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ADUAMERICA

CONTROL DE DOCUMENTOS

Cdigo: SGC-PR-01
Revisin 15

1.

OBJETIVO
Definir el control de los documentos relacionados con el Sistema de Gestin de
Aduamerica, para facilitar y asegurar la ejecucin estandarizada de los procesos,
actividades o tareas, a travs del uso de documentos adecuados, correctos y vigentes.

2.

ALCANCE
Aplicable a los documentos internos y externos que forman parte del Sistema de Gestin
de Aduamerica S.A.

3.

RESPONSABILIDAD
El Representante de la Direccin es responsable de la aplicacin efectiva del presente
procedimiento; los elaboradores, revisores, homologadores y usuarios de su ejecucin
correcta.
El Jefe Legal es el responsable de la administracin y control de los documentos
externos, referidos a Normas Legales, Decretos, Reglamentos, etc, as como de textos
de comercio exterior (Compendios de Legislacin Aduanera, aranceles, etc.).

4.

REFERENCIAS
SGC-NO-01:
Presentacin, codificacin y estructura de los documentos.

5.

DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
RED
: Representante de la Direccin.
Elaborador
Puesto que generalmente maneja el proceso y tiene suficiente conocimiento del mismo.
Aprobador
Puesto con suficiente autoridad y conocimiento del proceso involucrado, generalmente
es el dueo del proceso o Jefe de rea.
Homologador
Puesto con suficiente conocimiento de los Sistemas de Gestin capaz de liberar el
documento para su distribucin e incluir el documento aprobado dentro del sistema de
gestin de control documentario Adusystems.
Usuario
Puestos que requieren el documento para realizar sus actividades relacionados al
Sistema de Gestin y/o aquellos puestos que estn indicados como responsables en el
documento.
Adusystems:
Sistema informtico que permite el control de documentos.
Sistema de Gestin
Entindase los Sistemas de Gestin de Calidad, Sistema de Gestin de Seguridad y
Salud en el trabajo, Sistema de seguridad BASC y otros sistemas de gestin.
6.

DESARROLLO
6.1 GENERALIDADES
6.1.1
La presentacin, codificacin y la estructura de los documentos se realiza de
acuerdo a la norma interna SGC-NO-01
6.1.2
En las rutas de revisin del Adusystems se indica las opciones de bsqueda de
los documentos del Sistema de Gestin de Aduamrica. Slo el Representante de la

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Direccin tienen la potestad de incluir o eliminar documentos dentro del Adusystems


segn coordinaciones con los dueos de los procesos.
6.1.3
La elaboracin de un documento la realiza una persona involucrada o
conocedora del proceso en coordinacin de los dueos del proceso.
6.1.4
El elaborador y aprobador pueden ser la misma persona; el elaborador,
aprobador y homologador no podrn ser la misma persona salvo se trate del
Representante de la Direccin.
6.1.5
Los documentos impresos sin sello son considerados no controlados, al igual
que los documentos impresos con el sello No controlado son considerados como copia
no controlada. Los nicos documentos autorizados para su uso son aquellos que se
encuentran vigentes en el Adusystems. En el caso de los documentos impresos se
considera nicamente como documentos controlados aquellos que cuentan con un sello
de "Documento Controlado".
6.1.6
Cada puesto usuario conservar los documentos impresos que estn bajo su
responsabilidad.
6.1.7
Los documentos del Sistema de Gestin que son distribuidos masivamente en
forma de folletos, cuadros, tarjetas, etc. son documentos no controlados.
6.1.8
Cuando el caso lo amerite y un documento deja de ser vigente (obsoleto) el
responsable de dicho documento comunicar el hecho al Representante de la Direccin,
quien se encargar de pasar dicho documento a obsoleto y sacado de vigencia.
6.1.9
En el Adusystems se mantiene como vigente la ltima revisin del documento y
como obsoleto la penltima revisin, las versiones anteriores a la penltima revisin
sern eliminadas.
6.1.10 Cuando un puesto es desactivado, el Jefe inmediato debe informar al RED el
hecho, quien desactivar el usuario del Adusystems y retirar la documentacin impresa
correspondiente al puesto desactivado y registrar el hecho en el formato SGC-RE-01
Distribucin de copias controladas si amerita.
6.1.11 Cuando haya prdida de un documento, el usuario deber informar al
Representante de la Direccin y solicitarle una nueva copia. En caso de deterioro deber
devolver el documento deteriorado para su reemplazo, al representante de la Direccin
debe registrar el hecho en el formato SGC-RE-01 Distribucin de copias controladas
6.1.12

El nmero de revisin del documento comienza en 01 y es consecutivo.

6.1.13 Los documentos externos (normas, catlogos, dispositivos legales, etc.) se


conservan bajo la responsabilidad del Jefe de rea correspondiente, los cuales tendrn
su lista de referencia SGC-RE-07 Registro de Documentos Externos en la que se identifica
cada uno de los documentos existentes.
6.1.14 El rea de Sistemas es responsable de realizar una copia back up de los
documentos del SGC de acuerdo al procedimiento SIS-PR-01 Copia de Seguridad
6.1.15 Los documentos de los Sistemas de Gestin deben ser revisados conforme a
las necesidades de cambio y/o actualizacin de las operaciones.
6.1.16 Cuando se de la necesidad de fusionar uno o ms procedimientos, se anularn
los cdigos sobrantes y se mantendr un nico cdigo como vigente, pudiendo darse el
caso en que no exista correlacin entre los documentos de los Sistemas de Gestin, los
documentos con cdigos anulados sern eliminados de la base de datos del Adusystems
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6.1.17 Cualquier trmite relacionado al control de documentos que no haya sido


especificado en el presente procedimiento se resolver directamente con el
Representante de la Direccin.
6.1.18 La distribucin fsica de las polticas de los Sistemas de Gestin estn
registradas en el formato SGC-RE-19 Distribucin de cuadros
6.2 SISTEMATICA
6.2.1 Creacin de Nuevo Documento
ACTIVIDAD

RESPONSABLE

6.2.1.1 APERTURA Y ELABORACION DEL DOCUMENTO


El elaborador crea el documento del Sistema de Gestin, de acuerdo a
las necesidades o instrucciones del dueo del proceso.

