GUA TCNICA

PARA LA
ELABORACIN DE
MANUALES DE
ORGANIZACIN

SERIE GUAS TCNICAS No. 1

SERIE GUAS TCNICAS PARA LAS TESORERAS MUNICIPALES

D.R. Instituto Hacendario del Estado de Mxico (IHAEM)

Av. Mxico No. 604, col. Amricas
Toluca de Lerdo, Estado de Mxico
C.P. 50130
Telfonos: (722) 2806627, 2806618, 2800300
Hacienda de Sols No. 7 col. Echegaray
Naucalpan de Jurez, Estado de Mxico
Telfono: (55) 53734287
pgina web: www.ihaem.org
correo electrnico: webmaster@ihaem.org

Comit Editorial de la Administracin Pblica Estatal

Autorizacin primera edicin, 2002
A: 203/1/031/021
Autorizacin segunda edicin 2003
A: 203/1/025/0301
La reproduccin total o parcial de este documento podr efectuarse
mediante la autorizacin expresa de la fuente y dndose el crdito
correspondiente.

DIRECTORIO
INSTITUTO HACENDARIO DEL ESTADO DE MXICO
Lic. Enrique Pea Nieto
Gobernador Constitucional del Estado de Mxico
Dr. Luis Videgaray Caso
Secretario de Finanzas
y Presidente del Consejo Directivo del IHAEM
Lic. Fernando R. Portilla Snchez
Vocal Ejecutivo
Lic. Jorge G. Prez Cuevas
Coordinador de Estudios Hacendarios
Lic. Jenaro Romero Moreno
Subdirector de Asistencia Tcnica
Lic. Marco A. Garay Martnez
Subdirector de Estudios Fiscales
Investigacin
Lic. Jaime Romero Becerril
Edicin
Lic. Jorge Guillermo Prez Cuevas
Lic. Jenaro Romero Moreno

CONTENIDO

PRESENTACIN

Pg.
9

1.

OBJETIVO DE LA GUA

11

2.

CONCEPTUALIZACIN DE ORGANIZACIN

13

2.1 Organizacin
2.2 Modelos de organizacin
2.3 Organigramas
3.

EL DISEO DE ESTRUCTURAS DE ORGANIZACIN

3.1 Criterios aplicables
3.1.1 Criterio de departamentizacin
3.1.2 Criterio de tramo de control
3.1.3 Criterio de ndice de administracin
3.2 Metodologa para el diseo de estructuras de
organizacin
3.3 Recomendaciones para el diseo de
estructuras de organizacin

4.

EL MANUAL DE ORGANIZACIN
4.1 Concepto de Manual de organizacin
4.2 Componentes de un manual de organizacin
4.2.1 Cubierta o portada
4.2.2 ndice
4.2.3 Introduccin
4.2.4 Antecedentes
4.2.5 Base legal
4.2.6 Objeto y atribuciones
4.2.7 Estructura orgnica
4.2.8 Organigrama
4.2.9 Objetivo y funciones por Unidad
Administrativa
4.2.10 Validacin

13
14
15
27
27
27
30
31
32
39
43
43
44
44
45
46
47
48
49
50
51
52
55

5.

PROCESO DE ELABORACIN DEL MANUAL DE

ORGANIZACIN
5.1

BIBLIOGRAFA

Responsables de su elaboracin

57
57
61

PRESENTACIN
El Plan de Desarrollo del Estado de Mxico 19992005, en su eje
rector Financiamiento para el desarrollo, para el impulso al federalismo y
el desarrollo municipal, plantea, entre otros, el objetivo de Establecer
una nueva relacin con los municipios a partir de los instrumentos
polticoinstitucionales, que les asigna el orden jurdico para elevar su
capacidad de gestin pblica frente a los ciudadanos y
organizaciones.
En cumplimiento de lo anterior, el Instituto Hacendario del Estado de
Mxico, presenta a su consideracin el documento denominado Gua
Tcnica para la Organizacin de las Tesoreras Municipales, el cual
pretende ser una herramienta que servir a los tesoreros municipales
para la elaboracin de sus estructuras orgnicas y sus manuales de
organizacin.
Este modelo organizacional para las tesoreras consta de siete
apartados, en los que se da respuesta a las siguientes preguntas, cmo
hacer una estructura orgnica?, cules son los criterios que prevalecen
en la organizacin de las tesoreras municipales?, qu procedimiento
es recomendable aplicar?, qu es y cmo se hace un manual de
organizacin de una tesorera?
Como es evidente, esta gua no es un documento acadmico,
tampoco pretende aportar nada nuevo a la materia administrativa,
pero s transmite las experiencias de algunas tesoreras municipales.
Con ello, se abre el debate con los servidores pblicos municipales,
que permita, con sus aportaciones, perfeccionar esta herramienta para
que contribuya eficientemente a que el ejercicio de sus actividades se
realice de manera gil, eficiente y transparente, proporcionando los
elementos tcnicos bsicos para la elaboracin de sus estructuras y
manuales de organizacin, a fin de impulsar el desarrollo institucional de
los municipios.

