Calidad que se acredita internacionalmente

MATERIAL DE ESTUDIO

ADMINISTRACIN
GENERAL

VISIN
Ser una de las 10 mejores universidades
privadas del Per al ao 2020,
reconocidos por nuestra excelencia
acadmica y vocacin de servicio, lderes
en formacin integral, con perspectiva
global; promoviendo la competitividad
del pas.

MISIN
Somos
una
universidad
privada,
innovadora y comprometida con el
desarrollo del Per, que se dedica a
formar personas competentes, ntegras y
emprendedoras, con visin internacional;
para que se conviertan en ciudadanos
responsables e impulsen el desarrollo de
sus
comunidades,
impartiendo
experiencias de aprendizaje vivificantes e
inspiradoras; y generando una alta
valoracin mutua entre todos los grupos
de inters.

Material publicado con fines de estudio

Primera edicin
Huancayo, 2014

PRESENTACIN
La asignatura de Administracin General facilita a los estudiantes conocimientos tericos,
procedimentales y actitudinales que le permitan al participante desarrollar herramientas de
gestin en diferentes organizaciones en las que estar involucrado desde su formacin
profesional.
Las competencias que se desean lograr en los estudiantes de las distintas Escuelas
Acadmico Profesionales son las siguientes Aplica los procesos administrativos en escenarios
de gestin empresarial y organizacional con creatividad y actitud crtica para promover el
desarrollo de la organizacin y las personas.
Analiza las reas funcionales de la organizacin para integrarlas responsablemente con su
entorno social y de negocios, valorando principios administrativos ticos y humanos..
Para esto, se han organizado cuatro unidades: La primera unidad desarrolla conceptos
generales de administracin y organizacin, las funciones de los gerentes, sus roles y
habilidades que deben desempear, para, finalmente, concluir explicando por qu se debera
estudiar administracin.
La segunda unidad est centrada en el proceso administrativo: planeacin, organizacin,
direccin, control y coordinacin. Estos contenidos estn orientados a la gestin de
organizaciones en general y no solo al mbito empresarial.
La tercera unidad, contiene el estudio de las diferentes reas funcionales de una organizacin
y permite al estudiante conocer y aplicar dichos conocimientos en el manejo de
responsabilidades administrativas que puede asumir en el futuro, desenvolvindose con
profesionalidad.
La cuarta unidad, provee de nociones bsicas sobre la gestin de negocios internacionales y
la importancia de internacionalizar, con base en la calidad y la responsabilidad social,
cualquier producto o servicio.
La recopilacin de temas han sido seleccionados de fuentes bibliogrficas disponibles en
nuestra biblioteca universitaria; sin embargo, tambin hemos recurrido a fuentes electrnicas
a fin de aportar con las recientes investigaciones de la materia en curso.
Quienes compilamos el presente documento, docentes de la asignatura, esperamos que la
presente antologa de lecturas pueda contribuir en el proceso de formacin de los futuros
profesionales
Agradecemos a quienes con sus aportes y sugerencias han contribuido a mejorar la presente
edicin y esperamos que el presente texto sirva de apoyo a los estudiantes de las diferentes
carreras profesionales en las actividades acadmicas que requieran pautas de gestin
administrativa.

Los autores

PRIMERA UNIDAD

TEXTO N 1
ADMINISTRACIN: Los Gerentes; la administracin; funciones de la
administracin; roles gerenciales; habilidades gerenciales; la organizacin;
porque estudiar administracin
Compilado y adaptado de:
Robbins, Stephen y Coulter, Mary. Administracin. Pearson
Education.2010

