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GESTIÓN EFICAZ

DEL TIEMPO

INDICE:

0. BIBLIOGRAFÍA

1.

SENSIBILIZACIÓN SOBRE LA IMPORTANCIA DE PRIORIZAR

CONCEPTO Y CARACTERÍSTICAS DEL TIEMPO
AUTODIAGNÓSTICO

2. PAUTAS PREVIAS PARA UNA PRIORIZACIÓN EFICAZ

LA PLANIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN
LA PROGRAMACIÓN

3. EL PROCESO DE PRIORIZACIÓN DE TAREAS
4. FACTORES QUE OBSTACULIZAN LA GESTIÓN POR PRIORIDADES


FALTA DE PLANIFICACIÓN
FALTA DE AUTODIRECCIÓN
FALTA DE CONTROL SOBRE EL MEDIO LABORAL

5. HERRAMIENTAS Y RECURSOS DE LA PRIORIZACIÓN Y DEL CONTROL
DEL TIEMPO

6. PLAN DE ACCIÓN Y MEJORA PERSONAL

7. ANEXO: DIRECCIÓN DE REUNIONES

Rev. 01

GESTIÓN EFICAZ DEL TIEMPO

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BIBLIOGRAFÍA Y LECTURA RECOMENDADA CURSO
“GESTIÓN EFICAZ DEL TIEMPO”

 Uso eficaz del tiempo. Jose Mª Acosta Vera. Editorial GESTION 2000.
 Gestión

eficaz del tiempo y control del estrés. Jose Mª Acosta Vera.
Editorial ESIC.

Primero lo primero. Stephen R. Covey, A. Roger Merril y Rebecca R.
Merrill. Editorial PAIDÓS.

Los 7 hábitos de la gente altamente eficaz. Stephen R. Covey. Editorial
PAIDÓS.

El dominio del tiempo. Alfonso Pinedo. Editorial DEUSTO.

Cómo delegar con eficacia. T. Harold. Editorial DEUSTO.

Organice su tiempo. S. Garratt. Editorial GESTIÓN 2000.

El arte del tiempo. Jean L. Servan-Schreiber. Editorial ESPASA CALPE.

Psicobiología del estrés. M. Valdés y T. de Flores. Editorial BIBLIOTECA
DE PSICOLOGÍA, PSIQUIATRÍA Y SALUD 2.000

Artículos de consulta en www.marketingmk.com y www.arearh.com

Rev. 01

GESTIÓN EFICAZ DEL TIEMPO

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su compañero. si se añade a otros. Es decir. la mayoría de las veces actuamos como el segundo leñador: nos centramos en la actividad sin reflexionar sobre el mejor modo de alcanzar nuestros objetivos. Con respecto al tiempo. tan fuerte y tan hábil con el hacha como su compañero. pese a no haberse detenido ni siquiera para afilar su hacha… había cortado menos árboles. obsesionado por cortar el mayor número posible de árboles “ no había tenido tiempo” ni de afilar el hacha ni de descansar. Pero los mejores resultados sólo se logran con una aplicación inteligente de los medios disponibles según el método más adecuado. 01 GESTIÓN EFICAZ DEL TIEMPO 3/42 . mediante la organización. Entre tanto. dirigió su mirada al trabajo realizado. Al final de la jornada. La realidad es que no hemos sido suficientemente instruidos acerca de la utilidad –la necesidad– de organizarnos. Muchas veces. de modo que se pusieron. con ardor. nuestro hombre decidió afilarla. a cortar árboles. Quizá este cuento nos hubiera sido más útil como preparación de nuestra vida laboral que en nuestra infancia. qué duda cabe. Agotado. Su compañero. El esfuerzo es un factor positivo. al menos. no nos detenemos a recuperar el aliento. Sacó su piedra del zurrón y.LOS DOS LEÑADORES Un viejo cuento infantil relata cómo dos leñadores iban juntos al bosque. el primer leñador había repetido varias veces la operación de afilar su hacha. Pasado un buen rato. pensaba: “ Más te valdría esforzarte como hago yo “. SENSIBILIZACIÓN SOBRE LA IMPORTANCIA DE PRIORIZAR CUENTO INFANTIL . Y su sorpresa fue mayúscula al comprobar que. más de las que imaginamos. Aunque no estaba todavía en condiciones precarias. pese a trabajar tan duramente y ser. se dedicó a ello. Los dos eran laboriosos y los dos necesitaban el dinero que les iba a proporcionar su trabajo . la clave del éxito profesional la encontramos en la correcta administración del tiempo. Al final.1. lo Rev. cuidadosamente. no nos preocupamos de afilar el hacha y con frecuencia acabamos tan cansados que ni siquiera podemos garantizar que estemos dando los golpes en el sitio más adecuado. uno de ellos se detuvo y examinó el filo de su hacha. sin dejar de golpear con su herramienta.

implacable. CONCEPTO Y CARACTERÍSTICAS DEL TIEMPO: El tiempo. fluye continuamente en un solo sentido. • Es inexorable.que cuenta no es lo mucho que se ha trabajado. no puede acumularse. tiene unas características esenciales que deben ser tenidas en cuenta: Rev. se puede perder. ni ahorrarse. lo que ha dado lugar a resultados concretos. no hay acción humana que pueda realizarse sin tiempo. Nuestra vida será lo que consigamos realizar en el tiempo que se nos concede. • Es indispensable. igual para todos. • Es insustituible. como recurso. 01 • Es atípico. El tiempo pasa sin detenerse. pero no se puede ganar. GESTIÓN EFICAZ DEL TIEMPO 4/42 . • Es equitativo. sino lo que se ha terminado. diferente de los otros recursos que el hombre conoce y está habituado a manejar. a diferencia de otros recursos. ni tomarse prestado. • Es inelástico. la habilidad personal para manejar inteligentemente el tiempo en función de nuestras metas personales. Lo que es diferente en cada persona es la forma de repartirlo.

