9717ac Manual de Procedimientos de Caja Chica Ra 107-13

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DE
CAJA CHICA
Aprobado mediante Resolucin Administrativa N 107/2013
La Paz, 16 de mayo de 2013
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CAJA CHICA
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EMPRESA ESTATAL DE TELEVISIN

BOLIVIA TV
INDICE
1.
OBJETO.- ........................................................................................................................................................ 2
2.
ALCANCE.- ..................................................................................................................................................... 2
3.
MBITO DE APLICACIN.- ....................................................................................................................... 2
4.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA.- ............................................................................................................... 2
5.
DEFINICIONES Y ABREVIATURAS.- ............................................................................................................. 2
6.
RESPONSABLES.- .......................................................................................................................................... 3
7.
POLTICAS DE OPERACIN.- .................................................................................................................... 5
8.
INSUMOS.- ................................................................................................................................................... 6
9.
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO.- .................................................................................................. 6
10. REGISTROS.- ................................................................................................................................................ 43

11. ANEXOS.- ...................................................................................................................................................... 43
12. CUADRO DE CAMBIOS.- .............................................................................................................................. 43
Nombre
Elaborado por:
Revisado por:
Aprobado por:
Cargo
Ral Mercado
Responsable de Tesorera
Miguel Choque
Tcnico en Organizacin
Ivonne Segales
Jefe Financiero
Mara Palacios
Jefa de Planificacin y
Proyectos a.i.
Lilian Pearrieta
Gerente Administrativo
Financiero
Gustavo
Portocarrero
Gerente General
Firma
Fecha
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1. OBJETO.El objetivo del presente Manual de Procedimientos de BOLIVIA TV, es establecer los mecanismos
de operacin para la apertura, manejo adecuado de recursos asignados, reposicin y cierre de
cajas chicas.
2. ALCANCE.El presente Manual de Procesos y Procedimientos contempla gastos menores y de carcter
urgente y/o de materiales cuya disponibilidad no exista en almacenes y el costo no exceda el
establecido en el reglamento de Caja Chica.
3. MBITO DE APLICACIN
El Manual de Procesos y Procedimientos es de observancia general para todas las Gerencias,
Direcciones, Oficinas Regionales y Unidades de BOLIVIA TV, responsables de su administracin y
manejo.
4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA.Se emplea los siguientes documentos de referencia:
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
i.
Ley 1178 de Administracin y Control Gubernamental (Ley SAFCO), del 20 de julio de

1990.
Resolucin Suprema No. 218056 de 30 de julio de 1197, que aprueba las Normas Bsicas
del Sistema de Tesorera del Estado.
Resolucin Suprema No. 26615 de 16 de Marzo de 2001, que aprueba las Normas
Bsicas del Sistema de Administracin de Personal.
Resolucin Suprema N 22295 de 4 de marzo del 2005, que aprueba las Normas Bsicas
del Sistema de Contabilidad Integrada.
Resolucin Suprema N 225558 de 01 de diciembre de 2005, que aprueba las Normas
Bsicas del Sistema de Presupuesto.
Decreto Supremo N 27327 de 31 de enero de 2004, Marco de Austeridad
Racionalizando el Gasto de las Entidades Pblicas.
Decreto Supremo N 27450 Austeridad de 14 de abril de 2004, que aprueba medidas
complementarias de austeridad y racionalidad del gasto pblico.
Decreto Supremo N 21364 de 13 de agosto de 1986, que establece el control,
seguimiento de ejecucin, evaluacin, ajustes presupuestarios y transferencias
interinstitucionales en todas las entidades del sector pblico.
Normativa vigente aplicable.
5. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS.A los efectos del presente Manual, se establecen las siguientes definiciones:
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a. Fondo de Caja Chica.- Es un fondo creado y destinado a cubrir requerimientos de

compra de materiales, cuya disponibilidad no exista en almacenes, y gastos menores
indispensables y urgentes, segn las partidas, grupos y subpartidas presupuestarias
autorizadas en el Clasificador por el Objeto del Gasto del Sector Pblico. Por su
naturaleza y cuanta los gastos pagados con fondos de Caja Chica no requieren de
cotizaciones para su adquisicin o contratacin.
6. RESPONSABLES.6.1 La Mxima Autoridad Ejecutiva, quien instruye la difusin del presente Manual en
todas las Unidades Organizacionales de la Empresa Estatal de Televisin BOLIVIA TV
y autoriza la apertura del Mdulo del Fondo Rotativo y la correspondiente asignacin
de cajas chicas.
6.2 El Director Jurdico Nacional, quien es responsable de analizar la solicitud de Apertura
del Mdulo del Fondo Rotativo y cajas chicas, elaborar la Resolucin Administrativa
respectiva y determinar las cauciones presentadas por los responsables de caja chica
designados.
6.3 La Gerencia Administrativa Financiera, instancia que a travs de sus unidades
dependientes es responsable de:
i.
Gerente Administrativo Financiero:

Cumplir y hacer cumplir el presente Manual para la administracin de
fondos de Caja Chica.
Efectuar todas las actividades inherentes que garantice la apertura del
Mdulo del Fondo Rotativo y la asignacin de Cajas Chicas, as como el
cierre respectivo de las mismas, dando cumplimiento a disposiciones
emanadas por el rgano rector.
ii.
Jefe Financiero:
Solicitar la apertura del mdulo del Fondo Rotativo y Cajas Chicas.
Supervisar y controlar la asignacin de recursos para Caja Chica, en el
marco de las disposiciones contenidas dentro del presente Manual.
Supervisar y controlar la reposicin de fondos para Caja Chica, previa
revisin de los descargos respectivos.
Supervisar y controlar el cierre de las Cajas Chicas, previa revisin de los
descargos respectivos, dando cumplimiento a disposiciones emanadas
por el rgano rector.
iii.
Jefe Administrativo:
Verificar y controlar la procedencia de las solicitudes de asignacin de
caja chica, en funcin a la justificacin, necesidad y urgencia del gasto.
Autorizar las solicitudes de asignacin de caja chica para gastos de
servicios, si corresponde.
Autorizar la entrega de bienes solicitados a travs de la Unidad de
Almacenes.
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Autorizar la compra de bienes no existentes en almacenes y no

contemplados dentro del grupo 40000.
iv.
Encargado de Almacenes:
Verificar la existencia o no en el stock de almacenes de los bienes
solicitados.
v.
Responsable de Tesorera y Crdito Pblico:

Efectuar la apertura del mdulo del fondo rotativo y cajas chicas, as como
tambin el cierre del mismo, en cumplimiento a disposiciones emanadas
por el rgano rector.
Asignar los recursos de Caja Chica en funcin a la Resolucin
Administrativa de apertura.
Efectuar la revisin de los descargos presentados en el marco del
presente manual y Reglamento de Caja Chica, que permita proceder a la
reposicin o cierre de caja chica, segn corresponda.
Realizar arqueos sorpresa de manera peridica con el objetivo de
garantizar un mejor y ms eficiente control de la utilizacin de estos
fondos en coordinacin con la Unidad de Contabilidad.
vi.
Responsable de Presupuestos:
Asignar techos presupuestarios a las cajas chicas, segn requerimiento,
que garantice la reposicin y cierre de las mismas.
6.4 Los Directores, Jefes y Responsables de las oficinas regionales, son responsables de
autorizar la asignacin de caja chica para gastos de servicios y compra de bienes no
existentes en almacenes y no contemplados dentro del grupo 40000.
6.5 El Funcionario solicitante, es responsable de efectuar las solicitudes de los fondos de
caja chica segn los formatos y procedimientos establecidos (Formularios) y con las
firmas de autorizacin respectivas; asimismo, es responsable de la correcta utilizacin
de los recursos asignados para los fines especficamente determinados.
6.6 Los Gerentes, Directores, Jefes y Responsables de rea y regionales, son responsables
de verificar la necesidad y pertinencia del requerimiento efectuado por su
dependiente (solicitante), as como los descargos presentados con los recursos
asignados, segn lo establecido en el presente Manual y Reglamento de Caja Chica.
6.7 Las Gerencias, Direcciones, Oficinas Regionales y Unidades de la Empresa Estatal de
Televisin BOLIVIA TV, a travs de los funcionarios responsables de la
administracin de este fondo, designados mediante Memorndum, quienes deben
velar por el fiel cumplimiento de lo establecido en el presente Manual y Reglamento de
Caja Chica, cuyas disposiciones son de aplicacin obligatoria.
6.8 Todos los funcionarios de la Empresa Estatal de Televisin BOLIVIA TV, al momento
de la ejecucin de los procedimientos establecidos, tanto para la solicitud de fondos
como para la rendicin de los mismos.
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7. POLTICAS DE OPERACIN.I.
Uso de los Fondos de Caja Chica:

Los recursos previstos para Caja Chica sern nica y exclusivamente destinados a los
fines sealados en el presente Manual, es decir, para efectuar gastos menores urgentes,
relativos a bienes, servicios y otros normados de acuerdo a disposiciones vigentes, que
se requieran para el normal y eficiente funcionamiento de las operaciones del canal y
sern de responsabilidad del Encargado de Caja Chica, del funcionario que aprueba la
asignacin de fondos y del que recibe y administra los recursos.
Los gastos efectuados con los recursos de caja chica se resumirn en el Comprobante de
Caja Chica, diseado para este efecto, en orden numrico y secuencial, el mismo que ser
validado con las firmas del funcionario solicitante, del funcionario que aprueba el gasto y
Responsable de la Caja Chica.
I.
Gastos Permitidos.
Los gastos que pueden ser cubiertos con la Caja Chica son los siguientes:
a. Servicios Bsicos, cuando se trate de pagos extraordinarios y/o urgentes, previa
autorizacin del Jefe Administrativo.
b. Fletes y Almacenamiento.
c. Pasajes de los funcionarios de la Empresa Estatal de Televisin BOLIVIA TV
dentro del radio urbano, cuando la distancia supere las siete cuadras a la redonda a
partir de la oficina central (regionales) de BOLIVIA TV, las cuales no sern
acumulables.
d. Alquileres de equipos para reuniones o eventos.
e. Otros Alquileres de propiedad de terceros no destinados a oficinas.
f. Servicios tcnicos de mantenimiento y reparacin de inmuebles y equipos de
propiedad del canal, no rutinarios y de carcter urgente.
g. Gastos bancarios.
h. Publicaciones en medios de prensa, extraordinarios y/o urgentes, incluye material
promocional, informativo, gigantografas, imagen institucional y/o comercial, y
otros relacionados.
i. Servicios de imprenta, fotocopiado y fotogrfico de documentos fuera de oficinas.
j. Gastos por servicios destinados a la capacitacin y adiestramiento de los
funcionarios del canal en cursos de formacin o instruccin, que son necesarios
para la actividad de la entidad. Comprende inscripciones, matrculas, cuotas en
cursos, seminarios y otros similares.
k. Servicios manuales no recurrentes.
l. Servicio de empastado de documentos, cuando la cantidad sea pequea.
m. Gastos por notariado y otros judiciales que son necesarios de forma urgente.
n. Derechos sobre bienes intangibles, por derechos de emisin, derechos de autor,
licencias y uso de bienes y activos de propiedad industrial, comercial o intelectual
(grupo 20000).
o. Productos de papel, cartn e impresos, materiales de limpieza, repuestos,
herramientas menores, material de escritorio y otros materiales no existentes en
almacn y autorizados por el Gerente, Director o Jefe de rea y Director, Jefe o
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BOLIVIA TV
Responsable Regional, de la Unidad Solicitante.

