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TRABAJO DE WORD

1. Qu es Word?
Es un poderoso procesador de textos en espaol, desarrollado
especficamente para ser ejecutado bajo Microsoft Windows. En
consecuencia posee una marcada tendencia grfica y esto se
manifiesta en el diseo de las pantallas, en los cuadros de
dilogos y en la forma de elegir una actividad determinada
dentro de las mismas mediante el uso de conos. Bsicamente,
un procesador de texto, es un programa que nos permite
escribir, y luego realizar todas las modificaciones necesarias

para poderlo imprimir.

2. Reconocimiento del entorno de Word


Los mens y barras de herramientas principales de algunos
programas de office se han remplazado por la banda de
opciones, que se ha diseado para simplificar la exploracin y
est compuesta por fichas organizadas en escenarios u
objetos especficos. Los controles de cada ficha se organizan
adems en varios grupos. La banda de opciones puede alojar
contenidos ms completo que los mens y barras de
herramientas, botones, galeras y contenido de cuadro de
dialogo.

Botn office: es un elemento tambin proporcionan rutas


para realizar tareas. Este botn est ubicado en la esquina
superior izquierda de la ventana de Word y abre el men
principal.

Barra de herramientas de acceso rpido: La barra de


herramientas de acceso rpido est ubicada de forma
predeterminada en la parte superior de la ventana y
proporciona acceso rpido a herramientas que se utilizan
con frecuencia. Tambin puedes personalizar la barra de
herramientas de acceso rpido agregndole comandos.

Barra de ttulo: este contiene el nombre del documento


sobre del que se est trabajando en ese momento. Cuando
creas un documento nuevo se le asigna el nombre
provisional documento 1,2,3 hasta que lo guardes y le des
el nombre que quieras. En el extremo de la derecha estn
los botones para minimizar, restaurar y cerrar.

Barra de opciones: La cinta de opciones de Word es una


superposicin de barras de herramientas, cada una
dedicada a un tipo de edicin. Para visualizar una cinta en
particular, simplemente haz clic sobre alguna de las
pestaas.

Barra de desplazamiento: nos permite movernos a lo largo y


ancho del documento de forma grfica. La longitud de barra
de desplazamiento vertical representa la longitud del
documento y el cuadrado pequeo que hay en su interior
representa la posicin actual del punto de insercin.

Barra de estado: es para saber en qu pgina estamos y


cuantas pginas tiene el documento, tambin nos permite
conocer cuantas palabras tiene el documento y en qu idioma
estamos trabajando.

Vista de documento: nos permite ver de diferentes vistas


utilizando los botones de representacin. El primer botn es
la vista diseo de impresin que permite visualizar la
pgina tal y como se imprimir con grficos, imgenes,
encabezados y pies de pgina.

Zoom: como todos sabemos tiene la funcin para acercar la


vista del documento o para alejarla y ver un porcentaje
mayor de la pgina de a tamao reducido

3. Edicin bsica
Es lo necesario para editar documentos. Desplazarnos, seleccionar,
eliminar, copiar, pegar y deshacer. Tambin veremos cmo buscar y
reemplazar palabras; y diferentes formas de ver un mismo
documento.
-Desplazamientos a lo largo de todo el documento: Teclas AvPg y
RePg. Estas teclas avanzan y retroceden una pantalla
completa. Observad que no es lo mismo una pantalla que una
pgina. El tamao de la pantalla lo limita el monitor mientras
que la longitud de la pgina la definimos nosotros.

Para desplazarse

Presione las teclas

Una pgina adelante

Crtl + AvPg.

Una pgina atrs

Crtl + RePg.

Al principio del documento

Crtl + Inicio

Al final del documento

Crtl + Fin

-Mapa del documento: En el men vista tenemos la opcin


mapa del documento que nos muestra una especie de ndice
en l parte izquierda de la pgina. Haciendo clic en las lneas
de ese ndice nos desplazaremos a la parte del documento
que contiene dicha lnea.

-Las barras de desplazamiento horizontal: Permiten movernos


de forma similar a como acabamos de ver con la barra vertical
pero en sentido horizontal, es decir permiten desplazar el
documento hacia la derecha y hacia la izquierda. Se utilizan
menos porque es menos frecuente que el documento sea ms
ancho de lo que cabe en una pantalla.

4. Guardar y abrir documentos.


- Guardar. Guardar Como
Guarde un documento creado y editado en Word. En Word,
cuando se
interrumpe el
trabajo o se
cierra, deber
"Guardar" o el
trabajo se

perder. Cuando guarda un documento, ste se guarda como


un "archivo" en el equipo, que despus podr abrir, modificar
e imprimir.
Para guardar un documento siga estos pasos.
1. Haga clic en
(botn Guardar).

Haga clic en

en la Barra de herramientas de acceso rpido.

2. Especifique la ubicacin donde desea guardar el


documento.

Especifique la ubicacin donde desea guardar el documento


en el cuadro Guardar en. Se muestra la carpeta seleccionada
anteriormente, Mis documentos.

El cuadro Nombre de archivo se completa con la primera


lnea de texto del documento.
Para cambiar el nombre del archivo, escriba un nuevo nombre
de archivo.

Haga clic en Guardar.


3. El documento se guarda como un "archivo".

El nombre del archivo en la Barra de ttulo cambia de


"Documento1" al nombre de archivo guardado.

4. Compruebe la ubicacin en la que se guard el archivo.


Haga clic en
(botn Inicio) y luego en Mis documentos.

Compruebe si el archivo guardado est en la carpeta Mis


documentos.

-Abrir Documentos
Abra el archivo que acaba de guardar. Abrir el archivo le
permite continuar con su trabajo.
Para abrir el archivo del documento siga estos pasos.
1. Haga clic en
(botn Inicio) y luego en Mis
documentos.

El archivo guardado est en la carpeta Mis documentos.

2. Haga doble clic en el archivo.


Aparece la pantalla de inicio de Word y se muestra el
documento.

5. Formato Carcter

Los caracteres son todas las letras, nmeros, signos de


puntuacin y smbolos que se escriben como texto. Las
letras escritas con WordArt o las letras incluidas en
imgenes, no se consideran caracteres a estos efectos y no
se les pueden aplicar los formatos que vamos a estudiar.
Vamos a ver las posibilidades ms comunes para variar el
aspecto de los caracteres que estn disponibles en la barra
de
formato
o
en
una
parte
de
la
barra
estndar: fuente, tamao y estilo de fuente.

Fuente:

Un apartado a elegir con cuidado es la fuente del texto ya


que determinar en gran medida el aspecto del texto.
Para cambiar el tipo de letra o fuente lo primero que
tenemos que hacer es seleccionar los caracteres, palabras o
lneas sobre los que queremos realizar el cambio. A
continuacin hacer clic sobre el pequeo tringulo que hay
al

lado de la fuente actual,

esto har que se

abra una ventana con las fuentes disponibles.

Observa que el propio nombre de la fuente est


representado en ese tipo de fuente, de forma que podemos
ver el aspecto que tiene antes de aplicarlo.
El men despegable tiene dos zonas separadas por una
doble lnea horizontal, en la parte superior estn las ltimas
fuentes utilizadas y en la parte inferior todas las
disponibles.

Podemos hacer clic en las flechas arriba y abajo de la barra


de desplazamiento de la derecha para que vayan
apareciendo todos los tipos de letra disponibles, tambin
podemos desplazar el botn central para movernos ms
rpidamente.

Una vez hemos encontrado la fuente que buscamos basta


con hacer clic sobre ella para aplicarla.

Tamao

De forma parecida podemos cambiar el tamao de la


fuente. Seleccionar el texto y hacer clic en
el tringulo para buscar el tamao que deseemos,
o escribirlo directamente.
La unidad de medida es el punto (72 puntos = 1 pulgada
= 2,54 cm), los tamaos ms utilizados son 10 y 12
puntos.

Formato Prrafo
Se inserta una marca de prrafo cuando se pulsa la tecla
de retorno de carro o INTRO. Cuando estamos
introduciendo texto y llegamos al final de la lnea
automticamente el texto contina en la siguiente lnea,
pero no se inserta marca de prrafo.
Al insertar un prrafo, este toma las mismas caractersticas
de formato del prrafo anterior. Para cambiar las
caractersticas de formato de un prrafo, basta con
seleccionar su marca de prrafo y modificar las
caractersticas que queramos.
Los prrafos son unidades dentro del documento Word
que tienen sus propias caractersticas de formato,
pudiendo ser diferentes de un prrafo a otro. Otras
unidades ms amplias son lassecciones, que veremos ms
adelante.

Las marcas de prrafo contienen los cdigos que definen


el formato del prrafo en el que se encuentran. Manipular
una marca de prrafo tiene consecuencias sobre el formato
de ese prrafo. Antes de borrar texto, es conveniente hacer
visibles las marcas de prrafo para evitar borrar una marca
de prrafo accidentalmente. Si queremos borrar todo el
prrafo tambin debemos borrar su marca de prrafo.
Las caractersticas ms importantes de formato de prrafo
son la alineacin y la sangra, ambas suelen estar
disponibles en la barra de formato.

Alineacin:

Estos son los botones

para fijar la alineacin. Hay

cuatro tipos de alineacin:


Izquierda
Este prrafo
tiene
establecida
alineacin
izquierda.

Centrada
Este prrafo
tiene
establecida la
alineacin
centrada.

Derecha
Justificada
Este prrafo
Este prrafo
tiene
tiene una
establecida
alineacin
alineacin
justificada.
derecha.

Sangra:

Aplicar una sangra a un prrafo es desplazar un poco el


prrafo hacia la derecha o izquierda. Se realiza seleccionando

el prrafo y haciendo clic en uno de estos botones

de la

barra de formato, segn queramos desplazar hacia la


izquierda o hacia la derecha.
As desplazamos el prrafo 1,25 cm. cada vez que hacemos
clic en el botn, pero tambin se puede desplazar otro valor
que deseemos. Puedes ver cmo se hace, junto con otras
opciones del men Formato, Prrafo como la forma de
variar el espacio que separa los prrafos, y el espacio que
separa las lneas o interlineado.

6. Ortografa
La revisin ortogrfica y gramatical es otra de las grandes
aportaciones de los procesadores de texto. Word2007 dispone
de potentes herramientas en este campo que han sido
mejoradas notablemente desde las primeras versiones.
Para establecer esta forma de revisin debemos ir al Botn
Office
, hacer clic en el botn Opciones de Word
y all seleccionar Revisin. Aparecer un
cuadro de dilogo como este, debemos dejar sin marcar la
casilla Revisar ortografa mientras escribe.

Una vez hemos introducido todo o parte de nuestro


documento y queremos revisar la ortografa podemos
hacerlo de una de estas formas:
1.- Haciendo clic en la pestaa Revisar y luego
sobre el icono
de la barra de

herramientas de acceso rpido.


2.- Pulsando F7.

Gramtica:
La revisin gramatical trata de corregir los errores en la
estructura de las frases. Para realizar esta correccin Word
debe trasladar un lenguaje lgico todas las reglas que rigen la
gramtica castellana y adems debe ser capaz de realizar
todas las combinaciones que el idioma permite. Esta es una a
tarea mucho ms compleja que comprobar si una palabra
existe en el diccionario. Por lo tanto no es de extraar que la
revisin gramatical realizada por Word no sea tan perfecta
como la revisin ortogrfica.
Para elegir esta forma de revisin primero debemos configurar
las opciones de Revisin. Para ello ir al Botn Office
y
hacer clic en el botn opciones, aparecer un cuadro de
dialogo como el de abajo, all seleccionar en el men de la
izquierda, revisin.

Debemos dejar sin marcar la casilla Marcar errores


gramaticales mientras se escribe y debemos marcar la
casilla Revisar ortografa mientras escribe, y Aceptar.

Una vez realizado este cambio podemos comenzar a


realizar la revisin de una de estas dos formas:

1.-Hacer clic en el botn Ortografa y Gramtica

del grupo de herramientas Revisin que se encuentra en


la pestaa Revisar.
2.- Pulsar F7.

7. Diseo De Pgina
Configurar pagina
Cuando estamos escribiendo en un documento Word es como
si lo hiciramos en una hoja de papel que luego puede ser
impresa. Por lo tanto, existe un rea en la cual podemos
escribir y unos mrgenes los cuales no podemos sobrepasar.

Estos mrgenes se definen en la pestaa Diseo de pgina,


en el grupo de herramientas Configurar pgina, se nos
muestra las herramientas con las que se puede

modificar Mrgenes, Orientacin, Saltos de


pgina, Tamao, Nmeros de lnea, Columnas y Guiones.
Al hacer clic sobre el botn Mrgenes, aparecen unos
mrgenes predeterminados que se pueden utilizar
Para agilizar la tarea. Si ninguno de esos mrgenes es
correcto para el documento que est realizando, entonces
se puede personalizar haciendo clic en la opcin Margen.

Tambin se puede modificar el tamao de la hoja, en la cual


saldr impreso el documento. Al hacer clic en el
botn Tamao,
se
abre
una
lista
de Tamaos
predeterminados. Pero, al igual que en los mrgenes, aqu
tambin
se
puede
personalizar
el
tamao
de la hoja,
haciendo
clic
en
la
opcin Ms
tamaos de
papel.

Una vez fijados todos los parmetros que acabamos de ver


para apreciar el efecto global de los mrgenes en nuestro
documento debemos pasar a vista de Diseo de
impresin.
Esta imagen es un ejemplo de vista Diseo de
impresin de una pgina con encabezado y pie de pgina.
Podemos observar como en las reglas horizontal y vertical
hay una zona ms oscura que indica el tamao de los
mrgenes.

Tambin se puede ver como la lnea del encabezado queda


dentro de la zona del margen superior, y la lnea del pie de
pgina queda dentro del margen inferior.
Desde esta vista tambin se pueden modificar los
mrgenes. Para modificar el margen superior basta colocar
el cursor en la regla vertical justo donde acaba la zona ms
oscura que identifica el margen, y cuando el cursor tome la
forma de una doble flecha, hacer clic y arrastrar hasta la
nueva posicin del margen.
Para el resto de los mrgenes repetir la operacin, pero
poner especial cuidado en el margen izquierdo para no
mover los iconos de sangras que estn tambin en la
misma zona.

Encabezados y pies de pgina

Un encabezado es un texto que se insertar


automticamente al principio de cada pgina. Esto es til para
escribir textos como, por ejemplo, el ttulo del trabajo que se
est escribiendo, el autor, la fecha, etc.

El pie de pgina tiene la misma funcionalidad, pero se


imprime al final de la
pgina, y suele contener los
nmeros de pgina.
Para modificarlos vamos a la pestaa Insertar y hacemos
clic en alguno de los dos botones (Pie de
pgina o Encabezado) y seleccionamos la opcin Editar.
Se mostrar una nueva pestaa:
El pie de pgina tiene la misma funcionalidad, pero se
imprime al final de la pgina, y suele contener los nmeros
de pgina.
Para modificarlos vamos a la pestaa Insertar y hacemos
clic
en
alguno
de
los
dos
botones
(Pie
de
pgina o Encabezado) y seleccionamos la opcin Editar.
Se mostrar una nueva pestaa:

Observa como ha aparecido una lnea punteada con el


rtulo Encabezado, el cursor se ha situado dentro, y tambin
se ha abierto la pestaa Herramientas para encabezado y pie
de pgina, que contiene los iconos con todas las opciones
disponibles.

Ahora podemos teclear el encabezado arriba del cuadro


punteado y, si lo creemos conveniente, insertar nmeros de
pgina, fecha, etc., mediante los iconos de la barra de
herramientas, como vamos a ver a continuacin. Una vez
hayamos acabado de editar el encabezado o pie de pgina
finalizaremos haciendo clic en el botn Cerrar encabezado y
pie de pgina.

Mediante estos botones podemos pasar del encabezado al pie


y viceversa.

Nmero de pginas:
Cuando creamos un documento, Word numera
correlativamente las pginas para poder referenciarlas, ese
nmero es el que aparece en la parte izquierda de la barra de
estado, pero este nmero de pgina no aparece en el
documento.

Si queremos que los nmeros de pgina aparezcan en nuestro


documento cuando lo imprimamos deberemos insertarlos
desde la pestaa Insertar, desplegando la opcin Nmero de
pgina y eligiendo dnde queremos que aparezca el nmero.

Diseo

Tambin podemos insertar el nmero de pgina editando el


encabezado o pie (segn dnde queremos colocar el
nmero de pgina) y seleccionar la opcin Nmero de
pgina de la pestaa Y seguir los mismos pasos que antes,
para seleccionar la ubicacin y formato del nmero de
pgina.
Existe una gran cantidad de formatos prediseados
asociados a cada ubicacin, estos estn organizados por
secciones para facilitarnos la localizacin del formato que
buscamos.
En la seccin Simple tenemos nmeros simples con
diferentes alineaciones.

Al hacer clic sobre el tringulo del campo Formato de


nmero se despliega una lista con posibles formatos
predeterminados para que seleccionemos el formato que
ms nos guste.
Tenemos dos alternativas para indicar en qu nmero
empezar la numeracin de las pginas:
1.- Continuar desde la seccin anterior (o
empezar desde uno, si sta es la primera
seccin).
2.- Iniciar en el nmero que especifiquemos en
la opcin Iniciar en:

8. Insertar Tablas
Las tablas permiten organizar la informacin en filas y
columnas, de forma que se pueden realizar operaciones y
tratamientos sobre las filas y columnas. Por ejemplo, obtener
el valor medio de los datos de una columna o para ordenar

una lista de nombres.


Otra utilidad de las tablas es su uso para mejorar el diseo de
los documentos ya que facilitan la distribucin de los textos y
grficos contenidos en sus casillas. Esta caracterstica se
emplea sobre todo en la construccin de pginas Web para
Internet.
Como insertar una tabla:
Para insertar una tabla debemos ir al men Tabla, Insertar,
opcin Tabla... y se abrir un cuadro de dilogo como este,
en el que debemos indicar:
Nmero de columnas.
Nmero de filas.
Autoajuste. Aqu tenemos tres opciones para definir las
dimensiones de la tabla.
- Ancho de columna fijo. Si lo dejamos en automtico
ajustar el ancho para que la tabla ocupe todo el espacio
entre los mrgenes de la pgina.
- Autoajustar al contenido. El ancho depender de la
cantidad de texto o grficos que contenga cada columna.
- Ajustar a la ventana. El tamao se ajusta al tamao de la
ventana del visualizador Web, si cambia el tamao de la
ventana, la tabla se ajusta al nuevo tamao.

