Está en la página 1de 33

AUDITORIA ADMINISTRATIVA

SINTEPLAS Y VINILOS
Conocimientos Del Ente Económico

Nombre comercial: PINTUINVERSIONES
Dirección: Calle 16 N° 1 – 51 Barrio Centro
Actividad principal: Comercio al por menor de artículos de ferretería, pinturas y productos de vidrio en establecimientos
especializados.
Gerente: Camilo Triana
Subgerente: Norma Constanza Triana Muñoz
Persona Jurídica: NIT. 900276895 - 4
Correo comercial:almacenpintucolor@hotmail.com
Correo judicial: almacenpintucolor@hotmail.com
Teléfono: 2631875-262 4519.

Reseña histórica de la empresa
Fundada en 2009, desde el comienzo PINTUINVERSIONES S.A.S se ha especializado en la fabricación de pinturas,
comercialización de pinturas para interiores y exteriores; sintéticos y las herramientas requeridas para la realización de
una pintura.
La experiencia adquirida como fabricante en estos cinco años, así como la experiencia y formación continua del
Departamento de I+D+I y la constancia y saber hacer del Departamento Comercial, han hecho que nuestra empresa
genere rentabilidad.
Comercio al por menor de artículos de ferretería, pinturas y productos de vidrio en establecimientos especiales, durante el
desarrollo de las operaciones de la organización las áreas más críticas son:
 El área de control de inventarios.
 El área de mercadeo y ventas
 El área de contabilidad y finanzas.
 El área de gestión humana.
Número de establecimientos que posee la organización PINTUINVERSIONES:
La cámara de comercio de Ibagué mediante la expedición del certificado de Cámara y Comercio numero: 8551005,
certifica que:
Tiene matriculado los siguientes establecimientos
PINTUINVERSIONES tiene los siguientes establecimientos:
Nombre: Pintucolors
Dirección: Calle 16 N° 1 – 51
Teléfono: 2635226

Barrio: Centro
Municipio: Ibagué-Tolima
Matricula número: 00039620 del 31 de marzo de 2009
Renovó matricula mercantil el año 2015 el 19 de Marzo
Valor de los activos vinculados al establecimiento: 800.000.000

Sector económico al cual pertenece la empresa Pintucolors - Construcción y ferretería.
Relación de Pintucolors con otras organizaciones del mismo sector económico:
Se encuentra ubicado en un sector estratégico ya que en este encontramos varias empresas dedicadas a su misma
actividad económica, por tal razón se tiene conocimiento de la competencia en lo que respecta a precios, promociones y
productos ofrecidos.
Misión
Producir y comercializar pinturas para interiores y exteriores y el sector industrial, con alto valor agregado, calidad e
innovación que superan las expectativas de nuestros clientes generando negocios de ganancia para la empresa y sus
clientes con un crecimiento rentable y sostenible para la empresa.

VISIÓN

eficiencia y calidad de nuestros productos y servicios proporcionando al cliente una excelente postventa y servicio a sus clientes menores y mayores. VALORES CORPORATIVOS La empresa PINTUCOLORS crece con sostenibilidad y valores éticos. fomentamos un alto grado de calidad humana OBJETIVOS CORPORATIVOS En la entrevista realizada se evidencio que la empresa no tiene elaborado un plan estratégico por tal razón nuestro equipo auditor sugiere la misión. mediano y largo plazo. respeto.La empresa PINTUCOLORS se posesionara como una empresa líder en el sector de acabados arquitectónicos e industriales. visión. valores corporativos para que de esta manera se pueda incorporar unos objetivos a corto. integridad. ofreciendo un alto grado de productividad. humildad. a través de disciplina. compromiso. solidaridad. . tolerancia. justicia y persistencia. honestidad. voluntad. con los cuales podrá medir su desempeño.

