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3.1. GESTION DE LAS ADQUISICIONES


PUCP-PMBOK
PLAN DE GESTIN DE LAS ADQUISICIONES

12.1.3.1

HOJA 1
Instrucciones Generales:
El Plan de Gestin de Adquisiciones es un documento emitido por el Equipo de Gerencia del Proyecto. El
detalle de cmo redactar este documento est contenido en el acpite 12.1 del PMBOK Guide. Este es
un formato que usa el Instituto para la Calidad de la Pontificia Universidad Catlica del Per para evaluar
la planificacin de las adquisiciones de un proyecto propuesto por un grupo de alumnos. Este documento
(plantilla) no es limitante de la informacin que el grupo maneje, el grupo de alumnos puede realizar las
mejoras o modificaciones que considere necesarias en este documento.
Componente
Descripcin
Grupo
Ttulo del
Proyecto
Gerente del
Proyecto
Acciones para
gestionar las
adquisiciones
Tipos de
Contratos a
utilizar
Estimaciones
independientes
Responsables de
estimaciones 1
independientes
Documentos de
adquisiciones 2
estandarizados
3
Gestin de
mltiples
proveedores
Coordinacin de
adquisiciones con
4
otras reas del
proyecto
Restricciones y
5
asunciones
Decisiones de
fabricacin propia6
o compra
Hitos
7
EDT del Contrato8
Vendedores pre9
calificados
Mtricas
10

<Indicar Nombre, Puesto Organizacional y a quien responde y a qu organizacin


pertenece>
< Descripcin de cada proceso del PMBOK
Identificacin de las entradas que realmente se van a usar
Descripcin de las herramientas que realmente se van a usar
Descripcin de las salidas que realmente se van a usar (en este caso, debern
desarrollarse las que corresponden a los procesos de planeamiento). >

<Precio Fijo, Tiempo & Materiales, Costo Reembolsable...etc.>


<Indicar si son requeridas estimaciones independientes>

Referencia a los documentos de adquisicin si fuera necesario


<Indicar cmo sern gestionados mltiples proveedores, en los casos en que
ms de un proveedor suministre un entregable o cuando los trabajos o
entregables de un proveedor estn relacionados con los de otro u otros
proveedores>

<Ejemplo: Coordinaciones con reas logsticas y de compras >

<Incluir restricciones y asunciones que podran afectar las adquisiciones>

<Hitos relacionados a las adquisiciones>


Lista de vendedores pre-calificados si los hubieran o a quienes se convocar
Mtricas para gestionar contratos y evaluar proveedores

PUCP-PMBOK
ENUNCIADO DEL TRABAJO DEL CONTRATO (SOW)

12.1.3.2

HOJA 1
Instrucciones Generales:
El Enunciado del Trabajo del Contrato (SOW) es un documento emitido por el Equipo de Gerencia del
Proyecto. El detalle de cmo redactar este documento est contenido en el acpite 12.1 del PMBOK
Guide. Este documento (plantilla) no es limitante de la informacin que el grupo maneje, el grupo de
alumnos puede realizar las mejoras o modificaciones que considere necesarias en este documento. Para
cada contrato a generar con un proveedor se debe realizar su respectivo SOW.
Componente
Descripcin
Grupo N1.
Grupo
Ttulo del Proyecto

Componente de la
EDT a contratar

Especificaciones 11
de entregable(s)

Alcance del
Trabajo

Exclusiones

12
13

Criterios de
aceptacin de
entregables

14
Duracin Estimada

Polticas de
Confidencialidad y
Responsabilidades
Civiles

Reestructuracin del Proceso de adquisiciones y automatizacin del rea de


almacenes del Grupo Empresarial APOYO TOTAL S.A.
1.
2.
3.