ADMINISTRACIN
1. QUINES SON LOS GERENTES?
Es posible que los gerentes no resulten lo que usted esperaba. Sus edades
varan entre los 18 y los 80 aos de edad. Dirigen tanto grandes empresas
como aquellas que apenas empiezan. Se encuentran en departamentos de
gobierno, hospitales, pequeos negocios, agencias no lucrativas, museos,
escuelas e incluso en organizaciones no tradicionales como campaas polticas
y cooperativas de consumo. Tambin es posible encontrar gerentes
desempeando funciones directivas en cualquier pas del mundo. Adems,
algunos gerentes son de alto nivel, mientras que otros son de primera lnea. Y
en la actualidad, los gerentes pueden ser tanto hombres como mujeres, aunque
el nmero de mujeres que son gerentes de alto nivel an es bajo. En 2007 solo
haba 12 mujeres presidentas dirigiendo empresas importantes en Estados
Unidos. Pero sin importar dnde se encuentren o el gnero de los gerentes, el
hecho es que tienen trabajos apasionantes y desafiantes, y las organizaciones
ms que nunca necesitan gerentes en estos tiempos inciertos, complejos y
caticos. Los gerentes importan! Cmo lo sabemos? Gallup Organization,
que ha encuestado a millones de empleados y decenas de miles de gerentes,
encontr que la variable ms importante relacionada con la productividad y
lealtad de los empleados no son el salario, las prestaciones o el ambiente de
trabajo; es la calidad de la relacin entre los empleados y sus jefes directos.
Adems, la empresa de consultora global Watson Wyatt Worldwide encontr
que la forma en que una empresa dirige a su personar puede incidir
significativamente en su rendimiento financiero. De tales reportes concluimos
que los gerentes importan!
Sola ser muy sencillo definir quines eran los gerentes: eran los miembros
administrativos que les decan a otros qu hacer y cmo hacerlo. Era simple
diferenciar a gerentes de empleados sin una posicin gerencial. Pero ya no es
tan sencillo. En muchas organizaciones, la naturaleza cambiante del trabajo ha
atenuado la diferencia entre gerentes y empleados sin una posicin gerencial.
Muchos trabajos de carcter operativo ahora incluyen actividades gerenciales.
Por ejemplo, en las instalaciones de General Cable Corporation en Moose Jaw,
Saskatchewan, Canad, las responsabilidades directivas se comparten entre
gerentes y miembros del equipo. La mayora de los empleados en Moose Jaw
estn capacitados en varias disciplinas y cuentan con diversas habilidades. En
un solo turno un empleado puede ser lder de un equipo, operador de
maquinaria, tcnico de mantenimiento, inspector de calidad y planificador de
mejoras.
Entonces, cmo definimos quines son los gerentes? Un gerente es alguien
que coordina y supervisa el trabajo de otras personas para que se logren los

objetivos de la organizacin. El trabajo de un gerente no tiene que ver con

logros personales, sino con ayudar a otros a realizar su trabajo. Esto puede
significar la coordinacin del trabajo de un departamento o supervisar a una
sola persona. Podra involucrar la coordinacin de las actividades de un equipo
de personas de distintos departamentos o incluso de personas ajenas a la
organizacin, como empleados temporales o empleados que trabajan con
proveedores de la organizacin. Tambin tenga presente que los gerentes
pueden realizar labores no relacionadas con coordinar y supervisar el trabajo
de otros. Por ejemplo, un supervisor de reclamaciones de seguros tambin
puede procesar las reclamaciones adems de coordinar las actividades
laborales de otros empleados de reclamaciones.
Existe alguna forma de clasificar a los gerentes de una
Gerente
empresa? En organizaciones estructuradas de forma
tradicional (las cuales se dice tienen forma de pirmide,
Alguien que
debido a que hay ms empleados en los niveles
coordina y
organizacionales ms bajos que en los niveles superiores),
supervisa el trabajo
suele suceder que se clasifique a los gerentes como de
de otras personas
primera lnea, gerentes de nivel medio y gerentes de nivel
alto. En el nivel ms bajo de la administracin, los gerentes
para lograr los
de primera lnea dirigen el trabajo del personal que por lo
objetivos de la
general est involucrado con la produccin de la organizacin
empresa
o con el servicio a los clientes de la empresa. Los gerentes de
primera lnea con frecuencia se conocen como supervisores
pero tambin pueden recibir el nombre de gerentes de turno, gerentes de
distrito, gerentes de departamento o gerentes de oficina. Los gerentes de nivel
medio son aquellos que se encuentran entre el nivel ms bajo y el ms alto de
la organizacin. Estos gerentes dirigen el trabajo de los gerentes de primera
lnea y pueden ostentar ttulos como gerente regional, lder de proyecto,
gerente de tienda o gerente de divisin.
En los niveles superiores de la organizacin se encuentran los gerentes de
nivel alto, quienes son responsables de tomar las decisiones de la empresa y
de establecer los planes y objetivos que afectan a toda la organizacin. Estos
individuos por lo general se conocen como vicepresidente ejecutivo, presidente,
director administrativo, director de operaciones, director ejecutivo o tambin
como CEO. En el dilema del principio de este captulo, Allyson Koteski es una
gerente de nivel medio. Como gerente de tienda es responsable del
desempeo de sta, pero tambin es una de los aproximadamente 1,500
gerentes de tienda de toda la empresa y le reporta a alguien de la oficina
central del corporativo. Sin embargo, no todas las organizaciones trabajan con
esta forma piramidal tradicional.

