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5 Parada:

Planificacin y Gestin
del Tiempo

El valor del tiempo est en la boca de todos pero


en la prctica de pocos"

Lord Chesterfield

El tiempo escasea ms y ms. Con frecuencia nos olvidamos de que una base
importante de nuestro trabajo es la gestin del tiempo. Tempus fugit, decan los
antiguos, y esto es lo ms cierto sobre el tiempo: huye, pasa volando.
Antes de realizar un plan para la gestin del tiempo debemos empezar por
conocernos mejor a nosotros mismos, a los dems y al entorno.
Si se pregunta a un grupo de emprendedores cul es su problema ms apremiante
en el trabajo, habrn de decir "El da no tiene suficientes horas" o "Hay demasiado
que hacer y no hay suficiente tiempo para hacerlo todo".
No sorprende entonces, dadas las presiones de la vida en las empresas, que
muchos dejen que sus das se les escurran de las manos y pierdan de vista el
panorama ms extenso bajo la presin de las demandas cotidianas y las constantes
interrupciones.
El tiempo es un recurso muy diferente a los que estamos acostumbrados a tratar; no
lo podemos comprar, rentar, vender, prestar, pedir prestado, guardar, ahorrar,
multiplicar, manufacturar, modificar o cambiar. No hay forma de ahorrar tiempo; lo
nico que podemos hacer es: USARLO.
Todos hablan de ahorrar tiempo. Cuando decimos que estamos ahorrando tiempo,
queremos decir que usaremos menos tiempo en alguna tarea en particular; pero
este tiempo ahorrado no se puede guardar para gastarlo en el futuro.

Todo tiempo es tiempo real, se debe gastar o utilizar en ste momento; la Ley de
Parkinson dice que el trabajo se expande para llenar el tiempo disponible para su
logro. Esto significa que los beneficios deseados para ahorrar tiempo pueden
desaparecer antes de que uno se d cuenta. Debemos dejar de pensar en cmo
ahorrar tiempo y pensar en cmo usarlo de forma ms productiva.
En la sociedad actual, el ritmo de vida requiere que se realicen malabarismos para
poder llegar a todo. El precio que se paga por ejercitar esta habilidad es demasiado
elevado: cansancio, tensin, estrs, dficit de atencin, dificultades para priorizar,
falta de tiempo para uno mismo,...
Es necesario analizar las causas de esta sobrecarga de actividades e introducir
tcnicas y herramientas para aprender a priorizar y organizarse de manera efectiva.
En definitiva, se trata de disponer de nuevos recursos para mejorar el rendimiento
profesional y reapropiarse de su propio tiempo, consiguiendo un mayor equilibrio
entre vida privada y vida profesional.

Anlisis en el Uso del Tiempo


-

El tiempo nos impide hacer lo que queremos hacer?


Tenemos la sensacin de que el tiempo nos limita?
Percibimos que no tenemos tiempo para nada de lo que nosotros, en el
fondo, queremos hacer?
Sentimos que no rendimos todo lo que nuestro potencial es capaz a causa
del tiempo?
Tenemos la sensacin de que el tiempo se nos escapa de las manos y de
que no gozamos de la vida?

Si hay respuestas afirmativas a alguna de estas preguntas, es seal de que el


tiempo es ms un enemigo que un amigo nuestro. El tiempo es neutro, y es la forma
como lo utilizamos lo que lo convierte en amigo o enemigo. El tiempo se mide por la
eficacia con la que alcanzamos nuestros objetivos, tanto los profesionales como los
personales.
El principal impedimento que encuentra un emprendedor para gestionar
efectivamente el tiempo somos nosotros mismos, por la gran cantidad de trabas que
ponemos a nuestra propia eficacia: nos gusta ms la actividad que la eficacia.
Veamos una situacin:
Si tuvieras en tu mano cien billetes, noventa y seis de los cuales fueran de 5 y los
cuatro restantes de 500 y un remolino de aire los desparramara por toda la
habitacin, qu estrategia seguiras para recuperarlos teniendo en cuenta que hay
otra persona contigo en la habitacin?
Si piensas en ser activo, te diras: ir recogiendo los billetes que estn ms cerca
de m y as me ir acercando a los billetes de 500
Si piensas en ser eficaz, te preguntaras: Dnde estn los billetes de 500 ? E iras
a por ellos aunque estuvieran al otro lado de la habitacin. Puede ser que
consiguieras coger solo los billetes de 500 y que la otra persona cogiera el resto;
no obstante, en el mejor de los casos, t tendras 2.000 , mientras que la otra
persona tendra 480 . Conoce cul es tu objetivo y ve tras l.
4

A qu dedicamos nuestro tiempo? Es muy fcil, podemos hacer un recuento que


nos sirva para aproximarnos a nuestra realidad:
A las necesidades fisiolgicas se dedican 10 horas, el 40%: dormir (7 horas), comer
(2 horas), vestirse y mantener el cuerpo (1 hora).
A la necesidad de ganar dinero dedicamos 9 horas: Trabajo (8 horas), transporte (1
hora).
El tiempo de las necesidades es hoy de 19 horas, que se puede alargar a 20 21 si
hay gestiones y trabajos domsticos.
Quedan, por tanto, de 3 a 4 horas de vida familiar, distraccin, deportes, adquisicin
de conocimientos, etc. Si se sacrifica el 10% a la televisin, la disponibilidad es muy
baja, y muy alta si la comparamos con los obreros de principios de siglo, que
trabajaban doce horas y dorman un poco ms para poder recuperarse, con lo cual
dedicaban todo el da al trabajo, sin das de fiesta ni vacaciones.
Comparativamente, nosotros hemos recuperado mucho tiempo libre que utilizamos
en funcin de nuestras necesidades. Aqu nos concentraremos en el tiempo
dedicado al trabajo, a ser ms productivos.
Cules son las tendencias que habitualmente se observan en el trabajo?
He aqu algunos comportamientos que vale la pena comentar:

Solemos hacer lo que nos agrada antes que lo que nos


desagrada.
Tendemos a dejarnos interrumpir, dejando de lado
nuestras propias prioridades.
Cuando tenemos varias cosas por atender, empezamos
por las que hacen ms ruido.
Lo que es fcil antes que lo ms difcil.
Lo ms urgente antes que lo ms importante.

