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Unidad N°3.

Documentación del Sistema de Gestión de Calidad - Fase 2
Actividad: Documentación de procesos

Al realizar la arquitectura documental del Sistema de Gestión de Calidad y una
vez estandarizada la estructura de manuales, procedimientos, formatos,
instructivos, listados y demás documentos necesarios para cumplir y mantener
el Sistema de Gestión de Calidad, se hace ineludible empezar con el proceso
de documentación de dichos documentos de acuerdo a la lista de chequeo
definida en la actividad de la unidad N°2 (Arquitectura documental del
Sistema de Gestión de Calidad). Para esto, el grupo de trabajo debe
solucionar los siguientes tres puntos:
1) Selección del orden de la documentación: definan mediante una
gráfica, diagrama, mapa u otra herramienta que demuestre la secuencia
u orden a seguir para iniciar la documentación para cada uno de los
procesos institucionales de dirección, apoyo, misionales y de mejora
continua.

Figura No. 1 ISO 10013:94

que tipo de letra y cuáles serían las características generales para realizar un proceso documentado . posteriormente deben iniciar su completa documentación. según Norma ISO 9001:2008. seleccionen el que debería documentarse primero de acuerdo al punto anterior. esquemas  Etiquetas  Certificados  Prospectos  Reglamentos  Facturas  Tarjetas de almacenamiento  Modelos  Instrucciones 2) Documentación total de un proceso Misional o de Realización del Producto/Servicio: de los procesos institucionales. se garantice el cumplimiento de los requisitos aplicables para el mismo. registros y demás de un SGC.En este proceso ya deben existir los “debes” entonces se establecen cuáles son los tipos de documentos que deben existir en la organización para cumplir con los requisitos de las normas ISO 9000 y de las regulaciones propias del sector. Se deberían documentar primero los procesos para determinar la trazabilidad de cada uno de ellos y establecer los respectivos procedimientos. de modo que luego de realizada. Yo establecería primero como se debe documentar un proceso.  Expedientes maestros de los productos  Informes  Planos  Dibujos. Así tenemos que usualmente las organizaciones tendrán que contar con:       Manual de Calidad Manuales de Procedimientos Procedimientos generales y específicos Registros Planes de Calidad Especificaciones Además podrán existir otros documentos como:  Planes de inspección y ensayo.

planos.A. Para elaborar los procedimientos generales se sugiere utilizar la siguiente estructura: Partes Carácter Contenido Objetivo Obligatorio Definirá el objetivo del procedimiento Alcance Obligatorio Especificará el alcance de la aplicación del procedimiento Responsabilidades Obligatorio Designará a los responsables de ejecutar y supervisar el cumplimiento del procedimiento Términos definiciones Procedimiento y Opcional Aclarará de ser necesario el uso de términos o definiciones no comunes aplicables al procedimiento. tablas o algún otro material que facilite la comprensión del procedimiento. Referencias Obligatorio Referirá todos aquellos documentos que hayan sido consultados o se mencionen en el procedimiento Anexos Opcional Incluirá el formato de los registros. Obligatorio Describirá en orden cronológico el conjunto de operaciones necesarias para ejecutar el procedimiento. Elaborar los procedimientos generales: Se elaborará el Manual de acuerdo con el formato establecido en la etapa de diseño teniendo en cuenta la necesaria participación de todas las áreas involucradas. Requisitos de Obligatorio Relacionará todos los registros que deben documentación ser completados durante la ejecución del procedimiento. Elaborar el Manual de Calidad: Los otros documentos se elaborarán de . Definición de la caracterización del proceso seleccionado.

formatos. Realicen los manuales. listados. . Procedimientos: Especifican de manera detallada la forma de ejecutar las diferentes actividades tendientes al cumplimiento de los objetivos de los diferentes procesos identificados en el Sistema. responsable. procedimientos. Dichos procedimientos cuentan con una documentación de referencia como son los formatos e instructivos: Instructivos: orientan a los funcionarios sobre la forma detallada y especifica de adelantar una actividad que se encuentra involucrada en los procedimientos. el objetivo. en él se detalla el alcance del sistema de gestión de la calidad los procedimientos documentados establecidos para el sistema de gestión. Caracterizaciones de proceso: tiene como finalidad describir el proceso. Mapa de Procesos: Representación gráfica de la identificación de los procesos de la entidad y se definen sus interacciones. Elaborar otros documentos de acuerdo con el plan trazado en la etapa anterior. los recursos necesarios para su operación y los indicadores necesarios para garantizar su control. alcance. definiendo entre otros. instructivos de trabajo. mantenimiento y mejora continua. Formatos: determinan para ciertos casos el documento soporte del procedimiento donde se deben realizar ciertos registros. Anexo un archivo de la caracterización del manual de calidad de Unimagdalena B. y demás documentación aplicable al proceso seleccionado en el punto 2 que contribuyan a garantizar su adecuada implementación. La revisión y aprobación de la documentación se realizará a medida que ésta se vaya elaborando.acuerdo con el plan y siguiendo las instrucciones confeccionadas para cada tipo de documento que deben haber sido aprendidas durante la capacitación. Revisar y aprobar todos los documentos por parte del personal competente autorizado. Manual de Calidad: es el documento que específica el Sistema de Gestión de la Calidad. o referencia a los mismos así como la descripción de la interacción entre sus procesos.

Procedimientos. Caracterizaciones de proceso. formatos. formatos. Conclusiones Se logró concluir en este trabajo que la estructura de manuales. listados y demás documentos son necesarios para cumplir y mantener el Sistema de Gestión de Calidad Que la implementación del sistema de gestión de la calidad de cualquier organización contribuye a garantizar el manual de calidad. procedimientos. 3) Escriban las conclusiones de aprendizaje que obtuvo cada integrante del grupo tras el desarrollo de la presente actividad. Registros del Sistema . Nota: la respuesta a este punto podrá entregarse en éste documento o enviarse de manera anexa a través de compresores como WInZip o WinRar.Registros del Sistema: conjunto de evidencias que se generan una vez se han adelantado las diferentes actividades del proceso. Estos deben gestionarse y controlarse a partir de lo estipulado en el procedimiento para el Control de Formatos y Mantenimiento de Registros Anexo el Manual de Unimagdalena como ejemplo de realización de un Manual de Calidad. instructivos. mapa de procesos. Instructivos.