Curso de Excel

Empresarial y Financiero
NIVEL AVANZADO

Rosa Rodrguez

SESION 2: INDICE

ANALISIS DE SENSIBILIDAD (3h)

Validacin

de datos

n Restricciones

a la entrada de datos
n Lista Dependiente
n Administrador de nombres
Anlisis

de Sensibilidad

n Tabla

de Datos
n Administrador de Escenarios
n Generacin de Informes
Documento elaborado por Rosa Rodrguez

Validacin de Datos
La validacin de datos permite establecer restricciones respecto a los datos que se pueden
o se deben escribir en una celda e impedir que los usuarios escriban datos no vlidos.

Por ejemplo, es posible que desee

restringir la entrada de datos a
nmeros de 5 cifras ( cdigo postal)
un intervalo determinado de fechas,
limitar las opciones con una lista,
asegurarse de que slo se escriben
nmeros enteros positivos o
establecer valores mximos a una
celda
Si no se cumplen las restricciones nos
enviar un mensaje de error.
Documento elaborado por Rosa Rodrguez

25/02/14

Validacin de datos
Las opciones de validacin de datos se
encuentran en la ficha Datos, en el
grupo Herramientas de datos.
Se configura en el cuadro de dilogo
Validacin de datos.

La validacin de datos es
sumamente til cuando
desea compartir un libro
con otros miembros de la
organizacin y desea que
los datos que se escriban
en l sean exactos y
coherentes.

Documento elaborado por Rosa Rodrguez

25/02/14

Validacin de Datos
Puede usar la validacin de datos entre otras aplicaciones
para:

Restringir la entrada de datos a un nmero entero dentro de lmites.

Por ejemplo, limitar la entrada a nmeros enteros entre 1 y 100.
Restringir la entrada de datos a un nmero decimal dentro de
lmites. Por ejemplo, limitar la Altura entre 0,5 m y 2,5 m.
Restringir la entrada de datos a valores de una lista desplegable.
Por ejemplo, seleccionar el color de ojos : Azul, Negro, Marrn y
Otros.
Restringir la entrada de datos a una fecha dentro o fuera de un
perodo de tiempo, Por ejemplo, puede especificar un perodo de
tiempo entre la fecha actual y los 3 das siguientes.

Documento elaborado por Rosa Rodrguez

25/02/14

Validacin de Datos
Puede usar la validacin de datos entre otras
aplicaciones para:

Restringir la entrada de datos a texto de una longitud especfica.

Por ejemplo, puede limitar el texto permitido en una celda a 10
caracteres o menos.
Calcular qu se permite segn el contenido de otra celda
Usar una frmula para calcular qu se permite, Por ejemplo, puede
especificar un lmite mnimo de deducciones de dos veces el nmero
de hijos en una celda especfica.

Documento elaborado por Rosa Rodrguez

25/02/14

Restringir la entrada de datos a un

nmero entero dentro de lmites
Para limitar la entrada de datos a nmeros enteros entre 1 y 100

Necesitamos completar las 3 fichas del cuadro de dialogo:

Obligatoria
(para establecer los criterios )
Opcional
(establecer el Mensaje de Entrada )
Opcional
( Mensaje de Error )

Documento elaborado por Rosa Rodrguez

25/02/14

Restringir la entrada de datos a un

nmero entero dentro de lmites
Para limitar la entrada de datos a nmeros enteros entre 1 y 100

Necesitamos completar las 3 fichas del cuadro de dialogo:

Documento elaborado por Rosa Rodrguez

25/02/14

Ejercicio: Restringir la entrada de datos a un

nmero decimal dentro de lmites

Valide los datos de entrada de una celda en la que se

indique la Altura en metros del usuario.
Valores mnimos 0,5 m y mximo y a 2.30 m de altura.

Documento elaborado por Rosa Rodrguez

25/02/14

Restringir la entrada de datos a

valores de una lista desplegable
Probablemente la creacin de listas desplegables es uno de de los usos ms comunes de
la Validacin de datos.

Para crear la lista desplegable, tiene

que introducir los elementos de la lista
en una columna.
En el cuadro de dilogo Validacin de
datos, haga clic en la pestaa
Configuracin. En el cuadro Permitir,
seleccione Lista.

Documento elaborado por Rosa Rodrguez

25/02/14

Restringir la entrada de datos a

valores de una lista desplegable
Probablemente la creacin de listas desplegables es uno de de los usos ms comunes de
la Validacin de datos.

