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Gestin de los Equipos y las

Comunicaciones del Proyecto


- Parte 1 -

K
O
B
PM

t
ect men
j
o
Pr nage
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Ma titut
s
In

Presentacin
Fabio Muoz Jimnez
MSc - MBA - PMP
Jefe Sistemas de Informacin
Departamento Tecnologa de Informacin
Poder Judicial de Costa Rica

fmunoz@poder-judicial.go.cr
fmunozj05@yahoo.com.mx

Este proyecto es muy importante, pero no tiene


presupuesto, ni plan, ni guas, ni personal . . .
Y debe estar listo para maana por la maana ...
Finalmente, aqu est tu oportunidad de impresionar realmente a
todos.

Cinco (5) GRUPOS DE PROCESOS

Nueve (9)
OK
PMB

REAS DE CONOCIMIENTO

t
t
jec men
Pro nage
e
Ma titut
Ins

Cuarenta y cuatro (44)


PROCESOS

ENLACES ENTRE GRUPOS DE PROCESOS EN UNA FASE


PROCESOS
PROCESOS
DE
DE
INICIACIN
INICIACIN

PROCESOS
PROCESOS
DE
DE
PLANIFICACIN
PLANIFICACIN

PROCESOS
PROCESOS
DESEGUIMIENTO
SEGUIMIENTO
DE
CONTROL
YYCONTROL

Las flechas representan


flujo de informacin.

PROCESOS
PROCESOS
DE
DE
CIERRE
CIERRE

PROCESOS
PROCESOS
DE
DE
EJECUCIN
EJECUCIN

Gestin de Proyectos
4.Gestin Integracin del
Proyecto

5.Gestin del Alcance del


Proyecto

4.1 Desarrollo del Plan


5.1 Iniciacin
del Proyecto
5.2 Planificacin Alcance
4.2 Ejecucin del Plan del
5.3 Definicin del Alcance
Proyecto
5.4 Verificacin de Alcance
Incluye
los
procesos
requeridos
para
4.3 Control Integrado de
5.5 Control
de Cambios
de la
Planificacin, Adquisicin yAlcance
Desarrollo de los
Cambios

Recursos Humanos que requiere el proyecto

6.Gestin del Tiempo del


Proyecto
6.1 Definicin Actividades.
6.2 Secuenciamiento Activ.
6.3 Estimacin Duracin
Actividades.
6.4 Desarrollo del Programa
6.5 Control del Programa

7.Gestin de Costos
del Proyecto

8.Gestin de la Calidad
del Proyecto

9.Gestin de Recursos
Humanos

7.1 Planificacin Recursos


7.2 Estimacin de Costos
7.3 Presupuestacin Costos
7.4 Control de Costos

8.1 Planificacin de la
Calidad
8.2 Aseguramiento de la
Calidad
8.3 Control de Calidad

9.1 Planificacin de la
Organizacin
9.2 Adquisicin del Personal
9.3 Desarrollo del Equipo

10. Gestin de
Comunicaciones

11.Gestin de Riesgos
del Proyecto

12.Gestin Adquisiciones
del Proyecto

10.1 Planificacin de las


Comunicaciones
10.2 Distribucin de
Informacin
10.3 Informe de Realizacin
10.4 Cierre Administrativo

11.1 Planif.
Planif. Gesti
Gestin de Riesgos
11.2 Identificaci
Identificacin de Riesgos
11.3 An
Anlisis Cualitativo Riesgos
11.4 An
Anlisis Cuantitativo Riesgos
11.5 Planif.
Planif. Respuesta a Riesgos
11.6 Monitoreo & Ctrl Riesgos

12.1 Planif. Compras y Adq


12.2 Planif. la Contratacin
12.3 Solic. Resp. Vendedores
12.4 Seleccin Vendedores
12.5 Administ. del Contrato
12.6 Cierre del Contrato

El xito en los proyectos

Incertidumbre en los proyectos

PRODUCTOS y
SERVICIOS

PROVEEDORES

Gestin
de los
Recursos
Humanos

CLIENTES
Stakeholders

La explosin de opciones
Estilos - Modelos

1970s

Vehculos
Cereales
Microcomputadoras

140
160
0

2006
260
340
400

Web Sites

Pasta de dientes

27

Enjuages bucales

15

66

15

41

70

285

Tamao pantalla TV
Jeans
Zapatos de correr

85,757,894

La Industria de la Eleccin


Hoy en televisin por cable tenemos


hasta 150 canales.
Nos estn amenazando con flujo de
video = 500 canales.
Industria dedicada a ayudar a la gente
con sus elecciones.
Las opciones atraen ms opciones.

Tema para el Ensayo

Los Coristas
Billy Elliot
Coach Carter
La leyenda de Bagger Vance

Tema para el Ensayo







En grupos
Analizar un mnimo de 2 pelculas
Hacer un Ensayo
Referencia documento Elaboracin del
Ensayo
Tratar los temas de:
 Motivacin
 Coaching
 Mentoring

Mentor
Guardin de la casa de Odiseo (Ulises)
 Un Gerente en rol de consejero


Qu es una Competencia?
El saber
El saber
hacer
El saber
actuar

Competencia


Una caracterstica subyacente de un individuo


(una parte de base y relativamente
permanente de su personalidad) que est
relacionada con un desempeo superior o
efectivo.
Las competencias son la causa de hacer bien
las cosas, pues habilita para un puesto.
Son la suma de un saber, un saber hacer
y un saber actuar.

El Saber






Es el conjunto de informacin posedo por


una persona. Se le conoce como
conocimiento declarativo, pues se trata de
datos sobre el mundo de los que somos
conscientes y pueden ser declarados.
Capacidad de almacenar y distribuir datos.
Todos los datos que manejamos.
Ejemplo: Capitales, Tipo de cambio, etc.

