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Gua de usuario

Perfil Direccin

ManualdeInventario
Febrero2014
Versin1

Manual de Inventario

NDICE
1

INTRODUCCIN.................................................................................... 2

ACCESO AL MDULO DE INVENTARIO...................................................... 2

UNIDADES ORGANIZATIVAS................................................................... 5
3.1

Trabajar con las unidades organizativas

3.1.1 Alta y modificacin en las unidades organizativas ................ 9


4

CATLOGO DE RECURSOS.................................................................... 11
4.1

Trabajar con los recursos inventariables

13

4.1.1 Crear nuevas entradas en el catlogo de recursos.............. 14


4.1.2 Material inventariable procedente del ISE ......................... 16
4.1.3 Catalogar material inventariado de otras procedencias ....... 18
4.2
5

Ajustar inventario ISE

21

DOCUMENTOS .................................................................................... 23

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Manual de Inventario

1 INTRODUCCIN
Los centros educativos dependientes de la Consejera de Educacin, Cultura y
Deporte (en adelante CECD), deben documentar y gestionar, para el control de su
actividad econmica y bajo el amparo legal que les regula, entre otros registros
(Registros de ingresos y gastos, Registro de movimientos en cuenta corriente y de
movimientos de caja), el registro de inventario.
El inventario es un elemento clave del control interno y de registro documental de
los bienes y dems objetos pertenecientes al centro. Mantener un registro de
inventario no es ms que la comprobacin y recuento de las existencias fsicas.
Controlar la fecha de adquisicin, la identificacin, la ubicacin, la adscripcin y el
estado del uso garantiza la salvaguarda de estos elementos. Reconocer el grado de
amortizacin de los elementos atendiendo a su vida til, nos asegura su reposicin
y existencias, as como el desarrollo de las actividades y funciones que estos
objetos y/o elementos desempean en el centro.
Los centros docentes, hasta ahora, utilizaban para la gestin y el control de su
inventario una diversidad de programas externos al sistema Sneca, que impeda a
la Consejera, por la falta de uniformidad en estos registros, realizar algn control
sobre los mismos y conocer el nmero de centros docentes que llevan el inventario
y la situacin de los centros escolares.
Estas circunstancias originan la necesidad de unificar criterios y poner en
funcionamiento, a partir del curso acadmico 2013/2014, en el sistema de
informacin Sneca un nuevo mdulo de inventario, ligado al proceso contable de
los centros, as como integrarlo con los sistemas de distribucin de material del
Ente Pblico Andaluz de Infraestructuras y Servicios Educativos (ISE).
La implantacin de este nuevo mdulo permitir a los centros realizar el control del
material que tenga consideracin de inventariable, quedando excluido del mismo el
material fungible del centro, es decir, el que se consume con el uso. Este recuento
de elementos inventariables cumple el objetivo primordial de conseguir un
inventario actual, fiable y acorde con la realidad fsica de los centros.
Sirva el presente manual de usuario a nivel de centro como aclaracin de las
distintas funcionalidades que tiene el nuevo mdulo de Inventario, implementado
en la aplicacin Sneca.

2 ACCESO AL MDULO DE INVENTARIO


Tras
identificarnos
en
el
sistema
de
informacin
Sneca
(www.juntadeandalucia.es/educacion/seneca) con nuestro usuario y contrasea,
escogeremos el perfil Direccin anlogo.

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A tener en cuenta
Esa pantalla de Seleccin de Perfil la vemos si tenemos ms de un perfil de
acceso a la aplicacin.
Este paso es importante ya que el perfil con el que entremos en Sneca nos
permitir realizar las actuaciones asociadas a dicho perfil y no otras.
Al acceder a Sneca, tras seleccionar nuestro perfil de acceso, veremos la pantalla
emergente de Avisos.

