Como Elaborar uma RFP (Request for Proposal)

A RFP o convite enviado a um grupo de fornecedores para apresentarem propostas de venda

de produtos ou servios. Um processo de aquisio envolvendo vrios fornecedores aumenta a
capacidade de negociao e o poder de compra das empresas. O documento deve conter o
maior nmero de informaes possvel para que os fornecedores usem sua criatividade para
oferecer a melhor soluo para a empresa. Desta forma, a elaborao de uma RFP importante
para garantir a eficincia do processo de aquisio. Deve seguir uma metodologia e linguagem
comum ao gerenciamento de projetos, utilizando tcnicas e anlise de requisitos.
So muitos os benefcios de utilizar uma RFP dentro de um processo de aquisio de produtos ou
servios. Entre outros, podemos destacar: com vrias propostas de fornecedores melhora-se o
processo de deciso; aumenta o poder de compra da empresa; torna o processo de aquisio
claro e transparente tanto para fornecedores quanto internamente; retira do processo a
subjetividade e concentra-se na racionalidade na seleo do fornecedor; permite uma larga
distribuio; e, estabelece um cronograma forma de entrega das informaes.
Existe uma forte relao entre a anlise de requisitos de um projeto e a RFP. Se a anlise for
elaborada corretamente e pode ser facilmente includo na RFP, economizando tempo e esforo.
Alm de estabelecer uma linguagem comum entre o processo de aquisio e o gerenciamento de
projetos.
A elaborao de uma RFP deve ser um sub-projeto de um projeto maior. O projeto de uma RFP
envolve:

Preparao;

Definio dos requisitos administrativos;

Definio de como as informaes dos fornecedores sero apresentadas;
Definio dos requisitos tcnicos do produto ou servio a serem adquiridos;

Gerenciamento de requisitos da RFP;

Definio de como sero apresentadas as informaes de preo; e,
Definio do processo de avaliao das propostas.

A preparao de uma RFP envolve a organizao e planejamento do projeto, o treinamento do

pessoal interno, o desenvolvimento do budget e a definio do projeto de aquisio dos produtos
ou servios. Os requisitos administrativos definem o processo de gesto do RFP, envolvendo
informaes dos fornecedores, como ser feita a pr-qualificao dos fornecedores, como ser o
processo para receber perguntas e disponibilizar as respostas, como ser a estrutura da RFP,
como sero as reunies com os fornecedores, como sero tratadas as propostas alternativas e os
requisitos para que a proposta atenda os padres de conformidade da empresa.
Deve-se definir quais informaes e em que detalhe sero passadas para os fornecedores.
Quanto maior for quantidade de informaes e seus detalhes melhores sero as propostas dos
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fornecedores, pois tero mais elementos para criar solues mais prximas das necessidades
dos clientes. Todos os documentos enviados devem ser classificados e com referencias no
rodap sobre o nvel de confidencialidade (pblica, proprietria, confidencial ou secreta).
A seo de requisitos tcnicos deve-se dar preferncia a definio dos requerimentos dos
produtos e no h uma especificao. Isso possibilita aos fornecedores maior flexibilidade na
definio do produto ou servio. A linguagem utilizada deve ser clara e conhecida por todos os
fornecedores qualificados para fornecer a soluo. Os requerimentos no podem ser ambguos
ou conter termos subjetivos. Devem ser mensurveis, ter significado e serem completos. No
devem incluir solues pr-definidas e caractersticas desnecessrias.
Para completar o quadro de informaes tcnicas a RFP deve apresentar o ambiente de negcios
e tcnico atual e os ambientes propostos. Devem incluir as necessidades de hardware, software e
aplicaes. Na seo de gerenciamento de requisitos da RFP existe uma longa lista de
atividades, tais como: plano e calendarizao do projeto; plano de preparao do local;
atribuies de responsabilidades; necessidades de pessoal; papeis e responsabilidades;
atividades de design, desenvolvimento e implantao; sistema de manuteno e suporte;
treinamento e outros.
O preo das propostas dos fornecedores de vir acompanhado por informaes que detalhem sua
estrutura, tais como: hardware; software; aplicao; desenvolvimento de software; consumveis;
implantao do projeto; manuteno e suporte; treinamento e outros itens.
Um preo fechado tira o poder de negociao da empresa e a possibilidade de propor formas
alternativas de aquisio do produto ou servios. Para facilitar a comparao de preo defina um
quadro de comparao baseado nos requerimentos da RFP e pea para os fornecedores
entregarem as propostas no formato da tabela. Isso facilita a importao para uma ferramenta
que facilite a comparao e permita a simulao de diferentes cenrios.
Forme uma equipe para a avaliao das propostas. Defina um processo para a solicitao de
esclarecimento aos fornecedores. Use tcnicas de avaliao das solues e preo. Aps a
anlise de todas as propostas, selecione as melhores baseadas em critrios mensurveis e crie
uma lista reduzida, uma short-list. Convide os fornecedores selecionados para apresentaes
presenciais e demonstraes dos produtos ou visitas tcnicas para dar evidncias de
funcionamento da soluo proposta.
Finalmente, a partir de uma metodologia de score e negociaes comerciais defina o vencedor da
RFP e faa a aquisio do produto ou servio.
Sumarizando, um processo profissional de aquisio de produtos ou servios requer processo e
gerenciamento profissional. O processo envolve planejamento, definio de requisitos,
requerimentos tcnicos, fortes aspectos gerenciais, conhecimento da anatomia do preo e um
processo de avaliao baseado em itens mensurveis, alm de muita habilidade de negociao e
gesto de conflitos.
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Primeira parte Instrues para gerais ao fornecedor