Identificar los Ladrones del Tiempo


Factores externos y personales de la prdida de
tiempo
Se han realizado distintos estudios sobre las prdidas de tiempo. Quizs el ms
espectacular fue el de MacKenzie, que investig a coroneles del ejrcito
canadiense, presidentes de universidad americanos, a empresarios mexicanos, a
agentes de seguros europeos, a pastores negros y a ejecutivos alemanes,
inquiriendo por las causas principales de las prdidas de tiempo. Descubri, con
gran asombro por su parte, que las listas eran prcticamente intercambiables.
Es muy cierto que malgastamos nuestro tiempo y que es necesario conocer no
solamente lo que hacemos, sino cmo lo hacemos. Por esto vamos a ver con ms
detalle los distintos factores que contribuyen a la prdida de tiempo. Los ladrones
de tiempo son esa suma de imprevistos que nos resta minutos e incluso horas de
trabajo efectivo. Detectarlos nos ayudar a combatirlos.

Como ejemplos tenemos:

Visitas inesperadas. Si las hace una persona con la que se tiene

confianza se le puede emplazar a solucionar el tema a tratar en otro


momento.
Reuniones. Hay que entrar en ellas con un orden del da y procurar

ceirse a l para evitar divagaciones. Si algunos de los temas no nos


incumben podemos pedir permiso para salir de la reunin cuando se
llegue a ellos.
Papeleo y lectura. Mejor redactar lo imprescindible y tener preparado

un mismo texto para contestar a peticiones similares. La lectura, slo


para los documentos necesarios y hacindola con cierta rapidez.
Desorden. Si destinamos unos pocos minutos cada da a archivar nos

evitaremos perder horas buscando un papel por la mesa. Cuesta, pero


vale la pena.
Comunicacin ineficaz. Debemos comunicar con claridad y

comprobar que la otra persona ha comprendido lo que intentamos


transmitirle. De la misma forma, hay que escuchar con atencin y
preguntar si algo no nos queda claro.
Escasa disciplina personal. La nica forma de cambiar es con
voluntad.

Podemos hacer listas como las que encontrars a continuacin, pero la que sirve es
tu lista de causas de prdida de tiempo porque es con la que tendrs que trabajar
y la que debers superar.

Mi lista de ladrones del tiempo


Causas externas-internas que hacen malgastar el
tiempo
Marca con una X las tres causas internas y las tres causas externas que ms te
hacen perder el tiempo.

CAUSAS INTERNAS
Objetivos y prioridades confusos y

cambiantes
Ausencia de un plan de trabajo diario
Falta de organizacin
Ausencia de mtodo y control
Trabajos no terminados, todava en
curso
No delegar
Decisiones inadecuadas
Dilacin en la toma de decisin
Perfeccionismo
Querer abarcar demasiado
Atencin excesiva a los detalles
Desconocimiento de uno mismo
Somnolencia y poca relajacin
Indecisin o demasiada rapidez
Poca rapidez en lecturas y otros
quehaceres
Fatiga, baja forma

CAUSAS EXTERNAS

Burocracia
Tecnologa pasada y recursos
escasos
Poltica de puertas abiertas
Telfono
Desplazamientos
Interrupciones y visitas inesperadas
Reuniones imprevistas o sin
preparar
Deficiencias en la comunicacin
Falta de inters del personal
Incompetencia de los superiores
Falta de formacin de los
colaboradores
Gestiones administrativas
personales
Interrupciones de la familia

Para un emprendedor uno de los bienes ms importantes y escasos es el tiempo. La


correcta gestin de ste, junto a otros factores, puede suponer la diferencia entre el
xito y el fracaso. Pero cmo podemos hacer un buen uso del tiempo?:

Establece plazos para tus proyectos y acta como si tuvieras un


jefe al que responder. Trabajar para uno mismo hace que nos
relajemos con los plazos y los proyectos se alargan indefinidamente.
No cambies de tarea constantemente.
Reserva parte de tu tiempo para trabajar y establece horarios de
atencin para tus clientes. Las mejores horas para trabajar son las
primeras de la maana, ms o menos hasta las diez.
Ponte un horario y resptalo, no trabajes en exceso.
Levntate temprano. Las primeras horas de la maana, aparte de

que no hay nadie para distraerte, son las que la mente est ms
despierta y el trabajo se hace mucho ms rpido.
Descansa algn da a la semana y despeja la mente.
Haz las llamadas cuando tengas un rato libre, no en los momentos

en que ests ms activo. Intenta hacer todas las llamadas pendientes


a la vez.
No consultes el correo electrnico cada 10 minutos.

Un emprendedor prioriza sus objetivos, programando sus actividades de manera


adecuada y ejecutndolas en el tiempo previsto.

10

Actividad: Cmo administras tu tiempo?


Frecuentemente
1.
2.
3.

Actualizas por escrito tus metas profesionales y


personales?

5.

Est limpia y ordenada tu mesa?

6.

Pones cada cosa en su sitio?

7.

Resuelves eficazmente las interrupciones?

9.

Te resulta fcil encontrar lo que buscas en los


archivos?
Actas con decisin?

13.

Te reservas algo de tiempo cada da durante el


cual poder trabajar tranquilo sin que te
molesten?
Tratas
adecuadamente a las personas que "se
enrollan"?
Procuras evitar los problemas antes de que
surjan, en vez de tener que resolverlos una vez
que
aparecen?
Haces
el mejor uso posible del tiempo?

14.

Cumples las fechas lmite con tiempo sobrado?

15.

Llegas a tiempo al trabajo, a las reuniones y a los


dems actos a que acudes?

16.

Delegas bien?

10.
11.
12.

17.
18.
19.
20.
21.

