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MEJORAMIENTO EN LA PARTE OPERATIVA DE LA EMPRESA SCG

Nombre del proyecto

MEJORAMIENTO EN LA PARTE OPERATIVA


DE LA EMPRESA SCG.

MEJORAMIENTO EN LA PARTE OPERATIVA DE LA EMPRESA SCG

Contenido
I.

INTRODUCCIN:.....................................................................................................

II.

MARCO TERICO...................................................................................................

III.

JUSTIFICACIN:.....................................................................................................

IV.

OBJETIVO GENERAL:.............................................................................................

V.

OBJETIVOS ESPECFICOS:..................................................................................

VI.

ALCANCES Y LIMITACIONES:..............................................................................

VII.

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES:......................................................................

VIII.

ORGANIGRAMA....................................................................................................

IX.

CONCLUSIN........................................................................................................

X.

GLOSARIO DE DATOS..........................................................................................

XI.

REFERENCIA BIBLIOGFICA.................................................................................

XII.

ENCUESTA............................................................................................................

XIII.

ENTREVISTA AL PERSONAL................................................................................

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I.

INTRODUCCIN:
Hoy en da las organizaciones se enfrentan a mltiples retos y amenazas, a la
efectividad, eficiencia y rentabilidad; a una creciente

competencia y de las

demandas cambiantes del cliente. Mantener las organizaciones saludables y


viables en el mundo actual es una tarea preocupante sobre todo si se trata de
pequeas y medianas empresas, como es el caso de la empresa SCG.
Por otra parte, hay que sealar que las Pymes son mucho ms vulnerables a las
condiciones del mercado que las grandes empresas, pues no tienen la capacidad
que tienen estas ltimas de resistir a dichas condiciones. Pero esto,

que

primera vista puede parecer una desventaja competitiva de las Pymes frente a las
grandes empresas, es al mismo tiempo uno de sus puntos fuertes, porque las
obliga a ser mas dinmicas y flexibles

para adaptarse a las condiciones

cambiantes que rigen los mercados. Esto les permite tener una estructura menos
rgida que las grandes empresas, y un margen de maniobra y una capacidad de
reaccin mayor.
En este trabajo se desea comprender

el funcionamiento y poder realizar el

mejoramiento de la parte operativa de la empresa SCG, se pretende hacer un


anlisis de sistema tomando en cuenta todos los puntos de vista de los
trabajadores y as poder llegar a una solucin.
Para poder llegar a la solucin se deben ocupar varias herramientas para el
anlisis. Algunas de estas son: determinar los requerimientos, el cual comprende,
como ms importante punto, los diagramas de Flujo; analizar los resultados y un
diseo preliminar de la alternativa de solucin.
Lo que comprende este trabajo son los aspectos generales del entorno del trabajo
que incluyen antecedentes, justificacin, objetivos del trabajo, alcances,
limitaciones y factibilidades. Con esto se pretende obtener la informacin general
de la empresa con la cual se ver cules son los requerimientos de la empresa.
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En la segunda parte ya se obtienen los requerimientos concretos y se construyen


diagramas de flujo de datos para ver cules son los procesos por los que se pasa
para elaborar el proceso operativo.
Un plan operativo es un documento en el cual los responsables de una
organizacin establecen los objetivos que desean cumplir y estipulan los pasos a
seguir.
Un plan operativo tiene una duracin de un ao, por eso, suele ser mencionado
como plan anual.

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II.

MARCO TERICO

Etapas del ciclo de vida de los sistemas de informacin y conocimiento


Investigacin preliminar. Consiste en una breve investigacin de la actividad de la
entidad (productiva, servicio, docente, curativa, etc.), de su organizacin, sus
procesos informativos, deficiencias, fortalezas, etc. Aqu se identifican los
problemas informativos y sus causas, posibilidades de mejorar y los principales
objetivos del proyecto, ella tendr menos tiempo si el grupo est integrado por
personas de la entidad con experiencia, de lo contrario requiere ms tiempo. Se
deber realizar un estudio tcnico, organizativo, informativo y econmico
evaluando en nmeros como corresponde a la primera etapa del proyecto tanto
costos como beneficios tangibles e intangibles.
Se realizar entrevistas a funcionarios, administradores y usuarios y trabajadores
que no tengan una relacin directa con el sistema, observaciones de la entidad y
la forma en que se trabaja para detectar deficiencias manifestadas en los
problemas econmicos existentes. Estudiar documentos relativos a la entidad y su
estado econmico, productivo, financiero y contable (estados financieros,
memorias anuales, informes de

auditora interna, manuales de

trabajo

administrativo como los de poltica, normas procedimientos sistemas e


informacin) para ganar en comprensin de los principales procesos de la entidad,
se observar la operacin de los sistemas de informacin existentes, se aplicarn
cuestionarios a los que no pueda entrevistar para saber su opinin sobre los
aspectos investigados.
Anlisis detallado de la situacin existente. Su objetivo fundamental es
comprender detallada y crticamente como se realiza el trabajo de gestin de la
informacin en la entidad (recolecta, trasmite, almacena y procesa la informacin y
como se utiliza para los procesos de direccin). Requerir de mucho trabajo por lo
que el grupo multidisciplinario puede ser ampliado con ms analistas para obtener
una comprensin total de qu informacin necesitan los usuarios para el trabajo y
como ejecutan el mismo, para ello se utilizarn los mtodos: entrevistas, anlisis
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de documentos(manuales, estados financieros, memorias, actas de consejo de