Haga clic en el cuadro Origen y, a

continuacin seleccione los elementos de la
lista. Tambin podra escribirlos separados
por el carcter separador de listas de
Microsoft Windows (comas de forma
predeterminada).
Documento elaborado por Rosa Rodrguez

25/02/14

Restringir la entrada de datos a

valores de una lista desplegable
Probablemente la creacin de listas desplegables es uno de de los usos ms comunes de
la Validacin de datos.

Asegrese de que est activada la casilla de

verificacin Celda con lista desplegable.
Para especificar cmo desea administrar los
valores en blanco (nulos), active o desactive la
casilla de verificacin Omitir blancos. Permite
entradas vacas.
REPITA EL EJERCICIO PARA
LA CELDA COLOR DE PELO
Documento elaborado por Rosa Rodrguez

25/02/14

Restringir la entrada de datos a

valores de una lista desplegable
Probablemente la creacin de listas desplegables es uno de de los usos ms comunes de
la Validacin de datos.

Documento elaborado por Rosa Rodrguez

25/02/14

Restringir datos a una fecha

dentro de un perodo de tiempo

Creemos un campo Fecha de

Nacimiento,
Para asegurarnos que es una
fecha valida, podemos decir
al usuario que la fecha
introducida sea inferior al da
actual.

Documento elaborado por Rosa Rodrguez

25/02/14

Usar frmulas para las reglas de

validacin

Utilizar la Validacin de
datos no es compleja. Pero
la autentica potencia de
esta funcin se hace
patente cuando emplea
frmulas en la validacin
de datos.

NOTA: La frmula que especifique debe

ser una formula lgica que devuelva
Verdadero o Falso. Si la Formula es
Verdadero los datos se consideran
validos. Si la formula es FALSO sale el
mensaje de error.

Puede especificar la
formula en el cuadro de
dialogo seleccionando la
opcin Personalizada de la
lista desplegable Permitir

Documento elaborado por Rosa Rodrguez

25/02/14

Ejemplo: Aceptar solamente texto

Para que una celda o
un rango slo acepte
texto ( no valores ),
use la siguiente
frmula de validacin
=ESTEXTO(B2)

Documento elaborado por Rosa Rodrguez

25/02/14

Ejemplo: Limitar la longitud

Para que una celda o un rango

slo acepte un numero limitado
de caracteres, por ejemplo 5,
use la siguiente frmula de
validacin
=largo(B2)=5

Documento elaborado por Rosa Rodrguez

25/02/14

Ejemplo: Unir varias condiciones

Unimos varias condiciones con la Funcin Y. Por ejemplo

comprobemos que el NIF es vlido, es decir tiene 9 caracteres o
En esta segunda parte
menos y el ultimo carcter es una letra.
Use la siguiente frmula de validacin
=+Y(LARGO(H10)=9;(EXTRAE(H10:H10;1;8)/1)>1)

Documento elaborado por Rosa Rodrguez

coge los 8 caracteres

primeros y comprueba
que es un numero

25/02/14

Aceptar valores que no excedan de un

total

Veamos una sencilla hoja de

calculo de presupuesto, con las
cantidades de los elementos del
presupuesto B1:B4. El
presupuesto total est en la
celda E3 y el usuario est
intentando introducir un valor en
la celda B4 .
La siguiente frmula de
validacin asegura que la suma
de los elementos del presupuesto
no excedan el total disponible.

Documento elaborado por Rosa Rodrguez

25/02/14

Crear una lista dependiente

Hemos visto que la validacin de datos se puede utilizar para crear una
lista desplegable en una celda.
Ahora vamos a utilizar la lista desplegable para controlar las entradas
que aparecen en una segunda lista dependiente.
As, dada una lista de ciudades, y una lista de sedes pertenecientes a estas
ciudades. Una vez que seleccione una ciudad aparecer la lista de las
sedes de esa ciudad

Documento elaborado por Rosa Rodrguez

25/02/14

10

Administrador de Nombres

Necesitamos asignar nombres a un rango

Vamos a la barra de formulas y al administrador de nombres

Generamos la lista CIUDAD y

hacemos referencia a los elementos.

Generamos la lista MADRID

Generamos la lista BARCELONA etc.

Documento elaborado por Rosa Rodrguez

25/02/14

Administrador de Nombres

Creamos la lista de las

ciudades
Creamos tres listas con las
sedes de cada ciudad.

