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Aprendiz: Deifan David Cruz Lara.

Regional: Bucaramanga, Santander.


Email: systemsycomputers@gmail.com
Mvil: 318-314 0182 / 310-680 1745.

TEMA: ANALIZAR LOS ELEMENTOS Y CARACTERSTICAS QUE SE


DESPRENDEN DE LA ADMINISTRACIN Y LA COBRANZA Y EL RESPETO
POR LOS DEUDORES ACORDE A POLTICAS ESTABLECIDAS POR LA
ENTIDAD.

DESCRIPCIN: La recuperacin, actividad generadora de liquidez, nuevos


negocios y de ingresos.

Resumen:
ACTIVIDAD SEMANA 3
1. Realizar una Sntesis haciendo nfasis en la Elaboracin y Desarrollo de los
Planes de Cobranza.
2. Realizar un Mapa Mental, Mapa Conceptual.
3. Elaborar un Programa de Cobranza
4. Elaborar un Programa de Cobranza: FORO TEMATICO SEMANA 3
1. Qu hacer cuando un cliente expone como objecin que dado mal servicio y la
calidad del producto no paga la deuda. El crdito registra una mora de 90 das y
en los vencimientos anteriores haba registrado algunos atrasos que no superan
los 15 das.
2. Porque el cobrador debes ser un experto en el anejo de la comunicacin y de
las objeciones presentadas por el cliente, adems porque debe tener grandes
habilidades para la negociacin.
El aprendiz registrar la participacin en la plataforma Blackboard 9.1 por tablero
de discusin, en el Foro Temtico de la Semana 3 siguiendo los lineamientos de la
Rbrica Tigre.

SOLUCION:
1. RTA: De acuerdo con el material de apoyo, podemos sintetizar lo siguiente:

La cobranza es la accin que se realiza tendiente a recuperar la cartera en condiciones


prestablecidas. Durante el proceso de cobranza deben tenerse muy en cuenta los siguientes
principios:
El crdito no es un favor que se hace al cliente, sino, un servicio que se vende.
Todo cliente puede cambiar.
Podemos establecer entonces que lo que esencialmente busca la cobranza es generar nuevas
ventas, con una gestin de cobro que debe hacerse productiva incrementando la buena imagen del
proveedor del servicio.
Polticas de cobranza: Las polticas deben estar acordes con las necesidades organizacionales y
de acuerdo a las condiciones econmicas del entorno, deben contener:
Normas eficaces para una poltica inteligente de cobranza
Tener como primer objetivo la poltica de que no sea necesario cobrar, aunque es difcil.
El segundo objetivo debe ser otorgar el mximo crdito, con una rpida, segura y
econmica recuperacin
Deben realizarse polticas de modo que puedan ser realizables y adaptables a las
circunstancias
Manejar los casos complejos
A una poltica de ventas dura, aplicar una cobranza suave y viceversa.
Revisar frecuentemente las polticas para evitar deficiencias.
Deben ser: claras, flexibles, dinmicas y uniformes.
Deben estar respaldadas por normas y procedimientos claros
Orientadas a establecer equilibrio entre los gastos de gestin de cobranza y los resultados
de los mismos.
Todas las polticas de cobranza tienen incidencia en las ventas.
Si no se obtiene recuperacin del crdito, debe realizarse un estudio de las condiciones del
cliente y contemplar la posibilidad de suspender las relaciones comerciales.
Normas de cobranza: Las normas bsicas en un proceso de cobranza pueden ser:
Determinar un monto que no sea superior a las utilidades.
Documentarse legalmente para cumplir los requisitos de ley
Respetar los planes prefijados
Respetar las autonomas del departamento de cobranza judicial
Hacer investigaciones necesarias para evitar incumplimientos y riesgos innecesarios
A continuacin se muestra copiado literalmente del texto de apoyo el proceso de cobranza:

FASE

PLANEACIN

ORGANIZACION

ENCUENTRO

COMUNICACIONES

ACCIONES LEGALES

ACTIVIDADES

Solicitud de crdito
Definicin de metas
Ordenar la informacin
Programar los contactos
Definir planes de Accin
Programas Alternativos

Listado de Beneficios
Listado de objeciones
Listado de Cartera
Circular con informaciones
Recordatorios al cliente
Seguimiento cercano

Ambientacin
Diagnostico
Anlisis de razones de no pago
Estudio de alternativas de pago
Comunicacin de Decisiones
Motivacin y exigencias

Registrar resultados del encuentro


Registro de decisiones tomadas
Comunicacin a reas afectadas

Envo oportuno de cartas


Seguimiento cercano
No dudar en proceder si amerita

PLAN DE COBRANZA: Cualquier plan que vaya a implementarse para las cobranzas debe
contener caractersticas como:
a. Adaptable a las circunstancias.
b. Uniforme; aplicable a todos los casos.
c. Flexible; Que permita hacer diferencias entre los deudores.
d. Progresivo; que aumente segura y gradualmente la presin.