Rara
vez

Preparas todos los das una lista de cosas para


hacer?
Estableces prioridades dentro de la lista de
cosas por hacer, en funcin del provecho que te
reportan?
Realizas todos los asuntos de la lista?

4.

8.

A
veces

Tus subordinados cooperan con entusiasmo en


las tareas que les asignas?
Tras haber sido interrumpido, puedes volver al
trabajo sin perder el ritmo?
Haces cada da algo que te acerque a tus metas
a largo plazo?
Puedes relajarte durante tu tiempo libre,
olvidndote del trabajo?
Sabe la gente cul es el mejor momento para
conversar contigo?
11

22.
23.
24.
25.

Realizas el trabajo ms importante durante las


horas de mxima energa?
Pueden otros hacerse cargo de la mayora de las
tareas que realizas si te ausentas del trabajo?
Comienzas y finalizas tus proyectos en las
fechas previstas?
Despachas los papeles con slo manejarlos una
vez?
Puntuacin
Antate 4 puntos por cada frecuentemente que hayas marcado. Antate 2 puntos
por cada a veces. Antate 0 puntos por cada rara vez. Suma el total de puntos de
tus respuestas y compralo con la siguiente escala:
81-100: Administras muy bien el tiempo y controlas la mayora de las situaciones.
61-80: Administras bien el tiempo a veces. Deberas aplicar mejor las estrategias
de ahorro de tiempo que utilizas actualmente.
41-60: Ests patinando. No permitas que las circunstancias consuman lo mejor
de ti.
21-40: Ests perdiendo el control. Probablemente ests demasiado
desorganizado para disfrutar de tiempo de calidad.
0-20:
Ests abrumado, descentrado, frustrado y probablemente bajo una gran tensin.
A raz de lo que has analizado, cules son tus conclusiones?

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Herramientas y soluciones para la mejora de


la gestin del tiempo
Primero, lo primero
Tus documentos o tu PC estn llenos de cosas que te dificultan el trabajo porque no
encuentras las cosas con la rapidez de antes, o bien tienes la sensacin de un
desorden que supera tus propios lmites. Adems, tu lista de temas pendientes es
cada vez mayor, por lo que tienes que llevarte el trabajo a casa. Respira hondo y
empieza por retirar todo lo que hay encima de la mesa, ordenndolo todo por temas
y por importancia. Empieza a trabajar como si fuera el primer da, con la mesa
despejada, aunque detrs haya una silla con montones de papeles. Qu hars?
Puedes elegir entre continuar tu trabajo centrndote en tus objetivos importantes e ir
ponindote al da con todo el montn de papeles o bien ponerte al da con todo lo
atrasado y retrasar la consecucin de tus objetivos. Sea cual sea tu decisin, ya has
tomado la principal: retirar todos los papeles de encima de la mesa. Convierte en un
hbito cotidiano limpiar la mesa o el ordenador de temas pendientes.
Todo ello te permitir trabajar muchsimo mejor.

13

El consejo del milln de dlares


Se comenta que Alfred Sloan, presidente de la General Motors, hizo acudir a su
despacho a un consultor de Igy Lee, le pidi que le ayudara a administrar mejor su
tiempo y le dijo: le pagar los honorarios que merezca. Lee le tendi una hoja de
papel y le sugiri: Anote en esta hoja las tareas ms importantes que deba hacer
maana y numrelas en funcin de su importancia. Cuando llegue a su despacho
empiece por la tarea nmero uno y no pase a la segunda hasta que haya
completado la primera, aunque esto le lleve toda la jornada. Cuando haya adquirido
cierto hbito, intente inculcarlo a sus subordinados. Entonces podr enviarme un
cheque cuyo importe fijar usted mismo. Al cabo de unos das recibi un cheque
por valor de 100.000 $, que en moneda actual equivale al milln, junto con una
nota que deca que jams haba recibido sugerencias tan provechosas de un
consultor.
Aplcate el consejo:

Haz una lista de todas las tareas que tienes que hacer en el da siguiente.
Asgnales un nmero en funcin de su importancia.
Empieza por la nmero 1 y no la dejes hasta que la hayas terminado.
Despus, por la 2, y as sucesivamente hasta donde llegues.
Toma el hbito de hacer la lista todos los das.

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Gestin del tiempo controlable y no controlable


Distribuimos el tiempo en diversos apartados y una buena forma de hacerlo es tener
a mano este grfico, que nos ilustra sobre cmo tenemos que organizar nuestras
prioridades en el tiempo.

URGENCIA

1
3

2
4

IMPORTANCIA

Lo cual significa:
1- Alta importancia y Alta urgencia
2- Alta importancia y Baja urgencia
3- Alta Urgencia y Baja importancia
4- Baja Urgencia y Baja importancia
Las principales actividades deben desarrollarse idealmente en el 2, pues significa
que hemos organizado de tal forma el trabajo que no tenemos urgencias y que
podemos dedicar nuestro tiempo a las tareas importantes. Haz una lista de
15

actividades y clasifcalas en funcin de su importancia y de su urgencia. Para una


mayor clarificacin, puedes indicar el tiempo que dedicars a cada una de ellas.

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Tratamiento del papeleo: el modelo STAR


Hay varios elementos que tenemos que tener en cuenta. En primer lugar, se trata
de utilizar un sistema de clasificacin prctico, accesible, ordenado alfabticamente
o por actividades, que permita la ubicacin rpida de documentos y, sobre todo,
conocida por los colaboradores. Peridicamente hay que poner orden en las
carpetas y archivadores y tirar lo obsoleto. Aprovecha das de baja actividad:
Semana Santa, antes de las vacaciones, la guardia de un puente, etc.
Para la documentacin entrante, utiliza el sistema STAR, con una gran papelera al
lado
S eguir, enviar a otro indicndole lo que quieres que haga
T irar a la papelera, no conserves por si acaso
A rchivar lo imprescindible
R esolver personalmente, y cuanto antes, mejor
Ten presente siempre estas siglas cuando trates la documentacin. Utiliza el
sistema ms rpido para la contestacin de la correspondencia. Por ejemplo,
responder por telfono o e-mail, responder con frmulas establecidas.

