UNIDAD

No. 2
Las TIC como
Herramientas
para la
Productividad
1

Bases de
Definicin y Con
Una Base de Datos o Banco de Datos (BD) es un conjunto de datos que pertenecen al mismo contexto,
almacenados de manera sistemtica para su posterior uso. En este sentido, una biblioteca puede considerarse una
base de datos compuesta en su mayora por documentos y textos impresos en papel e indexados (ordenados) para su
consulta. En la actualidad, y debido al desarrollo tecnolgico de campos como la informtica y la electrnica, la
mayora de las bases de datos tienen formato electrnico, que ofrece un amplio rango de soluciones al problema de
almacenar datos.

En informtica existen los sistemas gestores de bases de datos (SGBD), que permiten almacenar y
posteriormente acceder a los datos de forma rpida y estructurada.

TIPOS DE BASES DE DATOS

Las bases de datos pueden clasificarse de varias maneras, de acuerdo al criterio elegido para su clasificacin:
SEGN LA VARIABILIDAD DE LOS DATOS ALMACENADOS

Bases de datos estticas:

stas son bases de datos de slo lectura, es decir, que no se pueden modificar; son utilizadas primordialmente
para almacenar datos histricos que posteriormente se pueden utilizar para estudiar el comportamiento de un
conjunto de datos a travs del tiempo, realizar proyecciones y tomar decisiones. Un ejemplo de este tipo de
bases de datos, podra ser un libro de historia de un pas, en el cual solo se puede recopilar datos, pero que no
es posible alterar su contenido.

Bases de datos dinmicas:

stas son bases de datos donde la informacin almacenada se modifica con el tiempo, permitiendo operaciones
como actualizacin y adicin de datos, adems de las operaciones fundamentales de consulta. Un ejemplo de
esta clasificacin, puede ser la base de datos utilizada para un registro acadmico, en un sistema de
informacin de una tienda de abarrotes, una farmacia, un videoclub, etc.

SEGN EL CONTENIDO

Bases de datos bibliogrficas:

Solo contienen un surrogante (representante) de la fuente primaria de informacin, que permite localizarla. Un
registro tpico de una base de datos bibliogrfica contiene informacin sobre el autor, fecha de publicacin,
editorial, ttulo, edicin, de una determinada publicacin, etc.
Puede contener un resumen o extracto de la publicacin original, pero nunca el texto completo, porque si no
estaramos en presencia de una base de datos a texto completo (o de fuentes primarias que se describen a
continuacin). Como su nombre lo indica, el contenido son cifras o nmeros. Por ejemplo, una coleccin de
resultados de anlisis de laboratorio, entre otras.
Bases de datos de texto completo:
Almacenan las fuentes primarias de informacin, como por ejemplo, todo el contenido de todas las ediciones de
una coleccin de revistas cientficas.
Directorios:
Un ejemplo son las guas telefnicas en formato electrnico.
Bases de datos o "Bibliotecas" de Informacin Biolgica:

Son bases de datos que almacenan diferentes tipos de informacin proveniente de las ciencias de la vida o
mdicas. Se pueden considerar en varios subtipos:

Aquellas que almacenan secuencias de nucletidos o protenas.

Las bases de datos de rutas metablicas

Bases de datos de estructura, comprende los registros de datos experimentales sobre estructuras 3D
de biomolculas

Bases de datos clnicas

Bases de datos bibliogrficas (biolgicas)

Modelos de
Bases de
Datos
Adems de la clasificacin por la funcin de las bases de datos, stas tambin se pueden clasificar de acuerdo a su
modelo de administracin de datos.
Un modelo de datos es bsicamente una "descripcin" de algo conocido como contenedor de datos (algo en donde se
guarda la informacin), as como de los mtodos para almacenar y recuperar informacin de esos contenedores. Los
modelos de datos no son cosas fsicas: son abstracciones que permiten la implementacin de un sistema eficiente de
base de datos; por lo general se refieren a algoritmos, y conceptos matemticos.
Algunos modelos con frecuencia utilizados en las bases de datos:
Bases de datos jerrquicas
stas son bases de datos que, como su nombre indica, almacenan su informacin en una estructura jerrquica. En
este modelo los datos se organizan en una forma similar a un rbol (visto al revs), en donde un nodo (origen) padre
de informacin puede tener varios hijos. El nodo que no tiene padres es llamado raz, y a los nodos que no tienen hijos
se los conoce como hojas.
Las bases de datos jerrquicas son especialmente tiles en el caso de aplicaciones que manejan un gran volumen de
informacin y datos muy compartidos permitiendo crear estructuras estables y de gran rendimiento.
Una de las principales limitaciones de este modelo es su incapacidad de representar eficientemente la redundancia de
datos.
Base de datos de red
ste es un modelo ligeramente distinto del jerrquico; su diferencia fundamental es la modificacin del concepto de
nodo: se permite que un mismo nodo tenga varios padres (posibilidad no permitida en el modelo jerrquico).
Fue una gran mejora con respecto al modelo jerrquico, ya que ofreca una solucin eficiente al problema de
redundancia de datos (Datos Duplicados); pero, aun as, la dificultad que significa administrar la informacin en una
base de datos de red ha significado que sea un modelo utilizado en su mayora por programadores ms que por
usuarios finales.
Base de datos relacional
ste es el modelo ms utilizado en la actualidad para modelar problemas reales y administrar datos dinmicamente.
Su idea fundamental es el uso de "relaciones". Estas relaciones podran considerarse en forma lgica como conjuntos
de datos llamados "tuplas". Pese a que sta es la teora de las bases de datos relacionales creadas por Edgar Frank
Codd, la mayora de las veces se conceptualiza de una manera ms fcil de imaginar. Esto es pensando en cada

relacin como si fuese una tabla que est compuesta por registros (las filas de una tabla), que representaran las
tuplas, y campos (las columnas de una tabla).
En este modelo, el lugar y la forma en que se almacenen los datos no tienen relevancia (a diferencia de otros modelos
como el jerrquico y el de red). Esto tiene la considerable ventaja de que es ms fcil de entender y de utilizar para un
usuario espordico de la base de datos. La informacin puede ser recuperada o almacenada mediante "consultas" que
ofrecen una amplia flexibilidad y poder para administrar la informacin.
El lenguaje ms habitual para construir las consultas a bases de datos relacionales es SQL, Structured Query
Language o Lenguaje Estructurado de Consultas, un estndar implementado por los principales motores o sistemas de
gestin de bases de datos relacionales.
Durante su diseo, una base de datos relacional pasa por un proceso al que se le conoce como normalizacin de una
base de datos.
Durante los aos '80 (1980-1989) la aparicin de dBASE produjo una revolucin en los lenguajes de programacin y
sistemas de administracin de datos. Aunque nunca debe olvidarse que dBase no utilizaba SQL como lenguaje base
para su gestin.
Bases de datos orientadas a objetos
Este modelo, bastante reciente, y propio de los modelos informticos orientados a objetos, trata de almacenar en la
base de datos los objetos completos (estado y comportamiento).
Una base de datos orientada a objetos es una base de datos que incorpora todos los conceptos importantes del
paradigma de objetos:

Encapsulacin - Propiedad que permite ocultar la informacin al resto de los objetos, impidiendo as accesos
incorrectos o conflictos.