As instrues gerais ao fornecedor devem conter no mnimo:

Informaes gerais sobre o fornecimento

Data e local de entrega da proposta
Especificao da data de divulgao do vencedor da licitao.
Instrues sobre como o candidato ao fornecimento deve esclarecer duvidas para elaborao
da proposta
Lista de documentos que o fornecedor dever apresentar junto com a proposta
Critrios de avaliao do fornecedor

Segunda parte Contrato

O contrato a especificao do acordo que ser fechado para o fornecimento. Um contrato
composto de:

Identificao das partes

Definio do objeto contratual (O que dever ser fornecido)
Clusulas contratuais gerais (Prazos, condies de fornecimento, local de fornecimento ou de
execuo dos trabalhos, responsabilidades do contratante, responsabilidades do contratado,
etc.)
Clusulas comerciais e financeiras (Preo, condies de pagamento, data base, clusulas de
reajuste, garantias, penalidades, incentivos, etc.)
Condies Gerais (Foro e regras gerais)
Anexos do contrato

Terceira parte Anexos

Os anexos complementam a RFP. O anexo mais importante a Declarao de trabalho (SOW
Statement of Work). A declarao de trabalho deve esclarecer de forma clara, objetiva e completa
aquilo que ser fornecido. Isso inclui, entre outras coisas:

Lista de Requerimentos daquilo que ser fornecido.

Especificaes de performance (Para produtos).
Qualificaes, conhecimento e experincia requeridas (Para servios).
Outros requerimentos.

Modelos de formulrios
Tambm importante colocar como anexos modelos de formulrios a serem usados no processo.
Exemplos:

Modelo com o formato que a proposta deve apresentar.

Modelo da declarao de trabalho.
Guia para uma RFP de Outsourcing

Uma RFP de outsourcing deve ter, pelo menos, cinco captulos ou documentos bsicos:
1. Definio do servio (escopo, permetro e volume)
2. Minuta de Contrato
3. Forma de apurao do preo
4. Indicadores de desempenho do Servio (Mtricas e KPIs)
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5. Acordo de nvel de servio (nvel mnimo aceitvel de servio)

