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Implementacin Sistema de Inventarios de Farmacia y Expediente de

pacientes electrnico para Fundacin Hogar Manos Abiertas


Ing. Laura Ramrez Narvez, ULACIT
2013

Antecedentes y definicin de la Necesidad

El siguiente trabajo de investigacin presenta un diagnstico de como la empresa


transnacional Citi Shared Services de Costa Rica ha destinado parte de su
presupuesto anual a un programa de Responsabilidad Social

con el fin de

patrocinar la obra benfica Fundacin Hogar Manos Abiertas y asistir a sus


administradores en aspectos que alivianen la carga del da a da y se minimicen los
riesgos de operar el hospital que poseen y mejore la atencin de los pacientes del
lugar.

Dentro de la creciente complejidad que caracteriza a la sociedad actual y de


acuerdo con el trmino diagnstico se define como:
El diagnstico es un aspecto organizado y coherente, con objetivos, etapas y
tareas claramente definidas realizado en un tiempo dado, con el fin de obtener
informacin cualitativa y cuantitativa relevante a la institucin y a la realidad
sociocultural y natural donde funciona el centro benfico, segn Gonzlez A.,
Ghirelli M. 1991.666

De lo anterior se puede decir que el diagnstico permite identificar necesidades


prioritarias y conocer las percepciones, los valores y expectativas de los miembros
de la comunidad, adems de un instrumento de planificacin, que consiste de la
realidad econmica social y cultural de la atencin de los pacientes del lugar.

La Fundacin Hogar Manos Abiertas es una institucin benfica y sin fines de lucro,
se dedica al cuidado y atencin mdica de pacientes con discapacidades y
enfermedades terminales (parlisis cerebral, paraplejia, retardo mental, sndromes

degenerativos, entre otros), en el Hogar se encuentra internados actualmente 50


infantes y 48 adultos que presentan este tipo de padecimientos. Es principalmente
manejado y administrado por una orden de monjas y voluntarios en su mayora
quienes proveen de cuidados y calidad de vida a estas personas de las cuales 95%
se encuentran en estado de abandono por parte de sus familias y/o desahucio por
parte de las autoridades mdicas.

El Hogar se ubica en Calle Morales de Alajuela, ah se cuenta con un hospital de


reciente construccin que alberga en su mayora a los nios y nias quienes
requieren de atenciones especiales y aislamiento en algunos casos, tambin se
cuenta con tres casas para el cuidado y habitacin de los adultos, una capilla y el
hogar de las religiosas. Sus ingresos constan en su mayora de donaciones, algunas
fijas y otras ocasionales. Esta clasificacin de pacientes requiere de un tratamiento
mdico diario, este es proporcionado por la CCSS en su mayora despus de la
visita de un mdico al centro quien recomienda continuar con los medicamentos
previamente recetado o modifica dicho tratamiento. Algunas otras medicinas deben
ser compradas y ocasionalmente se reciben donaciones de medicamentos.

Es por esta situacin que entre una serie de necesidades que se enfrentan en dicha
institucin

y respondiendo

los esfuerzos realizados por el grupo

de

Responsabilidad Social de Citi Shared Services para patrocinarlos que se lleg a la


conclusin de ayudar con el manejo y rotacin apropiada de las existencias de la
farmacia interna del Hogar, con el fin de educar a los interesados en los beneficios
de un buen manejo de inventario para evitar situaciones de desabastecimiento,
caducidades, faltantes en el momento de emergencias o un impacto econmico
negativo. A su vez dicho sistema funcionar como un repositorio de informacin de

los pacientes y su estatus mdico para trazabilidad y control interno y del PANI en el
caso de los menores de edad que habitan el centro.

Por otro lado ayudara a emplear horas hombre del personal que administra la
farmacia en otras actividades de valor. Es importante que la solucin a implementar
sea amigable al usuario si se habla de un software, este debe ser de fcil acceso y
mantenimiento, as bien se debe dar capacitacin a las personas involucradas en
los beneficios de un sistema de inventarios y la automatizacin de este.

Marco Terico

El siguiente proyecto se desarrollar siguiendo la metodologa propuesta por el


Project Management Institute (PMI) que define buenas prcticas para el manejo
efectivo de los proyectos as como conceptualiza sus etapas y define nueve reas
de conocimiento que un Director de Proyectos debera manejar para lograr el xito
disponiendo efectivamente de los recursos asociados a este y la administracin de
estos. Segn El Pmbok (2008) se define un proyecto de la siguiente manera Un
proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto,
servicio o resultado nico. La naturaleza temporal de los proyectos indica un
principio y un final definidos. El final se alcanza cuando se logran los objetivos del
proyecto; el objetivo del proyecto debe ser lograr lo acordado con el cliente en los
requerimientos del producto a otorgarle en trminos de satisfacer plenamente su
necesidad. Si bien es cierto el proyecto posee una fecha de cierre, esta no
contempla el impacto que este genera a nivel econmico, ambiental o incluso social
como es el caso de la solucin propuesta para el Hogar Manos Abiertas. Este
proyecto que se presenta ser el primero de una serie de iniciativas que se desean
desarrollar para el beneficio de dicha Fundacin. Es por esto que el xito de este
3

proyecto tiene implcita la responsabilidad de ser la carta de presentacin de una


cartera de proyectos que generaran un impacto social positivo a las personas
involucradas en la operacin y mantenimiento del Hogar Manos Abiertas, lo cual
procurar maximizar el tiempo que se dedica a atender a los pacientes.
Se desarrollar esta documentacin cumpliendo con las nueve reas de
conocimiento especificadas por el PMI para la direccin de proyectos de las cuales
La Gestin de la Integracin del Proyecto es una de las principales ya que
prcticamente constituye el pilar que agrupa y relaciona las reas restantes para
darle un sentido al proyecto.
A continuacin se enlistan esta y las ocho reas complementarias:
Figura 1. reas de Conocimiento del PMI
rea de Conocimiento PMI

Descripcin

Gestin de la Integracin del Proyecto

Define los procesos y actividades que integran los diversos elementos de la direccin de
proyectos

Gestin del Alcance del Proyecto

Muestra los procesos involucrados en garantizar que el proyecto incluya todo (y


nicamente) el trabajo requerido para completarlo exitosamente.

Gestin del Tiempo del Proyecto

Se centra en los procesos que se utilizan para garantizar la conclusin a tiempo del
proyecto.

Gestin de los Costos del Proyecto

Describe los procesos involucrados en planificar, estimar, presupuestar y controlar los


costos de modo que se complete el proyecto dentro del presupuesto aprobado.

Gestin de la Calidad del Proyecto

Describe los procesos involucrados en planificar, dar seguimiento, controlar y garantizar


que se cumpla con los requisitos de calidad del proyecto.

Gestin de los Recursos Humanos del


Proyecto

Describe los procesos involucrados en la planificacin, adquisicin, desarrollo y gestin


del equipo del proyecto.

Gestin de las Comunicaciones del


Proyecto

Identifica los procesos involucrados en garantizar que la generacin, recopilacin,


distribucin, almacenamiento y disposicin final de la informacin del proyecto sean
adecuados y oportunos.

Gestin de los Riesgos del Proyecto

Describe los procesos involucrados en la identificacin, anlisis y control de los riesgos


para el proyecto.

Gestin de las Adquisiciones del Proyecto

Describe los procesos involucrados en la compra o adquisicin de productos, servicios o


resultados para el proyecto.