una mayor actividad produce mejores resultados. 7. con la elección deliberada del empleo de nuestro tiempo. La libertad se preserva. La eficacia. exige hacer lo que hay que hacer. Manejar bien el tiempo NO supone trabajar como un robot. no garantiza nada. La responsabilidad. 12. precisamente. 2. y no dejándonos arrastrar por las circunstancias. 8. Siempre hay cosas más importantes que otras. Siempre se puede elegir en función de las prioridades. Hacer varias cosas a la vez NO es un uso eficaz del tiempo. 9. 10. Los individuos más atareados y activos NO son los que obtienen mejores resultados. 4. La mayoría de personas NO tienen exceso de trabajo por las propias exigencias de su puesto. 11. Es evidente que. Resulta más eficaz concentrar tiempo y esfuerzo en una cosa. Los que se concentran en trabajar eficientemente NO son los más eficaces. Rev. La realidad es que el tiempo nunca es suficiente para realizar todo cuanto se desearía hacer. pero una gran actividad. Manejar bien el tiempo NO es trabajar deprisa. 5. Controlar el tiempo NO lleva a perder oportunidades inesperadas pero interesantes. terminarla y abordar otra con igual concentración. por si misma. y es necesario elegir. 13. por conducir más directamente a los objetivos. 6. la dificultad o calidad del trabajo no se manifiestan por un mayor número de horas trabajadas. Todas las actividades diarias pueden ser planificadas. La mayoría de personas NO pueden resolver sus problemas de tiempo trabajando más horas. 3. La simplificación de tareas directivas NO es una buena manera de ganar tiempo. a igualdad de eficacia. 01 GESTIÓN EFICAZ DEL TIEMPO 5/42 . Y son éstas las que requieren prioridad. De ordinario NO solemos saber en qué empleamos nuestro tiempo y cuáles son las causas que hacen que lo perdamos a veces. más que hacer las cosas bien. Aunque no es necesario respetar ciegamente esta planificación si luego surge una actividad alternativa de mayor interés.ALGUNAS “VERDADES” SOBRE EL USO DEL TIEMPO: 1. Las personas de mayor responsabilidad NO deben trabajar más tiempo para dar ejemplo.

15. de nuestras prioridades… porque no hemos planificado o porque no hemos respetado las previsiones o programaciones establecidas. 16. de toda la información que se querría tener. pero con una pulgada de oro no se puede comprar una pulgada de tiempo”.14. Mi responsabilidad NO me exige estar siempre disponible para el que me necesite. Solo al revisar lo hecho. el primer ejercicio de reflexión para mejorar nuestra gestión del tiempo debería ser conocer qué es lo que debo hacer (funciones y tareas). La responsabilidad y disponibilidad son conceptos independientes. 01 GESTIÓN EFICAZ DEL TIEMPO 6/42 . La calidad de las decisiones NO mejora por tomarlas con más tiempo. cuanto más tiempo se deje pasar. La mayoría de las personas suelen perder del orden de 3 horas al día. pues si así lo fuera sería mucho más fácil resolver este problema. BENEFICIOS DEL USO CORRECTO DEL TIEMPO: Dice un antiguo refrán chino… “Con un minuto de tiempo se puede conseguir una pulgada de oro. dirigir no es hacer las cosas uno mismo. Rev. Una vez recogida la información suficiente. Hacerlo uno mismo NO permite ahorrar tiempo. percibimos la falta de rentabilidad del modo en que hemos empleado nuestro tiempo. Obviamente no se trata de una pérdida voluntaria. Por tanto. La mayor parte de la pérdida de tiempo es involuntaria e incluso inconsciente. por otra parte. menos eficaz resultará la decisión. 17. Y normalmente lo hemos empleado mal porque nos hemos olvidado de nuestros objetivos. Nunca se dispondrá. sino conseguir resultados a través de un equipo. Delegando NO se libera un montón de tiempo a corto plazo ni permite aliviar responsabilidades.

01 Tareas importantes Tareas no importantes Crisis Libre elección GESTIÓN EFICAZ DEL TIEMPO 7/42 . descubriremos que todas las personas normales (en lo que al uso del tiempo se refiere) dedicamos menos de un tercio de nuestra jornada a asuntos realmente importantes. Diversos estudios realizados sobre el tema pueden ayudarnos a cuantificar el problema. Las tareas activas. a percibir si tenemos desviaciones importantes sobre lo que es habitual. Las tareas que nos parecen poco importantes –aquellas que pensamos que si las olvidásemos no pasaría nada– nos suelen ocupar un mínimo del 10% de nuestro tiempo.cuánto tiempo empleo en realizarlas y cuánto tiempo debería realmente dedicarles. (no reactivas en las que reaccionamos a propuestas de otros) no suelen alcanzar el 30% de nuestro tiempo. El resto se lo llevan una variedad de actividades que no tienen demasiada relevancia de cara a lo que realmente nos interesa. Veamos pues un análisis estadístico de la cuestión: 1. 3. Si este porcentaje de “incendios” supera el 25% ¡cuidado! 4. Las actividades urgentes e importantes que nos surgen sobre la marcha (“crisis”) nos ocupan alrededor del 15%. 2. las que abordamos por decisión propia. Los asuntos que realmente nos importan – en función exclusiva de nuestro criterio– no suelen ocupar más del 30% de nuestra jornada. De esta forma. ESTUDIOS REALIZADOS 100 Jornada 50 laboral 30 10 15 30 0 Rev. pero en ocasiones llegan a alcanzar el 50 % de nuestra jornada.

▪ Disminución del estrés.. por impulsos del momento y no de una forma reflexiva. ▪ Mejora de la autoestima y mayor confianza en las propias habilidades. Por éste y otros motivos. pero también según la organización personal. la falta de tiempo para nuestra vida personal. 8/42 . etc. lo empleamos de modo compulsivo. ▪ Mejor consecución semanales…) ▪ Mejor seguimiento de los resultados. La mala gestión del tiempo implica no abarcar todas las actividades profesionales. Por el contrario. Hay quien necesita sólo un 25 % de su tiempo mientras que otros pueden dedicarles hasta un 80 %. GESTIÓN EFICAZ DEL TIEMPO mensuales. ▪ Visión global de la actividad (planificación anual). una buena gestión del tiempo nos reportará numerosas ventajas: Rev. dependiendo de nuestro carácter. estrés. 01 ▪ Ahorro de tiempo y mejor reparto para distintas actividades profesionales. ▪ Mayor tiempo libre para hacer esas cosas para las cuales nunca imaginó encontrar tiempo. aproximadamente la mitad de nuestra jornada habrá estado dedicada a asuntos que no hemos sabido evitar y que que acabarán haciéndonos sentir la frustrante SENSACIÓN de HABER PERDIDO EL TIEMPO. no alcanzar nuestros objetivos.El tiempo que ocupan los imprevistos puede variar de modo importante según la función y el puesto de trabajo. Del 50 al 90 % de nuestro tiempo. de objetivos (trimestrales.

olvidándose del trabajo? Rev. Tras haber sido interrumpido. ¿Puede relajarse durante su tiempo libre. ¿Resuelve eficazmente las interrupciones? 8. durante el cual poder trabajar tranquilo y desarrollar sus auténticas labores de directivo? 11. a las reuniones y a los demás actos a que acude? 16. ¿Marca prioridades dentro de la lista en función del beneficio que le reporten? 3. ¿Es puntual y llega a tiempo al trabajo. Con el transcurso del tiempo. ¿Le resulta fácil encontrar lo que busca en los archivos? 9. ¿Cree que hace el mejor uso posible del tiempo? 14. ¿Sus subordinados cooperan con entusiasmo en las tareas que les asigna? 18. ¿Realiza todos los asuntos de la lista? 4. ¿Procura evitar los problemas antes de que surjan. ¿Delega bien? 17. ¿Prepara todos los días una lista de cosas que hacer? 2.AUTODIAGNÓSTICO: ANALICE CÓMO ADMINISTRA SU TIEMPO: FrecuenA temente veces Rara vez 1. ¿Pone cada cosa en su sitio? 7. ¿Cumple las fechas límites y plazos previstos con tiempo sobrado? 15. ¿se siente más cerca de sus metas personales a largo plazo? 20. actuando con anticipación? 13. 01 GESTIÓN EFICAZ DEL TIEMPO 9/42 . ¿Consigue que no le roben mucho tiempo las típicas personas que “se enrollan”? 12. ¿Se reserva algo de tiempo cada día. ¿Puede volver al trabajo sin perder el ritmo? 19. ¿Actualiza por escrito sus metas profesionales y personales? 5. ¿Está limpia y ordenada su mesa? 6. ¿Actúa con decisión? 10.

