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ADMINISTRACION DE FARMACIA

PREGUNTAS GENERADORAS UNIDAD 5


1 COMO SE HACER UNA SELECCIN DE LOS MEDICAMENTOS
Un proceso en dos etapas
La seleccin de medicamentos esenciales es un proceso en dos etapas. La
autorizacin de comercializacin de un producto farmacutico se suele otorgar
sobre la base de su eficacia, inocuidad y calidad, y rara vez sobre la base de
una comparacin con otros productos ya existentes en el mercado o en razn
de su costo. La decisin reglamentaria define la disponibilidad de un
medicamento en el mercado. Aparte de eso, la mayora de los sistemas de
adquisicin pblica de medicamentos y de los sistemas de seguro poseen
mecanismos para limitar la adquisicin o el reembolso de los costos de los
medicamentos. Para estas decisiones se hace necesario un proceso de
evaluacin, basado en la comparacin de distintos productos farmacuticos y
en consideraciones de eficiencia econmica. Este segundo paso conduce a la
elaboracin de una lista de medicamentos esenciales.
Lo mejor es establecer la lista de medicamentos esenciales para diferentes
niveles de asistencia, y partiendo de directrices clnicas para enfermedades y
trastornos comunes que puedan y deban ser diagnosticados y tratados en ese
nivel. Un correcto equilibrio entre las opiniones de los expertos y las evidencias
de eficacia y eficiencia econmica debe llevar al establecimiento de directrices
clnicas. Tanto estas directrices como las listas de medicamentos esenciales
para los diferentes niveles de asistencia deben ser actualizadas
peridicamente, de preferencia cada dos aos.
La Lista Modelo de Medicamentos Esenciales de la OMS
La Lista Modelo de Medicamentos Esenciales pretende servir de modelo para la
segunda etapa del proceso de seleccin. Desde 1977 viene siendo actualizada
cada dos aos por el Comit de Expertos de la OMS en Uso de Medicamentos
Esenciales. La Lista Modelo de 1999 contiene 306 ingredientes activos y se
divide en una lista principal y otra complementaria15. Los medicamentos se
especifican por su denominacin comn internacional (DCI) o nombre genrico,
sin mencin de nombres de marca ni de fabricantes especficos18.
Criterios de seleccin
El tratamiento recomendado y los medicamentos escogidos dependen de
muchos factores, como son la pauta de enfermedades comunes, los medios de
tratamiento, la capacitacin y experiencia del personal disponible, los recursos
financieros y factores genticos, demogrficos y ambientales. Los criterios
siguientes son utilizados por el Comit de Expertos de la OMS en Uso de
Medicamentos Esenciales:
slo se deben seleccionar medicamentos sobre cuya eficacia e inocuidad en
diversas circunstancias existan evidencias slidas y adecuadas;

la eficiencia econmica relativa es una consideracin importante en la


eleccin de medicamentos. En las comparaciones entre medicamentos se debe
tener en cuenta el costo total del tratamiento - no slo el costo unitario del
medicamento - y sopesarlo con su eficacia;
en algunos casos tambin pueden influir en la eleccin otros factores, tales
como las propiedades farmacocinticas, o consideraciones de orden local, tales
como la disponibilidad de centros de fabricacin o de instalaciones de
almacenamiento;
cada uno de los medicamentos seleccionados debe estar disponible en forma
tal que permita garantizar una calidad adecuada, incluida la biodisponibilidad,
y se debe determinar su estabilidad en las condiciones de almacenamiento y
uso previsibles;
la mayora de los medicamentos esenciales deben estar formulados como
compuestos nicos. Los productos constituidos por combinaciones en
proporciones fijas slo sern aceptables si la dosificacin de cada principio se
ajusta a las necesidades de un grupo de poblacin definido, y si la combinacin
posee una ventaja probada sobre la administracin de cada uno de sus
componentes por separado en lo que se refiere a efecto teraputico, inocuidad
u observancia del tratamiento por el paciente.
Proceso de seleccin
El proceso de seleccin de los medicamentos es determinante. Una lista de
medicamentos esenciales impuesta desde arriba no reflejar las necesidades
de los usuarios ni se ganar su aceptacin. Por eso es muy importante que el
proceso sea consultivo y transparente; que los criterios de seleccin sean
explcitos; que la seleccin de medicamentos se vincule a directrices clnicas
basadas en evidencias, y que tanto las directrices clnicas como la lista se
dividan segn los niveles de asistencia y sean peridicamente revisadas y
actualizadas. Las directrices clnicas y la lista deben ser objeto de revisin al
menos cada dos aos, y debe haber una vigilancia sobre su uso y efectos.
Se debe designar un comit permanente que proporcione asesoramiento
tcnico. Entre sus miembros debe haber personas procedentes de distintos
campos, tales como la medicina, la enfermera, la farmacologa clnica, la
farmacia, la salud pblica y la defensa del consumidor, as como personal
sanitario de atencin primaria. Se deben organizar consultas formales e
informales con las partes interesadas, incluidos representantes de organismos
profesionales, fabricantes de productos farmacuticos, organizaciones de
consumidores y los departamentos gubernamentales responsables del
presupuesto y las finanzas. Sin embargo, la seleccin final de medicamentos
por los miembros del comit debe ser llevada a cabo con independencia.
Un principio importante que el comit debe aceptar es el de que no todas las
evidencias tienen el mismo peso. Por ejemplo, el resultado de un metaanlisis
de varios ensayos clnicos tiene mayor peso que el resultado de un estudio

observacional sin controles, y mucho ms que las experiencias personales de


expertos individuales. La fuerza de la evidencia determina la fuerza de la
recomendacin.
Una vez que las directrices clnicas y la lista de medicamentos esenciales estn
ultimadas e impresas, deben ser puestas en circulacin y difundidas
ampliamente. Si se trata de una actualizacin puede ser til publicar un
opsculo informativo donde se resuman los cambios, o dar a conocer stos a
travs de boletines o publicaciones peridicas de informacin farmacutica.

