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Manual de Contratacin y

Supervisin
CPNAA

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PRESENTACIN
Como parte de los procesos que integran el Sistema de Gestin de Calidad se encuentran el de
contratacin, fundamental para el funcionamiento de las entidades estatales, y contemplados en la
ISO 9001:2008 denominado Adquisicin de Bienes y Servicios.
El proceso de contratacin en Colombia se encuentra regulado por la Ley 80 de 1993 y 1150 de
2007 y dems normas que las modifiquen, adicionen o deroguen, y en las materias no reguladas en
dichas Leyes, a las disposiciones civiles y comerciales, y est sujeto a constantes modificaciones,
que deben ser tenidas en cuenta por los operadores en el curso de los procesos contractuales,
con el fin de evitar inconvenientes que puedan viciar los mismos.
Como quiera que el xito del proceso contractual se logra con el cumplimiento de cada uno de los
pasos y etapas consagrados en las normas, y con la coordinacin entre las diferentes dependencias
o instancias que participan en el mismo, se presenta este Manual de Contratacin, que servir
de gua de gestin y orientacin en el desarrollo de la actividad, buscando garantizar que la
adquisicin de bienes y servicios para el cumplimiento de los fines de la CPNAA, se realice con los
ms altos niveles de eficiencia y efectividad y que la supervisin de los contratos se realice conforme
a las normas legales, buscando el cumplimiento de los fines estatales.
De conformidad con el artculo 160 del Decreto 1510 del 17 de julio de 2013, el presente manual
contiene las funciones internas en materia contractual, las tareas que deban acometerse por
virtud de la delegacin o desconcentracin de funciones, las que se derivan de la vigilancia y
control de la ejecucin contractual, constituyndose en una herramienta de trabajo para los
trabajadores y contratistas de la CPNAA, y de manera especial para aquellos encargados de
adelantar los trmites que da a da demandan ambos procesos.
Esperamos que este instrumento se constituya en un insumo de consulta permanente que
minimice la ocurrencia de errores en materia contractual y haga ms efectivo el proceso de
adquisicin de bienes y servicios y de control de la ejecucin contractual en el CPNAA.

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INTRODUCCIN
El Manual de Contratacin y Supervisin del CPNAA, integra elementos como la caracterizacin, el
procedimiento y la documentacin soporte que permite la estandarizacin de los procesos, bajo el
marco normativo de la Ley 80 de 1993 y 1150 de 2007, Decreto 1510 del 17 de julio de 2013 y dems
normas que las modifiquen, adicionen o deroguen, y en las materias no reguladas en dichas Leyes, a
las disposiciones civiles y comerciales. A su vez el captulo de supervisin contiene los aspectos
legales y procedimentales a tener en cuenta en desarrollo de la ejecucin del contrato.
Este documento est conformado por cinco captulos, en los que se sealan los pasos para
adelantar el proceso de contratacin de acuerdo con la normatividad vigente, as como los actores
que intervienen en el desarrollo del mismo.
El primer captulo presenta el objetivo de esta herramienta de gestin, la normatividad aplicable,
haciendo alusin a las principales normas que regulan el proceso contractual, la competencia para
la celebracin de contratos en el CPNAA y la planeacin de la contratacin; el segundo contiene
el proceso con sus subprocesos: precontractual, contractual y pos contractual, el tercero incluye
el procedimiento para cada una de las modalidades de seleccin de contratistas y los pasos a seguir
en cada caso y el cuarto incluye el procedimiento de Supervisin. El ltimo captulo integra un
glosario con los trminos de comn utilizacin en los procesos contractuales
Este Manual se constituir en una herramienta para que la seleccin de los contratistas y la
celebracin de los respectivos contratos por parte del CPNAA, sean el resultado de un diligente y
coordinado proceso de planeacin y de ejecucin de todas las actividades, estudios, proyecciones
y anlisis necesarios para tal efecto, enmarcado en los principios constitucionales de la funcin
administrativa y de los principios que informan la actividad contractual del Estado.
Finalmente, se resalta la necesidad de tener en cuenta los formatos propios del desarrollo del
proceso contractual y que forman parte integral del Sistema de Gestin de Calidad , contenidos
en el Software ISOlucin Estndar V.3, herramienta integral para la administracin, gestin y
mantenimiento del Sistema de Gestin de Calidad del CPNAA.

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CAPTULO 1
GENERALIDADES
1.1 OBJETIVO
Dar claridad en los procedimientos internos a seguir para la obtencin de bienes y servicios y todos
los asuntos propios de la contratacin, desde su planeacin, pasando por los subprocesos de
seleccin, ejecucin, vigilancia y control. Su aplicacin no releva al usuario de la observancia de
las normas vigentes y sus modificaciones.
1.2

NORMATIVIDAD APLICABLE

De conformidad con los artculos 1 y 2 de la Ley 80 de 1993, los contratos que celebre el
CPNAA, se rigen por lo dispuesto en La Constitucin Poltica de Colombia, el Estatuto General de
Contratacin de la Administracin Pblica, las leyes 1150 de 2007 y 1474 de 2011, los decretos
019 de 2012 y 1510 de 2013 y las dems disposiciones que lo reglamenten, complementen,
adicionen o modifiquen.
De igual forma, segn lo establece el artculo 13 de la Ley 80 de 1993, a la contratacin estatal
le son aplicables las disposiciones comerciales y civiles pertinentes en aquellas materias no reguladas
por la misma. La contratacin que lleve a cabo el CPNAA, deber sujetarse tambin a las
disposiciones del Manual de Presupuesto.
1.3.
RGIMEN LEGAL DE INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES, PROHIBICIONES Y
CONFLICTO DE INTERESES.
1.3.1.

INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES:

No podrn participar en procedimientos de seleccin, ni celebrar contratos con e l CPNAA, las


personas naturales o jurdicas que se hallen incursas en alguna de las causales de inhabilidad o
incompatibilidades sealadas en la Constitucin Poltica, la Ley, los reglamentos de la Entidad, y
especialmente, las contempladas en los artculos 8 (adicionado por el artculo 18 de la Ley 1150 de
2007 y modificado por los artculos 1 y 2 de la ley 1474 de 2011), 9 de la Ley 80 de 1993 y el
artculo 4 de la Ley 1474 de 2011 por medio del cual se adicion el literal f) al numeral 2 del artculo
8 de la Ley 80 de 1993.
1.3.2.

PROHIBICIONES:

Los trabajadores y contratistas del CPNAA, en desarrollo de los procesos de contratacin, debern
abstenerse de realizar las conductas expresamente prohibidas en la Constitucin, la ley y en
especial las consagradas en la Ley 734 de 2002 (Cdigo Disciplinario nico).

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1.3.3.

CONFLICTO DE INTERESES:

En general todo trabajador del CPNAA y quienes presten sus servicios al mismo, se deben
abstener de participar por s o por interpuesta persona, en inters personal o de terceros, en
actividades de contratacin que puedan constituir un posible conflicto de inters, entendido ste
como toda situacin de contraste o incompatibilidad que pueda darse entre los intereses del
CPNAA y el de los trabajadores o contratistas. Se considera que tambin existe conflicto de inters
cuando el asunto afecte o se relacione con su cnyuge, compaero o compaera permanente, o
algunos de sus parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o
primero civil, o su socio o socios de hecho o de derecho.
1.4. PRINCIPIOS APLICABLES A LA CONTRATACIN:
En los procesos de contratacin que adelante e l CPNAA, se tendrn en cuenta los principios
consagrados en la Constitucin Poltica, el Estatuto General de Contratacin de la Administracin
Pblica, el Cdigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, y especialmente
los de buena fe, debido proceso, primaca del derecho sustancial sobre lo material, planeacin,
igualdad, anualidad, responsabilidad, economa, celeridad, oportunidad, publicidad, seleccin objetiva y
transparencia, que se definen a continuacin:.
1.4.1 Buena fe:
Las actuaciones en la contratacin debern ceirse a los postulados de la buena fe, la cual se
presumir en todas las gestiones que adelanten los trabajadores y contratistas del CPNAA y quienes
contraten con sta Entidad.
1.4.2. Calidad:
Es deber de los trabajadores y contratistas que intervengan en la contratacin, controlar y asegurar la
calidad de todos los procesos que la componen, exigiendo los mejores estndares a los Contratistas y
desarrollando acciones para satisfacer las necesidades y expectativas de los clientes internos y
externos del CPNAA.
1.4.3. Celeridad:
Las normas establecidas en este Manual, debern ser utilizadas por los trabajadores y contratistas de
la Entidad como un mecanismo para agilizar las decisiones, y para que los trmites de la contratacin
se cumplan con eficiencia y eficacia. Los trabajadores y contratistas del CPNAA impulsarn los
procesos de contratacin encaminados a lograr que una vez iniciados, stos puedan adjudicarse,
celebrarse y ejecutarse a la mayor brevedad.
1.4.4. Economa:
Los procesos de contratacin se adelantarn de tal manera que la Entidad pueda seleccionar la
propuesta que mejor convenga a sus intereses para ejecutar el respectivo contrato, haciendo la mejor
inversin en recursos tcnicos, econmicos y humanos; los recursos destinados para la contratacin,
deben ser administrados con austeridad en medios, tiempo y gastos.

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Este principio adems busca que en igualdad de condiciones de calidad, los bienes y servicios se
obtengan al menor costo.
Las normas de seleccin y los pliegos de condiciones fijarn procedimientos estrictamente necesarios
para asegurar la seleccin objetiva, sealarn trminos precisos y se dar impulso oficioso a las
actuaciones.
Los trmites se adelantarn con austeridad de tiempo, medios y gastos y se impedirn las demoras en
la ejecucin del contrato.
Se adoptarn procedimientos que garanticen la pronta solucin de diferencias y controversias.
La iniciacin de los procesos contractuales y la suscripcin de contratos slo proceden cuando existan
las partidas y la disponibilidad presupuestal.
La conveniencia del objeto y las aprobaciones para proceder se analizarn e impartirn antes del inicio
del proceso contractual.
Con la debida anticipacin a la iniciacin del proceso de seleccin o a la firma del contrato, debern
elaborarse los estudios, diseos y proyectos requeridos y el pliego de condiciones.
1.4.5. Planeacin
Es la etapa de concepcin del contrato o de definicin de los requerimientos de una contratacin. Todo
trmite contractual deber corresponder a una cuidadosa planeacin, para contribuir en forma eficiente
al logro de los objetivos Institucionales, establecindose previamente las necesidades de la Entidad
para el cumplimiento del servicio pblico que le ha sido encomendado, la disponibilidad de los recursos
suficientes para respaldar la contratacin, las condiciones, los riesgos, plazos, valor y el esquema que
implementar para establecer el seguimiento y control a la actividad, servicios o bienes contratados.
1.4.6. Responsabilidad
Los trabajadores y / o contratistas que intervengan en la planeacin, trmite, celebracin, ejecucin y
liquidacin de un contrato, estn obligados a proteger los derechos del CPNAA, del Contratista y de
terceras personas que puedan verse afectadas con el mismo. Dichos trabajadores y / o contratistas
debern responder por sus actuaciones y omisiones antijurdicas e indemnizar los daos que se causen
por razn de ellas.
De igual manera, los Contratistas deben garantizar la calidad de los trabajos, bienes o servicios
contratados, y responder por ello.
Las personas naturales que actan en representacin de las dos partes, lo mismo que los
supervisores, interventores, consultores, asesores, etc., que intervengan en la contratacin del
CPNAA, responden de diversas maneras en el proceso contractual.
Por las actuaciones, hechos, omisiones o abstenciones que les sean imputables y que causen perjuicio
a los contratistas, responden civilmente, tanto por la disminucin patrimonial que causen como por la
ganancia o beneficio dejado de percibir por ellos.
En el evento en que la administracin sea condenada a reparar daos econmicos como consecuencia

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de actuaciones de los trabajadores o agentes suyos en la actividad contractual, procede la accin de


repeticin contra ellos, en los trminos y circunstancias del artculo 90 de la Constitucin Poltica.
La entidad y trabajadores respondern cuando hubieren abierto licitaciones sin haber elaborado los
diseos, estudios o evaluaciones indispensables, o cuando los pliegos de condiciones hayan sido
elaborados en forma incompleta, ambigua o confusa que conduzcan a interpretaciones subjetivas.
Los trabajadores estn expuestos a responsabilidad civil, penal, fiscal y disciplinaria, por sus acciones
u omisiones en la actuacin contractual. A su vez, estn obligados a buscar el cumplimiento de los
fines de la contratacin, a vigilar la correcta ejecucin del objeto contratado, a proteger los derechos de
la entidad, del contratista y de los terceros que puedan verse afectados con motivo de la adjudicacin y
ejecucin del contrato. Las actuaciones de los trabajadores estarn presididas por las reglas sobre
administracin de bienes ajenos y los postulados acordes con la tica y la justicia.
1.4.7. Transparencia
El CPNAA debe dar aplicacin al desarrollo reglamentario del deber de seleccin objetiva, sealado en
el artculo 5 de la Ley 1150 de 2007 y sus decretos reglamentarios, segn el cual los factores de
escogencia y calificacin que establezca la Entidad en los pliegos o trminos de referencia tendrn en
cuenta criterios y reglas claras y conocidas con oportunidad, para que los interesados conozcan los
informes, conceptos y decisiones, as como para formular observaciones.
Con este propsito, el trabajador y / o contratista competente dispondr lo necesario para que en el
proceso de contratacin se deje evidencia documental de las actuaciones y decisiones que ocurran
dentro del mismo.
Este principio se refiere a la etapa de formacin del contrato y busca la imparcialidad, la igualdad de
oportunidades, la publicidad, el debido proceso y la seleccin objetiva de los contratistas, an en la
adjudicacin directa.
Bajo este principio, la ley establece que la escogencia del contratista debe efectuarse a travs de
licitacin pblica, salvo las excepciones legales.
El proceso contractual debe dar la oportunidad de conocer, formular observaciones y controvertir las
actuaciones.
Las actuaciones de los trabajadores y / o contratistas del CPNAA en los procesos contractuales sern
pblicas lo mismo que los expedientes.
A las personas que demuestren inters legtimo se les suministrar, a costa de ellas, copia de las
actuaciones y propuestas recibidas, respetando la reserva de patentes, procedimientos y privilegios.
Los pliegos de condiciones debern contener requisitos necesarios, reglas objetivas, justas, claras y
completas, condiciones sobre costos y calidad de los bienes, obras y servicios.
Los actos administrativos que se expidan en el proceso contractual, incluidos el acto de adjudicacin y
la declaratoria de desierto, se motivan en forma detallada y precisa.
Los avisos de cualquier clase en el proceso contractual no podrn incluir referencia alguna al nombre

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de ningn trabajador de la entidad.


Seleccin Objetiva
La escogencia debe hacerse al ofrecimiento ms favorable a la entidad y a los fines que ella busca, sin
tener en consideracin factores de afecto o de inters y, en general, cualquier clase de motivacin
subjetiva.
Es la eleccin imparcial del contratista que ms convenga a los intereses del CPNAA, considerando los
criterios que han sido previamente establecidos por la entidad para calificar y escoger en igualdad de
condiciones la mejor de las propuestas.
Documentacin de la contratacin
Los trabajadores y / o contratistas competentes debern garantizar que las diferentes etapas del
proceso de contratacin queden registradas documentalmente. Los trmites y actuaciones
administrativas, deben quedar soportadas en su totalidad en documentos, atendiendo los principios de
eficiencia, economa y celeridad.
Adems, en cumplimiento del artculo 36 del Cdigo de Procedimiento Administrativo y de lo
Contencioso Administrativo, se debe conformar el expediente con todos los documentos y actuaciones
de cada contrato para su posterior examen, obtencin de copias y certificaciones sobre el mismo. Para
tal propsito todo documento debe quedar fechado y suscrito por los trabajadores y o contratistas que
lo elaboraron, proyectaron y/o intervinieron en su elaboracin.
Igualdad de los proponentes
Los procesos de contratacin del CPNAA tienen el propsito de que los proponentes participen en
igualdad de condiciones, con las mismas posibilidades, derechos, obligaciones, oportunidades y
facultades, sin que exista discriminacin o favorecimiento en contra o a favor de alguno de ellos.
Supremaca de lo sustancial sobre lo formal.
En todo proceso de seleccin de contratistas primar lo sustancial sobre lo formal. En consecuencia, no
podr rechazarse una propuesta por la ausencia de requisitos o la falta de documentos que verifiquen
las condiciones del proponente o soporten el contenido de la oferta y que no constituyan los factores de
escogencia establecidos por el CPNAA en el pliego de condiciones.
Tales requisitos o documentos podrn ser requeridos por la entidad en condiciones de igualdad para
todos los proponentes hasta la adjudicacin, o hasta el momento en que se establezca en el pliego de
condiciones.
En ningn caso se podr sealar taxativamente los requisitos o documentos subsanables o no
subsanables en el pliego de condiciones, ni permitir que se subsanen asuntos relacionados con la falta
de capacidad para presentar la oferta, ni que se acrediten circunstancias ocurridas con posterioridad al
cierre del proceso.
En los procesos de contratacin se seguirn los lineamientos establecidos para cada modalidad de
seleccin y los pliegos de condiciones indicarn los requisitos y objetivos necesarios para participar

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en los procesos de seleccin, definiendo reglas objetivas, justas, claras y completas que permitan
la confeccin de ofrecimientos de la misma ndole y aseguren la escogencia objetiva del
contratista.
El C P N A A , dispondr lo necesario para que en los procesos de contratacin se deje evidencia
documental de las actuaciones y decisiones que ocurran dentro del mismo.

1.5. COMPETENCIA
Segn el artculo 11 de la ley 80 de 1993, la competencia para ordenar y dirigir la celebracin de
licitaciones y para escoger contratistas ser del jefe o representante de la entidad, segn el caso.
De conformidad con el artculo 12 de la ley 80 de 1993, los jefes y los representantes legales de
las entidades estatales podrn delegar total o parcialmente la competencia para celebrar contratos
y desconcentrar la realizacin de licitaciones en los trabajadores que desempeen cargos del nivel
directivo o en sus equivalentes.
En consonancia con lo anterior, el Acuerdo 01 de 2012, en su artculo 3, numeral 2) establece que la
Direccin Ejecutiva del Consejo ejercer la gerencia administrativa de la entidad y para el efecto
desempear, entre otras, Servir como ordenador del gasto de la entidad sin lmite de cuanta
en cumplimiento de su misin institucional y conforme al presupuesto y los planes aprobados por
la Sala de Deliberacin y Decisin.
Por su parte el numeral 3 del artculo 4 del Acuerdo No. 1 de 2012 expedido por la Sala de Deliberacin
y Decisin del Consejo Profesional Nacional de Arquitectura y sus Profesiones Auxiliares, le asigna a la
Subdireccin Jurdica la funcin de adelantar el proceso de adquisicin de bienes y servicios
necesarios para el normal funcionamiento de la entidad.
1.6. PLAN DE CONTRATACIN
En cumplimiento del principio de planeacin, el objetivo del plan de contratacin es proyectar las
necesidades de bienes y servicios del CPNAA, que se requieren para lograr la misin
institucional en trminos de eficiencia y eficacia, en cumplimiento de los fines del Estado.
El Plan de Contratacin contendr, previa construccin del objeto del bien o servicio a adquirir y la
estimacin del presupuesto que se destinar para dichos fines, la modalidad de seleccin por
medio de la cual se llevar a cabo la escogencia del contratista. Todos los bienes, servicios u obras
a contratar deben ser concordantes con la definicin de los respectivos rubros que integran el
presupuesto de la entidad, de acuerdo con la naturaleza y el objeto contractual.
En la primera semana del mes de enero de cada ao, y de conformidad con lo dispuesto en el
artculo 74 de la Ley 1474 de 2011, las dependencias del CPNAA remitirn sus requerimientos en
materia de contratacin a la D i r e c c i n E j e c u t i v a para la consolidacin del Plan de Contratacin
y su posterior publicacin a mas tardar el 31 de enero en su pgina Web.
En este Plan no se registrar lo relativo a Caja Menor, Nmina y Servicios Pblicos.