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL (ORGANIGRAMA SUGERIDO) GERENTE GENERAL SUBGERENT E GERENTE FINANCIE RO GERENTE DE MERCADE O CONTADO RY ASESOR FINANACI PUBLICIST AY DISEÑADP R VENDEDO RES GERENTE DE GESTION HUMANA SECRETARIA GENERAL GERENTE DE PRODUCCI ON OPERARIO S GERENTE DE SISTEMAS MENSAJERIA Y CAJA GERENTE JURIDICOS ABOGADO S .

Cronograma de la auditoría Fecha Tiempo estimado (horas) Hora Personas entrevistadas / asistentes Área / proceso Auditor Documento de referencia .NOTA: La empresa no cuenta con un organigrama PLAN DE LA AUDITORIA PINTUCOLORS PLAN DE TRABAJO AUDITORÍA INTERNA IDENTIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA Auditoría No. los controles pertinentes. 1.A. Se aplicaran de una forma práctica la metodología vista en clase para el desarrollo de auditorías administrativas. realizando las recomendaciones pertinentes para el de Se realizara un conocimiento detallado de la organización mediante mejoramiento de la misma mediante la aplicación de la inspección documental.S Alcance Criterios Todos los departamentos de la organización. la entrevista. la observación directa. Objetivos Metodología Determinar el estado actual de la organización. Equipo de auditoría: . Auditor : Auditaremos S.

a 8:15 a. Los jefes de cada departamento 0. propietario y encargado del área 07/04/2015 Realización de la auditoría N/A 10/05/2015 3 15/05/2014 0. S.S auditorías realizadas anteriormente Auditaremos S.m.A.S Entrevistas.15 p. Todas 8:00 a 11:00 a. Auditaremos papeles de trabajo de S. propietario y encargado del área Todas 3:15 p. evidencias de comprobantes de Auditaremos liquidación de nómina.S ingresos y egresos. hojas de vida de los colaboradores.m.20 Todas Registro único Auditaremos tributario (rut). Todas Manual de procesos y procedimientos. S.m a 3:30 dueño y encargado del Todas Auditaremos No aplica S. 04-04.m.A.Análisis información y determinación del curso de la auditoria.A.A. escrituras de propiedades.A.15 8:00 a.S NA . planeación estratégica.m.2015 al 05-042015 60 Reunión de apertura Trabajo de campo REUNIÓN DE CIERRE Al 25/04/2015 5/05/2015 N/A 8 8:15 am 4.S certificado de cámara y comercio.

Registros de la auditoría Los papeles de trabajo de la auditoría y el informe serán entregados a la Alta Dirección de la Empresa o a su Representante.S Informe final Representante de la Dirección Confidencialidad La información consultada durante el desarrollo de la auditoría y los resultados del trabajo serán revelados únicamente a la Alta Dirección de la Empresa o a su Representante. .Fecha de entrega Vo.m.Bo.A. área 8 am Gerente Alta gerencia Auditaremos S. Gerente General 25/05/2014 1 hora p.

remuneración. SECUENCIA NUMERICA DE LAS PREGUNTAS 1 PREGUNTAS A REALIZAR ¿En cuánto a la mano de obra. Implementar un control que permita tener una estadística de la terminación de las relaciones laborales en la empresa. capacitación. Se realizaran entrevistas y observación directa a los colaboradores de la empresa. de igual manera se revisaran documentos para comprobar la información suministrada por los colaboradores. Se aplicara solo al departamento de talento humano CRÍTERIOS DE AUDITORIA. utilizando los perfiles laborales y demás habilidades requeridas para los puestos de trabajo. METODOLOGÍA. Se tendrá en cuenta los criterios establecidos en el plan de auditoría entregado como base de auditoria los conocimientos vistos en clase. . HALLAZGO  Contratación de personal nuevo si.. bienestar e higiene para sus empleados.  La terminación del empleo se da por insuficiencias en OBSERVACIONES Formular y establecer una escala salarial dentro de la empresa. hay reglas establecidas con respecto a: La contratación de personal nuevo.AREA DE PERSONAL 1° AUDITOR: FERNANDO OSPINA 2º AUDITOR: DIEGO RUBIO OBJETIVO: Determinar si la empresa cuenta e implementa los procesos adecuados para el reclutamiento.