Fuente: Pg. 6. PMBOK 2008

Justificacin e Importancia del Proyecto

Se propone el diseo e implementacin de un sistema automatizado de inventarios


que permita mejorar el control de las existencias de la farmacia de la Fundacin
Hogar Manos Abiertas para la rotacin y manejo de reservas apropiado para el
control de estas. Actualmente, se hace un control bsico manual y se almacena en
hojas de Excel, no se calcula adecuadamente y de forma sistemtica el punto donde
se debe reordenar las medicinas que son expedidas por la CCSS por medio de una
receta mdica la cual es a su vez parte del proceso de reabastecimiento, el cual
involucra la visita mdica y la emisin de dicha receta por parte del mdico. Dichas
recetas van a variar la cantidad o variedad de medicamentos a solicitar por lo tanto
el record de pedidos no siempre va a ser igual. La variabilidad depende de es status
de los pacientes.
Entre otros factores que comprometen la confiabilidad en el manejo de las
existencias se encuentra el manejo de las emergencias en el centro. Si bien es
cierto en el momento de una emergencia se debe de recurrir a la reserva y alterar el
stock, en este momento no se maneja un procedimiento de reportar y actualizar las
listas de existencias de los medicamentos de manera formal, esto entre otros ha
provocado que muchas veces se deba desembolsar dinero por parte de los
encargados del centro o de los fondos de funcionamiento de la operacin para
reabastecerse.
No existe una base de datos de los pacientes de forma digital, nicamente fsica por
lo tanto los reportes solicitados por el PANI de forma peridica o sorpresiva toman
mucho tiempo al ser realizados en MS Word por una de las personas que a la vez
est encargada de la atencin de los pacientes lo cual genera retrasos en la entrega

y compromete la operacin de dicho Centro. Entre otras deficiencias se podra


nombrar la dificultad que se presenta de realizar un anlisis de tendencia de la
situacin de un paciente, progresos, enfermedades y utilizacin de medicamentos a
travs de su estada en el Hogar para determinar factores que alteren su salud as
como el impacto de la estacionalidad de algunas enfermedades y su impacto en las
existencias de la farmacia.

Estudio de Factibilidad
Factibilidad Econmica
Se determin que la implementacin de este sistema es econmicamente factible,
ya que se adapta al presupuesto disponible para las iniciativas de ayuda que se
desarrollan por parte del programa de Responsabilidad Social del patrocinador. El
presupuesto a utilizar se ha aprobado por la empresa Citi Shared Services para
llevar a cabo proyectos e iniciativas que ayuden a aliviar la situacin de dicho Hogar,
se debe destacar que gran parte de la colaboracin se dar en modo de donacin y
as bien no se busca una ganancia econmica sobre el proyecto a desarrollar, as
bien no se requiere que la fundacin realice algn desembolso durante el desarrollo
de este proyecto. Todos los costos sern asumidos por el patrocinador. En este
caso se destinar el dinero para los costos de salario definidos a continuacin.
Salario por hora del desarrollador de Software: 5000 colones.
Determinado con una estimacin del 20% de su jornada laboral dedicada a esta
tarea.
Para el control de los gastos en que esta persona incurra a manera de viticos
(comida y transporte) cuando se requiera su presencia en las instalaciones de la
6

Fundacin; se le ha otorgado una tarjeta corporativa versus la entrega de vouchers


para hacer el control de gasto versus presupuesto. El mximo monto consumible
ser:
Alimentacin semanal: 6mil colones por tiempo de comida (Hasta 2 por da)
Combustible o trasporte: 10mil colones semanales
Esto convertido al tipo de cambio actual ($1US = 504col); representa un gasto de
$31US semanales y $126US mensual en viticos.
En trminos de presupuesto, el patrocinador ha destinado los fondos aprobados
para el programa de Responsabilidad Social en caso de ser necesario su uso en el
desarrollo del proyecto, as bien dada la naturaleza del proyecto muchos de los
aportes sern a manera de donacin de tiempo por parte de los involucrados. En
este aspecto el gerente directo de los desarrolladores de software ha aprobado un
15% a 20% de sus horas de trabajo semanales a este proyecto y se le reconocer
las horas dedicadas como parte de las horas anuales de entrenamiento obligatorio
por cumplir que tiene cada empleado de Citi Shared Services.

Factibilidad Tcnica
Se ha determinado que tcnicamente se cuenta con lo necesario para llevar a cabo
dicho proyecto.
La mano de obra especializada necesaria para el desarrollo de dicho proyecto ser
proporcionada por Citi Shared Services, se contar con un desarrollador informtico
quien actualmente labora en la empresa y quien a su vez proveer de
entrenamiento a los usuarios de la Fundacin en el manejo del software a disear.

As bien dicha persona contar con un empleado quien lo sustituir en caso de


ausencia en las tareas designadas para el proyecto; esto con el fin de evitar atrasos
y alteraciones al cronograma establecido para los diferentes entregables.
Por otro lado, la Fundacin esta anuente a permitir el ingreso de dichas personas y
los involucrados en el proyecto a las instalaciones de la farmacia y reas
administrativas para llevar a cabo las tareas pertinentes de instalacin, integracin y
testeo del sistema, previo aviso es requerido.

Factibilidad Operativa
Con respecto a la factibilidad operativa de la Fundacin Manos Abiertas, esta cuenta
con una red interna instalada que tiene una capacidad suficiente para soportar el
sistema propuesto. Las PC y laptops disponibles para la operacin de la farmacia
cuentas con Windows 7 y capacidad de memoria suficiente para el manejo de los
datos del inventario.
En todo caso luego del anlisis del tcnico/desarrollador y los requerimientos se
puede destinar parte del presupuesto para la compra de memoria externa de ser
requerido, hasta 2 TB (terabyte). El costo de un disco duro de 1 TB ronda los $100.
Con respecto a la capacidad de usuario final, en la concepcin del proyecto se ha
definido que se implementar un software que se adapte a las habilidades tcnicas
del personal que maneja directamente el inventario de la farmacia. Como un primer
filtro se comunic que las personas tienen un manejo de bsico a medio. Se aplicar
un segundo filtro con una prueba escrita sobre el uso de algunas herramientas
bsicas de Microsoft Office, principalmente MS Excel y MS Access; en todo caso en
la tarea definida como Capacitacin de Usuarios Finales se impartir una nivelacin
8

del conocimiento para el buen manejo y resolucin de problemas bsicos del


sistema.
Roles y Responsabilidades del Recurso Humano o Gestin del Recurso
Humano
Como se nota en la tabla 1 de Roles y Responsabilidades del Recurso Humano del
proyecto; la empresa patrocinadora est representada por el seor Eligio Duarte
quien es el encargado del programa de Necesidades Tcnicas del grupo de
Responsabilidad Social de Citi Shared Services de Costa Rica (CSS CR). Entre sus
funciones est la de representar a dicha empresa como el patrocinador en las
reuniones con los personeros de la Fundacin Manos Abiertas quienes para efectos
de este documento sern llamados el cliente. Con el seor Eligio Duarte se
discutirn temas referentes a presupuesto, manejo de la mano de obra
proporcionada por CSS CR as como su participacin como consultor en el rea de
informtica e inventarios, cuando la presencia del desarrollador de software no sea
requerida.
Por parte del cliente, Manos Abiertas; los involucrados en dicho proyecto sern a su
vez usuarios finales de la herramienta a implementar por cuestiones de mutuo
acuerdo entre ambas organizaciones. El rol de usuario final involucra participacin
activa en las capacitaciones y especialmente en las sesiones destinadas al diseo y
requerimientos del sistema.

Tabla 1. Roles y Responsabilidades del Recurso Humano del Proyecto


Rol

Nombre

Responsabilidad

Gerente de proyecto

Ing. Laura Ramrez

Todo el Proyecto

Contacto principal CSS CR

Lic. Eligio Duarte

Reuniones de patrocinador y
consultor desarrollo software

Contacto principal Hogar Manos


Abiertas -Admn.

