DOCUMENTACIÓN GENERAL DEL

PROCESO DE AFILIACIÓN

PARÁMETROS DE LA SOLICITUD DE AFILIACIÓN
Quiénes se pueden Afiliar?
 Toda persona de nacionalidad colombiana
 Mayor de 18 años
 Que manifieste su interés en afiliarse al Movimiento Político MIRA.
Qué documentos se requieren para solicitar la afiliación ?
 Formulario de Solicitud de Afiliación, debidamente diligenciados
 Fotocopia legible del documento de Identidad
El formulario que no tenga firma en la declaración y compromisos del Afiliado, no será
tramitado.
Qué documento de identidad es valido ?
 Cédula de ciudadanía para mayores de 18 años.
 Contraseña de la cédula de ciudadanía
En la fotocopia del documento de identidad, deberá escribirse el siguiente texto: "USO
EXCLUSIVO PARA LA AFILIACIÓN AL MOVIMIENTO POLÍTICO MIRA”.
Garantizar la visibilidad de los datos del afiliado.
Quién no se puede afiliar?
 Los miembros de la fuerza pública en servicio activo. (Ejército, Fuerza Área, Armada
Nacional y Policía Nacional)
 Los menores de 18 años de edad.
 Las personas que presenten antecedentes penales vigentes.

Documentación del Proceso de Afiliación
Secretaría de Afiliación
Marzo de 2013

I.

PRESENTACIÓN DE LA SOLICITUD DE AFILIACIÓN

La persona interesada en afiliarse debe acercarse a una de las Sedes de MIRA para reclamar el
Formulario de Solicitud de Afiliación o podrá descargarlo de la página webmira.com.
Diligenciado en físico deberá firmarlo y entregarlo anexando fotocopia del documento de identidad
en una de las Sedes de MIRA o enviarlo scaneado por el correo contacto@movimientomira.com
El Movimiento someterá cada solicitud de afiliación a un trámite interno verificando el
cumplimiento de los requisitos establecidos en el Reglamento de Afiliación y en los Estatutos, y
dará respuesta de aceptación o rechazo según corresponda.
De ser aceptada la solicitud, se expedirá el carné que lo acredita como afiliado al Movimiento
Político MIRA. La entrega del carné se hará en la Sede de MIRA del territorio de residencia,
reportado por el afiliado.
II.

RECEPCIÓN DE LA SOLICITUD DE AFILIACIÓN

El proceso de recepción de la solicitudes de afiliación es descentralizado, se adelantará en cada
territorio donde exista una Sede de MIRA.
El responsable de afiliación en el territorio verificará el cumplimiento de los requisitos mínimos
para la aceptación de la solicitud:
Ser colombiano
Se mayor de 18 años de edad
No estar afiliado a otro partido o movimiento político o agrupación política
Solo de podrán capturar las solicitudes que estén debidamente diligenciadas, firmadas y con copia
del documento de identidad.
III.

VALIDACIÓN BASE DATOS SOLICITUDES AFILIACIÓN

Esta etapa del proceso está descentralizada, a cargo del equipo de cada departamento, coordinado
por el Director Político.
El objetivo es garantizar que la información de las solicitudes de afiliación que se subió a la
plataforma para tal fin es fidedigna, y por ende es la información sobre la cual se expedirán los
carné de afiliación.
La validación incluye:
 Captura completa de los datos de la solicitud de afiliación en SUIM
 Scaner de la solicitud de afiliación y del documento de identidad
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Secretaría de Afiliación
Marzo de 2013


Captura del scaner en la hoja de vida del afiliado
Georreferenciación del lugar de residencia de cada afiliado

Una vez se culmine la validación, se diligenciará el “Acta de Certificación Base de Datos
Solicitudes de Afiliación”, firmada por el Director Político del municipio, dejando constancia que
los datos que se registraron en la plataforma son fieles a la depositada en la solicitud de afiliación;
que cumplió con el protocolo de validación y por ende se pueden generar los carné de afiliación de
ese territorio.
El acta se enviará al correo electrónico de la Coordinación de Afiliación y en físico, conjuntamente
con el archivo físico de las solicitudes de afiliación del departamento.
El archivo físico de las solicitudes de afiliación serán recepcionadas por la Secretaría de Gestión
Documental.
Este proceso se adelantará en las fechas que desde la Coordinación de Afiliación se determine para
la recepción documental de las solicitudes de afiliación en la Sede Nacional.
IV.