Suscripciones a revistas y/o peridicos especializados.
Gastos de combustibles y lubricantes para uso exclusivo en los vehculos de la
Empresa Estatal de Televisin BOLIVIA TV, con carcter de urgente, en aquellas
oficinas que no cuenten con contratos suscritos para la provisin de este servicio.
r. Gastos para la utilizacin de compuestos qumicos, confecciones textiles, productos
de cuero y caucho, productos de minerales no metlicos y plsticos y productos
metlicos.
s. tiles y materiales elctricos.
t. Otros repuestos y accesorios.
u. Otros Materiales y Suministros.
v. Pago por peajes, parqueos y otros realizados por el traslado y resguardo de los
vehculos de la Empresa Estatal de Televisin BOLIVIA TV para actividades
oficiales.
w. Otros gastos expresamente aprobados por el Jefe Administrativo, en el marco de la
normativa legal vigente.
p.
q.
8. INSUMOS:
Los insumos requeridos para la Apertura de Caja Chica son:
Solicitud de Apertura de Caja Chica dirigida a la Gerencia Administrativa, adjuntando:
Comunicacin Interna.
Cdula de Identidad del Responsable de Caja Chica.
Comunicacin Interna de Apertura del Fondo Rotativo.

Resolucin Administrativa de Apertura del Fondo Rotativo.
Memorandos de Designacin de los Responsables de Caja Chica.
Documento de Fondo Rotativo C-34 sin imputacin presupuestaria.
Asignacin de Recursos.
9. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO.-
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PROCEDIMIENTO: MP-ADM-MCC-02-01 APERTURA DE LA CAJA CHICA

Actividad
Instrumento
Plazo
Referencial
Etapa
Responsable
Gerente,
Director o Jefe
de rea.
Director, Jefe o
Responsable
Regional
Interna,
Solicita a la Gerencia Administrativa Financiera Comunicacin
cdula
de
identidad
del
mediante Comunicacin Interna, la apertura de una
Responsable
de
Caja
Chica
Caja Chica, justificando adecuadamente la necesidad
de contar con estos recursos, indicando el nombre
del Responsable de la Administracin de la Caja
Chica, el cual deber formar parte del personal de
planta de Bolivia Tv, adjuntando para tal efecto
copia simple de la cdula de identidad.
---
Gerente
Administrativo
Financiero
Interna,
Recibe, revisa y remite la solicitud a la Jefatura Comunicacin
Financiera para su evaluacin. En caso de existir cdula de identidad del
Responsable de Caja Chica
observaciones la devuelve la unidad solicitante.
---
Jefe Financiero
Evala los requerimientos de apertura de Cajas

Chicas y mediante Comunicacin Interna dirigida a
la Gerencia Administrativa Financiera, solicita la
Apertura del Fondo Rotativo y Cajas Chicas para la
Oficina Central y Oficinas Regionales, en virtud del
Reglamento Interno de Caja Chica, estableciendo:
a) El importe requerido para la Apertura del Fondo
Rotativo.
b) El nombre del funcionario Encargado de la
Administracin del Fondo Rotativo, adjuntando
copia simple de la cdula de identidad.
c) El nmero de Cajas Chicas y los lmites de
recursos para su asignacin.
d) La solicitud de Emisin de la Resolucin
Administrativa correspondiente para constituir
el Fondo Rotativo.
Comunicacin
Interna,
cdula de identidad del
Responsable de Caja Chica +
Solicitud de Apertura del
Fondo Rotativo
---
Gerente
Administrativo
Financiero
Evala la solicitud y de no existir observaciones,

remite la documentacin a la Gerencia General para
su autorizacin; caso contrario, devuelve la solicitud
para que se efecten los ajustes que correspondan.
Comunicacin
Interna,
Fondo Rotativo
---
Gerente
General
En su condicin de Mxima Autoridad Ejecutiva de

BOLIVIA TV, remite la solicitud a la Direccin
Jurdica Nacional para que emita opinin sobre el
contenido de la misma.
Comunicacin
Interna,
Fondo Rotativo
---
Director
Jurdico
Nacional
Analiza la solicitud de Apertura del Fondo Rotativo y

Cajas Chicas, y si corresponde, remite a la Gerencia
General informe legal y adjunta la Resolucin
Administrativa respectiva, debidamente visada, para
su firma. El contenido de la Resolucin
Administrativa deber considerar lo siguiente:
a) Autorizacin de la Apertura del Fondo
Rotativo y Asignacin de Cajas Chicas.
b) Designacin del Responsable de la
administracin del Fondo Rotativo.
Comunicacin
Interna,
Fondo Rotativo + Informe
Legal
y
Resolucin
Administrativa
---
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Pginas:
Versin:
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BOLIVIA TV
Etapa
Responsable
Actividad
Instrumento
Plazo
Referencial
La Apertura del nmero de Cajas Chicas a

crearse, los montos fijos y los lmites de
gasto a efectuarse.
d) La designacin mediante Memorndum
emitido por la MAE, de los funcionarios
responsables de la administracin de las
Cajas Chicas asignadas a cada oficina de
Bolivia Tv.
e) Registro de usuario en el Sistema Integrado
de Gestin y Modernizacin Administrativa
SIGMA.
f) La constitucin de una caucin suficiente
para los responsables de Caja Chica.
g) Otro, que considere necesario.
c)
De ser observada la solicitud, devolver la misma a

la Gerencia General, estableciendo los puntos que
deben ser ajustados.
7
Asistente de
Gerencia
General
Elabora los Memorandos de designacin de los Memorandos de designacin

responsables de la administracin de la Caja Chica
de la oficina central y cada regional contemplada en
la Resolucin Administrativa y los remite al Gerente
General, en tres ejemplares.
---
Gerente
General
Suscribe la Resolucin Administrativa, firma los Resolucin Administrativa,

de
Memorandos de designacin de los responsables de Memorndum
designacin
Caja Chica y remite estos documentos a la Gerencia
Administrativa Financiera para inicio del proceso de
apertura del Fondo Rotativo y Cajas Chicas.
---
Gerente
Administrativo
Financiero
Recibe la Resolucin Administrativa y Memorandos

e instruye a la Jefatura Financiera y Jefatura
Administrativa, mediante Hoja de Ruta, la Apertura
del Fondo Rotativo y Cajas Chicas.
Comunicacin
Interna,
Legal
y
Resolucin
Administrativa
+
Memorndum
de
designacin
---
10
Jefe Financiero
Recibe la documentacin y la remite al Responsable

de Contabilidad para que efecte la solicitud de
Apertura del Fondo Rotativo en el Sistema Integrado
de Gestin y Modernizacin Administrativa (SIGMA).
Comunicacin
Interna,
Legal
y
Resolucin
Administrativa
+
Memorndum
de
designacin
---
11
Interna,
Responsable de Efecta la solicitud de Apertura del Mdulo del Comunicacin
Contabilidad
Fondo Rotativo y Cajas Chicas en el Sistema cdula de identidad del
---
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Pginas:
Versin:
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Etapa
Responsable
Actividad
Instrumento
Integrado
de
Gestin
y
Modernizacin
1
Administrativa (SIGMA) , con el perfil de operador
de ejecucin del gasto, por el importe determinado
en la Resolucin Administrativa, hasta el momento
de verificado y remite la documentacin al Jefe
Financiero.

Legal
y
Resolucin
Administrativa
+
Memorndum
de
designacin
Plazo
Referencial
12
Jefe Financiero
Autoriza la solicitud de apertura en el Sistema

Integrado
de
Gestin
y
Modernizacin
2
Administrativa (SIGMA) , con el perfil de aprobador
de
ejecucin
del
gasto,
generndose
automticamente el documento C-34 sin imputacin
presupuestaria, previa verificacin de la informacin
incorporada por el Responsable de Contabilidad.
A continuacin, imprime el Documento C-34, lo
firma y lo remite al Responsable de Contabilidad.
Comunicacin
Interna,
Legal
y
Resolucin
Administrativa
+
Memorndum
de
designacin + Comprobante
C-34
---
13
Responsable de Recibe, firma y remite el Documento C-34 a la

Contabilidad
Gerencia Administrativa Financiera junto con el
resto de la documentacin (Solicitud de Apertura y
Resolucin Administrativa).
Comunicacin
Interna,
Legal
y
Resolucin
Administrativa
+
Memorndum
de
C-34
---
14
Gerente
Administrativo
Financiero
Procede a la Firma electrnica en el Sistema

Integrado
de
Gestin
y
Modernizacin
Administrativa (SIGMA), y fsica, del Documento C34; asimismo, establece el lmite de control para las
Cajas Chicas en el Sistema Integrado de Gestin y
Modernizacin Administrativa (SIGMA), en funcin
al importe mayor asignado en la Resolucin
Administrativa para una caja chica y habilita los
cdigos de objeto del gasto. Todo este proceso es
efectuado con el perfil de Director Administrativo.
Finalmente, remite la documentacin a la Jefatura
Financiera.
Comunicacin
Interna,
Legal
y
Resolucin
Administrativa
+
Memorndum
de
C-34
---
15
Jefe Financiero
Interna,
Recibe la documentacin y la remite al Responsable Comunicacin
cdula
de
identidad
del
de Tesorera para la priorizacin del Comprobante
Responsable
de
Caja
Chica
+
C-34.
---

Legal
y
Resolucin
Administrativa
+
Memorndum
de
Debern registrarse los datos del Responsable del manejo del mdulo, importe solicitado, justificacin, fuentes de
financiamiento, entre otros.
2
Debern registrarse los documentos de respaldo (tipo, nmero y fecha), beneficiario y cuenta y fuentes asociados al
fondo.
Cdigo:
Pginas:
Versin:
CAJA CHICA
Fecha de emisin:
MP-ADM-MCC-02
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Etapa
Responsable
Actividad
Instrumento
Plazo
Referencial
C-34
16
Responsable de Recibe la documentacin y prioriza el pago en el

Tesorera
Sistema Integrado de Gestin y Modernizacin
Administrativa (SIGMA)3, con el perfil usuario
operador.
Comunicacin
Interna,
Legal
y
Resolucin
Administrativa
+
Memorndum
de
C-34
---
17
Jefe Financiero
Aprueba la priorizacin del pago creada por el

operador en el Sistema Integrado de Gestin y
Modernizacin Administrativa (SIGMA), con el perfil
usuario aprobador.
Una vez culminado este paso, el importe establecido
para este mdulo, es transferido automticamente
dentro de las 24 horas siguientes, a la cuenta
corriente fiscal del Fondo Rotativo4, aperturada en
el Banco Corresponsal.
Comunicacin
Interna,
Legal
y
Resolucin
Administrativa
+
Memorndum
de
C-34
---
18
Jefe
Administrativo
Solicita la apertura de cada Caja Chica en el Sistema

Integrado
de
Gestin
y
Modernizacin
Administrativa (SIGMA)5, con el perfil Encargado
Administrativo, en funcin a la Resolucin
Administrativa de constitucin del Fondo Rotativo,
registrando los datos de los responsables de su
administracin, que se encuentran reflejados en las
solicitudes efectuadas en el paso 1 y Memorandos
firmados por el Gerente General, asignando los
importes aprobados, hasta el momento de
verificado.
Comunicacin
Interna,
Legal
y
Resolucin
Administrativa
+
Memorndum
de
C-34
---
19
Gerente
Administrativo
Financiero
Crea o re habilita, segn corresponda, en el Sistema