El Saber Hacer


La capacidad de ejecutar patrones de


conducta complejos y bien organizados, de
manera suave y adaptativa, para alcanzar un
objetivo.
Es un conocimiento operacional y prctico,
acerca de cmo hacer algo.
Ejemplo: Queque de naranja.

El Saber Actuar


Es el saber ir ms all de lo previsto, saber


innovar y dar respuesta a situaciones
novedosas, donde no hay un procedimiento
que diga cmo actuar.
Cmo afronto una circunstancia que tena un
camino ya prescrito.
Ej. No hay luz, no hay naranjas.

Velocidad
Fuerza
Resistencia
Coordinacin
Agilidad
Conocimiento de reglas
Perseverancia
Optimismo
PERO LA SUMA DE ESTOS
SABERES NO VUELVE
COMPETENTE A UN
FUTBOLISTA

Para ser competentes en el ftbol


se requieren ciertos saberes,
desarrollar diversas capacidades

...sino su habilidad para


hacer uso creativo de
ellos en la cancha, cada
vez que enfrenta un
problema
o se propone lograr un
propsito

Ejemplo de Saber Actuar




La correcta aplicacin de Acciones


Disciplinarias

Dos compaeros acudieron a las vas de


hecho

Gestin de Recursos Humanos


9.1 Desarrollar el Plan de Recursos Humanos
9.2 Adquirir el Equipo del Proyecto
9.3 Desarrollar el Equipo del Proyecto
9.4 Dirigir el Equipo del Proyecto

9.1 Desarrollar el Plan de Recursos


Humanos

Identificar y documentar los roles,


responsabilidades y relaciones jerrquicas
del proyecto

Adquirir el Equipo del Proyecto

La adquisicin de personal implica


conseguir los recursos humanos (personas
individuales o grupos) necesarios para ser
asignados al proyecto y trabajar en l.

Desarrollar el Equipo del Proyecto

El desarrollo del equipo comprende tanto


la mejora de la capacidad de las personas
involucradas en el proyecto para trabajar
individualmente, como la mejora de la
capacidad del equipo para funcionar como
tal.

Dirigir el Equipo del Proyecto


Hacer un seguimiento del rendimiento de
los miembros del equipo, proporcioinar
retroalimentacin, resolver polmicas y
coordinar cambios a fin de mejorar el
rendimiento del proyecto.

Organizacin del Proyecto en la Empresa

- Organizacin funcional
- Organizacin por proyectos
- Organizacin matricial

Concepto de empresa

Empresa es el conjunto de elementos


organizados de produccin, orientados a
un fin concreto

Organizacin funcional

Organizacin en unidades funcionales

Organizacin funcional del proyecto

La organizacin funcional del proyecto se


basa en el nombramiento de un Director
de Proyecto, con autoridad sobre el
personal que trabajar en l, aunque
dicho personal no se adscribe nicamente
a dicho proyecto.

Ventajas de las unidades funcionales









El personal tcnico est agrupado,


incentivando el desarrollo especializado.
Se precisa menos personal tcnico.
Flexibilidad en la utilizacin del personal.
Pueden trabajar en varios proyectos.
Continuidad en las polticas, procedimientos
y organizacin de un proyecto a otro.

Inconvenientes de organizacin funcional







Dificultad para controlar proyectos grandes.


Dificultad para delimitar responsabilidades.
Dificultades de coordinacin y planificacin.
Respuesta lenta a las necesidades del
proyecto.
El xito de un nuevo proyecto est
subordinado a la carga de trabajo rutinario
del momento.
La alta direccin tiende ms a afianzar la
organizacin que al nuevo proyecto.

Organizacin por proyectos

En una organizacin por proyectos, los


miembros del equipo suelen estar
asignados permanentemente y el director
de proyecto tiene gran autoridad e
independencia.

Organizacin
en equipos
de proyecto

Organizacin en equipos de proyecto

Organizacin por proyectos


Ventajas de los equipos de proyecto
 Control

directo de todas las actividades

 Reduccin

de problemas de
coordinacin

 Responsabilidades

centralizadas

claras y

Inconvenientes de la organizacin por


proyectos






Multiplicacin de funciones.
Dificultad para encontrar personal.
Necesidades adicionales de personal.
Costosa y prohibitiva para pocos proyectos.
No favorece la formacin de tcnicos
especializados.
Favorece a personas inclinadas a las
actividades administrativas.
Los tiempos muertos no se compensan.

Organizacin matricial del proyecto


La organizacin matricial se basa en el
nombramiento de un Director de proyecto
(quizs con un pequeo nmero de
colaboradores y asesores), cruzndose
responsabilidades jerrquicas y funcionales
de los diversos departamentos que
intervienen en el proyecto.

Organizacin en matriz

Organizacin en
matriz

RESPONSABILIDADES DE LOS PARTICIPANTES EN ORGANIZACIN MATRIZ

Ventajas de la organizacin matricial




Separa la administracin y gestin de la


tcnica.
Los conocimientos tcnicos se desarrollan y
localizan dentro de un mismo grupo de
trabajo.
Permite el desarrollo de cada persona en el
sentido que ms le guste.
La disponibilidad de personal es efectiva
para el equipo de proyecto.

Inconvenientes de la organizacin
matricial


Necesidad de mayor direccin y


supervisin.

Necesidad de sistema de comunicacin


eficaz.

Esfuerzo constante para equilibrar coste,


plazo y calidad.

Esfuerzo para controlar el poder de cada


elemento funcional o de proyecto.

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