CUSTODIA DE LAS SOLICITUDES DE AFILIACIÓN

El Director Político es el responsable del archivo y custodia de las solicitudes de afiliación
recepcionadas en su territorio. Una vez sean registradas en la plataforma las solicitudes de
afiliación del territorio, el archivo físico será enviado a la Sede Departamental, respetando el
protocolo definido por el área de Gestión Documental para tal efecto.
El Director Político Departamental es responsable de la consolidación y custodia del archivo de las
solicitudes de afiliación del departamento. Deberá velar por que éstas se archiven de acuerdo con
el protocolo establecido para tal fin, y enviarlas a la Sede Nacional.

V.

ESTUDIO DE LAS SOLICITUDES DE AFILIACIÓN

A partir de esta fase del proceso de afiliación a las solicitudes recepcionadas se les aplicará el
siguiente procedimiento, el cual está a cargo de la Secretaría de Afiliación.
1.
Revisión de Antecedentes
Todas las solicitudes de afiliación recibidas están sujetas a la revisión de antecedentes ante las
entidades correspondientes (Procuraduría General de la Nación, Contraloría General de la
República, Fiscalía General de la Nación, Policía Nacional - Dijín, Registraduría General de la
Nación y Lista Clinton).
Los reportes emitidos por cada una de estas entidades serán capturados en la plataforma, llevando
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como registro un “si” o un “no” en caso de reportar antecedentes o no reportar antecedentes. El
“sí” está identificado con color rojo, el “no” con color verde.
Los CD originales enviados por cada una de las entidades estarán bajo la custodia del
Representante Legal. No se autorizará la circulación de copias de ésta información.
2.
Revisión de Sanciones emitidas por el Movimiento
La base de datos de solicitudes de afiliación será cruzada con los reportes de sanciones emitidos
por el Comité Ético del Movimiento Político MIRA, a fin de identificar cuáles de esas personas
han sido sancionadas y por ende revisar la viabilidad de otorgar o no el estatus de afiliado.
En el caso de las personas que presenten sanciones emitidas por el Movimiento, su afiliación
entrará a estudio del Comité de Afiliación.
3.
Generación del Reporte de Solicitudes de Afiliación Preaprobadas
Las solicitudes sobre las cuales no haya reporte de antecedentes o de sanciones serán consideradas
pre aprobadas.
4.
Expedición de la Resolución de Afiliación.
La Secretaría de Afiliación elaborará la Resolución mediante la cual se legitima la condición de
afiliado de las personas incluidas en el listado de preaprobados.
5.
Revisión Solicitudes de Afiliación con Antecedentes.
El Comité de Jurídico aplicará el protocolo de revisión de antecedentes a las solicitudes de
afiliación que reportaron antecedentes ante las entidades correspondientes.
Este Comité emitirá un concepto jurídico sobre cada caso, indicando las solicitudes aprobadas,
solicitudes en trámite y solicitudes rechazadas.
a.
Solicitudes aprobadas por Comité Jurídico.
La solicitudes a las que el Comité Jurídico le de aprobación, serán reportadas a la Secretaría de
Afiliación para generación del Carné, y para expedición de la resolución de afiliación.
b.
Solicitudes en trámite.
La solicitudes a las que el Comité Jurídico le otorguen la calidad de “en trámite” se reportarán a la
Secretaría de Afiliación para generar la carta de respuesta al solicitante indicando que su solicitud
estará pendiente hasta tanto de solución a su situación ante la entidad en la que reporta un
antecedente. Una vez atienda ésta tema, su solicitud será nuevamente estudiada.

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c.
Solicitudes Rechazadas.
La solicitudes a las que el Comité Jurídico le otorguen la calidad de “rechazadas” se reportarán a la
Secretaría de Afiliación para generar carta de respuesta al solicitante indicando que su solicitud
queda suspendida por dos meses, hasta que su situación jurídica quede resuelta.
VI.

GENERACIÓN CARNÉ DE AFILIACIÓN

Este es un proceso centralizado, será administrado desde la Sede Nacional, por la Secretaría de
Afiliación.
1.

Carta Aceptación Afiliación.
Se elaborarán las cartas individuales de respuesta a la solicitud de afiliación, en la cual el
Movimiento Político MIRA le da la bienvenida como afiliado. Esta carta incluye los deberes y
derechos del afiliado, qué hacer en caso de pérdida o hurto del carné de afiliación y las causales de
pérdida del estatus de afiliado.