Desplazarse, seleccionar y borrar en las tablas


Desplazar: Para colocarse en una celda, basta hacer clic en
ella con el cursor.
Para desplazarse

Presione las teclas

Una celda a la
izquierda

MAY + TAB

Una celda a la
derecha

TAB

Una celda arriba

flecha arriba

Una celda abajo

flecha abajo

Al principio de la
fila

Alt + Inicio

Al final de la fila

Alt + Fin

Al principio de la
columna

Alt + AvPg

Al final de la

Alt + RePg

columna
Seleccionar: Para seleccionar una celda colocar el cursor justo
encima del lado izquierdo de celda, y cuando el cursor tome la
forma de una pequea flecha negra inclinada hacer clic y la
celda se pondr en negro (vdeo inverso).
Para seleccionar una columna colocar el cursor justo encima
de la columna, y cuando el cursor tome la forma de una
pequea flecha negra que apunta hacia abajo hacer clic y la
columna quedar en vdeo inverso.
Para seleccionar una fila hacer lo mismo que para seleccionar
una celda pero haciendo doble clic o tambin colocando el
cursor a la izquierda de la fila y haciendo clic.
Tambin se pueden seleccionar celdas, filas y columnas
haciendo clic dentro de la celda y arrastrando a lo largo de las
celdas que queramos seleccionar.
. Borrar: Para borrar una celda, columna o una fila basta con
seleccionarla y pulsar la tecla Retroceso (Backspace), si slo
queremos borrar su contenido pulsar la tecla Suprimir. Al
borrar una celda Word nos preguntar sobre la forma de
desplazar el resto de las columnas. Tambin se pueden
realizar todas estas funciones desde el men Tabla
Herramientas de Tabla
Para abrir stas herramientas, hacer clic sobre una celda de la
tabla y nos encontramos con que debajo de Herramientas de
Tabla, aparecen dos pestaas nuevas Diseo
y
Presentacin

. Observemos cmo se componen

ambas pestaas.
La pestaa Diseo muestra las herramientas que se observan
a continuacin.

Contiene los grupos de herramientas de acceso directo:


Opciones de estilo de tabla, Estilos de tabla, Dibujar bordes.

La pestaa Presentacin

muestra un conjunto de

herramientas de acceso directo, como el de la siguiente


imagen.

Contiene los grupos de herramientas de acceso directo: Tabla,


Filas y columnas, Combinar, Tamao de celda, Alineacin,
Datos.

9. Insertar Estilos
Un estilo es un conjunto de formatos identificados por n
nombre. La principal ventaja de utilizar estilos es que con un
solo clic aplicamos varias caractersticas de formato a la vez.
Existen muchos estilos ya definidos (o predefinidos) en
Word2007, por ejemplo, el estilo Titulo 1 est compuesto por
tamao de letra de 16 puntos, fuente "Arial", negrita y
prrafo alineado a la izquierda. Pero, adems, se pueden crear
estilos personales, con las caractersticas de formato que
deseemos.

Para acceder a los Estilos podemos hacerlo desde la pestaa


Inicio en el grupo de herramientas Estilo. Desde all tambin
se puede acceder al cuadro de dilogo Estilo.
Para acceder al cuadro de dilogo
Estilo, hacer clic en el botn
inicializador del cuadro de dilogo
Estilo , que se encuentra en la
parte inferior del grupo de
herramientas Estilo (pestaa Inicio).
En el grupo de herramientas, aparecen Estilos
predeterminados que facilitan la tarea, simplemente

selecciona el texto que deseas modificar y luego haz clic en el


Estilo deseado. Si haces clic en el botn , puedes ver la
totalidad de estilos predefinidos.

Para aplicar un estilo a un texto de nuestro documento desde


el cuadro de dilogo Estilos slo tienes que seleccionar el
texto y hacer clic en uno de los estilos que se muestran en el
panel Estilos.
Si haces clic en Borrar todo, el texto seleccionado volver al
estado original, es decir, sin ningn tipo de formato.
Si antes de aplicar un estilo no hemos seleccionado un texto,
se aplicar el estilo al texto que insertemos partir de ese
punto hasta que volvamos a cambiar el estilo.
Los propios elementos de la lista muestran el estilo que
representan, de esta forma se puede ver el efecto que tiene el
estilo que vamos a aplicar sobre el texto, para ello hacer clic
en el cuadro de verificacin Mostrar vista previa.

El botn Inspector de Estilos

abre un cuadro de dilogo que

permite observar el estilo aplicado haciendo clic sobre


cualquier parte del texto.

Crear,

modificar y borrar estilos

Crear un estilo
Para crear un estilo de una manera fcil lo mejor es definir el
estilo en una parte de nuestro documento. Es decir, aplicar
todas las caractersticas de formato que queremos que
formen el nuevo estilo a un trozo del documento.
A continuacin hacer clic en el botn Nuevo Estilo del panel
Estilos, se abrir el cuadro de dilogo Crear nuevo estilo a
partir del formato, escribir el Nombre del nuevo estilo y pulsar
Aceptar.
El cuadro de dilogo permite cambiar algunas de las
caractersticas del formato que tenenos definido hasta ese
momento.

Modificar un estilo
Para modificar un estilo debes ir al panel Estilos y seleccionar
el estilo que quieres modificar, al hacer clic en el tringulo de
la derecha se desplegar un men con la opcin Modificar...,
como puedes ver en la imagen de la derecha en la que hemos
seleccionado el estilo aulaClic_nuevo. Se abrir el cuadro de
dilogo Modificar estilo que puedes ver en la imagen
siguiente.

Borrar un estilo
Para borrar un estilo debes
ir al panel Estilos y
seleccionar el estilo que
quieres borrar, al hacer clic
en el tringulo de la derecha
se desplegar un men con
la opcin Eliminar..., como
puedes ver en la imagen de
la derecha.
Hay que tener en cuenta
que al eliminar un estilo,
desaparecer el formato
correspondiente de los
prrafos que tuvieran
aplicado ese estilo.

10. Insertar plantillas


Una plantilla es un modelo o patrn para crear nuevos
documentos. En una plantilla se guarda internamente el
formato utilizado, es decir, el estilo de la fuente, el tamao,
etc., de todo el documento, as como los formatos de las
tablas, las tabulaciones incluidas, la configuracin de nmeros
de pgina, cabeceras y pies de pgina.

Una plantilla puede sernos til cuando usamos muchas veces


un documento con la misma estructura. Por ejemplo, para
mandar faxes, el documento ser siempre muy parecido, ya
que tendr ttulos para identificar al autor, la direccin, el
remitente, el asunto, etc.

Para utilizar las plantillas hay que abrir un documento Nuevo


desde el botn Office
, como puedes ver en esta imagen.

Si lo hacemos de la primera forma se abrir el panel Nuevo


documento que puedes ver en esta imagen.

Modificar plantillas
Vamos a ver cmo se pueden modificar plantillas ya
existentes, as podremos modificar tanto las plantillas
proporcionadas por Word 2007 como las que creemos
nosotros a partir de documentos Word 2007, como veremos
en el punto siguiente. Para modificar una plantilla primero hay
que abrirla, para ello desde el Botn Office elegir Nuevo y
seleccionar Plantillas instaladas, de la misma forma que
hemos visto en el punto anterior. Se abrir un cuadro de
dilogo como ste.

Sobre
esa
plantilla
podremos
hacer
todas
las
modificaciones en el diseo que queramos. Por ejemplo,
sustituiremos Compaa por
el
nombre
de nuestra
organizacin, as ya no tendremos que introducirlo cada
vez. Tambin cambiaremos el tamao y el tipo de letra de
"Fax", etc.
Al final obtendremos nuestro propio diseo, como muestra
esta imagen. Ahora slo nos quedara guardar la plantilla
modificada, para ello hacemos clic en Guardar y nos
aparecer un cuadro de dilogo como el que vemos a
continuacin.

Temas
Un tema es el resultado de unificar todos los
elementos utilizados en el documento con respecto al diseo
y combinaciones de colores. Un tema simplifica la creacin
de documentos profesionales bien diseados, para
mostrarlos en Word 2007, en el correo electrnico o en el
Web.
Cuando se aplica un tema a un documento, Word 2007
personaliza los siguientes elementos: vnculos, colores o
grficos de fondo, estilos de cuerpo y estilos de ttulo, listas,
lneas horizontales, colores de hipervnculos y colores de los
bordes de las tablas. Se personalizan las listas de uno y
varios niveles.
Para cambiar rpidamente el aspecto de estos elementos,
puede cambiar el tema.

A diferencia de una plantilla, un tema no incluye elementos


de Autotexto, barras de herramientas personalizadas,
macros, configuraciones de men o teclas de mtodo
abreviado.
Tambin se pueden seleccionar opciones para aplicar
colores ms brillantes a texto y grficos, animar
determinados grficos del tema o aplicar un fondo a su
documento. Para ver la animacin de grficos del tema,
muestre la pgina Web en un explorador Web.

11. Imgenes y grficos

En Word se puede trabajar con diferentes tipos de grficos,


vamos a enumerar estos diferentes tipos para saber a que
nos referimos con cada trmino a lo largo del resto de este
tema. Podramos clasificar los elementos grficos utilizados
en Word en dos grandes grupos con algunas subdivisiones,
imgenes y grficos:

Imgenes
Imgenes vectoriales o prediseadas. Imgenes prediseadas
procedentes de las libreras que Word tiene organizadas por
temas. Estas imgenes estn construidas utilizando vectores,

lo que permite hacerlas ms grandes o pequeas sin prdida


de resolucin. Tambin se pueden desagrupar en los
elementos que las forman, introducir cambios y volverlas a
agrupar. En realidad, podramos considerar estas imgenes
como un conjunto de objetos grficos. Los grficos creados
con las herramientas de Word para dibujar tambin son
imgenes vectoriales
Imgenes no vectoriales o de mapa de bits. Imgenes
fotogrficas procedentes de cmaras digitales, de Internet,
de programas como Photoshop, Fireworks, PaintShopPro, etc.
Suelen ser de tipo JPG o GIF. Sobre estas imgenes se
pueden realizar algunas operaciones como cambiar el
tamao, el brillo,..., pero no se pueden desagrupar en los
elementos que las forman. Estn formadas por puntos o
pixeles que tienen cada uno un color y una posicin pero no
estn relacionados unos con otros. Estas imgenes admiten
cambios de tamaos, pero en ocasiones, si las reducimos y
posteriormente intentamos ampliarlas de nuevo pueden
perder resolucin. Cuando hablemos de imgenes, en
general, nos estaremos refiriendo a este tipo de
imgenes no vectoriales.

Grficos
Dibujos creados con Word. Mediante autoformas, lneas,
rectngulos, elipses, etc.
WordArt. Rtulos disponibles de una galera que se pueden
personalizar con diversas opciones.
SmartArt. Representacin de datos en forma de
organigramas.
Grficos. Representacin de datos en forma grfica.

Tipos de archivos grficos


Existen multitud de formatos grficos, vamos a explicar
brevemente las caractersticas de los ms utilizados. Un
formato grfico se identifica por el tipo de archivo, y se
reconoce por la extensin del archivo, por ejemplo un
archivo llamado motocicleta.jpg tiene extensin o tipo jpg.
Imgenes no vectoriales o de mapa de bits
JPG o JPEG. Es un formato que permite distintos niveles de
compresin. Se utiliza mucho en Internet, sobre todo para
imgenes fotogrficas con muchos tonos.
GIF. Es el ms utilizado en Internet, permite una buena
compresin con imgenes de pocos tonos, tipo iconos y
botones. Tambin permite crear grficos animados.
BMP. No admite compresin por lo que estas imgenes
ocupan mucho espacio. Se utiliza, por ejemplo, en la imagen
tapiz de Windows.
PNG. Moderno formato que permite compresin.
Como insertar una imagen
Al hacer clic en la pestaa Insertar aparecer una seccin
con estas opciones.
Vamos a ver ahora cmo insertar imgenes prediseadas y
desde archivo, en los puntos siguientes veremos el resto de
las opciones

Como insertar
prediseada

una

imagen

Si hacemos clic en Imgenes


prediseadas aparece el panel
lateral de Imgenes
prediseadas, que puedes ver en
esta imagen de al lado. En el cuadro Buscar introduciremos
las palabras que describan lo que buscamos, si lo dejamos
en blanco, aparecern todas la imgenes disponibles.

Para insertar una imagen en el documento basta hacer clic


sobre ella
Desde archivo
Se abrir una ventana similar a la que se nos muestra cuando
queremos Abrir un documento Word, y que ya conocemos. En
la parte derecha muestra la vista previa de la imagen
seleccionada

Una vez seleccionado el archivo que queremos importar


pulsaremos el botn Insertar y la imagen se copiar en
nuestro documento.
Como modificar una imagen
Para modificar una imagen primero hay que seleccionarla
posicionndose sobre ella y haciendo clic, la imagen
quedar enmarcada por unos pequeos crculos.
Una vez seleccionada podremos manipularla seleccionando
la pestaa For mato:

Para modificar el tamao, situar el cursor en las esquinas de


la imagen y cuando cambie de forma a una doble flecha,
hacer clic y arrastrarlo para conseguir el nuevo tamao.
Aunque tambin puedes hacerlo utilizando las opciones
disponibles en la seccin Tamao de esta pestaa:

En esta pestaa podemos acceder a:


Brillo. Sirve para aumentar o disminuir el brillo de la imagen.
Contraste. Permite aumentar o disminuir el contraste de la
imagen.
Volver a colorear. Permite aplicar un filtro de color sobre la
imagen. En este desplegable tambin encontrars la
opcin Color transparente para hacer transparente un color
a escoger en imgenes con determinados formatos de
imagen (como por ejemplo JPG).
Comprimir imgenes. Permite reducir el peso de las
imgenes del archivo completo (o solo las seleccionadas)
para que ocupen menos espacio en disco.
Restablecer imagen. Despus de aplicar varios tratamientos
a la imagen, como cambios de color y brillo, podemos
volver a la imagen original mediante este botn.

Ajuste del texto: Ajusta la imagen respecto del texto que la


rodea de varias formas, tal y como se puede ver en los iconos
de esta ventana

Desde estas opciones podrs aplicar diversos estilos a tu


imagen, adems de poder aadirle un contorno o enmarcarla
en determinada forma.
Utiliza los Estilos predeterminados para aadir mayor
vistosidad al resultado final.

Insertar formas y dibujar

Si no eres muy hbil dibujando con el ratn, no te preocupes,


mediante las Formas dispondrs de multitud de formas listas
para usar que te permitirn realizar esquemas, diagramas de
flujo, y otros muchos grficos.
Y si te gusta realizar tus propios dibujos tambin dispones de
rectas, curvas ajustables y dibujo a mano alzada para que tu
imaginacin se ponga a trabajar.
Al hacer clic en el men Formas aparecer el listado de todas
las formas disponibles en el programa.
Selecciona la que ms te guste y haz clic sobre ella,
enseguida podrs volver a la hoja de clculo y establecer el
tamao que tendr la forma.
Para ello haz clic en una zona de la hoja y sin soltar el ratn
arrstralo hasta ocupar toda la zona que quieres que tome la
forma.

Como aadir texto a los grficos


Se puede aadir texto a un dibujo mediante el botn Cuadro
de texto de la pestaa Formato, deberemos hacer clic y
arrastrar para dibujar el cuadro de texto en la zona en la que
queremos insertar el texto, y a continuacin insertar el texto.

Modificar grficos
Los grficos y formas, admiten multitud de modificaciones
como giros y cambios de tamao y proporciones. Para
modificar un grfico lo primero que hay que hacer es
seleccionarlo, para ello hacer clic sobre l y aparecern unos
puntos de control a su alrededor.

Para modificar el tamao, situar el cursor en los puntos de


control y, cuando cambie de forma a una doble flecha, hacer
clic y arrastrarlo para conseguir el nuevo tamao. Aqu vemos
el resultado de arrastrar hacia la derecha.

Para mantener la proporcin mantener pulsada la tecla


MAYSCULAS mientras se arrastra desde una de las esquinas.
Como se puede ver en esta imagen que se ha hecho un poco
ms grande que la original.
Algunos grficos tambin tienen un rombo amarillo que sirve
para distorsionar o cambiar la forma del grfico. En este caso
un tringulo issceles se ha convertido en escaleno.

Para girar el grfico, seleccionarlo y hacer clic sobre el crculo


verde que vemos en la parte superior central de la imagen, y
mover el ratn para hacer girar el objeto, para acabar el
proceso dejamos de presionar el ratn.

Tambin se pueden cambiar los colores de las lneas, el color


de relleno, aadir efectos de sombra, Estas modificaciones se
pueden realizar a partir de la pestaa Formato.

Insertar WordArt
Mediante WordArt se pueden crear ttulos y rtulos dentro de
nuestra hoja de clculo. Slo tenemos que introducir o

seleccionar el texto al que queremos aplicarle un estilo de


WordArt y automticamente Word crear un objeto grfico
WordArt.
Una vez hemos aplicado WordArt a un texto, dejamos de tener
texto y pasamos a tener un grfico, esto quiere decir que, por
ejemplo, el corrector ortogrfico no detectar un error en un
texto WordArt, y tambin que el texto WordArt seguir las
reglas de alineacin de los grficos.
Para iniciar WordArt hacemos clic en el botn WordArt de la
pestaa Insertar.

Al hacer clic sobre el icono aparecer un listado con


la Galera de WordArt como la que vemos aqu. Haciendo
clic seleccionaremos el tipo de letra que ms nos guste.

Si hemos seleccionado texto previamente no ser necesario


teclearlo ya que aparecer ya escrito.
Tambin podemos elegir la fuente, el tamao y el estilo del
texto desde las pestaas Inicio y Formato.