Existen tres clases de cobranza: Administrativa, Prejudicial y Jurdica. Debe existir un plan para
cada una de ellas. De acuerdo al contexto, cada una de ellas debe elaborarse teniendo en cuenta
las caractersticas propias que la conforman.
ste proceso, debe considerarse como esencial puesto que adems de evitar prdidas, incrementa
la rentabilidad de la cartera de crditos. Puesto que el proceso de cobranza es tedioso, deben
involucrarse varios departamentos de la organizacin, as como ha otras entidades o agencias
externas.

2. RTA:

LA
COMUNICACI
N EFECTIVA

Ayuda
para

Se
fundament
a en
relaciones
interperson
ales

Buen
manejo
de
conflictos
Utilizand
o

Ayudando a
confrontar de
manera
abierta
diferentes
inconformismo
s.
Tcnicas como:
- Entender el
pensamiento
- Usar la razn
-No descalificar
- No generalizar

Superan
las
situaciones
conflictivas
entre
personas.

HABILIDAD
ES DE
NEGOCIACI
N
Se utilizan
en

Son usadas
principalmente
para la
recuperacin
comercial de la
cartera

La
negociacin

Llevando a

Es la bsqueda,
creacin y definicin de
opciones que
satisfagan los intereses
dos partes o ms.

Logro de
objetivos

Maximizar
beneficios.
Minimizar
perdidas.
Mantener una
relacin
Obtener un ganagana

3. RTA:
Elaboracin de un programa de cobranzas:
NOMBRE DEUDOR ACTIVIDAD
Carlos Londoo
Isabel Aristizabal
Leonardo Tovar
Carlos Restrepo
Armando Casas
Patricia Lesmes
Jos Ariza
Hugo Prez
Armando Restrepo
Hugo Camargo
Jos Len
Fernando Lpez

Comerciante
Empleado
Industrial
Comerciante
Empleado
Constructor
Comerciante
Comerciante
Empleado
Comerciante
Independient
e
Comerciante

VECIMIENTO VALOR
15.01-08
18.03.08
04-03-08
03-03-08
13.02.08
02-01-08
08-01-08
18-03-08
25-02-08
20.02.08
01-02.08

90.000.000
3-000.000
25.000.000
10.000.000
15.000.000
45.000.000
28.000.000
10.000.000
8.000.000
32.000.000
17.000.000

02-02-08

5.000.000

Voy a aplicar tericamente lo que conlleva el programa con todos los pasos, ms no voy a aplicarlo
directamente sobre la base de datos.
Considero que un programa debe ir de la siguiente manera para que sea efectivo:
a. Estrategia de cobranza:
- Alertar con mensajes de estados de cuentas para crditos con hasta 30 das de atraso: se
har una cobranza ms agresiva hasta lograr el pago.
- Llamadas a cuentas sobregiradas: Hacerlo cuando exista un sobregiro del 25% del valor
pactado.
- Utilizacin de otros medios para crditos atrasados: Cuando los crditos llevan ms de 30
das, se utilizarn las cartas al domicilio y el correo electrnico.
- Polticas de cargos adicionales: Se establece claramente los sobrecostos que generar un
atraso y las consecuencias al cliente.
- Suspensin de beneficios a clientes morosos: Cuando un cliente se encuentre en mora, es
indispensable no concederle un nuevo crdito puesto que es peligroso econmicamente.
- Castigo de crditos vencidos: Se hace un reporte negativo a las entidades crediticias cuando ha
transcurrido ms de 5 meses.
- Asignacin de crditos a agencias externas: Se debe tener contacto con agentes jurdicos para
el posterior cobro con los estrictos controles de ley
- Manejo de varias agencias externas: Tener contacto frecuente con varias agencias
especializadas en diferentes intereses de la organizacin.
b. Cobranza de la cartera morosa: Contando con el apoyo de las agencias externas, es necesario
que se evidencie que se va aumentando la severidad de los cobros.
Es bueno que se le haga saber al cliente que el crdito cada vez que se atrasa genera ms
intereses, motivndolo a que se acerque a cubrir su deuda y evitar inconvenientes con abogados.
c. Labores del departamento de cobranza: Se van a asignar prioridades a los crditos morosos,
estableciendo tambin el orden de trabajo, es necesario hacerlo de la mejora manera ya que los
recursos son limitados
Se van dividir los crditos por niveles de riesgos de la siguiente manera:
- 30 das de atraso.
- 60 das de atraso
- cobranza pre jurdica
- cheques devueltos
d. Control de crditos vencidos: Se va a hacer uso de las TICS a travs de sistemas
automatizados. Utilizando esto, se ahorra un poco en costos, se manejan los crditos por saldos
vencidos, edad de los crditos y promesas de pagos incumplidas. El sistema asigna tambin los
rditos que cobrar un operador.
e. Manejo de agencias externas: Se trabajar conjuntamente con agencias de abogados para lo
crditos difciles de recuperar, contando tambin con que son agencias expertas en cobros
utilizando las herramientas jurdicas.

