TRABAJO Formulario

REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIN

UNIVERSITARIA, CIENCIA Y TECNOLOGIA
ALDEA UNIVERSITARIA JORGE RODRIGUEZ
FUNDACIN MISIN SUCRE
PROGRAMA NACIONAL DE FORMACION DE ADMINISTRACION
LA FRA, ESTADO TACHIRA
AUTORES:
DURAN GALVIZ EMILE YAJAIRA
C.I.V-20.367.833
DURAN GALVIZ MARYELIN JOHANNA C.I.V- 24.781.831
MNDEZ MORENO FRANCYDAINETH
C.I.V- 13.761.642
RAMREZ MORENO DANIELA ELIZABETH C.I.V- 16.282.214
PERIODO: II
TRAYECTO: I
ASIGNATURA: ORGANIZACIN Y SISTEMAS
LCDO. FRANCISCO CARABAL
LA FRA, ABRIL, 2015
ORGANIZACIN Y SISTEMAS
INDICE
PG.
INTRODUCCION....
04
Formularios...
05
Importancia de los Formularios.
06
Partes de los Formularios..
07
Objetivos de los Formularios
07
Uso o Funcin de los Formularios
08
Tipos de Formularios
09
Manuales...
10
Tipos de Manuales
11
Simplificacin del Trabajo
13
Limites del Proceso del Trabajo
14
El Crecimiento y el Control de Proceso
16
Las Ventajas del Crecimiento...
16
El Proceso Objetivo para Mejorar.
17
Objetivos de Mejora..
19
Anlisis de Proceso Tcnicas para Simplificar el Trabajo
20
Tcnicas para la Simplificacin del Trabajo.
22
CONCLUSIONES
26
ANEXOS...
27
BIBLIOGRAFIA..
31
INTRODUCCION
FORMULARIO
Un formulario es un documento, ya sea fsico o digital, diseado con el
propsito de que el usuario introduzca datos estructurados (nombre, apellidos,
direccin, entre otros.) en las zonas del documento destinadas a ese propsito, para
ser almacenados y procesados posteriormente
En el campo laboral, los formularios son muy utilizados en el anlisis de la
contratacin de un nuevo empleado, para saber datos generales del mismo, como su
nombre y apellido, edad, sexo, y condiciones de salud, y datos que influyan en mayor
medida en el trabajo que se realizar, como experiencias laborales anteriores,
conocimiento de otros idiomas, y distintas aptitudes que podran definir si la persona
es apta para el empleo.
Un formulario es tambin, un documento, impreso o en un soporte virtual, que
contiene campos en blanco (casilleros) para completar determinada informacin o
elegir opciones dadas, con el fin de trasmitir la misma de una a otra persona, con un
objetivo especfico. Los formularios forman parte de nuestra vida cotidiana, cuando
vamos al mdico, cuando enviamos un mail a una pgina web, cuando contestamos
una encuesta, y en innumerables casos ms, estamos rellenando formularios.
Los formularios web son aquellos presentes en Internet, entre ellos los
formularios de contacto, tiles para la comunicacin con el o los administradores de
un sitio web, con ciertos fines, como comentarios personales, sugerencias, propuestas
financieras, entre otros. Generalmente estos formularios poseen pocos campos a
completar, como el nombre, la direccin de e-mail y el mensaje propiamente dicho;
pues son los datos necesarios para que una vez recibido el e-mail, pueda ser
contestado. Generalmente en estos formularios aparece al final una imagen con
nmeros o letras, para que la persona los copie en el campo correspondiente, y as
evitar el Spam o correo basura, en el cual el formulario es completado
automticamente por un sistema, y contiene usualmente propaganda de un producto o
servicio que no ha sido solicitada, o cadenas de e-mails de remitentes desconocidos.
IMPORTANCIA DE LOS FORMULARIOS
Hasta la aparicin de los formularios, en la mayora de las ocasiones era el
propio solicitante que tena que escribir en un documento en blanco no slo sus datos
personales, sino los motivos por los que se realizaba la peticin, por lo que en muchas
ocasiones haba errores de contenido o la peticin que se solicitaba era confusa y la
persona tena que volver a tramitar otra vez el documento.
Ya fuera este u otros motivos, llevaron a la administracin y a las empresas a
elaborar una serie de documentos tipo en los que estuviera ya la informacin o el tipo
de peticin que se necesitara por escrito, para facilitar al cliente o usuario de registro
y, al mismo tiempo, a la administracin a la empresa la bsqueda de la informacin
que este requiriese. El usuario solo tendra que rellenar algunos espacios con sus
datos y marcar, entre las opciones que se le ofrecen, la que ms se ajuste a sus
necesidades.
Los formularios representan un elemento que da agilidad en la bsqueda y la
tramitacin de todo tipo de documentacin, supone un ahorro econmico e incluso
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una fuente de beneficios si se cobra por este y, al mismo tiempo, supone, por ejemplo,
desde el punto de vista de la administracin, una uniformidad de criterio y de
tramitacin para todo el territorio. Para una empresa, la elaboracin de formularios
para todos sus departamentos, tambin suponen mayor rapidez tanto en su registro
como en la tramitacin del mismo.
Por otro lado, almacenar todos estos formularios, tambin supone el poder
guardar informacin til para mejorar el servicio y tambin para conocer las
necesidades reales de los usuarios de la administracin o de la empresa privada. Al
final, lo que todas las personas necesitan, cuando van a solicitar algo, es rapidez, una
tramitacin fcil y para la administracin significa mucha mayor agilidad ya que los
usuarios van a solicitar una peticin de un modo correcto, concreto y similar.
Existen infinidad de formularios para todo tipo de necesidades de cualquier
persona. Ya sea para tramitar una baja o un alta laboral, una peticin de subvenciones,
la creacin una empresa, etc. lo que s es importante tener en cuenta es preguntar
siempre en la zona de informacin cual es el formulario que necesitaremos en
concreto, para evitar rellenar uno que, al final, no nos sirva para nuestro inters.
PARTES DEL FORMULARIO
Extremo superior o cabeza: Se utiliza para los datos inciales del formulario,
como identificacin del organismo, ttulo o denominacin de la forma y otros.
Representa la introduccin respecto a la accin que se va a desarrollar en el
cuerpo del formulario.
Cuerpo del formulario: Contiene el mayor grupo de datos del formulario,
que son los que generan la accin implcita los cuales se determinan, de
acuerdo con la informacin que se desea obtener, mediante la utilizacin de la
forma. Se analizan las decisiones acerca de los datos y la distribucin
siguiendo una secuencia lgica de colocacin.
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Extremo inferior o pie: Contiene los datos de cierre o conclusin del