2 Que es el comit de farmacia y terapeutica


Comit de Farmacia y Teraputica
El Comit de Farmacia y Teraputica (CFT) es un rgano de asesoramiento,
consulta, coordinacin e informacin relacionada con los medicamentos en el
hospital. Es una comisin de asesoramiento de la Direccin del Hospital y es la
lnea organizativa de la comunicacin entre el equipo Mdico y el rea de
Farmacia en todo lo referido a medicamentos.
OBJETIVOS
1. Establecer las polticas de utilizacin racional de medicamentos en la
Institucin.
2. Promover los programas de actualizacin teraputica.
FUNCIONES
1. Seleccionar los frmacos disponibles para pacientes internados y
ambulatorios.
2. Confeccionar la Gua Frmaco teraputica (GFT), mantenerla
sistemticamente actualizada y renovada .
3. Establecer procedimientos para el uso racional de los medicamentos.
Recomendaciones
Restricciones de uso
Formularios de uso interno de la Institucin
4.Realizar el seguimiento de la utilizacin de Medicamentos en el Hospital
Estudios de Utilizacin
Revisin de reportes de Frmaco vigilancia
5. Elaborar Guas de Practica Clnica o Normas de tratamiento
6. Promover las actividades de Actualizacin en la utilizacin de medicamentos.
7. Establecer un mtodo para la Seleccin y Evaluacin de Medicamentos.

3 En el proceso de estimacin de las necesidades en que consiste en el mtodo


de consumo histrico cuales son las ventajas y desventajas
Que es el mtodo del consumo histrico
El mtodo de consumo ajustado calcula las necesidades de medicamentos a base del
consumo real de cada medicamento por 1000 visitas de pacientes en una muestra de
servicios "estndar", en los que se consideran aceptables la modalidad y el nivel de
consumo. En algunos casos tal vez sea necesario ajustar por aumento o disminucin las
cantidades de medicamentos cuando se considera inapropiado el consumo.
En otras palabras, el consumo ajustado en los servicios "estndar" se considera que es una
aproximacin razonable a lanecesidad de medicamentos en otros servicios de la misma clase.
Esto requiere lo siguiente:
(a) que en trminos generales se consideren razonables las modalidades de
prescripcin en los servicios "estndar" y
(b) que el tipo de morbilidad tratado sea representativo de ese tipo en el resto del pas
o la regin afectados.
En comparacin con el mtodo de morbilidad, este mtodo ofrece menos perspectivas de
desarrollo sistemtico para mejorar el suministro de medicamentos y las prcticas de prescripcin.
Ofrece las ventajas de que no requiere datos detallados sobre morbilidad ni esquemas de
tratamiento estndar. Sin embargo, los usuarios de este mtodo deben prestar particular atencin
al hecho de que cualesquiera modalidades de consumo irracional en los servicios "estndar" que
no se corrijan en el proceso de ajuste, quedarn incluidas en los clculos de medicamentos para
todos los servicios del tipo que cubra el clculo. Es importante advertir que el consumo de
medicamentos no es idntico a la necesidad de medicamentos. Por ejemplo, un alto consumo
de antibiticos a causa de prescripciones poco juiciosas o el uso de formas farmacuticas
sofisticadas o costosas podra interpretarse como una necesidad, cuando en realidad bastaran
preparaciones ms sencillas o ms baratas.
Adems, debe recalcarse tambin que para lograr resultados satisfactorios con el mtodo de
consumo ajustado, es fundamental mejorar la prescripcin con objeto de armonizarla con las
estimaciones de necesidades de medicamentos. Una manera de conseguir esto es el empleo de
esquemas de tratamientos estndar. El mtodo histrico o la metodologa de la

historia comprende el conjunto de mtodos puetas y procedimientos,


innecesarios usados por los historiadores para manejar las fuentes y otras
evidencias (arqueologa, archivstica, disciplinas auxiliares de la historia, etc.)
para investigar sucesos pasados relevantes para las sociedades humanas. Esa
metodologa tiene por objeto la elaboracin de la historiografa (o produccin
de verla dura).

