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ALCALDA MUNICIPAL DE SAN SALVADOR


DIRECCIN DE ADMINISTRACIN
SUBGERENCIA DE GESTIN DE RECURSOS Y SERVICIOS
DEPARTAMENTO DE CONTROL DE BIENES

MANUAL DE
SALVAGUARDA DE
ACTIVOS MUNICIPALES

ALCALDIA MUNICIPAL DE SAN SALVADOR


MANUAL DE SALVAGUARDA DE ACTIVOS MUNICIPALES

Cdigo: MSA - DCB -01


Fecha: 09/02/15
Edicin:01
Revisin:
No. de Pg.: 2 de 13

MANUAL DE SALVAGUARDA DE
ACTIVOS MUNICIPALES

CONTROL DE EDICIONES Y REVISIONES


EDICION

REVISIN

01

FECHA
09/02/2015

COPIA DEL DOCUMENTO


CONTROLADA

NO CONTROLADA

REFERENCIA

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Fecha: 09/02/15
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CONTENIDO
INTRODUCCIN .................................................................................................................. 4
OBJETIVOS ........................................................................................................................... 4
GENERAL: ........................................................................................................................... 4
ESPECIFICOS: .................................................................................................................... 4
Alcance ............................................................................................................................... 5
MARCO LEGAL .................................................................................................................... 5
RESPONSABILIDADES POR EL MANEJO DE ACTIVO FIJO..................................................... 6
DEL MOBILIARIO Y EQUIPO .......................................................................................... 6
DE LAS BODEGAS MUNICIPALES: .................................................................................. 8
DE LOS VEHCULOS. ........................................................................................................ 10
MOBILIARIO Y EQUIPO ARRENDADO .................................................................................. 12
DE LOS SEGUROS ........................................................................................................... 12

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INTRODUCCIN
El presente manual tiene como propsito principal, contribuir a mejorar los controles y la
transparencia en el uso de los recursos pblicos institucionales; as como, contar con un
instrumento normativo que garantice el resguardo, la proteccin y conservacin de los
Activos Fijos de la municipalidad; este manual se ha elaborado en el marco de Normas
Tcnicas de Control Interno Especificas y otras normativas vinculadas a la municipalidad.

OBJETIVOS
GENERAL:
Regular el custodio de los recursos y bienes de la municipalidad. Para garantizar su vida
til, en el marco del cumplimiento de las normas tcnicas de control interno institucional.

ESPECIFICOS:
1. Establecer funciones y responsabilidades para el adecuado manejo de los activos de la
Municipalidad, en las actividades relacionadas a: recepcin, asignacin, salvaguarda,
mantenimiento y control de los mismos.
2. Establecer los procedimientos necesarios de registro y control del activo fijo, mediante
la descripcin de sus caractersticas fsicas, costo, localizacin y asignacin de los
mismos, as como la documentacin que respalde su alta, transferencia y baja del
sistema, con el objeto de mantener actualizado el inventario de activo fijo de la
Municipalidad.
3. Proteger los bienes y recursos Institucionales contra irregularidades, prdidas, daos y
otros.
4. Fomentar la responsabilidad en el cuido de los bienes Municipales, con el personal que
tienen asignados los recursos.

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ALCANCE
El presente manual regular lo relacionado

al uso correcto del activo fijo de la

Municipalidad por parte de los servidores municipales y sus responsabilidades sobre los
mismos; en lo relativo al mobiliario y equipo, bodegas municipales, vehculos, equipo
arrendado y seguros. Este alcance incluye todas las unidades organizativas de la
Municipalidad de San Salvador.

MARCO LEGAL
El presente Manual est fundamentado en el Reglamento de las Normas Tcnicas de
Control Interno Especificas de la Municipalidad de San Salvador (NTCIE (Edic. Noviembre
de 2010)) Art. 44, 45, 46, 68, y 73.

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RESPONSABILIDADES POR EL MANEJO DE ACTIVO FIJO


DEL MOBILIARIO Y EQUIPO
1. Los bienes debern permanecer resguardados y protegidos en sus lugares de
asignacin los fines de semana, as como durante los periodos vacacionales.
2. Los bienes podrn ser retirados de las Instalaciones en periodos no hbiles,
nicamente con la autorizacin por escrito del Director de Administracin, el Sr.
Alcalde o en caso de emergencia el jefe de rea.
3. Cualquier dao sufrido por un bien fuera de las instalaciones ser responsabilidad de
la persona autorizada para su uso y custodio.
4. Los bienes municipales debern tener asignado un nmero de inventario, el cual
deber estar colocado en un lugar visible.
5. Los bienes y recursos municipales, debern ser utilizados en actividades exclusivas
relacionadas a la institucin.
6. En el caso de los bienes recibidos en calidad de donacin, se deber solicitar su
aceptacin a travs de solicitud de acuerdo al Concejo Municipal dentro de los
siguientes 10 das hbiles, anexando a la solicitud: copia de carta de donacin, detalle
y valor de los bienes, etc. Cualquier dao o prdida de estos bienes ser
responsabilidad de quien lo tiene asignado o del Jefe Inmediato mientras no estn
reportados y en caso de que no tengan cobertura de seguros.
7. Cada dependencia nombrar un referente de control de bienes, quien ser encargado
del levantamiento fsico del inventario de activo fijo asignado a dicha dependencia,
velando por el correcto uso de los activos y aplicacin de los procedimientos
referentes a transferencia, descargo, etc.; as como de la administracin de los
mismos.
8. El departamento de Control de Bienes ser el encargado de capacitar a los referentes
de control de bienes de las diferentes dependencias en todo lo relacionado a Activo