No deje que las circunstancias consuman lo mejor de usted. a veces. ¿Comienza y finaliza sus proyectos en las fechas previstas? 25. Revise los puntos flojos y aplique soluciones efectivas. ¿Realiza el trabajo más importante durante las horas de máxima energía? 23. 21-40: Está perdiendo el control. Probablemente está usted demasiado desorganizado para disfrutar el tiempo de calidad ¡Ponga en marcha nuevas ideas! 0-20: Está usted abrumado. descentrado. 41-60: Está “patinando”. ¿Sabe la gente cuál es el mejor momento para estar con usted? 22. En algunas ocasiones debería aplicar mejores estrategias de ahorro de tiempo. 01 GESTIÓN EFICAZ DEL TIEMPO 10/42 . frustrado y probablemente también bajo una gran tensión. 61-80: Administra bien el tiempo. si se encuentra ausente del trabajo? 24. Rev. ¿Despacha los papeles con sólo manejarlos una vez? Puntuación: Anótese: • 4 puntos por cada “frecuentemente” marcado • 2 puntos por cada “a veces” • 0 puntos por cada “rara vez” Sume el total de puntos y compárelo con la siguiente escala: 81-100: Administra muy bien el tiempo y controla la mayoría de situaciones.21. ¿Pueden otros hacerse cargo de la mayoría de las responsabilidades de usted. Ponga en práctica inmediatamente nuevas técnicas de uso eficaz del tiempo.

Los objetivos son concreciones específicas acerca de los resultados deseados. y objetivos a medio y corto plato que los hagan posibles. “NO ES CUESTIÓN DE RELOJ. SINO DE BRÚJULA” 2º) PROGRAMAR: Decidir cuándo se va a hacer y asignar los recursos necesarios para conseguir los objetivos. PLANIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN: Parece ser que una de las razones más frecuentes del fracaso y de la sensación de infelicidad del ser humano es la carencia de objetivos claramente definidos. Rev. suceden porque alguien hace que sucedan. con los cuales se siente uno comprometido. Si queremos mantener el timón de nuestro propio tiempo debemos determinar exactamente cuáles son nuestros objetivos y mantenerlos actualizados según vayan evolucionando los hechos y nuestras propias expectativas.2. 01 GESTIÓN EFICAZ DEL TIEMPO 11/42 . PAUTAS PREVIAS PARA UNA PRIORIZACIÓN EFICAZ Pasos a seguir en la organización de nuestro tiempo: 1º) PLANIFICAR: Decidir qué se va a hacer. A veces nos conformamos con reaccionar a lo que ocurre. Las cosas no suceden solas. El uso del tiempo solo adquiere importancia cuando hay objetivos por alcanzar. planteando objetivos a largo plazo. sin molestarnos en establecer previamente un plan. Herramienta fundamental de la programación será la AGENDA DIARIA.

De este modo.Los objetivos bien características. el autor Stephen R.  Concretos. Y no solemos pararnos a diferenciar lo que es importante de lo que simplemente es urgente. determinadas Nuestra agenda debe incluir tanto los objetivos personales (de temas profesionales y personales) como los de la dirección (si ésta no es participativa y no coinciden enteramente con los nuestros. deben ser: definidos deben tener  Propios. no dedicamos el suficiente tiempo a la reflexión. debemos plantearnos cual de las dos debe ser prioritaria.  Escritos. aquellas actividades que requieren una acción inmediata. La prioridad se convierte así en el factor esencial de decisión ante cada disyuntiva.  Alcanzables pero con dificultad (retadores)  Compatibles entre sí. aquellas actividades que tienen que ver con los resultados. de las actividades más adecuadas para lograrlos. 01 GESTIÓN EFICAZ DEL TIEMPO 12/42 . que importante. La mayoría de nosotros estamos demasiado orientados a la pura acción por hábitos largamente desarrollados.  Pocos y muy importantes. Rev. No es lo mismo urgente. A este respecto. ante cada cambio en nuestra programación debemos plantearnos la pregunta “¿Es esta nueva actividad posible más importante que la prevista?” Es decir. y 2) Importancia. Ante cada interrupción. Covey propone una matriz de gestión personal para clasificar las distintas tareas y actividades diarias según estos dos criterios: 1) Urgencia.  Medibles. vemos que sólo son realmente importantes las actividades que se relacionan con nuestros objetivos. Pero los objetivos no se alcanzan si no es a través de actividades.  Con niveles y fechas de realización. tendemos a hacer más que a pensar. Urgente sólo significa que una actividad debe tener lugar enseguida.  Claros y concisos.

ya que no tienen que ver con hoy. cada actividad es susceptible de clasificarse en los siguientes cuadrantes: URGENTE I M P O R T A N T E I NO URGENTE II Vencimientos Crisis Problemas Planificación. que no aporta ningún alivio a lo acuciante del otro 90% y. Cuadrante 2 –Tareas Importantes pero No urgentes Es el cuadrante de la calidad. pero sus prioridades las pone el entorno. las juntas o reuniones. el que nos permite prepararnos para incrementar nuestra capacidad para ejecutar cualquier actividad. Rev. Por ejemplo. La mayoría de estas personas pasan cerca del 90% de su tiempo en él y en el 10% restante buscan alivio en el cuadrante IV. Pero ojo. generalmente prestan escasa atención al cuadrante II que es donde pueden encontrarlo. nos desenvolvemos y producimos. pero es el único que aporta algo a nuestra Visión. En este cuadrante están las tareas que no se pueden dejar de atender. las “crisis”. Misión. org. porque muchas veces hay actividades importantes que no se atienden y se vuelven urgentes. Valores y Objetivos de alta prioridad. Anticipación Oportunidades Relaciones N O I M P O R T A N T E III IV Interrupciones Inmediatez Cambios Correspondencia Informes Trivialidades Pérdidas de tiempo Actividades gratas Cuadrante 1 – Tareas Importantes y Urgentes Es el espacio de los desafíos. Es el que contiene las cosas importantes que no siempre son muy visibles. Esto los lleva a una forma de vida plagada de estrés y agotamiento. en el cual aplicamos la experiencia.Así. los proyectos con fecha de entrega. etc. 01 GESTIÓN EFICAZ DEL TIEMPO 13/42 . sino con resultados que se producirán mañana. Quien vive mucho tiempo en este cuadrante es normal que no tenga tiempo para diseñar un tipo de trabajo distinto que mejore su futuro.