Elaborador

6.2.1.2 SOLICITUD Y APROBACION DE REVISION


El elaborador enva al dueo del proceso el documento creado, y solicita
su revisin y aprobacin va correo electrnico o en medio fsico.

Elaborador

6.2.1.3 REVISION
El dueo del proceso o Jefe de rea recibe el documento creado del
Sistema de Gestin, revisa el contenido del mismo y emite la aprobacin
o desaprobacin del documento.
o Aprobacin: Pasa a punto 6.2.1.5
o Desaprobacin: Pasa a punto 6.2.1.4

Aprobador o
dueo del
proceso

6.2.1.4 DESAPROBACIN
El aprobador enva el documento creado al Elaborador, va correo
electrnico o por medio fsico, indicando los motivos o partes
incompatibles con el proceso, para su respectiva modificacin.
El elaborador recibe el documento creado con las observaciones de parte
del aprobador y realiza los cambios necesarios dentro del documento del
Sistema de Gestin.
Hecho los cambios al documento, el Elaborador sigue las pautas
establecidas del punto 6.2.2

Aprobador o
dueo del proceso
/ Elaborador

6.2.1.5 APROBACIN
El aprobador con el documento concordante al proceso, enva va correo
electrnico al Representante de la Direccin el documento, indicando el
nombre del documento.

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Aprobador

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ACTIVIDAD

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RESPONSABLE

6.2.1.6 HOMOLOGACION
El homologador (el Representante de la Direccin) recibe el documento creado,
revisa que la estructura del documento sea concordante a la Presentacin,
Codificacin y Estructura de los Documentos SGC-NO-01 del Sistema de
Gestin de Aduamerica.
El homologador (el Representante de la Direccin) verifica y asigna un cdigo
nico e identificable al documento, asigna la revisin 01 al documento y registra
la fecha en el pie de pgina del documento, de acuerdo a lo establecido en el
SGC-NO-01 Presentacin, Codificacin y Estructura de los Documentos.

Homologador

El homologador ingresa al Sistema de Control de Documentos del Sistema de


Gestin Adusystems con su usuario y clave correspondiente, ingresa al
vnculo nuevo documento y sube el documento creado, respetando y
completando los campos en blanco que el Adusystems pide completar.
El homologador enva un correo electrnico al aprobador, en el cual le indica
que el documento fue homologado y subido exitosamente al Sistema de Control
de Documentos del Sistema de Gestin Adusystems y se encuentra
disponible para su difusin al personal a su cargo.
6.2.1.7 DIFUSION
El aprobador recibe la comunicacin del homologador, posteriormente ingresa
al Sistema de Control de Documentos del Sistema de Gestin Adusystems
con su usuario y contrasea asignado, verifica el acceso al documento
requerido, el aprobador da las instrucciones a su personal a cargo de la
ubicacin del documento dentro del Adusystems, para su revisin.

Aprobador /
Homologador

De ser el caso en que el documento se necesite entregar fsicamente a


determinados cargos, el homologador distribuir el documento con el sello de
DOCUMENTO CONTROLADO y registrar la distribucin el formato SGC-RE01 Distribucin de Copias Controladas, los documentos impresos sin el sello
se consideran documentos no controlados por el Sistema de Gestin.
6.2.1.8 ESTUDIO DEL DOCUMENTO
El usuario para observar el documento, deber de ingresar al Adusystems con
su usuario y contrasea asignado y realizar los filtros de rea y Tipo de
Documento y dar clic en Buscar para ubicar el documento.
Ubicado el documento por cdigo o nombre, el usuario para visualizar el
documento dar clic en el icono de la lupa, para acceder al documento

Usuarios

6.2.2 Modificacin de Documento Existente


ACTIVIDAD

RESPONSABLE

6.2.2.1 MODIFICACION
El Jefe de rea solicita el documento al RED para su modificacin, luego se
seguir la secuencia de actividades indicadas desde el punto 6.2.1.3 hasta
6.2.1.8

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Aprobador /
Elaborador

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ADUAMERICA
7.0

Cdigo: SGC-PR-01
Revisin 15

REGISTROS
7.1
7.2
7.3

8.0

CONTROL DE DOCUMENTOS

SGC-RE-01 Distribucin de copias controladas


SGC-RE-07 Registro de Documentos Externos
SGC-RE-19 Distribucion de Cuadros

LISTA DE MODIFICACIONES

MODIFICACIN

1.

Se incluy en el tem 6.2.3 al coordinador de Control y productividad como elaborador

2.

Se reemplaz el cargo de Coordinador de Control y Productividad por Coordinador de Calidad

3.

Se modific todo el procedimiento.

4.

Se elimino reemplazo coordinador de Calidad por Representante de la Direccin

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