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En el Plan de Contratacin se incluirn las fechas mximas en que las dependencias solicitantes
remitirn a la Subdireccin Jurdica los estudios previos necesarios para iniciar cualquier proceso
de seleccin, lo anterior de acuerdo con los trminos establecidos para cada modalidad de
seleccin. Las solicitudes de contratacin debern radicarse en la S u b d i r e c c i n J u r d i c a con
mnimo u n m e s (1) de antelacin a la fecha de inicio prevista en el Plan de Contratacin, a
fin de cumplir con el cronograma y satisfacer oportunamente la necesidad requerida por el CPNAA.
Las reas en las que surge la necesidad realizarn el seguimiento al cumplimiento de los
cronogramas pactados dentro del plan de contratacin.
Toda necesidad presentada o solicitada a la S u b d i r e c c i n J u r d i c a , deber estar
inscrita en el Plan de Contratacin, el cual podr ser modificado de acuerdo con las necesidades
del servicio, previa justificacin de las dependencias solicitantes.
CAPTULO 2
DEL PROCESO CONTRACTUAL

En los procesos contractuales adelantados por e l CPNAA, se seguirn los trmites y


procedimientos establecidos en el presente manual de acuerdo con lo previsto en las normas
vigentes de contratacin estatal.
Se entiende por proceso contractual, el conjunto de etapas, actividades y trmites que el CPNAA
debe realizar para la adquisicin de los bienes, servicios u obras que se requieran para el
cumplimiento de sus funciones.
Las siguientes son las instancias que participan en el proceso contractual del CPNAA:
INSTANCIAS DENTRO DEL PROCESO CONTRACTUAL
1. COMIT ASESOR Y EVALUADOR:

En los procedimientos de seleccin de contratistas bajo las modalidades de Licitacin Pblica,


Seleccin Abreviada, Mnima Cuanta y Concurso de Mritos participar el Comit Asesor y
Evaluador del CPNAA, el cual estar integrado por:
GRUPO JURIDICO
Subdirector Jurdico
Profesional Especializado 01 de
la Subdireccin Jurdica

GRUPO TCNICO
Subdirector de Fomento

GRUPO FINANCIERO
Profesional Universitario 00 de
la Direccin Ejecutiva o quien
haga sus veces

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Como miembros del Comit Asesor y Evaluador del CPNAA adems podrn ser designados por la
Direccin Ejecutiva los trabajadores que a su juicio informen, expliquen o den claridad jurdica o tcnica a
los temas a tratar en la reunin respectiva.

La Subdirectora Jurdica ser el Coordinador del Comit.


El Profesional Especializado 01 de la Subdireccin Jurdica actuar como Secretario del
Comit.
Los contratistas que integren el Comit Asesor y Evaluador, debern tener esa obligacin en
el contrato.
En el evento de ser necesario que el proponente subsane la propuesta el Comit Asesor y
Evaluador, a t r a v s d e l S e c r e t a r i o d e l C o m i t , ser responsable de requerir la
informacin al proponente, para lo cual, en caso de ser necesario contarn con la asesora o
acompaamiento de la Subdireccin Jurdica.
1.1.

FUNCIONES DEL COMIT ASESOR Y EVALUADOR:


1) Estudiar la necesidad, conveniencia y oportunidad para la apertura de los procesos de
contratacin estatal, con arreglo a las modalidades de seleccin de licitacin pblica, seleccin
abreviada y concurso de mritos.
2) Velar por el estricto cumplimiento de los principios rectores de la contratacin estatal,
establecidos en la Constitucin Poltica de Colombia, Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007,
Decreto 1510 del 17 de julio de 2013 y dems normas complementarias en la materia.
3) Formular recomendaciones orientadas a la existencia de una adecuada planeacin en los
procesos de contratacin de la Entidad, dirigida a alcanzar los objetivos institucionales.
4) Recomendar la aprobacin de los estudios y documentos previos que se elaboren por cada una
de las dependencias del Consejo Profesional Nacional de Arquitectura y sus Profesiones
Auxiliares, que requieran el bien o servicio, con arreglo a las modalidades de seleccin de
licitacin pblica, seleccin abreviada y concurso de mritos.
5) Estudiar los pliegos de condiciones de los procesos contractuales que se pretendan adelantar
con recursos del Consejo Profesional Nacional de Arquitectura y sus Profesiones Auxiliares.
6) Participar en las diferentes etapas precontractuales de los procesos de seleccin de licitacin
pblica, seleccin abreviada y concurso de mritos.
7) Este comit deber evaluar y calificar las propuestas presentadas dentro del proceso de
seleccin, de manera objetiva, cindose exclusivamente a las reglas contenidas en el
pliego de condiciones. Deber verificar que las garantas de seriedad de la propuesta
cumplan las condiciones solicitadas en el pliego de condiciones y el cumplimiento de los
requisitos habilitantes desde el punto de vista jurdico, tcnico, y financiero, as como las
condiciones de experiencia.
8) Recomendar procedimientos que mejoren la eficiencia y economa del proceso que haga

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parte, as como definir conflictos de interpretacin de las normas de contratacin,


respetando en todo caso los principios que rigen la actividad contractual.
9) Presentar los respectivos informes de evaluacin y calificacin, recomendar al Director
Ejecutivo el sentido de la decisin a adoptar de conformidad con la evaluacin efectuada
y proyectar la respuesta a las observaciones a la evaluacin.
10) Evaluar las propuestas en los procesos de seleccin de licitacin pblica, seleccin abreviada
y concurso de mritos.
11) Recomendar al Ordenador del Gasto, la adjudicacin o declaratoria de desierta de los
respectivos procesos de seleccin de licitacin pblica, seleccin abreviada y concurso de
mritos.
12) En los procesos de Mnima Cuanta, la funcin del Comit Asesor y Evaluador est
dirigida a verificar los requisitos habilitantes del proponente cuya oferta sea la de menor valor.
La Subdireccin Jurdica, es la encargada de asesorar y adelantar todas las etapas del proceso
contractual, previa entrega de la documentacin por el rea o dependencia que requiera la
contratacin.
En el concurso de mritos, el Comit Asesor y Evaluador estar integrado por un nmero plural e
impar de personas.
1.2.

REUNIONES DEL COMIT ASESOR Y EVALUADOR.

El Comit Asesor y Evaluador se reunir las veces que convoque su Coordinador y de sus reuniones se
dejar constancia en actas que se firmarn por todos los integrantes. Estas actas se debern aprobar
en la reunin siguiente; su numeracin ser ascendente y con interrupcin anual. Su elaboracin y
custodia ser responsabilidad del Secretario del Comit.
Pargrafo Primero. El Secretario del Comit realizar esta convocatoria mediante comunicacin
escrita dirigida a cada uno de los integrantes, indicando el lugar, fecha y hora de su realizacin, con
mnimo un (1) da hbil de antelacin a la celebracin de la misma.
Pargrafo Segundo. Cuando por causa justificada, algn integrante del Comit no pueda asistir a la
reunin deber dar aviso por escrito al Secretario del mismo, con antelacin a la fecha de la reunin.
1.3.

DECISIONES DEL COMIT ASESOR Y EVALUADOR.

El Comit Asesor y Evaluador deliberar con la asistencia de los tres (3) integrantes, y decidir
vlidamente con el voto favorable de la mayora de sus asistentes, determinaciones que tendrn el
carcter de recomendacin para el Ordenador del Gasto.
2. REA O DEPENDENCIA QUE REQUIERE EL SERVICIO
La dependencia que requiere la contratacin del servicio, es la encargada de elaborar los estudios
previos, con el apoyo de la Subdireccin Jurdica, para el inicio del proceso contractual y tiene la

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obligacin de entregar completos todos los documentos, en medio fsico y magntico, para la
elaboracin del contrato por la Subdireccin Jurdica. Los estudios previos debern ser
cuidadosamente elaborados por el rea que requiere la contratacin, de manera que no existan
errores en la forma y el fondo que puedan prestarse a equvocos en la seleccin objetiva del
contratista. En caso de que se presenten estas situaciones y no puedan ser corregidas de oficio
por la Subdireccin Jurdica, la documentacin ser devuelta al rea respectiva, para la correspondiente
modificacin o adecuacin, en un plazo no superior a ocho das hbiles.
2.1 ETAPA PRECONTRACTUAL:
Esta etapa tiene como objetivo la planeacin y preparacin del proceso contractual y comprende entre
otros aspectos, la elaboracin del plan de contratacin definido y descrito en el numeral 1.6 del
Captulo 1 de este manual, la realizacin de estudios previos, el anlisis de los precios del mercado,
las autorizaciones y /o licencias, en el evento de ser necesaria la elaboracin de pliegos de
condiciones y el subproceso de seleccin de contratistas.
De acuerdo con lo anterior y teniendo en cuenta lo consagrado en el artculo 2 de la Ley 1150 de
2007 y el Decreto 1510 del 17 de julio de 2013, se determinar la modalidad de seleccin que deba
realizarse: Licitacin pblica; concurso de mritos; seleccin abreviada, mnima cuanta o
contratacin directa.
Las dependencias que requieren el bien o servicio a contratar, son las encargadas de planear la
contratacin de sus necesidades. En los estudios previos debern definir
las
especificaciones
tcnicas, el objeto a contratar, indicar el rubro presupuestal a afectar con la contratacin, indicar
si la contratacin respectiva est cobijada por un Acuerdo Internacional o un Tratado de Libre
Comercio vigente para el Estado Colombiano, de conformidad con el artculo 2 0 del Decreto
1510 del 17 de julio de 2013, elaborar los estudios de costos, y en general establecer todos los
aspectos a tener en cuenta en el futuro contrato a suscribir, los cuales sern de mayor o menor
complejidad segn la naturaleza y caractersticas del objeto contractual.
2.1.1 Estudios previos:
La contratacin debe estar precedida de un estudio en el cual se describa la necesidad del
bien o servicio a contratar.
La elaboracin de los estudios previos, estar a cargo del rea en la cual surge la necesidad o
dependencia solicitante, que ser la responsable de presentar los documentos
necesarios
para adelantar la contratacin. En los estudios deber sealarse el trabajador al que le
corresponder realizar la supervisin del contrato.
De acuerdo con la modalidad de seleccin aplicable, el rea en la cual surge la necesidad debe
realizar la solicitud de contratacin y diligenciar el formato de Estudios Previos que forman
parte integral del SGC, contenidos en el Software ISOlucin Estndar V.3, herramienta integral
para la administracin, gestin y mantenimiento del SGC, el cual contiene los aspectos mnimos
requeridos por el Decreto 1510 del 17 de julio de 2013, la Ley 80 de 1993 y la Ley 1150 de 2007.
Sin perjuicio de lo descrito, la dependencia solicitante debe incluir todos los dems aspectos que

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considere necesarios para complementar los estudios.


A los estudios previos deber anexarse el Certificado de Disponibilidad Presupuestal e x p e d i d o
p o r el Profesional competente.
Los estudios previos con los documentos definitivos que sirven de soporte de los mismos y las
disponibilidades presupuestales, se remitirn a la Subdireccin Jurdica, en fsico y magntico, con
treinta (30) das de antelacin a la fecha prevista para el inicio de la contratacin en el Plan de
Contratacin, a fin de iniciar el proceso de seleccin o elaborar el contrato. Sin la totalidad de los
documentos establecidos en el Decreto 1510 del 17 de julio de 2013, no se dar inicio al proceso.
La Subdireccin Jurdica devolver las solicitudes de contratacin cuyos documentos no estn
correctos para iniciar el correspondiente proceso de seleccin, y solo hasta que se corrijan
empezarn a correr los trminos para iniciar el proceso.
Los elementos mnimos previstos en el artculo 20 del Decreto 1510 del 17 de julio de 2013, se
complementarn con los exigidos de manera puntual en las diversas modalidades de seleccin.
El soporte de la tipificacin, estimacin, y asignacin de los riesgos previsibles que puedan afectar el
equilibrio econmico del contrato slo ser exigible para las modalidades de licitacin pblica,
seleccin abreviada y concurso de mritos, de conformidad con el artculo 4 de la Ley 1150 de
2007, como lo define el Decreto 1510 del 17 de julio de 2013, teniendo en cuenta los lineamientos
establecidos por Colombia Compra Eficiente en el Manual para la identificacin y Cobertura del
Riesgo en los Procesos de Contratacin y deber realizarse para cada caso concreto, en razn que
stos riesgos varan dependiendo del objeto de la contratacin.
Al elaborar los estudios previos la dependencia que los disee debe tener en cuenta que los
riesgos que deben estimarse, tipificarse y asignarse son solamente los previsibles, para lo cual
hay que entender que el concepto de previsibilidad se refiere a los eventos que razonablemente
pueden esperarse que ocurran en condiciones normales y que puedan afectar el equilibrio econmico
del contrato.
De conformidad con lo anterior los riesgos regulatorios, legislativos, tributarios no debern incluirse
en el texto de los estudios previos, ni pliegos de condiciones. La fuerza mayor y el caso fortuito no
son susceptibles de preverse, precisamente la imprevisibilidad es su caracterstica.
Se entienden como riesgos involucrados en la contratacin todas aquellas circunstancias que de
presentarse durante el desarrollo y ejecucin del contrato, puedan alterar el equilibrio financiero del
mismo; as el riesgo ser previsible en la medida en que el mismo sea identificable y cuantificable.
2.1.2. Estudios de mercado: los estudios de costos forman parte de los estudios previos y deben
entregarse junto a la solicitud de contratacin en la Subdireccin Jurdica. Con base en las
especificaciones tcnicas y dems caractersticas de la contratacin a realizar, debe efectuarse
un completo estudio de mercado que permita soportar el valor estimado del contrato a celebrar
teniendo en cuenta todas las variables utilizadas para determinar el presupuesto, conforme lo
seala el numeral 4 del artculo 20 del Decreto 1510 del 17 de julio de 2013.

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Se tendrn en cuenta los valores de fletes, (Cuando a ello haya lugar) segur os y dems gastos en
que deba incurrir el proveedor para la entrega de los bienes o servicios, as como las condiciones
de pago, volmenes y en general, todos aquellos factores que afecten el precio del bien o del servicio.
Para la realizacin de procesos contractuales del presupuesto de funcionamiento, los estudios de
mercado sern efectuados por la Direccin Ejecutiva de la entidad o el profesional a quien esta delegue.
2.1.3. Disponibilidad Presupuestal: La solicitud de expedicin del CDP, se debe tramitar y
emitirse por el responsable de acuerdo con el valor solicitado en los estudios previos, respetando el
plan de contratacin mencionado y la normatividad presupuestal vigente.
En el evento en que un contrato sea adicionado en valor, se r e q u i e r e l a expedicin de un
certificado de disponibilidad presupuestal.
Estn facultados para requerir contratos y solicitar disponibilidades presupuestales, las siguientes
dependencias y reas:

Direccin Ejecutiva
Subdireccin Jurdica
Subdireccin de Fomento

Autorizaciones y/o licencias o permisos: como parte de los estudios previos, la dependencia del
CPNAA que requiera el bien o servicio a contratar deber efectuar los anlisis necesarios para
determinar si antes de iniciar el respectivo proceso contractual se requieren autorizaciones, licencias o
permisos, y en caso positivo tramitarlas ante las instancias correspondientes.
Inicio del proceso contractual:
De conformidad con la normatividad vigente, la cuanta y el tipo de contrato a celebrar, la Subdireccin
Jurdica, dar inicio al proceso de contratacin y/o elaboracin del contrato, previa verificacin de la
existencia de mnimo los siguientes requisitos:

Solicitud de adelantamiento de proceso contractual y estudios previos, debidamente

diligenciados y suscritos por quienes tengan facultad para ello.


Certificado de disponibilidad presupuestal.
Constancia escrita de la idoneidad y experiencia del contratista, as como de la
insuficiencia de personal de planta para cumplir con el objeto contractual (cuando se
trate de contratos de prestacin de servicios y de apoyo a la gestin).
Todos los soportes de los estudios previos, acompaados de la documentacin que sea
necesaria de acuerdo con la modalidad de seleccin.

NOTA: La Subdireccin Jurdica devolver las solicitudes de contratacin, que previa verificacin, les
falte la documentacin necesaria para la elaboracin o firma del contrato, o que no sean claras
en su objeto y obligaciones, o presenten deficiencias en la parte tcnica.

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2.1.4.

Proyecto de pliego y pliego de condiciones definitivo:

Es el documento estructural del proceso de seleccin, que contiene el conjunto de requerimientos


jurdicos, tcnicos, econmicos y financieros, as como las condiciones, plazos y procedimientos,
que permitan la seleccin objetiva del ofrecimiento ms favorable para la entidad en los procesos de
seleccin de Licitacin Pblica, Seleccin Abreviada y Concurso de Mritos. Este acto
administrativo tambin contiene las condiciones del contrato a celebrar.
En los procesos de mnima cuanta, se requiere de un documento que contenga las especificaciones
tcnicas, requisitos habilitantes y factores de ponderacin, segn sea el caso.
En la elaboracin del pliego de condiciones se tendr en la descripcin tcnica detallada y
completa del objeto a contratar, la ficha tcnica del bien o servicio de caractersticas tcnicas
uniformes y de comn utilizacin la cual se publicar como documento separable del pliego como
anexo tcnico (artculo 22 del Decreto 1510 del 17 de julio de 2013), o los requerimientos
tcnicos, segn sea el caso, se presentar siempre en documento separado del pliego de
condiciones, como anexo tcnico, el cual ser pblico, salvo expresa reserva.
Al pliego se anexar el proyecto de minuta del contrato a celebrarse y los dems documentos que
sean necesarios.
2.1.5.

Seleccin de contratistas:

El CPNAA seleccionar los contratistas mediante las modalidades de licitacin pblica,


concurso de mritos, seleccin abreviada, mnima cuanta o contratacin directa, de conformidad
con lo dispuesto en la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, y el Decreto 1510 del 17 de julio de 2013,
as como las dems normas que las complementen, reformen o sustituyan.
NOTA: Para todas las modalidades de seleccin, cuando alguna propuesta no se entregue
debidamente sellada, se dejar constancia en el acta de cierre. As mismo, si se evidencia
que una propuesta fue abierta antes del momento sealado, el proceso de seleccin se
declarar desierto, de conformidad con lo establecido en el pargrafo 5 del artculo 2.2.5 del Decreto
1510 del 17 de julio de 2013.
2.1.7.1.

Licitacin pblica

Acorde con lo dispuesto en la Ley 1150 de 2007, el CPNAA efectuar la seleccin de los
contratistas, por regla general, a travs de licitacin pblica, con excepcin de los casos que se
enmarcan dentro de alguna de las causales contempladas en las dems modalidades de seleccin,
de acuerdo con lo sealado en los numerales 2, 3 y 4 del artculo 2 de la Ley 1150 de 2007.
La licitacin pblica consiste en la convocatoria pblica que hace e l CPNAA para que, en
igualdad de oportunidades participen todas las personas naturales, jurdicas, nacionales o
extranjeras que cumplan los requisitos establecidos en los correspondientes pliegos de condiciones.
Esta modalidad de seleccin est consagrada en el artculo 30 de la Ley 80 de 1993, el artculo 2

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de la Ley 1150 de 2007, as como lo sealado en el captulo I del Ttulo I del Decreto 1510 del 17
de julio de 2013.
2.1.7.2.

