una: da formato al texto en una sola columna
Dos: da formato al texto en dos columnas iguales
Tres: da formato al texto en tres columnas iguales
Izquierda: da formato al texto en dos columnas desiguales, una estrecha a la izquierda y una

amplia a la derecha
Derecha: da formato al texto en dos columnas desiguales, una estrecha a la derecha y una
amplia a la izquierda
Ms columnas: contiene opciones para personalizar las columnas
Haga clic el cuadro Lnea entre columnas del cuadro de dilogo Columnas para insertar una
lnea vertical entre las columnas.

PASO A PASO

Formato de columnas

USE el documento que dej abierto en el ejercicio anterior.


1. El punto de insercin debe colocarse delante de Cuenta corriente Free.
2. En la pestaa Diseo de pgina, en el grupo Configurar pgina, haga clic en la flecha desplegable para
mostrar el men Columnas.

3. Seleccione Ms columnas. Aparece el cuadro de dilogo Columnas, como se muestra en la figura 5-12.

102

Leccin 5
Figura 5-12
Cuadro de dilogo
Columnas

4. En el cuadro Nmero de columnas, escriba 3 o haga clic en la flecha hacia arriba una vez. Al cambiar el
nmero de columnas, el ancho cambia automticamente.

5. Haga clic en la casilla Lnea entre columnas para agregar una marca de verificacin. Esta opcin
coloca una lnea vertical entre las columnas.

6. Haga clic en Aceptar. Observe que el documento tiene ahora formato de tres columnas.
7. Coloque el punto de insercin antes de la C en el ttulo Cuenta corriente Senior Preferred. El salto de
pgina delante que se escribi anteriormente se quitar en el siguiente paso.

8. Abra el cuadro de dilogo Prrafo. En la pestaa Lneas y saltos de pgina del cuadro de dilogo, haga
clic para anular la seleccin del cuadro Salto de pgina anterior y haga clic en Aceptar. El comando
Salto de pgina antes se quita del documento y el texto se mueve a la pgina anterior.

9. En la pestaa Diseo de pgina, cambie la opcin Orientacin a Horizontal.


10. Cambie el tamao de papel a Legal (si la impresora puede imprimir este formato).
11. Haga clic en Mrgenes y haga clic en Personalizar mrgenes para abrir el cuadro de dilogo
Configurar pgina. Cambie la configuracin de los mrgenes Superior e Inferior a 1,25 cm y, en el
cuadro de seleccin Aplicar a, en la parte inferior de la pestaa Mrgenes, observe que esto afecta a
Todo el documento.

12. Haga clic en Aceptar. El documento se ajusta ahora a una sola pgina.
13. Coloque el punto de insercin delante de la C en Cuenta corriente Value. Haga clic en la flecha
desplegable para mostrar el men Saltos; a continuacin, seleccione Columna para insertar un salto
de columna. Cuenta corriente Value y el texto que sigue pasan a la segunda columna.

14. Coloque el punto de insercin delante de la C en Cuenta corriente Preferred y haga clic en la flecha
desplegable para mostrar el men Saltos y, a continuacin, seleccione el salto de Columna. Cuenta
corriente Preferred y el texto que sigue pasan a la tercera columna.

15. Coloque el punto de insercin delante de la C en Cuenta corriente Senior Preferred y haga clic en la
flecha desplegable para mostrar el men Saltos y, a continuacin, seleccione el salto de Columna. El
texto se mueve a la parte superior de la pgina siguiente.

16. Seleccione los dos ttulos que comienzan con First Bank. . . Opciones de cuentas corrientes personales.
17. Haga clic en la flecha desplegable en Columnas y seleccione Una. Los dos primeros ttulos son ahora
columnas individuales.

18. Presione la tecla Entrar despus de s en Personales. Observe el salto de seccin continua que separa
el ttulo en una columna y el texto con formato en tres columnas (como se muestra en la figura 5-13).

Administracin del flujo de texto

103

Figura 5-13
Documento con formato
de columnas

19. Haga clic en Deshacer.


20. Seleccione los dos ttulos y, en la pestaa Inicio, en el grupo Prrafo, haga clic en el botn Centrar
. Aplicar la funcin Centrar no afecta al texto de las columnas.

21. GUARDE el documento con el mismo nombre de archivo en la carpeta de la leccin en la unidad flash.
PAUSA. CIERRE el documento. DEJE Word abierto para usarlo en el prximo ejercicio.

USO DE CUADROS DE TEXTO PARA EL DISEO


De forma predeterminada, Word coloca el texto que escribe directamente en la pgina. Como
ha aprendido a lo largo de esta leccin, puede administrar la colocacin del texto si modifica la
configuracin de los mrgenes, sangras y columnas. Sin embargo, hay una manera alternativa
de administrar el diseo de pgina en Word: puede usar los cuadros de texto vinculados para
que el texto fluya exactamente al lugar donde desea que aparezca, tal como hara con una
aplicacin de creacin de publicaciones como Microsoft Publisher.

Creacin de un diseo de cuadro de texto


Un diseo de cuadro de texto proporciona la mxima flexibilidad, porque puede hacer que
el texto aparezca en cualquier lugar de la pgina. Solo tiene que colocar un cuadro de texto
donde desee. Para ayudar con la colocacin, le resultar til activar la funcin de las lneas de
cuadrcula en la pestaa Vista. Esto coloca una cuadrcula no imprimible en el rea definida
por la configuracin de mrgenes del documento.
Para hacer que el texto fluya de un cuadro de texto a otro, use el botn Crear vnculo en la
pestaa Formato de Herramientas de dibujo. Esto permite que el texto fluya no solo entre
las columnas, sino tambin entre las pginas. Por ejemplo, puede seguir una historia en otra
pgina no contigua de una publicacin.

PASO A PASO

Crear un diseo de cuadro de texto con cuadros de texto vinculados


ABRA el documento Layout de los archivos de datos de esta leccin.
1. En la pestaa Vista, marque la casilla de verificacin Lneas de la cuadrcula para que las lneas de la
cuadrcula sean visibles.

2. En la pestaa Insertar, haga clic en Cuadro de texto y haga clic en Dibujar cuadro de texto.
3. Debajo del grfico y a la derecha del cuadro de texto existente, arrastre para dibujar un nuevo cuadro de
texto que es aproximadamente de 10 cm de ancho por 5 cm de alto. Colquelo de forma que el borde
derecho est alineado con el borde derecho de la cuadrcula, como se muestra en la figura 5-14.

104

Leccin 5
Figura 5-14
Cree un nuevo cuadro
de texto a la derecha
del existente

4. Haga clic en el cuadro de texto de la izquierda para seleccionarlo.


5. Arrastre hacia arriba el control de seleccin inferior del cuadro, disminuya el tamao del cuadro de
texto en 5 cm aproximadamente (el borde inferior debe quedar alineado con la parte inferior del cuadro
de texto derecho, como se muestra en la figura 5-15). Una parte del texto est ahora oculto a la vista,
porque no hay espacio para mostrar todo el texto.

6. En la pestaa Formato de Herramientas de dibujo, haga clic en Crear vnculo.


7. Mueva el puntero del mouse sobre el nuevo cuadro de texto. El puntero del mouse aparece como una
jarra que vierte lquido, como se muestra en la figura 5-15.

Administracin del flujo de texto


Figura 5-15
Use Crear vnculo
para que el exceso texto
fluya de un cuadro de
texto a otro

8. Haga clic en el cuadro de texto nuevo. El texto fluye desde el cuadro de texto de la izquierda al de la
derecha.

9. GUARDE el documento como Box Layout en la carpeta de la leccin en la unidad flash.


FIN. CIERRE Word.

105

106

Leccin 5

Evaluacin de conocimientos

Varias opciones
Seleccione la mejor respuesta a los siguientes enunciados.

1. Qu termino se usa para referirse a la ltima lnea de un prrafo cuando queda sola en la parte superior de una
pgina?
a. Lnea hurfana
b. Lnea viuda
c. Control de lneas viudas y hurfanas
d. Conservar lneas juntas

2. Cmo se llama la primera lnea de un prrafo que se queda sola al final de una pgina?
a. Lnea viuda
b. Lnea hurfana
c. Control de lneas viudas y hurfanas
d. Conservar prrafos juntos

3. Cul de los siguientes se usa para crear un diseo o dar formato a los cambios en una parte de un documento?
a. Salto de seccin
b. Salto de pgina
c. Salto a la pgina siguiente
d. Ajuste del texto

4. Cul de los siguientes se usa para mover bloques de texto verticales de la parte inferior de un bloque de texto a la
parte superior del siguiente bloque de texto (en la misma pgina)?
a. Saltos de columna
b. Saltos de seccin
c. Dos columnas
d. Tres columnas

5. Cul de los siguientes muestra el cuadro de dilogo Columnas?


a. La Pestaa Insertar
b. El comando Ms columnas
c. Un clic con el botn secundario
d. Todos los anteriores

Verdadero o falso
Haga un crculo alrededor de la V si el enunciado es verdadero o alrededor de la F si el enunciado es falso.
V

1.

Un alto de pgina mayor que el ancho de pgina es caracterstico de la orientacin vertical.

2.

Las columnas son los espacios en blanco que estn en los laterales, en la parte superior y en la parte inferior

3.

Tamao del papel se refiere a la orientacin horizontal o vertical.

4.

Un salto de seccin continua inicia la nueva seccin en la pgina siguiente.

5.

Un salto de pgina es el lugar de un documento donde termina una pgina y comienza una nueva.

de un documento.

Proyectos

Proyecto 5-1: Dar formato al boletn de YMCA


Dar formato a algunos datos de YMCA en un boletn de dos columnas.
PREPRESE. INICIE Word si no est ya en ejecucin.
1. ABRA Y News de los archivos de datos de la leccin.
2. GUARDE el documento como 5-1 YMCA Newsletter en la carpeta de la leccin en la unidad flash.

Administracin del flujo de texto


3. Haga clic en Mostrar u ocultar

107

para activarlo.

4. Coloque el punto de insercin antes de la E en el titular, El da libre para las madres. . . .


5. En la pestaa Diseo de pgina, en el grupo Configurar pgina, haga clic en el Botn Saltos y
seleccione Continua en el men.

6. En el grupo Configurar pgina, haga clic en el Columnas y seleccione Dos. Observe que todo el texto
que se encuentra debajo del salto de seccin est ahora en dos columnas.

7. Coloque el punto de insercin antes de la R en el ttulo Registro para el ftbol de otoo. . . ttulo.
8. Haga clic en el Botn Saltos y seleccione Columna. El ttulo y el texto se mueven a la siguiente
columna.

9. Haga clic en el Botn Columnas y seleccione Ms columnas.


10. En el cuadro de dilogo Columnas, haga clic en la flecha arriba en el cuadro Ancho para cambiar a 7,1.
El nmero del cuadro Espacio debe ajustarse a 2,31 cm.

11. Haga clic en el cuadro Lnea entre y haga clic en Aceptar. Se aumenta el ancho de columna y se
coloca una lnea vertical entre las columnas.

12. Coloque el punto de insercin en la marca del segundo prrafo debajo del cuadro al final del documento
y escriba El reto Get Movin!

13. Seleccione el texto y haga clic en el Columnas desde el grupo Configurar pgina y seleccione Una.
Con el texto an seleccionado, centrar, negrita, aumente el tamao de fuente a 20 pto. y cambie el
color a rojo oscuro. El documento debe caber en una sola pgina.

14. Haga clic en el Mostrar u ocultar

para desactivarlo.

15. GUARDE el documento en la carpeta de la leccin en la unidad flash y CIERRE el archivo.


PAUSA. DEJE Word abierto para el siguiente proyecto.

Proyecto 5-2: Folleto de cafetera


El supervisor de la cafetera Grand Street le pide que d formato a la informacin de su men
de cafs como un folleto.
PREPRESE. INICIE Word si no est ya en ejecucin.
1. ABRA Coffee Menu de los archivos de datos de la leccin.
2. GUARDE el documento como 5-2 Coffee Shop Brochure en la carpeta de la leccin en la unidad
flash.

3. Cambie la orientacin de pgina a Horizontal.


4. Coloque el punto de insercin antes de la M en el ttulo Men e inserte un salto de seccin Continua.
5. Coloque el punto de insercin antes de Caf y seleccione el texto hasta el final del documento. Cree un
formato desigual de dos columnas mediante el ajuste de columna Izquierda. Observe que se crea un
salto de seccin antes de la palabra Caf.

6. Coloque el punto de insercin antes de la I en el ttulo Informacin nutricional e inserte un salto de


Columna.

7. Aumente la cantidad de espacio entre las columnas a 1,78 cm. El documento debe caber en una sola
pgina.

8. GUARDE el documento en la carpeta de la leccin en la unidad flash y CIERRE el archivo.


FIN. CIERRE Word.

6 Creacin de tablas
MATRIZ DE CONOCIMIENTOS DE LA LECCIN
Conocimientos

Objetivo del examen

Nmero de objetivo

Creacin de una tabla

Definir las dimensiones de la tabla.


Demostrar cmo usar las tablas rpidas.

3.1.3
3.1.5

Dar formato a una tabla

Aplicar estilos a tablas.


Modificar las fuentes dentro de las tablas.

3.2.1
3.2.2

Administracin de tablas

Configurar las opciones de ajuste automtico.


Modificar las dimensiones de una tabla.
Ordenar los datos de una tabla.
Combinar celdas.
Configurar los mrgenes de la celda.
Establecer un ttulo de la tabla.
Convertir el texto en tablas.
Convertir tablas en texto.

3.1.4
3.2.6
3.2.3
3.2.7
3.2.4
3.1.6
3.1.1
3.1.2

Uso de frmulas en una tabla

Demostrar cmo aplicar frmulas a una tabla.

3.2.5

Karen Archer es una reclutadora de ejecutivos. Muchas grandes empresas la contratan para buscar talento
profesional para los puestos ejecutivos de comunicaciones y marketing. Recientemente usted fue contratado
como su asistente; y aunque el negocio es pequeo, se espera que muestre un alto grado de profesionalismo,
confidencialidad e integridad. Dado que se trata de un negocio pequeo, le piden que realice muchas tareas
diferentes. Uno de sus principales deberes es ayudar a la Sra. Archer con la constante actualizacin de las tablas
que contienen datos relacionados con los clientes actuales, los clientes potenciales y los candidatos potenciales
para la colocacin. Microsoft Word cuenta con herramientas de tabla que pueden ayudarle a administrar
correctamente esta informacin. En esta leccin aprender a dar formato a listas, as como a crear tablas,
administrarlas y darles formato, y usar frmulas dentro de una tabla.

CREACIN DE UNA TABLA


Una tabla, como la que se muestra en la figura 6-1, es una forma de organizar los datos en filas
horizontales y columnas verticales. Las celdas son los rectngulos que se forman cuando se
cruzan las filas y las columnas. Las tablas son idneas para organizar la informacin de una
manera ordenada. Los calendarios, las facturas, la adicin de frmulas a tablas y las listas de
contactos son ejemplos de cmo se usan las tablas cada da. Word proporciona varias opciones
para crear tablas, entre las que se incluye el mtodo de arrastre, el cuadro de dilogo Insertar
tabla, las Herramientas de dibujo de tablas y el mtodo de tabla rpida.

108

Creacin de tablas

109

Figura 6-1
Una tabla creada en Word

Insercin de una tabla arrastrando


En este ejercicio, aprender cmo puede crear una tabla de forma rpida y fcil desde el men
Tabla arrastrando el puntero del mouse para especificar el nmero de filas y columnas. Con
este mtodo, puede crear una nueva tabla vaca con hasta ocho filas y diez columnas.

PASO A PASO

Insertar una tabla arrastrando

PREPRESE. Antes de iniciar estos pasos, INICIE Microsoft Word y ABRA un nuevo documento de
Word en blanco.

1. En la pestaa Insertar en el grupo Tablas, haga clic en el botn Tabla. Aparecer el men Insertar tabla.
2. Seleccione la celda de la quinta columna, segunda fila. El ttulo del men debe indicar Tabla de 5x2,
como se muestra en la figura 6-2. Haga clic en el botn del mouse para crear la tabla. Una vez que
la tabla se inserte en el documento, estar listo para comenzar a escribir texto. Ms adelante en esta
leccin, escribir datos en la tabla.

Figura 6-2
Men Insertar tabla

110

Leccin 6
3. Haga clic debajo de la tabla y presione Entrar dos veces para insertar lneas en blanco. Cuando inserte
ms de una tabla en un documento, debe separarlas con una lnea en blanco para evitar que las tablas
se unan.

4. GUARDE el documento como Tables en la carpeta de la leccin en la unidad flash.


PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Uso del cuadro de dilogo Insertar tabla


El cuadro de dilogo Insertar tabla permite especificar hasta 63 columnas y miles de filas para
crear tablas grandes. Tenga en cuenta que en el cuadro de dilogo Insertar tabla, puede hacer
clic en las flechas arriba y abajo o escribir el nmero de columnas y filas necesarias en una
tabla. En este ejercicio, usar el cuadro de dilogo Insertar tabla para insertar una tabla.

PASO A PASO

Usar el cuadro de dilogo Insertar tabla

USE el documento que dej abierto en el ejercicio anterior.


1. En la pestaa Insertar, en el grupo Tablas, haga clic en el botn Tabla para abrir el men Insertar tabla.
2. En el men, inmediatamente debajo de las filas y columnas, seleccione Insertar tabla. Aparecer el
cuadro de dilogo Insertar tabla.

3. En el cuadro Nmero de columnas, haga clic en la flecha arriba hasta que se muestre 9 .
4. En el cuadro Nmero de filas, haga clic en la flecha arriba hasta que se muestre 3. El comportamiento
de ajuste automtico se muestra en el cuadro de dilogo y se describe ms adelante en la leccin.

5. Haga clic en Aceptar para insertar la tabla. Ha insertado una nueva tabla con 9 columnas y 3 filas.
6. Haga clic debajo de la tabla y presione Entrar dos veces para insertar lneas en blanco.
7. GUARDE el documento en la carpeta de la leccin en la unidad flash.
PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Dibujar una tabla


Word proporciona la opcin de dibujar tablas complejas mediante el comando Dibujar tabla,
que permite dibujar una tabla como lo hara con un lpiz y papel. El comando Dibujar tabla
transforma el puntero del mouse en una herramienta Lpiz, que puede usar para dibujar el
contorno de la tabla y luego dibujar las filas y columnas exactamente donde las necesita. En
este ejercicio, se usa el comando Dibujar tabla del men Tabla.

PASO A PASO

Dibujar una tabla

USE el documento que dej abierto en el ejercicio anterior.


1. Si no se muestra la regla, en la pestaa Vista, en el grupo Mostrar, haga clic en la casilla para mostrar
la regla.

2. Asegrese de que el punto de insercin est en la parte inferior del documento; luego use la barra de
desplazamiento para desplazarse hacia abajo, de modo que el punto de insercin quede en la parte
superior de la pantalla.

3. En la pestaa Insertar, en el grupo Tablas, haga clic en el botn Tabla para abrir el men Insertar tabla.
4. En el men, inmediatamente debajo de las filas y columnas, seleccione Dibujar tabla en el men. El
puntero se convierte en una herramienta Lpiz.

5. Para comenzar a dibujar la tabla que se muestra en la figura 6-3, haga clic en el punto de insercin
intermitente y arrastre hacia abajo y hacia la derecha hasta que dibuje un rectngulo que sea de 3
cm de alto y 4 cm de ancho aproximadamente. Observe que las pestaas Diseo y Presentacin de
Herramientas de tabla aparecen automticamente con la pestaa Presentacin activa.

Creacin de tablas

111

Figura 6-3
Dibujar una tabla

6. Comience aproximadamente a 2,5 cm hacia abajo desde el borde superior, haga clic y arrastre el lpiz
desde el borde izquierdo hasta el borde derecho para trazar una lnea horizontal. Use la regla como
gua.

7. Dibuje dos lneas horizontales ms separadas aproximadamente de alrededor de 1,25 cm.


8. Comience aproximadamente a 2,5 cm del borde izquierdo, haga clic y arrastre el lpiz desde la parte
superior hasta la parte inferior de la tabla para crear una columna.

9. Mueva el lpiz aproximadamente 2,5 cm y trace una lnea desde la parte superior hasta la parte inferior
de la tabla. Si dibuja una lnea en la posicin incorrecta, haga clic en el botn Borrador en el grupo
Dibujar y empezar de nuevo. El grupo Dibujar se encuentra en la pestaa Presentacin.

10. Dibuje tres lneas verticales ms separadas por aproximadamente 2,5 cm de la primera lnea horizontal
en la parte inferior de la tabla para crear un total de seis columnas. La tabla deber parecerse a la de la
figura 6-4.

11. Haga clic en el botn Dibujar tabla en el grupo Dibujar para desactivar la herramienta Lpiz.
12. Haga clic debajo de la tabla y presione Entrar dos veces para crear lneas en blanco. Si es necesario,
coloque el punto de insercin fuera de la ltima celda y presione Entrar.

13. GUARDE el documento en la carpeta de la leccin en la unidad flash.


PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Tome nota

Ya ha visto tres formas de insertar una tabla en blanco. El texto separado por comas, tabuladores,
prrafos u otro carcter tambin se puede convertir en una tabla con el comando Convertir texto
en tabla en el men Tabla.

Solucin
de problemas

Cuando dibuje tablas con la herramienta Lpiz, tenga en cuenta que esta herramienta dibuja
cuadrados y rectngulos, as como lneas. Si intenta trazar una lnea recta y el lpiz se desva de la
lnea recta, Word podra pensar que quiere dibujar un rectngulo e insertar uno automticamente.
Si esto sucede, haga clic simplemente en el botn Deshacer en la barra de herramientas de acceso
rpido y vuelva a intentarlo. Puede requerir un poco de prctica dominar la diferencia entre dibujar
lneas rectas y dibujar rectngulos.

112

Leccin 6

Insercin de una tabla rpida


Las tablas rpidas son tablas con formato previo incorporado, como calendarios y listas
tabulares para insertarlas y usarlas en los documentos. Word proporciona varias tablas rpidas
que puede insertar en los documentos. El calendario de la tabla rpida puede editarse para
reflejar el mes y ao actuales. En este ejercicio, insertar un calendario de tabla rpida en un
documento.

PASO A PASO

Insertar una tabla rpida

USE el documento que dej abierto en el ejercicio anterior.


1. En la pestaa Insertar, en el grupo Tablas, haga clic en el botn Tabla para abrir el men Insertar tabla.
2. En el men, inmediatamente debajo de las filas y columnas, seleccione Tablas rpidas en el men.
Aparece una galera de tablas rpidas integrada, como se muestra en la figura 6-4.

Figura 6-4
Galera de tablas
rpidas incorporada

Creacin de tablas

113

3. Seleccione Calendario 2. Los datos del calendario se pueden editar para visualizar el mes y ao
actuales.

4. GUARDE el documento en la carpeta de la leccin en la unidad flash y CIERRE el archivo.


PAUSA. DEJE Word abierto para usarlo en el prximo ejercicio.

Tome nota

Para mover una tabla a una pgina nueva o un nuevo documento, haga clic en el controlador de
movimiento para seleccionar la tabla y, a continuacin, use los comandos Cortar y Pegar. Tambin
puede usar el comando Copiar para dejar una copia de la tabla en la ubicacin original.

ORIENTACIN DE SOFTWARE
Pestaa Diseo en la cinta de Herramientas de tabla

Despus de insertar una tabla, Word muestra las Herramientas de tabla en la cinta, como
se muestra en la figura 6-5. Es importante familiarizarse con los comandos disponibles en
la pestaa Diseo, en Herramientas de tabla. Use esta figura como referencia a lo largo de
esta leccin, as como en el resto del libro.

Figura 6-5
Pestaa Diseo en la cinta de Herramientas de tabla

DAR FORMATO A UNA TABLA


Una vez que se inserta una tabla en un documento, un estilo con formato previo puede aplicarse
mediante la galera de estilos de tabla. Estos estilos agregan un aspecto profesional a las tablas
en los documentos con diversas opciones para elegir. En la pestaa Diseo, grupo Bordes,
puede dar formato manualmente a los bordes de una tabla. El grupo Bordes es nuevo en las
Herramientas de la tabla y le permite dibujar y aplicar estilos a la tabla.

Aplicar un estilo a una tabla


Con Estilos de tabla, es fcil cambiar rpidamente el formato de una tabla. Puede aplicar estilos
a las tablas de la misma forma que aprendi a aplicar estilos al texto en lecciones anteriores; es
decir, puede colocar el punto de insercin en la tabla antes de seleccionar un estilo en la galera
de estilos de tabla. Puede previsualizar el estilo antes de aplicarlo y cambiarlo tantas veces
como sea necesario. Puede modificar un estilo de tabla existente o crear uno nuevo, agregarlo
a la galera y, a continuacin, modificarlo o eliminarlo, segn corresponda. En este ejercicio,
aplicar un estilo de tabla a una tabla en el documento de Word.

114

Leccin 6

PASO A PASO

Aplicar un estilo a una tabla

ABRA Clients de los archivos de datos de la leccin.


1. Coloque el punto de insercin en cualquier lugar de la tabla.
2. En la pestaa Diseo, en el grupo Estilos de tabla, haga clic en el botn Ms

para ver una galera


de estilos de tabla. Hay tres opciones disponibles: Tablas sin formato, Tablas de cuadrcula y Tablas de
lista.

3. Desplazarse por los estilos disponibles. Observe que cuando apunta a un estilo, Word presenta una
vista previa dinmica que muestra la apariencia que tendr la tabla si elige ese estilo.

4. Desplcese a la tercera fila debajo de Tablas de cuadrcula y seleccione el estilo Tabla de cuadrcula
3 nfasis 3, como se muestra en la figura 6-6.

Figura 6-6
Galera de estilos de tabla

5. GUARDE el documento como Clients Table en la carpeta de la leccin en la unidad flash.


PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Creacin de tablas

115

Cambios en los estilos de tabla


Modificar los estilos de una tabla es similar a lo que ya ha aprendido al modificar los estilos de
texto. Los cambios a un estilo de tabla pueden aplicarse al documento o como nuevo documento
basado en una plantilla. Los cambios se puede aplicar a toda la tabla o especficamente a una
de las opciones de estilos de tabla, como en las filas o columnas con bandas. Los cambios de
formato se pueden aplicar a las propiedades de la tabla, los bordes y sombreado, las bandas, la
fuente, los prrafos, las pestaas y los efectos de texto. En este ejercicio, aprender a modificar
la fuente en un estilo de tabla.

PASO A PASO

Modificar los estilos de tabla

USE el documento que dej abierto en el ejercicio anterior.


1. El punto de insercin todava debe estar en la tabla. Si hace clic fuera de la tabla, las pestaas Diseo y
Presentacin no estarn disponibles.

2. En el grupo Estilos de tabla, haga clic en el botn

Ms.

3. Haga clic en Modificar estilo de tabla para abrir el cuadro de dilogo Modificar estilo (vea la figura 6-7).
Observe que en el cuadro Nombre, se aplica la configuracin Tabla de cuadrcula 3 nfasis 3 definida
en un ejercicio anterior.

Figura 6-7
Cuadro de dilogo
Modificar estilo

4. En el cuadro Aplicar formato a:, haga clic en la flecha desplegable y seleccione Primera columna.
Para este ejercicio, aplique los cambios solo a la primera columna.

5. Haga clic en el botn Formato en el cuadro de dilogo Modificar estilo y seleccione Fuente para abrir el
cuadro de dilogo Fuente. El botn Formato muestra el men de opciones disponibles. Cada men abre
su propio cuadro de dilogo.

6. Con el cuadro de dilogo Fuente abierto, escriba Garamond en el cuadro Fuente. Observe que cuando
escribe los tres primeros caracteres, Word muestra las fuentes disponibles. Seleccione Garamond.

7. En el grupo Estilo de fuente, seleccione Negrita cursiva, un tamao de 12 pto. y Verde oliva, nfasis
3, 50 % ms oscuro para el color de fuente.

116

Leccin 6
8. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo Fuente. El cambio de atributos afecta solo a la
primera columna. Debera poder obtener una vista previa de los cambios antes de aceptarlos.

9. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo Modificar estilo.


10. GUARDE el documento en la carpeta de la leccin en la unidad flash.
PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

ORIENTACIN SOBRE EL SOFTWARE


Pestaa Presentacin en la cinta de Herramientas de tabla

Al trabajar con tablas, Word muestra una cinta de Herramientas de tabla contextuales que solo
es visible cuando se usa una tabla. La cinta de Herramientas de tabla tiene dos Pestaas: la
pestaa Diseo y la pestaa Presentacin. La Pestaa Presentacin, que se muestra en la figura
6-8, incluye comandos para cambiar todo el formato de una tabla, as como comandos para
cambiar el aspecto de los componentes individuales de la tabla, tales como celdas, columnas,
filas y aplicacin de frmulas. Use esta figura como referencia a lo largo de esta leccin, as
como en el resto del libro.

Figura 6-8
Pestaa Presentacin en la cinta de Herramientas de tabla

ADMINISTRACIN DE TABLAS
Tal como ocurre con cualquier documento que se edita, algunos ajustes siempre son necesarios
cuando se trabaja con tablas. Despus de crear una tabla, puede cambiar el tamao de las
columnas y moverlas; insertar columnas y filas; cambiar la alineacin o la direccin del texto;
establecer una fila de encabezado para repetirla en varias pginas; organizar los datos mediante
una ordenacin de texto, nmero o fecha; convertir texto y tablas; combinar y dividir celdas;
agregar frmulas a una tabla; y trabajar con las propiedades de la tabla.

Uso del ajuste automtico


El comando Ajustar automticamente le permite ajustar el ancho de columna para adaptarlo
al tamao del contenido de la tabla o la ventana, o ajustar todo el contenido a un ancho de
columna fijo. Puede ajustar automticamente una columna de un par de maneras, mediante el
mouse o mediante el comando de la cinta. Puede usar los comandos del grupo Tamao de celda
en la pestaa Presentacin y, a continuacin, seleccionar el comando Ajustar automticamente.
En este ejercicio, practicar el uso del ajuste automtico en una tabla de Word.
PASO A PASO

Uso del ajuste automtico

USE el documento que dej abierto en el ejercicio anterior.


1. En Herramientas de tabla, en la pestaa Presentacin, haga clic en el botn Ver cuadrculas para
ocultar las lneas de la cuadrcula. Ya no se muestran las lneas de la cuadrcula.

2. Haga clic en el botn Ver cuadrculas otra vez para mostrar las lneas de la cuadrcula y habilitar la
edicin ms precisa.

Creacin de tablas

117

3. En la pestaa Presentacin, en el grupo Tamao de celda, haga clic en el botn Autoajustar para abrir
el men desplegable. En el men desplegable, haga clic en Autoajustar al contenido. El ancho de
cada columna cambia para ajustar los datos en la columna.

4. GUARDE el documento en la carpeta de la leccin en la unidad flash.


PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Cambio del tamao de una fila o columna


Word ofrece una serie de herramientas para cambiar el tamao de filas o columnas. Puede
cambiar el tamao de una columna o fila mediante el mouse o mediante los comandos de la
cinta. Puede usar los comandos en el grupo Tamao de celda de la pestaa Presentacin para
ajustar el alto y el ancho; o use la regla para ajustar el ancho de columna. Adems, el cuadro de
dilogo Propiedades de tabla le permite establecer las medidas en un alto exacto para las filas
o el ancho ideal de columnas, celdas y tablas. En este ejercicio, practicar estas tcnicas para
cambiar el tamao de filas y columnas en una tabla de Word.
USE el documento que dej abierto en el ejercicio anterior.
1. Haga clic en la primera columna y coloque el puntero del mouse sobre la regla horizontal en el primer
marcador de columna (vea la figura 6-9). El puntero cambia a una flecha de dos puntas, junto con la
informacin de pantalla Mover columna de tabla.

Figura 6-9
Regla horizontal en
el primer marcador
de columna

2. Haga clic y arrastre el marcador de columna a la derecha hasta que el contenido de la celda se extienda
en una sola lnea a lo largo de la parte superior de la celda. En la pestaa Presentacin de Herramientas
de tabla, en el grupo Tamao de celda, el ancho se ajusta automticamente a 5,56. El ancho se
extiende a la vez que la columna se extiende manualmente. Al igual que las columnas se pueden ajustar
manualmente, tambin se pueden ajustar las filas; la regla vertical se usa para ajustar los marcadores
de fila.

3. Coloque el punto de insercin en la columna de nmeros de telfono de la tabla. En la pestaa


Presentacin, en el grupo Tabla, haga clic en el botn Seleccionar y elija Seleccionar columna en el
men desplegable.

4. En la pestaa Presentacin, en el grupo Tamao de celda, haga clic en la flecha arriba en el cuadro
Ancho de columna de tabla hasta que muestre 1,1 y el ancho de la columna cambie. Los nmeros de
telfono caben ahora en una sola lnea.

5. Coloque el punto de insercin en cualquier lugar de la primera fila. En el grupo Tabla, haga clic en el
botn Seleccionar otra vez y luego haga clic en Seleccionar fila en el men desplegable. La primera
fila est seleccionada.

6. En la pestaa Presentacin, en el grupo Tamao de celda, haga clic en el selector de cuadro de


dilogo. Aparece el cuadro de dilogo Propiedades de tabla.

7. Haga clic en la pestaa Fila en el cuadro de dilogo.


8. Haga clic en la casilla Especificar alto:. En el cuadro Alto, haga clic en la flecha arriba hasta que el
cuadro muestre 1,2 cm.

118

Leccin 6
9. Haga clic en el botn Fila siguiente y observe que los cambios se aplican solo a la primera fila. Si hace
clic en el botn Fila siguiente, la seleccin se mueve hacia abajo una fila.

10. Haga clic en Aceptar. En el grupo Tamao de celda, observe que el alto de la fila 2 est en 0,48 cm y la
fila 1 en 1,27 cm. Tambin puede ajustar el alto de una fila individual o de varias seleccionadas.

11. Haga clic en cualquier celda para quitar la seleccin.


12. GUARDE el documento en la carpeta de la leccin en la unidad flash y CIERRE el archivo.
PAUSA. DEJE Word abierto para usarlo en el prximo ejercicio.

Creacin de una fila de encabezado


Los encabezados de columna se suelen colocar en la fila de encabezado. Una fila de encabezado
es la primera fila de la tabla que contiene informacin que ayuda a identificar el contenido de
una columna concreta. Generalmente tiene un formato diferente y debe repetirse al comienzo
de cada nueva pgina para las tablas que se extienden ms all de una sola pgina. Cuando se
especifica una fila de encabezado en el grupo Opciones de estilo de tabla, la fila se distingue
de toda la tabla. En este ejercicio, practicar la repeticin de las filas de encabezado para tablas
largas.

PASO A PASO

Crear una fila de encabezado

ABRA Clients Table_a de los archivos de datos de esta leccin.


1. Coloque el punto de insercin en cualquier lugar dentro de la tabla. En la pestaa Presentacin, en el
grupo Tabla, haga clic en el botn Seleccionar y haga clic en Seleccionar tabla.

2. Cambie el tamao de fuente a 14 pto. Si cambia el tamao de fuente en la tabla, los datos se extienden
a la pgina siguiente.

3. Coloque el punto de insercin en la primera fila de la tabla.


4. En la pestaa Presentacin, en el grupo Filas y columnas, haga clic en Insertar arriba

. Se inserta

una nueva fila en blanco.

5. En la pestaa Diseo, en el grupo Opciones de estilo de tabla haga clic en la casilla Fila de
encabezado para aplicar un formato distintivo a la fila de encabezado.

6. Escriba los encabezados de cada celda en la primera fila de la tabla, como se muestra en la figura 6-10.
Figura 6-10
Fila de encabezado

7. En el grupo Tabla de la pestaa Presentacin, haga clic en el botn Seleccionar y Seleccionar fila.
8. En la pestaa Presentacin, en el grupo Datos, haga clic en el botn Repetir filas de ttulo.
Desplcese hacia abajo y vea los encabezados en la segunda pgina.

9. Haga clic en cualquier lugar de la tabla para anular la seleccin.


10. Coloque el punto de insercin en cualquier lugar dentro de la tabla. En la pestaa Presentacin, en el
grupo Tabla, haga clic en el botn Seleccionar y haga clic en Seleccionar tabla.

11. Cambie el tamao de fuente a 12 pto. Mientras el contenido se extiende a una nueva pgina, los
encabezados aparecern sin importar el tamao de fuente.

12. GUARDE el documento como Clients Table_b en la carpeta de la leccin en la unidad flash.
PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Creacin de tablas
Tome nota

119

Las filas repetidas solo son visibles en la vista Diseo de impresin, la vista Backstage o en un
documento impreso.

Ordenacin del contenido de una tabla


Ordenar datos significa organizarlos por orden alfabtico, numrico o cronolgico. La
ordenacin muestra los datos por orden para que puedan localizarse ms rpidamente.
El texto, los nmeros o las fechas pueden ordenarse en orden ascendente o descendente.
El orden ascendente organiza el texto de principio a fin, es decir, de la A a la Z, del 1 al 10 y
de enero a diciembre. El orden descendente organiza el texto del final al principio, es decir,
de la Z a la A, del 10 al 1 y de diciembre a enero. En este ejercicio, practicar la ordenacin de
datos en una tabla de Word mediante el cuadro de dilogo Ordenar, al que puede tener acceso
a travs del comando Ordenar de la pestaa Presentacin, en el grupo Datos.
Tome nota

PASO A PASO

Puede ordenar hasta por tres columnas de datos en el cuadro de dilogo Ordenar. Antes de comenzar
el proceso de ordenacin, debe seleccionar la columna (o columnas) que desea ordenar.

Ordenar el contenido de una tabla

USE el documento que dej abierto en el ejercicio anterior.


1. Coloque el punto de insercin en la primera columna para seleccionar la columna Nombre de
la empresa. En el grupo Tabla de la pestaa Presentacin, haga clic en el botn Seleccionar y
Seleccionar columna.

2. En la pestaa Presentacin, en el grupo Datos, haga clic en el botn Ordenar. Aparece el cuadro de
dilogo Ordenar, como se muestra en la figura 6-11. Dado que eligi la columna Nombre de la empresa,
los datos de nombre de la empresa aparecen en el cuadro de texto Ordenar, con el orden ascendente
seleccionado de forma predeterminada. La columna contiene texto; por lo tanto, el tipo apareca en la
lista como Texto. Las otras opciones de tipo son Nmero y Fecha.

Figura 6-11
Cuadro de
dilogo Ordenar

3. Haga clic en Aceptar. Observe que la tabla aparece clasificada en orden ascendente por nombre de la
empresa.

4. GUARDE el documento en la carpeta de la leccin en la unidad flash.


PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

120

Leccin 6

Combinar y dividir celdas de una tabla


La capacidad de combinar y dividir celdas de tabla proporciona flexibilidad en la personalizacin
de las tablas. Combinar celdas significa unir dos o ms celdas en una. Combinar celdas es til
para los encabezados que se extienden por varias columnas. Dividir celdas significa que una
celda se separa en dos o ms celdas. Las celdas pueden dividirse cuando debe colocarse ms
de un tipo de datos en una celda. El cuadro de dilogo Dividir celdas permite dividir una celda
en columnas o filas. En esta leccin, practicar el uso de los comandos del grupo Combinar de
la pestaa Presentacin para combinar y dividir celdas.
PASO A PASO

Combinar y dividir celdas de una tabla

USE el documento que dej abierto en el ejercicio anterior.


1. Coloque el punto de insercin en la fila de encabezado de la pgina 1. Seleccione la celda que contiene
el encabezado Persona de contacto y la celda vaca que est a la derecha de ella.

2. En la pestaa Presentacin de las Herramientas de tabla, en el grupo Combinar, haga clic en el botn
Combinar celdas. La celdas seleccionadas se combinan en una celda.

3. En la columna Nombre del cargo, en la fila Lucerne Publishing, seleccione la celda que contiene el texto
Director de marketing Vicepresidente de relaciones pblicas.

4. En la pestaa Presentacin de las Herramientas de tabla, en el grupo Combinar, haga clic en el botn
Dividir celdas para abrir el cuadro de dilogo Dividir celdas como se muestra en la figura 6-12.

Figura 6-12
Cuadro de dilogo
Dividir celdas

5. Haga clic en Aceptar para aceptar la configuracin tal como est. Se inserta una nueva columna dentro
de la celda.

6. Seleccione el texto VP de Relaciones Pblicas y arrastre y suelte el texto en la nueva columna.


7. En la columna Nombre de la empresa, seleccione la celda Woodgrove Bank.
8. Haga clic en el botn Dividir celdas. El valor predeterminado para el nmero de columnas es 2,
mientras que el nmero de filas es 1. La casilla Combinar celdas antes de dividir est activada. La celda
se dividir en dos columnas.

9. Cambie el valor de Nmero de columnas a 1 y el valor de Nmero de filas a 2 para dividir la celda en una
sola columna que contiene dos filas, como se muestra en la figura 6-13. Haga clic en Aceptar.

10. Coloque el punto de insercin delante de Woodgrove Bank. Presione y mantenga presionado el botn
del mouse para seleccionar las dos filas dentro de la columna. Haga clic con el botn secundario y, a
continuacin, seleccione Combinar celdas. La celda es ahora una sola fila.

Figura 6-13
Celda dividida en dos filas

Creacin de tablas
11. Haga clic en el botn

121

Deshacer.

12. GUARDE el documento en la carpeta de la leccin en la unidad flash.


PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Cambio de los mrgenes de celda


Word proporciona una opcin para cambiar los mrgenes de celda y el espaciado entre las
celdas. Puede establecer los mrgenes de una celda individual o de celdas seleccionadas.
Cuando se realizan cambios en la celda, tambin cambia el aspecto de la celda en la tabla. En
esta leccin, practicar el cambio de los mrgenes de celda y agregar espacio entre las celdas.

PASO A PASO

Cambiar los mrgenes de celda

USE el documento que dej abierto en el ejercicio anterior.


1. Coloque el punto de insercin en la columna Telfonos. En el grupo Tabla, haga clic en el botn
Seleccionar y haga clic en Seleccionar columna.

2. En el grupo Alineacin, haga clic en el botn

Mrgenes de celda. Se abre el cuadro de dilogo

Opciones de tabla.

3. Cambie los mrgenes superior e inferior a 10,08 cm haciendo clic en la flecha arriba para cambiar las
dimensiones.

4. Haga clic en Aceptar. Los nmeros de telfono ya no caben en una lnea.


5. Con la columna Telfonos an seleccionada, haga clic en el botn

Mrgenes de celda.

6. Cambie los mrgenes izquierdo y derecho a 10,08 cm haciendo clic en la flecha abajo.
7. Haga clic en Aceptar. Al cambiar los mrgenes izquierdo y derecho se ajustan automticamente los
nmeros de telfono y ahora caben en una sola lnea.

8. Con la columna Telfonos an seleccionada, haga clic en el botn

Mrgenes de celda.

9. Haga clic en la casilla Permitir espaciado entre celdas y aumente el espaciado de celdas a 30,23 cm.
Ha cambiado el espaciado de celda predeterminado.

10. Haga clic en Aceptar. Observe la diferencia en el espaciado entre las celdas. La opcin Ajustar
automticamente el tamao al contenido est activada de forma predeterminada.

11. GUARDE el documento en la carpeta de la leccin en la unidad flash.


PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Agregar texto alternativo a una tabla


El texto alternativo es una interpretacin til para tablas, diagramas, imgenes y otros objetos.
El texto alternativo tambin lo usan los exploradores web. Cuando pasa el cursor sobre el
objeto, aparece el texto que lo describe. El ttulo y la descripcin que se agregan se pueden leer
para las personas con discapacidad. En este ejercicio, aprender a agregar texto alternativo a
una tabla.

PASO A PASO

Agregar texto alternativo a una tabla

USE el documento que dej abierto en el ejercicio anterior.


1. Coloque el punto de insercin en cualquier lugar de la tabla en la pgina uno. En la pestaa
Presentacin de Herramientas de tabla, en el grupo Tabla, haga clic en Seleccionar y en
Seleccionar tabla.

2. Haga clic en el botn Propiedades en el grupo Tabla.

122

Leccin 6
3. Haga clic en la pestaa Texto alternativo y en el cuadro Ttulo, escriba Lista por empresa. En el
cuadro Descripcin, escriba Lista de contactos por personas de la empresa. La lista incluye nmeros
de telfono, las posiciones actuales que estn abiertas y el tratamiento de la persona de contacto. Haga
clic en Aceptar.

4. GUARDE el documento como Clients Table Final en la carpeta de la leccin en la unidad flash y
CIERRE el archivo.
PAUSA. DEJE Word abierto para el prximo ejercicio.

Conversin de texto en tabla o de tabla en texto


El texto separado por una marca de prrafo, tabulacin, coma u otro carcter se puede convertir
de texto en una tabla o de una tabla en texto. Para convertir el texto en una tabla, seleccione
primero el texto, haga clic en la pestaa Insertar, haga clic en el botn Tabla y, por ltimo,
seleccione Convertir texto en tabla. Aparece cuadro de dilogo Convertir texto en tabla y
Word determina el nmero de filas y columnas necesarias en funcin de cmo est separado el
texto. Una vez convertido el texto en tabla, el botn Convertir en texto estar disponible en la
pestaa Presentacin, en la cinta de Herramientas de tabla. En este ejercicio, practicar el uso
de esta tcnica para convertir el texto de Word en una tabla.

PASO A PASO

Convertir tabla en texto

ABRA el documento Part Numbers en la carpeta de la leccin.


1. Seleccione todo el documento.
2. En la pestaa Insertar, en el grupo Tablas, haga clic en el botn Tabla. Aparecer el men Tabla.
3. Haga clic en Convertir texto en tabla. Se abre el cuadro de dilogo Convertir texto en tabla. Word
reconoce el nmero de filas y columnas y coloca el nmero 10 en el cuadro Nmero de filas. Observe
que est atenuado en gris, por lo que no est disponible para cambiar (vea la figura 6-14). Mantenga la
configuracin predeterminada.

Figura 6-14
Cuadro de dilogo Convertir texto en tabla

4. Haga clic en Aceptar. El texto seleccionado se separ con marcas de prrafo y al seleccionar el valor
predeterminado de una columna, Word convierte el texto en una tabla como se muestra en la figura
6-15. Se abre automticamente Herramientas de tabla.

Creacin de tablas

123

Figura 6-15
Documento convertido de
texto en tabla

5. En el grupo Tabla, seleccione la Tabla. A continuacin, en el grupo Tamao de celda, haga clic en el
botn Autoajustar y seleccione Autoajustar al contenido.

6. En la pestaa Presentacin, haga clic en el botn Propiedades en el grupo Tabla y luego seleccione la
pestaa Tabla. Centre la tabla. Haga clic en Aceptar.

7. GUARDE el documento como Part Numbers Table en la carpeta de la leccin en la unidad flash.
PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

PASO A PASO

Convertir tabla en texto

USE el documento que dej abierto en el ejercicio anterior.


1. Coloque el punto de insercin en cualquier lugar de la tabla y haga clic en la pestaa Presentacin.
2. En el grupo Tabla, haga clic en el botn Seleccionar y haga clic en Seleccionar tabla para seleccionar
toda la tabla.

3. En el grupo Datos, haga clic en Convertir texto a. Se abre el cuadro de dilogo Convertir tabla en texto.
La configuracin predeterminada en el cuadro de dilogo Convertir tabla en texto Marcas de prrafo.
Una tabla puede convertirse en texto y separarse con marcas de prrafo, tabulaciones, comas y otros
caracteres.

4. Haga clic en Aceptar. El documento se convierte en texto separado por marcas de prrafo.
5. GUARDE el documento como Part Numbers Text en la carpeta de la leccin en la unidad flash y
CIERRE el archivo.
PAUSA. DEJE Word abierto para usarlo en el prximo ejercicio.

124

Leccin 6

Uso de frmulas en una tabla


Como aprendi anteriormente, puede crear tablas en Word que contienen datos y nmeros.
Word proporciona opciones para usar frmulas para calcular un total, calcular un promedio,
determinar el nmero mayor o menor y contar los valores. Estas son funciones simples que
se usan en Excel y tambin se pueden usar en Word. Al igual que en Excel, las frmulas
comienzan con un signo igual seguido de la funcin que desea realizar, tales como Suma,
Promedio, Mx, Mn y Contar. Tambin puede usar los operadores matemticos para realizar
la suma, resta, divisin y multiplicacin en el rango de celdas. Un rango de celdas se identifica
mediante dos o ms celdas de la tabla. Al usar las frmulas en la tabla se aplican las mismas
reglas que aprendi en clase de matemticas. Si desea realizar primero una accin determinada,
establezca el orden de operacin.
Tambin se pueden escribir frmulas en una tabla segn la ubicacin de la direccin de celda.
Por ejemplo, las columnas se identifican con las letras a partir de la A y las filas se identifican
con los nmeros a partir del 1. Vea la tabla de muestra con los encabezados de columna y
fila en la tabla 6-1. Para comenzar una frmula, coloque primero el punto de insercin en la
ubicacin de celda donde desee que aparezca la frmula. En la tabla 6-1, la primera frmula
comienza en una celda en blanco, E1, y la frmula est escrita por ubicacin de direccin
de celda donde aparecen los valores B1C1D1. Puede usar la funcin Suma para obtener
el mismo resultado, que se muestra como Suma(izquierda). Se pueden usar dos enfoques
diferentes para sumar los valores del rango de celdas y obtener el mismo resultado. Vea la tabla
6-2 para obtener las descripciones de los tipos de frmulas y funciones.
Se puede aplicar un formato de nmero a una celda seleccionada. Las opciones de formato
disponibles consisten en un smbolo de almohadilla (#), cero decimales, una coma, un sistema
de moneda ($), dos decimales, smbolo de porcentaje (%) y parntesis ( ). Al seleccionar
cualquiera de estos, cambia el formato del nmero de la celda.
A veces es necesario editar un valor y actualizar el campo con el nuevo total, promedio u otra
funcin que se aplic. Para actualizar un campo, seleccione el campo, haga clic con el botn
secundario del mouse y seleccione Actualizar campo.
En la tabla 6-2 se describe cada una de las funciones. Word proporciona muchas ms funciones,
no todas aparecen en la lista. En el ejercicio, aprender a aplicar una funcin sencilla para
calcular los valores, aplicar un formato de nmero y mostrar los cdigos de campo.

Tabla 6-1
Muestra de filas y columnas de tabla

Vestidos

123

87

456

Pantalones

456

659

456

Faldas

987

456

78

Creacin de tablas
Tabla 6-2
Funciones de frmula

PASO A PASO

125

Tipo de archivo

Descripcin

SUMA(ENCIMA)

Suma los valores en el rango por encima de la celda.

SUMA(IZQUIERDA)

Suma los valores del rango a la izquierda de la celda.

A1A2A3A4

Suma los valores por ubicacin de la direccin de la celda.

SUMA(A1:A4)

Suma el valor usando los argumentos del rango. La direccin de


la celda a la izquierda del punto y coma es el principio del rango y
la direccin de la celda a la derecha del punto y coma es la ltima
celda del rango.

PROMEDIO(ENCIMA)

Calcula el promedio de los valores en el rango por encima de la


celda.

PROMEDIO(IZQUIERDA)

Calcula el promedio de los valores del rango a la izquierda de la


celda.

MX(ENCIMA)

Muestra el valor ms alto en el rango por encima de la celda.

MX(IZQUIERDA)

Muestra el valor mayor en el rango a la izquierda de la celda.

MN(ENCIMA)

Muestra el valor menor en el rango por encima de la celda.

MN(IZQUIERDA)

Muestra el valor menor en el rango a la izquierda de la celda.

CONTAR(ENCIMA)

Cuenta los valores por encima de la celda.

CONTAR(IZQUIERDA)

Cuenta los valores a la izquierda de la celda.

Usar frmulas en una tabla

USE el documento que dej abierto en el ejercicio anterior.


1. Coloque el punto de insercin en la ltima fila.
2. En el grupo Filas y columnas, haga clic en Insertar debajo

. Se inserta una nueva fila debajo de la

ltima fila.

3. Escriba Costo total en la primera columna, ltima fila. Ponga el texto en negrita y alineelo a la derecha.
4. Coloque el punto de insercin en la segunda columna, ltima fila. El total se calcular usando el cuadro
de dilogo Frmula.

5. En la pestaa Presentacin de las Herramientas de tabla, en el grupo Datos, haga clic en el botn
Frmula. Se abre el cuadro de dilogo Frmula (vea la figura 6-16). Si est familiarizado con Excel,
notar las similitudes en el botn Frmula. Consulte las funciones de frmula en la tabla 6-2.

6. De forma predeterminada, se muestra la frmula SUM(Above). Esta funcin totaliza los valores
enumerados anteriormente en la segunda columna. Word detecta automticamente los valores en una
tabla cuando se usa el botn Frmula.

Figura 6-16
Cuadro de dilogo
Frmula

7. Haga clic en Aceptar para aceptar el valor predeterminado y cerrar el cuadro de dilogo Frmula.
8. GUARDE el documento como Part Numbers Update en la carpeta de la leccin en la unidad flash.
PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

126

Leccin 6

PASO A PASO

Aplicar un formato de nmero

USE el documento que dej abierto en el ejercicio anterior.


1. Coloque el punto de insercin en el valor 470,5. De forma predeterminada, el valor de la celda est
sombreado en gris. Este valor aparece con un decimal. Para cambiar el formato de los decimales, abra
el cuadro de dilogo Frmula otra vez haciendo clic en el botn Frmula.

2. Haga clic en la flecha desplegable en la seccin Formato de nmero y seleccione la tercera opcin,
$#,##0.00;($#,##0.00) como se muestra en la figura 6-17.

Figura 6-17
Opciones de formato
de nmero

3. Haga clic en Aceptar. Esta opcin inserta un smbolo de moneda, el separador de miles y dos
decimales.

4. Seleccione todos los valores de la segunda columna y seleccione Alinear en el centro a la derecha del
grupo Alineacin en la pestaa Presentacin.

5. GUARDE el documento como Part Numbers First Update en la carpeta de la leccin en la unidad
flash.

CIERRE Word.

Evaluacin de conocimientos

Varias opciones
Seleccione la mejor respuesta a los siguientes enunciados.

1. Al usar la funcin Ordenar en una tabla, qu orden se aplica al contenido seleccionado?


a. Ascendente
b. Descendente
c. Orden alfabtico
d. Todos los anteriores

2. La combinacin de dos o ms celdas en una usa una funcin de Word denominada:


a. Dividir celdas.
b. Combinar celdas.
c. Combinar todas las celdas.
d. Combinar celdas seleccionadas.

3. Las tablas con formato previo integrado que se pueden insertar y usar en los documentos se denominan:
a. Opciones de estilo de tabla.
b. Tablas.
c. Tablas rpidas.
d. Insertar tablas.

Creacin de tablas

127

4. Los datos ordenados pueden consistir en:


a. Texto.
b. Nmeros.
c. Fechas.
d. Todos los anteriores

5. La primera fila de una tabla que tiene un formato diferentemente al del resto de la tabla y contiene informacin para
identificar los datos de la columna se denomina:
a. Fila de totales.
b. Columna con bandas.
c. Columna de encabezado.
d. Fila de encabezado.

Verdadero o falso
Haga un crculo alrededor de la V si el enunciado es verdadero o alrededor de la F si el enunciado es falso.
V

1.

Cuando sabe cuntas filas y columnas necesita en una tabla, la forma ms rpida de crear la tabla consiste
en arrastrar el cursor sobre la cuadrcula en el men Tabla.

2.

Cuando Word convierte texto en tablas, usa las marcas de prrafo, tabulaciones y comas para determinar
cmo organizar los datos en la tabla.

3.

La ordenacin solo puede ordenar una columna de datos a la vez.

4.

Puede ordenar listas de un solo nivel, como listas con vietas o listas numeradas en una tabla.

5.

El botn Repetir filas de encabezado se usa para las tablas que se extienden a varias pginas.