Saber ms
La pantalla de Avisos es una ventana emergente que nos muestra informacin
adicional de considerable importancia. Debemos tenerlos en cuenta y revisarlos,
porque informan de nuevos plazos o avisan de ciertos procesos. De hecho desde
estos avisos se informarn a los centros si tienen que ajustar su inventario ISE
(Informacin ampliada en el punto - 4.2 Ajustar inventario ISE - del presente
manual). Los nuevos avisos se relacionan como primeros en el listado. Una vez
ledos, podemos cerrar la ventana.

Al cerrar esta ventana emergente nos situamos en el rea principal de trabajo de la


aplicacin, desde donde podremos adems de consultar algunos detalles
importantes (Avisos, Documentos pendientes de Firma, Solicitudes Teletramitadas
y Agenda) realizar las actuaciones asignadas al perfil seleccionado.

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El acceso a las opciones de este nuevo mdulo de Inventario se realiza


seleccionando en el men principal la opcin Centro / Inventario.

Men principal del mdulo <Inventario>

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Esta nueva entrada de men presenta los siguientes submens:

Unidades organizativas: Da acceso a la funcionalidad que permite la


gestin de las unidades organizativas del centro, para la asociacin de los
recursos a sus correspondientes dependencias de adscripcin.

Catlogo de recursos: Se accede al catlogo general de recursos


propuesto por los Servicios Centrales de la CECD. desde donde se llevar a
cabo el registro de inventario.

Ultraporttiles Escuela TIC 2.0: Da acceso a la funcionalidad actual que


recoge el conjunto de ultraporttiles asociados al proyecto Escuela TIC 2.0.
(Cuenta con su propio Manual de funcionamiento).

A continuacin abordaremos, siguiendo el orden, las dos opciones de este mdulo


de Inventario.

3 UNIDADES ORGANIZATIVAS
En la cumplimentacin del Anexo VIII de la Orden 10 de mayo de 2006, por la que
se regula la gestin econmica de los centros docentes pblicos dependientes de la
CECD, hay que indicar tanto la dependencia de adscripcin como la localizacin del
material inventariable. La dependencia de adscripcin incluye a los departamentos
y a las unidades organizativas existentes en el centro.
Estas dependencias de adscripcin no se entienden como un espacio fsico, sino
como una unidad administrativa o funcional. Por ejemplo, un microscopio puede
tener como dependencia de adscripcin el departamento de ciencias naturales y
estar fsicamente (localizacin) en el laboratorio del centro.
En esta primera opcin del men se expone por defecto, normalizado en el sistema,
una estructura arborescente con distintas unidades organizativas.

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Al comienzo del formulario podremos decidir si queremos que se presenten slo las
unidades organizativas vigentes o si por el contrario queremos tambin consultar
las unidades que no estn vigentes. Porque por defecto la pantalla al acceder
mostrar todas las unidades, tanto vigentes como no vigentes. As mismo, en el
mismo formulario de la cabecera podremos solicitar la bsqueda de una
determinada unidad organizativa.
Este catlogo general de unidades organizativas disponible en la aplicacin Sneca,
normalizado por los Servicios Centrales (SSCC) de la CECD, es comn a toda la
comunidad educativa.
Compuesta de una rama padre (Unidades organizativas) del que van saliendo
unidades organizativas dependientes de su familia, se presenta con el objeto de
facilitar a los usuarios su comprensin y como propuesta inicial de catlogo general.
Podremos consultar las unidades organizativas cargadas automticamente por el
sistema desplegando la estructura. Para ellos pulsaremos sobre el smbolo (+)
dispuesto en la rama padre (Unidades organizativas) y en los bloques intermedios.

A partir de esta estructura de unidades organizativas, regladas en Sneca como


una estructura estndar, el centro educativo puede definir y planificar, en funcin
de sus propias necesidades, la creacin de otras unidades organizativas.

3.1 Trabajar con las unidades organizativas


Antes de planificar nuevas unidades organizativas tenemos que diferenciar las
unidades organizativas que son rama final y las unidades organizativas que no son
rama final. La condicin de final o no final se puede apreciar en el men Detalle de
la unidad organizativa.