Seleccin abreviada

Conforme a lo sealado en el artculo 2 de la Ley 1150 de 2007, as como por lo sealado en el


artculo 40 y ss del Decreto 1510 del 17 de julio de 2013, e l CPNAA realizar la contratacin
mediante la modalidad de seleccin abreviada en los siguientes casos:

Adquisicin o suministro de bienes y servicios de caractersticas tcnicas uniformes y de

2.1.7.3.

comn utilizacin por parte de las entidades. En este evento, deber hacerse uso de uno
de los siguientes procedimientos siempre y cuando el p r e s e n t e reglamento as lo seale:
subasta inversa, compra por acuerdo marco de precios o adquisicin a travs de bolsas de
productos.
Contratacin de menor cuanta. (Segn tabla de cuantas del CPNAA, que se actualizar
anualmente o cuando el monto del presupuesto sea modificado).
Celebracin de contratos para la prestacin de servicios de salud.
La contratacin cuyo proceso de licitacin pblica haya sido declarado desierto.
La enajenacin de bienes del Estado. (Literal d, numeral 2, artculo 2 de la ley 1150 de
2007).
Concurso de mritos

Esta modalidad de seleccin est consagrada en el numeral 2 del artculo 32 de la Ley 80 de 1993,
en el artculo 2 de la Ley 1150 de 2007 y los artculos 66 al 72 del Decreto 1510 del 17 de julio de
2013, cuando se requiera contratar los servicios de consultora a que se refiere el numeral 2 del
artculo 32 de la Ley 80 de 1993, as como aquellos de arquitectura y que corresponden a aquellos
que celebren las entidades estatales referidos a los estudios necesarios para la ejecucin de
proyectos de inversin, estudios de diagnstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o
proyectos especficos, as como a las asesoras tcnicas de coordinacin, control y supervisin.
Son tambin contratos de consultora los que tiene por objeto la interventora, asesoras,
gerencia de obra o de proyectos, direccin programacin y la ejecucin de diseos, planos,
anteproyectos y proyectos.
En la seleccin de consultores e l CPNAA podr utilizar el sistema de concurso abierto o
concurso con precalificacin.
Concurso abierto: procede cuando e l CPNAA defina en los requerimientos tcnicos la
metodologa exacta para la ejecucin de la consultora, as como el plan y cargas de trabajo para
la misma, caso en el cual se exigir la presentacin de una propuesta tcnica simplificada (PTS). En
estos casos se prescinde de los procedimientos de precalificacin.
Concurso por el sistema de precalificacin con lista corta: procede cuando los servicios de
consultora sealados en los requerimientos tcnicos para el respectivo concurso de mritos
puedan desarrollarse con diferentes enfoques o metodologas. (PTD)

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2.1.7.4.

Contratacin directa

El CPNAA a travs del ordenador del gasto, justificar mediante un acto administrativo el uso de
la modalidad de seleccin de contratacin directa. Este acto administrativo contendr el
sealamiento de la causal que se invoca, la determinacin del objeto a contratar, presupuesto para
la contratacin y las condiciones que se exigirn al contratista, indicacin del lugar donde se
podrn consultar los estudios y documentos previos.
Este acto administrativo no es necesario en los siguientes casos, de conformidad con lo previsto
en el artculo 73 del Decreto 1510 del 17 de julio de 2013, as:

cuando el contrato a celebrar es de prestacin de servicios profesionales y de apoyo a la gestin


Para los contratos de que tratan los literales a), b) y c) del artculo 75 del Decreto 1510 de 2013 .

2.1.7.5.

Mnima Cuanta

El CPNAA, adelantar el procedimiento de mnima cuanta para la adquisicin de bienes, servicios


y obras cuyo valor no exceda el 10% de la menor cuanta de la Entidad, independiente de su
objeto, teniendo en cuenta el procedimiento previsto en el Captulo V del Ttulo I del Decreto 1510 del
17 de julio de 2013.
2.2 ETAPA CONTRACTUAL:
Esta etapa comprende la elaboracin y perfeccionamiento del contrato, la constitucin y
aprobacin de la garanta, la publicacin y el pago de impuestos, cuando a ello haya lugar; la
ejecucin del objeto contractual y el seguimiento del mismo.
2.2.1 Del perfeccionamiento, ejecucin y legalizacin del contrato:
De conformidad con las normas aplicables vigentes, los contratos del CPNAA se perfeccionarn
cuando se logre acuerdo sobre su objeto y contraprestacin y se eleven a escrito (articulo 41 Ley
80 de 1993).
Para la ejecucin del mismo se requiere el registro presupuestal, la aprobacin de la garanta por
parte de la Subdireccin Jurdica del CPNAA y la verificacin de que el contratista o el proponente se
encuentra al da en el pago de aportes parafiscales relativos al Sistema de Seguridad Social
Integral de conformidad con lo sealado en las normas que regulan la materia.
Su legalizacin operar cuando se expida el correspondiente registro presupuestal por el Profesional
competente.
2.2.1.1 Garanta:
Una vez perfeccionado el contrato, l a Subdireccin Jurdica entregar una copia al contratista para
que constituya la garanta de cumplimiento y/o dems plizas a que haya lugar segn la
naturaleza y cuanta del contrato, de conformidad con las reglas que regulen la materia.

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Constituidas en legal forma y en los trminos previstos en el contrato la garanta de cumplimiento y


dems amparos a que haya lugar, l a Subdireccin Jurdica impartir la respectiva aprobacin.
El CPNAA, no exigir garanta en los contratos que no superen el 10% de la mnima cuanta
de la entidad y en los que surjan de la modalidad de contratacin directa. No obstante si del
anlisis previo se desprende la necesidad, e l CPNAA podr exigirla, caso en el cual, la
dependencia que requiere la contratacin analizar la pertinencia o no de su exigencia y dejar
constancia escrita en el documento de estudios previos explicando las razones que conducen a esta
decisin. Similar situacin se dar en el caso de los contratos interadministrativos, pues la exigencia
de garanta depender de la complejidad del objeto del contrato.
No se requiere garanta nica cuando e l CPNAA adquiera bienes y servicios en
establecimientos que correspondan a la definicin de gran almacn sealada por la
Superintendencia de Industria y Comercio.
2.2.2.

Modificaciones a los contratos:

Si durante la ejecucin del contrato se presentan situaciones que ameriten su prrroga o


adicin, el supervisor y/o interventor debern justificar la necesidad, durante la vigencia del
contrato, allegando la documentacin soporte para el trmite respectivo.
2.2.2.1.

Adiciones y prrrogas

Las adiciones a los contratos pueden ser en bienes, servicios, valor y tiempo. Las adiciones en valor
deben contar con la correspondiente apropiacin presupuestal, y atendiendo lo establecido en el
pargrafo del artculo 40 de la Ley 80 de 1993, los contratos no podrn adicionarse en ms del
cincuenta por ciento (50%) de su valor inicial, expresado ste en salarios mnimos legales
mensuales. El supervisor y/o interventor deber presentar la solicitud de adicin y/o prrroga con su
respectiva justificacin, con quince (15) das de antelacin al vencimiento del plazo de ejecucin
estipulado en el contrato.
2.2.2.2.

Otras Modificaciones

Si durante la ejecucin del contrato se establece la necesidad de ajustar algunos trminos o


condiciones pactadas, diferentes a la adicin de bienes, servicios, valor y tiempo, que impliquen
modificar parte de lo pactado, para garantizar la adecuada ejecucin del contrato y el logro de
los objetivos propuestos, se deber elaborar la justificacin respectiva para el trmite
correspondiente por parte de la Subdireccin Jurdica. En todo caso, dicho ajuste no podr modificar
el objeto.
2.2.3. Suspensin del Contrato
Si durante el desarrollo del contrato se presentan circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito, o
circunstancias ajenas a la voluntad de las partes, que impiden en forma temporal su normal
ejecucin las partes pueden de mutuo acuerdo pactar como mecanismo excepcional la suspensin

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del mismo.
En la solicitud de suspensin, debe indicarse el trmino exacto de suspensin, al reiniciarse la
ejecucin del contrato, supervisor o interventor deber exigir al contratista que ajuste la vigencia de
la garanta.
2.2.4. Cesin del Contrato
Los contratos del CPNAA, de acuerdo con lo dispuesto en el inciso 3 del articulo 41 de la Ley 80 de
1993, son intuito persone, por tal razn como norma general no son susceptibles de cederse, salvo
que exista aprobacin previa y escrita del CPNAA. En consecuencia el contratista tampoco podr en
ningn caso, subcontratar total ni parcialmente la ejecucin del contrato.
2.2.5. Terminacin anticipada por mutuo acuerdo de las partes.
El contrato puede darse por terminado por las partes, cuando las partes as lo acuerden,
atendiendo la autonoma de la voluntad de las partes, que se constituye en vinculante para las partes
del contrato.
2.3. ETAPA POSCONTRACTUAL: LIQUIDACIN
Esta etapa hace referencia al subproceso de liquidacin del contrato. Vencido el plazo de
ejecucin de las obligaciones contractuales, e l CPNAA proceder a la liquidacin del contrato,
conforme a lo dispuesto en el artculo 60 de la Ley 80 de 1993 y el artculo 11 de la Ley 1150 de
2007. De conformidad con el artculo 217 del Decreto 019 de 2012, la liquidacin no ser
obligatoria en los contratos de prestacin de servicios profesionales y de apoyo a la gestin.
En consonancia con las disposiciones mencionadas, e l CPNAA efectuar la liquidacin de los
contratos de tracto sucesivo, aquellos cuya ejecucin y cumplimiento se prolongue en el tiempo o
que de acuerdo con las circunstancias lo ameriten.
En este perodo es fundamental la actuacin del supervisor o interventor del contrato quien en
representacin del CPNAA efectuar junto con el contratista, la revisin y anlisis sobre el
cumplimiento de las obligaciones pactadas.
En las actas de liquidacin de los contratos, podrn incluirse los acuerdos, conciliaciones y
transacciones a que llegaren las partes para poner fin a las divergencias presentadas y poder
declararse a paz y salvo. Para el efecto, se debe tener en cuenta que cualquier acto de
disposicin que implique compromisos presupuestales adicionales, deber ser sometido a estudio y
aprobacin del Comit de Conciliacin y Defensa Judicial de la Entidad.
2.3.1. Liquidacin por mutuo acuerdo y unilateral:
De conformidad con el artculo 11 de la Ley 1150 de 2007, para los contratos en que proceda la
liquidacin, la Entidad convocar al contratista para la suscripcin del acta de liquidacin; si
efectuado el requerimiento no se logra la liquidacin bilateral, e l CPNAA, podr liquidar en

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forma unilateral dentro de los dos meses siguientes, de conformidad con lo dispuesto en las normas
vigentes.
En este caso, el supervisor o interventor del contrato enviar a la Subdireccin Jurdica un informe
explicando la situacin y anexando los soportes correspondientes, tales como actas,
requerimientos, el estado de cuenta, etc., con el fin de que se proyecte el acto administrativo de
liquidacin unilateral y se realicen los trmites pertinentes para su firma.
CAPTULO 3
PROCEDIMIENTOS PARA CADA UNA DE LAS MODALIDADES DE SELECCIN
3.1 LICITACIN PBLICA
En el cuadro siguiente se describe el procedimiento de licitacin pblica, el cual constituye la regla
general para seleccionar a los contratistas, (numeral 1, artculo 2, de la ley 1150 de 2007). Las
excepciones para contratar el bien, servicio u obra a travs de un mecanismo diferente, se
encuentran contempladas en los numerales 2, 3 y 4 del artculo 2 de la ley 1150 de 2007,
Plan Nacional de Desarrollo y el Decreto 1510 del 17 de julio de 2013.
Ver el numeral 2.1.7.1. Licitacin pblica.
PROCEDIMIENTO DE LICITACION PBLICA CPNAA
ACTIVIDADES

RESPONSABLE

OPORTUNIDAD

Verificar la inclusin del requerimiento en el


Plan de Contratacin

rea o dependencia que


requiere la contratacin

Realizar el estudio de mercado (mnimo 2


cotizaciones)
Elaborar los estudios previos con el apoyo de la
Subdireccin Jurdica

rea o dependencia que


requiere la contratacin
rea o dependencia que
requiere la contratacin

Primer acto a cargo del rea o


dependencia que requiere la
contratacin, previo de elaborar
o proyectar cualquier otro
documento
Previo a la elaboracin de los
estudios previos.

Elaborar estudios del sector

Solicitar
Certificado
de
Disponibilidad
Presupuestal
Expedicin del Certificado de Disponibilidad
Presupuestal
A travs de nota interna realizar la solicitud de
adelantar proceso contractual y remitirla a la
Subdireccin Jurdica con los estudios previos y
CDP
Elaborar proyecto pliego de condiciones y
cronograma con base en los estudios previos
Enviar a los miembros del Comit Asesor y
Evaluador del CPNAA el proyecto de pliego de
condiciones para su aprobacin
Elaboracin del aviso inicial de convocatoria
pblica, el cual debe contener la siguiente

rea o dependencia que


requiere la contratacin
rea o dependencia que
requiere la contratacin
Profesional encargado
de la Direccin Ejecutiva
rea o dependencia que
requiere la contratacin

2
3

6
7

8
9

10

FORMATO, REGISTRO Y /
O MEDIO DE
PUBLICACION
Plan de Contratacin

Acudir al Formato que


reposa en el software
Isolucin V.3

Subdireccin Jurdica
Subdireccin Jurdica

Subdireccin Jurdica

De conformidad con los plazos


establecidos el cronograma

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informacin:

CPNAA

Objeto a contratar
Modalidad de seleccin
Indicar si la contratacin se encuentra
cobijada por un Acuerdo Internacional o
un Tratado de Libre Comercio
Presupuesto
oficial
del
proceso
contractual
Lugar fsico o electrnico donde
puede consultarse el proyecto de
pliego de condiciones, estudios y
documentos previos (Requisitos del
artculo 4.1.2 del Decreto 1510 del 17
de julio de 2013) o convocatoria
limitada a Mi pymes (Requisitos del
artculo 4.1.3 del Decreto 1510 del 17
de julio de 2013)
11

Subdireccin Jurdica
Publicar:
Aviso de Convocatoria Pblica
Proyecto de pliego de condiciones
Estudios previos

10 das hbiles antes del acto


que ordena la apertura.
La publicacin del proyecto de
pliego de condiciones no
generas obligacin para el
CPNAA de dar apertura al
proceso de seleccin.
Las
observaciones
se
presentarn por los interesados
en participar en el proceso
durante
el
trmino
de
publicacin del proyecto de
pliego de condiciones y/o de
conformidad con lo establecido
en el cronograma
De conformidad con el plazo
establecido en el cronograma
De conformidad con el plazo
establecido en el cronograma

Secop y Pgina Web del


CPNAA

Secop y Pgina Web del


CPNAA

12

Recibir observaciones al proyecto de pliego de


condiciones y remitirlas al Comit Asesor y
Evaluar para analizar y dar las respuestas
correspondientes

Subdireccin Jurdica

13

Analizar las observaciones recibidas al proyecto


de pliego de condiciones
Elaboracin del documento de respuesta a las
observaciones y remisin del mismo a la
Subdireccin Jurdica
Publicacin documento de aceptacin o rechazo
de las observaciones al proyecto de pliego de
condiciones

Comit
Asesor
Evaluador
Comit
Asesor
Evaluador
Subdireccin Jurdica

De conformidad con el plazo


establecido en el cronograma

16

Elaboracin del pliego de condiciones definitivo

Subdireccin Jurdica

17

Enviar a los miembros del Comit Asesor y


Evaluador del CPNAA el pliego de condiciones
para su aprobacin
Publicar uno (1) o hasta tres (3) avisos de la
convocatoria con intervalos de dos (2) a cinco
(5) das calendario
Elaboracin y seguimiento de la resolucin que
ordena la apertura del proceso contractual
Publicacin de la resolucin de apertura del
proceso de seleccin de conformidad con el
artculo 19 y 24 del Decreto 1510 del 17 de julio
de 2013, publicacin del pliego de condiciones
definitivo y del documento de respuestas a las
observaciones presentadas al proyecto de
pliegos.
Audiencia de determinacin de riesgos
previsibles (obligatorio en esta modalidad de

Subdireccin Jurdica

De conformidad con el plazo


establecido en el cronograma
De conformidad con los plazos
establecidos el cronograma

14

15

18

19
20

21

y
y

Subdireccin Jurdica

Subdireccin Jurdica
Subdireccin Jurdica

Subdireccin Jurdica
Comit
Asesor
y

Correo electrnico o fsico

Dentro de los diez (10) a veinte


(20) das calendario anteriores a
la apertura de la licitacin
De conformidad con los plazos
establecidos el cronograma
Dentro de los diez (10) a veinte
(20) das calendario anteriores a
la apertura de la licitacin

Secop y Pgina Web del


CPNAA

Se realizar dentro de los tres


(3) das hbiles siguientes al

Secop y Pgina Web del


CPNAA

Secop y Pgina Web del


CPNAA

Carrera 6 No. 26 B-85 Piso 2, Bogot - Colombia


PBX 3502700 Fax: 3502700 Opcin 1
www.cpnaa.gov.co
Certificado SC 5502-1

22

23

24
25

26

27
28

29

30

31

seleccin).

Evaluador

En caso de ser necesario, se modificar el


documento de pliego de condiciones mediante
adendas, segn lo establecido en el artculo 25
del Decreto 1510 del 17 de julio de 2013, as
mismo, se podr ampliar el plazo de la licitacin
hasta por seis (6) das hbiles ms.
Cuando lo estime conveniente la entidad
interesada de oficio o a solicitud de un nmero
plural de posibles oferentes, podr ampliar el
plazo de la licitacin antes de su vencimiento,
por un trmino no superior a la mitad del
inicialmente fijado. En todo caso no podrn
expedirse adendas dentro de los tres (3) das
anteriores en que se tiene previsto el cierre del
proceso de seleccin, ni siquiera para extender
el trmino del mismo. La publicacin de estas
adendas solo se podr realizar en das hbiles y
horarios laborales de conformidad con lo
establecido en el artculo 25 del Decreto 1510
del 17 de julio de 2013.
Recibir las ofertas el da y hora prevista en el
pliego de condiciones y elaborar el acta.
Enviar a los miembros del Comit Asesor y
Evaluador del CPNAA las propuestas recibidas
para su evaluacin
Realizar la verificacin jurdica, tcnica y
ponderacin de los factores de escogencia
(Calidad y Precio), de las propuestas y remitir
las solicitudes de aclaracin (De conformidad
con el artculo 2.2.8 del Decreto 1510 del 17 de
julio de 2013)
Recibir aclaraciones de los proponentes

Director Ejecutivo
Comit
Asesor
y
Evaluador
Subdireccin Jurdica

Realizar la evaluacin motivada, jurdica,


tcnica, econmica y financiera de las
propuestas, y remitirla a la Subdireccin Jurdica
para su publicacin en el Secop
Recibir
y
analizar
las
observaciones
presentadas por los oferentes al informe de
evaluacin, proyectar respuestas y publicarlas
Proyectar resolucin de adjudicacin o
declaratoria de desierta para la firma del
Director Ejecutivo
Se dar aplicacin a lo previsto en el artculo 39
del Decreto 1510 del 17 de julio de 2013.
Se levantar un acta en la que se dejar
constancia de las deliberaciones y decisiones
que en el desarrollo de la misma se hubieren
producido.

inicio del plazo para la


presentacin de propuestas
Hasta antes de los tres (3) das
previos al cierre del proceso de
seleccin

Director Ejecutivo
Comit
Asesor
y
Evaluador
Subdireccin Jurdica

Hasta antes de los tres (3) das


previos al cierre del proceso de
seleccin

Subdireccin Jurdica

De conformidad con los plazos


establecidos el cronograma
Una vez finalizado el cierre

Subdireccin Jurdica

Comit
Asesor
Evaluador

Secop y Pgina Web del


CPNAA

De conformidad con los plazos


establecidos el cronograma

Comit
Asesor
y
Evaluador
Comit
Asesor
y
Evaluador
Subdireccin Jurdica

De conformidad con los plazos


establecidos el cronograma
De conformidad con los plazos
establecidos el cronograma

Secop y Pgina Web del


CPNAA

Comit
Asesor
y
Evaluador
Subdireccin Jurdica
Subdireccin Jurdica

De conformidad con los plazos


establecidos el cronograma

Secop y Pgina Web del


CPNAA

Director Ejecutivo
Comit
Asesor
y
Evaluador
Subdireccin Jurdica

De conformidad con los plazos


establecidos el cronograma

De conformidad con los plazos


establecidos el cronograma
Secop y Pgina Web del
CPNAA

En caso de adjudicacin, la misma se


entender
notificada
al
proponente
favorecido y comunicado a los dems
participantes
en
dicha
audiencia, de
conformidad con lo dispuesto en el artculo 9
de la Ley 1150 de 2007.
Dentro del mismo trmino de adjudicacin,

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podr declararse desierta la licitacin.


