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Humanismo y gestin humana

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL


POLICA NACIONAL
DIRECCIN GENERAL

Bogot D.C., 02 DE MAYO 2014

DIRECTIVA ADMINISTRATIVA PERMANENTE


No. 004 / DIPON-DITAH- 23.1

I.

RESPONSABILIDAD EN LA GRABACIN,
REVISIN
E
INFORMACIN
DE
NOVEDADES DE NMINA DEL PERSONAL
ACTIVO EN LA POLICA NACIONAL.

OBJETO Y ALCANCE
A. FINALIDAD

2. Cdigo Sustantivo del Trabajo.


3. Ley Anual de Presupuesto General de la Nacin.
4. Ley 57 de 1887 Cdigo Civil.

los
to por
Respe humanos
os
derech

idad

1. Constitucin Poltica de Colombia.

Ef
e
c
tiv

B. REFERENCIAS

i
d
ad

ar
Solid

Fijar directrices y parmetros para la revisin de los reportes relacionados con el proceso de liquidacin
de nmina del personal activo de la Polica Nacional, a travs del Sistema de Informacin de Liquidacin
Salarial (LSI) Integrado al Sistema para la Administracin y Gestin del Talento Humano (SIATH).

5. Ley 4 del 18 de mayo de 1992 Mediante la cual se sealan las normas, objetivos y criterios que
debe observar el Gobierno Nacional, para la fijacin del rgimen salarial y prestacional de los
empleados pblicos, miembros del Congreso Nacional y de la Fuerza Pblica y para la fijacin de las
prestaciones sociales de los Trabajadores Oficiales y se dictan otras disposiciones, de conformidad
con lo establecido en el artculo 150, numeral 19, literales e) y f) de la Constitucin Poltica.
6. Ley 48 del 3 de marzo de 1993 Por la cual se reglamenta el servicio de Reclutamiento y
Movilizacin.
7. Ley 100 del 23 de diciembre de 1993 Por la cual se crea el sistema de seguridad social Integrado y
se dictan otras disposiciones.
8. Ley 432 del 29 de enero de 1998 Por la cual se reorganiza el Fondo Nacional del Ahorro, se
transforma su naturaleza jurdica y se dictan otras disposiciones.
9. Ley 599 del 24 de julio de 2000 Por la cual se expide el Cdigo Penal.
10. Ley 734 del 5 de febrero 2002 Por la cual se expide el Cdigo Disciplinario nico.
11. Ley 776 del 17 de diciembre del 2002 Por la cual se dictan normas sobre la organizacin,
administracin y prestaciones del Sistema General de Riesgos Profesionales.
12. Ley 797 del 29 de enero del 2003 Por la cual se reforman algunas disposiciones del Sistema
General de Pensiones previstas en la Ley 100 de 1993 y se adoptan disposiciones sobre Regmenes
Pensionales Exceptuados y Especiales.
13. Ley 1015 del 7 de febrero de 2006 Por medio de la cual se expide el Rgimen Disciplinario para la
Polica Nacional.
14. Ley 1066 del 29 de julio de 2006 Por la cual se dictan normas para la normalizacin de la Cartera
Pblica.

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15. Ley 1098 del 8 de noviembre de 2006 Por la cual se expide el Cdigo de la Infancia y la
Adolescencia.
16. Ley 1437 del 18 de enero de 2011 Por la cual se expide el Cdigo de Procedimiento Administrativo y
de lo Contencioso Administrativo.
17. Ley 1474 del 12 de julio de 2011 Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los
mecanismos de prevencin, investigacin y sancin de actos de corrupcin y la efectividad del
control de la gestin pblica.
18. Ley 1476 del 19 de julio de 2011 Por la cual se expide el rgimen de responsabilidad administrativa
por prdida o dao de bienes de propiedad o al servicio del Ministerio de Defensa Nacional, sus
entidades adscritas o vinculadas o la Fuerza Pblica.
19. Ley 1527 del 27 de abril de 2012 Por medio de la cual se establece un marco general para la
libranza o descuento directo y se dictan otras disposiciones, reglamentado por el Decreto 2620 del
20 de noviembre de 2013 Por medio del cual se reglamenta el artculo 14 de la Ley 1527 de 2012.
20. Ley 1564 del 12 de julio de 2012 Por medio de la cual se expide el Cdigo General del Proceso y se
dictan otras disposiciones.
21. Ley 1607 del 26 de diciembre de 2012 Por la cual se expiden normas en materia tributaria y se
dictan otras disposiciones.
22. Decreto 1647 del 5 de septiembre de 1967 Por el cual se reglamentan los pagos a los servidores
del Estado.
23. Decreto 3135 del 26 de diciembre de 1968 Por el cual se prev la integracin de la seguridad social
entre el sector pblico y el privado y se regula el rgimen prestacional de los empleados pblicos y
trabajadores oficiales.
24. Decreto 1045 del 7 de junio de 1978 Por el cual se fijan las reglas generales para la aplicacin de
las normas sobre prestaciones sociales de los empleados pblicos y trabajadores oficiales del sector
nacional.
25. Decreto 1042 del 7 de junio 1978 Por el cual se establece el sistema de nomenclatura y
clasificacin de los ministerios, departamentos administrativos, superintendencias, establecimientos
pblicos y unidades administrativas especiales del orden nacional, se fijan las escalas de
remuneracin correspondientes a dichos empleos y se dictan otras disposiciones.
26. Decreto 791 del 5 de abril de 1979 Por el cual se aprueba el reglamento de "Procesos
Administrativos por prdidas o daos de los bienes destinados al servicio del ramo de la defensa
nacional.
27. Decreto 1932 del 28 de agosto de 1989 Por el cual se establece el sistema de clasificacin y
nomenclatura de los empleos del Departamento Administrativo de Seguridad, se fija la escala de
remuneracin y se dictan otras disposiciones.
28. Decreto 1933 del 28 de agosto de 1989 Por el cual se expide el rgimen prestacional especial para
los empleados del Departamento Administrativo de Seguridad.
29. Decreto 1213 del 8 de junio de 1990 Por el cual se reforma el Estatuto del Personal de Agentes de la
Polica Nacional.
30. Decreto 1214 del 8 de junio de 1990 Por el cual se reforma el Estatuto y el Rgimen Prestacional
Civil del Ministerio de Defensa y la Polica Nacional.
31. Decreto 1212 del 8 de junio de 1990 Por el cual se reforma el Estatuto del Personal de Oficiales y
Suboficiales de la Polica Nacional.
32. Decreto 2909 del 30 de diciembre de 1991 Por el cual se reglamenta algunas disposiciones del
decreto 1214 de 1990, Estatuto y Rgimen Prestacional del Personal Civil del Ministerio de Defensa
y la Polica Nacional.
33.
34. Decreto 400 del 5 de marzo de 1992 Por el cual se reglamentan algunas disposiciones del Decreto
1212 de 1990, Estatuto del Personal de Oficiales y Suboficiales de la Polica Nacional.
35. Decreto 1022 del 17 de junio de 1992 Por el cual se reglamentan algunas disposiciones del Decreto
1213 de 1990, Estatuto del personal de Agentes de la Polica Nacional.
36. Decreto 2048 del 11 de octubre de 1993 Por el cual se reglamenta la Ley 48 de 1993 sobre el
servicio de reclutamiento y movilizacin.

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37. Decreto 1093 del 23 de mayo de 1994 Por el cual se modifica parcialmente el Decreto 1318 de
1988.
38. Decreto 691 del 29 de marzo de 1994 Por el cual se incorporan los servidores pblicos al Sistema
General de Pensiones.
39. Decreto 1161 del 03 de junio de 1994 Por el cual se dictan normas en materia general de
pensiones.
40. Decreto 1295 del 22 de junio de 1994 Por el cual se determina la organizacin y administracin del
Sistema General de Riesgos Profesionales.
41. Decreto 1091 del 27 de junio 1995 Por el cual se expide el Rgimen de Asignaciones y Prestaciones
para el personal del Nivel Ejecutivo de la Polica Nacional.
42. Decreto 1406 del 28 de julio de 1999 Por el cual se adoptan disposiciones reglamentarias de la Ley
100 de 1993.
43. Decreto 2236 del 11 de noviembre de 1999 Por el cual se realiza una adicin aclaratoria del artculo
9 del Decreto 1406 de fecha julio 28 de 1999.
44. Decreto 1791 del 14 de septiembre de 2000 Por el cual se modifican las normas de carrera del
Personal de Oficiales, Nivel Ejecutivo, Suboficiales y Agentes de la Polica Nacional.
45. Decreto 1796 del 14 de septiembre de 2000 Por el cual se regula la evaluacin de la capacidad
sicofsica y de la disminucin de la capacidad laboral, y aspectos sobre incapacidades,
indemnizaciones, pensin por invalidez e informes administrativos por lesiones, de los miembros de
la Fuerza Pblica, Alumnos de las Escuelas de Formacin y sus equivalentes en la Polica
Nacional, personal civil al servicio del Ministerio de Defensa Nacional y de las Fuerzas Militares y
personal no uniformado de la Polica Nacional vinculado con anterioridad a la vigencia de la Ley 100
de 1993.
46. Decreto 4433 del 31 de diciembre de 2004 Por medio del cual se fija el rgimen pensional y de
asignacin de retiro de los miembros de la Fuerza Pblica.
47. Decreto 2863 del 27 de julio del 2007 Por el cual se modifica parcialmente el Decreto 1515 de 2007,
incremento Prima de Actividad.
48. Decreto 1737 del 15 de mayo de 2009 Por medio del cual se regulan aspectos de la remuneracin
de los servidores pblicos.
49. Decreto 19 del 10 de enero de 2012 Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar
regulaciones, procedimientos y trmites innecesarios existentes en la Administracin Pblica.
50. Decreto 2943 del 27 de diciembre de 2013 Por el cual se modifica el pargrafo 1 del artculo 40 del
Decreto 1406 de 1999.
51. Decretos anuales de sueldos.
52. Resolucin 564 del 05 de marzo de 1990 Por la cual se determinan las poblaciones o lugares para
efectos del reconocimiento de la prima de clima.
53. Resolucin 9360 del 5 de septiembre del 1994 Por la cual se determinan las zonas y condiciones en
que debe pagarse la prima de orden pblico.
54. Resolucin 14735 del 21 de octubre de 1996 Por la cual se adiciona la resolucin 9360 del 050994.
55. Resolucin 5445 del 25 de abril de 1997 Por la cual se hace extensivo el reconocimiento y pago de
la prima de orden pblico al personal del Nivel Ejecutivo de la Polica Nacional.
56. Resolucin 296 del 30 de enero de 1998 Por la cual se determinan las reas en que debe pagarse
la prima mensual de Carabinero.
57. Resolucin 0546 del 14 de febrero de 2007 Por la cual se expide el reglamento interno del recaudo
de cartera de las obligaciones del Ministerio de Defensa Nacional, Fuerzas Militares y Polica
Nacional.
58. Resolucin 2061 del 15 de junio de 2007 Responsabilidad de los funcionarios que laboran en la
Direccin de Talento Humano.
59. Resolucin 0762 del 10 de julio de 2007 Por la cual se adiciona la Resolucin 0564 del 05 de marzo
de 1990.
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60. Resolucin 04072 del 18 de septiembre de 2008 Por la cual se adopta el manual de cobro
persuasivo para la Polica Nacional.
61. Resolucin 04903 del 13 de noviembre de 2008 Por la cual se aclara el inciso 3 del artculo 11 de la
resolucin 04072 del 18 de septiembre de 2008.
62. Directiva Administrativa Permanente 020 DIPON SUDIR del 07 de diciembre de 2012 Actuaciones
administrativas por prdida o dao de bienes de propiedad o al servicio del Ministerio de Defensa
Nacional Polica Nacional.
63. Directiva Permanente 0010 del 23 de febrero de 2003 Actualizacin Sistema de Informacin para la
Administracin y Gestin del Talento Humano - SIATH a Nivel Nacional.
64. Directiva Administrativa Permanente 025 DIPON-SEGEN del 19 de octubre de 2007 Lineamientos
para resolver la situacin laboral y administrativa del personal de la Polica Nacional que se
encuentra vinculado a procesos penales.
65. Directiva Administrativa Permanente 018 DIPON-SEGEN del 10 de julio de 2009 Por la cual se
establecen acciones y trminos para el cumplimiento de las sentencias judiciales que ordenan el
reintegro de servidores pblicos al servicio activo de la Polica Nacional.
66. Directiva Administrativa Permanente 028 DIPON-DITAH del 23 de diciembre de 2011 Parmetros
para la asignacin renovacin, suspensin o cancelacin de cdigos de descuento por nmina a
travs de libranzas y cuotas sindicales.
67. Instructivo 061 del 22 de agosto de 2008 Reconocimiento de primas y subsidios.
68. Instructivo 041 DIPON-DITAH del 6 de octubre de 2011 Parmetros y requisitos para el
cumplimiento de traslados.
69. Instructivo 01/04-007 DIPONOFPLA del 16 de enero de 2014 Aplicacin y alcance al Decreto 0724
del 10/04/2012, por el cual se dictan normas sobre el rgimen salarial del personal uniformado activo
de la fuerzas militares y de la Polica Nacional del Ministerio de Defensa Nacional.
70. Instructivo 01/03 016 DIPON-OFPLA del 13 de marzo de 2014 Parmetros para la devolucin de la
partida de alimentacin a los auxiliares de polica y auxiliares bachilleres de polica.
71. Gua para la Actualizacin Unidad del 19 de abril de 2012 Para realizar la sistematizacin de forma
correcta de la Ubicacin Laboral y Nominal del personal.
72. Lineamientos de la Direccin General: Efectividad, Solidaridad, Respeto por los Derechos Humanos
y Transparencia, enmarcados en la base del Humanismo y Gestin Humana como concepto
superlativo que afianzar el respeto a la dignidad humana y al desarrollo armnico interno, puesto en
prctica en el actuar policial.
C. VIGENCIA
A partir de la fecha de su expedicin y de carcter permanente.
II.

INFORMACIN
Con el propsito de optimizar la gestin administrativa y responder a las exigencias que en materia de
renovacin y desarrollo administrativo exige la normatividad vigente, es pertinente mejorar el objetivo de
la liquidacin y garantizar del salario de los funcionarios pblicos activos de la Polica Nacional de forma
oportuna y objetiva, de acuerdo a la ley y las disposiciones internas, por lo cual se hace necesario
impartir lineamientos, parmetros e instrucciones respecto de los diferentes conceptos, factores y
procedimientos establecidos en materia de presupuesto y gastos de personal.
Para lograr una sinergia y dinmica entre los distintos niveles y ambientes de trabajo, fundamentales para
responder de manera efectiva a los retos que debe afrontar la transformacin y modernizacin de las
entidades del Estado, el Mando Institucional ha dispuesto asignar responsabilidades para grabar,
actualizar y revisar el proceso de liquidacin de la nmina a los directores, jefes oficinas asesoras,
comandantes de regin, metropolitanas, departamentos y directores de escuelas de polica, a travs de
los Grupos de Talento Humano de cada Unidad, de acuerdo con lo establecido en la presente directiva.

III.

EJECUCIN
A. MISIN GENERAL

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Corresponde a la Direccin General impartir rdenes e instrucciones para garantizar el cumplimiento de


la finalidad propuesta.
B. MISIONES PARTICULARES
1.

SUBDIRECCIN GENERAL
Supervisa el cumplimiento de lo dispuesto en la presente directiva.

2.

INSGE, DIRECCIONES, OFICINAS ASESORAS,


METROPOLITANAS, DEPARTAMENTOS Y ESCUELAS DE POLICA

2.1

Verifican que las unidades y/o dependencias policiales bajo su mando, asuman las actividades y
responsabilidades establecidas en la presente directiva, para el desarrollo del proceso de
liquidacin y revisin de nmina.

2.2

Generan e imprimen los productos de nmina mensualmente, a travs del Sistema de Informacin
de Liquidacin Salarial (LSI).

2.3

Generan los reportes de inconsistencias que les permitan validar la informacin, antes del cierre
definitivo de cada proceso de nmina.

2.4

Mantienen actualizada la informacin referente a tiempos, cargos, sanciones, suspensiones,


licencias, incapacidades y dems novedades que se presenten, en el SIATH, teniendo en cuenta
que el Sistema de Informacin de Liquidacin Salarial (LSI), toma directamente los datos de este
para realizar el proceso de liquidacin.

2.5

Verifican que el personal dedicado a la codificacin de la informacin de novedades de nmina,


posea el perfil del cargo para el cumplimiento de esta funcin, de igual manera propenden por su
permanencia en el cargo, as como por el fortalecimiento de sus competencias e idoneidad.

2.6

Realizan la revisin, seguimiento y control mensual al proceso de liquidacin de nmina de su


Unidad, plasmando las novedades en el acta, acatando los tiempos de revisin de cada proceso,
de acuerdo con lo establecido en el anexo 1.

2.7

Revisan los adicionales generados en su Unidad, independientemente del usuario que los procese,
incluyendo el nivel central, verificando que existan los soportes utilizando los medios de
comunicacin establecidos en la Polica Nacional como son: comunicacin oficial, correo
electrnico, va telefnica, Office Communicator, entre otros).

2.8

Toman las medidas preventivas y correctivas a que haya lugar en caso de detectarse
inconsistencias en el proceso de liquidacin de nmina de su Unidad.

2.9

Determinan la cantidad de personas, grado y nmero de identificacin de quienes devengan menos


del 50% de los haberes mensuales, con el fin de adelantar actividades encaminadas al buen
manejo del presupuesto individual, reportando cada tres meses las acciones realizadas a la
Inspeccin General.

2.10

Reportan las novedades a la Direccin de Talento Humano del personal de su Unidad establecidas
en el anexo 1 de la presente directiva. Si no existiere numeral para una novedad, procedern a
reportarla como Otras Novedades; esto con el propsito de familiarizarse con la directiva, hacer
ms gil el trabajo de revisin, e identificar la necesidad de futuros ajustes a este instrumento.