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Unidades organizativas que no son rama final: Podramos denominarlas


bloques o elementos intermedios. Se diferencian de las finales por:
o Cerrado
),
Les precede un smbolo en forma de candado (Abierto
estn subrayadas y subordinada a la misma (si el candado est abierto) se
pueden crear nuevas entradas, haciendo uso de la opcin del men
emergente Nuevo tem (ampliado ms adelante).

A tener en cuenta
Si el candado de una unidad organizativa normalizada est cerrado , significa que
no podremos definir unidades organizativas a partir de esta rama, a pesar de que
sta sea una unidad organizativa no final.

Saber ms
Los SSCC, al crear el conjunto de unidades organizativas estndar, determinan si
los centros educativos pueden a partir de las mismas crear otras entradas.

Unidades organizativas finales: Les precede este smbolo , no estn


subrayadas y su men emergente no permite crear bajo stas entradas ms
unidades organizativas.
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Saber ms
Slo es posible asignar material inventariable a las unidades organizativas que son
Rama final. (Opcin ampliada en el punto - 4. Catlogo de Recursos- del presente
manual).
Desde esta pantalla de rbol del catlogo de unidades organizativas se
proporcionan las herramientas necesarias para la creacin de unidades
organizativas, a partir de las ya definidas en el propio catlogo general
normalizado.
En funcin de la unidad organizativa o bloque intermedio seleccionado, el men
emergente puede ofrecer o no las siguientes opciones que a continuacin
ampliamos:

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3.1.1 Alta y modificacin en las unidades organizativas


El alta de nuevas unidades organizativas se hace desde la opcin Nuevo tem del
men emergente.

Esta opcin permite la creacin de una nueva unidad organizativa, dependiente de


la entrada seleccionada. Slo estar disponible en las unidades organizativas que
permiten nuevas entradas, es decir en aquellas ramas que no fueron definidas
como finales y que adems tengan el candado abierto
colegiados).

: Ejemplo: rganos

Cumplimentaremos los campos requeridos en la pantalla Detalle de unidad


organizativa y pulsaremos Aceptar para grabar esta nueva entrada en la
estructura del catlogo del centro.

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Manual de Inventario

El acceso a la pantalla de edicin de la unidad organizativa lo haremos


seleccionando el men Detalle.

Desde esta opcin de acceso a la pantalla de edicin podremos visualizar y/o


modificar, si fuese necesario, los campos introducidos anteriormente al crear el
tem.

Las unidades organizativas normalizadas en el catlogo estndar no podrn ser


modificadas desde esta pantalla de edicin.

Con estas otras dos opciones del men emergente podremos:

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Reordenar: Permitir la reordenacin dentro del catlogo, de una unidad


organizativa en particular. Slo podremos reordenar las unidades organizativas o
entradas creadas desde el centro.

Borrar: Slo se podrn borrar las unidades organizativas creadas por el centro,
que no dependan de ellas ms entradas y que no tenga asociado ningn elemento
inventariable del catlogo de recursos.

Saber ms
Si queremos distinguir las unidades organizativas creadas desde el centro del
catlogo estndar normalizado, sera muy til incluir cuando definamos las
unidades algn smbolo o carcter antes de escribir la denominacin. (Sirva de
ejemplo las siguientes imgenes).

4 CATLOGO DE RECURSOS
Desde esta segunda opcin del men tendremos acceso al catlogo normalizado del
material inventariable, a partir del cual los centros educativos pueden gestionar y
definir su material.

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Manual de Inventario

Utilizando el formulario que presenta la pantalla podremos solicitar que slo se


presenten los recursos activos o localizar de inmediato un determinado recurso.
Este catlogo normalizado, creado tambin desde SSCC y consensuado con el ISE,
est organizado en una estructura arborescente y se compone de un catlogo
padre (Material inventariable) del que van saliendo ms recursos dependientes de
su familia. Igualmente este catlogo puede ser ampliable por los centros
educativos, segn sus necesidades.
Las ramas de los recursos del catlogo normalizado, cargados por el sistema
automticamente, podemos consultarlas desplegando la estructura. Para ellos
pulsaremos sobre el smbolo (+) dispuesto en la rama padre (Material
inventariable) y en los bloques intermedios.