Ing. Luis Diego Granados

Contacto principal Hogar Manos


Abiertas -Admn. 2

Habilidades
Coordinacin del personal para el
cumplimiento de los entregables definidos
en el cronograma del proyecto
Coordinacin del personal provisto por CSS
CR y consultora de desarrollo de software

Manejo de paquetes bsicos MS Office /


Reuniones cliente / Usuario final Coordinacin de disponibilidad de recursos
de Manos Abiertas
Manejo de paquetes bsicos MS Office /
Hermana Marlene Rodrguez Reuniones cliente / Usuario final Coordinacin de disponibilidad de recursos
de Manos Abiertas
Desarrollo de Soluciones de Softwarecliente /Participacin en Sesiones de
Requerimiento de software y sesiones de
diagnstico de situacin actual

Desarrollador de Software CSS CR

Ing. Omar Lpez

Desarrollo de Software y
Requerimientos tcnicos

Encargada de la Farmacia Manos


Abiertas

Maricela Snchez

Reuniones cliente / Usuario final Manejo de paquetes bsicos MS Office

Testers

Sin definir an

Cargas de datos masivas al


sistema/Pruebas integrales

Manejo de paquetes bsicos MS Office

Fuente: Creacin Propia

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Gestin de las Comunicaciones en el Proyecto


La comunicacin se cumplir de acuerdo a la matriz especificada a continuacin
Figura 2. Matriz de Comunicaciones
Necesidad de
Interesados Informacin

Administraci
n del Hogar
Manos
Abiertas
Alta

Informacin
Comunicada
Frecuencia
Avance de las Tareas
/Informe de trabajo
realizado / toma de
decisiones
semanal
Avance de las Tareas
/Informe de trabajo
realizado / toma de
decisiones /Accesos
a las instalaciones
semanal

Desarrollador
de Software Alta

Avance de las Tareas


/ Manejo de los
Recursos
diaria

Patrocinador
(CSS CR)
Alta

Encargado
de Farmacia Alta

Avance de las Tareas semanal

Testers
(voluntarios)

Requerimientos de
trabajo

Media

diaria

Nivel de Responsable de la
Medio
Detalle Comunicacin
correo
electrnico
/llamada
telefnica Alto
Gerente de Proyecto
correo
electrnico
/llamada
telefnica
correo
electrnico
/llamada
telefnica
correo
electrnico
/llamada
telefnica
correo
electrnico
o verbal de
ser
necesario

Alto

Gerente de Proyecto

Alto

Gerente de Proyecto

Alto

Gerente de Proyecto/
Desarrollador de
Software

Medio

Gerente de Proyecto/
Desarrollador de
Software

Fuente: Creacin Propia


Se deja como premisa que todo requerimiento que se haga al desarrollador del
proyecto debe ser canalizado por medio del gerente del proyecto para la toma de
decisiones y buen manejo de los recursos.

Gestin de las Adquisiciones

Al representar este proyecto un esfuerzo por mejorar los mtodos de manejo de las
existencias de la farmacia del Hogar, se mantendr con un costo mnimo de
operacin. Los servicios profesionales de implementacin, consultora se tomaran
de los recursos disponibles de Citi Shared Services.
11

El programa de Responsabilidad Social de dicha empresa promueve entre sus


empleados la donacin no solo de artculos tangibles al Hogar Manos Abiertas sino
de servicios profesionales; de esta forma se tiene a disposicin personas con
conocimiento en diferentes reas como lo son, Administracin de Empresas,
Finanzas, Contadura, Ingeniera Industrial, Ingeniera Informtica e incluso
Mercadeo y Ventas.

Para este proyecto en particular la consultora sobre los Mtodos de Inventarios y


buenas prcticas en la rotacin de existencias se manejar por parte del
representante de la empresa Eligio Duarte y de la gerente de proyectos Ing. Laura
Ramrez Narvez.

Gestin del Alcance del Proyecto


Objetivo del proyecto
Implementacin de un sistema de manejo de inventarios de farmacia y Expediente
Mdico Electrnico en el Hogar Manos Abiertas de Alajuela, para agilizar la rotacin
de las existencias en la farmacia, mantener siempre una reserva de medicamentos
de alta importancia as como mantener un control por medio del expediente de las
necesidades de los pacientes del centro.
Objetivos especficos del proyecto
1. Establecer una aplicacin mdica integral que sea de bajo costo, que agilice y
estandarice la operacin diaria de la farmacia y ligar la funcin de esta a los
medicamentos indicados en las recetas mdicas para los 100 pacientes que
actualmente habitan en la fundacin. Esto por medio de expedientes
electrnicos que sean uniformes, legibles y rpido de consultar y modificar.

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2. La aplicacin debe ser capaz de guardar en forma digital y segura toda la


informacin con la cual interacta el sistema, como son los datos del
paciente, sus consultas y su seguimiento, historia clnica y principalmente la
medicacin indicada por el mdico. Dicha informacin debe de estar adems
alineada al formato de reportes requerido por el PANI para el seguimiento de
los menores de edad internados en el centro para disminuir el tiempo de
preparacin de dichos reportes.
3. El sistema informtico debe adaptarse al hardware existente en el hospital,
como en servidores, equipo de cmputo, perifricos y redes de datos.
4. Llevar a cabo la capacitacin a dos o tres trabajadores del rea de
administrativa de la Fundacin en la administracin de la herramienta con la
finalidad de proveer asesora y seguimiento durante la implantacin y
operacin del sistema Esto con el fin de proveer mantenimiento y soporte
tcnico al sistema. As tambin se proveern recomendaciones para el
acceso de las existencias de la farmacia para efectividad de dicho sistema de
inventarios.
5. Emisin de diagnsticos y recetas mdicas de forma efectiva. Se mantiene un
control sobre la prescripcin emitida, salidas y entradas del stock de farmacia
de acuerdo a dichas recetas. Realizar un anlisis ABC para el mejor manejo
del espacio fsico de la farmacia.
6. Cumplir a cabalidad con los requerimientos de calidad sobre el producto que
se est instalando de acuerdo a las especificaciones y caractersticas de este
acordadas con el cliente.

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7. Controlar el cumplimiento de los entregables por medio de reuniones internas


peridicas de control tanto con el patrocinador. As como reuniones de control
con el cliente para anlisis del estatus del proyecto.
8. Manejo efectivo y acuerdo sobre el uso de los canales de comunicacin tanto
externos como internos para asegurar la eficiencia en las tareas as como la
maximizacin de los recursos disponibles de los cuales provee el
patrocinador.
9. Llevar a cabo la instalacin en los computadores del centro. Para esto se han
definido 4 mdulos bsicos:
a. Mdulo 0: Base de Datos que permite el almacenaje de los datos
personales y ficha medica de pacientes. (Perfil)
b. Mdulo 1: Control del inventario de la farmacia. Existencias actuales,
rotacin, requerimiento de pedidos y manejo de reservas.
c. Mdulo 2: Creacin de las rdenes peridicas para la formulacin y
aprobacin de recetas para realizar los pedidos a la farmacia de la
CCSS.
d. Mdulo 3: Generacin de Reportes formato PANI para seguimiento de
estatus de los pacientes.

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Factores crticos de xito


No exceder el presupuesto de $2250 as como justificar efectivamente los
incrementos a este los cuales no pueden exceder el 15%.
No exceder los 4 meses y dos semanas que se estima para el desarrollo del
proyecto.
Considerar un sistema de bajo costo y fcil acceso para garantizar la continuidad y
efectividad de su uso en el tiempo.
Se realizarn reuniones de seguimiento una vez al mes con los responsables del
proyecto por parte del Hospital del centro, para analizar los avances y presentar los
entregables del proyecto.
La gestin de los cambios que provienen del cliente o patrocinador, se manejara por
medio de plantillas de solicitud firmadas por ambas partes y aprobadas por el equipo
de proyecto previo anlisis de estas.
Se proveer manuales de usuario final y administrador para garantizar el buen
funcionamiento de la herramienta y asegurar continuidad en su uso. Dicho manual
incluir las variaciones sugeridas incluso al nuevo sistema de inventarios y los
controles a implementar.

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Exclusiones del proyecto


El proyecto excluye:
Migracin de datos. (Digitalizacin de documentacin existente) esta tarea ser
realizada por funcionarios o voluntarios que el centro va a destinar para esta funcin
previo acuerdo. La carga de datos para modo de prueba se realizar por parte de un
voluntario de la fundacin destinado al seguimiento del proyecto, en todo caso en la
parte de implementacin se dar soporte tcnico requerido.
Compra de servidores, equipo de cmputo, perifricos y redes de datos para la
instalacin, se trabajar con el equipo existente.
Contratacin de personal (El patrocinador CITI Shared Services donar un
porcentaje del tiempo de su fuerza laboral que rondara del 15 al 20% de la jornada,
para la conformacin del sistema, involucracin en el proyecto as como instalacin
y mantenimiento por un periodo que an est en estudio)

Asunciones o Supuestos del proyecto

Se asume que la plataforma actual del hospital en trminos de capacidad de


servidores y computadores es suficiente para la instalacin del paquete bsico, de
esta forma se puede decir que se cuenta con la estructura para realizar la
implementacin de manera exitosa. (Anlisis previo de adaptabilidad)

El personal asignado a discrecin por Citi Shared Services para desarrollo del
sistema contara con el tiempo definido para su aporte al proyecto, queda a
discrecin del trabajador donar horas extras a este proyecto).