2.11

Verifican que desde sus unidades no se reporten novedades de personal que estn operando
normalmente o que ya han sido subsanadas, guardando como soporte las acciones y gestiones
realizadas.

2.12

Envan a ms tardar los das 20 de cada mes, las actas de revisin de nmina a la Direccin de
Talento Humano -Grupo Liquidacin de Nmina, en formato PDF a travs de los medios
institucionales (correos electrnicos).

2.13

Cumplen la normatividad vigente y las disposiciones internas respecto a los descuentos por
libranza o directos.

2.14

Verifican que las resoluciones de estructura de su Unidad estn actualizadas en el SIATH, para
realizar los traslados de la misma, teniendo en cuenta que son las directamente responsables de
hacer llegar a la Oficina de Telemtica dichas estructuras.

3.

ARCOI,

REGIONES,

DIRECCIN DE TALENTO HUMANO


III.1 Lidera, supervisa y responde por el desarrollo de las actividades dispuestas en la presente
directiva.

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III.2 Verifica el envo de las actas de revisin de nmina de las unidades a nivel nacional, las cuales
deben contener como mnimo la informacin enumerada en la presente directiva (de acuerdo a la
revisin y casos presentados en cada unidad).
III.3 Verifica el cumplimiento por parte de la Inspeccin general, direcciones, oficinas asesoras, rea de
Control Interno, regiones, metropolitanas, departamentos y escuelas de Polica, de los plazos
establecidos en el anexo 2, y realiza las observaciones a que haya lugar.
III.4 Suministra el soporte tcnico de segundo nivel (revisin y generacin de nminas) a travs del
personal idneo en la materia (administracin tcnica y operacional LSI).
4.

OFICINA DE TELEMTICA
4.1 Realiza el soporte tcnico de primer nivel (infraestructura) a los Grupos de Talento Humano, para la
generacin de productos de nmina a travs del Sistema de Informacin de Liquidacin Salarial
(LSI) y del Sistema de Informacin para la Administracin y Gestin del Talento Humano (SIATH).
4.2 Atiende los requerimientos del rea de Administracin Salarial, en materia de parametrizacin y
ajustes permanentes en el SIATH, con el cual interacta el LSI.
4.3 Realiza el mantenimiento de la plataforma tecnolgica para el correcto funcionamiento de los
aplicativos (SIATH LSI).
4.4 Apoya a la Direccin de Talento Humano en el desarrollo de herramientas tecnolgicas que
optimicen y mejoren el proceso de liquidacin de nmina.

5.

REA DE CONTROL INTERNO


Incluye en el Plan Anual de Auditoras, la verificacin del cumplimiento de lo dispuesto en la
presente directiva.

IV.

INSTRUCCIONES DE COORDINACIN
A. Los funcionarios de la Polica Nacional recibirn el desprendible de pago mensual a travs del
correo electrnico personal institucional y las entidades de crdito podrn consultar el nivel de
endeudamiento a travs de la Web Service, teniendo en cuenta lo dispuesto en el Decreto 19 del
10 de enero de 2012 Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones,
procedimientos y trmites innecesarios existentes en la Administracin Pblica.
B. El Jefe de Talento Humano de cada unidad, ser el responsable de la grabacin y revisin de las
novedades de personal y su afectacin en la nmina, en los plazos y condiciones determinados;
igualmente debern disear, aplicar y mantener mecanismos de seguimiento a las inconsistencias
y novedades detectadas, conservando los soportes documentales relacionados con cada proceso.
C. Con la expedicin del presente acto administrativo se deja sin vigencia la Directiva
Permanente 023 DIPON-DITAH del 18 de septiembre de 2009 Responsabilidad en la
grabacin, revisin e informacin de novedades de nmina del personal activo.
D. Para efectos de coordinacin se podr tomar contacto con el rea de Administracin Salarial de la
Direccin de Talento Humano, a los telfonos: 3159062, 3159070, 3159801, 3159067, 3159218,
3159066, 3159512 y 3159026.

General RODOLFO PALOMINO LPEZ


Director General Polica Nacional de Colombia

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DISTRIBUCIN

Para conocimiento

Para cumplimiento

SEPRI - DIPON
SEPRI - SUDIR

INSGE - DIRECCIONES
OFICINAS ASESORAS - ARCOI
REGIONES, METROPOLITANAS DEPARTAMENTOS Y
ESCUELAS DE POLICA

REVIS,

Coronel FABIN LAURENCE CRDENAS LEONEL


Jefe Oficina de Planeacin

Elaborado por: IT. Javier Alexander Len Prieto/ DITAH-ANOPA


Revisado por: SI. Jhon Fredy Castro Baquero / OFPLA-SEPOL
TC. Rigoberto Acevedo Mora / DITAH-PLANE
TC. Ignacio Euclides Meza Meza / OFPLA SEPOL
TC. Ana Vitalia Pineda Laverde / DITAH- ANOPA
CR. Jhon Santos Andrade / DITAH-SUTAH
MG. Miguel ngel Bojac Rojas / DITAH-JEFAT
Aprobado por: MG. Luz Marina Bustos Castaeda / SUDIR-JEFAT
Fecha de elaboracin: 22/04/2014
Ubicacin: mis documentos/ao 2014

Carrera 59 26-21 CAN, Bogot


Telefono: 3159015
ditah.adsal-jefat@policia.gov.co
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www.policia.gov.co

ANEXO 1 A LA DIRECTIVA ADMINISTRATIVA PERMANENTE


/ DIPON-DITAH DEL
_________________/ RESPONSABILIDAD EN LA GRABACIN, REVISIN E INFORMACIN DE
NOVEDADES DE NMINA DEL PERSONAL ACTIVO EN LA POLICA NACIONAL.

NOVEDADES DE PERSONAL QUE AFECTAN EL PROCESO DE LIQUIDACION DE LA NMINA


Las siguientes son las novedades de personal que se presentan con mayor frecuencia en las unidades, las
cuales se han organizado de manera tal, que permiten identificar los responsables de su grabacin,
verificacin y correcciones en el SIATH y en el LSI.
Antes de enumerarlas vale la pena aclarar que la revisin de cada proceso de nmina se da en dos
momentos, el primero denominado prenmina, establecido principalmente para detectar inconsistencias en
el SIATH - LSI, las cuales deben ser reportadas por correo segn el plazo establecido en el anexo 2, con el
propsito de analizarlas y en lo posible corregirlas antes de elaborar la nmina definitiva (momento dos).
Las actas de nmina deben reflejar las novedades de personal que se presentan principalmente por la
elaboracin anticipada de la nmina, es decir, situaciones generadas despus del cierre de cada proceso
segn los plazos establecidos en el anexo en mencin.
Por lo anterior, las novedades de personal usuales en la Polica Nacional que tienen afectacin en la
nmina, son:
ALTAS
Se reporta la informacin cuando ingresa una persona a la Institucin, teniendo en cuenta los siguientes
parmetros para generar el registro de personal, as:

Las altas en el caso de aspirantes a Oficial Cadetes del Cuerpo nico Profesional sern reportadas
directamente en la Escuela de Cadetes de Polica General Francisco de Paula Santander por el
Grupo de Talento Humano, con base en el acto administrativo que as lo dispone, al igual que los
Auxiliares de Polica licenciados que aspiran a esta categora.

Las altas como alumnos en caso de aspirantes a Patrullero del Nivel Ejecutivo sern reportadas
directamente en las Escuelas de Polica por los Grupos de Talento Humano, con base en el acto
administrativo que as lo dispone, al igual que las del personal que prest el servicio militar y fue
licenciado, es decir, el personal licenciado que ingresa a las escuelas de Polica como aspirantes al
escalafn del nivel ejecutivo.

Las altas de los Auxiliares de Polica Bachilleres sern reportadas por los Grupos de Talento Humano
de las metropolitanas y departamentos de polica, en los cuales fueron incorporados mediante acto
administrativo.

Las altas de los Auxiliares de Polica sern reportadas por los Grupos de Talento Humano de las
escuelas de Polica, en las cuales fueron incorporados mediante acto administrativo.

Las altas del personal reintegrado al servicio activo en la Polica Nacional, las efectuar la Direccin
de Talento Humano - rea Procedimientos de Personal - Grupo Reubicacin Laboral, Retiros,
Reintegros, en donde se verificar la correcta afectacin en el Sistema de Informacin de Liquidacin
Salarial (LSI).

Las altas del personal reincorporado al servicio activo en la Polica Nacional, las efectuar la Direccin
de Talento Humano - rea Desarrollo Humano Grupo Ascensos, en donde se verificar la correcta
afectacin en el Sistema de Informacin de Liquidacin Salarial (LSI).

Las altas de personal a contrato por prestacin de servicios debern ser reportadas por la unidad
donde sean contratados; igualmente deben alimentar todas las novedades de este personal desde su
vinculacin hasta el retiro o trmino del contrato, en el Sistema de Informacin para la Administracin
y Gestin del Talento Humano (SIATH).

Las altas por nombramiento de personal No Uniformado en la planta de la Polica Nacional (seguridad
social dada por la Ley 100 de 1993), las efectuar la Direccin de Talento Humano, rea Desarrollo
Humano Grupo Personal No Uniformado, en coordinacin con los grupos de Talento Humano a
donde sean destinados los funcionarios. La Direccin de Bienestar Social y la Direccin de Sanidad,

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efectuarn las altas segn su fuente presupuestal, verificando en cada una de ellas la correcta
afectacin en el Sistema de Informacin de Liquidacin Salarial (LSI).
HOJA 2 DEL ANEXO 1 A LA DIRECTIVA ADMINISTRATIVA PERMANENTE
/ DIPON-DITAH
DEL _________________/ RESPONSABILIDAD EN LA GRABACIN, REVISIN E INFORMACIN
DE NOVEDADES DE NMINA DEL PERSONAL ACTIVO EN LA POLICA NACIONAL.

Para reportar esta novedad, se debe tener en cuenta:

Verificar que la cdula de ciudadana no figure en la base de datos, procediendo a su registro.

En caso de que ya exista el nmero de cdula, se verifica la condicin por la cual existe este
nmero y se procede a su actualizacin (nombramiento).

Para evitar dobles nominaciones, queda prohibido modificar el nmero de la cdula de


ciudadana.

Contar con todos los datos reales del funcionario a quien se da de alta, como: fecha de
nacimiento, direccin, telfono, estado civil, grupo sanguneo, nombres de los padres, condicin
de beneficiario y otros. No se deben reportar datos que no correspondan, slo por cumplir con la
creacin del alta (lleno de casillas).

Con relacin al personal no uniformado, la Direccin de Talento Humano, rea Desarrollo


Humano Grupo Personal No Uniformado, procesa los siguientes datos bsicos del empleo:
identificacin, lugar de expedicin, grado (denominacin del empleo), apellidos, nombres, unidad
laboral, arma o cuerpo (no uniformado), ttulo acadmico, tipo de empleado (provisional,
nombramiento ordinario, entre otros), Ley 100/93 (s o no), cargo, situacin laboral, estado
empleado, unidad de creacin, unidad de nominacin, fecha de nacimiento, lugar de nacimiento,
vacaciones, tipo de nombramiento, clase de nmina, estado civil, sexo, direccin, telfono, lugar,
y barrio.

Los Grupos de Talento Humano de las unidades debern registrar en el SIATH, la informacin del
personal No Uniformado, destinado a laborar en la unidad relacionada con la informacin bsica:
cargo, tipo de sangre, factor RH, clase de libreta, nmero, fecha de expedicin, unidad de
expedicin, unidad o empresa, nombre de entidad seleccionada, as como toda la informacin
relacionada con la seguridad social (salud, pensin y riesgos laborales), condicin de cotizante al
sistema general de salud o beneficiario del Sistema de Salud de las Fuerzas Militares y Polica,
afiliacin a centro vacacional y centro social (s o no).

Reportar con exactitud el campo Clase de Nmina, ya que de ste depende la liquidacin que
se le realice al empleado (nmina 10: funcin pblica, en las fuentes presupuestales de las
Direcciones de Sanidad y Bienestar Social; nmina 13: personal de Decreto 1214/90, con
seguridad social de Ley 100/93, fuente presupuestal de la Polica Nacional).
Cuando por algn medio se tenga conocimiento que la fecha de ingreso o la fecha de alta del
personal que integra la Institucin no es correcta, deber modificarse con base en las constancias
expedidas por los jefes de los grupos de Hojas de Vida de la Unidad, en la cual est adscrito el
funcionario, con excepcin de los oficiales, la cual se realizar directamente por la Direccin de
Talento Humano - rea Procedimientos de Personal - Grupo Administracin Historias Laborales.
ASCENSOS

Esta novedad debe ser reportada por la Direccin de Talento Humano - rea Desarrollo Humano Grupo
Ascensos, con base en los decretos y resoluciones correspondientes, cuya afectacin en el LSI debe ser
oportunamente verificada por este mismo Grupo.
En el caso de ascensos retroactivos, los decretos o resoluciones que los amparan debe ser remitidos
inmediatamente al rea Nmina de personal activo Grupo Liquidacin de Nmina, para los ajustes en el
SIATH y su incidencia en el LSI.
Para que el LSI reconozca el sueldo con base al nuevo grado, y proporcional al nmero de das del mes
en el cual se causa la novedad, la Direccin de Talento Humano - rea Desarrollo Humano Grupo
Ascensos, tendr como plazo mximo para reportar esta novedad, el ltimo da establecido para el corte
de nmina del mes en proceso (ver anexo 2).

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El ascenso en forma pstuma debe ser reportado en el SIATH, por la Direccin de Talento Humano - rea
Procedimientos de Personal - Grupo Reubicacin Laboral, Retiros, Reintegros, y tiene por finalidad que el
LSI liquide los haberes correspondientes al nuevo grado, informacin indispensable para el rea de
Prestaciones Sociales Grupo de Pensionados (Secretara General -SEGEN).
HOJA 3 DEL ANEXO 1 A LA DIRECTIVA ADMINISTRATIVA PERMANENTE
/ DIPON-DITAH
DEL _________________/ RESPONSABILIDAD EN LA GRABACIN, REVISIN E INFORMACIN
DE NOVEDADES DE NMINA DEL PERSONAL ACTIVO EN LA POLICA NACIONAL.
El personal de Oficiales, Suboficiales y Nivel Ejecutivo que haya sido vctima del delito de secuestro,
previa comprobacin de los hechos, segn la Ley 1279 del 05 de enero de 2009, debe ser ascendido al
grado inmediatamente superior al que ostentaba en el momento del secuestro, siempre y cuando cumpla
en cautiverio con el tiempo mnimo establecido como requisito para cada ascenso, en los grados
correspondientes del personal activo, de acuerdo con la reglamentacin existente.
Cuando se produce el ingreso al escalafn de subtenientes y de patrulleros, ste ser reportado por los
grupos de Talento Humano de la escuela de Polica correspondiente, con el fin que el LSI reconozca el
sueldo con base al nuevo grado y sea proporcional al nmero de das del mes en el cual se causa la
novedad. Tendrn como plazo mximo para reportarla, el ltimo da establecido para el corte de nmina.
MODIFICACIN DE NOMBRE, APELLIDO O CAMBIO DE DOCUMENTO
Esta novedad se emplea para modificar los nombres, apellidos o documento de identidad del personal de
la Institucin, en el SIATH; las realizan los grupos de Talento Humano de la Inspeccin General
direcciones, oficinas asesoras, rea de Control Interno, regiones, metropolitanas, departamentos y
escuelas de polica, previa solicitud del interesado, soportes de ley y publicacin en la orden interna de
cada unidad.
CAMBIO DE GRADO Y SUELDO
El cambio de Grado del Personal No Uniformado, incluyendo el personal del DAS en supresin, debe
procesarlo la Direccin de Talento Humano - rea Desarrollo Humano - Grupo Personal No Uniformado y
el personal de Funcin Pblica compete a los Grupos de Talento Humano de la Direccin de Bienestar
Social y la Direccin de Sanidad. En cualquier caso debe verificarse la correcta aplicacin en el SIATH y
el LSI.
La actualizacin anual de sueldo compete a la Direccin de Talento Humano rea Nmina de personal
activo Grupo Liquidacin de Nmina y a la Oficina de Telemtica, los cambios de acuerdo con los
grados se realizan de manera automtica en el sistema.

TRASLADOS
Es el acto administrativo mediante el cual se ordena el cambio de unidad o dependencia policial de un
miembro de la Institucin, para desempear un cargo o prestar un servicio.
La Direccin de Talento Humano - rea de Procedimientos de Personal - Grupo Traslados, ser la
responsable de:

Garantizar y verificar que la informacin sea registrada correcta y oportunamente en el SIATH y que
sea tomada de la misma manera por el LSI, as como subsanar los registros errados en la unidad
laboral y nominal, relacionados con modificaciones y derogaciones de traslados.

Verificar el derecho y hacer el reconocimiento de la prima de instalacin, de acuerdo con las normas
legales vigentes.

Los traslados internos se deben registrar en el SIATH cuando el funcionario ste nominalmente
cargado a la unidad. Estos traslados se formalizan en cada unidad, mediante Orden Interna de
Personal, procedimiento establecido en la Gua para la Actualizacin Unidad del 19 de abril de 2012.

Los Grupos de Talento Humano de las escuelas de Polica, debern enviar el listado del personal del
cuerpo de Auxiliares de Polica a la Direccin de Talento Humano Coordinacin Ante la Direccin
de Reclutamiento del Ejrcito, para que se realice el acto administrativo de destinacin de este
personal y se procese la informacin en el SIATH. La copia del acto administrativo se enviar a cada
una de las escuelas de Polica para la notificacin al personal de Auxiliares. El traslado de este
personal tambin est a cargo de la Direccin de Talento Humano - Coordinacin Ante la Direccin

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de Reclutamiento del Ejrcito, previa solicitud del Comandante o Director (Resolucin 03302 del 15
de octubre de 2010).

