PTH - 01

SELECCIN Y CONTRATACIN DE
PERSONAL

Versin 3
Vigencia: 18/11/2014
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1. OBJETIVO
Establecer los parmetros para la seleccin de personal para la Corporacin Universitaria
Comfacauca UNICOMFACAUCA, con el fin de vincular personal acorde a los perfiles requeridos
para cada cargo.
2. ALCANCE
Este documento aplica desde la necesidad de personal hasta la seleccin del cargo vacante y la
desvinculacin o retiro.
3. RESPONSABILIDADES
ACTIVIDAD
Solicitar personal
Entrevista al personal
Aprobacin de hoja de vida
Reclutamiento y Referenciacin
Desvinculacin o retiro

RESPONSABLE
Jefe Inmediato
Jefe inmediato, Talento Humano y/o Psiclogo (a)
Rector
Talento Humano
Talento Humano

4. DEFINICIONES
CANDIDATO: Persona que se postula para ocupar un cargo.
CONTRATACIN: Procedimiento que se lleva a cabo para formalizar la relacin contractual
con los funcionarios que ingresan a la Corporacin.
DOTACIN: Asignacin al personal de vestuario y herramientas adecuadas para el
desempeo de sus funciones.
ENTREVISTA: Reunin entre el candidato y personal de la Corporacin para evaluar el
cumplimiento del perfil y requisitos de la Corporacin.
EVALUACIN PSICOTCNICA: Prueba psicolgica tipo inventario, que arroja informacin
preliminar acerca de las caractersticas de personalidad del candidato.
INDUCCIN: Consiste en integrar al personal nuevo a la organizacin, a sus tareas
especficas y dentro de la poltica de la organizacin.
PROMOCION: Ascender un colaborador dentro de la Corporacin.
PRESELECCIN: Persona(s) con determinadas caractersticas para ocupar un cargo.
PROFESOR Y/O DOCENTE: Profesional encargado de impartir conocimiento integral.
SELECCIN: Eleccin de una o varias personas dentro de un grupo.
SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL: Sistema al que se vincula al personal que labora en la
Corporacin por medio de contrato a trmino fijo (salud, pensin, riesgos laborales y
parafiscales).
VACANTE: Cargo que no se encuentra ocupado.
5. DESCRIPCIN
Para llevar a cabo la vinculacin de personal administrativo y docente, se tienen en cuenta las
siguientes fases:

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5.1. DEFINICIN DE LA VACANTE

La necesidad de vincular o promocionar un colaborador dentro de la Corporacin se produce
teniendo en cuenta los siguientes aspectos:

Retiro voluntario o renuncia

Despido
Terminacin del contrato
Creacin de nuevos cargos, para ello se define el perfil del cargo.
Promocin
Traslado

El solicitante registra la necesidad en el documento FTH 16 Requisicin y Contratacin de

personal, justificando la razn por la cual requiere el cargo y la informacin all contenida.
EL requerimiento del personal docente de los programas de educacin superior se har
en consideracin de la distribucin de la labor acadmica y de la planta existente de
acuerdo con lo establecido en el Reglamento Profesoral.
5.2. SELECCIN DE PERSONAL ADMINISTRATIVO
El proceso de seleccin tiene por objetivo vincular a la Corporacin personal que cumplan con
el perfil requerido.
Cuando el candidato no cumpla con las especificaciones del perfil establecido, para el cargo
que se requiere, se podr realizar homologacin de experiencia por educacin y/o formacin
por educacin, tanto para el personal administrativo y docente.
El proceso de seleccin para el personal administrativo se realiza en cuatro etapas:

Convocatoria
Entrevista
Evaluacin psicotcnica (No aplica para los docentes labor acadmica)
Verificacin de referencias
El proceso de seleccin de los docentes para los programas de educacin superior, se har
con lo establecido en el Reglamento Profesoral.
La Corporacin se encargar de capacitar cuando el personal docente no cuente con
formacin suficiente en normativa de la educacin superior o pedagoga.

5.3.

CONVOCATORIA PARA EL PERSONAL ADMINISTRATIVO

Es una actividad de divulgacin, para la recepcin de hojas de vida, atrayendo de manera

selectiva, mediante diferentes tcnicas de comunicacin, candidatos que cumplan con los
requisitos mnimos del perfil del cargo.
Para la recoleccin de hojas de vida se tienen dos tipos de fuentes:
Fuentes Externas: Recoleccin de hojas de vida por medio de agentes externos.

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Bolsas de Empleo, Agencias de Empleo: Son organizaciones especializadas en el

reclutamiento y seleccin de personal.
Avisos Clasificados: Se establecen unas pautas claras en un lenguaje sobrio y sencillo,
con la mayor exactitud posible sobre las caractersticas exigidas tales como: Formacin,
experiencia, reas de capacitacin, disponibilidad de tiempo entre otras.
Referidos: Personal dentro de la Corporacin que recomienda a un posible candidato que
cumple con el perfil.
Fuentes Internas: Personal que est vinculado con la Corporacin directa o indirectamente y
cumple con el perfil, el cual se promociona.
La convocatoria interna del personal administrativo se realiza mediante promocin, el cual es un
reconocimiento al personal administrativo que ha alcanzado un buen rendimiento en el
desempeo de sus funciones y se identifica con los objetivos de la Corporacin, para asumir un
cargo de mayor de complejidad y ms de responsabilidad.
5.4.

EVALUACIN PSICOTCNICA

Tiene como objetivo discernir acerca de la presencia o no de rasgos personales que se

consideran crticos para el desempeo en el cargo y en la Corporacin. El Rector define las
pruebas psicotcnicas a realizar dependiendo del cargo a ocupar.
Con base en los resultados de las pruebas, se continua con el proceso de seleccin, cuando el
candidato no obtenga los resultados esperados la hoja de vida es archivada.
5.5.