formulario, firmas y sellos para aprobar o conformar la informacin registrada
en el cuerpo del mismo, y tambin se asienta el cdigo de registro.
OBJETIVO DE LOS FORMULARIOS
Llenar las necesidades que las oficinas demandan, son aquellos medios para
alcanzar un fin.
Facilitar el flujo de informacin y el procesamiento de datos, imprimir
uniformidad en los procedimientos, sintetizar y relacionar informacin y por ltimo,
dar valor legal a determinadas transacciones.
Por ejemplo, si requerimos el registro de un usuario para que pueda participar
enviando comentarios sobre nuestros artculos en Internet o para poder acceder a
cierto contenido, basta con pedir los datos bsicos como nombres, apellidos y correo
electrnico.
USO O FUNCIN DE LOS FORMULARIOS
Usos de los formularios: Se pueden emplear para recoger cualquier tipo de
informacin, como por ejemplo:
Crear un formulario de registro para conocer quines son sus usuarios.
Proporcionar un formulario de comentarios para recoger las opiniones de los

usuarios.
Disear un formulario web para actualizar una base de datos.
Desarrollar una herramienta de bsqueda para buscar en el sitio web.
Ofrecer un registro online para un acontecimiento, conferencia o concurso.
Crear un sistema de nombre y usuario para restringir el acceso al sitio

A travs de los formularios haremos clic en Botones, seleccionaremos Casillas
de verificacin, teclearemos texto y seleccionaremos Opciones de las listas

desplegables. Despus de rellenar un formulario, a travs del botn denominado
Enviar la informacin se enviar a un "gestor de formulario" que puede hacer varias
cosas con los datos:
Almacenar los datos en un archivo de texto para recuperarlos ms tarde.
Enviar los datos por correo electrnico directamente al administrador de la

web.
Aadir la informacin desde los formularios a la base de datos
Introducir directamente los datos en una pgina web del sitio.

Es importante crear una pgina de confirmacin que informe al usuario de que
los datos han sido recibidos y aceptados. Igualmente esta pgina de confirmacin
proporciona al usuario un enlace para volver a la pgina principal o a la pgina desde
la que se hizo la encuesta.
TIPOS DE FORMULARIOS
FORMULARIOS PRE-IMPRESOS: Los formularios que se envan a una industria
grfica para su confeccin, pueden ser de diferente tipo:
Hojas Sueltas: Son los formularios que se requieren individualmente.

Dependiendo a quin se solicite el trabajo (industria grfica o imprenta), el
sistema de impresin vara entre mquinas tipogrficas y, rotativas (con corte
posterior para formar la hoja suelta). Se utilizan hojas sueltas cuando la
informacin a consignarse normalmente es manuscrita o mquina de escribir.
Hojas Continuas: Son formularios cuya produccin se realiza en mquinas

rotativas. Permiten que la informacin que se consigne sea impresa por una
impresora Ejemplos de formularios continuos: Cheques, Roles de Pago,
Comprobantes de Egreso, Facturas, etc.
Tarjetas: Son formularios realizados en un gramaje especial normalmente en

cartulina. El gramaje depender del uso que se le quiera dar a la tarjeta.
Existen tarjetas de presentacin, tarjetas de Control de Entrada y Salida del
Personal, Tarjetas Kardex, etc.
Sobres: Los sobres son realizados en formas, tamaos y gramajes especiales.