32
33

34
35
36

Publicar acto de adjudicacin o declaratoria


desierta
Elaborar minuta de contrato, remitir para
firma a Director Ejecutivo y hacer seguimiento
para su perfeccionamiento

Subdireccin Jurdica

Una vez perfeccionado, exigir la expedicin de


la garanta y solicitar el Registro Presupuestal
Efectuar el respectivo Registro Presupuestal

Subdireccin Jurdica

Director Ejecutivo
Subdireccin Jurdica

Profesional encargado
de la Direccin Ejecutiva
Subdireccin Jurdica

37

Revisar y verificar las vigencias y los valores de


los amparos y aprobar la garanta.
Remitir designacin de Supervisor

38

Suscribir acta de inicio

Supervisor y Contratista

39

Supervisar la ejecucin y cumplimiento del


objeto y obligaciones contractuales

Supervisor

40

Realizar la solicitud de modificacin o adicin


cuando la ejecucin del objeto contractual lo
requiera
Una vez vencido el plazo de ejecucin,
proyectar acta de liquidacin bilateral o de
comn acuerdo y enviar con el estado financiero
a la Subdireccin Jurdica por medio fsico y
electrnico.
Revisar y ajustar el proyecto de liquidacin
y efectuar los trmites pertinentes para la
formalizacin de la misma
Enviar Acta de liquidacin de mutuo
acuerdo para firma del Director Ejecutivo y
convocar al contratista para su suscripcin
Cuando el contratista no atienda la solicitud
para liquidar por mutuo acuerdo el contrato,
proyectar resolucin de liquidacin unilateral y
enviar a Direccin Ejecutiva para firma, con
documentos soportes
Notificacin
al
contratista
del
acto
administrativo de liquidacin unilateral

Supervisor

41

42

43

44

45

Subdireccin Jurdica

De conformidad con el plazo


establecido en el cronograma
Se suscribir despus de la
fecha de adjudicacin de
conformidad con los plazos
publicados en el cronograma
De conformidad con el plazo
establecido en el cronograma
Con el perfeccionamiento del
contrato
Con
posterioridad
al
perfeccionamiento del contrato
Una vez aprobada la garanta y
se registre presupuestalmente el
contrato

Dentro del plazo de ejecucin


del contrato

Supervisor

Dentro del plazo previsto para el


efecto dentro del contrato

Subdireccin Jurdica

Dentro del plazo previsto para el


efecto dentro del contrato

Direccin Ejecutiva
Subdireccin Jurdica

Dentro del plazo previsto para el


efecto dentro del contrato

Subdireccin Jurdica

Dentro del plazo legalmente


previsto

Direccin Ejecutiva
Subdireccin Jurdica

Dentro del plazo legalmente


previsto

Secop y Pgina Web del


CPNAA

Acudir al Formato que


reposa en el software
Isolucin V.3
Acudir al Formato de
Supervisin que reposa en
el software Isolucin V.3

Acudir al Formato que


reposa en el software
Isolucin V.3

3.2. SELECCIN ABREVIADA


Conforme a lo sealado en el numeral 2 del artculo 2 de la Ley 1150 de 2007, en concordancia con
el captulo II del Ttulo I del Decreto 1510 del 17 de julio de 2013, e l CPNAA realizar la
contratacin mediante la modalidad de seleccin abreviada en los siguientes casos:

Adquisicin de bienes y servicios de caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacin


Contratacin de menor cuanta (Segn tabla de cuantas del CPNAA, que se actualizar
anualmente o cuando el monto del presupuesto sea modificado).
Cuando un proceso de licitacin pblica haya sido declarado desierto.
Enajenacin de bienes del Estado

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A continuacin se presentan los procedimientos a seguir, cuando se trate de alguna de las


situaciones relacionadas anteriormente.
PROCEDIMIENTO DE SELEECION ABREVIADA CPNAA
Menor Cuanta
ACTIVIDADES

RESPONSABLE

OPORTUNIDAD

Verificar la inclusin del requerimiento en el


Plan de Contratacin

rea o dependencia que


requiere la contratacin

Realizar el estudio de mercado (mnimo 2


cotizaciones)
Elaborar los estudios previos con el apoyo de la
Subdireccin Jurdica

rea o dependencia que


requiere la contratacin
rea o dependencia que
requiere la contratacin

Primer acto a cargo del rea o


dependencia que requiere la
contratacin, previo de elaborar
o proyectar cualquier otro
documento
Previo a la elaboracin de los
estudios previos.

Elaborar estudios del sector

Solicitar
Certificado
de
Disponibilidad
Presupuestal
Expedicin del Certificado de Disponibilidad
Presupuestal
A travs de nota interna realizar la solicitud de
adelantar proceso contractual y remitirla a la
Subdireccin Jurdica con los estudios previos y
CDP
Elaborar proyecto pliego de condiciones y
cronograma con base en los estudios previos
Enviar a los miembros del Comit Asesor y
Evaluador del CPNAA el proyecto de pliego de
condiciones para su aprobacin
Elaboracin del aviso inicial de convocatoria
pblica, el cual debe contener la siguiente
informacin:

rea o dependencia que


requiere la contratacin
rea o dependencia que
requiere la contratacin
Profesional encargado
de la Direccin Ejecutiva
rea o dependencia que
requiere la contratacin

2
3

6
7

8
9

10

FORMATO, REGISTRO Y /
O MEDIO DE
PUBLICACION
Plan de Contratacin

Acudir al Formato que


reposa en el software
Isolucin V.3

Subdireccin Jurdica
Subdireccin Jurdica

De conformidad con los plazos


establecidos el cronograma

Subdireccin Jurdica

Secop y Pgina Web del


CPNAA

Objeto a contratar
Modalidad de seleccin
Presupuesto
oficial
del
proceso
contractual
Lugar fsico o electrnico donde
puede consultarse el proyecto de
pliego de condiciones, estudios y
documentos previos (Requisitos del
artculo 52 del Decreto 1510 del 17 de
julio de 2013) o convocatoria limitada
a Mi pymes
11

Subdireccin Jurdica
Publicar :
Aviso de Convocatoria Pblica con las
exigencias del Decreto 1510 del 17 de
julio de 2013
Proyecto de pliego de condiciones
Estudios
previos
y
dems
documentos precontractuales

5 das hbiles antes del acto


que ordena la apertura.
La publicacin del proyecto de
pliego de condiciones no genera
obligacin para el CPNAA de
dar apertura al proceso de
seleccin.

Secop y Pgina Web del


CPNAA

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Certificado SC 5502-1

12

Recibir observaciones al proyecto de pliego de


condiciones y remitirlas al Comit Asesor y
Evaluar para analizar y dar las respuestas
correspondientes

Subdireccin Jurdica

13

Analizar las observaciones recibidas al proyecto


de pliego de condiciones
Elaboracin del documento de respuesta a las
observaciones y remisin del mismo a la
Subdireccin Jurdica
Elaboracin del pliego de condiciones definitivo

Comit
Asesor
Evaluador
Comit
Asesor
Evaluador

Enviar a los miembros del Comit Asesor y


Evaluador del CPNAA el pliego de condiciones
para su aprobacin
Audiencia de aclaracin al contenido del pliego
de condiciones definitivo (en el evento de que la
complejidad del objeto contractual lo requiera)

Subdireccin Jurdica

Subdireccin
Jurdica
Comit
Asesor
y
Evaluador

De conformidad con los plazos


establecidos el cronograma

Elaboracin y seguimiento de la resolucin que


ordena la apertura del proceso contractual
Publicacin de la resolucin de apertura del
proceso de seleccin de conformidad con el
artculo 19 y 24 del Decreto 1510 del 17 de julio
de 2013, publicacin del pliego de condiciones
definitivo y del documento de respuestas a las
observaciones presentadas al proyecto de
pliegos de condiciones.
Audiencia de consolidacin de oferentes cuando
se reciban ms de diez (10) manifestaciones de
inters, de conformidad con el artculo 59 del
Decreto 1510 del 17 de julio de 2013
Podrn expedirse adendas de conformidad con
el artculo 22 numeral 13 de Decreto 1510 del
17 de julio de 2013
Recibir las ofertas el da y hora prevista en el
pliego de condiciones y elaborar el acta.
Enviar a los miembros del Comit Asesor y
Evaluador del CPNAA las propuestas recibidas
para su evaluacin
El comit asesor y evaluador de acuerdo con los
parmetros establecidos en el pliego de
condiciones verificar los requisitos habilitantes
y ponderar los factores de escogencia de lo
cual dejara constancia en un informe que se
publicar e el Secop
Subsanacin de requisitos habilitantes por parte
de los proponentes previa solicitud del comit
asesor y evaluador
Plazo para formular observaciones al informe
definitivo de verificacin e los requisitos
habilitantes.
Elaboracin y publicacin de las respuestas a
las observaciones frente al informe definitivo de
verificacin de requisitos habilitantes

Subdireccin Jurdica

De conformidad con los plazos


establecidos el cronograma
De conformidad con los plazos
establecidos el cronograma

Elaborar proyectar resolucin de adjudicacin

Subdireccin Jurdica

14

15
16

17

18
19

20

21

22
23

24

25

26

27

28

y
y

Subdireccin Jurdica

Las
observaciones
se
presentarn por los interesados
en participar en el proceso
durante
el
trmino
de
publicacin del proyecto de
pliego de condiciones y/o de
conformidad con lo establecido
en el cronograma
De conformidad con el plazo
establecido en el cronograma
De conformidad con el plazo
establecido en el cronograma

Correo electrnico o fsico

De conformidad con el plazo


establecido en el cronograma
De conformidad con los plazos
establecidos el cronograma

Subdireccin Jurdica

Subdireccin Jurdica
Comit
Asesor
y
Evaluador

De conformidad con los plazos


establecidos el cronograma

Director Ejecutivo con


apoyo
del
Comit
Asesor y Evaluador
Subdireccin Jurdica

Hasta un (1) da antes del


proceso de seleccin

Subdireccin Jurdica

Secop y Pgina Web del


CPNAA

Secop y Pgina Web del


CPNAA

De conformidad con los plazos


establecidos el cronograma
Una vez finalizado el cierre

Comit
Asesor
Evaluador

De conformidad con los plazos


establecidos el cronograma

Comit
Asesor
Evaluador

De conformidad con los plazos


establecidos el cronograma

Los
proponentes
interesados por tres (3)
das hbiles
Comit
Asesor
y
Evaluador
Subdireccin Jurdica

De conformidad con los plazos


establecidos el cronograma
De conformidad con los plazos
establecidos el cronograma, en
todo caso dicho trmino no
podr ser inferior a tres (3) das
hbiles

Secop y Pgina Web del


CPNAA

Secop y Pgina Web del


CPNAA

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29
30
31

32
33
34

para la firma del Director Ejecutivo


Adjudicar o declarar desierto el proceso
Publicar acto de adjudicacin o declaratoria
desierta
Elaborar minuta de contrato, remitir para
firma a Director Ejecutivo y hacer seguimiento
para su perfeccionamiento
Una vez perfeccionado, exigir la expedicin de
la garanta y solicitar el Registro Presupuestal
Efectuar el respectivo Registro Presupuestal

Director Ejecutivo
Subdireccin Jurdica
Subdireccin Jurdica
Director Ejecutivo
Subdireccin Jurdica

Subdireccin Jurdica
Profesional encargado
de la Direccin Ejecutiva
Subdireccin Jurdica

35

Revisar y verificar las vigencias y los valores de


los amparos y aprobar la garanta.
Remitir designacin de Supervisor

36

Suscribir acta de inicio

Supervisor y Contratista

37

Supervisar la ejecucin y cumplimiento del


objeto y obligaciones contractuales

Supervisor

38

Realizar la solicitud de modificacin o adicin


cuando la ejecucin del objeto contractual lo
requiera
Una vez vencido el plazo de ejecucin,
proyectar acta de liquidacin bilateral o de
comn acuerdo y enviar con el estado financiero
a la Subdireccin Jurdica por medio fsico y
electrnico.
Revisar y ajustar el proyecto de liquidacin
y efectuar los trmites pertinentes para la
formalizacin de la misma
Enviar Acta de liquidacin de mutuo
acuerdo para firma del Director Ejecutivo y
convocar al contratista para su suscripcin
Cuando el contratista no atienda la solicitud
para liquidar por mutuo acuerdo el contrato,
proyectar resolucin de liquidacin unilateral y
enviar a Direccin Ejecutiva para firma, con
documentos soportes
Notificacin
al
contratista
del
acto
administrativo de liquidacin unilateral

Supervisor

39

40

41

42

43

Subdireccin Jurdica

De conformidad con el plazo


establecido en el cronograma
Secop y Pgina Web del
CPNAA
Se suscribir despus de la
fecha de adjudicacin de
conformidad con los plazos
publicados en el cronograma
De conformidad con el plazo
establecido en el cronograma
Con el perfeccionamiento del
contrato
Con
posterioridad
al
perfeccionamiento del contrato
Una vez aprobada la garanta y
se registre presupuestalmente el
contrato

Dentro del plazo de ejecucin


del contrato

Supervisor

Dentro del plazo previsto para el


efecto dentro del contrato

Subdireccin Jurdica

Dentro del plazo previsto para el


efecto dentro del contrato

Direccin Ejecutiva
Subdireccin Jurdica

Dentro del plazo previsto para el


efecto dentro del contrato

Subdireccin Jurdica

Dentro del plazo legalmente


previsto

Direccin Ejecutiva
Subdireccin Jurdica

Dentro del plazo legalmente


previsto

Acudir al Formato que


reposa en el software
Isolucin V.3
Acudir al Formato de
Supervisin que reposa en
el software Isolucin V.3

Acudir al Formato que


reposa en el software
Isolucin V.3

3.2.1 Adquisicin de bienes y servicios de caractersticas tcnicas uniformes y de comn


utilizacin.
Sin consideracin a la cuanta del contrato a celebrar, si el bien o servicio requerido por el CPNAA es
de caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacin deber hacerse uso de la compra del
acuerdo del procedimiento de subasta inversa que se describe a continuacin.
Una subasta inversa es una puja dinmica efectuada presencial o electrnicamente, mediante la
reduccin sucesiva de precios durante un tiempo determinado y el criterio de evaluacin es el precio.

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El CPNAA realizar la subasta inversa de manera presencial hasta tanto cuente con la
infraestructura tecnolgica para realizarla electrnicamente.
PROCEDIMIENTO DE SELEECION ABREVIADA CPNAA
Subasta Inversa

ACTIVIDADES

RESPONSABLE

OPORTUNIDAD

Verificar la inclusin del requerimiento en el


Plan de Contratacin

rea o dependencia que


requiere la contratacin

Realizar el estudio de mercado (mnimo 2


cotizaciones)
Elaborar los estudios previos con el apoyo de la
Subdireccin Jurdica

rea o dependencia que


requiere la contratacin
rea o dependencia que
requiere la contratacin

Primer acto a cargo del rea o


dependencia que requiere la
contratacin, previo de elaborar
o proyectar cualquier otro
documento
Previo a la elaboracin de los
estudios previos.

Elaborar estudios del sector

Solicitar
Certificado
de
Disponibilidad
Presupuestal
Expedicin del Certificado de Disponibilidad
Presupuestal
A travs de nota interna realizar la solicitud de
adelantar proceso contractual y remitirla a la
Subdireccin Jurdica con los estudios previos y
CDP
Elaborar proyecto pliego de condiciones y
cronograma con base en los estudios previos
Enviar a los miembros del Comit Asesor y
Evaluador del CPNAA el proyecto de pliego de
condiciones para su aprobacin
Elaboracin del aviso inicial de convocatoria
pblica, el cual debe contener la siguiente
informacin:

rea o dependencia que


requiere la contratacin
rea o dependencia que
requiere la contratacin
Profesional encargado
de la Direccin Ejecutiva
rea o dependencia que
requiere la contratacin

2
3

6
7

8
9

10

FORMATO, REGISTRO Y /
O MEDIO DE
PUBLICACION
Plan de Contratacin

Acudir al Formato que


reposa en el software
Isolucin V.3

Subdireccin Jurdica
Subdireccin Jurdica

Subdireccin Jurdica

De conformidad con los plazos


establecidos el cronograma
De conformidad con los plazos
establecidos el cronograma

Secop y Pgina Web del


CPNAA

Objeto a contratar
Modalidad de seleccin
Presupuesto
oficial
del
proceso
contractual
Lugar fsico o electrnico donde
puede consultarse el proyecto de
pliego de condiciones, estudios y
documentos previos (Requisitos del
artculo 152 del Decreto 1510 del 17
de julio de 2013) o convocatoria
limitada a Mi pymes (Requisitos del
artculo 152 del Decreto 1510 del 17
de julio de 2013)
11

Subdireccin Jurdica
Publicar :
Aviso de Convocatoria Pblica con las
exigencias del Decreto 1510 del 17 de
julio de 2013

5 das hbiles antes del acto


que ordena la apertura.
La publicacin del proyecto de
pliego de condiciones no genera
obligacin para el CPNAA de

Secop y Pgina Web del


CPNAA

Carrera 6 No. 26 B-85 Piso 2, Bogot - Colombia


PBX 3502700 Fax: 3502700 Opcin 1
www.cpnaa.gov.co
Certificado SC 5502-1

12

13
14

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16
17

18

19

20

21

22

23
24

25

26

Proyecto de pliego de condiciones


Estudios
previos
y
dems
documentos precontractuales
Recibir observaciones al proyecto de pliego de
condiciones y remitirlas al Comit Asesor y
Evaluar para analizar y dar las respuestas
correspondientes

dar apertura al proceso de


seleccin.
Subdireccin Jurdica

Analizar las observaciones recibidas al proyecto


de pliego de condiciones
Elaboracin del documento de respuesta a las
observaciones y remisin del mismo a la
Subdireccin Jurdica
Elaboracin del pliego de condiciones definitivo

Comit
Asesor
Evaluador
Comit
Asesor
Evaluador

Elaboracin y seguimiento de la resolucin que


ordena la apertura del proceso
Publicacin de la resolucin de apertura del
proceso de seleccin de conformidad con el
artculo 19 y 24 del Decreto 1510 del 17 de julio
de 2013, publicacin del pliego de condiciones
definitivo y del documento de respuestas a las
observaciones presentadas al proyecto de
pliegos de condiciones.
Audiencia de aclaracin al contenido del pliego
de condiciones definitivo. (En el evento de que
la complejidad del objeto contractual lo requiera)
Podrn expedirse adendas de conformidad con
el artculo 23 de Decreto 1510 del 17 de julio de
2013
Recibir las ofertas el da y hora prevista en el
pliego de condiciones en las cuales se incluir
una propuesta inicial de precio que ser abierta
solo al inicio de las puja y elaborar el acta.
Enviar a los miembros del Comit Asesor y
Evaluador del CPNAA las propuestas recibidas
para su evaluacin
El comit asesor y evaluador de acuerdo con los
parmetros establecidos en el pliego de
condiciones verificar los requisitos habilitantes
y ponderar los factores de escogencia de lo
cual dejara constancia en un informe que se
publicar e el Secop
Publicacin del informe definitivo de evaluacin
de los requisitos habilitantes en el Secop
Plazo para formular observaciones al informe
definitivo de verificacin e los requisitos
habilitantes y para que los proponentes
subsanen la ausencia de requisitos o la falta de
documentos.
En caso de que un solo oferente resulte
habilitado se adjudicara el proceso al
proponente, en las condiciones establecidas en
el pargrafo 5 del artculo 41 del Decreto 1510
del 17 de julio de 2013
Elaboracin y publicacin de las respuestas a
las observaciones frente al informe definitivo de
verificacin de requisitos habilitantes y citacin a

Subdireccin Jurdica

y
y

Subdireccin Jurdica

Las
observaciones
se
presentarn por los interesados
en participar en el proceso
durante
el
trmino
de
publicacin del proyecto de
pliego de condiciones y/o de
conformidad con lo establecido
en el cronograma
De conformidad con el plazo
establecido en el cronograma
De conformidad con el plazo
establecido en el cronograma
De conformidad con el plazo
establecido en el cronograma
De conformidad con los plazos
establecidos el cronograma
De conformidad con los plazos
establecidos el cronograma

Subdireccin Jurdica

Subdireccin Jurdica
Comit
Asesor
y
Evaluador
Director Ejecutivo con
apoyo
del
Comit
Asesor y Evaluador
Subdireccin Jurdica

De conformidad con los plazos


establecidos el cronograma

Subdireccin Jurdica

Una vez finalizado el cierre

Comit
Asesor
Evaluador

Hasta un (1) da antes del


proceso de seleccin

Correo electrnico o fsico

Secop y Pgina Web del


CPNAA

Secop y Pgina Web del


CPNAA

De conformidad con los plazos


establecidos el cronograma

De conformidad con los plazos


establecidos el cronograma

Subdireccin Jurdica

Secop y Pgina Web del


CPNAA

Secop y Pgina Web del


CPNAA
En ningn caso se podr
subsanar la capacidad jurdica

Director Ejecutivo
Comit
Asesor
Evaluador

y
y

Comit
Asesor
y
Evaluador
Subdireccin Jurdica

De conformidad con los plazos


publicados en el cronograma.
En ningn caso podr ser mayor
de la mitad del inicialmente
previsto.
De conformidad con los plazos
establecidos el cronograma.