2.

Elaboración del Carné de Afiliación.
A partir del listado de pre aprobados, se imprimirán los carné de afiliación.
Insumos para dar inicio al proceso de generación del carné:
1. Listado de Solicitudes de Afiliación aprobadas
 Revisión jurídica de las solicitudes de afiliación por territorio
 Listado de pre-aprobados organizado por territorio y separado por tipo de
documento de identidad.
 Resolución mediante la cual se da el estatus de afiliado a las solicitudes incluidas en
el listado de pre-aprobados.
2. Número de la Resolución mediante la cual se otorga el estatus de afiliado
Una vez se cuente con estos dos documentos se empezará la etapa de generación de los carné según
el orden de llegada de los documentos de los departamentos.
La producción se ejecutará por lotes, entendido lote como el grupo de solicitudes de afiliación
aprobadas por departamento. El orden de producción corresponderá a la priorización establecida
por la Dirección Política Regional.
Los datos que se imprimirán sobre el pvc son:
 Nombre y Apellido del afiliado
 Número del documento de identidad (Este dato se incluirá en el código de barras del carné
de afiliación)
 Número de la Resolución bajo la cual se aprobó la afiliación
El área de carnetización entregará los lotes de carnés revisados contra el listado de aprobados, y los
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pasará al encargado del alistamiento conjuntamente con el Listado de “Control de Entrega del
Carné de Afiliación”
VII.

DISTRIBUCIÓN DEL CARNÉ

La distribución y entrega de los carné de afiliación se organizará por territorio: Departamento /
Municipio / Foro, y se enviarán al Director Político Departamental para que los distribuya a los
municipios del departamento.
Cada lote llevará un listado de control de entrega de los carné.
El Director Político es el responsable de la custodia de los carné de afiliación.
La Dirección Administrativa dará el soporte para el alistamiento y envío de carnés a los
departamentos, de acuerdo con los lotes de carné impresos.
Contenido del envío desde la Sede Nacional hacia la Dirección Departamental:
1.
Listado de las solicitudes de afiliación aprobadas y a las cuales se les generó carné
2.
Lote de carné de afiliación impresos
3.
Listado de control de entrega de los carnés, con los datos preimpresos del afiliado
4.
Cartas al afiliado entregando el carné de afiliación.

VIII. ENTREGA DEL CARNÉ AL AFILIADO
El proceso de entrega del carné al afiliado será un proceso descentralizado y se adelantará con el
apoyo del Director Político de cada territorio.
Se contará con un reporte de “Control de Entrega del Carné de Afiliación” identificado el Actor
Afiliado, de tal forma que el responsable de la entrega del carné reciba únicamente los carné que
están bajo su responsabilidad, al igual que el reporte de entrega correspondiente.
El reporte de “Control de Entrega del Carné de Afiliación” registrará la siguiente información:
número consecutivo, nombres y apellidos, tipo de documento de identidad, número del documento
de identidad, número de la resolución por la cual se otorgó el estatus de afiliado, fecha de afiliación
que reposa en el sistema, fecha de actualización de datos de afiliación, firma de recibido, novedad
en la entrega y fecha de entrega.
El afiliado deberá firmar el Listado de “Control de Entrega del Carné de Afiliación”, como
constancia que recibió el carné a satisfacción.
Las novedades que se pueden presentar durante la entrega del carné son:
 La persona ya no vive en este territorio
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Datos errados del afiliado
Fallecimiento del afiliado
Presentó solicitud de desafiliación

Se contará con un plazo de un mes para entregar los carné de afiliación a los afiliados que residen
en el departamento. Al término de éste tiempo el Director Político Departamental enviará a la
Secretaría de Afiliación los reportes de “Control de Entrega del Carné de Afiliación”, para
seguimiento del proceso y acciones correctivas de las novedades reportadas.

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IX.

CAUSALES DE LA PÉRDIDA DEL ESTATUS DE AFILIADO

Se ha contemplado como causales de la pérdida de la condición de afiliado, además de las que se
relacionan en los Estatutos:
1.
2.
3.
4.
X.