Le empresa implementa la parte de comisiones pero se debe definir estableciendo porcentajes sobre las ventas o cumplimiento de metas. debido a que en la empresa los empleados nunca renuncian de forma voluntaria. No. Mejoras de rango o posición. y si hay un vendedor con bonificaciones que se excedan están se reparten de manera equitativa. comportamientos inapropiados y el incumplimiento de sus funciones.  En la parte de ascensos no se tienen políticas definidas para estas. los colaboradores actuales llevan en los puestos más de dos años. en el sentido que cuando un colaborador se ausenta de su puesto de trabajo.  Mejoras de sueldos o salario: si. No. a los empleados se brindan incentivos de acuerdo a la eficiencia en el cargo utilizando las comisiones a los vendedores. 2 3 ¿Se lleva estadística del porcentaje de los trabajadores que renuncian en forma voluntaria a su empleo dentro de la empresa? ¿Se lleva estadística del porcentaje que representan las horas de trabajo perdidas por ausencia de los la producción. no se evidencia la causa de la terminación del contrato . otra persona lo reemplaza por el tiempo necesario en el cumplimiento de sus No existe evidencia necesaria para verificar la veracidad de la respuesta.La terminación del empleo. Mejoras de sueldos o salario. En las hojas de vida de los colaborares que han tenido vínculos laborales con la empresa.

por lo tanto las acciones que se toman siempre van a estar ligadas cuando sucede algún evento inesperado. Dentro de la empresa no existe mecanismo de seguridad ocupacional. los empleados están capacitados contra accidentes laborales y afiliaciones a ARL. ¿Hay una política establecida para fomentar la prestación de servicios al trabajador? No. hay una reacción inmediata de trasladar los empleados. ¿Hay una política establecida para adiestrar a los trabajadores y lograr así una mejor ejecución en los puestos de la empresa? Sí. se maneja un ambiente laboral agradable. ¿Hay una persona o comité responsable de las medidas que deban tomarse para prevenir accidentes? Sí. ¿Durante los últimos 3 meses ha surgido algún No. eps etc. hay una política donde se les capacita a los empleados y se mantiene un control adecuado de su rendimiento. debido a que todos los trabajadores entran de una vez con todo lo legal. Difundir a los colaboradores las ventajas que tiene la obtención de un trabajo formal y los beneficios propios y familiares que por ejemplo ofrece la caja de compensación.4 5 6 7 trabajadores con respecto al total de horas trabajadas? funciones. se debe tener una evidencia escrita para poder saber cuál es la política y que el proceso como tal se encuentre plasmado. es necesaria esa política. por lo que los ´ En la organización si se implementa de la forma adecuada. .

que en este caso no tiene la figura de jefe si no de gerente. ¿Se realiza en la empresa una presentación del personal de nuevo ingreso con los principales jefes departamentales? Si se hace una presentación de personal a toda la empresa. Si a toda la empresa Si.8 9 10 conflicto o ha aumentado notablemente la tensión entre los trabajadores y los superiores? empleados respetan y estiman sus superiores. ¿Se realiza en la empresa una presentación del personal de nuevo ingreso con sus compañeros de trabajo? ¿Se provee al nuevo personal de los útiles necesarios para la realización eficiente de su trabajo? De acuerdo al organigrama la empresa tiene unas áreas funcionales definidas. y con el gerente encargado de cada departamento. con una persona encargada. en cuanto a dotación y a herramientas Al verificar la vestimenta de los colaboradores se evidencio que si se encuentran debidamente uniformado y cumplen con todos los implementos de .