informes. esto es. que saben “responder con habilidad”. que sólo pueden dedicar su tiempo útil a atenderlas. Esto. Es una decisión de las personas proactivas. con toda probabilidad se acabarán convirtiendo en crisis (cuadrante 1) y tendremos que resolverlas de forma apresurada y por tanto menos adecuada e inefectiva. Cuando no atendemos estas tareas importantes. cuando uno elige dedicar su tiempo y esfuerzo a lo Importante. pueden esperar. delicadas.. en algo que seguiría siendo poco importante y que habría dejado de ser urgente. por lo tanto. conducen a una tarea de baja calidad y baja productividad. En cambio. que se conoce muy bien. Muchas veces nos estacionamos en él para satisfacer las necesidades y las prioridades de los demás. es el cuadrante donde un verdadero líder debe tratar de permanecer más tiempo. no toma las decisiones sobre su dedicación y trabajo. Cuadrante 3 – Tareas Urgentes pero No importantes Es el cuadrante de la trampa. muchas llamadas telefónicas y e-mails. al fin y al cabo. Este cuadrante tiene el atractivo de contener acciones fáciles y agradables. No Urgente. Esto es propio de una persona reactiva. nada.No urgente. crisis de distintas formas. etc. pero que distraen el tiempo de lo que efectivamente es valioso y. En el cuadrante de las tareas importantes (no urgentes) suelen estar buena parte de las tareas de dirección. como el jugador de tenis que sólo puede pensar en devolver la bola que le llega sin descanso. Suelen ser largas.En éste no se actúa por imposiciones externas. Normalmente tenemos la costumbre de atender rápidamente las actividades que solo son urgentes y dejar para más tarde las que son sólo importantes. esto es. enviar documentos que vencen hoy. muchas veces. Hay personas para las que la acumulación de tareas urgentes llega a tal grado. pero no urgentes. Se hubiese convertido en una minucia. pensando que ya habrá tiempo más adelante. frecuentemente estamos presionados por cosas urgentes que hay que atender: contestar teléfonos. la correspondencia.. Quien vive siempre atendiendo urgencias. nos obliga a tomar decisiones precipitadas que. “apagando incendios”. En el trabajo organizacional. al igual que en otras actividades en que participamos. con “responsabilidad” a los estímulos o amenazas que le llegan del entorno. Son las interrupciones. sino sus acciones nacen de nuestra conciencia de los objetivos que vale la pena alcanzar y. hubiéramos solucionado mejor si hubiéramos tenido más tiempo para pensar. lo hace de forma personal. no importante Es el de la pérdida de tiempo. difíciles y Rev. sino que ellas le son impuestas por el entorno. Pero ¿qué ocurriría si no hubiésemos abordado la actividad que sólo era urgente? Probablemente. Cuadrante 4 . 01 GESTIÓN EFICAZ DEL TIEMPO 14/42 . por tanto. que no reúne los requisitos de un líder.

por tanto. ▪ Lo que conocemos mejor. Comience siempre por la tarea más importante. ▪ Lo más agradable. la historia es completamente diferente. Lo malo es que no son urgentes y resultan. la más difícil la vamos dejando para más adelante. por ello. PROGRAMACIÓN: “ NO HAY VIENTO FAVORABLE PARA EL BARCO QUE NO SABE A QUÉ PUERTO LLEGAR “ SÉNECA A la hora de programar nuestro tiempo debemos tener en cuenta que nuestra dedicación suele orientarse de modo espontáneo. la sensación de satisfacción nos impulsa a continuar con las demás. 01 GESTIÓN EFICAZ DEL TIEMPO 15/42 . lo que colaborará a realzar su auto estima y su sentido de la responsabilidad. Lo urgente nos lleva al estrés. que habitualmente es la más difícil. Es sorprendente la habilidad que tenemos para empezar por la más fácil. esa será la que tendrá que hacer primero al otro día. En cambio. Después de que terminamos con la primera tarea. lo importante a la eficacia. Aún si no pudo terminar con todas las tareas que se había propuesto para ese día. es. Eso es lo que hace tan difícil tener el buen juicio de hacer primero las cosas importantes. sentimos culpa. A la hora de planificar. ▪ Lo más corto. Sólo rompiendo con la tiranía de lo urgente podremos resolver el problema. ▪ Lo más fácil. habrá solucionado una realmente importante. Y hasta nos justificamos diciendo: "Es para entrar en calor".generalmente no delegables. Rev. cuando comenzamos por la más difícil. sin premeditación a solucionar: ▪ Lo más urgente. numerarlas y separar lo urgente de lo importante. Cuando empezamos por la más fácil. no la solucionamos y encima. necesario categorizar las tareas. ▪ Lo primero – o lo último. peligrosamente fáciles de dejar para mañana. asígneles prioridades y termine con la más fácil.

 No saber decir No ante compromisos y tareas que no son de nuestra competencia.es el hábito de la planificación diaria. etc. los calendarios de papel con espacio para anotar las tareas. Si le es difícil plantearse metas a nivel mensual. Rev. y no reaccionando meramente a lo que se nos va presentando. La forma más cómoda de hacerlo es dedicar a esta actividad los últimos minutos de la jornada precedente.Además. semestral o anual. son verdaderas trampas en el control de nuestro tiempo:  El excesivo PERFECCIONISMO. se pasará automáticamente al día siguiente y se establecen fechas límites para su realización. La clave de la programación y el control del tiempo.  Estar muy ocupado (recordemos el cuento de los dos leñadores…)  Dejar las cosas para luego.  Tenga siempre preparado su programa antes de iniciar su jornada.  Programe sus actividades en función de los objetivos que quiera alcanzar.  La adicción al trabajo. Programar el tiempo es una actividad que debe acabar siendo habitual y diaria. la del ordenador. sobre todo las cosas importantes. Lo importante es iniciar el quehacer diario con actividades elegidas de modo deliberado. Es importante el manejo de una agenda con las actividades a realizar por orden de importancia: servirá la clásica agenda de mano. Adquirir hábitos eficaces en su realización le ayudará a hacerla cada vez más fácil y más cómoda.  La “excitación del riesgo”. una vez realizado un buen plan anual y mensual -o semanal.después de haber malgastado horas”. que nos lleva a dedicar excesivo tiempo en la resolución de un tema muchas veces sencillo o poco importante para nuestro desempeño. solemos tener algunas costumbres. Así. si una tarea no fue completada en la fecha. que aunque son habitualmente entendidas como correctas. añadiendo una cosa más a última hora. influyendo a la larga en nuestro nivel de estrés e incluso en nuestra autoestima. las que incidirán de forma importante en nuestros resultados. He aquí algunas normas que le pueden ser útiles en ese sentido:  Conozca sus metas y objetivos profesionales y personales. que nos lleva a pensar que rendimos más y mejor bajo presión. realizada siempre antes de que comience la jornada. las realmente serias. 01 GESTIÓN EFICAZ DEL TIEMPO 16/42 . solucionando cosas en el último minuto. establezca objetivos por semana o diarios. sin tener en cuenta que “la prisa suele servir para ahorrar minutos……. Debe tenerse en cuenta que no menos del 50% de lo que ha de realizarse en una jornada normal suele aparecer en el transcurso de la misma. que repercute en la calidad de nuestra vida y nuestro tiempo personal.

