7 clusulas esenciales en un presupuesto de #diseo | Blog de publicidad y creatividad
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En 2011 empec a trabajar como diseadora grfica y web freelance de forma puntual mientras retomaba mis estudiosde diseo aunque despus me he pasado los ltimos 2aos trabajando para clientes a tiempo completo como diseadora independiente yhe llegado a redactar ms de 350 presupuestos. Cuando tuve que crear mis primeros presupuestosno tena ni idea de lo que deban incluir as que preguntaba siempre a algunos colegas ms experimentados obuscaba informacin en internet. Bueno, esto no era suficiente porque muchas veces los proyectos y condiciones son demasiado particulares yfui aprendiendo a definir mejor mis presupuestos de diseo y aadiendo clusulas a base de fallar. Recuerdo que uno de mis presupuestos ms fatdicos fue para disear un cartel en el que no indiqu que las imgenes me las Poltica de cookies
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tena que pasar el cliente, ni cuntas modificaciones y propuestas estaban incluidas, ni los plazos de desarrollo del proyecto para la entrega de feedback por parte del cliente y un largo etctera. Sabes lo que paso? Tard 6 meses en terminar un cartel que pensaba que me llevara 1 semana y acab haciendo unas14 versiones con imgenes que yo misma buscaba en bancos de imgenes gratuitos(porque el cliente no quera pagar imgenes premium ni tena fotografas de calidad),fotocomposiciones y fotomontajes diferentes porque el cliente no tena claro la foto que quera que apareciese. Por supuesto, fue un trabajo que asum yo gratis (un mega error) y trabaj horas y horas y horas por un precio ridculo. Adems, se qued parado el proyecto esperando su feedback porque le haban surgido otras tareas ms importantes y el cartel de repente ya no le corra prisa, as que cada varias semanas apareca con qu tal quedara con una foto de no se qu? Y peor, un da vena con prisas y necesitaba cambios urgentes en el cartel con ideas que se le haban ocurrido. De esta y muchas otras experiencias similares a base de tortas aprend a dedicar tiempo a mejorar las condiciones de mis presupuestos perocreo que la prueba-error es un proceso muy frustrante. De hecho a mi me superaba el tema con cada presupuesto al que me tena que enfrentar. Creo que no soy la nica con estas dudas y frustraciones con los presupuesto para cliente porque normalmenteempezamos como freelance sin saber todos estos detalles del negocio. Por eso quiero ayudarte con las que para mi son las 7 clusulas esenciales que no tendrn que faltar en los prximos presupuestos de diseo que redactes para tusclientes.
1 Forma de pago Me encuentro con muchos diseadores que entregan bocetos de diseo o propuestas de logotipos para nuevosclientes sin pedir un pago inicial y luego el cliente se esfuma con sus ideas y no paga un duro. No cedas cuando te pidan propuestas gratis! Para mostrar tus habilidades y estilo ya tienes tu portfolio. Se recomienda solicitar siempre un adelanto del 50% sobre eltotal del proyecto y nunca empezar a trabajar hasta que el cliente haga el primer pago. Es importante que tengas en cuenta que no se debe mostrar ningn diseo o material realizado sin que el clientepague el adelanto. El resto del pago, dependiendo de si es un proyecto ms o menos largo, es mejor dividirlo entre los meses que se estima se va a trabajar, o si se trata de un trabajo pequeo o proyecto corto solicitar el otro 50% una vez aprobadoel trabajo y antes de la entrega final.
Ejemplo de clusula: Para aprobar el presupuestoes necesario que el cliente ingrese el 50% del total en la cuenta XXXXXXXXXXX.
2 Descripcin del trabajo
Escribe en detalle en qu consiste el trabajo que vas a realizar, incluyendo todo lo que se va a entregar y lo que NO entregas o incluyes. Si no detallas bien estocorres el riesgo de no limitar bien tu trabajo y acabar realizando mucho trabajo extra gratis. Por ejemplo: Si realizas un trabajo de diseo web en wordpressexplicasiempre que no incluyes mantenimiento tcnico una vez entregada la web (en todo caso habr un periodo fijado por ambas partes para revisin del trabajo entregado y correccin de posibles errores que sean de tu responsabilidad) o que no incluyes la estrategia de SEO pero s la implementacin si te entregan todo al inicio.
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Indica tambin en qu modo de color, formatos y dimensiones entregas los archivos.