25/02/14

11

Validamos datos para la lista Ciudad

Para cargar una lista,
vamos a validar datos.
Cargamos la lista
Ciudades

Ya solo queda validar la

lista dependiente, en la
sede, para ello necesitamos
la funcion INDIRECTO( )

Documento elaborado por Rosa Rodrguez

25/02/14

Validamos datos para la lista Ciudad

Cada vez que seleccionemos
una ciudad , aparecer el
listado correspondiente en la
SEDE

Ya solo queda validar la

lista dependiente, en la
sede, para ello necesitamos
la funcion INDIRECTO( )
Documento elaborado por Rosa Rodrguez

25/02/14

12

Cree un formulario

usuario: valide que es menor de 8 caracteres

email: valide que el correo contiene un @ y un .
Nif: valide que contiene 9 caracteres y una letra
fecha nacimiento: valide que es una fecha valida
Idioma cree una lista de idiomas
nombre y apellidos: valide que es texto
26/02/14

Anlisis Y si, Anlisis de Sensibilidad

El anlisis Y si anlisis de Sensibilidad nos soluciona preguntas como:
qu ocurre si el tipo de inters del prstamo disminuye del 5% al 3%?
Y si elevamos el precio de nuestro producto un 5%.

Excel proporciona prcticas herramientas para ayudarnos en el anlisis de

escenarios.

Para efectuar el anlisis Y si utilizando Excel tenemos tres opciones:

Y si Manual
Tablas de Datos
Administrador de escenarios

Documento elaborado por Rosa Rodrguez

25/02/14

13

Y si Manual
El anlisis manual no necesita muchas explicaciones. Se basa en la idea de que tiene
una o ms celdas de entrada que afectan a una o mas celdas de formulas.
PRESTAMO FINANCIACION COCHE
CELDAS DE ENTRADA

PRESTAMO FINANCIACION COCHE

Precio de Compra
Plazo en Aos
Tipo de Interes

CELDAS DE ENTRADA
35000
5
4%

CELDAS DE RESULTADO

PAGO MENSUAL
PAGO INTERES
PAGO DE PRINCIPAL

Precio de Compra
Plazo en Aos
Tipo de Interes
CELDAS DE RESULTADO

644.58
116.67
527.91

Documento elaborado por Rosa Rodrguez

PAGO MENSUAL
PAGO INTERES
PAGO DE PRINCIPAL

35000
5
7%

693.04
204.17
488.88

25/02/14

Crear una tabla de datos de una entrada

Una tabla de
datos de una
entrada muestra
los resultados de
una o mas
formulas para
valores multiples
en una celda de
entrada sencilla.

La tabla hay que configurarla

manualmente.

Documento elaborado por Rosa

La fila superior contiene

La columna de la izquierda
referencias a formulas
contiene los distintos valores
ubicadas en otro sitio de la
de la celda de entrada
hoja.
sencilla.
25/02/14
Rodrguez

14

Crear una tabla de datos de una entrada

Una tabla de
datos de una
entrada muestra
los resultados de
una o mas
formulas para
valores multiples
en una celda de
entrada sencilla.

Documento

La tabla hay que configurarla

manualmente.

La columna de la izquierda
contiene los distintos valores
de la celda de entrada
elaborado
por Rosa Rodrguez
sencilla.

La fila superior contiene

referencias a formulas
ubicadas en otro sitio de la
hoja.
25/02/14

Crear una tabla de datos de una entrada

Para crear la tabla seleccione el rango donde va a rellenar los datos y luego
selecciones Datos/Herramientas de datos/tabla de datos.

Debido a que los valores que varan

estn en la columna, situamos la variable
en la celda de entrada columna. Como
es la nica que vara dejamos celda de
entrada fila vacia.

25/02/14

15

Crear una tabla de datos de una entrada

Utilizando esta tabla puede ver rpidamente los valores

calculados del prstamo para diferentes tipos de inters.

Una vez construida puede modificar los valores

25/02/14
del tipo de inters

Tabla de datos de doble entrada

Como su
nombre indica
la Tabla de
datos de dos
entradas nos
permite variar
dos celdas a la
vez.

Nos dar los

resultados de
una funcin
cambiando 2
de sus
argumentos.

Cmo vara el pago mensual en funcin del

tipo de inters y del plazo?

La principal diferencia es que solamente nos mostrar los resultados

de una formula a un tiempo.
La celda superior de la izquierda de la tabla contiene la referencia
a la formula de resultado sencillo

Documento elaborado por Rosa Rodrguez

26/02/14

16

Tabla de datos de doble entrada

El ejemplo de
esta hoja nos
muestra el
pago mensual
de prestamo
para distintas
combinaciones
de tipo de
interes y de
plazo.