. y no existe por escrito. ¿Se tiene constituida una política sobre incentivos por mejorar el trabajo realizado? Si. ¿Se han establecido gratificaciones anuales? Decir cuáles.seguridad personal. de producción lo tiene el gerente y cuando es administrativa la tiene la gerente administrativa El gerente de cada área es el encargado de realizar la inducción a los colaboradores nuevos. 11 ¿Se determina una persona específica como instructor del personal de nuevo ingreso? Si para el dpto. se les da un obsequio. 13 14 La calificación se realiza de forma subjetiva de acuerdo a las capacidades demostradas por el colaborador durante su desempeño. 12 ¿Se califica al personal durante el período de prueba? Sí. Por el cumplimiento de las metas al fin de año se le entrega una bonificación monetaria a cada uno. La política no es clara. bonificación y un presente. por ejemplo el año pasado fue a San Andrés. no hay mucho formalismo pero se le hace un seguimiento. . se premian con integraciones o viajes para toda la empresa.

Al consultar con los colaboradores efectivamente si se implementa el examen médico. son fijas y así mismo salen. Si para cada trabajador las pólizas se hicieron por medio de seguros Bancolombia Si de acuerdo a las fechas de vacaciones. solo les pregunta si se encuentra bien de salud no más. 16 ¿Se han determinado los períodos de vacaciones? Revisar la programación de vacaciones 17 ¿Se utiliza la calificación de méritos? Obtener los métodos de calificación y revisarlos. Las vacaciones se otorgan a medida que el colaborador las solicita. se realizan de forma anual pero no existe un plan por escrito que permita verificar los resultados de la política. . pero no existe determinado como tal un plan de vacaciones global para la organización.15 ¿Se cuenta con seguros de accidente y de vida? Verificar las pólizas. 18 ¿Se realizan exámenes médicos periódicos a todo el personal por lo menos cada dos años? Comprobar el plan. pero no más la organización no solicita al personal copia de los resultados médicos. La empresa nunca ha implementado un sistema de calificación de méritos no medición del desempeño de los cargos. no Si.

pero existen oportunidades de progreso académico al personal que lo requiera. Las integraciones deportivas se realizan de manera repentina en la empresa y no existe una planificación para su realización. estudiar los La salud de los colaboradores en áreas de organización como producción de alto riesgo. seguridad y salud ocupacional? Revisar las actas del COPASO. No existen becas como tal. ¿Se cuenta con un programa para la realización de actividades deportivas? Analizar el plan. La organización otorga créditos a los colaboradores para estudiar. no ¿Se difunde mediante carteles. en la organización no existe personal encargado para dichas funciones además no existe el comité paritario de seguridad ocupacional. ciclo paseos pero son eventos esporádicos no existen un plan por escrito para su realización. folletos o conferencias la prevención de enfermedades profesionales? Comprobar la difusión. la empresa ha participado en campeonatos de futbol. descontado directamente de la nómina. comprobar su difusión. con formas de pago flexibles. .19 20 21 22 ¿Se han establecido comités de Higiene. comprobar la contribución de la empresa ¿Se conceden becas por parte de la empresa? Analizar las becas disponibles. NO. Ninguna Si.

23 ¿Se cuenta con un programa para la realización de actividades sociales tales como juegos de salón. no .criterios de otorgamiento. comprobar su difusión y la contribución de la empresa. sesiones de música. etc.? Analizar el plan. lectura. obras teatrales.

Se realizaran entrevistas y observación directa a los colaboradores de la empresa.AREA DE MERCADEO 1° AUDITOR: DIEGO FABIAN MEDINA VIZCAYA 2º AUDITOR: OBJETIVO: Evaluar si el área de mercadeo. CRÍTERIOS DE AUDITORIA. cuenta con procesos idóneos para la producción. de igual manera se revisaran documentos para comprobar la información suministrada por los colaboradores. comercialización y distribución de productos especializados en revestimientos y pinturas para acabados arquitectónicos e industriales ALCANCE: Esta Auditoria aplica al departamento de Mercadeo. # 1 PREGUNTAS A REALIZAR ¿Qué establecidas descuentos? políticas hay sobre HALLAZGO OBSERVACIONES Los descuentos se manejan bajo las siguientes condiciones: Esta establecida en documentos que soportan dicha política. Se tendrá en cuenta los criterios establecidos en el plan de auditoría entregado como base de auditoria los conocimientos vistos en clase METODOLOGÍA.  20% de descuento para .