4 En el proceso de estimacin de las necesidades en que consiste en el mtodo


del perfil epidemiolgico cuales son las ventajas y desventajas
Que es el mtodo del perfil epidemiolgico
La epidemiologa es una disciplina cientfica que estudia la distribucin,
la frecuencia, los factores determinantes, las predicciones y el control de los
factores relacionados con la salud y con las distintas enfermedades existentes
en poblaciones humanas definidas. La epidemiologa -que, en sentido estricto,
podra denominarse epidemiologa humana- ocupa un lugar especial en la
interseccin entre las ciencias biomdicas y las ciencias sociales, e integra los
mtodos y principios de estas ciencias para estudiar la salud y controlar las
enfermedades en grupos humanos bien definidos. Existe tambin
una epidemiologa veterinaria, que estudia los mismos aspectos en los
padecimientos que afectan la salud de los animales; y tambin podra hablarse
de una epidemiologa zoolgica y botnica, ntimamente relacionadas con
la ecologa. En epidemiologa se estudian y describen la salud y las
enfermedades que se presentan en una determinada poblacin, para lo cual se
tienen en cuenta una serie de patrones de enfermedad, que se reducen a tres
aspectos: tiempo, lugar y persona: el tiempo que tarda en surgir, la temporada
del ao en la que surge y los tiempos en los que es ms frecuente; el lugar (la
ciudad, la poblacin, el pas, el tipo de zona) en donde se han presentado los
casos, y las personas ms propensas a padecerla (nios, ancianos, etc., segn
el caso).

El perfil epidemiolgico es una dimensin de la epidemiologia que sistematiza el


conjunto de categoras y a la vez expresa la relacin salud - enfermedad y su
comportamiento en laspoblaciones humanas.
Es decir, mediante el uso de tcnicas epidemiolgicas y el anlisis de diversos
mtodos, entre los cuales los de la demografa y la estadsticas son especialmente
importantes, elperfil epidemiolgico de una poblacin identifica el comportamiento de
las enfermedades segn la edad, el gnero y la regin que afectan, la dinmica
espacial y temporal de la enfermedad, considerada comoun fenmeno social; adems
del impacto real y la calidad con lo que se prestan los servicios mdicos, las formas
ms eficaces para promover la salud y las relaciones entre el costo, la efectividad yel
beneficio de acciones especificas para la salud.
5 Porque es importante la evaluacin de los proveedores en un proceso de
adquisicin

IMPORTANCIA DE LOS PROVEEDORES


En el proceso de satisfacer las necesidades de sus clientes, toda organizacin
cuenta con un eslabn claveconformado por el conjunto de proveedores: si ellos
fallan en suministrar productos y/o servicios que cumplan con lo requerido

(especificaciones tcnicas, plazos de entrega, cantidades, etc.) ocasionarn


inconvenientes que se vern reflejados en las prestaciones finales al cliente.

Efectivamente, las compras de productos y/o servicios afectan -en mayor o


menor medida- la calidad final de la mayora de organizaciones.
Tal como se ve en la imagen, una organizacin est ubicada en un entorno al cual
pertencen sus proveedores, conformando una cadena de aprovisionamiento que
llega hasta el cliente final.
Toda organizacin requiere de algn producto y/o servicio ajeno para realizar sus
actividades, cuya relevancia est ciertamente vinculada con las caractersticas
de estas actividades: por ejemplo, las compras que realiza un instituto de
enseanza no tienen tanta importancia para la calidad final de sus prestaciones
como las que realiza una empresa automotriz que fabrica vehculos a partir de
piezas y partes elaboradas por otras compaas.
EVALUACION DE PROVEEDORES - ISO 9001
Con respecto al requisito de ISO 9001:2008 - 7.4 Compras, ste afecta a todas
las compras de productos tangibles o servicios, aunque los controles establecidos
sobre los proveedores y sus productos deben serproporcionales a la importancia
de sus productos para la calidad final de las prestaciones a los clientes.
De este modo, y volviendo al ejemplo anterior, el procedimiento de gestin de
compras para el instituto de enseanza debera ser sencillo, o incluso ni siquiera
documentado. Algo muy diferente sucede en el caso de la empresa automotriz,
cuyo proceso de gestin de compras es fundamental para sus actividades.

Para la adecuada gestin de compras es muy importante el proceso


de evaluacin de proveedores, el cual debera tener en cuenta aspectos tales
como:

Experiencia pertinente

Desempeo de los proveedores en relacin con los competidores

Requisitos de calidad del producto, precio, entrega y repuesta a los


problemas

Capacidad potencial para proporcionar los productos requeridos, en las


condiciones requeridas

Evaluacin financiera para asegurar la viabilidad del proveedor durante


todo el perodo de suministro

Respuesta del proveedor a consultas, solicitudes de presupuestos y de


ofertas

Cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios pertinentes


Tambin, la direccin de la empresa debera considerar las acciones necesarias
para mantener el adecuado desempeo de la organizacin para satisfacer a las
partes interesadas en el caso de que falle el proveedor.
EVALUACIN DEL DESEMPEO DE PROVEEDORES
Al momento de establecer un mtodo para la evaluacin de proveedores, resulta
conveniente que adems de considerar los aspectos mencionados anteriormente,
se definan determinados criterios que favorezcan una evaluacin adecuada del
desempeo de los proveedores.
Ejemplo de tales criterios son:

Anlisis de los Plazos de Entregas: se verifica si el producto o servicio


comprado est disponible en el momento acordado, ni antes ni despus.

Cumplimiento de estandard de especificaciones tcnicas: se comprueba


si el producto o servicio comprado alcanza el estandard exigido.

Calidad del Servicio que presta: se analiza si la gestin del proveedor


ocasiona o no inconvenientes, cmo responde a reclamos o solicitudes, etc.