Para insertar un grfico ir a la pestaa Insertar, y hacer clic en


el botn Grfico.
Aparecer un cuadro de dilogo desde donde podrs
seleccionar el tipo de grfico que quieres insertar. Selecciona
uno de los de la lista y pulsa Aceptar.

Inserta grficos en el Excel

Para introducir valores en la hoja de datos, bastar


hacer clic en cada casilla e introducir nuevos datos,
desplazarse por las casillas de igual modo que en las Tablas
de Word. El grfico se dibuja automticamente a partir de los
datos introducidos.

Tambin aparece la pestaa Presentacin desde la que podrs


indicar muchos de las opciones de presentacin del grfico,
como sus ejes, leyenda, ttulos y etiquetas.

12. Impresin
Se puede imprimir de dos formas
1.

Desde la opcin de men Impresin rpida que se


encuentra dentro del men Imprimir del Botn Office.

2.

Desde la opcin de men Imprimir (CTRL+P) que se


encuentra en el Botn Office.

Desde el comando Imprimir

Desde el Botn Office, seleccionar Imprimir o bien


directamente (CTRL+P), aparecer el cuadro de
dilogo que ves a continuacin.

Haciendo clic en el botn Opciones, se abre otra


ventana en la que
podemos seleccionar
varias opciones, entre otras la de Imprimir colores e
imgenes de fondo muy til cuando queremos que los
temas que vienen acompaados de soporte visual se
reflejen del mismo modo en el papel que en pantalla.

Vista preliminar
Antes de imprimir un documento podemos ver cmo quedar
en el papel, esto podemos hacerlo de dos formas
1.

Vista diseo de impresin.


Como ya vimos en el tema 2, un documento se
puede ver desde diferentes vistas utilizando los
botones
de presentacin. El primer
botn es la vista Diseo de impresin que permite
visualizar la pgina tal y como se imprimir, con
grficos, imgenes, encabezados y pies de pgina.

2.

Vista preliminar.

La vista preliminar permite visualizar la pgina tal y


como se imprimir, con grficos, imgenes, encabezados
y pies de pgina, etc. pero adems permite ver varias
pginas a la vez, aumentar y reducir el tamao, y
algunas cosas ms que vamos a ver ahora.
Como puedes ver la vista preliminar nos permite
hacernos una idea exacta de cmo va a quedar el
documento impreso ya que muestra elemento que no se

ven en la vista Normal como son los grficos, cabeceras


y pies de pgina, as como los mrgenes, tambin
permite ver la pgina completa.
La vista preliminar tiene su propia pestaa para realizar
unas funciones adicionales que vamos a ver a
continuacin.

Vamos a explicar uno a uno los iconos de esta barra.

Imprimir. Manda a la impresora el documento.

Una pgina. Hace que en la pantalla se vea una sola


pgina.

Dos pginas. Hace que en la pantalla se vea dos


pginas.
Ajustar. Al hacer clic en este icono se ajusta la pgina al
ancho de la pantalla.
Zoom. Permite fijar diferentes tamaos del

documento.
Tamao real. Permite mostrar la hoja a un zoom del

100%.
e

Muestra o oculta las reglas (horizontales y

verticales).
. Word intentar reducir en uno l nmero
de pginas de un documento para evitar que unas pocas
lneas ocupen la ltima pgina.
Cerrar. Sirve para cerrar la vista preliminar.

Como instalar una impresora:


Hoy en da es muy fcil instalar nuevos dispositivos hardware,
como impresoras, ya que la mayora utilizan la tecnologa
Plug&Play que hace que el sistema operativo reconozca la
nueva impresora nada ms conectarla al ordenador y nosotros
no tengamos que hacer nada para instalarla.

Despliega el men Inicio


Selecciona la opcin Impresoras y faxes.
Si no tienes la opcin Impresoras y faxes en tu
men Inicio tambin puedes llegar a ella a travs del Panel de
control, opcin Impresoras y otro hardware.

Aparecer una pantalla como esta, si seleccionas una


impresora el panel contextual de la derecha te mostrar las
opciones que ves aqu: Agregar una impresora, Ver lo que se
est imprimiendo, Seleccionar preferencias de impresin.
Ahora, haz clic sobre el icono Agregar Impresora para iniciar el
asistente que te ayudar a instalar una impresora.

El asistente te ir haciendo preguntas, por ejemplo, si tu


impresora est conectada directamente a tu ordenador en
modo local o si est en la red; a qu puerto has conectado la
impresora y por ltimo aparecer una pantalla como la que
ves aqu para que elijas el fabricante y el tipo de impresora
para que Windows instale el software correspondiente.
Tambin puedes utilizar, si los tienes, los discos del fabricante
o ir a buscar a Internet mediante Windows Update.

13. Pginas web con Word2007


En cuanto a las caractersticas de Word respecto de la edicin
de pginas Web cabe resaltar que el lenguaje de construccin
de las pginas web, el HTML, ha sido integrado
completamente dentro de Word2007. Para nosotros, trabajar
en una pgina Web desde Word ser completamente
transparente, y lo haremos como con cualquier documento,
sin preocuparnos por el HTML
Trabajar con una pgina web

Si queremos crear una nueva pgina, lo haremos como un


documento normal, y ya nos preocuparemos a la hora de
guardarlo de hacerlo como una pgina Web.
Si lo que queremos es editar una pgina existente.
Para ello, pulsamos en el Botn Office y elegimos Abrir. En la
barra de exploracin, donde aparece la carpeta en la que nos
encontramos, escribimos la direccin Web completa (podemos
copiarla del navegador) y pulsamos Abrir.

Insertar hiperenlaces en una pgina Web.


Un hiperenlace (o hipervnculo) es una palabra, frase o grfico
que al hacer clic sobre l saltamos a la pgina web a la que
apunta el hiperenlace. Cuando pasamos el cursor por encima
de un hiperenlace, ste cambia de forma y toma la forma de
una mano.
Los hiperenlaces pueden llevarnos a otra parte dentro de la
misma pgina, a otra pgina en el mismo servidor, a otra
pgina en otro servidor, a una direccin de correo electrnico,
a un servidor ftp.
Para insertar un hiperenlace ir a la pestaa Insertar, y pulsar
el botn Hipervnculo.

Aparecer un cuadro de dilogo como el que vemos en la


imagen, debemos rellenar el campo Texto y el
campo Direccin, veamos cmo hacerlo:
Texto.

Es el texto que contiene el hiperenlace, puedes


seleccionarlo en el documento con lo cual ya aparecer en
este campo o en otro caso debers escribirlo ahora.
Si quieres insertar un hiperenlace en una imagen
seleccinala antes de insertar el hipervnculo, vers como
aparece <Seleccin del documento> en este campo
Texto.
Como guardar la pgina:
Si partimos de un documento en blanco, este no ser
realmente una pgina Web hasta que no lo guardemos como
tal. Y si hemos abierto una pgina directamente desde su
servidor, deberemos guardarla en nuestro disco duro para
salvar los cambios.
Para guardar el documento, basta con pulsar el Botn Office y
la opcin Guardar o Guardar como

Cambiar ttulo
Pulsando sobre l aparecer un cuadro de dilogo, como el
que ves aqu, en el que introducir el ttulo. Este ttulo no tiene
nada que ver con el nombre del documento Web que damos

cuando guardamos nuestro archivo. Aqu nos referimos al


propio ttulo de la pgina Web. Este ttulo es el que se ver en
la barra de direcciones y en lista de Favoritos desde un
navegador, (cuando se guarde nuestra pgina en Favoritos), y
tambin el ttulo que se suele ver cuando un buscador lista
nuestra pgina.

14. Combinar correspondencia


Cuando 'combinamos correspondencia', estamos utilizando
dos elementos fundamentales: el documento principal y el
origen de datos.
Documento principal.
Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos
variables que toman su valor del origen de datos.
Origen de datos.
Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el
documento principal. Puede ser de distinta naturaleza, por
ejemplo puede ser una tabla de MS Access, un libro de MS
Excel, una lista de direcciones de Outlook, una tabla de Word
o se pueden introducir en el mismo momento de combinar.
Crear el documento principal
Abrir Word y tener en la ventana activa un documento en
blanco o un documento que ya contenga el texto fijo.
Seleccionar de la pestaa Correspondencia el men Iniciar
combinacin de correspondencia, all haz clic en la
opcin Paso a paso por el Asistente para combinar
correspondencia.

Se
abrir la seccin Combinar correspondencia con el primer
paso del asistente. Este asistente es muy sencillo, nos va
preguntando y nosotros le contestamos haciendo clic en la
opcin deseada.
Seleccionar Cartas y hacer en Siguiente, aparece el segundo
paso del asistente.

En el paso 2 definimos el documento inicial, es el documento


que contiene la parte fija a partir de la cual crearemos el
documento combinado. Debajo de las tres opciones tenemos
una explicacin de la opcin seleccionada en este momento.
Dejar seleccionada la primera opcin y hacer clic
en Siguiente para continuar con el asistente.

En el paso 3 seleccionamos el origen de datos, como ya


hemos dicho podemos utilizar una lista existente (una tabla
de Access, una hoja de Excel, una tabla en otro archivo Word,
etc...), podemos utilizar contactos nuestros de Outlook, o
simplemente escribir una lista nueva.
Si seleccionamos la opcin Utilizar una lista existente aparece
la opcin Examinar..., hacer clic en ella para buscar el archivo
que contiene el origen de datos.
Si seleccionamos la opcin Seleccionar de los contactos de
Outlook, en lugar de Examinar... aparece la opcin Elegir la
carpeta de contactos, hacer clic en ella y elegir la carpeta.
Si seleccionamos la opcin Escribir una lista nueva en lugar
de Examinar... aparece la opcin Crear..., hacer clic en ella
para introducir los valores en la lista.
Ahora explicaremos con ms detalle la opcin Examinar...

Al hacer clic en la opcin Examinar... se abre el cuadro de


dilogo Seleccionar archivos de origen de datos en el que
indicaremos de dnde coger los datos:

En la parte superior de la pantalla en el campo Buscar


en: indicamos la carpeta donde se encuentra el origen de
datos. Al seleccionar la carpeta aparecern todos los archivos
del tipo seleccionado que se encuentren en la carpeta, slo
nos quedar hacer doble clic sobre el archivo que contiene
nuestro origen de datos o seleccionarlo para que aparezca su
nombre en el campo Nombre de archivo: y hacer clic en el
botn Abrir.
Una vez indicado el origen de datos se abre el cuadro de
dilogo Destinatarios de combinar correspondencia, en
l vemos los datos que se combinarn y podemos aadir
opciones que veremos ms adelante.

Hacer clic en Aceptar para pasar al paso 4


En este paso redactamos en el documento abierto el texto fijo
de nuestra carta (si no estaba escrito ya) y aadimos los
campos de combinacin. Para ello debemos posicionar el
cursor en la posicin donde queremos que aparezca el campo
de combinacin y a continuacin hacemos clic en el panel de
tareas sobre el elemento que queremos insertar.
Podemos insertar un Bloque de direcciones..., una Lnea de
saludo..., Franqueo electrnico... (Si tenemos la utilidad
instalada), o Ms elementos....En la opcin Ms
elementos... aparecer la lista de todos los campos del origen

de datos y podremos elegir de la lista el campo a insertar.

En este paso examinamos las cartas tal como se


escribirn con los valores concretos del origen de datos.
Podemos utilizar los botones << y >> para pasar al
destinatario anterior y siguiente respectivamente,
podemos Buscar un destinatario... concreto,Excluir al
destinatario (en el que nos encontramos) o Editar lista de
destinatarios... para corregir algn error detectado.
Para terminar hacer clic en Siguiente.

Para enviar las cartas a la impresora hacer clic en la


opcin Imprimir.
Si nos queremos guardar las cartas en un nuevo documento
por ejemplo para rectificar el texto fijo en algunas de ellas, o
enviar luego el documento a otro usuario hacemos clic
en Editar cartas individuales... En este caso nos permite
elegir combinar todos los registros, el registro actual o un
grupo de registros. El documento creado ser un documento
normal sin combinacin.

Para rectificar un documento combinado o utilizarlo para


enviar nuevas cartas podemos abrir el panel de tareas y
utilizar los pasos del asistente que ya hemos visto, pero
tambin podemos utilizar los botones de la
pestaa Correspondencia.

Aqu veremos los botones de esta pestaa, algunas opciones


las ampliaremos ms adelante.
. Permite abrir el cuadro de
dilogo Destinatarios de combinar correspondencia para
realizar los cambios convenientes.

. Permite insertar en la posicin del cursor


un bloque de direcciones tal como vimos con el asistente.
. Permite insertar en la posicin del cursor una
lnea de saludos tal como vimos con el asistente.
. Permite insertar en la posicin del cursor
un campo del origen de datos.
. Permite resaltar los campos combinados si la

opcin est activada, los datos correspondientes a campos


combinados aparecen resaltados de esta forma es ms fcil
localizarlos dentro del documento.
Asignar campos. Permite asignar campos, esta opcin la
detallamos ms adelante.
Distribuir etiquetas. Permite distribuir etiquetas, esta
opcin est disponible con un documento de tipo etiquetas.

Para incluir un campo de combinacin, hacer clic en el


icono
de la pestaa Correspondencia y se

abrir el cuadro Insertar campo de combinacin con la


lista de todos los campos del origen de datos, seleccionamos
el campo a insertar y hacemos clic en el botn Insertar.
Podemos insertar as todos los campos que queramos.
El campo aparecer en el documento principal
entre << y >> esto nos indica que ah va un campo que ser
sustituido por un valor cuando se ejecute la accin de
combinar.
A la derecha tienes un ejemplo de un documento con campos
de combinacin.

Si queremos ver el aspecto que tendr el documento


combinado, hacer clic en el botn

Este botn permite ver el documento principal con los


nombres de los campos o bien con los datos.
La imagen de la derecha muestra el documento combinado
con los datos del primer registro del origen de datos
Si estamos visualizando el documento de esta forma a veces
es un poco complicado localizar los campos de son del origen
de datos, una forma fcil de solucionar este problema es

hacer clic sobre el icono

, los campos del origen de

datos aparecern resaltados.

Desplazarse por los registros


El origen de datos puede contener varias filas de datos (varios
destinatarios), al combinar, se generarn tantos documentos
como registros tenga el origen. Pues los siguientes botones
permiten desplazarse por las filas del origen para comprobar,
por ejemplo, si los datos que salen son los esperados.
Permite ver los datos del primer registro del origen.
Permite visualizar el registro anterior.
Este cuadro permite saber qu registro se est
visualizando, y tambin permite ir directamente a un
registro determinado escribiendo el n del registro.
Permite visualizar el registro siguiente.

Permite visualizar el ltimo registro.

Buscar un registro
Cuando el origen de datos tiene muchos registros puede ser
largo y tedioso buscar un registro concreto pasando de un
registro a otro con los botones de desplazamiento, en estos
casos se utiliza el botn
. Permite ir a un registro
concreto indicando el valor que buscamos y en qu campo lo
tiene que buscar.
Al hacer clic en el botn

aparece el cuadro de

dilogo Buscar entrada que vemos a la derecha.


En Buscar: ponemos el valor que queremos buscar
En Buscar en: Elegimos el campo del origen de datos en el
que tiene que buscar el valor.
Hacer clic en el botn Buscar siguiente.

Si no encuentra ningn registro de las caractersticas


buscadas, nos lo indica mediante un mensaje.
Destinatarios de combinar correspondencia
Aunque tengamos los datos en un origen que no es Word,
podemos ir desde Word a modificar los datos almacenados en
ese origen, indicar algn tipo de ordenacin para que mis
cartas salgan ordenadas por algn campo de combinacin e

incluso podemos introducir condiciones de filtro para que slo


se combinen ciertos registros del origen de datos en vez de
todos.
Haciendo clic en el icono

se abre el cuadro

de dilogo Destinatarios de combinar


correspondencia donde podremos hacer todo esto.

La segunda columna que no tiene nombre y contiene casillas


de verificacin sirve para indicar los destinatarios que se
combinarn, normalmente estarn todas las casillas
marcadas, si queremos que un destinatario no aparezca en el
documento combinado slo tenemos que desmarcar la casilla
haciendo clic sobre ella.
Si queremos modificar el valor de algn dato almacenado
hacemos clic sobre el origen de datos en la parte inferior y
pulsamos Edicin.
Se abrir este cuadro de dilogo:

Ordenar destinatarios
Si queremos ordenar los destinatarios por algn campo de
ordenacin (por ejemplo nos interesa que las cartas salgan
ordenadas por apellidos para que luego sea ms fcil
entregarlas a mis empleados), hacemos clic en el nombre de
la columna que queremos ordenar y veremos que los
destinatarios se ordenarn por ese campo. Si volvemos a
hacer clic sobre el nombre de la columna los destinatarios
pasarn a ordenarse en orden inverso.
Tambin podemos ordenar por varios campos por ejemplo
queremos ordenar las cartas por provincia y dentro de la
misma provincia por poblacin y dentro de la
misma poblacin por apellidos. En este caso tenemos que
utilizar la ficha Ordenar registros del cuadro de
dilogo Filtrar y ordenar.
Hacer clic en la flecha del encabezado de la primera columna

por la que queremos ordenar, seleccionar de la lista que


aparece la opcin (avanzado...), aparecer el cuadro de
dilogo Filtrar y ordenar, a continuacin hacer clic sobre la
pestaa Ordenar registros.

Asignar campos
El icono

abre el cuadro de dilogo Asignar campos donde

definimos estas asociaciones, este cuadro de dilogo tambin


se puede abrir siempre que veamos en pantalla un
botn Asignar campos

Combinar al imprimir

Combinar en correo electrnico

15. Esquemas
Un esquema es un resumen bien estructurado de un
documento. Para poder aplicar un esquema el documento
debe estar organizado en niveles, es decir que el documento
se pueda dividir en puntos y que en el interior de esos puntos
existan puntos secundarios, terciarios, etc. Un ejemplo claro y
sencillo es este curso; el curso est dividido en unidades, cada
unidad se va dividiendo en puntos secundarios y algunos
puntos se subdividen en puntos a tercer nivel.

Y este es el mismo documento en vista de esquema, ms


adelante veremos cmo crearlo.