¿Qué políticas establecidas hay sobre la fijación de precios? Los precios establecidos van de acuerdo a los costos unitarios y variables de cada componente que procede de proveedores ya establecidos y a la transformación que requiere los revestimiento y las pinturas asi mismo se asignada el valor del producto buscando una utilidad del 30%.  Un (1) codeudor si la compra supera un valor de . 2 3  Solicitud formato de crédito establecido por Sinteplas y vinilos  Estudio del crédito  Fotocopia de la cedula (ampliación al 150%)  Tres últimos extractos bancarios  Certificación de ingresos  Fotocopia del RUT.  5% de descuento para clientes ocasionales. Es de importancia recomendar a Sinteplas y vinilos que la competencia es una variable que puede determinar los precios y que estos no deben ser desleales al incurrir en precios más bajos o más altos ¿Qué políticas establecidas hay sobre la asignación de créditos? Requerimientos para la asignación de créditos La política de créditos está definida con claridad tanto por la empresa como establecida en documentos que puede solicitar el cliente.  10% de descuento para minoristas. dependiendo el tipo de producto.mayoristas.

se dispone de un registro de los clientes a los que el regularmente atendía? Existe rutas establecidas de los vendedores las cuales están en la base de datos de la empresa con la información de los clientes 4 5 Cuenta con base de datos de los clientes .$1. Cuenta con una base de datos de clientes Hubo alguna posibilidad de disminuir los precios de venta sin presión apremiante de la situación competidora? Se han presentado épocas en que los precios de los proveedores han disminuido y por ende nuestra producción ha aumentado y se otorgan descuentos en líneas de producto Cambios esporádicos en el mercado 6 ¿Son los precios reales de venta ligeramente más altos o bajos que los precios de los principales competidores en la misma área? Los precios de venta son establecidos claramente sin perjudicar el mercado y conforme a la elaboración de los productos que lleva a estar en la línea de precios que ofrecen la competencia 7 ¿En caso de que un miembro de su cuerpo de vendedores deje la empresa para ir a trabajar con algún competidor.000 ¿El número de los clientes es estático o va en aumento? El marketing establecido proyecta un posicionamiento que va conforme a la misión y que periódicamente conlleva una estadística que revisa el cumplimiento de ingreso de clientes.000.

¿Ha sido correcta la selección de los canales de distribución? Evaluar los resultados obtenidos. El utilizar un canal de distribución contratado es una opción que no es la más adecuada pero que responde al momento inmediato de la empresa.8 ¿Se discute mensualmente el informe de ventas? Hay reunión quincenal o mensual conforme con los resultados que se pretendan obtener o para retroalimentar a los vendedores de los nuevos precios o productos Se lleva un acta de reuniones que preside el gerente. ¿Existe una adecuación de los canales de distribución utilizados? Analizar los canales utilizados Los procesos de distribución de Sinteplas se manejan directamente por medio de un furgón de la empresa que se encarga de la distribución en el municipio de Ibagué. aprueba el secretario delegado y contiene las firmas de los integrantes de la reunión y se archiva en la carpeta de reuniones de ventas 9 ¿Se elabora el pronóstico mensual de ventas? Se tiene un tope de ventas mensuales que se deben cumplir conforme a meses Se debe contar con un sistema financiero que ayude a simular las ventas posibles para tener un referente. la distribución fuera del municipio se realiza por TCC Los canales de distribución son los adecuados conforme al crecimiento de la empresa. La empresa debe concretar un plan de acción que permita manejar solo internamente el proceso de distribución ¿Se ha prestado el apoyo necesario a los canales de distribución? Los canales de distribución utilizados tanto internamente como externamente se desarrollan conforme a los pedidos y son apoyados por los trabajadores designados en el área de distribución Cumple con el apoyo necesario 10 11 12 .