Integrado
de
Gestin
y
Modernizacin
Administrativa (SIGMA), mediante el Gestor de
Usuarios, el perfil de usuario para cada responsable
de caja chica, que permita la captura de gastos
realizados para la reposicin o rendicin final6.
Comunicacin
Interna,
Legal
y
Resolucin
Administrativa
+
Memorndum
de
C-34
---
20
Interna,
Responsable de Autoriza la solicitud de apertura de Caja Chica en el Comunicacin
Tesorera
Sistema Integrado de Gestin y Modernizacin cdula de identidad del
---
Se deben ingresar criterios de priorizacin, tales como: cuenta, libreta y tipo de documento.
Las salidas de efectivo de la Cuenta Corriente Fiscal del Fondo Rotativo se producen mediante cheques, los cuales
son elaborados y entregados por el banco corresponsal.
5
Se debe ingresar la informacin del responsable (nombre, tipo de identificacin, documento, lugar de expedicin,
tem , cargo, unidad) y financiera (lugar, importe solicitado y justificacin)
6
Se comunica a los responsables de la administracin de la Caja Chica, los usuarios habilitados, con el fin de que
puedan establecer las contraseas respectivas que les permitan operar.
4
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Cdigo:
Pginas:
Versin:
Fecha de emisin:
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BOLIVIA TV
Etapa
21
Responsable
Actividad
Instrumento
Administrativa (SIGMA), con el perfil de

Responsable Fondo Rotativo, confirmando el
responsable de cada caja chica, generndose
automticamente la solicitud de pago por Caja Chica.
Consecutivamente, con el mismo perfil de usuario,
realiza el pago mediante cheque, generando el cargo
a rendir respectivo y culmina con la entrega del
cheque cargado, imprimiendo y firmando toda la
documentacin generada en el SIGMA.
Finalmente, imprime de manera manual el cheque
fsico del Banco Corresponsal y lo remite a la
Jefatura Financiera para el firmado pertinente7,
adjuntando la documentacin citada en el prrafo
anterior.

Legal
y
Resolucin
Administrativa
+
Memorndum
de
C-34 + Cheque
Plazo
Referencial
Interna,
Verifica la documentacin, firma el cheque fsico y Comunicacin
cargo a rendir generado y lo remite a la Gerencia cdula de identidad del
Administrativa Financiera.
---
Gerente
Administrativo
Financiero
Interna,
Firma el cheque8, si corresponde, y remite la Comunicacin
documentacin a la Jefatura Financiera.
---
Jefe Financiero
Interna,
Recibe el cheque y documentacin de respaldo y los Comunicacin
remite al Responsable de Tesorera para que se cdula de identidad del
proceda al depsito o entrega al beneficiario.
---
Comunicacin
Interna,
---
Jefe Financiero

Legal
y
Resolucin
Administrativa
+
Memorndum
de
C-34 + Cheque
22
23

Legal
y
Resolucin
Administrativa
+
Memorndum
de
C-34 + Cheque

Legal
y
Resolucin
Administrativa
+
Memorndum
de
C-34 + Cheque
24
Responsable de Recibe la documentacin y el cheque firmado y lo

Tesorera
abona en la cuenta del funcionario designado o
procede a la entrega, segn corresponda, segn
corresponda;
paralelamente,
entrega
los
Los cheques emitidos deben contar con dos firmas autorizadas habilitadas en el banco corresponsal, por ser el Fondo
Rotativo una cuenta fiscal colectiva conjunta.
8
La autorizacin para la firma de cheques de los funcionarios habilitados en el Banco Corresponsal, ser establecida en
funcin a una Resolucin Administrativa emitida por el Gerente General de Bolivia Tv.
7
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Pginas:
Versin:
Fecha de emisin:
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BOLIVIA TV
Etapa
Actividad
Instrumento
Memorandos de designacin a los responsables de

caja chica, de manera personal en el caso de la
oficina central y los remite va currier, para las
oficinas regionales, adjuntando el Reglamento
Interno de Caja Chica y presente Manual de
Procedimientos.

Legal
y
Resolucin
Administrativa
+
Memorndum
de
C-34 + Cheque
Plazo
Referencial
25
Responsable de Retira de su cuenta bancaria el importe asignado o

Caja Chica
hace efectivo el cheque recibido y constituye el
fondo de caja chica, el cual debe hacerse efectivo en
billetes y monedas para atender los distintos
requerimientos, custodiando los recursos en el
medio de seguridad asignado por la Gerencia
Administrativa Financiera, al cual slo el
responsable tendr acceso. Asimismo, recibe con
fecha y firma, los tres ejemplares del Memorando de
Designacin entregado o remitido por el
Responsable de Tesorera, quedndose con un
ejemplar y devolviendo los otros dos a la oficina
central; adems, debern remitir la caucin
establecida en la Resolucin Administrativa.
Fondo de Caja Chica
---
26
Responsable de Recibe los memorandos enviados por los

Tesorera
responsables de Caja Chica, verifica la constancia de
recepcin de los mismos, remite un ejemplar a
Gerencia General y archiva el ejemplar restante
junto con el resto de documentacin generada9.
En el caso de las cauciones, recibe las mismas y las
remite a la Direccin Nacional Jurdica, para su
consideracin.
Memorndum de
designacin + Caucin
---
Caucin
---
27
Responsable
Director
Jurdico
Nacional
Analiza las cauciones presentadas, manifiesta su

conformidad o no, a la Gerencia Administrativa
Financiera y procede al resguardo o devolucin de
las mismas, segn corresponda.
28
Responsable de Establece las partidas especficas que requiere

Caja Chica
movilizar, en funcin al total asignado, y las remite
mediante Comunicacin Interna, con el Visto Bueno
del inmediato superior, a la Gerencia Administrativa
Financiera.
Comunicacin Interna con

Techos presupuestarios
---
29
Gerente
Administrativo
Financiero
Recibe, verifica y remite la documentacin a la

Jefatura Financiera, para que se considere la
asignacin presupuestaria.

---
30
Jefe Financiero
Revisa la documentacin recibida y la deriva al

Responsable de Presupuestos.

---
31
Responsable de Analiza los gastos requeridos en las distintas

Presupuestos partidas solicitadas, y de ser procedente, asigna los
techos presupuestarios correspondientes y remite

---
Archiva los cargos a rendir, fotocopias de los cheques emitidos, boletas de depsitos, Resolucin Administrativa,
entre otros.
CAJA CHICA
Cdigo:
Pginas:
Versin:
Fecha de emisin:
MP-ADM-MCC-02
13 de 43
00
Marzo/2013

BOLIVIA TV
Etapa
Responsable
Actividad
Instrumento
Plazo
Referencial
esta documentacin al Responsable de Tesorera

para conocimiento; caso contrario, devuelve la
documentacin a la primera instancia, va la Jefatura
Financiera y Gerencia Administrativa Financiera,
aclarando los ajustes necesarios que se deben
efectuar.
32
Responsable de Custodia la documentacin remitida por el

Tesorera
Responsable de Presupuestos y comunica a los
Responsables de Caja Chica, mediante Comunicacin
Interna va el Jefe Financiero y Gerente
Administrativo
Financiero,
los
techos
presupuestarios aprobados, en funcin de los cuales
deber proceder a la revisin de los gastos
efectuados para la reposicin o rendicin final.

---
33
Responsable de Para el inicio de otorgacin de recursos, solicita al

Caja Chica
Encargado de Almacenes mediante formulario de
pedido de material, una cantidad determinada de
blocks de Comprobantes de Caja Chica, segn la
necesidad.
Formulario de Pedido de
Material
--
34
35
Encargado de
Almacenes
Remite la cantidad de blocks de Comprobantes de

Caja Chica requerida.
Block de comprobantes
Responsable de Utiliza los Comprobantes de Caja Chica en orden Comprobantes de Caja Chica
Caja Chica
cronolgico, constituyndose los mismos en el
control de registro de todas las operaciones
efectuadas.
T: ---
T: ---
T: ---
Solicita la apertura de
cada Caja Chica en el
SIGMA, con el perfil
Encargado
Administrativo
18
Jefe Administrativo
Memorandos de Designacin
Elabora los
Memorandos de
designacin
Asistente de Gerencia
General
Solicita a la Gerencia
Administrativa
Financiera la apertura
de una Caja Chica
Solicitud + Cedula de
Identidad
Gerente, Director o Jefe

de rea, Director, Jefe o
Responsable Regional
T: ---
T: ---
T: ---
T: ---
T: ---
T: ---
29
T: ---
Verifica y remite la
documentacin a la
Jefatura Financiera
T: ---
T: ---
T: ---
T: ---
T: ---
T: ---
T: ---
T: ---
8
T: ---
Suscribe la Resolucin
Administrativa, firma
los Memorandos de
designacin
T: ---
T: ---
Analiza las cauciones

presentadas
27
Remite a la Gerencia
General informe legal
y adjunta la Resolucin
Administrativa
respectiva
Informe Legal y Resolucin
Administrativa
Director Jurdico
Nacional
T: ---
T: ---
Firma y remite el
Documento C-34 a la
Gerencia
Administrativa
Financiera
13
Efecta la solicitud de
Apertura del Mdulo
del Fondo Rotativo y
Cajas Chicas
11
Responsable de
Contabilidad
T: ---
T: ---
T: ---
T: ---
T: ---
Custodia la
documentacin
remitida por el
Responsable de
Presupuestos y
comunica a los
Responsables de Caja
Chica
32
Recibe los
memorandos enviados
por los responsables
de Caja Chica y para el
caso de caucin remite
a la Direccin Jurdica
26
Deposita en La cuenta
del beneficiario y lo
entrega al beneficiario
los memorndum de
designacin
24
Autoriza la solicitud de
apertura de Caja Chica
en el SIGMA y realiza
el pago mediante
Cheque
20
Prioriza el pago en el
SIGMA
16
Responsable de
Tesorera
T: ---
T: ---
T: ---
T: ---
Utiliza los
Comprobantes de Caja
Chica en orden
cronolgico
Material
35
Solicita al Encargado
de Almacenes
mediante formulario
de pedido de material,
una cantidad
determinada de blocks
de Comprobantes de
Caja Chica
33
Establece las partidas

especficas que
requiere movilizar, en
funcin al total
asignado
28
Retira del banco

corresponsal el
importe asignado y
constituye el fondo de
caja chica
25
Responsable de Caja
Chica
T: ---
T: ---
Block de comprobantes
Remite la cantidad de
blocks de
Comprobantes de Caja
Chica requerida.
34
Encargado de
Almacenes
Analiza los gastos

requeridos en las
distintas partidas
solicitadas
31
Responsable de
Presupuestos
Fecha de emisin:
Revisa la
documentacin
recibida
T: ---
Remite la solicitud a la
Direccin Jurdica
Nacional
Gerente General
Cdigo:
Pginas:
Versin:
30
Recibe el cheque y
documentacin de
respaldo
23
Firma el cheque fsico

y cargo a rendir
generado y remite a la
GAF
21
Aprueba la
priorizacin del pago
17
Remite al Responsable
de Tesorera para la
priorizacin del
Comprobante C-34
15
Autoriza la solicitud
12
Remite la solicitud de
Apertura del Fondo
Rotativo al
Responsable de
Contabilidad
10
Evala los
requerimientos de
apertura del fondo
rotativo y Cajas Chicas
Comunicacin Interna
Jefe Financiero
CAJA CHICA
Firma el cheque
22
Crea o re habilita
usuarios, segn
corresponda
19
Procede a la Firma
electrnica y fsica
14
Instruye la Apertura
del Fondo Rotativo y
Cajas Chicas.
Remite la
documentacin a la
Gerencia General
Revisa y remite la
solicitud a la Jefatura
Financiera
Gerente
Administrativo
Financiero
PROCEDIMIENTO: MP-ADM-MCC-02-01 APERTURA DE LA CAJA CHICA
MP-ADM-MCC-02
14 de 43
00