Herencia - Propiedad a travs de la cual los objetos heredan comportamiento dentro de una jerarqua de
clases.

Polimorfismo - Propiedad de una operacin mediante la cual puede ser aplicada a distintos tipos de objetos.
En bases de datos orientadas a objetos, los usuarios pueden definir operaciones sobre los datos como parte de la
definicin de la base de datos. Una operacin (llamada funcin) se especifica en dos partes. La interfaz (o signatura)
de una operacin incluye el nombre de la operacin y los tipos de datos de sus argumentos (o parmetros). La
implementacin (o mtodo) de la operacin se especifica separadamente y puede modificarse sin afectar la interfaz.
Los programas de aplicacin de los usuarios pueden operar sobre los datos invocando a dichas operaciones a travs
de sus nombres y argumentos, sea cual sea la forma en la que se han implementado. Esto podra denominarse
independencia entre programas y operaciones.
Bases de datos documentales
Permiten la indexacin a texto completo, y en lneas generales realizar bsquedas ms potentes. Tesaurus es un
sistema de ndices optimizado para este tipo de bases de datos.
Bases de datos deductivas
Un sistema de bases de datos deductivas, es un sistema de base de datos pero con la diferencia de que permite
hacer deducciones a travs de inferencias. Se basa principalmente en reglas y hechos que son almacenados en la
base de datos. Tambin las bases de datos deductivas son llamadas base de datos lgica, a raz de que se basan en
lgica matemtica.

Microsoft Acc
4

Vamos a ver cules son los elementos bsicos de Access 2007, la pantalla, las barras, etc, para saber diferenciar
entre cada uno de ellos. Aprenderemos cmo se llaman, dnde estn y para qu sirven. Tambin veremos cmo
obtener ayuda, por si en algn momento no sabemos cmo seguir trabajando. Cuando conozcamos todo esto
estaremos en disposicin de empezar a crear bases de datos.

ARRANCAR Y CERRAR ACCESS 2007

Veamos las dos formas bsicas de iniciar Access 2007.

Desde el botn Inicio

situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Colocar el
cursor y hacer clic sobre el botn Inicio se despliega un men; al colocar el cursor sobre Programas,
aparece otra lista con los programas que hay instalados en tu ordenador buscar Microsoft Office y luego
Microsoft Access, hacer clic sobre l, y se iniciar el programa.
Desde el icono de Access 2007 del escritorio.
Para cerrar Access 2007, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:
Hacer clic en el botn cerrar
Pulsar la combinacin de teclas ALT+F4.
Hacer clic sobre el Botn de Office y pulsar el botn Salir de Access.

LA PANTALLA INICIAL
Al iniciar Access aparece una
pantalla inicial como sta, vamos
a
ver
sus
componentes
fundamentales. As conoceremos los
nombres
de
los
diferentes
elementos y ser ms fcil
entender el resto del curso. La
pantalla
que
se
muestra
a
continuacin (y en general todas las
de este curso) puede no coincidir
exactamente con la que ves en tu
ordenador, ya que cada usuario
puede decidir qu elementos quiere
que se vean en cada momento,
como veremos ms adelante.

LAS BARRAS
La barra de Ttulo

La barra de ttulo contiene el nombre del programa y del archivo con el que estamos trabajando en el
momento actual.
En el extremo de la derecha estn los botones para minimizar, maximizar/restaurar y cerrar.
La barra de Acceso rpido
La barra de acceso rpido contiene las operaciones ms habituales de Access como Guardar

, Imprimir

o Deshacer
.
Esta barra puede personalizarse para aadir todos los botones que quieras. Para ello haz clic en la flecha
desplegable de la derecha y aparecern los comandos ms frecuentes para elegir.

Pulsando en Ms comandos se abrir un cuadro de dilogo desde donde podrs aadir otras acciones que
iremos viendo a lo largo del curso:

La Banda de Opciones

La banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestaas. Al hacer clic en
Crear, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la creacin de los diferentes elementos que se
pueden crear en Access.
Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos mens. Pero las ms habituales podramos aadirlas a
la barra de acceso rpido como hemos visto en el punto anterior.
En algunos momentos algunas opciones no estarn disponibles, las reconocers porque tienen un color
atenuado.

Las pestaas que forman la banda pueden ir cambiando segn el momento en que te encuentres cuando
trabajes con Access. Est diseada para mostrar solamente aquellas opciones que te sern tiles en cada pantalla.
Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecern pequeos
recuadros junto a las pestaas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que debers pulsar para
acceder a esa opcin sin la necesidad del ratn.

Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran semitransparentes.

Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT.
Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestaas, la barra se minimizar para ocupar menos espacio.
De esta forma slo muestra el nombre de las pestaas y las opciones quedarn ocultas.
Las opciones volvern a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic en cualquier pestaa.

EL BOTN DE OFFICE

Haciendo clic en el botn de Office que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla podrs
desplegar un men con las opciones que puedes ver en la imagen como Guardar, Imprimir... Si conoces
versiones anteriores de Access es el sustituto del men Archivo.
A este men tambin puedes acceder desde el modo de acceso por teclado tal y como vimos para la Banda
de opciones pulsando Alt + A.

Este men contiene dos tipos bsicos de elementos:

Comandos inmediatos. Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre
ellos. Se reconocen porque a la derecha del nombre del comando no aparece
nada. Por ejemplo, la opcin Guardar para guardar el documento actual. O
tambin, al hacer clic en la opcin puede aparecer un cuadro de dilogo donde nos
pedir ms informacin sobre la accin a realizar como la opcin Abrir.
Opcin con otro men desplegable. Se reconocen porque tienen un tringulo
a la derecha. Colocando el ratn en ese tringulo puedes acceder a otro listado de
opciones. Por ejemplo, la opcin Administrar para acceder a las opciones de
administracin de la base de datos.

La barra de estado

La barra de estado se encuentra en la parte inferior de la pantalla y contiene indicaciones sobre el estado de
la aplicacin, proporciona distinta informacin segn la pantalla en la que estemos en cada momento.
Por ejemplo aqu nos indica que tenemos la tecla de teclado numrico pulsada (Bloq Num), que estamos en la
vista Hoja de datos y podemos cambiar la vista a Hoja de datos, Tabla dinmica, Grfico dinmico y Diseo
con los cuatro botones que aparecen a la derecha.

CREAR UNA BASE DE DATOS

Para crear una nueva base de datos debemos:
Hacer clic sobre la opcin Nuevo del Botn de Office (haciendo clic en el icono de Office
en la parte superior izquierda de la pantalla) que aparece a la derecha de la pantalla.

Aparecer la ventana
Microsoft Office Access.

de

Introduccin

Selecciona la opcin Base de datos en blanco.

En la parte inferior tambin podrs seleccionar
una plantilla para crear una nueva base de datos
basada en ella.

A continuacin aparecer en un panel a la derecha de la pantalla el siguiente cuadro:

Aqu debers indicar el Nombre de archivo de la base de datos.

Para seleccionar la carpeta donde guardar el archivo puedes hacer clic en el botn Buscar ubicacin.
Se abrir el siguiente cuadro de dilogo donde indicaremos el nombre de la base de datos que estamos creando
y el lugar donde se guardar.