direccin, etc); [encuestas mediante cuestionarios(a las no entrevistadas),
observaciones, recopilacin de formularios y reportes, descripcin de los flujos de
informacin, estudio del contenido y diseo de archivo.
Estos mtodos pueden ser complementados con el empleo de herramientas:
diagramas de flujo de datos, organigramas, diagramas de procedimientos en una
oficina, flujo de datos, tablas de relacin, y otros.
Diseo del nuevo sistema. Se deber disear los elementos fundamentales que
tendr el nuevo sistema y el mismo tiene como objetivo mnimo solucionar los
problemas informativos, pero es posible que le puedan hacer otras propuestas
adicionales. Deber ser discutida con todos los niveles, y que todos conozcan los
cambios que ocurrirn de manera que la introduccin del nuevo sistema no se
bloquee por factores humanos.
El nuevo sistema que se disee en esta etapa puede tener diferentes grados de
asimilacin de las tcnicas informticas, desde un sistema de procesamiento
totalmente manual hasta un sistema de informacin para la direccin, sistemas
empresariales de planeacin de recursos y Sistema de apoyo a la toma de
decisiones, de altsimo componente informtico.
Desarrollo y documentacin del nuevo sistema. Estar en funcin de varias
alternativas, si se elabora un software nuevo, si se adquiere o si se mantiene
manual porque el procedimiento as lo permita.
En el caso de elaborar un software nuevo, se proceder a realizar la elaboracin
de los programas especficos, mediante los lenguajes de programacin que se
emplearn, es lo que llaman diseo fsico del sistema y se realiza tomando como
base la documentacin tcnica del sistema de informacin y conocimientos
elaborado en la etapa anterior.

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Archivo: Un archivo es un elemento que contiene informacin y que a su vez se


identifica por un nombre y su extensin. Esta ltima comienza por un punto y
determina el tipo de aplicacin a la que est asociado el archivo.
Base de datos: Una coleccin de registros o archivos relacionados de manera
lgica.
Base de datos relacional: Una coleccin de relaciones normalizadas en la que
cada relacin tiene un nombre distintivo.
Bases de datos distribuidas: Son Bases de Datos que no estn almacenadas
totalmente en un solo lugar fsico, (estn segmentadas) y se comunican por medio
de enlaces de comunicaciones a travs de una red de computadoras distribuidas
geogrficamente.

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III.

JUSTIFICACIN:

El propsito del presente trabajo es poder mejorar la parte operativa, para agilizar
la emisin de comprobantes de crdito fiscal, facturas de consumidor final y sus
similares; y as brindar un mejor servicio al cliente. Tambin se desea entender
cmo funciona ste dentro de una empresa y dejar un sistema que podr ir
creciendo junto con la empresa.

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IV.

OBJETIVO GENERAL:

Hacer el anlisis de un sistema de informacin en la parte operativa (ventas), con


el fin

de reducir los retrabajos, optimizar los procesos, disminuir costos e

incrementar utilidades.

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V.

OBJETIVOS ESPECFICOS:

1. Analizar y redisear los procesos de ventas, para iniciar el anlisis y diseo


del sistema de informacin, partiendo de procesos confiables y eficientes
que garanticen el mayor aprovechamiento del trabajo.
2. Identificar y establecer prioridades acerca de las tecnologas y aplicaciones
susceptibles de reportar un mayor beneficio a la empresa, conociendo a la
empresa como tal y al entorno donde se desenvuelve.
3. Estudiar la situacin actual de la empresa y de su sistema de informacin,
definiendo las necesidades y las prioridades de los usuarios del sistema,
proponiendo diferentes alternativas de solucin, para las principales
necesidades de la empresa.
4. Evaluar las distintas alternativas, a partir del anlisis de la viabilidad tcnica,
operativa, econmica y de calendario, recomendando asi una solucin para
el sistema.
5. Disear o redisear un nuevo sistema, utilizando la menor cantidad de
recursos econmicos posibles.

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VI.

ALCANCES Y LIMITACIONES:

Alcances
Los alcances que se pretenden es sistematizar la parte operativa de la empresa,
para poder llevar un control exacto de los productos que salen del local como de
los que entran y poder contar con la informacin en el momento que sea
requerida.
Limitaciones:

Deficiente acceso a la informacin del proceso de ventas.


Desconocimiento del proceso de venta por parte del cliente a travs de un

sistema informtico.
Poca disponibilidad de las personas involucradas al sistema de proceso de

ventas.
Otro elemento que tampoco debe dejar de ser mencionado, son los recursos
econmicos, siempre escasos e insuficientes tanto para la recopilacin de
informacin a travs de diversos medios (libros, internet, fotocopias de

documentos, etc.) como la elaboracin del material de recopilacin de datos.


