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ALUMNA: Liz Evelin Ocaa Nicols

Captulo 13: LA FUNCION ALMACENES Y SU ORGANIZACION

El almacn es una unidad de servicio en la estructura orgnica y


funcional de una empresa comercial o industrial, con objetivos bien
definidos de resguardo, custodia, control y abastecimiento de materiales
y productos.
Entre los elementos que forman la estructura del sistema logstico, en
las empresas industriales o comerciales, el Almacn es una de las
funciones que acta en las dos etapas del flujo de materiales, el
abastecimiento y la distribucin fsica, constituyendo una de las
actividades importantes para el funcionamiento de la Empresa.
Actualmente las modernas tcnicas de organizacin de empresas y la
reunin de los elementos logsticos en una sola dependencia, hacen
resaltar la enorme importancia que, en el desarrollo do una empresa,
tiene el almacenaje en cualquiera de sus etapas y el efecto que ejerce,
en los aspectos financieros, contables y tcnico. El sobre stock y
agotamiento de las existencias son los dos extremos entre lo que se
debate el almacn, el uno conduce con cierta frecuencia a los obsoletos
o artculos en desuso, y el otro a las paralizacinnes de produccin o
ventas, falta de cumplimiento con los clientes, mayores gastos de
obtencin de los artculos, etc. La importancia del almacn ha resaltado
en los ltimos tiempos, llegndose a expresar que la organizacin de
una empresa se inicia en el almacn, por ser el eje o ncleo de las
actividades administrativo-contables. De all que deba dedicarse tiempo
y preocupacin) a la organizacin y buen funcionamiento de los
almacenes, buscando obtener eficiencia y rendimiento adecuados en el
cumplimiento de sus tareas.
1. ORIGEN DEL ALMACEN
Tratndose de Almacenamiento, es interesante determinar Cmo y
Por qu se origina el Almacn; Cul es la razn que determina que en
todas las Organizaciones, sean Industriales o Comercia-los, existan
almacenes; y para ello hay que recordar que producir es contar con la
materia prima Conveniente, para que elaborada en la fbrica, pueda
convertirse en el Producto; y ste ofrecido o solicitado ser vendido y
dar lugar a una nueva produccin. De esta manera se forma un
ciclo, que se denomina CICLO. DE LA PRODUCCION, constituido por
los siguientes elementos:

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Materia Prima
Fbrica
Producto
Cliente

Que da origen a los almacenes, en razn de que nunca se podr contar


con la materia prima, en el momento preciso y en cantidad suficiente,
sino se ha adquirido con anterioridad como para tenerla a la mano
cuando se necesite (Almacenes Industriales) y tampoco una vez
elaborado el producto, se dispondr del cliente que lo adquiera apenas
se termine la elaboracin, sino que es necesario guardarlo despus de
elaborado y mientras es adquirido (Almacenes Comerciales).
Profundizando un poco ms en el tema, existen factores tales como la
demanda, la escasez, la obtencin de buenos precios, la lejana del lugar
de obtencin, etc. que obligan a las organizaciones a abastecer de
materias primas o de producto, en cantidad suficiente como para que
puedan progresar y seguir adelante. Estos factores exigen que se
controle el abastecimiento, de manera de estar alertas para evitar el
agotamiento o la acumulacin de. Las existencias, en vista de la
influencia que estos dos aspectos tienen en la vida de la organizacin
2. ORGANIZACION DEL ALMACEN
2.1 Finalidad
Si se tiene en cuenta que el Almacn es la dependencia logstica de la
empresa, que guarda la materia prima, semiacabados, artculos de
consumo o el producto terminado, para proporcionarlo con oportunidad
cuando se necesite, es lgico que su finalidad ser: "realizar las
operaciones y actividades necesarias, para suministrar los materiales o
artculos en condiciones de uso y con oportunidad, de manera de evitar
paralizaciones por falta de ellos o inamovilidad de capitales por sobreexistencias". Esto significa que el almacn debe disponer de su propio
control sobre lo que guarda, a fin de asumir la responsabilidad por los
materiales en stock, pudiendo apoyar a Control de Inventarios para la
renovacin e impulsar su movimiento haciendo presente la acumulacin
o falta de materiales.
2.2 Actividades y Deberes
A fin de lograr el objetivo o finalidad indicada, hay que desarrollar las
actividades inherentes al cumplimiento de las tareas que constituyen el
trabajo del personal de almacenes y que consisten en:

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a) Recibirlos materiales que enva el proveedor u otro almacn.


b) Descargarlos, desembalarlos y verificarlos.
c) Entregarlos a los depsitos
d) Guardarlos ubicados
e) Preocuparse por su mantenimiento, evitando su deterioro o prdida.
f) Controlar su estado y ubicacin
g) Entregarlos cuando los soliciten con autorizacin
h) Controlar su movimiento fsico para solicitarlos en caso necesario.
i) Procurar su renovacin a fin de mantener una cantidad definida.
j) Clasificar los materiales en existencia.
Estas actividades se renen por su afinidad o similitud y pueden
constituir los deberes del Almacn que se inician con la recepcin y
terminan con la solicitud. De renovacin o reposicin, como se puede
apreciar a continuacin.

Recibir los materiales


Clasificarlos
Almacenarlos ubicados
Mantenerlos y cuidarlos
Entregarlos con autorizacin
Controlarlos
Solicitar su reposicin

Y que constituyen un ciclo, ya que una vez solicitada su renovacin se


volver al primer paso, es decir recibir los materiales, y se continuar
con los otros. Este ciclo es conocido como CICLO DE ALMACENAJE y su
realizacin est encomendada al personal de almacenes y control de
inventarios.
2.3 Elementos del Almacn.
Conforme se indic al tratar la Organizacin en la Primera Parte de este
libro, el cumplimiento eficiente de las actividades requiere su agrupacin
por afinidad o similitud y la asignacin a elementos idneos que con su
labor permitirn lograr la finalidad u objetivo asignado al almacn. Se
debe tener en cuenta que la asignacin de las actividades reunidas,

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como deberes o funciones, trae aparejada una responsabilidad que debe


asumir el personal del almacn.
Si se analizan las actividades expuestas y su agrupacin se podr
determinar los elementos que deben existir y conformar la funcin de
Almacenes. As se tiene que al recibir, descargar, desembalar y controlar
los materiales que llegan al almacn, constituye una funcin bastante
amplia y de gran, responsabilidad, cuyo cumplimiento requiere
minuciosidad y sobre todo dedicacin. Es por eso a un solo elemento
que asuma la responsabilidad de autorizar el ingreso de los materiales a
la empresa.
La clasificacin de los materiales facilita el control y permite mejorarlo,
dando lugar a que se soliciten oportunamente y Compras pueda
disponer de suficiente tiempo para la renovacin de los stocks.
Almacenar los materiales significa guardarlos en un lugar determinado
en el cual se puedan encontrar fcilmente, en razn de la sealizacin o
codificacin de cada lugar, para que su entrega sea rpida al ser
solicitados
El mantenimiento o cuidado de los materiales, consiste en cuidarlos y
evitar su deterioro mediante tratamientos especiales en funcin del tipo
de material y del deterioro que pueda sufrir por accin del clima,
manipuleo o del mismo almacenaje. La tarea es delicada y requiere de
tiempo y de control constante para prevenir las posibilidades de que se
malogren o deterioren los materiales, por lo que el personal que la
ejecute debe tener experiencia al respecto.
Hecho el anlisis, completamente simple, de las actividades que se
realizan en el almacenamiento, se puede concluir indicando que en todo
almacn' deben existir, cuando menos, cuatro elementos que se
denominan dela siguiente manera:

Recepcin
Almacenaje y entrega
Control
Mantenimiento

Y que al desempear las tareas inherentes a sus funciones debern,


actuar coordinadamente para cumplir con la finalidad o el objetivo del
almacn. La mencionada coordinacin se logra si todos los almacenes
actan bajo un slo comando o jefatura que dirige y coordina el trabajo,