Renuncia a la condición de afiliado
Fallecimiento del afiliado
Sanciones impuestas por el Comité Ético del Movimiento
Condiciones legales (situación del afiliado frente a la ías.)
REGISTRO NACIONAL DE AFILADOS

Este registro se consolidará a partir de la información contenida en la plataforma, y su
administración y actualización es responsabilidad de la Secretaría de Afiliación.
Se solicitará aplicar el concepto de “Alta confidencialidad” sobre el registro de afiliación de los
Representantes y los integrantes de la Dirección Nacional.

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INSTANCIAS IDENTIFICADAS COMO INTERVINIENTES EN EL PROCESO DE
AFILIACIÓN
No.

INSTANCIA

1

Dirección Nacional

2

Presidencia

3
4

ALCANCE

PRODUCTO

Aprobación Actos Administrativos que
legitimen el proceso de Afiliación

Estatutos
Reglamento Afiliación

Secretaría General /
Representación Legal

Emisión de las resoluciones de afiliación

Resolución de Afiliación firmada

Director Político
Departamental / Municipal

Coordinación de la recepción de solicitudes
de afiliación en los territorios.

Archivo físico de solicitudes de
afiliación.

Coordinación entrega carné de afiliación en
el territorio, a los simpatizantes.
5

Comité de Afiliación

Reporte “Control de Entrega del
Carné de Afiliación” diligenciado.

Emitir concepto sobre las solicitudes de
afiliación que presentaron antecedentes.

Concepto jurídico solicitudes pre
aprobadas, en trámite y rechazadas

Aprobación final de las solicitudes
preaprobadas y las revisadas por el Comité
de Afiliación.

Listado de Afiliaciones Aprobadas

Revisar casos de personas con sanciones
emitidas por el Comité Etico.
6

Secretaría de Afiliación

Coordinación general del proceso de
afiliación

7

Asistente de Afiliación del
territorio

Captura solicitudes de afiliación de en la
plataforma SUIM.

Base de datos solicitudes de
afiliación del territorio

8

Coordinación Administrativa

Alistamiento y distribución de los carné de
afiliación

Guías

9

Secretaría Gestión
Documental

Coordinación del proceso de manejo y
custodia del archivo de afiliación

Protocolo de Manejo del Archivo de
Afiliación

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PROCEDIMIENTO TRÁMITE DE NOVEDADES DEL CARNÉ DE AFILIACIÓN
Objetivo:
Definir el protocolo a aplicar en los casos de reporte de novedades frente a daño o
pérdida del carné de afiliación, y situaciones que afecten la condición de afiliado al Movimiento
Político MIRA.
Tipos de Novedades
1. Actualización de datos.
Bajo éste tipo de novedad se agrupan: la actualización de datos de contacto (dirección de residencia y teléfonos) y
actualización del documento de identidad (para los casos en que se afilió con tarjeta de identidad o contraseña, y ya le
fue expedida la cédula de ciudadanía)

2.
3.
4.
5.
6.

Pérdida o Hurto del carné
Daño del carné
Fallecimiento del Afiliado
Des afiliación Voluntaria
Sanción emitida por el Comité Etico del Movimiento Político MIRA

Etapas Generales del Protocolo
1. Diligenciar formato “Novedades Carné de Afiliación”
2. Registrar Novedad en SUIM
3. Escanear documentos soporte de la novedad
4. Generar copia del carné de afiliación, para los casos de las novedades tipo 2 y 3
5. Expedir Resolución de Des-afiliación para las novedades tipo 4 y 5
6. Enviar al afiliado la carta de respuesta a la novedad reportada, y/o nuevo carné de
afiliación
7. Registrar en SUIM la trazabilidad de la novedad
1.

Reporte Novedades

En cada una de las Sedes de MIRA se recepcionarán las novedades que sobre el carné de
afiliación reporten los afiliados.
El afiliado deberá diligenciar el formato “Novedades Carné de Afiliación” y anexar los documentos
que se requieran, de acuerdo con el tipo de novedad.
El encargado de la afiliación en el territorio deberá adelantar los pasos 2 y 3 del protocolo de
trámite de novedades: Registrar Novedad en SUIM y Escanear documentos soporte de la
novedad.
2.

Resolución de Novedades

2.1

Novedad Tipo 1
Actualizar en SUIM, en el módulo de afiliación, la nueva información reportada
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Para los casos de cambio de documento de identidad, se expedirá el carné de afiliación.