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La persona de la fundacin destinada a trabajar durante el proceso es


responsabilidad de dicho centro. Por lo tanto el hecho de ser voluntario o empleado
directo no impactar los costos de la realizacin del proyecto.
Los usuarios finales tienen un conocimiento bsico del paquete de software de MS
Office.
Estructura del Desglose de Trabajo (EDT)
A continuacin se presenta el diagrama de la EDT o Estructura de Desglose de
Trabajo que identifica cuales son los entregables y sus tareas asociadas para llevar
a cabo el desarrollo del proyecto. As bien est el Diccionario de la EDT que
describe con ms detalle las tareas a realizar por los recursos como una gua
descriptiva de sus tareas.
Figura 3. Estructura del Desglose de Trabajo (EDT)

Fuente: Creacin Propia


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Tabla 2. Diccionario de la EDT

Diccionario WBS
Implementacin Sistema de Inventarios de Farmacia y Expediente de pacientes
electrnico para Hogar Manos Abiertas

Cdigo

Actividades WBS

Duracin
(tiempo
estimado)
(Das)

1.1

Planificacin

20

1.1.1

Reuniones Iniciales

1.1.1.1

Reunirse con personal del Centro / Identificacin de la


Necesidad

1.1.1.2

Visita para anlisis de los mtodos utilizados actualmente


para manejo de inventario

1.1.1.3

Determinacin de la propuesta sobre la necesidad


identificada

1.1.1.4

Definir los beneficios para el cliente de contar con dicha


herramienta

1,5

1.1.2

Presupuesto y recursos

15

1.1.2.1

Determinacin de presupuesto y solicitud formal de


personal a la empresa Citi

1.1.2.2

Aprobacin de Presupuesto

1.1.2.3

Trminos de Desembolso

0,5

1.1.2.5

Reunin de definicin de manejo de recurso humano


personal de Citi
Reunin con administracin de la Fundacin para
informar sobre el presupuesto aprobado y expectativas de
personal

1.1.2.6

Presentacin de cronograma de implementacin a la


Fundacin y Stakeholders

1.2

Preparacin y Diseo

20

1.2.1

Plataforma Base del Hospital

1.2.1.1

Anlisis de la Estructura Tecnolgica disponible y


actualmente instalada

1.1.2.4

18

1.2.1.2

Revisin de Software instalado, Versiones de Windows


disponibles.

1,5

1.2.1.3

Reconocimiento de las habilidades tecnolgicas de los


voluntarios y trabajadores del centro

1,5

1.2.2

Definicin de Requerimientos de Calidad y


funcionamiento del Sistema

14

1.2.2.1

Anlisis de requerimientos con el usuario

1.2.2.2

Preparacin del Documento del diseo final

1.2.2.3

Aprobacin de Documento con Diseo Final

1.3

Ejecucin

23

1.3.1

Configuracin y adaptacin de Sistema

15

1.3.1.1

Configuracin Mdulo Inventario de Farmacia

1.3.1.2

Configuracin de Expediente Medico

1.3.1.3

Creacin de Perfiles de usuario modo test

1.3.2

Instalacin de mdulos en modo de prueba (UAT)

1.3.2.1

Instalacin Mdulos computadoras locales

1.3.2.2

Integracin de Sistema

1,5

1.3.3

Pruebas Integrales de Funcionalidad

4,5

1.3.3.1

Carga de datos Modo Prueba

0,5

1.3.3.2

Pruebas y Ajustes Mdulo al sistema

1.3.3.3

Pruebas y Ajustes sistema Integrado

1.4

Puesta en Marcha

22

1.4.1

Preparacin del sistema

1.4.1.1

Carga de datos inicial al sistema

1.4.1.2

Creacin de Perfiles de usuario modo produccin

1.4.2

Puesta en Marcha del sistema

13

1.4.2.1

Puesta en Marcha en Produccin (Paralelo)

1.4.2.2

Pruebas finales y resultados de produccin paralelo

1.4.2.3

Prueba y Monitoreo Produccin

1.4.3

Capacitacin y Documentacin

3,5
2

19

1.4.3.1

Sesiones de capacitacin con los usuarios

1.4.3.2

Entrega de Manuales de Usuario

1.5

Cierre del Proyecto

1.5.1

Reunin Final - Cliente

1.5.1.1

Reunin de cierre con cliente

1.5.2

1.5.2.1

Reunin Final - Patrocinador


Reunin de cierre equipo de proyecto/ Lecciones
Aprendidas

1.5.2.2

Reunin de cierre patrocinador (CSS)

1.5.3

Documentacin Final

1.5.3.1

Integracin de Apartado Lecciones aprendidas

1.5.3.2

Entrega de Documentacin de Cierre al Patrocinador


(CSS)

1
90,0
4 meses y 2
semanas (5 das
hbiles por
semana)

Fuente: Creacin Propia

20

Cronograma y Gestin del Tiempo del Proyecto

De acuerdo al cronograma y las actividades definidas en este, el proyecto tendr


una duracin de 90 das, aproximadamente cuatro meses y dos semanas.

Figura 4. Cronograma del Proyecto

Fuente: Creacin Propia

Este tiempo se ha determinado considerando cinco das hbiles por semana laboral
y los das feriados determinados a continuacin.

21

Figura 5. Lista de feriados excluidos del cronograma

Fecha
25 de Julio 2013
2 de Agosto 2013
15 de Agosto 2013

Detalle de dia Feriado


Da de la Anexin de Nicoya
Da de la Virgen de los ngeles
Da de la Madre Costa Rica

Fuente: Creacin Propia

El detalle de los tiempos de las actividades definidos en la Tabla 3 de Diccionario de


la EDT se defini en primera instancia con los especialistas para aplicar el juicio de
experto recomendado por el PMI. Bajo esta instancia y basados en proyectos
previos y similares, el equipo de trabajo determino los tiempos ms aproximados de
cada tarea que forma parte del paquete de entregables se ajustaron las holguras y
se determin el mejor tiempo estimado para el desarrollo de las tareas considerando
las

contingencias

producto

del

plan

de

Riesgos.

A continuacin se nombran los hitos que se han identificado por las etapas del
proyecto:

Luz verde para diseo del software

Diseo aprobado por el cliente

Resultados de Test exitosos

Resultados de Pruebas integrales exitosos

Estos hitos determinan el avance hacia la siguiente etapa del proyecto, su duracin
de tiempo es cero ya que no involucran costo alguno para su desarrollo.

22

Gestin de los Riesgos del Proyecto

Identificacin de los Riesgos

Para llevar a cabo un plan de riesgos de dicho proyecto se determinaron en primera


instancia aquellas situaciones comunes que representan potenciales problemas en
proyectos de TI, especficamente de implementacin de software. Se llev a cabo
una sesin de lluvia de ideas y se investig documentacin de lecciones aprendidas
de proyectos previamente desarrollados por algunos miembros del equipo del
proyecto.