Confiabilidad: demostracin de que lo suministrado es confiable


repetitivamente.
Adems, las actividades de evaluacin de los proveedores se deben llevar a
cabo en forma continua, partiendo de una evaluacin inicial y continuando
con re-evaluaciones peridicas, para garantizar que stos continuan cumpliendo
con los requisitos establecidos y que mejoran de acuerdo con las expectativas de
la organizacin.
Tambin resulta bastante conveniente integrar el sistema de evaluacin de
proveedores con el propio sistema de mejora continua de la organizacin, en
virtud de que la obtencin y el tratamiento de informacin relativa a los
proveedores es una parte ms del sistema que permitir mejorar la performance
general de una empresa.
BENEFICIOS DE LA EVALUACIN DE PROVEEDORES
Como ya se ha comentado, resulta de gran importancia el proceso de compras
para la calidad global de una organizacin, en especial si los productos
comprados se incorporan en el producto proporcionado al cliente.
Al respecto, conviene recordar uno de los 8 principios que fundamentan el
modelo ISO 9001:2008, aquel que alude a las relaciones mutuamente
beneficiosas con el proveedor. As, toda organizacin debera aspirar a
fortalecer las relaciones con sus proveedores, haciendo fuerte toda la cadena de
suministro.
En el marco de este principio se encuentran las actividades destinadas a
la evaluacin de los proveedores, un proceso que llevado a cabo de manera
eficaz permite obtener benificios tales como:

Reducir costos, mediante la disminucin de los niveles de stocks de


seguridad, de rechazos y desperdicios, etc.

Contar con una base de proveedores calificados para respaldar


slidamente las decisiones de compra o contratacin.

Evitar que proveedores no calificados participen en la cadena de


produccin y en el camino crtico de las prestaciones a los clientes.

Asegurar que los proveedores cuentan con los recursos necesarios para
garantizar entregas de acuerdo a los requerimientos establecidos.

Contar con herramientas de desarrollo de proveedores que no alcanzan la


calificacin requerida.

Fidelizacin de clientes en base a la permanente calidad.

Evitar riesgos de deterioro de la marca por fallas evitables de los


proveedores.
6 defina y explique los siguientes conceptos
http://www.slideboom.com/presentations/13830/Estimacion-de-necesidades-de-medicamentosesenciales
CPM CONSUMO PROMEDIO MENSUAL
Nivel mnimo de existencias
NME
Nivel mximo de existencias
NME
Punto de reposicion
PR
Tiempo de reposicion
TR
Cantidad a pedir
CAP

7 determine los pasos a seguir en un proceso de compras

TEMA 2:
EL PROCESO DE COMPRAS
INTRODUCCIN
Las compras comprenden un proceso complejo que va ms all de la
negociacin y del trmite burocrtico. Con una buena gestin de compras la
empresa consigue ahorrar costes, satisfacer al cliente, en tiempo y cantidad, y
obtener beneficios empresariales directos, pues la gestin de compras y
aprovisionamiento son decisivas para que la empresa tenga xito o fracaso.
En esta unidad estudiaremos en qu consiste el proceso de compras, la
solicitud de ofertas y presupuesto y la evaluacin de las mismas para adquirir
el producto ms idneo en cada momento.
2.1. EL PROCESO DE COMPRAS
El proceso de compras consta de las siguientes fases:
Planificacin de las compras. Consiste en hacer un estudio anticipado de las
necesidades para estar preparado antes de que surja la necesidad.
Anlisis de las necesidades. El departamento de compras recibe los
boletines de solicitud de materiales y analiza la prioridad de las peticiones para
tramitar su gestin.
Solicitud de ofertas y presupuesto. Es un paso obligado para evitar tomar
decisiones que puedan afectar a la economa de la empresa.
Evaluacin de las ofertas recibidas. Una vez recibidas las ofertas hay que
estudiarlas, analizarlas, compararlas y examinarlas.
Seleccin del proveedor. Los factores que se comparan durante la fase de
seleccin son el precio, la calidad, las condiciones y las garantas personales de
la empresa que suministrar el producto.
Negociacin de las condiciones. Durante esta fase se comentan y
especifican algunos puntos de la oferta que pueden ser negociables.
Solicitud del pedido. Cuando el comprador y el vendedor llegan a un
acuerdo deben formalizar un documento que comprometa a ambas partes
(contrato de compraventa o pedido en firme).
Seguimiento del pedido y los acuerdos. Se hace para verificar que hemos
recibido todo el material solicitado, que se corresponde a las caractersticas
detalladas en el pedido y que se han suministrado a tiempo.
El proceso puede variar de una empresa a otra debido a la actividad principal.
La empresa industrial centra sus compras en los materiales que utiliza para
elaborar el producto. La empresa comercial, por su parte, busca conseguir el

