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EL KAIZEN EN ACCION
Hacer posible la mejora continua y lograr de tal forma los ms altos niveles en una
serie de factores requiere aparte de constancia y disciplina, la puesta en marcha de
cinco sistemas fundamentales: Mas Empresa
1. Control de calidad total / Gerencia de Calidad Total
2. Un sistema de produccin justo a tiempo
3. Mantenimiento productivo total
4. Despliegue de polticas
5. Un sistema de sugerencias
6. Actividades de grupos pequeos
(TQC) que, en su desarrollo inicial, haca nfasis en el control del proceso de calidad.
Esto ha evolucionado hasta convertirse en un sistema que abarca todos los aspectos
de la gerencia, y ahora se conoce como gerencia de calidad total (TQM).
La gestin de calidad total es una manera de mejorar constantemente la performance
en todos los niveles operativos, en cada rea funcional de una organizacin, utilizando
todos los recursos humanos y de capital disponibles. El mejoramiento est orientado a
alcanzar metas amplias, como los costes, la calidad, la participacin en el mercado, los
proyectos y el crecimiento.
La gestin de calidad total es una filosofa as como un conjunto de principios rectores
que representa el fundamento de una organizacin en constante mejoramiento. La
gestin de calidad total consiste en la aplicacin de mtodos cuantitativos y recursos
humanos para mejorar el material y los servicios suministrados a una organizacin, los
procesos dentro de la organizacin, y la respuesta a las necesidades del consumidor
en el presente y en el futuro. La gestin de calidad total integra los mtodos de
administracin fundamentales con los esfuerzos de perfeccionamiento existentes y los
recursos tcnicos en un enfoque corregido, orientado al mejoramiento continuo.
Considerar el movimiento TQC / TQM como parte de la estrategia kaizen nos da una
comprensin ms clara del enfoque japons. La gestin de calidad japonesa no debe
considerarse estrictamente como una actividad de control de calidad, sino como una
estrategia destinada a servir a la gerencia para lograr mayor competitividad y
rentabilidad, logrando de tal forma a mejorar todos los aspectos del negocio.
CTC (Control Total de Calidad) y de Kaizen mejor que cualquier otra cosa que revele la
conviccin en la calidad por el bien de la calidad y de Kaizen por el bien de
Kaizen. El CTC incluye cosas tales como seguridad en la calidad, reduccin de costos,
eficiencia, cumplir con los programas de entrega y seguridad. La calidad se refiere al
mejoramiento en todas las reas.
En las empresas japonesas, este esfuerzo por mejorar la calidad del producto tambin
se aplica al control de calidad en el proceso de produccin, hacindose uso para ello
de varios tipos de control de calidad. El concepto de "cero defecto" tiene por objeto
identificar las races de una produccin inadecuada hasta lograr una casi total ausencia
de fallas. La tcnica de los "crculos de control de calidad" tiene entre sus propsitos
proporcionar canales de comunicacin y un vocabulario comn para estimular a los
trabajadores a sugerir ideas creativas encaminadas a mejorar los productos y los
procesos.
Dado que los trabajadores son capacitados para hacer varios trabajos, el control de
calidad implica que deben comenzar su trabajo inspeccionando las labores realizadas
en el puesto de trabajo anterior. Como consecuencia de estas medidas, los inspectores
de control de calidad que se encuentran al final de la lnea detectan defectos por milln
de oportunidades.
Los fenmenos que suponen una desventaja en la vida cotidiana de las empresas y
que impiden su funcionamiento eficaz y al mnimo coste son los que se enumeran a
continuacin:
almacenes elevados;
Plazos excesivos;
retrasos;
falta de agilidad, de rapidez de reaccin;
emplazamiento inadecuado de los equipos, recorridos demasiados largos;
tiempo excesivo en los cambios de herramientas;
proveedores no fiables (plazos, calidad);
averas;
problemas de calidad;
montones de desechos, desorden;
errores, faltas de piezas;
despilfarros (hombres, tiempo, materiales, equipos, locales).
un "comit para la eliminacin de despilfarros", sino que tiene que llegar a cada
rincn de las operaciones de la empresa.
3. Buscar la simplicidad. Los enfoques de la gestin de la fabricacin que estaban
de moda durante los aos setenta y principios de los ochenta se basaban en la
premisa de que la complejidad era inevitable. Y a primera vista parece cierto: un
fabricante tpico por lotes puede tener varios centenares de lotes
simultneamente en los diferentes procesos.