01 GESTIÓN EFICAZ DEL TIEMPO 17/42 . Una norma a seguir es planificar únicamente el 60% del tiempo. elimine las distracciones por un rato.  Fraccione las tareas largas para evitar la sensación de que nunca se dispone de suficiente tiempo para realizarlas.  Agrupe acciones y asuntos relacionados entre sí siempre que le sea posible. sino de terminar lo que se hace.  Elabore su programa en torno a los temas esenciales. su eficacia. Procure dedicar tiempos dentro del día para contestar lo urgente. prioridades y actividades programadas le ayudará a mantenerse en la línea previamente elegida. Y limítese a rellenar el resto con actividades de menor importancia. Recuerde que no cuentan las actividades.  Programe y realice primero (a primera hora) lo más importante. No se trata de estar muy ocupado. en la medida de lo posible. No se puede ser eficaz todo el día. No esté para nadie mientras las realice. Cuando tenga que terminar algo muy importante. como el correo electrónico o el teléfono móvil o pida que no le pasen llamadas o que le dejen recado. Sin embargo. Cuando decida abordar algo nuevo e importante debe poder hacerlo sin destrozar su programa ni sentirse culpable.  No vacile en tomarse largos períodos de tiempo para tareas importantes. sino los resultados obtenidos. Respételos.  Trate de acompasar sus actividades. Aproveche la tecnología como el correo electrónico para dar salida a cosas urgentes. Acortará el tiempo necesario para atenderlos y aumentará su concentración y. No hay memoria capaz de retener todos los detalles necesarios. pero que resulten de su interés. no se debe realizar por un tiempo muy largo porque esto puede provocar que se le Rev. correos electrónicos.  Elimine las Distracciones. Programe lo más importante para sus horas de mayor eficacia. a sus ciclos corporales. Tenerlos escritos aumenta. pero no excesivo. Maneje alarmas dentro de su agenda electrónica o su ordenador que le permitan recordar las actividades que necesite concluir. etc. Ver reiteradamente objetos. por tanto.  Mantenga la suficiente flexibilidad para poder abordar los asuntos no previstos.  Mantenga a la vista su programa de actividades diarias. Es esencial definir lo que es importante y lo que es urgente.  Establezca Prioridades. además. sin perder de vista lo que es importante.  Programe siempre su horario por escrito.  Asegúrese de asignar a cada actividad un tiempo suficiente. la implicación personal..

le permitirán dormir tranquilo. Y no puede esperar «a tener tiempo». Incluya. aproveche el tiempo para hacer llamadas. Si se encuentra en una fila. Esto se aplica por su puesto a su bandeja de correo electrónico.  Aplique estos conceptos a su vida personal. etc. pero sin dejar que 1 hora se conviertan en 8. Trate de actuar en busca de sus objetivos más que reaccionar a los acontecimientos. 01 GESTIÓN EFICAZ DEL TIEMPO 18/42 . comer adecuadamente y dejar los temas pendientes anotados para que estos no lo despierten en medio de la noche. Procure descansar. también.acumulen demasiados temas pendientes. pensar en temas para su próxima reunión. esto es lo que cuenta.  No se llene de papeles.  Siga el programa previsto salvo que surja otro asunto de mayor interés.  Concéntrese en un solo asunto y termínelo. Establezca metas. si no lo programa es más que probable que nunca llegue a realizar las lecturas que le interesan. aprovéchelos. Recuerde que es importante poner atención en nuestras necesidades personales para llevar una vida laboral sana. etc. un tiempo fijo para lecturas profesionales. Lo más común es guardar papeles y papeles de temas pendientes. ordenar sus cuentas. Sea eficiente en sus tiempos. pero cúmplalos. Lo que permitirá que conozca el estado de todas sus tareas y le permitirá dar a conocerlo a sus superiores. no por compulsión. Necesita hacerlo. confirmar citas. Es decir.  Si tiene tiempos muertos. Llévelos a cabo y deshágase de lo que no sirve. o haciendo un viaje en tren o avión. Aplicar los consejos anteriores de mantener avances y fechas. Rev. Terminar y resolver asuntos. tareas y tiempos. si define que terminará el trabajo en 1 hora. esperando a que el cliente lo reciba. cambie sólo por decisión propia.  Incluya en su programa algún momento para pensar todos los días.  Lleve registro de sus avances. dedique ese tiempo exclusivamente a concluir su tarea.

EL PROCESO DE PRIORIZACIÓN DE TAREAS: Nombre: Fecha: Objetivos diarios: Límite de tiempo 1 2 3 4 5 6 HORA ACTIVIDAD TIEMPO PRIOR. 01 GESTIÓN EFICAZ DEL TIEMPO 19/42 .3.L (ladrón del tiempo) Rev. COMENTARIOS Prioridad = A – B – C – D .

L (ladrón del tiempo) Rev. COMENTARIOS Prioridad = A – B – C – D . 01 GESTIÓN EFICAZ DEL TIEMPO 20/42 .HORA ACTIVIDAD TIEMPO PRIOR.

Podemos combatir los hechos exteriores y seguir intentando ser. En realidad “mi enemigo soy yo mismo”.  Etc.  Todo el mundo pretende que le dedique mi tiempo.  Me interrumpen continuamente.  Mi empresa / mi jefe / mis clientes me cambian continuamente las prioridades. más que nada.  Me hacen asistir a reuniones interminables e inútiles en las que no hago más que perder el tiempo. FACTORES QUE OBSTACULIZAN LA GESTIÓN POR PRIORIDADES: En numerosas ocasiones nos preguntamos…”¿ Por qué no tengo tiempo para hacer lo que debería hacer?” Y la mayoría de esas ocasiones sentimos que lo que suele ocurrir es lo siguiente:  El teléfono no deja de sonar. somos nosotros quienes perdemos el tiempo al comportarnos inadecuadamente ( al hacer o no hacer lo que debíamos). Parece que “ el enemigo son los otros”. los dueños de nuestro tiempo. ¡Afortunadamente! porque así está a nuestro alcance la posibilidad de retener ese tiempo que sentimos que se nos escurre entre los dedos.  Si quiero que algo salga bien.4. Lo que de verdad ocurre es que aunque sí es cierto que los demás provocan o ayudan a que perdamos el tiempo (ese es un dato.  No tengo quién me eche una mano. con más o menos fortuna.  Visitas inoportunas . Rev. o no lo es en buena parte. pero no es cierto que los demás sean los culpables.  Todo lo que me piden es urgente. Al condenar a los demás nos sentimos justificados. lo tengo que hacer yo mismo. es que nuestros mecanismos de defensa suelen funcionar de un modo excelente. 01 GESTIÓN EFICAZ DEL TIEMPO 21/42 . un hecho exterior que está ahí y que no podemos cambiar). pero lo que todo ello demuestra.  Siempre estoy resolviendo problemas que otros me han creado o no han sabido evitar.