Para el personal no uniformado con seguridad social de la Ley 100/93, cuando se produce un
traslado, se debe informar por escrito y en los formatos establecidos, a las entidades de salud,
pensiones y riesgos profesionales (EPS, AFP y ARL), con el fin que cese la obligacin de aportar
bajo un NIT y se inicie la obligacin de aportar bajo otro NIT de la Polica Nacional.
HOJA 4 DEL ANEXO 1 A LA DIRECTIVA ADMINISTRATIVA PERMANENTE
/ DIPON-DITAH
DEL _________________/ RESPONSABILIDAD EN LA GRABACIN, REVISIN E INFORMACIN
DE NOVEDADES DE NMINA DEL PERSONAL ACTIVO EN LA POLICA NACIONAL.
ENROLAMIENTO DE HUELLA
Se hace necesario aunar esfuerzos en el desarrollo de las actividades que permitan el control y
verificacin para el pago de nmina al personal activo de la Polica Nacional, para lo cual el Grupo de
Talento Humano de las unidades, desarrollarn las siguientes actividades:

Los administradores del SIATH se encargarn de solicitar a la Direccin de Investigacin Criminal e


INTERPOL, la creacin y la activacin de los usuarios PIDEN (Plataforma de Identificacin
Nacional), con el fin de poder realizar el enrolamiento de la impresin dactilar.

En las unidades que se presenten inconvenientes tcnicos para el enrolamiento de la impresin


dactilar, debern realizar las coordinaciones con los grupos de Telemtica.

Verificar que el personal que hace presentacin en sus unidades se les realice el enrolamiento de
impresin dactilar, si an no se ha efectuado esta actividad.

La Oficina de Telemtica, verifica que el mdulo de enrolamiento de la impresin dactilar, establecido


para el control del pago de la nmina del personal activo est en funcionamiento; as mismo
coordina con los grupos de Telemtica a nivel pas, el soporte tcnico al Grupo de Talento Humano,
verificando que el funcionamiento de los lectores de huella sea el adecuado.

Las Tesoreras a nivel pas, desarrollan las siguientes actividades:

Verificar que el valor liquidado en el LSI, corresponda con el valor que se abona en la cuenta del
funcionario.

Revisar que el valor de la delegacin de nmina corresponda con el valor girado por la Direccin del
Tesoro Nacional del Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico.

Verificar que el nmero del proceso de la nmina que genera el LSI corresponda al mes que se va a
pagar y no a otro perodo.

Realizar revisiones aleatorias con el SIATH, confirmando los nmeros de las cuentas bancarias en
las cuales se realizar el abono en cuenta a los funcionarios de la Polica Nacional.

Reportar los sobrantes de nmina en los tiempos establecidos por el rea Nmina de personal
activo, en el Sistema de Informacin de Liquidacin Salarial (LSI).

Garantizar la seguridad de la informacin y los recursos financieros, cumpliendo los protocolos


establecidos (control ingreso de personas ajenas al proceso, actualizacin de antivirus, restriccin en
el uso de USB y de informacin de internet que no sea de carcter institucional, coordinando con el
Jefe de Telemtica para el control del segmento de red de la tesorera, entre otros).

La Direccin de Investigacin Criminal e INTERPOL, crea y activa los usuarios de ingreso al


Mdulo de Enrolamiento de la Impresin Dactilar (PIDEN), a los funcionarios del Grupo de Talento
Humano de las unidades designados para tal fin, as mismo, garantiza el correcto funcionamiento
tcnico del Mdulo para el control del pago de nmina de la plataforma PIDEN.

El Grupo de Soporte Tecnolgico de la Direccin de Talento Humano, verifica e informa


mensualmente a las unidades, las novedades del personal que se encuentre pendiente por el
enrolamiento de la impresin dactilar.
REINTEGROS

Esta novedad se utiliza para realizar los reintegros al servicio activo del personal, y es reportada
exclusivamente por la Direccin de Talento Humano rea Procedimientos de Personal - Grupo
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Reubicacin Laboral, Retiros, Reintegros. El Grupo de Liquidacin de Nmina, realizar la liquidacin de


los devengos y descuentos a los cuales tenga derecho el reintegrado por tutela o por sentencia, para lo
cual solicitar antecedentes, as: Direccin de Talento Humano - Grupo Novedades de Nmina, Tesorera
de la ltima unidad laborada, Caja de Sueldos de Retiro y Secretara General - rea de Prestaciones
Sociales. Esta informacin se debe hacer llegar oportunamente, teniendo en cuenta el cumplimiento a la
Directiva Administrativa Permanente 018 del 10 de julio de 2009 Por la cual se establecen acciones y
trminos para el cumplimiento de las sentencias judiciales que ordenan el reintegro de servidores
pblicos al servicio activo de la Polica Nacional.
HOJA 5 DEL ANEXO 1 A LA DIRECTIVA ADMINISTRATIVA PERMANENTE
/ DIPON-DITAH
DEL _________________/ RESPONSABILIDAD EN LA GRABACIN, REVISIN E INFORMACIN
DE NOVEDADES DE NMINA DEL PERSONAL ACTIVO EN LA POLICA NACIONAL.

En el caso de los reintegros el rea Procedimientos de Personal - Grupo Reubicacin Laboral, Retiros,
Reintegros, cuando notifique el acto administrativo de reintegro debe realizar los ajustes de la fecha de
alta y la fecha vacacional que debe registrar el funcionario en el Sistema de Informacin para la
Administracin y Gestin del Talento Humano (SIATH), quienes deben verificar que el LIS tome
correctamente la novedad.
SUSPENSIN, RESTABLECIMIENTO EN EL EJERCICIO DE FUNCIONES Y ATRIBUCIONES, Y
DEVOLUCIN DE HABERES
El reporte de la novedad de suspensin en el ejercicio de funciones y atribuciones y restablecimiento,
deber ser procesado por el Grupo de Asuntos Penales de la Secretara General de la Polica Nacional.
Cuando en contra de un uniformado se dicte medida de aseguramiento consistente en detencin
preventiva, el Director General de la polica Nacional, dispondr su suspensin en ejercicio de funciones y
atribuciones. Contra el acto administrativo que disponga la suspensin no proceder recurso alguno.

El restablecimiento se realizar cuando exista absolucin, preclusin, cesacin de procedimiento o


revocatoria de la medida de aseguramiento, dicho levantamiento de la suspensin se dispondr por el
Director General de la Polica Nacional o quien corresponda, con base en la comunicacin de autoridad
judicial competente, a solicitud de parte o de oficio, siempre que se disponga la libertad del detenido. A
partir de la fecha del restablecimiento se devengar la totalidad de los haberes.

Cuando la sentencia definitiva fuere condenatoria, las sumas retenidas por sueldo bsico, pasarn a
formar parte de los recursos propios de la Caja de Sueldos de Retiro de la Polica Nacional, el tiempo de
la suspensin no se tendr en cuenta para ningn efecto laboral. No obstante, cuando el tiempo de la
suspensin haya sido superior al de la condena impuesta, se devolver el excedente de los haberes
retenidos.

El personal No Uniformado que presta sus servicios en la Polica Nacional durante el perodo de
suspensin en el ejercicio de funciones y atribuciones no percibir sueldo, primas, subsidios, ni
Prestaciones Sociales provenientes de la Institucin.

Durante el tiempo de la suspensin el funcionario percibir el 50% del sueldo bsico correspondiente a su
grado, el total de los subsidios y de las primas incluyendo la de servicio anual y navidad. El 50% restante
del sueldo bsico se le descontar mientras dure la suspensin con destino a la Tesorera General de la
Polica Nacional. Los Codificadores de nmina deben hacer seguimiento al personal suspendido en el
ejercicio de funciones y atribuciones de su unidad para que el sistema liquide y descuente los haberes de
acuerdo a lo estipulado anteriormente.
En cuanto a la Prima Vacacional mientras, se encuentre en esta condicin no causa derecho, de acuerdo
a las comunicaciones oficiales 00461 DIPON-SEGEN OFJUR ASPEN del 08 de febrero de 2010, y
05393 SEGEN ASJUR del 02 de septiembre de 2010.
Si la Resolucin es de restablecimiento, es decir el funcionario recobra la libertad pero sigue inmerso
en la investigacin penal, la fecha y liquidacin de la prima vacacional, se corre provisionalmente por
el mismo tiempo que el funcionario dur suspendido en el ejercicio de funciones y atribuciones,
hasta tanto no se resuelva de fondo su situacin jurdica.
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Si el fallo es absolutorio la Secretara General, previo aporte de la documentacin por parte del
Grupo de Talento Humano, emitir resolucin de devolucin de haberes, se realizar la liquidacin
de la prima vacacional y la fecha vacacional se modificar a la inicial que registraba el funcionario,
actividad exclusiva de la Direccin de Talento Humano rea Nmina de personal activo Grupo
Liquidacin de Nmina.
La Secretara General remite copia del Acto Administrativo, al Grupo de Talento Humano a la cual
pertenece el funcionario suspendido en el ejercicio de funciones y atribuciones para la comunicacin del
mismo; por lo anterior se debe hacer el seguimiento a esta novedad, verificando que sea procesada por
la Secretara General en el SIATH y aplique en el LSI, razn por la cual por ningn motivo las Tesoreras
deben efectuar descuentos por este concepto, nicamente en los casos que se les requiera por escrito el
reintegro de haberes al Presupuesto, cuando ingrese simultneamente la novedad de retiro y no ingrese
la novedad de suspensin en el ejercicio de funciones y atribuciones.
HOJA 6 DEL ANEXO 1 A LA DIRECTIVA ADMINISTRATIVA PERMANENTE
/ DIPON-DITAH
DEL _________________/ RESPONSABILIDAD EN LA GRABACIN, REVISIN E INFORMACIN
DE NOVEDADES DE NMINA DEL PERSONAL ACTIVO EN LA POLICA NACIONAL.
El Jefe de Talento Humano de las unidades, debe informar y enviar inmediatamente a la Secretara
General Grupo Asuntos Penales, copia de las diligencias por las cuales las autoridades judiciales
imponen o revocan la medida de aseguramiento, consistente en detencin preventiva, conceden libertad
provisional, prescriben la accin penal a favor del imputado, profieren nulidad de la investigacin,
precluyen la investigacin, cesan procedimiento, profieren sentencia absolutoria o condenatoria y en
general, los autos interlocutorios mediante los cuales se resuelven de forma definitiva los procesos
penales; anexando constancia de ejecutoria de la decisin definitiva, a efectos de elaborar y tramitar el
acto administrativo de suspensin en el ejercicio de funciones y atribuciones, restablecimiento, devolucin
de haberes, separacin absoluta o temporal, producindose de esa manera, los efectos prestacionales y
laborales del caso. Lo anterior, de acuerdo a lo estipulado en la Directiva Administrativa Permanente
10/10.2 006 DIPON-SEGEN Parmetros para resolver la situacin laborar y administrativa del personal
uniformado y no uniformado de la Polica Nacional que se encuentra vinculado a procesos penales.

Lo anterior, con el fin de evitar que se realicen descuentos en caso de restablecimiento o liquiden valores
sin causar derecho en caso que haya condena, cobro que deber realizar la unidad nominadora de
acuerdo a la Resolucin 4072 del 18 de septiembre de 2008, Por la cual se adopta el Manual de Cobro
Persuasivo para la Polica Nacional e Instructivo 116 DIPON SEGEN del 29 de octubre de 2007 en el
numeral 4 Obligaciones Objeto de Cobro Coactivo.

Se debe tener en cuenta que cuando al polica le profieren medida de aseguramiento de detencin
preventiva en establecimiento carcelario, y sta no se hace efectiva por encontrarse evadido, y no se
presente en ninguna unidad policial ni ante la autoridad judicial competente, el tiempo que permanezca
en esta situacin, no tendr derecho a percibir remuneracin alguna, por lo cual deber ser reportada la
novedad de Das dejados de laborar y no tiene derecho a que le sea reconocido como tiempo de
servicio para ningn efecto laborar.

En caso de concurrir una suspensin en el ejercicio de funciones y atribuciones debido a una accin
penal y una suspensin disciplinaria, por ser de forzoso cumplimiento y teniendo en cuenta que el
operador disciplinario determin la graduacin de la sancin al fijar de manera concreta su trmino y por
haber quedado en firme, prevalece su ejecucin frente a la suspensin en ejercicio de funciones y
atribuciones, toda vez que sta ltima procede de manera preventiva y durante un tiempo indeterminado,
mientras que se le define la situacin jurdica en el proceso penal adelantado. Lo anterior en
cumplimiento a la comunicacin oficial 339839 SEGEN-JEFAT del 20 de noviembre de 2013.
SEPARACIN TEMPORAL COMO CONSECUENCIA DE UNA ACCIN PENAL
La separacin temporal debe ser procesada por la Secretara General, la cual remite copia del Acto
Administrativo de separacin temporal al Grupo de Talento Humano de la unidad, al cual pertenece el
funcionario cobijado con la medida, para la comunicacin del mismo, quienes deben hacer el seguimiento
a esta novedad de tal forma que confirme que la Secretara General la procese en el SIATH y
automticamente aplique en el proceso de nmina en el LSI, razn por la cual por ningn motivo las
Tesoreras, efectuarn descuento alguno por ese concepto.

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El Jefe de Talento Humano debe efectuar control y seguimiento a esta novedad, efectuando la revisin en
la prenmina, con el fin que el LSI no nomine al personal en esta condicin durante el tiempo ordenado.
Mientras dure la separacin temporal, el funcionario no tiene derecho a devengar sueldos, primas y
prestaciones sociales; adems ese perodo de tiempo no se considera como de servicio activo para
ningn efecto, de tal forma que siempre y cuando la separacin temporal no supere el tiempo de un ao,
y en cumplimiento a lo estipulado en la comunicacin oficial 00461 DIPON-SEGEN-OFJUR ASPEN del 8
de febrero de 2010, complementada con la comunicacin oficial 05393 SEGEN-ASJUR del 2 de
septiembre de 2010, la fecha vacacional y por ende la liquidacin de la prima vacacional, se corre
definitivamente el mismo tiempo que el funcionario dur separado temporalmente, pero si la separacin
temporal es superior a un ao, la nueva fecha vacacional y su liquidacin se cambia definitivamente a la
fecha de regreso del funcionario.
VACACIONES
Las vacaciones debidamente autorizadas deben publicarse en las rdenes internas de personal y la
grabacin en el SIATH debe ser oportuna, evitando inconvenientes en los descuentos de la Prima de
Orden Pblico, Partida Diaria de Alimentacin, Prima de Riesgo, Bonificacin Rama Jurisdiccional, Prima
de Carabinero, Prima de Vuelo y Bonificacin Especial.
HOJA 7 DEL ANEXO 1 A LA DIRECTIVA ADMINISTRATIVA PERMANENTE
/ DIPON-DITAH
DEL _________________/ RESPONSABILIDAD EN LA GRABACIN, REVISIN E INFORMACIN
DE NOVEDADES DE NMINA DEL PERSONAL ACTIVO EN LA POLICA NACIONAL.

Cuando las vacaciones sean modificadas o derogadas, el Grupo de Talento Humano de la unidad, previa
publicacin de la novedad, debe procesar los adicionales por los haberes inicialmente descontados,
segn cada concepto: Prima de Orden Pblico, Partida Diaria de Alimentacin, Prima de Riesgo,
Bonificacin Rama Jurisdiccional, Prima de Carabinero, Prima de Vuelo, Bonificacin Especial y Subsidio
de Alimentacin (este ltimo caso para el personal no uniformado del rgimen 1214 de 1990, cuando
excedan los 15 das de vacaciones), en los valores que correspondan al tiempo modificado o derogado.
El personal a quien se le reporta el retiro, tendr derecho a la liquidacin automtica de la Prima
Vacacional proporcional, siempre que cumpla seis (6) meses y un (1) da, despus del derecho de la
ltima Prima Vacacional.
Para el personal de la funcin pblica (fuentes presupuestales DISAN, DIBIE y DAS), corresponde a las
Direcciones de Sanidad, Bienestar Social y las unidades donde labore este personal, el reporte y revisin
de esta novedad, Decreto 1045/78 y 1933/89, personal del DAS en supresin se aplica la Ley 995/05).
En la Direccin de Talento Humano, el rea de Procedimientos de Personal - Grupo Administracin Hojas
de Vida, y los Grupos de Talento Humano suministrarn al rea Nmina de personal activo - Grupo
Liquidacin de Nmina las constancias de vacaciones pendientes del personal retirado para efectos de la
elaboracin de la nmina de indemnizacin de vacaciones con los siguientes requisitos: fecha y causal
del retiro, ltima fecha vacacional, das pendientes al momento del retiro y si le figuran separaciones
temporales, suspensiones penales y disciplinarias, debe ser enviada a esta rea con un plazo mximo de
15 das contados desde la fecha de notificacin del retiro del funcionario.
CAMBIO DE FECHA VACACIONAL PARA LIQUIDACIN
Es procesada exclusivamente por la Direccin de Talento Humano - rea Nmina de personal activo Grupo Liquidacin de Nmina, en los siguientes casos: correccin de errores en la base de datos,
separaciones temporales, suspensiones disciplinarias, suspensiones penales, das dejados de laborar,
licencias no remuneradas y cambios de categora (nivel ejecutivo o no uniformado a oficial).
En el evento de restablecimiento en funciones y atribuciones con devolucin de haberes y reintegro, la
Direccin de Talento Humano - rea Nmina de personal activo - Grupo Liquidacin de Nmina,
procesar tanto la liquidacin de la Prima Vacacional pendiente, como la modificacin de la fecha
vacacional, con base en el acto administrativo del restablecimiento enviada por la Secretara General.
VACACIONES PERSONAL DE FUNCIN PBLICA

La novedad de vacaciones debe ser generada para el proceso de nmina anterior al mes en que se van a
disfrutar (la nmina se liquida de manera anticipada).