En el cuadro Guardar en: hacer clic sobre la flecha de la derecha para seleccionar la carpeta donde vamos a
guardar la base de datos.
Observa como en el recuadro inferior aparecen las distintas subcarpetas de la carpeta seleccionada.
Hacer doble clic sobre la carpeta donde guardaremos el archivo.

En el cuadro Nombre de archivo: escribir el nombre que queremos poner a la base de datos.
Hacer clic sobre el botn Aceptar.

Se cerrar el cuadro de dilogo y volvers a la pantalla de Introduccin a Microsoft Office Access.

En el cuadro de texto Nombre de archivo aparecer la ruta y el nombre que escogiste.
Pulsar el botn Crear para crear la base de datos.

Automticamente se crear nuestra nueva base de datos a la cual Access asignar la extensin .ACCDB.
Por defecto, Access abrir una nueva tabla para que puedas empezar a rellenar sus datos.

Una tabla es el elemento principal de cualquier base de datos ya que todos los dems objetos se crean a partir
de stas.
Si observas esta ventana, a la izquierda aparece el Panel de Exploracin, desde donde podremos seleccionar
todos los objetos que sean creados dentro de la base de datos.
En principio slo encontraremos el de Tabla1 pues es el que Access crear por defecto.
Puedes ocultarlo haciendo clic en el botn Ocultar.
Desplegando la cabecera del panel puedes seleccionar qu objetos mostrar y de qu forma.

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Una vez que hemos aprendido a crear una base de datos en blanco, debemos comenzar por aprender que
son y cmo crear cada uno de los componentes de nuestra propia Base de Datos de Registro Acadmico.

Tablas
Son los objetos principales de bases de datos que se utilizan para guardar datos.
Podemos tener ms de una tabla en la base de datos para guardar informacin relacionada. Por ejemplo,
en una tabla podemos tener la informacin de Alumnos, en la otra la informacin de Perodos y en la
tercera podemos enlazar los datos de dos tablas anteriores, por ejemplo: Las calificaciones o actividades
que un Alumno Gan en un determinado Perodo.

Campos y registros:
Cada tabla se compone de campos y registros. A pesar de que a primera vista casi la podramos confundir
con una hoja de Excel, existen unas diferencias fundamentales: en Access, cada columna en una tabla es
un campo y cada fila de una tabla representa un nico registro que rene la informacin de un elemento
de la tabla. Cada campo de Access slo puede tener un tipo de datos: o slo texto, o slo nmeros, etc.

Los tipos de datos ms utilizados son los nmeros, el texto, la fecha y la moneda pero el Access no se
limita a esto: podemos insertar tambin hipervnculos y adems objetos OLE, por ejemplo, imgenes,
sonidos e incluso video clips.

Crear una tabla de datos.

Para crear una tabla de datos tenemos que hacer clic en la pestaa Crear para visualizar sus opciones. En
el marco Tablas podremos seleccionar estas opciones:

El botn Tabla abre la Vista Hoja de datos, consiste en introducir directamente los datos en la tabla
y segn el valor que introduzcamos en la columna determinar el tipo de datos que tiene la
columna.

Vista diseo es el mtodo que detallaremos en esta unidad didctica.

Plantillas de tabla crea una tabla de entre un listado que tiene predefinido, abre una tabla de este
tipo y slo tendrs que rellenarla con sus datos.

Listas de SharePoint consiste en crear un objeto compatible con un sitio SharePoint desde el que

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podrs compartir los datos almacenados en la lista o tabla con otras personas con acceso al mismo
sitio.
Explicaremos a continuacin la forma de crear una tabla en vista diseo. Este mtodo consiste en definir
la estructura de la tabla, es decir, definir los diferentes campos que esta tendr y otras consideraciones
como claves, etc.
Otra forma rpida de llegar a la vista Diseo es seleccionando la vista desde la pestaa Hoja de datos, o
haciendo clic en el botn de Vista de Diseo en la barra de estado:

Como an no hemos guardado nuestra primera tabla, cuando tratemos de cambiar a la Vista de Diseo, se
nos pedir un nombre para poder almacenarla, el nombre por defecto es Tabla1, pero nosotros
cambiaremos el nombre de la tabla a Alumnos. Luego de Guardar, aparecer la vista de Diseo de la
tabla:

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A continuacin tenemos la rejilla donde definiremos los campos que componen la tabla. Podemos ver en la
imagen que existen dos columnas, una para el Nombre del Campo y la otra para el Tipo de Datos que esta
almacenar.
En la parte inferior tenemos a la izquierda dos pestaas (General y Bsqueda) para definir propiedades del
campo es decir caractersticas adicionales del campo que estamos definiendo.
Y a la derecha tenemos un recuadro con un texto que nos da algn tipo de ayuda sobre lo que tenemos
que hacer, por ejemplo en este momento el cursor se encuentra en la primera fila de la rejilla en la
columna Nombre del campo y en el recuadro inferior derecho Access nos indica que el nombre de un
campo puede tener hasta 64 caracteres.

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Una vez que hemos creado nuestra primera tabla en blanco, podemos ver que Microsoft Access asigna de
manera automtica un campo en nuestra tabla, ya que estas no pueden ser almacenadas completamente
en blanco, lo que debemos hacer ahora es comenzar a escribir cada uno de los campos que necesitamos
agregar a nuestra tabla.
Como nuestra tabla almacenar todos los datos de los alumnos, debemos auxiliarnos en la siguiente
informacin para poder crear nuestra tabla: (Ntese que no se han utilizado tildes, eso es para evitar
cualquier tipo de error ms adelante, cuando se haga algn tipo de programacin)
Nombre del Campo
Alumno
Carnet
Grado
Encargado
Telefono

Tipo de Datos
Texto
Texto
Texto
Texto
Texto

Direccion
Edad

Texto
Nmero

Propiedades
Tamao del Campo:
Tamao del Campo:
Tamao del Campo:
Tamao del Campo:
Tamao del Campo:
####\-####
Tamao del Campo:
Tamao del Campo:
Decimales: 0

150
15
75
150
9, Mscara de Entrada:
255
Entero,

Lugares

Como podemos ver, al crear una tabla, no hay que hacer nada ms que escribir el nombre de los campos
que la componen y cambiar las propiedades especiales que necesitamos para cada uno de ellos. Si nos
damos cuenta, al crear esta nueva tabla, de manera predefinida hay un cono de una pequea llave en el
campo alumno, eso es porque Access maneja algo denominado Clave Principal o Clave Primaria, que
define un campo que es nico y que no se puede repetir en una misma tabla, por ejemplo, en la tabla de
alumno, no pueden haber dos alumnos que se llamen exactamente igual, es decir, el nombre de cada uno,
debe tener por lo menos una letra diferente para que pueda ser almacenado. En el caso de nuestra tabla,
la clave principal fue correctamente
agregada de manera involuntaria, a
continuacin por medio de una imagen
podemos ver el procedimiento a seguir
para
poder
agregarla
como
lo
necesitemos y tomaremos como ejemplo
la tabla de actividades de nuestra Base
de Datos.

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En el caso de esta tabla, podemos ver que son tres los campos que han sido seleccionados como Claves
Primarias, la forma correcta de leer esa clave sera la siguiente:

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Un alumno no puede tener dos notas para las actividades de una materia, en un perodoUna vez que
hemos aprendido a crear nuestras tablas con todas sus propiedades, debemos crear todas las tablas que
contendrn la informacin de nuestra Base de Datos, para ello debemos crear todas la tablas, utilizando la
siguiente informacin.