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Ponerse al da en la tecnologa
Hoy existen una gran cantidad de herramientas, tanto de hardware como de
software, que nos ayudan a mejorar nuestra gestin del tiempo sin caer en la
tecnicitis, es decir, comprar todo aquello que sale nuevo. Si es necesario, habr
que investigar en el mercado aquello que nos pueda ser til e incorporarlo a nuestro
quehacer cotidiano.
Comprar siempre lo adecuado a nuestras necesidades, que muchas veces no es ni
muchsimo menos lo ms caro ni lo ms sofisticado. Por tanto, primero hay que
estudiar para qu vamos a utilizar el invento en cuestin. Esto es un poco lo que
est pasando con las cmaras digitales en su afn por ofrecer cada vez ms
pxeles: si no vamos a hacer una gran ampliacin de fotografas no vale la pena
apostar por los 7 millones, cuando con 3 hay ms que suficiente. Si quiero la
cmara para fotografiar a mis nietos buscar un buen zoom con una buena
luminosidad que me permita hacer fotos imprevistas a gran distancia.
Es muy parecido a lo que sucede con el Word, cuntos le sacan todo el
rendimiento a este procesador de textos? Muy pocos conocen todas las
posibilidades del Word; no obstante, lo utilizamos a diario para lo que necesitamos.
Una pregunta muy til antes de incorporar cualquier elemento nuevo es:
Cmo me puede ayudar a ganar ms tiempo?
Con lo cual tendramos una buena base para incorporar nuevas tecnologas.
Cules son las ltimas tecnologas que has incorporado y qu beneficios has
obtenido de ellas?

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Ganar tiempo al sueo y al estrs


Una persona que, con el actual ritmo frentico del trabajo, es capaz de estar
relajada, significa que cuenta con ms capacidad para realizar su trabajo con
calidad y para asumir sus objetivos.
Hay varios frentes que tienes que atender, aunque los principales los podramos
concretar en los siguientes:

Respeta los biorritmos personales y de los otros, cada uno tiene el


biorritmo que la naturaleza le ha dado, respetemos a la naturaleza.
Duerme lo adecuado en cantidad y calidad para el descanso del cuerpo.
Lo normal, segn los expertos, est entre las 7 y 8 horas, y con las
mnimas interrupciones posibles.
Consigue rutinas que aminoren el estrs. Cuando somos capaces de
conseguir establecer rutinas en el trabajo, en nuestro modo de vida baja
nuestro estrs, ya que nuestro cuerpo y pensamiento se adaptan a ellas.
Haz deporte. Se recomienda un mnimo de 3 horas a la semana repartido
entre 5 6 das. Elige el deporte que ms te convenga.
Haz estiramientos. En momentos de tensin, conviene realizar algn
estiramiento; aunque sea sentado en la silla del despacho, ayuda a
controlar la tensin.
Come lo adecuado. Huir de las comidas copiosas, principalmente en el
almuerzo, pues el rendimiento intelectual no es el mismo.
Aprende a relajarte en los momentos de tensin. Es un buen instrumento
para evitar el estrs y controlar las funciones vitales del cuerpo y la
mente.

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Ausencia de puntualidad, mtodo, disciplina horaria


Todo ello gira alrededor de la disciplina, y eso que parece que tenga connotaciones
negativas y que se requiera la disciplina ciega del fantico. Nos referimos a la
disciplina ligada al orden, a las normas, al buen hacer empresarial. Esta disciplina
va ligada al orden econmico, pues una persona indisciplinada afecta a la economa
y a la gestin del tiempo. La disciplina entendida as tiene que ver con la
impuntualidad, el desorden, la falta de mtodo y la informalidad, que tienen costes
para la empresa. Adems, se acta con poco respeto hacia los dems.
Hay que empezar por dar ejemplo uno mismo si queremos que los dems acten de
manera coherente.
Consecuencia de todo ello es la tctica del maana. Aplicada a una tarea no pasa
nada, pero empieza a ser preocupante cuando se aplaza una y otra vez la misma, o
bien cuando se empiezan a acumular muchas tareas, lo cual demuestra, por un
lado, que hay tareas que no gustan y, por otro, la falta de organizacin y mtodo. Es
necesario establecer la lista de tareas a realizar durante el da e irlas tachando a
medida que se van resolviendo; de esta forma, uno se siente mejor.
La impuntualidad es, frecuentemente, sntoma de una mala organizacin o
distribucin del tiempo. Cuando no hay sentido del tiempo, se planean demasiadas
actividades, por lo que no se puede abarcar todo. El coste de todo ello forma parte
de los costes ocultos o fantasmas que tienen las empresas, y es, junto con las
reuniones, lo que ms incide en la prdida de tiempo.
Calculemos aproximadamente el coste que puede tener un retraso de 5 minutos, 15
minutos y 30 minutos, respectivamente, en una reunin de direccin o de
administracin o de ventas o tcnica.
Personas implicadas
Coste aproximado por hora de estas personas
Coste del retraso de 5___________, de 15__________, de 30__________
Multiplcalo por el nmero de reuniones del ao
Coste total ___________________

20

Estimular la memoria con un archivo "recordatorio"


Tener todo en la memoria es un atraso. La memoria la tenemos que mantener
ocupada en cosas importantes. Por tanto, tenemos que utilizar pequeos trucos
para ser efectivos y no dejar de hacer cosas por olvido. Hay varias reas en las que
podemos mejorar nuestra memoria y ser ms efectivos en la gestin del tiempo. He
aqu las grandes reas problemticas y las soluciones inherentes a las mismas:

Recordar acontecimientos y fechas importantes:

Lleva una libreta, agenda o post it grande como recordatorio.

Organiza con precisin la jornada de trabajo.

Usa recordatorios infalibles.

Recordar dnde se dejan las cosas:

Coloca las cosas siempre en el sitio establecido previamente.

Realiza asociaciones visuales.