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Por lo anterior, se debe informar al personal que sale a vacaciones, que para el mes en que se le liquida
la Prima Vacacional, se le reconoce un valor por concepto de Salario Vacaciones por los das a disfrutar,
valor que ser descontado en el mes siguiente.

La Prima Vacacional y los factores salariales que causan derecho por el disfrute de las vacaciones, se
liquidan de acuerdo a lo estipulado en el artculo 17 del Decreto1933 del 28 de agosto de 1989.

DAS DEJADOS DE LABORAR

Esta novedad se genera cuando el funcionario incurra en una ausencia injustificada al servicio, o cuando
se conozca que el funcionario se ausenta de su sitio de trabajo sin justa causa, con el fin de evitar la
liquidacin y pago de los das no laborados, la cual debe ser comunicada de forma personal al funcionario
en cumplimiento al Decreto 1737 del 15 de mayo de 2009.

El Comandante de la unidad (Ordenador del Gasto) con fundamento en la evaluacin de los informes y
concepto jurdico, determinar el descuento de los das dejados de laborar: El reporte de la novedad ser
responsabilidad del Jefe de Talento Humano y Codificador de Nmina de la unidad, dejando los soportes
del procedimiento; la decisin ser comunicada al polica y la novedad publicada en la Orden Interna. No
se debe reportar para los Cadete, Alfrez, Estudiante y Auxiliar de Polica.

Esta novedad afecta la doceava parte de la Prima de Navidad y Prima de Servicio, teniendo en cuenta los
das reportados, se refleja en el desprendible de pago como descuento. En el caso de las derogaciones,
el valor se refleja como adicional en la columna de devengos. Por otra parte esta novedad modifica la
fecha vacacional segn comunicado 291621 SEGENARJUR del 21 de diciembre de 2011.

HOJA 8 DEL ANEXO 1 A LA DIRECTIVA ADMINISTRATIVA PERMANENTE


/ DIPON-DITAH
DEL _________________/ RESPONSABILIDAD EN LA GRABACIN, REVISIN E INFORMACIN
DE NOVEDADES DE NMINA DEL PERSONAL ACTIVO EN LA POLICA NACIONAL.

La novedad de das dejados de laborar es independiente de la accin disciplinaria y penal a que haya
lugar; por esta razn el Jefe de Talento Humano de la unidad deber remitir copia del informe a la Oficina
con Atribuciones Disciplinarias que competa.
MULTAS
Los correctivos de multa impuestos por la Procuradura General de la Nacin y la Direccin General de la
Polica Nacional procesados en el SIJUR y cuyos descuentos se estn realizando a travs de la nmina,
cuando estos correctivos son revocados, modificados en los das, o cancelados en forma anticipada, es
necesario que los Grupos de Talento Humano y las oficinas con atribuciones disciplinarias, hagan llegar
a la Inspeccin General Grupo seguimiento y Control Disciplinario, la solicitud del interesado, para los
registros a que haya lugar en los sistemas SIATH y SIJUR. Para efecto del sistema LSI ser
responsabilidad del Grupo de Talento Humano realizar las correcciones correspondientes.
Es de tener en cuenta que la suspensin del descuento de multa por pagos anticipados lo debe realizar el
codificador de nmina de cada unidad.
La solicitud de devolucin de haberes debe efectuarse ante la Direccin de Bienestar Social.
SUSPENSIONES DISCIPLINARIAS Y PROVISIONALES
Corresponde procesarlas a las oficinas con atribuciones disciplinarias de las unidades donde se culmin
la investigacin disciplinaria.
Cuando se da una de estas suspensiones, el LSI liquida el salario de acuerdo al nmero de das de la
suspensin (30 das salario igual a cero), correspondindole al codificador de nmina revisar en
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prenmina que esta novedad opere correctamente, teniendo en cuenta el nmero de das de la
suspensin.
La devolucin de haberes con ocasin de la derogacin, la realiza la Direccin de Talento Humano el
rea Nmina de personal activo - Grupo Liquidacin de Nmina, con base en la disposicin que la
ordena, esta disposicin la har llegar la Oficina de Asesora Jurdica de la Inspeccin General. En este
sentido, es pertinente recordar que dineros anteriores a la vigencia actual se liquidarn en nmina de
vigencias expiradas (pasivos exigibles).
Es absolutamente necesaria la coordinacin entre el Grupo de Talento Humano y oficinas con
atribuciones disciplinarias, para que se haga la afectacin en la nmina dentro del plazo establecido para
ejecutarla en prenmina en los plazos establecidos en el anexo de la presente directiva.
Cuando se produzca una prdida de fuerza ejecutoria, la Inspeccin General Grupo de Seguimiento y
Control Disciplinario, debe verificar la afectacin en el SIJUR y SIATH, y las oficinas con atribuciones
disciplinarias verificarn con el codificador de nmina de cada unidad lo que corresponda al LSI.
Dando cumplimiento a los conceptos jurdicos 067339 del 12 de abril de 2011 y 087639 del 10 de mayo
de 2011, emitidos por la Secretara General, respecto al evento en que un funcionario de la Institucin se
reincorpore a la labor una vez finalice una suspensin disciplinaria o suspensin provisional, el
funcionario debe realizar el aporte a sanidad de un 8%, el 4% correspondiente al mes y el otro 4% por lo
que dej de aportar durante el tiempo que ostent una de las condiciones mencionadas, el codificador de
nmina de la unidad debe realizar el descuento con el cdigo 950 Aportes Adeudados Servicios de
Sanidad.
El Concepto Jurdico 339839 SEGEN-JEFAT del 20 de noviembre de 2013, establece que la suspensin
disciplinaria prevalece sobre la suspensin en el ejercicio de funciones y atribuciones, toda vez que esta
ltima procede de manera preventiva y durante un tiempo indeterminado mientras se define la situacin
jurdica en el proceso penal adelantado.
Durante el tiempo de la suspensin disciplinaria o suspensin provisional la Institucin hace el aporte a
sanidad y tanto los funcionarios como sus beneficiarios tienen derecho a recibir los servicios mdicos que
requieran (Comunicado 191295 ADSALGRULI del 2 de septiembre de 2011).
Cuando el suspendido disciplinario o provisional pertenece al rgimen de Ley 100 de 1993, la suspensin
la decreta el Ministerio de Defensa Nacional, y opera en la misma forma que para el personal de rgimen
especial, aclarndose que es procesada por los Grupos de Talento Humano de las unidades.
HOJA 9 DEL ANEXO 1 A LA DIRECTIVA ADMINISTRATIVA PERMANENTE
/ DIPON-DITAH
DEL _________________/ RESPONSABILIDAD EN LA GRABACIN, REVISIN E INFORMACIN
DE NOVEDADES DE NMINA DEL PERSONAL ACTIVO EN LA POLICA NACIONAL.
En relacin con el personal regido por la Ley 100 de 1993, se tiene que el numeral 4 del artculo 51 del
Cdigo Sustantivo del Trabajo, el contrato de trabajo se suspende cuando el empleador otorga una
licencia o permiso temporal.
Ahora bien, el artculo 53 del citado Cdigo, precisa cuales son los efectos de la suspensin del contrato
de trabajo:
Artculo 53, Efectos de la Suspensin, Durante el perodo de las suspensiones contempladas en el
artculo 57 se interrumpe para el trabajador la obligacin de prestar el servicio prometido, y para el
empleador la de pagar los salarios de esos lapsos, pero durante la suspensin corren a cargo del
empleador, adems de las obligaciones ya surgidas con anterioridad, las que le correspondan por muerte
o por enfermedad de los trabajadores, estos perodos de suspensin pueden descontarse por el
empleador al liquidar vacaciones, cesantas y jubilaciones.
Respecto a riesgos laborales, estando el trabajador de licencia no incurre en ningn riesgo profesional
puesto que no est laborando, y por consiguiente no hay razn para pagar riesgos profesionales.
Respecto a los aportes en salud, el artculo 71 del decreto 806 de 1998 establece lo siguiente:
Cotizaciones durante el periodo de huelga o suspensin temporal del contrato de trabajo. En los
perodos de huelga o suspensin temporal del contrato de trabajo por alguna de las causales
contempladas en el artculo 51 del Cdigo Sustantivo del Trabajo, no habr lugar al pago de los aportes
por parte del afiliado, pero s de los correspondientes al empleador los cuales se efectuarn con base en
el ltimo salario base reportado con anterioridad a la huelga o a la suspensin temporal del contrato.
Es de anotar, que en los procesos de prenmina al presentarse esta novedad se debe verificar que el
LSI, est haciendo los aportes a seguridad social (pensin y salud). El funcionario encargado de elaborar
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la Planilla Integrada de Liquidacin de Aportes (PILA) deber ingresar la novedad de Suspensin


Temporal de Contrato, seleccionando 8.5% de aporte para salud y 12% de aporte para pensin (segn la
tarifa ordenada por el Gobierno Nacional).
COMISIONES
Nmina al exterior:
En la nmina al exterior se liquidan haberes al personal de la Institucin que sale a comisin de manera
transitoria o permanente.
De acuerdo a los Decretos 1212, 1213 y 1214 de 1990 y 1091 de 1995, las comisiones transitorias tienen
una duracin hasta de noventa (90) das, liquidando los conceptos de sueldo bsico, Prima de Academia
Superior y viticos; las comisiones permanentes exceden de noventa (90) das y liquida los conceptos de
sueldo bsico, Prima de Alojamiento, Prima de Instalacin de ida y de regreso, Prima de Caresta (de
acuerdo al pas), Prima de Navidad y Prima de Academia Superior; estas comisiones se presentan para
cumplir objetivos especiales, administrativos, estudio, diplomticos, necesidades del servicio de polica y
representacin del personal de oficiales, suboficiales, nivel ejecutivo, agentes y personal no uniformado
de la Institucin en otros pases, con autorizacin de la Presidencia de la Repblica y el Alto Mando
Institucional, los conceptos se liquidan teniendo en cuenta el grado y las especificaciones de cada
comisin, en cumplimiento a la Resolucin 3092 del 24 de julio de 2009 Por la cual se fija la cuanta para
la liquidacin de haberes, primas y viticos para comisiones al exterior.
Los actos administrativos de cada comisin son emitidos por la Presidencia de la Repblica, Ministerio de
Defensa Nacional y por la Direccin General de la Polica Nacional segn corresponda.
El rea Nmina de personal activo, de manera centralizada realiza la nmina al exterior con base en los
actos administrativos, los cuales deben ser firmados por el Jefe del Grupo Liquidacin de Nmina, el Jefe
de rea Nmina de personal activo y el Director de Talento Humano, posteriormente se enva a la
Direccin Administrativa y Financiera, Grupo de Presupuesto General.
COMISIN EN LA ADMINISTRACIN PBLICA
El rea Nmina de personal activo de la Direccin de Talento Humano, proceder a suspender la
liquidacin de sueldo bsico al personal que es enviado en comisin a la Administracin Pblica, de
acuerdo al acto administrativo remitido por el rea de Procedimientos de Personal, quienes deben llevar
el control de la fecha de inicio y trmino de la comisin, para coordinar las acciones pertinentes de
afectacin en la nmina
HOJA 10 DEL ANEXO 1 A LA DIRECTIVA ADMINISTRATIVA PERMANENTE
/ DIPONDITAH DEL _________________/ RESPONSABILIDAD EN LA GRABACIN, REVISIN E
INFORMACIN DE NOVEDADES DE NMINA DEL PERSONAL ACTIVO EN LA POLICA
NACIONAL.
Adems de lo anterior, el funcionario designado en comisin, debe presentar ante el rea Nmina de
personal activo - Grupo Liquidacin de Nmina, comunicacin oficial sobre su voluntad de renunciar al
sueldo bsico de la Polica Nacional, Resolucin por la cual es nombrado en la entidad y cargo a
desempear, acta de posesin, certificacin de la remuneracin especificando la fecha de su posesin en
el cargo.
El rea Nmina de personal activo - Grupo de Liquidacin de Nmina proceder a realizar la liquidacin
del funcionario con esta novedad, con el fin de descontar lo pagado por la Polica Nacional por el mismo
concepto tomando como base la Resolucin 546 del 14 de febrero de 2007 Por la cual se expide el
Reglamento Interno del Recaudo de Cartera de las Obligaciones del Ministerio de Defensa NacionalFuerzas Militares-Polica Nacional.
Tambin es importante sealar que la Polica Nacional, mediante Resolucin 04072 del 18 de Septiembre
de 2008 Por el cual se adopta el Manual de Cobro Persuasivo para la Polica Nacional, de no tener la
capacidad de realizar el descuento por nmina se le notificar del valor adeudado a la Polica Nacional,
con el fin informe como realizar este pago. En este sentido, se informar al funcionario del descuento
que tendr en sus haberes y la normatividad que lo establece.
A continuacin se enuncia la normatividad que regula las comisiones en la Administracin Pblica y otras
entidades del Estado, as

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Decreto 1212 de 1990 Oficiales y Suboficiales


Artculo 66. Remuneraciones Especiales.

Decreto 1213 de 1990 Agentes


Artculo 28. Remuneraciones Especiales

Decreto 1091 de 1995 Nivel Ejecutivo


Artculo 2. Remuneraciones Especiales
LICENCIAS

La licencia es una de las situaciones administrativas en las que se puede encontrar un empleado del
sector pblico, por tal motivo el Decreto 1791 de 2000, las enmarc para el personal de Oficiales, Nivel
Ejecutivo, Suboficiales y Agentes de la Polica Nacional en los siguientes trminos:
Artculo 45 Licencia sin derecho a sueldo. El Ministro de Defensa Nacional o el Director General de la
Polica Nacional cuando en l se delegue, podr conceder licencias, con justa causa y sin derecho a
sueldo, hasta por noventa (90) das en el ao, al personal que as lo solicite. Esta licencia podr
prorrogarse hasta por treinta (30) das ms y en este caso, el tiempo de la prrroga no se computar para
efectos de la actividad policial ni para el reconocimiento de prestaciones sociales (), motivo por el cual
se modifica la fecha vacacional, la antigedad, no se liquidan cesantas y afecta las doceavas partes de
la prima de navidad y la prima de servicio anual.
Artculo 46 Licencia especial. El Ministro de Defensa Nacional o el Director General de la Polica
Nacional cuando en l se delegue, podr conceder licencia sin derecho a sueldo ni prestaciones sociales,
al policial cuyo cnyuge o compaero (a) permanente, sea destinado en comisin al exterior y ostente la
calidad de servidor pblico, hasta por un trmino igual al de la duracin de la comisin. Este tiempo no se
computar para efectos de la actividad policial ni para el reconocimiento de prestaciones sociales ()
(negrillas fuera de texto), motivo por el cual se modifica la fecha vacacional, la antigedad, no se liquidan
cesantas y afecta las doceavas partes de la prima de navidad y la prima de servicio anual.
Esta novedad, al igual que la licencia remunerada deber ser reportada nicamente por la Direccin de
Talento Humano - rea Procedimiento de Personal, con base en el acto administrativo que se expida en
esa rea, quien deber informar al Grupo de Talento Humano quien solicit la licencia sin derecho a
sueldo, para la notificacin y publicacin.
Los Grupos de Talento Humano, debern efectuar la revisin de esta novedad en la prenmina e informar
las inconsistencias a la Direccin de Talento Humano - rea Procedimiento de Personal, para que all se
analice y se d solucin a los casos.
Es de anotar que no se pueden reportar dos novedades de ausencia laboral para el mismo proceso
nominal como vacaciones y licencia no remunerada, motivo por el cual se deben mantener actualizadas
las novedades del personal y ser incluidas oportunamente en el SIATH.
HOJA 11 DEL ANEXO 1 A LA DIRECTIVA ADMINISTRATIVA PERMANENTE
/ DIPONDITAH DEL _________________/ RESPONSABILIDAD EN LA GRABACIN, REVISIN E
INFORMACIN DE NOVEDADES DE NMINA DEL PERSONAL ACTIVO EN LA POLICA
NACIONAL.

En igual sentido, el Decreto 1792 del 14 de septiembre de 2000, reglament las licencias para el personal
Civil del Ministerio de Defensa Nacional, en los siguientes trminos:
Artculo 30 Licencia ordinaria. A los empleados pblicos se les podr conceder licencia ordinaria
renunciable y sin derecho a sueldo hasta por sesenta (60) das al ao, continuos o discontinuos. Si
concurriere justa causa, a juicio de la autoridad competente, esta licencia podr prorrogarse hasta por
treinta (30) das ms. La licencia ordinaria ser concedida y prorrogada por los nominadores
correspondientes y el tiempo concedido y la prrroga no se computar para ningn efecto como tiempo
de servicio.
Artculo 32 Licencia no remunerada para adelantar estudios. A juicio del nominador y de acuerdo con
las necesidades del servicio, a los empleados pblicos se les podr conceder licencia no remunerada,
con el fin de adelantar estudios en el pas o en el exterior, hasta por el trmino de un (1) ao. A esta
licencia, en todos los dems aspectos le sern aplicables las disposiciones que regulan la licencia no
remunerada.