Existen sobres tamao oficio, sobres tamao carta, sobres manila o bolsa y
sobres de enrutamiento de correspondencia. Es conveniente que los sobres
bolsa y de enrutamiento de correspondencia, se realicen en un gramaje de 110
a 120 gramos para permitir el manipuleo continuo y transportacin del
contenido sin riesgos.
FORMULARIOS ELECTRNICOS: Los formularios electrnicos vienen a

minimizar muchas de las desventajas de los que se presentan en papel. Es posible
disear un formulario electrnico de manera que contenga informacin de ayuda para
la persona que tenga que rellenarlo. Estos formularios electrnicos pueden contener
campos de texto de una longitud prefijada, o bien de longitud variable. Los campos
de lista desplegable ofrecen una serie de opciones de entre las cuales el usuario debe
elegir una. Para las respuestas del tipo "si" o "no", puede crearse campos con casillas
de verificacin de forma que el usuario se puede limitar a hacer clic con el ratn para
que aparezca una "X" en la casilla adecuada. Tambin es posible especificar una serie
de respuestas "por omisin" en campos especficos, con vistas a facilitar an ms la
labor de cumplimentacin del formulario. Puesto que el formulario se rellena desde la
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propia computadora, se evitan todos los posibles problemas de interpretacin de los

datos introducidos, como sucede con los formularios en papel rellenos a mano.
Adems, si la computadora est conectada a una red, los formularios
electrnicos pueden ser cumplimentados y compartidos de la misma forma que se
comparte cualquier otro tipo de documento, eliminando as por completo la necesidad
de los formularios en papel.
MANUALES
Se denomina manual a toda gua de instrucciones que sirve para el uso de un
dispositivo, la correccin de problemas o el establecimiento de procedimientos de
trabajo. Los manuales son de enorme relevancia a la hora de transmitir informacin
que sirva a las personas a desenvolverse en una situacin determinada. En general los
manuales son frecuentes acompaando a un determinado producto que se ofrece al
mercado, como una forma de soporte al cliente que lo adquiere. En este caso, el
manual suele tener una descripcin del producto y de la utilizacin que del mismo
debe hacerse, ya sea para obtener un buen rendimiento de ste como para dar cuenta
de posibles problemas y la forma de evitarlos.
Los manuales son tambin son harto frecuentes en lo que respecta a software
dedicado al mbito corporativo. As, estos proveen toda la gama de posibilidades que
el programa puede ofrecer, ya sea en su uso cotidiano como en respuesta a situaciones
excepcionales. El manual en este caso sirve al tcnico en su proceso de comprensin
para hacer un buen uso del sistema. No obstante, es difcil que estos manuales en
estos tiempos se entreguen impresos; por el contrario, se encuentran disponibles en el
sitio web de la empresa que los comercializa.
Dado lo visto, hoy en da se hace un uso mucho ms extendido de la World
Wide Web en lo que respecta a la circulacin de informacin con respecto a las
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instrucciones de uso de un bien determinado. Esta circunstancia se da por hecho tanto

desde un punto de vista formal como desde un punto de vista informal. En efecto,
adems de los manuales que pueda ofrecer la empresa propietaria de los derechos de
comercializacin del producto, existen muchos elaborados por organizaciones
paralelas de igual o hasta superior calidad que los originales. Esta circunstancia hace
que la descripcin de los procedimientos con respecto a un determinado producto sea
de alta calidad.
TIPOS DE MANUALES
Los manuales son textos utilizados como medio para
coordinar, registrar
datos e informacin en forma sistmica y
organizada. Tambin es el conjunto de orientaciones o instrucciones

con el fin de guiar o mejorar la eficacidad de las tareas a realizar.
Pueden distinguirse los manuales de:
Organizacin: este tipo de manual resume el manejo de una empresa en
forma general. Indican la estructura, las funciones y roles que se cumplen en
cada rea.
Departamental: dichos manuales, en cierta forma, legislan el modo en que
deben ser llevadas a cabo las actividades realizadas por el personal. Las
normas estn dirigidas al personal en forma diferencial segn el departamento
al que se pertenece y el rol que cumple
Poltica: sin ser formalmente reglas en este manual se determinan y regulan
la actuacin y direccin de una empresa en particular.
Procedimientos: este manual determina cada uno de los pasos que deben
realizarse para emprender alguna actividad de manera correcta.
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Tcnicas: estos manuales explican minuciosamente como deben realizarse

tareas particulares, tal como lo indica su nombre, da cuenta de las tcnicas.
Bienvenida: su funcin es introducir brevemente la historia de la empresa,
desde su origen, hasta la actualidad. Incluyen sus objetivos y la visin
particular de la empresa. Es costumbre adjuntar en estos manuales un
duplicado del reglamento interno para poder acceder a los derechos y
obligaciones en el mbito laboral.
Puesto: determinan especficamente cuales son las caractersticas y
responsabilidades a las que se acceden en un puesto preciso.
Mltiple: estos manuales estn diseados para exponer distintas cuestiones,
como por ejemplo normas de la empresa, ms bien generales o explicar la
organizacin de la empresa, siempre expresndose en forma clara.
Finanzas: tiene como finalidad verificar la administracin de todos los bienes
que pertenecen a la empresa. Esta responsabilidad est a cargo del tesorero y
el controlador.
Sistema: debe ser producido en el momento que se va desarrollando el
sistema. Est conformado por otro grupo de manuales.
Calidad: es entendido como una clase de manual que presenta las polticas de
la empresa en cuanto a la calidad del sistema. Puede estar ligado a las
actividades en forma sectorial o total de la organizacin.
SIMPLIFICACIN DEL TRABAJO
Es el uso organizado del sentido comn para encontrar formas ms fciles y
mejores de realizar una tarea. La simplificacin del trabajo posibilita la
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racionalizacin de las tareas, lo que permite el abatimiento de costos,