Introduo Objetivo da Contratao
Descreva objetivamente as razes que levaram empresa a iniciar a RFP.
Explique o porqu dos servios serem terceirizados, ou da possvel troca do fornecedor atual.
Mencione as expectativas quanto reduo de custos, melhoria da qualidade e agilidade, mas seja
especfico, para dar ao fornecedor condies de entender a situao atual e qual a inteno da
contratao.
Escopo Qual o Servio
O escopo do servio deve conter uma descrio clara das caractersticas do servio, e o que deve
entregar. Evite descries associadas tecnologia, atendose ao servio que se manter ao longo do
tempo, j que a tecnologia pode ser alterada muito rapidamente.
Dica:
Evite descries do tipo:
servio de instalao de Windows XP em mquinas Intel
Prefira descries mais resistentes ao tempo:
servio de instalao de software padro em mquinas cliente
Evite dvidas do tipo:
... e se trocar XP por Vista, muda o escopo do servio?
Escopo Permetro
Normalmente se dividem os servios por torres, as mais comuns so:
service desk, suporte de campo, data center, web hosting, gesto de redes (dados e/ou voz),
desenvolvimento de aplicativos e manuteno de sistemas. Estas sete torres cobrem 90% dos
servios de TI. Mas pode haver variaes, como: implantao de sistemas ERP, Collocation,
monitorao da segurana, controle de ativos, testes, site backup e outras. Planejar o recorte de
torres necessrio antes da RFP, quando se define a estratgia de contratao.
Dica: Para testar a definio de escopo pergunte-se: como vou medir a entrega deste
servio?
Escopo Volumes e Baseline
Ainda no captulo de escopo, fundamental informar, com o maior detalhe possvel, o inventrio que
pertence ao permetro do servio, e os volumes de servio atuais, assim como a previso de
crescimento ou reduo deste volume nos anos que se seguem, para que o fornecedor possa
planejar a estrutura necessria para prestar os servios, os investimentos futuros, seus custos e o
clculo do preo.
Dica: a informao clara e detalhada dos volumes, em forma de compromisso contratual,
reduz as incertezas do fornecedor e permite que ele chegue a preos mais enxutos e
competitivos.
Minuta de Contrato
Apresente ao fornecedor o modelo de contrato que ser aplicado, que deve ter clusulas de cunho
legal e de servios. No mbito legal tratam-se assuntos como garantias, padres legais do cliente,
normas, resciso, etc. No agrupamento de clusulas relativas a servios, esto as condies para
implantao dos servios e a obrigatoriedade de apoio na sada, alm dos temas como penalidades,
continuidade, sub-contratao. Os anexos geralmente incluem os outros documentos bsicos da
RFP, citados neste white paper. Um bom contrato deve ser de interpretao clara, e o representante
legal da empresa deve revis-lo o quanto antes, pois a aprovao interna do contrato demanda
tempo adequado.

Dica: Evite recorrer ao fornecedor para estruturar o contrato, prefira usar uma empresa
externa se for necessrio. Os contratos padro de fornecedores nunca tm clusulas de
defesa do cliente, tendem a proteger s os interesses do fornecedor.
Forma de apurao do Preo
Defina antecipadamente como espera pagar pelo servio: valor fixo mensal, preo por uso, preo por
recurso, uma fatura por filial, fatura centralizada, etc.
Especifique tambm a engenharia financeira que espera do fornecedor. Um modelo diluir o
investimento da implantao no valor mensal do servio, assim o cliente no tem desembolso inicial.
Outro modelo vender os ativos ao fornecedor, e assim obter recursos para investir em outras
prioridades da TI.
Dica: especificar a estrutura de preos antecipadamente facilita a negociao do contrato,
eliminando surpresas depois da RFP.
Indicadores de Desempenho
Descreva como espera medir o sucesso do servio (o que diferente de SLA).
Indique ao fornecedor, quais os parmetros de desempenho so considerados mais
importantes para que ele desenhe uma proposta de melhoria. Tambm interessante indicar os
quais so as metas que o fornecedor deve perseguir para que o contrato tenha continuidade
(clusulas de resciso motivada por falha de desempenho).
Dica: a clareza do que se espera da evoluo do contrato o fator crtico de sucesso de uma
contratao, pois documenta expectativas e orienta as negociaes futuras.
Acordo de Nvel de Servio (A.N.O.)
O nvel de servio mnimo aceitvel. So chamados de A.N.O. ou em Ingls SLA (Service Level
Agreement). Defina as SLAs no nvel mais baixo que seja aceitvel pela empresa e usurios, porm,
entenda que SLA baixo no significa servio ruim. Por exemplo, observemos uma SLA tpica: o
tempo para atendimento no pode ultrapassar 30 segundos, isso indica o mnimo de servio
aceitvel, mas no impede que o fornecedor faa melhor, ou seja, deve ser lido como: at 30 eu
aceito, acima disso no te pago. Quem define a qualidade dos servios so os indicadores de
desempenho enquanto que as SLAs tem relao com o preo e a penalidade. At mesmo por isso,
diminua o nmero de SLAs, um caso em que menos melhor.
Dica: quanto mais alta a SLA, mais caro o servio, seja criterioso.
A Proposta
Finalmente, crie um formulrio de avaliao em que o fornecedor responde a vrias perguntas de
qualificao, isso facilita anlise das propostas, nivelando os fornecedores. Especifique que todos
respondam a todas perguntas na mesma seqncia e que os preos estejam nas unidades de
medida estabelecidas pela RFP.
Dica: as propostas so grandes e detalhadas, quanto mais padronizadas, mais fcil se torna a
anlise.
RESUMO
O processo de RFP complexo, no hesite em contratar ajuda externa caso ainda no tenha
conhecimento suficiente para desenvolv-la, pois a experincia dos consultores acelera o processo,
alm de produzir, em geral, um contrato mais adequado para contemplar o interesse das partes
envolvidas.