producto a un precio competitivo. Y por ltimo, para la empresa de servicios la


variable principal es satisfacer las necesidades del cliente.
Algunas veces el proceso de compras es largo y complejo debido a que para
tomar una decisin final se necesita informacin o respuesta de otras
empresas.
2.1.1. TIPOS DE COMPRAS
Las compras tienen su origen en las necesidades y stas pueden ser:
Compras especiales.
Las compras especiales tienen lugar cuando hay que adquirir bienes de uso
(ordenador, mquina, mobiliario, vehculos ); es decir, no compramos
materiales para transformar o artculos para la venta.
La caracterstica general de estas compras es que la inversin es grande y la
decisin de compra es consultada con los usuarios del bien.
Compras anticipadas.
Estas compras se realizan antes de que surja la necesidad, que tendr lugar a
medio o largo plazo. La compra anticipada es una estrategia que se puede
aplicar en artculos bsicos o con algunos tipos de mercanca. Tambin
podemos anticipar la compra cuando se anuncia la subida del precio de un
producto.
Compras estacionales.
Son compras que se hacen para productos de temporada; su finalidad es
atender la demanda estacional de ciertos artculos. La previsin de estas
compras se hace partiendo de las ventas realizadas en el mismo periodo del
ao anterior.
Compras rutinarias.
Son las compras que se hacen en pequeas cantidades, con entrega diaria de
mercanca. Su caracterstica es atender las necesidades del da a da con una
inversin de bajo riesgo.
Compras oportunidad.
La compra oportunidad tiene lugar cuando encontramos la ocasin de comprar
a precios de ganga; la inversin supone un riesgo, que si el resultado es
positivo dar un beneficio extra.
Compras de urgencia.
Estas compras no suelen ser de gran volumen y generalmente se realizan para
cubrir necesidades urgentes. Otras veces, la compra de urgencia es una
solucin estratgica para satisfacer la demanda de los clientes, cuando la
empresa tiene que mantenerse al ritmo de los cambios rpidos en la moda.

Generalmente, el proceso de estas compras se hace de forma rpida, no se


dispone de tiempo para comparar presupuestos.
2.2. PLANIFICACIN DE LAS COMPRAS
Una de las funciones del departamento de compras es anticiparse a las
necesidades de la empresa. La planificacin anticipada consiste en conocer las
fuentes de suministro de bienes y servicios. Los proveedores se pueden
encontrar en:
Guas telefnicas, pginas web.
Organismos Oficiales.
Asociaciones empresariales y profesionales.
Prensa y revistas especializadas.
Ferias y exposiciones del sector.
Bases de datos, cedidas por empresas especializadas en estas gestiones.
Cuando el comprador necesita tener contacto directo con el proveedor para
obtener informacin o, incluso, solicitar la compra, los mtodos que ms se
utilizan son:
Entrevistarse con los representantes del proveedor: stos son los vendedores
de la empresa suministradora que visitan al comprador.
Acudir a los mercados centrales: Son las grandes ciudades en donde se
encuentran ubicados varios proveedores o zonas geogrficas que concentran
las fbricas de determinados productos.
Visitar ferias y exposiciones: Estos eventos ofrecen la oportunidad de conocer
los avances de la moda, lo ltimo que se fabrica o la tecnologa ms puntera.
Acudir a las oficinas de compra: Estas oficinas son centros de venta que
establece el fabricante en una ciudad cuando la empresa est a muchos
kilmetros de ella y quiere tener una representacin en el mercado central.
Visitar a los importadores mayoristas: Son empresas que ofrecen productos de
una marca extranjera a precios razonables.
2.3. ANLISIS DE LAS NECESIDADES
Generalmente, las empresas centralizan las compras a travs de su
departamento de compras o aprovisionamiento utilizando para ello un
documento interno denominado boletn de compras; en l se detalla las
caractersticas del material que necesita y cuando tiene que estar disponible.
El departamento de compras, una vez recibidos los boletines, procede a su
clasificacin antes de iniciar los trmites del encargo, por si fuera necesario
solicitar presupuesto o informacin de los materiales. El proceso es el
siguiente:

Dar preferencia a las solicitudes de material cuyas existencias se encuentren


bajo mnimos.
Comprobar si el artculo se utiliza con regularidad o se trata de un bien que se
compra por primera vez.
Clasificar los boletines por materiales homogneos o adquiridos del mismo
proveedor.
Consultar con el futuro usuario antes de hacer el pedido.
Decidir la calidad que deben reunir los materiales, la cantidad que hay que
solicitar, el plazo de entrega, las condiciones financieras, etc.
2.4. SOLICITUD DE OFERTAS Y PRESUPUESTO
La fase de peticin de ofertas y presupuesto, dentro del proceso de compras,
es una prctica que realizan las empresas en los casos siguientes:
Cuando inicia por primera vez la actividad.
Cuando tiene que comprar un producto nuevo.
Cuando no est satisfecha con los proveedores habituales.
Para ampliar la cartera de proveedores.
Para responder a la publicidad recibida.
Sin embargo, como el proceso de peticin de ofertas supone un coste
econmico, nos aseguraremos de enviar la solicitud slo a proveedores cuya
respuesta incluya una oferta de nuestro inters y evitaremos dirigirnos a los
que puedan denegar nuestra solicitud.
Adems, dependiendo de la poltica de compras que adopte la empresa
tambin existen varios factores que influyen cuando de decide comprar al
fabricante, al mayorista o a ambos. Estos factores son:
El tipo de producto.
La cantidad solicitada en cada periodo.
La ubicacin de la tienda.
Los servicios ofrecidos por el proveedor.
2.4.1. QU INFORMACIN DEBEMOS SOLICITAR?
Una vez confeccionado el listado de los posibles proveedores debemos
contactar por carta o personalmente para solicitarles la informacin que
necesitamos conocer. La informacin gira en torno a tres aspectos:
Condiciones econmicas.
Precio por unidad y por lote.