Carrera 6 No. 26 B-85 Piso 2, Bogot - Colombia


PBX 3502700 Fax: 3502700 Opcin 1
www.cpnaa.gov.co
Certificado SC 5502-1

27

28

29
30
31
32

33
34
35

audiencia de subasta a los proponentes


habilitados
Si no se presenta ningn proponente, la entidad
ampliara el termino para la presentacin de
documentos habilitantes y oferta inicial de
precio, que no podr ser mayor a la mitad del
inicialmente previsto en el pliego de
condiciones.
Realizar Subasta Inversa Presencial mediante
audiencia pblica o electrnica cuando se
cuente con la infraestructura tecnolgica,
apertura de la oferta econmica e inicio de la
puja y levantar acta de la audiencia.
Elaborar proyecto de resolucin de adjudicacin
Adjudicar o declarar desierto el proceso
Publicar acto de adjudicacin o declaratoria
desierta
Elaborar minuta de contrato, remitir para
firma a Director Ejecutivo y hacer seguimiento
para su perfeccionamiento
Una vez perfeccionado, exigir la expedicin de
la garanta y solicitar el Registro Presupuestal
Efectuar el respectivo Registro Presupuestal

Comit
Asesor
y
Evaluador
Subdireccin Jurdica

De conformidad con los plazos


establecidos el cronograma.

Comit
Asesor
y
Evaluador
Subdireccin Jurdica

De conformidad con los plazos


establecidos el cronograma.

Subdireccin Jurdica
Director Ejecutivo
Subdireccin Jurdica
Subdireccin Jurdica
Director Ejecutivo
Subdireccin Jurdica

Subdireccin Jurdica
Profesional encargado
de la Direccin Ejecutiva
Subdireccin Jurdica

36

Revisar y verificar las vigencias y los valores de


los amparos y aprobar la garanta.
Remitir designacin de Supervisor

37

Suscribir acta de inicio

Supervisor y Contratista

38

Supervisar la ejecucin y cumplimiento del


objeto y obligaciones contractuales

Supervisor

39

Realizar la solicitud de modificacin o adicin


cuando la ejecucin del objeto contractual lo
requiera
Una vez vencido el plazo de ejecucin,
proyectar acta de liquidacin bilateral o de
comn acuerdo y enviar con el estado financiero
a la Subdireccin Jurdica por medio fsico y
electrnico.
Revisar y ajustar el proyecto de liquidacin
y efectuar los trmites pertinentes para la
formalizacin de la misma
Enviar Acta de liquidacin de mutuo
acuerdo para firma del Director Ejecutivo y
convocar al contratista para su suscripcin
Cuando el contratista no atienda la solicitud
para liquidar por mutuo acuerdo el contrato,
proyectar resolucin de liquidacin unilateral y
enviar a Direccin Ejecutiva para firma, con
documentos soportes
Notificacin
al
contratista
del
acto
administrativo de liquidacin unilateral

Supervisor

40

41

42

43

44

Subdireccin Jurdica

De conformidad con el plazo


establecido en el cronograma
Secop y Pgina Web del
CPNAA
Se suscribir despus de la
fecha de adjudicacin de
conformidad con los plazos
publicados en el cronograma
De conformidad con el plazo
establecido en el cronograma
Con el perfeccionamiento del
contrato
Con
posterioridad
al
perfeccionamiento del contrato
Una vez aprobada la garanta y
se registre presupuestalmente el
contrato

Dentro del plazo de ejecucin


del contrato

Supervisor

Dentro del plazo previsto para el


efecto dentro del contrato

Subdireccin Jurdica

Dentro del plazo previsto para el


efecto dentro del contrato

Direccin Ejecutiva
Subdireccin Jurdica

Dentro del plazo previsto para el


efecto dentro del contrato

Subdireccin Jurdica

Dentro del plazo legalmente


previsto

Direccin Ejecutiva
Subdireccin Jurdica

Dentro del plazo legalmente


previsto

Acudir al Formato que


reposa en el software
Isolucin V.3
Acudir al Formato de
Supervisin que reposa en
el software Isolucin V.3

Acudir al Formato que


reposa en el software
Isolucin V.3

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3.2.4 Contratacin de mnima cuanta

El CPNAA, adelantar el procedimiento de mnima cuanta para la adquisicin de bienes,


servicios y obras cuyo valor no exceda el 10% de la menor cuanta de la Entidad, independiente
de su objeto, teniendo en cuenta el procedimiento previsto en el Captulo V del Ttulo II del Decreto
1510 del 17 de julio de 2013.
PROCEDIMIENTO MINIMA CUANTIA CPNAA
ACTIVIDADES

RESPONSABLE

OPORTUNIDAD

Verificar la inclusin del requerimiento en el


Plan de Contratacin

rea o dependencia que


requiere la contratacin

Realizar el estudio de mercado (mnimo 2


cotizaciones)
Elaborar los estudios previos con el apoyo de la
Subdireccin Jurdica

rea o dependencia que


requiere la contratacin
rea o dependencia que
requiere la contratacin

Primer acto a cargo del rea o


dependencia que requiere la
contratacin, previo de elaborar
o proyectar cualquier otro
documento
Previo a la elaboracin de los
estudios previos.

Elaborar estudios del sector

Solicitar
Certificado
de
Disponibilidad
Presupuestal
Expedicin del Certificado de Disponibilidad
Presupuestal
A travs de nota interna realizar la solicitud de
adelantar proceso contractual y remitirla a la
Subdireccin Jurdica con los estudios previos y
CDP
Elaborar de la respectiva Invitacin Pblica (En
la misa se deben tener en cuenta los requisitos
mencionados en el literal a) del artculo 94 de la
Ley 1474 de 2011)
Publicar la Invitacin Pblica a contratar y los
estudios previos efectuados por el rea o
dependencia que requiere la contratacin por
un trmino no inferior a un (1) das hbil.
Recibir observaciones a los trminos de la
Invitacin Pblica y remitirlas al Comit Asesor
y Evaluar para analizar y dar las respuestas
correspondientes.

rea o dependencia que


requiere la contratacin
rea o dependencia que
requiere la contratacin
Profesional encargado
de la Direccin Ejecutiva
rea o dependencia que
requiere la contratacin

2
3

5
6

10
11

12
13

Analizar las observaciones recibidas a los


trminos de la Invitacin Pblica
Elaboracin del documento de respuesta a las
observaciones y remisin del mismo a la
Subdireccin Jurdica para proceder a su
publicacin
Recibir las ofertas presentadas por todos y cada
uno de los interesados.
Enviar a los miembros del Comit Asesor y
Evaluador del CPNAA las propuestas recibidas

FORMATO, REGISTRO Y /
O MEDIO DE
PUBLICACION
Plan de Contratacin

Acudir al Formato que


reposa en el software
Isolucin V.3

Subdireccin Jurdica

Subdireccin Jurdica

Subdireccin Jurdica

Comit
Asesor
y
Evaluador
Comit
Asesor
y
Evaluador
Subdireccin Jurdica
Subdireccin Jurdica
Subdireccin Jurdica
Comit
Asesor
y

De conformidad con los plazos


establecidos el cronograma

Las
observaciones
se
presentarn por los interesados
en participar en el proceso
durante
el
trmino
de
publicacin de la invitacin de
conformidad con lo establecido
en el cronograma
De conformidad con el plazo
establecido en el cronograma
De conformidad con el plazo
establecido en el cronograma

Secop y Pgina Web del


CPNAA
Correo electrnico o fsico

Secop y Pgina Web del


CPNAA

De conformidad con los plazos


establecidos el cronograma
Una vez finalizado el cierre y de
conformidad con los plazos

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14
15

16

17

18

19
20
21

para determinar cual es la ms econmica, a la


cual se le verificarn los requisitos, en caso de
que no cumpla se continuar con la verificacin
a la propuesta en el segundo lugar y as
sucesivamente,
Publicacin de la verificacin de los requisitos
habilitantes y de la evaluacin del menor precio.
Plazo para formular observaciones por parte de
los proponentes durante un (1) da hbil y
publicacin a las respuestas de las
observaciones en el Secop.
Elaboracin y publicacin de la comunicacin de
aceptacin de la oferta o declaratoria de
desierto debidamente motivada y de las
respuestas a las observaciones al informe de
verificacin si a ello hubiere lugar.
En caso de empate a menor precio se
adjudicar a quien haya entregado primero la
oferta.
La comunicacin de aceptacin junto con la
oferta constituyen para todos los efectos el
contrato celebrado (art. 85 Decreto 1510 del 17
de julio de 2013).
Una vez perfeccionado, exigir la expedicin de
la garanta y solicitar el Registro Presupuestal
Efectuar el respectivo Registro Presupuestal

Evaluador

establecidos el cronograma

Subdireccin Jurdica
Subdireccin Jurdica
Proponentes

De conformidad con los plazos


establecidos el cronograma

Secop y Pgina Web del


CPNAA
Secop y Pgina Web del
CPNAA

Subdireccin Jurdica

De conformidad con los plazos


establecidos el cronograma.

Secop y Pgina Web del


CPNAA

Comit
Asesor
y
Evaluador
Subdireccin Jurdica
Director Ejecutivo
Subdireccin Jurdica

De conformidad con los plazos


establecidos el cronograma.

Secop y Pgina Web del


CPNAA

Subdireccin Jurdica
Profesional encargado
de la Direccin Ejecutiva
Subdireccin Jurdica

Con el perfeccionamiento del


contrato
Con
posterioridad
al
perfeccionamiento del contrato

Subdireccin Jurdica

Con
posterioridad
al
perfeccionamiento del contrato
Una vez aprobada la garanta y
se registre presupuestalmente el
contrato

22

En el evento en que la entidad lo considere


pertinente, requerir al Contratista para la
constitucin de la garanta (no es obligatoria la
constitucin
de
garantas
en
este
procedimiento).
Aprobar garanta (si se ha solicitado)

23

Remitir designacin de Supervisor

Subdireccin Jurdica

24

Suscribir acta de inicio

Supervisor y Contratista

25

Supervisar la ejecucin y cumplimiento del


objeto y obligaciones contractuales

Supervisor

26

Realizar la solicitud de modificacin o adicin


cuando la ejecucin del objeto contractual lo
requiera
Una vez vencido el plazo de ejecucin,
proyectar acta de liquidacin bilateral o de
comn acuerdo y enviar con el estado financiero
a la Subdireccin Jurdica por medio fsico y
electrnico.
Revisar y ajustar el proyecto de liquidacin
y efectuar los trmites pertinentes para la
formalizacin de la misma
Enviar Acta de liquidacin de mutuo
acuerdo para firma del Director Ejecutivo y
convocar al contratista para su suscripcin

Supervisor

Cuando el contratista no atienda la solicitud


para liquidar por mutuo acuerdo el contrato,

27

28

29

30

Se suscribir despus de la
fecha de adjudicacin de
conformidad con los plazos
publicados en el cronograma

Dentro del plazo de ejecucin


del contrato

Supervisor

Dentro del plazo previsto para el


efecto dentro del contrato

Subdireccin Jurdica

Dentro del plazo previsto para el


efecto dentro del contrato

Direccin Ejecutiva
Subdireccin Jurdica

Dentro del plazo previsto para el


efecto dentro del contrato

Subdireccin Jurdica

Dentro del plazo legalmente


previsto

Acudir al Formato que


reposa en el software
Isolucin V.3
Acudir al Formato de
Supervisin que reposa en
el software Isolucin V.3

Acudir al Formato que


reposa en el software
Isolucin V.3

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31

proyectar resolucin de liquidacin unilateral y


enviar a Direccin Ejecutiva para firma, con
documentos soportes
Notificacin
al
contratista
del
acto
administrativo de liquidacin unilateral

Direccin Ejecutiva
Subdireccin Jurdica

Dentro del plazo legalmente


previsto

*Garanta: El CPNAA, no exigir garanta en los contratos que no superen el 10% de la mnima
cuanta de la entidad. No obstante si del anlisis previo se desprende la necesidad, el CPNAA podr
exigirla, caso en el cual, la dependencia que requiere la contratacin analizar la pertinencia o no de
su exigencia y dejar constancia escrita en el documento de estudios previos explicando las razones
que conducen a esta decisin.
Nota: No se publicarn los contratos cuya cuanta sea inferior al 10% de la menor cuanta an
cuando excedan en su valor los cincuenta (50) salarios mnimos legales mensuales vigentes.
3.2.5 Enajenacin de bienes del Estado:
En los procesos de enajenacin de bienes del Estado, se podrn utilizar mecanismos de subasta
y en general de todos aquellos mecanismos autorizados por el derecho privado.
3.3 CONCURSO DE MRITOS
A continuacin se describe el procedimiento a seguir cuando el CPNAA adelante un concurso de
mritos de acuerdo con el numeral 2 del artculo 32 de la ley 80 de 1993, numeral 3 artculo 2 de la
ley 1150 de 2007 y los artculos 66 al 72 del Decreto 1510 del 17 de julio de 2013.
Para determinar el procedimiento de seleccin, se tendr en cuenta el objeto contractual de
acuerdo con lo siguiente:
En la seleccin de consultores e l CPNAA podr utilizar el sistema de concurso abierto o el
sistema de concurso con precalificacin. En este ltimo caso ser posible surtir la precalificacin
mediante la conformacin de una lista corta (la que se hace para un slo proceso de concurso) o
mediante el uso de una lista multiusos (la que se realice para varios concursos determinados o
determinables). En la seleccin de proyectos de arquitectura siempre se utilizar el sistema de
concurso abierto por medio de jurados.
El proceso de precalificacin es anterior e independiente de los procesos de concurso de mritos
para los que se aplique. En ningn caso se tendr el precio como factor de escogencia o seleccin.
En el pliego de condiciones se definir el tipo de propuesta tcnica que se le solicitar a los
posibles proponentes as:
PROPUESTA TCNICA SIMPLIFICADA (PTS): Cuando la entidad suministre en los
requerimientos tcnicos la metodologa exacta para la ejecucin de la consultora, as como el
plan y cargas de trabajo para la misma. En estos casos procede la seleccin por el sistema de
concurso abierto, o mediante el de precalificacin con lista corta o lista multiusos.

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PROPUESTA TCNICA DETALLADA (PTD): Cuando los servicios de consultora sealados en los
requerimientos tcnicos para el respectivo concurso de mritos puedan desarrollarse con diferentes
enfoques o metodologas, se exigir la presentacin de una propuesta tcnica detallada. En estos
casos slo procede la seleccin por el sistema de precalificacin con lista corta.
Los pasos sealados con el asterisco*, no aplicarn para el concurso abierto, en consecuencia se
omitirn cuando se adelante un concurso por este sistema.
PROCEDIMIENTO CONCURSO DE MERITOS CPNAA

ACTIVIDADES

RESPONSABLE

OPORTUNIDAD

Verificar la inclusin del requerimiento en el


Plan de Contratacin

rea o dependencia que


requiere la contratacin

Realizar el estudio de mercado (mnimo 2


cotizaciones)
Elaborar los estudios previos con el apoyo de la
Subdireccin Jurdica

rea o dependencia que


requiere la contratacin
rea o dependencia que
requiere la contratacin

Primer acto a cargo del rea o


dependencia que requiere la
contratacin, previo de elaborar
o proyectar cualquier otro
documento
Previo a la elaboracin de los
estudios previos.

Elaborar estudios del sector

Solicitar
Certificado
de
Disponibilidad
Presupuestal
Expedicin del Certificado de Disponibilidad
Presupuestal
A travs de nota interna realizar la solicitud de
adelantar proceso contractual y remitirla a la
Subdireccin Jurdica con los estudios previos y
CDP
Elaborar proyecto pliego de condiciones y
cronograma con base en los estudios previos. El
pliego de condiciones para el concurso de
mritos deber contener los requerimientos
tcnicos de los servicios de consultora que se
vana contratar. En los mismos se sealar
cuando menos lo siguiente:

rea o dependencia que


requiere la contratacin
rea o dependencia que
requiere la contratacin
Profesional encargado
de la Direccin Ejecutiva
rea o dependencia que
requiere la contratacin

2
3

5
6

FORMATO, REGISTRO Y /
O MEDIO DE
PUBLICACION
Plan de Contratacin

Acudir al Formato que


reposa en el software
Isolucin V.3

Subdireccin Jurdica

Los objetivos, metas y alcance de los


servicios que se requieren.
La descripcin detallada de los servicios
requeridos y de los resultados o
productos esperados, los cuales podrn
consistir
en
informes, diagnsticos,
diseos, datos, procesos, entre otros,
segn el objeto de la consultora.
El listado y ubicacin de la informacin
disponible para ser conocida por los
proponentes, con el fin de facilitarles la
preparacin de sus propuestas, tales
como estudios, informes previos, anlisis
o documentos definitivos.

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La determinacin del tipo de propuesta


que se exige en el proceso de concurso de
mritos
8

Enviar a los miembros del Comit Asesor y


Evaluador del CPNAA el proyecto de pliego de
condiciones para su aprobacin
Elaboracin del aviso inicial de convocatoria
pblica, el cual debe contener la siguiente
informacin:

Subdireccin Jurdica

Cinco (5) das hbiles antes de


su publicacin en el Secop.
De conformidad con los plazos
establecidos el cronograma

Subdireccin Jurdica

Secop y Pgina Web del


CPNAA

Objeto a contratar
Modalidad de seleccin
Presupuesto
oficial
del
proceso
contractual
Lugar fsico o electrnico donde
puede consultarse el proyecto de
pliego de condiciones, estudios y
documentos previos.
10

11

12
13

14*

15*
16*

17*

24*
25
26

Subdireccin Jurdica
Publicar :
Aviso de Convocatoria Pblica con las
exigencias del Decreto 1510 del 17 de
julio de 2013
Proyecto de pliego de condiciones
Estudios
previos
y
dems
documentos precontractuales
Recibir observaciones al proyecto de pliego de
condiciones y remitirlas al Comit Asesor y
Evaluar para analizar y dar las respuestas
correspondientes

Analizar las observaciones recibidas al proyecto


de pliego de condiciones
Elaboracin del documento de respuesta a las
observaciones y remisin del mismo a la
Subdireccin Jurdica
Elaborar documento de solicitud de expresiones
de inters para precalificar en el concurso y
publicar junto con el aviso de convocatoria
pblica.
Recibir expresiones de inters con documentos
habilitantes para conformar lista corta
Verificar requisitos habilitantes

Realizar reunin para determinar la necesidad


de solicitar aclaraciones, y elaborar proyectos
de comunicaciones, segn el caso.
Publicar edicto, cuando sea del caso.
Ajustar y consolidar el pliego de condiciones
definitivo, con minuta de contrato
Elaboracin y seguimiento de la resolucin que
ordena la apertura del proceso

Diez (10) das hbiles antes del


acto que ordena la apertura.