Probablemente cada lote implica una cantidad determinada de operaciones
independientes y seguramente deber pasar por la mayor parte de los
departamentos de la fbrica.
Gestionar un sistema de este tipo es extremadamente complejo; las
interacciones entre los diferentes trabajos, as como la necesidad de otros
recursos, suelen agobiar a la mayora de los directivos.
El JIT pone mucho nfasis en la bsqueda de la simplicidad, basndose en el
hecho de que es muy probable que los enfoques simples conlleven una gestin
ms eficaz. La filosofa de la simplicidad del JIT examina la fbrica compleja y
empieza partiendo de la base de que se puede conseguir muy poco colocando
un control complejo encima de una fbrica compleja. En vez de ello, el JIT pone
nfasis en la necesidad de simplificar la complejidad de la fbrica y adoptar un
sistema simple de controles.
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DESPLIEGUE DE POLITICAS
El despliegue de la poltica se refiere al proceso de introducir las polticas para Kaizen
en toda la compaa, desde el nivel ms alto hasta el ms bajo. La direccin debe
establecer objetivos claros y precisos que sirvan de gua a cada persona y asegurar de
tal forma el liderazgo para todas las actividades kaizen dirigidas hacia el logro de los
objetivos. La alta gerencia debe idear una estrategia a largo plazo, detallada en
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estrategias de mediano plazo y estrategias anuales. La alta gerencia debe contar con
un plan para desplegar la estrategia, pasarla hacia abajo por los niveles subsecuentes
de gerencia hasta que llega a la zona de produccin. Como la estrategia cae en
cascada hacia las categoras inferiores, el plan debe incluir planes de accin y
actividades cada vez ms especficas.
Las metas anuales de utilidades y de Kaizen son establecidas sobre la base de metas
de la compaa a largo y mediano plazo. Varios meses antes de que los altos gerentes
se renan para formular estas metas anuales, existe una consulta vertical preliminar
entre la alta administracin y los gerentes divisionales y entre los gerentes divisionales
y de departamento.
Un importante aspecto del despliegue de la poltica es su prioridad. El establecimiento
de la prioridad es una parte inherente del diagrama de Pareto, con frecuencia utilizado
en las actividades del crculo del control de calidad y este mismo concepto se aplica
tambin en el despliegue de las metas. Debido a que son limitados los recursos que
pueden movilizarse, es esencial que se asignen prioridades. Una vez que se ha hecho
esto, puede desplegarse una lista cada vez ms clara y especfica de las medidas y
planes de accin en los niveles inferiores de la administracin.
A medida que las metas se abren paso hacia abajo, las declaraciones de la poltica de
la alta administracin son renunciadas como metas cada vez ms especficas y
orientadas a la accin, convirtindose al final en valores cuantitativos precisos. As, el
despliegue de la poltica es un medio para que el cometido de la alta administracin
sea realizado por los niveles inferiores.
SISTEMA DE SUGERENCIAS
El sistema de sugerencias funciona como una parte integral del kaizen orientado a
individuos, y hace nfasis en los beneficios de elevar el estado de nimo mediante la
participacin positiva de los empleados. Los gerentes y supervisores deben inspirar y
motivar a su personal a suministrar sugerencias, sin importar lo pequea que sean. La
meta primaria de este sistema es desarrollar empleados con mentalidad kaizen y
autodisciplinados.
Para que tengan xito, los programas de sugerencias necesitan venderse
internamente. Eventos especiales, publicidad, boletines internos y peridicos,
juntamente con folletos promocionales precisos y vigorosos, son los ingredientes para
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mantener el sistema vivo y en buen funcionamiento. No hay que esperar que los
sistemas sigan trabajando sin mantenimiento, revisin y nueva inspiracin.
Cumplidos estos ingredientes, los programas de sugerencias son un sistema muy
valioso para cosechar ideas innovadoras.