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Artculo 33 Licencia especial. El nominador correspondiente podr conceder licencia sin derecho a
sueldo ni prestaciones sociales, al empleado pblico, cuyo cnyuge o compaero (a) permanente sea
destinado en comisin al exterior y ostente la calidad de servidor pblico.
Esta licencia se podr conceder hasta por un trmino igual al de la duracin de la comisin del cnyuge o
compaero (a) permanente. Este trmino no se computar para efectos de tiempo de servicio, ni para el
reconocimiento de prestaciones sociales. Esta licencia ocasiona vacancia temporal del empleo.
Dando cumplimiento a los conceptos jurdicos 067339 del 12 de abril de 2011 y 087639 del 10 de mayo
de 2011, emitidos por la Secretara General, respecto al evento en que un funcionario de la Institucin se
reincorpore a la labor una vez finalice una suspensin disciplinaria, suspensin provisional, el funcionario
debe realizar el aporte a sanidad de un 8%, el 4% correspondiente al mes y el otro 4% por lo que dej de
aportar durante el tiempo que ostent una de las condiciones mencionadas, el codificador de nmina de
la Unidad debe realizar el descuento con el cdigo 950 Aportes Adeudados Servicios de Sanidad.
Durante el tiempo de la licencia sin derecho a sueldo, la Institucin hace el aporte a sanidad y tanto los
funcionarios como sus beneficiarios tienen derecho a recibir los servicios mdicos que requieran.
(Comunicado 191295 ADSALGRULI del 2 de septiembre de 2011).
En relacin con el personal regido por la Ley 100 de 1993, se tiene que el numeral 4 del artculo 51 del
Cdigo Sustantivo del Trabajo, el contrato de trabajo se suspende cuando el empleador otorga una
licencia o permiso temporal. Ahora bien, el artculo 53 del citado cdigo, precisa cuales son los efectos de
la suspensin del contrato de trabajo:

Artculo 53. Efectos de la Suspensin, Durante el perodo de las suspensiones contempladas en el


artculo 57 se interrumpe para el trabajador la obligacin de prestar el servicio prometido, y para el
empleador la de pagar los salarios de esos lapsos, pero durante la suspensin corren a cargo del
empleador, adems de las obligaciones ya surgidas con anterioridad, las que le correspondan por muerte
o por enfermedad de los trabajadores, estos perodos de suspensin pueden descontarse por el
empleador al liquidar vacaciones, cesantas y jubilaciones.
Respecto a riesgos laborales, el trabajador en licencia no tiene ningn riesgo profesional puesto que no
est laborando, motivo por el cual no hay razn para liquidar riesgos laborales.
Respecto a los aportes en salud, el artculo 71 del decreto 806 de 1998 establece: Cotizaciones en los
perodos de huelga o suspensin temporal del contrato de trabajo por alguna de las causales
contempladas en el artculo 51 del Cdigo Sustantivo del Trabajo, no habr lugar al pago de los aportes
por parte del afiliado, pero s de los correspondientes al empleador los cuales se efectuarn con base en
el ltimo salario base reportado con anterioridad a la huelga o a la suspensin temporal del contrato.
Es de anotar que en los procesos de prenmina al presentarse esta novedad se debe verificar que el LSI,
est haciendo los aportes patronales a seguridad social (pensin y salud). El funcionario encargado de
elaborar la planilla Integrado de liquidacin de aportes (PILA) deber ingresar la novedad de Suspensin
Temporal de Contrato, seleccionando 8.5% de aporte para salud y 12% de aporte para pensin (segn la
tarifa ordenada por el Gobierno Nacional).

HOJA 12 DEL ANEXO 1 A LA DIRECTIVA ADMINISTRATIVA PERMANENTE


/ DIPONDITAH DEL _________________/ RESPONSABILIDAD EN LA GRABACIN, REVISIN E
INFORMACIN DE NOVEDADES DE NMINA DEL PERSONAL ACTIVO EN LA POLICA
NACIONAL.
AUXILIARES DE POLICA
Las altas de los Auxiliares de Polica Bachilleres sern reportadas por los Grupos de Talento Humano de
las metropolitanas y departamentos de polica, en los cuales fueron incorporados mediante acto
administrativo.
Las altas de los Auxiliares de Polica sern reportadas por los Grupos de Talento Humano de las escuelas
de formacin, en las cuales fueron incorporados mediante acto administrativo.
El personal de Auxiliares de Polica, tiene derecho al otorgamiento de un permiso, cumplidos los 12
meses de servicio militar, hasta por 15 das, los cuales deben ser registrados en el SIATH teniendo en
cuenta los das concedidos por la Unidad, con una subvencin de transporte equivalente al 100% de un
salario mnimo legal mensual vigente.

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La devolucin proporcional de la partida diaria de alimentacin de los das de permiso, se debe realizar al
Auxiliar de Polica, de acuerdo a lo establecido en el Instructivo 01/03 016 DIPON-OFPLA del 13 de
marzo de 2014.
En caso de calamidad familiar comprobada o catstrofe que haya podido afectar gravemente a su familia
(en cualquier tiempo), se otorgar un permiso igual al del prrafo anterior, con derecho a la subvencin de
transporte equivalente al cien por ciento de un salario mnimo legal vigente, y la partida diaria de
alimentacin por los das de permiso, novedad que deber ser reportada por los Grupos de Talento
Humano de las unidades policiales a nivel pas, en las cuales se cause la novedad.
Los licenciamientos del personal de Auxiliares de Polica se realizan a travs de Resolucin expedida por
el Comandante o Jefe de la unidad en la cual se encuentran nominados y deben ser grabados por los
Grupos de Talento Humano de la misma. El sistema liquidar automticamente en el mes en que se
procese el retiro por licenciamiento, un mnimo legal vigente, correspondiente a la bonificacin por
licenciamiento y los das de partida diaria de alimentacin, teniendo en cuenta la fecha fiscal de dicha
novedad, sin causar derecho a la bonificacin de auxiliar de polica (son excluyentes).
La terminacin de la prestacin del servicio militar por desacuartelamiento (desvinculacin), orden
judicial, licenciamiento, fallas en la incorporacin, tercer examen mdico, retiro o muerte, o incorporacin
a Oficial o miembro del Nivel Ejecutivo, se efectuar mediante Acto Administrativo emanado por la unidad
en la cual se encuentre nominado y grabado por el Grupo de Talento Humano. Para efectos de nmina la
novedad es retiro sin tres meses de alta con la condicin desvincular segn el caso.
La bonificacin que se liquida para ser pagadera en diciembre (Prima de Navidad), en todas las
circunstancias debe ser cancelada en su totalidad por la Tesorera de la unidad con la excepcin de que
el Auxiliar se encuentre en situacin laboral evadido.
SUSPENSIN Y REACTIVACIN DE LIQUIDACIN EN NMINA
La novedad de suspensin de liquidacin en nmina es reportada por el Grupo de Talento Humano,
nicamente al personal del cuerpo de Auxiliares de Polica y Auxiliares de Polica Bachiller, que se
encuentra evadido o suspendido en la prestacin del servicio militar, con base en el acto administrativo
(Orden Interna) que expida el Comandante de la Metropolitana, Departamento de polica, Direccin o
Escuela donde este se encontrare prestando el servicio militar, con la condicin de Suspensin de la
Prestacin del Servicio. Es de aclarar que dicho personal NO es suspendido en funciones y atribuciones,
sino suspendido en la prestacin del servicio, a causa de ser condenado o investigado por delitos
culposos.
La reactivacin de liquidacin en nmina con base en el acto administrativo de la continuacin de la
prestacin del servicio militar, expedida por los comandos de las unidades correspondientes, debe ser
procesada por el Grupo de Talento Humano de cada unidad; adems, deben proceder a liquidar los
haberes a partir de la fecha fiscal de inicio de la prestacin del servicio, por adicionales.
Ningn Grupo de Talento Humano debe suspender la liquidacin en nmina al personal profesional de la
Polica Nacional, sin que medie acto administrativo.
RECONOCIMIENTO TIEMPOS
Esta novedad ser procesada por la Coordinacin ante la Direccin de Reclutamiento del Ejrcito de la
Direccin de Talento Humano.
HOJA 13 DEL ANEXO 1 A LA DIRECTIVA ADMINISTRATIVA PERMANENTE
/ DIPONDITAH DEL _________________/ RESPONSABILIDAD EN LA GRABACIN, REVISIN E
INFORMACIN DE NOVEDADES DE NMINA DEL PERSONAL ACTIVO EN LA POLICA
NACIONAL.
Si corresponde al servicio militar y ste se prest como soldado, el funcionario debe aportar constancia
expedida por la Divisin Archivo General del Ministerio de Defensa Nacional o en su defecto por la
Jefatura de Desarrollo Humano de la respectiva fuerza.
En caso de haber prestado el servicio militar en la Polica Nacional, como Auxiliar de Polica debe anexar
certificacin expedida por el Archivo General de la Polica Nacional y como Auxiliar de Polica Bachiller
certificacin expedida por la Grupo de Talento Humano de la unidad donde prest el servicio militar.
Otros tiempos diferentes al servicio militar, sern reconocidos en la Direccin de Talento Humano el rea
Procedimientos de Personal - Grupo Administracin Historias Laborales, previo concepto emitido por la
Secretara General de la Polica Nacional.
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Aprobacin: 28-04-2014

INFORMACIN BSICA PARA RETENCIN EN LA FUENTE

Esta novedad debe ser reportada a la Direccin de Talento Humano - rea Nmina de personal activo Grupo Liquidacin de Nmina o a los Grupos de Talento Humano Direccin de Sanidad y Bienestar
Social, por los empleados que tienen exenciones o excepciones en la liquidacin de retencin en la
fuente.
LIQUIDACIN APORTES PERSONAL DE LEY 100 DE 1993
Los aspectos relacionados con la afiliacin, traslados, desafiliacin, incapacidades, entre otros, estn
sealados en el Instructivo 046 del 29 de julio de 2009.
La liquidacin es un procedimiento automtico, la seguridad social segn los artculos 4 y 8 de la Ley
100 de 1003, est definida como un servicio pblico obligatorio, conformado por los regmenes generales
establecidos para pensin, salud, riesgos laborales y los servicios sociales complementarios que se
definen en esta ley.
La liquidacin de los aportes parafiscales (SENA 0.5 %, ICBF 3.0%, ESAP 0.5% y Escuelas Industriales e
Institutos Tcnicos 1%), es centralizada. De otra parte la Planilla Integral de Autoliquidacin de Aportes
(PILA) est diseada para efectuar las liquidaciones de aportes a seguridad social (EPS, AFP, ARL) del
personal no uniformado, bajo la responsabilidad de los Grupos de Talento Humano, tomando la
informacin del SIATH y LSI, para ser registrada en la plataforma dispuesta por el operador de
informacin establecido para este proceso.
Se debe prestar especial atencin al ingreso de un nuevo funcionario, realizando la planilla del mes del
proceso y una planilla adicional por el retroactivo de acuerdo a la fecha de ingreso, teniendo en cuenta
que la Planilla Integrada de Liquidacin de Aportes PILA, est diseada para periodos de treinta (30)
das.
Para efectos de control, se sugiere liquidar para el personal posesionado en la Institucin procedente del
DAS en supresin en una planilla independiente.
APORTES DE SALUD
Los porcentajes de descuento establecidos estn parametrizados segn la normatividad vigente en el
LSI, y la base de cotizacin est definida en el Decreto 1158 de 1994 artculo 1, acorde con el pargrafo 1
del artculo 204 de la Ley 100 de 1993.
El Decreto 2236 de 1999 en su artculo 1, establece el pago anticipado de los aportes en salud, razn
por la cual, una vez se produzca un nombramiento, y se liquide el primer salario, se deben efectuar las
liquidaciones correspondientes al funcionario para quedar al da en esta materia, aspecto que es
imperativo revisar por parte de las unidades en cada prenmina, con el propsito de corregir cualquier
inconsistencia antes de liquidar la nmina definitiva.
APORTES AL CONSORCIO SAYP 2011 (FOSYGA)
Se debe tener presente la normatividad que se relaciona a continuacin, con el fin de hacer los aportes al
consorcio SAYP 2011, cuando la ley lo exija:
HOJA 14 DEL ANEXO 1 A LA DIRECTIVA ADMINISTRATIVA PERMANENTE
/ DIPONDITAH DEL _________________/ RESPONSABILIDAD EN LA GRABACIN, REVISIN E
INFORMACIN DE NOVEDADES DE NMINA DEL PERSONAL ACTIVO EN LA POLICA
NACIONAL.
Artculo 14. Rgimen de Excepcin. Para efecto de evitar el pago doble de cobertura y la desviacin de
recursos, las personas que se encuentren excepcionadas por ley para pertenecer al Sistema General de
Seguridad Social en Salud, de conformidad con lo establecido en el artculo 279 de la Ley 100 de 1993,
no podrn utilizar simultneamente los servicios del Rgimen de Excepcin y del Sistema General de
Seguridad Social en Salud como cotizantes o beneficiarios.
Si el rgimen de excepcin no contempla la posibilidad de afiliar cotizantes distintos a los de su propio
rgimen, el cnyuge del cotizante del rgimen de excepcin deber permanecer obligatoriamente en el
rgimen contributivo y los beneficiarios quedarn cubiertos por el rgimen de excepcin.
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Si el rgimen de excepcin no prev la cobertura del grupo familiar, el cnyuge cotizante con sus
beneficiarios permanecer en el Sistema General de Seguridad Social en Salud.
Teniendo en cuenta lo anterior, si un funcionario(a) tiene cobertura en salud por rgimen de excepcin
(viudos(as), pensionados(as), realizar el aporte a salud que ordene la ley pero al consorcio SAYP 2011,
los Grupos de Talento Humano debern incluir en el SIATH la novedad de traslado de EPS para
consorcio SAYP, igual procedimiento en la Planilla Integral de Autoliquidacin de Aportes (PILA).
INCAPACIDADES
Para que este proceso se lleve a cabo de manera automtica por el Sistema de Liquidacin Salarial
Integrado, se requiere que el Grupo de Talento Humano de las unidades policiales a nivel pas, coordinen
la publicacin en la Orden Interna.
En el caso de incapacidades por enfermedad general, el Decreto 2943 del 171213 artculo 1, pargrafo 1,
establece que los dos (2) primeros das de incapacidad laboral, son asumidos por el patrono; en cuanto a
los das subsiguientes, la Ley 100 de 1993, remite al artculo 227 del Cdigo Sustantivo del Trabajo, en
relacin a que el patrono otorga un auxilio monetario por los primeros noventa das de incapacidad
correspondiente al 66.66% del salario base de cotizacin, y por los siguientes noventa (90) das de
incapacidad el auxilio es del 50%. En cualquier caso, el valor de la incapacidad no puede ser inferior al
salario mnimo.
Este auxilio monetario es asumido por las EPS, por lo tanto, cuando la Polica Nacional liquida en nmina
el auxilio monetario, el Grupo de Talento Humano de las unidades, deben proceder a efectuar el recobro,
de acuerdo con los protocolos establecidos por cada EPS para este efecto. Es necesario entonces,
establecer comunicacin con cada Entidad Promotora de Salud y con cada Tesorera, para la
recuperacin de estos dineros.
Para acceder a las prestaciones econmicas generadas por este tipo de incapacidad, los trabajadores
debern haber cotizado, un mnimo de cuatro (04) semanas en forma ininterrumpida y completa (artculo
3. numeral 1 del decreto 047 de 2000).
El valor de la incapacidad surge en proporcin al Ingreso Base de Cotizacin (Decreto 1158 de 1994).
Cuando la incapacidad supere los 180 das, debe iniciarse el procedimiento para el reconocimiento de la
incapacidad permanente parcial o la pensin por invalidez, la cual deber ser asumida por el Fondo de
Pensiones. De acuerdo al Decreto 2463 de 2001, en el caso que la incapacidad supere los 180 das y
hasta 360 das, con el concepto mdico expedido por la EPS el cual afirme pronstico favorable de
rehabilitacin, ser la Administradora de Fondos de Pensiones la que se responsabilice del pago por
dicho concepto, manteniendo el pago del monto que vena recibiendo por parte de la EPS (50% del
salario).
En el caso de las licencias de maternidad, el artculo 207 de la Ley 100 de 1993, establece que el
rgimen contributivo la reconocer y pagar a cada una de las Entidades Promotoras de Salud, por el
100%; por lo tanto, en la nmina se ve reflejado tanto en los devengos como en los descuentos el valor
total de la licencia por maternidad, es decir no hay afectacin para la funcionaria y procede efectuar el
recobro ante la respectiva EPS.
Cuando se trate de incapacidades por enfermedad profesional o accidentes de trabajo, la Ley 100 de
1993, en su artculo 208, establece que la prestacin de servicios de salud, deber ser organizada por la
Entidad Promotora de Salud, por el 100%, el manejo en nmina es similar al de las licencias por
maternidad y procede el recobro ante la ARL.
HOJA 15 DEL ANEXO 1 A LA DIRECTIVA ADMINISTRATIVA PERMANENTE
/ DIPONDITAH DEL _________________/ RESPONSABILIDAD EN LA GRABACIN, REVISIN E
INFORMACIN DE NOVEDADES DE NMINA DEL PERSONAL ACTIVO EN LA POLICA
NACIONAL.
El Jefe de Talento Humano debe coordinar con la Tesorera de su unidad, el giro de estos dineros a las
entidades correspondientes, as como la realizacin de los descuentos por las novedades antes
sealadas, evitando de esta manera el pago de intereses por mora o detrimento al patrimonio de la
institucin por no realizar los descuentos ordenados en la Ley.
En caso de presentarse un accidente laboral, las unidades del pas debern realizar los trmites para el
reconocimiento de las incapacidades de accidentes de trabajo, a la Administradora de Riesgos Laborales
POSITIVA S.A. o quien haga sus veces, presentando los siguientes documentos para realizar la
liquidacin:
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Aprobacin: 28-04-2014

Reporte del accidente.


Informe del presunto accidente.
Incapacidad original.
Formulario de radicacin de incapacidades.
Fotocopia de afiliacin.
Fotocopia de la historia clnica.
Fotocopia del carn policial.