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Fijo y tomar una muestra significativa del inventario fsico levantado por stos, para
garantizar el proceso, con el objetivo de mantener actualizado el inventario general.
9. Todos los funcionarios de la Institucin son responsables por el debido uso, custodia y
preservacin de los bienes que le sean asignados.
10. Cada dependencia deber establecer inventarios personales, donde cada empleado
deber firmar por los bienes asignados para el desempeo de sus labores.
11. Toda persona que en el desempeo de su cargo tenga asignado un bien municipal,
est obligada a dar estricto cumplimiento a las disposiciones mencionadas en el
presente manual.

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DE LAS BODEGAS MUNICIPALES:


1.

Se debe designar un encargado de bodega, el cual deber recibir, entregar y


custodiar todos los materiales y artculos que sean entregados para su control. Este
servidor municipal ser responsable por los bienes confiados a su custodia.

2.

Las Jefaturas Inmediatas debern solicitar o asignar vigilancia en horas no laborales,


para proteger los materiales.

3.

Todos los materiales y artculos de las bodegas debern estar debidamente


identificados, ordenados, resguardados dentro de la bodega, y en un lugar que no
permita el deterioro de los mismos, a efecto que permita mantener su vida til.

4.

Las compras clasificadas como existencia de bodega, se cargaran al Kardex oficial


(manual y mecanizado), dentro del mismo mes que se reciben los bienes.

5.

Los bienes adquiridos de proveedores extranjeros debern ser recibidos y


verificados con la intervencin de un tcnico de la dependencia solicitante y de un
delegado del departamento de Control de Bienes que acompaar el proceso de
recepcin.

6.

Si existiera un sobrante por cualquier causa no definida se dar ingreso al kardex, y


ser reportado a los Departamentos de Contabilidad y Control de Bienes,
debidamente respaldado.

7.

Es obligacin de los bodegueros ingresar al kardex oficial los sobrantes por obra de
los proyectos terminados y liquidados. Deber reportarlos a los Departamentos de
Contabilidad y Control de Bienes.

8.

Toda donacin proveniente de personas naturales, jurdicas u otro organismo ser


ingresado a la bodega con el correspondiente cdigo del bien y su precio en moneda
nacional vigente, siendo reportado al Departamento de Contabilidad.

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9.

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Para la salida de materiales el bodeguero exigir el documento que respalde el


pedido de estos, el cual debe estar firmado y sellado por el solicitante y autorizado
por el Gerente, Subgerente o Jefe Distrital del rea al cual pertenece la bodega.

10.

Se enviaran informes mensuales con los ingresos y salidas de bodegas al


departamento de Control de Bienes, as como los triplicados de los comprobantes
con el fin de revisar e informar al departamento de Contabilidad para que ste los
refleje en los registros contables.

11.

Se harn constataciones anuales entre lo fsico y el kardex del sistema a fin de que
no hayan diferencias y de haberlas se dar un tiempo para justificarlas no mayor de
20 das hbiles o se deducirn responsabilidades segn sea el caso, esto quedar a
cargo de las Gerencias o Jefaturas correspondientes a las cuales esta asignada la
bodega.

12.

Toda devolucin o remanente de materiales deber ingresarse nuevamente por


medio de un comprobante, el cual deber estar debidamente firmado y sellado por
el bodeguero, quien lo devuelve y la jefatura correspondiente de la unidad.

13.

Durante la jornada laboral el bodeguero es el responsable por los artculos confiados


a su custodia; por tanto, las llaves de acceso a la bodega sern manejadas
nicamente por l; una vez finalizada su jornada laboral, la responsabilidad recaer
sobre el vigilante encargado en ese momento.

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DE LOS VEHCULOS.
1. Las jefaturas inmediatas y los motoristas velarn por que las unidades de transporte
porten en un lugar visible el logotipo de la institucin, quedando omitidos aquellos
casos especiales establecidos por las autoridades
2. Los vehculos pertenecientes a la Municipalidad Portarn en lugares visibles las placas
correspondientes y su nmero de inventario
3. Se guardaran al final de cada jornada, fines de semana y perodos vacacionales en los
parqueos asignados
4. Los vehculos que por la naturaleza de sus actividades deban circular das festivos y/o
vacacionales, debern portar autorizacin del Director de Administracin.
5. Sern excluidos de guardar los vehculos en los parqueos asignados, aquellos
autorizados por el Alcalde o Director de Administracin.
6. Los motoristas debern portar los permisos autorizados por el Director de
Administracin para circular fuera del rea metropolitana en horas laborales y no
laborales.
7. Los vehculos debern ser utilizados nicamente en actividades relacionadas a la
gestiones de la Municipalidad.
8. Los motoristas debern portar la tarjeta de circulacin original del vehculo asignado,
y debern cerciorarse que el vehculo posee los accesorios que exige el Reglamento
General de Trnsito.
9. Los motoristas sern los responsables de verificar el buen funcionamiento de los
vehculos (revisin de motor, funcionamiento de frenos, luces, nivel de combustible);
cualquier falla deber reportarlo al Jefe Inmediato y remitirlo al taller Municipal
correspondiente si fuera necesario.
10. En caso de robo, daos al vehculo o accidentes, se deber dar cumplimiento a lo
estipulado en el presente manual, en el apartado de seguros.