Proyectos

Proyecto 6-1: Crear una tabla de colocaciones


La Sra. Archer, la reclutadora ejecutiva, le pide que empiece a trabajar en una tabla de
colocaciones que enumerar los candidatos que se han colocado, las empresas que los
contrataron y la fecha de contratacin.
PREPRESE. INICIE Word si no est ya en ejecucin.
1. ABRA Placements de los archivos de datos de la leccin.
2. GUARDE el documento como 6-1 Placements Table en la carpeta de la leccin en la unidad flash.
3. Coloque el punto de insercin en la ltima columna. En la pestaa Presentacin, en el grupo Tabla, haga
clic en el botn Seleccionar y Seleccionar columna.

4. En la pestaa Presentacin, en el grupo Tamao de celda, haga clic en la flecha arriba en el cuadro
Ancho de columna de tabla hasta que muestre 3 cm.

5. Seleccione la primera columna de la tabla.


6. En la pestaa Presentacin, en el grupo Tamao de celda, haga clic en la flecha abajo en el cuadro
Ancho de columna de tabla hasta que muestre 2,29 cm.

7. Seleccione la columna Empresa y cambie el ancho a 3,81 cm.


8. En la pestaa Diseo, en el grupo Opciones de estilo de tabla, haga clic en la casilla Fila de
encabezado y en la casilla Filas con bandas para activarlas. Coloque el punto de insercin dentro de
la tabla.

9. En la pestaa Diseo, en el grupo Estilos de tabla, seleccione el estilo Tabla de cuadrcula 4 nfasis
4.

10. Seleccione la ltima columna de la tabla.


11. En la pestaa Presentacin, en el grupo Datos, haga clic en el botn Ordenar para abrir el cuadro de
dilogo Ordenar.

12. Debajo de la seccin La lista ser, asegrese de que el botn de opcin Con encabezado est
seleccionado. Haga clic en Aceptar. De esta forma se ordena la columna por fecha.

128

Leccin 6
13. Con la tabla seleccionada, en la pestaa Presentacin, en el grupo Tabla, haga clic en el botn
Propiedades.

14. En el cuadro de dilogo Propiedades de tabla, haga clic en Centrar en la pestaa Tabla.
15. Haga clic en la pestaa Texto alternativo y en el cuadro Ttulo, escriba Colocaciones de empleado.
En el cuadro Descripcin, escriba Empleados fecha de empleo. Haga clic en Aceptar.

16. Seleccione la fila de encabezado.


17. En la pestaa Presentacin, en el grupo Alineacin, haga clic en Alinear verticalmente.
18. GUARDE el documento en la carpeta de la leccin en la unidad flash y CIERRE el archivo.
DEJE Word abierto para el siguiente proyecto.

Proyecto 6-2: Datos de ventas trimestrales


Cree una tabla que muestre las ventas trimestrales de Coho Vineyard.
PREPRESE. INICIE Word si no est ya en ejecucin.
1. Cree un nuevo documento en blanco.
2. GUARDE el documento como 6-2 Quarterly Sales en la carpeta de la leccin en la unidad flash.
3. En la pestaa Insertar, en el grupo Tablas, haga clic en el botn Tabla. Arrastre para crear una tabla
que tenga 5 columnas y 6 filas.

4. Escriba los siguientes datos en la tabla como se muestra: Nota: Presione Mays+Entrar para insertar
un salto de lnea despus de escribir Vineyard.

Coho Vineyard 20XX


Primer
trimestre

Segundo
trimestre

Tercer
trimestre

Cuarto
trimestre

Mark Hanson

19,098

25,890

39,088

28,789

Terry Adams

21,890

19,567

32,811

31,562

Max Benson

39,400

35,021

19,789

21,349

Cathan Cook

34,319

27,437

28,936

19,034

5. Seleccione la primera fila. En la pestaa Presentacin, en el grupo Combinar, haga clic en el botn
Combinar celdas.

6. Con la fila an seleccionada, haga clic en el botn Alinear verticalmente en el grupo Alineacin de la
pestaa Presentacin para centrar el ttulo.

7. En la pestaa Diseo, en el grupo Opciones de estilo de tabla, haga clic en la casilla ltima columna
para activarla. Las opciones Encabezado de fila, Primera columna y Filas con bandas deben estar ya
activadas.

8. En la pestaa Diseo en la galera Estilos de tabla, haga clic en el botn Ms para visualizar la galera.
En el grupo Tablas de lista, seleccione Tabla de lista 1 clara - nfasis 6.

9. Coloque el punto de insercin por encima del extremo de los marcadores de la fila y haga clic en el signo
ms

para insertar una columna despus de Cuarto trimestre.

10. Para combinar la ltima columna con el ttulo, seleccione la primera fila, haga clic con el botn
secundario y seleccione Combinar celdas.

11. Escriba Total en la ltima columna. En el grupo Alineacin, seleccione Alinear verticalmente.
12. Coloque el punto de insercin en la celda en blanco debajo de Total. En el grupo Datos, seleccione
Frmula. El cuadro Frmula muestra SUM(LEFT); esto totaliza los valores que estn a la izquierda.

13. En el cuadro Formato de nmero, haga clic en la flecha desplegable y seleccione la tercera opcin,
$#,##0.00;($#,##0.00).

14. Haga clic en Aceptar.

Creacin de tablas

129

15. Coloque el punto de insercin en la siguiente celda en blanco y en el grupo Datos, seleccione Frmula.
Para editar la frmula, haga clic dos veces en el texto ABOVE y escriba LEFT. Asegrese de escribir la
funcin dentro de los parntesis.

16. Aplique el mismo formato de nmero que seleccion en el paso 13. Haga clic en Aceptar.
17. Coloque el punto de insercin en la siguiente celda en blanco y en el grupo Datos, y seleccione
Frmula.

18. En el cuadro Frmula, elimine SUM(ABOVE); no elimine el signo igual.


19. En el cuadro Pegar funcin, haga clic en la flecha desplegable y seleccione SUMA. Coloque el punto
de insercin dentro de los parntesis y escriba LEFT.

20. Aplique el mismo formato de nmero que complet en el paso 13.


21. Haga clic en Aceptar.
22. Coloque el punto de insercin en la ltima celda en blanco y en el grupo Datos, seleccione Frmula.
23. Para editar la frmula, haga clic dos veces en el texto ABOVE y escriba LEFT.
24. Aplique el mismo formato de nmero que complet en el paso 13.
25. Haga clic en Aceptar.
26. GUARDE el documento con el mismo nombre de archivo en la carpeta de la leccin en la unidad flash.
27. En la pestaa Presentacin, haga clic en el botn Seleccionar en el grupo Tabla y elija Seleccionar
tabla en el men desplegable.

28. En el grupo Datos, seleccione Convertir texto a y luego seleccione Tabulaciones. Haga clic en
Aceptar.

29. GUARDE el documento como 6-2 Quarterly Sales2 en la carpeta de la leccin en la unidad flash y
luego CIERRE el archivo.
FIN. CIERRE Word.

Trabajar con temas, conjuntos de estilo,


fondos, elementos rpidos y cuadros de texto

MATRIZ DE CONOCIMIENTOS DE LA LECCIN


Conocimientos

Objetivo del examen

Nmero de objetivo

Formato, creacin y personalizacin de un


tema

Cambiar los temas del documento.

1.3.2

Dar formato a un documento mediante


conjuntos de estilo

Cambiar los conjuntos de estilo del


documento.

1.3.3

Formato del fondo de un documento

Insertar marcas de agua.

1.3.5

Usar elementos rpidos en un documento

Insertar elementos rpidos.


Anexar texto a un documento.
Insertar campos integrados.

5.1.1
2.1.1
2.1.6

Aplicacin y manipulacin de cuadros de


texto

Insertar cuadros de texto.

5.1.2

Hacer el texto grficamente atractivo e


insertar un carcter especial

Insertar caracteres especiales (, , ).

2.1.7

Trabaja como gestor de contenidos para la compaa Flatland Hosting, un puesto en el que es responsable de escribir
y editar todo el material de clientes, tales como directrices y acuerdos de hospedaje. Al crear y revisar documentos,
varios comandos de Word pueden ayudarle a trabajar ms eficientemente. En esta leccin, aprender a aplicar un
tema a un documento, agregar contenido a un documento con elementos rpidos e insertar marcas de agua, cuadros
de texto y caracteres especiales.

ORIENTACIN SOBRE EL SOFTWARE


La Pestaa Diseo

La Pestaa Diseo es nueva en Word 2013 y ofrece varias maneras diferentes de dar formato a un documento con Temas o seleccionar en la galera de formato del documento. Al
cambiar el aspecto del documento puede captar la atencin de la audiencia. Despus de
abrir un documento, puede tener acceso a los comandos relacionados en la pestaa Diseo,
que se muestra en la figura 7-1. Use esta figura como referencia a lo largo de esta leccin,
as como en el resto del libro.

Figura 7-1
Pestaa Diseo

130

Trabajar con temas, conjuntos de estilo, fondos, elementos rpidos y cuadros de texto

131

Word proporciona opciones para cambiar el aspecto de un documento con conjuntos


de estilo de formato preestablecido integrado, mediante temas o mediante la seleccin
en la galera de formato del documento. Una vez que se aplica un tema o formato de
documento, los colores, fuentes y efectos se pueden cambiar o personalizar. Tambin
existe la opcin de configurar el formato como predeterminado sin tener que reiniciar
cada vez que trabaja en un nuevo documento. Otra caracterstica nueva en Word 2013
es el espaciado entre prrafos; el interlineado y el espaciado entre prrafos se cambia
rpidamente a valores predefinidos. Cambiar el aspecto del fondo del documento atraer
definitivamente la atencin de alguien.

FORMATO, CREACIN Y PERSONALIZACIN DE UN TEMA


Word proporciona caractersticas tales como los temas para producir documentos creativos y
profesionales. En esta leccin, aprender a cambiar la apariencia de un documento usando un
tema existente; luego crear y personalizar el tema.

Formato de un documento con un tema


Las preferencias de formato predefinidas permiten cambiar el aspecto general del documento
si selecciona y aplica un tema. Un tema de documento es un conjunto de opciones de formato
predefinidas que incluye colores de tema, fuentes y efectos. En este ejercicio, aprender a
aplicar un tema de documento en Word.

PASO A PASO

Formato de un documento con un tema

ABRA el documento Hosting de los archivos de datos de esta leccin.


1. En la pestaa Diseo, en el grupo Formato del documento, haga clic en Temas; se abrir el men
Temas, como se muestra en la figura 7-2.
Ya se ha dado formato a este documento con estilos.

132

Leccin 7
Figura 7-2
Temas del documento

2. Coloque el puntero del mouse sobre cualquier tema incorporado y observe que el documento cambia
para mostrar una vista previa dinmica del tema.

Tome nota

Aplicar un tema cambia el diseo general de todo el documento.


3. Haga clic en el tema Vista para que los elementos se apliquen al documento. Desplcese hacia abajo y
vea los cambios en el documento.

4. GUARDE el documento como Hosting Term en la carpeta de la leccin en la unidad flash.


PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Creacin y personalizacin de un tema de documento


En un entorno de negocios, tal vez la empresa quiera mostrar coherencia mediante la
personalizacin de un tema que se usar para informes en toda la organizacin. En este
ejercicio, va a crear, personalizar y aplicar un nuevo tema a un documento.

Trabajar con temas, conjuntos de estilo, fondos, elementos rpidos y cuadros de texto
PASO A PASO

133

Crear y personalizar el color de un documento

USE el documento que dej abierto en el ejercicio anterior.


1. En el grupo Formato del documento, haga clic en el botn Colores para abrir el men Colores. El men
Colores contiene los colores de formato predefinidos con cuatro colores de texto y de fondo, seis colores
de nfasis y dos colores de hipervnculo. Estos colores se pueden personalizar y guardar con un nombre
nuevo.

2. En la parte inferior del men Colores, haga clic en Personalizar colores; el cuadro de dilogo Crear
nuevos colores del tema (vea la figura 7-3).

Figura 7-3
Cuadro de dilogo Crear
nuevos colores del tema

Tome nota

A lo largo de este captulo, ver informacin que aparece entre corchetes, como [su direccin de
correo electrnico]. La informacin contenida entre los corchetes est pensada como instrucciones
para el usuario, en lugar de tener que escribirse palabra por palabra. Le indica que realice una accin o sustituya texto. No escriba el texto real que aparece entre parntesis.
3. En el cuadro Nombre, escriba Corporativo [sus iniciales] para reemplazar Personalizar 1.
4. Haga clic en Guardar; se cierra el cuadro de dilogo y se define un nuevo nombre de color de tema
personalizado basado en colores predeterminados.

5. Haga clic en Colores y en la seccin Personalizados, coloque el punto de insercin sobre Corporativo
[sus iniciales]. Haga clic con el botn secundario en el nombre del tema y luego haga clic en Editar
en el men contextual que aparece. Aparece el cuadro de dilogo Editar colores del tema.

6. En la lista de colores del tema, haga clic en la flecha desplegable nfasis 2 para producir un men de
colores para este elemento.

134

Leccin 7
7. Seleccione Canela, Texto 2, 50 % ms oscuro.
8. Haga clic en Guardar. Puede cambiar el color predeterminado a un color especfico y crear sus propios
colores del tema personalizado para el documento.

9. GUARDE el documento en la carpeta de la leccin en la unidad flash.


PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

PASO A PASO

Crear y personalizar la fuente de un documento

USE el documento que est abierto desde el ejercicio anterior.


1. Haga clic en el botn Fuentes para abrir el men Fuentes (vea la figura 7-3). En el men, haga clic en
Personalizar fuentes; se abre el cuadro de dilogo Crear nuevas fuentes del tema.

2. En el cuadro Nombre, escriba Corporativo [sus iniciales] para reemplazar Personalizar 1.


3. Cambie la fuente de encabezado y la fuente de cuerpo a Arial.
Observe la vista previa de las elecciones de fuente que aparece en el panel Muestra del cuadro de
dilogo.

4. Haga clic en Guardar para cerrar el cuadro de dilogo y aplicar las elecciones de fuente al documento.
5. GUARDE el documento en la carpeta de la leccin en la unidad flash.
PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Tome nota

PASO A PASO

Una forma rpida de cambiar fuentes consiste en escribir el nombre de fuente en el cuadro Fuente.

Crear y personalizar los efectos del documento

USE el documento que est abierto desde el ejercicio anterior.


1. Coloque el punto de insercin en cualquier lugar del documento.
2. Haga clic en el botn Efectos y seleccione Brillante en el men que aparece (vea la figura 7-4).
Al aplicar formas al documento, como una forma de bisel, la forma se muestra con el efecto
seleccionado. Observe el cambio en la forma de bisel en la pgina 1 al lado del segundo prrafo debajo
del ttulo Introduccin (vea la figura 7-4).

Figura 7-4
Forma de bisel de
muestra con efectos

3. GUARDE el documento como Hosting Term1 en la carpeta de la leccin en la unidad flash.


PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Tome nota

Dar formato al documento se hace igual en todos los programas de Office y los documentos
pueden compartir la misma apariencia.

Trabajar con temas, conjuntos de estilo, fondos, elementos rpidos y cuadros de texto

135

DAR FORMATO A UN DOCUMENTO MEDIANTE CONJUNTOS


DE ESTILO
Word 2013 tiene un nuevo grupo llamado Formato del documento en la pestaa Diseo. El
grupo Formato del documento contiene muchos conjuntos de estilo diferentes que cambian el
aspecto de todo el documento.

Aplicar un conjunto de estilo a un documento


En la leccin 3, aprender a aplicar estilos al texto usando la galera de estilos y en esta seccin
se aplican los conjuntos de estilo que afectarn a todo el documento. Estos Conjuntos de estilo
son estilos predefinidos con fuentes y un espacio entre prrafos definidos. Tiene la opcin de
restablecer el documento de nuevo al valor predeterminado o guardar un nuevo conjunto de
estilo. En este ejercicio, aprender a aplicar un conjunto de estilo.
Los conjuntos de estilo se aplican a las fuentes de cuerpo y de encabezados. Cada documento
tiene fuentes de encabezado y cuerpo predeterminadas que se asignan automticamente a los
estilos integrados como Ttulo 1 y Normal. Si usa los estilos integrados para dar formato al
documento, puede cambiar las fuentes usadas en el documento, ya aplique un tema o fuentes
de tema diferentes o ya aplique un conjunto de estilo diferente.
Puede definir sus propios conjuntos de estilo. Para ello, d formato al documento como desee,
lo que incluye la eleccin de las fuentes de encabezado y cuerpo (en la lista desplegable Fuentes
de la pestaa Diseo) y su eleccin de sangra de prrafo y ajustes de espaciado para los estilos
integrados (Normal, Ttulo 1, Ttulo 2 y as sucesivamente). A continuacin, abra la galera
de conjuntos estilsticos en la pestaa Diseo y haga clic en Guardar como un nuevo conjunto
de estilos. En el cuadro de dilogo Guardar como un nuevo conjunto de estilos, asigne un
nombre de archivo y haga clic en Guardar. Los conjuntos de estilos se guardan como una
plantilla en la carpeta C:\Users\nombre de usuario\AppData\Roaming\Microsoft\QuickStyles.
Despus de guardar un conjunto de estilos, aparece en una seccin Personalizado en la galera
de conjuntos estilsticos. Puede eliminarla de la galera si hace clic con el botn secundario y
selecciona Eliminar.

PASO A PASO

Aplicar un estilo a un documento

ABRA Hosting Term2 de los archivos de datos de la leccin.


1. Mantenga el mouse encima de algunos de los conjuntos de estilos integrados en el grupo Formato del
Figura 7-5
Conjuntos de estilos de
formato del documento

documento y observe cmo cambia el aspecto del documento. Tenga en cuenta que, para poder aplicar
conjuntos de estilos, el documento debe contener estilos.

2. Haga clic en el botn

Ms y seleccione Lneas (distintivo) como se muestra en la figura 7-5.

136

Leccin 7
3. GUARDE el documento como Hosting Term3 en la carpeta de la leccin en la unidad flash y
CIERRE el archivo.
PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Solucin
de problemas

Si aplica un conjunto de estilos diferente, tal como en el ejercicio anterior, pero las fuentes del documento no cambian, se debe a que se ha aplicado al texto un formato para usar una fuente especfi ca. Puede quitar cualquier formato manual si selecciona el texto y presiona Ctrl+barra espaciadora.
Asegrese de que el estilo aplicado a los prrafos no define una fuente especfica.

FORMATO DEL FONDO DE UN DOCUMENTO


Las funciones mejoradas de Word permiten al usuario cambiar el color de fondo, insertar
una marca de agua y aadir un borde al documento para producir un documento con formato
creativo. En esta seccin, aprender a agregar un color de fondo y a insertar y quitar una marca
de agua.

Insertar un color de pgina


Agregar un color de fondo a la pgina de ttulo de un informe transmite originalidad. Por
ejemplo, tal vez desee agregar un color de fondo a la primera pgina para distinguir su trabajo
de investigacin de otros. Es importante usar los colores de fondo con moderacin y elegir
un color de pgina que no interfiera con el texto. Si el texto es oscuro, por ejemplo, el color
de fondo debe ser claro. Si el texto es claro, un fondo oscuro mejorara la legibilidad del
documento. Word tambin permite agregar efectos de relleno interesantes para el fondo de la
pgina, como gradientes, texturas, patrones e imgenes. En este ejercicio, aprender a insertar
un color de pgina en un documento.

PASO A PASO

Insertar un color de pgina

ABRA el documento Hosting de los archivos de datos de esta leccin.


1. Haga clic en la pestaa Diseo .
2. En el grupo Fondo de pgina, haga clic en el botn Color de pgina para abrir el men y la galera de
color, como se muestra en la figura 7-6.

Figura 7-6
Men Color de pgina

Trabajar con temas, conjuntos de estilo, fondos, elementos rpidos y cuadros de texto

137

3. Haga clic para seleccionar Blanco, Fondo 1, Oscuro 5 %; se aplica el color de pgina.
4. GUARDE el documento como Hosting Term4 en la carpeta de la leccin en la unidad flash
y CIERRE el documento.
PAUSA. DEJE Word abierto para usarlo en el prximo ejercicio.

Insercin de una marca de agua


En los negocios, algunos documentos pueden contener informacin confidencial y la naturaleza
del estado del documento debe transmitirse claramente en sus pginas. Word proporciona
texto incorporado llamado marcas de agua que se muestra ligeramente detrs del texto
como palabras, por ejemplo, confidencial, borrador o urgente. Las marcas de agua se pueden
personalizar para incluir texto o imgenes, incluidos los logotipos de la empresa. En este
ejercicio, aprender a insertar una marca de agua con texto, una imagen y una marca de agua
personalizada.

PASO A PASO

Insertar una marca de agua

ABRA Hosting Term5 de los archivos de datos de la leccin.


1. En el grupo Fondo de pgina de la pestaa Diseo, haga clic en el men Marca de agua y seleccione
CONFIDENCIAL 1.
La marca de agua se coloca detrs del texto y es semitransparente.

2. GUARDE el documento con el mismo nombre de archivo en la carpeta de la leccin en la unidad flash.
PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

PASO A PASO

Insertar una marca de agua personalizada

USE el documento que dej abierto en el ejercicio anterior.


1. Haga clic en el men Marca de agua y seleccione Marcas de agua personalizadas. Se abre el cuadro
de dilogo Marca de agua impresa.

2. Seleccione el botn de opcin Marca de agua de texto y haga clic en la flecha desplegable que
est junto a Texto y seleccione Borrador. Puede personalizar las marcas de agua de texto si escribe
contenido en el cuadro de texto o puede seleccionar en el men desplegable.

3. Haga clic en la flecha desplegable que est al lado de Fuente y seleccione Franklin Gothic Book.
Esto cambia la fuente de la marca de agua de texto.

4. En el cuadro Color, haga clic en la flecha desplegable y seleccione Rojo oscuro en el cuadro Colores
estndar (vea la figura 7-7).

Figura 7-7
Cuadro de dilogo
Marca de agua impresa

138

Leccin 7
5. Haga clic en Aceptar. La marca de agua se inserta en todas las pginas. Si hace clic en Aplicar, el
cuadro de dilogo permanece abierto y la marca de agua se puede ver en el documento. Al hacer clic en
Aceptar, se cierra el cuadro de dilogo y volver a la pantalla del documento.
6. GUARDE el documento como Hosting Draft en la carpeta de la leccin en la unidad flash.

PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

PASO A PASO

Insertar una marca de agua de imagen

USE el documento que dej abierto en el ejercicio anterior.


1. Quite el fondo Color de pgina, haga clic en el botn Color de pgina y seleccione Sin color. Se quita
el fondo.

2. Haga clic en el men Marca de agua y seleccione Marcas de agua personalizadas. Se abre el cuadro
de dilogo Marca de agua impresa.

3. Seleccione el botn de opcin Marca de agua de imagen y haga clic en el botn Seleccionar
imagen.

4. Haga clic en el botn Buscar que est junto a Desde un archivo y busque la carpeta de la leccin y
seleccione Internet Search.
5. Haga clic en Aplicar para insertar la imagen en el documento y haga clic en Aceptar para cerrar el
cuadro de dilogo Marca de agua impresa.

6. GUARDE el documento como Hosting with Image en la carpeta de la leccin en la unidad flash.
PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

PASO A PASO

Quitar una marca de agua

USE el documento que dej abierto en el ejercicio anterior.


1. Abra el men Marca de agua y seleccione Quitar marca de agua. La marca de agua se quita del
documento.

2. Haga clic en el botn


Deshacer.
3. GUARDE el documento en la carpeta de la leccin en la unidad flash y CIERRE el archivo.
PAUSA. DEJE Word abierto para el prximo ejercicio.

USAR ELEMENTOS RPIDOS EN UN DOCUMENTO


Los bloques de creacin incluyen contenido reutilizable incorporado como texto, grficos y
objetos. Los bloques de creacin se administran e insertan con facilidad en un documento para
darle formato rpidamente. Los bloques de creacin estn organizados en galeras y ordenados
por categora. En la galera de bloques de creacin, puede insertar portadas, encabezados, pies
de pgina, nmeros de pgina, cuadros de texto y marcas de agua. En este ejercicio, aprender
a usar los bloques de creacin incorporados y a insertar campos en un documento.

Uso de los bloques de creacin incorporados


Otro trmino para hacer referencia a los bloques de creacin es Autotexto y ambas funciones
se usan de la misma forma. Word proporciona varios bloques de creacin predefinidos o puede
crear o personalizar sus propios bloques de creacin para usarlos en otros documentos. El
organizador de bloques de creacin proporciona una manera de administrar los bloques de
creacin, que se pueden editar, eliminar o insertar. En el panel izquierdo del cuadro de dilogo,
se enumeran los bloques de creacin incorporados por nombre; la columna Galera indica la
galera que contiene cada bloque de creacin y la columna Categora indica el tipo general de
cada elemento, mientras que la columna Plantilla indica en qu plantilla est almacenado el
elemento. Puede usar los botones de la parte inferior del cuadro de dilogo para eliminar y
editar los bloques de creacin seleccionados. El panel de la derecha le ofrece una vista previa
de sus selecciones (vea la figura 7-9).
En este ejercicio, aprender a usar los bloques de creacin incorporados y a insertar campos
en un documento.

Trabajar con temas, conjuntos de estilo, fondos, elementos rpidos y cuadros de texto
PASO A PASO

139

Usar los bloques de creacin incorporados

ABRA Hosting Term6 de los archivos de datos de la leccin.


1. En la pestaa Insertar, en el grupo Texto, haga clic en el botn Explorar elementos rpidos para
mostrar el men Elementos rpidos, como se muestra en la figura 7-8.

Figura 7-8
Men Elementos rpidos

2. Haga clic en la opcin de men Organizador de bloques de creacin para mostrar el cuadro de
dilogo Organizador de bloques de creacin.

3. Haga clic en el encabezado Nombre para ordenar los bloques de creacin por nombre.
4. Desplcese hacia abajo en la lista y seleccione Confidencial 1.

Solucin
de problemas

Puede ajustar la columna Nombre si arrastra la barra de cambio de tamao a la derecha para
cambiar el ancho.
5. Haga clic en el botn Insertar. La marca de agua Confidencial aparece detrs del texto en cada pgina.
6. Coloque el punto de insercin al principio del primer prrafo debajo de Introduccin.
7. Muestre el cuadro de dilogo Organizador de bloques de creacin.
8. Haga clic en el encabezado Galera para ordenar los bloques de creacin por galera.
9. Desplcese hacia abajo y seleccione Cita de Austin en la Galera de cuadros de texto. Haga clic en
Insertar y se insertar una cita en el documento como se muestra en la figura 7-9. Puede escribir texto
en los marcadores de posicin o arrastrar y soltar texto en el rea.

Figura 7-9
Documento con cita de
cuadro de texto

140

Leccin 7
10. Debajo del ttulo, Introduccin, seleccione el segundo prrafo que empieza con Preguntas o
comentarios. . . .

11. Arrastre y suelte el texto seleccionado en la zona de cita para moverlo.


12. Use el botn Mostrar todo (Ctrl+( ) para eliminar los saltos de lnea despus del primer prrafo debajo
de Introduccin.

13. Seleccione el cuadro de texto y el botn Opciones de diseo aparece en el lado derecho del cuadro de
texto.

14. Haga clic en el botn

Opciones de diseo para abrir el men. Las opciones estn disponibles en


el diseo del cuadro de texto en el documento.

15. Haga clic en el vnculo Ver ms para abrir el cuadro de dilogo Diseo.
16. Haga clic en la pestaa Ajuste de texto y seleccione Cuadrado.
17. Haga clic en el botn de opcin Solo izquierdo en la seccin Ajustar texto. Haga clic en Aceptar.
18. Coloque el puntero en el borde del cuadro de texto; el puntero cambia a cuatro flechas para permitirle
arrastrar y soltar. Arrastre la cita hacia el final del primer prrafo hasta que las ltimas siete lneas del
prrafo se ajusten alrededor de l (vea la figura 7-10).

Figura 7-10
Documento con cita de
cuadro de texto ajustado
alrededor de un prrafo

Solucin
de problemas

Anule la seleccin del cuadro de texto y seleccinelo de nuevo para ver el borde alrededor del
cuadro de texto.
19. Presione Ctrl+Fin para mover el punto de insercin al final del documento.
20. Muestre el cuadro de dilogo Organizador de bloques de creacin.
21. Desplcese hacia abajo y seleccione Barra lateral en movimiento en la Galera de cuadros de texto.

Trabajar con temas, conjuntos de estilo, fondos, elementos rpidos y cuadros de texto

141

22. Haga clic en Insertar. El cuadro de texto se inserta al final del documento y se coloca en el lado
izquierdo del documento. El siguiente paso es insertar texto en el cuadro de texto.

23. Seleccione el prrafo que est encima de Negacin del servicio , que comienza con Adems, usted y
Flatland Hosting acuerdan. . . Al seleccionar el prrafo, no seleccione la marca de prrafo, porque esto
evitar que la lnea horizontal se muestre en el cuadro de texto dos veces.

24. Cambie el color de fuente a blanco para que el texto sea visible en la barra lateral.
25. Arrastre y suelte la seleccin en el cuadro de texto.
26. En la parte superior del cuadro de texto, elimine el marcador de posicin [Ttulo de la barra lateral] y la
lnea en blanco para mover el texto una lnea hacia arriba.

27. GUARDE el documento como Hosting Term7 en la carpeta de la leccin en la unidad flash.
PAUSA. DEJE Word abierto para usarlo en el prximo ejercicio.

PASO A PASO

Insertar una portada mediante los bloques de creacin incorporados

USE el documento que est abierto desde el ejercicio anterior.


1. Haga clic en el Organizador de bloques de creacin para visualizar el cuadro de dilogo y seleccione
Whisp en la galera de portadas.

2. Haga clic en Insertar. La portada se inserta como pgina 1.


3. Escriba la siguiente informacin en los marcadores de posicin:
Fecha: 20XX (se puede seleccionar la fecha actual o puede escribir el ao).
Ttulo del documento: Compaa Flatland Hosting
Subttulo del documento: Directrices y acuerdos
Nombre del autor: A. Becker

4. Quite los marcadores de posicin para el nombre de la compaa.


5. GUARDE el documento como Hosting Term8 en la carpeta de la leccin en la unidad flash y
CIERRE el archivo.
PAUSA. DEJE Word abierto para usarlo en el prximo ejercicio.

Solucin
de problemas

Si tiene problemas para guardar el nombre del autor, complete una de las siguientes acciones: (1)
Haga clic con el botn secundario que est al lado del marcador de posicin y haga clic en Eliminar
control de contenido; (2) cambie el nombre del autor en Propiedades, que se encuentra en Backstage; (3) haga clic en la pestaa Archivo y haga clic en Opciones. En la categora General, debajo
de la seccin Personalizar la copia de Microsoft Office, escriba el nombre del autor junto al cuadro
Nombre de usuario y las iniciales. El cambio de nombre de usuario se describe en la leccin 9.

Crear y copiar bloques de creacin


Puede crear sus propios bloques de creacin para almacenar cualquier texto que use con
frecuencia. Por ejemplo, puede crear un bloque de creacin que consista en las lneas de firma
que usa en las cartas comerciales, consistente en su nombre, su tratamiento y el nombre de la
empresa.
Cuando decida dnde almacenar los bloques de creacin, considere si desea compartirlos con
otros usuarios y si quiere que estn disponibles para todos los documentos.
Los nuevos bloques de creacin que se crean en Word se almacenan de manera predeterminada
en el archivo Building Blocks.dotx. Esta plantilla est habilitada automticamente todo el
tiempo, de modo que sin importar en qu documento est trabajando y qu plantilla usa, los
bloques de creacin que almacene all estarn disponibles; es decir, mientras est trabajando
en el mismo equipo y tenga iniciada una sesin en Windows con la misma cuenta de usuario.
Puede almacenar los bloques de creacin en la plantilla activa si lo prefiere. Por ejemplo, si
crea cartas comerciales mediante una plantilla denominada Cartas comerciales y guarda los

142

Leccin 7

bloques de creacin en esa plantilla, esos bloques no aparecern en los documentos creados
con otras plantillas. Si comparte esa plantilla con otras personas que usan equipos diferentes,
los bloques de creacin estarn disponibles para ellos cuando usen esa plantilla.
Puede compartir el archivo Building Blocks.dotx con otros usuarios del mismo equipo si lo
copia desde la carpeta C:\Users\nombre de usuario\AppData\Roaming\Microsoft\Document
Building Blocks\1033\15 y lo pega en la carpeta de usuario correspondiente para otra cuenta
de usuario.
Puede compartir el archivo Building Blocks.dotx con alguien en otro equipo si se lo enva por
correo electrnico o se lo proporciona en un disco o en una unidad flash. Asegrese de dar a
los destinatarios instrucciones sobre dnde almacenar el archivo, para que Word reconozca y
use el archivo.
En el ejercicio siguiente se muestra cmo crear un nuevo bloque de creacin y cmo copiar el
archivo Building Blocks.dotx entre las cuentas de usuario en el mismo equipo.

PASO A PASO

Crear y copiar bloques de creacin

ABRA un nuevo documento de Word en blanco.


1. Escriba el siguiente bloque de firma, presione Mays+Entrar para crear saltos de lnea entre cada lnea:
Andrew Cencini
Director General
Flatland Hosting

2. Seleccione las tres lneas en el bloque de firma.


3. En la pestaa Insertar, en el grupo Texto, haga clic en Explorar elementos rpidos y haga clic en
Guardar seleccin en una galera de elementos rpidos. Se abre el cuadro de dilogo Crear nuevo
bloque de creacin.

4. En el cuadro Nombre, escriba Firma de Cencini.


5. Asegrese de que Building Blocks.dotx est seleccionado en el cuadro Guardar en.
6. Abra la lista desplegable Opciones y elija Insertar contenido en su propio prrafo.

Tome nota

Puede editar las propiedades de cualquier bloque de creacin despus de su creacin. En el


Organizador de bloques de creacin, seleccione el bloque de creacin y haga clic en Editar
propiedades. Puede cambiar la galera, categora o descripcin de un bloque de creacin y
guardarlo en una plantilla diferente. Tambin puede decidir si desea guardar el bloque de
creacin como contenido solamente o como un prrafo o pgina.
7. Haga clic en Aceptar.
8. Cierre el documento sin guardar los cambios.
9. Cierre Word. Cuando se le pregunte si desea o no guardar los cambios a Building Blocks.dotx, haga clic
en Guardar.

10. En el explorador de archivos, desplcese a la carpeta C:\Users\nombre de usuario\AppData\Roaming\


Microsoft\Document Building Blocks\1033\15, donde nombre de usuario es su cuenta de usuario.

11. Seleccione Building Blocks.dotx y presione Ctrl+C para copiar el archivo en el Portapapeles.
12. Presione Ctrl+V para pegar una copia del archivo en la misma carpeta.
13. Cambie el nombre del archivo Blocks Copy.dotx. Para cambiar el nombre del archivo, presione F2,
escriba el nuevo nombre y presione Entrar.

Tome nota

La razn por la que hizo una copia del archivo y cambi el nombre de la copia en los pasos
11 a 13 es para que no sobrescriba el archivo Building Blocks.dotx existente en la carpeta de
destino en los pasos 15 y 16.
14. Seleccione Blocks Copy.dotx y presione Ctrl+C para copiar el archivo en el Portapapeles.

Trabajar con temas, conjuntos de estilo, fondos, elementos rpidos y cuadros de texto

143

15. Desplcese a la carpeta que el instructor le haya dicho que use para este ejercicio. Por ejemplo, tal vez
el instructor quiere que pegue el archivo en la carpeta C:\Users\nombre de usuario\AppData\Roaming\
Microsoft\Document Building Blocks\1033\15 para algn otro usuario en el mismo equipo.

16. Presione Ctrl+V para pegar el archivo en la nueva ubicacin.


17. (Opcional) Si usa otra cuenta de usuario en el paso 15, inicie sesin en la cuenta de usuario en la que
ha copiado el archivo e inicie Word. En la pestaa Insertar, haga clic en Elementos rpidos. La firma de
Cencini debe aparecer en la parte superior del men, lista para su uso.

PAUSA. CIERRE Word.

Insercin de una ecuacin


Microsoft Word 2013 tiene ecuaciones incorporadas, que se pueden insertar desde la galera
de elementos rpidos o mediante el comando Ecuacin. Cuando crea una tabla que contiene
valores, puede calcular la respuesta mediante la insercin de una ecuacin. Al insertar
ecuaciones se aplican las mismas reglas que aprendi en matemticas. Puede usar la pestaa
Diseo de Herramientas de ecuacin, que aparece cuando se inserta una ecuacin en un
documento, para editar o construir su propia ecuacin. En este ejercicio, aprender a insertar
ecuaciones en un documento.

PASO A PASO

Insertar una ecuacin

INICIE Word y ABRA un nuevo documento de Word en blanco.


1. Abra el men Explorar elementos rpidos y haga clic en Organizador de bloques de creacin.
2. En el cuadro de dilogo Organizador de bloques de creacin, en la galera de ecuaciones, busque y
haga clic en la ecuacin Expansin de una suma.

3. Haga clic en Insertar. La ecuacin Expansin de una suma se inserta en el documento.


4. Coloque el punto de insercin despus del marcador de posicin de la ecuacin y luego presione la
tecla Entrar dos veces para poner una lnea en blanco debajo del marcador de posicin.

5. Abra el cuadro de dilogo Organizador de bloques de creacin, busque y haga clic en la ecuacin rea
del crculo y haga clic en Insertar.

6. Coloque el punto de insercin despus del marcador de posicin de la ecuacin y luego presione la
tecla Entrar dos veces para poner una lnea en blanco debajo del marcador de posicin.

7. Abra el cuadro de dilogo Organizador de bloques de creacin y, a continuacin, busque y haga clic en
la ecuacin Teorema binomial.

8. Haga clic en Insertar.


9. Haga clic despus del marcador de posicin de la ecuacin y presione la tecla Entrar dos veces.
10. GUARDE el documento como Equations en la carpeta de la leccin en la unidad flash y CIERRE el
archivo.

PAUSA. DEJE Word abierto para usarlo en el prximo ejercicio.

Insertar un campo desde elementos rpidos


Un campo es un marcador de posicin donde Word inserta contenido en un documento. Word
usa automticamente los campos cuando se activan comandos especficos, por ejemplo, los que
insertan fechas, frmulas, nmeros de pgina y una tabla de contenido. Cuando se inserta un
campo de fecha en un documento, la fecha se actualiza automticamente cada vez que se abre
el documento. En este ejercicio, aprender a insertar un campo en un documento.
Los campos, tambin llamados cdigos de campo, aparecen entre llaves ({ }) cuando se
muestran. Los cdigos de campo estn desactivados de forma predeterminada. Para ver los
cdigos de campo en un documento, presione AltF9. Puede alternar hacia adelante y hacia
atrs para mostrar el texto y los cdigos de campo si presiona AltF9. Para editar un campo,
site el punto de insercin dentro del campo, haga clic con el botn secundario del mouse y
haga clic en Editar campo.

144

Leccin 7

PASO A PASO

Insertar la fecha y hora

ABRA el documento Billing Table de la carpeta de la leccin.


1. Coloque el punto de insercin en la ltima celda de la tabla en la segunda columna.
2. Presione la tecla de tabulacin para insertar una nueva fila. Al presionar la tecla de tabulacin, el
punto de insercin avanza a la siguiente celda. Si est en la ltima celda de la tabla, se inserta una fila
rpidamente sin necesidad de tener acceso a la cinta.

3. Coloque el punto de insercin en la primera columna, quinta fila. Escriba Total y alinee el texto en el
centro a la derecha.

4. Presione la tecla de tabulacin. Esta vez, se selecciona la celda siguiente.


5. En la pestaa Insertar, en el grupo Texto, haga clic en el botn Explorar elementos rpidos para abrir
el men.

6. Haga clic en Campo en el men. Aparece el cuadro de dilogo Campo.


7. El valor predeterminado ((Frmula) est seleccionado en el cuadro Nombres de campo. Haga clic
en el botn
Frmula. Se abre el cuadro de dilogo Frmula. Este es el mismo
cuadro de dilogo que se abre desde la pestaa Presentacin de Herramientas de tabla. Word lee
automticamente los valores indicados en la frmula y SUM(ABOVE) aparece en el cuadro Frmula.

8. Seleccione la tercera opcin para cambiar el formato de nmero. Haga clic en Aceptar.
9. Coloque el punto de insercin en la lnea en blanco debajo de la tabla y presione Entrar tres veces.
10. Escriba ltima actualizacin: en negrita y presione la barra espaciadora una vez despus de los dos
puntos.

11. En la pestaa Insertar, en el grupo Texto, haga clic en el botn Explorar elementos rpidos y haga
clic en Campo en el men.

12. En la lista desplegable Categoras, haga clic en Fecha y hora.

Solucin
de problemas

Si Campo est sombreado en gris, haga doble clic en el texto de la celda.


13. En la lista Nombres de campos, haga clic en Formatos de fecha.
14. En la lista Formatos de fecha, seleccione la novena opcin con el formato de Da mes ao. d MMMM
yyyy aparece en el cuadro Formatos de fecha. Estos smbolos representan cmo se ver la fecha en el
documento.

15. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo e insertar el campo de fecha y hora en el
documento.
El documento debe asemejarse al que se muestra en la figura 7-11, con la excepcin de que se mostrar
la fecha actual.

Figura 7-11
Documento con campo de
frmula y fecha insertado

16. Deshabilite el botn Mostrar todo (Ctrl+( ).


17. GUARDE el documento como Billing Update en la carpeta de la leccin en la unidad flash
y CIERRE el archivo.
PAUSA. DEJE Word abierto para usarlo en el prximo ejercicio.

Trabajar con temas, conjuntos de estilo, fondos, elementos rpidos y cuadros de texto

145

ORIENTACIN DE SOFTWARE
Herramientas de cuadro de texto en la cinta de opciones

Antes de empezar a trabajar con cuadros de texto, es conveniente familiarizarse con las
nuevas herramientas disponibles en la cinta. Cuando se inserta un cuadro de texto, la
pestaa FORMATO de Herramientas de dibujo aparece en la cinta, como se muestra en
la figura 7-12.

Figura 7-12
La Pestaa FORMATO de Herramientas de dibujo

La Pestaa FORMATO de Herramientas de dibujo proporciona comandos para editar


cuadros de texto. Use esta figura como referencia a lo largo de esta leccin, as como en
el resto del libro.

APLICACIN Y MANIPULACIN DE CUADROS DE TEXTO


Un cuadro de texto es un cuadro con formato en el que se puede insertar y colocar texto y
objetos grficos. Los cuadros de texto se pueden usar para diversos propsitos. La mayora de
las veces se usan para insertar texto en otro texto del documento o para disear el texto con
un nfasis o un inters visual especficos. Despus de insertar un cuadro de texto, puede dar
formato al cuadro usando las Herramientas de dibujo. Tambin puede dar formato al texto en
el cuadro mediante los formatos de fuente. Una cita es una pequea seleccin de texto que
se extrae o se cita desde una seleccin mayor de texto. Se muestra dentro de un cuadro en la
pgina al que se da formato para enfatizarlo y a menudo se usa junto con letras capitales en
boletines, revistas y anuncios.

Insertar un cuadro de texto


Word proporciona una galera de cuadros de texto incorporados con citas y barras laterales
que puede insertar en un documento. Cuando necesite otro tipo de cuadro de texto, puede
dibujar e insertar su propio cuadro de texto vaco, sin formato. Al dibujar un cuadro de texto,
las opciones de diseo ofrecen una opcin para ajustar texto alrededor del objeto. En este
ejercicio, puede insertar un cuadro de texto con formato previo y dibujar un cuadro de texto.

PASO A PASO

Insertar un cuadro de texto

ABRA el documento Hosting de los archivos de datos de esta leccin.


1. Coloque el punto de insercin despus del primer prrafo tras el ttulo Introduccin.
2. En la pestaa Insertar, en el grupo Texto, haga clic en el botn Cuadro de texto. Aparece un men de
estilos cuadro de texto de cita y barra lateral incorporados.

3. Haga clic en la opcin Cuadro de texto simple. El cuadro de texto, que contiene texto de marcador de
posicin, se inserta en el primer prrafo.

146

Leccin 7
4. Seleccione el segundo prrafo, que empieza con Debe enviar sus preguntas o comentarios... .com y
arrstrelo y sultelo en el cuadro de texto.
El botn Opciones de diseo aparece a la derecha del cuadro de texto.

5. Haga clic en el botn Opciones de diseo para abrir el men Opciones de diseo.
6. En la seccin Con ajuste de texto, seleccione Estrecho.
El cuadro de texto se ajusta estrechamente al prrafo. Tambin tiene la opcin de escribir texto en el
cuadro de texto.

7. Elimine uno de los saltos de lnea despus del primer prrafo.


8. Presione Ctrl+Fin para ir hasta el final del documento.
9. Haga clic en la pestaa Insertar.
10. En el grupo Texto, haga clic en el botn Cuadro de texto y seleccione Dibujar cuadro de texto.
Aparece una cruz ().

11. Presione y mantenga presionado el botn primario del mouse para dibujar un cuadro de texto en la
lnea en blanco debajo del ltimo prrafo bajo el ttulo Negacin del servicio.

12. Use el grupo Tamao en la pestaa Formato para cambiar el ancho y el alto a 15,64 cm y 22,41 cm
respectivamente.

13. Seleccione la primera oracin debajo del ttulo Negacin del servicio, que empieza con Flatland Hosting.
. . no se hacen reembolsos, y arrstrela y sultela en el cuadro de texto.

14. Presione Ctrl+E para centrar el texto en el cuadro de texto.


15. Seleccione el cuadro de texto hasta que aparezca la flecha de movimiento para mover el cuadro de texto
y luego arrastre el cuadro de texto a la derecha para centrarlo horizontalmente; use la regla como gua.
El documento debera parecerse al de la figura 7-13.

Figura 7-13
Documento con cuadro
de texto centrado
horizontalmente

16. GUARDE el documento como Hosting Term9 en la carpeta de la leccin en la unidad flash y
CIERRE el archivo.

PAUSA. DEJE Word abierto para usarlo en el prximo ejercicio.

INSERTAR UN CARCTER ESPECIAL


El grupo Texto de Word permite insertar rpidamente elementos de texto con formato
profesional, como citas y caracteres especiales. En esta seccin, aprender a insertar un
carcter especial en un documento de Word.

Insertar caracteres especiales


Los caracteres especiales incluyen smbolos reconocibles usados por individuos o empresas
para distinguir su producto o servicio para una poblacin de destino especfica. Los smbolos
de copyright se usan para proteger libros, canciones y otros trabajos originales de autores o
artistas. La marca registrada es una marca comercial no registrada y se usa para promover
los productos de una empresa. Otros smbolos que se usan son las fracciones (), el guin (),
etc. Segn la fuente que seleccione, puede insertar smbolos monetarios internacionales como
el signo de libra, , o el del yen, . Estos smbolos se representan con Unicode, que es un cdigo

Trabajar con temas, conjuntos de estilo, fondos, elementos rpidos y cuadros de texto

147

de caracteres. Unicode permite que la mayora de los idiomas del mundo estn simbolizados
con una identificacin de caracteres especiales. Estos caracteres especiales se pueden insertar
mediante el comando Smbolo de la cinta, el cuadro de dilogo Smbolo o mtodos abreviados
de teclado. En este ejercicio, insertar un carcter especial en un documento.

PASO A PASO

Insertar caracteres especiales


ABRA Hosting Term10 de los archivos de datos de la leccin.

1. Presione Ctrl+Fin para desplazarse al final del documento.


2. Presione Entrar una vez despus del ltimo prrafo debajo del ttulo, Negacin del servicio.
3. Escriba Copyright Flatland Hosting 2013. Todos los derechos reservados.
4. Coloque el punto de insercin despus de la t de Copyright y presione la barra espaciadora una vez.
5. En la pestaa Insertar en el grupo Smbolos, haga clic en el botn Smbolo y haga clic en
Ms smbolos.

6. Haga clic en la pestaa Caracteres especiales para que est disponible. El cuadro de dilogo Smbolo
se muestra en la figura 7-14.

Figura 7-14
Cuadro de
dilogo Smbolo

7. Seleccione Copyright en la lista y haga clic en Insertar.


8. Haga clic en Cerrar. El smbolo de copyright se inserta delante del nombre de la compaa, seguido del
ao en que se cre el documento.

9. GUARDE el documento como Hosting Final en la carpeta de la leccin en la unidad flash y CIERRE
el archivo.
Cuando cierre Word, aparecer un mensaje que indica que Modific estilos, bloques de creacin (como
portadas o encabezados) u otro contenido almacenado en "Bloques de creacin". Desea guardar los
cambios realizados en "Bloques de creacin"?

10. Haga clic en GUARDAR. Esto le permite seguir usando el cuadro de texto personalizado que guard.
CIERRE Microsoft Word.

148

Leccin 7

Evaluacin de conocimientos

Varias opciones
Seleccione la mejor respuesta a los siguientes enunciados.

1. Un tema del documento incluye conjuntos de cul de los elementos siguientes?


a. Colores
b. Fuentes
c. Efectos
d. Todos los anteriores

2. Para previsualizar un estilo o un tema, qu procedimiento debe seguir?


a. Coloquar el puntero del mouse sobre la opcin
b. Imprimir el documento
c. Configurar las propiedades del documento
d. No es posible previsualizar un estilo o un tema

3. El

proporciona una manera de editar, borrar o insertar los bloques de creacin para administrarlos.

a. Organizador rpido
b. Portada
c. Cuadro de texto
d. Organizador de bloques de creacin

4. Un

es un marcador de posicin que indica a Word que inserte los datos modificables en un documento.

a. nombre de campo
b. campo
c. campo de datos
d. origen de datos

5. Un logotipo de una empresa personalizado que se aplica a un fondo de pgina detrs del texto de un documento se
llama:
a. MarkArt.
b. Insertar imagen con referencia a.
c. Marca de agua.
d. SmartArt.

Verdadero o falso
Haga un crculo alrededor de la V si el enunciado es verdadero o alrededor de la F si el enunciado es falso.
V

1.

Una marca de agua es de texto o un grfico impreso detrs del texto.

2.

Cuando se ha insertado un conjunto de estilos en un documento, puede cambiarse fcilmente el espaciado

en el conjunto de estilos.

3.

La insercin de caracteres especiales en un documento se puede completar con la cinta o un mtodo


abreviado de teclado.

4.

Puede personalizar un bloque de creacin.

5.

Despus de haber insertado un cuadro de texto, el cuadro de texto se puede mover a otra ubicacin en el
documento.

Trabajar con temas, conjuntos de estilo, fondos, elementos rpidos y cuadros de texto

149

Proyectos
Proyecto 7-1: Crear comunicaciones de ascensor
Montgomery, Slade & Parker usa las comunicaciones de ascensor para los anuncios internos,
las invitaciones y otros documentos relacionados con los empleados. En cada ascensor, se
ha instalado un marco de plstico transparente duradero de 21,59 cm4 cm en el cual los
anuncios pueden insertarse y cambiarse con regularidad. Cree un borrador de documento para
aprobacin que reconozca a los empleados ganadores del premio e invite a los empleados a una
recepcin en honor de los ganadores del premio.
PREPRESE. INICIE Word si no est ya en ejecucin.
1. ABRA Congratulations de los archivos de datos de la leccin.
2. GUARDE el documento como 7-1 Congratulations Reception en la carpeta de la leccin en la
unidad flash.

3. En la pestaa Diseo, en el grupo Fondo de pgina, haga clic en el men Color de pgina. En la
seccin Colores del tema, seleccione Verde oliva, nfasis 3, Claro 80 %.

4. Haga clic en el botn Bordes de pgina. En el cuadro de dilogo Bordes y sombreado, haga clic en
Borde de pgina en la seccin Configuracin. Haga clic en el men Ancho y elija 3 pto. En la seccin
Color, seleccione Verde oliva, nfasis 3, Oscuro 50 %. Haga clic en Aceptar para aplicar los cambios
a todo el documento.

5. En la pestaa Diseo de pgina, en el grupo Configurar pgina, haga clic en el men Tamao y
seleccione Legal. La opcin legal no puede incluirse en el men si no cuenta con una impresora que
usa papel de tamao oficio; de lo contrario, simplemente omita este paso.

6. Inicie el cuadro de dilogo Configurar pgina y haga clic en la pestaa Diseo para cambiar la
alineacin vertical a Centrada.

7. Seleccione Felicitaciones! Cambie el color de la fuente a Verde oliva, nfasis 3, Oscuro 50 % para
que coincida con el borde de la pgina.

8. Haga clic en el botn Marca de agua en el grupo Fondo de pgina en la pestaa Diseo y seleccione
Marcas de agua personalizadas. Se abre el cuadro de dilogo Marca de agua impresa.

9. Seleccione la opcin Marca de agua de texto y haga clic en la flecha desplegable que est junto a
Texto. Seleccione Borrador.

10. Cambie el color a rojo oscuro para personalizar la marca de agua.


11. GUARDE el documento en la carpeta de la leccin en la unidad flash y CIERRE el archivo.
DEJE Word abierto para el siguiente proyecto.

Proyecto 7-2: Crear una carta de referencia


Una antigua empleada de la compaa Flatland Hosting ha pedido una carta de referencia.
PREPRESE. INICIE Word si no est ya en ejecucin.
1. ABRA Reference Letter de los archivos de datos de la leccin.
2. GUARDE este documento como 7-2 Jasmine Reference en la carpeta de la leccin en la unidad
flash.

3. En la pestaa Diseo, en el grupo Formato del documento, seleccione Bsico (sencillo) en la galera de
conjuntos de estilos.

4. Haga clic en el botn Fuentes para abrir el men Fuentes. En el men, haga clic en Personalizar
fuentes. Se abre el cuadro de dilogo Crear nuevas fuentes de tema.

5. En el cuadro Nombre, escriba Fuentes de carta de referencia [sus iniciales] para reemplazar
Personalizar 1.

6. Cambie la fuente de encabezado y cuerpo a Times New Roman.


7. Haga clic en Guardar para cerrar el cuadro de dilogo y aplicar las elecciones de fuente al documento.
8. GUARDE el documento en la carpeta de la leccin en la unidad flash y CIERRE el archivo.
CIERRE Word.

8 Uso de ilustraciones y grficos


MATRIZ DE CONOCIMIENTOS DE LA LECCIN
Conocimientos

Objetivo del examen

Nmero de objetivo

Insercin y formato de imgenes en un


documento

Insertar imgenes
Modificar las propiedades de
las imgenes
Aadir estilos rpidos a las
imgenes
Aplicar efectos de imagen
Insertar formas simples
Modificar las propiedades de
los grficos SmartArt
Colocar formas
Aplicar efectos artsticos
Ajustar el texto alrededor de
las imgenes
Colocar imgenes

5.3.1
5.3.4

Insertar formas simples


Colocar formas
Ajustar el texto alrededor de
las formas
Cambiar texto a WordArt
Insertar SmartArt

5.2.1
5.2.5
5.2.4

Insertar imgenes
Modificar las propiedades de
las imgenes
Aadir estilos rpidos a las
imgenes

5.3.1
5.3.4

Insercin y formato de formas, SmartArt y


WordArt

Insercin y formato de imgenes prediseadas


de Office.com

5.3.5
5.3.3
5.2.1
5.2.3
5.2.5
5.3.2
5.3.6
5.3.7

2.2.10
5.2.2

5.3.5

Margies Travel es una agencia de viajes con servicio completo especializada en la prestacin de servicios
relacionados con rutas tursticas, cruceros, actividades de aventura, viajes en grupo y paquetes de vacaciones orientados a las personas mayores. Los agentes de Margies Travel frecuentemente necesitan mejorar
un documento con grficos, imgenes o dibujos. Word proporciona informacin llamativa, carteles, folletos
y prospectos con SmartArt, imgenes prediseadas en lnea de Office.com, grficos y formas. Cuando empiece a insertar objetos, se abrirn las Herramientas de imagen. Utilizar esta herramienta para realzar los
objetos. En esta leccin, aprender a insertar grficos SmartArt, imgenes en lnea, imgenes de archivos,
capturas de pantalla y formas, a aplicar imgenes artsticas en un documento y mucho ms.