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asumiendo la responsabilidad de que el almacn cumpla su finalidad


dentro de la organizacin.
2.4 Funciones de los elementos
Se han indicado las denominaciones que corresponden y las actividades
y deberes a su cargo, de ellos se deduce la finalidad o funcin bsica de
cada uno, que se asignar en el Manual de Funciones correspondiente,
como por ejemplo:
Jefatura de Almacenes. Dirigir y coordinar la labor de los diferentes
elementos
que
constituyen
la
dependencia
de
almacenes,
responsabilizndose por su buen funcionamiento y control y por el
cumplimiento de la finalidad designada.
Recepcin. Recibir los artculos que lleguen al almacn, comprobando
si son los solicitados, por medio de la confrontacin con el pedido u
orden de compra y determinando el estado en que llegan, la cantidad y
calidad, procediendo a entregarlos posteriormente a las bodegas o
depsitos de almacenaje y de despacho, donde se guardarn hasta su
utilizacin.
Almacenamiento propiamente dicho. Recibir los artculos, que le
entrega Recepcin, confrontndolos con el Parte de Ingresos que ste
debe elaborar; despus de recibidos, los ubicar de manera de saber
exactamente dnde se encuentran, guardndolos hasta que les sean
solicitados y los entregar a cambio de la orden de salida o despacho
correspondiente.
Control. Controlar el movimiento de las existencias, estableciendo el
momento de pedir y las cantidades mnimas y mximas por mantener
de cada artculo; proceder a clasificar las existencias y solicitar su
reposicin cuando sea conveniente.
Mantenimiento. Se encargar de mantener en buen estado de
conservacin y limpieza las existencias y los depsitos, y realizar la
manipulacin y transporte de los artculos dentro de la zona de
almacenaje.
3. CICLO DE ALMACENAMIENTO
Al citar en lneas anteriores el ciclo de almacenamiento, se indic que
est constituido por los deberes que tiene' el almacn, para lograr la
finalidad que le corresponde dentro de la organizacin a la cual
pertenece, y que estos deberes constituan las funciones de los

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elementos que formaban el almacn. Por ello se ver en este captulo lo


correspondiente a estos elementos y como deben realizar o ejecutar sus
funciones teniendo en mente siempre la finalidad de la entidad que los
agrupa.
3.1 Recepcin

Este elemento del almacn es el encargado de recibir los artculos que


Compras adquiere, ya sea por solicitud de los propios almacenes o por la
de aquellos que usan el material, y su labor consiste en:

Descarga
Desembalaje
Inspeccin, Verificacin o chequeo
Ingreso o entrega a los depsitos, informando su llegada y elaborando un parte o informe de recepcin e ingreso.

Es decir, efectuar todas las tareas necesarias para decepcionar el o los


artculos y poderlos entregar a aquellos elementos que deben guardarlos
hasta su utilizacin.
3.1.1 Descarga.- Es la labor de trasladar los bultos en los cuales lleguen los artculos, de los medios en que han sido transportados hasta el
lugar en que sern recepcionados. Ella se puede realizar manual o
mecnicamente, y para hacerlo es conveniente que el personal que
debe recibir los artculos sepa anteladamente, cual es la mercadera que
llega, como llega, su peso, embalaje, etc., de manera que pueda tomar
sus previsiones para efectuar la descarga en el mnimo de tiempo
posible y con los medios adecuados.
Su principal preocupacin debe ser reducir al mnimo los gastos de
recepcin y evitar prdidas de tiempo o maltratos de los bultos en la
descarga, ya que sta puede dar lugar a deterioro de los materiales.
3.1.2 Desembalaje.- Es la labor manual de retirar los artculos de los
bultos en que han llegado, es decir, quitar a los artculos el embalaje que
traen, para ello se debe contar con personal especializado en esta labor,
por cuanto generalmente, es en ella que se producen las mayores
prdidas por deterioro, sobre todo cuando se trata de materiales o
artculos frgiles. Ello requiere que el desembalaje se realice en una
zona o espacio que permita ir sacando cada artculo y colocndolos en l
o los lugares donde se efectuar la verificacin o chequeo sin que se
mezclen.

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Inspeccin, Verificacin o chequeo.- Consiste en determinar si se