El sistema de sugerencias es una parte integral del Kaizen orientado al individuo. La
alta administracin debe implantar un plan bien diseado para asegurar que el sistema
de sugerencias sea dinmico. Los principales temas de sugerencias de las compaas
japonesas son en orden de importancia:
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LA ESCENCIA DE KAIZEN
La esencia de las prcticas administrativas ms "exclusivamente japonesas" ya sean
de mejoramiento de la productividad, actividades para el Control Total de la Calidad,
crculo de control de calidad, entre otros, puede reducirse a una palabra:
KAIZEN. Kaizen es el concepto de una sombrilla que involucra numerosas prcticas y
herramientas que dentro de dicho marco filosfico y estratgico, permiten una mejora
continua en la organizacin. Entre los instrumentos, mtodos y herramientas que
contribuyen a ser realidad la mejora continua y el alto nivel de competitividad se
encuentran:
1. Orientacin al cliente
2. Control Total de Calidad
3. Robtica
4. Crculos de Control de Calidad
5. Sistemas de sugerencias
6. Automatizacin
7. Disciplina en el lugar de trabajo
8. Inteligencia colectiva
9. Mantenimiento Productivo Total
10.Kanban
11.Mejoramiento de la calidad
12. Just in Time
13.Cero Defectos
14. Funcin de Prdida de Taguchi
15.Actividades en grupos pequeos
16.Relaciones cooperativas trabajadores administracin
17.Mejoramiento de la Productividad
18.Control Estadstico de Procesos
19.Benchmarking
20. Herramientas de gestin de calidad
21.Anlisis e ingeniera de valor
22.Coste objetivo
23.Costeo Basado en Actividades
24.Seis Sigma
25.Sistema Matricial de Control Interno
26.Cuadro de Mando Integral
27. Presupuesto Base Cero
28. Organizacin de Rpido Aprendizaje
29.Curva de Experiencia
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EL KAIZEN EN EL GEMBA
Cabe preguntarse primero qu es el gemba? El gemba significa en japons "lugar real",
o sea donde tiene lugar la accin. El Kaizen en el gemba es por lo tanto, llevar a cabo
la mejora continua en el lugar de la accin.
Todas las empresas practican tres actividades principales directamente relacionadas
con la obtencin de utilidades: desarrollo, produccin y venta. Sin estas actividades,
una empresa no puede existir. Por tanto, en un sentido amplio, gemba significa los
lugares de estas tres actividades. En un contexto ms restringido,
gemba significa el lugar donde se forman los productos o servicios. En una empresa
de servicios, gemba es donde los clientes entran en contacto con los servicios
ofrecidos. As por ejemplo en el caso de los hoteles el gemba est en todas partes: en
el lobby, el comedor, los cuartos de huspedes, la recepcin, los mostradores para
registrarse y el puesto del conserje. En los bancos seran los cajeros, al igual que los
funcionarios de prstamos que reciben a los solicitantes.
Dos actividades fundamentales tienen diariamente lugar en el gemba: el mantenimiento
y el kaizen. El primero se relaciona con seguir los estndares existentes y mantener el
statu quo, y el ltimo se relaciona con el mejoramiento de tales estndares. Los
supervisores del gemba participan activamente de ambas acciones, logrando como
resultados calidad, costos, y entrega (QCD). De tal forma, una empresa que produce
productos o servicios de calidad a un precio razonable y los entrega a tiempo satisface
al cliente, y ellos a su vez permanecen leales.
Con el fin de llevar a cabo el QCD, la empresa debe gerenciar diariamente diversos
recursos en forma apropiada. Estos recursos incluyen mano de obra, informacin,
equipos y materiales. La eficiente administracin diaria de recursos requiere
estndares. Cada vez que surgen problemas o anomalas, el gerente o supervisor debe
investigar, identificar la causa fundamental y reconsiderar los estndares existentes o
implementar nuevos estndares para impedir su reaparicin. Los estndares se
convierten en parte integral del gemba kaizen y suministran la base para el
mejoramiento diario. As, al aplicarse en forma apropiada, el Kaizen contribuye a
mejorar la calidad, reducir los costos en forma considerable y satisfacer los
requerimientos de entrega de los clientes, sin inversin o introduccin de costosas
tecnologas.
Tres actividades kaizen como lo son la estandarizacin las 5 S y la eliminacin del
muda (desperdicio) contribuyen al logro exitoso de el QCD. La estandarizacin, la
eliminacin de la muda y las 5 S son fciles de comprender e implementar, no
requiriendo tecnologas o conocimientos complejos. Cualquier gerente, supervisor o
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ELIMINAR LA MUDA
Los recursos (personas, mquinas, materiales) en cada proceso agregan valor o no lo
hacen. Muda hace referencia a cualquier actividad que no agregue valor. Existen siete
categoras clsicas de mudas:
1. Muda de sobreproduccin. Es el producto de una mentalidad preocupada por las
fallas en mquinas, productos defectuosos y ausentismos, entre otros, vindose de tal
forma obligado a producir ms de lo necesario simplemente para tener un nivel mnimo
de seguridad. Superar las razones que motivan esas inseguridades dar lugar tanto a
una menor sobreproduccin como a menores niveles de inventario, reduciendo de tal
forma en gran medida los niveles de despilfarros.