Tabla: Actividades
Nombre
Campo
Alumno
Periodo
Materia
Act1
Act2
Promact
Parcial
Promparcial
Promfinal

del

Tipo de Datos

Propiedades

Texto
Texto
Texto
Nmero
Nmero
Nmero
Nmero
Nmero
Nmero

Tamao
Tamao
Tamao
Tamao
Tamao
Tamao
Tamao
Tamao
Tamao

del
del
del
del
del
del
del
del
del

Campo:
Campo:
Campo:
Campo:
Campo:
Campo:
Campo:
Campo:
Campo:

150
10
30
Simple,
Simple,
Simple,
Simple,
Simple,
Simple,

Estos Tres Campos deben

ser definidos como Claves
Principales
Lugares Decimales: 1
Lugares Decimales: 1
Lugares Decimales: 1
Lugares Decimales: 1
Lugares Decimales: 1
Lugares Decimales: 1

Tabla: Periodos
Nombre
Campo
Periodo

del

FechaInicio
FechaFin

Tipo de Datos

Propiedades

Texto

Tamao del Campo: 10

Fecha/Hora
Fecha/Hora

Formato: Fecha Corta,

Formato: Fecha Corta,

Tipo de Datos

Propiedades

Texto

Tamao del Campo: 75

Texto

Tamao del Campo: 150

Tamao del Campo: Entero,

Este campo debe ser la Clave

Principal
Mscara de Entrada: ##/##/####
Mscara de Entrada: ##/##/####

Tabla: Grado
Nombre
Campo
Grado

del

Profencargado
Matricula

Nmero

Este campo debe ser la Clave

Principal
Lugares Decimales: 0

Relaciones
Como ya estudiamos en los diferentes tipos y modelos de bases de datos, lo ms adecuado es que una
Base de Datos pertenezca al modelo Relacional, puesto que es la mejor manera para poder administrar
todos los datos de una manera ms flexible y adecuada. Microsoft Access puede manejar las denominadas
Relaciones que sirven para indicar a este sistema, como se comportarn los datos de todas las tablas
entre s. Una relacin se utiliza en Access para evitar la Redundancia (Repeticin innecesaria) de
datos.

Poniendo como ejemplo nuestra Base de Datos de Registro Acadmico, podemos ver que el nombre de los
alumnos se utilizar varias veces en la tabla que almacena las calificaciones y sera un desperdicio de
espacio, almacenar todos y cada uno de los datos de un alumno, cada vez que se necesite agregar una
nota, por lo tanto, lo ms adecuado es relacionar ambas tablas para que as, al utilizar el nombre de un

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alumno en la tabla de notas, automticamente Access tiene acceso a la tabla de alumnos y puede
encontrar todos los detalles de cada uno.
Otra funcionalidad de las Relaciones en una Base de Datos es la de evitar los errores y las incongruencias
en los datos que se almacenan, por ejemplo, si utilizamos relacionen entre las tablas de Grados y Alumnos,
no nos ser posible inscribir a un alumno, en un grado que no existe, puesto que al momento de
almacenar la informacin del alumno, Access controlar que el grado al que se pretende incluir al alumno,
pertenezca a la tabla de Grados que nuestro sistema posee.

Tipos de relaciones de tabla

Una relacin se establece haciendo coincidir los datos de las columnas de clave, normalmente las
columnas con el mismo nombre de ambas tablas. En la mayor parte de los casos, la relacin hace coincidir
la clave principal de una tabla, que proporciona un identificador nico para cada fila, con una entrada de la
clave externa de la otra tabla. Por ejemplo, la tabla Grados, tiene definido como clave principal al campo
llamado Grado y la Tabla de alumnos tiene un campo que no es una clave principal, pero que se llama
exactamente igual, lo que nos indica que la relacin entre esas tablas es el Grado al que pertenece cada
Alumno.
Hay tres tipos de relaciones entre tablas. El tipo de relacin que se crea depende de cmo se definen las
columnas relacionadas.
Relaciones uno a varios
La relacin uno a varios es el tipo ms comn. En este tipo de relacin, una fila de la tabla A puede tener
muchas filas coincidentes en la tabla B, pero una fila de la tabla B slo puede tener una fila coincidente en
la tabla A. Por ejemplo, las tablas Alumnos y Grados tienen una relacin uno a varios: Cada alumno solo
puede pertenecer a un grado, pero un grado puede tener muchos alumnos.
Una relacin uno a varios se crea si slo una de las columnas relacionadas es una clave principal.
En Access, el lado de la clave principal de una relacin uno a varios se denota mediante un smbolo de
clave. Un smbolo de infinito denota el lado de la clave externa de una relacin.
Cabe mencionar que una Base de Datos correctamente diseada, solamente puede poseer Relaciones del
Tipo Uno a Varios.
Relaciones varios a varios
En una relacin varios a varios, una fila de la tabla A puede tener muchas filas coincidentes en la tabla B y
viceversa. Este tipo de relacin se crea definiendo una tercera tabla, denominada de combinacin, cuya
clave principal est compuesta de las claves externas de ambas tablas A y B. Por ejemplo, en otra base de
datos, la tabla Autores y la tabla Ttulos tienen una relacin varios a varios que se define mediante una
relacin uno a varios de cada una de estas tablas a la tabla TtuloAutores. La clave principal de la tabla
TtuloAutores es la combinacin de la columna de identificador de autor (la clave principal de la tabla
Autores) y de la columna de identificador de ttulo (la clave principal de la tabla Ttulos). Dicho en otras
palabras ms fciles de entender, un autor puede tener Varios Ttulos, y adems un mismo Ttulo, puede
tener varios Autores.
Como nos damos cuenta este tipo de relaciones podra generar algunos errores a la hora de organizar los
datos, por lo que si se presenta una relacin de este tipo, es por lo general un error de diseo de la Base
de Datos.
Relaciones uno a uno

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En una relacin uno a uno, una fila de la tabla A no puede tener ms de una fila coincidente en la tabla B y
viceversa. Una relacin uno a uno se crea si las dos columnas relacionadas son las claves principales.
Este tipo de relacin no es comn porque la mayor parte de la informacin relacionada de esta manera
estara toda en una tabla.
Podra utilizar una relacin uno a uno para:

Dividir una tabla con muchas columnas.

Aislar parte de una tabla por razones de seguridad.

Almacenar los datos efmeros y que podran eliminarse con facilidad eliminando la tabla.

Almacenar la informacin que slo se aplica a un subconjunto de la tabla principal.

Como nos podemos dar cuenta este tipo de relaciones es por lo general un Error de diseo de una Base de
Datos, puesto que no tiene sentido dividir en varias ubicaciones diferentes la informacin que podra estar
reunida en una sola. Por ejemplo, no tendra sentido que una misma escuela con suficiente tamao, divida
en varios edificios separados a sus alumnos, o que un mismo grado que tiene suficiente capacidad, divida
a sus alumnos en dos secciones diferentes.