Con el fin de no afectar el salario mnimo legal mensual vigente al personal que presenta incapacidad
laboral, es necesario que el Grupo de Talento Humano de las unidades, no incluyan en cada proceso de
nmina ms de 30 das de incapacidad, evitando por lo tanto, la acumulacin de incapacidades por
sistematizar.
APORTES PARA PENSIN Y FONDO DE SOLIDARIDAD PENSIONAL
Los porcentajes de descuento establecidos, estn parametrizados segn la normatividad vigente, en el
LSI, y la base de cotizacin est definida en el Decreto 1158 de 1994 artculo 1, acorde con el pargrafo 1
del artculo 204 de la Ley 100 de 1993.
Cuando un afiliado tenga una base de cotizacin (Decreto 1158 de 1994) igual o superior a cuatro
salarios mnimos legales mensuales vigentes, deber aportar un uno por ciento (1%) adicional, destinado
al Fondo de Solidaridad Pensional (Artculo 7 de la Ley 797 de 2003).
APORTES PARA RIESGOS LABORALES
POSITIVA COMPAA DE SEGUROS S.A., realiz un estudio tcnico de reclasificacin de la actividad
econmica clase riesgo y separacin de centros de trabajo en todas las unidades a nivel pas en el ao
2009, dando alcance a las nuevas tarifas en el proceso de nmina del mes de noviembre del ao 2011.

ENCARGO PERSONAL NO UNIFORMADO


Esta novedad es utilizada para reportar los encargos del personal de funcin pblica (nmina 10), que
tienen incidencia en la liquidacin de nmina, es exclusiva de la Direccin de Sanidad y Direccin de
Bienestar Social.
DESAPARECIDOS O SECUESTRADOS

De acuerdo a la informacin recopilada por el Grupo de Talento Humano de la Unidad a travs de las
Seccionales de Investigacin Criminal e Inteligencia Policial, en la cual den a conocer los hechos por los
cuales el funcionario se encuentra en condicin de desaparecido o secuestrado, enviarn la informacin
para que esta novedad sea procesada por la Direccin de Talento Humano - rea Procedimientos de
Personal - Grupo Reubicacin Laboral, Retiros, Reintegros, con base en la resolucin expedida por el
Director General de la Polica Nacional, con el fin de actualizar la base de datos con la informacin de los
funcionarios que se dan por desaparecidos o secuestrados en la Institucin.
El tratamiento para el personal desaparecido es diferente al del personal secuestrado, porque, una vez
declarado desparecido mediante acto administrativo, los beneficiarios devengarn el salario del afectado
durante dos (2) aos, transcurridos stos, se declarar presuntamente muerto, previa sentencia judicial.

HOJA 16 DEL ANEXO 1 A LA DIRECTIVA ADMINISTRATIVA PERMANENTE


/ DIPONDITAH DEL _________________/ RESPONSABILIDAD EN LA GRABACIN, REVISIN E
INFORMACIN DE NOVEDADES DE NMINA DEL PERSONAL ACTIVO EN LA POLICA
NACIONAL.
En materia salarial tanto a los desaparecidos como a los secuestrados se les liquida el 100% de su
salario, pero para efectos de pago la Tesorera en donde se encuentren nominados en el momento del
secuestro, le cancela a los beneficiarios el 75% y el 25% ser girado a una cuenta con el NIT de la Polica
a nombre del funcionario.

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Teniendo en cuenta la Ley 1279 del 05 de enero de 2009, los beneficiarios del personal de Oficiales,
Suboficiales y Nivel Ejecutivo, tendrn derecho a percibir durante el tiempo que stos duren en cautiverio,
una bonificacin mensual especial equivalente a la Prima de Orden Pblico que est contemplada
conforme a la ley y reglamentos; en el caso de los beneficiarios del personal de agentes, sta
corresponde al doble de dicha prima y se cancelaran en su totalidad a los beneficiarios.
En el caso de los desaparecidos cuando transcurren dos aos en esta situacin se elabora el acto
administrativo de retiro por desaparecimiento.
Cuando el secuestrado recupera la libertad se restablece en funciones y atribuciones, debindose
verificar en el SIATH y en el LSI la situacin laboral de activo, y la suspensin del porcentaje de la Prima
de Orden Pblico de que trata la Ley 1279 de 2009.
PRIMA DE INSTALACIN
Se produce cuando el personal es trasladado de una unidad a otra y en el acto administrativo se
contempla que es con costo para la Institucin, para que se cause el derecho, slo se procesar en el
SIATH cuando la persona haya efectuado presentacin fsica en la unidad de destino; este campo (fecha
de presentacin) ser actualizado por el Grupo de Talento Humano de las unidades de destino.
Cuando el funcionario no haga presentacin fsica a la unidad de destino y se haya efectuado el pago de
la Prima de Instalacin, el Comandante o Director y el Jefe del Grupo de Talento Humano debern
informar a la Direccin de Talento Humano - rea Nmina de personal activo - Grupo de Novedades de
Nmina, para que se procese el descuento por el pago no debido. Lo anterior evitando el cobro
persuasivo, el cual en el caso de producirse deber adelantarlo la unidad que gener el pago.
Si el personal adscrito a su unidad figura en las bases de datos (SIATH y LSI), y se encuentra laborando
fsicamente en otra unidad, el Grupo de Talento Humano debe informar a la Direccin de Talento Humano
- rea Procedimientos de Personal - Grupo Traslados, para que all se proceda a emitir instrucciones, o la
publicacin en la Orden Administrativa de Personal de la correccin de la novedad reportada.
PRIMA DE INSTALACIN POR TRASLADO DE LA FAMILIA
Se reconoce a travs de Acto Administrativo, elaborado por la Direccin de Talento Humano - rea
Nmina de personal activo - Grupo Novedades de Nmina, firmado por el Director General de la Polica
Nacional, al personal en los grados de oficial, suboficial, agente y personal no uniformado, que sea
trasladado o destinado en comisin permanente dentro del pas y tengan por ello que cambiar de
residencia.
Tiene derecho a esta Prima, quien viaje con la familia a la unidad de destino; en casos especiales cuando
las exigencias del servicio impidan el traslado de la familia, se reconocer aun cuando no efecte el
traslado de la misma.
Los Grupos de Talento Humano, debern tramitar de manera oportuna ante la Direccin de Talento
Humano - rea Nmina de personal activo - Grupo Novedades de Nmina, las solicitudes de
reconocimiento de la Prima de Instalacin por traslado de la familia, debidamente diligenciadas en el
formato diseado para tal fin, publicado en la Suite Visin Empresarial (SVE).
Para el reconocimiento de la prima de instalacin por traslados publicados a fin de ao, se tomar como
fecha fiscal la indicada en el acto administrativo que genera el traslado (Decreto, resolucin, O.A.P), es
decir, que esta fecha es independiente a la fecha en que el polica presenta fsicamente a la familia en la
nueva unidad, por lo tanto, este hecho no determina que esta prima deba liquidarse en la vigencia actual,
si es presentada en los primeros meses del siguiente ao.
RECOMPENSA QUINQUENAL
Beneficio reconocido automticamente al personal de agentes que complete perodos de cinco (5) aos
en servicio activo sin sancin. Cuando existen sanciones, el periodo de los cinco (5) aos se empieza a
contar a partir de la fecha de disposicin de la ltima sancin.
HOJA 17 DEL ANEXO 1 A LA DIRECTIVA ADMINISTRATIVA PERMANENTE
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INFORMACIN DE NOVEDADES DE NMINA DEL PERSONAL ACTIVO EN LA POLICA
NACIONAL.
El personal de Agentes que cumpla tiempo para la liquidacin y el pago quinquenal durante los 3 meses
de alta, no tendr derecho al reconocimiento, en concordancia con el Artculo 106 del Decreto 1213 de
1990.
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La Direccin de Talento Humano - rea Nmina de personal activo - Grupo Novedades de Nmina,
mensualmente revisa los casos que se presenten del personal con sanciones y coordina con soporte
tecnolgico las derogaciones a que haya lugar.
SUBSIDIO FAMILIAR
Oficiales, Suboficiales, Agentes y Personal No Uniformado salarialmente bajo el rgimen 1214 de
1990.
Se reconoce sobre el sueldo bsico al personal en servicio activo, en los siguientes porcentajes:
Esposo (a) o compaero (a) permanente: 30%
Primer hijo:
5%
Segundo hijo:
4%
Tercer hijo:
4%
Cuarto hijo:
4%
El citado beneficio no puede sobrepasar del 47%. Por los hijos se tiene este derecho hasta los
veinticuatro (24) aos siempre y cuando ostente la calidad de estudiante, dependencia econmica y
estado de soltera.
En caso que el cnyuge tambin preste sus servicios en el Ministerio de Defensa, Fuerzas Militares o en
la Polica Nacional, el subsidio familiar se reconocer a quien perciba mayor asignacin bsica; si sta
fuere igual, a quien acredite mayor tiempo en el servicio.
La solicitud de reconocimiento o aumento del subsidio familiar, deber hacerse dentro de los noventa (90)
das siguientes al hecho que la motive ante el Grupo de Talento Humano de la unidad; las que se eleven
con posterioridad al plazo indicado, tendrn efectos a partir de la presentacin de la documentacin
completa requerida para el beneficio. La anterior informacin debe hacerse llegar a la Direccin de
Talento Humano - rea Nmina de personal activo - Grupo Novedades de Nmina, por intermedio del
Grupo de Talento Humano de cada unidad, previa la actualizacin en el SIATH.
SUBSIDIO FAMILIAR NIVEL EJECUTIVO
Es una prestacin pagadera en dinero, no se constituye como salario ni se computa como factor del
mismo en ningn caso. El valor de este beneficio es determinado por el Gobierno Nacional, anualmente
en los decretos de sueldo.
Son beneficiarios de este subsidio:

Los hijos legtimos, extramatrimoniales, adoptivos e hijastros, hasta la edad de veintitrs (23) aos
siempre y cuando estn estudiando, dependan econmicamente del titular y manifiesten su estado de
soltera.

Los hermanos hurfanos de padre menores de 18 aos.

Los hijos y hermanos hurfanos de padre que sean invlidos o que hayan perdido ms del 60% de su
capacidad normal de trabajo.

Los padres mayores de 60 aos, siempre y cuando no reciban salario, renta o pensin.

Para efecto del pago del subsidio se consideran personas a cargo las enumeradas, cuando convivan y
dependan econmicamente del personal del Nivel Ejecutivo y se hallen dentro de las condiciones aqu
estipuladas.
Los Grupos de Talento Humano debern actualizar en el SIATH, lo referente a nombres y apellidos
completos de los beneficiarios, fecha de nacimiento, fecha de matrimonio, parentesco, fecha de divorcio,
fecha de defuncin, entre otros.
HOJA 18 DEL ANEXO 1 A LA DIRECTIVA ADMINISTRATIVA PERMANENTE
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INFORMACIN DE NOVEDADES DE NMINA DEL PERSONAL ACTIVO EN LA POLICA
NACIONAL.

DESCUENTO DE SUBSIDIO FAMILIAR

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Aprobacin: 28-04-2014

Las novedades que afecten el porcentaje por concepto de subsidio familiar, en cuanto a la disminucin
por razn de los hijos, del cnyuge o compaero(a) permanente, para el personal de Oficiales,
Suboficiales, Agentes y Personal No Uniformado (salarialmente bajo el rgimen 1214/90), debern
informar ante el Grupo de Talento Humano de la unidad, dentro de los noventa (90) das siguientes, si no
lo hicieren, la Direccin General de la Polica Nacional ordenar el descuento de una suma igual al doble
de lo que hubieren recibido en exceso. Para el caso del Nivel Ejecutivo el plazo establecido son sesenta
(60) das y el descuento ser igual a lo recibido en exceso.
Para el reintegro de los dineros al Tesoro Nacional, sern recaudados afectando la nmina del funcionario
deudor (activo), en cuotas que se determinarn de acuerdo con lo establecido en la Resolucin 0546 del
14 de febrero de 2007 Por la cual se expide el Reglamento Interno del Recaudo de Cartera de las
obligaciones del Ministerio de Defensa Nacional-Fuerzas Militares-Polica Nacional, en su Ttulo Tercero,
Captulo I, artculo 34; igualmente para el personal con o sin asignacin de retiro y pensionado se har
mediante acto administrativo, teniendo en cuenta la Resolucin 04072 del 18 de septiembre de 2008 Por
la cual se adopta el manual de cobro persuasivo para la Polica Nacional.
Los Grupos de Talento Humano, debern notificar a los funcionarios en servicio activo y en uso de buen
retiro de manera oportuna, la decisin adoptada en torno a los descuentos protocolizados mediante acto
administrativo firmado por el Director General de la Polica Nacional. Esta notificacin debe ser de
acuerdo a lo plasmado en el Cdigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
Se enfatiza en la necesidad de evitar la instancia del cobro persuasivo, lo cual se logra con la
actualizacin oportuna y permanente de la informacin en el SIATH.
PRIMA DE ANTIGEDAD
Se reconoce en porcentaje, al personal de oficiales, suboficiales, agentes y personal no uniformado
(salarialmente bajo el rgimen 1214/90), en forma automtica.

Oficiales: a los 15 aos de servicio, a partir del momento de expedicin del acto administrativo de
nombramiento del ingreso al escalafn y teniendo en cuenta el tiempo de servicio militar (tiempo
completo), se reconoce el 10% sobre la asignacin bsica y por cada ao que exceda de los 15, el
1% ms.

Suboficiales y Agentes: a los 10 aos de servicio, a partir del momento de expedicin del acto
administrativo de nombramiento del ingreso al escalafn y teniendo en cuenta el tiempo de servicio
militar (tiempo completo), se reconoce el 10% sobre la asignacin bsica y por cada ao que exceda
de los 10, el 1% ms.

No Uniformados (salarialmente bajo el rgimen 1214/90): se otorga a los 15 aos continuos o


discontinuos trabajados en el Ministerio de Defensa, en las Fuerzas Militares o en la Polica Nacional
(tiempo laborado en entidades adscritas al Ministerio de Defensa, no se tiene en cuenta), el tiempo
de servicio militar es computable; se reconoce el 10% sobre la asignacin bsica y por cada ao que
exceda de los 15, el 1% ms.
PRIMA DE ESPECIALISTA

Se reconoce a travs de acto administrativo elaborado por la Direccin de Talento Humano - rea
Nmina de personal activo - Grupo Novedades de Nmina, firmado por el Director General de la Polica
Nacional, al personal de suboficiales que lo soliciten aportando certificados de estudio que acrediten su
especialidad tcnica, y constancia del Comandante, Director o Jefe inmediato en la que certifique que
labora en esa especialidad; la liquidacin de la Prima de Especialista para el grado de Sargento Mayor se
efectuar de manera automtica.
El Decreto 1091 de 1995, no contempla esta prima para el personal del Nivel Ejecutivo.
HOJA 19 DEL ANEXO 1 A LA DIRECTIVA ADMINISTRATIVA PERMANENTE
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INFORMACIN DE NOVEDADES DE NMINA DEL PERSONAL ACTIVO EN LA POLICA
NACIONAL.
PRIMA DE VUELO
Para el reconocimiento de esta prima, los oficiales y suboficiales que desempeen funciones como
tripulantes de aeronaves de la Institucin o de otras entidades para el servicio de la Polica Nacional,
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Aprobacin: 28-04-2014

siempre que comprueben haber volado durante un tiempo mnimo de cuatro (4) horas mensuales,
elevarn la solicitud ante el seor Director General, quien mediante acto administrativo autorizar la
liquidacin inicial del veinte por ciento (20%) sobre la asignacin bsica mensual. La continuidad de este
reconocimiento estar a cargo de la Direccin de Antinarcticos rea de Aviacin, quienes son los
encargados de certificar las horas de vuelo, las cuales sern reconocidas a travs del Grupo de Talento
Humano de la DIRAN, donde se conservarn los soportes del caso, de acuerdo al comunicado 180538
SEGEN-ARJUR del 23 de agosto de 2011. El Decreto 1091 de 1995, no contempla esta prima para el
personal del Nivel Ejecutivo.
PRIMA DE ACADEMIA SUPERIOR DE POLICA
Equivalente al 20% de la asignacin bsica, es procesada en el SIATH por la Direccin de Talento
Humano - rea Nmina de personal activo - Grupo Liquidacin de Nmina, al personal que haya
aprobado satisfactoriamente el curso de Academia Superior de Polica, y obtenido el ttulo de Oficial
Diplomado en Academia Superior de Polica, debidamente reconocida mediante Resolucin expedida
por la Direccin Nacional de Escuelas; posterior a la primera grabacin este valor es automtico.
Para el personal de oficiales logsticos o del cuerpo administrativo que aprueban la academia dejan de
percibir el 40% de Prima de los Servicios y comienzan a devengar el 20% por concepto de Prima de
Academia Superior.
PRIMA DE RIESGO
Equivalente al veinte por ciento (20%) de la asignacin bsica, reconocida al personal que presta
servicios en Grupos de Operaciones Especiales o Antiexplosivos, previo el lleno de los siguientes
requisitos:
1. Haber adelantado curso de operaciones especiales o anti-explosivos.
2. Haber sido reconocida por la Direccin General la especialidad correspondiente.
3. Ejercer funciones de la especialidad.
Con base en lo anterior y en la constancia expedida por el jefe inmediato, se efecta el reporte por parte
del Grupo de Talento Humano donde labore el polica. El Decreto 1091 de 1995, no contempla esta prima
para el personal del Nivel Ejecutivo.
PRIMA DE GASTOS DE REPRESENTACIN
El Grupo de Talento Humano procesar esta novedad a los comandantes de metropolitanas,
departamentos y directores de las escuelas de polica, hasta el grado de Teniente Coronel, la cual
corresponde al 30% de la asignacin bsica.
La suspensin de la Prima Gastos de Representacin se debe procesar a travs de esta misma novedad,
con la condicin suspensin, en el caso de ser trasladado el comandante de la unidad o Director de
Escuela. En las ausencias transitorias del titular, el Grupo de Talento Humano de la unidad debe procesar
el descuento, y grabar el adicional por el mismo concepto al oficial asignado como encargado, por el
tiempo del encargo, debidamente publicado en la Orden Administrativa de Personal.
El descuento opera en las siguientes circunstancias:

Excusa de servicio total.