f.

Honorarios y facultades concedidas a agencias externas: De acuerdo con la severidad del


monto, se concedern honorarios a los abogados que van desde el 10% al 30%. Se va a facultar a
las agencias de acuerdo a elementos como:
-

Renegociacin de intereses atrasados


Condonacin de capital
Bienes recibidos en pago

4. RTA:
Polticas de cobranza:
Las polticas deben estar acordes con las necesidades organizacionales y de acuerdo a las
condiciones econmicas del entorno, deben contener:
* Normas eficaces para una poltica inteligente de cobranza
* Tener como primer objetivo la poltica de que no sea necesario cobrar, aunque es difcil.
* El segundo objetivo debe ser otorgar el mximo crdito, con una rpida, segura y econmica
recuperacin
* Deben realizarse polticas de modo que puedan ser realizables y adaptables a las circunstancias
* Manejar los casos complejos
* A una poltica de ventas dura, aplicar una cobranza suave y viceversa.
* Revisar frecuentemente las polticas para evitar deficiencias.
* Deben ser: claras, flexibles, dinmicas y uniformes.
* Deben estar respaldadas por normas y procedimientos claros
* Orientadas a establecer equilibrio entre los gastos de gestin de cobranza y los resultados de los
mismos.
* Todas las polticas de cobranza tienen incidencia en las ventas.
* Si no se obtiene recuperacin del crdito, debe realizarse un estudio de las condiciones del
cliente y contemplar la posibilidad de suspender las relaciones comerciales.
Normas de cobranza: Las normas bsicas en un proceso de cobranza pueden ser:
* Determinar un monto que no sea superior a las utilidades.
* Documentarse legalmente para cumplir los requisitos de ley
* Respetar los planes prefijados
* Respetar las autonomas del departamento de cobranza judicial
* Hacer investigaciones necesarias para evitar incumplimientos y riesgos innecesarios.

4. 1.1 RTA:
A continuacin se muestra copiado literalmente del texto de apoyo el proceso de cobranza:
FASE ACTIVIDADES:

PLANEACION SOLICITUD DEL CRDITO:

Definicin de metas.
Ordenar la informacin.
Programar los contactos.
Definir planes de accin.
Programas alternativos.

ORGANIZACIN:

Listado de beneficios.
Listado de objeciones.
Listado de cartera.
Circular con informaciones.
Recordatorios al cliente.
Seguimiento cercano.

ENCUENTRO:

Ambientacin.
Diagnostico.
Anlisis de razn de no pago.
Estudios alternativos de pago.
Comunicacin de decisiones.
Motivacin y exigencia.

COMUNICACIONES:
Registrar resultados del encuentro.
Registro de decisiones tomadas.
Comunicacin en reas afectadas.
ACCIONES LEGALES:
Envi oportuno de cartas.
Seguimiento cercano.
No dudar en proceder si amerita.
PLAN DE COBRANZA:
Cualquier plan que vaya a implementarse para las cobranzas debe contener caractersticas como:
a. Adaptable a las circunstancias.
b. Uniforme; aplicable a todos los casos.
c. Flexible; Que permita hacer diferencias entre los deudores.
d. Progresivo; que aumente segura y gradualmente la presin.

Existen tres clases de cobranza: Administrativa, Prejudicial y Jurdica. Debe existir un plan para
cada una de ellas. De acuerdo al contexto, cada una de ellas debe elaborarse teniendo en cuenta
las caractersticas propias que la conforman.
ste proceso, debe considerarse como esencial puesto que adems de evitar prdidas, incrementa
la rentabilidad de la cartera de crditos. Puesto que el proceso de cobranza es tedioso, deben
involucrarse varios departamentos de la organizacin, as como a otras entidades o agencias
externas.