trata verdaderamente de los artculos solicitados, si la cantidad
concuerda con la pedida y si la calidad de los requisitos tcnicos exigidos en el pedido corresponde con los artculos llegados.
Esta parte de la recepcin, es posiblemente la ms importante, por
cuanto de ella depende el que los artculos llegados puedan ser usados y
por ello es que el encargado de la recepcin se preocupar por realizar
una inspeccin organizada, siguiendo un procedimiento y no tomando lo
que sea y como sea. Es conveniente guiarse en este caso por la orden
de compra, de manera de ir verificando los artculos en el orden en que
se encuentran en dicho documento, evitndose as equivocaciones que
posteriormente darn lugar a lamentaciones que no se podrn remediar.
La inspeccin o verificacin se realiza bajo dos aspectos, una
cuantitativa y otra cualitativa, es decir que se establecer un resultado
en lo referente a la cantidad pedida y otro en cuanto a la calidad y
condiciones tcnicas que debe reunir el artculo.
La primera de estas inspecciones puede ser realizada por personal que
solo sepa contar; la segunda requiere de personas que conozcan los
artculos y en muchos casos de verdaderos tcnicos en la materia.
Para llevar a cabo una buena verificacin o control de los artculos que
llegan al almacn, es necesario dictar normas o pautas que ayuden al
recepcionista y le faciliten su labor. Ellas se refieren a:
Igualdad de terminologa y clasificacin entre Compras, Almacenes
y los usuarios.
Modalidad de entrega por los proveedores, referentes a acondicionamiento de los artculos, lotes o forma en que deben llegar, guas
de remisin que deben enviar, etc.
Modalidad de recepcin para cada tipo de material, estableciendo:
Criterios de comprobacin cuantitativa
Criterio de estibaje antes del control
Registros a efectuar
Mtodos y medios a usar en el transporte interno
Responsabilidad en cuanto a recepcin en s, al control de la
calidad, condiciones tcnicas exigibles, cantidad etc.
Procedimiento a seguir en cuanto a mercaderas que no renan las
condiciones necesarias, o que lleguen deterioradas, reclamos al
seguro en caso de que la mercadera est asegurada.

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En resumen, hay que prever todos los problemas que puedan


presentarse en la verificacin y definir la forma de solucionarlos rpidamente, para evitar el aumento en el costo de la recepcin de los
artculos y la prdida de tiempo.
3.1.4 Entrega a los depsitos, ingreso de los artculos, informes
o partes por emitir. Realizada la verificacin o control, para dar por
terminada la recepcin hay que entregar el o los materiales o artculos a
los depsitos que van a almacenarlos, y comunicar a los interesados y al
Jefe del Almacn de la llegada de la mercadera, indicando las
novedades encontradas y estableciendo las condiciones en que se ha
recibido o se ha producido la recepcin. Para hacerlo hay que pre : parar
un parte o informe de recepcin, en el cual se consideren todos los datos
correspondientes y necesarios para que Compras, Produccin o Ventas,
Control y Contadura, adems de Almacenes tengan los elementos
convenientes para proceder a efectuar el pago, o los reclamos, o la
utilizacin de la mercadera llegada.
Recepcin debe entregar un informe indicando detalladamente los
artculos llegados y que entregan a los depsitos en que deben
guardarse, recibiendo a su vez la conformidad del jefe de dicho depsito
de que ha recibido los artculos en buenas condiciones y donde o en qu
lugar se han colocado; en esta forma, el informe o parte hecho por
recepcin es completado en el almacn y posteriormente enviado al jefe
de almacenes para que proceda a informar a su Vez a los elementos
interesados de acuerdo a lo expresado lneas arriba.
3.1.5 Recomendaciones a los encargados de la recepcin. Para
terminar ese aspecto del almacenaje, se dan a continuacin alguna
recomendaciones que todo recepcionista debe tener presente.
La desconfianza sirve ms en la recepcin de materiales que la excesiva confianza o la indiferencia
Se debe firmar el ingreso de los artculos solamente cuando se
est seguro, de que es exactamente lo solicitado.
No se debe aceptar excusas de apuro del proveedor o del usuario
para ingresar los artculos sin una buena revisin y control.
Hay que pesar todo aquello que deba pesarse, medir lo que debe
medirse y contar lo que debe contarse; no fiarse de facultades
innatas para calcular al ojo, ya que la responsabilidad es muy
grande..

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Realizar el control sobre el suelo, nunca sobre el vehculo o medio