BOLIVIA TV
Marzo/2013
CAJA CHICA
Cdigo:
Pginas:
Versin:
Fecha de emisin:
MP-ADM-MCC-02
15 de 43
00
Marzo/2013

BOLIVIA TV
PROCEDIMIENTO: MP-ADM-MCC-02-02 A) PASAJES RADIO URBANO SOLICITUD DE

FONDOS
Responsable
Funcionario
Solicitante
Solicita al Responsable de Caja Chica el Comprobante de caja chica

Comprobante respectivo para efectuar la solicitud
de recursos.
---
Responsable
de Caja Chica
Procede al llenado del Comprobante de Caja Chica Comprobante de caja chica

segn el requerimiento en el apartado Solicitud,
estableciendo claramente el concepto y la
justificacin, y lo entrega al funcionario solicitante
para la firma del apartado Aprobado por del
inmediato superior, segn corresponda, controlando
que los mismos sean devueltos.
---
Funcionario
Solicitante
Procede al llenado del Formulario de Descargo de Comprobante de caja chica +

Gastos Pasaje Radio Urbano10, el cual se encuentra Formulario Descargo de
disponible en la Red de Bolivia Tv, Carpeta Gastos Pasaje Radio urbano
Televisin, sub-carpeta formularios, y junto con el
Comprobante de Caja Chica, los remite al inmediato
superior, para firma.
---
Gerente,
Director, Jefe
o
Responsable
de
rea/
regional
Revisa la solicitud efectuada en cuanto al medio de Comprobante de caja chica +

transporte, distancia, destino, recorrido e importe, y Formulario Descargo de
aprueba el Comprobante de Caja Chica y el Gastos Pasaje Radio urbano
formulario de Descargo de Gastos Pasaje Radio
Urbano; caso contrario devuelve el Comprobante de
Caja Chica al funcionario para su anulacin.
---
Funcionario
Solicitante
Solicita el efectivo al Responsable de Caja Chica Comprobante de caja chica +

mediante la presentacin del Comprobante de Caja Formulario Descargo de
Chica y el Formulario de Descargo de Gastos Pasaje Gastos Pasaje Radio urbano
Radio Urbano debidamente aprobados. Si la
solicitud fuese rechazada por el inmediato superior,
se devuelve el comprobante al Responsable de Caja
Chica para su anulacin y archivo.
---
Responsable
de Caja Chica
Verifica que el formulario presentado cumpla con lo Comprobante de caja chica +

establecido en el Reglamento Interno de Caja Formulario Descargo de
Chica11. De no existir observacin, entrega el Gastos Pasaje Radio urbano +
Efectivo
importe requerido al funcionario solicitante, firma el
Comprobante de Caja Chica en el apartado Entregue
Conforme, lo archiva hasta la presentacin del
descargo y entrega el Formulario de Descargo de
Gastos Pasaje Radio Urbano. En el caso de que la
solicitud no se encuentre aprobada, anula el
comprobante de caja chica y lo archiva en el
correlativo respectivo.
---
10
Actividad
Instrumento
Plazo
Referencial
Etapa
El formulario debe especificar la hora de salida y retorno, la fecha, motivo, direccin, el importe solicitado literal y
numeral.
Los gastos deben efectuarse solo en el radio urbano y por una distancia que supere las 7 cuadras a la redonda a partir
de la oficina central u oficina regional, considerando las tarifas vigentes de transporte.
11
CAJA CHICA
Cdigo:
Pginas:
Versin:
Fecha de emisin:
MP-ADM-MCC-02
16 de 43
00
Marzo/2013

BOLIVIA TV
Etapa
Responsable
Funcionario
Solicitante
Actividad
Instrumento
Recibe el efectivo y el Formulario de Descargo de Comprobante de caja chica +

Gastos Pasaje Radio Urbano, firma el Comprobante Formulario Descargo de
Gastos Pasaje Radio urbano +
de Caja Chica en el apartado Recib Conforme.
Efectivo
Plazo
Referencial
---
T: ---
T: ---
T: ---
T: ---
Recibe el efectivo y el
Formulario de
Descargo de Gastos
Pasaje Radio Urbano,
firma el Comprobante
de Caja Chica en el
apartado Recib
Conforme.
Solicita el gasto al
Responsable de Caja
Chica
Formulario Descargo de
Gastos Pasaje Radio Urbano
Procede al llenado del

Formulario de
Descargo de Gastos
Pasaje Radio Urbano
Comprobante de Caja Chica
Solicita al Responsable
de Caja Chica el
Comprobante
respectivo para
efectuar la solicitud de
recursos.
Funcionario Solicitante
T: ---
T: ---
Entrega el importe
requerido al
funcionario solicitante,
previa verificacin de
la documentacin,
de Caja Chica en el
apartado Entregue
Conforme, lo archiva
hasta la presentacin
del descargo

Comprobante de Caja
Chica segn el
requerimiento
T: ---
Comprobante de caja chica y

Formulario de Descargo de
Revisa la solicitud
efectuada y aprueba el
Comprobante de Caja
Chica y el formulario
de Descargo de Gastos
Pasaje Radio Urbano;
caso contrario
devuelve el
Comprobante de Caja
Chica al funcionario
para su anulacin
Gerente, Director, Jefe o Responsable de rea/ regional
PROCEDIMIENTO: MP-ADM-MCC-02-02 A) PASAJES RADIO URBANO SOLICITUD DE FONDOS

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CAJA CHICA
Cdigo:
Pginas:
Versin:
Fecha de emisin:
MP-ADM-MCC-02
17 de 43
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Marzo/2013
CAJA CHICA
Cdigo:
Pginas:
Versin:
Fecha de emisin:
MP-ADM-MCC-02
18 de 43
00
Marzo/2013

BOLIVIA TV
PROCEDIMIENTO: MP-ADM-MCC-02-03 B) PASAJES RADIO URBANO DESCARGO DE

GASTOS
12
Etapa
Responsable
Actividad
Instrumento
Funcionario
Solicitante
Presenta el Formulario de Descargo de Gastos Formulario de Descargo de

Pasaje Radio Urbano al Responsable de Caja Chica, Gastos Pasaje Radio Urbano
adjuntando constancia12 de la visita al/los lugar/es
mencionado en la solicitud; adems, comunica el
importe gastado y procede a la devolucin del
sobrante, si existiese. Si el funcionario solicitante
hubiese efectuado un gasto superior al requerido
inicialmente, solicitar al Responsable de la Caja
Chica la devolucin de este importe, presentando un
nuevo Formulario de Descargo de Gastos Pasaje
Radio Urbano debidamente firmado, siguiendo los
pasos 3 y 4 de la solicitud de fondos para pasajes
radio urbano, por el importe adicional gastado,
adjuntando la constancia de la visita.
Responsable
de Caja Chica
Recibe el Formulario de Descargo de Pasajes y la Formulario de Descargo de

documentacin adjunta, si corresponde; analiza los Gastos Pasaje Radio Urbano
gastos y de no existir observaciones, realiza el + Comprobante de Caja Chica
llenado del Comprobante de Caja Chica en el
apartado Descargo. Posteriormente, firma el
apartado Conformidad de Caja Chica del
Comprobante y lo remite al Funcionario Solicitante.
Si existiese sobrante de efectivo, el mismo ser
incorporado en el medio de seguridad habilitado
para tal efecto y registrado en el apartado Saldo a
favor de Bolivia Tv del Comprobante de Caja Chica.
De establecerse un gasto superior efectuado
respecto al solicitado inicialmente, proceder a la
devolucin de este importe al funcionario solicitante
en funcin al formulario de Descargo de Gastos
Pasaje Radio Urbano presentado, siempre y cuando
el gasto adicional se justifique y comprenda el
mismo concepto de la solicitud. Este se registrar en
el apartado Saldo a favor del Funcionario del
Comprobante de Caja Chica.
Funcionario
Solicitante
Firma el Comprobante de Caja Chica en el apartado Comprobante de Caja Chica

Conformidad del Funcionario y lo devuelve al
Responsable de Caja Chica.
Responsable
de Caja Chica
Recibe y archiva el Formulario de Descargo de Formulario de Descargo de

Gastos Pasaje Radio Urbano y el resto de Gastos Pasaje Radio Urbano
documentacin, adjuntos al Comprobante de Caja + Comprobante de Caja Chica
Chica.
Posteriormente, procede al llenado de los descargos
en el Sistema Integrado de Gestin y Modernizacin
Administrativa (SIGMA) con el perfil asignado,
Plazo
Referencial
Sellos de las entidades, notas, actas, boleta de salida o cualquier otro documento que respalde la visita efectuada.
CAJA CHICA
Cdigo:
Pginas:
Versin:
Fecha de emisin:
MP-ADM-MCC-02
19 de 43
00
Marzo/2013

BOLIVIA TV
Etapa
Responsable
Actividad
efectuando la apropiacin presupuestaria de
facturas
y/o
documentos
internos,
segn
corresponda.
Finalmente, deber verificar que los gastos
realizados no sobrepasen los techos presupuestarios
establecidos en la apertura de la Caja Chica; caso
contrario, cuando por causas justificadas, no pueda
ajustarse a las partidas aprobadas, deber tramitar
ante la Gerencia Administrativa Financiera el ajuste
de los techos asignados presupuestarios.
Instrumento
Plazo
Referencial
T: Ind.
T: ---
Firma el Comprobante
de Caja Chica en el
apartado Conformidad
del Funcionario y lo
devuelve al
Responsable de Caja
Chica.
Presenta el Formulario
de Descargo de
Gastos Pasaje Radio
Urbano, adjuntando la
constancia de visita
Formulario de Descargo de
T: ---
T: ---
Recibe y archiva el
Formulario de
Descargo de Gastos
Pasaje Radio Urbano
y el resto de
documentacin,
adjuntos al
Comprobante de Caja
Chica.
Recibe el Formulario
de Descargo de Pasajes
y la documentacin
adjunta, si
corresponde; analiza
los gastos y de no
existir observaciones,
realiza el llenado del
Comprobante de Caja
Chica en el apartado
Descargo.
Posteriormente, firma
el apartado
Conformidad de Caja
Chica del
Comprobante y lo
remite al Funcionario
Solicitante
PROCEDIMIENTO: MP-ADM-MCC-02-03 b) PASAJES RADIO URBANO DESCARGO DE GASTOS

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CAJA CHICA
Cdigo:
Pginas:
Versin:
Fecha de emisin:
MP-ADM-MCC-02
20 de 43
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Marzo/2013
CAJA CHICA
Cdigo:
Pginas:
Versin:
Fecha de emisin:
MP-ADM-MCC-02
21 de 43
00
Marzo/2013