150

Uso de ilustraciones y grficos

151

ORIENTACIN SOBRE EL SOFTWARE


Pestaa Insertar y Herramientas de imagen

La Pestaa Insertar (vea la figura 8-1) contiene un grupo de funciones que puede usar
para agregar grficos al documento en Word 2013. Los comandos del grupo Ilustraciones
permiten agregar varios tipos de grficos para mejorar los documentos de Word, entre los
que se encuentran imgenes del equipo, imgenes prediseadas de Office.com, formas,
SmartArt, grficos y capturas de pantalla.
La Pestaa Herramientas de imagen (vea la figura 8-2) es una Pestaa de comandos contextual que aparece despus de agregar una imagen al documento de Word. Las opciones de
formato de la pestaa Herramientas de imagen permiten realizar cambios en el objeto grfico, lo que incluye eliminar el fondo; aplicar correcciones para mejorar el brillo, la nitidez y
el contraste de la imagen; aplicar color; agregar efectos artsticos; agregar bordes; mejorar
la imagen con efectos de imagen; y recortar, cambiar el tamao y colocar la imagen en el
documento.

Figura 8-1
Pestaa Insertar

Figura 8-2
Pestaa Herramientas
de imagen

Use estas figuras como referencia a lo largo de esta leccin, as como en el resto del libro.

INSERCIN Y FORMATO DE IMGENES EN UN DOCUMENTO


Word ofrece una serie de herramientas para ayudarle a captar la atencin de los lectores con
ilustraciones que incluyen imgenes, formas, SmartArt, grficos y capturas de pantalla. Puede
modificar imgenes de muchas maneras, lo que incluye: convertirlos a SmartArt, agregar
leyendas, cambiar el tamao, recortar lo que no necesita, girar, aplicar estilos y colores, crear
efectos artsticos y colocar las imgenes en el documento.

152

Leccin 8

Insercin de imgenes
Cuando se inserta una imagen en un documento, Word la marca como un objeto incrustado
de forma predeterminada, lo cual significa que se convierte en parte del documento y ya no
est conectada a la imagen original. Insertar una imagen es muy similar a abrir un archivo
de documento: el botn Imgenes de la pestaa Insertar en el grupo Ilustraciones se usa para
abrir imgenes en lugar de abrir Backstage. En este ejercicio, aprender a insertar una imagen.
PASO A PASO

Insertar imgenes

PREPRESE. Antes de comenzar, asegrese de INICIAR Microsoft Word.


1. En una pgina en blanco, escriba Vacaciones en familia.
2. Seleccione el texto y haga clic con el botn secundario para mostrar la minibarra de herramientas.
3. Cambie la fuente del ttulo a Cambria y el tamao de fuente a 28 pto y negrita.
4. Cntrelo horizontalmente; despus anule la seleccin del texto.
5. Presione Entrar.
6. Haga clic en la pestaa Insertar y haga clic en el botn Imgenes del grupo Ilustraciones. Aparece el
cuadro de dilogo Insertar imagen.

7. Localice la carpeta de la leccin en la unidad de flash y seleccione la imagen Family Traveling by


Airplane.
8. Haga clic en Insertar.
La imagen aparece en el documento en la posicin del cursor y la pestaa Formato se abre con los
grupos de comandos Herramientas de imagen.

9. GUARDE el documento como Family Vacation en la carpeta de la leccin en la unidad flash.


PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Tome nota

Otra opcin es insertar una imagen como un objeto vinculado, que crea una conexin entre el
documento y la imagen, pero no los combina en el mismo archivo. Usar objetos vinculados puede
ayudar a minimizar el tamao del archivo del documento final, mientras que incluir imgenes,
fotografas y otros objetos puede consumir espacio de archivo. Sin embargo, esta opcin no se
recomienda cuando crea un documento que se compartir con otros usuarios, ya que puede resultar
imposible tener acceso a las imgenes.

Formato de imgenes
La Pestaa Formato con Herramientas de imagen aparece cada vez que inserta una imagen
en un documento o selecciona una imagen existente en el documento. Las Herramientas de
imagen proporcionan muchas opciones, tales como recortar, cambiar el tamao, escalar y
girar. Cuando recorta una imagen, reduce los bordes horizontales o verticales para quitar las
reas no deseadas. Al escalar aumenta o disminuye el alto y el ancho de la imagen original
en un porcentaje. En este ejercicio, va a recortar, escalar y girar una imagen en un documento,
adems de cambiar su tamao.

PASO A PASO

Recortar, escalar, girar una imagen y cambiar su tamao

USE el documento que dej abierto desde el ejercicio anterior.


1. Seleccione la imagen si es necesario y, en el grupo Tamao, ajuste el alto

mediante las teclas de

flecha. Cmbielo a 12,45 cm.


Cuando aumenta el alto, se activa la opcin Bloquear relacin de aspecto de forma predeterminada, de
modo que tambin el ancho de la imagen cambia para adaptarse a las nuevas dimensiones.

2. En el grupo Tamao, inicie el selector de cuadro de dilogo para mostrar el cuadro de dilogo Diseo.
En el cuadro de dilogo Diseo, puede cambiar el tamao de una imagen si cambia las medidas exactas
del alto y ancho o puede cambiar la escala si modifica los porcentajes de alto y ancho.

Uso de ilustraciones y grficos

153

3. Escriba 8,9 cm en el cuadro de texto Alto absoluto.


Cuando se selecciona el botn Aceptar, se ve alterado todo el alto de la imagen.
En la seccin Escala, deben estar activadas las casillas de verificacin Bloquear relacin de aspecto
y Proporcional al tamao original de la imagen. Cuando est activada la casilla Bloquear relacin
de aspecto, podr escalar la imagen en proporcin de alto y ancho en el mismo porcentaje. Cuando
est activada la casilla Proporcional al tamao original de la imagen, el alto y ancho de escala son
comparativos al tamao original. El tamao original de la imagen est debajo de la seccin Tamao
original.

4. En la seccin Escala, para el Alto escriba 25 %, despus presione la tecla de tabulacin.


El ancho de la escala de la imagen activa cambia automticamente al 25 % porque Bloquear relacin
de aspecto est seleccionado. La dimensin Alto absoluto tambin cambia a 7,42 cm, para acomodar el
nuevo tamao en comparacin con el original.

5. En la seccin Girar, escriba 350 en el cuadro de texto para que la posicin de la imagen gire 350 grados.
6. Presione la tecla de tabulacin para pasar al siguiente orden de tabulacin en el cuadro de dilogo.
7. Haga clic en Aceptar para aplicar los cambios y cerrar el cuadro de dilogo. Anule la seleccin de la
imagen. La imagen debera parecerse a la de la figura 8-3.

Figura 8-3

Andresr/iStockphoto

Documento con imagen

8. GUARDE el documento en la carpeta de la leccin en la unidad flash.


9. Seleccione la imagen. En el grupo Tamao, haga clic en el botn Recortar.
El punto de insercin se convierte en una herramienta de recorte y aparecen controladores de recorte
en los bordes de la imagen como se muestra en la figura 8-4.

Figura 8-4

Andresr/iStockphoto

Controladores de
recorte en una foto

154

Leccin 8
10. Coloque la herramienta de recorte encima del controlador de recorte. Luego arrastre hacia abajo hasta
que est ligeramente por encima del sombrero rosa.

11. Coloque el mouse en la esquina inferior izquierda y arrastre hasta que est cerca del brazo del nio que
est saludando.

12. Suelte el botn del mouse y haga clic en el botn Recortar de nuevo para quitar los controladores de
recorte.
La imagen recortada se ha eliminado la zona no deseada y muestra solo el rea recortada.

13. Cambie el tamao de la imagen con la medida exacta de 6,38 cm para el alto. El ancho se ajustar
automticamente.

Tome nota

Al recortar quita partes no deseadas de la imagen y al escalar la imagen original aumenta o


disminuye el tamao para ajustarlo al documento.
14. GUARDE el documento como Family Vacation1 en la carpeta de la leccin en la unidad flash.
PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Aplicar un estilo de imagen a una imagen


Aplicar un estilo a una imagen le permite seleccionar entre varios diseos para dar a la imagen
un atractivo agregado. Elegir entre las opciones disponibles del grupo Estilos de imagen
le permite seleccionar entre Estilos rpidos, Borde de la imagen y Efectos de imagen, que
agregan inters a la imagen. Las leyendas consisten en unas pocas palabras descriptivas y
se usan para las figuras, tablas y ecuaciones. Agregar una leyenda a una imagen proporciona
a los lectores informacin sobre la imagen. Dar formato a una imagen mediante Diseo de
la imagen le permite usar uno de los grficos SmartArt incorporados con un marcador de
posicin de leyendas. Los grficos SmartArt se tratan ms adelante en esta leccin. En este
ejercicio, aprender a aplicar un estilo rpido, insertar un borde, agregar efectos y agregar una
leyenda mediante la aplicacin de un estilo a una imagen.

PASO A PASO

Aplicar un estilo a una imagen

USE el documento que dej abierto en el ejercicio anterior.


1. Para mostrar las Herramientas de imagen, seleccione la imagen para que la pestaa Formato est
disponible.

2. En el grupo Estilos de imagen, haga clic en el botn Ms


Figura 8-5
Galera de estilos
de imagen

imagen, que se muestra en la figura 8-5.

para visualizar la galera de estilos de

Uso de ilustraciones y grficos

155

3. Mantenga el cursor sobre algunos estilos de la galera y observe cmo la imagen adquiere un nuevo
aspecto. Haga clic en Rectngulo biselado para aplicar ese estilo a la imagen.

4. En el grupo Estilos de imagen, haga clic en el botn Borde de la imagen para mostrar el men.
5. Haga clic en el submen Grosor y, a continuacin, seleccione 2 .
Se incrementa el grosor del borde, por lo que resalta ms.

6. Haga clic en el botn Contorno de imagen otra vez.


7. Debajo de la seccin Colores del tema, seleccione Azul grisceo, Texto 2, 50 % ms oscuro.
La imagen ahora est rodeada por un borde de color.

8. En el grupo Estilos de imagen, haga clic en el botn Efectos de imagen para mostrar el men.
Desplcese a travs de cada opcin Efectos para ver las opciones disponibles.

9. Haga clic en la opcin del efecto Sombra. En el men emergente que aparece, debajo del ttulo Exterior
direccin, seleccione Interior arriba para aplicar ese efecto de sombra a la imagen.
La imagen se muestra con una sombra en la parte superior.

10. GUARDE el documento como Family Vacation2 en la carpeta de la leccin en la unidad flash.
PAUSA. DEJE el documento abierto para el siguiente ejercicio.

Cambio de una imagen a un elemento grfico SmartArt


Los grficos SmartArt tienen diseos de formato previo con marcadores de posicin que
permiten escribir el texto como una leyenda. En este ejercicio, aprender a aplicar una imagen
a un elemento grfico SmartArt con una leyenda.

PASO A PASO

Cambiar una imagen a un elemento grfico SmartArt

USE el documento que dej abierto en el ejercicio anterior.


1. La imagen debe seleccionarse para mostrar las Herramientas de imagen.
2. En el grupo Estilos de imagen, haga clic en el botn Diseo de imagen para abrir la galera.
3. Seleccione Crculos con imgenes alternados (vea la figura 8-6).
Aparece el diseo preestablecido; cada diseo le permite aplicar una imagen con texto. Puede agregar
una leyenda en el rea de texto si aade una breve descripcin a la imagen. El botn Diseo de la
imagen convierte automticamente la imagen en un elemento grfico SmartArt y la imagen se cambia
de tamao para acomodar una leyenda en un crculo. Se activa la pestaa Diseo de Herramientas de
SmartArt.

Figura 8-6

Andresr/iStockphoto

Galera de diseo
de imgenes

156

Leccin 8
4. Escriba Embarque en el avin en el marcador de posicin [Texto]. El texto se ajusta automticamente
para adaptarse al marcador de posicin, que es la leyenda de la imagen. Si se abre el Panel de texto,
tambin puede agregar texto mediante el elemento con vietas [Texto]. Despus de escribir texto en el
Panel de texto, haga clic en la X para cerrarlo.

5. Haga clic fuera del grfico para anular la seleccin.


6. GUARDE el documento como Family Vacation3 en la carpeta de la leccin en la unidad flash.
7. Seleccione la imagen para seguir aplicando los cambios a este documento.
8. En las Herramientas de SmartArt, seleccione la pestaa Diseo, haga clic en el botn Cambiar colores
para abrir un men de opciones. Debajo del grupo nfasis 6, seleccione Relleno coloreado nfasis
6. El color del elemento grfico SmartArt cambia al nuevo color.

9. Seleccione el crculo que contiene el texto, Embarque en el avin, despus haga clic en Herramientas
de SmartArt, Pestaa Formato para cambiar el formato del grfico. En el grupo Estilos de forma, haga
clic en el botn Ms
y seleccione Efecto intenso Oro, nfasis 4. El color del crculo interior
cambia al nuevo estilo.

10. Seleccione el crculo que contiene el texto y haga clic en el botn Efectos de forma, seleccione Bisel y
aplique Art Dec. El crculo interior ha adquirido una forma diferente y es ms llamativo.

11. Seleccione el crculo exterior, despus presione la tecla Mays para seleccionar el crculo interior.
12. Para aumentar el ancho, cmbielo a 5,13 cm. Asegrese de que se muestran los controladores de
seleccin alrededor del crculo interior antes de cambiar el ancho.

13. GUARDE el documento como Family Vacation3 Update en la carpeta de la leccin en la unidad
flash y CIERRE el archivo.
PAUSA. DEJE Word abierto para usarlo en el prximo ejercicio.

Ajustar el brillo, contraste y color de una imagen y agregar efectos artsticos


Aunque Word no tiene todas las funciones avanzadas de un programa de edicin fotogrfica
independiente, ofrece muchas maneras de ajustar las imgenes mediante la pestaa Formato
De Herramientas de imagen, lo que incluye corregir el brillo, contraste y color de una imagen
y agregar un efecto artstico. La funcin Efectos artsticos puede dar a la imagen la apariencia
de un dibujo, esbozo o pintura. En este ejercicio, ajustar el brillo, contraste y color de la
imagen y aplicar un efecto artstico.

PASO A PASO

Ajustar el brillo, contraste y color de una imagen y agregar efectos artsticos

ABRA el documento Family Vacation de la carpeta de la leccin.


1. Seleccione la imagen para mostrar las Herramientas de imagen y haga clic en la pestaa Formato.
2. Haga clic en el botn Correcciones en el grupo Ajustar para mostrar el men (vea la figura 8-7).

Uso de ilustraciones y grficos

157

Figura 8-7

Andresr/iStockphoto

Galera de correcciones

3. En la seccin Brillo y contraste, seleccione Brillo: 20 % Contraste: 20 % (que pueden aparecer como
la cuarta opcin en la cuarta fila) para aumentar el brillo y el contraste de la imagen en un 20 por ciento.
Observe la diferencia en la imagen con un mayor brillo y contraste.

4. Haga clic en el botn Color en el grupo Ajustar para mostrar el men.


5. Desplcese por las opciones y observe cmo cambia la imagen. En la seccin Saturacin de color,
seleccione Saturacin 200 %. Cuanto mayor sea el porcentaje de saturacin, ms vibrantes parecern
los colores en la imagen; en consecuencia, el color del avin en la imagen destaca ms.

6. Haga clic en el botn Color otra vez para mostrar el men. En la seccin Tono de color, seleccione
Temperatura 5300 K. El tono de temperatura menor crea una imagen con un leve tono azul, mientras
que la temperatura mayor hace que la imagen aparezca con un tono de color naranja.

7. Haga clic en el botn Color otra vez para mostrar el men. Debajo de Volver a colorear, Sin volver a
colorear est seleccionado de forma predeterminada. Mantenga el cursor sobre las opciones de Volver a
colorear para poder ver los cambios en la vista previa dinmica. Mantenga la seleccin en Sin color.

8. GUARDE el documento como Family Vacation4 en la carpeta de la leccin en la unidad flash.


9. Haga clic en el botn Efectos artsticos para mostrar el men (vea la figura 8-8).

158

Leccin 8
Figura 8-8

Andresr/iStockphoto

Galera de efectos
artsticos

10. Seleccione la opcin Trama de grabado en la galera de Efectos artsticos. La impresin de la imagen
es ahora de un bosquejo de grabado. Anule la seleccin de la imagen.

11. GUARDE el documento como Family Vacation5 en la carpeta de la leccin en la unidad flash y
CIERRE el archivo.
PAUSA. DEJE Word abierto para usarlo en el prximo ejercicio.

Organizar el texto alrededor de una imagen


Organizar las imgenes y el texto juntos en la pgina es sencillo mediante los comandos
Posicionamiento y Ajuste de texto de Word. El comando Posicionamiento coloca
automticamente el objeto en el lugar que se selecciona en la pgina. El comando Ajuste de
texto determina la forma en que el texto se ajusta alrededor de la imagen o de otros objetos en
la pgina, segn la opcin que se seleccione. Para configurar la imagen como un objeto alineado
que se mueve junto con el texto que lo rodea, seleccione la opcin En lnea con el texto. Si
decide dar formato a la imagen como un objeto flotante, Word coloca la imagen con precisin
en la pgina y permite que el texto se ajuste alrededor de ella en uno de varios formatos
disponibles. En este ejercicio, aprender a colocar texto alrededor de una imagen como
aprendi en la leccin 3.

Uso de ilustraciones y grficos


PASO A PASO

159

Organizar el texto alrededor de una imagen

ABRA el documento Family Vacation2 completado anteriormente en la leccin.


1. Si fuera necesario, active Mostrar u ocultar en la pestaa Inicio.
2. Coloque el punto de insercin al lado de la marca de prrafo que est junto al elemento grfico SmartArt
y presione Entrar. Escriba el siguiente texto:
Si le gusta la aventura con un montn de actividades que pueda hacer en familia, llame a
Margies Travel Agency. Reservan todas las rutas tursticas y actividades al aire libre, por
ejemplo, montar en bicicleta o a caballo, hacer rafting o tirolina. Planearon nuestras ltimas
vacaciones y lo pasamos GENIAL en familia. Presione Entrar dos veces.
No espere ms para llamar!

3. Seleccione el texto y cambie el tamao de fuente a 16 pto. Anule la seleccin del texto.
4. Seleccione la imagen, en el grupo Organizar de la pestaa Formato de Herramientas de imagen, haga
clic en el botn Posicin para mostrar el men (vea la figura 8-9).

Figura 8-9
Men Posicin

5. Seleccione Posicin en la parte superior derecha con ajuste de texto cuadrado.


6. Elimine la lnea en blanco adicional debajo del encabezado.
7. Coloque el punto de insercin en cualquier lugar del prrafo que escribi en el paso 2 y presione CtrlQ
para alinear el texto a la izquierda. El ttulo est centrado a la izquierda de la imagen, el texto se coloca a
la izquierda del margen y la imagen est en la parte superior derecha.

8. Seleccione la imagen otra vez; el botn Opciones de diseo

aparece junto a ella. Microsoft ha


agregado esta nueva funcin para simplificar el ajuste de los objetos, tales como imgenes, dibujos,
SmartArt y grficos, alrededor del texto.

9. Haga clic en el botn Opciones de diseo para abrir el men (vea la figura 8-10).

160

Leccin 8
Figura 8-10

Men Opciones de diseo

10. Debajo de Con ajuste de texto, seleccione Estrecho. El texto se ajusta automticamente alrededor de
la imagen. La opcin Ajustar posicin en la pgina ya est seleccionada y se agrega texto adicional; la
imagen permanecer en el mismo lugar.

11. Seleccione No espere ms para llamar! En la pestaa Inicio, cambie el texto a maysculas sin volver
a escribir el texto y cambie el tamao de fuente a 36 pto.

12. La edicin puede tener lugar en cualquier momento mientras est trabajando en un documento. Ahora
desea cambiar el contenido del ttulo actual. Para cambiar el ttulo a Family Vacation, seleccione el
ttulo y escriba el nuevo. Ha observado que la imagen se qued en su lugar? Esto se debe a que
seleccion la opcin Fijar posicin en pgina en el men Opciones de diseo.

13. GUARDE el documento como Family Vacation7 en la carpeta de la leccin en la unidad flash y
CIERRE el documento.

PAUSA. DEJE Word abierto para usarlo en el prximo ejercicio.

INSERCIN Y FORMATO DE FORMAS, SMARTART Y WORDART


Word proporciona ilustraciones para realzar el documento con varias formas preestablecidas,
SmartArt y WordArt. Las formas son figuras como lneas, rectngulos, flechas de bloque,
formas de ecuacin, diagramas de flujo, estrellas, pancartas y llamadas. Tambin puede
insertar un lienzo de dibujo que servir como una gua. Las Herramientas de dibujo permiten
cambiar la forma, agregar texto, aplicar estilos, rellenar con los colores estndar o del tema,
un gradiente o colores de textura, y aplicar efectos preestablecidos. Los grficos SmartArt
son ilustraciones disponibles de una lista de varias categoras, que incluyen diagramas de lista,
diagramas de procesos, diagramas de ciclo, diagramas de jerarqua, diagramas de relacin,
diagramas de matriz y diagramas piramidales. Las Herramientas de SmartArt permiten
manipular los grficos SmartArt; agregar formas, vietas y texto; cambiar el diseo y los
colores; y aplicar efectos especiales mediante los estilos. WordArt es una funcin que crea
efectos decorativos con texto. Las Herramientas de dibujo permiten dar formato al WordArt
y agregar efectos especiales al texto o esquema, aplicar efectos preestablecidos y modificar la
forma con uno de los estilos del conjunto.

Uso de ilustraciones y grficos

161

ORIENTACIN DE SOFTWARE
Men Formas y Herramientas de dibujo

Cuando hace clic en el botn Formas del grupo Ilustraciones en la pestaa Insertar, se muestra
el men Formas (vea la figura 8-11). Despus de insertar una forma en un documento de
Word, se abre la pestaa Formato de Herramientas de dibujo (vea la figura 8-12). Use estas
herramientas para dar formato al estilo, relleno, color, contorno y muchos otros atributos de
una forma. Las formas pueden estar superpuestas donde un objeto pueda colocarse delante de
otros objetos o enviarse detrs de otro objeto. Cuando los objetos se agrupan juntos, resulta
fcil darles formato y moverlos en un documento.

Figura 8-11
Men Formas

162

Leccin 8

Figura 8-12
Herramientas de dibujo

Use estas figuras como referencia a lo largo de esta leccin, as como en el resto del libro.

Insercin de formas
Word proporciona formas dibujadas previamente entre las que puede elegir, por ejemplo,
lneas, rectngulos, flechas, formas de ecuacin, llamadas, estrellas, pancartas y ms. Al
insertar una forma en un documento se abre la pestaa Formato, que contiene Herramientas
de dibujo. Puede usar estas herramientas para insertar formas, aplicar estilos de forma, agregar
una sombra o un efecto 3D a las formas insertadas, organizar la forma en la pgina y cambiar
su tamao. En este ejercicio, aprender a insertar una forma, agregar un estilo de la galera y
agregar un efecto 3D a la forma.

PASO A PASO

Insertar formas

ABRA Travel de los archivos de datos de la leccin.


1. En la pestaa Vista, cambie la vista a 100 %.
2. Haga clic en la pestaa Insertar y haga clic en el botn Formas del grupo Ilustraciones para mostrar el
men Formas.

3. En la seccin Flechas de bloque, haga clic en la forma Flecha curvada hacia abajo. El punto de
insercin se convierte en una cruz ().

4. Coloque la cruz encima de la cabeza de la mujer, haga clic y arrstrela hacia abajo, hacia la pequea
isla lejana para crear la flecha. Si es necesario, necesitar ajustar la flecha para que coincida
exactamente con la figura 8-13.
El color de la flecha es otro tono de azul y lo que desea es que la flecha destaque. Con la flecha todava
seleccionada, el siguiente paso es cambiar la flecha a un color ms claro para hacerla ms visible.

Uso de ilustraciones y grficos


Solucin
de problemas

163

Si la forma que est dibujando no gira a la derecha la primera vez, puede ajustar la forma si la selecciona y luego arrastra uno de los controladores de tamao.
5. Haga clic en el botn Relleno de forma para abrir el men y seleccione amarillo. El relleno amarillo es
una buena opcin.

6. Cambie el alto a 1,52 cm y el ancho a 4,62 cm. Puede cambiar el tamao desde el grupo Tamao o abrir
el cuadro de dilogo Diseo. Pueden ser necesarios algunos ajustes para mover la flecha.
Otro cambio que sera conveniente hacer es aumentar el grosor del contorno y agregar color al contorno.

7. Haga clic en la flecha desplegable Contorno de forma para abrir el men.


Seleccione Grosor y cambie el grosor de la forma a 1 1/2.

8. Haga clic otra vez en la flecha desplegable Contorno de forma. Cambie el color a Verde claro en los
colores estndar. El documento debe coincidir con la figura 8-13.

Figura 8-13

4FR/iStockphoto

Forma de flecha de bloque


insertada en un objeto

9. GUARDE el documento como Travel Outing en la carpeta de la leccin en la unidad flash y CIERRE
el archivo.

PAUSA. DEJE Word abierto para usarlo en el prximo ejercicio.

Formato de las formas


Las Herramientas de dibujo incluyen varias opciones para cambiar el aspecto de las formas
y para colocar y ajustar texto alrededor de las formas. En este ejercicio, aprender a usar los
estilos de forma, cambiar el tamao de las formas, colocar formas y ajustar texto alrededor de
las formas.

PASO A PASO

Dar formato a formas


ABRA Margies Excursions1 de los archivos de datos de la leccin.

1. Seleccione el objeto valo y haga clic en el botn Ms en el grupo Estilos de forma para visualizar la
galera de estilos con formato previo disponibles para la forma seleccionada (vea la figura 8-14).

164

Leccin 8
Figura 8-14
Galera de estilos
de forma

2. Seleccione Efecto intenso Azul, nfasis 5 para aplicarlo al objeto valo.


3. Seleccione el objeto trapezoide y seleccione Efecto moderado Gris-50 %, nfasis 3.
4. Seleccione el objeto pentgono regular; despus aplique el formato Efecto sutil Oro, nfasis 4.
5. Seleccione el objeto Cubo ; a continuacin, seleccione Relleno coloreado Anaranjado, nfasis 2.
Ahora cada uno de los objetos tiene aplicados una forma y un color de relleno diferentes. Pueden
aplicarse cambios adicionales para dar al objeto una forma ms intensa.

6. Seleccione el objeto cubo; haga clic en el botn Contorno de forma. En la seccin Colores del tema,
seleccione Azul grisceo, Texto 2, Oscuro 50 %. El contorno del borde se vuelve ms oscuro.

7. Haga clic en el botn Contorno de forma otra vez y cambie el Grosor del cubo a 3 pto. para cambiar el
grosor del borde del cuadro.

8. Haga clic en el botn Efectos de forma y seleccione Sombra. A continuacin, en el grupo Exterior,
seleccione Desplazamiento diagonal arriba derecha. En la parte superior derecha del objeto, debera
aparecer un fondo de sombra.

9. Haga clic en el botn Efectos de forma otra vez y, en Rotacin 3D del grupo Perspectiva, seleccione
Perspectiva de contraste izquierda. El objeto ha girado hacia la izquierda.
Ha dado formato a cada una de las formas con un estilo (color) diferente, pero solo el cubo tiene un
efecto y contorno.

10. GUARDE el documento como Margies Excursions2 en la carpeta de la leccin en la unidad flash.
Ahora vamos cambiar la posicin de las formas para que pueda determinar dnde aparecern. A medida
que agregue texto al documento, las formas permanecern en su lugar en el documento.

11. Seleccione el lienzo de dibujo.


12. En el grupo Organizar de la pestaa Formato de Herramientas de dibujo, haga clic en el botn Posicin
y seleccione Posicin en el medio de la parte izquierda con ajuste de texto cuadrado. La leyenda
se mueve por encima de las formas.

Uso de ilustraciones y grficos

165

13. Para este paso, ABRA el documento Family Vacation7 completado anteriormente en la leccin.
Seleccione el prrafo que empieza con "Si es. . . como una familia", cpielo y vuelva al documento
anterior. [Sugerencia: para evitar seleccionar la imagen, no seleccione la marca de prrafo].

14. Coloque el punto de insercin sobre el ttulo y haga clic en Pegar. Observ que las formas se
mantuvieron en su posicin cuando el texto se insert en el documento?

15. Vuelva a colocar los objetos para que el documento aparezca mejor organizado. Seleccione el lienzo
de dibujo, seleccione el botn Posicin, luego seleccione Posicin en la parte inferior derecha con
ajuste de texto cuadrado.

16. Cambie la vista del documento a una sola pgina. Las formas estn en la parte inferior de la pgina,
mientras que el texto est en la parte superior.

17. GUARDE el documento como Margies Excursions3 en la carpeta de la leccin en la unidad flash.
18. CIERRE el archivo Family Vacation7.
19. El archivo Margies Excursions3 debe estar todava abierto. En la pestaa Vista, cambie la vista a
100 %. Elimine todas las formas seleccionando el lienzo de dibujo y la leyenda en la parte superior de la
pgina.

20. Coloque el punto de insercin al principio del prrafo e inserte la forma Cara sonriente. Dibuje la forma
con 3,25 cm de alto por 3,15 cm de ancho.

21. Aplique un estilo de forma y seleccione Contorno claro 1, Relleno coloreado Oro, nfasis 4 para
dar un nuevo aspecto a la cara sonriente.

22. En el grupo Organizar, haga clic en el botn Ajustar texto y seleccione Estrecho. El texto se ajusta
alrededor de la forma.

23. GUARDE el documento como Margies Excursions4 en la carpeta de la leccin en la unidad flash y
CIERRE el archivo.
PAUSA. DEJE Word abierto para usarlo en el prximo ejercicio.

Insercin de WordArt
Como aprendi en la leccin 3, WordArt mejora el texto con formas y colores ms vibrantes.
En este ejercicio, aprender a insertar WordArt en un documento.

PASO A PASO

Insertar WordArt

ABRA el documento Margies Excursions2 completado anteriormente en la leccin.


1. Seleccione el texto Margies Travel Agency.
2. En la pestaa Insertar, haga clic en el botn WordArt para mostrar el men.
3. Seleccione Relleno Gris-25 %, Fondo 2, Sombra interior. La inscripcin del ttulo Margies Travel
Agency adquiere un nuevo aspecto y estilo.

4. Quite el salto de lnea para mover la marca de prrafo que est al lado del ttulo.
5. Seleccione el WordArt y haga clic en el botn Efectos de texto y seleccione Transformar. Debajo del
grupo Retorcer, seleccione Onda 1. Esto cambia el WordArt a un texto ondulado.

6. Con el WordArt an seleccionado haga clic en la flecha desplegable Rellenos de texto y en Colores
estndar, seleccione Prpura para cambiar el color para darle un aspecto ms vibrante. Si Mostrar u
ocultar est activado, desactvelo. El documento debe parecerse al de la figura 8-15.

166

Leccin 8
Figura 8-15

Documento con formato


de WordArt

7. GUARDE el documento como Margies Excursions5 en la carpeta de la leccin en la unidad flash y


CIERRE el archivo.
PAUSA. DEJE Word abierto para usarlo en el prximo ejercicio.

Uso de los grficos SmartArt


Los grficos SmartArt son representaciones visuales de informacin que puede ayudar a
comunicar ms eficazmente su mensaje o sus ideas. Los grficos SmartArt y las ilustraciones
de calidad de diseador pueden contribuir a crear documentos llamativos que atraigan la
atencin del pblico objetivo. Anteriormente en esta leccin ha aprendido a convertir imgenes
en grficos SmartArt con leyendas. En este ejercicio, aprender a insertar grficos SmartArt
en documentos de Word y a agregar texto a los grficos.

PASO A PASO

Usar grficos SmartArt

ABRA un nuevo documento en blanco.


1. En el grupo Ilustraciones en la pestaa Insertar, haga clic en el botn SmartArt para abrir el cuadro de
dilogo Elegir un grfico SmartArt.

2. Haga clic en la categora Relacin y vea las opciones disponibles.


3. Use la barra de desplazamiento para localizar el grfico de la ecuacin. A continuacin, seleccione
Ecuacin como se muestra en la figura 8-16.

Uso de ilustraciones y grficos

167

Figura 8-16
Cuadro de dilogo Elegir
un grfico SmartArt

4. Haga clic en Aceptar para insertar el grfico Ecuacin SmartArt en el documento. Los marcadores de
posicin se colocan en el grfico y estn listos para que escriba informacin. El texto se puede escribir
en los marcadores de posicin o en el panel de texto.

5. Haga clic en el botn Panel de texto en el grupo Crear grfico de la cinta para activar el panel de texto.
Aparece el panel de texto y puede empezar a escribir texto en cada elemento de la ecuacin grfica. El
primer marcador de posicin est seleccionado de forma predeterminada y est listo para escribir texto.

6. Escriba la informacin que se muestra en la figura 8-17.


7. Haga clic en el marcador de posicin [Texto] para ir a los elementos siguientes y escribir el texto
restante. A medida que escribe texto, Word lo ajusta automticamente para que encaje en el grfico. Si
presiona la tecla Entrar, se agrega otro elemento a la ecuacin.

8. Haga clic en el botn Cerrar en el Panel de texto o haga clic en el botn Panel de texto para cerrarlo.

Figura 8-17
Texto agregado a un elemento grfico SmartArt

9. En el grupo Diseos de la pestaa Diseo de Herramientas de SmartArt, haga clic en la flecha


desplegable en el botn Ms para abrir la galera de diseos.

10. Seleccione Ms diseos. Aparece el cuadro de dilogo Elegir un grfico SmartArt.


11. Seleccione la categora Imagen; a continuacin, seleccione Lista de imgenes con burbujas.
12. Haga clic en Aceptar. El grfico de la ecuacin se sustituye por la Lista de imgenes con burbujas y el
texto se lleva al nuevo diseo como leyendas. En el centro de cada crculo aparece un icono de imagen;
ah es donde se inserta una imagen.

168

Leccin 8
13. Para agregar una imagen, haga clic en el primer icono de imagen para Ciclismo; se abre el cuadro de
dilogo Insertar imgenes.

14. Haga clic en el botn Examinar que est junto a Desde un archivo; despus, busque la carpeta de la
leccin.

15. Haga clic para seleccionar la imagen Cycling, luego haga clic en Insertar o haga doble clic en la
imagen. La imagen se inserta en la primera burbuja y el tamao se cambia y se ajusta automticamente.
Cuando use la opcin de seleccionar imgenes de Office.com, necesitar guardar primero la imagen en
una ubicacin del equipo o en la unidad flash.

16. El texto puede reemplazarse fcilmente escribiendo en el marcador de posicin. Reemplace Senderismo
por Surf.

17. Haga clic en el icono de imagen que est junto a Surf. Se abre el cuadro de dilogo Insertar imgenes.
Haga clic en Buscar y seleccione la imagen Surf. Haga doble clic para abrir. La imagen Surf se inserta
dentro de la burbuja al lado de la leyenda, Surf.

18. Antes de agregar la imagen final, edite la leyenda "Entrenamiento cardiovascular" y reemplcela por
Senderismo.

19. Haga clic en el icono de imagen, en Buscar y seleccione Tourist Hiker. El documento debera
parecerse al de la figura 8-18.
4FR/iStockphoto; kristian sekulic/iStockphoto; Andrey Artykov/iStockphoto

Figura 8-18
SmartArt con leyendas
e imgenes

20. GUARDE el documento como Places to See en la carpeta de la leccin en la unidad flash y
CIERRE el archivo.
PAUSA. DEJE Word abierto para usarlo en el prximo ejercicio.

INSERCIN Y FORMATO DE IMGENES PREDISEADAS DE


OFFICE.COM
Como ha visto hasta ahora, el cuadro de dilogo Insertar imgenes se abre cada vez que hace
clic en el icono Imgenes. Imgenes en lnea es un nuevo botn en el grupo Ilustraciones. Le
ofrece ms opciones para obtener imgenes. Puede buscar una imagen mediante Office.com,
Bing u otros orgenes en lnea. O bien, puede escanear o usar la cmara y luego guardar la
imagen en una ubicacin y recuperarla ms adelante.
Las imgenes prediseadas son una coleccin de archivos multimedia disponibles para
insertarlos desde Office.com. Incluyen imgenes e ilustraciones. Despus de insertar en el
documento un objeto de imgenes prediseadas, puede darle formato con muchas de las
herramientas disponibles.

Insertar, cambiar el tamao y dar formato a imgenes prediseadas


Las imgenes prediseadas hacen referencia a archivos de imgenes que se insertan en un
documento con la opcin Imgenes prediseadas de Office.com en el cuadro de dilogo
Insertar imgenes. Si decide copiar imgenes de una pgina web, puede hacer clic en la
imagen con el botn secundario, copiarla, guardarla en la unidad flash y luego insertarla en el
documento. Al igual que ocurre cuando trabaja con imgenes, se puede cambiar el tamao de

Uso de ilustraciones y grficos

169

las imgenes prediseadas para una mejor administracin dentro del documento con el fin de
colocarlas correctamente. Dar formato a un objeto de imagen prediseada resulta fcil con el
men contextual. Las herramientas facilitan dar formato a diferentes elementos del objeto. En
este ejercicio, aprender a insertar imgenes prediseadas de Office.com, a cambiar el tamao
de la imagen y a dar formato a diversas partes del objeto en la imagen prediseada.

PASO A PASO

Insertar y cambiar el tamao de una imagen prediseada

ABRA un documento en blanco.


1. Escriba Explorar el mundo y cambie la fuente a Cambria, el tamao de fuente a 36 pto. y centrar;
despus anule la seleccin.

2. Presione Entrar para mover el punto de insercin debajo del nuevo ttulo.
3. En el grupo Ilustraciones de la pestaa Insertar y haga clic en el botn Imgenes en lnea. Aparece el
cuadro de dilogo Insertar imgenes.

Tome nota

Este es el lugar donde puede decidir dnde obtener imgenes. Como se mencion anteriormente,
puede buscar una imagen desde el equipo, desde una pgina web o desde fuentes en lnea. Hay
varias fuentes en lnea que contienen fotos e ilustraciones libres de regalas, y se usan para las
corporaciones, el uso personal o en este caso, la instruccin en el aula.
4. En el cuadro de bsqueda que est junto a las imgenes prediseadas de Office.com, escriba viaje y
presione Entrar para comenzar la bsqueda. Las imgenes, ilustraciones e imgenes prediseadas
aparecen en el cuadro siguiente con muchas opciones para elegir. Seleccione la imagen resaltada en
la figura 8-19 (u otra similar si no se muestra esa imagen concreta). Se coloca un borde alrededor de la
imagen prediseada seleccionada para mostrar que es el elemento seleccionado.

Figura 8-19

Imgenes prediseadas usadas con permiso de Microsoft

Imgenes prediseadas
de Office.com

5. Haga clic en Insertar para iniciar la descarga.


6. Cambie el tamao de la imagen prediseada mediante el grupo Tamao y cambie el alto a 7,92 cm y el
ancho a 8,95 cm.

170

Leccin 8
Tome nota

Como aprendi anteriormente, puede obtener mediciones precisas con el cuadro de dilogo Diseo.
7. GUARDE el documento como Travel Plans en la carpeta de la leccin de la unidad flash.
PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Formato de una imagen prediseada


La Pestaa Formato de Herramientas de imagen proporciona una serie de comandos para realzar
la apariencia de los documentos. Puede usar estas herramientas para aplicar correcciones,
color y estilos de imagen al formato del objeto. En este ejercicio, aprender a dar formato
a diferentes elementos del objeto y a cambiar la posicin de una imagen prediseada en un
documento.

PASO A PASO

Dar formato a una imagen prediseada

USE el documento que dej abierto en el ejercicio anterior.


1. Seleccione la imagen prediseada que insert en el documento durante el ejercicio anterior para mostrar
la pestaa Formato de Herramientas de imagen.

2. Haga clic con el botn secundario en la imagen, luego seleccione Modificar imagen en el men
contextual. Word mueve automticamente las imgenes prediseadas a la esquina superior izquierda
del documento para empezar a darle formato.

3. Haga clic justo encima de la cabeza del hombre en la zona amarilla para seleccionar el rea de fondo;
despus haga clic con el botn secundario. Sobre el men contextual, aparece un nuevo men con tres
opciones que permite los cambios en el estilo, relleno y contorno, aparte de los del men contextual
(vea la figura 8-20). Cuando selecciona elementos de un objeto, aparecen controladores de seleccin
alrededor de ellos para que pueda empezar a darles formato.

Figura 8-20

Imgenes prediseadas usadas con permiso de Microsoft

Men Formato de forma

Uso de ilustraciones y grficos

171

4. Haga clic en el botn Relleno para producir la paleta de colores y seleccione Azul grisceo, Texto 2,
Claro 80 % para cambiar el color de fondo.

5. Seleccione la palmera en el marco para cambiar el color de las palmeras a un verde ms oscuro. Los
controladores de seleccin rodean a las palmeras. Haga clic con el botn secundario y aplique Verde,
nfasis 6, 50 % ms oscuro desde el men Relleno.

6. Seleccione la cabeza de la mujer para cambiar el color de su pelo a amarillo mediante el men Relleno.
Asegrese de que los controladores de seleccin rodean la zona de la cabeza. Ahora que ha realizado
cambios, apliquemos las otras opciones de formato disponibles.

7. Coloque el punto de insercin en el rea de fondo ubicada en la esquina superior derecha de la imagen
prediseada; con el botn secundario, haga clic en el botn Estilo para abrir la galera de estilos.
Seleccione Relleno coloreado Negro, Oscuro 1 para aplicar este color de fondo detrs de la pared
de la imagen prediseada.

8. Seleccione la pantalla del equipo (la zona gris oscura) y haga clic en el botn Contorno y cambie el
grosor a 3 pto.

9. Haga clic en el botn Contorno otra vez y cambie el color a Verde, nfasis 6, Oscuro 25 %. Esta
accin cambia el marco interior del equipo.

10. Seleccione la mesa para cambiar el color de Relleno a Naranja, nfasis 2, Oscuro 50 %. El color de la
mesa cambia a un color ms oscuro.
Ahora que ha completado el formato de la imagen prediseada, es hora de dar formato al texto y colocar
el objeto dentro del documento.

11. Haga clic en la parte inferior de la imagen prediseada para seleccionar el objeto completo y mostrar el
icono Opciones de diseo (vea la figura 8-21). Las opciones de diseo se introdujeron anteriormente en
esta leccin.

Figura 8-21

Imgenes prediseadas usadas con permiso de Microsoft

Opciones de diseo se
muestra con imgenes
prediseadas con formato

12. Abra las Opciones de diseo.


13. Seleccione el botn de opcin que est al lado de Fijar posicin en pgina, haga clic en Arriba
y abajo en la seccin Con ajuste de texto. El texto, "Explorar el mundo" se mueve por debajo de la
imagen.

14. Cierre el men Opciones de diseo.

172

Leccin 8
15. Seleccione el texto sin la marca de prrafo. Si se selecciona la marca de prrafo, tambin se selecciona
el objeto.

16. Aplique WordArt y seleccione Relleno Negro, Texto 1, Sombra.


17. Ajuste el WordArt, arrstrelo hacia la derecha de la imagen y mantngalo centrado entre la imagen y el
margen. Desactive Mostrar u ocultar.

18. GUARDE el documento como Formatted Clip Art en la carpeta de la leccin en la unidad flash y
CIERRE el archivo.
CIERRE Word.

Evaluacin de conocimientos

Varias opciones
Seleccione la mejor respuesta a los siguientes enunciados.

1. Para obtener acceso a las imgenes prediseadas, en qu botn debe hacer clic?
a. Ilustraciones
b. Imgenes
c. Imgenes en Lnea
d. Vdeo en Lnea

2. De qu son ejemplos las lneas, flechas de bloque, estrellas y rtulos?


a. Diagramas
b. Formas
c. Diagramas de flujo
d. Estilos rpidos

3. Qu herramientas ofrecen opciones para dar formato a las formas?


a. Dibujo
b. Imagen
c. Texto
d. Efectos

4. Qu comando permite quitar los elementos no deseados de una imagen?


a. SmartArt
b. Contraste
c. Girar
d. Recortar

5. En qu herramienta est disponible el comando Efectos artsticos?


a. Herramientas de imagen
b. Herramientas de dibujo
c. Volver a colorear
d. Correcciones

Verdadero o falso
Haga un crculo alrededor de la V si el enunciado es verdadero o alrededor de la F si el enunciado es falso.
V

1.

Opciones de diseo aparecer al lado de objetos, tales como imgenes, grficos, formas y SmartArt.

2.

En un documento, las imgenes se pueden convertir en grficos SmartArt con leyendas.

3.

La colocacin de imgenes en un documento mover el objeto a medida que se aade texto.

4.

Si selecciona una forma se abrir la pestaa Formato de Herramientas de dibujo.

5.

WordArt es texto decorativo que mejora el aspecto del documento.

Uso de ilustraciones y grficos

173

Proyectos

Proyecto 8-1: Casa en venta


En su trabajo en la inmobiliaria Tech Terrace, los nuevos propietarios de una casa le pidieron
que les hiciera una foto en su nuevo hogar. La foto qued tan bien que les pregunt si la
inmobiliaria Tech Terrace poda usar la foto en un prospecto publicitario. Su tarea consiste en
crear un nuevo prospecto que se usar para la comercializacin.
PREPRESE. INICIE Word si no est ya en ejecucin.
1. ABRA un documento en blanco.
2. GUARDE el documento como 8-1 Marketing Flyer en la carpeta de la leccin en la unidad flash.
3. Escriba la siguiente informacin y cambie el tamao de fuente a 18 pto.
4. Vea a una familia que acaba de adquirir su nueva casa de ensueo. Los agentes de la
inmobiliaria Tech Terrace pueden ayudarle a encontrar su prximo hogar o casa de ensueo.
Nos ocuparemos de todos los detalles necesarios y le mostraremos viviendas de calidad tal
como hicimos para nuestros ltimos clientes.

5. Pulse Entrar dos veces.


6. Haga clic en el botn Imgenes en el grupo Ilustraciones de la pestaa Insertar.
7. Localice la carpeta de la leccin e inserte la imagen Realtor with Couple Outside House; despus
haga clic en Insertar.

8. Cambie el alto de la imagen a 8,64 cm.


9. En el grupo Estilos de imagen, convierta la imagen en el elemento grfico SmartArt Proceso de
imgenes destacadas. En el marcador de posicin, escriba Nos encanta nuestra nueva casa.

10. Haga clic en el botn Ms en el grupo Estilos SmartArt y seleccione Escena metlica en el grupo 3D.
11. En el grupo estilos SmartArt, haga clic en el botn Cambiar colores y, a continuacin, seleccione
Relleno coloreado nfasis 6 en el grupo nfasis 6.

12. Centre el documento verticalmente en la pgina.


13. GUARDE el documento en la carpeta de la leccin en la unidad flash y CIERRE el archivo.
PAUSA. DEJE Word abierto para el siguiente proyecto.

Proyecto 8-2: Insertar caja de CD


Ha regresado de dos divertidas semanas vacaciones con amigos. Tom un montn de fotos y
quiere sorprender a sus amigos con una copia de las imgenes en un CD. Cree una insercin
para la parte delantera de la caja del CD.
PREPRESE. INICIE Word si no est ya en ejecucin.
1. ABRA un documento en blanco.
2. GUARDE el documento como 8-2 CD Insert en la carpeta de la leccin en la unidad flash.
3. En la pestaa Diseo de pgina, seleccione el botn Tamao. Cambie el tamao del papel a 12,7 cm
para el ancho y el alto. Haga clic en Aceptar.

4. Cambie los Mrgenes a Estrecho.


5. Seleccione el botn Cuadro de texto del grupo Texto en la pestaa Insertar y dibuje un cuadro de
texto. Dibuje una caja cuadrada de 10,16 x 10,16 cm centrado en la pgina y deje aproximadamente un
centmetro de espacio de margen en todos los lados.

6. Con el cuadro seleccionado, en el grupo Organizar de la pestaa Formato, haga clic en el botn
Posicin y seleccione Posicin en el medio de la parte central con ajuste de texto cuadrado.

7. En la pestaa Insertar, en el grupo Ilustraciones, haga clic en el botn Imgenes y localice la imagen en
la carpeta de la leccin. Inserte la imagen Hiking the Columbia Gorge y haga clic en Insertar.

174

Leccin 8
8. Use los controladores de seleccin y ajuste el tamao de la imagen para que encaje estrechamente en
el cuadro.

9. Seleccione el cuadro de texto y haga clic en el botn Relleno de forma y seleccione el color, Verde,
nfasis 6, 50 % ms oscuro.

10. Desactive la casilla, inserte un WordArt y seleccione Relleno Gris-50 %, nfasis 3, bisel afilado.
Escriba Vacaciones en Columbia.

11. Disminuya el tamao del texto a 26 pto. Aplique un color de relleno de texto y seleccione Gris-25 %,
Fondo 2, 90 % ms oscuro.

12. Desactive el comando Mostrar u ocultar.


13. GUARDE el documento en la carpeta de la leccin en la unidad flash y CIERRE el archivo.
CIERRE Word.

Revisin de documentos

MATRIZ DE CONOCIMIENTOS DE LA LECCIN


Conocimientos

Objetivo del examen

Nmero de objetivo

Insertar caracteres especiales


(, , ).

2.1.7

Validacin de contenido mediante el uso de


las opciones de comprobacin de gramtica y
ortografa
Configuracin de Autocorreccin
Insercin y modificacin de comentarios en un
documento
Visualizacin de comentarios
Control de cambios en un documento

Blue Yonder Airlines es un gran compaa con cientos de empleados. En su trabajo como especialista en recursos
humanos, se encarga de la contratacin, los programas de beneficios para empleados y las comunicaciones con
los empleados. Muchos de los documentos con los que trabaja estn relacionados con problemas de los empleados
y debe asegurarse de que estos documentos no contienen errores. En esta leccin aprender a usar la funcin
Ortografa y gramtica y a cambiar la configuracin de Autocorreccin.

ORIENTACIN DE SOFTWARE
La lnea inferior

El grupo Herramientas de correccin de la pestaa Revisar contiene comandos para iniciar


las funciones de Ortografa y gramtica de Word, bsqueda a travs de Referencia, uso
de Sinnimos y recuento de palabras por caracteres, prrafos y lneas. El grupo Idioma
contiene comandos para traducir palabras o prrafos y una opcin para seleccionar un
idioma. Estos y otros comandos para revisar y editar documentos de Word se encuentran
en la pestaa Revisar, que se muestra en la figura 9-1.

175

176

Leccin 9

Figura 9-1
Grupos Revisin e idioma

Use esta figura como referencia a lo largo de esta leccin y en el resto del libro.

VALIDACIN DE CONTENIDO MEDIANTE EL USO DE


LAS OPCIONES DE COMPROBACIN DE GRAMTICA Y
ORTOGRAFA
Es una buena prctica empresarial comprobar los documentos para asegurarse de que estn
libres de errores antes de compartirlos o imprimirlos. Word proporciona herramientas de
correccin, por ejemplo, una funcin de comprobacin de ortografa y gramtica. Todas estas
herramientas y comandos se encuentran en la cinta de opciones en la pestaa Revisar. La
barra de estado tambin contiene los botones Contar palabras y Error de revisin que le dan
acceso rpido a algunas de las caractersticas de revisin. En la barra de estado, Word muestra
automticamente el nmero de palabras del documento.

Cambio de las opciones de idioma


La configuracin de idioma determina el diccionario de idioma que Word usa para comprobar
la ortografa y la gramtica. Si un documento est configurado con el idioma equivocado, la
comprobacin de ortografa y gramtica ser inexacta.
Word reconoce que un documento puede contener ms de un idioma, as que permite definir una
configuracin de idioma para diferentes prrafos e incluso para frases y palabras individuales
diferentes. Solo tiene que seleccionar el texto y cambiar la configuracin de idioma que desee
aplicar a ese bloque de texto seleccionado.

Revisin de documentos
PASO A PASO

177

Cambiar las opciones de idioma

PREPRESE. Antes de iniciar estos pasos, inicie Microsoft Word.


1. ABRA el documento UK Letter de los archivos de datos de la leccin. Observe que hay muchas
palabras con un subrayado rojo ondulado, que indica posibles faltas de ortografa.

2. Presione Ctrl+E para seleccionar todo el documento.


3. En la pestaa Revisar, haga clic en Idioma y haga clic en Establecer idioma de correccin. Se abre el
cuadro de dilogo Idioma.

4. Seleccione Espaol (Amrica Latina).


5. Haga clic en Aceptar. Observe que todos los errores de ortografa han desaparecido (con la posible
excepcin del nombre Zare, que la ortografa podra no reconocer), porque las palabras marcadas
anteriormente como incorrectas estaban escritas en realidad con la ortografa de Reino Unido.

6. Guarde la carta como UK Letter Language y cierre el archivo.


PAUSA. Deje Word abierto para el prximo ejercicio.

Funcin de comprobacin de ortografa y gramtica


La funcin Ortografa y gramtica de Microsoft Word se activa automticamente de forma
predeterminada y comprueba la ortografa y la gramtica de un documento. Word subraya las
palabras mal escritas con una lnea roja ondulada y subraya los errores gramaticales con una
lnea verde ondulada. Los nombres propios no se encuentran generalmente en el diccionario,
as que a menudo se subrayan con una lnea roja ondulada aunque la palabra est escrita
correctamente. Si hay una palabra que usa a menudo que no se encuentra en el diccionario,
tal vez desee agregarla al diccionario. En esta leccin no se describe cmo agregar palabras
al diccionario. Word puede detectar a menudo si las palabras se usaron inadecuadamente y
subraya la palabra con una lnea azul ondulada. Es decir, si una palabra est subrayada en azul,
la palabra est en el diccionario pero no se us correctamente en el contexto. En este ejercicio,
aprender a usar la funcin Ortografa y gramtica automtica de Word y sus opciones para
revisar y corregir documentos.

PASO A PASO

Comprobar la ortografa y la gramtica

PREPRESE. Antes de iniciar estos pasos, inicie Microsoft Word.


1. ABRA el documento Employment Offer de la carpeta de la leccin.
2. Haga clic en la pestaa Revisar y en el botn Ortografa y gramtica
el panel Ortografa, que tiene un nuevo aspecto (vea la figura 9-2).

del grupo Revisin. Se abre

178

Leccin 9
Figura 9-2
Panel de tareas
de ortografa

La primera palabra que aparece en el panel de tareas Ortografa es Sours, un nombre propio que
no figura en el diccionario de la herramienta. El panel de tareas Ortografa proporciona una lista de
palabras sugeridas, tal como se muestra en la figura 9-2.

3. Haga clic en el botn Omitir todo para ignorar todas las apariciones en el documento, porque Sours no
est en el diccionario principal y est escrito correctamente.
La palabra confimarle est mal escrita. La ortografa correcta es la segunda opcin.

4. Seleccione la sugerencia confirmarle y haga clic en el botn Cambiar todo para cambiar todas las
apariciones.

5. La siguiente palabra mal escrita es epleo. La ortografa correcta est resaltada. Haga clic en el botn
Cambiar todo.

6. La siguiente palabra mal escrita es prmer ; la ortografa correcta est resaltada en el panel de
sugerencias. Haga clic en el botn Cambiar todo.

7. La siguiente palabra mal escrita es ayua. Haga clic en el botn Cambiar todo.
8. Aparece un error de gramtica Los sueldo en el panel de tareas. Haga clic en Omitir. Esto se cubre ms
adelante en la leccin.

9. La siguiente palabra mal escrita es otro nombre propio, Sheila. Algunos nombres propios estn incluidos
en el diccionario principal. La ortografa correcta est resaltada. Haga clic en el botn Cambiar todo.

10. Aparece un mensaje cuando finalice la comprobacin de ortografa y gramtica. Haga clic en Aceptar.
Observe que el icono de la barra de estado cambia de X a una marca de verificacin.

