Planificacin: Resmenes de apoyo

ASSESORATO
123321
Datos informativos etapa virtual

MODULO:
HERRAMIENTAS PARA LA GESTION PBLICA

TEMA:
PROCESOS

UNIDADES
TRES

Docente:
Gino Zamora Acosta

Fechas:
Por definirse

Horas virtuales:

Correo electrnico:

mi.conciencia21@gmail.com
gfza1@hotmail.com

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El conocimiento cientfico es poder, y poder debe significar responsabilidad (K. v

Weisacker)

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Planificacin: Resmenes de apoyo

Unidad 1:
PROCESOS

El cambio es permanente, la gestin organizacional est sujeta a este factor universal, la

intencionalidad del cambio es procurar mejorar los resultados, optimizarlos resultados de
la gestin.
La calidad como disciplina ha tomado auge significativo con los trabajos de Edward
Demming de especial acogida en Japn, se lo considera el promotor de los nuevos
modelos de gestin fundamentados en la calidad, en la calidad total.
La lgica de la calidad, desde la perspectiva organizacional, requiere de una nueva forma
de pensar y ver su trabajo, busca identificar como se realizan las operaciones o las
actividades en la consecucin de sus objetivos: bienes, servicios, documentos
Evita pensar en sentido vertical, las jerarquas clsicas, en las cuales era usual observar
comportamientos anmalos:

Operar como islas, su parcela de poder no la toca nadie, la coordinacin estab

subordinada al voluntarismo
La tolerancia a los fallos y defectos era aceptado como algo normal
La divisin de trabajo era muy avalada, y cuando faltaba el experto se paralizaba todo
Incremento sostenido de la burocracia
Lentitud en la toma de decisiones
Falta de eficacia
Reducida eficiencia

El pensar en una lgica administrativa horizontal (como se considera en la calidad)

permite apreciar que actividades en realidad aportan valor al objetivo institucional u
organizacional. Las jerarquas deben perder importancia frente a los objetivos. Se
identifican las actividades por su afinidad con el logro de los objetivos, cuales estn
orientadas a general el producto o servicio, cuales son un aporte para que estas

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actividades sean realizadas en trminos de oportunidad, que actividades dan lneas de

accin para el largo plazo, cuales habilitan condiciones relacionadas con el control.

1.1

Lectura

El enfoque basado en procesos es un paradigma, es un esquema de trabajo que a nivel

mundial ha demostrado permite lograr efectividad y eficiencia.
La norma ISO 9000 define a un proceso 1 como un conjunto de actividades mutuamente
relacionadas o que interactan, las cuales transforman elementos de entrada en
resultados los elementos de entrada para un proceso son generalmente resultados de
otros procesos.

Insumos

Adicionalmente existen dos descripciones que complementan lo anterior:

Un proceso realiza actividades de manera repetitiva, para diferenciar del conjunto de
actividades que se las realiza de manera diversa, como el caso de las manualidades.
Un proceso gestionado, aquel que diferencia grupos de actividades, de: planificacin, de
realizacin, de control y de toma de decisiones (siguiendo el ciclo de la calidad .- planear,
hacer, verificar, actuar).

1 Orientaciones acerca del enfoque basado en procesos. ISO/TC 176

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PROCE
SO 1

PROCESOS: estn interrelacionados

(teora de sistemas)
secuencia de actividades
salidas, lgicas, secuenciales
de un
proces lograr un objetivo
o

PROCE
SO n

salidas,
del
proceso

A. PLANIFICAR Definir el alcance,

partipacion, recursos
B. EJECUCION

Diagnostico - evaluacin
- foda- estrategias propuesta
son las C. CONTROL
Definir indicador y
entrad
numero ndice.
as del
Monitoreo
siguien
Evaluacin (medir y
te
comparar actual vs lnea
base)
D. AJUSTE:
Decisiones
mantenimient Ajustes al PDOT,
o, correccin o documentar procesos y
prevencin
evidencias de mejora