Si NO entregas los archivos originales y/o editables indcalo tambin. Algunos diseadores los entregan gratis y otros solosi se lo pide el cliente y le aadenun extra sobre el presupuesto. Esto es decisin tuya pero ten en cuenta que un editable es como un molde: el escultor entrega la escultura, no el molde con el que la realiz para poder hacer duplicados de ella. Tambin deja muy claro cul va a ser el sistemade trabajo y comunicacin: sitrabajas por email, reuniones presenciales, por skype, telfono Muchas veces para proyectos pequeos te puedes encontrar con clientes que quieren reunirse para TODO (y muchos adems requieren que te desplaces t a su oficina), lo que hace que el trabajo se alargue muchsimo y acabes trabajando horas de ms (las reuniones tambin cuentan como horas de trabajo) y perdiendo el tiempo en reuniones innecesarias. Indica si es necesario el coste extra de una reunin presencial en la oficina del cliente no establecida dentro del planning. Cbrete bien las espaldas y te evitars disgustos y malentendidos. Te lo digo por experiencia.
Ejemplo de clusulas: Impresin y gestin con imprentas no incluida.
Aplicaciones bajo licencia de pago, maquetacin, programacin, fotografas de pago, anuncios, creacin y edicin de videos y animaciones y cualquier otra aplicacin o sistema no incluido de forma expresa.
Si durante el diseo corporativo o web se detectaran nuevas necesidades, estas sern debidamente presupuestadas.
3 Briefing creativo El briefing es un documento esencial para cualquier trabajo de diseo. En l se especifica en detalle las caractersticas del proyecto, los objetivos que el cliente quiere conseguir, informacin sobre su empresa/marca/producto, pblico objetivo, mensaje que quiere transmitir, necesidades estticas (con ejemplos si es posible) y en definitiva todo lo que te va a guiar para poder hacer tu trabajo. Es importante indicar en el presupuesto que el cliente te debe entregar toda esta informacin en un documento. Si el cliente no tiene esta parte hecha le puedes pasar una plantilla con preguntas para que rellene y te pase toda la informacin. Es sumamente importante que el cliente especifique todos los detalles lo mximo posible para poder plasmar sus necesidades en un diseo que se asemeje a lo que tiene en mente.
Aqu puedes encontrar algunas preguntas y unaplantilla de briefing para la creacin del logo de una empresa: Qu preguntar a un cliente para disear su logo
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4 Responsabilidad de ortografa La redaccin y ortografa ser responsabilidad del cliente siempre. Si hay erratas y el cliente no lo revisa, t no debeshacerte cargo. Avisa al cliente para que siempre revise con detalle todo el texto en los archivos que l entregue y en las artes finales (por si las moscas). No le gustar gastar un pastn en impresin de tarjetas o carteles y que tenga un fallo ortogrfico. La imprenta tampoco se va a hacer cargo de su error. Por otro lado, t eres diseador y NO tienes que redactar los textos y copy creativo (a no ser que t ofrezcas servicios de copy claro). Se trata de una parte que el cliente debe realizar antes de empezar t con tu parte de trabajo de diseo. Deja claro que el cliente debe entregarte los textos definitivos y exactos que deben aparecer en el diseo y tambin que deben estar revisados y corregidos previamente.
Ejemplo de clusula:El cliente deber dar el visto bueno a todos los trabajos realizados verificando que no haya errores ortogrficos. Una vez dado el visto bueno, las correcciones o cambios posteriores se presupuestarn a parte.
5 Lmite de revisiones Establece siempre un lmite de revisiones y correcciones sobre tu trabajo. Tambin indica siempre cuntas propuestas iniciales entregas y el coste que tendra realizar una propuesta nueva si es necesario. De lo contrario trabajarsel doble cobrando lo mismo y encima se alargarn los plazos de finalizacin del trabajo.
Ejemplo de clusula:Todo cliente tiene derecho a dos correcciones sobre el diseo inicial. De ah en adelante se cobrar un5% sobre el presupuestopor cada correccin.
6 Textos e imgenes entregados al inicio por el cliente
Esto tiene mucha relacin con el punto 4. Los textos,datos o imgenes que vayan en el diseodeben ser entregados por el cliente antes de comenzar a disear. No deberas empezar a disear sin tener TODA la documentacin junta. Yo he cometido muchas veces el error de empezar a trabajar sin tener todo el texto e imgenes y acabar trabajando 3 veces ms porque cuando no est todo un texto aprobado, empiezas a trabajar y el cliente lo ms seguro es que empiece a hacer cambios sobre su propio texto y tengas que hacer y deshacer unas cuantas veces. Evtalo! Adems, si una vez te entregue la informacin consideras o identificas que requiere de retoque fotogrfico,fotomanipulacin o comprar/adquisicin/creacin de imgenes, copy creativo, optimizacinde textos lo tendrs quepresupuestar aparte e incluso subcontratar.