Conceptos previos
Nivel de esquema. El nivel de esquema es una caracterstica
de formato que se puede asignar a un prrafo. De forma
similar a cmo asignamos una alineacin a un prrafo,
tambin podemos asignarle un nivel de esquema. Hay nueve
niveles disponibles (Nivel 1 a Nivel 9). La creacin de
esquemas se basa en los niveles de esquema, es decir, para
crear un esquema previamente debemos asignar los niveles
de esquema es las partes adecuadas del documento. Como
iremos viendo a lo largo de esta unidad, los niveles de
esquema se pueden asignar directamente o por medio de los
Estilos de Ttulo.
Estilo de ttulo. Un estilo de ttulo es un formato predefinido
que se aplica normalmente a un ttulo. Word tiene nueve
estilos de ttulo diferentes: Ttulo 1, Ttulo 2,... Ttulo 9. Cada

estilo tiene sus propias caractersticas de formato (fuente,


tamao de letra, etc.) y tambin tiene un nivel de esquema
definido. El estilo Ttulo 1 tiene el nivel de esquema 1, el estilo
Ttulo 2 tiene el nivel de esquema 2, y as sucesivamente. De
esta forma, al aplicar un estilo de ttulo tambin estamos
asignando el nivel de esquema correspondiente.
Mapa de documento. Si no nos hemos preocupado de asignar
Niveles de esquema a nuestro documento, Word dispone de
otra forma de crear algo similar a un Esquema. Se trata del
Mapa del documento que es un esquema ms rudimentario
creado por Word segn unos criterios internos que no
podemos modificar. Si el documento est bien estructurado
Word crear un Mapa de documento bastante bien definido,
pero si el documento no tiene una estructura clara el mapa de
documento creado por Word nos servir ms bien de poco. Al
final del tema compararemos en profundidad las diferencias
entre Esquema y Mapa de documento.
Tabla de contenidos. Una tabla de contenido tambin puede
tener ciertas similitudes con un esquema. Una tabla de
contenidos es lo que en Espaa solemos llamar un ndice. Una
tabla de contenidos es una lista de los puntos de un
documento con el nmero de pgina donde se encuentra
dicho punto. Adems tiene la funcionalidad de poder acceder
directamente al punto en cuestin presionando la tecla CTRL y
haciendo clic sobre el punto. Tambin tiene la capacidad de
actualizarse de forma automtica. La tabla de contenido se
explicar con profundidad en la Unidad 17.
Crear un esquema:
1 - Crear el esquema antes de redactar el texto del
documento.
As podremos utilizar el esquema como gua e
ir redactando el texto de cada punto en el orden
que deseemos.

Para aplicar este mtodo:


- Creamos un documento nuevo y nos ponemos
en
visin
esquema.
Desde
la
pestaa Vista - Esquema o
desde
botn Esquema de la barra de estado
.
Se abrir la pestaa Esquema, que veremos con
detalle en el punto siguiente.
- Escribimos el primer ttulo o punto de nuestro
documento
y
veremos
cmo
Word
le
asigna Ttulo 1 y Nivel de esquema 1. Seguimos
redactando los siguientes ttulos o puntos de
nuestro documento asignndoles el nivel de
esquema que deseemos utilizando los botones
de la pestaa de la siguiente forma:

- Despus de escribir un ttulo pulsamos la


tecla Intro y podremos escribir el siguiente ttulo
con el mismo nivel de esquema en el que
estbamos, si queremos bajar un nivel pulsamos
el botn
,y si queremos subir un nivel
pulsamos el botn

. Tambin puedes utilizar el

resto de los botones de la pestaa Esquema que


tienes explicados en el siguiente punto.
- Una vez est creado el esquema, para
intruducir el texto normal del documento en el
desplegable Nivel de esquema
, hay
que seleccionar Texto independiente.

2 - Crear el esquema despes de tener el documento


redactado.
Si el documento ya tiene unos puntos definidos
bastar asignarles el nivel correspondiente (nivel
1, nivel 2, etc)., si no es asi tendremos que ver
cmo estructurar el documento distinguiendo los
puntos importantes para convertirlos en el nivel
que les corresponda. Esta opcin es la que
utilizaremos nosotros en los ejemplos de esta
unidad.
Para aplicar un estilo de ttulo debemos:
- Seleccionar el texto al cual le vamos a aplicar el ttulo.
- Acceder a la barra de formato y en estilo escoger el ttulo
que corresponda.

Pestaa de Esquema
Supongamos que hemos redactado el documento y hemos
aplicado a los ttulos correspondientes los niveles adecuados.
Para ver el esquema creado debemos acceder a la
pestaa Vista y cambiar la vista a Esquema. O en la parte
inferior izquierda de la pantalla donde tenemos los botones de
vistas pulsar sobre el 4 icono como vemos marcado en la
imagen.

Adems de ver el texto esquematizado nos aparece la

pestaa Esquema que vemos en la imagen de abajo.

A continuacin detallamos la funcionalidad de cada botn


de la barra de esquema de forma esquemtica y en el
punto siguiente explicaremos algunos botones ms
detalladamente:
Aumentar

de

nivel

nivel

1.

Sube

el

ttulo

seleccionado al nivel ms alto (nivel 1).


Aumentar nivel. Sube el ttulo seleccionado un nivel
ms alto del que tenga en ese momento.
Nivel de esquema. Nos dice el nivel de
esquema del texto seleccionado, entre 1 y 9. Si no
queremos asignar ningn nivel elegiremos "Texto
independiente", que es el nivel que debe tener el texto
normal de un documento.
Disminuir nivel. Baja el ttulo seleccionado un nivel
menor del que tenga en ese momento.
Disminuir a texto. Baja el ttulo seleccionado al nivel
ms bajo (nivel texto independiente).

Subir. Traslada el ttulo seleccionado y todo lo que l


incluye una lnea arriba. Esta funcin la veremos con ms
detalle.
Bajar. Traslada el ttulo seleccionado y todo lo que l
incluye una lnea abajo. Esta funcin la veremos con ms
detalle.
Expandir. Situado sobre un ttulo contrado, muestra el
texto que incluye en su nivel.
Contraer. Situado sobre un ttulo expandido, oculta el
texto que incluye en su nivel.
.

Podemos

elegir

que

niveles

deseamos ver. Si seleccionamos todos los niveles mostrar


el documento al completo.
. Si tenemos el documento expandido
completamente al pulsar sobre este botn nos mostrar
nicamente la primera lnea de los prrafos.
. Por defecto est activada. Sirve para
ver el texto con el formato que tengamos definido.

. Muestra / oculta la siguiente serie de botones.

Documentos maestros.

Diferencias entre Mapa de documento y Esquema


Mapa de documento.
El mapa de documento
es una lista de ttulos
del documento que se
muestra en una ventana
adjunta a la izquierda de
nuestro documento. En
la imagen podemos ver
el mapa de documento
de nuestro documento. As tal cual lo vemos es
prcticamente lo mismo que un esquema, hay que decir
que es as porque los ttulos tienen el nivel adecuado.

Esquema.
Un esquema ya hemos visto lo que es, as pues veamos
las ventajas ms palpables con respecto al mapa de
documento.

- Puedes expandir y contraer porciones del


documento.
- Podemos ver nicamente las cabeceras de los
ttulos que deseemos.
- Podemos desplazar partes de un documento
de forma fcil y sencilla.
- Podemos
esquema.

hacer

modificaciones

en

vista

16. Documentos maestros


Un documento maestro es un documento que puede contener
lo que un documento normal (grficos, tablas, formato de
texto, etc.) y adems contiene enlaces a un conjunto de
archivos separados (subdocumentos) que pueden tratarse
independientemente como documentos normales.
Un documento maestro sirve para establecer y organizar un
documento que por sus caractersticas est previsto que sea
muy extenso (un libro compuesto de varios captulos). Los
documentos maestros permiten organizar y modificar
documentos extensos dividindolos en subdocumentos ms
pequeos y fciles de manejar.
El mtodo de utilizar documentos maestros es de gran utilidad
para ordenadores que no tienen gran potencia de clculo,
pues para estos ordenadores trabajar con documentos muy
extensos causa un rendimiento muy inferior al normal, y con
la ayuda de los documentos maestros trabajar con estos
subdocumentos agiliza la tarea.
En la imagen podemos ver un ejemplo de un documento

maestro con sus tres subdocumentos.

Botones del Documento maestro.


Para trabajar con documentos maestros debemos utilizar la
vista esquema que vimos en la unidad anterior. Vamos a ver
los botones de la barra de esquemas que estn destinados
al tratamiento de documentos maestros. En el ltimo punto
del tema explicaremos ms detalladamente el uso de estos
botones.
Recordamos que para acceder a la vista esquema podemos
acceder mediante la pestaa Vista - Esquema. O pulsando
sobre el 4 icono de la lista de vistas
que est en
la parte inferior izquierda de la pantalla.
Debers hacer clic en el botn Mostrar documento de la
pestaa Es quema:

Estas son las nuevas opciones que aparecern:

Muestra

oculta

los

botones

destinados

documentos maestros.
. Contrae / expande los subdocumentos incluidos

en el documento maestro.
. Cuando tenemos el esquema creado por niveles
podemos crear un subdocumento a raz de un ttulo. Lo
veremos ms detalladamente a lo largo de la unidad.
. Si tenemos un subdocumento en el documento
maestro y lo desvinculamos como subdocumento lo que

hacemos es que pase a formar parte del documento maestro


y deje de existir como subdocumento.
. Sirve para seleccionar el documento que queremos
insertar el documento maestro.
. Si tenemos varios subdocumentos, podemos
seleccionarlos y combinarlos en uno solo.
. Realiza lo contrario a combinar, es decir un
subdocumento podemos dividirlo en varios subdocumentos.
.

Al

bloquear

un

subdocumento

lo

que

hacemos es ponerlo como solo lectura para que nadie pueda


modificarlo si estamos trabajando en grupo
Para crear un documento maestro tenemos dos opciones:
Crear un esquema de un documento maestro.
Esta opcin sirve cuando tenemos muy claro la organizacin,
estructura y desarrollo del documento. Podemos crearnos un
esquema (o ndice) con todos los puntos que vamos a tratar
en el documento e ir haciendo la seleccin de los puntos
ms importantes y clasificarlos por documentos individuales
Para realizar esto seguiremos los siguientes pasos:
- Tenemos el esquema ya redactado con los ttulos de los
captulos con su nivel correspondiente.

- Seleccionamos el primer ttulo del captulo del libro.


-

Presionamos

sobre

para crear

un

subdocumento.
- A continuacin podemos redactar el contenido del
subdocumento.

Por ejemplo en la imagen, tenemos el documento maestro y


3 subdocumentos (Captulo 1, Captulo 2 y Captulo 3). Estos
4 documentos estarn en la misma carpeta de nuestro disco
duro. Los nombres que les da por defecto a los
subdocumentos son el primer ttulo. En este ejemplo los
documentos tienen el nombre de Capitulo 1.docx, etc.

Convertir documentos existentes en un documento maestro.


La otra opcin es cuando disponemos de los subdocumentos
ya creados y queremos fusionarlos en un nico documento
maestro sin tener que estar cortando y pegando. Adems, si
creamos un documento cortando y pegando, el rendimiento
de trabajo no ser el mismo, cuanto ms extenso sea el
documento ms se ralentizar el sistema al trabajar con l.
Para fusionar todos estos documentos en un documento
maestro debemos seguir los siguientes pasos:
- Crear un nuevo documento que ser el documento
maestro.
- Ponernos en vista esquema accediendo a la
pestaa Vista - Esquema o presionando sobre
.

Basndonos en el mismo ejemplo que vimos


anteriormente tenemos los captulos ya creados.
- Escribimos el ttulo del libro y lo ponemos como Titulo
1 para que tenga el nivel de esquema 1.

- Para insertar el primer subdocumento (Capitulo 1)

presionamos sobre

Seleccionamos el Capitulo 1.docx y pulsamos Abrir. Con el


resto de captulos se realiza el mismo procedimiento y al final
tendremos un documento maestro formado por tres
subdocumentos.

Manipulando documento maestro

Contraer / expandir documentos.


Al inicio de la unidad hemos visto por encima los botones de
la barra de esquema asociados a la manipulacin con
documentos maestros, ahora los veremos un poco ms en
detalle.

Con el botn

conseguimos contraer o expandir los

subdocumentos que tenemos en el documento maestro.


En la imagen podemos ver el efecto que provoca contraer el
documento maestro que estamos viendo de ejemplo.
Podemos ver que no muestra el contenido de los
subdocumentos sino que muestra la ruta de nuestro disco
duro donde se encuentra ubicado dicho documento.

Quitar subdocumento.
Situndonos sobre un subdocumento podemos pulsar sobre
el botn
para quitar el documento como
subdocumento del documento maestro. En ese momento el
subdocumento pasa a ser parte del documento maestro y no
como un enlace a un subdocumento, aunque el
subdocumento no se borra fsicamente de nuestro disco
duro.

Combinar / dividir subdocumentos.


Combinar.
Si llegamos a una situacin en la que tenemos muchos
subdocumentos
pequeos en nuestro documento
maestro puede ser conveniente ir combinando algunos
subdocumentos poca extensin para tener menos
subdocumentos pero un poco ms extensos.
Si queremos combinar varios subdocumentos tendremos
que seleccionarlos presionando primero sobre el icono
que aparece a la izquierda superior del primer
subdocumento y manteniendo pulsada la tecla MAYUS (Shift)
de nuestro teclado haremos clic sobre el siguiente
subdocumento. Podemos combinar tantos subdocumentos
como queramos.
Una vez los tenemos seleccionados debemos pulsar
sobre el icono
. Se fusionarn todos en el
mismo

subdocumento.

Este

botn

slo

estar

habilitado
si
seleccionados.

tenemos

varios

subdocumentos

Dividir.
El caso contrario es cuando tenemos subdocumentos
muy extensos y queremos dividirlos en varios
subdocumentos.
Para realizar la divisin debemos situarnos una lnea
encima o al principio del ttulo del subdocumento a
partir de donde vayamos a crear otro subdocumento.
Una vez estemos ah situados pulsamos sobre el botn
, este botn slo estar habilitado si estamos
en la posicin correcta.

Bloquear documentos.
Cuando estamos trabajando en grupo con un documento
maestro
que
contiene
varios
subdocumentos,
los
subdocumentos pueden ser bloqueados automticamente
por Word cuando un usuario est utilizando un
subdocumento y otro lo abre, en este caso el segundo slo
tendr acceso en modo lectura.
Tambin podemos modificar la opcin de
bloquear/desbloquear nosotros mismos utilizando el icono
que tenemos en la barra esquema
.

Cuando tengamos un subdocumento bloqueado, en la


izquierda del subdocumento aparece un dibujo en forma de
candado . A partir de este momento no podremos modificar
el subdocumento, solo tendremos acceso en modo lectura,
nosotros y el resto de usuarios.

17. Tablas de contenidos, tablas de ilustraciones,


ndices

Introduccin
Los ndices y tablas de contenidos son muy tiles cuando
estamos trabajando con documentos extensos. De un
documento bien planificado y estructurado podemos extraer
una tabla de contenidos que facilite enormemente la
localizacin rpida de algn punto importante del
documento.
En esta unidad tambin veremos cmo crear tablas
de ilustraciones, grficos y tablas, que nos permitirn
organizar estos elementos en tablas que facilitarn su
bsqueda y consulta por parte de los lectores.

Conceptos bsicos.

ndice: Un ndice es una lista de palabras y el nmero de


pgina donde se encuentra dicha palabra. El ndice est
ordenado alfabticamente. Como ya dijimos, Word llama a
ndice lo que normalmente nosotros llamamos ndice
alfabtico, Utilizaremos la misma nomenclatura que Word. El
ndice se suele colocar al final de un libro para encontrar
trminos importantes de manera rpida y sencilla. En la
imagen podemos ver un trozo de un ndice.

Tabla de contenido
Es un reflejo de la estructura de un documento y contiene
los ttulos de los temas y subtemas que forman el
documento. Puede contener o no el nmero de pgina y
puede establecerse un enlace directo a los puntos
contenidos en la tabla. La tabla de contenido suele figurar
al principio de un libro y es lo primero que miramos cuando
queremos saber de qu temas trata el libro.

Si hemos dado a los ttulos del documento un formato que


incluya los niveles de esquema (Ver Unidad 15) casi
tendremos construida la tabla de contenido.
Podemos comprobar que se parece mucho a los Esquemas
vistos en la unidad anterior, pero si vamos a imprimir el
documento necesitaremos insertarle una tabla de
contenido ya que no dispondremos de la posibilidad de
pasar a la vista Esquema.

Insertar marcas de ndice.


Existen 2 formas de marcar las entradas del ndice:
De forma automtica:
Para
crear
una
entrada
de
marcas
de
ndice
automticamente debemos crearnos un nuevo documento
donde tendremos todas las marcas de ndice.

El
nuevo
documento
caractersticas:

debe

tener

las

siguientes

- Una tabla de 2 columnas y tantas filas como trminos


tenga el ndice.
- En la primera columna debemos tener las entradas
del documento original que queremos tener en el
ndice. Las frases o palabras de las entradas debern
ser exactas, por ejemplo si el ttulo en el documento es
"Captulo 2. Tipos de vehculos" en la columna
tendremos que escribir ese texto idnticamente, si
escribiramos" capitulo2. Tipos de vehculos" no sera
correcto ya que la "c" est en minscula y la "i" no est
acentuada y por tanto la tomara como otra frase.
- En la segunda columna debemos introducir el texto
que deseemos que aparezca en el ndice.
- Tambin podemos definir subndices en el ndice, por
ejemplo podemos querer tener dentro del Captulo 2
una subentrada llamada "Vehculos de motor" entonces
en la segunda columna pondremos "Captulo 2. Tipos
de vehculos: Vehculos de motor", los dos puntos ":"
indican que es un subndice de Captulo 2.
- Deberemos hacer estos pasos por cada entrada que
queramos que aparezca en el ndice.
- Una vez confeccionada la tabla guardaremos el
documento de forma normal.