ENTREVISTA

Se cita a los candidatos que presentaron la prueba psicotcnica y que fueron seleccionados
para la entrevista.
La entrevista de seleccin es la tcnica mediante el cual se obtiene se ampla informacin
acerca del candidato y su entorno. Informacin que se requiere para evaluar las capacidades y
preparacin del candidato con el fin de establecer si cumple con los requisitos del cargo a
desempear.
5.6.

VERIFICACIN DE REFERENCIAS

Este proceso se realiza a los candidatos que por los resultados favorables en la entrevista y
evaluacin psicotcnica han sido seleccionados para ocupar el cargo vacante. Talento Humano
realiza mediante seguimiento telefnico la verificacin de referencias laborales y personales del
candidato preseleccionado mediante el formato FTH - 15 Formato nico de Hoja de Vida.
Nota: Las referencias de los docentes son verificadas por las Direcciones de Programa
de acuerdo con la labor acadmica.
5.7. RESULTADOS PROCESO DE SELECCIN

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Este proceso termina con la notificacin va telefnica al candidato escogido, informndole las
condiciones laborales del caso y los requisitos necesarios para la vinculacin laboral y la fecha
de vinculacin.
Tambin se les informar la decisin tomada por la Corporacin, a los candidatos no escogidos
pero que llegaron a la etapa final del proceso, en el formato FTH 17 Notificacin Proceso de
Seleccin o por telfono y/o correo electrnico.
En caso de no existir un candidato acorde al perfil requerido, el Rector definir el proceso a
seguir.
5.8.

CONTRATACIN DE PERSONAL

Se formaliza el proceso con la firma del contrato y afiliaciones a seguridad social.

5.9. INDUCCIN
Se realiza induccin al(los) nuevo(s) colaborador(es) a travs del formato FTH-02 Induccin y
Re-induccin de manera general y especfica para el cargo, la metodologa se encuentra
definida en el documento PTH-02 Capacitacin de Personal.
La induccin general es coordinada por Talento Humano quien incluye los siguientes aspectos:

Presentacin del portafolio de servicios.

Descripcin de las actividades realizadas por la Corporacin.
Presentacin de la estructura organizacional, misin, visin, poltica de calidad, objetivos
de calidad, mapa de proceso y caracterizacin del proceso dependiendo del cargo a
ejecutar.
Recorrido por las instalaciones y presentacin de los compaeros de la Corporacin.

La induccin especfica, la realiza la persona con el conocimiento total del cargo a desempear,
esta incluye:

5.10

Presentacin del puesto de trabajo

Funciones
Responsabilidades
Documentacin que maneja el cargo
Asignacin de recursos
RETIRO DE PERSONAL

El personal de la Corporacin puede desvincularse por las siguientes razones:

Renuncia voluntaria por parte del colaborador

Despido con justa causa por Incumplimiento del Reglamento Interno de Trabajo y/o
Reglamento Profesoral
Terminacin de Contrato

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Cuando el colaborador se desvincula de la Corporacin por alguna de las razones citadas, se le

solicita el carn y la dotacin si aplica. As mismo debe diligenciar el formato FTH 14 Paz y
salvo para la liquidacin de las prestaciones sociales y finaliza con la entrega del cargo y
del A22 cuando as se requiera.
Para que quede constancia se le entrega la carta de terminacin de contrato o aceptacin de la
renuncia, se reporta la novedad de retiro en el formato de nmina FTH-06 Novedades de
Nmina para realizar la desvinculacin al sistema de seguridad social y se cancela la
liquidacin de prestaciones sociales a que haya lugar.
6. CONVOCATORIA PERSONAL DOCENTE PARA LOS PROGRAMAS DE EDUCACIN
SUPERIOR.
Se realiza de acuerdo con lo establecido en el Reglamento Profesoral de la Corporacin.
7. REGISTROS
FTH 02 Induccin y Re-induccin.
FTH 06 Novedades de Nmina.
FTH 08 Entrevista de Personal.
FTH 11 Contrato OPS Asesoras y Consultoras (No aplica para personal docente de los
programas de educacin continuada.
FTH 12 Contrato de Trabajo a Trmino Fijo.
FTH 14 Paz y Salvo para Liquidacin de Prestaciones Sociales.
FTH 15 Formato nico de Hoja de Vida.
FTH 16 Requisicin de Personal.
FTH 17 Notificacin Proceso de Seleccin.
FTH 19 Orden de Prestacin de Servicios Educacin Continuada (No aplica para los
docentes de los programas de educacin superior).
FGF 19 Comprobante de Liquidacin de Prestaciones Sociales.
Soportes de Hoja de Vida.
Evaluaciones Psicotcnicas.
Requisitos para vinculacin de personal.
Carta de Terminacin de contrato o aceptacin de renuncia.
A22.
CONTROL DE CAMBIOS
VERSIN

FECHA

MOTIVO CAMBIO

28 de Junio del 2010

15 de Febrero del 2013

18 de Noviembre del 2014

Creacin del documento

Se incluye algunos trminos en el glosario y se aclara el alcance
de aplicacin de algunos formatos.
Se ajusta la estructura del procedimiento con base en la nueva
reforma estatutaria ratificada por el Ministerio de Educacin
Nacional.

ELABORACIN

REVISIN

APROBACIN

Jairo Antonio Lpez A.

Mara Andrea Ordoez

Coordinador Seccin de Talento Humano

Isabel R amrez M eja

Gestor Documental y de Calidad

Rector

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