Une las cosas para recordarlas.

Evita las distracciones:

No defiendas el ser distrado.

Mantn un compromiso contigo mismo de estar ms atento en las


ocasiones que importan.

Vive en el presente.

Haz listas de comprobacin cuando haya cosas repetitivas.

Los post it son muy adecuados para recordarnos las cosas que
tenemos que realizar.

Motvate para recordar.


Cules de todas estas sugerencias te pueden ayudar a tener ms memoria?

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Interrupciones
Estamos de acuerdo en que las interrupciones son inevitables y forman parte del
trabajo. Las interrupciones representan una de las principales fuentes de prdida de
tiempo, pues inciden directamente en la organizacin propia del tiempo Por qu?
Porque limitan el grado y la duracin de concentracin de nuestra energa.
He aqu algunas soluciones tiles:
Concdete momentos de tranquilidad.
Elige el medio ms adecuado para obtenerlo (cerrar la puerta, irse a un lugar
no conocido, reservar una sala, etc.).
Saber decir no ahora.
Saber decir s, concretando la importancia del asunto y el tiempo que se le ha
de dedicar.
No dejes que la gente se enrolle.
Cmprate un reloj de arena de tres minutos.
Ponte de pie cuando alguien te interrumpa.
Filtra las visitas y el telfono.
Qu parte de tu tiempo, habitualmente, tiene su causa en interrupciones?

Qu haces habitualmente con las interrupciones?

De las soluciones expresadas ms arriba cules te pueden ser ms tiles?

22

Registro del tiempo


Muchas veces terminamos el da con la sensacin de: dnde se me ha ido el
tiempo? He estado trabajando a fondo todo el rato y parece como si no hubiera
hecho nada! De esta forma tomamos conciencia de que estamos malgastando el
tiempo en cosas de poca importancia y que nos dejamos por el camino las tareas
que realmente hacen que nuestro trabajo sea rentable. Muchas veces no somos
concientes de la prdida de tiempo, por lo que cuando pensemos que podemos
mejorar, hagamos un registro del tiempo, que aunque sea sencillo nos indicar
cmo vamos en este aspecto.
Al principio de las auditorias, todo el mundo las tema; no obstante, con el tiempo,
no solamente han sido aceptadas, sino deseadas. El por qu de este cambio viene
dado por la tranquilidad de que cuando ha pasado la auditoria te dicen lo que has
estado haciendo bien, que es la mayora de cosas, y algo en lo que puedes mejorar.
Con el registro del tiempo pasa exactamente lo mismo. Si determinas llevar el
registro del tiempo tres semanas al ao, seguramente las enseanzas que
obtendrs sern muchsimo mayores que el esfuerzo de anotarlo todo durante una
semana. Si se toma como un hbito, podrs corregir aquellas prdidas de tiempo
que inevitablemente se producen y de las cuales no somos del todo conscientes.
Un registro del tiempo no tiene por qu ser sofisticado, puede ser tan sencillo como
el que proponemos:
Semana del ____ al ____
Horario

Tiempo dedicado

Descripcin de las
actividades cumplidas
Actividades de Alto
Rendimiento

En qu medida crees que te puede ayudar el llevar peridicamente un Registro


del Tiempo?
23

Test de trabajo para cada tarea


Una forma sencilla de ganar tiempo es mediante la realizacin de un pequeo test
para cada tarea. El funcionamiento es muy sencillo. Ante la tarea que vas a iniciar,
pregntate:

Es esto lo mejor y ms rentable que puedo hacer en este momento?


Hay alguna otra tarea que me d ms rentabilidad?
Qu pasa si no hago esto ahora?

Si se adquiere como hbito en todas las tareas, a buen seguro que en poco tiempo
habremos iniciado un buen camino para mejorar la gestin de nuestro tiempo.
A continuacin, elige una tarea que tengas que hacer el prximo da y aplica el test
de trabajo

A la vista de los resultados, cul es tu opinin?

24

Diez claves para incrementar la rentabilidad


En la cotidianidad a veces nos olvidamos de la importancia de tener recordatorios
que nos ayuden a reflexionar para incrementar nuestra efectividad. Aqu tenemos
diez claves que en parte ya son conocidas y que nos pueden ayudar a incrementar
nuestro tiempo rentable o a minimizar nuestro tiempo no rentable. Las diez claves
propuestas son:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.

Concreta bien tus objetivos y tus ARC


Cuida de tu tiempo como una actividad rara
Conoce a tus ladrones del tiempo
No llenes tu escritorio de papeles pensando que se resolvern por s solos
Concreta el tiempo que quieres dedicar a cada tarea
Respeta las grandes leyes sociolgicas: Parkinson, Pareto, Murphy, Douglas, etc.
Haz reuniones eficaces
Busca todo aquello que te puede hacer ganar tiempo
Lleva peridicamente un registro del tiempo
Haz una vida sana, controlando tu tiempo

Seguramente puedes aadir claves interesantes a esta lista o borrar otras.


Hazlo!!!
Pon tus claves en el orden que consideres. Si estn bien para ti, pon el nmero que
le corresponda a cada frase, y si consideras que tiene que ser otra, escrbela:
1. __________________________________________________________
2. __________________________________________________________
3. __________________________________________________________
4. __________________________________________________________
5. __________________________________________________________
6. __________________________________________________________
7. __________________________________________________________
8. __________________________________________________________
9. __________________________________________________________
10. _________________________________________________________

25

Para incorporar hbitos positivos a la gestin del tiempo


Muchas veces se dice que la gestin del tiempo es un problema de actitud. Si uno
es consciente de sus prdidas de tiempo, ya da un primer gran paso; el otro es
empezar a incorporar hbitos positivos en la mejora de la gestin del tiempo. Debes
tener en cuenta el siguiente proceso si quieres tener xito en la erradicacin de la
prdida de tiempo:

Tendrs que luchar contigo mismo en primer lugar.