se ofrece es garantía de 60 días des pues de la compra No se cuenta con procedimientos de descuentos por volumen pero se está tratando de implantarlo ¿se realizan descuentos por pronto pago? Revisar los procedimientos utilizados Cartera de crédito ofrece descuentos que van desde el 15% hasta el 5% conforme a los vencimientos de pago de la factura ya que en esta está relacionada la información para los productos que aplica Cuenta con políticas de descuento por pago anticipado. la superintendencia de industria y comercio y esta soportada por notaria Cuenta con los registros pertinentes y los suministran para su verificación ¿existe relación entre la publicidad usada y la del La publicidad que se esta utilizando contiene el logo de la compañía y Se debe publicidad implantar un sistema de que permita generar . ¿se conocen los precios de la competencia? Obtención de datos La inteligencia empresarial conlleva a la empresa a estar en una investigación constante de los precios del sector No suministraron información ni evidencia Existe una identificación de la marca o símbolo distintivo de la empresa Si la marca ya se encuentra posicionada Ok ¿Existe un registro legal de la empresa? Obtener la copia del registro Sinteplas y vinilos está legalmente constituido en la cámara y comercio.13 14 15 16 17 18 ¿se ofrecen rebajas por compra de volumen? revisar los procedimientos utilizados La empresa cuenta con precios fijos ya que nuestro ideal no es competir tan solo con precios si no con la calidad de los productos.

patrocinio de eventos culturales. deportivos y comerciales de la empresa en el canal de Ibagué ¿se han utilizado en forma adecuada recursos disponibles para la publicidad? Si. use hojas en blanco y por favor continué el consecutivo de las preguntas. La empresa pretende relanzar la marca en el año 2015 con una campaña agresiva según lo indicado por el gerente. los recursos están destinados conforme al plan publicitario adoptado Plan de publicidad adoptado.19 20 mensaje que demanda el producto? Evaluar la publicidad usada relación de los productos que se ofrecen (tarjetas de presentación. Que incluye cuñas radiales. volantes. comerciales en televisión municipal) Es adecuado el medio de publicidad utilizado? Estudiar los medios utilizados en cuanto a sus costos financieros y posibles resultados La publicidad que Sinteplas y vinilos utiliza es participativa en el mercado. calendarios) recordación del producto. (cuñas radiales. los costos en los que incurre son moderados pero generan recordación en nuestros clientes. FIRMA AUDITORES: . Nota: Si requiere hojas adicionales.

AREA DE INVENTARIOS .

verificándose por medio del jefe que custodia las bodegas. en la bodega comercial y la del producto terminado si hay personas pendientes custodiando. ALCANCE: Esta Auditoria aplica para el área de inventarios. NO SI En la bodega de materiales no ahí custodia. Si. y cada jefe de producción de acuerdo al producto que . 1 SI Bodega comercial (mostrador): Se lleva un registro desde que la mercancía ingresa en este se registran las cantidades y la descripción de la mercancía. mediante fichas técnicas de control. ¿Se hace un registro oportuno de todo lo que se recibe? 2 3 ¿Se realiza una custodia física adecuada de los inventarios? ¿Hay registros adecuados para el control de las Bodega de producto terminado: Se maneja un formato para el registro de unidades producidas y están ingresan a la bodega y se registran como producto terminado. CRÍTERIOS DE AUDITORIA.1° AUDITOR: DIEGO RUBIO 2° AUDITOR: KATHERINE HERNANDEZ Objetivo: Determinar si el área de inventarios cuenta son mecanismos adecuados para el su control en cuando a manejo y tratamientos que se le debe dar dentro dela organización. Se tendrán en cuenta los conocimientos vistos en clase METODOLOGÍA. La auditoría se llevara a cabo mediante entrevista a los responsables y colaboradores de cada proceso. Numero PREGUNTAS A REALIZAR CUMPLE OBSERVACIONES Bodega de materiales: Cuando ingresa la mercancía se firma un documento y queda una copia como comprobante. revisión de los documentos. registros e indicadores por muestreo.