11. GUARDE el documento como Employment Offer en la carpeta de la leccin en la unidad flash.
PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Tome nota

Omitir una vez ignora la aparicin una vez y se detiene en la siguiente aparicin.

Revisin de documentos

179

CONFIGURACIN DE AUTOCORRECCIN
El panel de revisin del cuadro de dilogo Opciones de Word contiene tambin opciones de
configuracin de Autocorreccin de Word. Autocorreccin es una funcin que reemplaza
las abreviaturas, los smbolos y las palabras que se escriben mal comnmente por cadenas
de texto especficas. Por ejemplo, para agregar el smbolo de marca comercial, escriba (tm)
y se insertar automticamente el smbolo TM. Como puede ver, Autocorreccin ahorra
tiempo al escribir texto. Puede administrar la lista de excepciones en el cuadro de dilogo
Excepciones de Autocorreccin, por ejemplo, no escribir con mayscula la primera letra de
una abreviatura. Puede hacer caso omiso de dos maysculas iniciales, por ejemplo en ID de
alumno, o puede personalizar y agregar o eliminar texto. La Autocorreccin est activada
de forma predeterminada, pero puede usar las opciones de Autocorreccin para desactivar o
activar la funcin. En esta leccin, aprender a usar Autocorreccin para reemplazar texto e
insertar smbolos en el documento.

PASO A PASO

Configurar las opciones de Autocorreccin

USE el documento del ejercicio anterior.


1. Haga clic en la pestaa Archivo para abrir Backstage y haga clic en Opciones para mostrar el cuadro
de dilogo Opciones de Word.

2. Haga clic en Revisin en el panel izquierdo para mostrar las opciones de revisin en el panel derecho.
En la seccin Opciones de Autocorreccin, puede cambiar la forma en que Word corrige y da formato al
texto a medida que escribe.

3. Haga clic en el botn Opciones de Autocorreccin para mostrar el cuadro de dilogo Autocorreccin
con la pestaa Autocorreccin abierta, tal como se muestra en la figura 9-3. Observe que el ttulo del
cuadro de dilogo indica que el programa est configurado para comprobar y corregir texto escrito en
Espaol (Espaa).

Figura 9-3
Cuadro de dilogo
Autocorreccin

180

Leccin 9
4. Escriba BYA en el cuadro Reemplazar.
5. Escriba Blue Yonder Airlines en el cuadro Con.
Compruebe la ortografa.

6. Haga clic en el botn Agregar.


7. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo Autocorreccin y haga clic en Aceptar para
cerrar el cuadro de dilogo Opciones de Word.

8. En el primer prrafo, al final de la primera frase, coloque el punto de insercin despus de la e de viaje y
presione la barra espaciadora una vez.

9. Escriba BYA y presione la barra espaciadora una vez. BYA se reemplaza automticamente por Blue
Yonder Airlines.

10. Elimine el espacio adicional antes de la puntuacin.


Agregar siglas u otro texto a Autocorreccin puede ahorrarle el tiempo de tener que escribir caracteres
adicionales.

11. Repita los pasos 1 a 3 para abrir el cuadro de dilogo Autocorreccin.


12. En el cuadro Reemplazar, escriba BYA. BYA y Blue Yonder Airlines destacan en la lista de correcciones
de Autotexto, como se muestra en la figura 9-4.

Figura 9-4
Cuadro de dilogo
Autocorreccin con
entrada personalizada en
la lista de Autocorreccin
ocorreccin

Revisin de documentos

181

13. Haga clic en el botn Eliminar para quitar las entradas resaltadas. Haga clic en Aceptar dos veces para
cerrar los dos cuadros de dilogo.
Ahora, si escribe BYA en el documento y presiona la barra espaciadora, no tendr lugar ninguna
accin.

14. GUARDE el archivo como Employment Offer1 en la carpeta de la leccin en la unidad flash.
PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

PASO A PASO

Insertar caracteres especiales mediante Autocorreccin

USE el documento del ejercicio anterior.


1. Coloque el punto de insercin despus de la s en Airlines en el primer prrafo del cuerpo.
2. Blue Yonder Airlines es el nombre de marca de la empresa y es necesario escribir el smbolo de marca
comercial despus del nombre.

3. Escriba (tm) para insertar el smbolo de marca comercial despus de Airlines.


El smbolo de marca comercial se coloca en el documento como un elemento de superndice.

4. GUARDE el archivo como Employment Offer2 en la carpeta de la leccin en la unidad flash.


PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

PASO A PASO

Deshabilitar Autocorreccin

USE el documento del ejercicio anterior.


1. De forma predeterminada, las opciones de Autocorreccin estn habilitadas. Para empezar a
deshabilitar Autocorreccin, repita los pasos 1 a 3 debajo de la seccin Configurar las opciones de
Autocorreccin .

2. Haga clic para desactivar la marca de verificacin de Reemplazar texto mientras escribe. La funcin
est desactivada y la opcin Usar automticamente las sugerencias del corrector ortogrfico que se
encuentra en la parte inferior del cuadro de dilogo est sombreada en gris para mostrar que no est
disponible.

3. Para habilitar la funcin de Autocorreccin, haga clic en la casilla Reemplazar texto mientras
escribe otra vez; aparece una marca de verificacin en el cuadro y la opcin Usar automticamente
las sugerencias del corrector ortogrfico vuelve a estar disponible. (Consulte con el instructor para
determinar si debe dejar Autocorreccin activado o desactivado).

PAUSA. CIERRE el documento. DEJE Word abierto para usarlo en el prximo ejercicio.

INSERCIN Y MODIFICACIN DE COMENTARIOS EN UN


DOCUMENTO
La funcin Comentario de Word permite a los revisores integrar a las personas y la
comunicacin en diferentes configuraciones. La nueva apariencia visual llama la atencin con
la nueva Tarjeta de persona que se muestra en el lado derecho del documento con nombre
y foto de la persona. Esto identifica al usuario que hizo el comentario y tiene una cuenta
activa de Microsoft. La Tarjeta de persona permite comprobar si la persona est disponible y
comunicarse con ella a travs de mensajera instantnea, voz, vdeo o uno de los ltimos sitios
sociales.

182

Leccin 9

La nueva vista predeterminada de Word 2013 para los comentarios son las Revisiones simples,
que dan al documento un aspecto ms pulido, mientras que un globo aparece a lo largo del
documento. Si usa una tableta o un equipo para leer los comentarios, puede ver el documento
sin el desorden de las marcas que aparecen en la pantalla, lo que facilita la lectura.

Figura 9-5
Grupo Comentarios

Insercin, edicin y eliminacin de un comentario


Los comandos del grupo Comentarios de la pestaa Revisar se usan para insertar comentarios
para el propio usuario o para que otros proporcionen su opinin. Cuando aparece la Tarjeta
de persona, esto indica que la persona tiene una cuenta Microsoft y ha iniciado sesin en
una de las aplicaciones de Office 2013. Cuando se agrega un comentario al documento, el
perfil de la persona aparece como una tarjeta cuando aparecen comentarios. Microsoft ha
mejorado las funciones de comentarios al permitirle comunicarse con las personas que han
hecho comentarios en el documento y proporcionar las opciones en la Tarjeta de persona.
Otra funcin nueva en Word 2013 es marcar un comentario como terminado (en lugar de
eliminarlo).
Los comentarios se agregan fcilmente con el botn Nuevo comentario o mediante el men
contextual. Los comentarios se pueden borrar, editar y marcar como terminados. Puede
moverse por un documento con comentarios mediante los botones de navegacin de la cinta.
En este ejercicio, aprender a insertar, editar, borrar y marcar un comentario como terminado
y a navegar por los comentarios.

PASO A PASO

Insertar un comentario

ABRA Employment Offer3 de los archivos de datos de la leccin.


1. En la primera frase del segundo prrafo, seleccione "US$ 55.000.
2. En la pestaa Revisar , en el grupo Comentarios, haga clic en el botn Nuevo comentario

Aparece un nuevo comentario en el margen derecho, marcado con el icono de nombre y foto de la
persona. Para ver la Tarjeta de persona, mantenga el cursor sobre el icono de la foto o haga clic en l.
Mientras contina agregando comentarios a un documento, ver en qu minuto se agreg el comentario;
finalmente esto cambiar a la fecha en que se agreg el comentario despus de compartir el documento.
Para esta leccin, las imgenes en las figuras aparecen como Iniciar sesin.

3. Escriba en el globo de comentario Podra confirmar si el salario es correcto?


4. En la primera oracin del tercer prrafo, seleccione US$ 2.500.

Revisin de documentos

183

5. Haga clic con el botn secundario y seleccione Nuevo comentario en el men contextual; aparece
un segundo comentario en el margen derecho.

6. En el nuevo comentario, escriba El importe del traslado es de $5 000.


En la figura 9-6 se muestran los dos comentarios como globos. Si la pantalla no aparece como se
muestra en la figura, haga clic en Revisiones simples en el grupo Seguimiento.

Figura 9-6
Documento que muestra
comentarios con
Revisiones simples

7. GUARDE el documento como Employment Offer Comments en la carpeta de la leccin en la


unidad flash.

PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

PASO A PASO

Navegar y editar un comentario

USE el documento del ejercicio anterior.


1. Haga clic en el botn Anterior

en el grupo Comentarios para volver al primer comentario.

Cuando salte a un comentario, estar listo para empezar a editar.

2. Coloque el punto de insercin al final del texto en el primer comentario y escriba Le agradecera que
responda antes de las 17:00 horas de hoy.

3. GUARDE el documento en la carpeta de la leccin en la unidad flash.


PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

184

Leccin 9

PASO A PASO

Mostrar comentarios

USE el documento del ejercicio anterior.


1. Haga clic en el botn Mostrar comentarios

para mostrar los comentarios en el documento.

Los comentarios se colocan en el lado derecho del documento y si mantiene el cursor sobre ellos, podr
ver cunto tiempo hace que se agreg el comentario. Si la persona ha iniciado sesin en su cuenta
Microsoft, tambin se mostrar su nombre y su foto.
El botn Mostrar comentarios alterna entre mostrar y ocultar los comentarios.

PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

PASO A PASO

Borrar y marcar los comentarios como terminados

USE el documento del ejercicio anterior.


1. Haga clic en el botn Siguiente

en el grupo Comentarios para ir al segundo globo de comentario.

2. Haga clic en la flecha desplegable del botn Eliminar

del grupo Comentarios y seleccione

Eliminar en el men desplegable.


Se quita el comentario.

3. Haga clic en Deshacer pegar para poner el comentario de nuevo en el documento.


4. Haga clic con el botn secundario en los dos comentarios por separado y haga clic en Marcar
comentario como listo.
Esta opcin contrae y desvanece todos los comentarios y los coloca en el fondo del documento.

Tome nota

Tambin puede revertir la accin si hace clic con el botn secundario en los comentarios individuales
y hace clic en Marcar comentario como listo para quitar la marca de verificacin. Quite la marca
de verificacin de ambos comentarios.
5. GUARDE el documento como Employment Offer Comments1 en la carpeta de la leccin en la
unidad flash.

PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

VISUALIZACIN DE COMENTARIOS
Tal como aprendi anteriormente en esta leccin, Word muestra los comentarios como pequeos
globos en el documento con las Revisiones simples activadas de forma predeterminada. Los
comentarios tambin pueden mostrarse alineados en el documento o como globos. Los globos
son revisiones y cuando aparecen los comentarios, la tarjeta de la persona se muestra a la derecha
del documento cuando se selecciona el icono de esa persona. Los comentarios alineados
estn ocultos; las iniciales del revisor aparecen entre corchetes al lado del texto seleccionado.
La informacin en pantalla aparecen cuando los comentarios estn alineados y el puntero
del mouse se coloca sobre el comentario alineado. Los globos y los comentarios alineados se
pueden usar con el control de cambios, que se describe ms adelante en la leccin.
El men Mostrar marcas le permite cambiar cmo aparecen los comentarios y determinar los
comentarios de qu revisores se muestran. Cuando est en la vista Borrador, ciertos elementos
de un documento no son visibles.

Ver comentarios alineados y como globos, y ocultar y mostrar


comentarios de revisores
En este ejercicio, aprender a cambiar la presentacin de comentarios de globos a alineados.
En una leccin ms adelante, crear una cuenta Microsoft para que, al agregar comentarios,
se muestre su perfil.

Revisin de documentos
PASO A PASO

185

Ver comentarios alineados

USE el documento del ejercicio anterior.


1. En el grupo Seguimiento, haga clic en el botn Control de cambios

para activar la funcin.

El botn est resaltado ahora para mostrar que est activado. Control de cambios debe activarse para
ver los comentarios alineados.

2. Haga clic en la flecha desplegable que est al lado de Revisiones simples y seleccione Todas las
revisiones para cambiar la configuracin predeterminada de las revisiones.

3. En el grupo Seguimiento, haga clic en el botn Mostrar marcas

para abrir el men que se muestra

en la figura 9-7.
Existen opciones sobre cmo deben mostrarse las revisiones en el documento.

Figura 9-7
Men Mostrar revisiones

4. Seleccione Globos y haga clic en Mostrar todas las revisiones en lnea.


Coloque el puntero del mouse sobre sus iniciales en el segundo prrafo. El comentario aparece en
una informacin en pantalla. Los comentarios alineados estn ocultos y se indican por las iniciales del
revisor entre corchetes al lado del texto seleccionado.

5. GUARDE el documento como Employment Offer Comments2 en la carpeta de la leccin en la


unidad flash.

PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

PASO A PASO

Ver comentarios como globos

USE el documento del ejercicio anterior.


1. Haga clic en el botn Mostrar marcado

para abrir el men.

2. Seleccione Globos y haga clic en Mostrar revisiones en globos.


Los comentarios se muestran en globos en el rea Revisiones.

3. GUARDE el documento como Employment Comments Offer3 en la carpeta de la leccin en la


unidad flash y CIERRE el archivo.
PAUSA. DEJE Word abierto para el prximo ejercicio.

186

Leccin 9

PASO A PASO

Ocultar y mostrar comentarios del revisor

1. ABRA el documento Initial Employment Offer de la carpeta de la leccin. El documento se abre


con la opcin Todas las revisiones seleccionada.

2. En el grupo Seguimiento, cambie las revisiones a Revisiones simples.


3. En el grupo Comentarios, el botn Mostrar comentarios debe estar resaltado y debe mostrar todos los
comentarios de todos los revisores.

4. Haga clic en el botn Mostrar marcas y seleccione Personas especficas.


5. En la lista desplegable de Todos los revisores, haga clic en la casilla de verificacin que est al lado
de Paul Sours para quitar la marca de verificacin. Los comentarios ya no aparecen en el documento
porque Sheila Word respondi a las dudas de Paul.

6. GUARDE el documento como as Initial Offer Comments en la carpeta de la leccin en la unidad


flash.

PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Mostrar el panel de revisiones


Los comentarios y el control de cambios se rastrean en el panel de revisiones verticalmente en
el lado izquierdo de la pantalla u horizontalmente en la parte inferior de la pantalla. Cuando
se abre el panel de revisiones, un resumen muestra el nmero de inserciones, eliminaciones,
movimientos, cambios de formato y comentarios que se han hecho en el documento. En esta
leccin aprender a cambiar pantalla del panel de revisiones de vertical a horizontal.

PASO A PASO

Mostrar el panel de revisiones

USE el documento que est abierto desde el ejercicio anterior.


1. En la pestaa Revisar, en el grupo Seguimiento, haga clic en la flecha desplegable Panel de revisiones
y seleccione Panel de revisiones horizontal en el men desplegable.
El panel de revisiones se abre horizontalmente en la parte inferior de la ventana de Word. Hace un
seguimiento de todos los cambios y los documenta.

2. Para ver el panel de revisiones en vertical, haga clic en la flecha desplegable Panel de revisiones y
seleccione Panel de revisiones vertical.
El panel de revisiones se muestra verticalmente en la parte izquierda del documento.

3. Haga clic en la X en el panel de revisiones vertical o haga clic en el botn Panel de revisiones para
cerrarlo.

4. GUARDE el documento en la carpeta de la leccin en la unidad flash y CIERRE el archivo.


PAUSA. Deje Word abierto para el prximo ejercicio.

CONTROL DE CAMBIOS EN UN DOCUMENTO


El comando Control de cambios permite a los revisores hacer un seguimiento de las revisiones
y comentarios de otros usuarios. Con la nueva tarjeta de persona, puede identificar fcilmente
quin ha realizado cambios y dnde se realizaron los cambios en el documento. Con las nuevas
Revisiones simples como valor predeterminado, los cambios realizados en un documento
muestran una lnea roja cerca del margen izquierdo. Cuando hace clic en la lnea roja o en
el globo, la vista de la revisin cambia a la vista Todas las revisiones. Si desea ver solo los
comentarios en el documento y no los cambios, haga clic en el botn Mostrar comentarios.

Revisin de documentos

187

Para iniciar el control de cambios, haga clic en el botn Control de cambios y para desactivarlo,
haga clic de nuevo. Ver el botn resaltado cuando est activado. Una nueva funcin de control
de cambios es Bloquear seguimiento, que impide que alguien desactive el control de cambios.
Despus de revisar todos los cambios en el documento, puede aceptar o rechazar los cambios.
En el caso de cambios permanentes, los tiene que aceptar o rechazar y detener el seguimiento.
Se proporcionan opciones adicionales sobre cmo aparecen las marcas en el documento. Como
se mencion anteriormente, Revisiones simples es el valor predeterminado; las otras opciones
son Todas las revisiones, que muestra todos los cambios y comentarios; Ninguna revisin,
que muestra el documento en una copia final sin las revisiones; Original, que muestra el
documento original sin revisiones.
Tal como se indic anteriormente, el men Mostrar marcas le permite cambiar la forma en
que aparecen los cambios o comentarios en el documento. Las revisiones pueden aparecer
como globos, alineadas o mostrarse solo con comentarios y formato en globos. El aspecto
de los cambios se puede modificar si desactiva los comentarios, la tinta, las inserciones y
eliminaciones y el formato. De forma predeterminada, estn habilitados. Cuando varias
personas han hecho cambios en un documento y desea ver solo los cambios de personas
especficas, puede especificar los cambios de qu persona desea mostrar en el documento.
Anteriormente en la leccin, aprendi a mostrar el panel de revisiones en horizontal o en
vertical. Esto funciona del mismo modo para el control de cambios.
El cuadro de dilogo Opciones de control de cambios le permite cambiar el nombre de usuario.
Hay opciones adicionales disponibles, pero no se explican en esta leccin.
En este ejercicio, aprender a cambiar un nombre de usuario, a controlar los cambios, a cambiar
la forma en que se muestran las revisiones, a imprimir revisiones, a bloquear el seguimiento y
a aceptar y rechazar cambios. En la figura 9-8 se muestran los grupos Seguimiento y Cambios.
Figura 9-8
Grupos de Seguimiento
y cambios

Use esta figura como referencia a lo largo de esta leccin y en el resto del libro.

PASO A PASO

Cambiar un nombre de usuario

ABRA el documento Handbook de la carpeta de la leccin.


1. INICIE el cuadro de dilogo Opciones de control de cambios haciendo clic en el selector de cuadro de
dilogo en el grupo Seguimiento.

2. Haga clic en el botn Cambiar nombre de usuario.


Se abre el cuadro de dilogo Opciones de Word.

188

Leccin 9
3. Debajo de Personalizar la copia de Microsoft Office, escriba Aggie Becker en el cuadro Nombre de
usuario y escriba ab en el cuadro Iniciales.

4. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo Opciones de Word.


5. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo Opciones de control de cambios.
PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

PASO A PASO

Control de cambios en un documento

USE el documento del ejercicio anterior.


1. Muestre la pestaa Revisar y haga clic en el botn Control de cambios

para activarlo.

2. En la primera frase del primer prrafo, seleccione B & B y presione Supr. Las Revisiones simples
muestran una lnea roja en el margen izquierdo para que sepa que se ha realizado un cambio.

3. En el mismo prrafo, seleccione B & B. Negrita y el color de texto rojo oscuro.


El texto aparece en el documento con los cambios realizados.

4. Coloque el punto de insercin en el segundo prrafo, delante de la primera B de B & B y escriba Books
and Beyond.
El nuevo texto insertado se muestra en el documento.

5. Seleccione B&B en el segundo prrafo y presione Supr.


Se coloca una segunda marca en el margen izquierdo.

6. GUARDE el documento como Handbook Draft1 en la carpeta de la leccin en la unidad flash.


PAUSA. DEJE el documento abierto para el prximo ejercicio.

PASO A PASO

Cambiar las revisiones en un documento

USE el documento del ejercicio anterior.

Tome nota

De forma predeterminada, las Revisiones simples estn habilitadas y las revisiones se muestran en
el margen izquierdo donde se han efectuado cambios. Cuando se inserta texto en un documento,
se muestra en el documento.
1. Haga clic en la flecha desplegable que est al lado de Revisiones simples y seleccione Todas las
revisiones.
Las revisiones aparecen en el margen derecho y muestran dnde se ha eliminado texto con una lnea
punteada que apunta a la ubicacin de la eliminacin. En el documento aparece el nombre "Autor"
como se muestra en la figura 9-9 porque el usuario no ha iniciado sesin en la cuenta Microsoft. El texto
insertado se subraya y se muestra en el color de control de cambios predeterminado.

Revisin de documentos

189

Figura 9-9
Documento mostrado
en la vista Todas
las revisiones

2. Haga clic en la flecha desplegable que est al lado de Todas las revisiones y seleccione Ninguna
revisin.
No aparece ninguna revisin en el documento.

3. Cambie Ninguna revisin a Original. El documento vuelve a su formato y muestra solo el texto con
formato.

4. Vuelva a mostrar en el documento las Revisiones simples.


5. GUARDE el documento en la carpeta de la leccin en la unidad flash.
PAUSA. Deje Word abierto para el prximo ejercicio.

PASO A PASO

Mostrar las revisiones en un documento

USE el documento del ejercicio anterior.


1. Haga clic en la flecha desplegable que est al lado de Mostrar marcas para mostrar el men.
Las marcas de verificacin indican que las revisiones para estas funciones estn habilitadas.

2. Haga clic en la marca de verificacin que est al lado de Inserciones y eliminaciones para desactivarla.
Ya no se muestran las revisiones en el documento.

3. Active las revisiones de Inserciones y eliminaciones.


4. GUARDE el documento en la carpeta de la leccin en la unidad flash.
PAUSA. Deje Word abierto para el prximo ejercicio.

190

Leccin 9

PASO A PASO

Mostrar revisiones en globos y alineadas

USE el documento del ejercicio anterior.


1. Haga clic en la flecha desplegable que est al lado de Mostrar marcas y seleccione Globos. En
Globos, se coloca una marca de verificacin al lado de Mostrar marcas.

2. Seleccione Mostrar todas las revisiones en lnea.


Observe que no se produjo ningn cambio en el documento. Para ver los cambios alineados, las
revisiones deben estar en la vista Todas las revisiones.

3. Cambie a la vista Todas las revisiones y mantenga el cursor sobre el texto eliminado en el documento
para ver las marcas alineadas.

4. GUARDE el documento como Handbook Draft2 en la carpeta de la leccin en la unidad flash.


PAUSA. Deje Word abierto para el prximo ejercicio.

COMBINAR DOCUMENTOS
Cuando dos o ms personas editan copias independientes de un documento, tal vez sea
necesario combinar los documentos para incorporar todos los cambios en un solo archivo.

Combinacin de documentos
Al combinar documentos, los cambios de dos copias independientes de un documento se
fusionan en una sola copia. Un documento se designa como versin original y el segundo
documento es la versin revisada. Word empieza con el original y luego usa las marcas de
revisin para indicar los cambios que provienen de la copia revisada.
Si los dos documentos definen los mismos estilos de forma diferente, por ejemplo, tienen
fuentes distintas asignadas al estilo Normal, Word le solicita para decidir qu definicin debe
prevalecer.

PASO A PASO

Combinar documentos

PREPRESE. Antes de iniciar estos pasos, inicie Microsoft Word y abra un nuevo documento en blanco.
1. En la pestaa Revisar, haga clic en Comparar y en Combinar. Se abre el cuadro de dilogo Combinar
documentos.

2. En la seccin Documento original, haga clic en el icono de carpeta para buscar el documento original.
Aparece el cuadro de dilogo Abrir.

3. Desplcese hasta los archivos de datos de la leccin y elija Handbook Edits1. Haga clic en Abrir
para volver al cuadro de dilogo Combinar documentos.

4. En la seccin Documento revisado, haga clic en el icono de carpeta para buscar el documento
revisado.

5. Desplcese hasta los archivos de datos de la leccin y elija Handbook Edits2. Haga clic en Abrir
para volver al cuadro de dilogo Combinar documentos.

6. En la seccin Documento revisado, en el cuadro de texto Marcar cambios no marcados con, reemplace
el valor predeterminado Autor por Editor. Vea la figura 9-10.

Revisin de documentos

191

Figura 9-10
Cuadro de dilogo
Combinar documentos

7. Haga clic en Aceptar. Aparece un cuadro de dilogo que advierte que Word puede almacenar solo un
conjunto de cambios de formato en el documento final.

8. Elija el otro documento (Handbook Edits2.docx) y haga clic en Continuar con Combinar. Aparece el
documento Combinar resultado 1 en Word. El panel de revisiones tal vez ha aparecido ya a la izquierda;
de lo contrario, en la pestaa Revisar, haga clic en el botn Panel de revisiones y haga clic en Panel de
revisiones vertical.
El documento combinado aparece en el centro. Los documentos originales y revisados aparecen
en paneles pequeos a la derecha, como se muestra en la figura 9-11. (Si no aparecen, seleccione
Comparar, Mostrar documentos de origen, Mostrar ambos para ver los dos documentos).

192

Leccin 9
Figura 9-11

Todos los documentos


combinados, originales y
revisados estn visibles
en pantalla

9. En el panel de revisiones, desplcese hacia abajo para buscar el cambio de Definicin de estilo del autor
para el estilo Normal y haga clic con el botn secundario en l.

10. Elija Rechazar cambio. El cambio de estilo se revierte y el estilo Normal queda definido como estaba en
el documento original.

11. Haga clic con el botn secundario en el cambio de Definicin de estilo del autor para Ttulo 1 y haga clic
con el botn secundario en l.

12. Elija Aceptar cambio. Se confirma el cambio de estilo del Ttulo 1 y el Ttulo 1 queda definido como
estaba en el documento revisado.

13. En la pestaa Revisar, haga clic en el botn Aceptar y elija Aceptar todos los cambios y detener el
seguimiento.

14. Cierre el panel de revisiones.


15. Cierre los paneles de Documento original y Documento revisado.
16. Haga clic con el botn secundario en la palabra tiene con el subrayado azul ondulado y elija que.
17. Guarde el documento combinado como Merged Contract y luego cierre el archivo.
CIERRE Word.

Revisin de documentos

193

Evaluacin de conocimientos

Varias opciones
Seleccione la mejor respuesta a los siguientes enunciados.

1. En qu lugar se encuentra la opcin de correccin Corregir DOs MAysculas SEguidas?


a. CorreccinMaysculas
b. Autocorreccin
c. Configuracin de gramtica
d. Excepciones

2. Qu comandos activan la funcin de ortografa y gramtica?


a. F7
b. MaysF7
c. Botn Ortografa y gramtica
d. a y c

3. Los comentarios se usan para agregar

a los documentos de Word.

a. dudas
b. preguntas
c. recordatorios
d. Todos los anteriores

4. Cmo se muestran los comentarios de un solo revisor en un documento de Word que contiene comentarios de varios
revisores?
a. Deja la marca de verificacin en la casilla de verificacin Todos los revisores.
b. Se desactiva la casilla de verificacin Todos los revisores y se coloca una marca de verificacin junto al nombre de
ese revisor solamente.
c. Esta funcin muestra solo los comentarios de todos los revisores.
d. Esta funcin no puede mostrar los comentarios de un revisor.

5. En cul de los siguientes tipos de documentos puede insertar comentarios?


a. Trabajos de investigacin.
b. Currculum vitae
c. Planes de marketing
d. Todos los anteriores

Verdadero o falso
Haga un crculo alrededor de la V si el enunciado es verdadero o alrededor de la F si el enunciado
es falso.
V

1.

2.

Siempre debe corregir los documentos antes de compartirlos.

3.

Las opciones de Autocorreccin pueden encontrarse en el cuadro de dilogo Opciones de Word de la

El panel de correccin del cuadro de dilogo Opciones de Word contiene opciones para cambiar el modo en
que Word corrige y da formato al texto.

pantalla Mostrar en la vista Backstage.


V

4.

Autocorreccin no puede desactivarse.

5.

La configuracin de estilo de escritura predeterminada es Gramtica y estilo.

194

Leccin 9

Proyectos

Proyecto 9-1: Corregir un trabajo de investigacin


Ha acordado ayudar a un amigo a corregir su carta de referencia.
PREPRESE. INICIE Word si no est ya en ejecucin.
1. ABRA el documento Reference Letter de la carpeta de la leccin.
2. GUARDE el documento como 9-1 Reference Letter en la carpeta de la leccin en la unidad flash.
3. Haga clic en la pestaa Archivo para abrir Backstage y haga clic en Opciones.
4. Seleccione Revisin y debajo de la seccin Para corregir ortografa y gramtica en Word. al lado del
cuadro de comando Estilo de escritura, seleccione Gramtica.

5. Haga clic en Aceptar.


6. En la pestaa Revisar del grupo Revisin, haga clic en el botn Ortografa y gramtica.
7. Se abre panel de tareas Ortografa y se detiene en las palabras o frases enumeradas en la tabla
siguiente; por cada palabra mal escrita, tomar las medidas indicadas en la tabla. Adems, si no est
seguro de cmo se pronuncia una palabra, haga clic en el botn Sonido.

8. Cuando aparezca el mensaje que indica que la comprobacin de ortografa y gramtica est completa,
haga clic en Aceptar.

Palabra mal escrita

Palabra corregida

Accin que debe realizar

empleda

empleada

Cambiar todo

suprvisin

supervisin

Cambiar todo

demstr

demostr

Cambiar todo

recomiend

recomiendo

Cambiar todo

9. Haga clic en Contar palabras en el grupo Revisin para comprobar la informacin sobre el documento
y luego cirrelo.

10. GUARDE el documento en la carpeta de la leccin en la unidad flash y CIERRE el archivo.


DEJE Word abierto para el siguiente proyecto.

Proyecto 9-2: Manual de Books and Beyond


Trabaja en Books and Beyond y el administrador necesita su ayuda para usar las opciones de
Autocorreccin en Word. Su tarea consiste en revisar manualmente el documento y localizar
las tres apariciones de B & B. Ha aprendido que el comando Autocorreccin puede ahorrar
tiempo al escribir texto y agregar smbolos especiales en un documento.
PREPRESE. INICIE Word si no est ya en ejecucin.
1. ABRA el documento Handbook Acknowledge en la carpeta de la leccin.
2. GUARDE el documento como 9-2 Handbook Acknowledge Update en la carpeta de la leccin en
la unidad flash.

3. Haga clic en la pestaa Archivo para abrir Backstage y haga clic en Opciones.
4. En la seccin Revisin, haga clic en el botn Opciones de Autocorreccin.
5. En el cuadro Reemplazar, escriba B & B y en el cuadro Con, escriba Books and Beyond.

Revisin de documentos

195

6. Haga clic en el botn Agregar.


7. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo Autocorreccin.
8. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo Opciones de Word.
9. En el primer prrafo, localice y seleccione B & B y presione Supr.
10. En la misma ubicacin, escriba B & B y presione la barra espaciadora.
11. Localice la segunda aparicin, seleccione B & B y presione Supr. A continuacin, escriba B & B y
presione la barra espaciadora.

12. Localice la tercera aparicin, seleccione B & B y presione Supr. A continuacin, escriba B & B y
presione la barra espaciadora.

13. En la primera frase del primer prrafo, coloque el punto de insercin despus de la d de Beyond. Escriba
(c) para insertar el smbolo de copyright en el documento.

14. En la segunda frase del primer prrafo, coloque el punto de insercin despus de la d de Beyond.
Escriba (c) para insertar el smbolo de copyright en el documento.

15. En la segunda frase del segundo prrafo, coloque el punto de insercin despus de la d de Beyond.
Escriba (c) para insertar el smbolo de copyright en el documento.

16. Repita los pasos 3 a 4 para abrir el cuadro de dilogo Autocorreccin.


17. En el cuadro Reemplazar, escriba B & B. El texto debe aparecer en la lista siguiente.
18. Haga clic en el botn Eliminar.
19. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo Autocorreccin.
20. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo Opciones de Word.
21. GUARDE el documento en la carpeta de la leccin en la unidad flash.
CIERRE Word.

10 Formato de un trabajo de investigacin


MATRIZ DE CONOCIMIENTOS DE LA LECCIN
Conocimientos

Objetivo del examen

Nmero de objetivo

Creacin de citas

Insertar citas.
Cambiar los estilos de cita.
Insertar marcadores de posicin
de citas.

4.1.6
4.1.8
4.1.5

Agregar ttulos

Agregar ttulos.
Cambiar el formato de los ttulos.
Cambiar las etiquetas de los
ttulos.
Configurar la posicin de un
ttulo.
Omitir las etiquetas de los ttulos.

4.2.1
4.2.3
4.2.4

Creacin y modificacin de
encabezados o pies de pgina

Insertar nmeros de pgina.


Insertar encabezados y pies de
pgina simples.

1.3.6
1.3.4

Creacin de una pgina citada en la


obra

Insertar bibliografa.

4.1.7

Insertar notas al pie y notas al final

Administrar la ubicacin de las


notas al pie.
Modificar la numeracin de las
notas al pie.
Insertar notas finales.
Configurar el formato de las
notas al final.

4.1.2

Insercin de hipervnculos

Insertar hipervnculos.

1.2.2

Creacin de marcadores

Crear marcadores.
Demostrar cmo se usa la
opcin Ir a

1.2.3
1.2.4

Formato de un trabajo de investigacin

4.2.2
4.2.5

4.1.4
4.1.1
4.1.3

Creacin de una tabla de contenido

Trabaja a tiempo completo en Northwind Traders y estudia cursos nocturnos en la universidad local para completar
su licenciatura. Los cursos en los que se ha matriculado requieren que enve un trabajo de investigacin. Seguir el
estilo de la Asociacin de lenguas modernas (MLA) para el trabajo de investigacin, pero lo mejor para su inters
sera conocer tambin los otros estilos disponibles. El instructor le requerir que aprenda a insertar hipervnculos y

marcadores, y que prepare el documento para compartirlo. Ha completado el trabajo y ahora necesita dar formato
al documento. En esta leccin, aprender a dar formato a un trabajo de investigacin usando el estilo MLA, a aplicar
un hipervnculo al texto y a grficos, y a aplicar marcadores.

196

Formato de un trabajo de investigacin

197

ORIENTACIN SOBRE EL SOFTWARE


Pestaa Referencias

Los comandos de la pestaa Referencias se usan para crear una tabla de contenido, notas
al pie y notas al final, citas y bibliografa, ttulos, un ndice y una tabla de autoridades.
Use esta figura como referencia a lo largo de esta leccin, as como en el resto del libro.

Figura 10-1
Pestaa Referencias

FORMATO DE UN TRABAJO DE INVESTIGACIN


Se ha adoptado el estilo de la Asociacin de lenguas modernas (MLA), ya que es el elegido
por muchos colegios y universidades. En esta seccin usamos el estilo MLA para mostrar
cmo se da formato a un trabajo de investigacin. Las directrices de estilo MLA continan
actualizndose para que la estandarizacin se acomode a la documentacin para sitios web,
publicaciones digitales, entrevistas, fuentes electrnicas y mucho ms. Ms adelante en esta
leccin se describen los estilos alternativos y se muestra cmo aplicar formato en uno de ellos
(el estilo APA).

Formato de un trabajo de investigacin


Como estudiante universitario, lo ms probable es que tenga que asistir a una clase de escritura
tcnica para uno de los cursos de humanidades o de artes liberales. Cuando empiece a escribir
su trabajo de investigacin, escribir un esquema para hacerlo ms manejable y mantenerlo
organizado. En una leccin posterior, aprender ms sobre los esquemas y despus puede
comenzar a reunir todos sus conocimientos. Word hace ms fcil dar formato a su trabajo de
investigacin, agregar y administrar fuentes, seleccionar un estilo, insertar una bibliografa,
insertar ttulos, crear una tabla de contenido y agregar notas al pie y notas al final. Aprender a
citar las fuentes para evitar el plagio. Completar un trabajo copiando la mayora del contenido y
adjudicarse el mrito por ello es plagio. En este ejercicio, aprender a aplicar los conocimientos
que se han tratado en lecciones anteriores; a dar formato a un trabajo de investigacin con el
estilo MLA; y a insertar citas, ttulos, notas al pie y notas al final, bibliografa, hipervnculos
y marcadores.

198

Leccin 10

PASO A PASO

Formato de un trabajo de investigacin

PREPRESE. Antes de empezar estos pasos, asegrese de iniciar Microsoft Word.


1. ABRA el documento First Ladies de la carpeta de la leccin. El documento no tiene formato.
2. Coloque el punto de insercin al principio del documento y cree un par de lneas en blanco.
El estilo MLA requiere que se coloque informacin al principio del documento. En la primera lnea,
aparecer el nombre del alumno, seguido del nombre del instructor, el curso y la fecha. Escriba la
informacin siguiente en la lnea correspondiente.
Primera lnea:

Victoria DeLen

Segunda lnea:

Profesor Frank Smith

Tercera lnea:

Historia 101

Cuarta lnea:

19 de marzo de 20XX

3. Seleccione todo el documento y cambie el tamao de fuente a 12 pto., la fuente a Arial.


4. Cambie los mrgenes a 2,5 cm superior, inferior, a la izquierda y a la derecha; luego cambie el
interlineado a doble.

5. Aplique una sangra de primera lnea solo a los prrafos. Evite el ttulo y los encabezados.
6. Debajo del ttulo, Mujeres en poltica, coloque el punto de insercin al principio del segundo prrafo, que
empieza con "La nacin tiene siempre. . . en el fondo. Ajuste la sangra izquierda a 2,5 cm sin sangra
de primera lnea.
Como regla general, para dar formato a las citas, se considera una cita corta aquella que tiene menos
de cuatro lneas. Estas se encierran entre comillas dobles, a doble espacio; se menciona al autor y el
nmero de pgina especfico; y el signo de puntuacin debe colocarse despus del parntesis. Esto
tambin se incluye en la pgina de bibliografa. Las citas de ms de cuatro lneas deben escribirse a
doble espacio y a una pulgada del margen izquierdo sin comillas. No aplique sangra a la primera lnea,
a menos que vaya a citar varios prrafos. El formato de bloque para las citas cortas o largas debe
usarse para citar dos o ms prrafos que siguen unos a otros. A la primera lnea se le debe aplicar una
sangra de 3,81 cm desde el margen izquierdo.

7. Coloque el punto de insercin en cualquier parte del ttulo, La evolucin del rol de primera dama y
centre el ttulo.

8. Seleccione los ttulos siguientes, aplique un estilo Ttulo 1 y ponga los ttulos en negrita.
El estilo Ttulo 1 mantiene los ttulos alineados a la izquierda.
Introduccin
Mujeres en poltica
Historia de las primeras damas
Rol de las primeras damas
El poder de las primeras damas
Conclusin

9. GUARDE el documento como Research on First Ladies en la carpeta de la leccin en la unidad


flash.

PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

CREACIN DE CITAS
Ahora que ha dado formato al trabajo de investigacin, las citas deben colocarse en el documento.
Las citas de fuentes deben incluirse en los documentos, tales como trabajos de investigacin,
artculos o informes que analizan o describen la investigacin que ha completado sobre un
tema. Al citar una fuente, se hace en el lugar relevante dentro del texto. Word le permite
insertar una cita y crear una fuente al mismo tiempo. Estas se pueden manejar, modificar o
eliminar cuando sea necesario.

Formato de un trabajo de investigacin

199

Creacin de citas
Una cita es una nota que menciona la fuente de informacin. Hay muchas reglas que pueden
aplicarse a una cita especfica. En esta leccin, aprender a usar citas bsicas en el texto, con
las que se ponen parntesis despus de una cita que incluye el nmero de pgina y el nombre
del autor. Tenga en cuenta que tambin puede modificar las citas.
Una fuente incluye toda la informacin acerca de dnde proviene informacin especfica para
que el lector pueda encontrar la obra original. Podra ser un libro, un informe, un artculo de
diario o un sitio web.
Cuando se agrega una nueva cita a un documento, se crea tambin una nueva fuente que
aparecer en la bibliografa. Una bibliografa es una lista de fuentes que se coloca al final de
un documento. Esto tambin se conoce como pgina de trabajos citados.
Cada vez que se crea una nueva fuente en cualquier documento, la informacin se guarda en el
equipo en una lista maestra, para que pueda buscar y usar cualquier fuente usada anteriormente
en otros documentos. Word tambin crea una lista actualizada, que contiene todas las fuentes
del documento actual. Esta lista puede modificarse en cualquier momento.
Cuando no se han recopilado todos los datos de una fuente, se puede insertar un marcador de
posicin que puede rellenarse en un momento posterior. Para agregar un marcador de posicin,
haga clic en Agregar nuevo marcador de posicin en el men Insertar cita. En este ejercicio,
aprender a crear una cita.

PASO A PASO

Crear citas
Puede elegir entre muchos estilos de referencia distintos cuando d formato a las citas, las fuentes y
la bibliografa. Los formatos de la Asociacin psicolgica americana (APA) y la Asociacin de lenguas
modernas (MLA) son los ms comunes. Tambin hay formatos adicionales disponibles, as que asegrese de
consultar al instructor sobre el estilo. El formato seleccionado inserta la informacin con el diseo correcto.

USE el documento que est abierto desde el ejercicio anterior.


1. En la pestaa Referencias, en el grupo Citas y bibliografa, haga clic en la flecha desplegable que est
al lado de Estilo y cambie el estilo a MLA, 7 edicin (vea la figura 10-2).

200

Leccin 10
Figura 10-2
Men Estilo

2. Debajo del ttulo, Mujeres en poltica, coloque el punto de insercin al final del primer prrafo, despus
de Meringolo.

3. Haga clic en el botn Insertar cita en el grupo Citas y bibliografa. Aparece un men.
4. Seleccione Agregar nueva fuente. Aparece el cuadro de dilogo Crear fuente.
El cuadro de dilogo Crear fuente contiene campos para la fuente del libro, que incluye el autor, el ttulo,
el ao de derechos de autor, la ciudad donde se edit y el editor. Para agregar informacin adicional,
haga clic en el cuadro Mostrar todos los campos bibliogrficos para mostrar campos adicionales.

5. El men Tipo de fuente bibliogrfica muestra Libro como valor predeterminado. Haga clic en la flecha
desplegable para revisar las opciones de fuente adicional. Los campos se ajustarn automticamente
en el cuadro de dilogo segn el tipo de fuente. Mantenga la fuente en el valor predeterminado.

6. Escriba la informacin de fuente que se muestra a continuacin. Nota: tendr que activar la casilla que
est junto a Mostrar todos campos bibliogrficos para ver todos los campos.
Tipo de fuente bibliogrfica: Libro
Autor: Mayo, Edith; Meringolo, Denise D.
Ttulo: First Ladies Political Role and Public Image
Ao: 1990
Ciudad: Washington
Provincia o estado: D. C.
Editorial: Smithsonian Institute

7. Haga clic en Aceptar. La cita se agrega al texto y la fuente de informacin se guarda. Los nombres de
autor (Mayo y Meringolo) estn entre parntesis. Cuando se aplica el formato MLA, se usa el mtodo
autor-pgina y la cita se coloca entre parntesis. El nmero de pgina no aparece y ms adelante
aprender a modificar la cita.

Formato de un trabajo de investigacin

201

8. Debajo del ttulo Historia de las primeras damas, haga clic para colocar el punto de insercin al final de
la segunda frase despus de la palabra nominacin y antes del punto.

9. Haga clic en el botn Insertar cita y seleccione Agregar nueva fuente.


Ha observado que la primera fuente apareci cuando hizo clic en el botn Insertar cita?

10. En el men Tipo de fuente bibliogrfica, seleccione Libro.


11. Escriba la informacin de la fuente para estilo MLA en el cuadro de dilogo, como se muestra a
continuacin.
Tipo de fuente: Libro
Autor: Anthony, Carl Sferrazza
Ttulo: Americas First Families: An Inside View of 200 Years of Private Life in the White House
Ao: 2000
Ciudad: New York
Editorial: Simon & Schuster, Inc.

12. Haga clic en Aceptar. Se inserta la cita.


13. GUARDE el documento en la carpeta de la leccin en la unidad flash.
PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Modificacin de una cita y una fuente


Word simplifica la modificacin de las fuentes, ya que ofrece mens en los marcadores de
posicin, que permiten un fcil acceso a los cuadros de dilogo usados para modificar las citas
y las fuentes.

PASO A PASO

Modificar una cita y una fuente


Cuando se inserta una cita, Word la inserta en el documento, dentro de un marcador de posicin. Cuando
mantiene el mouse sobre la cita aparece sombreada. Puede modificar fcilmente el texto del marcador de
posicin o los datos de la fuente o la cita que lo acompaa.

USE el documento que dej abierto en el ejercicio anterior.


1. Al final del segundo prrafo, haga clic en la primera cita que ha insertado. Haga clic en la flecha
desplegable para mostrar un men (vea la figura 10-3).

Figura 10-3
Men y marcador
de posicin Cita

2. Seleccione Editar fuente en el men. Aparece el cuadro de dilogo Editar fuente, relleno con la
informacin que escribi anteriormente acerca de la fuente.

3. En el campo Ao, cambie el ao de publicacin a 1994.


4. Haga clic en Aceptar. Word muestra un mensaje en el que se pregunta: Esta fuente existe en la lista
general y en el documento actual. Desea actualizar las dos listas con estos cambios?

5. Haga clic en S.
6. La cita est todava seleccionada. Haga clic en la flecha hacia abajo en el marcador de posicin
nuevamente, y esta vez seleccione Editar cita. Aparece el cuadro de dilogo Editar cita.

202

Leccin 10
El cuadro de dilogo Editar cita le permite agregar nmeros de pgina si especifica la pgina o las
pginas de la fuente a las que hace referencia. Tambin puede tomar decisiones sobre qu mostrar
dentro del texto de la cita si hace clic en las casillas de verificacin que estn debajo de Suprimir. Puede
suprimir el ao, el autor o el ttulo.

7. En la seccin Suprimir, haga clic en la casilla de verificacin Autor y haga clic en Aceptar. Los nombres
de los autores se reemplazan con el ttulo.

8. Debajo del ttulo, Mujeres en poltica, coloque el punto de insercin despus de la palabra fondo, que
est en el prrafo La nacin siempre. . . segundo plano.

9. En el grupo Citas y bibliografa, haga clic en Insertar cita. El men incluye dos fuentes que han citado
en el documento actual. Esta es la lista actual. Seleccione la cita de Mayo, Edith, Meringolo, Denise D.
Se inserta la cita.

10. Haga clic en la cita. Haga clic en la flecha desplegable para visualizar las opciones de la cita y
seleccione Editar cita.

11. En la seccin Agregar, escriba 8 en el cuadro Pginas y, en la seccin Suprimir, haga clic en las casillas
de verificacin que estn al lado de Autor y Ttulo. Haga clic en Aceptar.
En los pasos anteriores, ha modificado los estilos de cita de este documento mediante la supresin de
una o ms opciones.

12. GUARDE el documento en la carpeta de la leccin en la unidad flash.


13. Debajo del ttulo, Mujeres en poltica, haga clic en la flecha desplegable para visualizar la opcin de la
cita y seleccione Editar cita. Desea editar la primera cita de esta seccin.

14. Quite la marca de verificacin que est al lado de Autor y haga clic en Aceptar.
15. Seleccione la segunda cita y quite las marcas de verificacin que estn al lado de Autor y Ttulo. Haga
clic en Aceptar.

16. Debajo del ttulo, Historia de las primeras damas, coloque el punto de insercin al final del prrafo que
est despus de la mano y saludan y antes del punto.
En este paso siguiente, insertar un marcador de posicin de cita. Un marcador de posicin de cita
es un nombre de etiqueta de la fuente. Tambin puede usar esto como referencia para usted mismo
mientras contina escribiendo su trabajo de investigacin. Tambin se pueden editar los nombres de
etiqueta en el cuadro de dilogo Editar fuente.

17. Haga clic en el botn Insertar cita; seleccione Agregar nuevo marcador de posicin.
Aparecer el cuadro de dilogo Nombre de marcador de posicin, que le indica que "Escriba el nombre
de la etiqueta de la fuente. Puede agregar ms informacin a esta fuente posteriormente haciendo clic
en Editar fuente en el Administrador de fuentes bibliogrficas.

18. Escriba Fuente_de_investigacin; y haga clic en Aceptar.


No se permiten espacios en el cuadro de dilogo Nombre de marcador de posicin.

19. GUARDE el documento como Research on First Ladies Update en la carpeta de la leccin en la
unidad flash.

PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Administrar las fuentes


El Administrador de fuentes muestra todas las fuentes que haya creado y proporciona opciones
para su administracin. El Administrador de fuentes presenta dos listas: la lista general, que
contiene todas las fuentes de todos los documentos que haya creado con Word y la lista actual,
que incluye todas las fuentes que haya creado en el documento actual. El Administrador de
fuentes le permite ordenar, mover, copiar, borrar o crear fuentes para administrarlas. En este
ejercicio, aprender a administrar las fuentes.

PASO A PASO

Administrar las fuentes

USE el documento que dej abierto en el ejercicio anterior.


1. Haga clic en el botn Administrar fuentes en el grupo Citas y bibliografa. Aparece el cuadro de dilogo
Administrador de fuentes (vea la figura 10-4).

Formato de un trabajo de investigacin

203

Figura 10-4
Cuadro de dilogo
Administrador de fuentes

2. En la seccin Lista general, seleccione la fuente Anthony.


3. Haga clic en el botn Editar. Aparece el cuadro de dilogo Editar fuente. Usar el Administrador de
fuentes le permite editar las fuentes.

4. Haga clic en la casilla de verificacin que est al lado de Mostrar todos los campos bibliogrficos. El
cuadro de dilogo Editar fuente se expande para incluir campos adicionales.

5. Escriba NY en el campo Provincia o estado y haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo
Editar fuente.

6. Word muestra un mensaje en el que se pregunta: Esta fuente existe en la lista general y en el
documento actual. Desea actualizar las dos listas con estos cambios?. Haga clic en S.

7. Haga clic en el botn Cerrar en el cuadro de dilogo Administrador de fuentes.


8. GUARDE el documento en la carpeta de la leccin en la unidad flash.
PAUSA. DEJE Word abierto para el prximo ejercicio.

Quitar una cita


Puede quitar una cita del documento sin quitar los datos de la fuente. Los datos de la fuente
permanecen guardados en la lista del documento actual y en la lista general; por lo tanto, si
decide que debe citar la fuente en otro lugar, puede elegirla en el men Insertar cita. Si desea
quitar permanentemente las citas, debe abrir el cuadro de dilogo Administrador de fuentes, a
continuacin, seleccione la fuente y haga clic en el botn Eliminar para completar esta accin.
En este ejercicio, aprender a quitar una cita sin quitar la fuente.

PASO A PASO

Quitar una cita

USE el documento que est abierto desde el ejercicio anterior.


1. Debajo del ttulo Historia de las primeras damas, coloque el punto de insercin despus de Anthony en
la segunda oracin.

204

Leccin 10
2. Haga clic en la pestaa Marcador de posicin de cita para seleccionar toda la cita. Sugerencia: al
principio del marcador de posicin, ver una Pestaa con tres puntos verticales es ms fcil de
seleccionar.

3. Presione Eliminar para quitar la cita del documento.


4. Abra el cuadro de dilogo Administrador de fuentes y observe que la fuente est todava en las dos
listas. Cuando haya terminado, cierre el cuadro de dilogo.

5. Haga clic en el botn Deshacer en la Barra de herramientas de acceso rpido.


6. GUARDE el documento en la carpeta de la leccin en la unidad flash.
PAUSA. DEJE Word abierto para el prximo ejercicio.

ORIENTACIN SOBRE EL SOFTWARE


Cuadro de dilogo Ttulo

Cuando trabaje con ttulos en un documento, usar el cuadro de dilogo Ttulo (vea la
figura 10-5). Desde all puede seleccionar varias opciones de ttulos, que incluyen rtulos
y numeracin.
Use esta figura como referencia a lo largo de esta leccin, as como en el resto del libro.

Figura 10-5
Cuadro de dilogo Ttulo

AGREGAR TTULOS
Word puede agregar automticamente ttulos en el documento cuando hay tablas, imgenes u
otros objetos, o se pueden agregar ttulos manualmente.

Agregar ttulos
Un ttulo es una lnea de texto que describe un objeto y puede aparecer por encima o por debajo
del objeto que describe. Mientras contina escribiendo su trabajo, decide agregar una tabla e
insertar una imagen. Si agrega un ttulo por debajo o por encima de la tabla, proporcionar
informacin a cualquier persona que lea su informe. Mientras contine trabajando con los
ttulos, tambin aprender que los ttulos se pueden usar para las figuras y ecuaciones. Para
este ejercicio, se le proporcionarn los pasos para crear uno de estos tipos de ttulos, pero en
realidad no los usar en su trabajo. En este ejercicio, aprender a agregar un ttulo a una figura,
a una tabla y a una ecuacin.

Formato de un trabajo de investigacin


PASO A PASO

205

Agregar ttulos a una tabla

USE el documento que dej abierto en el ejercicio anterior.


1. En la pestaa Vista, active el panel de navegacin.
2. Debajo del ttulo El poder de las primeras damas, coloque el punto de insercin al final del ltimo prrafo,
que termina con ejercer demasiado poder, y agregue una lnea en blanco.

3. Cierre el panel de navegacin.


4. Inserte una Tabla de 2x3 en la lnea en blanco. Escriba la siguiente informacin en la tabla.
Primera columna, primera fila: First Ladies
Segunda columna, primera fila: Aos en la Casa Blanca
Segunda columna, segunda fila: 20 de enero de 1981 20 de enero de 1989
Segunda columna, tercera fila: 20 de enero de 1993 20 de enero de 2001

5. Desde la carpeta de la leccin, inserte la imagen de Nancy Reagan en la primera columna, segunda
fila.

6. Desde la carpeta de la leccin, inserte la imagen de Hillary Clinton en la primera columna, tercera
fila.

7. El alto de ambas imgenes debe ajustarse a 3,23 cm.


8. Aplique el comando Autoajustar al contenido a toda la tabla.
9. Coloque el punto de insercin debajo de la tabla en una lnea en blanco.
10. En la pestaa Referencias, en el grupo Ttulos, haga clic en el botn Insertar ttulo para abrir el
cuadro de dilogo Ttulo.

11. Haga clic en la flecha desplegable que est al lado del cuadro Rtulo para mostrar los distintos rtulos;
despus seleccione Tabla. As se cambia la opcin del rtulo en el cuadro Ttulo. El cuadro Ttulo
muestra ahora Tabla 1.

12. Coloque el punto de insercin en el cuadro Ttulo despus de 1 y presione la barra espaciadora una
vez. Escriba Primeras damas y haga clic en Aceptar. El ttulo se inserta debajo de la tabla.

13. GUARDE el documento como Research on First Ladies Update1 en la carpeta de la leccin en la
unidad flash.

PAUSA. DEJE Word abierto para usarlo en el prximo ejercicio.

Agregar ttulos a una figura


El mismo proceso que us para agregar ttulos a una tabla se usa para las figuras y para
cualquier otro objeto. Su trabajo de investigacin contiene dos imgenes y le gustara insertar
un ttulo para cada imagen. En este ejercicio, insertar un ttulo para las imgenes que insert
anteriormente.
PASO A PASO

Aadir ttulos a una figura

USE el documento que dej abierto en el ejercicio anterior.