Vacaciones.
Licencia por maternidad o aborto.
Licencia de Paternidad o Ley Mara.
Comisin de estudios.
Comisin por servicio

HOJA 20 DEL ANEXO 1 A LA DIRECTIVA ADMINISTRATIVA PERMANENTE


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INFORMACIN DE NOVEDADES DE NMINA DEL PERSONAL ACTIVO EN LA POLICA
NACIONAL.
PRIMA DE CARABINERO

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Aprobacin: 28-04-2014

El personal del Nivel Ejecutivo de la Polica Nacional, que ostente la especialidad de carabinero o polica
rural y preste sus servicios en las reas reglamentadas como tales por la Direccin General de la Polica
Nacional, tendr derecho a una prima mensual de carabinero equivalente al cinco (5%) del sueldo bsico,
la cual se liquida de manera automtica. Esta prima no tiene carcter salarial para ningn efecto (artculo
6 del Decreto 1091 de 1995).
Requisitos para el reconocimiento y pago de la Prima de Carabinero, segn concepto jurdico de la
Secretara General emitido mediante comunicado 067528 SEGEN-ASJUR del 28 de febrero de 2014:

Que el uniformado pertenezca al Nivel Ejecutivo.

Que ostente la especialidad de carabinero o polica rural, es decir, que haya realizado el curso de
carabinero.

Que ejerza las funciones correspondientes a su especialidad y preste sus servicios en las reas
reglamentadas como rurales del territorio nacional, segn lo dispuesto en la Resolucin 296 del 30
de enero de 1998 de la Direccin General de la Polica Nacional.
BONIFICACIN PROTECCIN RAMA JURISDICCIONAL

El Jefe del Grupo de Talento Humano, en coordinacin con los jefes de seccionales de Proteccin y
Servicios Especiales o esquemas de proteccin de la Rama Jurisdiccional, verificarn de manera
permanente que el personal que se encuentra prestando el servicio de proteccin a instalaciones y
personalidades, cumplan con el lleno de los requisitos establecidos en el Decreto anual de sueldos,
expedido por el Seor Presidente de la Repblica, como es prestar efectivamente el servicio y ser
nombrado y destinado por el Director General de la Polica Nacional mediante Orden Administrativa de
Personal.
El Grupo de Talento Humano Codificador de Nmina, ser el encargado de ingresar los adicionales por
este concepto, previa revisin de las novedades reportadas por los jefes de seccionales o esquemas de
proteccin, teniendo en cuenta que se trata de una bonificacin diaria para el personal que presta el
servicio de proteccin y vigilancia de la Rama Jurisdiccional, Director General de la Polica Nacional, ex
presidentes de la Repblica, Ministros del Despacho, directores de Departamento Administrativo,
Procurador General de la Nacin, Contralor General de la Repblica, Defensor del Pueblo, personal que
presta este servicio a los oficiales generales y de Insignia en sus diferentes grados y a los miembros de la
Polica Nacional que prestan el servicio de proteccin y vigilancia a los honorables congresistas, en
cuanta que fije el Gobierno Nacional mediante Decreto.
Para dicha bonificacin adicional, se deber emplear el formato controlado para el pago de la Prima
Rama Judicial que se encuentra en la suite visn empresarial mediante cdigo 2NA-FR-0006
BONIFICACIN ESPECIAL DECRETO 1700 DEL 10 DE MAYO DE 2010
El Decreto 1700 del 10 de mayo 2010, Por el cual se dictan unas disposiciones sobre proteccin y
seguridad para los seores ex presidentes y ex vicepresidentes de la Repblica, dispone el
reconocimiento de una bonificacin especial equivalente al 30% de la asignacin bsica mensual, al
personal policial asignado para garantizar la integridad personal de los ex presidentes y ex
vicepresidentes de la Repblica, de su cnyuge suprstite, hijos y familiares, tanto en la residencia como
en las instalaciones donde tengan ubicado su despacho.
El Grupo de Talento Humano, en coordinacin con el Jefe de esquema del personaje y su familia,
determinar qu personal est asignado de manera permanente cumpliendo con la funcin establecida
en el mencionado decreto.
El Jefe del esquema de seguridad, informar de manera oportuna al Grupo de Talento Humano de la
unidad, atendiendo el concepto S-2013-202302 SEGEN-ARJUR del 16 de julio del 2013, en el cual en las
conclusiones aclara: de lo expuesto se concluye, que el reconocimiento y pago de la bonificacin
especial de que trata artculo 4 del Decreto 1700 de 2010, se realiza en proporcin al tiempo de servicio
de proteccin efectivamente prestado por el funcionario, en tal sentido, cuando el mismo se separe de tal
servicio por vacaciones, licencias, permisos, periodo de franquicia, incapacidades o capacitaciones, no
tendr derecho al pago de dicha prerrogativa.
Se deber emplear el formato controlado para el pago de la Bonificacin Especial de Proteccin a los
seores Ex presidentes y sus familias que se encuentra en la Suite Visn Mediante cdigo 2NA-FR-0005.
HOJA 21 DEL ANEXO 1 A LA DIRECTIVA ADMINISTRATIVA PERMANENTE
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INFORMACIN DE NOVEDADES DE NMINA DEL PERSONAL ACTIVO EN LA POLICA
NACIONAL.
VIGENCIAS EXPIRADAS (PASIVOS EXIGIBLES)
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Aprobacin: 28-04-2014

Son haberes que causan derecho por diferentes conceptos que por la fecha de causacin y plazos
establecidos para la nmina del mes de diciembre, no fueron liquidados en nmina actual, por fuerza
mayor o en cumplimiento a rdenes judiciales, por lo tanto, es necesario procesarlos por adicionales en
nmina de vigencias expiradas, la cual se cancela una vez el Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico
asigne presupuesto para este efecto.
Es necesario en el momento de procesar dichos adicionales, tener en cuenta que se trate de haberes de
vigencia del ao anterior, lo cual debe reflejarse en la fecha fiscal en el momento de grabar el adicional al
igual que en los soportes, los cuales son de control y responsabilidad del Jefe del Grupo de Talento
Humano de las unidades, tienen autorizado grabar nicamente por este concepto los siguientes rubros:
Prima de Orden Pblico, Partida Diaria de Alimentacin, Prima de Riesgo, Prima de Carabinero,
bonificacin rama jurisdiccional, subsidio de alimentacin, bonificacin de licenciamiento y bonificacin
auxilio de transporte para Auxiliares de Polica, y el reajuste por los mismos en las primas de vacaciones,
servicio anual y navidad (para el personal de oficiales, suboficiales, agentes y personal no uniformado
salarialmente bajo el rgimen 1214/90).
EMBARGOS Y CUOTAS ALIMENTARIAS
Embargos
Actualmente este procedimiento se realiza de manera centralizada en la Direccin de Talento Humano rea Nmina de personal activo - Grupo Novedades de Nmina, atendiendo las rdenes judiciales de
embargos, modificaciones y desembargos, sobre los factores salariales determinados en las rdenes
emanadas por las diferentes autoridades judiciales competentes para tal fin.
Cuotas Alimentarias
Actualmente este procedimiento se realiza de manera centralizada en la Direccin de Talento Humano rea Nmina de personal activo - Grupo Novedades de Nmina, atendiendo la conciliacin protocolizada
por las partes (progenitor progenitora) ante el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (Defensor y
Comisario de Familia), Procuradura, Personeras, casas de Justicia y Paz, centros de conciliacin de la
Polica Nacional entre otros.
Las unidades podrn solicitar el rol de consulta en el LSI ante la Direccin de Talento Humano el rea
Nmina de personal activo, para efectos de revisin y seguimiento, por parte de los Grupos de Gestin
Humana, dentro de la poltica de Integridad Policial.
CONDECORACIONES
Novedad que permite procesar las condecoraciones, Cruz al Mrito Policial y medallas de Servicio, las
cuales son impuestas al personal y generan efectos salariales. Esta novedad es exclusivamente
reportada por la Direccin de Talento Humano - rea de Desarrollo Humano - Grupo Gestin Humana,
tanto para vigencia actual como para vigencias expiradas.
ADICIONALES
Constituyen haberes que no se cancelaron oportunamente por diferentes conceptos y motivos, a
funcionarios de la Institucin.
El Jefe del Grupo de Talento Humano de las unidades con base en las solicitudes que se efecten y de
acuerdo con los antecedentes, instrucciones y responsabilidades asignadas en la presente directiva,
supervisaran los adicionales grabados en el SIATH, teniendo en cuenta los parmetros requeridos por el
sistema para la grabacin:

Clase Adicional: identifica el concepto del reconocimiento por los diferentes rubros como: asignacin
bsica, primas y subsidios segn los decretos y disposiciones vigentes.

Datos de la disposicin: decreto, resolucin, constancia, solicitud, que respalda o contempla el


concepto que origina el adicional.

Otros Datos: valor del adicional; das u horas segn el concepto a reconocer. fecha fiscal; aclarando
la fecha de ocurrencia de la novedad, precisando la vigencia (actual o expirada).

Motivo de la Operacin: justificacin del motivo por el cual se efecta la liquidacin.


HOJA 22 DEL ANEXO 1 A LA DIRECTIVA ADMINISTRATIVA PERMANENTE
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INFORMACIN DE NOVEDADES DE NMINA DEL PERSONAL ACTIVO EN LA POLICA
NACIONAL.

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Aprobacin: 28-04-2014

El Jefe del Grupo de Talento Humano de las unidades, jefes de oficinas asesoras, comandantes de
regin, metropolitanas, departamentos y directores escuelas de Polica, comandantes de distrito o
estaciones de Polica del lugar donde se realiz la comisin, son quienes pueden firmar las constancias
de permanencia, documento soporte para la liquidacin de los adicionales de Prima de Orden Pblico y
Partida Diaria de Alimentacin.
En cuanto a los pasivos exigibles (vigencias expiradas), el Grupo de Talento Humano, tiene nicamente
autorizado grabar los adicionales en los siguientes rubros: Prima de Orden Pblico, partida diaria de
alimentacin, prima de riesgo (ocasionan reajuste en las primas de navidad, vacaciones y servicio anual
para el personal de oficiales, suboficiales, agentes y personal no uniformado salarialmente bajo el
rgimen 1214/90), Prima de Carabinero, bonificacin rama jurisdiccional, subsidio de alimentacin,
bonificacin de licenciamiento y bonificacin auxilio de transporte para Auxiliares de Polica. Aqu es
necesario tener en cuenta que se trata de vigencias anteriores al ao actual, por lo cual el campo en el
SIATH Fecha Fiscal-Vigencia debe corresponder al de aos anteriores a la vigencia actual.
DESCUENTOS
Novedad que permite al Jefe del Grupo de Talento Humano, efectuar descuentos de haberes liquidados
sin causar derecho, al personal nominado en su unidad. Se deben reportar o grabar de acuerdo con los
cdigos de descuento asignados.
El Jefe de Talento Humano coordinar con la Tesorera de su unidad, para evitar descuentos del valor a
pagar al funcionario, el dinero que por diferentes conceptos se haya reconocido y pagado sin que tenga
derecho, por ejemplo, la Prima de Instalacin por derogacin de traslado o la no presentacin a la unidad
en el plazo indicado. Lo anterior, con el fin de que el descuento se vea reflejado en el histrico de la
nmina del funcionario.
El Jefe de Talento Humano slo puede realizar descuentos por los mismos rubros autorizados para
grabar adicionales, si se requiere hacer descuentos por rubros diferentes se debe informar a la Direccin
de Talento Humano - rea Nmina de personal activo.
Descuento por concepto de Prima de Orden Pblico y Partida Diaria de Alimentacin
Las novedades que causan la suspensin de la Prima de Orden Pblico y la Partida Diaria de
Alimentacin, son las siguientes:
Personal excusado de servicio total o incapacidad laboral total (Instructivo 01/04-007 DIPONOFPLA
del 16 de enero de 2014).
Personal en vacaciones.
Personal en licencia por maternidad o aborto.
Licencia de Paternidad o Ley Mara.
Personal en tres meses de alta.
Personal con licencia sin derecho a sueldo.
Personal suspendido penal y disciplinariamente.
Personal detenido o evadido.
Personal en comisin de estudios (escuela o unidad donde no se cause el derecho).
Personal con licencia especial remunerada.
Lo anterior, obedece que para tener derecho a esta prima, se requiere estar fsicamente en los lugares
considerados como de Orden Pblico en las resoluciones emitidas por el Ministerio de Defensa Nacional.
En el evento en que el sistema no realice el descuento en forma automtica el codificador de nmina
deber hacerlo en forma manual, guardando los soportes que originan dicho descuento.
La prima automtica de Orden Pblico y Partida Diaria de Alimentacin, deben ser descontadas por el
Jefe del Grupo de Talento Humano Codificador de Nmina, donde se encontraba nominado el
funcionario, en el evento en que salga trasladado a una unidad donde no se cause derecho a la misma.
En cumplimiento al Instructivo 01/04-007 DIPON-OFPLA 16/01/14 Aplicacin y alcance al Decreto 0724
del 10/04/2012, Por el cual se dictan normas sobre el rgimen salarial del personal uniformado activo de
la fuerzas militares y de la Polica Nacional del Ministerio de Defensa Nacional, los requisitos y
antecedentes para la continuidad del pago de la Prima de Orden Pblico son:
HOJA 23 DEL ANEXO 1 A LA DIRECTIVA ADMINISTRATIVA PERMANENTE
/ DIPONDITAH DEL _________________/ RESPONSABILIDAD EN LA GRABACIN, REVISIN E
INFORMACIN DE NOVEDADES DE NMINA DEL PERSONAL ACTIVO EN LA POLICA
NACIONAL.

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Aprobacin: 28-04-2014

Informe administrativo con calificacin en literal C, o en literal B por enfermedad profesional, de


acuerdo al Decreto 1796 del 2000.

Excusa de servicio total.

Descuento por seguro voluntario


El descuento por concepto de seguro de vida voluntario, debe ser grabado en el SIAT a travs del icono
Administracin de Novedades (novedades, captura de novedades sin acto administrativo, y descuentos) y
debe ser reportado por el Grupo de Talento Humano de las unidades.
Por otra parte la suspensin se debe grabar con un nuevo registro, con la condicin Suspensin. La
solicitud que origin la suspensin del descuento debe ser insertada en la historia laboral.
Descuentos por prdida, dao de bienes o por sanciones disciplinarias
De acuerdo con la Ley 1476 de 2011 Por la cual se expide el rgimen de responsabilidad administrativa
por prdida o dao de bienes de propiedad o al servicio del Ministerio de Defensa Nacional, sus
entidades adscritas o vinculadas o la Fuerza Pblica Decreto 791 de 1979 Responsabilidad
Administrativa, Decreto 1093 de 1994 Competencia de las autoridades de la Polica Nacional,
Resolucin 2061 del 15/06/07 Responsabilidad de los funcionarios que laboran en la Direccin de
Talento Humano, Directiva Administrativa Permanente 020 DIPON- SUDIR del 7 de diciembre de 2012
Actuaciones administrativas por prdida o dao de bienes de propiedad o al servicio del Ministerio de
Defensa Nacional Polica Nacional, aplica cuando se trata de cultura de pago, los codificadores de las
unidades, procesarn los descuentos con ocasin de los fallos administrativos por prdidas y daos de
los bienes fiscales, de acuerdo con lo establecido en dicha Directiva y teniendo en cuenta las siguientes
instrucciones:

Los funcionarios competentes para emitir el fallo de segunda instancia, en su parte resolutiva
ordenarn dar trmite de la copia del mismo al Grupo de Talento Humano de su unidad, para lo cual
el codificador procesar el descuento por concepto de responsabilidad administrativa, de
conformidad con el artculo 107 y 108 de la Ley 1476 del 2011 y la Resolucin Ministerial dispuesta
para tal fin, de acuerdo a los cdigos asignados; no obstante sern las Oficinas de Asuntos Jurdicos
o con atribuciones disciplinarias o quien haga sus veces, las responsables del seguimiento del
mismo, al igual que de emitir las respuestas a los requerimientos que se originen tanto en su
ejecucin como en la informacin general.

Cuando el personal a quienes se les debe descontar se encuentre retirado y se trate de fallos para el
personal en los grados de oficiales que ingresaron al escalafn antes del mes de mayo del ao
2000, suboficiales y agentes, se deben tramitar ante la Oficina de Prestaciones Sociales para que
all se les deduzca de sus prestaciones sociales el correspondiente valor; para oficiales que
ingresaron al escalafn despus del mes de mayo del ao 2000 y para el Nivel Ejecutivo se debe
tramitar dicho descuento ante la Caja Promotora de Vivienda Militar y de Polica (CAPROVIMPO).

En el evento en que se hayan cancelado las prestaciones sociales, se debe tramitar el fallo
indicando la imposibilidad de deduccin de las prestaciones sociales por el valor a descontar, a la
Oficina de Jurisdiccin Coactiva de la Secretara General, para el respectivo cobro, previo el
agotamiento del cobro persuasivo, aplica en la unidad en la cual se gener la obligacin, segn el
procedimiento establecido en la Resolucin 04072 de 2008.

Cuando en el fallo administrativo se responsabilice al personal de Auxiliares de Polica, se hacen a


travs de la Jurisdiccin Coactiva de la Secretara General de la Polica Nacional, agotando el
procedimiento del cobro persuasivo.
RETIROS

La Direccin de Talento Humano - rea Procedimientos de Personal - Grupo Reubicacin Laboral,


Retiros, Reintegros, grabar en el SIATH y revisar mensualmente en el LSI esta novedad para oficiales,
suboficiales, Nivel Ejecutivo, agentes y personal no uniformado (salarialmente bajo el rgimen 1214/90 y
carrera administrativa), con base en el Decreto, Resolucin Ministerial, Resolucin de la Direccin
General de la Polica Nacional, tanto en prenmina como en nmina definitiva.
HOJA 24 DEL ANEXO 1 A LA DIRECTIVA ADMINISTRATIVA PERMANENTE
/ DIPONDITAH DEL _________________/ RESPONSABILIDAD EN LA GRABACIN, REVISIN E
INFORMACIN DE NOVEDADES DE NMINA DEL PERSONAL ACTIVO EN LA POLICA
NACIONAL.