Ejemplo de clusula: Una vez aprobado el presupuesto el cliente debe entregar el texto definitivo, datos e imgenes antes de comenzar con el diseo. Si se requiere realizar retoque fotogrfico o adquirir imgenes se presupuestar aparte.
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7 Calendario de trabajo Es importante que definas un calendario de trabajo junto con tu cliente para indicar los plazos por parte de cada uno: para la entrega de documentacin y para cada fase del proyecto. Yo no lo haca, slo indicaba una estimacin de lo que tardara yo en entregar la propuesta de diseo pero claro, luego entra en juego la entrega de documentacin por parte del cliente, el feedback y las correcciones, revisin y todo eso alargar la finalizacin de proyectos. Para evitar que todo se retrase hasta el infinito tendrs que subdividir el trabajo en las diferentes tareas y requerimientos de cada parte y estipularun plazo para cada cosa. As cada uno tendr claro cundo son las fechas lmite para cada fase. Un da lanc una pregunta a un grupo de Facebook preguntando cmo evitaban que el cliente retrasase los proyectos por no entregar a tiempo su parte y esta fue una de las respuestas que me interes porque yo no lo haba tenido en cuenta: Carlos Arturo Villota T: Hola Laura!Al iniciar un proyecto es recomendable hacer un desglose de entregables y actividades que componen el proyecto. Puedes penalizar al cliente en el contrato con algn % sobre el presupuesto por retraso, clusula que aplicara en ambos sentidos, no solo para l. Ahora lo recomendable tal vez sera determinar los tiempos o plazos de cada actividad segn los recursos destinados a la misma, cosa que si el cliente se retrasa en algn plazo pautado, y alguna de tus actividades (o todas) se ven afectadas en tiempo, argumentas que necesitas mas recursos para hacerla (ej. contratar personal o externalizarprocesos). Creo que puede ser una buena clusula para que el cliente se tome en serio su parte aunque tampoco me gusta tener que castigar al cliente. Seguramente si la pones en tu presupuesto nunca tengas que aplicar el % extra por retraso pero lo dejo a tu eleccin. Yo creo que quizs definiendo el calendario y firmndolo por ambas partes pueda ser suficiente. Otra respuesta que me pareci interesante fue la de Roy Mac: Lo que hacemos enOjo Terzoes indicar en las clusulas de la cotizacin que el tiempo de entrega del proyecto depende mucho del tiempo de respuesta con el feedback del cliente. Y que los tiempos comienzan a contarse a partir de que se ha recibido la documentacin previa completa. En caso de que se requiera aplazar el proyectode otro cliente (o que se deba trabajar fuera de un horario laboral habitual) el cliente debe pagar una cuota de +50% para recibir su trabajo en calidad de urgente. Cabe mencionar que al decir esto en las clusulas, nadie nos ha pagado dicha cuota ni nos ha apresurado con los tiempos de entrega.
Bonus extra: Otras clusulas interesantes
Adems de lo comentado anteriormente, puedes aadir otras clusulas como por ejemplo: Indicar que todos tus trabajos los publicas en tu portfolio online (indicando la direccin web). Ley de Proteccin de datos Confidencialidad del proyecto Derechos de autor En definitiva estas son las clusulas que yo siempre tengo en cuenta en mis presupuestos, con ellas evitars malentendidos, trabajos extras gratis y proyectos que no finalizan nunca
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Qu otras clusulas consideras necesarias?
Cuntamelo en los comentarios!
Soy Laura Lpez, diseadora grfica y web, emprendedora digital y he pasado los ltimos 4 aos trabajando en agencias y tambin como freelance para mas de 50 clientes. Ahora comparto mi experiencia, consejos y recursos en mi blog. Adems, puedes apuntarte a mi minicurso gratuito Cobra lo que te mereces. Compartir
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Por Laura Lpez Fernndez | julio 2nd, 2015 | 15 Comentarios
15 Comentarios Cmo lidiar con los miedos del Diseador Freelance | Consejos demostrados para Diseadores Freelance - Laura Lpez 27 julio, 2015 en 08:01 - Reply
[] Aqu tienes algunas clusulas importantes que no deben faltar en tus presupuestos []
Juanstrong 3 julio, 2015 en 20:01 - Reply
Enorme tu blog Laura, realmente ha sido un privilegio encontrarte porque definitivamente tus artculos y consejos reflejan todas las realidades a las que diariamente nos vemos enfrentados los profesionales y/o amantes del Diseo, muy buen post, gracias.