en que llega el artculo.
Revisar la documentacin que traen los bultos, ella servir para
efectuar la recepcin y los controles correspondientes.
Si no se cuenta con el personal suficiente para la descarga,
solicitarlo. Evitar hacer esfuerzos, por segundad del personal y del
artculo que se est recibiendo.
Verificar los precintos de los bultos para abrir inmediatamente
aquellos que denoten alteraciones.
Revisar los cilindros, damajuanas, botellas, etc., que contengan lquidos, no sea que se hayan derramado.
Dar al personal la seguridad necesaria al recibir artculos
peligrosos.
Utilizar la Orden de Compra para efectuar la verificacin y realizar
sta en orden, sin apresuramiento y de acuerdo a un plan.
Pedir ayuda cuando los conocimientos no permitan identificar un
artculo, con ello solamente se est asegurando que lo que so recibe es conforme.
Preparar los medios para realizar la identificacin, no buscarlos a
ltima hora.
Procurar que los artculos permanezcan el menor tiempo posible
en' recepcin, se debe pensar que pueden ser necesarios con
urgencia, pero no por ello descuidar el control.
3.2 Almacenamiento propiamente dicho.
Consiste en guardar los artculos, ubicndolos y cuidndolos de manera
que puedan entregarse en condiciones de ser utilizados, en el (momento
que los necesiten los consumidores. Para ello hay que contemplar varios
aspectos relacionados con el espacio de que se dispone y los artculos
que se deben almacenar, de manera de llegar a utilizar dicho espacio en
la forma ms adecuada posible, permitiendo que todos los artculos
puedan ser alcanzados fcilmente por el personal de despachadores, o
por el personal de inventarios para su control.
Es funcin del personal del almacn ubicar los materiales de acuerdo a
lo ya establecido, ingresarlo en sus registros y dar cuenta de dicho
ingreso para que pueda ser retirado cuando lo necesiten, definiendo el
cdigo de ubicacin que indica el lugar en que se encuentran los
materiales ingresados.
La forma de almacenar depende del artculo. En s y de las disposiciones
que la jefatura de almacenes haya dictado, al respecto, teniendo en

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cuenta el sistema de despacho que hay que seguir y que se tratar


posteriormente.
Los puntos que hay que contemplar en lo referente al almacenamiento
propiamente dicho son:

Ubicacin de los artculos


Distribucin de los locales
Mtodos o procedimientos de almacenaje
Control de los artculos
Clasificacin y simbolizacin de los artculos
Reposicin

Que se tratarn minuciosamente ms adelante.


3.3 Despacho o Entrega.

Consiste en entregar los artculos que guarda el almacn a cambio de


una orden o vale de salida, tambin denominada Nota de Entrega y que
constituye un comprobante del movimiento efectuado.
El despacho constituye la ltima parte del almacenamiento y en l hay
que tener en cuenta normas y procedimientos que faciliten y regulen la
salida de los artculos, por cuanto con la entrega se efecta la rotacin
de ellos, y sta debe ser planificada para evitar la formacin de
pequeos saldos que generalmente llegan a constituir existencias sin
movimiento, en vista de su pequea magnitud.

3.3.1 Sistema de lo que entra primero sale primero.


Se utiliza para evitar que los artculos permanezcan mucho tiempo en
almacn sin ser entregados por cuanto la llegada de nuevas remesas, en
muchos casos al ser ubicadas y acomodadas, condena a las existencias
antiguas a continuar en el depsito mientras las nuevas son
despachadas. Para evitar esto, se acostumbra a retirar de su ubicacin
las existencias antiguas y ordenar las nuevas, colocando aquellas
encima de manera que obligadamente sean despachadas primero.
Con este sistema se evita el deterioro o envejecimiento de las
existencias ms antiguas, o mejor dicho, que un artculo de gran movimiento permanezca en el Almacn sin efectuar su rotacin.
Dichos sistemas son:

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Sistema a base de cupones: Consiste en utilizar un cupn