BOLIVIA TV
PROCEDIMIENTO: MP-ADM-MCC-02-04 A) ADQUISICIN DE BIENES SOLICITUD DE

FONDOS
Etapa
Responsable
Actividad
Instrumento
Funcionario
Solicitante
Efecta la solicitud del bien requerido, mediante el

llenado del formulario de pedido de material el
cual se encuentra disponible en la Red de BOLIVIA
TV, Carpeta Televisin, sub-carpeta formularios,
debidamente firmado por el solicitante y el
Gerente, Director, Jefe de rea, Director, Jefe o
Responsable Regional
segn
el
formato
establecido.
Posteriormente, remite este formulario a la Unidad
de Almacenes.
Formulario de pedido de
material
Encargado de
Almacenes
Recibe el formulario de pedido de material, verifica

la existencia de los bienes solicitados y comunica al
funcionario la existencia de los mimos.
En el caso de no contar en el stock de almacenes
con los bienes solicitados, estampa el sello SIN
EXISTENCIA en el formulario de pedido de
material, lo firma y devuelve al funcionario
solicitante.
material
Funcionario
Solicitante
Recibe el formulario de pedido de material con o

SIN EXISTENCIA y lo remite al Jefe
Administrativo.
material
Jefe
Administrativo
Verifica el formulario de pedido de material, y

segn corresponda, autoriza la entrega mediante el
firmado del formulario de pedido de material y lo
devuelve al Funcionario Solicitante.
Caso contrario, ante la inexistencia en almacenes,
autoriza la compra del bien mediante el firmado
del formulario de pedido de material y lo devuelve
al funcionario solicitante13.
material
Funcionario
Solicitante
De establecerse el formulario de pedido de

material SIN EXISTENCIA y autorizada la compra
por el Jefe Administrativo, solicita al Responsable
de Caja Chica el Comprobante respectivo para
efectuar la solicitud de recursos.
material
Responsable de
Caja Chica
Plazo
Referencial
Procede al llenado del Comprobante de Caja Chica Formulario de pedido de

segn el requerimiento en el apartado Solicitud, material + Comprobante de
estableciendo claramente el concepto y la caja chica
justificacin y lo entrega al funcionario solicitante
inmediato
superior,
segn
corresponda,
controlando que los mismos sean devueltos.
En el caso de las oficinas regionales, la autorizacin de compra del formulario de pedido de

material, deber ser efectuada por el Director, Jefe o Responsable de cada Regional, una vez que se
tenga la constancia de inexistencia de Almacenes. .
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CAJA CHICA
Cdigo:
Pginas:
Versin:
Fecha de emisin:
MP-ADM-MCC-02
22 de 43
00
Marzo/2013

BOLIVIA TV
Etapa
Responsable
Actividad
Instrumento
Funcionario
Solicitante
Remite el Comprobante de Caja Chica y el Formulario de pedido de

formulario de pedido de material al inmediato material + Comprobante de
caja chica
superior, segn corresponda.
Gerente,
Director, Jefe o
Responsable de
rea/ regional
Revisa y verifica la solicitud efectuada, en el marco Formulario de pedido de

del Reglamento de Caja Chica y aprueba el material + Comprobante de
requerimiento mediante la firma del Comprobante caja chica
de Caja Chica; caso contrario, lo devuelve al
funcionario solicitante para su anulacin.
Funcionario
Solicitante
Solicita el gasto al Responsable de Caja Chica Formulario de pedido de

mediante la presentacin del Comprobante de Caja material + Comprobante de
Chica y el Formulario de Pedido de Material caja chica
debidamente firmados. Si la solicitud fuese
rechazada por el inmediato superior, se devuelve
el comprobante al Responsable de Caja Chica para
su anulacin y archivo.
10
Responsable de
Caja Chica
Verifica que el Comprobante de Caja Chica y el Formulario de pedido de

formulario de pedido de material, presentados, material + Comprobante de
caja chica + Efectivo
cumplan con lo establecido en el Reglamento
Interno respecto a los lmites de gasto,
restricciones y prohibiciones. De no existir
observacin, entrega el importe solicitado al
funcionario solicitante, firma el Comprobante de
Caja Chica en el apartado Entregue Conforme, y
lo archiva junto con el formulario de pedido de
material hasta la presentacin del descargo. En el
caso de que la solicitud no se encuentre aprobada,
anula el comprobante de caja chica y lo archiva en
el correlativo respectivo.
11
Funcionario
Solicitante
Recibe el efectivo y firma el Comprobante de Caja Formulario de pedido de

material + Comprobante de
Chica en el apartado Recib Conforme.
caja chica + Efectivo
Plazo
Referencial
T: ---
T: ---
T: ---
T: ---
T: ---
T: ---
Recibe el efectivo y
de Caja Chica en el
apartado Recib
Conforme
T: ---
Verifica el formulario
de pedido de material
y autoriza la compra, si
corresponde
Jefe Administrativo
T: ---
Recibe el formulario de
pedido de material, En
caso de que no exista el
material, estampa el
sello SIN
EXISTENCIA
Encargado de Almacenes
T: ---
T: ---
entrega el importe
solicitado al
de Caja Chica en el
apartado Entregue
Conforme, y lo archiva
junto con el formulario
hasta la presentacin
del descargo
10

Comprobante de Caja
Chica segn el
requerimiento en el
apartado Solicitud,
estableciendo
claramente el concepto
y la justificacin
T: ---
Aprueba el
requerimiento
mediante la firma del
Comprobante de Caja
Chica
Gerente, Director, Jefe o Responsable de

rea/ regional
CAJA CHICA
11
Responsable de Caja
Chica mediante la
presentacin del
Comprobante de Caja
Chica y el Formulario
de Pedido de
Material debidamente
firmados
Remite el
Comprobante de Caja
Chica y el formulario
al inmediato superior,
segn corresponda
Autorizada la compra
por el Jefe
Administrativo, solicita
al Responsable de Caja
Chica el Comprobante
respectivo para
recursos
Recibe el formulario de
pedido de material con
o SIN EXISTENCIA y
lo remite al Jefe
Administrativo.
Materiales
Efecta la solicitud del

bien requerido a
Almacenes
PROCEDIMIENTO: MP-ADM-MCC-02-04 B) ADQUISICIN DE BIENES SOLICITUD DE FONDOS
Cdigo:
Pginas:
Versin:
Fecha de emisin:
MP-ADM-MCC-02
23 de 43
00

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Marzo/2013
CAJA CHICA
Cdigo:
Pginas:
Versin:
Fecha de emisin:
MP-ADM-MCC-02
24 de 43
00
Marzo/2013

BOLIVIA TV
PROCEDIMIENTO: MP-ADM-MCC-02-05 B) ADQUISICIN DE BIENES DESCARGO DE

GASTOS
Etapa
1
Responsable
Funcionario
Solicitante
Actividad
Instrumento
y/o
Recibo,
Presenta la factura a favor de BOLIVIA TV, con el Factura
respectivo Nmero de Identificacin Tributaria Retencin (si corresponde)
(NIT), fecha importe y descripcin por el gasto
efectuado segn la solicitud, procediendo a la
devolucin del sobrante, si existiese.
Plazo
Referencial
---
Excepcionalmente, en el caso de presentar un recibo

como constancia del gasto efectuado, este deber
contener los datos del canal y adjuntar la boleta de
depsito a la Cuenta del Fondo Rotativo de BOLIVIA
TV, en el banco corresponsal, por la retencin
efectuada del 8% sobre el total del gasto. Si el
funcionario solicitante hubiese efectuado un gasto
superior al requerido inicialmente, solicitar al
Responsable de la Caja Chica la devolucin de este
importe.
2
y/o
Recibo,
Responsable de Recibe la factura, verifica todos los datos de la Factura
Caja Chica
misma, y de no existir observaciones, realiza el Retencin (si corresponde) +
llenado del Comprobante de Caja Chica en el Comprobante de Caja Chica
incorporado en el medio de seguridad custodiado y
registrado en el apartado Saldo a favor de Bolivia Tv
del Comprobante de Caja Chica.
En el caso de los recibos, verifica los datos del

mismo, el depsito efectuado, y si corresponde,
procede al llenado del Comprobante de Caja Chica,
siguiendo los mismos pasos establecidos en las
facturas, incluyendo el llenado de las retenciones
efectuadas en el apartado Impuestos Retenidos del
Comprobante de Caja Chica; adicionalmente,
remitir inmediatamente mediante Comunicacin
Interna dirigida a la Gerencia Administrativa
Financiera, copia simple del comprobante de caja
chica, formulario de pedido de material, recibo y la
boleta de depsito original, para que la misma sea
declarada al Servicio de Impuestos Nacionales de
manera oportuna.
devolucin de este importe al funcionario
solicitante, en funcin al monto establecido en la
factura o recibo presentado, siempre y cuando el
---
CAJA CHICA
Cdigo:
Pginas:
Versin:
Fecha de emisin:
MP-ADM-MCC-02
25 de 43
00
Marzo/2013

BOLIVIA TV
Etapa
Responsable
Actividad
Instrumento
Plazo
Referencial
gasto adicional se justifique y comprenda el mismo

concepto de la solicitud. Este se registrar en el
apartado Saldo a favor del Funcionario del
Funcionario
Solicitante
y/o
Recibo,
Responsable de Recibe y archiva la factura y/o recibo y el resto de Factura
Retencin
(si
corresponde)
+
Caja Chica
documentacin, adjuntos al Comprobante de Caja
Comprobante
de
Caja
Chica
Chica y formulario de pedido de material.
---
---

facturas
y/o
documentos
internos,
segn
corresponda.
Asimismo, deber verificar que los gastos realizados
no sobrepasen los techos presupuestarios
Finalmente, en coordinacin con el personal de la
Unidad de Contabilidad dependiente de la Jefatura
Financiera de Bolivia Tv, remitir de manera
inmediata a la Gerencia Administrativa Financiera el
total de las facturas que se vayan generando en la
Caja Chica, para revisin e incorporacin en el Libro
de Compras del canal14.
Si la Unidad de Contabilidad encontrase cualquier indicio de nulidad en las facturas presentadas por los responsables de
caja chica, las mismas sern comunicadas y devueltas a estos de manera inmediata, para la restitucin del importe de la factura a la
caja chica o el cambio de la misma, segn corresponda, por el funcionario solicitante.
14
T: Ind.
3
T: ---
de Caja Chica en el
del Funcionario y lo
devuelve al
Responsable de Caja
Chica
Factura
Presenta la factura o
recibo a favor de
BOLIVIA TV,
procediendo a la
devolucin del
sobrante, si existiese
T: ---
T: ---
Recibe y archiva la
factura y/o recibo y el
resto de la
documentacin
Comprobante de caja chica
Recibe la factura o
recibo, verifica todos
los datos de la misma,
y de no existir
observaciones, realiza
el llenado del
Comprobante de Caja
DescargoY firma el
apartado de
conformidad de caja
chica
PROCEDIMIENTO: MP-ADM-MCC-02-05 B) ADQUISICIN DE BIENES DESCARGO DE GASTOS