1. Seleccione la primera imagen, Nancy Reagan.
2. Haga clic en el botn Insertar ttulo y cambie el rtulo a Ilustracin.
3. Agregue una marca de verificacin al lado de Excluir el rtulo del ttulo. Ha observado que Ilustracin 1
se ha reemplazado por 1?
Si agrega una marca de verificacin al lado de Excluir el rtulo del ttulo podr personalizar su propio
rtulo.

4. Haga clic en el botn Nuevo rtulo, despus escriba Nancy Reagan. Haga clic en Aceptar. Aparece
un 1 despus del nombre. Haga clic en Aceptar. Haga clic en la flecha desplegable que est al lado de
Posicin; a continuacin, seleccione Encima de la seleccin. Haga clic en Aceptar. El ttulo aparece
encima de la imagen.

5. Seleccione la segunda imagen, Hillary Clinton.


6. Haga clic en el botn Insertar ttulo. En el cuadro Ttulo, se mostrar el nombre de Nancy Reagan. Si
fuera a usar otra imagen de la seora Reagan, entonces seleccionara el rtulo correspondiente. Word
numera automticamente cada rtulo.

206

Leccin 10
7. Cambie el rtulo a Ilustracin.
8. Haga clic en el botn Nuevo rtulo y luego escriba Hillary Clinton. Haga clic en Aceptar.
Como se mencion en el paso 6, si fuera a agregar otra foto de la seora Clinton, entonces usara el
rtulo correspondiente. Word asignar un nmero automticamente a cada ttulo incluso para los rtulos
nuevos.

9. Haga clic en la flecha desplegable que est al lado de Posicin; a continuacin, seleccione Encima de
la seleccin. Haga clic en Aceptar.

10. GUARDE el documento en la carpeta de la leccin en la unidad flash.


PAUSA. DEJE el documento abierto para otro ejercicio. Volver a este documento ms adelante en la
leccin.

Agregar ttulos a una ecuacin


El mismo mtodo para agregar un ttulo a una tabla y a una figura se puede usar para las
ecuaciones si selecciona simplemente un elemento diferente en la lista Rtulo o si crea un
nuevo rtulo. Si estuviera escribiendo un documento que contiene ecuaciones, tal vez desee
agregar un ttulo para cada ecuacin. Este documento no contiene ninguna ecuacin, as que
crearemos un nuevo documento. Cuando vuelva a abrir el cuadro de dilogo Ttulo, la etiqueta
seleccionada anteriormente y el formato de numeracin se mostrarn junto con el siguiente
nmero secuencial. Por ejemplo, si insert el ttulo Ilustracin 1, la prxima vez que abra
el cuadro de dilogo Ttulo de ese documento, se mostrar Ilustracin 2. En este ejercicio,
aprender a agregar un ttulo, a colocarlo de nuevo y a cambiar el formato de numeracin.

PASO A PASO

Agregar ttulos a una ecuacin

ABRA un documento de Word en blanco.


1. Presione Entrar para crear una lnea en blanco.
2. En el men Insertar, en el grupo Smbolos, haga clic en la flecha desplegable que est al lado del
botn Ecuacin para mostrar el men.

3. Haga clic en rea del crculo para insertar la ecuacin en el documento.


4. Haga clic en la flecha desplegable de acceso directo que est al lado de la ecuacin, seleccione
Justificacin y haga clic en Izquierda. La ecuacin se coloca en el lado izquierdo del documento.

5. Mueva el punto de insercin a la lnea en blanco encima de la ecuacin.


6. En la pestaa Referencias, en el grupo Ttulos, haga clic en el botn Insertar ttulo para mostrar el
cuadro de dilogo Ttulo.

7. En el cuadro Rtulo, seleccione Ecuacin y, en el cuadro Posicin, el ttulo ya est establecido en


Debajo de la seleccin.
La ecuacin no se ha seleccionado. Al seleccionar la ecuacin, se le ofrecen opciones para cambiar a
Encima o Debajo de la seleccin. El punto de insercin est encima de la ecuacin; por lo tanto, el ttulo
se colocar en la lnea en blanco encima de la ecuacin.

8. Haga clic en la casilla de verificacin que est al lado de Excluir el rtulo del ttulo para agregar una
marca de verificacin. El texto, Ecuacin, se quita del cuadro Ttulo.

9. Haga clic en el botn Numeracin para mostrar el cuadro de dilogo Numeracin de ttulos.
10. En el cuadro Formato, seleccione A, B, C. . . despus haga clic en el cuadro que est al lado de Incluir
nmero de captulo para ver las opciones. Su trabajo de investigacin debe contener estilos de ttulo
para usar esta opcin o para agregar un separador.

11. Quite la marca de verificacin de Incluir nmero de captulo. Haga clic en Aceptar.
12. Aparece un nuevo ttulo de numeracin en el cuadro Ttulo. Haga clic en la casilla de verificacin que
est al lado de Excluir el rtulo del ttulo para desactivar esta funcin. Observ que el texto, Ecuacin
A, aparece en el cuadro Ttulo?
En el paso 10, cambi el formato de nmero a letras, que ahora se incluirn en el ttulo.

13. En el cuadro Ttulo, coloque el punto de insercin despus de A, despus escriba dos puntos, presione
la barra espaciadora una vez y escriba rea de un crculo.

14. Haga clic en Aceptar.

Formato de un trabajo de investigacin

207

15. Coloque el punto de insercin al final de la ecuacin y presione Entrar dos veces.
16. Inserte la ecuacin Teorema binomial.
17. Seleccione la ecuacin, haga clic en el botn Insertar ttulo para mostrar el cuadro de dilogo Ttulo.
En el cuadro Ttulo, se agrega automticamente Ecuacin B. Word hace un seguimiento del ttulo que se
est usando y cambia el nmero automticamente.

18. Coloque el punto de insercin despus de B, escriba dos puntos, seguido de un espacio; luego escriba
Ecuacin del teorema binomial.

19. Coloque el ttulo Encima de la seleccin. Haga clic en Aceptar.


20. GUARDE el documento como Equations with Caption en la carpeta de la leccin en la unidad flash
y CIERRE el archivo.

PAUSA. DEJE Word abierto para usarlo en el prximo ejercicio.

Solucin
de problemas

Word inserta los ttulos como texto, pero el nmero de ttulo secuencial se inserta como un campo.
Si el ttulo es similar a {SEQ Figure \* ALPHABETIC}, Word muestra los cdigos de campo en lugar
de los resultados de campo. Para ver los resultados de campo, presione AltF9.

CREACIN Y MODIFICACIN DE ENCABEZADOS Y PIES DE


PGINA
Un encabezado aparece en la parte superior de la pgina de un documento y un
pie de pgina aparece en la parte inferior. El grupo Encabezado y pie de pgina se encuentra
en la pestaa Insertar y contiene comandos para insertar los encabezados, pies de pgina y
nmeros de pgina incorporados en un documento de Word.
El botn Nmero de pgina del grupo Encabezado y pie de pgina contiene comandos para
insertar nmeros de pgina en el encabezado, en el pie de pgina o en el margen lateral de una
pgina mediante la galera incorporada. En este ejercicio, aprender a insertar nmeros de
pgina en un documento.

Agregar un encabezado con un nmero de pgina


Ahora tiene que agregar en cada pgina un encabezado que muestre su apellido seguido de un
nmero de pgina, segn el estilo MLA.

PASO A PASO

Agregar un encabezado con un nmero de pgina

USE el documento Research on First Ladies Update1 que est abierto de un ejercicio anterior.
1. Coloque el punto de insercin en cualquier lugar de la primera pgina.
2. Haga clic en la pestaa Insertar.
3. En el grupo Encabezado y pie de pgina, haga clic en el botn Nmero de pgina.
4. En el men que aparece, apunte a Principio de pgina.
5. En el men desplegable seleccione Nmero sin formato 3. Los nmeros de pgina se insertan en todas
las pginas.
Observe que las Herramientas para encabezado y pie de pgina se abren con la pestaa Diseo activa.
El nmero de pgina se coloca tambin en el lado derecho como se indica en las directrices de estilo de
MLA.

6. Asegrese de que el punto de insercin est colocado delante del campo Nmero de pgina. Escriba
el apellido: DeLen; despus presione la barra espaciadora una vez. Se insertar un encabezado de
pgina en cada pgina del documento.

7. Haga clic en el botn Cerrar encabezado y pie de pgina en el grupo Cerrar.


8. GUARDE el documento en la carpeta de la leccin en la unidad flash.
PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

208

Leccin 10

Desvinculacin y vinculacin de encabezados y pies de pgina


En un documento que contiene ms de una seccin, puede especificar si los datos de
encabezado y pie de pgina pasan de una seccin a la siguiente. De forma predeterminada,
aparecen el mismo encabezado y pie de pgina en cada seccin. Sin embargo, tal vez desee
tener encabezados y pies de pgina diferentes en los distintos captulos en un documento largo,
por ejemplo, o para diferenciar la parte principal del documento de las pginas de apertura o
de cierre.
Para vincular o desvincular los encabezados y pies de pgina de una seccin a otra, mueva
el punto de insercin al encabezado o al pie de pgina. Luego, en la pestaa Diseo de
Herramientas para encabezado y pie de pgina, haga clic en el botn Vincular al anterior
para alternar entre el vnculo activado o desactivado. En el siguiente ejercicio, desactivar el
vnculo.

PASO A PASO

Desvincular y vincular encabezados de seccin


USE el documento Research on First Ladies Update1 que est abierto del ejercicio anterior.

1. Coloque el puntero del mouse al principio del ttulo Conclusin.


2. En la pestaa Diseo de pgina, haga clic en el botn Saltos y haga clic en Pgina siguiente.
3. Haga doble clic en el rea de encabezado en la parte superior de la pgina 5. La Pestaa Diseo de
Herramientas para encabezado y pie de pgina est disponible.

4. Haga clic en el botn Vincular al anterior para romper el vnculo. Ahora estn desconectados los
encabezados y pies de pgina de las dos secciones. Sin embargo, el mismo texto aparece todava en
ambas secciones, por ahora.

5. En el rea de encabezado en la parte superior de la pgina 5, coloque el punto de insercin antes de


DeLen y luego, en la pestaa Inicio, haga clic en Alinear a la izquierda.

6. Escriba Conclusin y presione la tecla de tabulacin dos veces para mover el nombre y el nmero de
pgina de nuevo a la posicin anterior.

7. Desplcese hacia arriba en el documento para confirmar que esto no ha afectado al encabezado de la
seccin anterior.

8. En la pestaa Diseo de Herramientas para encabezado y pie de pgina, haga clic en Cerrar
encabezado y pie de pgina.

9. GUARDE el archivo como Research on First Ladies Multi Header en la carpeta de la leccin en
la unidad flash y CIERRE el archivo.

CREACIN DE UNA PGINA CITADA EN LA OBRA


Word ofrece una galera de formatos bibliogrficos para elegir y le permite generar
automticamente una bibliografa de las fuentes en la Lista actual del cuadro de dilogo
Administrador de fuentes. Una bibliografa es una pgina que hace una lista de todas las
fuentes de su trabajo. Asegrese de seguir las instrucciones de su instructor en cuanto al
formato que debe usar. Puede optar por insertar una bibliografa al final del documento o
puede insertar un salto de pgina para crear una nueva pgina para la bibliografa. Despus de
insertar la bibliografa, Word le permite agregar y borrar fuentes para actualizarla o le permite
quitarla. Una bibliografa es lo mismo que crear una pgina de obras citadas. En este ejercicio,
aprender a insertar una pgina de obras citadas.

PASO A PASO

Insertar una pgina de obras citadas

ABRA el documento Research on First Ladies Update1 de un ejercicio anterior para este ejercicio.
1. Presione Ctrl+Fin para ir hasta el final del documento. El punto de insercin se coloca despus de la
ltima frase del documento.

2. Presione Ctrl+Entrar para insertar un salto de pgina.


3. Quite la sangra de primera lnea.

Formato de un trabajo de investigacin

209

4. Con el punto de insercin en la nueva pgina en blanco, haga clic en el botn Bibliografa del grupo
Citas y bibliografa. Aparece un men de estilos de bibliografa incorporados.
Puede elegir entre insertar una bibliografa automtica al final del documento o en una nueva pgina.
El comando Insertar bibliografa inserta una bibliografa sin ttulo. Para su trabajo de investigacin, el
instructor le ha indicado que use el estilo Trabajos citados.

5. Seleccione el estilo Trabajos citados. Las obras citadas se insertan en la nueva pgina (vea la figura
10-6). El ttulo se inserta tambin automticamente y el encabezado contina en la nueva pgina.

Figura 10-6
Pgina de obras citadas

6. GUARDE el documento en la carpeta de la leccin en la unidad flash.


PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Actualizacin de una pgina de obras citadas


Despus de agregar nuevas fuentes o de modificar las fuentes, necesita actualizar la bibliografa
para reflejar los cambios o adiciones que ha realizado. Cuando mantiene el cursor sobre el
punto de insercin en la bibliografa, Word muestra el marcador de posicin, de forma similar
a como inserta las citas. Por lo tanto, puede seleccionar la bibliografa mediante la pestaa
Marcador de posicin; para mostrar el marcador de posicin, coloque el punto de insercin en
el ttulo de la bibliografa y aparecer una flecha slida hacia abajo. Haga clic en el icono para
visualizar la pestaa Marcador de posicin. En este ejercicio, aprender a actualizar la pgina
de obras citadas.

PASO A PASO

Actualizar una pgina de obras citadas

USE el documento que dej abierto en el ejercicio anterior.


1. Debajo del ttulo Rol de las primeras damas, coloque el punto de insercin en el primer prrafo, al
principio de la quinta frase, despus de la palabra Gutin.

2. Haga clic en Insertar cita y seleccione Agregar nueva fuente. Aparece el cuadro de dilogo Crear
fuente.

3. Haga clic en el cuadro Mostrar todos los campos bibliogrficos. El cuadro de dilogo se expande
para incluir ms campos.

4. Escriba la informacin de la fuente debajo.


Tipo de fuente: Libro
Autor: Gutin, Myra G.
Ttulo: The Presidents Partner: The First Lady in the Twentieth Century
Ao: 1989
Ciudad: Westport
Provincia o estado: CT
Editorial: Greenwood Press

5. Haga clic en Aceptar. Se inserta la cita.


6. Desplcese hasta la pgina de obras citadas para actualizarla con la nueva fuente.

210

Leccin 10
7. Coloque el punto de insercin al lado del ttulo de las obras citadas y aparecer la flecha slida hacia
abajo
. Haga clic en el icono para visualizar la pestaa Marcador de posicin. En ttulo Trabajos
citados contrae el contenido.

8. Haga clic en el botn Actualizar citas y bibliografa

. La pgina se actualiza automticamente.


Para ver los cambios, haga clic en la flecha slida
para expandir el contenido de la pgina de obras
citadas. La nueva fuente se agrega a la pgina (vea la figura 10-7).

Figura 10-7
Pgina de obras
citadas actualizada

9. GUARDE el documento en la carpeta de la leccin en la unidad flash.


PAUSA. DEJE Word abierto para el prximo ejercicio.

Eliminacin de una pgina de obras citadas


Puede eliminar fcilmente una bibliografa. Sin embargo, recuerde que la informacin de la
fuente todava est guardada con el documento actual y en la lista general de Word. Cuando
Word inserta una bibliografa, se inserta un marcador de posicin dentro de otro marcador de
posicin. Para eliminar toda la bibliografa, haga clic en la pestaa Marcador de posicin que
est al lado del ttulo y presione la tecla Supr.

PASO A PASO

Eliminar una pgina de obras citadas

USE el documento que dej abierto en el ejercicio anterior.


1. Haga clic en la pestaa Marcador de posicin (tres puntos verticales) para seleccionar toda la lista de
bibliografa y fuentes.

2. Presione la tecla Suprimir. Se elimina la bibliografa.


3. Haga clic en el botn Deshacer en la Barra de herramientas de acceso rpido.
4. GUARDE el documento en la carpeta de la leccin en la unidad flash y CIERRE el archivo.
PAUSA. DEJE Word abierto para el prximo ejercicio.

Trabajar con tablas de autoridades


Una tabla de autoridades es un tipo especializado de bibliografa que se usa en documentos
legales. En una tabla de autoridades se hace una lista de todas las citas legales en un documento
y de los nmeros de las pginas en las que se encuentran. Muchos de los conocimientos para
trabajar con una tabla de autoridades son los mismos que aprendi antes en esta leccin para
trabajar con citas y bibliografas.

Formato de un trabajo de investigacin

211

La generacin de una tabla de autoridades consta de dos pasos:


En primer lugar, marque las citas. Para marcar una cita, seleccione una referencia a un caso en
el documento, tales como Forrester contra Craddock, 51 Wn 2d 315 (1957). A continuacin,
haga clic en el botn Marcar cita en el grupo Tabla de autoridades en la pestaa Referencias y
rellene la informacin sobre la cita en el cuadro de dilogo Marcar cita.
En segundo lugar, inserte la tabla de autoridades. Para ello, coloque el punto de insercin
donde desee que aparezca la tabla de autoridades (normalmente al final del documento) y
despus, en la pestaa Referencias, haga clic en Insertar Tabla de autoridades.
Si cambia las citas despus de generar la tabla de autoridades, puede actualizar fcilmente la
tabla de autoridades. Para hacerlo, coloque el punto de insercin en cualquier lugar dentro de
la tabla de autoridades y haga clic en el botn Actualizar tabla del grupo Tabla de autoridades
en la pestaa Referencias.

INSERTAR NOTAS AL PIE Y NOTAS AL FINAL


En los ejercicios que complet anteriormente se demostr cmo dar formato a un trabajo de
investigacin con el estilo MLA. Aplicar los conocimientos que ha aprendido en los ejercicios
siguientes cuando inserte notas al pie, notas al final, una tabla de contenido y una pgina de
ttulo. Se crea una pgina de ttulo y, si el instructor le ha indicado que inserte una tabla de
contenido, Word la inserta fcilmente en el documento. Una tabla de pgina de contenido sigue
a la pgina de ttulo y debe separarse con un salto de seccin de pgina siguiente para que se
pueda dar el formato correcto a los nmeros de pgina, los encabezados y los pies de pgina.

Insercin de notas al pie en un documento


Tanto las notas al pie como las notas al final son tipos de citas en un documento donde se
introduce informacin adicional y tambin sirven como referencias a la fuente. Una nota al pie
se coloca en la parte inferior de la pgina del documento en la que se encuentra la cita,
mientras que una nota final se coloca al final del documento. Las notas al pie y las notas al
final se numeran automticamente. La edicin de una nota al pie o de una nota al final se hace
dentro del texto y la eliminacin de una nota al pie o de una nota al final vuelve a numerar
automticamente las restantes notas al pie o notas al final. Como alumno, las usar en sus
trabajos de investigacin. En esta leccin aprender a insertar una nota al pie y una nota al
final en un documento.

PASO A PASO

Crear notas al pie y notas al final

ABRA el documento First Ladies Research de la carpeta de la leccin.


1. Ya se ha dado formato a este documento. Lo que tendr que hacer es insertar notas al pie o notas al
final del documento.

2. Debajo del ttulo Mujeres en poltica, coloque el punto de insercin al final del segundo prrafo.
3. Haga clic en el botn Insertar nota al pie en el grupo Notas al pie. Se coloca un superndice 1 despus
del prrafo y al final de la pgina. Va a citar la fuente en el rea de pie de pgina.

4. Escriba Mayo, Edith y Denise, Meringolo. First Ladies: Political Role and Public Image.
Washington: Smithsonian Institute, 1994. Ha escrito el ttulo de libro de la fuente para el pie de
pgina.

5. Coloque el punto de insercin al lado del superndice al final del segundo prrafo y aparece una
informacin en pantalla que muestra el texto de la nota al pie.

6. Debajo del ttulo Historia de las primeras damas, coloque el punto de insercin al final de la segunda
frase (antes de Anthony). En el grupo Notas al pie, haga clic en el botn Insertar nota al pie. Se coloca
un superndice 2 en la parte inferior de la pgina 2.

7. En la parte inferior de la pgina del documento, escriba Anthony, Carl Sferrazza. Americas First
Families: An Inside View of 200 Years of Private Life in the White House. New York: Simon &
Schuster, Inc., 2000. La parte inferior de la pgina 2 debera parecerse a la figura 10-8.

212

Leccin 10
Figura 10-8
Nota al pie sin formato

8. Coloque el punto de insercin debajo del ttulo Rol de las primeras damas, al final de la tercera frase. En
el grupo Notas al pie, haga clic en el botn Insertar nota al pie. Se coloca un superndice 3 despus de
la puntuacin.

9. En la parte inferior de la pgina del documento, escriba Gutin, Myra G. The Presidents Partner: The
First Lady in the Twentieth Century. Westport: Greenwood Press, 1989.

10. GUARDE el documento como First Ladies Research Second Update en la carpeta de la leccin
en la unidad flash.

PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Formato de las notas al pie y notas al final


Segn la Asociacin de lenguas modernas (MLA), una nota al pie en la parte inferior de la
pgina de estilo MLA se escribe con espaciado simple, sangra francesa y espaciado doble
entre cada nota al pie, mientras que una nota al final se escribe con espaciado doble y sangra
de primera lnea. En esta leccin, aprender a dar formato a una nota al pie y a una nota al final,
as como a eliminarlas.
PASO A PASO

Formato de notas al pie

USE el documento que dej abierto en el ejercicio anterior.


1. Presione y mantenga presionado el botn primario del mouse para seleccionar el inicio de la segunda y
tercera nota al pie que empieza con Anthony. . . 1989.

2. Cambie la sangra a sangra francesa. El interlineado ya est configurado como espacio simple.
3. Haga clic en Aceptar.
4. Coloque el punto de insercin despus de la segunda nota al pie (la primera nota al pie de la pgina 2) y
aumente el espaciado Despus a 12 pto. Esta accin crea el espaciado entre las notas al pie.

5. Para dar formato a la primera nota al pie (en la pgina 1), cambie la sangra a sangra francesa y
establezca el espaciado Despus a 12 pto.

6. Seleccione el prrafo de la pgina 1 que comienza con La nacin siempre. . . segundo plano.1
7. D formato al prrafo con una sangra izquierda dos centmetros y medio.
8. Cambie el interlineado a Sencillo.
9. Seleccione el superndice 1 en la nota al pie al final de la pgina uno del documento.
10. En la pestaa Referencias, en el grupo Notas al pie, inicie el cuadro de dilogo Notas al pie y notas al
final.

Formato de un trabajo de investigacin

213

11. Se abre el cuadro de dilogo Notas al pie y notas al final. En la seccin Formato que est al lado de
Figura 10-9

Formato de nmero, haga clic en la flecha desplegable y seleccione Caracteres numerales romanos en
maysculas (vea la figura 10-9).

Cuadro de dilogo Nota al


pie y nota al final

12. Haga clic en Aplicar. Observe que el formato de numeracin ha cambiado para las notas al pie del
documento.

13. GUARDE el documento en la carpeta de la leccin en la unidad flash.


14. Coloque el punto de insercin despus de la segunda nota al pie en el texto debajo del ttulo, Historia de
las primeras damas. Elimine la nota al pie.
Observe que la nota al pie desapareci de la pgina dos. Cuando hay ms notas al pie en su documento
y elimina una, el resto de las notas al pie se vuelven a numerar automticamente.

15. Haga clic en Deshacer.


16. GUARDE el documento en la carpeta de la leccin en la unidad flash.
PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Conversin de notas al pie y notas al final


Es fcil convertir una nota al pie en una nota al final o viceversa. En este ejercicio, aprender
a convertir las notas al pie en notas al final y a dar formato a la nota al final.
PASO A PASO

Convertir notas al pie y notas al final

USE el documento que dej abierto en el ejercicio anterior.


1. Coloque el punto de insercin al principio de la primera nota al pie, debajo de la lnea horizontal.
2. En el grupo Notas al pie, haga clic en la flecha para iniciar el cuadro de dilogo Notas al pie y notas al
final.

3. Haga clic en el botn Convertir. Se abre el cuadro de dilogo Convertir notas. La primera opcin,
Convertir las notas al pie en notas al final, est seleccionada.

4. Haga clic en Aceptar para convertir las notas y cerrar el cuadro de dilogo Convertir notas.
5. Haga clic en Insertar O en Aplicar para cerrar el cuadro de dilogo Notas al pie y notas al final.
Desplcese hasta el final del documento y observe que las notas al pie ya no estn colocadas al final
de la pgina. Las notas al final se muestran al final del documento en caracteres numerales romanos en
minsculas.
6. Coloque el punto de insercin despus del ltimo prrafo en el documento e inserte un salto de pgina
para separar las notas al final del documento y colocarlas en una nueva pgina.
7. Seleccione la primera nota al final y cambie el formato a 1, 2, 3... se vuelven a numerar las notas al
final con el nuevo formato. Cambie el espaciado a doble espacio y sangra de primera lnea para las
notas al final.

214

Leccin 10
8. GUARDE el documento como First Ladies Research with Endnotes en la carpeta de la leccin
en la unidad flash.

PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

ORIENTACIN SOBRE EL SOFTWARE


Grupo Tabla de contenido de la cinta

Cuando se escribe un trabajo de investigacin, agregar una tabla de contenido hara fcil
para el lector localizar rpidamente una seccin del documento. La tabla de contenido facilita saltar de una ubicacin del documento a otra. Los vnculos se crean automticamente
y, si decide presentarlo en lnea, los vnculos estarn en el documento.
Use esta figura como referencia a lo largo de esta leccin, as como en el resto del libro.

Figura 10-10
Grupo Tabla de contenido

CREACIN DE UNA TABLA DE CONTENIDO


Una tabla de contenido se encuentra generalmente al principio de un documento largo para
ayudar a los lectores a localizar rpidamente los temas de inters. Una tabla de contenido
(TDC) es una lista ordenada de los ttulos de un documento, junto con los nmeros de las
pginas en las que se encuentran. La tabla de contenido sigue a la pgina de ttulo.

Creacin de una tabla de contenido


Word simplifica la insercin de una tabla de contenido cuando se usa la galera de estilos
incorporada en el men Tabla de contenido. Puede usar uno de los estilos de la galera
incorporada o dar formato manualmente a la tabla de contenido. El documento debe contener
estilos de ttulo para que Word construya automticamente la tabla de contenido. Word
construir la tabla de contenido basndose en los estilos de encabezado que se usan en el
documento. Por ejemplo, si usa los estilos Ttulo 1, Ttulo 2 y Ttulo 3 en el documento y luego
genera una tabla de contenido, Word sabe automticamente qu estilo de encabezado se est
usando. En este ejercicio, aprender a crear una tabla de contenido.
PASO A PASO

Crear una tabla de contenido

USE el documento que dej abierto en el ejercicio anterior.


1. Coloque el punto de insercin al principio del documento. Agregue un salto de seccin de pgina
siguiente y luego mueva el punto de insercin a la primera pgina.
Al insertar un salto de seccin, la tabla de contenido se separa del resto del documento porque puede
ser necesario insertar los nmeros de pgina de forma diferente.

2. Presione Entrar dos veces para crear una lnea en blanco encima del salto de seccin.
3. Coloque el punto de insercin en la lnea uno.

Formato de un trabajo de investigacin

215

4. En la pestaa Referencias, en el grupo Tabla de contenido, haga clic en el botn Tabla de contenido.
Aparecer una galera de estilos integrados y un men.

5. Seleccione el estilo Tabla automtica 2. La tabla de contenido se inserta en el documento (vea la figura
10-11).
Cuando hace clic en la tabla de contenido, est sombreada en gris. Cada entrada est vinculada al ttulo
en el documento y aparecer con informacin en pantalla. El estilo de tabla de contenido que seleccion
contiene un encabezado para esta pgina y la configuracin de tabulacin derecha con puntos
suspensivos; los nmeros de pgina se colocan automticamente en cada ttulo. Cuando selecciona la
tabla, aparece en la parte superior de la tabla la pestaa Tabla de contenido que le permite seleccionar
la tabla, cambiar el formato y actualizar la tabla rpidamente.

Figura 10-11
Estilo de tabla automtica
2 aplicado al documento

6. Presione Ctrl, despus haga clic en el botn del mouse para seguir el vnculo de El poder de las
primeras damas. Word salta rpidamente a esa seccin del documento. Presione Ctrl+Inicio para ir al
principio del documento.

7. GUARDE el documento como First Ladies Research with TOC en la carpeta de la leccin en la
unidad flash.

PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Dar formato a una tabla de contenido


El cuadro de dilogo Tabla de contenido tiene otras opciones de formato que se pueden
especificar, por ejemplo, si se deben mostrar o no los nmeros de pgina o si se deben alinear
a la derecha. Tambin puede especificar caracteres de relleno, que son los smbolos que
aparecen entre el tema de la tabla de contenido y el nmero de pgina correspondiente. En esta
leccin, aprender a cambiar los niveles y caracteres de relleno de alineacin para dar formato
a una tabla de contenido.
PASO A PASO

Formato de una tabla de contenido

USE el documento que dej abierto en el ejercicio anterior.


1. En el grupo Tabla de contenido, haga clic en el botn Tabla de contenido.
2. Seleccione Tabla de contenido personalizada en el men. Aparece el cuadro de dilogo Tabla de
contenido (vea la figura 10-12).

216

Leccin 10
El cuadro Vista preliminar hace una lista de los estilos usados para crear la tabla de contenido, mientras
que Vista previa de Web muestra hipervnculos en lugar de nmeros de pgina. El cuadro de dilogo
Tabla de contenido le ofrece opciones para especificar si se muestran los nmeros de pgina y esos
nmeros de pgina deben alinearse a la derecha. Los caracteres de relleno son smbolos que sirven
como gua visual desde los ttulos hasta los nmeros de pgina. Estos pueden aparecer como puntos,
guiones, lneas o nada. El formato para la Tabla de contenido se puede cambiar para mostrar diferentes
niveles de ttulos en la tabla de contenido.

Figura 10-12
Cuadro de dilogo Tabla
de contenido

3. Desplcese por las opciones y vea la tabla de contenido en el rea de vista previa.
4. Haga clic en la flecha desplegable que est al lado de Formatos y seleccione el formato Sencillo.
Puede ver las diferencias en el formato en el rea de vista previa.

5. Haga clic en el botn Opciones para abrir el cuadro de dilogo Opciones de tabla de contenido.
6. En la seccin Generar tabla de contenido a partir de, desplcese por la lista de nivel de tabla de
contenido. Observe los estilos y los niveles marcados para su inclusin en la tabla de contenido.

7. Escriba 4 en el cuadro que est al lado de Ttulo 4 para agregar un nivel de TDC 4. Se coloca
automticamente una marca de verificacin al lado del ttulo.

8. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo Opciones de tabla de contenido y haga clic en
Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo Tabla de contenido.

9. Si se le solicita que reemplace la tabla de contenido seleccionada, haga clic en S.


10. La tabla de contenido contiene el nmero de pgina al lado del ttulo sin caracteres de relleno. Si hay
cuatro niveles en su documento, ver Ttulo 4 en el grupo Estilos de la pestaa Inicio.

Tome nota

Para quitar el Ttulo 4, abra el cuadro de dilogo Tabla de contenido y elimine el 4.


11. Quite el Ttulo 4 en el cuadro de dilogo Opciones de tabla de contenido.
12. Cambie el formato a Elegante. La tabla de contenido aparece ahora con una lnea como carcter de
relleno, seguida del nmero de pgina. Haga clic en Aceptar y haga clic en S.

13. GUARDE el documento como First Ladies Research with TOC1 en la carpeta de la leccin en la
unidad flash y CIERRE el archivo.
PAUSA. DEJE Word abierto para usarlo en el prximo ejercicio.

Formato de un trabajo de investigacin

217

Creacin de una tabla de ilustraciones


En algunos documentos se asignan nmeros y ttulos secuencialmente a las ilustraciones
(grficos), como los ttulos que ha creado en "Agregar ttulos" anteriormente en esta leccin. Si
lo desea, puede crear una tabla de ilustraciones para resumirlas. Una tabla de ilustraciones es
como una tabla de contenido, excepto que hace una lista de cada nmero de ilustracin, ttulo
y nmero de pgina en la que aparece, en lugar de cada ttulo de texto en el documento.

PASO A PASO

Crear una tabla de ilustraciones

PREPRESE.
1. ABRA el documento First Ladies Biographies de la carpeta de la leccin. Ya hay imgenes y
ttulos en este documento.

2. Mueva el punto de insercin hasta el final del documento y presione Ctrl+Entrar para crear un salto de
pgina.

3. Escriba Tabla de ilustraciones y aplique el estilo Ttulo 1. Despus presione Entrar para empezar un
nuevo prrafo.

4. En la pestaa Referencias, haga clic en Insertar Tabla de ilustraciones. Se abre el cuadro de dilogo
Tabla de ilustraciones.

5. Desactive la casilla Usar hipervnculos en lugar de nmeros de pgina.


6. Haga clic en Aceptar. Se crea la tabla de ilustraciones.
7. GUARDE el archivo como First Ladies Biographies with TOF en la carpeta de la leccin en la
unidad flash y CIERRE el archivo.

INSERCIN DE HIPERVNCULOS
Tambin se pueden agregar hipervnculos a un trabajo de investigacin o a cualquier documento
que requiera un vnculo para ayudar al lector a encontrar rpidamente la fuente a la que se
hace referencia en el documento. El instructor puede requerir que comparta el documento en
lnea con otras personas, lo que permitir a sus lectores seguir los vnculos del documento. En
otra leccin, aprender a usar el comando Presentar en lnea, que crear automticamente un
vnculo al documento. Un hipervnculo es una forma de saltar de una ubicacin a otra. Puede
estar en el mismo documento o en una ubicacin externa. Para seguir el vnculo, presione
el hipervnculo con la tecla Ctrl y el botn primario del mouse. Los hipervnculos pueden
aplicarse a texto o a grficos. Los hipervnculos pueden ser vnculos externos a una pgina web
de Internet en una ubicacin de destino especfica dentro del documento como un marcador o
un ttulo, a una direccin de correo electrnico o a otro documento.

Insercin de un hipervnculo
Un hipervnculo le lleva rpidamente a una ubicacin en el documento, en una pgina web,
en una direccin de correo electrnico o en otro documento. En este ejercicio, aprender a
insertar un hipervnculo en el texto y una imagen, a agregar informacin en pantalla y a quitar
un hipervnculo y la informacin en pantalla.

PASO A PASO

Insertar un hipervnculo

ABRA el documento Research on First Ladies Update1 guardado en un ejercicio anterior.


1. Vaya a la pgina cuatro y seleccione la imagen de Nancy Reagan.
2. En la pestaa Insertar, en el grupo Vnculos, haga clic en el botn Hipervnculo para abrir el cuadro de
dilogo Insertar hipervnculo (vea la figura 10-13).

218

Leccin 10
Figura 10-13
Cuadro de dilogo
Insertar hipervnculo

De forma predeterminada, est seleccionado el archivo o pgina web existente. Hay opciones
adicionales sobre dnde colocar el vnculo.

3. Escriba http://www.firstladies.org/biographies/ en el cuadro Direccin y haga clic en Aceptar.


El Protocolo de transferencia de hipertexto (HTTP) es la forma en que se transfieren los datos
al sitio externo a travs de los servidores. La imagen est vinculada ahora al sitio externo.

4. Para probar el vnculo, presione Ctrl y haga clic en el botn izquierdo del mouse. Cuando mantenga el

5.

6.
7.

8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.

mouse sobre el vnculo, aparecer automticamente informacin en pantalla con instrucciones sobre lo
que debe hacer.
Seleccione la imagen de Hillary Clinton y repita los pasos 2 y 3. Word recuerda la ltima direccin y
aparecer la direccin completa una vez que empiece a escribir. Ahora ha vinculado dos imgenes a un
sitio externo.
Se recomienda probar siempre los vnculos antes de publicarlos o compartirlos. Puede agregar vnculos
a texto o a frases, y usar el mismo proceso que acaba de completar.
Inserte los hipervnculos con la misma direccin web a los nombres de las dos primeras damas. Ambos
nombres estn subrayados ahora, lo que muestra que estn vinculados.
Si mantiene el cursor sobre la imagen de Nancy Reagan, debera aparecer la direccin completa que
escribi. Sera mejor cambiar la informacin en pantalla por el nombre completo de la primera dama.
Seleccione la imagen de Nancy Reagan.
Presione Ctrl+Alt+K para abrir el cuadro de dilogo Modificar hipervnculo.
Haga clic en el botn Informacin en pantalla. Aparece el cuadro de dilogo Establecer informacin en
pantalla para hipervnculo.
Escriba Primera dama Nancy Reagan.
Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de
dilogo Editar hipervnculo.
Coloque el punto de insercin sobre la imagen y observe la informacin en pantalla. Ahora aparece
como Primera dama Nancy Reagan.
Repita los pasos 7 a 11 para Primera dama Hillary Clinton y revise la informacin en pantalla.
GUARDE el documento como Research on First Ladies with Links en la carpeta de la leccin en
la unidad flash.

PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Quitar un hipervnculo y la informacin en pantalla


Una vez que se quita un hipervnculo, deja de estar vinculado a un documento o a una
ubicacin web externa. Los hipervnculos de texto y de imgenes se quitan del mismo modo.
Una vez eliminada una informacin de pantalla, deja de mostrarse en el hipervnculo. Sin
embargo, el vnculo permanecer activo. En este ejercicio, aprender a quitar un hipervnculo
y la informacin en pantalla.

Formato de un trabajo de investigacin


PASO A PASO

219

Quitar un hipervnculo y la informacin en pantalla

USE el documento que dej abierto en el ejercicio anterior.


1. Seleccione la imagen de Hillary Clinton.
2. Use el mtodo de acceso directo, Ctrl+K, para obtener acceso al cuadro de dilogo Editar hipervnculo.
3. Haga clic en Quitar vnculo para quitar el hipervnculo.
4. Mantenga el cursor sobre la imagen y observe que ya no aparece la informacin en pantalla y que se ha
quitado el hipervnculo.

5. Seleccione la imagen de Nancy Reagan y, en el grupo Vnculos, haga clic en el botn Hipervnculo.
6. Haga clic en el botn Info. en pantalla; a continuacin, seleccione y elimine Primera dama Nancy
Reagan.

7. Haga clic dos veces en Aceptar.


8. Si mantiene el cursor sobre la imagen, ya no muestra la informacin en pantalla pero la imagen todava
est vinculada a un sitio externo.

9. Use el botn secundario del mouse para abrir el men contextual y quite los vnculos en los dos
hipervnculos de texto y en la imagen.

10. GUARDE el documento como Research on First Ladies with no Links en la carpeta de la
leccin en la unidad flash.

PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Agregar un correo electrnico como hipervnculo


Un vnculo de direccin de correo electrnico se usa para proporcionar informacin de
contacto, recabar comentarios o solicitar informacin. En este ejercicio, aprender a agregar
una direccin de correo electrnico como hipervnculo.

PASO A PASO

Agregar un correo electrnico como hipervnculo

USE el documento que dej abierto en el ejercicio anterior.


1. Presione Ctrl+Inicio para desplazarse al principio del documento.
2. Seleccione Victoria DeLen.

Tome nota

Los vnculos de correo electrnico pueden aplicarse a texto o a imgenes.


3. Haga clic en el botn Hipervnculo o presione Ctrl+Alt+K. Se abre el cuadro de dilogo Insertar
hipervnculo.
Victoria es la directora de Proseware y prefiere recibir las notificaciones de correo electrnico en el
trabajo.

4. Debajo de la seccin Vincular a, haga clic en Direccin de correo electrnico. Observe que el cuadro
de dilogo cambia segn el tipo de informacin que se va a rellenar.

5. En el cuadro Direccin de correo electrnico, escriba directora@proseware.com. El texto mailto:


aparece automticamente cuando comienza a escribir la direccin de correo electrnico.

6. En el cuadro Asunto, escriba Trabajo de investigacin sobre primeras damas.


7. Haga clic en el botn Info. en pantalla para abrir el cuadro de dilogo Establecer informacin en
pantalla para hipervnculo; despus, en el cuadro de texto Informacin en pantalla, escriba Directora.

8. Haga clic dos veces en Aceptar.


Tambin puede insertar un vnculo de correo electrnico para una imagen.

9. Pruebe el vnculo de correo electrnico; para ello, presione la tecla Ctrl y haga clic con el botn primario
del mouse una vez. El vnculo mailto abre el cuadro de mensajera de Outlook con la lnea de direccin
de correo electrnico y la lnea de asunto ya insertadas.
Si Outlook no est configurado en el equipo, no podr usar esta funcin.

10. GUARDE el documento como Research on First Ladies1 en la carpeta de la leccin en la unidad
flash.

PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

220

Leccin 10

CREACIN DE MARCADORES
Un marcador es un punto de referencia, una ubicacin o una seleccin de texto que designa
con un nombre e identifica para referencia futura. Por ejemplo, tal vez desee volver a visitar
una pgina en un documento y localizar el texto. Puede crear un marcador y luego usar el
cuadro de dilogo Marcador para ir rpidamente all usando el nombre del marcador que cre.

Agregar un marcador
Va a compartir el trabajo de investigacin en lnea y va a insertar marcadores en el documento
para que les resulte ms fcil a los lectores navegar por el documento. En este ejercicio,
aprender a agregar un marcador a un documento. Los nombres de marcador pueden contener
nmeros, pero deben empezar con una letra. Los espacios no son vlidos cuando se designa
un marcador; por lo tanto, deber separar el texto con un guin bajo o escribirlo todo junto sin
espacios, por ejemplo, Secretos_Comerciales o SecretosComerciales.

PASO A PASO

Agregar un marcador

USE el documento que dej abierto en el ejercicio anterior.


1. Seleccione el texto La evolucin del rol de primera dama.
2. En el grupo Vnculo, haga clic en el botn Marcador. Se abre el cuadro de dilogo Marcador (vea la
figura 10-14).
Los nombres de marcador pueden contener hasta 40 caracteres y no se permiten los espacios en los
marcadores; por lo tanto, debera usar un guin bajo para separar las palabras.

3. Escriba Ttulo en el nombre del marcador.


4. Haga clic en el botn Agregar.
5. Abra el cuadro de dilogo Marcador otra vez para ver el marcador en el cuadro central; despus cirrelo.

Figura 10-14
Cuadro de
dilogo Marcador

6. Seleccione Introduccin y haga clic en el botn Marcador.


7. Escriba Introduccin en el cuadro de nombre Marcador.
8. Haga clic en Agregar.
9. Cree un marcador para cada ttulo del documento. Recuerde usar guiones bajos en lugar de espacios.

Formato de un trabajo de investigacin

221

10. Seleccione el ttulo, Tabla 1 de primeras damas y cree un marcador para esta tabla.
Los ttulos tambin pueden contener un marcador.
Ahora que ha terminado de crear las ubicaciones del marcador, es el momento de probarlo. Use el
comando Ir a para ir directamente al marcador.

11. En la pestaa Inicio, en el grupo Edicin, haga clic en la flecha desplegable que est al lado de Buscar
y seleccione Ir a. Se abre el cuadro de dilogo Buscar y reemplazar con la pestaa Ir a abierta.

12. En la seccin Ir a, seleccione Marcador.


El lado derecho del cuadro muestra los marcadores que cre en los pasos anteriores.

13. Seleccione Ttulo y haga clic en el botn Ir a. Salta automticamente al marcador en el documento.
14. Pruebe todos los marcadores.
15. Presione Ctrl+Fin para desplazarse al final del documento y cree una lnea en blanco debajo de la
pgina Obra citada. Debe aparecer debajo del cuadro Trabajos citados.

16. Escriba Volver al principio y alinelo a la derecha.


Crear un vnculo ms que ir al principio del documento.

17. Seleccione Volver al principio; despus presione Ctrl+Alt+K para abrir el cuadro de dilogo Insertar
hipervnculo.

18. En la seccin Vincular a, seleccione Lugar de este documento y observe que la seccin del centro
cambia y muestra los ttulos y los marcadores del documento.

19. Haga clic en Principio del documento y en Aceptar (vea la figura 10-15).
20. Presione Ctrl+clic para probar el vnculo. Salta al principio del documento. Este documento est listo
para compartirlo en lnea con otros.

21. GUARDE el documento como Research on First Ladies2 en la carpeta de la leccin en la unidad
flash y CIERRE el archivo.
Figura 10-15
Cuadro de dilogo
Editar hipervnculo

CIERRE Word.

Solucin
de problemas

Si el marcador no funciona correctamente, elimnelo, seleccione el texto y el mismo nombre, y haga


clic en Agregar.

222

Leccin 10

Evaluacin de conocimientos

Varias opciones
Seleccione la mejor respuesta a los siguientes enunciados.

1. Que men le permitir agregar contenido a la tabla de contenido?


a. Actualizar tabla
b. Agregar texto
c. Agregar un marcador
d. Ninguna de las anteriores

2. De forma predeterminada, se coloca un pie de pgina


a. Al comienzo del documento
b. Al final del documento
c. Al final de la pgina
d. Debajo del texto

3. Los hipervnculos pueden vincularse


a. De una pgina a otra
b. A un sitio web
c. A un mensaje de correo electrnico
d. Todos los anteriores

4. Qu comando se usa para crear puntos de referencia en un documento?


a. Marcador
b. Hipervnculo
c. Correo electrnico
d. Todos los anteriores

5. En cul de las siguientes se pueden convertir las notas al final?


a. Tabla de contenido
b. Notas al pie
c. Hipervnculos
d. No se pueden convertir

Verdadero o falso
Haga un crculo alrededor de la V si el enunciado es verdadero o alrededor de la F si el enunciado es falso.
V

1.

En una tabla de contenido solo puede incluirse texto con formato de estilo de direccin.

2.

Los hipervnculos pueden aplicarse a texto o a grficos.

3.

Cuando se crea un vnculo de correo electrnico, la aplicacin de Outlook se abrir automticamente.

4.

Un marcador es un punto de referencia en un documento.

5.

Una nota al final es una cita que se coloca al final del documento.

Proyectos

Proyecto 10-1: Margies Travel


Va a actualizar el prospecto Family Vacation8 creado en una leccin anterior. Puesto que el
prospecto se compartir por correo electrnico, desea insertar hipervnculos y la direccin de
correo electrnico de Margie.
PREPRESE. INICIE Word si no est ya en ejecucin.
1. ABRA el documento Family Vacation8 de la carpeta de la leccin.
2. GUARDE el documento como 10-2 Vacation Flyer Update en la carpeta de leccin en la
unidad flash.

Formato de un trabajo de investigacin

223

3. Seleccione el texto Agencia de viajes de Margie. En la pestaa Insertar, en el grupo Vnculo, seleccione
Hipervnculo.

4. En el cuadro Direccin, escriba http://www.margiestravel.com. Haga clic en Aceptar.


5. Coloque el punto de insercin al final del prrafo del cuerpo y presione Entrar.
6. Escriba Contacto: Margie y alinelo a la derecha.
7. Seleccione Margie y, en el grupo Vnculo, haga clic en Hipervnculo y seleccione Direccin de correo
electrnico.

8. En Direccin de correo electrnico, escriba Margie@margiestravel.com.


9. Escriba Ms informacin sobre planes de viaje en el cuadro Asunto.
10. Haga clic en Aceptar.
11. GUARDE el documento en la carpeta de la leccin en la unidad flash y CIERRE el archivo.
DEJE Word abierto para el siguiente proyecto.

Proyecto 10-2: Inmobiliaria


Va a actualizar uno de los prospectos de marketing que cre. Este prospecto se publicar en el
peridico, en revistas escolares y en folletos de inmobiliarias. Se necesita un ttulo.
PREPRESE. INICIE Word si no est ya en ejecucin.
1. ABRA el documento Marketing Flyer de la carpeta de la leccin.
2. GUARDE el documento como 10-3 Marketing Flyer Update en la carpeta de la leccin en la
unidad flash.

3. Aplique un borde de pgina de sombra y seleccione Verde, nfasis 6, Oscuro 50 %. Seleccione la


novena opcin de la lista Estilo.

4. Agregue un color de pgina y seleccione Verde, nfasis 6, Claro 80 %.


5. Inserte un ttulo de la imagen en el grfico SmartArt y la escriba La inmobiliaria Tech Terrace ayud a
los Loston a adquirir su nueva casa.

6. GUARDE el documento en la carpeta de la leccin en la unidad flash y CIERRE el archivo.


CIERRE Word.

11 Combinaciones de correspondencia
MATRIZ DE CONOCIMIENTOS DE LA LECCIN
Conocimientos

Objetivo del examen

Nmero de objetivo

Configuracin de la combinacin de
correspondencia
Ejecucin de la combinacin de
correspondencia
Combinar un documento con un formato de
archivo diferente
Creacin de sobres y etiquetas
Trabaja en el Graphic Design Institute como empleado de admisiones en la oficina de servicios de inscripcin. Dado
que con frecuencia enva cartas que tienen el mismo contenido a diferentes destinatarios, es esencial que sepa realizar combinaciones de correspondencia. En esta leccin, aprender a crear documentos combinados y a combinar
datos en forma de cartas.

ORIENTACIN DE SOFTWARE
Pestaa Correspondencia

Los comandos de la pestaa Correspondencia se usan para realizar combinaciones de


correspondencia, as como para crear sobres y etiquetas para enviar correo a un grupo
(vea la figura 11-1).

Figura 11-1
Pestaa Correspondencia

CONFIGURACIN DE LA COMBINACIN DE
CORRESPONDENCIA
Las combinaciones de correspondencia son tiles para crear mltiples documentos que
tienen el mismo contenido bsico y personalizarlos con informacin nica de un origen de
datos. Por ejemplo, una carta modelo que se enva a varios clientes con diferentes nombres y
direcciones de destinatario. En esencia, las combinaciones de correspondencia se usan para la
correspondencia interna y externa como memorandos, etiquetas, invitaciones y mucho ms.

224

Combinaciones de correspondencia

El documento de combinacin de correspondencia contiene la informacin comn que todos


recibirn. Las personas que recibirn el documento se crean en un origen de datos, que es la
lista de destinatarios y contiene informacin para cada individuo con datos variables, tales
como nombre y apellidos de la persona, direccin, ciudad, estado, cdigo postal, nmero de
telfono y as sucesivamente. El origen de datos se puede crear como una tabla con Word,
que proporciona los campos en los que puede escribir los datos. Tambin puede personalizar
los campos para adaptarlos al documento. Se pueden usar otros programas para el origen de
datos, por ejemplo, una hoja de Excel, una tabla o consulta de Access o la lista de contactos
de Outlook.

Configuracin manual de un documento principal


Para empezar a trabajar con la combinacin de correspondencia, escriba la carta y luego use el
origen de datos existente, cree su propia lista de orgenes de datos y escriba la informacin de
los destinatarios o use Outlook para obtener la informacin de sus contactos. No es necesario
tener un programa de base de datos instalado en el equipo porque Word hace que sea fcil
crear una lista de destinatarios. Resulta sencillo crear una tabla en Word porque los campos se
identifican automticamente y es fcil personalizarlos. Despus de configurar el documento,
el bloque de direccin y la lnea de saludo se insertan del mismo modo que se haca con el
Asistente para combinar correspondencia paso a paso. Puede obtener una vista previa de los
resultados y comprobar los errores con las herramientas disponibles en el grupo Vista previa de
resultados y realizar despus la combinacin. En este ejercicio, crear un documento, escribir
informacin, insertar un origen de datos existente, insertar el bloque de direcciones y la
lnea de saludo, comprobar los errores en el documento, obtendr una vista previa de las
cartas y las combinar.
PASO A PASO

Configurar un documento manualmente

1. Cree un nuevo documento en blanco; para ello, seleccione la pestaa Archivo y haga clic en Nuevo y
en Documento en blanco.

2. Haga clic en la pestaa Correspondencia y en el grupo Iniciar combinacin de correspondencia, haga


clic en la flecha desplegable para mostrar el men Iniciar correspondencia.

3. Elija Cartas.
PAUSA. DEJE Word abierto para usarlo en el prximo ejercicio.

PASO A PASO

Seleccione los destinatarios

1. En el grupo Iniciar combinacin de correspondencia, haga clic en el botn Seleccionar destinatarios


para abrir el men que se muestra en la figura 11-2.

Figura 11-2
El men Seleccionar
destinatarios

225

226

Leccin 11
Hay tres opciones disponibles. (Se abrir un archivo de origen de datos existente de la carpeta de la
leccin. Observe que algunos de los comandos de la cinta estn atenuados y, por lo tanto, no estn
disponibles hasta que se abra un archivo de origen de datos).

2. Seleccione Usar lista existente. Se abre el cuadro de dilogo Seleccionar origen de datos. Use la barra
de desplazamiento para localizar la unidad flash y navegar por los archivos de datos de la carpeta de la
leccin.

3. ABRA el archivo de origen de datos Student List.accdb de la carpeta de la leccin. El archivo


Student List es una base de datos.
Despus de abrir el archivo de origen de datos, pasan a estar activos la mayora de los comandos de
la pestaa Correspondencia de la cinta (vea la figura 11-3). Cuando se selecciona un archivo de origen
de datos, este archivo puede ser una base de datos, una hoja de clculo de Excel, una tabla de Word o
puede abrirse desde los contactos de Outlook.

Figura 11-3
Pestaa Correspondencia
en la cinta

4. En el punto de insercin, escriba 19 de marzo de 20XX. Presione la tecla tecla Entrar dos veces. De
forma predeterminada, el Espaciado Despus se establece en 8 pto. y ms adelante dar al documento
un formato comercial adecuado.

Tome nota

Si el formato de la fecha cambia, presione CtrlZ para deshacerlo.


PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Combinaciones de correspondencia
PASO A PASO

227

Preparar los campos de combinacin

USE el documento que dej abierto en el ejercicio anterior.


1. En la pestaa Correspondencia, en el grupo Escribir e insertar campos, haga clic en el botn Bloque de
direcciones. Se abre el cuadro de dilogo Insertar bloque de direcciones.
Tanto si usa el Asistente para combinar correspondencia como si completa manualmente Combinar
correspondencia, se abren los mismos cuadros de dilogo.

2. Observe que la direccin no se muestra en el rea de vista previa. Haga clic en el botn Asignar
campos
. Para corregir el error, seleccione la flecha desplegable que est al lado de
Direccin 1 y seleccione el campo Lnea de direccin. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de
dilogo Asignar campos.

3. Haga clic en Aceptar para aceptar la configuracin de direcciones con la correccin (consulte la figura
11-10).

4. Presione Entrar una vez.


5. En la pestaa Correspondencia, en el grupo Escribir e insertar campos, haga clic en el botn Lnea de
saludo

. Se abre el cuadro de dilogo Insertar lnea de saludo.

6. Para el formato de la lnea de saludo, se usar el saludo Estimado. Usar el valor predeterminado,
donde se muestra Javier Saavedra hijo

7. Cambie la coma a dos puntos.


8. Haga clic en Aceptar. Pulse Entrar una vez.
PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

PASO A PASO

Escribir la carta

USE el documento que dej abierto en el ejercicio anterior.


1. Escriba la carta siguiente:
El presidente de la escuela, Dr. Jos A. Torres, extiende la invitacin a todos los alumnos que
recibieron becas para el prximo semestre acadmico. El Instituto de diseo grfico reconoce a
todos los alumnos por su excelencia acadmica. Se celebrar una recepcin en su honor el 29
de marzo a las 12 del medioda en la sala de conferencias 19 del presidente. [Presione Entrar una
vez].
Le rogamos que llame al 915-999-9999 para confirmar su asistencia. [Pulse Entrar una vez.]
Atentamente, [Presione Entrar dos veces].
Jerry Wright [Presione Mays+Entrar para insertar un salto de lnea].
Presidente del comit de becas

PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

PASO A PASO

Vista previa del documento

USE el documento que dej abierto en el ejercicio anterior.


1. En el grupo Vista previa de resultados, haga clic en el botn Vista previa de

resultados.
Aparece el primer destinatario. Haga clic en el botn de flecha Registro siguiente
para obtener
una vista previa de las cartas de cada destinatario.

