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Documentos Comerciales

Qu son los documentos comerciales


Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por
escrito en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan
en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres
generalizadas y las disposiciones de la ley.
Para qu nos sirven los documentos comerciales
Estos documentos nos permiten controlar las operaciones practicadas
por la empresa o el comerciante y la comprobacin de los asientos de
contabilidad. Tambin ayudan a demostrar la realizacin de alguna
accin comercial y por ende son el elemento fundamental para la
contabilizacin de tales acciones.
Cules son los comprobantes
Los comprobantes externos son aquellos emitidos fuera de la
empresa y luego recibidos y conservados en la empresa. Ej.: facturas de
compras, recibos de pagos efectuados, etc. Los comprobantes
internos son los documentos emitidos en la empresa que pueden
entregarse a terceros o circular en la misma empresa. Ej.: facturas de
ventas, recibos por cobranzas, presupuestos, vales. Por otra parte, no
solamente se registran los documentos comerciales: los instrumentos
pblicos (escrituras, hipotecas) y privados (contratos de arrendamiento,
depsito) y cualquier comprobante que sea respaldo de una registracin
contable, es fuente de informacin (planillas de sueldos, informes).
Quienes estn obligados a emitir documentos comerciales?
Quienes comercializan cosas muebles. Quienes comercializan o
prestan servicios. Quienes se dedican a la locacin de bienes.
Conservacin: Los documentos comerciales deben ser conservados
por diez aos contados desde la fecha de emisin del documento.

La Orden de Compra
Tiene, al menos, un duplicado, ya que se entrega el original al vendedor
mientras que el comprador se queda con el duplicado. De esta manera,
ambos tienen constancia de la operacin que se concretar: el
comprador, para demostrar qu mercaderas ha solicitado; el vendedor,
para preparar el pedido e iniciar el proceso de facturacin. Puede
decirse, en definitiva, que la orden de compra es una solicitud escrita de
determinados productos a un precio acordado y con ciertas condiciones
de pago y entrega. Se trata de una autorizacin que el comprador
concede a que le presenten una factura por la compra de las
mercancas.

El Cheque
Es una orden de pago puesta por escrito que permite a la persona que lo
recibe cobrar una cierta cantidad de dinero que est estipulada en el
documento y que debe estar disponible en la cuenta bancaria de quien lo
expide. Es importante resaltar el hecho de que en sus orgenes los cheques
fueron utilizados como una medida para evitar fraudes en los bancos gracias a
que en los mismos se guardaban las firmas de quienes realizaban los distintos
depsitos y estas se
cotejaban
cuando alguien iba
a efectuar
el cobro de uno de
esos
cheques.

La Factura
Es la relacin escrita que el vendedor entrega al comprador detallando las
mercancas que le ha vendido, indicando cantidades, naturaleza, precio y
dems condiciones de la venta. Con este documento se hace el cargo al
cliente y se contabiliza su deuda a favor del vendedor. Para el comprador es el
documento que justifica la compra y con su contabilizacin queda registrado su
compromiso de pago. Como mnimo la factura debe extenderse por
duplicado. El original queda en poder del comprador y el duplicado queda para
el vendedor y con l se contabiliza la venta y el cargo al comprador. La
factura es el documento principal de la operacin de compraventa con ella
queda concretada y concluida la operacin y es un documento de contabilidad
y medio de prueba legal
Requisitos respecto del vendedor: Nombre y apellido, o razn social.
Domicilio legal. Nmeros de telfono y fax, correo electrnico. Digito
Verificador del Ministerio de Economa y Finanzas Fecha de emisin
Numeracin pre impresa, consecutiva y progresiva
Requisitos respecto del comprador: Nombre y apellido, o razn social.
Domicilio. Respecto de la mercadera vendida: Cantidad y descripcin.
Precio unitario. Importe total. Condiciones de venta.

El pagar:
Es uno de los elementos ms utilizados en el mbito comercial para
documentar una deuda y una de las herramientas ms eficaces para garantizar
su futuro cobro. En base a nuestra experiencia notamos que una gran mayora
utiliza esta arma comercial tan importante, sin tomar los recaudos necesarios
para su llenado en forma correcta.

Nota de Crdito
Es el documento en el cual el comerciante enva a su cliente, con el objeto de
comunicar la acreditacin en su cuenta una determinada cantidad, por el
motivo expresado en la misma. Algunos casos en que se emplea: roturas de
mercaderas vendidas, rebajas de precios, devoluciones o descuentos
especiales, o corregir errores por exceso de facturacin.

Nota de Dbito
Llamase as a la comunicacin que enva un comerciante a su cliente, en la
que le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o
valor, por el concepto que la misma indica. Este documento incrementa la
deuda, ya sea por un error en la facturacin, inters por pago fuera de trmino,
etc. Varios son los casos en que se utiliza este documento, siendo algunos los
siguientes: En los bancos: cuando se carga al cliente de una comisin o sellado
que se aplic a un cheque depositado y girado sobre una plaza del interior. En
los comercios: cuando se pag el flete por envo de una mercadera; cuando se
debitan intereses, sellados y comisiones sobre documentos.