A tener en cuenta
En la parte superior derecha de esta pantalla se dispone el icono Ajustar inventario
ISE
(Ampliado en el punto - 4.2
manual).

Ajustar inventario ISE - del presente

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4.1 Trabajar con los recursos inventariables


Observando la estructura normalizada y cargada en el sistema, distinguimos
entradas con el candado abierto

y otras con el candado cerrado

Concretamente nos encontraremos abiertas en la estructura estndar estas


entradas:

Otro
Otro
Otro
Otro

material deportivo
material didctico
material TIC
mobiliario

A tener en cuenta
Las entradas normalizadas que tienen el candado cerrado, al igual que las unidades
organizativas, no permiten crear ms entradas a partir de stas. Mientras que la
que estn abiertas, permiten con las opciones de su men emergente crear ms
entradas. (Ampliado en el punto - 4.1.1 Crear nuevas entradas en el catlogo de
recursos del presente manual)
En esta estructura normalizada convivir el material inventariable procedente del
ISE con el material inventariable que tiene el centro de otras procedencias
(Compras realizadas por el centro, Donaciones, Origen desconocido). En el
catlogo normalizado aparecer cargado el material inventariable procedente del
ISE.

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El material de procedencia distinta al ISE debe catalogarse en las entradas


estndar. Pero si el material a clasificar no se corresponde con ninguna de las
entradas del catlogo de recursos estndar, podr inscribirse en estas otras
entradas abiertas, que el centro tendr que gestionar.
En los siguientes puntos diferenciaremos, la creacin de nuevas entradas, cmo
est inventariado el material procedente del ISE y cmo registrar el material de
otras procedencias.

4.1.1 Crear nuevas entradas en el catlogo de recursos


A partir de las cuatros entradas abiertas disponibles en el catlogo de recursos, el
centro puede crear nuevas entradas.
Para ellos seleccionaremos la opcin habilitada de Nuevo tem.

Cumplimentaremos los campos


aceptaremos para grabarlo.

solicitados

en

esta

pantalla

de

edicin

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Manual de Inventario

Si en la edicin del tipo de recurso indicamos que es Rama final, aparecer junto a
esta entrada el siguiente smbolo . Y si hemos indicado que no es final aparecer
. Un recurso con el candado abierto permitir seguir creando,
el candado abierto
dependiente a ste, nuevas entradas con el men Nuevo tem.

Con la opcin Detalle accedemos a la pantalla de edicin del recurso. La edicin


slo es posible si el recurso inventariable o la entrada han sido definidas por el
centro educativo.

Las entradas del catlogo que son recursos estndar normalizados desde SSCC slo
podremos consultarlas.

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A tener en cuenta
La informacin que se dispone en el campo Palabra clave de la pantalla Tipo de
recurso inventariable, servir de ayuda para el filtrado adicional que se presenta
en el formulario de bsqueda de la pantalla Registro de inventario.
Los recursos definidos desde el centro que son Rama final, podrn ser reordenados
con la opcin Reordenar y eliminados con la opcin Borrar. Nunca podremos
borrar un recurso si bajo ste dependen otros recursos.

4.1.2 Material inventariable procedente del ISE


El material del centro procedente del ente Pblico Andaluz de Infraestructuras y
Servicios Educativos (ISE), por defecto, aparecer cargado en el sistema en su
correspondiente categora.
Podremos consultar este material pulsando la opcin Material inventariado del
men emergente localizado en cada entrada de la estructura.

Al seleccionar esta opcin, se accede a la pantalla Registro de inventario


diferenciada por dos zonas.

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Manual de Inventario

Una primera zona con el formulario de consulta y el botn adicional de bsqueda.