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El Grupo de Talento Humano de las regiones de polica, metropolitanas, departamentos de Polica,


direcciones y escuelas de polica, deben grabar el retiro de los Auxiliares de Polica y Alumnos, con base
en las disposiciones que lo produzcan.
La Direccin de Talento Humano - rea Procedimientos de Personal - Grupo Reubicacin Laboral,
Retiros, Reintegros, procesar como novedad de retiro la separacin absoluta que contemplan los
estatutos de carrera.
En cuanto a la destitucin efectuada por fallo disciplinario de la Procuradura General de la Nacin,
Ministerio de Defensa Nacional y la Polica Nacional compete a la oficina de Asesora Jurdica,
Inspecciones Delegadas y Oficinas con Atribuciones Disciplinarias de la Inspeccin General, procesar
esta novedad en el SIJUR y verificar su afectacin en el SIATH y LSI.
Igualmente, es oportuno resaltar que el artculo 37 del Cdigo Disciplinario nico, se refiere a las
inhabilidades sobrevinientes en los siguientes trminos: Las inhabilidades sobrevinientes se presentan
cuando al quedar en firme la sancin de destitucin e inhabilidad general o la de suspensin e inhabilidad
especial o cuando se presente el hecho que las generan el sujeto disciplinable sancionado se encuentra
ejerciendo cargo o funcin pblica diferente de aquel o aquella en cuyo ejercicio cometi la falta objeto de
la sancin. En tal caso, se le comunicar al actual nominador para que proceda en forma inmediata a
hacer efectivas sus consecuencia. De igual forma para efectos de la liquidacin de la nmina tendr en
tratamiento igual a un retiro.
Para el personal no uniformado con seguridad social de Ley 100 de 1993, cuando se produce el retiro, se
debe informar por escrito y en los formatos establecidos a las entidades de salud, pensiones y riesgos
laborales (EPS, AFP Y ARL), con el fin de que cese la obligacin de aportar bajo los NIT de la Polica
Nacional.
El retiro del personal a contrato por prestacin de servicios, lo realiza en el sistema automticamente, de
acuerdo a la fecha de trmino del contrato. En caso que se suspenda el contrato, ste debe ser reportado
por la unidad correspondiente, a travs de una novedad denominada Suspensin de Contrato.
Lo anterior, en caso de generarse el cobro persuasivo, lo debe asumir la unidad nominadora.
LIQUIDACIN DE HABERES POR RETIRO
El Jefe del Grupo de Talento Humano de las unidades policiales, debern en coordinacin con la
Tesorera de cada unidad, proceder a revisar los haberes que le corresponden al funcionario cuando se
retira de la Institucin.
Lo anterior, en razn a que la nmina del mes en el cual obra la fecha fiscal de retiro, ha sido liquidada
desde el mes inmediatamente anterior, por lo cual, no se debe pagar en su totalidad; se deben liquidar los
haberes a los cuales tiene derecho, proporcional al nmero de das laborados.
Procedimiento:
Con derecho a tres meses de alta: el LSI est parametrizado para liquidar esta condicin; sin embargo,
cuando no se hacen los registros oportunos en el SIATH se genera una obligacin a cargo del funcionario
retirado en lo que corresponde a los descuentos efectuados y procede aplicar la frmula que se
enunciar ms adelante.
Sin derecho a tres meses de alta: el LSI liquida las partes proporcionales de las primas.
El Grupo de Talento Humano, debe revisar al momento de procesar los retiros, las doceavas partes que
causen derecho por los rubros: Prima de Navidad y de Servicio Anual (mes laborado completo), y
proporcional de vacaciones, teniendo en cuenta la fecha fiscal del retiro, informando las inconsistencias a
la Direccin de Talento Humano - rea Nmina de personal activo - Grupo Liquidacin de Nmina, en los
trminos establecidos en la presente Directiva (prenmina).
Reintegros de Presupuesto: estos descuentos o liquidaciones deben ser reportados como sobrantes de
nmina en el LSI para los meses de enero a noviembre en vigencia actual, para el mes de diciembre no
se debe reportar, toda vez que para la delegacin del mes de enero se asigna el 100%, la fecha para
reportar estos sobrantes es el ltimo da de cada mes.
HOJA 25 DEL ANEXO 1 A LA DIRECTIVA ADMINISTRATIVA PERMANENTE
/ DIPONDITAH DEL _________________/ RESPONSABILIDAD EN LA GRABACIN, REVISIN E
INFORMACIN DE NOVEDADES DE NMINA DEL PERSONAL ACTIVO EN LA POLICA
NACIONAL.
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Frmula:

(TD / 30) = X* NDL = V DL + ((C/30)*NDN)


TD = Total Devengado
30 = Das
X = Valor de un da
NDL = Nmero de Das Laborados (un da antes de la fecha fiscal de retiro)
V = Valor del nmero de das laborados
DL = Sumatoria de los descuentos de ley y autorizados
C = Cesantas liquidadas y giradas de ms por los das no laborados
NDN= Nmero de das no Laborados
(-) = Valor negativo
Total devengado dividido en 30, este valor se multiplica por el nmero de das laborados (un da antes de
la fecha de notificacin de retiro), a este valor se le resta el total de los descuentos (obligaciones que trae
el funcionario con entidades externas, descuentos de ley y cesantas liquidadas y giradas a
CAPROVIMPO).
Si el valor es positivo se consigna al policial lo que le corresponde, y la diferencia con el neto a pagar se
reintegra al presupuesto.
Si el valor es negativo, es decir, el funcionario con el nmero de das laborados no alcanza a cubrir el
total de los descuentos y las cesantas, el neto a pagar del mes en que se retira, se reintegra a
presupuesto en su totalidad, y el valor adeudado debe descontarse de las primas de Navidad, Servicio
Anual y Vacaciones liquidadas proporcionalmente a la fecha fiscal de retiro; si el saldo negativo persiste
debe aplicarse a las prestaciones sociales, oficindose a:
a) Secretara General rea de Prestaciones Sociales, con copia a La Direccin de Talento Humano rea Procedimientos de Personal - Grupo Reubicacin Laboral, Retiros, Reintegros, en el caso de los
oficiales que ingresaron al escalafn antes del 25 de mayo del ao 2000, as como para los suboficiales y
agentes.
b) Caja Promotora de Vivienda Militar y de Polica (CAPROVIMPO) con copia a La Direccin de Talento
Humano - rea Procedimientos de Personal - Grupo Reubicacin Laboral, Retiros, Reintegros, en lo
relacionado con cesantas para los oficiales que ingresaron al escalafn despus del 25 de mayo del ao
2000 y el personal del Nivel Ejecutivo.

Lo anterior con el fin que la Secretara General - rea de Prestaciones Sociales y la Caja Promotora de
Vivienda Militar y de Polica (CAPROVIMPO), efecten las deducciones de las cesantas que se adeuden
al Tesoro Pblico (salarios, primas, entre otros), el Grupo de Talento Humano debe elaborar los actos
administrativos en los cuales se establezca el valor de la deuda precisando los conceptos y nmero de la
cuenta de la Tesorera de la unidad.

Si a pesar de lo anterior el funcionario todava le adeuda al Tesoro Pblico se debe proceder con el cobro
persuasivo, de acuerdo a la Resolucin 4072 del 18/09/08 Por la cual se adopta el Manual de Cobro
Persuasivo para la Polica Nacional, en cabeza de la unidad donde se genere la obligacin; en caso de
ser fallido el cobro persuasivo, se remitir a la Secretara General el expediente persuasivo, anexando los
registros de las gestiones adelantadas y los documentos enumerados en el ttulo II, captulo I, artculo 11
de la Resolucin 0546 de 2007 del Ministerio de Defensa Nacional, para que se proceda de manera
inmediata al cobro coactivo.

Si el retiro es por muerte existe la novedad en el SIATH pendiente por retiro, esta novedad no afecta la
nmina, es una alerta para agilizar los procedimientos administrativos y no incurrir en un posible
detrimento patrimonial.
CAUSACIN DE CESANTAS
En el LSI aparece una ventana denominada parafiscales, en donde se pueden revisar los aportes
efectuados, y la causacin de cesantas, valores calculados mes a mes segn lo determinado en los
decretos 1212, 1213, 1214 de 1990 y 1091 de 1995. Para el personal de funcin pblica, la revisin debe
efectuarse segn lo contemplado en la Ley 45 de 1992.
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HOJA 26 DEL ANEXO 1 A LA DIRECTIVA ADMINISTRATIVA PERMANENTE


/ DIPONDITAH DEL _________________/ RESPONSABILIDAD EN LA GRABACIN, REVISIN E
INFORMACIN DE NOVEDADES DE NMINA DEL PERSONAL ACTIVO EN LA POLICA
NACIONAL.

CONTROL PERSONAL QUE DEVENGA MENOS DEL 50% DE SUS HABERES.


Con fundamento en el numeral 5 del artculo 3 de la Ley 1527 del 27 de abril de 2012 Por medio de la
cual se establece un marco general para la libranza o descuento directo y se dictan otras disposiciones
de no afectar con descuentos ms all del cincuenta por ciento (50%) del salario despus de los
descuentos de ley a los funcionarios de la Polica Nacional, el Grupo de Talento Humano, revisar y
reportar en prenmina, valores netos inferiores respecto a la norma enunciada.
El codificador de nmina de cada unidad debe generar el reporte que debe ser entregado al Equipo de
Desarrollo Humano para los fines a que haya lugar. No obstante lo anterior, cada unidad identificar el
personal que devenga menos del 50% de los haberes mensuales, con los equipos de desarrollo humano
de cada unidad, con el fin de conocer la situacin econmica del personal que conforma la Institucin e
implementar acciones tendientes a promover el buen manejo de las finanzas personales y familiares,
adelantando programas de sensibilizacin con el personal y su familia, sobre el manejo del presupuesto
familiar, proyecto de vida, cultura del ahorro y promocin de los principios y valores institucionales.
Cada tres meses enviarn un informe de las acciones implementadas y de los logros alcanzados a la
Inspeccin General Grupo de Seguimiento Disciplinario, guardando en sus unidades los antecedentes y
registros.
ELABORACIN DE LA ORDEN INTERNA
El Jefe del Grupo de Talento Humano debe elaborar en forma diaria a travs del SIATH la Orden Interna,
la cual constituye el documento oficial de difusin de los actos administrativos en materia de novedades
de personal en las unidades de Polica.
Este procedimiento permitir actualizar de manera automtica, todas las novedades que afectan la
liquidacin de la nmina del personal adscrito a su unidad.
ACTA DE REVISIN DE LA NMINA
Los directores, jefes de oficinas asesoras, comandantes de las unidades policiales, directores de Escuela,
debern una vez al mes, reunirse con el Jefe Administrativo, Jefe de Talento Humano, Tesorero y
Codificador de nmina, con el fin de revisar la liquidacin de la nmina de su unidad, elaborando un acta
de las novedades all encontradas, la cual debe ser firmada por todos los participantes.
El acta debe ser escaneada y enviada a la Direccin de Talento Humano - rea Nmina de personal
activo - Grupo Liquidacin de Nmina, con el fin de llevar el antecedente histrico del proceso de
liquidacin de la nmina, su revisin y aprobacin.
Debe contener la certificacin de la revisin de la siguiente informacin:

Informe de personal nominado en su unidad y que no labora all.


Informe de personal que labora fsicamente en su unidad y se encuentra nominado en otra.
Informe de personal evadido, detenido y separado temporalmente.
Informe de personal suspendido penal y disciplinariamente, en todos los grados y categoras
(profesionales y auxiliares).
Informe de personal retirado (fallecido o retirado con y sin derecho a los tres meses de alta).
Informe de multas y sanciones procesadas.
Otras novedades que consideren importante sean reflejadas en el acta.

El Jefe de Talento Humano de cada unidad es responsable por la grabacin, revisin e informacin de las
de novedades de nmina, por lo tanto, se reitera el control sobre los adicionales, descuentos y
novedades procesadas por el codificador de nmina. El acta de revisin de nmina, se considerar como
instrumento para la solucin de novedades por parte de la Direccin Talento Humano.
Es de anotar que el acta de revisin de nmina ser archivada en las unidades con todos sus
antecedentes de forma cronolgica para fines de Auditora por parte de los entes de control.
En el siguiente cuadro, se especifican las unidades o grupos a los cuales deben ser enviadas las
novedades para su solucin, en la medida en que se presenten:
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HOJA 27 DEL ANEXO 1 A LA DIRECTIVA ADMINISTRATIVA PERMANENTE


/ DIPONDITAH DEL _________________/ RESPONSABILIDAD EN LA GRABACIN, REVISIN E
INFORMACIN DE NOVEDADES DE NMINA DEL PERSONAL ACTIVO EN LA POLICA
NACIONAL.

REA O GRUPO

NOVEDAD

Direccin de Talento Humano - rea


Procedimientos de Personal.

rea Nmina de personal activo

Grupo Liquidacin de Nmina de la


Direccin de Talento Humano

Grupo Novedades de Nmina de la


Direccin de Talento Humano

Informe de Primas de Instalacin


canceladas sin causar derecho por derogacin o modificacin
del traslado, con el fin de efectuar el descuento respectivo

Informe
del
personal
detenido,
separado temporalmente como consecuencia de una accin
penal, suspendida y restablecida y que la novedad no haya
sido procesada en el SIATH.

Solicitud de creacin, reactivacin o


suspensin de unidades en la base de datos SIATH y en
nmina, de acuerdo con la estructura orgnica de la unidad.

Informe trimestral sobre acciones


adelantadas y resultados obtenidos respecto al nivel de
endeudamiento del personal de la unidad.

Oficina de Telemtica

de

Ascensos retroactivos, reconocimientos


de primas y devengos no liquidados.

Secretara General

Inspeccin General - Grupo


Seguimiento Disciplinario

Personal trasladado no presentado.


Publicacin,
modificacin
y
derogaciones de traslado.
Licencias con y sin derecho a sueldo.
Aclaracin de derecho a prima de
instalacin.
Personal retirado y fallecido.
Informe de personal desaparecido para
su publicacin mediante acto administrativo.
Informe del personal secuestrado.
Solicitud de modificacin de unidad de
nominacin, siempre y cuando obre traslado publicado
mediante Orden Administrativa de Personal.

REVISO,

Coronel FABIN LAURENCE CRDENAS LEONEL


Jefe Oficina de Planeacin

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ANEXO 2 A LA DIRECTIVA ADMINISTRATIVA PERMANENTE


/ DIPON-DITAH DEL
_________________/ RESPONSABILIDAD EN LA GRABACIN, REVISIN E INFORMACIN DE
NOVEDADES DE NMINA DEL PERSONAL ACTIVO EN LA POLICA NACIONAL.
CRONOGRAMA DE FECHAS

DETALLE
Cierre de novedades en SIATH
Cargue y revisin de novedades
en LSI
Liquidacin Prenmina

RESPONSABLE

FECHA

Para nmina del mes de diciembre por cierre


de la vigencia - OFITE

24 de cada mes
29 de noviembre
25 de cada mes

rea Nmina de personal activo - DITAH


rea Nmina de personal activo - DITAH

26 de cada mes
27 y 28 de cada
mes

Revisin de Prenmina

Grupos de Talento Humano (pas)

Revisin
inconsistencias
reportadas por las unidades e
Informe a la Oficina de Telemtica

rea Nmina de personal activo


(Grupo Liquidacin Nmina)
Para la nmina de marzo, el cronograma se
corre dos das, teniendo en cuenta que el
mes de febrero presenta 28 das calendario

29 y 30 de cada
mes

Ajustes Inconsistencias Software

rea Nmina de personal activo


Para la nmina de marzo, el cronograma se
corre dos das, teniendo en cuenta que el
mes de febrero presenta 28 das calendario

1 y 2 de cada
mes

Liquidacin nmina definitiva

rea Nmina de personal activo


Para la nmina de marzo, el cronograma se
corre dos das, teniendo en cuenta que el
mes de febrero presenta 28 das calendario

3 de cada mes

rea Nmina de personal activo


(Grupo Liquidacin de Nmina)
Para la nmina de marzo, el cronograma se
corre dos das, teniendo en cuenta que el
mes de febrero presenta 28 das calendario

4 de cada mes

rea Nmina de personal activo


(Grupo Liquidacin de Nmina).
Para la nmina de marzo, el cronograma se
corre dos das, teniendo en cuenta que el
mes de febrero presenta 28 das calendario.
Para la nmina del mes de diciembre este
plazo se ampliar en cinco das ms

5 de cada mes

Generacin y revisin de reportes:


cuadros de presupuesto, giros de
descuentos, causacin cesantas,
reportes de Ley 100 de 1993.
Para nmina de retroactivo,
nmina de primas de servicio
anual y navidad, se realizar
cronograma en la vigencia
Entrega de Productos al rea
Financiera DIRAF.
Para nmina de retroactivo,
nmina de primas de Servicio
Anual y Navidad, se realizar
cronograma en la vigencia
Generacin de productos para
unidades: archivos inscripcin en
cuenta, archivos de abono en
cuenta, archivo masivo, archivo de
delegaciones,
cuadros
presupuesto unidades, cuadros
resumen nmina unidades.
Revisin de archivos o productos
por parte de las unidades
Envo actas con novedades de
nmina al Grupo Liquidacin de
Nmina

rea Nmina de personal activo

6 al 10 de cada
mes

Grupos de Talento Humano y Tesoreras

6 al 10 de cada
mes

Grupos de Talento Humano

Hasta el da 20
de cada mes.

REVISO,
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Coronel FABIN LAURENCE CRDENAS LEONEL


Jefe Oficina de Planeacin

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