10

1.

OBJETIVO DE LA GUA

Esta gua tcnica pretende proporcionar a los servidores

pblicos involucrados en las reas hacendarias del municipio,
los elementos tcnicos bsicos para el diseo de su estructura
de organizacin y la integracin del manual de organizacin,
concibindolos en forma gil, coherente, racional y sobre
todo, asociados a un esquema de control interno congruente
con la naturaleza de la funcin hacendaria.

11

12

2.

CONCEPTUALIZACIN DE ORGANIZACIN

2.1 ORGANIZACIN

Partiendo de la definicin de organizacin que dice: Es aquella parte

de la administracin que implica establecer una estructura intencional
de papeles que las personas desempearn en una institucin
(organizacin).1 Es el establecimiento de una estructura formal de
autoridad a travs de la cual las subdivisiones de trabajo son integradas,
definidas y coordinadas para el objetivo trazado.

Jerarqua. Es la disposicin de las funciones de una organizacin por

orden de rango y grado de importancia.

Divisin del trabajo. Es la separacin de actividades que integran una

funcin.

Especializacin. Es la consecuencia de la divisin del trabajo al asignarle

funciones especficas y repetitivas a una persona.

Departamentizacin. Es la divisin y agrupamiento de funciones y

actividades en unidades especficas, con base en su similitud.

Descripcin de funciones . Es la definicin de actividades y deberes que

habrn de desarrollarse en cada una de las unidades administrativas.

Coordinacin del trabajo. Es el proceso de integrar los objetivos y las

actividades de las diversas unidades que forman un organismo.
Las estructuras formales de organizacin evitan los siguientes problemas:
q

Mala comunicacin o ausencia de la misma: Esto crea barreras

por lo que la gente se siente excluida, confundida, atemorizada
o menospreciada.

KOONTZ, Harold y WEIHRICH, Heinz, Administracin, 3 Edicin en espaol, Mc Graw

Hill / Interamericana, S.A. de C.V., Mxico, 1990, p.19.
1

13

Desconocimiento de las metas y la misin general de la

organizacin: Lo que conduce a la bsqueda de metas
individuales de los departamentos o de las reas.

Competencia entre departamentos, turnos o reas: La

competencia impide el trabajo de equipo y el logro de objetivos
generales.

Decisiones o polticas confusas: Si la administracin superior deja

incgnitas que los administradores de niveles inferiores y los
supervisores deban solucionar, el resultado seguramente sern
conflictos y barreras que surgirn por las diferencias de opinin.

Demasiados niveles jerrquicos: Con el consecuente incremento

en costos.

Temor a las evaluaciones del desempeo: Los supervisados

tienen que ocultar las fallas a fin de mantener su posicin.

2.2 MODELO DE ORGANIZACIN

Un modelo de organizacin, es el proceso que se sigue para definir

puestos, lneas de comunicacin, jerarquas, funciones y obligaciones.

Los elementos de un modelo de organizacin son los siguientes:

Unidad Administrativa. Dentro de una organizacin, se refiere a las

partes o componentes que integran de manera conjunta a la
organizacin, hablamos de entes de diferentes jerarquas, que son
nicos e irrepetibles dentro de la organizacin.

14

Nivel Jerrquico. Se refiere a las diferentes categoras o rangos que se

dan a un puesto, por ejemplo direccin, subdireccin, jefatura de
departamento, etc.
Lneas de Autoridad. Determinan el
administrativa tiene sobre otra u otras.

mando

que

una

unidad

Canales de comunicacin. Son las vas

informacin.

formales de intercambio de

Las estructuras de organizacin tienen los siguientes propsitos:

Proporcionar una imagen formal de la organizacin, constituyndose

en una fuente de informacin autorizada.