Los hbitos son comportamientos muy arraigados y que se hacen
automticamente.
Tienes que ser consciente de los malos hbitos.
Elije uno.
Estudia las formas de minimizarlo.
Escrbelo en forma de objetivo.
Relaciona todas las consecuencias negativas de este hbito.
Relaciona todas las consecuencias positivas de eliminarlo.
Empieza a eliminarlo y recompnsate por los pequeos logros.
S positivo en todo momento.
Mide tu grado de satisfaccin por los logros obtenidos.
Lucha continuamente para eliminar hbitos negativos e incorporar hbitos
positivos.

26

Actividad: El Gerente de Marca


Eres gerente de marca de la Compaa J & E, la cual se dedica a la manufactura de
productos domsticos y est localizada en Londres. Tienes que realizar un viaje
urgente a la ciudad de Washington D.C. por un lapso de un mes; Tu avin sale a las
9 p.m.
En este momento son las 9 de la maana, y tienes que administrar tu tiempo de tal
manera que puedas desempear las actividades que a continuacin se detallan,
antes de partir a tu destino. Si se considera necesario, algunas de las actividades
que se sealan pueden ser suspendidas o delegadas. Asimismo, te recordamos que
cuentas con el soporte de una secretaria para el desempeo de tus funciones.
LISTA DE ACTIVIDADES

DURACIN

1. Junta para evaluar rediseo de empaquetaMiento con el Departamento de Ingeniera Industrial.

(60 minutos)

2. Analizar resultados de la marca durante el


ltimo mes y dictar acciones correctivas si es
necesario.

(120 minutos)

3. Llamada del Gerente General solicitando


informes sobre la marca.

(10 minutos)

4. Reunin con el Gerente de Grupo para evaluar proyectos en proceso.

(60 minutos)

5. Reunin con el Consejo Directivo para tratar


ltimos detalles de tu visita a Washington.
minutos)

(90
27

6. Salir a comer con el Ejecutivo de Cuenta de


la Agencia de Publicidad, para discutir una nueva estrategia de comunicacin.

(120 minutos)

7. Llamar al proveedor X para darle unos


cambios en el diseo del exhibidor que se est
fabricando.

(10 minutos)

8. Pagar tarjeta de crdito en el banco.

(30 minutos)

9. Elaborar documento en el que se seale la


nueva poltica de exhibicin de la marca en el
canal de autoservicios.

(30 minutos)

10. Despedirte de tu familia.


minutos)
11. Ir a la planta para comprobar problemas de
produccin.
12. Durante el da tendrs que realizar distintas llamadas personales.
minutos)
13. El Gerente de Ventas de tu Compaa te
informa que se encuentra con l el Gerente de
Compras de Edimburgo y que se llevar a cabo una
junta de trabajo en la que se discutirn distintos
aspectos sobre la exhibicin y material punto de
venta que afecta a tu marca.
minutos)
14. Debes llevar, hoy mismo, documentos urgentes al Departamento de Finanzas.

(10

(40 minutos)

(60

(120

(20 minutos)
28

15. Te recordamos que necesitas llegar al


aeropuerto 1:30 horas antes de que salga tu avin
para registrarte. El trayecto desde tu Compaa al
aeropuerto dura 30 minutos.

HOJA DE RESPUESTAS 1: AGENDA (INDIVIDUAL)


ACTIVIDADES A REALIZAR

HORARIO

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.

HOJA DE RESPUESTAS 2: AGENDA (DISCUSIN EN


GRUPO)
ACTIVIDADES A REALIZAR

HORARIO

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
29

12.
13.
14.
15.

NOTA:
No existe ninguna restriccin en cuanto al orden de las actividades. Si alguna
actividad aparece en esta hoja de instruccin y es omitida en la Agenda deber
especificarse por qu se omiti.

Est en tu mano...
El Bote de Vidrio y El Caf
Un profesor, delante de sus alumnos de la clase de filosofa, sin decir ni una palabra,
cogi un bote grande de vidrio y procedi a llenarlo con pelotas de golf. Despus
pregunt a los estudiantes si el bote estaba lleno. Los estudiantes estuvieron de
acuerdo en decir que s. El profesor cogi una caja llena de perdigones y los vaci
dentro del bote. Estos llenaron los espacios vacos que quedaban entre las pelotas
de golf. El profesor volvi a preguntar de nuevo a los estudiantes si el bote estaba
lleno, y ellos volvieron a contestar que s. Despus el profesor cogi una caja con
arena y la vaci dentro del bote. Por supuesto que la arena llen todos los espacios
vacos y el profesor volvi a preguntar de nuevo si el bote estaba lleno. En esta
ocasin los estudiantes le respondieron con un s unnime. El profesor,
rpidamente aadi dos tazas de caf al contenido del bote y efectivamente, llen
todos los espacios vacos entre la arena. Los estudiantes rean. Cuando la risa se
fue apagando, el profesor les dijo:
Quiero que os fijis que este bote representa la vida. Las pelotas de golf son las
cosas importantes como la familia, los hijos, la salud, los amigos, el amor, cosas que
te apasionan. Son cosas que, aunque perdiramos el resto y nada ms nos
quedase, stas, vuestras vidas, an estaran llenas. Los perdigones son las otras
cosas que nos importan, como el trabajo, la casa, el coche... La arena es el resto de
las pequeas cosas. Si primero pusiramos la arena en el bote, no habra espacio
para los perdigones, ni para las pelotas de golf. Lo mismo sucede con la vida. Si
utilizramos todo nuestro tiempo y energa en las cosas pequeas, no tendramos
nunca lugar para las cosas realmente importantes. Presta atencin a las cosas que
30

son cruciales para tu felicidad. Juega con tus hijos, concdete tiempo para ir al
mdico, ve con tu pareja a cenar, practica tu deporte o tu aficin favorita. Siempre
habr tiempo para limpiar la casa o reparar la llave del agua. Ocpate primero de las
pelotas de golf, de las cosas que realmente te importan. Establece tus prioridades, el
resto slo es arena".
Uno de los estudiantes levant la mano y le pregunt qu representaba el caf.
El profesor sonri y le dijo:
Me encanta que me hagas esta pregunta! El caf es para demostrar que aunque tu
vida te parezca llena, siempre hay un lugar para tomar dos tazas de caf con un
amigo."