Mapeo de Proceso.
Identificacin de Indicadores.
Anlisis de Procesos

El desarrollo de este trabajo incluye sin dar limitacin, a la permanencia en las


instalaciones de la empresa APOYO total donde se recopilar los datos del
proceso. La toma de los datos se har de manera que se evidencia el proceso
completo desde el ingreso de un producto hasta la salida de las instalaciones.
Se elaborarn flujos de proceso del rea administrativa como operacional, se
elaborarn y presentarn registros de procesos. Los indicadores ms resaltantes
deben ser presentados por separado explicando en cada uno de ellos los
impactos sobre el proceso. Durante la etapa de anlisis se presentar una
memoria descriptiva del proceso resaltando los recursos involucrados, las
observaciones y recomendaciones del proceso, esta fase finaliza con la entrega
de documentos de anlisis. El documente de anlisis debe ser presentado en
formato digital y copia dura.
No incluye la elaboracin del Manual de procedimientos de proceso.
En todo momento un representante de Team Soft estar realizando la
supervisin de estos trabajos. Los protocolos de toma de datos debern ser
firmados y aceptados por el supervisor de turno. De no tener aceptacin, el
trabajo deber realizarse nuevamente hasta completar con las observaciones.
Cualquier registro que no tenga la firma de un representante de Team Soft no
ser aceptado para efectos de conformidades.
Los entregables finales de cada fase sern aprobados dentro de los 7 das
hbiles luego de haber presentado la informacin va TDC
El Servicio tiene una duracin 40 das. El hito final incluye la aprobacin de
todos los entregables as como el cumplimiento de las valorizaciones.
El Subcontratista se obliga a eximir de toda responsabilidad a TEAM SOFT
originada por falta o supuesta falta de cumplimiento de las buenas prcticas del
trabajo, sean tributarias, laborales, o de cualquier otra ndole por parte de la
subcontratista. As mismo el Subcontratista se compromete a asumir los gastos
judiciales en que incurra TEAM SOFT por el inicio de las acciones legales en
contra suya y que tengan como origen algn incumplimiento o supuesto
incumplimiento de parte del Subcontratista

Plan de Trabajo
Lugar de Trabajo: Area de Almacenes de la empresa Apoyo Total.

Desarrollo de Actividades: Antes del inicio de trabajos la subcontratista deber


entregar los permisos de seguridad solicitados por el ingeniero de seguridad de
Apoyo total. Estos permisos reflejaran las actividades a realizar durante la jornada
laboral adems las herramientas y equipos que utilizarn. El desarrollo de estas
actividades deber informarse con un da de anticipacin
Apoyo total facilitar una oficina y SSHH para los trabajadores. No est incluido
los servicios de Internet o telefona. Tampoco considera la entrega de
computadoras ni impresora.
Los hitos del servicio se detallan:

Riesgos
Participacin del
Cliente

Forma de Pago

Mapeo de Procesos. Duracin 10 das.


Identificacin de Indicadores. Duracin 10 das.
Anlisis de Procesos. Duracin 20 das
Cierre Administrativo. Duracin 10 das.
Antes de Cualquier actividad se debe presentar el formato de ATS para la
identificacin de riesgos durante el trabajo.
La comunicacin formal con el cliente ser a travs de TEAM SOFT. De ninguna
manera la subcontratista distribuir o compartir informacin del servicio al
cliente sin previa autorizacin de TEAM SOFT. Se reserva el derecho a aplicar
multas segn el nivel de la falta.
1. Mapa de Procesos aprobado por Team Soft . 10 % del monto a facturar
2. Ficha de indicadores aprobado por Team Soft . 60% del monta a facturar
3. Documento de anlisis aprobado por Team Soft . 100 % del monto a facturar.

PUCP-PMBOK
DECISIONES DE FABRICACIN DIRECTA O COMPRA

12.1.3.3

HOJA 1
Instrucciones Generales:
El documento de decisiones de fabricacin directa o compra es un entregable elaborado por el Equipo de
Gerencia del Proyecto. El detalle de cmo elaborar este entregable est contenido en el acpite 12.1 del
PMBOK Guide. Este es un formato que usa el Instituto para la Calidad de la Pontificia Universidad
Catlica del Per para documentar las decisiones de fabricacin directa o compra de los entregables de
un proyecto propuesto por un grupo de alumnos. Este documento (plantilla) no es limitante de la
informacin que el grupo maneje, el grupo de alumnos puede realizar las mejoras o modificaciones que
considere necesarias en este documento.

Cdig
o EDT

Descripcin

Decisin
Tomada

Criterios
Considerados en la
evaluacin

Riesgos
asociados

Aprobado
por:

1.1

Pre-Anlisis

Comprar

Periodo corto de
Actividad, no es el
negocio de la compaa.

Atraso en
desarrollo de
entregables

Gerente de
Proyectos

1.1.1

Mapeo de
Procesos.

Comprar

Periodo corto de
Actividad, no es el
negocio de la compaa.

Atraso en
desarrollo de
entregables

Gerente de
Proyectos

1.1.2

Identificacin de
Indicadores.

Comprar

Periodo corto de
Actividad, no es el
negocio de la compaa.

Atraso en
desarrollo de
entregables

Gerente de
Proyectos

1.2

Anlisis y
Propuesta de
Proceso

Comprar

Periodo corto de
Actividad, no es el
negocio de la compaa.

Atraso en
desarrollo de
entregables

Gerente de
Proyectos

1.2.1

Anlisis de
Proceso

Comprar

Periodo corto de
Actividad, no es el
negocio de la compaa.

Atraso en
desarrollo de
entregables

Gerente de
Proyectos

1.2.2

Elaboracin de la
propuesta

Hacer

2.1

Capacitacin

Hacer

Etapa estratgica en el
proyecto. Por la
importancia en los
objetivos de Alcance y
cronograma.

No hay
Jefe de Procesos.
suficientes
personas
preparadas para
capacitar.