Creacin de Relaciones en Microsoft Access

Una vez que se han creado todas las tablas de nuestra Base de Datos, podemos comenzar a Relacionarlas,
antes de introducir la informacin en cada una de ellas, esto con el fin de evitar errores de datos e
incongruencias de informacin.
Lo primero que debemos hacer es abrir nuestra base de datos, luego en la Banda de Opciones, debemos
elegir la ficha llamada Herramientas de Base de Datos. Una vez en esta ficha, debemos buscar el
grupo de herramientas llamado Mostrar u Ocultar y finalmente debemos hacer clic en la herramienta
llamada Relaciones, como se muestra en la siguiente imagen.

Al hacer clic en el botn Relaciones, aparecer el siguiente Gestor de Relaciones.

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Ahora nuestro Gestor de Relaciones debera verse como la siguiente imagen:

Ahora, para poder crear cada una de las relaciones, lo nico que debemos hacer es arrastrar los campos
que deseamos relacionar en cada tabla, por ejemplo, tomaremos la relacin entre la tabla Alumnos y
Grados:

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Cuando realizamos el arrastre anterior, aparece el cuadro de dilogo Modificar Relaciones y lo que
debemos hacer es lo siguiente:

Integridad referencial
La integridad referencial es un sistema de reglas que Microsoft Access utiliza para garantizar que las
relaciones entre los registros de tablas relacionadas son vlidas y que no elimina o cambia
accidentalmente los datos relacionados. Puede establecer la integridad referencial cuando se cumplen
todas las condiciones siguientes:

El campo coincidente de la tabla principal es una clave principal o tiene un ndice nico.

Los campos relacionados tienen el mismo tipo de datos. Hay dos excepciones. Un campo
Autonumrico se puede relacionar con un campo Nmero mediante un valor Long Integer en la
propiedad TamaoDelCampo, y un campo Autonumrico con un identificador de replicacin como
valor de la propiedad TamaoDelCampo puede relacionarse con un campo Nmero con un
identificador de replicacin como valor de la propiedad TamaoDelCampo.

Ambas tablas pertenecen a la misma base de datos de Microsoft Access. Si las tablas son tablas
vinculadas, deben estar en formato de Microsoft Access, y debe abrir la base de datos en la que
estn almacenadas para establecer la integridad referencial. La integridad referencial no se puede
exigir para tablas vinculadas de bases de datos de otros formatos.

Las reglas siguientes se aplican al utilizar la integridad referencial:

No puede especificar un valor en el campo de clave externa de la tabla relacionada que no exista
en la clave principal de la tabla principal. Sin embargo, puede escribir un valor Null en la clave
externa, especificando que los registros no estn relacionados. Por ejemplo, no puede matricular a
un alumno en un campo que no exista.

No puede eliminar un registro de una tabla principal si hay registros coincidentes en una tabla
relacionada. Por ejemplo, no puede eliminar un registro de grado, si este grado an tiene algn
alumno matriculado.

No puede cambiar un valor de clave principal en la tabla principal si ese registro tiene registros
relacionados. Por ejemplo, no puede cambiar nombre de un grado si este tiene alumnos
matriculados.

Ahora que hemos aprendido a crear relaciones en Microsoft Access, debemos terminar de relacionar todas
las tablas de nuestro Registro Acadmico, debe verse, ms o menos de la siguiente manera:

20

Consultas
Una vez que hemos aprendido como crear y relacionar las tablas que componen nuestras bases de
datos, hay ms objetos que debemos seguir descubriendo para poder darles mayor funcionalidad. No
tendra ningn sentido si solo se pudiera guardar informacin en nuestra base de datos, es de principal
importancia tener esa informacin a mano siempre que la necesitemos y para ello debemos aprender a
crear nuestras Consultas.
Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten recuperar datos de una tabla,
modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra tabla.
Existen varios tipos de consultas:
Consultas de seleccin: Son las consultas que extraen o nos muestran datos. Muestran aquellos
datos de una tabla que cumplen los criterios especificados. Una vez obtenido el resultado podremos
consultar los datos para modificarlos (esto se podr hacer o no segn la consulta). Una consulta de
seleccin genera una tabla lgica (se llama lgica porque no est fsicamente en el disco duro sino en
la memoria del ordenador y cada vez que se abre se vuelve a calcular).
Consultas de accin: Son consultas que realizan cambios a los registros. Existen varios tipos de
consultas de accin, de eliminacin, de actualizacin, de datos anexados y de creacin de tablas.
Consultas especficas de SQL: Son consultas que no se pueden definir desde la cuadrcula QBE
de Access sino que se tienen que definir directamente en SQL. Estas consultas no se estudiarn en
este curso ya que para definirlas hay que saber SQL, cosa que no es objeto de este curso.
Crear una consulta.
Para crear una consulta, tener en cuenta los siguientes pasos:
Abrir la base de datos donde se encuentra la consulta a crear.
Hacer clic en el botn Diseo de Consulta en la pestaa Crear:
Tambin tenemos la posibilidad de utilizar el Asistente para consultas
que puedes ver en la imagen anterior para crear consultas con un poco de
ayuda.
Si haces clic en el botn Asistente para consultas aparecer el siguiente cuadro de dilogo:

21

El Asistente para consultas sencillas crea una consulta de

seleccin sencilla como definimos en el apartado anterior.
Los otros asistentes nos permiten generar tipos especiales
de consulta que veremos ms adelante.
Ahora se explicar detenidamente la opcin Diseo de
consulta que te permitir crear cualquiera de las anteriores por
ti mismo.
Al entrar en la Vista Diseo de consulta nos pide primero las
tablas de las que la consulta sacar los datos con un cuadro de dilogo parecido al siguiente:

Seleccionar la tabla de la que queremos sacar datos y hacer clic sobre el botn Agregar.
Si queremos sacar datos de varias tablas agregar de la misma forma las dems tablas.
Finalmente hacer clic sobre el botn Cerrar.
Aparecer la ventana Vista Diseo de consultas.

Si observas la pantalla, en la parte superior tenemos la zona de tablas donde aparecen las tablas aadidas
con sus correspondientes campos, y en la parte inferior denominada cuadrcula QBE definimos la

22

consulta.
Cada
la cuadrcula
corresponde

columna de
QBE
a un campo.

Cada
fila
propsito
detallamos
a
ms
iremos

tiene
un
que
brevemente
continuacin,
adelante

profundizando en la explicacin:
Campo: ah ponemos el campo a utilizar que en la mayora de los casos ser el campo a visualizar, puede
ser el nombre de un campo de la tabla y tambin puede ser un campo calculado.
Tabla: nombre de la tabla de la que sacamos el campo. Nos ser til cuando definamos consultas basadas
en varias tablas.
Orden: sirve para ordenar las filas del resultado.
Mostrar: si la casilla de verificacin aparece desactivada la columna no aparecer en el resultado, se suele
desactivar cuando queremos utilizar el campo para definir la consulta pero no queremos que aparezca en
el resultado. Por ejemplo si queremos que la consulta nos saque todos los alumnos mayores de edad,
necesitamos el campo edad para seleccionar los alumnos, pero no queremos que aparezca en el resultado
la edad de ninguno, ya que todos son iguales sin importar su edad.
Criterios: sirve para especificar un criterio de bsqueda. Un criterio de bsqueda es una condicin que
deben cumplir los registros que aparecern en el resultado de la consulta. Por lo tanto est formado por
una condicin o varias condiciones unidas por los operadores Y (AND) y O (OR).
O: esta fila y las siguientes se utilizan para combinar condiciones.