menor inversin de capital y el mejoramiento de la rentabilidad de nuestros recursos
y de los interesados en la empresa.
La simplificacin del trabajo presupone el mejor mtodo de trabajo" el ms
fcil; proporciona tambin un enfoque organizado que no slo hace que la superacin
personal sea ms fcil, sino que adems se ajusta como una modalidad conveniente y
continua. Tambin puede expresarse como el nmero de bienes o servicios
producidos por cada empleado. La unidad de medida en la duracin del trabajo puede
ser de una hora, un da, un mes, un ao, etc. A nivel empresarial el concepto de la
Simplificacin del Trabajo, no es ms que la labor que se realiza constantemente a
travs de la utilizacin de planes organizados, que sirven para la
aplicacin de mejores tcnicas que faciliten la ejecucin de las tareas. Desde un
punto de vista administrativo, la Simplificacin del Trabajo es cualquier mtodo,
artificio recurso que ayude a disminuir o reducir la cantidad de esfuerzo requerido
para ejecutar una labor determinada y es concebida fundamentalmente como una
tarea permanente con el objeto de minimizar las tareas ordinarias propias de toda
organizacin.
Dentro de algunos de los objetivos de la Simplificacin del trabajo a nivel
organizacional se encuentran los siguientes:
Reducir al mnimo el esfuerzo requerido para llevar a cabo una determinada
tarea, ya sea mental o fsica.

Mejorar el funcionamiento organizacional, a travs de mtodos tales como la
redistribucin de funciones, la eliminacin, reduccin y combinacin de fases
de una actividad o labor y la nivelacin o tabulacin del trabajo.

Optimizacin y aprovechamiento de los recursos disponibles.
Mejorar el flujo o secuencia del trabajo dentro de todas las reas que la
integran.
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Reduccin del nmero y el costo de las operaciones administrativas, mediante

la disminucin de trmites y la combinacin, unin o eliminacin de formas
impresas.
Mejor aprovechamiento del recurso humano, al reducir desplazamientos y
tiempos innecesarios.
Satisfaccin del personal con su trabajo y mayor disposicin del mismo al
encomendarle una labor o tarea.

Mejora la supervisin, ya que se estimula la iniciativa personal del trabajador.
Mejor atencin al pblico, al disminuir el tiempo dedicado a las actividades
de trmite de documentos y trabajo rutinario.

Renovacin del inters del empleado por su trabajo, resultado de una
comprensin ms clara del objetivo de su tarea y de su relacin con otros
trabajos dentro de la oficina. La Simplificacin del trabajo a pesar de ser una
labor eminentemente de lgica y sentido comn, tambin debe ser apoyadapor
tcnicas administrativas que puedan ayudar a la comprensin y faciliten su
aplicacin.
LMITES EN PROCESO DE TRABAJO
Para mejorar un proceso, es preciso seleccionarlo primero un proceso o
subproceso candidato. El paso 1 asimismo supone definir los lmites del mismo (es
decir, el inicio y el final del proceso). Tambin incluye la identificacin de los
insumos y rendimientos del proceso.
Por ejemplo, el proceso de ensamble del artefacto comienza con la obtencin
de las partes y concluye con el artefacto ya ensamblado y listo para su embarque. El
rendimiento es el artefacto ensamblado. Los insumos incluyen brazos, piernas, cabeza
y otros.
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Cualquier proceso es candidato a la reingeniera. Las sugerencias para elegir

un proceso apropiado ya son conocidas. Despus de elegir un proceso, familiarizarse
con l. Discutirlo. Leer sobre l. Andarlo en forma casual.
Asimismo, es preciso determinar el propsito del anlisis del proceso en el
paso. Cul es el objetivo:
Aumentar la eficiencia del proceso reduciendo el tiempo de ciclo del proceso.
Reducir los costos relativos al proceso.
Mejorar la calidad o confiabilidad del proceso.
Hacer el trabajo ms seguro.
Hacer el trabajo ms sencillo y menos frustrante.
Lograr alguna combinacin deseable de las metas precedentes.

Una vez determinado el propsito del anlisis, elegir las medidas apropiadas.
Por ejemplo, si el propsito es reducir el tiempo de ciclo la medida obvia ser el

tiempo. Reducir la distancia fsica entre dos procesos puede ayudar a disminuir el
tiempo de ciclo. Si el propsito es mejorar la calidad, una medida til podra ser el
nmero de defectos de cada paso especfico del proceso.
Al elegir una medida adecuada, emplear el sentido comn. Recabar todo
respecto a un proceso puede ser agradable, pero requiere tiempo. Elegir las medidas
que se pueden utilizar, incluyendo tiempo, nmero de defectos o de personas,
distancia y costos.
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Por ltimo, es preciso determinar el tipo de anlisis del proceso que se llevar
a cabo. Ser necesario un anlisis de tareas o de productos del proceso, o ambos?
Identificado el proceso candidato.
Determinado el principio y fin del proceso.
Identificado los insumos y rendimientos del proceso.
Identificado el propsito del anlisis del proceso.
Elegido las medidas apropiadas.
Determinado el tipo de anlisis (es decir, de tarea o de producto).
Alcanzado una familiaridad generalizada con el proceso.