Los principales riesgos identificados se categorizaron por medio de un anlisis


cuantitativo y cualitativo haciendo uso de una evaluacin del impacto y la frecuencia
con que estos podran presentarse en el proyecto. Para esto se conform una lista
con estos riesgos y su descripcin para luego proceder a colocarlos en una Matriz
de Calor o Priorizacin de Riesgos de acuerdo a impacto y probabilidad como se
determina a continuacin:

23

Tabla 3. Lista de Riesgos principales su descripcin y clasificacin

Cdigo

Nombre Riesgo

Riesgo
R1

Descripcin

Impacto Probabilidad

Riesgo
Alcance y objetivos del

No hay claridad

5-

2-Poco

proyecto no estn definidos

en definir la

Impacto

Probable

adecuadamente

solucin en

Fatal

detalle, qu
construir, cmo
construirlo, y
cundo va a ser
construido.
R18

Inhabilitacin del Recurso

No hay Backups

4-Alto

4-Muy

humano de Citi

para

Impacto

Probable

3-Probable

suplantar/reponer
recurso
proporcionado
por Citi para la
programacin del
sistema
R19

Cronograma es entregado

El cronograma

3-

con informacin incorrecta y

no es realista o

Impacto

poco realista

est elaborado

Medio

bajo supuestos
incorrectos

24

(personal
insuficiente o
fecha de entrega
irreales)
R21

R22

No hay conocimiento

Falta de

5-

3-Probable

tcnico para el manejo y

conocimiento

Impacto

mantenimiento de la

tcnico para el

Fatal

herramienta / Se dificulta la

manejo y

nivelacin del conocimiento

mantenimiento

tcnico

de la herramienta

Inhabilitacin de

Personas

5-

2-Poco

encargados de llegar a un

encargadas de

Impacto

Probable

acuerdo por ambas

tomar decisiones

Fatal

entidades impide la toma de

se ausentan de

decisin objetiva

las reuniones o
imponen
solicitudes no
contempladas

R28

Informacin de la estructura La informacin

3-

4-Muy

de los perfiles de usuario

sobre la

Impacto

Probable

por parte del hospital es

estructura del

Medio

insuficiente

perfil no es clara
y los perfiles se
crean de forma
incompleta

25

R33

Retrasos en la instalacin

Retrasos en la

4-Alto

de los mdulos individuales

instalacin

Impacto

3-Probable

generan atrasos
en la integracin
final del sistema
R34

Instalacin de ambos

No se puede

4-Alto

4-Muy

mdulos individuales no

proceder con la

Impacto

Probable

completados impiden la

integracin del

integracin del sistema

sistema por
atrasos en las
instalaciones
individuales

R36

Retrasos en la realizacin

Retrasos en las

4-Alto

4-Muy

de pruebas de los mdulos

pruebas generan

Impacto

Probable

individuales

atrasos en las

3-Probable

pruebas de la
integracin final
del sistema
R39

Documentacin de los

Insuficiente

4-Alto

resultados de las pruebas

detalle sobre el

Impacto

no es claro y est

resultado de las

incompleto por parte del

pruebas dificulta

programador

la toma de
decisin sobre
ajustes y

26

cambios

R43

Los resultados del sistema

Los resultados

4-Alto

de inventarios en

del sistema no

Impacto

produccin no son los

son compatibles

esperados

con lo esperado

3-Probable

por problemas de
software, genera
atrasos en la
puesta en
marcha por
correccin de
inconsistencias
R55

El encargado de farmacia

El encargado de

4-Alto

4-Muy

no se integran al grupo de

farmacia no se

Impacto

Probable

trabajo o carecen de las

integran al grupo

competencias requeridas

de trabajo o
carecen de las
competencias
requeridas
generando
problemas de
comunicacin

27

R2

Ausencia de miembros

La ausencia de

4-Alto

claves por parte de la

tomadores de

Impacto

fundacin en las reuniones

decisiones claves

iniciales (tomadores de

del proyecto por

decisiones)

parte de la

3-Probable

fundacin,
perjudica los
acuerdos en
temas como
planes de
trabajo,
presupuestos y
calendarios de
los entregables.

Fuente Creacin Propia

28

Figura 6. Matriz de Calor de Impacto y Frecuencia de Riesgos

Impacto

Probabilidad

Sin Impacto (1) Impacto Bajo (2)

Impacto Medio (3)

Alto Impacto (4) Impacto Fatal (5)

Nada Probable (1)


R22, R1

Poco Probable (2)


Probable (3)

R19

R2, R33, R39, R43

Muy Probable (4)

R28

R55, R36, R18, R34

R21

Altamente Probable (5)


Riesgo Bajo
Riesgo Moderado
Riesgo Alto
Riesgo Extremo

Fuente: Creacin Propia

Plan de Respuesta de Riesgos del Proyecto

Luego de esta clasificacin de los riesgos principales del proyecto se procedi a la


creacin del Plan de respuesta para enfrentar la posible materializacin de cada uno
de ellos. En su mayora se decidi mitigar el riesgo, a continuacin se expone la
propuesta de contingencia para cada uno.

29

Implementacin Sistema de Inventarios de Farmacia y Expediente de pacientes electrnico para Fundacin


Hogar Manos Abiertas
Ing. Laura Ramrez Narvez, ULACIT
2013

Tabla 4. Plan de Respuesta a los Riesgos

Cdigo

Nombre Riesgo

Estrategia

Actividades de la Estrategia a Utilizar

Alcance y objetivos

MITIGAR

1 Definir claramente mediante reuniones con el cliente cual ser el

Riesgo
R1

del proyecto no estn

alcance del proyecto, cuales objetivos se deben alcanzar para el logro

definidos

de la meta final.

adecuadamente

2 Es necesario que en las reuniones del director de proyecto con el


patrocinador las partes convengan en los trminos casi contractuales
para llevar a cabo dicho proyecto. Esto ayuda a definir de mejor manera
asuntos de presupuesto, desembolsos, manejo de recursos y
expectativas sobre entregables y compromiso de fechas.

R18

Inhabilitacin del

MITIGAR

a. Se debe de negociar al menos dos recursos para la programacin

Recurso humano de

del sistema de inventarios para prevenir algn incumplimiento

Citi

provocado por incapacidades, sobrecarga laboral, etc.


b. El respaldo debe ser un recurso interno para suplantar a la

persona que esta incapacitada para realizar el trabajo y de esta forma


no incurrir en gastos adicionales.

R19

Cronograma es

MITIGAR

1 Se debe realizar reunin con el cliente y definir claramente las

entregado con

actividades con fecha de inicio y fin y que estas fechas sean las

informacin incorrecta

definitivas.

y poco realista

2. Las fechas de entrega se deben de contemplar el tiempo requerido


para desarrollar cada entregable y sus actividades de acuerdo al juicio
de expertos y las necesidades del cliente.
3. Los cambios al cronograma se deben de manejar con un Mtodo
acordado por ambas partes para el manejo y requisicin de cambios,
esto para evitar atrasos en el cronograma

R21

No hay conocimiento

MITIGAR

1 Se debe tomar lista de las habilidades tcnicas del equipo de trabajo

tcnico para el

actual del hospital entre las personas autorizadas para el acceso a la

manejo y

farmacia y documentos de los pacientes

mantenimiento de la

2 El entrenamiento debe ser dirigido a nivelar las deficiencias sobre

31

herramienta / Se

algunas habilidades tcnicas bsicas para evitar la discontinuidad del

dificulta la nivelacin

uso del Sistema de Inventarios as como la metodologa de manejo de

del conocimiento

existencias de este.

tcnico
R22

Inhabilitacin de

ACEPTAR

1. Se debe manejar una lista de las personas cuya presencia en dichas

encargados de llegar

reuniones es crtica para la toma de decisin.

a un acuerdo por

2. Se debe de enviar una agenda en das previos a la reunin sobre los

ambas entidades

tpicos que se tocaran en esta as como los asistentes requeridos

impide la toma de

obligatoriamente en dicha reunin. Al final de estas reuniones se debe

decisin objetiva

levantar un acta, minuta con los planes de accin, acuerdos y


pendientes para la prxima reunin y partir de este documento la
siguiente agenda.

R28

Informacin de la

MITIGAR

1. En las reuniones de definicin de requerimientos de calidad, los

estructura de los

aspectos de perfil de usuario se deben de crear a partir de los

perfiles de usuario por

existentes y en uso actualmente. Se debe recrear digitalmente el perfil

parte del hospital es

bsico de los usuarios y a partir de este mejorarlo para superar la

32

insuficiente

expectativa sobre lo existente.