Para tener los 2 documentos abiertos a la vez y poder copiar


texto de uno a otro podemos utilizar la opcin de la
pestaa Vista - Ver en paralelo.
Cuando tengamos el documento de entradas creado
podemos
marcar
las
entradas
del
documento
automticamente.
- Abrimos el documento a marcar.
- Vamos a la pestaa Referencias y hacemos clic en el
botn Insertar ndice .

Aparece el dilogo de ndice.

- Hacemos clic en el botn Auto marcar...


Aparece un dilogo para seleccionar el fichero donde
tenemos el listado.

- Seleccionamos
pulsamos Abrir.

el

fichero

que

hemos

creado

El cuadro de dilogo se cerrar y observaremos cmo Word


ha incluido unas marcas en nuestro texto.
Una vez tenemos el texto marcado, slo hace falte crear el
ndice como veremos en el siguiente apartado.

De forma manual:
Para crear las marcas de forma manual debemos seguir los
siguientes pasos:
- Comenzando desde el principio del documento selecciona
las frases o palabras que vayas a aadir al ndice o sitate
en el punto donde vayas a insertar una marca.
- Accede a la pestaa Referencias y haz clic en el
botn Marcar entrada o presiona la combinacin de
teclas Alt + Shift + X.
- Aparece el dilogo Marcar entrada de ndice, si
habamos
seleccionado
el
texto,
en
el
recuadro Entrada estar ya escrito ese texto, en caso
contrario debemos introducir el texto ahora. Este
recuadro Entrada es el que posteriormente aparecer en el
ndice.
Podemos crear Subentradas de la Entrada principal, las
subentradas aparecern debajo de la entrada principal y
sangrada a la derecha. Las subentradas se utilizan cuando

una entrada principal tiene trminos estrechamente


relacionados con ella que tambin aparecen en el
documento.
Por defecto el marcador se refiere a la pgina actual,
podemos crear una referencia cruzada (se estudiar en la
siguiente Unidad) o hacer referencia a un intervalo de
pginas.
Podemos hacer que el nmero de pgina tenga el formato
de negrita y cursiva.
Pulsamos Marcar para que se lleve a cabo el marcado.

Para continuar con el resto de marcas no es necesario cerrar


este dilogo.
Hacemos clic sobre el documento y nos desplazamos hasta
la siguiente frase o palabra que deseemos marcar. La
seleccionamos y nos vamos al dilogo de Marcar entrada
de ndice, en el momento en que est activo el dilogo la
frase de entrada se actualiza, pulsamos en Marcar y as con
todas las marcas.

Cuando terminemos presionamos sobre el botn Cerrar.

Insertar ndice
Una vez tenemos todas las marcas ya definidas bien haya
sido manual o automticamente podemos crear el ndice.
Para insertar el ndice debemos situarnos en el lugar donde
lo queramos situar, al inicio del documento, al final o donde
deseemos. Tradicionalmente se suele poner al final del
documento.
Accedemos a la pestaa Referencias y hacemos clic en el
botn Insertar
ndice,
aparecer
un
cuadro
de
dilogo ndice como el que vemos en la imagen.
Si tenemos subentradas podemos elegir Tipo, Con sangra, si
queremos que aparezcan debajo de la entrada principal
o Continuo si preferimos que las subentradas aparezcan a la
derecha.

En formatos podemos seleccionar el estilo que tendr el


ndice.

Una vez definidas las opciones del cuadro de dilogo


pulsamos Aceptar y se generar el ndice.
Un ejemplo de cmo sera un ndice lo tenemos en la
imagen de abajo.

Desde el dilogo de ndice podemos acceder a modificar


el
estilo
del
ndice
presionando
sobre
el
botn Modificar nos aparece un dilogo como el que vemos
en la imagen donde podemos modificar cada uno de los
niveles.

Tablas de contenido
Al igual que ocurra con los ndices, para crear una tabla de
contenidos debemos seguir dos pasos:
1- Preparar la tabla de contenidos, es decir, marcar los
ttulos que deseamos que aparezcan en la tabla de
contenidos.
2- Generar la tabla de contenidos (TDC o TOC).

Veamos tres
contenidos.

mtodos

para

preparar

una

tabla

de

1. Mediante los estilos de ttulos predefinidos por Word.


Vimos en la unidad 15 (Esquemas) que Word dispone de
estilos de ttulos predefinidos que incluyen niveles de
esquema. Bien pues si en nuestro documento utilizamos
estos estilos de ttulos (recuerda que hay desde Titulo 1 a
Titulo 9) al crear la tabla de contenidos Word se fija en estos
ttulos y crea la TDC a partir de ellos.

2. Crear el documento en vista esquema.


Si construimos el documento en vista esquema, podemos
crear, aumentar o disminuir los niveles de esquema de los
ttulos del documento. De este modo Word aplicar
automticamente el estilo de ttulo apropiado.
3. Crear estilos de ttulos personalizados.
Podemos crear estilos de ttulos personalizados y
posteriormente hacer que Word los tenga en cuenta cuando
generemos la TDC.
Si hemos redactado un documento y le hemos aplicado
ttulos personalizados una vez estemos en la pestaa
de Tabla
de
contenido en
el
dilogo Tabla
de
contenido (que veremos a continuacin) debemos pulsar
sobre el botn Opciones...
Por ejemplo si nos hemos creado los estilos Ttulo 1, Ttulo
2 , etc. lo lgico es que le asignemos a Ttulo 1 el Nivel de
TDC 1, a Ttulo 2 el Nivel de TDC 2 y as sucesivamente.

Generar la tabla de contenidos.


Cuando tengamos preparado el documento en niveles segn
hemos visto anteriormente y por lo tanto ya estn definidos
los elementos que formarn la tabla de contenido slo nos
queda generar dicha tabla.
Debemos colocarnos en el lugar donde queramos insertar la
tabla de contenidos (Normalmente una tabla de contenidos
suele colocarse al inicio del documento) e ir a la pestaa
Referencias, desplegar el men Tabla de contenido.
Word dispone de dos modelos de Tablas automticas.
Eligiendo uno de ellos se generar una tabla de contenidos
de forma instantnea, con el estilo que tiene predefinido.
Eligiendo Tabla manual, se generar una tabla con datos de
muestra, que deberemos sustituir, pero aprovechando la
estructura que nos ofrece.
Si preferimos
a
nuestro
podemos
la
opcin Insert
contenido...,
aparecer el
cuadro
de

crear la tabla
gusto,
seleccionar
ar tabla de
donde
siguiente
dilogo.

En Formatos podemos escoger diversos estilos y en vista


preliminar podemos ir viendo la presentacin que tendr
el estilo seleccionado.
Adems podemos seleccionar entre varias opciones
como Mostrar nmeros de pgina, Alinear nmeros de
pgina a la derecha y si queremos sustituir los nmeros
de pgina por hiperenlaces marcaremos la opcin Usar
hipervnculos en lugar de nmero de pgina.

Si pulsamos sobre el botn Opciones... nos aparece un


dilogo como el que vemos en la imagen donde
podemos establecer la relacin entre estilos y el nivel de
la TDC. Los valores por defecto son los que aparecen en
la imagen, pero podemos cambiarlos a nuestro gusto.
Por ejemplo, si queremos que nuestra TDC slo tenga 3
niveles podemos asignar el nivel 3 a los estilos Ttulo 3,
Titulo 4, etc.

Si hemos modificado los valores por defecto y queremos

dejarlo como estaba podemos pulsar sobre Restablecer.


Para generar la tabla, slo nos queda pulsar en Aceptar.
Una vez creada nuestra tabla, podemos seleccionarla y
volver a desplegar el men Tabla de contenido.
Si pulsamos en Quitar tabla de contenido, como su
nombre indica, la tabla se eliminar; pero pulsando
en Guardar seleccin en galera de tablas de contenido.

Actualizar la TDC.
Una de las mayores ventajas de crear una TDC es que
podemos actualizarla automticamente. Si una vez creada la
TDC modificamos el documento aadiendo o eliminando
ttulos, podemos actualizar la TDC con un par de clics de
ratn de una manera fcil y cmoda.
Tenemos dos opciones posibles para actualizar la TDC:
- Desde la pestaa Referencias disponemos del botn
.

- Haciendo clic con el botn derecho sobre la TDC


disponemos de un men emergente donde tenemos la
opcin Actualizar campos.
Tras acceder a actualizar la TDC por cualquiera de estas dos
opciones nos aparece el dilogo Actualizar la tabla de

contenido que vemos en la imagen de abajo para


seleccionar si deseamos actualizar solo los nmeros de
pgina o toda la tabla.

Tablas de ilustraciones y otras.


Tambin podemos incluir en nuestros documentos tablas
de ilustraciones, grficos o de tablas.
Al igual que hemos visto que para crear ndices y tabla de
contenidos primero debemos marcar las entradas y
despus generar la tabla.
De forma similar a como ocurra con la TDC tenemos dos
opciones para marcar las entradas a la tabla de
ilustraciones:

-Utilizar los rtulos de ilustraciones predefinidos por Word.


Para utilizar esta opcin debemos seleccionar nuestra
ilustracin, ya sea tabla, imagen, grfico, etc y acceder a la
pestaa Referencias y pulsa el botn Insertar ttulo.
Nos aparece el dilogo Ttulo que vemos en la imagen,
como podemos ver el ttulo se va a insertar en una tabla,
aunque podemos asignarle el ttulo a cualquier otro tipo de
elemento.
Al seleccionar la tabla, grfico, imagen, ecuacin, etc. y
seleccionar Ttulo, Word lo detecta automticamente y le
asigna el ttulo y el tipo de rotulo adecuado. La posicin del
ttulo puede ser incluida encima de la seleccin o por debajo
de la seleccin.
Adems vemos una serie de botones:
-Nuevo rtulo... Este botn sirve para modificar el Ttulo de
la ilustracin.
- Numeracin... E
abre el cuadro de

ste botn nos


dilogo
que

vemos en la imagen y sirve para modificar el estilo de la


numeracin de los ttulos.

-Auto
ttulo... Este
botn
sirve
para
generar
automticamente los ttulos de un determinado tipo. Por
ejemplo podemos hacer que se generen automticamente
los ttulos de las imgenes de mapa de bits (*.bmp) que
vayamos incluyendo en el documento.
- Utilizar estilos personalizados para las ilustraciones.

Como vimos en la unidad de crear estilos podemos crear


estilos de cualquier tipo y los grficos, tablas, etc no estn
excluidos. Por tanto podemos definirnos nuestros propios
estilos personalizados de ilustraciones y asignrselo
posteriormente.
Debemos crearnos un estilo propio para la ilustracin y
usarlo nicamente para ese motivo, posteriormente
cuando hallamos aplicado un ttulo a la ilustracin
podemos aplicarle el estilo personalizado.
Al generar la tabla de ilustraciones Word reconocer esos
tipos personalizados.

En la opcin Rtulo podemos seleccionar en que tabla de


ilustraciones queremos incluir la ilustracin.

Generar la tabla de ilustraciones.


Cuando hayamos insertado todos los ttulos a las
ilustraciones debemos acceder a la pestaa Referencias y
hacer clic en el botn Insertar tabla de ilustraciones. Se
abrir el dilogo de Tabla de ilustraciones.

En la lista despegable de Etiqueta de ttulo podemos


seleccionar que tipo de tabla vamos a crear (Tabla,
ilustracin, Fig, etc) en la imagen que vemos arriba vemos
que esta seleccionada la opcin de Tabla, puesto que vamos
a crear una tabla de ilustraciones de tablas.

Si pulsamos sobre Opciones... nos aparece el dilogo que


vemos en la imagen donde podemos seleccionar, por
ejemplo, que genere la tabla a partir del estilo de
ilustraciones personalizado que hayamos creado.
La opcin de identificador de tabla es mejor que se asigne
automticamente para no mezclar distintas tablas. Este
identificador hace referencia a las distintas tablas de
ilustraciones que tengamos en nuestro documento, si lo
asignamos manualmente podramos repetir el identificador
y crear un conflicto por duplicidad de identificadores de
tabla.
La opcin de Modificar... sirve para modificar el estilo de la
tabla que generemos.

18. Marcadores, referencias cruzadas y notas al


pie

Introduccin

En esta unidad aprenderemos algunas de las tcnicas de las


que dispone Word para relacionar informacin en el
documento, con los marcadores y las referencias cruzadas, y
para hacer aclaraciones con la utilizacin de las notas al pie
y las notas al final.
Con estas tcnicas nuestros documentos adquirirn un
toque ms profesional y sern ms fciles de utilizar.

Conceptos bsicos.
Marcadores. Un marcador identifica una posicin o seleccin
de texto a la que se asigna un nombre e identifica para
futuras referencias Cuando estamos leyendo un libro y sobre
todo si es un documento tcnico es frecuente realizar
anotaciones o dejar marcas sobre el mismo libro o con notas
(post-it) para una posterior consulta. En formato digital
tambin se puede hacer esto y de una manera ms
sofisticada y elegante.
Los marcadores sirven para tener una lista de marcadores,
consultarla y poder acceder a estos puntos de manera
rpida y sencilla. Adems son la base para crear referencias
cruzadas en nuestro documento

Referencias cruzadas. Una referencia cruzada sirve para


hacer referencia a algn elemento que se encuentra en el
documento. Por ejemplo cuando estamos recordando algn
concepto que hemos explicado en algn tema anterior
solemos hacer referencia a ese captulo, o tambin podemos
utilizar las referencias cruzadas para hacer referencia a
alguna imagen, tabla o grfico dentro del documento. Las

referencias cruzadas entre otras tiene la ventaja de


actualizarse automticamente, por ejemplo si el documento
es modificado y la referencia ya no est en la pgina 3 sino
en la pgina 4, la referencia se actualiza sola.

Notas al pie y notas al final. Las notas al pie suele utilizarse


para aadir informacin o dejar constancia de alguna
aclaracin con respecto al texto desarrollado en la pgina.
Por ejemplo una nota al pie se suele utilizar cuando se ha
hecho una cita de algn autor, en la nota al pie se pondr
quien es el autor de esa cita.

Las notas al pie como veremos en la unidad pueden ser


al pie de pgina como en este ejemplo o puede ponerse
debajo de la misma palabra. En este ejemplo la nota al pie
se ha utilizado para aclarar el significado de la palabra
AvPg.

Las notas al final parecen en principio lo mismo que las


notas al pie y de hecho se tratan igual, la diferencia
fundamental es que la nota al pie se pone al final de la
pgina para aclarar algn punto y la nota al final se suele
poner al final de un captulo o bien al final del documento.

Insertar marcadores.

Como hemos dicho, nos interesar insertar marcadores en


aquellos puntos de nuestro documento a los que vayamos a
hacer referencia ms adelante mediante una referencia
cruzada.
Para crear un marcador nicamente debemos seguir un par
de pasos bien sencillos:
- Posicionarnos donde queramos incluir una marca o
seleccionar el texto.
- Acceder a la pestaa Insertar y selecciona
opcin Marcador o presionar Ctrl + Mays + F5.
-Podemos ordenar los
por Posicin.
-Cuando
hayamos
sobre Agregar.

marcadores

escrito

el

la

por Nombre o

nombre

pulsamos

Cmo ver los marcadores de nuestro documento?.


Normalmente los marcadores permanecen ocultos, a no ser
que activemos la opcin Marcadores ocultos.
Para hacer visibles los marcadores de nuestro documento
debemos acceder el men Archivo y hacer clic en el
botn Opciones de Word.

Una vez abierto el cuadro de dilogo deberemos seleccionar


la categora Avanzadas, en la lista de opciones de la derecha
deberemos bajar hasta encontrar las opciones relativas
a Mostrar contenido de documento, all marcaremos la
opcin Mostrar marcadores.
Cuando
pulsemos Aceptar y
se
cierre
el
dilogo Opciones veremos en nuestro documento aquellos
marcadores que hemos incluido.

En la pestaa Ir a debemos seleccionar Marcador dentro de


la lista de Ir a y en la lista despegable podemos seleccionar
el marcador que deseemos, posteriormente solo debemos
pulsar sobre Ir a.

Referencias cruzadas.

Ya hemos comentado que es una referencia cruzada y su


estrecha relacin con los marcadores.
Ahora vamos a ver cmo crear una referencia cruzada a un
marcador.
Lo primero que tendramos que hacer es insertar los
marcadores en los lugares adecuados de nuestro
documento, de la forma que hemos visto en el punto
anterior.
Seguidamente nos tendramos que colocar en el punto del
documento en el que deseamos insertar la referencia
cruzada e ir a la pestaa Insertar y hacer clic en el
botn Referencia cruzada. Aparecera el cuadro de dilogo
Referencia cruzada, similar al de esta imagen.
En el desplegable Tipo elegiramos Marcador y en la parte
inferior del dilogo apareceran los marcadores que hayamos
creado previamente.
Ya slo quedara seleccionar un marcador y hacer clic en el
botn Insertar.

En el cuadro despegable Tipo podemos seleccionar el tipo de


referencia que vamos a crear. En la imagen puedes ver los
tipos disponibles.
El cuadro despegable Referencia a indica que texto va a
aparecer en el documento cuando creemos la referencia
cruzada. Si, por ejemplo, seleccionamos Texto del
marcador, aparecer el nombre que dimos al marcador
cuando lo creamos.
Al seleccionar un tipo las opciones del cuadro
despegable Referencia
a se
modifican
adaptndose
al Tipo seleccionado, segn veremos a continuacin.
Para poder crear una referencia cruzada es necesario que
existan elementos del tipo en cuestin "preparados"
previamente. Por ejemplo, para insertar una referencia
cruzada a una tabla, no solo hace falta que haya una tabla
en el documento, sino que adems hayamos creado un ttulo
tipo Tabla. A continuacin vamos a ver cmo hay que hacer
esta "preparacin" para cada tipo.

Tipo Ttulo.

Para hacer referencia a ttulos debemos crearlos utilizando


los Estilos
de
ttulo predefinidos
(Ttulo
1, Ttulo
2,... Titulo 9) .Para crear un ttulo basta seleccionar el texto,
acceder
a
la
barra de formato y en estilo
escoger el ttulo
que corresponda.