La planificacin
Si no s a dnde voy cualquier camino es bueno

(Alicia en el pas de las maravillas)

La planificacin es el proceso formal por medio del cual se fijan objetivos concretos
y se establecen procedimientos detallados para alcanzar esos objetivos. La
planificacin puede ser a corto y a largo plazo. Generalmente, los planes a largo
plazo derivan de los objetivos a corto y medio plazo de las actividades cotidianas.
Hay que elaborar planes y manejar problemas que se repiten, para evitar la
necesidad de discurrir una solucin cada vez que se presentan. Otros planes tienen
un propsito unitario, es decir, cubren una situacin que puede ocurrir slo una vez.
Dentro de una organizacin deben establecerse, a todos los niveles, cientos de
objetivos secundarios y de planes derivados, para garantizar el cumplimiento con
xito de los objetivos principales que se fijaron.
31

Planificar supone desarrollar un abanico de posibles soluciones a los problemas de


modo que la direccin tenga varias alternativas. Los emprendedores altamente
efectivos planifican, planifican y planifican. Constantemente se preguntan como van
a enfocar sus esfuerzos y traducen esas preguntas en acciones planificadas. Esta
planificacin tiene diferentes formas, ya que stas pueden ser detalladas, basadas
en objetivos estratgicos, o algo tan simple como perseguir dos o tres acciones;
pero lo importante es que todos ellos planifican. La inexistencia de un plan de
negocios y la planificacin inadecuada trae consigo una falta de previsin e impide
hacer una correcta inversin del dinero que entra a la organizacin

Cmo Planificar
Planificar consiste en determinar qu tiene que hacerse, quin debe hacerlo, cmo
debe hacerlo y cundo debe hacerse. Bsicamente la planificacin se realiza en
tres pasos:
Identificacin de las reas clave de resultado.
Fijacin de objetivos.
Elaborar un plan de accin (incluye determinar procedimientos y asignacin de
responsabilidades). El plan de accin implica:
-

Determinar los procedimientos.


Asignar responsabilidades.
Establecer los estndares de control.

Planificar consiste fundamentalmente en responder a las siguientes cuestiones:


Qu hay que hacer?
Cundo debe hacerse?
32

Dnde debe hacerse?


Quin debe hacerlo?
Cmo debe hacerlo?

33

Proceso de Planificacin
1 FASE

Identificacin de los sectores


de resultado clave

2 FASE

Fijacin de objetivos

3 FASE

Desarrollo de procedimientos

.........

qu nos interesa?

.........
.........

dnde estamos?
qu queremos?

.........
.........
.........
.........
.........
Asignacin de responsabilidades .........
Establecer estndares de control .........
.........
.........

qu hacer?
cmo?
dnde?
cundo?
en qu tiempo?
quin lo har?
cundo se habr alcanzado?
hemos tenido xito?
por qu?

1. Identificacin de las reas de Resultado Clave


34

Las reas de resultado clave, son cada uno de los sectores en que un rendimiento
positivo es vital para el xito general del emprendedor. Son reas o categoras
esenciales para el rendimiento efectivo en la institucin o empresa.
Estos sectores se denominan SECTORES DE RESULTADOS CLAVE. Un
rendimiento positivo incide directamente en los sectores clave. Y por tanto,
contribuye al buen rendimiento total.
Los Sectores de Resultado Clave son tareas que influyen de manera realmente
importante sobre los beneficios, no son tareas relacionadas con actividades
marginales. Deben ser identificadas como paso previo a la determinacin de los
objetivos Las tareas relacionadas con actividades marginales tienen poca influencia
en lo que se refiere al crecimiento y resultados generales.
Los Sectores de Resultados Clave influyen sobre la eficacia de cada una de las
siguientes reas:

Aumentan los beneficios.


Amplan los mercados.
Aumentan el movimiento de capital.
Aaden valor al producto.
Mejoran la calidad.
Reducen costos.
Aumentan la satisfaccin del consumidor.
Mejoran el rendimiento de los trabajadores.

Cada emprendedor debera preguntarse cmo dirigir su empresa para que sus
tareas incidan en los resultados clave. Cules son los sectores esenciales en mi
35

puesto de trabajo? Responder a esta pregunta eficazmente incide directamente en


la rentabilidad del trabajo del emprendedor.
No todas las tareas que se realizan inciden o corresponden a los Sectores de
Resultados Clave. Hay que analizar las responsabilidades y seleccionarlas en
funcin de su incidencia en los Sectores de Resultado Clave.
Cada uno de los Sectores de Resultado Clave de un trabajador debe derivarse de
los Sectores de Resultado Clave de la organizacin.
Cuando un emprendedor planifica el trabajo de su equipo, identifica los aspectos o
sectores de rendimiento que son de importancia vital y dentro de esos sectores
establece metas tales como plazos que hay que cumplir, porcentajes de produccin
que deben alcanzarse, mejoras de calidad, reduccin de costos, etc.

36

2. Fijacin de Objetivos
Los objetivos marcados usualmente hacen referencia a cantidad, calidad y coste.
Sin embargo, no se limitan a estos tres temas. Podran referirse a la redistribucin
de un equipo, a la mejora de las condiciones de trabajo, a la introduccin de nuevos
productos o nuevos proyectos... etc. Los objetivos deben ser siempre concretos,
coherentes y alcanzables.
Para que un objetivo sea concreto debe decir en su enunciado qu es lo
que hay que realizar y cmo podr medirse.
Para ser coherente, un objetivo debe estar de acuerdo con las polticas y
objetivos generales de la organizacin. Tiene que estar de acuerdo en
cuanto al objeto, y en cuanto a la prioridad.
Objetivos alcanzables significa objetivos realistas. Los objetivos quiz no se
cumplan siempre, pero el emprendedor debe saber que es posible
realizarlos. Si un objetivo es imposible de realizar, pronto nos
desanimaremos y el resultado ser peor que si no hubiera objetivo alguno.
Pero al mismo tiempo que son alcanzables, los objetivos deben suponer un
reto, y por lo tanto debemos estar dispuestos a pagar algo para
conseguirlos. Deben suponer un esfuerzo.
Por ltimo los objetivos deben tener una fecha de finalizacin y periodos de
control en caso de objetivos a largo plazo, de esta manera se est ms
cerca de alcanzarlos y poder modificar acciones en caso necesario.