2. Como segundo punto se debe entregar un perfil prediseado para la
aprobacin del cliente. Al convenir en este formato con el cliente como
producto definitivo se puede prevenir que este se entregue de manera
incompleta.

R33

Retrasos en la

ACEPTAR

1 Definir con las fechas lmites para integracin de los mdulos del

instalacin de los

sistema y pruebas de funcionamiento del mismo.

mdulos individuales

2. A nivel interno se debe de dedicar el recurso y manejar


eficientemente las horas de trabajo definidas en el cronograma para el
buen cumplimiento de las fechas. La base de esto es la responsabilidad
adquirida en torno a cronograma y el control sobre las actividades de la
EDT

R34

Instalacin de ambos

MITIGAR

Al igual que el anterior riesgo, la presencia de este riesgo se intensifica

mdulos individuales

si no hay una responsabilidad sobre el cumplimiento del cronograma.

no completados

1 Definir las fechas lmites para integracin de ambos mdulos del

impiden la integracin

sistema, el sistema debe ser de mdulos independientes para evitar

33

del sistema

atrasos.
2. A nivel interno se debe de dedicar el recurso y manejar
eficientemente las horas de trabajo definidas en el cronograma para el
buen cumplimiento de las fechas. La base de esto es la responsabilidad
adquirida en torno a cronograma y el control sobre las actividades de la
EDT

R36

Retrasos en la

MITIGAR

1. Aparte del cumplimiento del cronograma es importante la definicin

realizacin de

de los hitos del proyecto.

pruebas de los

2. Las personas encargadas de la programacin/ejecucin deben de

mdulos individuales

respetar la matriz de comunicacin. Se debe de llevar a cabo reuniones


de control con los involucrados para que el gerente del proyecto tenga
documentacin de los entregables y conocer en que status se
encuentran los entregables.

R39

Documentacin de los MITIGAR

1. La documentacin de las pruebas deben de cumplir con una lista de

resultados de las

requisitos definidos previamente por el equipo de proyectos para que

pruebas no es claro y

estas sean aceptadas como buenas y se mitigue la presencia de

34

est incompleto por

"pulgas" en el sistema que generen problemas de funcionamiento. Para

parte del programador

este efecto se puede manejar una aplicacin en SharePoint o aplicacin


similar o incluso comprar archivos de status para hacer entradas de
acuerdo a los avances de las pruebas y obtener la aprobacin final de
los resultados satisfactorios de estas. En todo caso los avances
importantes se comunicaran de forma peridica tanto al patrocinador
como al cliente.

R43

Los resultados del

MITIGAR

1. Se debe definir un mtodo integral de testeo como lo explicado en el

sistema de inventarios

Riesgo 39; como requisito de dicho mtodo se debe cumplir con el

en produccin no son

requerimiento especifico de que el sistema en modo testeo arroje los

los esperados

resultados esperados, esto se puede garantizar al usar formatos muy


similares de la informacin a testear (usuarios, pacientes)
3.Se debe de involucrar y comunicar al cliente (administradores de la
farmacia) de los resultados de las pruebas

35

R55

El encargado de

MITIGAR

1 Verificar integracin del grupo de trabajo y realizar las presentaciones

farmacia no se

iniciales pertinentes

integran al grupo de

2 Realizar reuniones de integracin del grupo de trabajo

trabajo o carecen de

3 Definir roles y responsabilidades de cada uno de los integrantes del

las competencias

grupo de trabajo

requeridas

4 Definir mtodos del grupo de trabajo en trminos de comunicacin y


disponibilidades

R2

Ausencia de

MITIGAR

Al igual que el riesgo 22, se debe de definir quines son estas personas

miembros claves por

claves necesarias para la toma de decisiones as como citar dichas

parte de la fundacin

reuniones con tiempo prudencial de antelacin para garantizar la

en las reuniones

asistencia de dichas personas. El tiempo de reunin debe ser eficiente y

iniciales (tomadores

los temas claramente definidos.

de decisiones)

1. Se debe manejar una lista de las personas cuya presencia en dichas


reuniones es crtica para la toma de decisin.
2. Se debe de enviar una agenda en das previos a la reunin sobre los
tpicos que se tocaran en esta as como los asistentes requeridos

36

obligatoriamente en dicha reunin. Al final de estas reuniones se debe


levantar un acta, minuta con los planes de accin, acuerdos y
pendientes para la prxima reunin y partir de este documento la
siguiente agenda.

Fuente: Creacin Propia

37

Implementacin Sistema de Inventarios de Farmacia y Expediente de


pacientes electrnico para Fundacin Hogar Manos Abiertas
Ing. Laura Ramrez Narvez, ULACIT
2013

Gestin del Aseguramiento de la Calidad en el proyecto

En trminos de control de calidad, se van a citar los mtodos y consideraciones a


tomar para asegurar la calidad en distintas etapas del proyecto. El control de calidad
de un proyecto radica en el cumplimiento de sus entregables apegndose a lo
definido en el Plan de Proyecto como aceptable en trminos de tiempos de entrega,
cantidad de recursos utilizados y especificaciones sobre dicho entregable.

Por otro lado si es proyecto est enfocado en la venta u otorgacin de un producto o


servicio, se debe de contar con una fase o entregable de requerimientos de calidad
de dicho producto, para garantizar la calidad del software de inventarios se
calendarizar una sesin con los involucrados para definir qu caractersticas debe
tener dicho software, esta sesin se lleva a cabo con el desarrollador de software
para que este con su juicio de experto determine la factibilidad de lo solicitado por el
cliente y otorgue prioridades a las caractersticas definidas para no comprometer la
funcionalidad de dicho sistema.

Como parte del control de calidad del proyecto se puede citar con suma importancia
el Manejo Efectivo de los Cambios en este. Durante la ejecucin es importante ser
claro con el cliente que todo cambio requerido a lo previamente acordado debe
pasar por un anlisis de factibilidad o aprobacin de dicha alteracin al Plan definido
al inicio. Esta aprobacin se dar en caso de que el gerente de proyecto junto con el
responsable del entregable, el desarrollador de software y el patrocinador definan
que el cambio es necesario y aceptable; para esto se determinara una mtrica de
impacto al cronograma y/o plan de proyecto. En caso de ser aceptado, el cambio
ser comunicado al equipo de proyecto e involucrados en la implementacin de este

as como los beneficios y criterios considerados para su aprobacin. De no ser


aprobado se comunicaran las razones para no considerar la solicitud.

Tabla 5. Aseguramiento y Control de Calidad

rea de Inters y Plan de Aseguramiento y Control de la Calidad del Proyecto


Manejo Efectivo de los Cambios
*Se recibir una solicitud formal por medio de una comunicacin sobre el cambio
requerido por el cliente.
*Dicha solicitud se analizar por el gerente del proyecto y los responsables de la etapa
del proyecto que sufrira la alteracin.
*Se comunicara el resultado del anlisis, si dicho cambio se aprueba se ajustara el
cronograma y las actividades manteniendo el cambio, situacin original y nueva situacin
como parte de la documentacin del proyecto para garantizar la trazabilidad de este. De
no ser aprobado se comunicara las razones de la decisin.
Roles y Responsabilidades del Recurso Humano

* Creacin de una matriz de roles y responsabilidades del grupo de proyecto para tener
claridad sobre las funciones y expectativas en la planeacin y desarrollo de este.
*Integrar a todos los involucrados en dicha matriz de roles y responsabilidades para ser
tomados en cuenta como parte del grupo desarrollador y facilitar su integracin.
* Dar seguimiento a lo acordado en las reuniones por medio de minutas y planes de
accin as como la creacin de una agenda previo a la reunin con los puntos
importantes a discutir.
* Realizacin de Cuestionarios para detectar puntos que no estn claros entre los
involucrados en el proyecto.