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2.1







2.2







Novedades Tipo 2 y 3
Exportar del SUIM el listado de novedades de afiliación del tipo 2 y 3.
Verificar que las imágenes de los documentos requeridos como soporte de la novedad
estén en el SUIM
Generar copia del carné
Enviar el carné a la Dirección Política Departamental correspondiente para que adelante
el proceso de entrega del nuevo carné a los solicitantes.
En el territorio, el afiliado firma el control de entrega del nuevo carné
Registrar en SUIM la trazabilidad del carné
Novedades Tipo 4 y 5
Exportar del SUIM el listado de novedades de afiliación del tipo 4y 5
Verificar que las imágenes de los documentos requeridos como soporte de la novedad
estén en el SUIM
Generar Resolución
Generar carta de respuesta a la solicitud de des afiliación
Registrar en SUIM la trazabilidad de la novedad
Enviar la carta a la Dirección Política Departamental correspondiente para que la entregue
al solicitante
Subir al SUIM imagen de la carta con la firma de recibido por parte del solicitante.

Los casos de novedades tipo 4 y 5, implican desactivar la afiliación y el retiro del Registro
Nacional de Afiliados.
2.3

Novedades por Sanciones

Desafiliación por decisión del Comité de Ética.
La gravedad de la infracción será
juzgada por el Comité de Ética, de acuerdo a los Estatutos del Movimiento Político MIRA, este
será quien comunicará su decisión por medio de una resolución a la Secretaría de Afiliación,
especificando el debido proceso de desafiliación según el caso que corresponda.
La Secretaría de Afiliación procederá según las indicaciones necesarias emitidas en la resolución
expedida por el Comité de Ética del Movimiento.



Registro de la novedad en el SUIM por parte de la Secretaría de Afiliación.
Envío comunicado al Afiliado con copia de la Resolución emitida por el Comité de Etica
Retiro del Registro Nacional de Afiliados

Desafiliación por incumplimiento del Reglamento de Afiliación

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Resumen del Protocolo de Novedades
No Tipo de Novedad

Documentos
Requeridos

1 Actualización
datos de contacto

Formato de Novedades
Fotocopia de la cédula

X

2 Pérdida o Hurto Formato de Novedades
del carné
Denuncia

X

3 Daño del carné
4 Fallecimiento
5 Desafiliación
6. Sanción
por el
Etico

3.

emitida
Comité

Subir
Escaneo
Desactivar
Generar
Novedad a Documentos Afiliación Nuevo Carné
SUIM
Anexos

X

Emitir
Resolución

X

Formato de Novedades
Entrega carné dañado

X

Formato de Novedades
Acta defunción

X

X

X

X

Formato de Novedades
Carta solicitud

X

X

X

X

X

X

X

X

Políticas
En caso de pérdida, daño o hurto del Carné de Afiliación, el afiliado deberá informar al
Movimiento dentro de los cinco (5) días siguientes de producido el hecho.

La persona que por cualquier razón no desee continuar afiliada, deberá manifestarlo por
escrito, enviando una comunicación al Movimiento, indicando las causas de su retiro y
señalando la fecha en que debe hacerse efectiva su des afiliación.

Toda novedad respecto del carné de afiliación deberá ser registrada en la plataforma
SUIM en el módulo de afiliación.

Mensualmente se consolidarán las novedades recibidas en el mes inmediatamente
anterior y se dará el trámite correspondiente.

Para los casos de reposición del carné de afiliación se contará con un plazo de dos meses
par su elaboración y envío al afiliado.

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FORMATO “NOVEDADES CARNÉ DE AFILIACIÓN”
Fecha reporte de la novedad:
Lugar radicación de la novedad
Departamento
Ciudad
Datos del Afiliado
Nombre :
Documento de identidad:

1.

Tipo de Novedad Reportada

Documentos requeridos

Actualización de datos

Fotocopia nueva cédula (aplica para los
casos de reporte del paso de tarjeta de
identidad a cédula)

2.

Pérdida o Hurto del carné

Anexar fotocopia de la Denuncia

3.

Daño del carné

N.A.

4.

Fallecimiento del Afiliado

Anexar fotocopia del Certificado de
defunción

5.

Des afiliación Voluntaria

Anexar Carta de solicitud de la
des-afiliación, explicando los motivos

Actualización de Datos (diligenciar para la Novedad Tipo 1)
Dirección de Residencia:
_______________________________________________
Teléfono de Residencia:
_______________________________________________
Teléfono Celular:
_______________________________________________
Firma del Afiliado

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