BOLIVIA TV
CAJA CHICA
Cdigo:
Pginas:
Versin:
Fecha de emisin:
MP-ADM-MCC-02
26 de 43
00
Marzo/2013
CAJA CHICA
Cdigo:
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Versin:
Fecha de emisin:
MP-ADM-MCC-02
27 de 43
00
Marzo/2013

BOLIVIA TV
PROCEDIMIENTO: MP-ADM-MCC-02-06 A) PRESTACIN DE SERVICIOS NO RUTINARIOS NI

CONTEMPLADOS EN CONTRATOS SOLICITUD DE FONDOS
Actividad
Instrumento
Plazo
Referencial
Etapa
Responsable
Funcionario
Solicitante
Solicita al Responsable de Caja Chica el Comprobante de Caja Chica

Comprobante respectivo para efectuar la solicitud
de recursos para el servicio requerido.
---
Responsable
de Caja Chica
Procede al llenado del Comprobante de Caja Chica Comprobante de Caja Chica

segn el requerimiento en el apartado Solicitud,
estableciendo claramente el concepto y la
justificacin, y lo entrega al funcionario solicitante
inmediato superior, segn corresponda, controlando
que los mismos sean devueltos.
---
Funcionario
Solicitante
Remite el Comprobante de Caja Chica al inmediato Comprobante de Caja Chica

superior.
---
Gerente,
Director, Jefe
o
Responsable
de
rea/
regional
Revisa y verifica la solicitud efectuada, en el marco Comprobante de Caja Chica

del Reglamento de Caja Chica y aprueba el
Comprobante de Caja Chica respectivo, caso
contrario, lo devuelve al funcionario solicitante para
su anulacin.
---
Funcionario
Solicitante
Recibe el Comprobante de Caja Chica y lo remite al Comprobante de Caja Chica

Jefe Administrativo.
---
Jefe
Administrativ
o
Verifica que la solicitud efectuada, corresponda a un Comprobante de Caja Chica

servicio no rutinario o de carcter personal ni
contemplado en contratos suscritos por el canal, y
autoriza el requerimiento mediante firma en la parte
inferior derecha del comprobante de Caja Chica y lo
devuelve al Funcionario Solicitante15.
---
Funcionario
Solicitante
Solicita el gasto al Responsable de Caja Chica Comprobante de Caja Chica

mediante la presentacin del Comprobante de Caja
Chica debidamente firmado.
---
Responsable
de Caja Chica
Recibe el Comprobante de Caja Chica y revisa que Comprobante de Caja Chica +

Efectivo
cumpla con lo establecido en el Reglamento Interno
respecto a los lmites de gasto, restricciones y
prohibiciones. De no existir observacin, entrega el
importe solicitado al funcionario solicitante, firma el
Comprobante de Caja Chica en el apartado Entregue
Conforme, y lo archiva hasta la presentacin del
descargo. En el caso de que la solicitud no se
encuentre aprobada, anula el comprobante de caja
chica y lo archiva en el correlativo respectivo.
---
En el caso de las oficinas regionales, la autorizacin para el pago del servicio, deber ser
efectuada por el Director, Jefe o Responsable de cada Regional, cuando se trate de un servicio no
rutinario o de carcter personal ni contemplado en contratos suscritos por el canal.
15
CAJA CHICA
Cdigo:
Pginas:
Versin:
Fecha de emisin:
MP-ADM-MCC-02
28 de 43
00
Marzo/2013

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Etapa
Responsable
Funcionario
Solicitante
Actividad
Instrumento
Recibe el efectivo y firma el Comprobante de Caja Comprobante de Caja Chica +

Efectivo
Chica en el apartado Recib Conforme.
Plazo
Referencial
---
T: ---
T:---
T:---
T:---
T:---
T:---
T:---
Entrega el importe
solicitado al
previa a la
presentacin de la
documentacin citada,
de Caja Chica en el
apartado Entregue
Conforme, y lo
archiva hasta la
presentacin del
descargo

Comprobante de Caja
Chica segn el
requerimiento
T: ----
Revisa y verifica la
solicitud efectuada, en
el marco del
Reglamento de Caja
Chica y aprueba
T: ----
Verifica que la
solicitud efectuada,
corresponda a un
servicio no rutinario o
de carcter personal ni
contemplado en
contratos suscritos por
el canal, y autoriza el
requerimiento
Jefe Administrativo
CAJA CHICA
de Caja Chica en el
apartado Recib
Conforme
Responsable de caja
chica
Recibe el comprobante
de Caja Chica
Remite el
Comprobante de Caja
Chica al inmediato
superior
de Caja Chica el
Comprobante
respectivo para
recursos para el
servicio requerido
PROCEDIMIENTO: MP-ADM-MCC-02-06 C) PRESTACIN DE SERVICIOS NO RUTINARIOS NI CONTEMPLADOS EN CONTRATOS SOLICITUD
Cdigo:
Pginas:
Versin:

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Fecha de emisin:
MP-ADM-MCC-02
29 de 43
00
Marzo/2013
CAJA CHICA
Cdigo:
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Versin:
Fecha de emisin:
MP-ADM-MCC-02
30 de 43
00
Marzo/2013

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PROCEDIMIENTO: MP-ADM-MCC-02-07 B) PRESTACIN DE SERVICIOS NO RUTINARIOS NI

CONTEMPLADOS EN CONTRATOS DESCARGO DE GASTOS
Actividad
Instrumento
Plazo
Referencial
Etapa
Responsable
Funcionario
Solicitante
y/o
Recibo,
Presenta la factura a favor de Bolivia Tv, con el Factura
respectivo Nmero de Identificacin Tributaria Retencin (si corresponde)
(NIT), fecha importe y descripcin por el gasto
efectuado segn la solicitud, procediendo a la
devolucin
del
sobrante,
si
existiese.
Excepcionalmente, en el caso de presentar un recibo
como constancia del gasto efectuado, este deber
contener los datos del canal y adjuntar la boleta de
depsito a la Cuenta del Fondo Rotativo de Bolivia
Tv, en el banco corresponsal, por la retencin
efectuada del 15,5% sobre el total del gasto. Si el
funcionario solicitante hubiese efectuado un gasto
superior al requerido inicialmente, solicitar al
Responsable de la Caja Chica la devolucin de este
importe.
---
Responsable
de Caja Chica
y/o
Recibo,
Recibe la factura, verifica todos los datos de la Factura
misma, y de no existir observaciones, realiza el Retencin (si corresponde) +
llenado del Comprobante de Caja Chica en el Comprobante de Caja Chica
incorporado en el medio de seguridad custodiado y
registrado en el apartado Saldo a favor de Bolivia Tv
del Comprobante de Caja Chica.
En el caso de los recibos, verifica los datos del
mismo, el depsito efectuado, y si corresponde,
procede al llenado del Comprobante de Caja Chica,
siguiendo los mismos pasos establecidos en las
facturas incluyendo el llenado de las retenciones
efectuadas en el apartado Impuestos Retenidos del
Comprobante de Caja Chica; adicionalmente,
remitir inmediatamente mediante Comunicacin
Interna dirigida a la Gerencia Administrativa
Financiera, copia simple del comprobante de caja
chica, recibo y la boleta de depsito original, para
que la misma sea declarada al Servicio de Impuestos
Nacionales de manera oportuna.
devolucin de este importe al funcionario
solicitante, en funcin al monto establecido en la
factura o recibo presentado, siempre y cuando el
gasto adicional se justifique y comprenda el mismo
concepto de la solicitud. Este se registrar en el
apartado Saldo a favor del Funcionario del
---
CAJA CHICA
Cdigo:
Pginas:
Versin:
Fecha de emisin:
MP-ADM-MCC-02
31 de 43
00
Marzo/2013

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Actividad
Instrumento
Plazo
Referencial
Etapa
Responsable
Funcionario
Solicitante

---
Responsable
de Caja Chica
Factura y/o Recibo,

Recibe y archiva la factura y/o recibo y el resto de
documentacin, adjuntos al Comprobante de Caja Retencin (si corresponde) +
Chica.
facturas
y/o
documentos
internos,
segn
corresponda.
Asimismo, deber verificar que los gastos realizados
no sobrepasen los techos presupuestarios
Finalmente, en coordinacin con el personal de la
Unidad de Contabilidad dependiente de la Jefatura
Financiera de Bolivia Tv, remitir de manera
inmediata a la Gerencia Administrativa Financiera el
total de las facturas que se vayan generando en la
Caja Chica, para revisin e incorporacin en el Libro
de Compras del canal16.
---
Si la Unidad de Contabilidad encontrase cualquier indicio de nulidad en las facturas

presentadas por los responsables de caja chica, las mismas sern comunicadas y devueltas a estos de
manera inmediata, para la restitucin del importe de la factura a la caja chica o el cambio de la
misma, segn corresponda, por el funcionario solicitante.
16
T: Ind.
T: ---
de Caja Chica en el
del Funcionario
Factura/recibo
Presenta la factura o
recibo a favor del
BOLIVIA TV, con el
respectivo Nmero de
Identificacin
Tributaria (NIT), si
corresponde, fecha
importe y descripcin
por el gasto efectuado
segn la solicitud
T: ---
T: ---
Recibe y archiva la
resto de
documentacin
Recibe la factura o
recibo, verifica todos
los datos de la misma,
y de no existir
observaciones, realiza
el llenado del
Comprobante de Caja
Descargo y firma el
apartado de
conformidad de caja
chica
PROCEDIMIENTO: MP-ADM-MCC-02-07 C) PRESTACIN DE SERVICIOS NO RUTINARIOS NI CONTEMPLADOS EN CONTRATOS

DESCARGO DE GASTOS

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CAJA CHICA
Cdigo:
Pginas:
Versin:
Fecha de emisin:
MP-ADM-MCC-02
32 de 43
00
Marzo/2013
Cdigo:
Pginas:
Versin:
CAJA CHICA
Fecha de emisin:
MP-ADM-MCC-02
33 de 43
00
Marzo/2013

BOLIVIA TV
PROCEDIMIENTO: MP-ADM-MCC-02-08 REPOSICIN DE CAJA CHICA

Etapa
Responsable
Actividad
Instrumento
Plazo
Referencial
Responsable
de Caja Chica
Cuando el total gastado se encuentre entre el 50% y

70% del total del importe de Caja Chica asignado, el
responsable de Caja Chica deber solicitar la
reposicin de este importe, adjuntando la siguiente
documentacin:
Comunicacin Interna dirigida al Gerente
Administrativo Financiero, va el Gerente,
Director, Jefe o Responsable de rea, Director,
Jefe y/o Responsable Regional, estableciendo el
importe a ser repuesto.
Comprobantes de Caja Chica en orden
correlativo, de todos los gastos realizados en el
marco del Reglamento de Caja Chica y el
presente
manual,
adjuntando
toda
la
documentacin de respaldo (facturas, recibos,
justificacin y otros, si corresponde).
Cuadro resumen de los gastos efectuados.
Resumen de Gastos de Caja Chica del Sistema
Integrado de Gestin y Modernizacin
Administrativa SIGMA debidamente firmado por
el Responsable.
Asimismo, deber verificar que los gastos efectuados
se encuentren dentro de los techos presupuestarios
asignados en la apertura de Caja Chica.
Comunicacin
Interna,
comprobantes de caja chica,
documentacin de respaldo,
cuadro resumen de gastos,
resumen de gastos de caja
chica SIGMA
---
Gerente,
Director, Jefe
o
Responsable
de
rea/
regional
Revisa y verifica la documentacin presentada, en el

marco del Reglamento de Caja Chica y el presente
manual, y si corresponde, aprueba la solicitud
estampando el Vo Bo en la Comunicacin Interna del
requerimiento y la devuelve al Responsable de Caja
Chica.
Comunicacin
Interna,
chica SIGMA
___
Responsable
de Caja Chica
Remite toda la documentacin a la Gerencia