Secop y Pgina Web del


CPNAA

Propuesta tcnica detallada


(cinco (5) das hbiles para el
Concurso propuesta Tcnica
Simplificada).
Subdireccin Jurdica

Comit
Asesor
Evaluador
Comit
Asesor
Evaluador

y
y

Las
observaciones
se
presentarn por los interesados
en participar en el proceso
durante
el
trmino
de
publicacin del proyecto de
pliego de condiciones y/o de
conformidad con lo establecido
en el cronograma
De conformidad con el plazo
establecido en el cronograma
De conformidad con el plazo
establecido en el cronograma

Correo electrnico o fsico

Subdireccin Jurdica
Comit
Asesor
y
Evaluador
Subdireccin Jurdica
Subdireccin Jurdica
Comit
Asesor
y
Evaluador
Subdireccin Jurdica
Comit
Asesor
y
Evaluador
Direccin Ejecutiva
Subdireccin Jurdica
Subdireccin Jurdica
Subdireccin Jurdica

En el evento que se haga uso


de
precalificacin,
slo
proceder una vez se encuentre
en firme la conformacin de la

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27
28

Publicacin de la resolucin de apertura del


proceso y del pliego de condiciones definitivo.
Audiencia de aclaracin al contenido del pliego
de condiciones cuando el presupuesto del
proceso supere la menor cuanta de la Entidad.

30

Subdireccin Jurdica
Subdireccin Jurdica
Comit
Asesor
y
Evaluador

lista corta o la lista de multiusos.


De conformidad con los plazos
establecidos el cronograma
Dentro de los tres (3) das
hbiles siguientes al inicio del
plazo para la presentacin de
propuestas.

Secop y Pgina Web del


CPNAA
Secop y Pgina Web del
CPNAA

Subdireccin Jurdica

De conformidad con los plazos


establecidos el cronograma

Secop y Pgina Web del


CPNAA

Evaluacin y publicacin del informe. La


evaluacin se har de acuerdo con los
parmetros establecidos e el pliego de
condiciones. El comit Asesor y Evaluador dar
aplicacin al Decreto 1510 del 17 de julio de
2013 sobre reglas de subsanabilidad de las
propuestas.
Realizar reunin para preparar informe final y
elaborar orden de calificacin de las propuestas
tcnicas

Comit
Asesor
y
Evaluador
Subdireccin Jurdica

De conformidad con los plazos


establecidos el cronograma

Secop y Pgina Web del


CPNAA

33

Presentar informe final al Comit Asesor

Comit
Asesor
y
Evaluador
Subdireccin Jurdica

34

Realizar Audiencia Pblica para dar a conocer


la orden de calificacin de las propuestas

Comit
Asesor
y
Evaluador
Subdireccin Jurdica

35
36

Elaborar proyecto de resolucin de adjudicacin


Adjudicar o declarar desierto el proceso

37

Notificar
personalmente
al
proponente
favorecido
Publicar acto de adjudicacin o declaratoria
desierta
Elaborar minuta de contrato, remitir para
firma a Director Ejecutivo y hacer seguimiento
para su perfeccionamiento

Subdireccin Jurdica
Director Ejecutivo
Subdireccin Jurdica
Director Ejecutivo
Subdireccin Jurdica

31

32

38
39

40
41
42

Efectuar acto de cierre: recibir las ofertas.


Elaborar el acta
Enviar a Comit Asesor las propuestas
recibidas para su evaluacin.

Una vez perfeccionado, exigir la expedicin de


la garanta y solicitar el Registro Presupuestal
Efectuar el respectivo Registro Presupuestal

Comit
Asesor
y
Evaluador
Subdireccin Jurdica

Subdireccin Jurdica
Director Ejecutivo
Subdireccin Jurdica

Subdireccin Jurdica
Profesional encargado
de la Direccin Ejecutiva
Subdireccin Jurdica

43

Revisar y verificar las vigencias y los valores de


los amparos y aprobar la garanta.
Remitir designacin de Supervisor

44

Suscribir acta de inicio

Supervisor y Contratista

45

Supervisar la ejecucin y cumplimiento del


objeto y obligaciones contractuales

Supervisor

46

Realizar la solicitud de modificacin o adicin

Supervisor

Subdireccin Jurdica

Dentro de los cinco (5) das


anteriores a la Audiencia para
dar a conocer el orden de
calificacin de las propuestas
De conformidad con los plazos
establecidos el cronograma

De conformidad con el plazo


establecido en el cronograma

Secop y Pgina Web del


CPNAA
Se suscribir despus de la
fecha de adjudicacin de
conformidad con los plazos
publicados en el cronograma
De conformidad con el plazo
establecido en el cronograma
Con el perfeccionamiento del
contrato
Con
posterioridad
al
perfeccionamiento del contrato
Una vez aprobada la garanta y
se registre presupuestalmente el
contrato

Dentro del plazo de ejecucin


del contrato

Acudir al Formato que


reposa en el software
Isolucin V.3
Acudir al Formato de
Supervisin que reposa en
el software Isolucin V.3

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www.cpnaa.gov.co
Certificado SC 5502-1

47

48

49

50

51

cuando la ejecucin del objeto contractual lo


requiera
Una vez vencido el plazo de ejecucin,
proyectar acta de liquidacin bilateral o de
comn acuerdo y enviar con el estado financiero
a la Subdireccin Jurdica por medio fsico y
electrnico.
Revisar y ajustar el proyecto de liquidacin
y efectuar los trmites pertinentes para la
formalizacin de la misma
Enviar Acta de liquidacin de mutuo
acuerdo para firma del Director Ejecutivo y
convocar al contratista para su suscripcin
Cuando el contratista no atienda la solicitud
para liquidar por mutuo acuerdo el contrato,
proyectar resolucin de liquidacin unilateral y
enviar a Direccin Ejecutiva para firma, con
documentos soportes
Notificacin
al
contratista
del
acto
administrativo de liquidacin unilateral

Supervisor

Dentro del plazo previsto para el


efecto dentro del contrato

Subdireccin Jurdica

Dentro del plazo previsto para el


efecto dentro del contrato

Direccin Ejecutiva
Subdireccin Jurdica

Dentro del plazo previsto para el


efecto dentro del contrato

Subdireccin Jurdica

Dentro del plazo legalmente


previsto

Direccin Ejecutiva
Subdireccin Jurdica

Dentro del plazo legalmente


previsto

Acudir al Formato que


reposa en el software
Isolucin V.3

3.4 CONTRATACIN DIRECTA


De conformidad con lo dispuesto en la Ley 1150 de 2007, en concordancia con el Decreto 1510 del
17 de julio de 2013, el CPNAA seleccionar a los contratistas mediante la modalidad de
contratacin directa cuando se trate de los siguientes casos:

Urgencia manifiesta
Contratos interadministrativos, excepto el de seguros
Contratos para el desarrollo de actividades cientficas y tecnolgicas
Cuando no exista pluralidad de oferentes en el mercado
Para la prestacin de servicios profesionales y de apoyo o para la ejecucin de trabajos
artsticos que slo puedan encomendarse a determinadas personas naturales.
Para el arrendamiento y adquisicin de inmuebles.
Arrendamiento y adquisicin de inmuebles

3.4.1 Urgencia manifiesta:


La Ley 80 de 1993 previ esta figura jurdica con el fin de dotar a las entidades pblicas de un
mecanismo de contratacin expedito cuando se presenten situaciones excepcionales que impidan
la realizacin de alguno de los procedimientos contemplados en las normas vigentes para la
seleccin de contratistas.
De conformidad con el artculo 42 de la Ley 80 de 1993, la contratacin mediante esta figura
procede cuando la continuidad del servicio exige el suministro de bienes, o la prestacin de
servicios, o la ejecucin de obras en el inmediato futuro; cuando se presenten situaciones
relacionadas con los estados de excepcin; cuando se trate de conjurar situaciones excepcionales
relacionadas con hechos de calamidad o constitutivos de fuerza mayor o desastre que demanden
actuaciones inmediatas y, en general, cuando se trate de situaciones similares que imposibiliten

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acudir a los procedimientos de seleccin existentes.


De presentarse algunas de las situaciones referidas, e l CPNAA proceder conforme a lo
establecido en los artculos 41 y 42 de la Ley 80 de 1993, y dems normas que regulen la materia,
debiendo en todo caso, como ya se anot en prrafos anteriores justificar la necesidad de acudir a
este mecanismo.
3.4.2 Contratacin de emprstitos:
Son aquellos contratos mediante los cuales una entidad u organismo estatal, recibe en calidad de
prstamo unos recursos en moneda legal o extranjera, con plazo para su pago.
En caso de que el CPNAA requiera la contratacin de emprstitos, stos se celebrarn con arreglo a
las normas que regulan la materia, de manera especial lo contemplado en el pargrafo 2 del artculo
41 de la ley 80 de 1993, el artculo 20 de la Ley 1150 de 2007 y el Decreto 1510 del 17 de julio de
2013.

3.4.3 Contratos interadministrativos:


De acuerdo con las normas vigentes que rigen la contratacin de las entidades y organismos
estatales, artculo 209 de la Constitucin, en el literal c, numeral 4 del artculo 2 de la ley 1150 de
2007, modificado por el artculo 92 de la ley 1474 de 2011, en el artculo 76 del Decreto 1510 del 17
de julio de 2013, e l CPNAA podr celebrar directamente contratos interadministrativos con
cualquiera de las entidades sealadas en el artculo 2 de la Ley 80 de 1993, siempre que las
obligaciones contractuales a realizar tengan relacin directa con el objeto de la entidad ejecutora.
Para la celebracin de contratos interadministrativos se seguir el procedimiento que se describe
en el cuadro que sigue, teniendo en cuenta que:
* Los pasos sealados con un asterisco, no aplican cuando se trate de los denominados convenios
interadministrativos de cooperacin y en consecuencia se omitirn cuando se adelante el proceso por
este sistema.
** Las garantas no sern obligatorias en los contratos interadministrativos, salvo que la
complejidad del objeto as lo aconseje.
PROCEDIMIENTO CONTRATACION DIRECTA CPNAA
Contratos Interadministrativos

1*

ACTIVIDADES

RESPONSABLE

OPORTUNIDAD

Verificar la inclusin del requerimiento en el


Plan de Contratacin

rea o dependencia que


requiere la contratacin

Primer acto a cargo del rea o


dependencia que requiere la
contratacin, previo de elaborar
o proyectar cualquier otro

FORMATO, REGISTRO Y /
O MEDIO DE
PUBLICACION
Plan de Contratacin

Carrera 6 No. 26 B-85 Piso 2, Bogot - Colombia


PBX 3502700 Fax: 3502700 Opcin 1
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Certificado SC 5502-1

2*

Solicitar cotizaciones cuando a ello hubiere


lugar
Realizar el estudio de marcado, con base en lo
anterior, cuando a ello haya lugar
Elaborar los estudios previos con el apoyo de la
Subdireccin Jurdica

rea o dependencia que


requiere la contratacin
rea o dependencia que
requiere la contratacin
rea o dependencia que
requiere la contratacin

Elaborar estudios del sector

5*

Solicitar
Certificado
de
Disponibilidad
Presupuestal
Expedicin del Certificado de Disponibilidad
Presupuestal
A travs de nota interna realizar la solicitud de
adelantar proceso contractual y remitirla a la
Subdireccin Jurdica con los estudios previos y
CDP
Elaborar de la respectiva carta de invitacin a
presentar propuesta
Recibir la oferta presentada por el interesado.
Verificar cumplimiento de requisitos: ajustar en
lo pertinente y requerir al rea solicitante para
hacer los ajustes necesarios a los estudios y
documentos previos.
Elaborar minuta de contrato, remitir para
firma a Director Ejecutivo y hacer seguimiento
para su perfeccionamiento
Recibir contrato suscrito por el ordenador del
gasto y enviar a la entidad para la firma del
representante legal o delegado
Una vez suscrito por las partes, solicitar el
Registro Presupuestal cuando sea del caso
Efectuar el respectivo Registro Presupuestal

rea o dependencia que


requiere la contratacin
rea o dependencia que
requiere la contratacin
Profesional encargado
de la Direccin Ejecutiva
rea o dependencia que
requiere la contratacin

3*
4

6*
*7

8
9
10

11

12

13*
14*

Subdireccin Jurdica
Subdireccin Jurdica

Director Ejecutivo
Subdireccin Jurdica
Subdireccin Jurdica

Subdireccin Jurdica
Profesional encargado
de la Direccin Ejecutiva
Subdireccin Jurdica

Con el perfeccionamiento del


contrato
Con
posterioridad
al
perfeccionamiento del contrato

Subdireccin Jurdica

Una vez aprobada la garanta y


se registre presupuestalmente
el contrato

16

17*

Suscribir acta de inicio

Supervisor y Contratista

18

Supervisar la ejecucin y cumplimiento del


objeto y obligaciones contractuales

Supervisor

19

Realizar la solicitud de modificacin o adicin


cuando la ejecucin del objeto contractual lo
requiera
Una vez vencido el plazo de ejecucin,
proyectar acta de liquidacin bilateral o de
comn acuerdo y enviar con el estado
financiero a la Subdireccin Jurdica por medio
fsico y electrnico.
Revisar y ajustar el proyecto de liquidacin
y efectuar los trmites pertinentes para la
formalizacin de la misma

Supervisor

20

21

Acudir al Formato que


reposa en el software
Isolucin V.3

Subdireccin Jurdica

Requerir al contratista y entregar copia del


contrato para constitucin de garanta, cuando
a ello haya lugar.
Remitir designacin de Supervisor

15**

documento
Previo a la elaboracin de los
estudios previos.
Previo a la elaboracin de los
estudios previos.

Dentro del plazo de ejecucin


del contrato

Supervisor

Dentro del plazo previsto para el


efecto dentro del contrato

Subdireccin Jurdica

Dentro del plazo previsto para el


efecto dentro del contrato

Acudir al Formato que


reposa en el software
Isolucin V.3
Acudir al Formato de
Supervisin que reposa en
el software Isolucin V.3

Acudir al Formato que


reposa en el software
Isolucin V.3

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22

23

24

Enviar Acta de liquidacin de mutuo


acuerdo para firma del Director Ejecutivo y
convocar al contratista para su suscripcin

Direccin Ejecutiva
Subdireccin Jurdica

Dentro del plazo previsto para el


efecto dentro del contrato

Cuando el contratista no atienda la solicitud


para liquidar por mutuo acuerdo el contrato,
proyectar resolucin de liquidacin unilateral y
enviar a Direccin Ejecutiva para firma, con
documentos soportes
Notificacin
al
contratista
del
acto
administrativo de liquidacin unilateral

Subdireccin Jurdica

Dentro del plazo legalmente


previsto

Direccin Ejecutiva
Subdireccin Jurdica

Dentro del plazo legalmente


previsto

3.4.4 Contratos para el desarrollo de actividades cientficas y tecnolgicas:


Cuando el CPNAA requiera la contratacin para el desarrollo de actividades cientficas y
tecnolgicas, dar aplicacin a lo establecido en el literal e), numeral 4 Artculo 2 Ley 1150, el
artculo 79 del Decreto 1510 del 17 de julio de 2013 y las normas especiales que regulan la materia.
La dependencia que requiere la contratacin justificar la aplicacin de esta causal, en los estudios
previos, lo cual servir de base para el acto administrativo que d inicio al proceso.
3.4.5 Contratacin directa cuando no exista pluralidad de oferentes:
De conformidad con el artculo 80 del Decreto 1510 del 17 de julio de 2013, e l CPNAA podr utilizar
esta causal de contratacin directa cuando existe solamente una persona que puede proveer el bien o
el servicio por ser titular de los derechos de propiedad industrial o de los derechos de autor, o por ser
proveedor exclusivo en el territorio nacional. Estas circunstancias deben constar en el estudio previo
que soporta la contratacin.
3.4.6 Contratos de prestacin de servicios profesionales, de apoyo a la gestin, o para la
ejecucin de trabajos artsticos que slo puedan encomendarse a una persona natural.
Los servicios profesionales y de apoyo a la gestin corresponden a aquellos de naturaleza
intelectual diferentes a los de consultora que se derivan del cumplimiento de las funciones de la
entidad; as como los relacionados con actividades operativas, logsticas, o asistenciales y se
encuentran regulados en Literal h), numeral 4 del artculo 2 de la Ley 1150 de 2007 y el Artculo 81
del Decreto 1510 del 17 de julio de 2013.
Para la contratacin de trabajos artsticos que slo pueden encomendarse a determinadas personas
naturales, la entidad justificar dicha situacin en el respectivo contrato.
El CPNAA podr contratar directamente con la persona natural o jurdica que est en capacidad de
ejecutar el objeto del contrato y que haya demostrado la idoneidad y experiencia directamente
relacionada con el rea de que se trate, sin que sea necesario que haya obtenido previamente
varias ofertas, de lo cual el ordenador del gasto deber dejar constancia escrita..
Para la celebracin de contratos de prestacin de servicios profesionales y de apoyo a la gestin
en e l CPNAA, se seguir el procedimiento que se describe a continuacin, conforme al artculo 81

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del Decreto 1510 del 17 de julio de 2013.


PROCEDIMIENTO CONTRATACION DIRECTA CPNAA
Contratos de Prestacin de Servicios Profesionales y de Apoyo a la Gestin

ACTIVIDADES

RESPONSABLE

OPORTUNIDAD

Verificar la inclusin del requerimiento en el


Plan de Contratacin

rea o dependencia que


requiere la contratacin

Primer acto a cargo del rea o


dependencia que requiere la
contratacin, previo de elaborar
o proyectar cualquier otro
documento

Elaborar los estudios previos con el apoyo de la


Subdireccin Jurdica

rea o dependencia que


requiere la contratacin

Elaborar estudios del sector

Solicitar
Certificado
de
Disponibilidad
Presupuestal
Expedicin del Certificado de Disponibilidad
Presupuestal
Solicitar documentos a potencial contratista,
verificar el cumplimiento de requisitos y enviar a
Direccin Ejecutiva para la emisin de la
constancia de carencia de personal.
Verificar el cumplimiento de requisitos de
experiencia e idoneidad y expedir la
correspondiente certificacin, as c omo sealar
la ausencia de personal de planta suficiente al
interior de la entidad.
A travs de nota interna realizar la solicitud de
adelantar proceso contractual y remitirla a la
Subdireccin Jurdica con los estudios previos y
CDP
Verificar cumplimiento de requisitos: ajustar en
lo pertinente y requerir al rea solicitante para
hacer los ajustes necesarios a los estudios y
documentos previos.
Elaborar minuta de contrato, remitir para
firma a Director Ejecutivo y hacer seguimiento
para su perfeccionamiento
Recibir contrato suscrito por el ordenador del
gasto y enviar a la entidad para la firma del
representante legal o delegado
Una vez suscrito por las partes, solicitar el
Registro Presupuestal cuando sea del caso
Efectuar el respectivo Registro Presupuestal

rea o dependencia que


requiere la contratacin
rea o dependencia que
requiere la contratacin
Profesional encargado
de la Direccin Ejecutiva
rea o dependencia que
requiere la contratacin

4
5

10

11
12
13

14

Requerir al contratista y entregar copia del


contrato para constitucin de garanta, cuando a
ello haya lugar.
Remitir designacin de Supervisor

FORMATO, REGISTRO Y /
O MEDIO DE
PUBLICACION
Plan de Contratacin

Acudir al Formato que


reposa en el software
Isolucin V.3

Direccin Ejecutiva

rea o dependencia que


requiere la contratacin

Subdireccin Jurdica

Director Ejecutivo
Subdireccin Jurdica
Subdireccin Jurdica

Subdireccin Jurdica
Profesional encargado
de la Direccin Ejecutiva
Subdireccin Jurdica

Con el perfeccionamiento del


contrato
Con
posterioridad
al
perfeccionamiento del contrato

Subdireccin Jurdica

Una vez aprobada la garanta y


se registre presupuestalmente el
contrato

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15

Suscribir acta de inicio

Supervisor y Contratista

16

Supervisar la ejecucin y cumplimiento del


objeto y obligaciones contractuales

Supervisor

17

Realizar la solicitud de modificacin o adicin


cuando la ejecucin del objeto contractual lo
requiera
Una vez vencido el plazo de ejecucin,
proyectar acta de liquidacin bilateral o de
comn acuerdo y enviar con el estado financiero
a la Subdireccin Jurdica por medio fsico y
electrnico.
Revisar y ajustar el proyecto de liquidacin
y efectuar los trmites pertinentes para la
formalizacin de la misma
Enviar Acta de liquidacin de mutuo
acuerdo para firma del Director Ejecutivo y
convocar al contratista para su suscripcin