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11. En caso de prdidas de placas y/o tarjeta de circulacin, el motorista deber


reportarlo al jefe inmediato de la unidad, interponiendo la denuncia ante la PNC en
compaa de un delegado jurdico de la Municipalidad; adems de cumplir con lo
establecido en este manual en el apartado de seguros.
12. Las infracciones de trnsito cometidas por la persona que conduzca un vehculo de la
institucin, sern canceladas por esa persona o motorista y no por la municipalidad.
13. Los motoristas debern responder por los daos causados a los vehculos de la
Municipalidad, asegurados o no, en caso que se compruebe su culpabilidad.
14. Los vehculos de la municipalidad no pueden ser conducidos sin tarjeta de circulacin
y/o licencia, licencia de conducir no adecuada o vencida (tomar en cuenta que en
estos no aplica el seguro) y cualquier gasto que se incurra ser responsabilidad de
quien maneja el vehculo.
15. Se prohbe a los motoristas conducir un vehculo de la municipalidad bajo los efectos
de bebidas embriagantes, narcticos o drogas enervantes (en este caso no aplica el
seguro) ya que toda responsabilidad recaer sobre el motorista, y el Jefe inmediato
impondr una sancin administrativa segn la gravedad del caso.
16. Los vehculos de la Municipalidad no podrn ser conducidos por personas ajenas a la
institucin o que no posean licencia de conducir; cualquier dao o multa ser
responsabilidad de quien autoriz el uso del vehculo.
17. Para los cambios de motor u otras caractersticas de cualquier tipo de vehculo ser
responsabilidad de los jefes de rea, tramitar la autorizacin respectiva as como
informar al Departamento de Control de Bienes para que se realice el trmite
respectivo en SERTRACEN; cualquier gasto o multa que se incurra por no seguir lo
establecido en el presente manual ser responsabilidad del Jefe de rea.

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MOBILIARIO Y EQUIPO ARRENDADO


1. Se nombrar un responsable general de estos bienes, quien llevar el control, donde
se encuentran y quien lo tiene asignado, desde el momento de su contratacin hasta
el momento de su entrega.
2. Si al momento de entregar los equipos en arrendamiento, el contrato establece que
cualquier prdida ser responsabilidad de la Municipalidad; por tanto, la Jefatura
inmediata del rea con equipo asignado, ser la responsable de la reposicin o
cancelacin completa del valor del bien.

DE LOS SEGUROS
1. En caso de daos a un bien, ocasionado por descarga elctrica u otro tipo de daos,
el Jefe de la dependencia donde est asignado el bien deber informar
inmediatamente a la Asesora de Seguros o a la Aseguradora para que se proceda a la
inspeccin; asimismo, deber notificar por escrito acerca del reclamo al Departamento
de Control de bienes, adjuntando la documentacin requerida para que se gestione
ante la Compaa Aseguradora.
2. En caso de robo o hurto de un bien Municipal, el Jefe de la dependencia donde est
asignado el bien o la persona que lo tiene asignado mediante inventario personal
deber presentarse inmediatamente ante la PNC para interponer la denuncia
respectiva, as como comunicarlo a la asesora de seguros o a la aseguradora. Adems
se deber notificar por escrito acerca del reclamo al Departamento de Control de
bienes, adjuntando la documentacin requerida para que se gestione ante la
Compaa Aseguradora.
3. En caso que un vehculo de la Municipalidad se vea involucrado en un siniestro, el
conductor deber notificar inmediatamente a la aseguradora y deber esperar en el
lugar a la asistencia para que esta realice la inspeccin, igualmente se deber notificar

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por escrito acerca del reclamo al Departamento de Control de bienes, adjuntando la


documentacin requerida para que se gestione ante la Compaa Aseguradora.
4. En caso de dao o prdida de un bien por no dar cumplimiento a lo estipulado en este
manual, ser responsabilidad de la persona que lo tena asignado al momento del
siniestro.
Los Directores, Gerentes, Subgerentes, Jefaturas de unidades Organizativas y servidores
Municipales

estn

en

la

obligacin

de

cumplir

el

presente

responsabilidades y contribuir a salvaguardar los activos institucionales.

REGISTRO DE MODIFICA CIONES


No.
01
02

Modificaciones

Manual,

deducir