EL CRECIMIENTO Y EL CONTROL DE PROCESO
Los mercados evolucionan y presentan retos y oportunidades que exigen
nuevas respuestas por parte de la empresa. En la actualidad, los nuevos retos estn
relacionados con la globalizacin de la economa y con la bsqueda de la dimensin
adecuada para atender mercados cada vez ms amplios y competitivos. Dentro de este
contexto, en la medida en que las empresas adquieren una posicin en el mercado,
surge en ellas su vocacin de desarrollo y crecimiento.
Las ventajas del crecimiento
La empresa, sea cual sea su dimensin inicial, buscar alcanzar con el paso del
tiempo su dimensin ptima, es decir, aquella dimensin que le permita producir con
el mnimo coste posible como consecuencia de las denominadas economas de escala.
Ellas se obtienen al disminuir el coste medio (costo por unidad) a medida que crece la
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empresa y aumenta la cantidad de produccin. Las razones que explican estas

economas son:
En el aspecto productivo, la gran dimensin posibilita un alto grado de
mecanizacin y permite:
Aprovechar mejor las ventajas de la divisin del trabajo y la especializacin,
con la consiguiente mejora en la destreza y habilidad de los trabajadores,
menor prdida de tiempo en los cambios de tarea, etc.
Utilizar equipos polivalentes, automatizar los procesos y emplear robots y
mquinas con gran capacidad para realizar simultneamente varias tareas con
el consiguiente ahorro en costes y en personal.
En el aspecto comercial, la gran empresa reduce costes en sus compras al hacerlo a
gran escala, ya que consigue mejores precios de sus proveedores. Esto, unido a las
ventajas en el aspecto productivo, le permite disponer de ms recursos para
promocin y publicidad, investigacin de mercados, etc. Al dedicar ms recursos al
conocimiento del mercado, est en mejores condiciones para renovar sus productos
en funcin de la demanda, o diferenciarlos de los de sus competidores, etc.
En el aspecto financiero, las grandes empresas tienen ms posibilidades de acceso a
las diferentes fuentes financieras (Bolsa, financiacin internacional,), y obtienen,
adems, mejores condiciones, ya que su tamao las convierte en clientes preferentes
que se benefician de los tipos de inters ms bajos.
EL PROCESO OBJETIVO PARA MEJORAR

La mejora de los procesos, significa optimizar la efectividad y la eficiencia,
mejorando tambin los controles, reforzando los mecanismos internos para responder
a las contingencias y las demandas de nuevos y futuros clientes. La mejora de
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procesos es un reto para toda empresa de estructura tradicional y para sistemas

jerrquicos convencionales. Para mejorar los procesos, debemos de considerar:
1. Anlisis de los flujos de trabajo.
2. Fijar objetivos de satisfaccin del cliente, para conducir la ejecucin de los
procesos.
3. Desarrollar las actividades de mejora entre los protagonistas del proceso.
4. Responsabilidad e involucramiento de los actores del proceso.
La mejora de procesos significa que todos los integrantes de la organizacin
deben esforzarse en hacer las cosas bien siempre. Para conseguirlo, una empresa
requiere responsables de los procesos, documentacin, requisitos definidos del
proveedor, requisitos y necesidades del clientes internos bien definidos, requisitos,
expectativas y establecimiento del grado de satisfaccin de los clientes externos,
indicadores, criterios de medicin y herramientas de mejora estadstica.
Para establecer una metodologa clara para la comprensin de la secuencia de
actividades o pasos que debemos de aplicar para la Mejora Continua de los procesos,
primero, el responsable del rea debe saber que mejorar. Esta informacin se basa en
el cumplimiento o incumplimiento de los objetivos locales de la organizacin. Por lo,
si quisiramos establecer una secuencia de pasos para la Mejora, estos seran:
1. Definir el problema o la desviacin detectada sobre los indicadores y
objetivos.
2. Establecer los mecanismos de medicin ms adecuados de acuerdo a la
naturaleza del problema.
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3. Identificar las causas que originan el problema, determinando cual es la ms

relevante, estableciendo posibles soluciones y tomar la opcin ms adecuada,
por medio del Anlisis de los datos obtenidos.
4. Establecer los planes de accin, e implementar la mejora.
5. Controlar la mejora del proceso, efectuando los ajustes necesarios, por medio
de un monitoreo constante.
La Mejora Continua, significa mejorar los estndares, estableciendo a su vez,
estndares ms altos, por lo que una vez establecido este concepto, el trabajo de
mantenimiento por la administracin o por el responsable del proceso, consiste en
procurar que se observen los nuevos estndares.
La Mejora Continua duradera, slo se logra cuando el personal trabaja para
estndares ms altos, de este modo, el mantenimiento y el mejoramiento son una
mancuerna inseparable. Por tal motivo, cuando se efectan mejoras en los procesos,
stas a la larga, conducirn a mejorar la calidad y la productividad, evitando as, la
preocupacin por los resultados.
Objetivos de Mejora
A.- Incrementar el nivel de resultados del Servicio
Realizar un estudio sobre la gestin actual del Servicio, estableciendo