son las
entrada
s del
siguient
e

Gino
Zamora
Acosta

Desde la perspectiva de la Secretara de Administracin Pblica (SNAP) se busca

implementar la administracin por procesos, para lo cual han generado en febrero del
2013 la Norma tcnica de administracin por procesos, documento que lo tendremos de
referencia para el desarrollo del presente curso. Debiendo anotar que en mucho son
adecuaciones de fuentes bibliogrficas consolidadas.
Proceso. Es una serie de actividades definibles, repetibles, predecibles y medibles que
llevan a un resultado til para un cliente interno o externo. Los procesos se
interrelacionan en un sistema que permite a la institucin agregar valor a sus clientes
Se clasifican los procesos en los siguientes niveles:

Macro procesos
Procesos
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Sub procesos
Actividades
Operaciones
Movimientos

El diagrama estructural y funcional de uso comn, que define jerarquas y niveles

salariales no permite visualizar las secuencias, por lo que se recurre a lo conocido como
MAPA DE PROCESOS, que resume los macro procesos y sus procesos.
Acorde a la gua pblica se consideran tipo de procesos, se los clasifica en:

Gobernantes
Sustantivos, y
Adjetivos

Planificacin
estratgica

GOBERNANTES O ESTRATEGICOS
Evaluacin del
Gestin de la
Aprobacin
desempeo
calidad
presupuestaria

SUSTANTIVOS, MISIONALES, OPERATIVOS, DE EJECUCION

Diseo curricular
Construcciones Registros
Evaluacin del
escolares
acadmicos
desempeo
ADJETIVOS, DE APOYO (INCLUYE: HABILITANTES Y DE CONTROL)
Informticos
Administrativos Financieros
Seguridad
MACROPROCESO
Proceso y
subproceso

Adicional se califican a los procesos como

Crticos:
De importancia alta o vital, que afectan a la razn institucional. Que un mal desempeo
provoca que sus responsabilidades y competencias, sus resultados (bienes o servicios se
vean afectados)

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Comatoso
Proceso calificado como crtico con desempeo bajo o muy bajo, acorde a la escala
definida en la gua metodolgica del GPR.

Importancia: Grado en cual un proceso aporta al logro de objetivos institucionales y

operativos
Desempeo: Grado en el cual el proceso se halla implementado, de acuerdo a los
estndares institucionales y su consistencia con los resultados

La eficacia y eficiencia de un proceso pueden evaluarse a travs de los procesos de

revisin internos y externos (auditoras, v.gr.).
Los procesos de revisin implican monitoreo, medicin, comparacin y evaluacin. Lo que
permite apreciar el nivel de avance y cumplimiento de metas y objetivos.
Desde lo pblico, se trata de cumplir con estos indicativos a travs de la metodologa y
programa conocido como gobierno por resultados (GPR, originalmente se lo concepta
como gestin por resultados)

1.2Apoyo
En concordancia con su lugar de trabajo, revise sus estatutos Institucionales (descargar
desde su portal organizacional) y verificar los macro procesos y los procesos sustantivos,
y adjetivos

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UNIDAD 2:
GESTION DE PROCESOS
El verdadero plan est determinado por los proyectos financiados o financiables, lo dems

2.1

Lectura

Uno de los puntos medulares es la gestin.

Identificados, graficados los procesos es importante definir su administracin, su gestin,
los elementos claves se considera son:

Estructura organizativa
Responsabilidades
Recursos
Modelo de gestin para el control y evaluacin

La ESTRUCTURA est definida en el MAPA DE PROCESOS la descripcin de los

procesos (manual de procesos o anexo de los estatutos institucionales) y en el detalle de
sus procedimientos.
Los recursos materiales y de talento humano: es til considerar los elementos de la
gestin definidos por Demming: Mano de obra (talento), materiales (insumos), maquinaria
(equipamiento y transporte), medio (infraestructura) y mtodos (guas metodolgicas).
El MODELO DE GESTIN en caminado a definir indicadores, proceso de monitoreo,
medicin y comparacin, evaluacin y toma de decisiones.
Las RESPONSABILIDADES se detallan en cuadros a continuacin:

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2.2

Apoyo

En concordancia con su lugar de trabajo, revise sus estatutos Institucionales (descargar

desde su portal organizacional) y verificar los macro procesos y los procesos sustantivos,
y adjetivos.
Identifique su proceso y establezca su nivel de responsabilidad. Detalle lo encontramos en
el portal de la Secretara Nacional de Administracin Pblica:
http://www.administracionpublica.gob.ec/biblioteca/

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UNIDAD 3:
MEJORAMIENTO CONTINUO INDICADORES

El enfoque basado en procesos implica medicin, la calidad slo puede ser juzgada en
base a evidencias, se fundamenta en datos estadsticos, caso contrario quedamos en el
campo de las apreciaciones subjetivas.
Cuando realizo el proceso de control obtengo resultados, a un nivel de detalle que es de
mi decisin, buscando tener un estado de situacin permanente, para lo cual los recursos
informticos son significativos (GPR y afines).
Los resultados visualizados son el punto de partida para la toma de decisiones, entre las
acciones recomendadas tenemos, en lo fundamental:

Correctivas,
Preventivas
Documentacin
Mejoramiento (continuo, de la calidad)

Estas acciones se evidencian a travs de procesos y procedimientos. La finalidad es

lograr documentar las mejores prcticas de gestin y promover el mejoramiento de la
gestin, es un proceso permanente, continuo.
Bajo tal premisa la norma tcnica establece lineamientos y responsabilidades para el
mejoramiento continuo de la calidad del servicio pblico.

3.1

Lectura

El esquema bsco del mejoramiento continuo fue diseado por Shewarth, y popularizado
por E. Demming, al punto que se lo conoce como el ciclo de Demming, que ha sido
enriquecido desde un simple diagrama circular dividido en 4 sectores a un esquema como
el presentado a continuacin:
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Actividades

Productos

Verificar

Planear

El
Mejorar

Actuar

Hacer
mejoramiento continuo es un proceso, que debe ser planificado. Implica realizar un
balance entre requerimientos, disponibilidades y la diferencia sern las necesidades. Con
el consecuente tema de toma de decisiones: tengo la disponibilidad y capacidad para
hacer autogestin, requiero incrementar o contratar puntos en

los cuales tengo

limitaciones o contratacin total por que carezco de capacidades o porque me interesa un

juicio externo (asumo libre de influencias).
La planificacin del mejoramiento continuo debe ser aplicada o ejecutada, etapa para la
cual es necesario involucrar recursos; adicional a los definidos originalmente (que constan
en el diagrama anterior) se deben considerar recursos: monetarios (presupuestarios),
gestin con liderazgo (management) y otros en concordancia con el tipo de institucin u
organismo pblico.
Existen diversas guas para sistematizar el mejoramiento continuo, una de estas de
singular aplicacin organizacional, comprende las siguientes etapas:
1. Seleccin de los problemas (oportunidades de mejora)
2. Cuantificacin y subdivisin del problema. Recoleccin de datos, informacin
3. Anlisis de causas races especficas
4. Establecimiento de niveles de desempeo requeridos
5. Definicin y programacin de soluciones
6. Implantacin de soluciones
7. Acciones de garanta. Estndares para prevenir su presencia en futuro.
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A continuacin se describen los lineamientos bsicos para la gestin de la calidad de los

procesos de acuerdo a la SNAP2:
RESPONSABLES - Unidad de Administracin de Procesos.
- Responsables de Procesos.
- Responsables de macro procesos
ACTIVIDADES

- Definir las bases de la gestin de calidad.- Emisin de la poltica,

ingreso de los objetivos de calidad y determinacin de las necesidades y los requisitos

para la documentacin de los procesos institucionales, as como los registros establecidos
para proporcionar evidencia de la conformidad con los estndares establecidos y la
operacin eficaz del Sistema de Gestin de la Calidad.
- Administrar documentos y registros.- Control de los documentos y registros de acuerdo a
los procedimientos que establezca la Unidad de Administracin de Procesos.
- Informar el desempeo del sistema de gestin de la calidad.- Presentacin de reportes
ejecutivos de evaluacin del desempeo del Sistema de Gestin de la Calidad.
LINEAMIENTOS

