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I.

PLAN DE INVESTIGACIN
1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA:
1.1 Situacin problemtica
Las organizaciones manejan cada vez ms cantidad de documentos debido a la
gran variedad de procesos y a la informacin que estos necesitan durante su
desarrollo. Es necesario aplicar tcnicas de gestin documental, mediante los
sistemas adecuados para automatizar y tambin gestionar de forma correcta y
ptima todo el cmulo de documentacin con la que trabajan.

El trmino gestin documental suele utilizarse para hacer referencia al control


automatizado de documentos electrnicos a travs de su ciclo de vida completo
en una organizacin, desde su creacin inicial hasta su archivado final. Si, como
afirman autores, el 90% de la informacin de una organizacin reside en
documentos, resulta evidente suponer que el aumento de la eficiencia en su
gestin dar lugar al consiguiente incremente de competitividad de la
organizacin. Tal objetivo no ser, sin embargo, posible sin unas herramientas
informticas adecuadas que genricamente reciben el nombre de Sistemas de
Gestin Documental (SGD) o, en ingles Document Management Systems
(DMS), que, entre otros, ofrezcan mecanismos para la identificacin,
almacenamiento, seguimiento, recuperacin y presentacin de los documentos.

De acuerdo a lo visto y al haber identificado una institucin con la necesidad de


tener que redisear el proceso de trmite documentario se plante lo siguiente.
Que la Universidad Cesar Vallejo por ser una institucin privada maneja una
gran cantidad de documentos que se procesan diariamente, lo cual genera ciertas
deficiencias tales como: que no es posible calcular el tiempo que un documento
demora en ser procesado por las dependencias inmersas en el proceso de trmite.
Adems no se puede determinar el tiempo restante que tiene el documento para
ser resuelto por todas las dependencias inmersas en el proceso. Es tedioso y
complejo conocer el recorrido total o parcial del documento por las diversas
dependencias y personal inmersos en dicho trmite, asimismo su estado y/o
condicin. No se puede determinar cuntos y cules son los documentos que se
encuentran por recepcionar y derivar por dependencia. Los tiempos de espera,
atencin, registro, seguimiento y respuesta son demasiados extensos generando
en la poblacin y el personal un malestar e incomodidad al tratar de conocer el
curso de su documento. No existe un control de los documentos admitidos, por
la gran cantidad de documentos que se generan al da, lo cual genera un ingreso
desorganizado de documentos.

Se presenta una inversin adicional innecesaria en adquisicin de libros de


registro para mantener un control de cada documento emitido y recepcionado
por cada dependencia.
Cada uno de estos escenarios ocurre por la limitante de no contar con un sistema
informtico de soporte tecnolgico que permita agilizar y mejorar el proceso de
trmite documentario. Es por este motivo que se propone como solucin
implementar un sistema de gestin documentaria basado en tecnologa
WORKFLOW para el manejo del proceso de trmite documentario en la
Universidad Cesar Vallejo
1.2 Formulacin de problemas
De qu forma las tecnologas workFlow ayudan a mejorar el proceso de
gestin documentaria en la Universidad Csar Vallejo?
1.3 Justificacin
Social:
La comunidad en general tanto estudiantil como colaboradores se
vern beneficiada porque podr acceder de una manera rpida y
sencilla desde cualquier lugar donde exista una conexin a Internet,
para ver el estado y ubicacin de su expediente sin tener la necesidad
de emplear tiempo y dinero innecesarios al acudir a la universidad
por dichos procedimientos.
Tecnolgica:
El uso de un sistema informtico de este tipo permitir que los
procesos de trmite documentario sean ms estandarizados, lo cual
origina tener un control de los documentos y procesos, generando
ahorro de tiempos al personal y a la comunidad en general, dando a
la universidad la imagen de una institucin moderna e innovadora.
Econmica:
A travs de la aplicacin y desarrollo de este proyecto de
investigacin, se pretende ayudar en cierto modo a la organizacin, a
la reduccin de costos asociados a la Gestin Documentaria y al uso
del papel, contribuyendo con el Sistema de Gestin Documentaria Cero Papel, as como con la preservacin del medio ambiente debido
a su alto ndice de omisin de uso de papel.
Los beneficios del uso de documentos electrnicos, los cuales se
traducen principalmente en: reduccin de costos, procesos ms
eficientes, mejor comunicacin, coordinaciones y un trabajo en
equipo e incluso una nueva organizacin.
Cientfica:

Con el desarrollo de esta investigacin, se pretende servir de apoyo y


gua para futuras investigaciones, las cuales estn relacionadas en
cierto modo con el tema que se investiga, y as mismo aportar nuevos
conocimientos con el uso de nuevas tecnologas y metodologas de
trabajos.
2. OBJETIVOS
2.1 Objetivo general
Desarrollar un Sistema de Gestin Documentaria basado en la
tecnologa workFlow
para mejorar el proceso de Trmite
Documentario en la universidad Cesar vallejo de Chiclayo.
2.2 Objetivo Especficos
Mejorar el nivel de conocimiento del estado de los documentos.
Disminuir el tiempo de procesamiento de un trmite documentario
Reducir el tiempo de atencin a los usuarios.
Reducir el tiempo de transferencia de los documentos de un rea a
otra.
Aumentar el nmero de documentos resueltos al da
Aumentar el nmero de usuarios atendidos al da.
Reducir el nmero de documentos almacenados en las dependencias
del usuario.