No cuentan con informacin actualizada
Se cuenta con poco recurso para invertir

Requerimientos:
Software que realizara las actividades de mejora para la empresa.
Computadora
Personal con conocimientos bsicos en computacin

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VII.

ORGANIGRAMA

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VIII.

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES:

Actividades
Anlisis preliminar
Recopilacin de
informacin
Anlisis de

Marzo

Abril

Mayo

la

informacin
recopilada
Hacer encuestas
y entrevistas

clientes como a
trabajadores.
Entrega al cliente
el

anlisis

revisin y mejoras
Entrega de la
propuesta

del

sisema

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IX.

CONCLUSIN

Al culminar el anlisis del proyecto de un sistema informtico para mejorar el


proceso en la parte operativa (rea de ventas) de la empresa SCG, se puede
afirmar que los objetivos planteados al inicio del desarrollo del proyecto se
cumplieron de manera satisfactoria,
Como toda empresa se hace necesario seguir los estndares de desarrollo de
sistemas los cuales ayudan a llevar de manera ms organizada la informacin;
poder especificar los contenidos que se necesitan visualizar en el sistema y lograr
que los beneficiarios se acoplen sin mayor dificultad en su manejo.

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X.

GLOSARIO DE DATOS

Retrabajo. Esfuerzo adicional necesario para la correccin de una inconformidad


en algn producto.
Diagrama de flujo de datos: es una representacin grfica del flujo de datos a
travs de un sistema de informacin. Un diagrama de flujo de datos tambin se
puede utilizar para la visualizacin de procesamiento de datos (diseo
estructurado). Es una prctica comn para un diseador dibujar un contexto a
nivel de DFD que primero muestra la interaccin entre el sistema y las entidades
externas.

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XI.

REFERENCIA BIBLIOGFICA

KENDALL KENNETH E (2007) INFORMATICA DE SISTEMAS, ltima edicin


MC CONNELL STEVE (1996). DESARROLLO Y GESTIN DE PROYECTOS
Informticos Gestin de Riesgo, editorial mc. Graw Hill. 691 p primera edicin,
aravaca (Madrid). Isbn: 84-481-1229-6.
http://www.elprisma.com/apuntes/administracion_de_empresas/procesoadministrat
ivo/
http://www.itba.edu.ar/archivos/secciones/gomez_tesisprocesosventas.pdf

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Anexos

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XII.

ENCUESTA

Nombre: __________________________________________________________
1) Qu procesos realiza con mayor frecuencia
Seleccione una alternativas ?.

en

la empresa SCG

a) ventas
b) compras
c) reportes
d) kardex
2) sabe que es un sistema informtico?
Si ( )

No ( )

3) Cmo se califica su manejo de la computadora?


a) muy bueno
b) bueno
c) regular
d) psimo
4) Qu tipo de entorno utilizan las maquinas en la tienda seor de ayabaca?
a) Linux
b) Unix
c) Microsoft windows
5) Qu tipo de equipos posee su en su empresa?
a) computadora de ltima generacin
b) Pentium IV
c) maquinas antiguas
6) ha utilizado alguna vez un sistema informtico de ventas?
Si (

No (

7) utiliza usted algn sistema informtico para realizar sus ventas diarias en
la empresa?
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Si (

No (

8) Cmo realiza actualmente su proceso de ventas?


Hoja de clculo (

sistema informtico ( )

manual (

9) Cunto tiempo cree usted que tarda en brindar informacin de sus


reportes de ventas diarias con un sistema manual?
Un minuto ( )

Una hora ( )

Ms de una Hora ( )

10)Cunto tiempo se demora usted en tener un reporte de stocks de sus


productos?
Un minuto ( )

Una hora ( )

Ms de una Hora ( )

11) Con el sistema informtico implantado se mejor tu proceso de ventas?


Si ( )

No ( )

12)Con el sistema informtico instalado mejor sus reportes de ventas


diarias?
Si ( )

No ( )

13)Con el sistema informtico implementado ayudo a mejorar el control de


stocks de productos?
Si ( )

No ( )

14)El sistema informtico es fcil de utilizar y cubre expectativas?


Si ( )

No ( )

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XIII.

ENTREVISTA AL PERSONAL

Nombre: __________________________________________________________
1. En que registran sus productos en existencia?

2. Qu tipo de control llevan con las ventas?


3. Cmo realizan las ventas?
4. Cul es el tiempo promedio que se llevan para atender a cada cliente?
5. tienen conocimiento acerca de los productos que venden?
6. Cul es el tiempo que se tardan para realizar una factura o dar el ticket de
venta al cliente?
7. Usted cree que necesita un sistema para el rea de ventas?

8. Cree que con el sistema de venta se agilizaran los tiempos de facturar o en


su caso dar el ticket de venta?
9. con que funciones quisiera que cuente el sistema que se implemente?

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