2. Haga clic otra vez en el botn Vista previa de resultados para desactivar la Vista previa de resultados.
3. Coloque el punto de insercin en el campo <<Bloque de direccin>>. Haga clic en la pestaa Inicio
y, en el grupo Prrafo, haga clic en el botn Espaciado entre lneas y prrafos y en Quitar espacio
despus del prrafo.

228

Leccin 11
4. Coloque el punto de insercin en el campo <<Lnea de saludo>> y haga clic en la pestaa Diseo de
pgina. En el grupo Prrafo, haga clic en la flecha arriba Espaciado Antes hasta que se muestre 6 pto.
El Espaciado Antes se incrementa en 6 pto. y separa el bloque de direccin y la lnea de saludo.

5. En la pestaa Diseo de pgina, en el grupo Configuracin de pgina, haga clic en el botn Mrgenes
y haga clic en Mrgenes personalizados. Escriba 2 en el cuadro Superior para cambiar el margen
superior. Haga clic en Aceptar.
Las organizaciones usan membretes personalizados para imprimir sus cartas. El margen superior debe
ajustarse para evitar la impresin de texto sobre el logotipo de la organizacin.

6. Haga clic en la pestaa Correspondencia y, en el grupo Vista previa de resultados, haga clic en el
botn Vista previa de resultados para ver los cambios de formato realizados en el documento. Una vez
finalizada la revisin, deshabilite la Vista previa de resultados.

7. El documento principal es el documento que contiene el cuerpo de la carta, as como los cdigos de
combinacin de bloque de direcciones y lnea de saludo.

8. GUARDE el documento principal como Reception Letter en la carpeta de la leccin en la


unidad flash.
Guardar el documento principal como un documento independiente permite combinarlo con un nuevo
archivo de origen de datos; cuando necesite usar la misma carta otra vez, pero con una lista de
destinatarios diferente. Cuando abre un documento principal que contiene cdigos de campo, Word le
pide el archivo de origen de datos.

PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Tome nota

Una vez que se haya configurado el documento principal, puede dar formato al principio del
proceso de combinacin de correspondencia.

EJECUCIN DE LA COMBINACIN DE CORRESPONDENCIA


Los pasos finales de una combinacin de correspondencia son comprobar si hay errores,
obtener una vista previa de la combinacin y finalizarla. La funcin de comprobacin de
errores imita la combinacin antes de completarla para finalizar e imprimir. Si hay un error,
se puede corregir en el documento principal. Por ejemplo, si us el botn Insertar campo
combinado y se olvid de insertar el campo para la ciudad, ver el error en el documento. Para
corregir el error, asegrese de que hacerlo en el documento principal.

PASO A PASO

Comprobacin de errores

USE el documento que dej abierto en el ejercicio anterior.


1. En el grupo Vista previa de resultados, haga clic en el botn Comprobacin de errores. Se abre el
cuadro de dilogo Revisar e informar de errores.

2. Seleccione la primera opcin, Simular la combinacin e informar de los errores en un documento


nuevo.

3. Haga clic en Aceptar.


4. Aparece un mensaje que indica No se encontraron errores de combinacin de correspondencia en
Reception Letter. Haga clic en Aceptar.

PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

PASO A PASO

Completar la combinacin

USE el documento que dej abierto en el ejercicio anterior.


1. En el grupo Finalizar, haga clic en la flecha desplegable para mostrar el men Finalizar y combinar.
2. Seleccione Editar documentos individuales. Se abre el cuadro de dilogo Combinar en un documento
nuevo como se muestra en la figura 11-4.

Combinaciones de correspondencia

229

Figura 11-4
Cuadro de dilogo
Combinar en un
documento nuevo

La opcin Todo combina todas las cartas en un documento nuevo, la opcin Registro actual combina
solo el registro en el que est colocado el punto de insercin y, en la opcin Desde, puede escribir el
primer registro y el registro final que desee combinar. Por ejemplo, para combinar solo los registros 2 y
3, escriba 2 hasta 3.

3. Para este ejercicio, en la seccin Desde, escriba 3 en el primer cuadro y, en el cuadro Hasta, escriba 5.
Haga clic en Aceptar. Se abre un documento nuevo que muestra los registros 3 a 5 en un documento.
Desplcese por el documento para comprobar en la vista previa que el documento est listo para
imprimir.

4. GUARDE el documento combinado como Combined Reception Letter en la carpeta de la leccin


en la unidad flash y, a continuacin, CIERRE el archivo.
5. CIERRE el documento principal Reception Letter; aparecer un mensaje que le pregunta: Desea
guardar los cambios realizados en Reception Letter ? Haga clic en GUARDAR.
Cuando guarde el documento principal con los cdigos de campo, ser capaz de volver al documento y
a la lista de destinatarios y usar las herramientas disponibles en la pestaa Correspondencia. Tambin
puede editar la lista de destinatarios y abrir otro origen de datos para enviar la misma carta a otro grupo.
Cuando guarde el documento principal, asegrese de desactivar la Vista previa de resultados.

PAUSA. DEJE Word abierto para el prximo ejercicio.

Solucin
de problemas

Para que los comandos de Combinar correspondencia estn disponibles, el documento debe estar
abierto en Word.

COMBINAR UN DOCUMENTO CON UN FORMATO DE ARCHIVO


DIFERENTE
Previamente en esta leccin, aprendi a usar dos mtodos diferentes para combinar un origen
de datos existente con un documento principal. Uno de los orgenes de datos se cre en Word,
mientras que el otro origen de datos se cre con una aplicacin de base de datos y el documento
se cre en Word. Los orgenes de datos se pueden usar desde otros programas, como una
hoja de Excel, una tabla o consulta de Access, una lista de contactos de Outlook o una tabla
creada en Word. Cada uno de estos diferentes formatos incluyen campos (nombre, direccin,
ciudad, estado, cdigo postal y as sucesivamente). Si el formato no coincide, se puede usar el
botn Asignar campos para corregir cualquier error. En este ejercicio, aprender a combinar
una carta existente con diversos formatos de archivo mediante uno de dos mtodos: con el
Asistente para combinar correspondencia o configurando manualmente una combinacin de
correspondencia.
PASO A PASO

Combinar una carta con una tabla

1. ABRA el documento Scholarship. (Se usar la misma carta que se us en un ejercicio anterior).
2. Haga clic en la pestaa Correspondencia y, en el grupo Iniciar combinacin de correspondencia, haga
clic en el botn Iniciar combinacin de correspondencia. Elija Cartas.

3. En el grupo Iniciar Combinar correspondencia, haga clic en el botn Seleccionar destinatarios


para mostrar el men.

4. Seleccione Usar lista existente. Se abre el cuadro de dilogo Seleccionar origen de datos. Use la barra
de desplazamiento para localizar la unidad flash y navegar por los archivos de datos de la carpeta de la
leccin.

230

Leccin 11
5. ABRA el archivo de origen de datos Student Listing.docx de la carpeta de la leccin. El archivo
Student Listing se cre como una tabla en Word. El archivo de origen de datos es una tabla que contiene
los campos como encabezados con los registros mostrados en la tabla.

6. En el punto de insercin, escriba 28 de noviembre de 20XX. Presione Entrar dos veces.

Tome nota

Si el formato de la fecha cambia, presione CtrlZ para deshacerlo.


7. Haga clic en el botn Bloque de direcciones para abrir el cuadro de dilogo Insertar bloque de
direcciones. Observe que el rea de vista previa no muestra la direccin de la calle.

8. Haga clic en el botn Asignar campos para corregir el problema. Se abre el cuadro de dilogo Asignar
campos como se muestra en la figura 11-5.

Figura 11-5
Cuadro de dilogo
Asignar campos

Debajo de Requerido para el bloque de direcciones, Direccin 1 muestra No coincide porque el


encabezado del campo en la tabla aparece como Lnea de direccin y no coincide directamente con el
bloque de direcciones en Word.

9. Haga clic en la flecha desplegable que est al lado de Direccin 1, seleccione Lnea_de_direccin y
haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo.

10. Revise el rea de vista previa y observe que el problema se ha corregido y la direccin se muestra ahora
correctamente.

11. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo Insertar bloque de direcciones.
12. Inserte la lnea de saludo y cambie la puntuacin a dos puntos.
13. Haga clic en el botn Vista previa de resultados y observe que el espacio en el bloque de direccin
necesita tener el formato correcto. Haga clic otra vez en el botn Vista previa de resultados para ver
los cdigos de campo.

14. Seleccione el <<Bloque de direccin>> y, en la pestaa Diseo de pgina, disminuya el Espaciado Antes
a cero.

15. Cambie el margen superior a 5cm y los mrgenes izquierdo y derecho a 2,5 cm.
16. Obtenga una vista previa de los resultados antes de finalizar la combinacin.
17. Haga clic en el botn Finalizar y combinar y haga clic en Editar documentos individuales.
18. En el cuadro de dilogo Combinar en un documento nuevo, mantenga los valores predeterminados y
haga clic en Aceptar. El documento abre una nueva pantalla que muestra el documento combinado con
todos los registros.

19. GUARDE el documento como Merged Academic Honors Scholarship en la carpeta de la


leccin en la unidad flash y CIERRE el archivo.

Combinaciones de correspondencia
20. Asegrese de desactivar la vista previa de los resultados para que los cdigos de campo se muestren
en el documento principal. GUARDE el documento principal como Academic Honors Scholarship
Letter en la carpeta de la leccin en la unidad flash y CIERRE el archivo.
PAUSA. DEJE Word abierto para el prximo ejercicio.

PASO A PASO

Combinar una carta con Excel


En este ejercicio, aprender a combinar una carta con Excel mediante el asistente y la cinta, e insertar
cdigos de campo para completar el proceso de combinacin de correspondencia.

ABRA el documento Scholarship de la carpeta de la leccin.


1. Haga clic en el botn Iniciar Combinar correspondencia en la pestaa Correspondencia y seleccione
el Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia para abrir el panel Combinar
correspondencia.

2. En la seccin Seleccione el tipo de documento, Cartas es el valor predeterminado. Haga clic en


Siguiente: inicie el documento.

3. Seleccione el botn de opcin Utilizar el documento actual.


4. Haga clic en Siguiente: seleccione los destinatarios en el panel Combinar correspondencia para
avanzar al paso siguiente.

5. En la seccin Seleccionar destinatarios, se usarn los valores predeterminados. Haga clic en el botn
Examinar y localice el archivo Student List.xlsx. El formato de este documento es de archivo de
Microsoft Excel. En el cuadro de dilogo Seleccionar origen de datos, localice Student List en la carpeta
de la leccin; use la barra de desplazamiento para ver el Tipo, que debera ser Hoja de clculo de
Microsoft Excel. Haga clic en Aceptar.

6. Se abre el cuadro de dilogo Seleccionar tabla. Si est activada la casilla de verificacin La primera
fila de datos contiene encabezados de columna, indica que Word reconoce automticamente los
encabezados en la hoja de clculo. Haga clic en Aceptar.
Se abre el cuadro de dilogo Destinatarios de combinar correspondencia. Observe que, debajo del
encabezado Origen de datos, se muestra el origen de datos de archivo como Student List.xlsx.

7. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo.


8. Cierre el panel Combinar correspondencia.
9. Coloque el punto de insercin al principio del documento e inserte la fecha actual.
10. Pulse Entrar dos veces.
11. Haga clic en el botn Insertar campo combinado para abrir el cuadro de dilogo Insertar campo
combinado (vea la figura 11-6).

Figura 11-6
Cuadro de dilogo Insertar
campo combinado

231

232

Leccin 11
12. Con Nombre seleccionado, haga clic en el botn Insertar para insertar el cdigo de campo Nombre
en el documento.

13. Haga clic en el botn Cerrar para cerrar el cuadro de dilogo Insertar campo combinado. Presione la
barra espaciadora una vez.

14. Haga clic en la flecha desplegable Insertar campo combinado para mostrar los campos. Esta es otra
manera de insertar cdigos de campo en un documento.

15. Seleccione Apellido para insertar el cdigo de campo Apellidoen el documento.


16. Presione Entrar para crear una lnea en blanco.
17. Haga clic en la flecha desplegable Insertar campo combinado y seleccione Lnea_de_direccin para
insertar el cdigo de campo Lnea_de_direccinen el documento.

18. Presione Entrar para crear una lnea en blanco.


19. Haga clic en la flecha desplegable Insertar campo combinado - y seleccione Ciudad para insertar el
cdigo de campo Ciudaden el documento.

20. Escriba una coma despus de Ciudad y presione la barra espaciadora una vez.
21. Haga clic en la flecha desplegable Insertar campo combinado y seleccione Estado para insertar el
cdigo de campo Estado en el documento; presione la barra espaciadora una vez.

22. Haga clic en la flecha desplegable Insertar campo combinado y seleccione Cdigo_postal para
insertar el cdigo de campo Cdigo_postal en el documento.

23. Presione Entrar una vez para crear una lnea en blanco.
24. Escriba Estimado y presione la barra espaciadora una vez.
25. Haga clic en la flecha desplegable Insertar campo combinado y seleccione Nombre para insertarlo
en el documento.
26. Presione la barra espaciadora una vez.
27. Haga clic en la flecha desplegable Insertar campo combinado y seleccione Apellido para insertarlo
en el documento.
28. Escriba dos puntos despus de Apellido.
Observe el espaciado entre las lneas de los cdigos de campo.

29. Seleccione desde Nombre

hasta Cdigo_postal.
30. En la pestaa Diseo de pgina, disminuya el Espaciado Antes a cero, cambie el margen superior a 5
cm y los mrgenes izquierdo y derecho a 2,5cm. Obtenga una vista previa de los resultados antes de
finalizar la combinacin.

31. Haga clic en el botn Finalizar y combinar y haga clic en Editar documentos individuales.
32. En el cuadro de dilogo Combinar en un documento nuevo, mantenga los valores predeterminados y
haga clic en Aceptar. Aparece un nuevo documento que muestra el documento combinado con todos
los registros.

33. GUARDE el documento como Merged Academic Scholarship en la carpeta de la leccin en la


unidad flash y CIERRE el archivo.
Asegrese de desactivar la vista previa de los resultados para que los cdigos de campo se muestren
en el documento principal y cierre el panel Combinar correspondencia.

34. GUARDE el documento principal como Academic Scholarship Letter en la carpeta de la leccin
en la unidad flash y CIERRE el archivo.
CIERRE Word.

Combinaciones de correspondencia

Evaluacin de conocimientos

Varias opciones
Seleccione la mejor respuesta a los siguientes enunciados.

1. Qu Pestaa contiene los comandos usados para realizar combinaciones de correspondencia?


a. Combinar
b. Correspondencia
c. Combinar correspondencia
d. Insertar

2. Que opcin NO sirve para seleccionar una lista de destinatarios para la combinacin de
correspondencia?
a. Descargar desde un directorio en lnea
b. Escribir una nueva lista
c. Usar una lista existente
d. Usar los contactos de Outlook

3. Para combinar informacin en el documento principal, primero debe conectar el documento a:


a. un validador de direcciones.
b. una carta modelo.
c. un origen de datos.
d. un sitio web.

4. Cuando se han insertado campos de combinacin de correspondencia en un documento, Word los


reemplazar automticamente con la informacin de un origen de datos cuando:
a. se guarda el documento principal.
b. se seleccionan los destinatarios.
c. se insertan los campos de combinacin.
d. se realiza la combinacin de correspondencia.

5. Cuando se guarda el documento principal, tambin se guarda:


a. todos los datos en una hoja de clculo Excel.
b. cualquier otro archivo abierto.
c. la direccin de remitente predeterminada de Word.
d. su conexin al origen de datos.

Verdadero o falso
Encierre en un crculo la letra V si la afirmacin es verdadera o la letra F si la afirmacin es falsa.

1.

Es una buena prctica comprobar los errores antes de completar el proceso de combinacin.

2.

Word simplifica el proceso de usar una lista de destinatarios existente en un nuevo documento de
combinacin de correspondencia.

3.

El bloque de direcciones tambin incluye la lnea de saludo.

4.

Los campos corresponden al encabezado de columna en el origen de datos.

5.

No se puede obtener una vista previa de un documento antes combinarlo.

233

234

Leccin 11

Proyectos

Proyecto 11-1: Jurado para el concurso de alumnos de empresa


Est preparado para completar la combinacin de correspondencia para la lista de miembros
profesionales de la comunidad empresarial local que se ofrecen voluntarios como jueces de un
concurso estatal de alumnos de empresa de la escuela secundaria.
PREPRESE. ABRA Judges Main Letter de los archivos de datos de la leccin.
1. En la seccin Combinar del panel Combinar correspondencia, haga clic en Editar cartas individuales.
La opcin predeterminada Todo est seleccionada.

2. Haga clic en Aceptar.


3. Se abre un nuevo documento (Cartas1); est compuesto por las cuatro cartas combinadas.
4. GUARDE el documento combinado como 11-1 Judges Merged en la carpeta de la leccin en la
unidad flash y CIERRE el archivo.
5. GUARDE el documento principal como 11-1 Judges Main Letter en la carpeta de la leccin en la
unidad flash y CIERRE el archivo.
DEJE Word abierto para el siguiente proyecto.

Proyecto 11-2: Advertising Letter


La representante de marketing, Isabel Daz, le ha pedido que prepare una breve carta al comit
para recordarle una fecha lmite. Use el Asistente para combinar correspondencia paso a paso
para crear el documento de combinacin.
PREPRESE. ABRA el documento Advertising Letter de la carpeta de la leccin.
1. Configure la carta como documento principal para una combinacin de correspondencia.
2. Seleccione el archivo Committee Members como lista de destinatarios de la carpeta de la leccin.
3. Escriba 29 de mayo de 20XX debajo de la imagen y presione Entrar.
4. Inserte el Bloque de direcciones y la Lnea de saludo. Use dos puntos en lugar de coma.
5. Coloque el punto de insercin en el bloque de direcciones y haga clic en la pestaa Inicio. En el
grupo Prrafo, haga clic en el botn Espaciado entre lneas y prrafos y seleccione Quitar espacio
despus del prrafo.

6. Coloque el punto de insercin en la lnea de saludo. En el grupo Prrafo, haga clic en el botn
Espaciado entre lneas y prrafos y seleccione Agregar espacio antes del prrafo.

7. Haga clic en Comprobacin de errores y seleccione la primera opcin.


8. Haga clic en el botn Vista previa de resultados.
9. Haga clic en Finalizar y combinar, en Editar documentos individuales y en Aceptar.
10. GUARDE el documento combinado como 11-2 Advertising Merged Letter en la carpeta de la
leccin en la unidad flash y CIERRE el archivo.
11. GUARDE el documento principal como 11-2 Advertising Main Letter en la carpeta de la leccin en
la unidad flash y CIERRE el archivo.
CIERRE Word.

Mantenimiento de documentos
y macros

12

MATRIZ DE CONOCIMIENTOS DE LA LECCIN


Conocimientos

Objetivo del examen

Nmero de objetivo

Grabacin de macros

Asignar teclas de mtodo abreviado.


Grabar macros sencillas.

1.4.9
1.4.8

Supervisin de la seguridad
de las macros

Administrar la seguridad
de las macros.

1.4.10

Organizacin de las vistas del documento


Vinculacin de contenido

Es el presidente del grupo de usuarios Lakeville.NET, que es un grupo de alumnos, profesores y profesionales de la
comunidad cuyo propsito es educar, fomentar el desarrollo de habilidades y proporcionar un foro para conocer a
otros usuarios. Este grupo se rene mensualmente y programa talleres y conferencias sobre temas relevantes con
regularidad. En este rol, descubre que usa muchos documentos del mismo tipo con frecuencia y desea simplificar el
proceso de crear documentos similares. En esta leccin, aprender a trabajar con esquemas, a organizar documentos maestros y subdocumentos, y a grabar y administrar las macros.

ORIENTACIN DE SOFTWARE
Vista Esquema

Cuando se abre la vista Esquema desde la pestaa Vista, la pestaa Esquema contiene
botones para trabajar con documentos largos y organizar el documento en secciones ms
pequeas. La Pestaa Esquema se muestra en la figura 12-1.

Figura 12-1
Pestaa Esquema

Use esta figura como referencia a lo largo de esta leccin, as como en el resto del libro.
235

236

Leccin 12

TRABAJAR CON ESQUEMAS Y DOCUMENTOS MAESTROS


Cuando trabaje con documentos grandes y complejos, es til emplear un esquema para poder
entender el panorama general de la organizacin del documento. Cuando planee un nuevo
documento, puede usar las Herramientas de esquema de Word para planificar la estructura
general. Tambin puede usar los documentos maestros y los subdocumentos para integrar el
contenido de varios documentos de Word independientes en un nico proyecto vinculado.

Creacin de un esquema
Cuando cree un esquema de un documento, deber hacer una lista de los ttulos que el
documento va a contener. Despus puede volver al documento ms adelante y rellenar el
cuerpo del texto debajo de esos ttulos.
Hacer un esquema de un documento consiste en asignar niveles de ttulos a los prrafos
(Nivel 1, Nivel 2, etc.) para representar sus posiciones relativas en la jerarqua del documento.
Una forma de hacerlo es asignar estilos de ttulo a los prrafos que corresponden a esos niveles
de esquema, como Ttulo 1, Ttulo 2 y as sucesivamente. Sin embargo, existe una manera
ms fcil. Cuando cambia a la vista Esquema, puede usar la pestaa Esquema y los mtodos
abreviados de teclado Tabulador y Mays Tabulador para asignar rpidamente un nivel de
esquema y un estilo de encabezado.
En el ejercicio siguiente, crear un nuevo esquema.

PASO A PASO

Crear un esquema

PREPRESE. Antes de iniciar estos pasos, inicie Microsoft Word y abra un nuevo documento en blanco.
1. En la pestaa Vista, haga clic en Esquema. Word cambia a la vista Esquema. La Pestaa Esquema
est disponible en la cinta.

2. Escriba Captulo 1: El viaje comienza y presione Entrar. Debido a que este prrafo es de Nivel 1 (como
se puede ver en el nivel de esquema de la cinta), se encuentra en el nivel superior de la jerarqua y Word
asigna automticamente el estilo Ttulo 1 al prrafo.

3. Presione la tecla de tabulacin para degradar la nueva lnea. Word le asigna el estilo Ttulo 2, que es
un estilo de Nivel 2 en el esquema.

4. Escriba Llenar el automvil y presione Entrar.


5. Escriba Acomodar a la familia y presione Entrar. Observe que el nivel de esquema de cada nuevo
prrafo es el mismo que el del prrafo precedente.

6. Presione Mays+Tabulador para promover la nueva lnea. La nueva lnea est ahora en el Nivel 1 en el
esquema.

7. Escriba Captulo 2: Llegada a Orlando y presione Entrar.


8. Escriba Entrada en el hotel y presione el Tabulador para degradar la lnea. Observe que en la
vista Esquema, puede presionar el Tabulador para degradar una lnea en cualquier posicin o puede
presionar MaysTabulador para promoverla; no es necesario que el punto de insercin est al principio
de la lnea.

9. Presione Entrar para iniciar una nueva lnea, presione Tabulador para degradar la nueva lnea al Nivel 3
y escriba Problemas con la reserva.

10. Presione Entrar para iniciar una nueva lnea y luego presione Mays+Tabulador dos veces para
promover la nueva lnea al estado Nivel 1.

Tome nota

En lugar de usar Tabulador y MaysTabulador, puede usar los botones Promover y Disminuir
nivel en la pestaa Esquema de la cinta. El botn Promover es la flecha hacia la izquierda; el botn
Disminuir nivel es la flecha hacia la derecha.

Mantenimiento de documentos y macros

237

11. Para finalizar el esquema, escriba lo siguiente. Ponga la primera lnea en el Nivel 1 y todas las dems
lneas en el Nivel 2.
Captulo 3: Aventuras en Magic Kingdom
La taquilla
El viaje en autobs
Ir de compras
Las atracciones
El desfile
Los fuegos artificiales

12. Haga clic a la izquierda de la lnea El viaje en autobs para seleccionar la lnea y arrstrela hacia arriba
para que est encima de La taquilla. Esta es una forma de reordenar los elementos del esquema:
arrastrarlos.

13. Haga clic en la lnea Ir de compras y haga clic en el botn Bajar (la flecha hacia abajo) en la pestaa
Esquema. Esta es otra manera de reordenar los elementos del esquema.

14. Abra la lista desplegable Mostrar nivel de la pestaa Esquema y seleccione Nivel 1. El esquema se
contrae para mostrar solo los encabezados de Nivel 1.

15. Haga doble clic en el signo ms que est a la izquierda del ttulo Captulo 3. Se muestran los ttulos
subordinados por debajo de l.

16. Presione Ctr+E para seleccionar todo el esquema y luego haga clic en el botn Expandir (el signo ms)
en la pestaa Esquema para ampliar todo el esquema otra vez.

17. Haga clic en el botn Cerrar vista Esquema para volver a la vista Diseo de impresin. Desde ah
puede escribir los prrafos del cuerpo debajo de cada ttulo para contar su historia.

18. GUARDE el archivo como Vacation Story en la carpeta de la leccin en la unidad flash y CIERRE
el archivo.

Trabajar con un documento maestro y subdocumentos


Un documento maestro es el principal documento creado en Word, por ejemplo, el del trabajo
de investigacin. Un trabajo de investigacin u otro documento largo contiene datos como
ttulo, tesis, introduccin, tcnicas, resultados y obras citadas, por nombrar unos pocos. Este
documento podra tener muchas pginas y explorar todo el documento podra ser complicado.
Trabajar con un documento maestro puede organizar las secciones de ttulo en secciones
ms pequeas llamadas subdocumentos, que son secciones dentro del documento maestro
que se han separado en subsecciones. Cuando se crea un subdocumento, se convierte en un
archivo independiente del maestro, aunque permanece vinculado al documento maestro. Esto
le permite abrir un documento pequeo de 2 o 3 pginas, en lugar de un documento de 20
pginas.
Por ejemplo, puede crear un documento maestro para informes y trabajos de investigacin
largos. Cuando termine de dar formato al documento maestro con estilos de ttulo, lo puede
separar en un subdocumento para cada ttulo y su contenido. Los subdocumentos se crean
en funcin de sus estilos de ttulo; el subdocumento se guarda con el ttulo como nombre del
archivo.
Como alumno, es muy probable que tenga que asistir a una clase de escritura tcnica para
uno de los cursos bsicos y para preparar un trabajo de investigacin. Cuando empiece a
escribir el trabajo de investigacin, escribir un esquema para hacerlo ms manejable y para
mantenerse organizado. Trabajar con el documento maestro y los subdocumentos es similar
a trabajar en las secciones del trabajo de investigacin. Puede editar el documento maestro
completo o trabajar en el subdocumento como documento independiente. Al editar y guardar
subdocumentos independientemente, el documento maestro se actualiza automticamente
porque el subdocumento est vinculado al documento maestro. Cuando necesite revisar el
documento maestro, todos los cambios de edicin aparecern en el documento.

238

Leccin 12

Guardar el documento maestro


Para ayudarle a administrar el documento maestro, es mejor guardar el documento maestro y
todos los subdocumentos en la misma carpeta. Crear una carpeta agiliza la localizacin de los
subdocumentos. El documento en el que va a trabajar ya tiene formato con estilos de ttulos. En
este ejercicio, aprender a crear una carpeta y a guardar el documento maestro.

PASO A PASO

Guardar el documento maestro

ABRA el documento Hosting de la carpeta de la leccin.


1. Para guardar el documento en una carpeta especfica, haga clic en la pestaa Archivo y haga clic en
Guardar como. Haga clic en Equipo y en Examinar.
Se abre el cuadro de dilogo Guardar como para que localice la unidad flash.

2. Haga clic en el botn Nueva carpeta que se encuentra debajo de la barra de direcciones y escriba
Hospedaje maestro y presione Entrar para aceptar el nombre de la nueva carpeta.

3. Con la carpeta seleccionada, haga clic en el botn Abrir o haga doble clic para poner la carpeta
principal en la barra de direcciones.
Crear una carpeta es fcil y facilita el trabajo de localizar el documento maestro y los subdocumentos. Al
asignar un nombre a una carpeta, elija un nombre estrechamente relacionado con el documento.

4. En el cuadro Nombre de archivo, escriba Master Proposal.


5. Haga clic en el botn Guardar para guardar el documento en la carpeta Hospedaje maestro.
PAUSA. DEJE el documento abierto para el prximo ejercicio.

Creacin de subdocumentos
Un subdocumento es una parte del documento maestro y est dividido en secciones pequeas.
Cada subdocumento tiene un nombre de archivo nico basado en el estilo de encabezado que
se aplic al documento cuando se cre. Como alumno, esta caracterstica es til para un trabajo
de investigacin grande, ya que se trabaja en una seccin del subdocumento en un momento
posterior para tener todo el documento abierto. El primer paso es identificar los niveles dentro
de los subdocumentos como lo hara en la creacin de un esquema. Por ejemplo, Nivel 1, Nivel
2 y Nivel 3 es similar a crear un esquema e identificar los ttulos con nmeros romanos I, II
y III.
Cuando d formato al trabajo de investigacin, aplique un estilo de ttulo a cada nueva seccin
en el documento (los estilos se tratan en la leccin 3). Cuando se editan los subdocumentos por
separado, el documento maestro se actualiza automticamente. La Pestaa Esquema contiene
los botones Contraer y Expandir, que se correlacionan con el documento maestro. En este
ejercicio, crear subdocumentos que se guardarn por separado.

PASO A PASO

Crea Subdocumentos

USE el documento abierto desde el ejercicio anterior.


1. Haga clic en la pestaa Vista. En el grupo Vistas, haga clic en el botn Esquema. Se abre la pestaa
Esquema, que est al lado de la pestaa Inicio.

2. En el grupo Herramientas de esquema, haga clic en la flecha desplegable que esta al lado de Mostrar
nivel y seleccione Nivel 1 para hacer el documento ms manejable.
A este documento ya se le ha aplicado formato con estilos de ttulo; cuando se cambian los niveles, el
documento se contrae y solo aparece en la pantalla el Nivel 1, como se muestra en la figura 12-2.

Mantenimiento de documentos y macros

239

Figura 12-2
Documento mostrado
en Nivel 1

3. En el grupo Documento maestro, haga clic en el botn Mostrar documento para visualizar comandos
adicionales.

4. Haga clic en el smbolo ms (+) que est al lado de Introduccin para seleccionar el ttulo. Aunque no
pueda verlo, tambin se selecciona el contenido dentro del ttulo.

5. Haga clic en el botn Crear en el grupo Documento maestro para crear un subdocumento.
Observe que Introduccin tiene un icono de subdocumento en el lado izquierdo y est rodeado de
un borde con un salto de seccin continuo encima y debajo del encabezado. Esto permite que Word
distinga el inicio y el final de un subdocumento con un flujo continuo al documento maestro. Un
borde indica que este es un subdocumento. Con el primer subdocumento creado, el botn Contraer
subdocumentos pasa a estar activo. Si no puede ver el salto de seccin continua, seleccione el botn
Mostrar u ocultar de la Pestaa Inicio.

6. Seleccione el signo ms (+) que est al lado del ttulo Informacin de cuenta y haga clic en el botn
Crear.
Se coloca un borde automticamente alrededor del subdocumento.

7. Repita los pasos para los ttulos restantes: Indemnizacin y garantas, Usos prohibidos de servicios
y productos, Ancho de banda y utilizacin, Seguridad y software, Infraccin, Confidencialidad, y
Denegacin de servicio.
El documento debe aparecer como se muestra en la figura 12-3. Aparece un borde alrededor de cada
subdocumento junto con los saltos de seccin continua.

240

Leccin 12
Figura 12-3
Documento con
subdocumentos

PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Guardar subdocumentos
El siguiente paso es guardar el documento maestro con los subdocumentos. Word crea
automticamente un nombre de archivo para cada uno de los subdocumentos en funcin del
texto con formato de estilos de ttulo. Los guarda como un archivo independiente, pero en la
misma carpeta. Por ejemplo, el documento en el que est trabajando contiene muchos ttulos a
los que se ha aplicado el estilo de Ttulo 1. Cuando se guarda el documento maestro, cada uno
de los ttulos y el texto bajo el ttulo se guardan automticamente en un archivo independiente.
En este ejercicio, aprender a guardar el documento maestro con los subdocumentos.

PASO A PASO

Guardar subdocumentos

USE el documento que est abierto desde el ejercicio anterior.


1. Haga clic en el botn
Guardar en la barra de acceso rpido para guardar el documento Master
Proposal y los subdocumentos creados.
Word guarda cada subdocumento como un archivo independiente en funcin del estilo de ttulo
(Ttulo 1) que se aplic al documento. Cada uno de los subdocumentos estn vinculados con el
documento maestro.

PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Mantenimiento de documentos y macros

241

Promover y disminuir el nivel de los subdocumentos


Cuando se reorganizan los niveles en un documento maestro, el ttulo del subdocumento
se mueve a otro nivel mediante los comandos de la pestaa Esquema, tanto si se promueve
como si se disminuye el nivel. Por ejemplo, para mover un tema del documento debajo de
otro ttulo, puede disminuir el nivel de ese ttulo. Mientras contina escribiendo el trabajo de
investigacin, se da cuenta de que el estilo Ttulo 1 aplicado a uno de los ttulos debe ser Ttulo
2. En la pestaa Esquema, tiene opciones para cambiar los niveles de los ttulos mediante los
botones Promover o Disminuir nivel. Es fcil disminuir un Nivel 1 a Nivel 2 o viceversa. As
que en este caso, puede disminuir el Nivel 1 a Nivel 2. En este ejercicio, aprender a usar los
botones Promover y Disminuir nivel.

PASO A PASO

Promover y disminuir el nivel de los subdocumentos

USE el documento que est abierto desde el ejercicio anterior.


1. Haga clic en el botn

Expandir subdocumentos para expandir todos los subdocumentos.

Apunte al smbolo ms (+) que est al lado del ttulo Informacin de cuenta. Observe que el puntero del
mouse cambia a cuatro flechas.

2. Haga clic en el smbolo ms (+) una vez para seleccionar el ttulo y todo el contenido del subdocumento.
3. En el grupo Herramientas de esquema, haga clic en el botn Disminuir nivel

una vez.

Ha observado que el cuadro Nivel de esquema cambi de Nivel 1 a Nivel 2? La Informacin de cuenta
ha disminuido a un Nivel 2 como se muestra en la figura 12-4.

Figura 12-4
Ttulo con nivel disminuido

242

Leccin 12
4. Con el subdocumento Informacin de cuenta todava seleccionado, haga clic en la flecha Promover
una vez.
La Informacin de cuenta se ha promovido de nuevo a un Nivel 1. Vuelva a disminuirla a un Nivel 2.

5. Haga clic en el botn Guardar en la barra de herramientas de acceso rpido. El documento maestro se
guarda con los cambios actualizados.

PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Reorganizacin de subdocumentos
Los subdocumentos pueden ordenarse dentro del documento maestro. Puede cambiar el orden
de los subdocumentos si los mueve desde una ubicacin a otra mediante los botones de comando
de la pestaa Esquema o si los arrastra y los suelta. Una vez que mueve un subdocumento, debe
desvincularlo y volver a crearlo. Tambin puede combinar dos o varios subdocumentos en un
subdocumento. En este ejercicio, va a reorganizar subdocumentos.

PASO A PASO

Reorganizar subdocumentos

USE el documento que est abierto desde el ejercicio anterior.


1. Anule la seleccin de Informacin de cuenta haciendo clic en un rea en blanco de la pantalla del
documento.

2. Agregue una marca de verificacin junto a Mostrar solo primera lnea.


Esto muestra unas pocas lneas para cada uno de los subdocumentos y oculta el contenido restante
para hacer los subdocumentos ms manejables.

3. Desplcese hacia abajo y haga clic para seleccionar el smbolo ms (+) que est al lado del ttulo
Seguridad y software y su contenido.

4. Haga clic en el botn Mostrar documento para visualizar comandos adicionales en el grupo
Documento maestro.

5. En el grupo Herramientas de esquema, haga clic en el botn Bajar

(cuatro veces) hasta que el ttulo


se coloque debajo del salto de seccin continua que est despus de Infraccin.
Sugerencia: deben aparecer dos saltos de seccin continua encima de Seguridad y software.
El subdocumento Seguridad y software est rodeado de un borde que se extiende hasta el
subdocumento Confidencialidad.

6. Elimine los dos saltos de seccin continua que estn debajo de Seguridad y software y
Confidencialidad.
Eliminar estos saltos de seccin continua facilita la desvinculacin de los subdocumentos.

PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

PASO A PASO

Desvincular subdocumentos

USE el documento que est abierto desde el ejercicio anterior.


Actualmente, hay solamente un icono de subdocumento
para ambos niveles, como se muestra en la figura
12-5. Estos dos subdocumentos estn vinculados con el documento maestro y deben ser desvincularse para
crear subdocumentos independientes.

Mantenimiento de documentos y macros

243

Figura 12-5
Subdocumentos
en otra posicin

1. Haga clic en el smbolo ms


s
s (+) que est al lado de Seguridad y software para seleccionarlo y haga clic
en el botn Desvincularr

El icono de subdocumento desaparece.

2. Haga clic en el botn Crear para crear un subdocumento.


As se pone un borde alrededor de este nivel y aparece el icono de subdocumento.

3. Haga clic en el smbolo ms (+) que est al lado de Confidencialidad.


4. Compruebe si se muestra el botn Desvincular. En caso afirmativo, haga clic en Desvincular y haga clic
en Crear. Si no aparece el botn Desvincular, haga clic en el botn Crear.

5. Haga clic en la casilla para desactivar Mostrar solo primera lnea. Cambie el nivel para mostrar solo
Nivel 1.
Cambiar la presentacin del nivel lo hace ms manejable para crear un subdocumento y ver los bordes
alrededor de cada uno de los subdocumentos.

6. Haga clic en el botn Contraer subdocumentos y aparecer un mensaje que le pregunta Desea
guardar los cambios efectuados en el documento maestro "Master Proposal". Haga clic en Aceptar.
La pantalla debe coincidir con la de la figura 12-6. Word guarda automticamente el subdocumento con
un nuevo nombre de archivo, elimina el ltimo carcter del nombre de archivo y agrega un 1 al final.
Los dos archivos adicionales que estn guardados en la unidad flash son Segurida1 y Confidencialida1.
Cada vez que se crea un subdocumento, se vincula automticamente al documento maestro y los
subdocumentos originales dejan de estar vinculados al documento maestro.

244

Leccin 12
Figura 12-6
Documento maestro
con hipervnculos con
subdocumentos
en otra posicin

PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Edicin de un subdocumento individual


Los subdocumentos se pueden editar directamente en el documento maestro o se pueden
abrir como archivos independientes en su propia ventana. En este ejercicio, va a editar un
subdocumento por separado y en el documento maestro.

PASO A PASO

Editar un subdocumento individual

USE el documento que est abierto desde el ejercicio anterior.


1. Apunte al hipervnculo del subdocumento Hospedaje maestro/Introduccin, presione Ctrl y haga clic
para seguir el hipervnculo y abrir el subdocumento en una ventana independiente. Ahora est listo para
editarlo y darle formato.

2. Editar el texto de la primera y segunda frase. Seleccione principios, directrices, y requisitos en la


primera frase. En la segunda frase, seleccione integridad, seguridad, fiabilidad y privacidad. Se deben
seleccionar las siete palabras.

3. Ponga en negrita el texto seleccionado y cambie el color de fuente a rojo oscuro.


4. Haga clic en GUARDAR en la barra de herramientas de acceso rpido; despus cierre el archivo del
subdocumento Introduccin.
Si se le solicita que guarde los cambios, haga clic en GUARDAR.

5. Haga clic en la pestaa Esquema para que est disponible con sus comandos.
6. En el grupo Documento maestro, haga clic en el botn Expandir subdocumentos

Observe el texto en rojo oscuro en negrita debajo del ttulo Introduccin. Los cambios realizados en el
subdocumento Introduccin se actualizan automticamente en el documento maestro.

7. Haga clic en el botn Cerrar vista Esquema para ir a la vista Diseo de impresin.
8. Desplcese a la pgina 3.
9. Debajo del ttulo, Usos prohibidos de servicios y productos, seleccione el segundo prrafo.

Mantenimiento de documentos y macros

245

10. En la pestaa Diseo, seleccione Bordes de pgina.


11. Agregue un borde alrededor del prrafo y seleccione la pestaa Bordes para activarla.
12. En la seccin Configuracin, seleccione Sombra. Cambie el Ancho a 2 y aplique el color Rojo,
nfasis 2.
Se aplica un borde de color con un ancho de 2 al prrafo.

13. Haga clic en la pestaa Sombreado y seleccione el color de relleno Rojo, nfasis 2, Claro 80 %.
Se aplica un sombreado al prrafo dentro del borde.

14. Haga clic en Aceptar.


15. Debajo de los ttulos General, Sistema y red y Facturacin, seleccione el contenido con vietas.
16. Cambie las vietas a rombos opacos. Las vietas se han reemplazado por las nuevas vietas en el texto
seleccionado.

17. GUARDE el documento Master Proposal y cierre el archivo. Ha completado la edicin del
documento maestro.

18. Para ver un subdocumento independiente, abra el subdocumento Prohibited Uses of Services and
Products desde la carpeta Hospedaje maestro. Los cambios realizados en los pasos 10 a 16 aparecen
en el subdocumento como se muestra en la figura 12-7.

Figura 12-7
Subdocumento
con cambios

19. CIERRE el documento.


DEJE Word abierto.

246

Leccin 12

VINCULACIN DE CONTENIDO
En un documento largo, puede ser til hacer referencia a otro tipo de contenido en el documento,
como otras secciones, ilustraciones, tablas o frases individuales. Puede proporcionar el nombre
del elemento al que hace referencia (por ejemplo, "vea la figura 1"), pero si los usuarios van a
ver el documento en pantalla, les puede ahorrar tiempo si crea un vnculo directo al contenido
al que hace referencia.
Si el rea a la que desea hacer referencia en el vnculo ya tiene un estado especial, como un
ttulo o una ilustracin numerada, una ecuacin o una tabla, puede usar una referencia cruzada
para hacer referencia a l. Si el rea es solo texto del cuerpo, sin una designacin especial,
debe crear un marcador para marcar el punto; despus puede hacer referencia al marcador en
la referencia cruzada.

Creacin de un marcador
Un marcador es un puntero invisible que se inserta en un documento. Puede insertarlo en
cualquier lugar de un documento y luego hacer referencia a ese marcador en una referencia
cruzada.
PASO A PASO

Crear un marcador

PREPRESE. Antes de empezar estos pasos, asegrese de iniciar Microsoft Word.


1. ABRA el documento Agreement de la carpeta de la leccin.
2. Cerca de la parte inferior de la pgina 5, seleccione el texto El tamao de buzn mximo es de 15
megabytes.

3. En la pestaa Insertar, haga clic en Marcador. (Primero deber hacer clic en Vnculos, segn el ancho
de la ventana de la aplicacin). Se abre el cuadro de dilogo Marcador.

4. En el cuadro Nombre del marcador, escriba TamaoDeBuzn como se muestra en la figura 12-8.
Figura 12-8
El cuadro de
dilogo Marcador

5. Haga clic en Agregar. Se crea el marcador.


6. GUARDE el documento como Agreement Reference en la carpeta de la leccin en la unidad flash.
PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Creacin de una referencia cruzada


Una referencia cruzada es una referencia a algn otro lugar en el documento. Puede ser un
marcador (como el que cre en el ejercicio anterior) o un elemento numerado, un ttulo, un
marcador, una nota al pie, una nota al final, una ecuacin, una ilustracin o una tabla.

Mantenimiento de documentos y macros

247

La propia referencia cruzada puede ser el texto real del elemento al que se hace referencia, el
nmero de la pgina en la que aparece, el nmero del elemento al que se hace referencia (por
ejemplo, 4 para el 4 prrafo), la descripcin del elemento (por ejemplo, para una ilustracin o
una tabla), con o sin su numeracin, o la palabra anteriormente o ms adelante.

PASO A PASO

Crear una referencia cruzada

USE el documento que dej abierto en el ejercicio anterior.


1. En el ltimo prrafo de la pgina 2, coloque el punto de insercin al principio de la segunda frase.
2. En la pestaa Referencias, haga clic en Insertar referencia cruzada. Se abre el cuadro de dilogo
Referencia cruzada.

3. Abra la lista desplegable Tipo lista y elija Marcador. El marcador creado anteriormente aparece en la
lista, como se muestra en la figura 12-9.

Figura 12-9
El cuadro de dilogo
Referencia cruzada

4. Para la opcin Referencia a, deje seleccionado el valor predeterminado (Texto del marcador).
5. Haga clic en Insertar. El cuadro de dilogo permanece abierto.
6. Haga clic en Cerrar para cerrar el cuadro de dilogo. Observe que la frase a la que se hace la referencia
cruzada aparece en el prrafo. Tal vez necesite agregar un espacio para separar las frases.

7. Desplcese hasta la parte inferior de la pgina 5 y cambie 15 a 20 para que ahora la frase indique El
tamao mximo de buzn es de 20 megabytes.

8. Desplcese hasta la parte inferior de la pgina 2. Observe que el marcador an muestra el tamao
anterior.

9. Haga clic con el botn secundario en la frase insertada por el marcador y elija Actualizar campo. Vea la
Figura 12-10. El marcador se actualiza.

Figura 12-10
Actualizar manualmente el
marcador si es necesario

10. GUARDE el documento y CIERRE el archivo.

248

Leccin 12

ORIENTACIN DE SOFTWARE
Grabacin de macros

Se encuentra realizando la misma tarea en Word una y otra vez? Si es as, la grabacin de
macros simplifica su tarea. Pertenece al grupo de usuarios Lakeville.NET y es responsable
de proporcionar a todos las copias de los prximos talleres. Va a aunar los conocimientos aprendidos en otras lecciones para grabar una macro. Por ejemplo, en la leccin 6,
aprendi a crear tablas y darles formato, y a usar frmulas dentro de las tablas. Siempre
est en movimiento y ahora se encuentra en una situacin donde no est logrando mucho
debido a las tareas repetitivas. Es fundamental que aprenda acerca de las macros para
ayudar a administrar su tiempo ms sabiamente, aumentar la productividad y tener an
tiempo para usted. En este ejercicio, aprender a grabar y ejecutar una macro.

GRABACIN DE MACROS
Una macro es una secuencia de comandos para automatizar una tarea grabada. Es una serie de
comandos y acciones que se pueden grabar y ejecutar cada vez que necesita realizar la tarea.
Cuando se crea una macro, puede ejecutarla manualmente o asignarla para que se ejecute cada
vez que se presiona una tecla o una serie de teclas especfica.

PASO A PASO

Asignar teclas de Mtodo Abreviado.


Un mtodo abreviado de teclado es una combinacin de dos o ms teclas para realizar una accin concreta.
En las lecciones que ya ha cubierto, aplic un mtodo abreviado de teclado para abrir un nuevo documento
presionando Ctrl+U o texto en negrita presionando Ctrl+N. Word contiene muchos mtodos abreviados
diferentes, que estn asignados para que se realice una accin especfica y, por lo tanto, no se pueden usar.

PREPRESE. Si es necesario, antes de iniciar estos pasos, INICIE Word.


1. ABRA un documento en blanco.
2. En la pestaa Vista, haga clic en la flecha desplegable que est al lado de Macros para abrir el men.
3. Haga clic en Grabar macro para abrir el cuadro de dilogo Grabar macro. En el cuadro de dilogo,
tiene que asignar un nombre a la macro y decidir qu opcin se usa para asignar una macro. Tiene dos
opciones. Puede asignar una macro mediante un botn o mediante el teclado.

4. En el cuadro Nombre de macro, escriba Siguientes_Talleres.


No se permiten espacios; debe agregar un carcter de subrayado. Tambin es vlido agregar un nmero
al final del nombre de la macro.

5. Mantenga la configuracin predeterminada para Guardar macro en.


Se almacenar en Todos los documentos (Normal.dotm).
Quiere guardarla ah porque tendr acceso a ella cada mes. Si alguien ms est trabajando en su
equipo y le proporciona el mtodo abreviado de teclado, esa persona tambin puede tener acceso a la
macro. (Sugerencia: puede agregar la tecla de mtodo abreviado en la descripcin, por si la olvida o si
desea compartirla).
La primera macro se asignar a un comando de teclado. Esto significa que cada vez que presione los
comandos del teclado, se ejecutar la macro.
Antes de hacer clic en el botn Teclado, es conveniente agregar una descripcin a la macro.

6. En el cuadro Descripcin, escriba Use esta tabla para todos los talleres siguientes.
7. Haga clic en el botn Teclado para abrir el cuadro de dilogo Personalizar teclado como se muestra en
la figura 12-11.
En el cuadro Comandos, la macro se guarda en Normal.NewMacros.Siguientes_Talleres. Esto muestra
la ubicacin donde se guardar la macro.

Mantenimiento de documentos y macros

249

Figura 12-11
Cuadro de dilogo
Personalizar teclado

8. Es hora de ver si una pulsacin de tecla se ha asignado a otro comando. En el cuadro Nueva tecla de
mtodo abreviado, presione Ctrl+T (no escriba el signo ms).
Esta tecla de mtodo abreviado ya est asignada al comando CentrarPrrafo como se muestra en el
cuadro de dilogo.

9. Presione la tecla Retroceso para quitar CtrlT.


Vamos a probar con otra tecla de mtodo abreviado.

10. Presione Ctrl+Alt+T.


De nuevo, esta tecla de mtodo abreviado ya est ocupada por el comando de marca comercial ().
Puede llevarle algunos intentos encontrar una tecla de mtodo abreviado sin asignar.

11. Presione la tecla Retroceso para quitar CtrlAltT.


12. Presione Alt+T.
Observe que esta pulsacin de tecla no est asignada.

13. Haga clic en el botn Asignar para asignar esta tecla de mtodo abreviado a la nueva macro. El
comando AltT se mueve al cuadro Teclas activas para esta macro.
Los cambios se asignarn en la plantilla Normal en lugar de asignarse a Documento1. Esta macro
se guardar en el equipo que la est grabando y tendr acceso a ella cualquier persona que est
trabajando en el equipo.

Tome nota

Word le permite invalidar las teclas asignadas, pero no es conveniente hacerlo. Busque una que no
est asignada.
14. Haga clic en CERRAR.
PAUSA. DEJE Word abierto para el prximo ejercicio.

250

Leccin 12

Grabacin de una Macro


Una vez que determina qu mtodo desea asignar a la macro, el siguiente paso es grabar los
pasos. Mientras Word est grabando una macro, el puntero del mouse cambia a un puntero
de grabacin en la pantalla. En ese momento, se graba cada clic del mouse y cada pulsacin
de tecla. Cuando trabaje con macros, no puede usar el mouse para seleccionar texto. En este
ejercicio, aprender a grabar sus pasos para crear y dar formato a una tabla.

PASO A PASO

Grabar una macro


Se ha habilitado el botn Grabar y el puntero del mouse debera cambiar a un puntero de grabacin en la
pantalla. Mientras se muestra el icono en la pantalla del documento, todava est grabando sus pasos. Si
necesita hacer una pausa, haga clic en el comando Pausar grabacin en el men Macros. Si interrumpe una
macro, puede hacer clic en Reanudar grabacin para volver.

PREPRESE. USE el documento Tabla y haga clic en abrir desde el ejercicio anterior.
1. Haga clic en la pestaa Insertar y en Insertar tablas para abrir el cuadro de dilogo.
2. Cree una tabla que contenga 4 columnas y 7 filas. Haga clic en Aceptar.
3. Escriba la informacin como se muestra en la figura 12-12.
Dado que est grabando una macro, debe presionar la tecla Tabulador para moverse entre las celdas y
presionar Mays+Tabulador para retroceder.

Figura 12-12
Documento
Siguiente taller

4. Despus de escribir los datos, haga clic en la pestaa Presentacin en Herramientas de tabla y
seleccione Tablas.
Mientras est grabando una macro, no puede usar el mouse para seleccionar texto o tablas. Ahora est
seleccionada toda la tabla.

5. En el grupo Estilos de tabla de la pestaa Diseo, haga clic en el botn Ms para visualizar la galera.
6. En el grupo Tablas de cuadrcula, seleccione Tabla de cuadrcula 4 nfasis 6 para aplicar un estilo a
la tabla.

7. Use las teclas de flecha del teclado para subir a la primera fila que contiene los encabezados.
8. En la pestaa Presentacin, haga clic en Seleccionar en el grupo Tabla y elija Seleccionar fila y
seleccione Alinear al centro. Por ahora, son los nicos cambios que grabar para esta macro.

9. El siguiente paso es detener la grabacin. Haga clic en la pestaa Vista, en Macros y en Detener
grabacin.

Mantenimiento de documentos y macros

251

Ha grabado su primera macro y podr tener acceso a ella rpidamente. Si comparte el equipo con otra
persona, esta tambin puede usar el mtodo abreviado de teclado para aplicar la macro siempre que le
proporcione la tecla de mtodo abreviado. Esta tabla se puede usar para todos los talleres prximos; lo
nico que tiene que hacer es cambiar los datos.

10. CIERRE el documento sin guardar los cambios. (Sugerencia: cuando aparezca un mensaje de
advertencia, haga clic en No guardar).

PAUSA. DEJE Word abierto para el prximo ejercicio.

Ejecucin de una macro


Una vez que se graba una macro, puede presionar el mtodo abreviado de teclado para ejecutarla
en un documento en blanco o en uno existente. En este ejercicio, aprender a ejecutar la macro
en un documento en blanco.

PASO A PASO

Ejecutar una macro

ABRA un documento en blanco.


1. Presione Alt+T. La tabla aparece automticamente en la pantalla del documento.
Cuando necesite trabajar en esta tabla, ahora puede tener acceso a ella rpidamente, editar los datos y
guardarla con un nuevo nombre de archivo.

2. GUARDE el documento como Upcoming Workshops en la carpeta de la leccin en la unidad flash y


CIERRE el archivo.

3. ABRA un documento en blanco.


Ahora, vamos a ejecutar de nuevo la macro de otra manera.

4. En la pestaa Vista, haga clic en Macros y haga clic en Ver macros para abrir el cuadro de dilogo
Macros.

5. Haga clic en Ejecutar. La tabla aparece en la pantalla del documento.


Los comandos adicionales estn disponibles en el cuadro de dilogo y no se describirn en esta leccin.
Algunos de estos comandos abren la aplicacin Visual Basic, que es donde se puede crear o editar una
macro. Si lo abre accidentalmente, cierre simplemente la aplicacin.

6. CIERRE el documento sin guardar los cambios.


PAUSA. DEJE Word abierto para el prximo ejercicio.

252

Leccin 12

ORIENTACIN DE SOFTWARE
Control de seguridad de macros

Ha aprendido a simplificar su trabajo con las macros. Ahora, le preocupa cmo funciona
la seguridad con las macros. La seguridad de macros implica contenido activo en archivos
que podra provenir de un sitio que no tiene una firma digital o de alguien que ha escrito
cdigo con un virus. Si alguien le enva un documento que contiene macros con contenido
activo, podra suponer un riesgo para la seguridad y daar su equipo. Un hacker es una
persona que escribe programas malintencionados tales como virus destinados a daar
el equipo o tener acceso a sus datos ilegalmente. Cada da omos hablar de hackers que
irrumpen en grandes empresas y obtienen acceso a informacin confidencial. Las organizaciones tienen seguridad implementada para identificar y evitar cualquier acceso a los
datos desde la red de otra persona; por lo tanto, cuando se trabaja con macros, es importante saber quines son sus fuentes de confianza. Word tiene una seguridad de virus de
macro que proviene de lugares y fuentes de confianza. Esta seguridad de macros determina si es seguro ejecutar la macro en su equipo. Es conveniente tener la tranquilidad de que
las macros provenientes de otras fuentes son de un editor de confianza. Una firma digital
es un cdigo firmado digitalmente por una persona o una empresa. Puede crear su propia
firma digital, pero no estara emitida por una entidad certificadora de confianza. En este
ejercicio, aprender a revisar la seguridad del sistema.

Figura 12-13
Pestaa Desarrollador

Use esta figura como referencia a lo largo de esta leccin, as como en el resto del libro.