Laura Lpez Fernndez 7 julio, 2015 en 12:30 - Reply
Muchas gracias por tus palabras! Espero poder seguir aportando contenidos que merezcan la pena :)
Toni 2 julio, 2015 en 22:04 - Reply
Muchas gracias Laura por los consejos. La verdad que ya me he encontrado en alguna de las experiencias que cuentas y es un horror. De todas formas, creo que hay una clausula importante y que en el post no se comenta. Sera la de especificar donde se reproducir tu diseo, tu ilustracin, fotografa, etc. Dejar claro que ese presupuesto es para ese diseo concreto para usarlo a nivel nacional, pero si se quiere usar en el resto de europa/mundo tiene otro precio. Saludos y muchas gracias de nuevo!
Laura Lpez Fernndez 5 julio, 2015 en 19:08 - Reply
Gracias Toni!! Yo nunca he tenido en cuenta lo que comentas pero est muy bien saberlo para aplicarlo de ahora en adelante. Un abrazo!
Ojo Terzo 2 julio, 2015 en 16:59 - Reply
Hola Laura! Te agradecemos mucho por mencionarnos en el artculo. Ahora que lemos tus consejos pensamos que debemos ajustar nuestras clusulas de cotizacin urgentemente. Muchas gracias!
Laura Lpez Fernndez 2 julio, 2015 en 17:14 - Reply
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Gracias a vosotros por vuestra colaboracin!
Carlos Baez 2 julio, 2015 en 14:34 - Reply
en el punto donde indias el no entregar el original al cliente, imagino que te refieres a entregar un archivo en vectores o eps con lasfuentes convertidas en curvas. Pero en el caso de un manual de estilo de un logo o imagen grafica es imprescindible entregar todas las tipografias junto con el arte o solo el nombre de las mismas ?
Laura Lpez Fernndez 2 julio, 2015 en 15:00 - Reply
Hola Carlos Me refiero en general pero en logotipo por ejemplo s se suelen entregar los archivos editables y/o vectoriales. En cuanto a las tipografas, si es un logotipo no tienes por qu entregar la fuente utilizada, de hecho puede que sea una tipografa modificada. Otra cosa es que entregues tipografas corporativas para el uso en documentos. Puedes indicarles cul es y si es de pago que la adquiera el cliente para que tenga su licencia. En ese caso lo mejor es hablarlo con l al inicio.
Laubeleal 2 julio, 2015 en 10:05 - Reply
Bueno, yo no me dedico al diseo, pero hay cosas muy semejantes. Me topo mucho con personas que, aunque tengan por escrito que no hago esto, ni esto, terminan dicindome y cmo vas a hacerme esto?. Es que eso no lo hago. Ahhh pero, si es sencillo. No puedes inclurmelo como favor? :( :( :( La gente cada vez lee menos y quiere exigir ms por menos dinero. Besitos y buen da
Jara A. 2 julio, 2015 en 10:15 - Reply
Gracias por tu comentario!! esperamos que el post te haya ayudado, aunque sea un poquito, frente a esos clientes que siempre piden ms de la cuenta buen da!
Laura Lpez Fernndez 2 julio, 2015 en 11:44 - Reply
Jo, eso lo he vivido tambin O clientes que te rebajan el precio, con la consecuente diminucin de lo que entra y despus te piden cosas que no estn incluidas en el presupuesto rebajado Gajes del oficio
psantiyan 2 julio, 2015 en 09:51 - Reply
Muchas gracias Laura por tu aportacin, la verdad es que slo llevo unos meses trabajando como Freelance e invierto mucho tiempo en buscar y redactar clausulas para que en el siguiente trabajo no me pille en segn que puntos .
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Genial el post!
Jara A. 2 julio, 2015 en 10:15 - Reply
Gracias por tu comentario!
Laura Lpez Fernndez 2 julio, 2015 en 11:45 - Reply
Es una tarea difcil porque muchas veces lo vamos aprendiendo por el camino, pero una vez que ya tienes definidas todas o la mayora de las condiciones es trabajo hecho para siguientes presupuestos y ahorra mucho tiempo y disgustos!
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