Aadir campos

Para aadir campos a la cuadrcula podemos:

Hacer doble clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona de tablas, este se colocar en la
primera columna libre de la cuadrcula.
Hacer clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona de tablas y sin soltar el botn del ratn
arrastrar el campo sobre la cuadrcula, soltar el botn cuando estemos sobre la columna delante de la cual
queremos dejar el campo que estamos aadiendo.
Hacer clic sobre la fila Campo: de una columna vaca de la rejilla, aparecer a la derecha la flecha para
desplegar la lista de todos los campos de todas las tablas que aparecen en la zona de tablas. Si tenemos

23

muchos campos y varias tablas podemos reducir la lista seleccionando primero una tabla en la fila Tabla:,
as en la lista desplegable slo aparecern campos de la tabla seleccionada.
Tambin podemos teclear directamente el nombre del campo en la fila Campo: de una columna vaca de
la cuadrcula.
Si queremos que todos los campos de la tabla aparezcan en el resultado de la consulta podemos utilizar
el asterisco * (sinnimo de 'todos los campos').

Cambiar el orden de los campos

Si hemos incluido campos en la cuadrcula y queremos cambiar el orden de estos campos podemos mover
una columna (o varias) arrastrndola o bien cortando y pegando.
Para mover una columna arrastrndola:
Posicionar el cursor sobre el extremo superior de la columna y cuando aparece la flecha
columna aparecer resaltada (est seleccionada).
Mover un poco el cursor para que aparezca la flecha
columna hasta la posicin deseada.

hacer clic, la

. Pulsar el botn del ratn y sin soltarlo arrastrar la

Para mover una columna cortndola:

Seleccionar la columna (posicionar el cursor sobre el extremo superior de la columna y cuando aparece la
flecha

hacer clic).

Hacer clic sobre el icono

en la pestaa Inicio (o bien teclear Ctrl+X), desaparecer la columna.

A continuacin crear una columna en blanco en el lugar donde queremos mover la columna que hemos
cortado con la opcin Insertar Columnas de la pestaa Diseo.
Seleccionar esa columna y hacer clic sobre el icono Pegar la pestaa Inicio (o bien teclear Ctrl+V).
Podemos seleccionar varias columnas consecutivas seleccionando la primera y manteniendo la tecla shift
pulsada, seleccionar la ltima columna a seleccionar, se seleccionarn las dos columnas y todas las
columnas que se encuentren entre las dos.

Guardar la consulta

24

Podemos Guardar la consulta

Haciendo clic sobre el botn

de la barra de Acceso Rpido,

o bien,
Seleccionando la opcin Guardar del Botn de Office .
Si es la primera vez que guardamos la consulta aparecer el cuadro de dilogo para darle un nombre.
Se puede poner cualquier nombre excepto el de una tabla ya creada.
A continuacin hacer clic sobre el botn Aceptar.
Para cerrar la consulta hacer clic sobre su botn

Ejecutar la consulta

Podemos ejecutar una consulta desde la ventana Diseo de consulta o bien desde el Panel de Exploracin.
Desde el Panel de Exploracin:
Haciendo doble clic sobre su nombre.
Desde la vista diseo de la consulta:
Haciendo clic sobre el botn Ejecutar de la pestaa Diseo:

Cuando estamos visualizando el resultado de una consulta, lo que vemos realmente es la parte de la tabla
que cumple los criterios especificados, por lo tanto si modificamos algn dato de los que aparecen en la
consulta estaremos modificando el dato en la tabla (excepto algunas consultas que no permiten esas
modificaciones).

Modificar el diseo de una consulta

Si lo que queremos es modificar el diseo de una consulta:

25

Situarse en el Panel de Exploracin y hacer clic derecho sobre el nombre de la consulta.

En el men contextual seleccionar.

Ordenar las filas

Para ordenar las filas del resultado de la consulta:

Hacer clic sobre la fila Orden: del campo por el cual queremos ordenar las filas, hacer clic sobre la flecha
que aparecer para desplegar la lista y elegir el tipo de ordenacin.
Puede ser Ascendente en este caso se ordenarn de menor a mayor si el campo es numrico, por orden
alfabtico si el campo es de tipo texto, de anterior a posterior si el campo es de tipo fecha/hora, etc, o
bien puede ser Descendente en orden inverso.
Podemos ordenar tambin por varios campos para ello rellenar la fila Orden: de todas las columnas por las
que queremos ordenar. En este caso se ordenan las filas por la primera columna de ordenacin, para un
mismo valor de la primera columna, se ordenan por la segunda columna, y as sucesivamente.
El orden de las columnas de ordenacin es el que aparece en la cuadrcula, es decir si queremos ordenar
por ejemplo por grado y dentro del mismo grado, por edad tenemos que tener en la cuadrcula primero la
columna grado y despus la columna edad.
El tipo de ordenacin es independiente por lo que se puede utilizar una ordenacin distinta para cada
columna. Por ejemplo ascendente por la primera columna y dentro de la primera columna, descendente
por la segunda columna.

Seleccionar filas

Para seleccionar filas tenemos que indicar un criterio de bsqueda, un criterio de bsqueda es una
condicin que debern cumplir todas las filas que aparezcan en el resultado de la consulta.
Normalmente la condicin estar basada en un campo de la tabla por ejemplo para seleccionar los
alumnos que sean mayores de edad, debemos escribir en el campo criterio la condicin >=18.
Cuando la condicin es una igualdad no es necesario poner el signo =, podemos poner directamente el
valor 18 en la fila Criterios: ya que si no ponemos operador asume por defecto el =.
Tampoco es necesario poner las comillas, las aadir Access por defecto. Siempre que se encuentra un
texto lo encierra entre comillas.

26

Para indicar varias condiciones se emplean los operadores Y y O.

En un criterio de bsqueda en el que las condiciones estn unidas por el operador Y, para que el registro
aparezca se deben cumplir todas las condiciones. Por ejemplo edad > 18 y edad < 20, aparecen los
registros de los alumnos cuyas edades estn entre los 18 y 20 aos.
En un criterio de bsqueda en el que las condiciones estn unidas por el operador O, el registro aparecer
en el resultado de la consulta si cumple al menos una de las condiciones.
Todas las condiciones establecidas en la misma fila de la cuadrcula quedan unidas por el operador Y.
En el ejemplo siguiente seran alumnos de Noveno Grado, Y cuya edad sea mayor de 15 aos.

Del mismo modo pasa con cada una de las filas o:

Si queremos que las condiciones queden unidas por el operador O tenemos que colocarlas en filas
distintas (utilizando las filas O: y siguientes).
Por ejemplo, si en la cuadrcula QBE tenemos especificado los siguientes criterios:

Visualizaremos de la tabla Alumnos, los campos en que el alumno pertenezca ya sea a Octavo o Noveno
Grado y cuya edad sea mayor que 15 aos.
Ojo! El criterio de la edad nicamente afecta a los alumnos de Noveno Grado, por encontrarse en la
misma fila.
Access no diferencia entre maysculas y minsculas a la hora de realizar la bsqueda de registros.