indicadores que nos ayuden a una evaluacin continuada de los resultados
obtenidos.
Elaborar una Carta de Servicios que suponga un autntico compromiso con

los usuarios.
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Establecer los mecanismos necesarios para que los usuarios tengan el mejor
acceso posible a los servicios que prestamos.
B.- Mejorar el nivel de satisfaccin de los usuarios
Realizar encuestas para detectar el nivel de satisfaccin de los usuarios y
actuar sobre los puntos dbiles detectados.

Establecer un buzn de sugerencias.
Establecer mecanismos de informacin previa sobre temas de inters para los
usuarios.
Mejorar la pgina WEB del Servicio, que sirva de portal de comunicacin
electrnica con los usuarios.

Establecer una sealizacin de los puestos de trabajo identificando al personal
para mejorar la atencin personalizada al usuario.
C.- Establecer la gestin por procesos
Elaborar un mapa de procesos y desarrollo de los mismos

Normalizar los impresos y dems documentos de gestin.
Mejorar la coordinacin con otros Servicios y Departamentos.
Favorecer el acceso de los usuarios a la documentacin necesaria en los
distintos procesos, preferentemente por va electrnica.

Proponer mejoras de la Aplicacin Universitas XXI
D.- Mejorar la satisfaccin del personal que trabaja en el Servicio
Modificar la distribucin del espacio fsico, para favorecer la concentracin en
el trabajo de los distintos negociados.

Establecer una dinmica de trabajo en grupo.
Determinar con claridad las funciones de los distintos puestos de trabajo.
Establecer mecanismos de deteccin del grado de satisfaccin del personal
(sistema de quejas y sugerencias interno, encuestas de satisfaccin...).
ANLISIS DE PROCESOS TCNICAS PARA SIMPLIFICAR EL TRABAJO
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A nivel empresarial el concepto de la Simplificacin del Trabajo, no es ms

que la labor que se realiza constantemente a travs de la utilizacin de planes
organizados, que sirven para la aplicacin de mejores tcnicas que faciliten la
ejecucin de las tareas.
Desde un punto de vista administrativo, la Simplificacin del Trabajo es
cualquier mtodo, artificio recurso que ayude a disminuir o reducir la cantidad de
esfuerzo requerido para ejecutar una labor determinada y es concebida
fundamentalmente como una tarea permanente con el objeto de minimizar las tareas
ordinarias propias de toda organizacin.
Dentro de algunos de los objetivos de la Simplificacin del trabajo a nivel
organizacional se encuentran los siguientes:
Reducir al mnimo el esfuerzo requerido para llevar a cabo una determinada

tarea, ya sea mental o fsica.
Mejorar el funcionamiento organizacional, a travs de mtodos tales como la

redistribucin de funciones, la eliminacin, reduccin y combinacin de fases
de una actividad o labor y la nivelacin o tabulacin del trabajo.
Optimizacin y aprovechamiento de los recursos disponibles.
Mejorar el flujo o secuencia del trabajo dentro de todas las reas que la
integran.
Reduccin del nmero y el costo de las operaciones administrativas, mediante

la disminucin de trmites y la combinacin, unin eliminacin de formas
impresas.
22
Mejor aprovechamiento del recurso humano, al reducir desplazamientos y

tiempos innecesarios.
Satisfaccin del personal con su trabajo y mayor disposicin del mismo al

encomendarle una labor o tarea.
Mejora la supervisin, ya que se estimula la iniciativa personal del trabajador.
Mejor atencin al pblico, al disminuir el tiempo dedicado a las actividades de

trmite de documentos y trabajo rutinario.
Renovacin del inters del empleado por su trabajo, resultado de una

comprensin ms clara del objetivo de su tarea y de su relacin con otros
trabajos dentro de la oficina.
La Simplificacin del trabajo a pesar de ser una labor eminentemente de
lgica y sentido comn, tambin debe ser apoyada por tcnicas administrativas que
puedan ayudar a la comprensin y faciliten su aplicacin.
TCNICAS PARA LA SIMPLIFICACIN DEL TRABAJO
Para lograr una aplicacin ms efectiva se han desarrollado muchas tcnicas
que facilitan la labor de anlisis y estudios que se realizan para lograr la
simplificacin del trabajo, se aplican secuencialmente y a criterio del investigador, las
cuales pueden ayudar a comprender o cuestionar cada uno de los aspectos evaluados,
siendo las ms conocidas y aceptadas las siguientes.
La medicin del trabajo: Indica la cantidad, volumen y uniformidad del trabajo que
se est realizando. Disponer de datos exactos acerca del volumen de trabajo a menudo
significa la diferencia entre una solucin realista y otra terica. Conociendo como se
obtiene cierta cantidad de produccin de trabajo, se pueden mejorar los mtodos
23
empleados para su realizacin, reajustar la asignacin de tareas, aliviar en general la