La principal diferencia es que solamente nos mostrara los

resultados de una formula a un tiempo. La celda superior
de la izquierda de la tabla contiene la referencia a la
formula de resultado sencillo

25/02/14

Repetir el proceso para

Cuota de Inters

Cuota de Amortizacin

26/02/14

17

Administrador de escenarios

Las tablas de datos son tiles, pero tienen limitaciones:

Pueden variar slo una o dos celdas de entrada a un tiempo
El proceso de configuracin de una tabla no es intuitivo
Una tabla de doble entrada muestra nicamente los resultados de una
celda de frmula.
El administrador de escenarios facilita automatizar los modelos qu
pasara si?. Puede almacenar distintos conjuntos de valores de entrada
(celdas cambiantes) para cualquier numero de variables y darle un nombre
a cada conjunto.
Por ejemplo, sus previsiones de ventas pueden depender de muchos
factores. Podremos definir 3 escenarios: optimista, normal, pesimista.
Veamos

Documento elaborado por Rosa Rodrguez

Definir escenarios

Suponga el siguiente ejemplo sencillo de modelo de produccin:

La hoja contiene 2
celdas de entrada :
coste hora y coste
materiales
La empresa produce
tres productos y cada
uno requiere un numero
de horas diferentes y
una cantidad de
material diferente.

25/02/14

18

Definir escenarios
Las variables que tiene que calcular son:
- Coste produccin
- Beneficio por unidad
- Beneficio total por producto
- Beneficio total

25/02/14

Definir escenarios

La junta directiva est intentando predecir el beneficio total

pero no sabe cuales sern los costes de produccin , ha
identificado tres escenarios

El mejor de los casos: costes ms bajos

El peor de los casos: costes ms altos
El ms probable
Escenario

Coste Hora

Coste
Materiales

Mejor

30

57

Peor

38

62

Probable

34

59

Documento elaborado por Rosa Rodrguez

25/02/14

19

Administracin de escenarios

El administrador de escenarios
se encuentra en la pestaa
Datos.
Si abre el cuadro de dialogo
Administrador de Escenarios por
primera vez le dice que no hay
escenarios definidos
Para aadir un escenario haga
clic en Agregar.
Documento elaborado por Rosa Rodrguez

26/02/14

Definir escenarios

1)

2)

3)

4)

El cuadro de Agregar Escenario

tiene cuatro partes:
Nombre de escenario, puede
darle cualquier nombre
Celdas cambiantes ( Conviene
asignarle un nombre a las celdas
Si ha creado un nombre es
posible escribir el nombre)
Comentario, por defecto viene el
nombre de quien lo creo, se
puede cambiar
Proteccin, proteger un escenario
evita que nadie lo modifique.

Documento elaborado por Rosa Rodrguez

25/02/14

20

Nombre Celdas

Recuerde que para

dar nombre a las
celdas le tiene que
escribir el nombre en
el cuadro de nombres

Documento elaborado por Rosa Rodrguez

26/02/14

Nombre Celdas

O bien utilizar Asignar nombre

Documento elaborado por Rosa Rodrguez

26/02/14

21

Definimos cada escenario

Definir el escenario implica introducir los valores para cada celda
cambiante

Documento elaborado por Rosa Rodrguez

25/02/14

Mostrar escenarios

Documento elaborado por Rosa Rodrguez

Despus de definir todos

los escenarios , seleccione
uno de ellos y haga clic en
el botn Mostrar.
Excel insertar los valores
correspondientes en las
celdas cambiantes y
calcular la hoja para
mostrar los resultados.

25/02/14

22

Ver resultados

Documento elaborado por Rosa Rodrguez

Generar un informe
Debe seleccionar las
celdas en las que est
interesado
Excel crea una nueva
hoja con el resumen

Documento elaborado por Rosa Rodrguez

25/02/14

23

Informe Resumen

Documento elaborado por Rosa Rodrguez

Ejercicio/ Anlisis de Sensibilidad

Suponga el siguiente proyecto (en miles de ) de 4 aos de vida, desembolso

inicial 60, costes fijos anuales 30, Ingresos previstos para el primer ao 400,
costes variables para el primer ao 300. Se estima un incremento anual ventas
del 5% y de los costes variables del 3%. La tasa de descuento 10.56%

cmo es de sensible el
VAN a cambios en las
hiptesis?

24

Resumen Escenario

Documento elaborado por Rosa Rodrguez

Resumen Escenario en Tabla Dinmica

Documento elaborado por Rosa Rodrguez

25

Anlisis de Sensibilidad del VAN

a cambios en los costes fijos
TABLA DE
DATOS DE
UNA
ENTRADA

Documento elaborado por Rosa Rodrguez

Analisis de Sensibilidad
Anlisis de Sensibilidad del VAN a cambios en los
crecimientos de las venta y de los costes variables

Documento elaborado por Rosa Rodrguez

26