Las opciones del cuadro despegable Referencia a para el


tipo Ttulo son:
Texto del ttulo. Texto actual de ttulo.
Nmero de pgina. Nmero de pgina donde se
encuentra el marcador del ttulo.
Nmero de ttulo. Muestra el nmero relativo al ttulo.
Nmero de ttulo (sin contexto). Muestra el nmero del
subttulo.
Nmero de ttulo (en contexto). Muestra el nmero del
ttulo de cabecera.

Tipo Marcadores.
Las opciones del cuadro despegable Referencia a para el
tipo Marcadores son:
Texto del marcador. Inserta el nombre del marcador.
Nmero de pgina. Inserta la pgina donde est el
marcador.

Nmero de prrafo. Muestra el nmero del prrafo


relativo al marcador.
Nmero de prrafo (sin contexto). Muestra el nmero
de prrafo.
Nmero de prrafo (en contexto). Muestra el nmero de
prrafo.

Tipo Nota al pie o Nota al final.


Al final de esta unidad veremos cmo crear Notas al pie y
Notas al final, una vez creadas ya podremos asignarles una
referencia cruzada sin ms preparacin.
Las opciones del cuadro despegable Referencia a para el
tipo Notas al pie y Notas al final son:
Nmero de nota al pie. Nmero de nota al pie o nmero
de nota al final.
Nmero de pgina. Nmero de pgina donde se
encuentra la nota al pie o la nota al final.
Ms adelante o ms atrs. Esta opcin viene
determinada a la referencia y dependiendo de donde
hayamos situado la referencia nos mostrar "ms
adelante" si la referencia se encuentra posteriormente
en el documento con respecto a la posicin en que
estamos o nos mostrar "ms atrs" si la referencia se
encuentra en una posicin anterior a la que est la
referencia en el documento.

Nmero de nota al pie (con formato). Muestra el


nmero del subndice del nmero de pgina con el
mismo formato que la indicacin de la nota al pie.

Tipos Ecuacin, Ilustracin y Tabla.


Para poder crear referencias cruzadas a estos tres tipos de
elementos primero, obviamente, debemos crear la Ecuacin,
Ilustracin o Tabla y luego debemos colocar el cursor al lado
del elemento e ir al men Insertar, Referencia, Ttulo... y
aparecer un cuadro de dilogo como el que vemos a la
derecha.

En
primer
desplegable R
s
selecionar
Ecuacin,
Tabla.

lugar, en el
tulo debemo
entre
Ilustracin
o

En
el
campo Ttulo
aparecer, por
ejemplo, Ilus
tracin 1, si
es la primera
ilustracin
que creamos, Ilustracin 2, si es la segunda, etc. Si
queremos cambiarlo debemos hacer clic en el botn Nuevo
rtulo. Lo que pongamos en el campo Ttulo luego podr
aparecer
en
la
referencia
cruzada
segn
el
campo Referencia a.

Las opciones del cuadro despegable Referencia a del cuadro


de
dilogo Referencia
Cruzada,
para
los
tipos Ecuacin, Ilustracin y Tablazn:
Todo el epgrafe. Muestra todo, el rtulo, el nmero y el texto
de la ilustracin.
Slo rtulo y nmero. Muestra el rtulo y el nmero.
Slo texto del epgrafe. nicamente muestra el texto.
Nmero de pgina. El nmero de pgina donde se encuentra
la ilustracin.
Ms adelante o ms atrs. Esta opcin viene determinada a
la referencia y dependiendo de donde hayamos situado la
referencia nos mostrar ms adelante si la referencia se
encuentra posteriormente en el documento en la posicin es
que estamos o nos mostrar ms atrs si la referencia se
encuentra en una posicin anterior a la que est la
referencia en el documento.

Tipo Elemento numerado.


Tambin se pueden establecer referencias cruzadas a
elementos numerados (creados utilizando las opciones
de Numeracin y Vietas).
Es un poco ms complicado que el resto de los tipos, si
quieres
ver
cmo
hacerlo
visita
nuestro
avanzado Referencias cruzadas de elementos numerados.

Para practicar estos conceptos


de Referencias cruzadas.

realiza

este

ejercicio

Aqu puedes realizar un ejercicio paso a paso


interactivo para practicar con las referencias cruzadas.

Notas al pie y notas al


final.
Crear una nota al pie.
Para crear una nota al pie debemos seguir los siguientes
pasos:
- Seleccionar la palabra o frase a la cual le vamos a poner
una nota.
- Accedemos a la pestaa Referencias.
Si seleccionamos la opcin Insertar nota al pie la nota se
insertar automticamente y no tendremos que realizar ms
acciones, pero si queremos configurar las notas deberemos
abrir el cuadro de dilogo de Notas al pie y notas al
final haciendo clic en la flecha al pie del grupo Notas al
pie.
Aparece el dilogo que vemos en la imagen de la
derecha.

Podemos seleccionar entre Notas al pie o Notas al final.


Si seleccionamos Notas al pie podemos elegir entre:

- Incluir la nota al final de la pgina o Debajo de la seleccin.


Si seleccionamos Notas al final podemos elegir entre:
- Incluir la nota al Final del documento o al Final de la
seccin.

Adems en el dilogo podemos seleccionar el


formato del nmero que deseamos que se
muestre como subndice.
Podemos incluir una marca personal pulsando
en Smbolo...
Se puede indicar a partir de que nmero, letra, smbolo
comienza la primera nota al pie.
Seleccionar si la numeracin es continua, si reinicia en cada
nueva seccin o si reinicia en cada nueva pgina.
Podemos intercalar entre distintos formatos a lo largo del
documento o cambiar de formato a mitad del documento y
aplicar los cambios despus seleccionando Aplicar cambios
a Todo el documento.

19. Compartir documentos (I)

Introduccin

Pensando en estas formas de trabajar Word ofrece la


posibilidad de redactar un documento y poderlo compartir con
diversos usuarios. Los diferentes usuarios pueden
realizar cambios sobre el documento y dejar comentarios,
posteriormente se puede consultar quien hizo ese comentario
o quien ha realizado cambios sobre el documento original.
Tambin existe la herramienta Resaltado que es como si
marcsemos texto con un rotulador. Por ltimo, veremos cmo
manejar diferentes versiones de un mismo documento.

Los comentarios sirven para aclarar alguna frase o palabras


dentro del documento, al insertar un comentario nos resalta
la palabra y dibuja un globo a la derecha del documento con
el comentario en su interior.

La herramienta de resaltado nos permite subrayar el texto


del documento al igual que subrayamos el papel ordinario
con un fluorescente.

Con el control de cambios activado podemos ver fcilmente


mediante globos informativos los diferentes cambios
producidos en el documento.
En las imgenes de la derecha podemos ver algunos
ejemplos de avisos de cambios efectuados en el documento,
el primero es un cambio de formato, nos dice que el texto ha
utilizado la herramienta de resaltar.

La siguiente imagen el texto tachado es texto eliminado.

Nos indica que el texto que est subrayado ha sido aadido


por el corrector o la persona que ha hecho los comentarios.

La pestaa Revisar.

La barra de revisin nos permite manejar las opciones ms


usuales relativas a compartir documentos, en la siguiente
imagen puedes ver su aspecto.

La revisin de cambios no se activar si no hacemos clic en


el botn Control de cambios. A partir de ese momento
podrs resaltar texto, insertar comentarios y guardar un
histrico de los cambios realizados.

La pestaa de revisin tiene los botones agrupados por tipo


de herramienta, segn muestran las siguientes imgenes:
Comentarios

Control de cambios

Herramienta de
resaltado.

Dentro de la pestaa de Inicio tenemos la herramienta para


resaltar

Resaltar texto.

Para resaltar texto podemos hacerlo de dos formas distintas


pero igual de efectivas.
La primera opcin es:
- Seleccionar el texto o el elemento del documento
- Escoger el color del resaltado.

Si ya tenemos el color seleccionado, nicamente deberemos


seleccionar el texto y hacer clic sobre
.

La segunda opcin es:


- Hacer clic sobre el botn

- El l puntero del ratn tomar esta forma

, ya podemos

seleccionar el texto y quedar resaltado.


- Hacer clic otra vez sobre el botn

, para dejar de

resaltar y que el puntero del ratn tome su forma normal.

Quitar efecto resaltado.


Para quitar el efecto del resaltado debemos seguir el mismo
procedimiento que para resaltar, pero en lugar de
seleccionar un color debemos seleccionar Ninguno para que
as quite el resaltado.
Si tenemos varios resaltados y deseamos eliminarlos todos
podemos presionar Ctrl + E para seleccionar todo el
documento y posteriormente hacer clic sobre resaltado
en Ninguno.

Buscar texto resaltado.


Si lo que deseamos es buscar el texto resaltado en nuestro
documento lo que podemos hacer es situarnos al inicio del
documento y acceder a la pestaa Inicio - Buscar o presionar
las teclas Ctrl + B.

Comentarios
Los comentarios son una herramienta muy til cuando
compartes un documento con varias personas, sino deseas
realizar cambios sobre el documento original pero quieres
matizar o apostillar algn concepto, es muy interesante
insertar un comentario para que lo vean el resto de personas
que comparten el texto.

Insertar un comentario.
Para insertar un comentario sobre el documento debemos
seguir los siguientes pasos:
- Seleccionar el texto del cual vamos a crear un comentario.
- Acceder a la pestaa Revisar y hacer clic en el
botn Nuevo comentario
.

Dependiendo de la vista en que estemos se nos mostrar de


una manera o de otra. Por ejemplo estando en
vista Normal o Lectura nos aparece una seccin lateral con
el globo del comentario a la derecha del documento junto
con una lnea discontinua enlazada al texto comentado.
El comentario nos ofrece informacin
del autor, por ejemplo en este
comentario de ejemplo. Lo primero
que indica es que es un comentario, entre corchetes escribe
las iniciales del autor (AC--> AulaClic) y el nmero de
comentarios que ha realizado este autor, a continuacin
muestra el texto del comentario.
En otras vistas, como Esquema o Borrador el texto
aparece resaltado pero para poder ver los comentarios
deberemos abrir el Panel de Revisin.

Para ello deberemos desplegar la opcin Panel de


revisiones y escoger el lugar donde lo queremos mostrar, en
la zona inferior de forma horizontal o a la izquierda del texto
de forma vertical.

El mismo comentario visto desde el panel de revisiones se


vera como vemos en la imagen de abajo.

Vemos que en el panel nos da algo ms de informacin por


ejemplo en el centro nos muestra el nombre completo del
autor y a la derecha muestra la fecha y hora de cuando
introdujo el comentario y un regln ms abajo muestra el
comentario.

Podemos modificar el autor de los comentarios, si quieres


ver cmo puedes consultar este tema avanzado.

Veamos el resto de botones de la barra de revisin que


hacen referencia a comentarios.
Comentario anterior. Nos lleva al comentario que este antes
del punto donde nos encontremos.
Comentario siguiente. Nos lleva al siguiente comentario
del punto donde nos encontremos.
Elimina el comentario seleccionado.

Buscar un comentario.
Si el documento es revisado por varias personas y queremos
encontrar un comentario de una persona en concreto,
podemos buscarlos accediendo al dilogo Ir a mediante la
pestaa Inicio,
desplegando
el
men Buscar y
seleccionando Ir a..., o presionando tanto Ctrl + I como F5.
Nos aparece el dilogo Buscar y reemplazar en la
pestaa Ir a, seleccionamos de la lista Comentario y en el
cuadro despegable de la derecha podemos escoger el autor,
con los botones Anterior y Siguiente del mismo dilogo
podemos desplazarnos por los comentarios de ese autor.

Mostrar/ocultar comentarios.
En el documento podemos ocultar/mostrar los comentarios
segn nos interese.
Desplegando el
botn Mostrar
pestaa Revisa
o desmarcar la
pone Comentar
visibles
u
automtico, si
seleccionada
sern
visibles
se vern.

Imprimir comentarios.

men
del
marcas de
la
r podemos marcar
opcin
que
ios. El hacerlos
ocultarlos
es
la
opcin
est
los
comentarios
de lo contrario no

Si deseamos imprimir los comentarios podemos indicar


dnde deben imprimirse.
En el men Control de cambios,
podemos acceder a la opcin Cambiar
opciones de seguimiento, abrir un
cuadro de dilogo y en la ltima
seccin donde pone Globos existe la
opcin Orientacin del papel donde
podemos escoger entre las distintas
opciones que vemos en la imagen.

Automtico. Deja que Word oriente lo mejor posible los


comentarios en el papel.
Conservar. Deja el documento conforme est y lo imprime
segn lo vemos.
Forzar horizontal. Fuerza a imprimir el documento en
formato horizontal para que quepan mejor los globos.
Adems de esto en el dilogo de Imprimir debemos tener
la precaucin de en la opcin Imprimir tener seleccionada
la opcin Documento con marcas.

Para practicar este punto realiza el ejercicio Crear


comentarios.

Control de cambios

El
control
de

cambios sirve para que Word almacene los cambios


realizados por cada uno de los miembros de un equipo de
trabajo en un documento, como por ejemplo (inserciones,
modificaciones de formato o texto eliminado).
Por la imagen que vemos sabemos que se han realizado
modificaciones pero a simple vista no sabemos que
modificaciones se han realizado. Estudiemos que tipo de
modificaciones son las que detecta el control de cambios y
cmo las muestra.
Inserciones. Pone el texto del color asignado
al revisor y lo subraya.
Cambios de formato. Muestra un globo con el
prefijo Con formato: y despus indica que
tipo de formato se ha aplicado.

Texto eliminado. Muestra el texto original


tachado y del color asignado al revisor.
Esta visualizacin de los cambios puede ser modificada,
visita nuestro avanzado para aprender cmo personalizar los
cambios.

Botones de la pestaa Revisar pertenecientes al control de


cambios.
El primer cuadro despegable sirve para indicar como
queremos ver el documento.
Marcas mostradas finales. Muestra el documento final con
las marcas informando de los cambios realizados.
Final. Muestra el documento sin marcas, como quedara si se
aceptan los cambios.
Marcas mostradas originales. Muestra el documento
original y las marcas de los cambios que se han
realizado.
Original. Muestra el documento original sin marcas.

Una buena opcin es trabajar en vista Final porque as


evitamos que por cada cambio que efectuemos aparezca un
globo indicando el cambio efectuado, ya que puede resultar
bastante agobiante tener el documento cargado de globos.
En el men Mostrar marcas podemos indicar qu elementos
de revisin mostrar u ocultar.
Revisar los
cambios.

cambios

efectuados.

Aceptar

rechazar

Cuando un documento ha sido modificado por otro


componente de un equipo y ha activado el control de
cambios, despus otro componente puede revisar el
documento con las herramientas de navegacin de cambios
y aceptar o rechazar los cambios efectuados.
Para revisar los cambios del documento podemos hacerlo de
dos maneras:
- Manualmente con los botones,
Cambio anterior. Si estamos revisando los cambios
realizados sobre el documento podemos desplazarnos
al anterior cambio.
Cambio siguiente. Si estamos revisando los cambios
realizados sobre el documento podemos desplazarnos
al siguiente cambio.

Luego simplemente deberemos hacer clic en el


botn Aceptar
para aplicar el cambio propuesto.

- O automticamente
Desplegando la opcin Aceptar encontramos Aceptar
todos los cambios del documento. Esta opcin sirve
para aceptar todos los cambios encontrados con
respecto al documento original.

Dentro del submen Revisores nos aparece una lista


despegable con los componentes (revisores) que han
modificado en documento con el color asignado a cada
uno. Si seleccionamos Todos los revisores se marcan todos
los revisores disponibles y veremos las marcas aplicadas
por todos los revisores, pero si nicamente queremos ver
los cambios aplicados por un revisor dejaremos
seleccionado solamente ese revisor.

En el submen Globos disponemos de tres opciones para


indicar cuando queremos que se muestren los globos.

Mostrar revisiones en globos. Indica que siempre que


existan globos que se muestren.
Mostrar todas las revisiones en lnea. El caso contrario
que aunque existan globos que no se muestren,
aunque s se mostrarn como tachados, subrayados,
etc...
Mostrar slo comentarios y formato en los globos.
Mostrar solo los globos pertenecientes a formatos o
comentarios, el resto se mostrar en lnea.

Comparar
cambios
sobre un documento.

Al trabajar en equipo bajo un mismo documento es posible


que el documento original sea modificado sin que antes se
active la propiedad de control de cambios. Esto quiere decir
que en el documento se guardarn los cambios efectuados
pero no habr ningn registro sobre los cambios efectuados,
por tanto no podremos revisar para aceptar o rechazar los
cambios, a no ser que tengamos una copia del documento
original y lo podamos cotejar (comparar).

Comparar el
modificado.

documento

original

con

el

documento

Consejo: Siempre que trabajemos en equipo bajo un mismo


documento es recomendable tener guardada una copia de la
ltima versin que tuvimos por si algn miembro del equipo
realiza algn cambio sin activar el control de cambios y los
guarda. Si tenemos una copia posterior podremos utilizar la
herramienta de comparacin que nos ofrece Word.
Para ver los cambios realizados en
un documento que ha sido guardado
sin el control de cambios debemos
seguir los siguientes pasos:
- Abrir el documento original.
- Acceder a la pestaa Revisar y
desplegar
el
botn Comparar,
opcin Comparar...

seleccionar

la

Aparece el dilogo Comparar y combinar documentos.


- Debemos seleccionar el otro documento, es decir el
documento con los ltimos cambios y pulsar Aceptar.
Nos muestra un nuevo documento basado en el documento
final y con las marcas de los cambios producidos con
respecto al documento original.
Si hacemos clic en el botn Ms para ver
ms opciones nos encontraremos con una
muy interesante que nos ofrece tres formas
distintas de combinar los documentos.
Documento revisado. Las marcas se muestran sobre el
segundo documento.
Documento original. Las marcas se muestran sobre el
documento original.
Documento nuevo. Se crea un nuevo documento y se
insertan las marcas de los cambios producidos.

Comparar en paralelo dos documentos.


Otra forma de comparar dos documentos es vindolos al
mismo tiempo ambos documentos el documento original y el
documento final.
Para realizar este tipo de comparacin debemos seguir los
siguientes pasos:

- Abrir los dos documentos comparar (documento original y


documento final).
- Desde el documento original accedemos
pestaa Vista y seleccionamos Ver en paralelo.

la

Veremos ambos documentos a la vez en la pantalla dividida


por la mitad en posicin vertical un documento al lado del
otro.