SUPERVISIN DE LA SEGURIDAD DE LAS MACROS


La seguridad de macros tiene medidas preventivas implementadas para determinar si es seguro
ejecutar una fuente de macro.

PASO A PASO

Revisar la configuracin de seguridad de macros

PREPRESE. Si es necesario, antes de iniciar estos pasos, INICIE Word.


1. En la pestaa Archivo, seleccione Opciones en la pgina Backstage.
2. Seleccione Centro de confianza en el cuadro de dilogo Opciones de Word.
En la pantalla Centro de confianza, Microsoft ha proporcionado vnculos a artculos sobre la proteccin
de su privacidad, del equipo y de la seguridad. Dedique algn tiempo a leer estos artculos a su
conveniencia.

3. Haga clic en el botn Configuracin del Centro de confianza para abrir la pantalla Centro de
confianza. En el panel izquierdo, Configuracin de macros est resaltada.
Aqu es donde puede gestionar cmo se ejecutan las macros. Puede deshabilitar todas las macros
con o sin notificacin, deshabilitar todas las macros con excepcin de aquellas que estn firmadas
digitalmente o habilitar todas las macros que podran daar el equipo.

Mantenimiento de documentos y macros

253

Si agrega una marca de verificacin al lado de Confiar en el acceso a proyectos de Visual Basic permite
el acceso al modelo de objetos de Visual Basic para Aplicaciones. Deje los ajustes en la configuracin
predeterminada.

4. Haga clic en el botn Cancelar para salir del cuadro de dilogo Centro de confianza.
PAUSA. DEJE abierto el cuadro de dilogo Opciones de Word para usarlo en el prximo ejercicio.

A continuacin aprender a agregar la pestaa Desarrollador a la cinta.

PASO A PASO

Revisar la pestaa Desarrollador

PREPRESE. USE el documento que dej abierto en el ejercicio anterior.


1. Haga clic en Personalizar cinta de opciones en el panel izquierdo.
Esta pantalla es donde puede personalizar la cinta de opciones o, en este caso, activar en una Pestaa
de la cinta que est desactivada de forma predeterminada.

2. Debajo de Personalizar la cinta de opciones, active la casilla Desarrollador (vea la figura 12-14).
3. Haga clic en Aceptar.

Figura 12-14
Personalizar cinta

254

Leccin 12
4. Haga clic en la pestaa Desarrollador para mostrar los grupos y comandos.
La Pestaa Desarrollador contiene comandos que se usan con las macros, que incluyen cdigos,
plantillas, controles utilizados en las formas, complementos y mucho ms (vea la figura 12-17 para
obtener ms informacin sobre la pestaa Desarrollador).
Anteriormente, abri el cuadro de dilogo Macros para ejecutar una macro que cre. En la pestaa
Desarrollador, se puede obtener acceso al cuadro de dilogo Macros en el grupo Cdigo haciendo
clic en el botn Macros. En el mismo grupo, puede grabar una macro y pausar una grabacin (son los
mismos comandos del grupo Macros de la pestaa Vista).
Claramente la pestaa Desarrollador contiene ms comandos. El botn Seguridad de macros abre el
Centro de confianza. Esto muestra la configuracin de macros del equipo. Si tiene conocimientos de
programacin o le resulta cmodo escribir cdigo, puede escribir su propia macro con el editor de
Visual Basic.

CIERRE Word.

Tome nota

Para buscar informacin adicional sobre las macros y usar la funcin Ayuda, presione el botn F1
o haga clic en el icono Ayuda.

Evaluacin de conocimientos

Varias opciones
Seleccione la mejor respuesta a los siguientes enunciados.

1. De forma predeterminada, cuntos niveles contiene la vista Esquema?


a. Nueve
b. Ocho
c. Siete
d. Cinco

2. Al hacer clic en el botn Mostrar documento en la pestaa Esquema se muestra:


a. la vista Backstage.
b. ms comandos.
c. Crear.
d. Ninguna de las anteriores

3. Si hace clic en el botn Expandir, ocurre lo siguiente:


a. se muestra todo el texto en el subdocumento.
b. se cierra el subdocumento.
c. se abre solamente el contenido seleccionado.
d. a y c

4. Las macros se usan para:


a. trabajo aburrido.
b. trabajos de investigacin.
c. trabajo repetitivo.
d. trabajo que no se lleva a cabo diariamente.

5. Una macro a la que se ha asignado un mtodo abreviado de teclado se puede ejecutar en:
a. un documento en blanco.
b. un documento existente.
c. una plantilla.
d. Todos los anteriores

Mantenimiento de documentos y macros

255

Verdadero o falso
Haga un crculo alrededor de la V si el enunciado es verdadero o alrededor de la F si el enunciado es falso.
V

1.

Un subdocumento contiene el documento completo.

2.

Las macros no automatizan tareas.

3.

Cuando se crean subdocumentos, se guardan con el documento maestro.

4.

Cuando se graba una macro, puede dar formato a un documento con muchas caractersticas para mejorar el

5.

documento.
Cuando se asigna un nombre a una macro, se pueden usar espacios.

Proyectos

Proyecto 12-1: Crear una macro sencilla


En su trabajo en Books and Beyond, continuar trabajando en documentos que forman parte
del manual del empleado. Va a crear una macro sencilla que se usar para este manual del
empleado. En este proyecto, aplicar los conocimientos que ha aprendido en las lecciones
anteriores.
PREPRESE. INICIE Word si no est ya en ejecucin.
1. ABRA un documento en blanco.
2. En la pestaa Vista, haga clic en Macros y haga clic en Grabar macro en el grupo Macros.
3. Escriba la informacin en el cuadro correspondiente:
Nombre de macro: Books_and_Beyond
Descripcin: Informe con formato para el manual de B&B.

4. Haga clic en Teclado y, en el cuadro Nueva tecla de mtodo abreviado, escriba Alt+L. Esta es una tecla
de mtodo abreviado sin asignar.

5. Haga clic en Asignar y en Cerrar.


6. En la pestaa Diseo, seleccione el Conjunto de estilos Bsico (con estilo) del grupo Formato del
documento.

7. Escriba BOOKS AND BEYOND. Aplique Ttulo 1 del grupo Estilos de la pestaa Inicio.
8. Presione Entrar una vez.
9. Escriba Ttulo de la segunda seccin.
10. Seleccione Ttulo 2.
11. Presione Entrar dos veces.
12. Escriba Ttulo de la tercera seccin.
13. Seleccione Ttulo 3.
14. Presione Entrar dos veces.
15. Haga clic en Detener grabacin del grupo Macros en la pestaa Vista.
CIERRE el documento sin guardar los cambios. DEJE Word abierto para el siguiente proyecto.

256

Leccin 12

Proyecto 12-2: Crear archivos independientes para el documento maestro


Books and Beyond
Trabaja en Books and Beyond y su jefe le ha pedido que trabaje con este documento y que
cree archivos independientes a partir del documento maestro. En la clase de informtica, ha
aprendido sobre los documentos maestros y la forma en que Word guarda automticamente
los subdocumentos.
PREPRESE. INICIE Word si no est ya en ejecucin.
1. ABRA Books Beyond de la carpeta de la leccin.
2. En la pestaa Archivo, haga clic en Guardar como.
3. Haga clic en Examinar y use la barra de desplazamiento para localizar la unidad flash. En el cuadro de
dilogo Guardar como, haga clic en Nueva carpeta y asgnele el nombre BOOKS BEYOND.

4. En el cuadro Nombre de archivo, escriba Maestro de Books y gurdelo en la carpeta BOOKS


BEYOND.

5. Seleccione el ttulo Reconocimiento y dele formato con el estilo Ttulo 1.


6. Seleccione el ttulo Introduccin y dele formato con el estilo Ttulo 1.
7. Seleccione el ttulo Pautas generales de expectativas de desempeo y dele formato con el estilo Ttulo
1.

8. En la pestaa Vista, haga clic en el botn Esquema.


9. En el grupo Herramientas de esquema, haga clic en la flecha desplegable que est al lado de Mostrar
nivel para mostrar Nivel 1.

10. Haga clic en el signo ms (+) que est al lado de Pautas generales de expectativas de desempeo.
11. Haga clic en el botn Disminuir nivel para cambiar el nivel del ttulo Pautas generales de expectativas de
desempeo.
El ttulo tiene ahora un Nivel 2.

12. Haga clic en el botn Mostrar documento.


13. Seleccione el signo ms (+) que est al lado de Reconocimiento para seleccionar el ttulo y el contenido
que est debajo de l.

14. Haga clic en el botn Crear en el grupo Documento maestro.


15. Haga clic en el signo ms (+) que est al lado de Introduccin para seleccionar el ttulo y el contenido
debajo de l.

16. Haga clic en el botn Crear en el grupo Documento maestro.


17. Haga clic en el botn Guardar en la barra de acceso rpido y CIERRE el archivo.
18. ABRA el documento Master Books y obtenga una vista previa del documento en la vista Diseo de
impresin. Deberan mostrarse dos hipervnculos. CIERRE el archivo.
CIERRE Word.

Proteger y compartir
documentos

13

MATRIZ DE CONOCIMIENTOS DE LA LECCIN


Conocimientos

Objetivo del examen

Nmero de objetivo

Proteger y compartir documentos

Proteger los documentos


con contraseas.

1.5.5

Guardar archivos en
ubicaciones remotas.

1.5.4

Administracin de versiones de
documento
Compartir documentos

Blue Yonder Airlines es una gran compaa con cientos de empleados. En su trabajo como especialista en recursos
humanos, se encarga de la contratacin de nuevos empleados, de los programas de beneficios para empleados y
de las comunicaciones con los empleados. Dado que muchos de los documentos con los que trabaja son relativos
a problemas con empleados, debe tener cuidado de mantener los documentos confidenciales y de que estn
disponibles solo para quienes tengan autorizacin de acceso. En esta leccin, aprender diferentes maneras de
proteger la seguridad de los documentos. Preparar una evaluacin de empleado para compartirla con un supervisor
y trabajar con un compaero para crear una carta de oferta de trabajo.

ORIENTACIN SOBRE EL SOFTWARE


Lo esencial

En Word 2013, Backstage proporciona comandos que le permiten iniciar sesin en su


cuenta de Microsoft; proteger, inspeccionar y compartir documentos; y administrar las
versiones de sus documentos, como se muestra en la figura 13-1.

257

258

Leccin 13

Figura 13-1
Backstage

Use la figura 13-1 como referencia para esta leccin.

PROTEGER Y COMPARTIR DOCUMENTOS


Proteger un documento
Puede haber un momento en que sea necesario establecer una contrasea para los documentos
confidenciales. Estos documentos pueden incluir nminas, presupuestos, evaluaciones
de empleados o acuerdos de contratacin. Existen dos tipos de opciones para proteger un
documento: guardarlo como herramientas y restringir la edicin. Los documentos de este
tipo estn destinados a ciertas personas a quienes se concede permiso; a todas las dems
se les deniega el acceso. A quienes se les concede acceso a documentos confidenciales se
les proporciona una contrasea para abrir y modificar el documento. Cuando guarda un
documento, puede hacerlo con una contrasea para abrirlo como solo lectura. Las personas
que reciben este documento solo pueden leerlo. Si desea que ciertas personas lo editen, debe
proporcionarles una contrasea para permitirles editarlo. La administracin de documentos
con contraseas ayuda a supervisar tareas confidenciales, a la vez que mantiene la seguridad
de este tipo de documentos. Incluso puede restringir el tipo de edicin que puede realizarse en
un documento mediante el comando Restringir edicin.

Establecer una contrasea de acceso para un documento


Proteger un documento con una contrasea para abrirlo como de solo lectura y para permitir
modificaciones es una manera de asegurar el material confidencial. En este ejercicio, aprender
a configurar y quitar contraseas cifradas en un formulario de evaluacin.

Proteger y compartir documentos


PASO A PASO

259

Establecer una contrasea de acceso para un documento

ABRA el documento Peer Review de la carpeta de la leccin.


1. GUARDE el documento como Peer Review Draft en la carpeta de la leccin en la unidad flash.
2. En el cuadro de dilogo Guardar como, haga clic en el botn Herramientas.
3. Seleccione Opciones generales en el men. Aparece el cuadro de dilogo Opciones generales.
Una vez que se introduce una contrasea para abrir y modificar el documento, el archivo se cifrar.
Cuando un archivo est cifrado, los datos se convierten en un cdigo.

4. Escriba Formulario%RRHH$# en el cuadro Contrasea de apertura (vea la figura 13-2).

Figura 13-2
Cuadro de dilogo
Opciones generales

Word le permite especificar dos contraseas diferentes: una para abrir un documento y otra para
modificarlo. Ambas son opcionales. Puede especificar contraseas para ambas acciones o simplemente
especificar una contrasea diferente para cada accin. Las contraseas distinguen maysculas de
minsculas, lo que significa que puede especificar letras maysculas y/o minsculas. En este ejercicio,
usar la misma contrasea para abrir y para modificar. En el cuadro Contrasea de escritura, escriba
Formulario%RRHH$#.

5. Haga clic en Aceptar.


Aparece el mensaje Confirmar contrasea. Aparece una advertencia que indica que, si pierde u olvida la
contrasea, no podr recuperar el documento. Mantenga todas las contraseas en un lugar seguro por
si necesita consultarlas posteriormente. Vuelva a escribir la contrasea para abrir el documento.

6. Escriba Formulario%RRHH$# en el cuadro Vuelva a escribir la contrasea para abrir y haga clic en
Aceptar.
Se abre el mensaje Confirmar contrasea.

7. Vuelva a escribir la misma contrasea para modificar el documento.


Al introducir las contraseas, se recomienda escribir una contrasea que tenga caracteres y smbolos
mezclados.

8. Haga clic en Guardar en el cuadro de dilogo Guardar como y CIERRE el archivo.


9. Cuando abra el documento, aparecer un mensaje que le pide la contrasea para abrirlo.

260

Leccin 13
10. Escriba Formulario%RRHH$# en el cuadro y haga clic en Aceptar.
11. Se abre de nuevo el mensaje que pide la contrasea, pero esta vez volver a escribir la misma
contrasea para permitir modificaciones.
Solo a aquellas personas que reciban la contrasea se les permitir editar el documento
(vea la figura 13-3).

Figura 13-3
Mensaje de contrasea
para modificar o abrir
como solo lectura

HAGA UNA PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

PASO A PASO

Quitar una contrasea

PREPRESE.
1. Haga clic en la pestaa Archivo y observe que el botn Proteger documento est resaltado en color
amarillo claro.
Debajo de Proteger documento, un mensaje indica que Se necesita una contrasea para abrir este
documento.

2. Seleccione Guardar como y seleccione el botn Examinar para abrir el cuadro de dilogo Guardar
como.

3. Haga clic en el botn Herramientas y seleccione Opciones generales en el men.


4. Quite la proteccin con contrasea seleccionando las contraseas ocultas y presione Eliminar.
5. Haga clic en Aceptar.
6. GUARDE el documento como Peer Review1 en la carpeta de la leccin en la unidad flash.
Ahora tiene dos copias del mismo documento: una con y otra sin contrasea.

HAGA UNA PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Tome nota

Es importante que recuerde la contrasea. Si la olvida, Microsoft no puede recuperarla. Grabe y


almacene la contrasea en un lugar seguro, por ejemplo, colquela en su caja fuerte o en un lugar
seguro en el hogar. Use contraseas seguras que combinen maysculas y minsculas, nmeros y
smbolos. En las contraseas no seguras, no se combinan estos elementos. Un ejemplo de contrasea
segura es W5!dk8aG; una contrasea no segura sera AUTO381. Las contraseas deben tener una
longitud de 8 o ms caracteres. Una frase de contrasea que use 14 caracteres o ms es mejor.

Proteger un documento para solo lectura


Salvaguardar sus documentos es una manera de protegerlos de que otras personas cambien
el contenido y el formato. Como ha aprendido, un documento puede tener una contrasea
cifrada para que solo se pueda leer o puede permitir que se realicen modificaciones en el
documento. Otra manera de proteger el documento es restringir la edicin. Esto permite que
el documento se abra sin una contrasea, pero los tipos de cambios que se pueden realizar en
el documento son limitados. Por ejemplo, tal vez desee limitar los cambios de formato con
estilos especficos o quiz desee que solo se puedan agregar comentarios, rellenar formularios
o realizar los cambios controlados. Es su decisin con quin comparte el documento y qu tipo
de restricciones impone. En este ejercicio, aprender a configurar un documento como de solo
lectura, limitar el documento solo a comentarios y restringir los cambios de formato en el
documento.

Proteger y compartir documentos


PASO A PASO

261

Proteger un documento para solo lectura

USE el documento abierto en el ejercicio anterior.


1. ABRA Backstage y haga clic en Proteger documento para mostrar el men.
2. Haga clic en Restringir edicin como se muestra en la figura 13-4.

Figura 13-4
Men Proteger documento

El panel Restringir edicin aparece en el panel derecho de la pantalla, tal como se muestra en la figura
13-5. El primer elemento es Restricciones de formato, que es donde se determina qu tipo de cambios
de formato se permiten.
El segundo elemento es Restricciones de edicin, Sin cambios (solo lectura). Puede controlar las
limitaciones sobre la edicin.

262

Leccin 13
Figura 13-5

Panel Restringir edicin

3. Agregue una marca de verificacin al lado de Permitir slo este tipo de edicin en el documento. De
forma predeterminada, Sin cambios (solo lectura) est seleccionada como primera opcin.

4. En el tercer elemento, Comenzar a aplicar, haga clic en S, aplicar la proteccin.


Se abre el cuadro de dilogo Comenzar a aplicar proteccin como se muestra en la figura 13-6. El
cuadro Comenzar a aplicar proteccin aplica la restriccin configurada, estableciendo el documento
como de tipo Solo lectura. La primera opcin muestra que al agregar una contrasea, el documento no
se cifrar. Autenticacin de usuario agrega un cifrado al documento con el acceso restringido habilitado
que evita que se impriman, reenven o copien documentos confidenciales. Antes de que se pueda usar
Autenticacin de usuario, el equipo debe configurarse para Information Rights Management (IRM).

5. Escriba BYA$%DeptoRRHH en los cuadros Escriba la nueva contrasea y Vuelva a escribir la


contrasea para confirmar y haga clic en Aceptar.

Figura 13-6
Cuadro de dilogo
Comenzar a aplicar
proteccin

El documento est ahora protegido de cualquier modificacin y solo se puede ver este rea. Un rea
es el lugar del documento que se puede editar. El panel Restringir edicin presenta dos opciones
disponibles: Encontrar la siguiente rea que puedo editar y Mostrar todas las reas que puedo editar.
Muestra las reas del documento en las que le han otorgado permiso de edicin. Haga clic en el
primer botn y observe que Word indica que ha terminado de buscar en el documento y no haba reas
resaltadas. Haga clic en el segundo botn y no se resalta ningn rea. Este es un documento de solo
lectura, por lo que no se permite editar.

6. Haga clic en el botn Suspender la proteccin en la parte inferior del panel.


7. Para desproteger el documento, en el cuadro de dilogo Desproteger documento, escriba la contrasea
BYA$%DeptoRRHH y haga clic en Aceptar.

8. Haga clic en el cuadro Permitir slo este tipo de edicin en el documento para quitar la marca de
verificacin.

Proteger y compartir documentos

263

9. Cierre el panel Restringir edicin.


10. GUARDE el documento en la carpeta de la leccin en la unidad flash.
HAGA UNA PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

PASO A PASO

Restringir un documento con solo comentarios

USE el documento abierto desde el ejercicio anterior.


1. En la pestaa Desarrollador del grupo Proteger, haga clic en el botn Restringir edicin. Se abre el
panel Restringir edicin.

2. Agregue una marca de verificacin al lado de Permitir slo este tipo de edicin en el documento.
3. Haga clic en la flecha desplegable y seleccione Comentarios.
Puede practicar este ejercicio por su cuenta o escoger a alguien en clase para editar el documento. Si
escoge a alguien en la clase, haga clic en el vnculo Ms usuarios y escriba la direccin de correo
electrnico de la persona (por ejemplo, nombre de usuario@live.com en el cuadro de dilogo Agregar
usuarios). Puede agregar ms de un usuario en el cuadro de dilogo siempre que separe la direccin
de correo electrnico con un punto y coma. Haga clic en Aceptar. Agregue una marca de verificacin al
lado de la direccin de correo electrnico. Una vez que el destinatario recibe el correo electrnico, podr
editar el documento y agregar comentarios. Ninguna otra funcin de edicin estar habilitada.

4. En la seccin Comenzar a aplicar, haga clic en el botn S, aplicar la proteccin. Se abre el cuadro
de dilogo Comenzar a aplicar proteccin, que se convierte en la restriccin configurada de solo
comentarios.

5. Escriba BYA$%DeptoRRHH en los cuadros Escriba la nueva contrasea (opcional) y Vuelva a escribir
la contrasea para confirmar, y haga clic en Aceptar.
Solo se pueden agregar comentarios al rea. Como se mencion anteriormente, un rea es el lugar del
documento donde se permite realizar cambios.

6. Haga clic en Mostrar todas las reas que puedo editar; el punto de insercin se mueve al ttulo. A
continuacin, seleccione Jill A. Williams, inserte un comentario y escriba La inicial central de Jill es
E. El comentario aparece al lado del documento.

7. Haga clic en el botn Suspender la proteccin en la parte inferior del panel Restringir edicin.
Aparece el cuadro de dilogo Desproteger documento.

8. Escriba BYA$%DeptoRRHH y haga clic en Aceptar.


9. Haga clic en el cuadro Permitir slo este tipo de edicin en el documento para quitar la marca de
verificacin.

10. GUARDE el documento como Peer Review2 en la carpeta de la leccin en la unidad flash.
HAGA UNA PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

PASO A PASO

Limitar estilos de formato en un documento

USE el documento abierto desde el ejercicio anterior.


1. En la seccin Restricciones de formato, haga clic en la casilla Limitar el formato a una seleccin de
estilos.
Seleccionar esta opcin le permite establecer restricciones de formato para este documento.

2. Haga clic en el vnculo Configuracin.


Se abre el cuadro de dilogo Restricciones de formato, como se muestra en la figura 13-7. La marca de
verificacin indica que los estilos se permiten.

264

Leccin 13
Figura 13-7

Cuadro de dilogo
Restricciones de formato

3. En la seccin Formato, haga clic en la casilla Bloquear el cambio de esquema o tema y haga clic en
Aceptar.
Al seleccionar esta opcin, se bloquea que el usuario realice cambios en la estructura, el diseo o el
tema del documento.
Aparece un mensaje en la pantalla que indica que Este documento puede contener formato o estilos que
no se admiten. Desea quitarlos?

4. Haga clic en S.
En la pestaa Diseo, en el grupo Formato del documento, observe que Temas est sombreado en gris,
por lo que no est disponible.

5. En el panel Restringir edicin, haga clic en Configuracin otra vez para abrir el cuadro de dilogo
Restricciones de formato.

6. Quite la marca de verificacin que est al lado de Bloquear el cambio de esquema o tema.
7. Haga clic en Aceptar.
8. Haga clic en S para quitar el mensaje.
Observe que el grupo Temas ya est disponible. Ahora puede usar los comandos de Temas en el grupo.

9. En la seccin Restricciones de formato del panel Restringir edicin, haga clic en la casilla Limitar el
formato a una seleccin de estilos para quitar la marca de verificacin.

10. Cierre el panel Restringir edicin.


11. GUARDE el documento con el nombre de archivo Peer Review3 en la carpeta de la leccin en la
unidad flash.

12. En el grupo Formato del documento de la pestaa Diseo, cambie el Conjunto de estilos a Lneas
(sencillas).
Los ttulos, Informacin de los empleados, Pautas de revisin y Evaluacin, no se muestran
correctamente en la tabla.

13. Cambie el alto de celda a 0,76 cm para acomodar el contenido en esas celdas.
14. Cambie el color de fuente para el ttulo y seleccione Blanco, Fondo 1 y Negrita.
15. Mantenga el documento abierto durante diez minutos.
Ms adelante en esta leccin, aprender sobre la administracin de versiones.

16. Minimice el documento para colocarlo en la barra de tareas. Usar este documento ms adelante en
esta leccin.

PAUSA. DEJE el programa abierto para el siguiente ejercicio.

Tome nota

La restriccin de comentarios se puede aplicar a todo el documento o puede seleccionar partes del
documento donde se permiten los cambios de edicin.

Proteger y compartir documentos


PASO A PASO

265

Marcar un documento como final

ABRA el documento Review Form de la carpeta de la leccin.


1. GUARDE el documento como Review Form1 en la carpeta de la leccin en la unidad flash.
2. Haga clic en la pestaa Archivo, haga clic en Proteger documento y haga clic en Marcar como final.
Aparecer un cuadro de dilogo que indica que el documento se marcar como final y luego se
guardar.

3. Haga clic en Aceptar.


Aparece un mensaje de Microsoft Word. La marca de final impide que los destinatarios realicen cambios
en el documento, el documento se convierte en un documento de solo lectura y se muestra en la barra
de ttulo. Cuando un documento est marcado como final, la propiedad de estado se establece en
Marcado como final, los comandos de escritura y edicin, y las marcas de correccin se desactivan.
Observe el icono Marcado como final en la barra de estado.

4. Haga clic en Aceptar.


El documento est Marcado como final y se muestra en la seccin Proteger documento resaltada en
color amarillo claro para desaconsejar la edicin.

5. Vuelva al documento y observe la barra amarilla debajo de la cinta, que indica que Un autor ha marcado
el documento como final para que no se pueda editar.
Si necesita editar el documento, haga clic en el botn Editar de todas formas.

6. Haga clic en cualquiera de las pestaas de la cinta y observe que estas estn sombreadas en gris para
indicar que los comandos no estn disponibles.

7. Continu haciendo clic en las otras Pestaas para ver que los comandos no estn activados.
8. Seleccione el ttulo del documento e intente eliminarlo.
Cuando un documento est marcado como final, los comandos de escritura y edicin, y las marcas de
correccin estn deshabilitados porque el documento se convierte en un documento de solo lectura.
Observe que la barra de ttulo tambin muestra el documento como (Solo lectura).

9. En la pestaa Archivo, haga clic en el botn Proteger documento, seleccione Marcar como final para
devolver el documento a su estado original y, a continuacin, regrese al documento.

10. Seleccione la B de Blue Yonder Airlines y presione la tecla Suprimir. Ahora puede hacer cambios al
documento.

11. Haga clic en el botn Deshacer en la Barra de herramientas de acceso rpido.


12. GUARDE el documento con el mismo nombre de archivo en la carpeta de la leccin en la unidad flash.
PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Tome nota

Los documentos que se han marcado como finales en un programa de Microsoft Office 2013 no
sern de solo lectura si se abren en versiones anteriores de programas de Microsoft Office. Es
importante reconocer que el comando Marcar como final no es una caracterstica de seguridad, ya
que cualquiera que reciba una copia electrnica de un documento marcado como final puede editar
ese documento si quita el estado Marcar como final del documento.

Aplicacin de proteccin mediante la cinta


El cifrado protege un documento para que no se pueda abrir sin contrasea.

PASO A PASO

Cifrar un documento

USE el documento abierto desde el ejercicio anterior.


1. Vaya a Backstage, haga clic en el botn Proteger documento y seleccione Cifrar con contrasea.
Se abre el cuadro de dilogo Cifrar documento.
El cifrado protege el documento y lo hace ilegible porque cifra la informacin en un cdigo.

266

Leccin 13
2. En el cuadro Cifrar el contenido de este archivo, escriba DeptoRRHH&%3.
3. Vuelva a escribir la contrasea y haga clic en Aceptar.
Observe que Proteger documento est resaltado e indica que se requiere una contrasea para abrir este
documento.

4. CIERRE el documento.
5. Haga clic en Guardar cuando se le pregunte Desea guardar los cambios realizados en Review Form1?
6. Vuelva a abrir el documento y escriba DeptoRRHH&%3 para abrir el documento.

Tome nota

Para desproteger el documento, ya debe estar dentro del documento (con la contrasea correcta).
Desde el documento, seleccione la pestaa Backstage, haga clic en el botn Proteger documento,
seleccione Cifrar con contrasea, elimine la contrasea en el cuadro de dilogo y seleccione
Guardar.
No elimine la contrasea en este momento.

7. GUARDE el documento como Review Form2 en la carpeta de la leccin en la unidad flash y


CIERRE el archivo.
PAUSA. DEJE Word abierto para usarlo en el prximo ejercicio.

ADMINISTRACIN DE VERSIONES DE DOCUMENTO


Microsoft ha hecho ms sencilla la recuperacin de un documento por versiones o la
recuperacin de un archivo no guardado. Ha borrado accidentalmente todo el documento o ha
apagado el equipo antes de guardar? Word puede ayudarle a recuperar el documento mediante
Administrar versiones. Las versiones del documento se pueden administrar en Backstage si
usa el comando Informacin y selecciona la versin que desee guardar. Word proporciona
una opcin para recuperar documentos no guardados, ya que los guarda cada diez minutos
de forma predeterminada. Podr recuperar las versiones del documento siempre que no haya
cerrado el documento o el programa. Adems, si el programa Word deja de funcionar por
alguna razn, podr recuperar el documento; pero no podr ver las versiones anteriores hasta
que se haya guardado el documento. En Administrar versiones, tambin puede buscar archivos
no guardados. En este ejercicio, administrar la versin de un documento con un archivo
existente y un nuevo archivo, y recuperar una versin sin guardar.

Administracin de versiones de documento


El comando Autorrecuperacin le ofrece flexibilidad para guardar los documentos de Word
e incluye hacer copias de seguridad ms frecuentes. En este ejercicio, aprender a cambiar la
configuracin predeterminada de Guardar de 10 minutos a 3 minutos.
PASO A PASO

Administrar versiones de documento

PREPRESE.
1. En la barra de tareas, haga clic en el documento Peer Review3 para convertirlo en el documento
activo.
Recuerde que ha minimizado el documento anteriormente en esta leccin. El documento debera haber
estado abierto durante aproximadamente 10 minutos o ms.

2. Seleccione Archivo para ir a la vista Backstage. En la pantalla Informacin, debajo de la pantalla


Administrar versiones, debera mostrarse cuntas veces se guard el documento.

3. Haga clic en Cerrar sin guardar y mantenga Word abierto.


Al cerrar el programa Word, se pierden las versiones del documento Peer Review3.

4. ABRA el documento Peer Review3 de la carpeta de la leccin en la unidad flash.


5. Vaya a la pantalla Informacin de Backstage; observe que Administrar versiones muestra Hoy, hora
(cuando se cerr sin guardar).
Vea la figura 13-8. La pantalla no coincidir con la figura.

Proteger y compartir documentos

267

Figura 13-8
Versiones sin guardar

6. En la vista Backstage, seleccione Opciones para abrir el cuadro de dilogo Opciones de Word.
7. En la lista del panel izquierdo, seleccione Guardar.
De forma predeterminada, Guardar informacin de autorrecuperacin est establecido en cada 10
minutos. Tambin est habilitado Conservar la ltima versin autoguardada cuando se cierra sin
guardar. En el paso 3, cerr el documento sin guardar los cambios y, cuando lo abri de nuevo y revis
las Versiones administradas, mostraba cundo se guard el documento por ltima vez en Autoguardar.
El tiempo predeterminado para Guardar informacin de autorrecuperacin puede cambiarse en el
cuadro de dilogo Opciones de Word.

8. Debajo de la seccin Guardar documentos, seleccione el valor predeterminado 10 y escriba 3 minutos o


haga clic en la flecha hacia abajo que est al lado de Guardar informacin de autorrecuperacin como
se muestra en la figura 13-9.

Figura 13-9
Pantalla Opciones para
guardar de Word

268

Leccin 13
9. Haga clic en Aceptar.
10. Cree un nuevo documento en blanco y escriba El trabajo con documentos no guardados puede
encontrarse en Backstage en la pantalla Informacin.
Mantenga este documento abierto hasta que se le pida que trabaje en el paso siguiente.

11. En la pestaa Vista, haga clic en Cambiar ventanas y seleccione el documento Peer Review3.
12. Vuelva a Backstage y, debajo de Versiones, debera ver al menos una o dos versiones del documento
guardado.

13. GUARDE el documento en la carpeta de la leccin en la unidad flash.


PAUSA. DEJE el documento abierto para el siguiente ejercicio.

Tome nota

Hacer clic en la tecla de flecha abajo en Administrar versiones le permite recuperar documentos sin
guardar; el cuadro de dilogo Abrir abre los archivos especficamente desde la ubicacin donde se
guardan los archivos no guardados.

Restauracin de una versin anterior del documento


Guardar informacin de autorrecuperacin guarda los documentos automticamente en el
tiempo indicado y los muestra como Hoy (fecha actual). En el ejercicio anterior, cambi la
configuracin de Guardar del valor predeterminado de 10 minutos a 3 minutos. Mientras
modifica el documento, Autorrecuperacin guarda automticamente los cambios. Las
actualizaciones se guardan en versiones diferentes y pueden colocarse en Backstage debajo de
Administrar versiones. En este ejercicio, restaurar una versin anterior del documento.

PASO A PASO

Restaurar una versin anterior del documento

USE el documento abierto desde el ejercicio anterior.


1. Seleccione el ttulo Blue Yonder Airlines.
2. Cambie el color de la fuente de Azul oscuro, Texto 2.
3. Aumente el tamao de fuente a 28 pto.
4. Donde aparece el nombre de Jill A. Williams, reemplace A por E.
5. Cambie el perodo de revisin de Dic de 20XX a Abr de 20XX.
Debe modificar el documento para que Autoguardar guarde los cambios actualizados.

6. Vaya a Backstage y debajo de Versiones, haga clic en la versin donde indica (autoguardar).
Se abre una nueva ventana con una barra amarilla debajo de la cinta que muestra Autoguardar versin.
Est disponible una nueva versin con dos opciones. Una es Comparar y la otra es Restaurar. Si el
documento contiene solamente una versin de autoguardado, asegrese de cambiar la configuracin de
guardar y modificar despus el documento (vea la figura 13-10).

Proteger y compartir documentos

269

Figura 13-10
Versin de autoguardar

Al hacer clic en Comparar, se muestra en una pantalla un resumen en el que se compara el documento
original con el documento revisado. El botn Restaurar solicita que sobrescriba el documento anterior.

7. Haga clic en Restaurar para sobrescribir el documento anterior.


Comparar versiones es una de las funciones avanzadas de Word; para obtener ms informacin, use la
Ayuda.

8. Se le pedir que sobrescriba la ltima versin guardada con la versin seleccionada. Haga clic en
Aceptar.

9. CIERRE el documento.
PAUSA. DEJE Word abierto para el prximo ejercicio.

Recuperacin de documentos sin guardar


En general, mientras contina trabajando en los documentos, puede buscar o recuperar
archivos no guardados a travs de Administrar versiones en Backstage. Tambin puede abrir un
documento segn la hora o la ltima versin dentro de esa sesin. En este ejercicio, recuperar
un documento no guardado.

PASO A PASO

Recuperar documentos sin guardar


Lo que escribi previamente, El trabajo con documentos no guardados puede encontrarse en Backstage en
la pantalla Informacin. Y en un paso anterior, cambi Guardar informacin de autorrecuperacin del valor
predeterminado a tres minutos.

PREPRESE.
1. CIERRE el documento que escribi.
Aparece un mensaje en la pantalla para guardar los cambios. El mensaje le indica que Si hace clic en
No guardar, una copia reciente de este archivo estar temporalmente disponible. Tambin indica que
se guardar un archivo temporal. Si no aparece este mensaje, revise la informacin en la barra lateral de
solucin de problemas a continuacin.

270

Leccin 13
2. Haga clic en No guardar.

Solucin
de problemas

Si no aparece en la pantalla un mensaje para guardar el documento, puede cambiar las preferencias de autorrecuperacin desde el valor predeterminado. El valor predeterminado de autorrecuperacin es guardar cada diez minutos; puede encontrarse en Backstage, comando Opciones, en
la categora de configuracin Guardar. Para fines didcticos, tal vez necesite cambiar la configuracin a tres o cinco minutos. Cierre el documento sin guardar los cambios y el mensaje indicar que
el archivo se guardar temporalmente.
3. Haga clic en la pestaa Archivo y en Abrir.
4. En la parte inferior derecha de la pantalla, haga clic en Recuperar documentos sin guardar.
5. En el cuadro de dilogo Abrir, busque el archivo por la fecha y hora en que cerr el documento o
programa, o busque El trabajo con documento no guardados puede . . . Vea la Figura 13-11.

Figura 13-11
Cuadro de dilogo
Abrir para archivos no
guardados

El documento se cerr sin guardarlo con un nombre de archivo; por lo tanto, el nombre mostrar la
primera parte del texto que escribi. Los documentos sin guardar estn temporalmente en una ubicacin
en el disco duro y se identifican por la extensin de archivo .ASD.

6. Seleccione el documento sin guardar y haga clic en Abrir.


El documento se abre con el mensaje Archivo no guardado recuperado en color amarillo sobre el
documento que indica: Este es un archivo recuperado que se almacena temporalmente en el equipo.

7. Haga clic en Guardar como.


8. GUARDE el documento como Unsaved Document en la carpeta de la leccin en la unidad flash.
PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

PASO A PASO

Eliminar todas las versiones de borrador

USE el documento abierto desde el ejercicio anterior.


1. Haga clic en la pestaa Archivo, haga clic en el botn Administrar versiones y en Recuperar
documentos sin guardar.
Se abre el cuadro de dilogo Abrir de Archivos no guardados. Deberan mostrarse las primeras palabras
del documento en el cuadro de dilogo Abrir.

2. Haga clic en El trabajo con documentos no guardados puede ser. . . y haga clic con el botn
secundario y seleccione Eliminar.

3. Haga clic en S en el mensaje Est seguro de que desea mover este archivo a la Papelera de reciclaje?

Proteger y compartir documentos

271

4. Seleccione Cancelar para cerrar el cuadro de dilogo Abrir.


5. CIERRE el Unsaved Document.
PAUSA. DEJE Word abierto para usarlo en el prximo ejercicio.

Tome nota

Los documentos no guardados se encuentran en una ubicacin especfica en el disco duro. Una
extensin de archivo de ASD se ha asignado a los documentos no guardados. Los archivos ubicados
en Recuperando archivos no guardados son archivos temporales hasta que se guardan.

COMPARTIR DOCUMENTOS
Muchos de los documentos creados en un entorno empresarial debern compartirse con otros
usuarios. Antes de compartir un documento, es importante asegurarse de que el documento
tiene una apariencia profesional. Microsoft Word 2013 cuenta con tres herramientas que
ayudan con esto: Inspector de documentos, Comprobador de accesibilidad y Comprobador de
compatibilidad. Adems, Microsoft Word 2013 hace fcil compartir documentos con colegas,
clientes y otras personas mediante varios formatos.

Uso del Inspector de documentos


Word contiene una funcin que elimina la informacin no deseada de los documentos. Esta
informacin no deseada puede estar en las propiedades del documento. El Inspector de
documentos se usa para detectar y quitar datos ocultos e informacin personal en documentos
de Word 2013, as como los de versiones anteriores. Es una buena idea practicar la inspeccin
de documentos antes de compartir una copia electrnica, por ejemplo, un archivo adjunto
de correo electrnico. En este ejercicio, inspeccionar el documento y quitar informacin
personal.

PASO A PASO

Usar el Inspector de documentos

PREPRESE. ABRA Word si no est ya en ejecucin.


1. ABRA el documento Employment Offer Letter de la carpeta de la leccin.
Ha observado que el documento se abre en modo de compatibilidad? Tngalo en cuenta ms adelante.

2. Abra Backstage, haga clic en el botn Comprobar si hay problemas y haga clic en Inspeccionar
documento.
Aparece el cuadro de dilogo Inspector de documentos.
Este comando comprueba si hay propiedades ocultas e informacin personal.

3. Haga clic en el botn Inspeccionar (vea la figura 13-12).


Word inspecciona el documento y muestra los resultados en la ventana Inspector de documentos.

272

Leccin 13
Figura 13-12

Cuadro de dilogo
Inspector de documentos

Aparecen tres advertencias en el Inspector de documentos.

4. En la seccin Propiedades del documento e informacin personal, haga clic en Quitar todo.
Se quita la informacin personal de las propiedades y el documento est listo para compartirlo. Se
actualiza el cuadro de dilogo.

5. No realice cambios en Aplicaciones de panel de tareas ni en Encabezados, pies de pgina y marcas de


agua.

6. Haga clic en CERRAR.


7. En la seccin Inspeccionar documento, haga clic en el vnculo Permita que esta informacin se
guarde en el archivo.

8. GUARDE el documento como Employment Offer Letter1 en la carpeta de la leccin en la unidad


flash. Microsoft Word mostrar un mensaje que indica El documento se actualizar al formato de
archivo ms reciente. Haga clic en Aceptar.

PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Comprobacin de accesibilidad
El Comprobador de accesibilidad determina si existen errores potenciales en el documento y
le avisa de que el contenido puede ser difcil para una persona con discapacidad para leer. La
accesibilidad se define como la capacidad de ser accesible a las personas con discapacidad.
Antes de compartir un documento, es importante inspeccionarlo por si lo abre alguien con una
discapacidad. En este ejercicio, aprender a comprobar si hay errores en el documento.

PASO A PASO

Usar el Comprobador de accesibilidad

USE el documento que est abierto desde el ejercicio anterior.


1. Abra Backstage, haga clic en el botn Comprobar si hay problemas y haga clic en Comprobar
accesibilidad.
El panel Comprobador de accesibilidad aparece en el panel derecho, como se muestra en la figura 13-13.
Si hay errores en el documento, la Comprobacin de accesibilidad muestra problemas, advertencias o
sugerencias. En este caso, aparece una advertencia que muestra Los objetos no estn alineados.

Proteger y compartir documentos

273

Figura 13-13
Panel Comprobador
de accesibilidad

2. Vuelva a Backstage; debajo de Inspeccionar documento se indica que hay Contenido difcil de leer para
las personas con discapacidades.
Word marca el documento para que sepa que hay problemas potenciales en el documento, que no todo
el mundo ser capaz de leer.

3. Vuelva al documento.
4. En el panel Comprobador de accesibilidad, haga clic en Text Box 1 para seleccionarlo.
Observe que aparece un cuadro de texto en la pantalla del documento con Blue Yonder Airlines en color
muy claro en el fondo. Las personas con discapacidad tendran dificultades para leerlo.

5. Con el cuadro de texto seleccionado, cambie el color de fuente a Verde, nfasis 1, Oscuro 50 %.
Ahora que el color del encabezado ha cambiado, repita el paso 2. Aparece la misma advertencia porque
el objeto no est alineado con el texto y una persona con discapacidad podra experimentar problemas
para leerlo. Para corregir este problema, elimine el ttulo Blue Yonder Airlines.

6. Seleccione Text Box 1 y presione Eliminar.

274

Leccin 13
Observe que el panel Comprobador de accesibilidad muestra ahora que No se encontraron problemas
de accesibilidad.

7. CIERRE el Comprobador de accesibilidad.


8. GUARDE el documento en la carpeta de la leccin en la unidad flash.
PAUSA. DEJE Word abierto para usarlo en el prximo ejercicio.

Cuando se crea un documento que puede ser ledo por personas que usan herramientas de
accesibilidad en sus equipos, como narracin para ciegos, hay algunas maneras adicionales de
hacer el documento ms fcil para ellos:
Si el documento tiene varias columnas, asegrese de que existe una cantidad considerable

de espacio en blanco entre cada columna.


En las tablas, asegrese de que la estructura tiene sentido cuando se leen de izquierda a
derecha, fila por fila.
Establezca descripciones de texto (texto alternativo) para cada imagen.
Asegrese de que los hipervnculos tengan descripciones de texto breves.
No confe en que la fuente, el tamao de fuente y las opciones de color se muestren
correctamente, en especial cuando se vean en varios dispositivos y plataformas.
Asegrese de que el color del texto y el fondo contrasten ntidamente, incluso en escala de
grises.
No use texto menor de 10 puntos.

Comprobacin de compatibilidad
Antes de compartir documentos, es aconsejable comprobar si el documento est libre
de errores y el formato tiene apariencia profesional. Tambin es importante asegurarse de
que otras personas sean capaces de abrir y leer el documento. La herramienta incorporada
Comprobar compatibilidad garantiza que las funciones de un documento sean compatibles
con otras versiones de Word. El Comprobador de compatibilidad busca en un documento las
funciones que no sean compatibles con versiones anteriores de Word y muestra un resumen
de estas caractersticas. Cuando los documentos se han guardado en una versin anterior y
se abren en la ltima versin de Word, el nombre de archivo aparece en la barra de ttulo
como nombrearchivo.docx (modo de compatibilidad). Se recomienda ejecutar el Comprobador
de compatibilidad para identificar las caractersticas que son compatibles. Por ejemplo, si
ha creado un documento que contena lneas horizontales predefinidas y lo ha guardado en
Word 2007, Word 2013 lo resalta en el cuadro de dilogo Comprobador de compatibilidad de
Microsoft Word. En este ejercicio, aprender a buscar problemas en un documento.

PASO A PASO

Usar el Comprobador de compatibilidad

USE el documento que est abierto desde el ejercicio anterior.


Cuando los documentos se crean en una versin anterior de Word y se abren en versiones ms
recientes de Word, se abren en Modo de compatibilidad, lo cual se muestra en la barra de ttulo.
Anteriormente, abri Employment Offer Letter en Modo de compatibilidad. Aunque no se muestre
Modo de compatibilidad en la barra de ttulo, este documento contiene an las funciones de una
versin anterior que ya no son compatibles con la ltima versin de Word. Se recomienda que ejecute
el Comprobador de compatibilidad para identificar las funciones que son compatibles con versiones
anteriores.

1. Vaya a Backstage, haga clic en Comprobar si hay problemas y haga clic en Comprobar
compatibilidad.
El cuadro de dilogo Comprobador de compatibilidad de Microsoft Word se muestra en la figura

Proteger y compartir documentos

275

13-14. Cuando comparta documentos de Word 2013 con personas que usen versiones anteriores de
Word, el documento se deber guardar en el formato de Word 97-2003. Es una buena prctica usar el
Comprobador de compatibilidad para asegurarse de que las funciones incluidas en el documento no
se quitarn ni se cambiarn al guardarlo en el formato de Word 97-2003.
El Comprobador de compatibilidad muestra el mensaje, Las versiones anteriores de Word no admiten

Figura 13-14
Cuadro de dilogo
Comprobador de
compatibilidad

las siguientes caractersticas de este documento. Es posible que se pierdan o degraden si abre este
documento en una versin anterior de Word o si lo guarda en un formato de archivo anterior.
2. Haga clic en Aceptar.
3. GUARDE el documento como Employment Offer 20XX (reemplace XX por el ao en curso) y
asegrese de que el tipo de archivo se muestra como Documento de Word.

PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Envo de documentos
Los documentos electrnicos se envan por correo electrnico, Internet y fax de Internet. En
Backstage, puede guardar el documento en formato PDF y XPS, o adjuntarlo a un correo
electrnico. Tambin puede cambiar y crear un documento en distintos formatos de archivo.
En este ejercicio, enviar un documento por correo electrnico y OneDrive, y usar la
presentacin en lnea.
PASO A PASO

Enviar documentos por correo electrnico con Outlook

USE el documento abierto desde el ejercicio anterior.

Tome nota

Para este ejercicio, debe usar Microsoft Outlook 2013. Si no est seguro, consulte al instructor para
determinar si tiene acceso a Microsoft Outlook 2013 en su equipo.
1. Abra Backstage y haga clic en Compartir para mostrar las opciones sobre la forma en que se
compartir el documento con otras personas.

2. Haga clic en Correo electrnico; el panel de la derecha le muestra varias opciones para enviar el
documento.
El documento se puede enviar por correo electrnico como archivo adjunto, lo puede enviar como
archivo PDF o XPS, o como fax de Internet. Tambin cuenta con una nueva opcin para enviar el
documento como un vnculo, pero debe guardarlo primero en una ubicacin compartida.
3. Seleccione la primera opcin para Enviar como datos adjuntos.
El documento abierto se adjunta automticamente al mensaje de correo electrnico y est listo para
enviarlo.

4. Escriba la [direccin de correo electrnico] de un amigo, compaero de clase o colega en el cuadro


Para y escriba un mensaje corto; a continuacin, haga clic en el botn Enviar.

PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Windows Live OneDrive es un servicio en lnea proporcionado por Microsoft. OneDrive es


una ubicacin de almacenamiento de archivos en lnea donde puede almacenar documentos
y fotografas. En el momento de esta publicacin, Microsoft proporciona a los miembros de
OneDrive 7 GB de espacio de almacenamiento en lnea gratuito para uso personal. OneDrive
est protegido por contrasea para que pueda controlar quin tiene acceso a sus archivos.
Puede tener acceso a los archivos en OneDrive en cualquier lugar y en cualquier momento
desde su equipo, tableta o smartphone.

276

Leccin 13

OneDrive almacena cualquier documento, pero es lo mejor para compartir documentos de


Word, Excel, PowerPoint y OneNote. Adems, puede crear un lbum personal para compartir
fotos con sus contactos o en su red social; crear y enviar mensajes de correo electrnico;
administrar los contactos; agregar eventos al calendario; tener acceso a Messenger con chat
en tiempo real; y mantenerse actualizado y conectado a las redes sociales, como Facebook y
LinkedIn.
Tome nota

PASO A PASO

La informacin acerca de Microsoft OneDrive, la informacin de inicio de sesin y las imgenes


son las actuales en el momento de publicar este libro. Como sabe, las cosas cambian con frecuencia
en la web, y OneDrive de Microsoft no es la excepcin. Visite el sitio web de Microsoft OneDrive
o use Bing para buscar informacin ms actualizada.
Enviar documentos a travs de OneDrive

USE el documento abierto desde el ejercicio anterior.


1. Para este ejercicio, necesita una cuenta de Microsoft. Si tiene una cuenta de OneDrive, Outlook,
Hotmail, Xbox Live u otra cuenta de servicio de Microsoft, ya tiene una cuenta de Microsoft y puede
omitir los pasos 2 y 3.

2. Si necesita una cuenta de Microsoft, inicie el explorador Internet Explorer y siga los pasos indicados en
el sitio web. En la barra de direcciones, escriba el sitio https://signup.live.com/.

3. Siga las instrucciones en pantalla para completar el registro en una cuenta de Microsoft. Una vez
completado el proceso, cierre Internet Explorer. Iniciar sesin en la cuenta en la pantalla Cuenta de
Word.

4. Vaya a Backstage y haga clic en Cuenta.


5. Debajo de Iniciar sesin en Office, haga clic en el botn Iniciar sesin.
6. Haga clic en Cuenta Microsoft y, en la siguiente pantalla, escriba la cuenta de correo electrnico y
contrasea que acaba de configurar para esta cuenta.

7. Una vez conectado, la pantalla Cuenta cambia y aparece su perfil personal. Podr cargar, crear, editar y
compartir documentos (vea la figura 13-15).

Figura 13-15
Pantalla de cuenta

Proteger y compartir documentos

277

8. Seleccione la flecha desplegable que est al lado de Fondo de Office y desplcese a travs de cada
opcin. Observe la esquina superior derecha mientras cambia el fondo de pantalla.

9. Seleccione cualquier opcin.


10. Seleccione la flecha desplegable que est al lado de Temas para Office, seleccione Gris oscuro y
observe cmo se oscurece el color del fondo.
Debajo de Agregar un servicio, tiene opciones adicionales para agregar imgenes y vdeos de sus sitios
favoritos. Haga clic en YouTube y vea cmo se agrega YouTube automticamente.

11. Haga clic en Quitar para quitarlo y haga clic en S. Es as de fcil agregar y quitar un servicio. La
segunda opcin permite almacenar documentos en Office 365 SharePoint o en OneDrive. La tercera
opcin le permite conectar Microsoft Word a Facebook, LinkedIn o Twitter.
Ahora que ha iniciado sesin, est preparado para compartir un documento a travs de OneDrive.

12. Haga clic en Compartir en el panel izquierdo y luego, debajo de Invitar a personas, haga clic en
Guardar en la Nube. Cuando la pantalla cambie a Guardar como, seleccione su OneDrive.
En el lado derecho de la pantalla, aparecen las carpetas de OneDrive.

13. Haga clic en Favoritos compartidos para abrir el cuadro de dilogo Guardar como. Esta es la carpeta
de la ubicacin de OneDrive y sus documentos compartidos estn almacenados aqu.

14. Haga clic en Guardar.


La pantalla Compartir cambia y ahora puede compartir la carta Employment Offer 20XX con cualquier
otra persona si le enva una invitacin para editar o ver el documento (vea la figura 13-16).

Figura 13-16
Compartir la pantalla
Invitar a personas
ersonas

15. Elija a alguien de la clase y escriba su [direccin de correo electrnico] junto con un mensaje breve.
Tambin puede crear otra cuenta propia para practicar por s solo.

16. Cuando haga clic en el botn Compartir, se enviar automticamente un mensaje de correo electrnico
a su compaero.
Cuando se abre el mensaje de correo electrnico, aparece un vnculo al documento. El documento
se abre en Microsoft Word Web App. La persona que recibe el correo electrnico debe haber iniciado
sesin en la cuenta de Microsoft antes de editar el documento.

278

Leccin 13
En el panel izquierdo aparece Obtener un vnculo para compartir. Esto es conveniente para grandes
grupos de personas o cuando no sabe la direccin de correo electrnico de alguien, ya que puede crear
un vnculo para ver o editar.
Anteriormente, envi un documento mediante Outlook. En el paso 2 de ese ejercicio, se hizo referencia
a Enviar un vnculo por correo electrnico, pero el archivo tena que estar almacenado en una ubicacin
compartida. Este es el paso que completara para compartir un vnculo.

PAUSA. DEJE el documento abierto para el prximo ejercicio.

PASO A PASO

Presentar en lnea

USE el documento abierto desde el ejercicio anterior.


Compartir un documento de Word mediante la funcin Presentar en lnea es fcil porque no hay que
configurar nada. La funcin Presentar en lnea le permite crear un vnculo al documento y presentarlo
a otras personas aunque no tengan Word instalado en sus equipos. El vnculo que crea se abrir en
un explorador. En este ejercicio, se crear un vnculo que puede compartir con otros para que vean el
documento en un explorador web.
Para usar esta funcin, debe tener una cuenta de Microsoft para iniciar la presentacin en lnea.

1. En Backstage, seleccione el grupo Compartir.


2. Si hace clic en el botn Presentar en lnea significa que acepta los trminos. Lea el Acuerdo de
servicio.

3. Agregue una marca de verificacin al lado de Permitir a los espectadores remotos descargar el
documento.

4. Despus de aceptar el acuerdo, haga clic en Presentar en lnea para empezar a conectarse a Servicios
de presentaciones de Office.
Tiene dos opciones disponibles sobre cmo presentar. Puede seleccionar Copiar vnculo o Enviar por
correo electrnico, y enviar una invitacin que vincule a su presentacin.

5. Haga clic en Iniciar presentacin. La pantalla debe coincidir con la de la figura 13-17.

Figura 13-17
Pantalla Presentar
en lnea

Proteger y compartir documentos

279

Puede enviar invitaciones e invitar a otras personas a ver la presentacin y, si necesita editar el
documento, puede hacerlo en la misma pantalla.

6. Haga clic en Finalizar presentacin en lnea. Aparece un mensaje de advertencia que indica: Todos
los usuarios se desconectarn si contina. Desea finalizar esta presentacin en lnea?

7. Haga clic en Finalizar presentacin en lnea.


8. CIERRE el archivo. Cuando cierre el archivo, se le pedir que guarde y el archivo se guardar en la
cuenta de OneDrive.

CIERRE Word y CIERRE Internet.

Evaluacin de conocimientos

Verdadero o falso
Encierre en un crculo la letra V si la afirmacin es verdadera o la letra F si la afirmacin es falsa.
V

1.

El Comprobador de compatibilidad garantiza que las funciones del documento sean compatibles con otras
versiones de Word.