Administrativa Financiera, para su procesamiento.
En el caso de las regionales, esta documentacin
deber ser remitida va el servicio de currier
contratado por el canal, realizando el seguimiento
respectivo hasta la recepcin de la documentacin
por Ventanilla nica.
Posteriormente, deber aguardar la revisin de la
documentacin por la Unidad de Tesorera, a fin de
subsanar las observaciones que pudiesen surgir, a la
brevedad posible.
Comunicacin
Interna,
chica SIGMA
---
Gerente
Administrativ
o Financiero
Interna,
Recibe la solicitud efectuada y la remite a la Jefatura Comunicacin
Financiera.
---
Verifica la solicitud y la documentacin adjunta, Comunicacin
---
Jefe
chica SIGMA
Interna,
CAJA CHICA
Cdigo:
Pginas:
Versin:
Fecha de emisin:
MP-ADM-MCC-02
34 de 43
00
Marzo/2013

BOLIVIA TV
Etapa
Responsable
Financiero
Actividad
Instrumento
Plazo
Referencial
remitindola al rea de Tesorera, para la revisin comprobantes de caja chica,

respectiva.
chica SIGMA
Responsable
de Tesorera
Efecta la revisin de todos los gastos efectuados y

los descargos de respaldo presentados, en el marco
del Reglamento de Caja Chica y el presente manual,
incluyendo las apropiaciones presupuestarias del
Resumen de Gastos adjunto.
De no establecerse ningn tipo de observacin, se
procede a la reposicin de la Caja Chica,
considerando las siguientes etapas:
Aprueba la solicitud de reposicin de Caja
Chica en el Sistema Integrado de Gestin y
Modernizacin Administrativa (SIGMA), con
el perfil de Responsable Fondo Rotativo,
generndose automticamente la solicitud
de gasto para proceder al pago del mismo.
El proceso continua con el pago, impresin,
firmado y depsito del cheque, hasta el
retiro de los recursos, pasos explicados en
los puntos 20 al 25 del procedimiento 1,
Apertura de Caja Chica.
En el caso de existir observaciones en el descargo o
gastos realizados no contemplados en el Reglamento
respectivo, comunica al Gerente, Director o Jefe de
rea, Director, Jefe o Responsable Regional y al
Responsable de Caja Chica, el detalle de
observaciones encontradas.
Comunicacin
Interna,
chica SIGMA + Cheque +
Reposicin de Fondos
---
T: ---
Comunicacin Interna +
comprobantes de caja chica
+ documentacin de
respaldo + cuadro resumen
de gastos + resumen de
gastos de caja chica
Cuando el total
gastado alcance entre
el 50% y 70% del total
del importe de Caja
Chica asignado, deber
solicitar la reposicin
de este importe
T: ---
documentacin
presentada, en el
marco del Reglamento
de Caja Chica y el
presente manual, y si
corresponde, aprueba
la solicitud
Gerente, Director, Jefe o Responsable de rea/

regional
T: ---
T: ---
Efecta la revisin de
todos los gastos
efectuados y los
descargos de respaldo
presentados, en el
de Caja Chica y el
presente manual,
incluyendo las
apropiaciones
presupuestarias del
Resumen de Gastos
adjunto y se procede a
la reposicin de Caja
Chica
Remite toda la
documentacin a la
Gerencia
Administrativa
Financiera, para su
procesamiento.
PROCEDIMIENTO: MP-ADM-MCC-02-08 REPOSICIN DE CAJA CHICA
T: ---
T: ---
Verifica la solicitud y la
documentacin
adjunta, remitindola
al rea de Tesorera,
para la revisin
respectiva
Jefe Financiero
Recibe la solicitud
efectuada y la remite a
la Jefatura Financiera
Gerente Administrativo Financiero
CAJA CHICA
Cdigo:
Pginas:
Versin:

BOLIVIA TV
Fecha de emisin:
MP-ADM-MCC-02
35 de 43
00
Marzo/2013
Cdigo:
Pginas:
Versin:
CAJA CHICA
Fecha de emisin:
MP-ADM-MCC-02
36 de 43
00
Marzo/2013

BOLIVIA TV
PROCEDIMIENTO: MP-ADM-MCC-02-09 RENDICIN FINAL DE CAJA CHICA

Etapa
Responsable
Actividad
Instrumento
Plazo
Referencial
Responsable
de Caja Chica
Para efectuar el Cierre o Rendicin Final de la Caja

Chica a su cargo, en el caso de finalizacin de Gestin
Fiscal o sustitucin del funcionario responsable,
deber remitir a la Oficina Central la siguiente
documentacin:
Comunicacin Interna dirigida al Gerente
Administrativo Financiero, va el Gerente,
Director, Jefe o Responsable de rea, Director,
Jefe o Responsable Regional, estableciendo el
importe gastado con el que se establecer el
cierre de la Caja Chica y el motivo del mismo.
Comprobantes de Caja Chica en orden
correlativo, de todos los gastos realizados en el
marco del Reglamento de Caja Chica y el
presente
manual,
adjuntando
toda
la
documentacin de respaldo (facturas, recibos,
justificacin y otros, si corresponde).
Boleta de depsito original de la Cuenta del
Fondo Rotativo del banco corresponsal, por el
importe no utilizado.
Cuadro resumen de los gastos efectuados.
Resumen de Gastos de Caja Chica debidamente
firmado por el Responsable, correspondiente a
todos los descargos introducidos en el Sistema
Integrado de Gestin y Modernizacin
Administrativa (SIGMA).
Asimismo, deber verificar que los gastos efectuados
se encuentren dentro de los techos presupuestarios
asignados en la apertura de Caja Chica.
Comunicacin
Interna,
chica SIGMA
---
Gerente,
Director, Jefe
o
Responsable
de rea/
regional
Revisa y verifica la documentacin presentada, en el

marco del Reglamento de Caja Chica y el presente
manual, y si corresponde, aprueba la solicitud
estampando el Vo Bo en la Comunicacin Interna del
requerimiento y la devuelve al Responsable de Caja
Chica.
Comunicacin
Interna,
chica SIGMA
---
Responsable
de Caja Chica
Remite toda la documentacin a la Gerencia

Administrativa Financiera, para su procesamiento
en el plazo previsto segn Instructivo, en el caso de
Cierre de Gestin; respecto a las regionales, esta
documentacin deber ser remitida va el servicio
de currier contratado por el canal, realizando el
seguimiento respectivo hasta la recepcin de la
documentacin por Ventanilla nica.
Posteriormente, deber aguardar la revisin de la
documentacin por la Unidad de Tesorera, a fin de
subsanar las observaciones que pudiesen surgir, a la
brevedad posible.
Comunicacin
Interna,
chica SIGMA
---
CAJA CHICA
Cdigo:
Pginas:
Versin:
Fecha de emisin:
MP-ADM-MCC-02
37 de 43
00
Marzo/2013

BOLIVIA TV
Responsable
Gerente
Administrativ
o Financiero
Interna,
Recibe la solicitud efectuada y la remite a la Jefatura Comunicacin
Financiera.
---
Jefe
Financiero
Interna,
Verifica la solicitud y la documentacin adjunta, Comunicacin
remitindola al rea de Tesorera, para la revisin comprobantes de caja chica,
respectiva.
---
---
Actividad
Instrumento
Plazo
Referencial
Etapa
chica SIGMA

chica SIGMA
Responsable
de Tesorera
Efecta la revisin de todos los gastos efectuados y

los descargos de respaldo presentados, en el marco
del Reglamento de Caja Chica y el presente manual,
incluyendo las apropiaciones presupuestarias del
Resumen de Gastos adjunto.
De no establecerse ningn tipo de observacin, se
procede a la rendicin de la Caja Chica,
considerando las siguientes etapas:
Aprueba la rendicin final de Caja Chica en
el Sistema Integrado de Gestin y
Modernizacin Administrativa (SIGMA), con
el perfil de responsable fondo rotativo,
generndose los resmenes de los gastos
realizados, los cuales deben encontrarse en
estado verificado.
En el caso de existir observaciones en el descargo o
gastos realizados no contemplados en el Reglamento
respectivo, comunica al Gerente, Director o Jefe de
rea, Director, Jefe o Responsable Regional y al
Responsable de Caja Chica, el detalle de
observaciones encontradas.
Comunicacin
Interna,
chica SIGMA + resmenes de
gastos para el cierre
Jefe
Financiero
Recibe los resmenes de gastos en estado verificado

y procede a su aprobacin en el Sistema Integrado
de Gestin y Modernizacin Administrativa (SIGMA),
con el perfil de aprobador de ejecucin del gasto,
generndose automticamente el documento de
Fondo Rotativo C-34 con imputacin presupuestaria.
Finalmente, el proceso contina con la firma fsica y
electrnica, priorizacin y aprobacin de la
priorizacin, pasos explicados en los puntos 14 al 17
del procedimiento 1, Apertura de Caja Chica.
Comprobante de fondo
rotativo C-34
T: ---
Para efectuar el Cierre

o Rendicin Final de la
Caja Chica a su cargo,
deber remitir La
rendicin final de Caja
Chica adjunto la
documentacin
generada
Comunicacin Interna,
Comprobantes de Caja Chica,
boleta de depsito, Cuadro
chica
T: ---
documentacin
presentada, en el
de Caja Chica y el
presente manual, y si
corresponde, aprueba
la solicitud
Gerente, Director, Jefe o Responsable de rea/

regional
T: ---
T: ---
Efecta la revisin de
todos los gastos
efectuados y los
descargos de respaldo
presentados, en el
de Caja Chica y el
presente manual,
incluyendo las
apropiaciones
presupuestarias y
genera el Resumen de
Gastos adjunto
Remite toda la
documentacin a la
Gerencia
Administrativa
Financiera, para su
procesamiento.
PROCEDIMIENTO: MP-ADM-MCC-02-09 RENDICIN FINAL DE CAJA CHICA
T: ---
T: ---
T: ---
CAJA CHICA
Recibe los resmenes

de gastos en estado
verificado y procede a
su aprobacin en el
Sistema Integrado de
Gestin y
Modernizacin
Administrativa
(SIGMA) generndose
el C-34
Comprobante de fondo
rotativo C-34
Verifica la solicitud y la
documentacin
adjunta, remitindola
al rea de Tesorera,
para la revisin
respectiva
Jefe Financiero
Recibe la solicitud
efectuada y la remite a
la Jefatura Financiera
Gerente Administrativo Financiero
Cdigo:
Pginas:
Versin:
Fecha de emisin:
MP-ADM-MCC-02
38 de 43
00

BOLIVIA TV
Marzo/2013
CAJA CHICA
Cdigo:
Pginas:
Versin:
Fecha de emisin:
MP-ADM-MCC-02
39 de 43
00
Marzo/2013

BOLIVIA TV
PROCEDIMIENTO: MP-ADM-MCC-02-10 REEMBOLSO DE GASTOS

Etapa
Responsable
Actividad
Instrumento
Plazo
Referencial
Funcionario
Solicitante
Solicita al Responsable de Caja Chica el