desglosable formado de dos partes iguales,, que tienen el mismo
nmero y donde se indica la ubicacin del artculo. Al llegar la
mercadera se coloca el cupn desglosando una parte y guardndola en
cajones especiales en orden correlativo y de llegada. Cada vez que el
artculo sea solicitado, se saca el cupn ms antiguo y se despacha el
artculo que tiene el mismo nmero, asegurndose as la rotacin de
todos los artculos.
Sistema de doble rea: Este sistema asigna a un artculo doble rea
de la que necesita para su almacenamiento, de manera que al llegar una
remesa nueva se almacena en el espacio libre de la ubicacin y no se
despacha hasta terminar con la. Que ya exista. Como inconveniente de
este sistema, podemos mencionar la necesidad de contar con el doble
de espacio, lo que muchas veces no es posible tener.
Sistema de separacin mvil: Es utilizado generalmente con artculos
que pueden apilarse, es decir, colocarse unos encima de otros, y
consiste en despachar siguiendo una direccin, una vez formada la pila o
ruma, por ejemplo de derecha a izquierda. A la llegada de una nueva
remesa, s colocan los artculos recin llegados, en el espacio libre
dejado por los sucesivos despachos efectuados, o sea, a la derecha, y se
comienza a despachar del lado contrario es decir de izquierda a derecha,
cambiando en esta forma el sentido o direccin en que se toman los
artculos para su entrega
d) Sistema de alimentacin por gravedad: Consiste en el
ordenamiento de los artculos nuevos en la parte superior del estante o
ubicacin que ocupan; e irlos despachando por la parte inferior, de
manera que siempre se despachen los ms antiguos y queden los ms
nuevos. Se utiliza generalmente con artculos envasados en cilindros o
cajas circulares, pudiendo utilizarse ranflas o estantes inclinados y
diseados especialmente de manera que los cilindros o cajas se
deslicen.
3.3.2 Entrega de Artculos.-Los artculos slo pueden ser entregados
por el almacn a cambio de una orden o nota de salida debidamente
autorizada. Por consiguiente, es conveniente establecer ciertas normas
para la entrega, de manera de evitar tropiezos al personal de almacenes
y asegurarse el control de las salidas. Por ejemplo, es conveniente
disear las rdenes o notas de salida o entrega de manera que
contengan todos los datos que requiere contadura y almacenes para

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efectuar su control y as se tendr que colocar el nombre y smbolo del


artculo deseado, la cantidad que se solicita y-la unidad de medida o
despacho, quien lo solicita y para qu, etc., est dems decir que dichas
rdenes deben considerar las firmas de las personas que entregan,
reciben y autorizan la salida del artculo.
3.3.3 Formas de Entrega: La entrega de los artculos puede hacerse
en el mismo almacn o puede ser ste el que lo lleve hasta el consumidor, dependiendo la forma de entrega del volumen de las salidas y sobre
todo de la preparacin o planeamiento que realicen en su trabajo los que
necesitan los artculos.
En los casos de los almacenes comerciales, se utilizan generalmente
ambas formas, pues se entrega en el propio almacn o se enva al
consumidor por medio del elemento o dependencia Transportes de la
entidad.
Lo esencial en ambas formas es que exista la Nota, Vale u Orden de
Salida y que sea firmada por la persona que retira el artculo, por cuanto
constituye comprobante de la salida o entrega-efectuada y representan
para el almacenero lo que los cheques para el Banco, salvo que en vez
de entregar dinero se entrega su equivalente en el artculo que se est
despachando.
3.4 Control.

Este aspecto del almacenamiento, que hemos considerado en ltimo


lugar en el ciclo que estudiamos, se realiza durante todo el, desde la
recepcin hasta la entrega y debe ser hecho por el propio personal del
almacn, salvo en los controles cualitativos en que muchas veces tendr
que intervenir personal especialista y conocedor de las condiciones
tcnicas que debe requerir el artculo, es decir Control de Calidad.
En muchas empresas por la magnitud de artculos y del movimiento de
estos, existe na dependencia especial separada del almacn que se
encarga del control de las existencias, es decir, del control del
movimiento de ellas para as poder evitar su agotamiento o su
inmovilidad. El estudio del control de existencias lo veremos
posteriormente.
4. RELACIONES DEL ALMACEN
Por ser el almacn la dependencia que recibe, guarda y entrega los
artculos que necesitan para su trabajo las otras dependencias de la

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identidad, debe tener relaciones con todas ellas y mantenerlas


informadas de lo que tiene en sus depsitos, as como recibir sus
necesidades para poder satisfacerlas.
El primero, o sea el contable, ejerce control sobre el almacn,
constituyndose en un fiscalizador de su funcionamiento. El segundo
proporciona los artculos que adquiere y que son solicitados por el
almacn o por quien los usa; el tercero da movimiento a sus existencias
y lo informa de sus necesidades oportunamente para que las pueda
proporcionar.
4.1Relaciones del Almacn con la Contadura
Esta relacin es sumamente estrecha, por cuanto la gran parte del
capital de una empresa se encuentra invertido en las existencias que el
almacn guarda, y por consiguiente, es Contadura la dependencia que
actuara como elemento controlador de ese capital inmovilizado. El
control que realiza se refiere exclusivamente a determinar la exactitud
de los registros que lleva, comparndolos con la realidad, de manera de
evitar perdida, sustracciones, deterioros, etc., que atentan contra el
capital invertido. llegada de los artculos

ingresos y salidas efectuadas diariamente


distribucin de las existencias dentro del almacn (ubicacin)
perdidas que se produzcan por deterioro, rotura o envejecimiento.
Ajustes que debe realizar, de acuerdo con faltantes o excedentes.