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Cmo cualquier cosa que no agrega valor constituye muda, la lista de muda puede
extenderse en forma casi indefinida.
CULTURA ORGANIZACIONAL
La cultura, es un producto-proceso histrico de construccin social del sistema de
significados, vinculados a travs de signos y smbolos, que al ser asimililados incide de
modo operativo en la vida cotidiana, moldea la conducta, le da forma peculiar y una
identidad a la vida de los individuos.
Es el conjunto de valores, creencias y entendimientos importantes que los integrantes
de una organizacin tienen en comn.
Se refiere a un sistema de significados compartidos por una gran parte de los
miembros de una organizacin que distinguen de una organizacin a otras.
CARACTERSTICAS DE LA ESENCIA DE LA CULTURA ORGANIZACIONAL
1. La identidad de sus miembros.- el grado en que los empleados se identifican con la
organizacin como un todo y no solo con su tipo de trabajo o campo de conocimientos.
2.nfasis en el grupo.- las actividades laborales se organizan en torno a grupos y no a
personas.
3. El enfoque hacia las personas.- las decisiones de la admn. toman en cuenta las
repercusiones que los resultados tendrn en los miembros de la organizacin.
4. La integracin de unidades.- la forma como se fomenta que las unidades de la
organizacin funcionen de forma coordinada e independiente.
5. El control._ el uso de reglamentos procesos y supervisin directa para controlar la
conducta de los individuos.
6. Tolerancia al riesgo.- el grado en que se fomenta que los empleados sean agresivos,
innovadores y arriesgados.
7. Los criterios para recompensar.- como se distribuyen las recompensas, como los
aumentos de sueldo y los ascensos, de acuerdo con el rendimiento del empleado y por
su antigedad, favoritismo u otros factores ajenos al rendimiento
8. El perfil hacia los fines o los medios.- de que manera la admn. Se perfila hacia los
resultados o metas y no hacia las tcnicas o procesos usados para alcanzarlos.
9. El enfoque hacia un sistema abierto.- el grado en que la organizacin controla y
responde a los cambios externos.
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10. Tolerancia al conflicto.- grado en que la organizacin fomenta que los miembros
traten abiertamente sus conflictos y criticas.
Al hablar de cultura organizacional nos referimos a una cultura dominante que en gran
parte de las organizaciones existen, esta expresa los valores centrales que comparten
la gran mayora de los miembros de la organizacin.
Si no existe esta cultura dominante, el valor de la cultura organizacional como variable
independiente disminuye ya que no existe una interpretacin uniforme de la conducta
considerada como aceptable o inaceptable.
Tener una cultura organizacional, permite a todos sus miembros, fomentar y forjar una
cultura dominante que incluya valor a lo que cada uno de ellos sabe.
Una cultura organizacional as facilitara que se genere el compromiso con algo
superior al inters personal, seria en beneficio de toda la organizacin. Se generara
una gran estabilidad social que permite a los individuos sentirse a gusto con su trabajo,
ser ms productivos, recibir recompensas y reconocimientos por aportaciones hechas y
por el uso del conocimiento organizacional.
Para poder crear y compartir el conocimiento, deben existir controles administrativos
propios que permitan filtrar todo aquello que sea til para la organizacin, que no
desvirtu el sentido de cooperacin, que sea conocimiento que forme y no fragmente,
sino que motive.
En la medida en que enfrentamos con xito la complejidad, estaremos en posibilidades
de lograr los objetivos organizacionales. Esta realidad da origen al concepto de
CULTURA ORGANIZACIONAL O EMPRESARIAL, mismo que nos permite medir la
capacidad del empresario para enfrentar los cambios en las relaciones humanas
procurando encaminarlos por el bien de la organizacin.
4.- FORTALEZA.- Esta orientada a sobrevivir puesto generalmente estos grupos han
pasado por la experiencia de los 3 anteriores, ofrecen poca seguridad pero grandes
desafos al cambio.
FUNCIONES DE LA CULTURA
1.- Define lmites.- Marca la diferencia entre una organizacin y otra.
2.- Refleja la identidad de los miembros con la organizacin.- Se entiende que los
riesgos de identidad organizacional estn comprendidos en el concepto de cultura, en
el sentido que son elementos establecidos, conocidos y compartidos por el grupo
social.