Descuento comercial.
Rappels y su aplicacin.
Gastos de envases y embalajes.
Gastos de transporte y seguro.
Forma de pago.
Recargo por aplazamiento del pago.
Condiciones tcnicas.
Caractersticas tcnicas.
Calidad.
Embalajes especiales.
Instalacin y montaje.
Tiempo de garanta.
Formacin de los usuarios.
Repuestos y mantenimiento postventa.
Servicios postventa.
Plazo de entrega.
Devolucin de excedentes.
Revisin de precios.
Otros servicios.
2.5. CLCULO DEL PRESUPUESTO
Para conocer el coste unitario de los materiales que figuran en la oferta o
presupuesto enviado por el proveedor, la mayora de las veces es preciso hacer
unos clculos previos respecto a elementos como rappels, embalajes, portes
que aparecen reflejados en la misma oferta o factura y son comunes a todos
los artculos en ella incluidos. Este proceso se conoce como prorrateo de
gastos comunes, que consiste en repartir proporcionalmente descuentos,
embalajes, portes, etc entre los distintos artculos.
Una forma de reducir el clculo consiste en realizar el reparto con la
denominada constante de proporcionalidad (K), que se aplica as:
K = Coste neto / Importe bruto
Importe bruto = C1 x P1 + C2 x P2 + + Cn x Pn
C1 = Cantidad del artculo uno P1 = Precio del artculo uno
C2 = Cantidad del artculo dos P2 = Precio del artculo dos

Coste neto = Importe bruto - descuentos + gastos (portes, seguros, embalajes


)
Una vez conocido el valor de K, el coste unitario de cada artculo ser igual a K
por el precio de cada unidad; sin embargo, cuando en la oferta se incluye un
solo tipo de producto es suficiente con dividir el importe de cada elemento por
el nmero de unidades.
8 define los tipos de control de inventarios

Inventario
El inventario es una relacin detallada, ordenada y valorada de los elementos que componen
el patrimonio de una empresa o persona en un momento determinado.

Es detallada porque se especifican las caractersticas de cada uno de los elementos


que integran el patrimonio.

Es ordenada porque agrupa los elementos patrimoniales en sus cuentas


correspondientes y las cuentas en sus masas patrimoniales.

Es valorada porque se expresa el valor de cada elemento patrimonial en unidades

monetarias.
Definicin

Tipos de inventarios
Por qu es til mantener inventarios
Sistemas de contabilizacin de inventarios
Mtodos de valuacin de inventarios
Conceptos esenciales del manejo contable de inventarios Video
Bibliografa
Qu es inventario

Los inventarios de una compaa estn constituidos por sus


materias primas, sus productos en proceso, los suministros que
utiliza en sus operaciones y los productos terminados. Un
inventario puede ser algo tan elemental como una botella de
limpiador de vidrios empleada como parte del programa de

mantenimiento de un edificio, o algo ms complejo, como una


combinacin de materias primas y subensamblajes que forman
parte de un proceso de manufactura. (Muller, p.1) -Conjunto de
bienes corpreos, tangibles y en existencia, propios y de
disponilidad inmediata para su consumo (materia prima),
transformacin (productos en procesos) y venta (mercancas y
productos terminados). (Perdomo, p.72) Se define un inventario
como la acumulacin de materiales (materias primas, productos
en proceso, productos terminados o artculos en mantenimiento)
que posteriormente sern usados para satisfacer una demanda
futura. (Moya, p.19)
El stock es el conjunto de productos almacenados en espera de
su ulterior empleo, ms o menos prximo, que permite surtir
regularmente a quienes los consumen, sin imponerles las
discontinuidades que lleva consigo la fabricacin o los posibles
retrasos en las entregas por parte de los proveedores. (Ferrn,
p.47) Los inventarios se definen como bienes ociosos
almacenados en espera de ser utilizados. (Eppan, p.364)
Tipos de Inventarios

Existen diferentes clasificaciones, a continuacin se citan algunas


de ellas.
Clasificacin de inventarios segn su forma

Inventario de Materias Primas: Lo conforman todos los


materiales con los que se elaboran los productos, pero que
todava no han recibido procesamiento.

Inventario de Productos en Proceso de Fabricacin: Lo


integran todos aquellos bienes adquiridos por las empresas
manufactureras o industriales, los cuales se encuentran en
proceso de manufactura. Su cuantificacin se hace por la
cantidad de materiales, mano de obra y gastos de
fabricacin, aplicables a la fecha de cierre.
Inventario de Productos Terminados: Son todos aquellos
bienes adquiridos por las empresas manufactureras o
industriales, los cuales son transformados para ser vendidos
como productos elaborados.
Existe un tipo de inventario complementario, segn su forma, que
no es comnmente citado en la literatura:
Inventario de Suministros de Fbrica: Son los materiales
con los que se elaboran los productos, pero que no pueden
ser cuantificados de una manera exacta (Pintura, lija, clavos,
lubricantes, etc.).
Adicionalmente, en las empresas comerciales se tiene:
Inventario de Mercancas: Lo constituyen todos aquellos
bienes que le pertenecen a la empresa bien sea comercial o
mercantil, los cuales los compran para luego venderlos sin
ser modificados. En esta Cuenta se mostrarn todas las
mercancas disponibles para la Venta. Las que tengan otras
caractersticas y estn sujetas a condiciones particulares se
deben mostrar en cuentas separadas, tales como las
mercancas en camino (las que han sido compradas y no

recibidas an), las mercancas dadas en consignacin o las


mercancas pignoradas (aquellas que son propiedad de la
empresa pero que han sido dadas a terceros en garanta de
valor que ya ha sido recibido en efectivo u otros bienes).
Clasificacin de inventarios segn su funcin

