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Como evitar errores clsicos en proyectos de IT a

travs de mejores prcticas [1]


En el intento de evitar desastres en un futuro, muchas organizaciones estn
aprendiendo del pasado mediante la realizacin de retrospectivas, es decir
autopsias de los proyectos o revisiones posteriores a la implementacin. Si
bien las retrospectivas individuales cuentan historias nicas y contribuyen al
aprendizaje organizacional, una visin an ms enriquecida se puede obtener
examinando mltiples retrospectivas a travs de una gran variedad de
organizaciones a travs del tiempo.
Los errores clsicos y las mejores prcticas que se proponen a continuacin son
el resultado del estudio realizado por R.Ryan Nelson 1, Ph.D. en administracin
de negocios de la universidad de Georgia. En este estudio se agrupa el
conocimiento obtenido por 99 retrospectivas realizadas en 74 organizaciones
entre el 2000 y el 2007. Nuestra intencin es mostrar como las diferentes
metodologas expuestas facilitan e incentivan el uso de estas mejores
prcticas.

Como evitar estimaciones y planificaciones pobres


El proceso de estimacin y planificacin consiste en dimensionar y definir el
alcance del proyecto, estimando el esfuerzo y el tiempo requerido, y luego
desarrollar un calendario, teniendo en cuenta factores como disponibilidad de
recursos, adquisicin de tecnologa, y los ciclos del negocio. Los beneficios de
estimados precisos incluyen menores errores; menos horas extras, calendarios
precisos, y rotacin de personal; mejor coordinacin con tareas no relacionadas
con desarrollo; mejor manejo del presupuesto; y por supuesto, mayor
credibilidad para el equipo de proyecto.
Basado en la investigacin, los equipos de proyecto pueden mejorar la
estimacin y planificacin usando estimados basados en los desarrolladores,
una modificacin del mtodo Delphi, informacin histrica, algoritmos (por
ejemplo COCOMO II), y software de estimacin como QSM SLIM-Estimate, SEERSEM y Construx Estimate.
Adicionalmente, muchos de los equipos de retrospectivas sugieren realizar los
procesos de estimacin como series de refinamientos iterativos, con estimados
presentados en rangos que continuamente disminuyen a medida que el
proyecto avanza en el tiempo. El grfico de estimacin de convergencia
(tambin conocido como el cono de incertidumbre) se conoce como una
representacin grfica de este concepto.
1 Ryan Nelson es profesor, Director del centro para la gestin de tecnologas de
la informacin (CMIT), y el director del programa de maestra en ciencia de
gestin de tecnologas de informacin en la escuela de comercio MCIntire de la
universidad de Virginia (UVa). Recibi su ph.D. en administracin de negocios
de la Universidad de Georgia en 1985 y estuvo cinco aos en la facultad de la
universidad de Houston antes de unirse a la UVa.

Cuatro enfoques valiosos para mejorar la estimacin y planificacin de


proyectos incluyen (1) desarrollar bajo la tcnica de Timeboxing 2 ya que los
proyectos cortos y pequeos son ms fciles de estimar, (2) crear una
estructura de descomposicin de trabajo para ayudar a dimensionar y definir el
alcance de los proyectos, (3) retrospectivas para capturar tamao, esfuerzo y
tiempo real para usar en futuros estimados de proyectos y (4) una oficina de
gestin de proyectos para mantener un repositorio de los datos de proyectos a
travs del tiempo.

Como evitar a gestin ineficaz de los interesados


Segn Rob Thomsett, autor de Radical Project Management3 y en concordancia
con los resultados del estudio en mencin, una gestin ineficaz de los
interesados es la segunda mayor causa de proyectos fallidos. Los equipos
retrospectivos identificaron varias mejores prcticas para mejorar la gestin de
interesados incluyendo el uso de hojas de clculo de los interesados y grficos
de valorizaciones. Esta herramienta facilita el mapeo tridimensional del poder
(por ejemplo influencia sobre otros y control directo de recursos), nivel de
inters de y grado de resistencia/apoyo de los interesados.
Otras buenas prcticas en esta rea incluyen el uso de planes de
comunicacin, la creacin de oficinas de gestin de proyectos y gestin de
portafolios. Las dos ltimas reconocen el hecho de que algunos interesados
pueden jugar roles en mltiples proyectos. Como resultado, un descuido en un
proyecto puede terminar produciendo un efecto domino en otros proyectos que
comparten uno o ms involucrados.

Como evitar una gestin de riesgos insuficiente

2 La tcnica del timebox consiste en fijar el tiempo mximo para conseguir unos
objetivos, tomar una decisin o realizar unas tareas, y hacer lo mejor que podamos en
ese intervalo. De esta manera, en lugar de ponerse a trabajar en algo hasta que est
hecho, de antemano se acuerda slo se dedica un tiempo limitado.

3 Thomsett, R. Radical Project Management, Prentice-Hall, 2002