3.- Genera el nexo entre los miembros y la organizacin a travs de la lealtad y el
compromiso.- Para Arias Galicia (1974) menciona que es indudable que cada individuo
posee un organismo y una serie de habilidades innatas que lo hacen caracterstico y
diferente a todos los dems, pero tambin es cierto que por medio de la adquisicin de
costumbres, normas, valores, actitudes, etc. La cultura le imprime su sello.
4.- Refuerza la estabilidad social.- Definen a las compaas de xito como aquellas y
disponen de una cultura comparativa fuerte, existen rasgos que son definidos por la
cultura organizacional que permiten a cada uno de sus miembros identificarse y auto
clasificarse dentro de ellos, permitiendo que cualquier cambio sea orientado hacia las
necesidades que se generen de manera ptima.
5.- Es un mecanismo de control.- Que permite sealar las reglas del juego.- Definido
como diferentes modos de pensar, creer y hacer las cosas dentro de un sistema, cuyos
modos sociales de accin establecidos y son aplicados por los participantes mientras
pertenecen a los grupos de trabajo.
pensar del gerente sobre las cosas, las personas y las organizaciones, es un factor
crtico para el desarrollo organizacional, la productividad y la integracin del personal.
VALORES CULTURALES NACIONALES Y ORGANIZACIONALES
Lealtad
Amor por el trabajo
Disciplina
Laboriosidad
Iniciativa
Responsabilidad
Compromiso con la sociedad
Compaerismo
Una vez consolidada la cultura como base de valores dentro de una organizacin se
hace referencia a 3 fuerzas que permiten conservarla como tal:
1. EL PROCESO DE SELECCIN DE PERSONAL.- Sirve de marco de presentacin
de los diferentes valores y de la cultura de la organizacin
2. LA ALTA DIRECCIN.- Cuyos aspectos como palabras y conductas establecen las
normas que rigen las actividades de la organizacin
3. LA SOCIALIZACIN.- Es el proceso de adaptacin a la cultura de la organizacin, ya
que la etapa crtica es el inicio o ingreso a la organizacin.
Los valores identifican los resultados que mas esperan los implicados en la
organizacin e indican a los miembros de la misma como deben actuar.
Los valores organizacionales determinan si la organizacin tendr xito, cuando los
miembros de la organizacin comparten una serie de valores unidos en un sentido
comn de propsito o misin, pueden tener resultados extraordinarios para la misma.
En el campo organizacional los valores definen el carcter fundamental de cada
organizacin, crean un sentido de identidad, fijan los lineamientos para implementar las
prcticas, las polticas y los procedimientos de la misma, establecen un marco para
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GLOSARIO
GEMBA (or GENBA) Lugar de trabajo
Una palabra japonesa que literalmente significa el lugar Real." Usado en el contexto de
KAIZEN, Gemba normalmente se refiere al suelo de la tienda o al lugar donde el
Proceso del Centro est siendo seguido. En amplio sentido, Gemba se refiere a
cualquier lugar en la compaa donde el trabajo est realizndose; as uno puede tener
un gemba de la ingeniera, al gemba de ventas, un gemba de contabilidad, etc.,
Just-in-Time (JIT) Justo a Tiempo
Un sistema de administracin de procesos de la produccin que da resultados en una
lnea - equilibrio, flujo de una pieza, pequea o sin ningn exceso de inventario de
material disponible a mano en el lugar de la planta y una pequea o ninguna inspeccin
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CONCLUSIONES
Dar al inicio la extensa lista de empresas japonesas que han invadido con productos de
alta calidad los mercados mundiales ha tenido como principal objetivo hacer tomar
conciencia al lector no slo de la importancia industrial de Japn, sino por sobre todas
las cosas de remarcar como ms haya de polticas oficiales la aplicacin de una serie
de herramientas, conceptos y mtodos que constituyen el Kaizen han permitido no slo
a estas empresas, las cuales son las ms conocidas por los consumidores, sino
adems a muchas ms compaas proveedoras de insumos y mquinas industriales,
estar entre las ms competitivas del mundo. Ello no es producto de la casualidad, sino
de la causalidad, producto sta ltima de una frrea disciplina y de profundos enfoques
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BIBLIOGRAFIA
Kaizen Masaaki Imai Editorial CECSA 1989
Cmo implementar el Kaizen en el sitio de trabajo Masaaki Imai MacGraw Hill
1998
Gestin por procesos Jos A. Prez Fernndez de Velasco ESIC 1996
En busca de la excelencia industrial Pierre Branger Limusa - 1994
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