Caractersticas de los Objetivos

Medibles.
Realistas y coherentes.
Que supongan un reto.
Con fecha lmite.
Que impliquen accin.

Objetivo: Una meta o fin a alcanzar dentro de un determinado plazo.


37

Tipos de objetivos:

Cuantitativos.
Cualitativos.

Los objetivos deben ser en lo posible verificables, se debera medir su resultado.


Los objetivos cuantitativos no presentan mayor dificultad al establecer el sistema de
medicin, ya que se verifican cantidades, nmeros, etc. Pero los objetivos cualitativos son
de difcil medicin, ya que median cualidades de una meta

Fijacin de Objetivos
Si careces de objetivos generales, reaccionars ante los problemas segn la
impresin del momento, haciendo lo que parece apropiado en ese instante, pero no
vers los caminos que podran llevar, a largo plazo, a beneficios importantes.
Robert H. Schaffer hablaba de la potencia que tienen unos objetivos inspiradores,
claramente establecidos e imaginativos, para obtener un rendimiento extraordinario
de las personas, y del poder de esos objetivos para contribuir a que los grupos
combinen sus esfuerzos y produzcan resultados de conjunto que vayan mucho ms
all de la simple suma de sus capacidades aisladas.

38

3. Desarrollo de Procedimientos
Realizar El Plan de Accin
Una vez hemos definido los objetivos y los sectores de resultado clave debemos
elaborar un plan de accin siguiendo los siguientes pasos:
Determinar procedimientos.
Determinar responsables.
Establecer estndares de control.
El proceso de determinar los procedimientos equivale a decir cmo ser cumplido
el objetivo del plan. Esencialmente, es un proceso en cuatro etapas:

Definicin de actividades.
Establecimiento de tiempos.
Revisin de los recursos.
Determinacin de los lugares.

En cuanto a la asignacin de responsabilidades, debe elegirse al personal mejor


cualificado para la tarea. Y por ltimo, es esencial que tu plan contemple unos
estndares de control, en tiempos y resultados esperados.

39

Orientaciones en planificacin
Asegrate de que tus planes tienen por base los objetivos de la organizacin que
quieres emprender y estn de acuerdo con ellos. Como los actos tienen ms peso
que las palabras, demuestra tus pensamientos actuando.

Todo plan debe relacionarse con el rendimiento de cada puesto de trabajo. S tan
concreto como sea posible. No te olvides de demostrar que el rendimiento de cada
puesto individual est en relacin con el plan general de trabajo. Muestra que el
esfuerzo total lleva al cumplimiento de las metas individuales y de grupo. El plan
debe utilizarse para crear una accin concreta en el lugar de trabajo.

Siempre que sea posible, formula los planes en trminos concretos, precisando
unidades de produccin, cifra de ventas, unidades de producto, cartas escritas a
mquina, reduccin del porcentaje de unidades rechazadas por la inspeccin, etc.
Cuanto ms especficas y concretas sean tus metas, mejor.

40

Actividad: Gestin de tareas


La oficina donde debes pagar los impuestos cierra a las 10 horas. Los comercios y
el correo cierran a las 12 horas y la papelera abre despus de las 11 horas. El
recorrido debe hacerse a pie. Las tareas son las siguientes:
1.- Llevar un certificado a la Notara
2.- Recoger una impresora en el taller
3.- Ingresar dinero en el Banco
4.- Enviar un paquete de 10 kg. por correo
5.- Pagar los impuestos en la oficina
6.- Comprar material de papelera
7.- Visitar a un nuevo proveedor
8.- Esperar unos clientes que llegan a la estacin a las 12.30
9.- Comprar un libro de Gestin de Organizaciones
10.- Comprar porttiles para el negocio

41

Hoja de Tareas:

CORREOS

NOTARA

PROVEEDOR

TIENDA
INFORMTICA

OFICINA

ESTACIN

TALLER
BANCO

PAPELERA

LIBRERA

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Est en tu mano...
El Hachero Esforzado
Haba una vez un hachero que se present a trabajar en una maderera.
El sueldo era bueno y las condiciones de trabajo mejores an y as, el
hachero se decidi a hacer un buen papel.
El primer da se present el capataz, quien le dio un hacha y le design una
zona.
El hombre, entusiasmado, sali al bosque a talar.
En un solo da cort 18 rboles.
-Te felicito -dijo el capataz- Sigue as.
Animado por las palabras del capataz, el hachero se decidi a mejorar su
propio desempeo al da siguiente, as que esa noche se acost bien
temprano.
A la maana se levant antes que nadie y se fue al bosque.
A pesar de todo el empeo no consigui cortar ms que quince rboles.
Me debo haber cansado, pens, y decidi acostarse con la puesta del sol.
Al amanecer se levant y decidi batir su marca de dieciocho rboles.
Sin embargo no lleg ni a la mitad.
Al da siguiente fueron siete, luego cinco, y el ltimo da estuvo toda la tarde
tratando de derribar el segundo rbol.
Inquieto por el pensamiento del capataz, el hachero se acerc a contarle lo
que le estaba pasando y a jurarle y perjurarle que se esforzaba al lmite de
desfallecer.
El capataz le pregunt:
-Cundo afilaste tu hacha por ltima vez?
-Afilar? No tuve tiempo de afilar, estuve muy ocupado cortando rboles.
43

Fin del Trayecto...


Para finalizar este mdulo y reflexionar sobre lo que hemos trabajado en l,
veremos un video que resume el espritu emprendedor.

El viaje contina....

44