De acuerdo con Castillo (p.5):


Inventario de seguridad o de reserva, es el que se
mantiene para compensar los riesgos de paros no
planeados de la produccin o incrementos inesperados en la
demanda de los clientes.
Inventario de desacoplamiento, es el que se requiere
entre dos procesos u operaciones adyacentes cuyas tasas
de produccin no pueden sincronizarse; esto permite que
cada proceso funcione como se planea.
Inventario en trnsito, est constituido por materiales que
avanzan en la cadena de valor. Estos materiales son
artculos que se han pedido pero no se han recibido todava.
Inventario de ciclo, resulta cuando la cantidad de unidades
compradas (o producidas) con el fin de reducir los costos
por unidad de compra (o incrementar la eficiencia de la
produccin) es mayor que las necesidades inmediatas de la
empresa.
Inventario de previsin o estacional se acumula cuando
una empresa produce ms de los requerimientos inmediatos
durante los periodos de demanda baja para satisfacer las de

demanda alta. Con frecuencia, este se acumula cuando la


demanda es estacional.
Clasificacin de inventarios desde el punto de vista logstico

Para Ballou (p.330, 331) se pueden clasificar as:


En ductos: estos son los inventarios en trnsito entre los
niveles del canal de suministros. Los inventarios de trabajo
en proceso, en las operaciones de manufactura, pueden
considerarse como inventario en ductos.
Existencias para especulacin: las materias primas, como
cobre, oro y plata se compran tanto para especular con el
precio como para satisfacer los requerimientos de la
operacin y cuando los inventarios se establecen con
anticipacin a las ventas estacionales o de temporada.
Existencias de naturaleza regular o cclica: estos son los
inventarios necesarios para satisfacer la demanda promedio
durante el tiempo entre reaprovisionamientos sucesivos.
Existencias de seguridad: el inventario que puede crearse
como proteccin contra la variabilidad en la demanda de
existencias y el tiempo total de reaprovisionamiento.
Existencias obsoletas, muertas o perdidas: cuando se
mantiene por mucho tiempo, se detriora, caduca, se pierde o
es robado.
Otras clases de inventarios

En la siguiente video presentacin, del Profesor Francisco de la


Pea de la Universidad a Distancia de Madrid, se presentan tres

modelos de clasificacin de los inventarios: (1) En funcin de la


fase del proceso productivo en que se encuentre; (2) en funcin
de la fuente de la demanda; y (3) en funcin de su utilizacin
monetaria anual (Modelo ABC).
Por qu es til mantener inventarios

Siguiendo a Muller (pp. 3 y ,4), en un ambiente manufacturero


justo a tiempo, el inventario se considera un desperdicio. Sin
embargo, si la organizacin tiene dificultades en su flujo de caja o
carece de control slido sobre (i) la transferencia de informacin
electrnica entre los departamen tos y los proveedores
importantes, (ii) los plazos de entrega y (iii) la calidad de los
materiales que recibe, llevar inventario desempea papeles
importantes. Entre las razones ms importantes para constituir y
mantener un inventario se cuentan:
Capacidad de prediccin: Con el fin de planear la capacidad
y establecer un cronograma de produccin, es necesario
controlar cunta materia prima, cuntas piezas y cuntos
subensamblajes se procesan en un momento dado. El
inventario debe mantener el equilibrio entre lo que se
necesita y lo que se procesa.
Fluctuaciones en la demanda: Una reserva de inventario a la
mano supone proteccin; no siempre se sabe cunto va a
necesitarse en un momento dado, pero aun as debe
satisfacerse a tiempo la demanda de los clientes o de la
produccin. Si puede verse cmo actan los clientes en la
cadena de suministro, las sorpresas en las fluctuaciones de
la demanda se mantienen al mnimo.

Inestabilidad del suministro: El inventario protege de la falta


de confiabilidad de los proveedores o cuando escasea un
artculo y es difcil asegurar una provisin constante.
Proteccin de precios: La compra acertada de inventario en
los momentos adecuados ayuda a evitar el impacto de la
inflacin de costos.
Descuentos por cantidad: Con frecuencia se ofrecen
descuentos cuando se compra en cantidades grandes en
lugar de pequeas.
Menores costos de pedido: Si se compra una cantidad
mayor de un artculo, pero con menor frecuencia, los costos
de pedido son menores que si se compra en pequeas
cantidades una y otra vez (sin embargo, los costos de
mantener un artculo por un periodo de tiempo mayor sern
ms altos).Con el fin de controlar los costos de pedido y
asegurar precios favorables, muchas organizaciones
expiden rdenes de compra globales acopladas con fechas
peridicas de salida y recepcin de las unidades de
existencias pedidas.
Sistemas de contabilizacin de inventarios

Se tienen dos mtodos o sistemas bsicos de control de


inventarios:
1. Sistema de inventario peridico

Con este mtodo la empresa no lleva un registro continuo de su


stock, en cambio, realiza el conteo de existencias al final del

periodo o ejercicio y los resultados se plasman en los informes


financieros.
Gonzlez (p.88) menciona como principales caractersticas de
este sistema:
Es costoso en cuanto se hace necesario paralizar la
actividad de la empresa para llevar a cabo el recuento fsico
de la mercanca lo que implica un importante despilfarro de
recursos.
No se sabe con exactitud el volumen de existencias en cada
momento y por tanto no permite llevar a cabo un
seguimiento adecuado ni una correcta poltica de productos
(mermas, roturas, rotaciones, rentabilidades, etc.)
2. Sistema de inventario permanente o perpetuo

Con este mtodo la empresa mantiene un registro continuo de


sus existencias y los costos de los productos o mercancas que
ha vendido.
Gonzlez (p.89) adems seala las siguientes ventajas de este
mtodo sobre el peridico:
Permite un mejor control de los artculo y la aplicacin de
tcnicas de productos al poseer una informacin en tiempo
rela de los niveles de inventarios, rotaciones, evolucin de
precios, etc. Por tanto mejora la toma de decisiones.
Facilita el recuento fsico en el caso de que esto sea
necesario para llevar a cabo una verificacin del inventario.