Con los cuales realiza la Contadura en sus registros el control


permanente del capital que la entidad tiene en sus almacenes. Estos
registros se constatan con la realidad por medio de la toma de
inventarios, que le proporciona elementos fundamentales para los
balances y estados de cuentas, facilitando de esta manera a los
dirigentes los datos necesarios para fijar precios de venta o produccin y
dirigir y controlar la marcha de sus negocios.
4.2 Relaciones de Almacn con Compras
Compras es la dependencia logstica que procura los artculos o materias
primas que el almacn debe guardar, por lo que sus relaciones se
efectan alrededor o en torno a la adquisicin de los artculos que el
almacn requiere para reponer sus existencias. Por consiguiente es de
gran inters, para ambas dependencias, estar informadas del

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movimiento de los artculos, fluctuaciones del mercado, cantidades


econmicas, etc., que permiten determinar cmo, cundo y cunto se
adquirir. Los puntos de contacto entre estas dos dependencias son:
Determinacin de las cantidades por adquirir, teniendo en cuenta
el consumo de las existencias y el volumen de adquisicin ms
bajo, para que el precio resulte compatible con el menor costo.
Informacin sobre existencias disponibles, rapidez de consumo,
necesidades futuras por parte del almacn para que compras
pueda fijar las cantidades a pedir y los plazos de entrega que
deben cumplir los proveedores.
Proporcionar registros de las cantidades ms econmicas de
adquisicin, por cada artculo de manera de determinar con
exactitud el mximo de existencias por mantener y la poca de
efectuar las solicitudes procurando establecer cantidades
standard.
Recabar de almacenes la informacin sobre los materiales por
comprar, antes de efectuar cualquier adquisicin. Esta informacin
consiste en los datos correspondientes a existencias en los
depsitos y materiales por llegar y consumos promedios de los
meses o aos anteriores.
Acordar la cantidad y el periodo que abarcaran los compromisos
de adquisicin o los contratos futuros que establezca Compras.
Determinar el espacio disponible en los almacenes para fijar el
volumen de las compras y obtener los mejores precios.
Planear las adquisiciones de comn acuerdo, teniendo en cuenta
los puntos ya mencionados.
Todos estos puntos de contacto son informaciones que se proporcionan
mutuamente Almacenes y Compras, para lograr adquirir el producto en
las mejores condiciones de precio y sin gravar a su entidad
inmovilizando grandes cantidades de capital.
4.3 Relaciones del Almacn con Ventas-Produccin
Las relaciones que debe establecer almacenes con ventas o produccin
son de suma importancia, pues son estas dependencias las que mueven
son su consumo los artculos que se encuentran almacenados,
El ciclo de almacenamiento, indicado en prrafos anteriores, se
completa cuando el almacn da salida a los artculos que guarda, y esto
solo se realiza si los consumidores los solicitan. Es decir, que en el caso

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de los almacenes comerciales, solamente a travs de Ventas se mueven


los artculos, y en el de los industriales es Produccin la que da salida a
los materiales para utilizarlos o transformarlos.
4.4 Otras relaciones del Almacn
El almacn como toda dependencia tiene relaciones de subordinacin y
mando, es decir, que tiene jefes y subordinados y con ellos debe
mantener relaciones tan estrechas como las anteriores, que veremos a
continuacin:
Las de subordinacin son las que debe mantener con sus jefes
inmediatos, recibiendo de ellos las directivas o instrucciones sobre el
cumplimiento de su funcin: sobre la autoridad que ejerce y la
responsabilidad que le corresponde: los medios que contara, etc.
Las de mando se refieren a aquellas que tienen el almacn con sus
elementos subordinados, y a los que debe dirigir en su trabajo,
exigiendo el cumplimiento de sus obligaciones y dndoles las pautas
necesarias para que cumplan con su funcin en forma coordinada,
simplificando los procedimientos y controlndolos de manera de obtener
el cumplimiento de la finalidad del almacn.
.