39

Reuniones de proyecto
*Se debe definir una poltica de toma de decisiones que ser acordada en las primeras
reuniones de presentacin y aceptacin de la propuesta del proyecto.
*Dicha poltica contendr los nombres de los involucrados principales y protagonistas de
la toma de decisiones sobre el rumbo del proyecto y sus reemplazos
*As bien en dichas reuniones previas se definirn las fechas de las reuniones de la
Planeacin del proyecto donde estn involucradas ambas partes, esto incluye
conformacin y firma del contrato, definicin de requerimientos del sistema, seguimiento
de cronograma.
*En caso de faltar el responsable y su remplazo se proceder a llevar a cabo la reunin
en la fecha previamente definida como secundaria.
Cumplimiento del Cronograma
*Bajo toda premisa se debe cumplir con los tiempos estimados. Si se presenta un atraso
en la programacin del sistema se solicitara el remplazo inmediato de la persona ausente
para disminuir el impacto sobre las horas no laboradas.
*Se debe contar con un estimado de horas extra posibles para los involucrados en la
programacin previamente comunicado para evitar conflictos, el tiempo extra debe ser
donado a la causa del proyecto.
*Es importante llevar un control del avance y de las tareas diarias a realizar previo a
iniciar el da/semana de trabajo para definir las prioridades de estas. La definicin de
tareas diarias/semanales ayuda al pronto cumplimiento de los entregables y mejor
manejo del tiempo y del recurso humano as como es necesario levantar una lista de
imprevistos y como fueron corregidos al final del da/semana para prevenir futuros
inconvenientes.
*La conformacin de cronograma del proyecto debe ser conformado con los especialistas
y encargados de cada fase para la asignacin correcta de recurso humano basado en
experiencia y habilidades as como la definicin del tiempo que ser asignado a cada
tarea.
*El avance del proyecto debe ser expuesto al equipo de proyecto y se debe de manejar
prontamente los atrasos expuestos en dicho documento donde se reporta el estatus del
proyecto de acuerdo a la siguiente nomenclatura:
Rojo: En riesgo debido al atraso, compromete el cumplimiento de la fecha del
entregable
Amarillo: En riesgo pero puede ser corregido prontamente
Verde: Las actividades se estn desarrollando de acuerdo a lo determinado en la
EDT, no hay riesgo de atrasos.
Gris: Actividades detenidas (On Hold)
Azul: Actividades Completas

40

*Reuniones peridicas con el gerente de proyecto para comunicar los avances del trabajo
y comparar esta informacin con el compromiso determinado en el cronograma, este
control peridico ayuda a la resolucin de problemas, redistribucin de recursos y tareas
as como prevencin de futuros problemas.
Criterios de Calidad del Software de Inventarios
* Al igual que con el resto de las caractersticas del producto a desarrollar, en las
reuniones para definir este, se debe integrar todos los cambios y modificaciones
requeridas por el cliente que sean aprobadas y negociadas por el equipo desarrollador
del proyecto. Este ejercicio es previo a la creacin de dicho software con la intencin de
prevenir un alto volumen de requerimientos de cambio por parte del cliente durante la
etapa de diseo.
* Es necesario la creacin de un mtodo de manejo del cambio con una plantilla que el
cliente debe entregar firmada para el anlisis del equipo desarrollador. Si dicho cambio es
rechazado o genera dudas se proceder a llevar a cabo una reunin con el solicitante, el
gerente del proyecto y el jefe de los programadores para analizar la factibilidad de dicha
actualizacin.
*El anlisis de factibilidad cuenta con los factores de: disponibilidad del recurso humano,
impacto sobre cronograma, impacto sobre costos y funcionalidad del sistema. En caso de
aceptacin se comunicara el impacto al cliente si hay alguno, se corregir la
documentacin y se asignara el recurso ms idneo.
Etapa de pruebas
*Las pruebas deben ser definidas sobre las funcionalidades crticas y bsicas del sistema.
Se debe evaluar la capacidad de la multifuncionalidad de este.
*La documentacin de las pruebas debe ser una gua hacia el xito del sistema sobre los
resultados esperados previamente definidos.
*En caso de un problema con las pruebas se debe analizar si lo creado coincide con lo
esperado; se debe de llevar un control paulatino de los avances en la realizacin del
producto contra lo acordado en la etapa de diseo para detectar incongruencias en la
etapa de desarrollo.
Capacitacin a usuario

*Nivelar por medio de pruebas y capacitacin el conocimiento bsico en la metodologa


de Sistema de Inventarios, Manejo y Mantenimiento del sistema as como la resolucin de
errores comunes en el uso de esta.

41

Documentacin del Producto/Manejo de Software


*La documentacin del proyecto debe seguir un estndar al cual se debe de adaptar el
equipo de trabajo.
*Dicho estndar se ha predefinido por le empresa y compone: Descripcin del resultado
esperado, Acciones realizadas, responsable, pruebas llevadas a cabo, resultados de
estas. Si dichos resultados son satisfactorios se procede a la siguiente prueba si no se
debe detallar las acciones tomadas para su correccin y cantidad y descripcin de las
pruebas llevadas a cabo antes de obtener el resultado esperado.
Fuente: Creacin Propia

Conclusiones

La Metodologa del PMI para la administracin de proyectos propone herramientas


eficaces que ayudan a mantener claro el alcance del proyecto y sus objetivos desde
su planeacin hasta el cierre de este

Una de las partes ms importantes de los proyectos de implementacin de software


es la nivelacin y entendimiento del conocimiento y las habilidades del usuario final,
para enfocar los requerimientos de este y garantizar su uso adecuado.

El cierre exitoso de este proyecto marca el inicio del programa de Proyectos


enfocados a Necesidades Tcnicas del Hogar Manos Abiertas patrocinado por el
equipo de Responsabilidad Social de Citi Shared Services de Costa Rica.

Recomendaciones

El cumplimiento a cabalidad de los controles establecidos sobre los entregables del


proyecto garantiza el xito de este en cada una de sus etapas.

El Manejo del Cambio debe ser estructurado para evitar alteraciones al Plan inicial
de proyecto.

42

El entendimiento del software, su uso y mantenimiento a nivel de usuario garantiza


el xito de dicha herramienta.

43

Apndices

Apndice 1. Acta de Constitucin del Proyecto

Acta de Constitucin del Proyecto


Nombre del proyecto
Implementacin Sistema de Inventarios de Farmacia y Expediente de pacientes electrnico
para Hogar Manos Abiertas
Objetivo del proyecto
Implementacin de un sistema de un sistema de manejo de inventarios de farmacia y
Expediente Mdico Electrnico en el Hogar Manos Abiertas de Alajuela, para agilizar la
rotacin de las existencias en la farmacia, mantener siempre una reserva de medicamentos
de alta importancia as como mantener un control por medio del expediente de las
necesidades de los pacientes del centro.
Objetivos especficos del proyecto
10. Establecer una aplicacin mdica integral que sea de bajo costo, que agilice y
estandarice la operacin diaria de la farmacia y ligar la funcin de esta a los
medicamentos indicados en las recetas mdicas para los 100 pacientes que
actualmente habitan en la fundacin. Esto por medio de expedientes electrnicos
que sean uniformes, legibles y rpido de consultar y modificar.
11. La aplicacin debe ser capaz de guardar en forma digital y segura toda la
informacin con la cual interacta el sistema, como son los datos del paciente, sus
consultas y su seguimiento, historia clnica y principalmente la medicacin indicada
por el mdico. Dicha informacin debe de estar adems alineada al formato de
reportes requerido por el PANI para el seguimiento de los menores de edad
internados en el centro para disminuir el tiempo de preparacin de dichos reportes.
12. El sistema informtico debe adaptarse al hardware existente en el hospital, como en
servidores, equipo de cmputo, perifricos y redes de datos.
13. Llevar a cabo la capacitacin a dos o tres trabajadores del rea de administrativa de
la Fundacin en la administracin de la herramienta con la finalidad de proveer
asesora y seguimiento durante la implantacin y operacin del sistema Esto con el
fin de proveer mantenimiento y soporte tcnico al sistema. As tambin se proveern
recomendaciones para el acceso de las existencias de la farmacia para efectividad
de dicho sistema de inventarios.
14. Emisin de diagnsticos y recetas mdicas de forma efectiva. Se mantiene un
control sobre la prescripcin emitida, salidas y entradas del stock de farmacia de
acuerdo a dichas recetas. Realizar un anlisis ABC para el mejor manejo del espacio
fsico de la farmacia.