Comprobante respectivo para efectuar la
solicitud de Reembolso por el/los gasto/s
efectuado/s, presentando la factura, recibo o
formulario de descargo de pasajes de radio
urbano, segn corresponda.
Factura, recibo o Formulario

de Descargo de pasajes radio
urbano + retencin (si
corresponde)
---
Responsable de
Caja Chica
Funcionario
Solicitante
Remite el Comprobante de Caja Chica al

inmediato superior.
En el caso de compra de bienes, deber
adjuntar adems, el formulario de pedido de
material con la fecha del gasto efectuado, sin
existencia de la unidad de almacenes.

corresponde) + Formulario
de Pedido de Material (si
corresponde)
---
Gerente,
Director, Jefe o
Responsable de
rea/ regional
Revisa y verifica la solicitud efectuada, en el

marco del Reglamento de Caja Chica y aprueba
el requerimiento de Reembolso de Gastos
mediante la firma del Comprobante de Caja
Chica; caso contrario, lo devuelve al funcionario
solicitante para su anulacin.

corresponde)
---
Funcionario
Solicitante
Recibe el Comprobante de Caja Chica y lo

remite al Jefe Administrativo, adjuntando el
formulario de pedido de material, si
corresponde.
En el caso de solicitudes de reembolso de
gastos por pasajes radio urbano, el
Comprobante de Caja Chica y el Formulario de
Descargo de Pasajes Radio Urbano, debern ser
remitidos directamente al Responsable de Caja
Chica y continua el paso N 8.

corresponde)
---
Jefe
Administrativo17
Recibe el Comprobante de Caja Chica, verifica y

evala la pertinencia y urgencia del gasto
efectuado segn lo establecido en el
Reglamento de Caja Chica y presente Manual, y
de ser procedente, autoriza el reembolso
mediante el firmado del apartado Pago de
Servicio del Comprobante de Caja Chica, en el
caso de servicios, y Autorizacin de Compra sin

corresponde)
---
Procede al llenado del Comprobante de Caja Comprobante de caja chica

Chica estableciendo el requerimiento de
Reembolso y el concepto en el apartado
Solicitud, as como la justificacin respectiva,
y lo entrega al funcionario solicitante para la
firma del apartado Aprobado por del
inmediato superior, segn corresponda,
controlando que los mismos sean devueltos.
---
En el caso de las oficinas regionales, las autorizaciones de reembolsos de gastos, debern ser
efectuadas por el Director, Jefe o Responsable de cada Regional.
17
CAJA CHICA
Cdigo:
Pginas:
Versin:
Fecha de emisin:
MP-ADM-MCC-02
40 de 43
00
Marzo/2013

BOLIVIA TV
Etapa
Responsable
Actividad
Instrumento
Plazo
Referencial
existencia en el Formulario de pedido de

material, si se trata de adquisicin de bienes.
7
Funcionario
Solicitante
Autorizado el Reembolso de Gastos por el Jefe

Administrativo, solicita al Responsable de Caja
Chica el efectivo mediante la presentacin del
Comprobante de Caja Chica, factura o recibo
con su respectiva retencin y si corresponde, el
Formulario de Pedido de Material, debidamente
firmados.
Si la solicitud fuese rechazada por el inmediato
superior, se devuelve el comprobante al
Responsable de Caja Chica para su anulacin y
archivo.

corresponde)
---
Responsable de
Caja Chica
Verifica que el Comprobante de Caja Chica y el

resto de la documentacin presentada, segn
corresponda, se encuentren debidamente
firmados y en el marco del Reglamento Interno
de Caja Chica respecto a los lmites de gasto,
restricciones y prohibiciones; asimismo, revisa
que la informacin contenida en las facturas,
recibos o formularios de descargo de pasajes de
radio urbano, presenten tambin todas las
caractersticas establecidas en el Reglamento
de Caja Chica, y se adjunte la retencin
impositiva respectiva, cuando corresponda.
Adems, deber verificar que los gastos
realizados se encuentren contemplados en los
techos presupuestarios disponibles.
De no existir observacin, realiza el llenado del
Comprobante de Caja Chica en el apartado
Descargo, procede a la firma de los apartados
Conformidad del Responsable de Caja Chica y
Entregue Conforme, entrega el efectivo y el
Comprobante de Caja Chica al Funcionario
Solicitante.
Si la solicitud de reembolso no cumple con los
requisitos citados, rechaza el requerimiento.

corresponde) + Efectivo
---
Funcionario
Solicitante
10
Responsable de
Caja Chica
Recibe el efectivo y Firma el Comprobante de Comprobante de Caja Chica

Caja Chica en los apartados Conformidad del
Funcionario y Recib Conforme y lo devuelve al
Recibe y archiva la factura y/o recibo y el resto
de documentacin, adjuntos al Comprobante de
Caja Chica y formulario de pedido de material.
Posteriormente, procede al llenado de los
descargos en el Sistema Integrado de Gestin y
Modernizacin Administrativa (SIGMA) con el
perfil asignado, efectuando la apropiacin
presupuestaria de facturas y/o documentos

corresponde)
---
---
CAJA CHICA
Cdigo:
Pginas:
Versin:
Fecha de emisin:
MP-ADM-MCC-02
41 de 43
00
Marzo/2013

BOLIVIA TV
Etapa
Responsable
Actividad
Instrumento
Plazo
Referencial
internos, segn corresponda.

Finalmente, en coordinacin con el personal de
la Unidad de Contabilidad dependiente de la
Jefatura Financiera de Bolivia Tv, remitir de
manera inmediata a la Gerencia Administrativa
Financiera el total de las facturas que se vayan
generando en la Caja Chica, para revisin e
incorporacin en el Libro de Compras del
canal18.
Si la Unidad de Contabilidad encontrase cualquier indicio de nulidad en las facturas

presentadas por los responsables de caja chica, las mismas sern comunicadas y devueltas a estos de
manera inmediata, para la restitucin del importe de la factura a la caja chica o el cambio de la
misma, segn corresponda, por el funcionario solicitante.
18
T: ---
T: ---
T: ---
T: ---
T: ---
de Caja Chica
T: ---
T: ---
T: ---
Recibe y archiva la
resto de
documentacin
10
Verifica que el
Comprobante de Caja
Chica y el resto de la
documentacin
presentada

Comprobante de Caja
Chica
T: ---
solicitud efectuada
T: ---
verifica y evala la
pertinencia y urgencia
del gasto
Jefe Administrativo
CAJA CHICA
de Caja Chica el
efectivo mediante la
presentacin del
Comprobante de Caja
Chica, factura o recibo
con su respectiva
retencin y si
corresponde, el
Formulario de Pedido
de Material,
debidamente firmados
Recibe el
Comprobante de Caja
Chica y lo remite al
Jefe Administrativo,
adjuntando el
formulario de pedido
de material, si
corresponde
Remite el
Comprobante de Caja
Chica al inmediato
superior y para la
compra de bienes el
formulario de pedido
de material
de Caja Chica el
Comprobante
respectivo
urbano
PROCEDIMIENTO: MP-ADM-MCC-02-10 REEMBOLSO DE GASTOS
Cdigo:
Pginas:
Versin:

BOLIVIA TV
Fecha de emisin:
MP-ADM-MCC-02
42 de 43
00
Marzo/2013
Cdigo:
Pginas:
Versin:
CAJA CHICA
Fecha de emisin:
MP-ADM-MCC-02
43 de 43
00
Marzo/2013

BOLIVIA TV
10. REGISTROS.LISTA MAESTRA

Cdigo
FORM- MP-MPCC-01
Descripcin
11. ANEXOS. Formatos

Otros
12. CUADRO DE CAMBIOS.VERSION
FECHA DE
REVISION
DESCRIPCION DEL CAMBIO
REVISADO
POR
APROBADO
POR
FIRMA
00
Elaboracin
FECHA DE
APROBACION

9717ac Manual de Procedimientos de Caja Chica Ra 107-13

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

EMPRESA ESTATAL DE TELEVISIN

MBITO DE APLICACIN.- ....................................................................................................................... 2

DOCUMENTOS DE REFERENCIA.- ............................................................................................................... 2

DEFINICIONES Y ABREVIATURAS.- ............................................................................................................. 2

POLTICAS DE OPERACIN.- .................................................................................................................... 5

DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO.- .................................................................................................. 6

10. REGISTROS.- ................................................................................................................................................ 43

EMPRESA ESTATAL DE TELEVISIN

Ley 1178 de Administracin y Control Gubernamental (Ley SAFCO), del 20 de julio de

EMPRESA ESTATAL DE TELEVISIN

a. Fondo de Caja Chica.- Es un fondo creado y destinado a cubrir requerimientos de

Gerente Administrativo Financiero:

EMPRESA ESTATAL DE TELEVISIN

Autorizar la compra de bienes no existentes en almacenes y no

Responsable de Tesorera y Crdito Pblico:

EMPRESA ESTATAL DE TELEVISIN

Uso de los Fondos de Caja Chica:

EMPRESA ESTATAL DE TELEVISIN

Responsable Regional, de la Unidad Solicitante.

Solicitud de Apertura de Caja Chica dirigida a la Gerencia Administrativa, adjuntando:

Comunicacin Interna de Apertura del Fondo Rotativo.

9. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO.-

EMPRESA ESTATAL DE TELEVISIN

PROCEDIMIENTO: MP-ADM-MCC-02-01 APERTURA DE LA CAJA CHICA

Evala los requerimientos de apertura de Cajas

Evala la solicitud y de no existir observaciones,

En su condicin de Mxima Autoridad Ejecutiva de

Analiza la solicitud de Apertura del Fondo Rotativo y

EMPRESA ESTATAL DE TELEVISIN

La Apertura del nmero de Cajas Chicas a

De ser observada la solicitud, devolver la misma a

Elabora los Memorandos de designacin de los Memorandos de designacin

Suscribe la Resolucin Administrativa, firma los Resolucin Administrativa,

Recibe la Resolucin Administrativa y Memorandos

Recibe la documentacin y la remite al Responsable

Responsable de Caja Chica +

EMPRESA ESTATAL DE TELEVISIN

Solicitud de Apertura del

Autoriza la solicitud de apertura en el Sistema

Responsable de Recibe, firma y remite el Documento C-34 a la

Procede a la Firma electrnica en el Sistema

Solicitud de Apertura del

EMPRESA ESTATAL DE TELEVISIN

Responsable de Recibe la documentacin y prioriza el pago en el

Aprueba la priorizacin del pago creada por el

Solicita la apertura de cada Caja Chica en el Sistema

Crea o re habilita, segn corresponda, en el Sistema

Responsable de Caja Chica +

EMPRESA ESTATAL DE TELEVISIN

Administrativa (SIGMA), con el perfil de

Solicitud de Apertura del

Solicitud de Apertura del

Responsable de Caja Chica +

Solicitud de Apertura del

Responsable de Recibe la documentacin y el cheque firmado y lo

EMPRESA ESTATAL DE TELEVISIN

Memorandos de designacin a los responsables de

Fondo Rotativo + Informe

Responsable de Retira de su cuenta bancaria el importe asignado o

Fondo de Caja Chica

Responsable de Recibe los memorandos enviados por los

Analiza las cauciones presentadas, manifiesta su

Responsable de Establece las partidas especficas que requiere