27

Formularios
Una vez que conocemos los componentes Bsicos en un Sistema Gestor de Bases de Datos,
debemos comenzar a pensar en la comodidad a la hora de realizar el trabajo de introducir y
manipular los datos en la misma, para ello, nos basaremos en la creacin de una herramienta
muy especial llamada Formularios. Los formularios sirven para definir pantallas generalmente
para editar los registros de una tabla o consulta y nos facilitan este trabajo, puesto que podemos
definir de una manera personalizada, como deseamos ver los datos. Esto hace una gran
diferencia, puesto que al trabajar en una hoja de datos, vemos toda la informacin al mismo
tiempo y con muy poco espacio entre s, sin mencionar que toda la informacin es editable en
cualquier momento y que por agregar o modificar un dato, podemos cometer errores con otros
registros.

Para crear un formulario tenemos varias opciones, pero podemos acceder a todas ellas desde la
pestaa Crear:

Diseo del formulario abre un formulario en blanco en la vista diseo y tenemos que ir
incorporando los distintos objetos que queremos que aparezcan en l. Este mtodo no se suele
utilizar ya que en la mayora de los casos es ms cmodo y rpido crear un autoformulario o
utilizar el asistente y despus sobre el formulario creado modificar el diseo para ajustar el
formulario a nuestras necesidades. En esta unidad veremos ms adelante cmo modificar el
diseo de un formulario.
Asistente para formularios utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la
creacin del formulario.
Formulario consiste en crear automticamente un nuevo formulario que contiene todos los
datos de la tabla o consulta seleccionada en el Panel de Exploracin.
Grficos dinmicos
dinmicos.

abrir un formulario en blanco basado en la utilizacin de grficos

Explicaremos a continuacin la forma de crear un formulario utilizando el asistente.

El asistente para formularios.
28

Para arrancar el asistente para formularios haz clic en la opcin Asistente para formularios que
puedes ver en la imagen anterior.

Aparece la primera ventana del asistente:

En esta ventana nos pide introducir los campos a incluir en el formulario.

Primero seleccionamos la tabla o consulta de donde se tomarn los datos, del cuadro
Tablas/Consultas, este ser el origen del formulario. Si queremos sacar datos de varias tablas lo
mejor ser crear una consulta para obtener esos datos y luego elegir como origen del formulario
esa consulta.
A continuacin seleccionamos los campos a incluir en el formulario haciendo clic sobre el campo
y clic sobre el botn

o simplemente doble clic sobre el campo. Si nos hemos equivocado de

campo pulsamos el botn

y el campo se quita de la lista de campos seleccionados. Podemos

seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botn

o deseleccionar todos los

campos a la vez haciendo clic sobre el botn.

Una vez seleccionada la distribucin que nos interesa, que en nuestro caso son todos los
campos, pulsamos el botn Siguiente y aparece la siguiente pantalla:

29

En esta pantalla elegimos la distribucin de los datos dentro del formulario. Seleccionando un
formato aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que tendr el formulario con esa
distribucin. Como podemos ver en nuestro ejemplo, debemos seleccionar la opcin llamada
Justificado, puesto que solo queremos que nuestro formulario muestre Un solo Registro a la
Vez y adems de eso, si seleccionamos otra opcin, no ser posible que elijamos un orden
personalizado de los objetos de nuestro formulario.
Luego de haber vinculado nuestro formulario con una tabla y de haber elegido los datos a
mostrar y distribucin de los mismos, tambin debemos elegir una apariencia o estilo para
nuestro formulario, como lo vemos en la siguiente ventana.

Si nos damos cuenta, siempre estar seleccionada de manera predeterminada la opcin llamada
Oficina, siguiendo con nuestro ejemplo, dejaremos seleccionada esa opcin, para hacer nuestro
trabajo lo ms sencillo posible.
El ltimo paso para crear formularios por medio del asistente es elegir su nombre y si deseamos
hacer que ste se abra para tener una vista previa de su apariencia y funcionamiento o abrirlo
en modo de edicin para poder editar algunos de los formatos que Access agreg de manera
predeterminada. Ahora hemos finalizado el asistente para formularios y podemos crearlos de una
30

manera muy fcil y sencilla, pero adems debemos aprender los procedimientos para editarlos y
hacer que trabajen exactamente como nosotros lo necesitamos.
Una vez que un formulario ha sido creado, para poder editar su apariencia,
debemos realizar los siguientes pasos:
Si el formulario est cerrado, debemos hacer clic derecho sobre su nombre y
seleccionar la opcin llamada Vista Diseo. Si el formulario est abierto,
debemos hacer clic en la opcin Ver de la Banda de opciones y seleccionar el
comando Diseo del formulario. Una vez hecho esto, el formulario se abrir en
modo de edicin para poder personalizarlo como nosotros lo deseamos.

31

Agregando controles Bsicos a un Formulario

Una vez que hemos aprendido a crear Formularios Bsicos, nos hemos de dar cuenta que
si bien es cierto que estos permiten darle una mejor apariencia a nuestro trabajo, tambin
tenemos que tener claro que no son la solucin a todos los problemas de los usuarios, sino que
para que puedan solucionar una buena cantidad de problemticas, debemos agregarles ciertos
controles o elementos que los hacen mucho ms funcionales. Algunos de estos elementos, se
describen a continuacin:

Cuadros Combinados
Un cuadro combinado, es un control de Access que nos permite agregar un listado con
elementos a nuestros formularios, para que as evitemos la necesidad de estar escribindolos
cada vez que sea necesario, sino que solo debemos seleccionarlos de entre todos los elementos
de esta lista, un ejemplo aplicado a otros programas sera el cuadro combinado que posee los
nombres de las Fuentes que estn instaladas en el programa; el usuario, no necesita volver a
escribir el nombre de la fuente cada vez que desea aplicarla, sino que solo la selecciona del
listado y automticamente se aplica al texto seleccionado.
Para insertar un cuadro combinado en nuestro formulario, debemos hacer lo siguiente:
a) Ingresar en la vista de diseo de nuestro formulario.
b) Seleccionar en la banda de opciones, la vieta llamada Diseo, que pertenece al grupo de
Herramientas de diseo de Formularios.
c) Buscar en el grupo de herramientas, llamado controles, la herramienta llamada Cuadro
Combinado, representada por el cono
d) Una vez que hicimos clic en el botn, veremos que no pasa nada de forma automtica,
sino que debemos hacer clic en el espacio de nuestro formulario en el que deseamos que
aparezca el cuadro combinado.
Una vez que hemos seguido todas las indicaciones anteriores, aparecer en pantalla el
siguiente Asistente para Cuadros Combinados.
La primera de las opciones en nuestro cuadro
combinado, es decidir de donde se van a
obtener los datos que se mostrarn en el
listado y tenemos las siguientes opciones:
1: La primera de las opciones es utilizada
cuando
ya
tenemos
almacenados
los
elementos de nuestro cuadro combinado en
una tabla en forma de registros, esta opcin
nos permite utilizar los registros de un campo
en una tabla, como elementos de nuestra lista
de objetos.