Estos campos adicionales de bsqueda, dispuestos en la zona de Bsqueda


avanzada, nos permitir sintetizar y abreviar la localizacin de determinados
elementos inventariables.
En la otra zona, ms abajo, se presentarn los recursos inventariados del centro.
Tanto los procedentes del ISE, como el material que el centro haya registrado de
otras procedencias (Ampliado ms adelante), que se ajustan a esa categora y que
cumplen los criterios filtrados en el formulario.
Reconoceremos la procedencia del material por la informacin disponible en el
campo Procedencia.

Tambin las opciones disponibles en el men emergente de los elementos


inventariado nos ayudan a presupone su procedencia.
El men Detalle, habilitado en todos los elementos con independencia de la
procedencia, permite con la edicin de algunos campos, realizar las modificaciones
y puntualizaciones por parte de los centros en los bloques: Datos de ubicacin
actual, Datos de la baja y Observaciones.

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La pantalla edicin de un material procedente del ISE cuenta con un bloque ms


(Datos ISE), a diferencia de la pantalla de un material de otra procedencia.
En el apartado Dotacin del ISE de este bloque aparece el destino original de una
determinada dotacin. Si ste ha cambiado, el centro lo podr indicar en el
desplegable Empleo en el centro.

Con la opcin Borrar, habilitada slo para el material de procedencia distinta al


ISE, eliminaremos este registro catalogado desde el centro.

4.1.3 Catalogar
material
procedencias

inventariado

de

otras

El alta del material inventariado que no procede del ISE tambin se hace
seleccionando la opcin Material inventariado del men emergente.
Como ya se coment en el apartado 4.1 Trabajar con los recursos inventariables, el
material de procedencia distinta al ISE, debe catalogarse en las entradas estndar.
Pero si el material a clasificar no se corresponde con ninguna de las entradas del
catlogo de recursos estndar, podr inscribirse en las otras entradas abiertas, que
el centro gestiona.

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Manual de Inventario

Esta opcin del men, como ya hemos visto con anterioridad, nos lleva a la pantalla
Registro de inventario. En ella, adems de consultar y gestionar el conjunto de
material inventariado de nuestro centro, podremos, con los iconos disponibles en el
margen superior derecho, registrar el material inventariable del centro de
procedencia distinta al ISE (Donaciones, Compras y adquisiciones).

El icono de Nuevo permite el alta individual del material. Definiremos los datos
generales del mismo, la procedencia con su fecha de alta, su nmero de registro y
de serie y los datos de su ubicacin actual.

El Alta masiva de recursos es la opcin que utilizaremos para dar el alta de


varios recursos.

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Manual de Inventario

Detallaremos los datos del material a inventariar, el nmero de unidades y


desglosaremos la ubicacin de los mismos con sus correspondientes dependencias
de adscripcin.

Saber ms
Estas dependencias de adscripcin son los departamentos o las unidades
organizativas que son rama final, dispuestas en el primer men de Unidades
organizativas.
Una vez pulsemos el botn Aceptar, el segundo paso de este proceso de alta
masiva es comprobar, en la siguiente pantalla, que los recursos creados estn
correctos, definir las particularidades de cada unidad, el nmero de registro
alternativo que pudiera tener el centro y las posibles diferencias con respecto a los
datos generales.

Saber ms
El campo N de registro general, ser un campo calculado automticamente por el
sistema que no podr ser editado. El valor de este ser la concatenacin del cdigo
del tipo de material y una secuencia nica de los recursos separados por un '-'.

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Revisada toda la informacin de los recursos indicados, aceptaremos la pantalla


para grabarlos.
El alta de los recursos inventariables que el centro ha registrado podr consultarse
y modificarse si fuese necesario, desde las siguientes opciones del men.

Detalle: Podremos realizar modificaciones en los campos editables del


recurso, as como tambin notificar la baja del mismo.

Borrar: Opcin que permite el borrado de este recurso.