Describir lo que hacen los gerentes no es fcil. As como no hay dos

organizaciones iguales, no hay dos trabajos gerenciales iguales. A pesar de
esto, investigadores en administracin han desarrollado tres enfoques para
describir lo que hacen los gerentes: funciones, roles y habilidades.

3.1. FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIN:

De acuerdo con el enfoque de las funciones, los gerentes realizan ciertas
actividades o funciones mientras coordinan eficiente y eficazmente el trabajo de
otros. Cules son estas funciones? A principios del siglo veinte, Henri Fayol,
un empresario francs, propuso por primera vez, que todos los gerentes
ejecutan cinco funciones: planear, organizar, mandar, coordinar y controlar.
Hoy en da estas funciones se han resumido a cuatro: planeacin,
organizacin, direccin y control. Veamos brevemente cada una de estas
funciones.
Si no tiene un destino especfico en mente, entonces bastar cualquier camino.
Sin embargo, si quiere llegar a algn lado en particular, necesita planear la

trol

Con

cin

3. QU HACEN LOS GERENTES?

mejor ruta para llegar ah. Como una organizacin

existe con el fin de lograr algn propsito en
Planificacin
particular, alguien debe definir dicho propsito y
los medios para lograrlo. La administracin es ese
alguien. Como los gerentes se ocupan de la
planeacin,
definen
objetivos,
establecen
estrategias para lograrlos y desarrollan planes
para integrar y coordinar las actividades. Los
gerentes tambin son responsables de acordar y
estructurar el trabajo para cumplir con las metas
Direccin
de la empresa. A esta funcin la llamamos
organizacin. Cuando los gerentes organizan,
determinan las tareas por realizar, quin las llevar a cabo, cmo se agruparn,
quin le reportar a quin y dnde se tomarn las decisiones. Toda empresa
cuenta con personal, y el trabajo de un gerente es trabajar con personas y a
travs de ellas cumplir con los objetivos. Esta es la funcin de direccin.
Cuando los gerentes motivan a sus subordinados, ayudan a resolver conflictos
en los grupos de trabajo, influyen en los individuos o equipos cuando trabajan,
seleccionan el canal de comunicacin ms efectivo o lidian de cualquier forma
con asuntos relacionados con el comportamiento del personal, estn dirigiendo.
La funcin final de la administracin es el control. Una vez que los objetivos y
planes estn establecidos (planeacin), las tareas y acuerdos estructurales
dispuestos (organizacin), y la gente contratada, entrenada y motivada
(direccin), debe haber alguna evaluacin para ver si las cosas marchan segn
lo planeado. Para asegurarse de que los objetivos se estn cumpliendo y que
el trabajo se est llevando a cabo como debe ser, los gerentes deben dar
seguimiento y evaluar el rendimiento. El rendimiento real debe compararse con
los objetivos establecidos. Si dichos objetivos no se estn logrando, es trabajo
del gerente reajustar el trabajo. Los gerentes siempre planean, organizan,
dirigen y luego controlan? En realidad, es probable que lo que un gerente hace
no siempre ocurra en esta secuencia. Sin importar el orden en que se ejecuten
estas funciones, el hecho es que los gerentes s planean, organizan, dirigen y
controlan cuando trabajan.
Organiz
a