O lo que es lo mismo. clientes. Rev.Es importante saber cuáles de las situaciones inesperadas son interesantes y deben ser atendidas. la falta de control sobre el medio laboral. 01 GESTIÓN EFICAZ DEL TIEMPO 22/42 . casi un día a la semana. la tercera categoría. En definitiva. Para no acabar con la oreja caliente no se alargue demasiado y comunique educadamente a su interlocutor que debe poner fin a la conversación. Sin embargo. incluidas las interrupciones. Veamos algunos de estos “ladrones del tiempo”. etc. a nuestra forma de organizarnos. 22 horas al mes. un mes hablando por teléfono”. y cuales caen dentro de esa categoría que denominamos “ladrones del tiempo”. No hay duda de que el teléfono es un instrumento de gran utilidad si es capaz de usarlo a su servicio. y cómo podemos solucionarlos: • Teléfono: Alfonso Pinedo. compañeros. si no es una de las causas esenciales de pérdida de tiempo. factores ambientales.). Los “ladrones del tiempo” más habituales podemos clasificarlos en tres categorías: Las dos primeras categorías. en su libro “El dominio del tiempo”. 242 horas al año. corresponden a hábitos y características internas. agrupa todas aquellas desviaciones e interrupciones de nuestro trabajo o nuestra planificación por factores externos a nosotros (superiores. falta de planificación y falta de autodirección. hace la siguiente reflexión: “¿Cuánto tiempo hablamos por teléfono? ¿Una hora al día? Eso significaría 7 horas a la semana. cerca de 3 al mes y 30 días al año. priorizar y aplicar todos los consejos que estamos comentando acerca de la gestión eficaz del tiempo.

Por otro lado. permita que las personas que lo haya zanjado puedan marcharse para seguir trabajando en sus asuntos y no continúen escuchando cuestiones aburridas. Evite interrupciones. y compruebe que pueden asistir. pretende descargar sus problemas. llegar tarde a una cita o a una reunión hace perder el tiempo a los demás y perjudica la propia imagen. respete el orden del día. • Visitas inoportunas: “¿Tienes un minuto?” es la frase favorita de una cara que asoma con voz piadosa por la puerta del despacho y que. La reunión hay que llevarla preparada y debe comenzar a la hora prevista. Resulta imprescindible averiguar el motivo para poder actuar en consecuencia y evitar otros períodos similares en el futuro por la misma causa. en la mayoría de los casos. y le dé instrucciones de cómo gestionar las llamadas y cómo debe resolver asuntos. • Reuniones: Aunque pueda dar aires de cierta importancia. si es posible. Una vez tratado un asunto. o pedir a sus compañeros que acudan a su despacho cuando tengan varios asuntos a tratar. permanecer de pie para que la conversación dure menos. Convoque a todas las personas (las menos posible) que sean estrictamente imprescindibles. No se deprima y saque provecho de esta situación: introduzca mejoras. lo que se traduce. una política de “puertas abiertas” no invita a entrar a todo el que pase por allí. aunque sí mostrar cierta accesibilidad para aquellos empleados que lo necesiten. no cada vez que les surja uno. en una media de treinta minutos mínimo. normalmente. estar reunido debe evitarse siempre que no sea necesario.. Cuando la visita sea del tipo “pasaba por aquí y no podía marcharme sin saludarte”. puede evitarse estableciendo un horario fijo para no recibir ninguna visita o indicando a la secretaria que seleccione las visitas o fijando un tiempo para que pueda rescatarle. Rev. termine a la hora prevista. generalmente la secretaria. Es esencial cerciorarse de que no existe otro modo más eficiente de conseguir el objetivo que se persigue en la reunión. puede resultarle de gran utilidad. El que nos espera un día. Ser sincero y manifestar la premura de tiempo por finalizar sus propias gestiones. ya que no son de su competencia.También es conveniente que establezca una persona filtro. Muy al contrario de lo que pueda parecer. ya que de otra manera perderían el tiempo. invente propuestas. resuma las conclusiones y distribuya el acta antes de 24 horas. ensaye nuevas ideas. llegará tarde en la próxima cita.. 01 GESTIÓN EFICAZ DEL TIEMPO 23/42 . • Crisis: Aparecen como consecuencia de que algo se hizo mal o no se hizo.

necesariamente. • Esperas: Adopte siempre una actitud positiva. lo que no suele implicar. Mantenga la vista en sus objetivos. hacer alguna llamada pendiente. sino hacerlas en su momento. En cambio. son las cosas importantes las que tienen repercusión a largo plazo. Por otra parte.Cuando estalle una crisis tómelo con calma. preparar alguna documentación. dedicarlos a la lectura o a descansar. Si no se hace nada con la actividad que sólo es urgente. sin embargo. aún siendo mejor. suelen ser las actividades urgentes las que consiguen de nosotros atención prioritaria. Lo peor de dejar las cosas para después es el costo de las oportunidades perdidas. No obstante. aunque pueden ser muy bien aprovechados para preparar los asuntos a tratar en el lugar de destino. No hay tiempo para todo. • Dejar las cosas para luego: Normalmente el motivo de posponer un asunto es el miedo a enfrentarnos a él.. lo importante y no urgente que se abandona. cuenta con un tiempo del que no disponía y puede utilizarlo para relajarse. se acabará convirtiendo en una crisis. conserve la tranquilidad y trate de relajarse antes de abordar el problema. El directivo se ve permanentemente en la necesidad de tomar decisiones con información insuficiente. • Viajes: Debe ser la última posibilidad después de haber estudiado otras alternativas más eficaces. deja de serlo y sigue sin ser importante. Muchas personas consideran que los desplazamientos son una verdadera pérdida de tiempo. • Lo urgente: Como ya hemos comentado anteriormente. Pero sí que lo hay para hacer lo que es más importante. no solamente hacer cosas. nuestras obligaciones incluyen. Rev. resultará peor si se toma más tarde. sin intentar hacer más cosas de las razonables ni alterar excesivamente los ritmos lógicos de sueño y de alimentación. Cualquier decisión. urgencia». revisar la agenda. 01 GESTIÓN EFICAZ DEL TIEMPO 24/42 .. para ser eficaz es preciso que imponga su propio ritmo y tenga en cuenta sus limitaciones biológicas. La dilación supone siempre una seria amenaza para el éxito.