Supervisor

Cuando el contratista no atienda la solicitud


para liquidar por mutuo acuerdo el contrato,
proyectar resolucin de liquidacin unilateral y
enviar a Direccin Ejecutiva para firma, con
documentos soportes
Notificacin
al
contratista
del
acto
administrativo de liquidacin unilateral

18

19

20

21

22

Dentro del plazo de ejecucin


del contrato

Supervisor

Dentro del plazo previsto para el


efecto dentro del contrato

Subdireccin Jurdica

Dentro del plazo previsto para el


efecto dentro del contrato

Direccin Ejecutiva
Subdireccin Jurdica

Dentro del plazo previsto para el


efecto dentro del contrato

Subdireccin Jurdica

Dentro del plazo legalmente


previsto

Direccin Ejecutiva
Subdireccin Jurdica

Dentro del plazo legalmente


previsto

Acudir al Formato que


reposa en el software
Isolucin V.3
Acudir al Formato de
Supervisin que reposa en
el software Isolucin V.3

Acudir al Formato que


reposa en el software
Isolucin V.3

3.4.7 Arrendamiento y adquisicin de inmuebles:


Cuando e l CPNAA requiera la adquisicin o arrendamiento de inmuebles, dar aplicacin a lo
establecido en el literal i), numeral 4 del artculo 2 de la Ley 1150, el artculo 82 y 83 del Decreto 1510
del 17 de julio de 2013.
El estudio previo deber contener el anlisis de las diferentes alternativas en el sector. Si el
CPNAA encuentra inmuebles de similares caractersticas, deber compararlos para elegir la de
menor costo de acuerdo a las caractersticas tcnicas requeridas.
CAPTULO 4
GENERALIDADES DE LA SUPERVISION Y/O INTERVENTORIA
4.1. CONCEPTOS
De conformidad con el artculo 84 de la ley 1474 de 2011, la supervisin e interventora contractual
implica el seguimiento de las obligaciones a cargo del contratista desde el punto de vista tcnico,
jurdico y financiero del cumplimiento.
De conformidad con el contenido del artculo 83 de la ley 1474 de 2011, las entidades
pblicas estn obligadas a vigilar permanentemente la correcta ejecucin del objeto contratado a

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travs de un supervisor o un interventor, segn corresponda Con el fin de proteger la moralidad


administrativa, de prevenir la ocurrencia de actos de corrupcin y de tutelar la transparencia de
la actividad contractual.
Los interventores y supervisores estn facultados para solicitar informes, aclaraciones y
explicaciones sobre el desarrollo de la ejecucin contractual, y sern responsables por mantener
informada a la entidad contratante de los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de
corrupcin tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el
cumplimiento del contrato, o cuando tal incumplimiento se presente.
Segn las normas legales, que en la actualidad se ocuparon de regular y definir el tema de la
supervisin e interventora, la supervisin consistir en el seguimiento tcnico, administrativo,
financiero, contable, y jurdico que sobre el cumplimiento del objeto del contrato, es ejercida por la
misma entidad estatal cuando no requieren conocimientos especializados. Para la supervisin, la
Entidad estatal podr contratar personal de apoyo, a travs de los contratos de prestacin de
servicios que sean requeridos.
La interventora consistir en el seguimiento tcnico que sobre el cumplimiento del contrato realice
una persona natural o jurdica contratada para tal fin por la Entidad Estatal, cuando el seguimiento
del contrato suponga conocimiento especializado en la materia, o cuando la complejidad o la
extensin del mismo lo justifiquen. No obstante lo anterior cuando la entidad lo encuentre justificado y
acorde a la naturaleza del contrato principal, podr contratar el seguimiento administrativo,
tcnico, financiero, contable, jurdico del objeto o contrato dentro de la interventora.
Por regla general, no sern concurrentes en relacin con un mismo contrato, las funciones de
supervisin e interventora. Sin embargo, la entidad puede dividir la vigilancia del contrato principal,
caso en el cual en el contrato respectivo de interventora, se debern indicar las actividades tcnicas
a cargo del interventor y las dems quedarn a cargo de la Entidad a travs del supervisor.
Teniendo en cuenta la capacidad de la entidad para asumir o no la respectiva supervisin en los
contratos de obra a que se refiere el artculo 32 de la Ley 80 de 1993, los estudios previos de los
contratos cuyo valor supere la menor cuanta de la entidad, con independencia de la modalidad
de seleccin, se pronunciarn sobre la necesidad de contar con interventora.
Los contratos de interventora podrn prorrogarse por el mismo plazo que se haya prorrogado el
contrato objeto de vigilancia. En tal caso el valor podr ajustarse en atencin a las obligaciones del
objeto de interventora, sin que resulte aplicable lo dispuesto en el pargrafo del artculo 40 de la
Ley 80 de 1993. Lo anotado de conformidad con el artculo 85 de la ley 1474 de 2011.
El contrato de Interventora ser supervisado directamente por la entidad estatal. Es principio
general que las actuaciones del interventor consten por escrito.
4.2. OBJETO:
El objeto de la supervisin o interventora dentro de un contrato estatal, consiste en realizar un
seguimiento detallado del objeto contractual para verificar el cumplimiento de las obligaciones
derivadas del mismo, el acatamiento de las especificaciones tcnicas ofrecidas y supervisar la

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ejecucin de las actividades administrativas establecidas en cada uno de los contratos y la


sujecin al presupuesto asignado. Lo anterior, con el objeto de alcanzar los fines de la contratacin
estatal y a su vez contribuir en la bsqueda del cumplimiento de los fines del estado.
Estar inhabilitado el interventor que incumpla el deber de entregar informacin a la entidad
contratante relacionada con el incumplimiento del contrato, con hechos o circunstancias que puedan
constituir actos de corrupcin tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan
en riesgo el cumplimiento del contrato. Esta inhabilidad se extender por un trmino de cinco (5)
aos, contados a partir de la ejecutoria del acto administrativo que as lo declare, previa la actuacin
administrativa correspondiente. (Pargrafo 2 del artculo 84 de la ley 1474 de 2011).
El interventor que no haya informado oportunamente a la Entidad de un posible incumplimiento
del contrato vigilado o principal, parcial o total, de alguna de las obligaciones a cargo del
contratista, ser solidariamente responsable con este de los perjuicios que se ocasionen con el
incumplimiento por los daos que le sean imputables al interventor.
Es preciso resaltar que cuando el ordenador del gasto sea informado oportunamente de los posibles
incumplimientos de un contratista y no lo conmine al cumplimiento de lo pactado o adopte las
medidas necesarias para salvaguardar el inters general y los recursos pblicos involucrados,
ser responsable solidariamente con este, de los perjuicios que se ocasionen.
4.3. DESIGNACION DEL SUPERVISOR INTERNO
Una vez adjudicado el proceso de contratacin o firmado el contrato respectivo producto de una
contratacin directa, el Director Ejecutivo del CPNAA, designar al supervisor encargado de realizar el
seguimiento y control del contrato que se celebre entre la entidad y el contratista, de conformidad
con la sugerencia presentada por la dependencia solicitante del bien o servicio a contratar contenida
en los estudios previos entregados a la Subdireccin Jurdica.
Dicha designacin constar por escrito y le ser comunicada al supervisor a travs de la Subdireccin
Jurdica o quien haga sus veces, junto con una copia del contrato ya suscrito y legalizado, momento
a partir del cual adquiere su calidad de supervisor e inicia el ejercicio de sus funciones, las
cuales culminan una vez se hayan cumplido en su totalidad y a cabalidad las obligaciones
contractuales o hasta la fecha que expiren la totalidad de los amparos de la garanta nica de
cumplimiento.
No podr ser supervisor y/o interventor quien se encuentre incurso en alguna de las causales de
impedimento respecto del contratista, segn lo previsto en la ley 80 de 1993 y la ley 734 de 2002.
De igual manera, quien este incurso en alguna inhabilidad o incompatibilidad para celebrar contratos
con entidades del Estado.
4.4. PROCEDIMIENTOS QUE SE SURTEN DENTRO DE LA ACTVIDAD DE SUPERVISION O
INTERVENTORIA
4.4.1. INICIO DEL CONTRATO.

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El acta de iniciacin del contrato procede en los contratos en que se haya consagrado expresamente
tal requisito para dar inicio a la ejecucin, la cual se suscribir una vez se constituyan y
aprueben las plizas y se hayan pagado los impuestos a que haya lugar por parte del contratista,
es decir, cuando el contrato se encuentre legalizado y de esta situacin se haya informado al
supervisor, pro escrito, por la Subdireccin Jurdica.
Ser obligacin del interventor o supervisor que en el acta consten el nmero del contrato, la fecha,
el objeto, el nombre y el NIT o cedula del contratista, y que se suscriba por el contratista y el
supervisor.
En todo caso, el supervisor o interventor no podr impartir rdenes al contratista con el fin de dar
inicio a la ejecucin, sin que se haya verificado que el contrato se encuentra perfeccionado y
legalizado.
Seguimiento del anticipo
Para los contratos de obra, concesin, salud o los que se realicen por licitacin pblica deber
estarse a lo establecido en el artculo 91 Ley 1474 de 2011.
El supervisor ser responsable de velar por la correcta inversin del anticipo, solicitando el
respectivo plan de inversin al contratista, as como los informes que considere necesarios, a fin de
garantizar la correcta ejecucin de los recursos pblicos.
Ser deber del supervisor o interventor del contrato requerir en los casos en que sea necesario, el
programa de inversin del anticipo para su revisin, aprobacin y seguimiento.
El supervisor deber solicitar al contratista, representante legal, segn se trate, informes
mensuales sobe el manejo del anticipo, los cuales se archivarn en la carpeta del contrato y
verificar que se realice la amortizacin del mismo en las cuentas o facturas que presente el
contratista para pago.
4.4.2. DESARROLLO DEL CONTRATO
Facturas o documentos equivalentes
El supervisor o interventor verificar que las facturas o documentos equivalentes presentadas por el
contratista, respecto de su valor correspondan a la ejecucin y a la forma de pago establecida en el
contrato. Si se encuentran errores o inconsistencias se solicitar al contratista el cambio de la
factura o documento equivalente, de acuerdo con el siguiente procedimiento:
Una vez recibida por el supervisor la factura o cuenta de cobro y si se aprecian errores o
inconsistencias de fondo, este deber devolverla al contratista dentro de los tres (3) das hbiles
siguientes a su recepcin indicndole los errores que contiene, para que sea corregida por el
contratista.
En la misma comunicacin de envo, el supervisor deber fijar un trmino perentorio para que el
contratista remita nuevamente la factura o cuenta de cobro debidamente corregida. En todo caso el

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trmino que fije el supervisor no podr ser superior a cinco (5) das hbiles.
Recibida nuevamente la factura o documento que haga sus veces, el supervisor o interventor, deber
continuar con el trmite respectivo antes de iniciar el trmite de pago. A partir de este momento se
contabilizar el trmino para efectuar el pago.
Para el trmite de facturas, el supervisor deber verificar que el contratista se encuentra al da
en el pago de aportes a los sistemas de seguridad social y aportes parafiscales.
Labores o actividades extras o adicionales, relacionadas con el objeto del contrato.
Si durante el plazo de ejecucin se hace necesario realizar labores o actividades extras y/o
adicionales, la aprobacin para su realizacin estar a cargo del ordenador del gasto y su
formalizacin requerir una modificacin, adicin o prrroga del contrato de acuerdo con lo previsto en
la ley 80 de 1993, sin que esto implique cambio del objeto del contrato.
En ningn caso el supervisor o interventor del contrato podr bajo su propio criterio, autorizar
la realizacin de obras adicionales o el suministro de mayores cantidades, sin la aprobacin previa
y expresa del ordenador del gasto.
El supervisor o interventor del contrato tramitar ante la D irec c i n Ej ec u t i v a de la entidad, la
solicitud de adicin, modificacin o prrroga, la cual deber estar debidamente soportada y
justificada para aprobacin del ordenador del gasto.
El supervisor o interventor deber tener en cuenta que la adicin en valor del contrato, no
podr superar el cincuenta (50%) del valor inicial expresado en salarios mnimos.
En caso de prrroga, la solicitud deber remitirse a la Subdireccin Jurdica para su trmite, mnimo con
cinco (5) das hbiles anteriores a la fecha de terminacin del plazo de ejecucin del contrato y con
el visto bueno del ordenador del gasto para su respectiva formalizacin. Una vez vencido el plazo del
contrato, no podr bajo ninguna circunstancia continuarse su ejecucin o tramitar adiciones en valor o
prrrogas de tiempo.
Suspensin temporal
Podr suspenderse temporalmente el plazo de ejecucin del contrato, cuando se presenten
circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito que obliguen a ello. La suspensin se har por el
tiempo que se estime necesario para superar los hechos que dieron lugar a la misma y constar en un
acta suscrita por el ordenador del gasto, el contratista y el supervisor; en la cual consten los motivos
que dieron lugar a la suspensin, as como el concepto tcnico del supervisor o interventor.
Suscrita el acta de suspensin del contrato, deber remitirse copia a la carpeta del contrato e igualmente
a la compaa aseguradora que expidi la garanta nica de cumplimiento a efectos de que conozcan de
dicha novedad.
Reiniciacin de las labores

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Superadas las contingencias, el supervisor o interventor deber informar dicha situacin al


ordenador del gasto, el cual dispondr La reanudacin del contrato y dejar constancia en acta
firmada en conjunto con el contratista y el supervisor. Es obligacin del contratista prorrogar la
vigencia de los amparos contenidos en la garanta nica por el mismo trmino de la suspensin del
contrato y del supervisor hacer seguimiento al cumplimiento de esta actividad.
4.4.3. RECIBO FINAL Y LIQUIDACIN DEFINITIVA DEL CONTRATO.
Recibo final de trabajos
Dependiendo de la naturaleza del contrato y previa la verificacin del cumplimiento de todas las
especificaciones y requisitos tcnicos pactados, se levantar un "acta de entrega y recibo final" que
ser suscrita por el supervisor o interventor y el contratista.
Liquidacin del contrato.
Los contratos de obra, consultora, suministro, arrendamiento y compraventa con entregas
parciales, as como aquellos que expresamente lo contemplen, debern liquidarse por las partes
dentro del plazo de vigencia del mismo.
Previo a la Iiquidacin del contrato, el interventor o supervisor deber verificar la vigencia tanto de
la garanta nica, as como de los amparos que cubran los riesgos que deban garantizarse con
posterioridad a la finalizacin del contrato, de acuerdo con lo pactado por las partes en el contrato y
si fuere del caso, proceder a informar al representante de la entidad con el objeto de solicitar su
ampliacin o actualizacin al contratista como requisito para la suscripcin del acta de liquidacin.
Tambin ser condicin para la firma del acta de Iiquidacin que el contratista adjunte las
certificaciones que acrediten el reintegro de los equipos y dems elementos facilitados por la
entidad, as mismo, el contratista deber presentar certificacin del pago de aportes parafiscales
suscrita por el revisor fiscal o representante legal segn el caso, donde conste que se encuentra a
paz y salvo por dicho concepto.
Una vez verificado lo anterior, el interventor o supervisor elaborar el proyecto del acta de
Iiquidacin, en el que constar el balance final del contrato respecto al cumplimiento de las
prestaciones derivadas del mismo, as como los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que
Ilegaren las partes para dirimir conflictos que se originen con ocasin de la actividad contractual.
En todos los casos el acta de liquidacin deber ser suscrita por el ordenador del gasto, el
contratista y el supervisor o interventor.
Una vez liquidado el contrato, el supervisor o interventor deber entregar a la Subdireccin Jurdica o
quien haga sus veces, los archivos y la informacin tcnica administrativa y contable para que
reposen en la carpeta del contrato.
4.5. ACTIVIDADES ESPECFICAS A CARGO DEL SUPERVISOR

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4.5.1. ACTIVIDADES GENERALES


A continuacin se encuentran algunas de las actividades y funciones principales a cargo del
supervisor o interventor, las cuales debern ser tenidas en cuenta para garantizar la correcta
ejecucin del contrato.

Suscribir el acta de iniciacin cuando a ello haya lugar, dentro del trmino estipulado en el
contrato.
Realizar la vigilancia, seguimiento y control del contrato desde su inicio y hasta su finalizacin,
incluyendo la etapa de liquidacin.
Verificar que se hayan cumplido todos los requisitos para el perfeccionamiento y ejecucin del
contrato.
Remitir a la dependencia correspondiente, el original del acta de iniciacin.
Exigir al contratista el cumplimiento del cronograma de actividades de ejecucin y de inversin
del anticipo, en los casos que sea procedente.
Controlar la vigencia de las garantas.
Atender y responder oportunamente todos los requerimientos que realice el contratista dentro
de la ejecucin del contrato o convenio, para evitar la ocurrencia del silencio administrativo
positivo.
Verificar que las peticiones del contratista se encuentren sustentadas en debida forma.
Proyectar y tramitar la correspondencia que sea necesaria para la correcta ejecucin del
contrato o convenio.
Verificar que el contratista cumpla con el objeto del contrato o convenio dentro del trmino
estipulado.
Verificar que en el desarrollo del contrato se cumplan las disposiciones legales y en particular las
reglamentaciones relacionadas con la actividad contratada.
Exigir certificacin, debidamente soportada, al contratista de que su personal se encuentra
afiliado al rgimen de seguridad social y se efecten por parte del contratista los pagos
correspondientes al sistema de aportes parafiscales.
Corroborar y certificar que el contratista cumple con las condiciones tcnicas y econmicas
pactadas en el contrato y en las condiciones mnimas o trminos de referencia del respectivo
proceso de seleccin.
Informar a la Subdireccin Jurdica, acerca del incumplimiento de las obligaciones contractuales
por parte del contratista, con el fin de que se inicien las acciones legales correspondientes.
Abstenerse de permitir la ejecucin de un contrato, cuyo plazo haya vencido o que no haya sido
firmado por el ordenador del Gasto y el contratista.
Rendir informes peridicos sobre el estado, avance y contabilidad de la ejecucin del contrato.
Evaluar de manera preliminar las solicitudes que haga el contratista, en relacin con las
ampliaciones de plazo, cuanta y reconocimiento del equilibrio contractual, y remitirlas a la
Subdireccin Jurdica, con su concepto tcnico y viabilidad.
Realizar los trmites para la expedicin del certificado de disponibilidad presupuestal o

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vigencias futuras, para adicionar un contrato en valor.


Verificar que los bienes tengan toda la documentacin en regla y el contratista presente la
declaracin de importacin y los documentos que acrediten el cumplimiento de las
exigencias fiscales y aduaneras que permitan precisar la debida legalizacin en el pas, cuando
a ello haya lugar.
Informar el recibo a satisfaccin del objeto contratado, como requisito previo para efectuar el
pago final al contratista.
Elaborar con su visto bueno el acta de liquidacin del contrato o convenio cuando a ello
haya lugar, para la firma del ordenador del gasto y el contratista.
Elaborar los informes, evaluaciones y anexar, oportunamente, los documentos que permitan a la
Subdireccin Jurdica, tener suficientes elementos de juicio para imponer requerimientos,
multas, caducidad y dems actuaciones de orden sancionatorio.

4.5.2. ACTIVIDADES FINANCIERAS

o
o

o
o
o

Aprobar cada uno de los pagos al contratista de acuerdo con Ia ejecucin del contrato, para lo
cual deber expedir la respectiva certificacin de cumplimiento de las obligaciones
contractuales.
Registrar cronolgicamente los pagos y deducciones del contrato.
Velar por la correcta ejecucin presupuestal del contrato.
Revisar el informe de inversiones efectuadas por el contratista con los fondos suministrados para
el objeto del contrato.
Supervisar la ejecucin presupuestal de acuerdo con los parmetros previamente definidos en el
contrato y proponer los correctivos necesarios a las posibles desviaciones que se puedan
presentar.
Verificar que los trabajos o actividades extras que impliquen aumento del valor del contrato
cuenten con la existencia de recursos presupuestales, para aprobacin del ordenador del gasto.
Anterior al cierre de la vigencia fiscal de cada ao, informar a la Direccin Ej ec ut i v a , el
estado de ejecucin del contrato para establecer las reservas presupuestales y de cuentas
por pagar cuando a ello haya Iugar.