2. QU ES LA ADMINISTRACIN?
En pocas palabras, la administracin es a lo que se dedican los gerentes. Pero
esta sencilla afirmacin no nos dice mucho, o s? Una mejor explicacin es
que la administracin involucra la coordinacin y supervisin de las actividades
de otros, de tal forma que stas se lleven a cabo de forma eficiente y eficaz. Ya
sabemos que coordinar y supervisar el trabajo de otros es lo que distingue una
posicin gerencial de una que no lo es. Sin embargo, esto no significa que los
gerentes puedan hacer lo que quieran en cualquier momento, en cualquier
lugar o de cualquier forma. Por el contrario, la administracin
implica garantizar que la gente responsable de realizar
Mientras que la
actividades laborales las realice de forma eficiente y eficaz,
eficiencia tiene que ver
o al menos es a lo que aspiran los gerentes.
con los medios para que
La eficiencia se refiere a obtener los mejores resultados a
las cosas se hagan, la
partir de la menor cantidad de recursos. Debido a que los
gerentes cuentan con escasos recursos (incluidos personal,
eficacia tiene que ver
dinero y equipo), se encargan de utilizar eficientemente
con los fines o los logros
dichos recursos. Con frecuencia a esto se le conoce como
de los objetivos
"hacer bien las cosas", es decir, no desperdiciar recursos.
Sin embargo, no basta el simple hecho de ser eficiente. La
administracin tambin se ocupa de ser eficaz, realizar actividades tales que se
logren los objetivos organizacionales. La eficacia se suele describir como
"hacer las cosas correctas"; es decir, realizar aquellas actividades que
ayudarn a la organizacin a alcanzar sus metas.

3.2. ROLES GERENCIALES:

Henry Mintzberg, un investigador de administracin muy conocido, estudi a
gerentes reales en sus centros de trabajo y concluy que lo que hacen puede
describirse mejor si observamos los roles que desempean en el trabajo." El
trmino roles gerenciales se refiere a acciones o comportamientos especficos
que se esperan de un gerente. (Piense en los diferentes roles que desempea
como estudiante, empleado, miembro de una organizacin estudiantil,

voluntario, hermano, etc., y en las distintas cosas que

se esperan de usted en estos roles).
Los 10 roles de Mintzberg estn agrupados en torno a
Interpersonales Informativos
relaciones interpersonales, la transferencia de
informacin y la toma de decisiones. Los roles
interpersonales son aquellos que involucran
personas (subordinados y personas ajenas a la
organizacin) y otros deberes que son de naturaleza
Decisorios
ceremonial y simblica. Los tres roles interpersonales
son representante, lder y enlace. Los roles
informativos involucran reunir, recibir y transmitir
informacin. Los tres roles informativos son monitor, difusor y portavoz. Por
ltimo, los roles decisorios conllevan la toma de decisiones o elecciones. Los
cuatro roles decisorios son emprendedor, manejador de problemas, asignador
de recursos y negociador.
Roles
Interpersonales
Representante
Lder
Enlace

Roles
Informativos
Monitor
Difusor
Portavoz

gerentes tienen que ver con personas, estas habilidades son igualmente
importantes en todos los niveles de la administracin. Los gerentes saben
cmo comunicarse, motivar, dirigir e inspirar entusiasmo y confianza. Por
ltimo, las habilidades conceptuales son las habilidades que los gerentes
utilizan para pensar y conceptualizar situaciones abstractas y complejas. A
travs de estas habilidades, los gerentes ven la organizacin como un todo,
comprenden la relacin entre diversas subunidades y visualizan cmo encaja la
organizacin en su entorno general. Estas habilidades son las ms importantes
para gerentes de alto nivel.

4.2. HABILIDADES ESPECFICAS:

Roles decisorios
Emprendedor
Manejador de problemas
Asignador de recursos
Negociador

4. HABILIDADES DE LOS GERENTES:

Podemos agrupar en dos categoras las Habilidades exigidas a los
gerentes:
4.1. HABILIDADES GENERALES:
Qu tipo de habilidades necesitan los gerentes? Robert L, Katz desarroll un
enfoque para describir las habilidades gerenciales; concluy que los gerentes
necesitan tres habilidades bsicas: tcnicas, humanas y conceptuales.
Las habilidades tcnicas son el conocimiento especfico del trabajo y las
tcnicas necesarias para realizar competentemente las tareas laborales. Estas
habilidades suelen ser ms importante en el caso de los gerentes de primera
lnea, ya que por lo general manejan empleados que utilizan herramientas y
tcnicas para manufacturar los productos de la empresa o para dar servicio a
los clientes. Con frecuencia, los empleados con excelentes habilidades
tcnicas son promovidos a posiciones de gerentes de primera lnea. Las
habilidades humanas, involucran la capacidad de trabajar bien con otras
personas, tanto de manera individual como en grupo. Debido a que todos los