carga de trabajo y eliminar congestiones. Tambin ayuda a detectar rpidamente los
problemas, indicando dnde hay desigualdad de responsabilidades.
Cuadro de distribucin del trabajo: El principio bsico de una buena
administracin es el mantenimiento de una buena distribucin del trabajo, de forma
tal que sean utilizadas debidamente todas las facultades laborales y personales de los
empleados. Siempre que existan dos o tres personas trabajando juntas se presentar el
problema de la distribucin de las funciones, por lo cual se deber aplicar el grfico
de distribucin del trabajo.
Este cuadro es la tabulacin del trabajo efectuado por el empleado dentro de
un grupo u oficina determinada. La elaboracin del mismo es el primer paso en el
programa de simplificacin del trabajo, es el indicador de los puntos dbiles, as
como de aquellos que debern estudiarse con detenimiento, aplicando las tcnicas del
programa.
Estudios de tiempos y movimientos: Para realizar una adecuada medicin
del trabajo, es necesario realizar estudios de tiempos y movimientos para cada uno de
los procesos y sus actividades componentes, as como tambin para las funciones
independientes que se realicen dentro del rea.
Diagrama de procedimientos o procesos: Los diagramas de
procedimientos ayudan a los analistas a comprender en su totalidad los trmites
actuales de una dependencia u oficina y tambin sirven para la bsqueda de mejoras,
adems permiten discutir los trmites ms eficazmente con el personal operativo.
Describe un listado en forma secuencial de las actividades que conforman el
proceso en estudio y paralelamente utiliza cinco figuras distribuidas en columnas
independientes, las cuales demuestran las actividades operativas, de transporte, de
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inspeccin, de almacenamiento y espera, su interrelacin y los tiempos de duracin

de cada una de ellas.
Flujogramas: Sin duda alguna surgieron como consecuencia del diagrama de
procedimientos o procesos, su diferencia radica en que no se realiza el listado de
actividades que conforman el proceso, sino que se van describiendo directamente
dentro de las figuras que se han diseado para ilustrarlo.
Para su elaboracin existen al rededor de quince figuras, las cuales a su vez
sirven de base para el diseo de los mismos, sin embargo es comn encontrar figuras
diferentes creadas por el investigador, dependiendo del grado de complejidad de los
procesos o la creatividad que desee introducir en ellos.
Grafica de la distribucin fsica de la oficina y distribucin en planta: La grfica
de distribucin fsica de la oficina pretende la optimizacin del crculo de trabajo,
distribuyendo los puestos adecuadamente para cada una de las actividades que se
deben realizar, utilizando la mejor combinacin posible, adecuando el mobiliario y
equipo dentro del espacio disponible de la manera ms racional, para lograr los
objetivos de la oficina evitando prdidas de tiempo.
Diagrama de recorrido: El diagrama de recorrido es una tcnica bsica para realizar
la distribucin fsica de la oficina y/o distribucin en planta, se fundamenta en la
bsqueda de la facilitacin del flujo de trabajo a travs de la reduccin de actividades
de transporte innecesarias y el anlisis de el traslado del personal, materiales,
productos y papelera en general dentro de las reas integrales de la organizacin.
Grafica de gantt: Es un mtodo de planeacin y programacin, se le denomina
tambin grfica de barras y tiene por objeto controlar la ejecucin simultnea de
varias actividades que se realizan coordinadamente, consiste en una matriz de doble
25
entrada que lleva en las columnas el tiempo de duracin y en los renglones la

identificacin de las actividades.
Para cada actividad se marca una barra que comienza en la columna
correspondiente a su fecha de inicio y termina en la columna correspondiente a la
fecha prevista para su finalizacin, de manera que la longitud del trazo representa su
duracin.
Grafica cpm: El CPM es un mtodo de trayectoria crtica, eficaz para la

planificacin, programacin y control de toda clase de proyectos. Su estructura bsica
consiste en un diagrama o red de flechas que representan grfica, lgica y
secuencialmente el desarrollo de las actividades o tareas que componen el proyecto,
con miras a economizar tiempos, utilizar eficientemente los recursos disponibles, e
indicar previamente los cuellos de botella.
Su finalidad es determinar el tiempo ms temprano posible en el que pueden
concluirse todas las actividades que lleguen a un evento determinado, la mayor
cantidad de tiempo de duracin de todas las actividades que convergen en un evento,
se calcula de izquierda a derecha y en forma progresiva sumando al tiempo inicial el
tiempo de la actividad posterior.
Grafica pert: El PERT es una tcnica utilizada para el planeamiento, programacin y
control de procesos productivos provistos de factores cuantitativos. Como el CPM se
basa en el estudio de la trayectoria crtica, en el grfico de flechas que representan el
trabajo que debe realizarse para alcanzar un objetivo distinguindose de otras tcnicas
por el grado y utilizacin de la estadstica.
26
Est orientado haca la evaluacin del progreso de un proyecto, pone de

manifiesto sus principales problemas reales o potenciales, proporciona informacin
precisa del estado del mismo, predice la verosimilitud de alcanzar los objetivos y
determina el menor tiempo en el cual puede realizarse.
CONCLUSIONES
27
28
FORMULARIOS
FORMULARIO DE NUEVO USUARIO