1
2
3

2:
Esta
opcin
nos
permite
escribir
personalmente cuales son los elementos que contendr nuestro cuadro combinado. Esta
opcin se utiliza primordialmente, cuando los elementos no son parte de una tabla
previamente almacenada.
3: Esta opcin permite buscar un registro en nuestro formulario, a partir del elemento de
nuestra lista que haya sido seleccionado. Esta opcin casi nunca es utilizada en el caso de un
sistema de registro acadmico como el nuestro.
32

La nica de las opciones que sirve para nuestro sistema es la de seleccionar los valores de
una tabla, puesto que estamos tomando como ejemplo la tabla de alumnos, si nos damos
cuenta esta tabla posee un registro de grado junto al nombre del alumno, pero adems
nuestro registro acadmico posee otra tabla, donde estn almacenados los nombres de los
grados. Demos clic en el botn Siguiente.

En este paso de nuestro asistente, lo nico que

debemos hacer es seleccionar, de cul tabla
deseamos obtener los elementos de nuestro
cuadro combinado, en nuestro caso, siguiendo
con el ejemplo del formulario para alumnos,
debemos obtener los datos del cuadro, de la
tabla llamada Grado, puesto que es esta tabla
la que tiene el listado de los grados disponibles
para la matrcula de los alumnos.
Tambin debemos tener en cuenta que los
elementos de un cuadro combinado se pueden
tomar tambin de una consulta, por lo que
podemos elegirla en este paso, pero debemos estar conscientes que una consulta es la
bsqueda de informacin de una tabla y mientras no se ejecute, la consulta no nos mostrar
ningn resultado, por lo que siempre lo ms conveniente es seleccionar obtener los datos de
una tabla.

en el siguiente paso de nuestro asistente, lo

que debemos hacer es seleccionar un campo
especfico de todos los que posee la tabla antes
seleccionada, para que se obtengan los
elementos del cuadro combinado, en el caso de
nuestro ejemplo, debemos agregar el campo
llamado Grado, puesto que es esta la
informacin que deseamos insertar en el
formulario.
En algunas ocasiones, podemos agregar ms de
un campo para dar mayor claridad a la
informacin que obtendremos, pero en nuestro ejemplo solo aprenderemos a manejar un solo
campo.

En el siguiente paso, podemos elegir la

utilizacin de un orden para la informacin
obtenida, para lo cual debemos elegir el campo
que deseamos ordenar y dar clic en el botn
respectivo para organizar la informacin, ya sea
de manera ascendente o descendente.
Cuando hemos agregado ms de un solo
campo, tambin podemos elegir organizar la

33

informacin por cada uno de los campos agregados, pero eso lo estudiaremos en otro
ejemplo.
Una vez aceptado el orden que la informacin tendr en el cuadro combinado, debemos dar
clic en el botn Siguiente, para pasar el prximo elemento de nuestro asistente.

En este paso del asistente, solo veremos una vista previa de

cmo se presentar la informacin del cuadro combinado, si es
necesario, tambin podemos ampliar el tamao de la columna,
para que la informacin se muestre de forma correcta.
Luego de haber aceptado la Vista Previa y cambiado el ancho de
la columna, de ser necesario, debemos hacer clic en el botn
Siguiente.
El penltimo de los
ms importante de
debemos
elegir,
hemos
combinado,
para
que se explican por

pasos del asistente, es el

todos, puesto que es donde
qu hacer con el valor que
seleccionado del cuadro
ello tenemos dos opciones,
si mismas.
La opcin Recordar el valor
adelante,
no
es
muy
que hace es pasar a
seleccionado y esperar un
programacin que lo utilice

para usarlo ms
utilizada, porque lo
memoria el valor
bloque
de
posteriormente.

En el caso de nuestro ejemplo, la opcin ms adecuada es la de Almacenar el valor en el

campo, que nos permitir almacenar la opcin seleccionada del cuadro combinado, en el
campo correspondiente de nuestro formulario.
El ltimo paso de nuestro asistente para cuadros combinados, es simplemente agregar un
nombre que se otorgar a dicho control, en el caso de nuestro ejemplo, deberemos escribir la
vieta Grado.
Una vez concluido el asistente para cuadros combinados, lo nico que debemos hacer es
organizar la informacin en el formulario y simplemente, activar el cuadro de Hoja de
Propiedades de nuestro formulario, seleccionar el campo anterior de grado, luego debemos
buscar la propiedad del campo llamada Visible y cambiar su valor a No, para de esa manera,
ocultar el campo anterior de Grados, sin eliminarlo de nuestro formulario.

34

Con el procedimiento anterior, aunque el campo Grado siga siendo siempre visible en la Vista
de Diseo ya no lo ser al ejecutar el formulario, y podemos poner encima de este campo, el
nuevo cuadro combinado que hemos insertado. Nuestro formulario debera verse ms o
menos como el que se muestra en la imagen siguiente.

Botones de Comando
Un botn de comando, es un control de formularios que nos ayudar a hacer el trabajo de los
usuarios de Bases de Datos, an ms fcil,
nos permiten realizar diferentes acciones
con los registros o incluso el mismo
formulario, como por ejemplo, explorar
nuestros registros, almacenar el registro
actual, cancelar la creacin del registro,
etc. Para poder insertar un botn de
comando debemos hacer clic en el control
llamado Botn, situado en la pestaa Diseo y el grupo de opciones llamado Controles,
como se ve en la imagen, luego, debemos hacer clic en el espacio del formulario en el que
deseamos insertar el botn, finalmente, debemos guiarnos por los pasos de un asistente que
conoceremos a continuacin.
Como podemos ver, en el primer paso de nuestro asistente para Botones de Comando,
podemos elegir de entre un grupo de categoras disponibles, segn el principio de
35

funcionamiento de nuestro botn, por

ejemplo podemos ver que tenemos en
el cuadro del lado izquierdo la categora
llamada exploracin de Registros en
la que podemos encontrar en el cuadro
del lado derecho, todas las acciones
relacionadas a esta categora, por
ejemplo, Buscar un Registro, Ir al
primer registro, Ir al registro
siguiente, etc. Pero como podemos
ver, no existe la accin que nos permita
guardar el registro o cancelar su
creacin, puesto que estas acciones, pertenecen a una categora diferente. Para los motivos
de nuestro ejemplo, debemos seleccionar la categora llamada Exploracin de Registro y
la accin llamada Ir al Primer Registro. Luego de haber elegido la categora y la accin que
realizar nuestro primer botn, solo debemos hacer clic en el botn Siguiente.

Como podemos ver en el segundo paso

de nuestro asistente, es posible que
nosotros elijamos la apariencia de
nuestros
botones
de
comando,
podemos elegir de entre las opciones
de mostrar texto en nuestro botn o
imgenes que indiquen cual ser el
comportamiento que este tendr. Cabe
mencionar que la cantidad disponible
de imgenes es muy limitada y se
restringe nada ms a un par de
ejemplos, pero para nuestro trabajo es
ms que suficiente y debemos dejar
seleccionada la imagen llamada Ir al primero y posteriormente dar clic en el botn
Siguiente.
En el ltimo paso, lo nico que debemos hacer es
asignar un nombre a nuestro botn para poder
distinguirlo al momento de crear bloques de
programacin en nuestro formulario, pero como
en el caso de nosotros, aun no utilizaremos la
programacin, este paso podra ser incluso
omitido, puesto que si en el paso dos, hacemos
clic en el botn Finalizar de una sola vez, Access
asignar un nombre predeterminado a nuestro
botn, sin que tengamos que escribirlo nosotros mismos.

36