2.2

Pruebas de
proceso

Hacer

Etapa estratgica en el
proyecto. Por la
importancia en los
objetivos de Alcance y
cronograma.

No hay
suficientes
profesionales
especialista en
mejora de
procesos

2.3

Aceptacin

Hacer

Etapa estratgica en el
proyecto. Por la
importancia en los
objetivos de Alcance y
cronograma.

Demora en
Jefe de Procesos.
aprobacin de
la propuesta de
aceptacion

3.1

Anlisis y Diseo.

Hacer

Negocio Principal de La
empresa. Tiene Know
how

Cumplimiento
de todos los
requisitos

Jefe de Procesos.

3.2

Construccin.

Hacer

Negocio Principal de La
empresa. Tiene Know
how

Cumplimiento
de todos los
requisitos

Jefe de Procesos.

Etapa estratgica en el Demora en


proyecto. Por la
aprobacin de
importancia en los
la propuesta.
objetivos de Alcance y
cronograma.

Jefe de Procesos

Jefe de Procesos.

3.3

Certificacin

Comprar

3.4

Pase a produccin

Hacer

4.

Gestin de
proyecto

Hacer

La empresa requiere
auditar lo realizado. No
puede ser Juez y parte.

No
Gerente de
conformidades Proyectos
y re trabajo.

Negocio Principal de La Reduce la


Jefe de Procesos.
empresa. Tiene Know posibilidad de
how
fallas. Se tiene
la experiencia
suficiente.
Se tiene un equipo
Desviaciones
Gerente de
especialista en Direccin excesivas en
Proyectos
de proyectos
costo y tiempo.

PUCP-PMBOK
SOLICITUD DE PROPUESTA (RFP)

12.1.3.4

HOJA 1
Instrucciones Generales:
La solicitud de propuesta (RFP) es un documento emitido por el Equipo de Gerencia del Proyecto. El
detalle de cmo redactar este documento est contenido en el acpite 12.1 del PMBOK Guide. Este
documento (plantilla) no es limitante de la informacin que el grupo maneje, el grupo de alumnos puede
realizar las mejoras o modificaciones que considere necesarias en este documento. La RFP se utiliza para
pedir propuestas a los potenciales vendedores.
Componente
Descripcin
Grupo
Ttulo del
Proyecto
Descripcin del
Trabajo solicitado
(a ser llenado por el
cliente)
Informacin
administrativa
(a ser llenado por el
cliente)
Requerimientos a
cumplir
(a ser llenado por el
proveedor)
Referencias y
Calificaciones del
15
Proveedor
(a ser llenado por el
proveedor)
Informacin
Complementaria 16
del proveedor
(a ser llenado por el
proveedor)
Costos y
condiciones de
pago
17
(a ser llenado por el
proveedor)
Contratos,
licencias,
18
acuerdos y
garantas
(a ser llenado por el
proveedor)

<Objetivo, alcance y beneficios>


<Descripcin de la empresa solicitante, persona de contacto a quien enviar la
propuesta, compromiso de los proveedores, requerimientos a cumplir para enviar
las propuestas, criterios para la seleccin de mejores propuestas, fecha lmite de
recepcin de propuestasetc.>
<Descripcin de los requerimientos, metas y objetivos, factores crticos de
xito, metodologa de trabajo y estndares, plan y cronograma de trabajo,
condiciones fsicas requeridas para el desarrollo del trabajo, necesidades del
personal y su calificacin, roles y responsabilidades, control de cambios al
producto, procedimiento de entrega del producto, soporte y mantenimiento,
capacitacin y documentacin>
<Cartera de clientes, cuota de mercado, calificaciones del proveedor, prcticas
y procedimientos gerenciales>

<Esta seccin se reserva a los proveedores para que entreguen informacin,


que aunque no es requerida, consideren importante o necesaria>

<Detallar la propuesta econmica y condiciones de pago>

<Acuerdo de compra, contrato de mantenimiento, periodo de garanta, bonos


por alto rendimiento, acuerdos de confidencialidad, garantasetc.>

PUCP-PMBOK
CRITERIOS DE EVALUACIN DE PROVEEDORES

12.1.3.5

HOJA 1
Instrucciones Generales:
Los criterios de evaluacin de proveedores es un documento emitido por el Equipo de Gerencia del
Proyecto. El detalle de cmo redactar este documento est contenido en el acpite 12.1 del PMBOK
Guide. Este documento (plantilla) no es limitante de la informacin que el grupo maneje, el grupo de
alumnos puede realizar las mejoras o modificaciones que considere necesarias en este documento. A
continuacin se muestra una plantilla para los criterios de evaluacin relacionada a los costos y al
prestigio de la empresa proveedora. Existen otros criterios de evaluacin como capacidad tcnica y de
produccin que no son indicados en este documento puesto que varan de forma considerable
dependiendo del rea de aplicacin.
Costos

Prestigio de la Empresa

3.2.