Se tendrá en cuenta los criterios establecidos en el plan de auditoría entregado como base de auditoria los conocimientos vistos en clase METODOLOGÍA.AREA DE VIGILANCIA 1° AUDITOR: FERNANDO OSPINA OBJETIVO: determinar si la organización cuenta e implementa los procesos adecuados de custodia y seguridad privada dentro la compañía. . ALCANCE Se aplicara solo a lo que compete al área de seguridad y resguardó de la organización. CRÍTERIOS DE AUDITORIA.

no se cuenta con el servicio de vigilancia contratada. Las cámaras de vigilancia no ofrecen la suficiente seguridad para prevenir posibles robos en la empresa. además pueden suceder sucesos naturales o sociales como robos.Se realizaran entrevistas y observación directa a los colaboradores de la empresa. SECUENCIA NUMERICA DE LAS PREGUNTAS PREGUNTAS A REALIZAR OBSERVACIONES ¿Existe un programa de vigilancia? No. 1 2 3 HALLAZGO ¿Existen controles de entrada y salida a la empresa? No. de igual manera se revisaran documentos para comprobar la información suministrada por los colaboradores. no se cuenta con Debido a que no hay una persona ninguna clase de control al encargada de la seguridad de la empresa momento de entrar o salir de esta queda expuesta a que se presenten . El personal del área de producción está continuamente expuesto a cualquier clase de accidentes laborales. además de que el monitoreo no se hace las 24 horas hace más difícil la vigilancia. ¿Hay un plan de crisis o emergencias? No. porque hasta el momento no se ha presentado ninguna clase de emergencia que pueda poner en riesgo la integridad de las personas. Solo existen cámaras de vigilancia que se monitorean en horarios laborales.

la empresa. Se tendrá en cuenta los criterios establecidos en el plan de auditoría entregado como base de auditoria los conocimientos vistos en clase METODOLOGÍA. tampoco de un robos y que cualquier persona que no sea guarda de seguridad que parte de la empresa pueda entrar y salir inspeccione maletas o sin ninguna clase de control equipaje que ingrese a la compañía AREA DE MANTENIMIENTO: 1° AUDITOR: DIEGO RUBIO OBJETIVO: determinar si la organización cuenta e implementa los procesos adecuados de mantenimiento de los equipos de la organización ALCANCE Aspectos relacionados con el mantenimiento de la maquinaria de producción y demás equipos de la organización. Se realizaran entrevistas y observación directa a los colaboradores de la empresa. SECUENCIA NUMERICA DE LAS PREGUNTAS A REALIZAR HALLAZGO OBSERVACIONES . de igual manera se revisaran documentos para comprobar la información suministrada por los colaboradores. CRÍTERIOS DE AUDITORIA.

AREA DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA: 1° AUDITOR: LIZETH MARIN . realzar los respectivos mantenimientos a las maquinas.PREGUNTAS 1 ¿Hay un programa de mantenimiento preventivo? No. por el momento no se ha Dentro del presupuesto de la empresa este diseñado un programa para rubro no se encuentra estipulado. cuando alguna maquina Como la maquinaria y los equipos de presenta algún daño se hace cómputo hace poco tiempo aun no la respectiva reparación presentan fallas 2 ¿Existe presupuesto asignado para el programa de mantenimiento preventivo? No.