En la misma seccin de la pestaa Vista encontraremos


otras opciones:
Desplazamiento

sincrnico.

Este

botn

puede

activarse o desactivarse. Si est activado como vemos en


la imagen al desplazarnos por un documento el otro
documento tambin se desplaza al mismo tiempo
paralelamente al otro.

Desplazamiento sincrnico. Este botn puede activarse o


desactivarse. Si est activado como vemos en la imagen al
desplazarnos por un documento el otro documento tambin
se desplaza al mismo tiempo paralelamente al otro.
Restablecer posicin de ventanas. Sirve para poner en
posicin vertical ambas ventanas de los documentos, por si
las habamos modificado de posicin.

Vuelve a hacer clic en la opcin Ver en paralelo para


desactivar este modo y volver a la edicin normal.

(VI)

Formularios
Otra forma de compartir documentos es elaborando
documentos para que otras personas los completen y nos
los hagan llegar rellenados. Para ello Word 2007 permite la
introduccin y uso de formularios en nuestros documentos.
Podemos, en un documento de texto, definir un formulario
incluyendo cajas de texto o cuadros de seleccin, donde el
lector del documento podr rellenar los datos que le
solicitemos, de forma parecida a como rellenbamos los
documentos basados en plantillas.
Un formulario no es ms que un documento que contiene
texto fijo y texto que debe ser rellenado por el lector. Para el
texto a rellenar debemos definir controles, campos
especiales que permiten introducir informacin de forma
muy variada.
Para poder agregar los controles de formulario al
documento, primero debemos activar la Ficha de
programador en la Banda de opciones. Para hacerlo,
debemos ir a las Opciones de Word, en el Botn Office. En la
seccin Ms frecuentes, buscaremos y marcaremos la
opcin Mostrar ficha Programador en la cinta de opciones.

Ahora,
disponemos
llamada Programador.

de

una

nueva

pestaa,

Propiedades comunes de los controles


En la seccin Controles encontramos los distintos tipos de

controles que podemos agregar al documento.


Para insertar un control basta con posicionar el cursor donde
queremos insertar el control y hacer clic sobre el tipo de
control deseado en la ficha Programador.
Una vez insertado el control, podemos modificar sus
propiedades, seleccionndolo haciendo clic sobre l, y
pulsando en
.

Todos los controles comparten las siguientes propiedades:


El Ttulo mostrar el texto que
escribamos al editar contenido.
Por
ejemplo,
el
ttulo Nombre: se
mostrara
.

La Etiqueta nos sirve para distinguir controles, y solo es


visible
cuando
est
activado
el Modo
Diseo.

Marcando las opciones No se puede eliminar el control de


contenido, impediremos que el lector pueda borrar el
control, y marcando No se puede editar el contenido, no
podr editar su contenido.
Estas propiedades solo tienen
efecto
cuando
creamos
el

formulario, los usuarios que lo rellenen las vern.


Los controles que incorporen texto, mostrarn tambin
opciones para aplicarles estilos.
Los controles incorporan un texto de ayuda, que al pulsar
sobre l desaparece para ser sustituido por el texto a
rellenar.

(VII)
Controles de contenido
Los controles Texto enriquecido
y Texto

permiten introducir un

cuadro de texto, que el usuario podr rellenar. La diferencia


entre ambos es que el control Texto enriquecido permite
usar y guardar textos con formato.
Las propiedades
especiales de estos
controles son:
Permitir retornos de carro,
slo disponible en el control de Texto (sin formato) permite o
no, que se puedan crear varios prrafos al pulsar la
tecla Intro.

El control Imagen

, permite que el

usuario pueda aadir una imagen


pulsando sobre l.

Los

controles Cuadro

combinado

de

lista

y Cuadro

permiten al usuario elegir entre una

serie de elementos disponibles. La diferencia entre


ambos es que el cuadro combinado aparece plegado en un
principio y permite al usuario escribir, mientras que el
cuadro de lista aparece ya desplegado y slo permite elegir
una opcin entre las existentes.

Para introducir los valores del desplegable,


hacerlos desde las Propiedades del control.

debemos

El botn Agregar... nos permite aadir un nuevo valor.


Podemos modificar o eliminar uno existente, con los
botones Modificar... y Quitar respectivamente.
Podemos modificar el orden en que se mostrarn con los
botones Subir y Bajar.

El Selector

de

fecha

despliega

un

calendario donde el usuario marcar una

fecha.
En las propiedades de este control, tenemos todas las
opciones para especificar con qu formato queremos que
aparezca la fecha.

Proteger Formularios
Para crear un formulario, debemos disear el documento
como un formulario normal, aplicando estilos y formatos, y
aadiendo los controles correspondientes en el lugar donde
el usuario debe introducir la informacin.
Pero ahora nos queda un ltimo paso, si dejramos el
documento tal cual, el usuario podra editar y eliminar lo
que quisiese. Para limitar a que nicamente pueda rellenar
el formulario, debemos proteger el documento de la
siguiente forma:

Primero,
debemos
marcar
la
opcin Restringir formato y edicin, en
el desplegable del botn Proteger
documento.
Abrimos as el panel Restringir
formato y edicin.
La opcin que nos interesa para
rellenar formularios, la elegimos en la
seccin Restricciones de edicin,
seleccionando la opcin Rellenando
formularios.
Para que la proteccin tenga efecto,
pulsamos el botn S, aplicar la
proteccin.
Se muestra un dilogo en el que podemos elegir una
contrasea.
Slo podrn deshabilitar la proteccin aquellos usuarios que
conozcan la contrasea.
De cara a utilizar el formulario con varios usuarios, a la hora
de guardarlo, si lo hacemos como una plantilla, los usuarios
podrn rellenar el formulario partiendo de la plantilla que
hemos creado, y guardar lo que rellenen como un
documento normal.

20. Organigramas y diagramas.

Introduccin
Al igual que en Word podemos insertar imgenes, dibujos y
otros tipos de elementos grficos. Un organigrama es un
elemento grfico que representa una
organizacin, normalmente jerrquica, por ejemplo la
organizacin de cargos en una empresa.

Y un diagrama es una representacin grfica que no tiene


porqu ser obligatoriamente una organizacin

jerrquica, puede representar desde un grupo de elementos


relacionados entre s, hasta un diagrama de secuencias
donde por medio de la representacin grfica se explica los
pasos o componentes con una secuencia lgica, por ejemplo
los pasos a seguir para poner en marcha un DVD.

Un organigrama, para Word, es un tipo de diagrama con


unas caractersticas especficas en cuanto a la estructura y
elementos que lo forman.

Organigramas.

Crear organigramas.
Para insertar un organigrama debemos:
- Acceder a la pestaa Insertar y seleccionar SmartArt.

- Se abrir

este cuadro de

dilogo, seleccionar el tipo de diagrama que quieres insertar


y pulsar el botn Aceptar. Nosotros seleccionaremos el
tipo Jerarqua.

Nos dibuja un organigrama bsico de 2 niveles, el nivel


principal con 3 subordinados y un asistente.

Para modificar el texto de los recuadros basta con hacer clic


en su interior y escribir el texto que deseemos.

Al insertar un organigrama nos aparecen las


pestaas Diseo y Formato.

Agregar formas.
Este botn sirve para insertar

elementos (recuadros) al organigrama,


pulsando sobre el tringulo negro de la
derecha podemos seleccionar que tipo de
forma queremos insertar, dependiendo en que nivel
estemos podemos insertar o no un tipo. Por ejemplo en el
primer nivel como es nico no puede tener compaero de
trabajo.
Un Subordinado es un recuadro que est claramente un
nivel por debajo. Por ejemplo B y C son subordinados de A.
Un Compaero se sita al lado del recuadro. Por ejemplo B
es compaero de C y viceversa.
Un Asistente est un nivel por debajo pero antes que un
subordinado. Por ejemplo A1 es asistente de A.

Modificar el diseo

Este botn sirve para modificar el


diseo del organigrama.
Podemos seleccionar entre diversos diseos que modifican
la estructura de colocacin de los recuadros.

Estndar. Es el diseo que por defecto se


crea para los organigramas. Tiene el
aspecto que vemos en la imagen.

Dependientes a ambos lados. Al


seleccionar este tipo de diseo la
organizacin se basa en una lnea
vertical desde el recuadro principal y el
resto se sitan o bien a la izquierda o
bien a la derecha.

Dependientes a la izquierda. Al
seleccionar este tipo de diseo la
organizacin se basa en una lnea
vertical desde el recuadro principal y el
resto de recuadros se sitan a la
izquierda.

Dependientes a la derecha. Al
seleccionar este tipo de diseo la
organizacin se basa en una lnea
vertical desde el recuadro principal y el
resto de recuadros se sitan a la
derecha salvo los ayudantes.

Autodiseo. Tambin podemos


seleccionar el recuadro que deseemos
y moverlo dentro del recuadro del
organigrama. Es tan fcil como hacer
clic, arrastrar y soltar.

Cambiar el orden de los elementos.


Sirve para invertir el orden de los
subordinados de un elemento de derecha a izquierda.
Utilizando esta funcin podemos cambiar el aspecto de
nuestro organigrama con un solo clic:

Cambiar el diseo.
Debido a que Word organiza los diagramas en categoras,
podemos intercambiar el diseo de nuestro diagrama por
uno de su misma categora con un solo clic.
Para ello, en la pestaa Diseo hacemos clic en el
desplegable Diseos para ver la lista de posibles cambios:

Bastar con que seleccionemos uno de ellos. El cambio se


efectuar automticamente.
Tambin podemos seleccionar la opcin Ms diseos para
abrir el cuadro de dialogo de Elegir un grfico SmartArt.
Ten en cuenta que cuando cambiamos de categora de
diagrama, la estructura puede que no sea la misma,
obviamente debido a que no todos los diagramas coinciden

en ello.
Lo que se tomar en cuenta a la hora de convertir un
diagrama en otro ser su estructura en el Panel de texto.

El Panel de texto.
Con este botn podemos mostrar el panel de
texto correspondiente a nuestro diagrama.
Adems de aadir las formas como hemos visto hasta ahora
tambin podemos editarlo utilizando este panel.

Para modificar el texto de un elemento podemos


seleccionarlo de la lista en el panel y cambiar sus
propiedades desde la pestaa Inicio.
Como veremos ms adelante tambin podrs cambiar su
aspecto.

Para aadir nuevos elementos sitate en el lugar queq


uieras insertarlo y pulsa Enter. Se crear un nuevo
elemento, utiliza la tecla Tabulador para subordinarlo, o las
teclas Shift + Tabulador para moverlo a un nivel superior

Modificar el aspecto del diagrama


Modificar el
de tus
diagramas es
sencillo, en
apartado
veremos todo
relacionado a
hacerlo.

aspecto
muy
este
lo
cmo

Si utilizas un
poco de
imaginacin podrs crear organigramas, diagramas y
grficos muy vistosos.
SmartArt ofrece, adems de muchas formas de estructuras,
un rango muy amplio de diferentes estilos y colores para
cada una de ellas.
Para modificar esto utilizaremos las opciones que se
encuentran en la seccin Estilos SmartArt:

Podemos escoger una


combinacin de
colores
preestablecida para
nuestro grfico, para
ello, simplemente
despliega el men
Cambiar colores y
selecciona el que
ms te guste.
Vers que a medida que vas pasando el ratn por cada una
de las opciones, tu grfico mostrar la pre visualizacin de
cmo quedara si aceptases esa opcin.
Estos colores estn clasificados por diferentes categoras,
por lo que lo ms recomendable es que en un mismo
documento todos los grficos que introduzcas sigan la
misma lnea para conseguir un aspecto ms homogneo.
Ms adelante veremos que podemos modificar estos colores
de forma personalizada.

La segunda opcin que nos ser ms


til todava es la de los estilos de
grfico predefinido.
Estos no cambian los colores del
grfico, sino que modifican la forma
en que se visualizan.
Existen diferentes formas de
visualizacin para cada uno de los
grficos, de hecho hay algunos que
tienen un nmero sorprendente de
posibilidades, y lo mejor de todo: en
esta ltima edicin de Word, los
grficos 3D tienen una calidad
impresionante.
Para seleccionar un tipo de visualizacin despliega la lista y
del mismo modo que antes selecciona uno. Mientras vayas
pasando con el ratn vers la pre visualizacin en tu grfico.

En cualquier momento puedes hacer clic en la


opcin Restablecer grfico
de la

pestaa Diseo para devolver el diagrama a su


configuracin inicial.
Todos los cambios de estructura y estilo que hayas hecho se
descartarn y el grfico se reiniciar.
Esta accin no borra los diferentes elementos que hayas

introducido, solamente la forma en que se visualizan.


Luego nos encontraremos con las opciones de la
pestaa Formato.

Desde aqu podremos configurar las opciones de formato del


diagrama. Vamos a poder modificar todava ms su aspecto
y adems decidir cmo interactuar con el resto de
elementos del documento.
En los casos en que hayamos seleccionado una visualizacin
en 3D podremos seleccionar el modo Editar en
2D para pasar el grfico temporalmente a 2 dimensiones y
poder trabajar con ms comodidad.
Cuando hayas terminado vuelve a hacer clic sobre ese botn
y el grfico tomar de nuevo la apariencia en tres
dimensiones.
Los otros tres botones que se encuentran en la seccin
Formas nos ayudarn a diferentes tareas:
Mayor. Este botn aumenta el tamao de la forma en el
organigrama. Cuantas ms veces lo pulses ms grande se

har.
Menor. Este botn disminuye el tamao de la forma en el
organigrama. Cuantas ms veces lo pulses ms pequeo se
har.
Cambiar forma. Este botn despliega un men desde
donde podrs cambiar la forma de un elemento cualquiera
del diagrama, bastar con seleccionarlo, desplegar este
men y seleccionar la forma que quieres que tome. Podrs
escoger entre todas las autoformas disponibles en Word.

Ms a la derecha encontramos los Estilos de forma. Estas


opciones pueden actuar sobre cualquier elemento del
grfico o si est seleccionado en su totalidad sobre el objeto
entero.

Desde aqu
podremos
establecer
rpidamente el
relleno, color,
bordes y efectos
de nuestros
diagramas.
Para ello, primero
podemos optar

por utilizar uno de los estilos preestablecidos por Word


desplegando los estilos de forma:
Selecciona uno de ellos y se aplicar automticamente.
Igual que antes cada vez que pases el ratn por cada uno de
ellos vers la pre visualizacin en el diagrama.

Este tipo de estilos slo pueden ser aplicados sobre los


elementos del grfico, para modificar aspectos relativos al
grfico completo utilizaremos al segunda opcin.

Esta segunda opcin es utilizar directamente los


desplegables de Relleno de forma, Contorno de
forma y Efectos de formas.
Con estas opciones podremos modificar los elementos del
diagrama para crear otros estilos diferentes a los que Word
nos ofrece en los estilos predefinidos.
Observa que
en Relleno de
forma, adems de
poder escoger un
color, podemos
hacer que el fondo
sea una imagen, un degradado o una
textura.
Seleccionas la opcin Sin relleno, el
elemento quedar sin ningn tipo de color

de relleno, y en el caso de que por ejemplo el grfico tuviese


algn elemento detrs (texto, imgenes, tablas....) seran
visibles a travs de l.

Desde el desplegable Contornos de


forma podemos seleccionar el tipo de borde que
tendr nuestro elemento (o el grfico entero).
Adems de poder elegir su color tambin
podremos modificar su grosor y el tipo de
lnea (solida, a rayas, punteada...)
Observa que hay un desplegable dedicado a
cmo se mostrarn las flechas que unen los
elementos de nuestro diagrama.

Dentro del desplegable Efectos de formas encontrars las


opciones ms jugosas en cuanto a la visualizacin del
diagrama.
Dejamos en tu mano que las pruebes todas y decidas cules
son las que ms te gustan.
Aun as diremos que al final de los desplegables que forman
este men casi siempre encontraremos una opcin para

abrir el siguiente cuadro de dilogo:

Desde aqu podrs modificar las caractersticas avanzadas


del formato del grfico.
Este cuadro de dilogo tambin est accesible haciendo clic
derecho sobre cualquier parte en el grfico y
seleccionando Formato de forma.

Para terminar veremos el resto de opciones que se


encuentran en esta pestaa:

Como puedes ver, las opciones de la seccin Tamao son


muy fciles de comprender.
Con ellas puedes establecer el alto y ancho del grfico con
un par de clics.
Para ajustar mejor tus objetos es muy til, pues a pesar de
que podramos definir el tamao del grfico colocando el
cursor en uno de los bordes o esquinas hasta que cambiase
su forma y luego haciendo clic y arrastrando, el resultado
que lograramos aqu no sera tan exacto como si lo
hicisemos desde la opcin Tamao de la pestaa Formato.

El resto de opciones tienen que ver con cmo se comportar


el grfico con el resto del documento.

En primer lugar, el desplegable Posicin te permite


seleccionar la ubicacin exacta del grfico dentro de
la pgina.

Para ello, simplemente


selecciona el grfico y despliega
el men.

Haz clic sobre la opcin que


te parezca correcta y el grfico
se situar en el lugar que
marcaste.


Si ninguna de las opciones que se te ofrecen te gusta
puedes hacer clic en el botn Ms opciones de diseo para
que se abra el cuadro de dlogo Di

Logo y diseo avanzado desde donde podrs colocar el


grfico en la posicin exacta que desees.

Desde este cuadro podrs establecer la posicin vertical y


horizontal del objeto respecto a otros objetos (hoja, prrafos,
caracteres, etc...).
Observa que en la opcin Horizontal tienes tambin un
apartado para establecer la posicin en el caso de que el
destino final del documento sea ser encuadernado (Diseo
de libro), por lo que se tendrn que tomar en cuenta los
mrgenes de la paginacin.