confortable y adecuado a las horas que pasa en él su espalda. Rev. No dude en “perder el tiempo” investigando para ganarlo. Por último. Para ello. La iluminación debe ser suave y cálida.• Falta de planificación: Para conseguir la meta propuesta quizá exista un camino más corto. Y. debe estar libre. • Querer ser un “todoterreno”: No se puede pretender gestionar todos los asuntos que llegan hasta nuestra mesa. el archivo es un elemento de trabajo que permite almacenar la información histórica y recuperarla de inmediato cuando se precisa. Buena parte de los papeles que recibe deben ir directamente a la papelera y es usted quien debe tomar esta decisión. no haya lamentaciones ni malos entendidos. pondrá nervioso a sus colaboradores y el resultado no será el mismo. No obstante. Y recuerde que la reutilización del archivo es realmente baja pues la probabilidad de reutilizar un documento un año después de ser archivado no alcanza el 5%. El sillón. no es un adorno. sin estorbos que lo entorpezcan. Quien realiza una tarea que puede delegar está perdiendo su tiempo. El directivo debe confiar en su propio equipo y saber delegar. La papelera es la válvula de salida. es necesario que sepa transmitir exactamente qué es lo que quiere para que. Planificar es ser consciente de las dificultades y programarlas para superarlas. los que contienen información que hace falta transmitir o archivar y los que deben ir a la papelera. perderá su tiempo. Los papeles pueden ser clasificados en tres grandes grupos y tratados en consecuencia: los que requieren acción inmediata. todo papel debe volver a su lugar en el archivo para quedar nuevamente disponible. Sobre la mesa debe estar sólo lo necesario para realizar el trabajo en curso. posteriormente. ¡Cuidado con los cajones! Elimine de ellos todo lo que no utilice realmente con frecuencia y tenga en cuenta que “la distancia es inversamente proporcional a la frecuencia de uso”. deles su voto de confianza y fíjeles una fecha de entrega para controlar la ejecución. 01 GESTIÓN EFICAZ DEL TIEMPO 25/42 . pero tan pronto ha sido utilizado. La superficie no debe fatigar la vista por su color o sus reflejos. pida ayuda a su secretaria para que pueda desembarazarle de buena parte de su papeleo antes de que aterrice en su mesa. sobre todo. • El escritorio: Debe ser funcional y recibir la consideración de útil de trabajo. Si hace de espía. Tampoco debe obsesionarse por si lo estarán o no haciendo bien.

reuniones…) son el ladrón del tiempo más importante. Y si no ha sido posible evitarlas. Algunas interrupciones son parte del trabajo y pueden resultar fuente de negocio. evitarlas. en la medida de lo posible. podemos observar que las interrupciones (visitas. sino que hay una pérdida adicional en retomar de nuevo el hilo de los pensamientos o de la acción en curso. Internet o el correo electrónico no pueden faltar en su despacho pues facilitan la organización. Rev.• Herramientas: El ordenador. Aún así con las interrupciones hay que valorar que no sólo se ha perdido el tiempo invertido en ella. Un directivo medio suele tener entre 60 y 80 interrupciones en una jornada. limitando el tiempo que nos ocupan. la comunicación y eliminan tareas repetitivas o similares. Hay dos técnicas a utilizar contra las interrupciones y contra todos los ladrones del tiempo en general: en primer lugar. llamadas. lo que supone que le aparece una nueva cada 6 u 8 minutos. En definitiva. 01 GESTIÓN EFICAZ DEL TIEMPO 26/42 . minimizar sus efectos negativos.

▪ EL CRITERIO ABC: Una pequeña parte del tiempo trabajado produce la mayor parte de los resultados:  El 15% de las actividades origina el 65% de los resultados: Tareas A. sólo una minoría”.5. HERRAMIENTAS Y RECURSOS DE LA PRIORIZACIÓN Y DEL CONTROL DEL TIEMPO: ALGUNOS PRINCIPIOS BÁSICOS: ▪ EL PRINCIPIO DE PARETO: “Los elementos críticos de cualquier conjunto constituyen. en el peor momento”.  El 65% restante tan solo aporta el 15% que falta: Tareas C. Se conoce también como la regla del 80 / 20: normalmente el 20% de los clientes nos reporta el 80% del beneficio. 01 GESTIÓN EFICAZ DEL TIEMPO 27/42 .  El 20% genera otro 20% de los mismos: Tareas B. seguramente. por lo general. irá mal y. Rev. TIEMPO RESULTADOS 15 20 65 20 15 65 ▪ LEY DE PARKINSON: “Toda tarea se dilata indefinidamente hasta ocupar todo el tiempo disponible” ▪ LEYES DE MURPHY: “Nada es tan sencillo como parece al principio” “Todo lleva más tiempo de lo que se pensaba al principio “ “Si algo puede ir mal. o que el 20% del trabajo de una persona contribuye al 80% de los resultados.

que requiere una tarea crece si la interrumpimos y reanudamos” 2. 4. 3. “El t. 5. 4. 3. para una larga nunca hay tiempo” 3. PLAN DE ACCIÓN Y MEJORA PERSONAL: PUNTO DE PARTIDA: FORTALEZAS DEBILIDADES 1. 5. “Lo perfecto rara vez resulta rentable” 6. OBJETIVOS DE MEJORA: AREA: ACCIONES CONCRETAS PLAZOS PERSONAS IMPLICADAS ACCIONES CONCRETAS PLAZOS PERSONAS IMPLICADAS ACCIONES CONCRETAS PLAZOS PERSONAS IMPLICADAS OBJETIVO: AREA: OBJETIVO: AREA: OBJETIVO: Rev. 2. “Para una tarea corta siempre hay un minuto.▪ LEYES DE ACOSTA: 1. 01 GESTIÓN EFICAZ DEL TIEMPO 28/42 . 1. 2.

PREPARACIÓN: Preguntas a plantearse:  ¿Qué tipo de reunión quiero?  ¿A quién voy a invitar?  ¿Cuándo debo programarla?  ¿Dónde la celebraré?  ¿Cuánto debe durar?  ¿Qué información o materiales debo preparar?  ¿Qué deben preparar los asistentes? Para informar correctamente a los asistentes de su papel en la reunión. La valoración del resultado. Rev. desarrollo y conclusión). La realización y distribución del acta. La celebración de la misma (inicio. La preparación (tanto de quien la celebra como de los asistentes) y convocatoria. Resumen del programa de la misma.7 ANEXO: DIRECCIÓN DE REUNIONES Desde el momento en que decidimos la celebración de una reunión. 3. 01 GESTIÓN EFICAZ DEL TIEMPO 29/42 . podemos diferenciar cuatro etapas: 1. 4. 2. que debe consistir en: - Una breve descripción del objetivo de la reunión. lo más adecuado es enviar junto con la convocatoria. el orden del día.