Permite reducir costes y ofrecer un mejor servicio a los


clientes, etc.
Mtodos de valuacin de inventarios

Entre los mtodos ms importantes para valuar los inventarios,


tenemos:
Mtodo FIFO o PEPS. Este mtodo se basa en que lo
primero que entra es lo primero en salir. Su apreciacin se
adapta ms a la realidad del mercado, ya que emplea una
valoracin basada en costos ms recientes.
Mtodo LIFO o UEPS. Contempla que toda aquella
mercanca que entra de ltimo es la que primero sale. Su
ventaja se basa en que el inventario mantiene su valor
estable cuando ocurre algn alza en los precios.
Mtodo del Costo Promedio Aritmtico. El resultado lo
dar la media aritmtica de los precios unitarios de los
artculos.
Mtodo del Promedio Armnico o Ponderado. Este
promedio se calcular ponderando los precios con las
unidades compradas, para luego dividir los importes totales
entre el total de las unidades.
Mtodo del Costo Promedio Mvil o del Saldo. Calcula el
valor de la mercanca, de acuerdo con las variaciones
producidas por las entradas y salidas (compras o ventas)
obtenindose promedios sucesivos.

Mtodo del Costo Bsico. Por medio de este mtodo se


atribuyen valores fijos a las existencias mnimas, este
mtodo es bastante parecido al LIFO con la diferencia de
que se aplica solamente a la cantidad de inventario mnimo.
Mtodo del Precio de Venta al Detal. Permite la estimacin
de inventarios con la frecuencia que se desee. El inventario
fsico se practicar, basndose en los precios de venta
Marcados en los artculos.
Costo de Mercado o el Ms Bajo. Se toma como base el
precio inferior de las existencias, manteniendo el principio
contabilstico del conservatismo el cual no anticipa
beneficios y prev posibles prdidas.
Para saber ms sobre los sistemas de contabilizacin de
inventarios y los mtodos de valuacin de inventarios:
Sistemas de valoracin de inventarios
Conceptos esenciales del manejo contable de inventarios

Para finalizar, y a manera de resumen de aprendizaje,


compartimos una serie de video lecciones (de ConTabilizalo.com)
en las que se presentan conceptos esenciales del manejo
contable de los inventarios en la empresa: concepto, tipos de
inventario, mtodo UEPS, mtodo PEPS, promedio ponderado e
inventarios peridicos.
9 como se llevar a cabo el control del inventarios

Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio
o para ser consumidos en la produccin de bienes o servicios para su posterior

comercializacin. Los inventarios comprenden, adems de las materias primas, productos en


proceso y productos terminados o mercancas para la venta, los materiales, repuestos y
accesorios para ser consumidos en la produccin de bienes fabricados para la venta o en la
prestacin de servicios; empaques y envases y los inventarios en trnsito. La base de toda
empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios; de aqu la importancia del
manejo del inventario por parte de la misma. Este manejo contable permitir a la empresa
mantener el control oportunamente, as como tambin conocer al final del perodo contable un
estado confiable de la situacin econmica de la empresa. Ahora bien, el inventario constituye
las partidas del activo corriente que estn listas para la venta, es decir, toda aquella mercanca
que posee una empresa en el almacn valorada al costo de adquisicin, para la venta o
actividades productivas
10 Se adquiere correctamente cantidades medicamentos e insumos que la garanticen en la
oportunidad en la prestacin de los servicios
PREGUNTAS GENERADORAS UNIDAD 1
1 la administracin es una ciencia o arte

LA ADMINISTRACIN COMO CIENCIA Y COMO ARTE


En materia de administracin surge de manera inevitable la eterna discusin
de que si se trata de una simple tcnica, de una ciencia o de un arte, sin
embargo, a travs de los antecedentes histricos se observa una coincidencia
internacional de numerosos autores que la consideran una ciencia, aunque no
falta quienes la discuten.
La administracin es tanto una ciencia como un arte. Es una ciencia porque
existe un cuerpo organizado de conocimientos sobre administracin, no
obstante, se ha indicado que la administracin es la ms inexacta de las
ciencias sociales ya que trata de fenmenos complejos de orden muy diverso
como las grandes diferencias que aun persisten entre la administracin pblica
y privada. Es arte porque la prctica de la administracin de las organizaciones
consiste en la aplicacin artstica de principios cientficos para la solucin de
problemas, para la optimizacin de los recursos y para lograr los objetivos preestablecidos.
La ciencia y el arte de la administracin se complementan, sin embargo se
necesita un equilibrio entre ambos, porque una teora adecuada tambin
requiere de habilidad y creatividad similar.
2 cuales son los 4 actividades bsicas y habilidades de la administracin