29
MANUALES
CRECIMIENTO Y
CONTROL DEL PROCESO
SIMPLIFICACIN DEL
TRABAJO
30
BIBLIOGRAFIA
http://es.wikipedia.org/wiki/Formulario
http://www.importancia.org/formularios.php
http://sobreconceptos.com/formulario
http://www.monografias.com/trabajos93/formularios/formularios.shtml
http://definicion.mx/manual/
http://deconceptos.com/general/manual
http://www.tiposde.org/cotidianos/568-tipos-de-manuales/
http://www.tipos.co/tipos-de-manuales/
http://es.scribd.com/doc/74151558/Simplificacion-del-Trabajo#scribd
http://4tosemestreiuta.blogspot.com/
http://www.giro.infor.uva.es/oldsite/docproy/wfs/proceso.htm
http://www.eumed.net/libros-gratis/2011e/1084/metodo.html
https://aprendeconomia.wordpress.com/2010/12/08/2-el-proceso-de-
crecimiento-de-las-empresas/
http://www.gestiopolis.com/mejora-innovacion-procesos/
http://www.docentes.us.es/uploads/calidad/objetivos_mejora.pdf
http://www.gestiopolis.com/herramientas-para-la-simplificacion-del-trabajo/
31
32

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REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIN

LA FRA, ABRIL, 2015

Importancia de los Formularios.

Partes de los Formularios..

Objetivos de los Formularios

Uso o Funcin de los Formularios

Simplificacin del Trabajo

Limites del Proceso del Trabajo

El Crecimiento y el Control de Proceso

Las Ventajas del Crecimiento...

El Proceso Objetivo para Mejorar.

Anlisis de Proceso Tcnicas para Simplificar el Trabajo

Tcnicas para la Simplificacin del Trabajo.

Extremo inferior o pie: Contiene los datos de cierre o conclusin del

Crear un formulario de registro para conocer quines son sus usuarios.

Proporcionar un formulario de comentarios para recoger las opiniones de los

Disear un formulario web para actualizar una base de datos.

Desarrollar una herramienta de bsqueda para buscar en el sitio web.

Ofrecer un registro online para un acontecimiento, conferencia o concurso.

Crear un sistema de nombre y usuario para restringir el acceso al sitio

de verificacin, teclearemos texto y seleccionaremos Opciones de las listas

Almacenar los datos en un archivo de texto para recuperarlos ms tarde.

Enviar los datos por correo electrnico directamente al administrador de la

Aadir la informacin desde los formularios a la base de datos

Introducir directamente los datos en una pgina web del sitio.

Hojas Sueltas: Son los formularios que se requieren individualmente.

Hojas Continuas: Son formularios cuya produccin se realiza en mquinas

Tarjetas: Son formularios realizados en un gramaje especial normalmente en

Sobres: Los sobres son realizados en formas, tamaos y gramajes especiales.

FORMULARIOS ELECTRNICOS: Los formularios electrnicos vienen a

propia computadora, se evitan todos los posibles problemas de interpretacin de los

instrucciones de uso de un bien determinado. Esta circunstancia se da por hecho tanto

datos e informacin en forma sistmica y

organizada. Tambin es el conjunto de orientaciones o instrucciones

Tcnicas: estos manuales explican minuciosamente como deben realizarse

racionalizacin de las tareas, lo que permite el abatimiento de costos,

Reducir al mnimo el esfuerzo requerido para llevar a cabo una determinada

tarea, ya sea mental o fsica.

de una actividad o labor y la nivelacin o tabulacin del trabajo.

Reduccin del nmero y el costo de las operaciones administrativas, mediante

encomendarle una labor o tarea.

de trmite de documentos y trabajo rutinario.

Cualquier proceso es candidato a la reingeniera. Las sugerencias para elegir

Aumentar la eficiencia del proceso reduciendo el tiempo de ciclo del proceso.

Reducir los costos relativos al proceso.

Mejorar la calidad o confiabilidad del proceso.

Hacer el trabajo ms seguro.

Hacer el trabajo ms sencillo y menos frustrante.

Lograr alguna combinacin deseable de las metas precedentes.

Por ejemplo, si el propsito es reducir el tiempo de ciclo la medida obvia ser el

Identificado el proceso candidato.

Determinado el principio y fin del proceso.

Identificado los insumos y rendimientos del proceso.

Identificado el propsito del anlisis del proceso.

Elegido las medidas apropiadas.

Determinado el tipo de anlisis (es decir, de tarea o de producto).

Alcanzado una familiaridad generalizada con el proceso.

empresa y aumenta la cantidad de produccin. Las razones que explican estas

EL PROCESO OBJETIVO PARA MEJORAR

procesos es un reto para toda empresa de estructura tradicional y para sistemas

3. Identificar las causas que originan el problema, determinando cual es la ms

Realizar un estudio sobre la gestin actual del Servicio, estableciendo

Elaborar una Carta de Servicios que suponga un autntico compromiso con