2.

El Comprobador de compatibilidad hace una lista de las funciones no compatibles con versiones anteriores.

3.

Usar OneDrive es otra forma de compartir documentos.

4.

Restringir formato permite a los usuarios limitar los estilos de formato de un documento.

5.

Solo lectura impide los cambios a un documento.

Varias opciones
Seleccione la mejor respuesta a los siguientes enunciados.

1. Un documento que est protegido de la edicin, pero permite comentarios est protegido mediante qu funcin?
a. Restringir formato
b. Proteger mediante comentarios
c. Se desactivaron las funciones de comentarios
d. Restricciones de edicin

2. Los documentos no guardados pueden recuperarse mediante:


a. varios usuarios.
b. Administrar versiones.
c. OneDrive
d. Guardar como.

3. Debajo de qu comando se le avisar si el documento contiene posibles problemas donde el contenido puede
resultarle difcil de leer a una persona con discapacidad?
a. Comprobar accesibilidad
b. Comprobar compatibilidad
c. Inspeccionar documento
d. Todas las anteriores

4. Antes de compartir un documento, es una buena prctica eliminar la informacin personal mediante qu comando?
a. Comprobar accesibilidad
b. Comprobar compatibilidad
c. Inspeccionar documento
d. No hay ningn comando disponible

5. Las versiones de borrador de los documentos se pueden eliminar si:


a. hace clic con el botn secundario y selecciona Eliminar.
b. usa Administrar versiones.
c. presiona la tecla Supr.
d. a y b

280

Leccin 13

Proyectos

Proyecto 13-1: Dar formato a Coffee Menu


Su jefe le ha pedido que d el formato adecuado al documento Coffee Menu y que lo tenga listo
para una reunin dentro de una hora.
PREPRESE. INICIE Word si no est ya en ejecucin.
1. ABRA el documento Coffee Menu de la carpeta de la leccin.
2. Vaya a Backstage, haga clic en Opciones y en Guardar.
3. En la seccin Guardar, al lado de Guardar informacin de Autorrecuperacin cada, cambie a 3 minutos.
4. Seleccione el ttulo Grand Street Coffee Shop.
5. Cambie el color de fuente y seleccione Prpura, nfasis 4, Claro 80 %.
6. Cambie el borde de pgina a un estilo sombra con el color del borde Prpura y 11,43cm de ancho.
7. Seleccione Carta, aplique cursiva y negrita, y cambie el tamao de fuente a 26 pto.
8. Cambie la fuente a Cambria y el color a Prpura, nfasis 4, Oscuro 50 % .
9. Seleccione Carta, use Copiar formato y aplquelo a Informacin nutricional.
10. Aplique un color de pgina y seleccione Prpura, nfasis 4, Claro 80 %.
11. CIERRE el documento sin guardar los cambios. Debe aparecer un mensaje en la pantalla: Si no
guarda, una copia reciente del documento estar disponible temporalmente. Si no aparece el mensaje,
consulte el paso 2. Haga clic en No guardar. En el prximo ejercicio, va a recuperar el documento sin
guardar.

DEJE Word abierto para el siguiente proyecto.

Proyecto 13-2: Administrar versiones


Sigue con el proyecto anterior y se da cuenta de que no ha guardado el documento sin querer.
Su tarea es recuperar el documento sin guardar.
PREPRESE. INICIE Word si no est ya en ejecucin.
1. Vaya a Backstage y haga clic en el botn Administrar versiones.
2. Seleccione Recuperar documentos sin guardar.
3. Localice el archivo y haga clic en Abrir y haga clic en Restaurar.
4. GUARDE el documento como 13-2 Coffee Menu en la carpeta de la leccin en la unidad flash y
CIERRE el archivo.
CIERRE Word.

Uso de opciones avanzadas

14

MATRIZ DE CONOCIMIENTOS DE LA LECCIN


Conocimientos

Objetivo del examen

Nmero de objetivo

Personalizacin de Word

Est empleado como investigador en A Datum Corporation, una empresa que brinda servicios personalizados
de consultora a empresas de tecnologa de informacin. Muchas de las opciones predeterminadas de Word son
convenientes, pero a veces necesita realizar cambios de configuracin de caractersticas, tales como compatibilidad,
edicin, impresin y guardado. En esta leccin, aprender cmo tener acceso a las opciones que le permitirn
personalizar Word para adaptarlo mejor a las tareas que realiza, tales como cambiar las opciones de presentacin y
usar opciones avanzadas.

ORIENTACIN SOBRE EL SOFTWARE


Opciones de Word

El cuadro de dilogo Opciones de Word ofrece diversos mtodos para personalizar cmo
se usa Word. Se proporcionan diez categoras de opciones diferentes. Para tener acceso a
estas opciones, haga clic en la pestaa Archivo y haga clic en Opciones como se muestra
en la figura 14-1.

281

282

Leccin 14

Figura 14-1

Cuadro de dilogo Opciones de Word con la configuracin General

Use esta figura como referencia a lo largo de esta leccin, as como en el resto del libro.

PERSONALIZACIN DE WORD
Word se puede ser personalizar a travs de las diferentes opciones disponibles en el cuadro de
dilogo Opciones de Word.

Personalizacin de Word
En lecciones anteriores, abri el cuadro de dilogo Opciones de Word en Backstage y cambi
la configuracin predeterminada. La configuracin General contiene algunas de las opciones
usadas con ms frecuencia que se pueden configurar en Word, incluidas las opciones para
personalizar Word, como cambiar el nombre y las iniciales del usuario. Dedique tiempo a
explorar el contenido de cada pantalla. Cuanto ms se familiarice con las opciones disponibles,
mejor preparado estar para personalizar Word para adaptarlo a sus necesidades. En este
ejercicio, aprender a personalizar Word y a agregar informacin en Propiedades.

PASO A PASO

Personalizar Word

PREPRESE. Antes de empezar estos pasos, asegrese de iniciar Microsoft Word.


1. ABRA el documento A Datum de la carpeta de la leccin.
2. Haga clic en la pestaa Archivo y en Opciones para mostrar el cuadro de dilogo Opciones de Word.
Ya se muestra la configuracin General (vea la figura 14-1).

3. En la seccin Personalizar la copia de Microsoft Office, escriba [su nombre] en el cuadro Nombre de
usuario y [sus iniciales] en el cuadro Iniciales. El nombre y las iniciales solo aparecen aqu.

4. Haga clic en Aceptar.

Uso de opciones avanzadas

283

5. Abra Backstage y observe el panel Propiedades en el lado derecho.


En este panel se muestran las propiedades de tamao del documento, pginas, palabras, tiempo de
edicin, fecha en la que se cre o modific el documento, autor y cualquier otra persona que podra
haber revisado el documento.

6. Para mostrar las propiedades avanzadas, haga clic en la flecha desplegable debajo de Propiedades y
luego seleccione Propiedades avanzadas. Se abre el cuadro de dilogo Propiedades avanzadas como
se muestra en la figura 14-2.

Figura 14-2
Cuadro de dilogo
Propiedades

7. Haga clic en la pestaa Resumen para agregar informacin que describa el documento.
Los datos que describen otros datos se llaman metadatos. La informacin de las propiedades tambin
se conoce como metadatos e incluye detalles sobre el documento.

8. Escriba la informacin como se muestra en la figura 14-3 y luego haga clic en Aceptar.

Figura 14-3
Pestaa Resumen de
propiedades de A Datum

284

Leccin 14
9. Seleccione Mostrar todas las propiedades en la parte inferior del panel Propiedades.
Revise las propiedades actualizadas en Backstage para ver el nombre del autor y las etiquetas.

10. Vuelva al documento.


HAGA UNA PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Cambiar las opciones de presentacin


La pantalla Mostrar del cuadro de dilogo Opciones de Word contiene opciones para cambiar
cmo se muestra el contenido de un documento en la pantalla y cuando se imprime. Cambiar
estas opciones tambin afecta a todos los documentos, no solo al documento que se est abierto
actualmente. Seleccione o anule la seleccin de la casilla de verificacin para cualquier opcin
que desee activar o desactivar. Muchas de estas opciones permanecen en este estado para todos
los documentos de Word hasta que las cambie otra vez. En este ejercicio, aprender a cambiar
las opciones de presentacin.

PASO A PASO

Cambiar las opciones de presentacin

USE el documento que dej abierto en el ejercicio anterior.


1. Haga clic en la pestaa Archivo y en Opciones para mostrar el cuadro de dilogo Opciones de Word.
2. Haga clic en Mostrar para ver las opciones de presentacin, que se muestran en la figura 14-4.
Figura 14-4
Pantalla de
opciones Mostrar

En la seccin Mostrar siempre estas marcas de formato en la pantalla, est vaca la casilla de
verificacin que se encuentra al lado de Mostrar marcas de formato.

3. Haga clic para agregar una marca de verificacin junto a Mostrar marcas de formato.
4. Haga clic en Aceptar.
Observe que las marcas de prrafo aparecen en el documento.

Uso de opciones avanzadas

285

5. Abra la pantalla Mostrar y haga clic para quitar la marca de verificacin que est al lado de Mostrar
marcas de formato. De forma predeterminada, esta funcin est deshabilitada.

6. Haga clic en Aceptar.


7. CIERRE el documento sin guardar los cambios.
HAGA UNA PAUSA. DEJE Word abierto para usarlo en el prximo ejercicio.

Uso de opciones avanzadas


La pantalla Avanzadas del cuadro de dilogo Opciones de Word contiene muchas opciones
complejas para trabajar con documentos de Word, entre las que se incluyen opciones de
edicin, presentacin, impresin y guardado. Hay muchas opciones disponibles, pero la
pantalla Avanzadas contiene la mayora de las opciones. Algunas estn seleccionadas de
forma predeterminada y otras no. Examnelas para ver cmo se pueden usar algunas de las
opciones para trabajar ms eficientemente en Word. Adems de la multitud de opciones que
se encuentran en esta pantalla, se puede tener acceso a varios cuadros de dilogo para la
personalizacin adicional. En este ejercicio, aprender a usar las opciones avanzadas.

PASO A PASO

Usar opciones avanzadas

ABRA Security Alarm Update de los archivos de datos de la leccin.


1. En el cuadro de dilogo Opciones de Word, haga clic en Avanzadas para mostrar las opciones
Avanzadas.
Hay varias opciones avanzadas, muchas de las cuales se muestran en las figuras 14-5 a 14-8.

Figura 14-5
Pantalla de opciones
avanzadas; Opciones
de edicin

286

Leccin 14
2. Desplcese hacia abajo y busque la seccin Mostrar (que aparece en la figura 14-6); haga clic en la
flecha hacia abajo que est al lado del nmero en el cuadro de lista Mostrar este nmero de documentos
recientes para cambiarlo de 25 a 10.

Figura 14-6
Pantalla de opciones
avanzadas; opciones
Mostrar e Imprimir

3. Haga clic en Aceptar.


4. Haga clic en la pestaa Archivo y en Abrir. Se muestran diez documentos debajo de Documentos
recientes.

5. Devuelva los valores a la configuracin predeterminada y deje abierto el cuadro de dilogo Opciones de
Word.

6. Desplcese hacia abajo hasta la seccin Guardar (que aparece en la figura 14-7) y haga clic en la
casilla de verificacin para activar Preguntar antes de guardar la plantilla Normal. Si ahora cambia la
plantilla predeterminada, Word le preguntar si desea guardar los cambios en la plantilla.

Uso de opciones avanzadas

287

Figura 14-7
Pantalla de opciones
avanzadas; opciones
Imprimir y Guardar

7. Desplcese hacia abajo hasta la seccin General (que aparece en la figura 14-8) y escriba [su nombre
y direccin] en el cuadro Direccin.

288

Leccin 14
Figura 14-8
Pantalla de opciones
avanzadas; opciones
generales

8. Haga clic en Aceptar.


9. Abra un documento en blanco.
10. En la pestaa Correspondencia, en el grupo Crear, haga clic en el botn Sobres.
En el cuadro de dilogo Sobres y etiquetas, observe que su nombre y direccin aparecen en el rea
Remite.

11. Haga clic en Cancelar.


12. Vuelva a la seccin General de la configuracin avanzada, quite su nombre y direccin, y luego quite la
marca de verificacin que est al lado de Preguntar antes de guardar la plantilla Normal debajo de la
seccin Guardar. Haga clic en Aceptar.

FIN. CIERRE Word.

Uso de opciones avanzadas

289

Evaluacin de conocimientos

Varias opciones
Seleccione la mejor respuesta a los siguientes enunciados.

1. En qu Pestaa hara clic para que aparezca el comando Opciones?


a. Insertar
b. Avanzado
c. Archivo
d. Mostrar

2. Qu marcas de formato ocultas se muestran en la pantalla Mostrar del cuadro de dilogo Opciones de Word?
a. Espacios
b. Caracteres de tabulacin
c. Marcas de prrafo
d. Todos los anteriores

3. Una marca de verificacin en el cuadro de dilogo Opciones de Word, indica que la funcin:
a. est desactivada.
b. no est disponible.
c. est deshabilitada.
d. est activada.

4. Los cambios realizados en el cuadro de dilogo Opciones de Word afectarn:


a. solo a los nuevos documentos.
b. a todos los documentos.
c. solo a los documentos abiertos como plantilla.
d. a y c

Verdadero o falso
Haga un crculo alrededor de la V si el enunciado es verdadero o alrededor de la F si el enunciado es falso.
V

1.

2.

3.

La configuracin predeterminada del cuadro de dilogo Opciones de Word no se puede cambiar.

4.

Cambiar las opciones de presentacin afecta a la forma en que el contenido aparece en el equipo.

5.

Cuando agrega su nombre en el cuadro Nombre de usuario para personalizar Word, el panel Propiedades

La pantalla Avanzadas contiene el mayor nmero de opciones disponibles en el cuadro de dilogo Opciones
de Word.
En el cuadro de dilogo Opciones de Word, puede agregar su nombre e iniciales debajo de la seccin
Personalizar la copia de Microsoft Office.

del documento mostrar su nombre en el cuadro Autor.


V

6.

Las marcas de formato se pueden desactivar en la pantalla Mostrar del cuadro de dilogo Opciones de Word.

Proyectos

Proyecto 14-1: Creacin de un remite predeterminado para fotos Lost Art


En su posicin como asistente de marketing en fotos LostArt, frecuentemente enva cartas
promocionales por correo. Prepara sobres para estos envos en Word, y definir la direccin de
remite de la empresa como opcin predeterminada le ahorrara tiempo. Cambie las opciones
de Word para configurar esto.
PREPRESE. INICIE Word si no est ya en ejecucin.
1. ABRA un nuevo documento en blanco.
2. GUARDE el documento como 14-1 Mailing Address en la carpeta de la leccin en la
unidad flash.

290

Leccin 14
3. Haga clic en la pestaa Archivo y seleccione Opciones para mostrar el cuadro de dilogo Opciones de
Word.

4. Haga clic en Avanzadas en el panel izquierdo para mostrar las opciones avanzadas.
5. Desplcese hacia abajo hasta la seccin General y en el cuadro Direccin, escriba:
Fotos LostArt
5500 Bissell Street
Grand Junction, CO 98445

6. Presione el botn Impr pant en el teclado.


7. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo Opciones de Word.
8. Haga clic con el botn secundario en la pantalla del documento y haga clic en Pegar.
9. GUARDE el documento en la carpeta de la leccin en la unidad flash y CIERRE el archivo.
DEJE Word abierto para el siguiente proyecto.

Proyecto 14-2: Opciones de Word


Su tarea es quitar la direccin de Fotos LostArt que agreg en el proyecto 14-1. Para mostrar
al instructor que ha completado este proyecto, realice una copia de la captura de pantalla y
gurdela como documento de Word.
PREPRESE. INICIE Word si no est ya en ejecucin.
1. GUARDE un nuevo documento en blanco como 14-2 Address Removed en la carpeta de la leccin
en la unidad flash.

2. Quite la direccin de correo.


3. Presione la tecla Impr pant en el teclado, haga clic en Aceptar y haga clic con el botn secundario en el
documento y haga clic en Pegar. As se capturar la pantalla como una imagen.

4. GUARDE el documento en la carpeta de la leccin en la unidad flash y CIERRE el archivo.


CIERRE Word.

Uso de campos, formularios e ndices

15

MATRIZ DE CONOCIMIENTOS DE LA LECCIN


Conocimientos

Trabajar con campos


Trabajar con formularios
Trabajar con ndices

TRABAJAR CON CAMPOS


Un campo es un cdigo que se usa para mostrar informacin variable. Cuando se actualiza
el campo, si los datos en los que se basa han cambiado, el campo tambin se actualiza. Un
ejemplo de campo es un cdigo de fecha u hora de actualizacin automtica que cambia a la
fecha y hora actual cada vez que se actualiza el campo.

Descripcin de los campos


Los campos operan entre bastidores en muchos contextos diferentes en Word. Ya ha trabajado
con campos en muchos ejercicios de este libro, tal vez sin darse cuenta. Por ejemplo, cuando
crea una tabla de contenido, un marcador o una descripcin de una imagen, est trabajando
con un campo. En la tabla 15-1 se hace una lista de algunos campos y se explica qu funcin
o comando de Word los crea.
Tabla 15-1
Ejemplos de cmo se
usan los campos en Word

Campo

Propsito

Pestaa/comando

{Marcador}

Crea un marcador

Insertar, marcador

{Fecha}

Crea un cdigo de fecha de


actualizacin automtica

Insertar, Insertar fecha y hora

{Hipervnculo}

Inserta un hipervnculo

Insertar, Hipervnculo

{NoteRef}

Inserta un nmero de nota al pie

Referencias, Insertar nota al pie

{Pgina}

Inserta una cdigo de numeracin de


pginas

Insertar, Nmero de pgina

{TDC}

Inserta una tabla de contenido

Referencias, Tabla de contenido

Hay muchos tipos de campos. Como aprendi en la leccin 11, las combinaciones de
correspondencia insertan campos de combinacin, que son campos que extraen ciertos datos
del documento de origen. Tambin puede insertar diversos campos que describen el documento,
como nombre de usuario, iniciales del usuario, nombre de archivo y as sucesivamente.
Los cdigos de campo por si solos no se muestran en el documento de forma predeterminada; en
su lugar, se muestra el resultado de los cdigos de campo. Cuando se alterna en la visualizacin
de los cdigos de campo, sin embargo, los campos aparecen entre llaves, de la forma siguiente:

291

292

Leccin 15

{Fecha}. Cada campo tiene un formato predeterminado que se usa si el cdigo aparece por s
mismo. Cuando personaliza un campo, agrega al cdigo de campo modificadores que cambian
la forma en que se comporta. Un modificador es una propiedad o un argumento que cambia el
comportamiento del cdigo. Los ajustes del cuadro de dilogo para las funciones que insertan
un cdigo de campo, como un marcador o una fecha, determinan los modificadores que se
usan. Por ejemplo, para mostrar la fecha actual en un formato como 05 de agosto de 1964, se
usara el siguiente cdigo de campo:
{FECHA \@ MMMM d, aaaa}

Insercin de campos
Puede insertar campos en un documento mediante un comando que crea un cdigo de campo
como parte de su operacin o mediante el comando Campo. Practicar ambos mtodos en el
siguiente ejercicio.
Cuando inserta un campo, puede personalizarlo si cambia las propiedades en el cuadro de
dilogo Campo. Tambin puede editar las propiedades del campo para personalizarlo.
PASO A PASO

Insertar campos

PREPRESE. Antes de iniciar estos pasos, inicie Microsoft Word.


1. ABRA el documento Tech Terrace letter de la carpeta de la leccin.
2. Elimine la fecha en la parte superior del archivo. (No elimine la marca de prrafo). Coloque el punto de
insercin al principio del documento.

3. En la pestaa Insertar, haga clic en Insertar fecha y hora. Se abre el cuadro de dilogo Fecha y hora.
4. En la lista de formatos disponibles, haga clic en el formato de fecha que incluye el da de la semana
(lunes, martes y as sucesivamente).

5. Asegrese de que la casilla de verificacin Actualizar automticamente est activada.


6. Haga clic en Aceptar.
7. Coloque el punto de insercin dos lneas por debajo de la lnea Atentamente.
8. En la pestaa Insertar, haga clic en Explorar elementos rpidos y haga clic en Campo. Se abre el
cuadro de dilogo Campo.

9. En la lista Nombres de campo, haga clic en UserName.


10. En la lista Formato, haga clic en Tipo Ttulo. Vea la figura 15-1.
Figura 15-1
Cuadro de dilogo Campo
para un campo de texto

Uso de campos, formularios e ndices

293

11. Haga clic en Aceptar. En el documento aparece el nombre del usuario activo.

Tome nota

El nombre de usuario proviene del nombre que se encuentra en Opciones de Word. Para cambiar
el nombre, haga clic en la pestaa Archivo, en Opciones y cambie el nombre en el cuadro Nombre
de usuario.
12. Haga clic con el botn secundario en el nombre de usuario en el documento y elija Activar o desactivar
cdigos de campo. El cdigo de campo aparece as:

{ USERNAME \* Caps \* MERGEFORMAT }


13. Haga clic con el botn secundario en el cdigo de campo y seleccione Editar campo. Se vuelve a abrir
el cuadro de dilogo Campo.

14. En la lista Formato, haga clic en Maysculas y haga clic en Aceptar. Ahora aparece el nombre en
maysculas en el documento.

15. GUARDE el documento como Tech Terrace fields en la carpeta de leccin en la unidad flash.
PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Tome nota

Si sabe exactamente lo que quiere para el cdigo de campo y la sintaxis, puede presionar Ctrl+F9
para insertar un par de llaves en un cdigo de campo directamente en el documento. Despus
puede escribir el cdigo de campo y cualquier sintaxis especial necesaria para darle el formato
deseado. Los nombres de campo no distinguen maysculas de minsculas. Si una propiedad
contiene espacios, debe incluir esa propiedad entre comillas. Deje un espacio entre el nombre
de campo y cada propiedad o modificador. Deje un espacio entre la barra invertida (\) de un
modificador y su parmetro. Deje un espacio en blanco a la derecha de la llave izquierda y un
espacio en blanco a la izquierda de la llave derecha.

Personalizacin de los formatos de campo


Puede personalizar un campo de diversas maneras. Como vio en el ejercicio anterior, puede
usar las propiedades del cuadro de dilogo Campo para asignar modificadores y otros
argumentos a un cdigo de campo. Los campos de texto pueden establecerse en maysculas,
minsculas, mayscula inicial o tipo ttulo. A un campo numrico se le puede asignar un
formato de numeracin especfico en el cuadro de dilogo Campo si elige un formato como 1,
2, 3 o A, B, C.
Tambin puede editar manualmente el cdigo de un campo para personalizarlo. Puede hacerlo
si activa y desactiva la visualizacin del cdigo de campo y luego edita la cadena de cdigo en
el documento, o si hace clic en el botn Cdigos de campo en el cuadro de dilogo Campo y
edita all el cdigo. En el siguiente ejercicio, practicar ambos mtodos de personalizacin de
un cdigo de campo.

PASO A PASO

Personalizar los cdigos de campo


USE el documento que dej abierto en el ejercicio anterior.

1. Haga clic con el botn secundario en el cdigo de campo de fecha y seleccione Editar campo. Se abre
el cuadro de dilogo Campo.

2. En la lista de formatos de fecha, haga clic en el formato que aparece as: 7 de julio de 2016.
3. Haga clic en Aceptar para aceptar el nuevo formato.
4. Haga doble clic en la parte inferior de la pgina para abrir el pie de pgina del documento.
5. Escriba Rev. y presione la barra espaciadora una vez.
6. En la pestaa Insertar, haga clic en Explorar elementos rpidos y haga clic en Campo.
7. En el cuadro de dilogo Campo, abra la lista Categoras y seleccione Numeracin.
8. En la lista Nombres de campo, haga clic en RevNum.
9. En la lista Formato, haga clic en A, B, C.
10. En la lista Formato numrico, haga clic en 0. Vea la figura 15-2.

294

Leccin 15
Figura 15-2

Cuadro de dilogo Campo


para un campo numrico

11. Haga clic en el botn Cdigos de campo.


12. Examine el cdigo que aparece en el cuadro de Cdigos de campo. La palabra ALPHABETIC aparece
en maysculas.

13. Edite el cdigo para que la palabra alphabetic aparezca en minsculas.


14. Haga clic en Aceptar. El nmero de revisin (una letra minscula) aparece en el pie de pgina.
15. Haga doble clic en la parte principal del documento para cerrar el pie de pgina.
PAUSA. GUARDE el documento. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Creacin y uso de campos personalizados


Las propiedades de un documento incluyen varios campos estndar, tales como autor, ttulo
y tema. Puede usar los mismos mtodos para insertar estos campos en el documento como
hizo con el campo de nombre de usuario en un ejercicio anterior. Tambin puede crear
campos personalizados en las propiedades del documento e insertar contenido de los campos
personalizados en el documento.
En el ejercicio siguiente, crear un campo personalizado llamado Divisin y despus lo
insertar en el documento.

PASO A PASO

Crear y usar campos personalizados


USE el documento que dej abierto en el ejercicio anterior.

1. Haga clic en la pestaa Archivo y haga clic en la flecha hacia abajo que est al lado de Propiedades
para abrir un men.

2. Haga clic en Propiedades avanzadas. Se abre el cuadro de dilogo Propiedades para el documento
activo.

3. Haga clic en la pestaa Personalizar.


4. En la lista Nombre, seleccione Divisin.
5. En el cuadro Valor, escriba Medio oeste. Vea la figura 15-3.

Uso de campos, formularios e ndices

295

Figura 15-3
Crear un campo
personalizado

6. Haga clic en Agregar y en Aceptar. Presione Esc para volver al documento.


7. Despus del nombre en la ltima lnea del documento, presione Mays+Entrar para iniciar una nueva
lnea.

8. En la pestaa Insertar, haga clic en Explorar elementos rpidos y haga clic en Campo.
9. En el cuadro de dilogo Campo, abra la lista Categoras y seleccione Info. documento.
10. En la lista Nombres de campo, haga clic en DocProperty.
11. En la lista de propiedades, haga clic en Divisin. Vea la figura 15-4.

Figura 15-4
Insertar un campo personalizado en un documento

12. Haga clic en Aceptar. El texto Medio oeste aparece en el documento.


13. Presione la barra espaciadora una vez y escriba Divisin.
14. GUARDE el documento y CIERRE el archivo.
PAUSA. DEJE Word abierto para el prximo ejercicio.

296

Leccin 15

TRABAJAR CON FORMULARIOS


En Word, un formulario es un documento que tiene uno o ms campos de coleccin de datos
insertados, llamados controles de contenido, que pueden contener elementos de datos. Puede
crear formularios que recopilen datos estructurados para documentos tales como solicitudes
de empleo, facturas y hojas de horas de los empleados.
Tome nota

Cuando piense en crear un formulario, visualice cmo estarn alineados los campos del formulario
entre s. Tal vez desee crear una tabla que contenga los campos y sus etiquetas para asegurarse de
que los campos estn perfectamente alineados.

En el siguiente ejercicio, insertar controles de formulario en un documento para crear un


formulario que los empleados pueden completar para documentar las horas trabajadas.
PASO A PASO

Insertar controles de contenido


ABRA el documento Time Sheet de la carpeta de la leccin.

1. Si la pestaa Desarrollador no aparece en la cinta de opciones, haga lo siguiente para que aparezca:
a. Haga clic en Archivo y haga clic en Opciones.
b. Haga clic en Personalizar cinta de opciones.
c. En la lista de la derecha, marque la casilla Desarrollador.
d. Haga clic en Aceptar.
2. En la pestaa Desarrollador, asegrese de que est seleccionado Modo Diseo; haga clic en el botn
para seleccionarlo si es necesario.

Figura 15-5
Insertar un control de contenido de texto sin formato

3. Haga clic en la celda de tabla a la derecha de la celda que contiene Nmero de empleado.
4. En la pestaa Desarrollador, haga clic en el botn Control de contenido de texto sin formato en el
grupo Controles. (Es el segundo botn de la fila superior). Un control de contenido basado en texto se
coloca en esa celda de la tabla. Vea la figura 15-5.

Uso de campos, formularios e ndices


Tome nota

297

Si deseara ser realmente ambicioso en este formulario, podra usar un control de contenido de
cuadro combinado en el paso 4 en lugar de texto sin formato y configurar las propiedades del
cuadro combinado para mostrar todos los nmeros de empleado vlidos. As cada empleado que
rellene el formulario puede elegir su nmero en una lista, en lugar de tener que escribirlo. Puede
optar por probar este tipo de control de contenido por s solo, si lo desea.
5. Haga clic en la celda de tabla que est a la derecha de la celda que contiene Fin de semana.
6. En la pestaa Desarrollador, haga clic en el botn Control de contenido de selector de fecha en el
grupo Controles. Un control de contenido de selector de fecha aparece en la celda.

7. GUARDE el documento como Time Sheet Fields en la carpeta de leccin en la unidad flash.
PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
Puede modificar las propiedades de un control de contenido si hace clic en el control de contenido y
selecciona Propiedades. Se abre un cuadro de dilogo que es apropiado para el tipo de control de contenido.
Para editar manualmente el texto en el mensaje del control de contenido, cambie simplemente el texto en el
control de contenido (mientras est en Modo Diseo).
En el siguiente ejercicio, modificar las propiedades de un control de contenido.

PASO A PASO

Modificar las propiedades del control de contenido


USE el documento que dej abierto en el ejercicio anterior.

1. Haga clic en el control de contenido para Nmero de empleado y edite el texto del control para que
indique Haga clic aqu para escribir su nmero.

2. Haga clic con el botn secundario en el control de contenido para Fin de semana y elija Propiedades en
el men contextual. Se abre el cuadro de dilogo Propiedades del control de contenido.

3. En la seccin Propiedades del selector de fecha, elija el formato de nmero que contiene el da de la
semana. Vea la figura 15-6.

Figura 15-6
Modificar las
propiedades del control

298

Leccin 15
4. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo.
5. Haga clic en el botn Modo Diseo para desactivar el Modo Diseo. Los controles de contenido
aparecen tal como se mostrarn cuando los usuarios vean el formulario.

6. Haga clic en el control de contenido para el nmero de empleado y escriba 1.


7. Haga clic en el control de contenido para el fin de semana y seleccione el sbado pasado como fecha.
8. En la tabla de las horas, escriba 8 en la primera fila en blanco para lunes, mircoles y viernes.
9. GUARDE el documento y CIERRE el archivo.
PAUSA. DEJE Word abierto para el prximo ejercicio.

CREACIN DE NDICES
Un ndice es una lista alfabtica de los temas clave en un documento junto con los nmeros
de las pgina en las que aparecen los temas. La mayora de los libros que no son de ficcin
incluyen un ndice al final.
Crear un ndice en un documento de Word es un proceso de dos pasos. En el primer paso, debe
marcar cada instancia de cada palabra que debe aparecer en el ndice. Este paso puede requerir
mucho tiempo y, en un documento grande, puede llevar horas o incluso das.
En el segundo paso del proceso, debe ejecutar el comando de Word para generar el ndice. Es
durante este paso cuando se crea el ndice real. Hay muchas opciones para crear ndices con
diferentes diseos y estructuras.
Tome nota

La indexacin debe pensarse detenidamente, porque no todas las instancias de cada palabra pueden
ser apropiadas para incluirlas en el ndice; solo deben incluirse los usos que son significativos.
Crear ndices buenos es una habilidad que se desarrolla con la prctica. Algunas personas hacen
una carrera de marcar documentos para la indexacin (en su mayora manuscritos de libros).

Marcar las entradas de ndice manualmente


Una manera de marcar las entradas de ndice es trabajar en todo el documento manualmente y
marcar cada instancia de cada palabra que se va a indexar. Cada entrada de ndice se marca con
un cdigo de campo {XE}, con la frase y el formato para la entrada de ndice como argumentos
del cdigo. Por ejemplo:
{XE Garantas}
Marcar manualmente los trminos que se van a indexar tiene como resultado un ndice de
mayor calidad. Esto se debe a que ciertas instancias de las palabras pueden excluirse si no son
significativas. Un ndice con demasiadas entradas irrelevantes es tan intil como uno con muy
pocas entradas. Por ejemplo, imaginemos lo intil que sera indexar todas las instancias de la
frase Microsoft Word en este libro que est leyendo ahora. Aparece en casi todas las pginas.
Este mtodo tambin permite usar diferentes palabras para indexar ciertas frases o conceptos
que son sinnimos de la misma manera e indexar ciertas palabras bajo dos o ms entradas
principales diferentes.
La mayora de las entradas de ndice son entradas principales; es decir, aparecen en el nivel
superior de la lista alfabtica. Tambin puede crear subentradas, que aparecen en una lista
alfabtica subordinada independiente debajo de una de las entradas principales. Por ejemplo,
si se cubren varios conocimientos pertenecientes a cierto tema, podran aparecer en el ndice
de la forma siguiente:
Muebles
Edificio, 5
Acabado, 18
Venta, 21
En el siguiente ejercicio, marcar algunas entradas de ndice manualmente en un documento.

Uso de campos, formularios e ndices


PASO A PASO

299

Marcar entradas de ndice manualmente


ABRA el documento Agreement de la carpeta de la leccin.

1. En el primer prrafo debajo del ttulo Introduccin, seleccione las 12 primeras palabras de la tercera
oracin.

2. En la pestaa Referencias, en el grupo ndice, haga clic en Marcar entrada. Se abre el cuadro de
dilogo Marcar entrada de ndice.

3. En el cuadro Entrada principal, escriba Modificacin de directrices.


4. Haga clic en Marcar (vea la figura 15-7).

Figura 15-7
Marcar una
entrada de ndice

5. Deje abierto el cuadro de dilogo y arrstrelo al lado para que pueda ver el texto que est detrs.
6. Seleccione la ltima frase de la seccin Introduccin.
7. En el cuadro Entrada principal del cuadro de dilogo Marcar entrada de ndice, escriba Preguntas.
8. En el cuadro Subentrada, escriba Direccin de correo electrnico.
9. Haga clic en Marcar. En el cuadro Entrada principal, escriba Comentarios. Deje Direccin de correo
electrnico en el cuadro Subentrada. Haga clic en Marcar otra vez.

10. Seleccione el ttulo Informacin de cuenta.


11. En el cuadro de dilogo Marcar entrada de ndice, si Informacin de cuenta no aparece automticamente
en el cuadro Entrada principal, escrbalo all.

12. Haga clic en Marcar.


13. Marque el ttulo Indemnizacin y garantas como entrada de ndice debajo de Indemnizacin y de
Garantas (dos elementos de entrada principal independientes).

14. Marque el ttulo Usos prohibidos de servicios y productos con una entrada principal de Usos
prohibidos.

15. Marque el ttulo Facturacin con una entrada principal de Facturacin.


16. Marque el ttulo Ancho de banda y uso como entrada de ndice para Ancho de banda y de Uso (dos
elementos de entrada principal independientes).

17. Cierre el cuadro de dilogo Marcar entrada de ndice.


18. GUARDE el documento como Agreement Indexed.
PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

300

Leccin 15

Marcar las entradas de ndice con un archivo de Automarcar


Otra forma de marcar entradas de ndice es crear un archivo de Automarcar. Este es un
documento que hace una lista de una instancia de todas las palabras que deben incluirse en
el ndice. Word puede usar este archivo para marcar automticamente todas las instancias de
cada una de las palabras incluidas en el documento entero. Este mtodo es mucho ms rpido y
ms fcil que marcar manualmente un documento, pero puede ocasionar demasiado marcado.
Un archivo de Automarcado contiene una tabla de dos columnas. En la columna izquierda,
escriba las palabras o frases que deben aparecer en el ndice; es decir, las palabras y frases que
se deben buscar y marcar en el documento. En la columna de la derecha, escriba las palabras
de la forma en que deben aparecer en el ndice.
Si desea crear subentradas, separe la entrada principal y la subentrada con dos puntos en la
columna de la derecha, de esta forma: Muebles:Acabado
La indexacin distingue maysculas de minsculas, as que debe asegurarse de incluir todas
las variaciones de una palabra en la columna derecha. Est bien tener entradas duplicadas en
la columna izquierda.
En el siguiente ejercicio, editar un archivo de Automarcado y lo usar para marcar un
documento para la indexacin.

PASO A PASO

Marcar entradas de ndice automticamente con un archivo de Automarcado


USE el documento que dej abierto en el ejercicio anterior.

1. ABRA el documento AutoMark de la carpeta de la leccin.


2. En la parte inferior de la tabla, cree una nueva fila y, en ella, escriba lo siguiente:
desactivacin

Desactivacin

3. GUARDE el documento como AutoMark Entries y CIERRE el archivo.


4. En el documento Agreement Indexed, en la pestaa Referencias, haga clic en Insertar ndice. Se
abre el cuadro de dilogo ndice.

5. Haga clic en el botn Automarcar. Se abre el cuadro de dilogo Abrir archivo de Automarcar ndice.
6. Seleccione el archivo AutoMark Entries que guard en el paso 4 y luego haga clic en Abrir. Word
marca automticamente todas las entradas que se incluyeron en la lista en el archivo.

7. El marcado automtico puede resultar en algunas marcas que no quiere. En el primer prrafo de
la seccin Introduccin, busque el cdigo de campo { XE Seguridad}, seleccione el cdigo y presione
Eliminar.

8. GUARDE el documento.
PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Creacin y actualizacin de un ndice


Despus de haber completado el marcado en un documento, puede generar el ndice. Los
ndices pueden colocarse en cualquier lugar del documento, pero tradicionalmente se colocan
al final.
En el siguiente ejercicio, generar el ndice, har un cambio en el marcado del ndice y luego
actualizar el ndice.

Uso de campos, formularios e ndices


PASO A PASO

301

Crear y actualizar un ndice


USE el documento que dej abierto en el ejercicio anterior.

1. Coloque el punto de insercin al final del documento y presione Ctrl+Entrar para crear un salto de
pgina.

2. En la pestaa Referencias, haga clic en Insertar ndice. Se abre el cuadro de dilogo ndice. Vea la
figura 15-8.

Figura 15-8
Creacin de un ndice

3. Abra la lista desplegable Formatos y elija Clsico.


4. Haga clic en Aceptar. Se crea el ndice. Debido a que el ndice es corto, los ttulos independientes para
cada letra del alfabeto parecen excesivos.

5. Debajo del ttulo Seguridad en el documento, marque la palabra contrasea para indexarla.
6. Haga clic en cualquier lugar en el ndice y elija Actualizar campo. El ndice se actualiza para incluir la
nueva entrada.

7. Haga clic con el botn secundario en el ndice de nuevo y seleccione Editar campo. Se abre el cuadro
de dilogo Campo.

8. Haga clic en el botn ndice. Vuelve a aparecer el cuadro de dilogo ndice, como en la figura 15-8.
9. Abra la lista desplegable Formatos y elija Sencillo.
10. Haga clic en Aceptar. Aparece una confirmacin que pregunta si desea reemplazar el ndice
seleccionado.

11. Haga clic en Aceptar. El ndice se vuelve a crear con el nuevo formato.
12. GUARDE el documento y CIERRE el archivo.
CIERRE Word.

302

Leccin 15

Evaluacin de conocimientos

Verdadero o falso
Haga un crculo alrededor de la V si el enunciado es verdadero o alrededor de la F si el enunciado es falso.
V

1.

Word usa campos para caractersticas tales como la numeracin de las pginas y los hipervnculos.

2.

Para insertar un campo en un documento, en la pestaa Insertar, haga clic en el botn Cdigo.

3.

Los campos personalizados se crean en el cuadro de dilogo Propiedades del documento.

4.

Para editar un formulario, debe estar en Modo Diseo.

5.

Un archivo de Automarcar debe contener una lista de todas las palabras que se van a indexar en una lista de
una sola columna.

Varias opciones
Seleccione la mejor respuesta a los siguientes enunciados.

1. Para modificar las propiedades de un campo,


a. haga doble clic en el campo.
b. haga clic con el botn secundario en el campo y seleccione Editar campo.
c. haga clic con el botn secundario en el campo y elija Mostrar cdigo de campo.
d. haga clic en el botn Modificar en la pestaa Insertar.

2. Cmo se inserta un campo personalizado en un documento?


a. En el cuadro de dilogo Campo, elija Informacin del documento y seleccione DocProperty. A continuacin, elija el
nombre de campo personalizado en la lista de propiedades.
b. Haga clic en el botn Cuadro de texto en la pestaa Insertar.
c. En la pestaa Insertar, seleccione el campo personalizado en la galera de campos.
d. En el cuadro de dilogo Propiedades, en la pestaa Personalizar, seleccione el campo y elija Insertar.

3. En Word 2013, un campo de formulario tambin se denomina


a. campo de combinacin
b. macro
c. control de contenido
d. mdulo

4. En qu Pestaa se selecciona Marcar entrada para marcar una entrada de ndice?


a. Referencias
b. Insertar
c. Inicio
d. Correspondencia

5. En una tabla de Automarcar, en qu columna debe aparecer el texto tal como aparecer en el propio ndice?
a. columna de la derecha
b. columna de la izquierda
c. ambas columnas
d. ninguna columna

Proyectos

Proyecto 15-1: Crear un formulario de inscripcin


Cree un formulario que se pueda usar para inscribirse en una lista de correo.
PREPRESE. INICIE Word si no est ya en ejecucin.

1. ABRA el documento Signup de la carpeta de la leccin.


2. GUARDE el documento como Signup Form en la carpeta de la leccin en la unidad flash.

Uso de campos, formularios e ndices

303

3. Coloque el punto de insercin en la celda en blanco que est a la derecha de Fecha de hoy y, a continuacin, en la
pestaa Insertar, haga clic en Explorar elementos rpidos y haga clic en Campo.

4. Elija Fecha en la lista de nombres de campo y elija la fecha con este formato: 8-jul-16 en la lista de formatos de fecha.
Haga clic en Aceptar.

5. Haga clic en la celda en blanco que est a la derecha de Nombre.


6. En la pestaa Desarrollador, asegrese de que Modo Diseo est seleccionado y haga clic en Control de
contenido de texto sin formato.

7. Edite el texto del mensaje en el campo para que indique Escriba aqu su nombre.
8. Haga clic en la celda en blanco que est a la derecha de Direccin de correo electrnico.
9. Haga clic en Control de contenido de texto sin formato.
10. Edite el texto del mensaje en el campo para que indique Escriba aqu su direccin de correo electrnico.
11. Haga clic en el botn Modo Diseo para salir de ese modo.
12. GUARDE el documento y CIERRE el archivo.
PAUSA. DEJE Word abierto para el siguiente proyecto.

Proyecto 15-2: Indexacin del manual del empleado


Una seccin del manual del empleado de Books and Beyond se ha actualizado y tiene que
marcarse para la indexacin.
PREPRESE. INICIE Word si no est ya en ejecucin.

1. ABRA el documento Handbook de la carpeta de la leccin.


2. GUARDE el documento como Handbook Indexed en la carpeta de la leccin en la unidad flash.
3. Seleccione el primer Ttulo 1 (Pautas generales de expectativas de desempeo).
4. En la pestaa Referencias, haga clic en Marcar entrada.
5. Haga clic en el botn Marcar.
6. Desplcese hacia abajo y busque el siguiente Ttulo 1 (Igualdad de oportunidades y diversidad en el empleo).
Seleccione el texto Igualdad de oportunidades de empleo.

7. En el cuadro de dilogo Marcar entrada de ndice, haga clic en Marcar.


8. Seleccione Diversidad.
9. En el cuadro de dilogo Marcar entrada de ndice, haga clic en Marcar.
10. Seleccione el ttulo Alarma.
11. En el cuadro de dilogo Marcar entrada de ndice, haga clic en Marcar.
12. Seleccione el ttulo Activar la alarma.
13. En el cuadro de dilogo Marcar entrada de ndice, cambie la entrada del cuadro de texto Entrada principal a Alarma y
escriba Activar la alarma en el cuadro Subentrada.

14. Haga clic en Marcar.


15. Seleccione el ttulo Desactivar la alarma.
16. En el cuadro de dilogo Marcar entrada de ndice, cambie la entrada del cuadro de texto Entrada principal a Alarma y
escriba Desactivar la alarma en el cuadro Subentrada.

17. Haga clic en Marcar.


18. Cierre el cuadro de dilogo Marcar entrada de ndice.
19. GUARDE el documento y CIERRE el archivo.
CIERRE Word.

Apndice A

Conocimientos del Especialista en


Microsoft Office (MOS) para Word 2013

EXAMEN 77-418: WORD 2013 CORE


Conocimientos de matriz

Nmero de objetivo

Crear y administrar documentos

Crear un documento.

1.1

Crear nuevos documentos en blanco.

1.1.1

Crear documentos nuevos y aplicar plantillas.

1.1.2

Importar archivos.

1.1.3

3, 11

Abrir archivos no nativos directamente en Word.

1.1.4

Abrir un PDF en Word para editarlo.

1.1.5

Navegar por un documento.

1.2

Buscar texto dentro de un documento.

1.2.1

Insertar hipervnculos.

1.2.2

10

Crear marcadores.

1.2.3

10

Mostrar cmo se usa Ir a.

1.2.4

2, 10

Dar formato a un documento.

1.3

Modificar la configuracin de la pgina.

1.3.1

Cambiar los temas del documento.

1.3.2

Cambiar los conjuntos de estilo del documento.

1.3.3

Insertar encabezados y pies de pgina simples.

1.3.4

10

Insertar marcas de agua.

1.3.5

Insertar nmeros de pgina.

1.3.6

10

Personalizar las opciones y la vista de un documento.

1.4

Cambiar las vistas del documento.

1.4.1

Mostrar cmo se usa el zoom.

1.4.2

Personalizar la barra de herramientas de acceso rpido.

1.4.3

Personalizar la cinta.

1.4.4

Dividir la ventana.

1.4.5

Agregar valores a las propiedades del documento.

1.4.6

Mostrar cmo se usa Mostrar u ocultar.

1.4.7

Grabar macros sencillas.

1.4.8

12

304

Nmero de leccin

Apndice A

305

Conocimientos de matriz

Nmero de objetivo

Nmero de leccin

Asignar teclas de mtodo abreviado.

1.4.9

12

Administrar la seguridad de las macros.

1.4.10

12

Configurar los documentos para imprimirlos o guardarlos

1.5

Configurar los documentos para imprimirlos.

1.5.1

Guardar los documentos en formatos alternativos.

1.5.2

Imprimir secciones de documentos.

1.5.3

Guardar archivos en ubicaciones remotas.

1.5.4

13

Proteger los documentos con contraseas.

1.5.5

13

Establecer la escala de impresin.

1.5.6

Mantener la compatibilidad con versiones anteriores.

1.5.7

Dar formato al texto, a los prrafos y a las secciones.

Insertar texto y prrafos.

2.1

Anexar texto a documentos.

2.1.1

Buscar y reemplazar texto.

2.1.2

Copiar y pegar texto.

2.1.3

Insertar texto va Autocorreccin.

2.1.4

Quitar prrafos en blanco.

2.1.5

Insertar campos integrados.

2.1.6

Insertar caracteres especiales (,, ).

2.1.7

9, 7

Dar formato al texto y a los prrafos.

2.2

Cambiar los atributos de fuente.

2.2.1

Mostrar cmo se usa la opcin Buscar y reemplazar para


dar formato al texto.

2.2.2

Mostrar cmo se usa Copiar formato.

2.2.3

Configurar el espacio entre prrafos.

2.2.4

Configurar el interlineado.

2.2.5

Borrar el formato existente.

2.2.6

Configurar sangras.

2.2.7

Resaltar selecciones de texto.

2.2.8

Agregar estilos al texto.

2.2.9

Cambiar texto a WordArt.

2.2.10

3, 8

Modificar los atributos de estilo existentes.

2.2.11

Ordenar y agrupar el texto y los prrafos.

2.3

Evitar los prrafos hurfanos.

2.3.1

Insertar saltos para crear secciones.

2.3.2

306

Apndice A

Conocimientos de matriz

Nmero de objetivo

Nmero de leccin

Crear varias columnas en las secciones.

2.3.3

Agregar ttulos a las secciones.

2.3.4

Forzar los saltos de pgina.

2.3.5

Crear tablas y listas

Crear una tabla.

3.1

Convertir el texto en tablas.

3.1.1

Convertir tablas en texto.

3.1.2

Definir las dimensiones de la tabla.

3.1.3

Configurar las opciones de ajuste automtico.

3.1.4

Demostrar cmo usar las tablas rpidas.

3.1.5

Establecer un ttulo de la tabla.

3.1.6

Modificar una tabla.

3.2

Aplicar estilos a tablas.

3.2.1

Modificar las fuentes dentro de las tablas.

3.2.2

Ordenar los datos de una tabla.

3.2.3

Configurar los mrgenes de la celda

3.2.4

Demostrar cmo aplicar frmulas a una tabla.

3.2.5

Modificar las dimensiones de una tabla.

3.2.6

Combinar celdas.

3.2.7

Crear y modificar una lista.

3.3

Agregar numeracin o vietas.

3.3.1

Crear vietas personalizadas.

3.3.2

Modificar las sangras de una lista.

3.3.3

Modificar el interlineado.

3.3.4

Aumentar y disminuir los niveles de las listas.

3.3.5

Modificar la numeracin.

3.3.6

Aplicar referencias

Crear notas al pie, notas al final y citas.

4.1

Insertar notas finales.

4.1.1

10

Administrar la ubicacin de las notas al pie.

4.1.2

10

Configurar el formato de las notas al final.

4.1.3

10

Modificar la numeracin de las notas al pie.

4.1.4

10

Insertar marcadores de posicin de citas.

4.1.5

10

Insertar citas.

4.1.6

10

Apndice A

307

Conocimientos de matriz

Nmero de objetivo

Nmero de leccin

Insertar bibliografa.

4.1.7

10

Cambiar los estilos de cita.

4.1.8

10

Crear descripciones.

4.2

Agregar descripciones.

4.2.1

10

Configurar la posicin de una leyenda.

4.2.2

10

Cambiar el formato de las leyendas.

4.2.3

10

Cambiar las etiquetas de las leyendas.

4.2.4

10

Omitir las etiquetas de las leyendas.

4.2.5

10

Insertar objetos y darles formato

Insertar bloques de creacin y darles formato.

5.1

Insertar elementos rpidos.

5.1.1

Insertar cuadros de texto.

5.1.2

Mostrar cmo se usa el Organizador de bloques de


creacin.

5.1.3

Personalizar los bloques de creacin.

5.1.4

Insertar formas y grficos SmartArt y darles formato.

5.2

Insertar formas simples.

5.2.1

Insertar SmartArt.

5.2.2

Modificar las propiedades de los grficos SmartArt


(color, tamao, forma).

5.2.3

Ajustar el texto alrededor de las formas.

5.2.4

Colocar formas.

5.2.5

Insertar imgenes y darles formato.

5.3

Insertar imgenes y darles formato.

5.3.1

Aplicar efectos artsticos.

5.3.2

Aplicar efectos de imagen.

5.3.3

Modificar las propiedades de las imgenes


(color, tamao, forma).

5.3.4

Aadir estilos rpidos a las imgenes.

5.3.5

Ajustar el texto alrededor de las imgenes.

5.3.6

Colocar imgenes.

5.3.7

308

Apndice A

EXAMEN 77-425: EXPERTO EN WORD 2013 PARTE UNO


Nmero de matriz

Nmero de objetivo

Nmero de leccin

Administrar y compartir documentos

Preparar documentos para revisin

1.1

Configurar las opciones de seguimiento

1.1.1

Limitar el nmero de autores

1.1.2

13

Restringir la edicin

1.1.3

13

Eliminar la versin de borrador del documento

1.1.4

13

Quitar metadatos del documento

1.1.5

13, 14

Marcar como final

1.1.6

13

Proteger un documento con una contrasea

1.1.7

13

Disear documentos avanzados

Aplicar formato avanzado

2.1

Usar comodines para buscar y reemplazar

2.1.1

Crear formatos de campo personalizado

2.1.2

15

Configurar las opciones avanzadas de diseo

2.1.3

Establecer las opciones de espacio entre caracteres

2.1.4

Establecer atributos de carcter avanzados

2.1.5

Crear y romper vnculos de seccin

2.1.6

10

Vincular cuadros de texto

2.1.7

Aplicar estilos avanzados

2.2

Crear estilos personalizados

2.2.1

Personalizar la configuracin de los estilos existentes

2.2.2

Crear estilos especficos de los caracteres

2.2.3

Asignar mtodos abreviados de teclado a estilos

2.2.4

Crear referencias avanzadas

Administrar formularios, campos y operaciones de


combinacin de correspondencia

3.1

Agregar campos personalizados

3.1.1

15

Modificar las propiedades de un campo

3.1.2

7, 15

Agregar controles

3.1.3

15

Modificar las propiedades del control

3.1.4

15

Realizar combinaciones de correspondencia

3.1.5

11

Administrar listas de destinatarios

3.1.6

11

Insertar campos combinados

3.1.7

11

Vista previa de resultados

3.1.8

11

Apndice A
Nmero de matriz

Nmero de objetivo

Crear elementos de Word personalizados

Crear y modificar bloques de construccin

4.1

Crear bloques de construccin personalizados

4.1.1

Guardar las selecciones como elementos rpidos

4.1.2

Editar las propiedades de un bloque de construccin

4.1.3

Eliminar bloques de construccin

4.1.4

Crear conjuntos de estilo y plantillas personalizados

4.2

Crear temas de color personalizado

4.2.1

Crear temas de fuente personalizados

4.2.2

Crear plantillas personalizadas

4.2.3

Crear y administrar conjuntos de estilo

4.2.4

309

Nmero de leccin

EXAMEN 77-426: EXPERTO EN WORD 2013 PARTE DOS


Nmero de matriz

Nmero de objetivo

Nmero de leccin

Administrar y compartir documentos

Administrar varios documentos

1.1

Modificar una plantilla existente

1.1.1

12

Combinar varios documentos

1.1.2

9, 11

Administrar versiones de documentos

1.1.3

13

Copiar estilos de una plantilla a otra

1.1.4

Usar el organizador de estilo

1.1.5

Copiar macros de un documento a otro

1.1.6

12

Vincular a datos externos

1.1.7

8, 11

Mover bloques de construccin entre documentos

1.1.8

Administrar los cambios del documento

1.2

Seguimiento de los cambios

1.2.1

Administrar comentarios

1.2.2

Usar las opciones de marcado

1.2.3

Resolver los conflictos de estilo de varios documentos

1.2.4

9, 13

Mostrar todos los cambios

1.2.5

Disear documentos avanzados

Aplicar la ordenacin y agrupacin avanzada

2.1

Crear esquemas

2.1.1

12

310

Apndice A

Nmero de matriz

Nmero de objetivo

Nmero de leccin

Promover las secciones en los esquemas

2.1.2

12

Crear documentos maestros

2.1.3

12

Insertar subdocumentos

2.1.4

12

Vincular los elementos de un documento

2.1.5

12

Crear referencias avanzadas

Crear y administrar los ndices

3.1

Crear ndices

3.1.1

15

Actualizar ndices

3.1.2

15

Marcar entradas de ndice

3.1.3

15

Usar archivos de marca automtica de ndice

3.1.4

15

Crear y administrar tablas de referencia

3.2

Crear una tabla de contenido

3.2.1

10

Crear una tabla de ilustraciones

3.2.2

10

Formato de una tabla de contenido

3.2.3

10

Actualizar una tabla de autoridades

3.2.4

10

Configurar las opciones de referencia avanzadas


(descripciones, notas al pie, citas)

3.2.5

10

Crear elementos de Word personalizados

Preparar un documento para la internacionalizacin y


la accesibilidad

4.1

Configurar las opciones de idioma en documentos

4.1.1

Agregar texto alternativo a los elementos de un documento

4.1.2

Crear documentos para usarlos con herramientas de


accesibilidad

4.1.3

13

Administrar varias opciones para fuentes de +Cuerpo y +Ttulo

4.1.4

3, 7

Usar estndares de contenido globales

4.1.5

Modificar el orden de tabulacin en los elementos y objetos


de un documento

4.1.6