Controlar el entorno de la organizacin y sus recursos. Incluye

demostrar, en las juntas de planificacin y asignacin de recursos, as
como en la toma inmediata de decisiones, la capacidad que se tiene
para emprender acciones y llevar la delantera para hacer cambios en el
entorno. Asimismo, implica fundamentar las decisiones relativas a los
recursos en un marco de conocimiento claro, actualizado y exacto de
los objetivos de la organizacin.
Organizar y coordinar. Con esta capacidad, los gerentes organizan
las cosas en torno a las tareas y, a partir de ah, coordinan relaciones
de interdependencia entre las tareas cuando procede.
Manejar informacin. Este conjunto de comportamientos comprende
usar los canales de comunicacin y la informacin para identificar
problemas, entender los cambios del entorno, y tomar buenas
decisiones.
Propiciar el crecimiento y el desarrollo. Los gerentes propician su
crecimiento y desarrollo personal, as como el de sus empleados,
mediante un aprendizaje constante sobre el trabajo.
Motivar a los empleados y manejar conflictos. Los gerentes
refuerzan los aspectos positivos de la motivacin de modo que los
empleados sientan deseos de realizar su trabajo, y eliminan los
conflictos que puedan inhibir dicha motivacin.
Resolver problemas estratgicos. Los gerentes asumen la
responsabilidad de sus decisiones y se aseguran de que los
subalternos apliquen debidamente sus habilidades para tomar
decisiones.

5. QU ES LA ORGANIZACIN?
Es un acuerdo deliberado de personas para llevar a cabo un propsito
especfico. Su escuela o universidad es una organizacin; tambin lo son las

fraternidades y hermandades, departamentos de gobierno, iglesias,

Amazon.com, la tienda de videos de su vecindario, United Way, el equipo de
bisbol Colorado Rockies y la Clnica Mayo. Todas son consideradas
organizaciones, ya que todas tienen tres caractersticas en comn:
Primero, una organizacin tiene un propsito definido. Este propsito
generalmente se expresa a travs de objetivos que la organizacin espera
cumplir. Segundo, cada organizacin est formada por personas. Cuenta con
ellas para realizar el trabajo necesario para que la organizacin logre sus
metas. Tercero, todas las organizaciones crean una estructura deliberada
dentro de la cual los miembros realizan su trabajo. Esa estructura puede ser
abierta y flexible, sin deberes laborales especficos o un estricto apego a
acuerdos de trabajo explcitos.

3
4
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6
7

6. PORQU ESTUDIAR ADMINISTRACIN?

Podemos decir con absoluta certeza que la administracin es necesaria en
organizaciones de todo tipo y tamao, en todos los niveles y en todas las reas
de trabajo, sin importar dnde se localicen. A esto se le conoce como la
universalidad de la administracin. En todas estas organizaciones los gerentes
deben planear, organizar, dirigir y controlar. Sin embargo, eso no quiere decir
que la administracin se haga de la misma manera. Al estudiar administracin,
podr reconocer y apoyar una buena administracin, ya sea en una
organizacin con la que simplemente interacta o en una organizacin en la
que trabaja.

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Organizaciones de
cualquier tamao:
Pequeas y/o grandes

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13

Todas las reas de la

organizacin:
RR.HH; Operaciones;
Marketing; Finanzas

La administracin es
necesaria en...

Todo tipo de
organizaciones:
Lucrativas y/o no
lucrativas

Todos los niveles de la

organizacin:
Inferiores y/o superiores

ACTIVIDAD
Con los contenidos de esta unidad podrs completar el siguiente crucigrama.
Identifica los conceptos y completa los espacios verticales y horizontales.
Verticales
1. Son los conocimientos especficos del trabajo.
3. Rol que conlleva a la toma de decisiones o elecciones
5. Medios para que las cosas se hagan
6. Acuerdo deliberado de personas para llevar a cabo un propsito especfico
10. Funcin que sirve para ver si las cosas marchan segn lo planeado.

EclipseCrossword.com

Horizontales:
2. Funcin que se encarga de motivar, resolver conflictos e influir en las personas
4. Actividad que define objetivos y establece estrategias
7. Actividad por la que determinan las tareas por realizar, quin las llevar a cabo y cmo se
agruparn
8. Rol que involucra reunir, recibir y transmitir informacin
9. Logros de los objetivos
11. Capacidad de trabajar bien con otras personas
12. Roles de naturaleza ceremonial y simblica
13. Habilidades para pensar y conceptualizar situaciones abstractas y complejas.