44

15. Cumplir a cabalidad con los requerimientos de calidad sobre el producto que se est
instalando de acuerdo a las especificaciones y caractersticas de este acordadas con
el cliente.
16. Controlar el cumplimiento de los entregables por medio de reuniones internas
peridicas de control tanto con el patrocinador. As como reuniones de control con el
cliente para anlisis del estatus del proyecto.
17. Manejo efectivo y acuerdo sobre el uso de los canales de comunicacin tanto
externos como internos para asegurar la eficiencia en las tareas as como la
maximizacin de los recursos disponibles de los cuales provee el patrocinador.
18. Llevar a cabo la instalacin en los computadores del centro. Para esto se han
definido 4 mdulos bsicos:
a. Mdulo 0: Base de Datos que permite el almacenaje de los datos personales
y ficha medica de pacientes. (Perfil)
b. Mdulo 1: Control del inventario de la farmacia. Existencias actuales,
rotacin, requerimiento de pedidos y manejo de reservas.
c. Mdulo 2: Creacin de las rdenes peridicas para la formulacin y
aprobacin de recetas para realizar los pedidos a la farmacia de la CCSS.
d. Mdulo 4: Generacin de Reportes formato PANI para seguimiento de
estatus de los pacientes.
Justificacin del proyecto
Mejorar el manejo de las existencias de la farmacia de la Fundacin Hogar Manos Abiertas
para la rotacin y manejo de reservas adecuado de la farmacia del centro. Actualmente se
hace un control bsico manual y se almacena en hojas de Excel, no se calcula
adecuadamente y de forma sistemtica el punto donde se debe reordenar las medicinas
que son expedidas por la CCSS por medio de una receta mdica la cual es a su vez parte
del proceso de reabastecimiento, el cual involucra la visita mdica y la emisin de dicha
receta por parte del mdico. Dichas recetas van a variar la cantidad o variedad de
medicamentos a solicitar por lo tanto el record de pedidos no siempre va a ser igual.
Entre otros factores que comprometen la confiabilidad en el manejo de las existencias se
encuentra el manejo de las emergencias en el centro. Si bien es cierto en el momento de
una emergencia se debe de recurrir a la reserva y alterar el stock, en este momento no se
maneja un procedimiento de reportar y actualizar las listas de existencias que se manejan
de los medicamentos, esto entre otros ha provocado que muchas veces se deba
desembolsar dinero por parte de los encargados del centro o de los fondos de
funcionamiento de la operacin para reabastecerse.
No existe una base de datos de los pacientes de forma digital, nicamente fsica por lo tanto
los reportes solicitados por el PANI de forma peridica o sorpresiva toman mucho tiempo al
ser realizados en MS Word por una de las personas que a la vez est encargada de la
atencin de los pacientes lo cual genera retrasos en la entrega y compromete la operacin
de dicho centro.
Factores crticos de xito

45

No exceder el presupuesto de $500 mensuales as como justificar efectivamente los


incrementos a este los cuales no pueden exceder el 15%.

No exceder los 9 meses que se estima para el desarrollo del proyecto.

Considerar un sistema de bajo costo y fcil acceso para garantizar la continuidad y


efectividad de su uso en el tiempo.

Se realizarn reuniones de seguimiento una vez al mes con los responsables del
proyecto por parte del Hospital del centro, para analizar los avances y presentar los
entregables del proyecto.

La gestin de los cambios que provienen del cliente o patrocinador, se manejara por
medio de plantillas de solicitud firmadas por ambas partes y aprobadas por el equipo
de proyecto previo anlisis de estas.

Se proveer manuales de usuario final y administrador para garantizar el buen


funcionamiento de la herramienta y asegurar continuidad en su uso. Dicho manual
incluir las variaciones sugeridas incluso al nuevo sistema de inventarios y los
controles a implementar

Factores crticos de xito

El proyecto excluye:
Migracin de datos. (Digitalizacin de documentacin existente) esta tarea ser
realizada por funcionarios o voluntarios que el centro va a destinar para esta funcin
previo acuerdo. La carga de datos para modo de prueba se realizara por parte de un
voluntario de la fundacin destinado al seguimiento del proyecto, en todo caso en la
parte de implementacin se dar soporte tcnico requerido.

Compra de servidores, equipo de cmputo, perifricos y redes de datos para la


instalacin, se trabajar con el equipo existente.

Contratacin de personal (El patrocinador CITI Shared Services donara un


porcentaje del tiempo de su fuerza laboral que rondara del 15 al 20% de la jornada,
para la conformacin del sistema, involucracin en el proyecto as como instalacin
y mantenimiento por un periodo que an est en estudio)

Asunciones o Supuestos del proyecto

Se asume que la plataforma actual del hospital en trminos de capacidad de


servidores y computadores es suficiente para la instalacin del paquete bsico, de
esta forma se puede decir que se cuenta con la estructura para realizar la
implementacin de manera exitosa.(anlisis previo de adaptabilidad)

46

El personal asignado a discrecin por Citi Shared Services para desarrollo del
sistema contara con el tiempo definido para su aporte al proyecto, queda a
discrecin del trabajador donar horas extras a este proyecto).

La persona de la fundacin destinada a trabajar durante el proceso es


responsabilidad de dicho centro. Por lo tanto el hecho de ser voluntario o empleado
directo no impactar los costos de la realizacin del proyecto.

Los usuarios finales tienen un conocimiento bsico del paquete de software de MS


Office.

Administrador del proyecto


Ing. Laura Ramrez Narvez Director de Proyectos
Tiempo estimado del proyecto
4.5 meses (Iniciando en Junio 3 y finalizando en Octubre 18, 2013)
Costo del proyecto
Inversin Total: $2250 (presupuesto pre aprobado, $500/mes)
Patrocinador del proyecto
Citi Shared Services de Costa Rica {Programa Diversity de Responsabilidad Social}
Contacto: Eligio Duarte CSS CR Program Manager Social Responsibility Technical Needs

47

Apndice 2. Diagrama de Gantt (Cronograma)

Fuente Creacin Propia

48

Apndice 3. Formulario de Solicitud de Cambios

Informacin General
Nombre del Proyecto:

Fecha

Empresa/ Cliente

Contacto

Telfono

Email

Fax

Gerente de Proyecto

Telfono

Email

Fax

Definicin de la Solicitud de Cambio


Descripcin Describir el cambio propuesto.

Justificacin Justificar porque se debe implementar el cambio solicitado.

Impacto de no implementar Explicar el impacto si es que el cambio propuesto no es implementado.

Alternativas Proveer al menos tres alternativas que podran ser implementadas en lugar del cambio propuesto.

Anlisis de la Solicitud de Cambio


Marque cada opcin que sea aplicable:
Calendario Proyecto

tem Configuracin

Costes Proyecto

Alcance Proyecto

Tecnologa

Roles/Responsabilidades

Descripcin del Impacto Describir el impacto de cada tem marcado.

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Revisin Inicial de la Solicitud de Cambio


Fecha de Revisin

Nombre del Revisor

Rol en el proyecto del Revisor

Recomendacin
Aprobar
Rechazar
Postergar hasta: [FECHA]
Aprobar
Rechazar
Postergar hasta: [FECHA]

Justificar la Recomendacin - Explicar la justificacin de la recomendacin.

Aprobacin Final de Gerencia de la Solicitud de Cambio


Fecha final de
aprobacin

Nombre

Cargo

Recomendacin
Aprobar
Rechazar

Instrucciones Especiales Proveer cualquier informacin adicional relacionada con la recomendacin final.

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Bibliografa

Project Management Institute. (2008). A guide to the Project Management body of


knowledge (PMBOK Guide). (4Edic.) Pennsylvania, USA: Project Management
Institute, Inc.

Kerzner, H. (2009). Project management: a systems approach to planning,


scheduling, and controlling. (10th Ed.). New Jersey, U.S.: Wiley.

Ghirelli, M (1991-2) Europe without: Crtica Sociolgica pp 90-6

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