- Alcance del Sistema de Gestin de la Calidad.- El Director, Jefe o

Titular de una Unidad Operativa, en conjunto con la Unidad de Administracin de

Procesos y los responsables de macro procesos determinarn los procesos que estarn
sujetos al aseguramiento y control de la calidad bajo el Sistema de Gestin. Esta decisin
estar sustentada en los siguientes elementos:
a. Nivel de madurez del proceso.
b. Impacto potencial a los clientes debido a defectos o fallas del producto y/o servicio.
c. Gravedad de la falta de cumplimiento a los estndares y documentacin establecida.
d. Necesidad de certificar la operacin del proceso vs. algn estndar nacional o
internacional.
2 Norma tcnica de administracin por procesos. Captulo 9 art. 24.
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e. Riesgo o falta de transparencia en la ejecucin del proceso.

f. Resultados de las mediciones de los procesos.
Artculo 25.- Administracin de las evaluaciones de la calidad de procesos.La

administracin de las evaluaciones de calidad se regir por los siguientes

lineamientos:
RESPONSABLES Unidad de Administracin de Procesos.
- Responsables de Procesos.
- Evaluador.
ACTIVIDADES. Elaborar e Implementar el Plan Anual de Evaluacin.- Establecimiento de
un plan de evaluacin para asegurar que los procesos se ejecutan conforme a los
controles y estndares establecidos y verificando su efectividad.
- Realizar las evaluaciones internas de gestin.- Ejecucin de las evaluaciones de gestin
internas y externas de acuerdo al Plan Anual de Evaluacin.
- Realizar el seguimiento de acciones correctivas y preventivas.- Seguimiento hasta el
cierre de las acciones correctivas y preventivas.
LINEAMIENTOS

- Responsabilidades en las evaluaciones internas de gestin.- El

Responsable del Proceso junto con los ejecutores del proceso son responsables de
proporcionar la informacin en evidencia de la informacin, as como tambin levantar los
planes de accin para eliminar las causas de incumplimiento y proponer acciones
correctivas, preventivas o de mejora.
- Evaluaciones de tercera parte (externas) de procesos.- Todo resultado de las
evaluaciones externas de procesos realizadas por proveedores calificados ser entregado
en copia simple a la Unidad de Administracin de Procesos de la institucin.
- Administracin del Plan Anual de Evaluaciones en el Sistema GPR (Portal GPR).- El
Plan Anual de Evaluaciones debe ser registrado y administrado en el Sistema GPR (Portal

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GPR) como un proyecto y su seguimiento se realizar en la herramienta incluyendo las

evaluaciones a realizarse como hitos.
- Contratacin de servicios externos para evaluaciones.- Cuando se solicita los servicios
de consultora externa para una evaluacin, se deber velar que los oferentes cuenten
con auditores calificados tcnicamente.

3.2

Apoyo

La norma incorpora las definiciones y responsabilidades cuando opero por procesos, pero
tambin incluye lineamientos y responsabilidades sobre el tema de la calidad y el
mejoramiento continuo
http://diccionario.administracionpublica.gob.ec/adjuntos/2acuerdo-1580-norma-deprocesos.pdf
Identifique las particularidades en relacin a su unidad y a su cargo.

Referencias:
ISO 9000
ISO 9001
Norma tcnica de administracin por procesos
Procesos material acadmico (Gino Zamora Acosta) Universidad Catlica
Procesos material de consultora pblica (Gino Zamora Acosta)
JORGE MACAZAGA, Organizacin Basada en Procesos

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HAMMER -CHAMPY, Reingeniera, Grupo Editorial Norma. Bogot,

Colombia.1994www.sc.ehu.es/iawfemaf/archivos/materia
www.elprisma.com
http://www.iat.es/excelencia/html/subidas/descarga/guiagestionprocesos.pdf
www.tablero-decomando.com

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