4.2 Ajustar inventario ISE


En relacin al material que el centro educativo tiene inventariado procedente del
ISE podra existir algn tipo de descuadre. El centro ser informado de este
desajuste a travs de un mensaje que aparecer en la ventana de avisos, que se
despliega al acceder a la aplicacin.

En tal aviso se ofrecer al detalle la informacin relacionada con el ajuste, para que
el centro lo reconozca y lo subsane.

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El ajuste del inventario ISE lo haremos seleccionando en la pantalla Catlogo de


recursos inventariables el icono denominado con la misma accin. (Ajustar
inventario ISE).

Al pulsar esta opcin, el sistema nos ofrecer en un desplegable el material


procedente del ISE que tenemos que reajustar.

Cuando escojamos la dotacin a ajustar, en pantalla aparecer la relacin de ese


material inventariable procedente del ISE que tiene el desajuste.

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Seleccionaremos el material que nos requieren y pulsaremos Aceptar para grabar


los cambios.
Este proceso de ajustar inventario ISE lo haremos con todas las dotaciones que
tengamos que ajustar.

5 DOCUMENTOS
Desde Sneca podremos generar los documentos necesarios relacionados con este
nuevo mdulo de inventario y asociados a nuestro de perfil de Direccin o anlogo.
Para ver todos los documentos que podremos generar entramos en la opcin
permanente de Documentos, disponible en la cabecera.

Una vez dentro de la pantalla para solicitar un documento podemos, realizar la


bsqueda o localizarlo en el bloque de men que corresponda. (Centro /
Inventario)

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Los bloques y los elementos intermedios de los bloques, en los que se divide el
rbol, no son propiamente documentos y se diferencian porque tiene un smbolo en
forma de carpetas

. Los documentos que podemos generar son los que le

preceden el smbolo de un folio

Al seleccionar un documento pueden darse dos situaciones:


Que el sistema necesite que cumplimentemos un formulario, tras el cual la
solicitud de generacin del documento se pondr en marcha.
Que el sistema no precise ninguna informacin adicional y por tanto
comience a generar el documento directamente.
Sabremos que el documento que hemos solicitado se est generando cuando a
continuacin nos aparezca el siguiente mensaje.

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Manual de Inventario

Mientras el documento se est generando podemos seguir trabajando en Sneca y


cuando el sistema haya terminado de generarlo, nos avisar con un mensaje.

Si aceptamos, visualizaremos el documento en ese mismo momento. Si


cancelamos, podremos verlo ms tarde. No obstante, si deseamos abandonar la
sesin antes de que el documento acabe de generarse, podemos salir de la
aplicacin y en la siguiente conexin, al acceder, nos aparecer un aviso
comunicndonos que podemos ver el documento que solicitamos y que se acab de
generar.
Si elegimos visualizar el documento ms tarde podremos hacerlo, desde el men de
Utilidades / Documentos solicitados o bien desde la misma pantalla de
documentos pinchando en el botn Documentos Solicitados que aparece en el
extremo derecho de la cabecera
documentos solicitados.

. Ambas opciones nos llevarn al listado de

En esta opcin de Documentos Solicitados se relacionan todos los documentos


que se van generando.

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Manual de Inventario

Si el documento an no ha terminado de generarse, podemos pulsar el botn


, que nos permitir cargar nuevamente la pantalla de documentos,
Refrescar
actualizando el progreso de la creacin del mismo.
Al pulsar sobre cualquiera de los documentos ya generados, el men emergente
nos da la posibilidad de: Ver documento, Descargar documento y Borrar.
En aquellos documentos que requieran firma reconocida, se mostrarn activas las
opciones Enviar a bandeja de firma, Firmar y Firmar y presentar.

A tener en cuenta que


Los documentos generados se guardan durante un tiempo determinado en la
bandeja de Documentos solicitados, accesible desde la opcin del mismo nombre
del men Utilidades / Documentos solicitados de la aplicacin.

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