Otra opcin que nos permitir decidir el


comportamiento de su posicin en la
hoja es el men desplegable Ajuste del
texto.
El valor que aqu escojas decidir cmo
se comportar el objeto grfico con
respecto al resto del texto.
Veamos qu valores podemos escoger:
En lnea con el texto: coloca el grfico a la altura del
texto, como si fuese un carcter ms.
Cuadrado: separa el resto de elementos de s creando
un cuadrado invisible de bordes amplios.
Estrecho: separa el resto de elementos de s creando

un cuadrado invisible de bordes estrechos, con esta


opcin estar ms cerca del texto que si utilizsemos
la opcin Cuadrado.
Detrs del texto: No ocupa ninguna posicin relativa en
la hoja, simplemente se limita a estar en el fondo.
Delante del texto: Igual que la anterior, slo que en
este caso el objeto flota sobre la hoja tapando lo que
queda detrs.
Arriba y abajo: ocupa todo el espacio vertical de donde
se encuentre, el resto de objetos o texto se
encontrarn en su parte superior e inferior.
Transparente: el texto y los objetos se adaptan a la
forma del grfico. Por ejemplo, si tiene forma de
tringulo, el texto seguir hasta que llegue a su borde,
en este caso el vaco de texto que se crear tendr
tambin forma de tringulo.

21. Macros.
Introduccin
Una macro no es ms que una serie de instrucciones que se
ejecutan en un orden determinado por el usuario, actuando
como una nica instruccin y que pueden asignarse a un
botn.
Personalizar comandos
de Word.

Antes de estudiar las macros vamos a ver los comandos

predefinidos por Word para comprender mejor que es o que


se puede llegar a hacer con una macro. Veamos los
comandos de Word y qu modificaciones podemos hacer
sobre ellos.
Si disponemos de los conocimientos necesarios y avanzados
podemos hacer macros que funcionen como si fueran
comandos de Word y aadirlos a la barra de herramientas o
asociar cada macro a una combinacin de teclas especfica.
Esto lo veremos a lo largo de la unidad.

Consultar la lista de comandos existentes en Word.


Los comandos de los que
dispone Word podemos
consultarlos siguiendo los
siguientes pasos.
-Accede a la
pestaa Vista - Macros - Ver
macros...
Aparece el cuadro de
dilogo Macros.
- En la lista de opciones
de Macros
en selecciona Comandos de
Word.
Se despliega una lista con los
comandos disponibles que existen en Word.

Con estos comandos nicamente podemos ejecutarlos de


forma normal o si estn compuestos de una serie de pasos
ejecutarlos Paso a paso.

Hemos visto los comandos existentes que tenemos en Word


pero nicamente podemos consultarlos, no podemos realizar
ninguna modificacin.
Ahora veremos cmo podemos crear nuestras propias
macros para poder utilizarlas.

Crear macros con la


grabadora.
Para crear una macro con la grabadora previamente
debemos tener muy claro que es lo que vamos a hacer, ya
que al poner en marcha la grabadora sta almacenar todos
los comandos que vayamos realizando. As pues si hacemos
algn comando sobre la marcha que en principio no tiene
porqu ejecutarse siempre con la macro que estamos
creando, estas acciones sern guardadas en la macro y
posteriormente al ejecutarla se llevaran a cabo.
Por tanto, antes de ponernos a grabar una macro debemos
saber exactamente qu tipo de macro vamos a crear
y planificar los pasos que debemos seguir al grabar la
macro. Es muy recomendable realizar varias veces los pasos
antes de grabar la macro, para que as salga sin ningn
error.
Otra consideracin que debemos tener en cuenta antes de
comenzar a grabar la macro es que la macro a grabar no

debe ser dependiente del documento en la que la creemos,


ya que entonces no podremos utilizarla para posteriores
documentos.

Para

comenzar a grabar
una macro
deberemos ir a la
pestaa Macros y
desplegar el
men Macros y
seleccionar la
opcin Grabar
macro.

Aparecer el cuadro de dilogo Grabar macro que vemos a


la derecha.
Nombre de macro. Aqu escribiremos el nombre de la
macro que vamos a crear.
Al asignar un nombre a la macro debemos tener en cuenta
las siguientes
condiciones:

- Debe comenzar con una letra.


- No debe ser un nombre mayor de 80 caracteres entre
letras y nmeros.
- No puede contener espacios ni smbolos.
Nota: Si asignamos el nombre de una macro que ya exista o
de un comando existente en Word las acciones de la nueva
macro sustituirn a la macro anterior o al comando de Word
que haba antes. Por tanto debemos tener mucho cuidado
con el nombre que le asignamos a la macro.

Dentro de la zona Asignar macro a, podemos seleccionar


donde vamos a asignar su ejecucin, si a un botn de
alguna barra o alguna combinacin de teclas. Al hacer clic
sobre el icono de Botn o el de Teclado aparecern unos
nuevos cuadros de dilogo, que veremos en el punto
siguiente. No es necesario utilizar estos botones desde este
dilogo, podemos esperar a tener la macro grabada, y
posteriormente asignarla a un botn o a una combinacin de
teclas.
Para comenzar a crear la macro debemos pulsar
sobre Aceptar a partir de ese momento podemos
detener la grabacin desde el men Macro o
desde la barra de estado:

Tambin podemos saber que estamos grabando una


macro porque el puntero del ratn se transforma con la
imagen de una cinta.

Guardar la macro.
Desde el men tenemos la posibilidad de Pausar la
grabacin si queremos efectuar alguna accin que no
deseamos que se guarde.
Una vez hayamos hecho todas las operaciones que
deseamos que realice la macro seleccionamos la opcin
de Detener (o el cuadrado azul de la barra de estado) para
que termine de guardar la macro. La macro se guarda
automticamente una vez hemos pulsado el botn Detener.
Pero es conveniente asignarla a un botn o a una
combinacin de teclas, como veremos a continuacin.

Insertar la macro en la
barra de acceso
rpido.

Insertar la macro en una barra de mens o en una barra de


herramientas.
Para insertar la macro en la barra de acceso rpido una vez
la hemos creado y le hemos dado un nombre:
Accedemos al Botn Office - Opciones de Word.

Aparece el dilogo Opciones de Word.


Seleccionamos al categora Personalizar.

- En Comandos disponibles en seleccionamos Macros y nos


aparecern listadas todas la macros que hayamos grabado.
- Bastar con seleccionar la macro y pulsar el
botn Agregar>> para que se aada a la barra de
herramientas.
La macro se aadir al listado de comandos en barra.

En ese momento, podemos configurar el aspecto que tendr


seleccionndola y haciendo clic en el botn Modificar.
Se abrir un cuadro de dilogo con diversos iconos
preestablecidos para que puedas seleccionar uno y adems
puedas modificar su nombre.

Asignar una combinacin de teclas a la macro.


Si en el cuadro de dilogo anterior pulsamos el
botn Personalizar..., se abrir el cuadro de dilogo que
vemos en esta imagen. Tambin se abrir este dilogo si al
crear la macro, en el dilogo Grabar macro, pulsamos en el
icono del teclado.

Este dilogo Personalizar teclado, permite asignar a la


macro seleccionada una combinacin de teclas.
Si colocamos el cursor en el recuadro Nueva tecla de
mtodo abreviado, y pulsamos una combinacin de teclas,
esta se reflejar en dicho recuadro.
Si la combinacin de teclas no est asignada previamente,
aparecer el rtulo [sin asignar], como en el caso de la
imagen, en el caso contrario, aparcera el evento al que
est asignada.

Editar el cdigo de la macro.


Podemos consultar el cdigo generado sobre la macro
editndola, adems puede servirnos de utilidad si tenemos
conocimientos de programacin en Visual Basic si se han
encontrado errores al ejecutar la macro.
Para editar la macro pulsamos la combinacin de teclas ALT
+ F11 y dentro del dilogo Macros seleccionamos la macro
de la lista que queremos editar y pulsamos Modificar.
Nos abre el editor de Visual Basic con la macro
seleccionada como vemos en la imagen.

Si deseas consultar el entorno de programacin del editor


de Visual Basic consulta nuestro bsico.

Ejecutar macros.

Ejecutar macros.
Para llevar a cabo la ejecucin
de la macro debemos:
-Acceder a la pestaa Vista y
hacer clic en Macros.
-Seleccionar la macro de la lista.
- Pulsar Ejecutar.
O si la hemos asociado a un
botn de la barra de men o a una combinacin de teclas
simplemente con pulsar sobre la opcin indicada, tenemos
suficiente.

Comentamos el resto de botones del dilogo.


Pas a paso. Ejecuta la macro instruccin a instruccin
abriendo el editor de Visual Basic.

Modificar. Esta opcin es la que hemos explicado en el


punto anterior.
Crear. Sirve para crear una nueva macro.
Eliminar. Esta opcin se explica en el siguiente punto.
Organizador... Abre un nuevo dilogo donde podemos
organizar si tenemos diversas macros, e intercambiar
macros de diferentes documentos.
Cancelar. Cierra el dilogo sin realizar ninguna accin.
Tambin podemos crear macros que se auto ejecuten,
disponemos de diversas opciones de auto ejecucin
AutoExec. Se ejecuta al abrir Word.
AutoExit. Se ejecuta al cerrar Word.
AutoNew. Se ejecuta cuando se crea un nuevo documento
desde la plantilla donde tenemos la macro.
AutoOpen. Se ejecuta cuando se abre un documento
existente desde la plantilla donde tenemos la macro.
AutoClose. Se ejecuta cuando se cierra un documento desde
la plantilla donde tenemos la macro.
Si queremos que se ejecute la macro en alguna de estas
opciones debemos asignarle el nombre ese a la macro. Por
ejemplo si queremos que cada vez que abramos un nuevo
documento ejecute una serie de pasos, a la macro le
pondremos el nombre AutoNew.

Eliminar macros.
Para eliminar una macro debemos acceder al dilogo de
macros, seleccionar la macro a eliminar y pulsar
sobre Eliminar.

22. Seguridad.
Introduccin
Hoy da existe bastante concienciacin de tener un sistema
de seguridad instalado en nuestro PC, con antivirus,
cortafuegos, anti-spyware, etc. Y ms an si tenemos
contratado un acceso a internet, ya que sabemos el peligro
que
Tenemos que nuestro ordenador quede en mano de los
"asaltantes cibernticos".
Tambin es muy interesante disponer de herramientas para
controlar el acceso a los documento en entornos de trabajo
donde usuarios diferentes pueden disponer del documento.
Por ejemplo, en una empresa una secretaria puede tener
acceso a un ordenador donde hay algunos documentos a los
que interesa que no tenga autorizacin para modificarlos.

Aadir contrasea a
nuestro documento.

Una forma muy estricta y bastante eficaz de aplicar


seguridad a nuestro documento es asignndole una
contrasea para que nicamente la persona que conozca

esa contrasea puede abrir,


modificar,
etc.,
el
documento.
Una contrasea (o palabra
Password, en ingls) es una
combinacin de caracteres
que pueden contener tanto
como nmeros y que utiliza
sistema
de
encriptacin para convertir
introducido en una cadena
caracteres indescifrables.

de paso,
letras
un
el texto
de

Accediendo
por
el Botn
Office - Preparar - Cifrar
documento podemos ver este cuadro de dilogo desde el
que introduciremos la contrasea.

Pulsando sobre Configuracin... accedemos a un cuadro de


dilogo donde podemos seleccionar que tipo de formateos
restringimos.
Los estilos que vemos marcados son los que estn
permitidos, si quitamos la seleccin, esos estilos sern los
que NO se permiten hacer sobre el documento.

Disponemos de 3 botones.
Todo. Marca todos los estilos.
Mnimo recomendado. Deja sin marcar algunos estilos segn
el criterio de Word.
Ninguno. No deja marcado ningn estilo.
Cuando hayamos seleccionado
pulsamos Aceptar.

que estilos permitimos

En el panel Proteger documento el tercer paso es


comenzar a aplicar, se activa el botn Si, aplicar la
proteccin. Al pulsar sobre este botn nos solicita que
introduzcamos dos veces la misma contrasea, para que
posteriormente podamos desactivar esta restriccin.
Para desactivar esta restriccin en este
mismo panel debemos pulsar sobre el
botn Suspender la proteccin que
aparecer, nos aparece un dilogo donde
debemos introducir la contrasea y
pulsar Aceptar.

Restricciones de edicin.
Con esta restriccin podemos determinar
que tipo de edicin permitimos sobre el
documento. Podemos limitar los cuatro
tipos de edicin que vamos a ver a

continuacin.
Al seleccionar la segunda opcin Admitir slo este tipo de
edicin en el documento se despliegan unas opciones en el
panel de Restringir formato y edicin.
Podemos seleccionar que tipo de ediciones
sobre el documento queremos habilitar.
Podemos seleccionar entre la lista que vemos
en la imagen.
Y en excepciones podemos seleccionar que usuarios pueden
realizar modificaciones.
Cambios realizados. Esta opcin permite que el usuario
realice modificaciones sobre el documento, pero los cambios
realizados sern resaltados.
Comentarios. Con esta opcin los usuarios nicamente
pueden introducir comentarios sobre el documento.
Rellenando formularios. Con esta opcin los usuarios
solo podrn escribir en las reas de los formularios.
Sin cambios. Esta opcin es la ms restrictiva, no
permite realizar ningn cambio, equivale a slo lectura.

Otras
opciones
seguridad.

La firma digital.

de

En el Botn Office, Preparar encontrars la opcin Agregar


una
firma
digital,
donde
podemos
acceder
al
dilogo Obtener Id.
Digital, donde Word nos da la
posibilidad de crear una firma digital o de solicitarla en
alguno de los sitios recomendados por Microsoft.
Para tener una firma digital, antes, debemos contratarla a
una autoridad certificadora como la Fbrica Nacional de
Moneda y Timbre. Esta y alguna otra compaa ofrece
certificados de firmas digitales, para ms informacin visita
su web e infrmate de cmo contratar una firma digital.
Una firma digital sirve para asegurar la autora de un
documento, es decir que un documento con una firma
digital con un certificado contratado podemos asegurar que
ha sido realizado (o cuanto menos que ha sido firmado) por
el usuario al que pertenece la firma.
No vamos a entrar en detalle pero en una firma digital
existen 2 tipos de clave para un mismo usuario, la clave
pblica que todo el mundo conoce y sirve para cotejar que
un documento es de quien dice ser, y una clave privada que
es la que utiliza el usuario que firma el documento y que
nicamente
debe
conocer
l.
Word te da la
posibilidad de
crear
t
tu
propia
certificacin
que
nicamente te
ser
vlida
para identificarte para trabajar con Office. Si ese va a ser el
nico uso que le vas a dar a tu firma digital puedes utilizar

esta alternativa.
Una vez creada
la firma vers
la ventana que
ves
a
tu
derecha.
Si
queremos
cambiar
la
firma
digital
haremos
clic
en Cambiar y
seleccionaremos otra que se encuentre en el equipo. En
caso contrario, hacer clic en Firmar.
A partir del momento en que se firme un documento, este
no podr ser modificado. En caso de que sufriese algn tipo
de edicin la firma se rompera, pues no sera posible
afirmar que el sujeto que ha realizado los cambios es el
mismo que firm el documento.
Puedes firmar y romper la firma tantas veces como quieras.
Lo importante es que cuando el documento est finalizado,
al aadirle la firma, cada persona que lo abra ver que lo
hiciste t y no podr modificarlo sin romper la firma digital.

Seguridad de macros.

En el Botn Office, Opciones de Word podemos escoger la


categora Centro de confianza. All encontraremos varios
enlaces de informacin y un botn que nos llevar a su
configuracin: del centro de confianza, en el que podemos
especificar el nivel de seguridad sobre los documentos.
Como vimos en la unidad de macros, las macros se pueden
programar para realizar determinadas tareas, de modo que
pueden crearse macros malintencionadas que pueden
modificar el buen comportamiento de Word y perjudicar
nuestro sistema. De modo que puede ser, y de hecho es, un
agujero de seguridad que en cierto modo podemos controlar
dependiendo del nivel de seguridad que apliquemos.
Deshabilitar todas las macros sin notificacin. Es el ms
restrictivo puesto que no permite la ejecucin de macros en
tu equipo.
Deshabilitar todas las macros con notificacin. Permite la
ejecucin de macros a peticin del usuario. Cuando abras el
archivo saltar un aviso que debers aceptar si quieres que
las macros se ejecuten.

Deshabilitar todas las macros excepto las firmadas


digitalmente. Permite la ejecucin de las macros con firma
digital.
Habilitar todas las macros. Es el nivel ms bajo de seguridad
y por tanto el ms peligroso puesto que no ofrece proteccin
alguna sobre las macros.
En la categora Editores de confianza podemos seleccionar
aquellas firmas digitales de usuarios o compaas de las
cuales permitimos ejecutar las macros adjuntas en sus
documentos..

En la pestaa Seguridad del dilogo Opciones disponemos


de una serie de opciones de confidencialidad, como vemos
en esta imagen:

Podemos seleccionar:
Quitar informacin personal... Si seleccionamos esta opcin
al guardar el documento en Word, eliminar la informacin
relativa a la autora del documento, es decir los campos
relativos al autor del documento como nuestro nombre y
dems se dejarn en blanco.
Avisar antes de imprimir... Esta opcin permite que seamos
avisados antes de imprimir, guardar o enviar un archivo con

modificaciones.
Guardar el nmero aleatorio... Word al guardar un
documento le asigna un nmero para posteriormente
identificarlo, esta opcin genera un nmero aleatorio para el
identificador del documento.
Hacer visible el marcado oculto... Esta opcin muestra las
marcas ocultas al abrir o guardar un documento.

Gestin de derechos de
informacin (IRM).

Esta es una herramienta enfocada para documento creados


a partir de la versin MS Office Professional Edicin 2007 o
la versin de Word 2007.
Adems de estas versiones, para utilizar la herramienta de
gestin de derechos de informacin (IRM) es necesario tener
instalado el sistema operativo MS Windows Server 2007 o el
servicio.NET Passport.
Con esta herramienta conseguimos un control completo
sobre la seguridad de nuestro documento restringiendo el
acceso y modificacin completa o parcial del documento a
los usuarios que nosotros especifiquemos.
Aqu
puedes
realizar
un ejercicio
paso
a
paso
interactivo para practicar algunas de las acciones vistas en
esta unidad.