4.5.3. ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS

Coordinar la entrega de los bienes o la prestacin de los servicios.


Definir polticas claras para el manejo del riesgo que conlleve la ejecucin del contrato.
Suscribir todas las actas que resulten durante la ejecucin del contrato.
Emitir concepto sobre las solicitudes de prrroga, adicin, suspensin, modificacin, etc.,
presentadas por el contratista.
Atender y tramitar dentro de la rbita de su competencia, toda consulta que realice el
contratista para la correcta ejecucin del contrato.
Organizar el archivo de la supervisin del contrato que como mnimo deber contener los
siguientes documentos:

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Copia del contrato debidamente legalizado.


Copia de las garantas del contrato.
Copia del cronograma de actividades.
Copia de la orden de iniciacin.
Copia de las actas de suspensin y reiniciacin.
Copia de los documentos de prorroga o modificacin del contrato y del que autorice trabajos
o actividades adicionales.
Copia de las cuentas de cobro o facturas autorizadas, as como de cada uno de los pagos
efectuados.
Copia de los informes de la supervisin.
Informe mensual y final de manejo del anticipo
Copia del acta de entrega y recibo final
Copia del acta de liquidacin
Dems documentos relacionados con la ejecucin del contrato.

4.5.4. ACTIVIDADES TECNICAS

Verificar de forma permanente la calidad de la obra, bienes o servicios que se estipule en el


contrato.
Cuando se trate de contratos de obra pblica, deber revisar y aprobar el presupuesto
inicial de la obra, verificando que estn de acuerdo con las especificaciones y los planos que
contienen los diseos.
Controlar el avance del contrato de acuerdo con el cronograma de ejecucin aprobado, Ilevar
un registro de las novedades, rdenes e instrucciones impartidas durante la ejecucin
del contrato y recomendar los ajustes necesarios.
Elaborar y presentar los informes de avance y estado del contrato y los que exijan su
ejecucin.
Velar por el cumplimiento de las normas tcnicas, especificaciones, procedimientos, clculos e
instrucciones impartidas para la construccin y / o fabricacin de bienes.
Verificar que el contratista utilice el personal y los equipos ofrecidos, en las condiciones
aprobadas por la entidad.
Verificar las entregas de los bienes o la prestacin de los servicios contratados, de los cual
se dejara constancia en los respectivos informes.
Coordinar el reintegro a la entidad de los equipos y elementos suministrados o comprados con
cargo al contrato, y verificar su estado y cantidad.

4.6. RESPONSABILIDAD DE LA SUPERVISION Y/O INTERVENTORIA


Independientemente de la calidad de la persona que haya de ejercerla (natural o jurdica, pblica o
privada), la vinculacin que tenga con la entidad (contratista, empleado de planta, etc.) las
responsabilidades del supervisor o interventor se inician al momento de recibir Ia notificacin escrita

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sobre su designacin.
La actuacin del supervisor o interventor debe ceirse al estatuto de contratacin administrativa,
Ley 80 de 1993, y a las leyes 190 de 1995 y 1474 de 2011 y las dems que las modifiquen. Sin
perjuicio de esa responsabilidad, responder por su conducta cuando su accin u omisin haya
generado perjuicio a la entidad, para lo cual podr esta adelantar las investigaciones internas
que estime pertinentes.
El supervisor o interventor deber estarse a lo dispuesto en el artculo 84 de la Ley 1474 de 2011 a fin
de conocer el alcance de su responsabilidad.
4.7. TRAMITE EN CASO DE INCUMPLIMIENTO CONTRACTUAL
En caso de que se presente incumplimiento total o parcial de las obligaciones contractuales, el
supervisor o interventor requerir oportunamente por escrito al contratista, con el fin de hacer
cumplir las obligaciones adquiridas.
En caso de que la respuesta al requerimiento no sea satisfactoria, el supervisor o interventor remitir
de forma inmediata los antecedentes a la Subdireccin Jurdica o quien haga sus veces, quien
analizar la situacin planteada, reiterar el requerimiento en caso de ser pertinente y
proceder a adelantar las acciones legales pertinentes.
Para emitir su concepto respecto a un posible incumplimiento del contratista, el supervisor o
interventor deber realizar un anlisis objetivo, claro y preciso del objeto contractual en general,
teniendo en cuenta que su concepto ser determinante a la hora de definir las acciones legales a
seguir por parte de la administracin. Tal manifestacin deber estar lo suficientemente soportada,
teniendo en cuenta que la responsabilidad por un eventual detrimento del patrimonio del Estado a
causa de una sentencia judicial, involucra a todos los trabajadores que intervienen en la actividad
contractual.
4.8.

IMPOSICIN DE MULTAS, SANCIONES Y DECLARATORIAS DE INCUMPLIMIENTO.

Las entidades sometidas al Estatuto General de Contratacin de la Administracin Pblica podrn


declarar el incumplimiento, cuantificando los perjuicios del mismo, imponer las multas y sanciones
pactadas en el contrato, y hacer efectiva la clusula penal. Para tal efecto observarn el siguiente
procedimiento:
a.

Evidenciado un posible incumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista, e l


CPNAA lo citar a audiencia para debatir lo ocurrido. En la citacin, har mencin
expresa y detallada de los hechos que la soportan, acompaando el informe de
s u p e r v i s i n o interventora en el que se sustente la actuacin y enunciar las
normas o clusulas posiblemente violadas y las consecuencias que podran derivarse para
el contratista en desarrollo de la actuacin. En la misma se establecer el lugar, fecha y hora
para la realizacin de la audiencia, la que podr tener lugar a la mayor brevedad
posible, atendida la naturaleza del contrato y la periodicidad establecida para el
cumplimiento de las obligaciones contractuales. En el evento en que la garanta de
cumplimiento consista en pliza de seguros, el garante ser citado de la misma manera;

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b.

En desarrollo de la audiencia, el jefe de la entidad o su delegado, presentar las circunstancias


de hecho que motivan la actuacin, enunciar las posibles normas o clusulas posiblemente
violadas y las consecuencias que podran derivarse para el contratista en desarrollo de la
actuacin. Acto seguido se conceder el uso de la palabra al representante legal del
contratista o a quien lo represente, y al garante, para que presenten sus descargos, en
desarrollo de lo cual podr rendir las explicaciones del caso, aportar pruebas y controvertir las
presentadas por la entidad;

c.

Hecho lo precedente, mediante resolucin motivada en la que se consigne lo ocurrido en


desarrollo de la audiencia y la cual se entender notificada en dicho acto pblico, la entidad
proceder a decidir sobre la imposicin o no de la multa, sancin o declaratoria de
incumplimiento. Contra la decisin as proferida slo procede el recurso de reposicin
que se interpondr, sustentar y decidir en la misma audiencia. La decisin sobre el recurso
se entender notificada en la misma audiencia.

d.

En cualquier momento del desarrollo de la audiencia, el jefe de la entidad o su delegado,


podr suspender la audiencia cuando de oficio o a peticin de parte, ello resulte en su
criterio necesario para allegar o practicar pruebas que estime conducentes y pertinentes, o
cuando por cualquier otra razn debidamente sustentada, ello resulte necesario para el
correcto desarrollo de la actuacin administrativa. En todo caso, al adoptar la decisin, se
sealar fecha y hora para reanudar la audiencia. El CPNAA podr dar por terminado el
procedimiento en cualquier momento, si por algn medio tiene conocimiento de la cesacin de
situacin de incumplimiento.
CAPTULO 5
GLOSARIO

A continuacin se definen algunos vocablos de utilizacin frecuente en los procesos contractuales,


con el fin de facilitar el uso de esta herramienta y homogenizar el vocabulario que frecuentemente se
emplea en la actividad contractual.

Acta de inicio: Es el documento en el cual se deja constancia del inicio de la ejecucin del
contrato, previo cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento, legalizacin y
ejecucin, que permiten la iniciacin formal de actividades.

Acta de suspensin: es el documento expedido por quienes suscribieron el contrato,


mediante el cual se acuerda la interrupcin temporal del mismo, cuando se presenta una
circunstancia especial y ajena a las partes que lo amerite, previo visto bueno del
supervisor o interventor del contrato, segn sea el caso. En la misma debern incluirse las
razones que sustentan la suspensin del contrato as como la fecha exacta de la
reanudacin del mismo.

Acta de reiniciacin: es el documento mediante el cual se levanta la suspensin y se


ordena la reiniciacin de las actividades, debidamente firmada por las partes. El contratista se
obliga a actualizar sus plizas a esta fecha.

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Acta de liquidacin: es el documento suscrito por el representante legal del CPNAA, el


supervisor o interventor del contrato y el contratista, en el que se refleja el balance de la
ejecucin financiera del contrato o corte de cuentas entre las partes, con sujecin a lo
previsto en este manual.

Adenda: son los documentos mediante los cuales la entidad con posterioridad a la apertura
de un proceso, aclara o modifica las condiciones de la contratacin del pliego de
condiciones. Las adendas una vez publicadas hacen parte del pliego de condiciones. De
acuerdo con el artculo 220 del decreto 019 de 2012, dentro del plazo de la licitacin
cualquier interesado pueda solicitar aclaraciones adicionales que la entidad contratante
responder mediante comunicacin escrita, la cual remitir al interesado y publicar en el
SECOP para conocimiento pblico.

Adjudicacin: es la decisin que pone trmino a un proceso de seleccin, por medio de la


cual se determina la persona natural o jurdica que result favorecida, por ser la propuesta
ms favorable para el CPNAA.

Adjudicatario: es el proponente que resulta favorecido con la adjudicacin dentro de un


proceso de seleccin.

Adicin: modificacin del valor de los contratos que se encuentran en ejecucin con el fin de
incrementar el valor originalmente pactado, la cual no podr ser superior al 50% del valor
inicialmente pactado expresado en SMMLV. Debe constar en un documento firmado por las
partes y cumplir los mismos requisitos de perfeccionamiento y ejecucin del contrato. Supone
la modificacin de la Pliza, si hubo lugar a ella.

Anticipo: valor pactado en los contratos, y que el CPNAA entrega al contratista en calidad de
prstamo, para ser amortizado en cada pago. El anticipo no podr exceder del cincuenta por
ciento (50%) del valor del respectivo contrato.

rea que requiere la contratacin o rea requirente o rea responsable: Es aquella


dependencia del CPNAA que elabora los estudios previos de la contratacin, en donde se
encuentra la necesidad que se pretende satisfacer.

Bienes y servicios de caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacin:


Corresponden a aquellos que poseen las mismas especificaciones tcnicas, con independencia
de su diseo o de sus caractersticas descriptivas y comparten patrones de desempeo y calidad
objetivamente definidos.

Caducidad: clusula excepcional que se aplica como sancin por incumplimiento al


contratista, cuando se afecte de manera grave y directa la ejecucin del contrato y se
evidencie que puede conducir a la paralizacin. Se declara mediante acto administrativo
debidamente motivado en el que se dar por terminado el contrato y se ordenar su liquidacin
en el estado en el que se encuentre.

Certificado de disponibilidad presupuestal: Es el documento expedido por la Direccin

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Ejecutiva del CPNAA o quien haga sus veces mediante el cual se afecta de manera preliminar
un rubro presupuestal y que garantiza la existencia de apropiacin presupuestal disponible,
libre de afectacin y suficiente para respaldar el compromiso que se pretende adquirir con la
contratacin.

Clusula penal: Es una estipulacin propia del derecho comn que se puede pactar bien sea
como una estimacin total o parcial de los perjuicios que se puedan ocasionar con ocasin del
incumplimiento de las obligaciones y o bien como pena, con independencia de los perjuicios
que se causan en razn al incumplimiento del contrato.

Cesin: Consiste en la sustitucin de las obligaciones y derechos que surjan de un contrato,


en un tercero, la cual slo proceder previa aprobacin escrita del ordenador del gasto del
CPNAA.

Contratista: persona(s) natural o jurdica que se obliga (n) a cumplir una determinada
prestacin, segn las especificaciones del objeto del contrato, a cambio de una
contraprestacin.

Concurso de mritos: Corresponde a la modalidad de seleccin de consultores o


proyectos, en la que se podrn utilizar sistemas de concurso abierto o de precalificacin.

Consorcio: Cuando dos o ms personas en forma conjunta presentan una misma propuesta
para la adjudicacin, celebracin y ejecucin de un contrato, respondiendo solidariamente de
todas y cada una de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato. En
consecuencia, las actuaciones, hechos y omisiones que se presenten en desarrollo de la
propuesta y del contrato, afectarn a todos los miembros que lo conforman.

Consultora: Son contratos de consultora los que celebren las entidades estatales referidos a
los estudios necesarios para la ejecucin de proyectos de inversin, estudios de diagnstico,
prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos especficos, as como a las asesoras
tcnicas de coordinacin, control y supervisin. Son tambin contratos de consultora los que
tienen por objeto la interventora, asesora, gerencia de obra o de proyectos, direccin,
programacin y la ejecucin de diseos, planos, anteproyectos y proyectos.

Contrato: acuerdo de voluntades celebrado entre e l CPNAA y una persona natural o


jurdica, mediante el cual se adquieren derechos y obligaciones.

Das corrientes o calendario: es cualquier da del calendario, sin tener en cuenta si se trata
o no de un da hbil.

Das hbiles: son los das comprendidos entre los lunes y los viernes de cada semana,
excluyendo de estos los fines de semana y los das feriados determinados en la Ley.

Ejecucin: es la etapa del desarrollo del contrato la cual inicia una vez se suscribe el acta
de inicio, previa aprobacin de la garanta nica y de la acreditacin por parte del contratista

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de encontrase al da en el pago de las obligaciones relativas al Sistema de Seguridad Social


Integral.

Estudios y documentos previos: Son los documentos que sirven de soporte para la
elaboracin del proyecto de pliego de condiciones, de manera que los proponentes puedan
valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por la entidad, as como la asignacin de los
riesgos que la entidad propone.

Ficha tcnica: Es un anexo al pliego de condiciones que debe elaborarse por parte de la
entidad, cuando se adelanten procesos de seleccin abreviada para la contratacin de bienes y
servicios de caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacin, siempre y cuando los
mismos sean adquiridos utilizando el mtodo de subasta inversa. La entidad elaborar una
ficha tcnica, la cual, debe incluir las caractersticas y especificaciones, en trminos de
desempeo y calidad, de los elementos sealados en el objeto de la contratacin. La ficha
tcnica debe contener como mnimo: la denominacin de bien o servicio, la denominacin
tcnica del bien o servicio, la unidad de medida y la descripcin general.

Interventor: es la persona natural o jurdica, contratada por la Entidad para realizar el


seguimiento tcnico que sobre el cumplimiento del contrato, cuando dicho seguimiento suponga
conocimiento especializado, o la complejidad o extensin del mismo lo justifiquen

Licitacin: Procedimiento mediante el cual, por regla general la entidad estatal formula
pblicamente una convocatoria para que, en igualdad de oportunidades, los interesados
presenten sus ofertas y seleccione entre ellas la ms favorable.

Lista corta: Es el documento en el cual la entidad selecciona los mejores proponentes


para invitarlos a presentar propuesta dentro de un concurso de mritos. La lista corta deber
conformarse con un nmero plural de precalificados que no podr exceder de seis (6) cuando se
deba presentar una propuesta tcnica detallada, ni de diez (10) cuando se deba presentar
una propuesta tcnica simplificada.

Modalidad de seleccin: Es el procedimiento mediante el cual el CPNAA proceder a escoger a


los contratistas (Licitacin pblica, seleccin abreviada, concurso de mritos y contratacin
directa). El CPNAA determinar la modalidad de seleccin aplicable a cada caso, de acuerdo
con los parmetros que establezcan las normas que regulan la contratacin estatal.

Multas: consiste en la sancin pecuniaria que tiene como finalidad el constreimiento,


coercin, coaccin y presin o apremio al contratista a darle cumplimiento a sus obligaciones,
cuando en los trminos y desarrollo del contrato, se observa que aquel no est al da en el
cumplimiento
de las mismas, que se encuentra en mora o retardado para satisfacer
oportunamente, conforme al plazo pactado, los compromisos contractuales asumidos.

Notificacin: Es dar a conocer el contenido de un acto administrativo a los interesados en la


decisin.

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Pago Anticipado: Es un pago parcial del valor contratado y son propiedad del contratista, razn
por la cual ste dispone totalmente de la administracin y manejo de los mismos.

Plazo del proceso contractual: es el perodo comprendido entre la fecha de apertura y la


fecha y hora de cierre de un proceso contractual

Plazo de ejecucin: es el perodo dentro del cual se deben cumplir las obligaciones pactadas
por las partes en el contrato.

Proponente: es la persona natural, jurdica, consorcio o unin temporal, que bajo cualquier
modalidad de asociacin permitida por la ley presenta una propuesta para participar en un
proceso de seleccin de contratistas.

Propuesta: se entiende por tal la oferta de negocio jurdico presentada por un proponente
dentro de un proceso de seleccin, siempre que rena los requisitos.

Propuesta tcnica simplificada: Es aquella que se solicita a los proponentes cuando la


entidad suministre en los requerimientos tcnicos la metodologa exacta para la ejecucin de
la consultora, as como el plan y cargas de trabajo para la misma. En estos casos procede la
seleccin por el sistema de concurso abierto, o mediante el de precalificacin con lista corta.

Propuesta tcnica detallada: Es aquella que se solicita a los proponentes cuando los
servicios de consultora sealados en los requerimientos tcnicos para el respectivo concurso
de mritos puedan desarrollarse con diferentes enfoques o metodologas. En estos casos
solo procede la seleccin por el sistema de precalificacin con lista corta.

Prrroga: consiste en la ampliacin del plazo de ejecucin inicialmente previsto en el contrato.


Debe constar en un documento firmado por las partes y cumplir los mismos requisitos de
perfeccionamiento y ejecucin del contrato inicial.

Registro presupuestal: es la operacin presupuestal mediante la cual se perfecciona el


compromiso y se afecta en forma definitiva la apropiacin, garantizando que sta no sea
desviada a ningn otro fin.

Seleccin Abreviada: Es la modalidad de seleccin objetiva, prevista para aquellos casos


en que por las caractersticas del objeto a contratar, las circunstancias de la contratacin o la
cuanta o destinacin del bien, obra o servicio, puedan adelantarse procesos simplificados para
garantizar la eficiencia de la gestin contractual.

Subasta inversa: Se entiende por subasta inversa, la puja dinmica mediante la cual los
oferentes durante un tiempo determinado, ajustan su oferta respecto de aquellas variables
susceptibles de ser mejoradas, con el fin de lograr el ofrecimiento que por tener el menor
costo evaluado, represente la mejor relacin costo beneficio para la entidad, de acuerdo con
lo sealado en el pliego de condiciones.

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Supervisin: Es el seguimiento tcnico, administrativo, financiero, contable y jurdico de la


ejecucin del contrato, que es ejercido por la misma Entidad cuando no requiere
conocimientos especializados.

Unin temporal: Cuando dos o ms personas en forma conjunta presentan una misma
propuesta para la adjudicacin, celebracin y ejecucin de un contrato, respondiendo
solidariamente por el cumplimiento total de la propuesta y del objeto contratado, pero las
sanciones por el incumplimiento de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato
se impondrn de acuerdo con la participacin en la ejecucin de cada uno de los miembros de
la unin temporal.

Vigencia del Contrato: Es el ciclo jurdico del contrato, que se extiende hasta la liquidacin del
contrato, diferente al plazo que es el ciclo material definido en el contrato para que el contratista
cumpla con las obligaciones a su cargo.

Elabor: Karen Holly Castro Castro/Subdirector Jurdico CPNAA

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