Se evidencia que no hay un manejo adecuado con la correspondencia y eso es un riesgo grande porque se maneja información privada que requiere un manejo especial . Se tendrá en cuenta los criterios establecidos en el plan de auditoría entregado como base de auditoria los conocimientos vistos en clase METODOLOGÍA. la correspondencia puede pasar primero por otras personas o demorarse mucho tiempo antes de que llegue al destinatario final. documentos importantes.OBJETIVO: determinar si la organización cuenta e implementa los procesos adecuados para la recepción y envió de la correspondencia. de igual manera se revisaran documentos para comprobar la información suministrada por los colaboradores. Se realizaran entrevistas y observación directa a los colaboradores de la empresa. SECUENCIA NUMERICA DE LAS PREGUNTAS 1 2 PREGUNTAS A REALIZAR HALLAZGO OBSERVACIONES Existe un área específica para la recepción de correspondencia? No existe un conducto Esto puede ser un problema puesto que regular al momento de se puede perder o llegar a personas recibir la correspondencia. ajenas a la empresa información o ¿Hay una adecuada tramitación de la correspondencia?? No. CRÍTERIOS DE AUDITORIA. ALCANCE Se aplicara solo a la relacionado con la recepción y respuesta de correspondencia.

presenta problemas de comunicación.¿Existe un sistema interno de comunicación ágil? 3 No. porque muchas veces Aunque la compañía tiene un buen se presentan problemas de sistema de gestión documental y correo comunicación electrónicos actualizados. puesto que no existe una persona que maneje los archivos dentro de la compañia Aunque las secretarias tengan un buen manejo de los archivos como tal no existe un sitio adecuado para el almacenamiento de los mismo ni una persona responsable Si. solo las secretarias están Las secretaias son las únicas encargadas del manejo de la personas autorizadas para llevar los documentacion documentos . ¿Existe un correcto manejo y control del archivo? 4 5 1° AUDITOR: ¿Se protege documentación en archivo? LIZETH MARIN la el No.

en la matricula mercantil del año 2015. en la compañía 1 Están todas las actas de asambleas de accionistas y de sesiones de la junta directiva transcritas al libro de actas 2 Se encuentra al día la renovación de la matrícula mercantil Si la evidencia se encuentra Ninguna . de igual manera se revisaran documentos para comprobar la información suministrada por los colaboradores. Se tendrá en cuenta los criterios establecidos en el plan de auditoría entregado como base de auditoria los conocimientos vistos en clase METODOLOGÍA. SECUENCIA NUMERICA DE LAS PREGUNTAS PREGUNTAS A REALIZAR No. Se realizaran entrevistas y observación directa a los colaboradores de la empresa.OBJETIVO: determinar si la organización cuenta e implementa los mecanismos adecuado para llevar todo los relacionado con los aspectos legales ALCANCE Se aplicara solo lo correspondiente a los aspectos légales de la organización CRÍTERIOS DE AUDITORIA. HALLAZGO OBSERVACIONES Ninguna .

Recomendaciones .3 Los libros de contabilidad están impresos por lo menos hasta el 31 de julio de 2014 No Todo reposa en el archivo contable por medio del software contable.

. etc. Se debe diseñar de la mano con el departamento del talento humano todo lo relacionado con la capacitación. La implementación de mecanismos de medición de desempeño de los cargos es de vital importancia para lograr efectividad en la empresa. Diseñar además programas culturales. lúdicos. de tal forma que diseñe e implemente toda la estrategia relacionada con la seguridad ocupacional dentro de la compañía. deportivos. teatrales. Se debe delegar la responsabilidad del manejo y control de la correspondencia a una sola persona en este caso se podría designar a la secretaria general.        Desarrollar una política que permita darle la oportunidad al personal antiguo. y al que cumpla con ciertas características la oportunidad de aspirar a cargos superiores dentro de la organización. motivación e higiene para los colaboradores de la empresa. La inducción de los colaboradores no debe estar a cargo solamente de los gerentes de cada área se deben diseñar mecanismos más eficaces para la capacitación del personal nuevo por ejemplo convenios con el Sena. Para los colaboradores y e hijos que conforman la empresa. El diseño de todo los relacionado con la prevención y mantenimiento de los equipos de cómputo y de producción deben ser delegados a una persona en específico de la empresa. Se debe implementar dentro de la organización el SISTEMA PARITARIO DE SEGURIDAD OCUPACIONAL.