cuándo y el tiempo que se prevé que durará). envíala siempre por escrito. no deberían superarse los 90 minutos de reunión sin una pausa. sencillo y claro. Si algunos participantes se retrasan. • - Recuerda el proceso: Presentar información Evaluarla Tomar una decisión Adoptar una línea de acción. salvo que sea esencial. El orden del día deber ser siempre breve. • Organiza las pausas. • Distribuye correctamente los asientos. con el suficiente tiempo de antelación para que de tiempo a la preparación individual y comprueba siempre que todos los participantes la han recibido. • Establece las reglas desde el principio.- Indicaciones respecto a lo que se espera de ellos. empieza sin ellos y no pierdas tiempo informando a los que se retrasen. • Presenta a los participantes. Ten en cuenta que un participante bien preparado es un participante productivo. Una vez redactada la convocatoria y el orden del día. Si el retrasado es clave para el desarrollo de la reunión deberás aplazar su inicio o cambiar el orden del día. Para conseguir el máximo de eficacia. tanto el cambio como el motivo del mismo. Si es necesario para la preparación de los asistentes. Rev. pero si esto ocurre ocúpate de que quede reflejado en el acta. se enviarán los materiales necesarios con antelación. DIRECCIÓN Y DESARROLLO: Relacionamos a continuación algunos consejos para dirigir y desarrollar una reunión de trabajo con eficacia: • Haz tu trabajo preliminar. • Distribuye el orden del día y síguelo. • Proporciona material para escribir. Logística de la reunión (dónde. 01 GESTIÓN EFICAZ DEL TIEMPO 30/42 . • Empieza con puntualidad. no debe ocupar mas de una página.

• No murmures ni permitas que otros lo hagan. saltando temas no esenciales o programando una segunda reunión si algunos temas se atrasan y son realmente importantes. • Comunícate con elegancia. mira a los ojos. mejor si esta persona no tiene participación en los temas discutidos para asegurar su imparcialidad. • Utiliza un lenguaje corporal positivo. que invite a la participación. no actúes como censor. • No permitas que se pierda el hilo de la conversación. ensaya las primeras oraciones y argumentos para conseguirlo. • Habla con fluidez. • Transmite confianza y seguridad. 01 GESTIÓN EFICAZ DEL TIEMPO 31/42 . • Redacta una lista de temas que debes averiguar y recurre a ella para no dejarte nada. no abandones la reunión sin dar explicaciones ni te dediques a otras cosas (consultar la agenda. • Haz que alguien lleve un registro de la reunión. • Modera la discusión. • Controla el reloj.• Utiliza un tono de voz y expresión positivos. Rev. no interrumpas. utilizando frases vivaces. • No permitas altercados. escribir…) y asegúrate de que ni a ti ni a nadie le pasen llamadas telefónicas. el ordenador. claridad y precisión. • Termínala puntualmente. pregunta. • Aviva el ritmo si decae: cambiando de posición y de tono. • Exige conclusiones y una línea de acción cuando la reunión vaya llegando a su término. • Resume los puntos principales al final de la reunión. • Pon todos los datos e ideas sobre la mesa antes de proceder a la evaluación. • Recapitula antes de pasar al tema siguiente.

De esa forma damos tiempo para que ordenen sus ideas y digan la última palabra. Finalizado este punto. tanto por parte del responsable como de los asistentes. VALORACIÓN: Reducido a sus términos más sencillos. Soluciones posibles son votar los temas planteados para ajustarlos al horario previsto. plantear una discusión o incorporarlos al orden del día de la siguiente reunión para poder discutirlos a fondo. repitiendo el objetivo y el desarrollo de lo sucedido. Ten en cuenta que nunca debe prolongarse una reunión más allá de la hora previamente anunciada. Procura que la reunión acabe siempre con un buen ambiente. el proceso de concluir la reunión incluye 3 fases: 1. y también un reconocimiento particular de las aportaciones individuales que hayan contribuido significativamente al éxito de la reunión.CONCLUSIÓN: El último punto de una reunión debe ser siempre el de “Asuntos varios”. Preparar la conclusión. Señala las acciones que se van a emprender. Recapitular: Exponer a los asistentes un resumen de lo tratado. por ejemplo. Si en estos últimos momentos se plantean temas controvertidos o inesperados deberás decidir si permite o no la discusión. e incluso remitir algunos temas a un subequipo de trabajo. quién debe llevarlas a cabo y cuándo se espera que estén concluidas. Aprovecha este resumen para dar a cada tema discutido la importancia que tú consideras que merece. 01 GESTIÓN EFICAZ DEL TIEMPO 32/42 . 2. En este caso es importante emplearse a fondo en la moderación de la discusión. Expresa el agradecimiento colectivo al grupo por la asistencia y participación. anunciando unos minutos antes de la hora prevista que vamos a recapitular. 3. el enjuiciamiento de una reunión responde a tres preguntas:  ¿Qué ocurrió? Rev. Asegúrate de mencionar los temas discutidos. En caso de que sea una situación de crisis y haya que tomar la decisión o realizar la tarea independientemente del tiempo invertido. notifícalo de antemano a los asistentes para que tomen las medidas oportunas. las decisiones tomadas (y en su caso lo que no se ha conseguido).

la utilización de medios auxiliares y recursos audiovisuales. 5. 7. Asistentes. la toma de decisiones. El formato adecuado es el resumen de las ideas discutidas. 3. Cumple varias finalidades: - Proporciona un registro escrito del procedimiento. Tareas asignadas. 6. 4. los cometidos. Recuerda a todos los participantes el contenido. Tema o motivo de la reunión. 9. 8. Orden del día. con un estilo claro. Seguimiento. Definición y exposición de contenidos y problemas. El tono debe ser siempre imparcial. los nombres de los asistentes y se incluirán también los comentarios. decisiones y repercusión en su trabajo. puede ser siempre el mismo o establecerse por turno. LAS ACTAS: El informe o acta de la reunión es el resumen de la misma. el “secretario”. Alternativas. el tiempo y los posibles problemas de procedimiento. que incluye una reflexión sobre el objetivo de la reunión. y el responsable siempre deberá Rev. la calidad de la discusión. La persona encargada de este trabajo. Soluciones. Debe figurar la hora y lugar de la reunión. 01 GESTIÓN EFICAZ DEL TIEMPO 33/42 . los participantes. observaciones y correcciones del responsable. ¿Qué hemos conseguido?  ¿Qué no hemos conseguido? Como mero ejemplo presentamos en el anexo una lista de comprobación para valorar el desarrollo y éxito de una reunión. una exposición de las decisiones tomadas y las líneas de acción convenidas. conciso y preciso. Estructura del acta-tipo de una reunión de trabajo: 1. Facilita el control posterior. decisiones y tareas asignadas en el mismo orden en que se desarrolló en la reunión y con la mayor brevedad. la preparación. 2. Fechas límite.

01 GESTIÓN EFICAZ DEL TIEMPO 34/42 .supervisarla antes de su distribución. como norma general no más tarde de tres o cuatro días. Deberá preparase y distribuirse con la mayor rapidez posible. Rev.