Indicar las relaciones de jerarqua que guardan entre s las principales

unidades administrativas.

Facilitar al personal el conocimiento de su ubicacin y de las

relaciones dentro de la estructura orgnica.

Descubrir posibles duplicidades, dispersiones o lagunas, mltiples

relaciones de dependencia, de niveles y tramos insuficientes o
excesivos de supervisin y control.

Auxiliar en el anlisis, conocimiento y diseo de la organizacin en su

conjunto.

2.3 ORGANIGRAMAS
Un organigrama se define como: "La representacin grfica de la
estructura orgnica que refleja en forma esquemtica la posicin de las
unidades administrativas que la integran, niveles jerrquicos, lneas de
autoridad y asesora y canales de comunicacin."2

2 dem. P. 316

15

El objetivo de elaborar un organigrama es proporcionar una imagen

formal de la organizacin, constituyndose en una fuente de consulta
con fines de informacin, as como indicar las relaciones de jerarqua
que guardan entre s los principales rganos de la administracin
pblica o de alguna de sus reas.

CLASIFICACIN
Los organigramas por su contenido se clasifican en:

Estructural:

Representa a las unidades administrativas de

dependencia y las relaciones de jerarqua que existen entre stas.

una

ORGANIGRAMAESTRUCTURAL

SECRETARA

CONTRALORA
INTERNA
SECRETARA
PARTICULAR
COORDINACIN
ADMINISTRATIVA

DIRECCIN

DIRECCIN

DEPARTAMENTO

DEPARTAMENTO

DEPARTAMENTO

DEPARTAM ENTO

DEPARTAMENTO

DEPARTAMENTO

DIRECCIN

DIRECCIN

DEPARTAMENTO

16

Funcional: Indica en el cuerpo de la grfica, adems de las unidades y

sus relaciones, las principales funciones o actividades de las unidades
administrativas representadas.

ORGANIGRAMAFUNCIONAL

TESORERIA
Planear,dirigiry
controlarla
polticade
ingresosy
egresosdel
municipio.
Aplicarel
Procedimiento
Administrativode
Ejecucin.
Etc.

DIRECCION
DEEGRESOS
Efectuarlos
pagosa
proveedores.
Elaborarel
presupuestode
egresosydarle
cum plimiento.
Etc.

DIRECCIONDE
CONTADURIA
Levarelregistro
contabledelas
operaciones
financieras.
Etc.

D IRECCIONDE
IN GRESOS
Conducirla
polticade
recaudacindel
Municipio.
Elaborarel
programade
recaudacin
m unicipal.
Etc.

DIRECCIONDE
INFORMATICA
Integrarel
padrnde
contribuyentesdel
municipio.
Integrarlabase
dedatosdelos
prediossujetosal
pagodeimpuesto
predial.
Etc.

17

De integracin de puestos: Seala dentro del marco de cada unidad

administrativa, los diferentes puestos administrativos para la ejecucin
de las funciones asignadas y, en su caso, los nombres de las personas
que las ocupan.

ORGANIGRAMADEINTEGRACINDEPUESTOS,PLAZAS
YUNIDADES

DIRECCIN"A"

DEPARTAMENTO

DIRECCINGENERAL

DIRECTORGENERAL

1
1

AUXILIAR

SECRETARIA

CHOFER

TOTAL

DIRECCIN"B"

DIRECTOR

E R
1

DIRECTOR

ANALISTA

ANALISTA

SECRETARIA

SECRETARIA

CHOFER

CHOFER

TOTAL

TOTAL

E R

DEPARTAMENTO

E R

JEFEDEDEPTO.

ANALISTA

ANALISTA

DIBUJANTE

DIBUJANTE

SECRETARIA

13

JEFEDEDEPTO.

TOTAL

10 13

SECRETARIA
TOTAL

7 10

18

POR SU MBITO DE APLICACIN SON:

Generales: Representan a la organizacin por medio de sus principales

rganos y sus interrelaciones bsicas, generalmente son esquemticos y
comprenden slo los niveles ms altos de la organizacin.

ORGANIGRAMAGENERAL

AYUNTAMIENTO

PRESIDENTE
MUNICIPAL

TESORERA

SECRETARADEL
AYUNTAMIENTO

OBRASPBLICAS

GOBERNACIN

ADMINISTRACIN

SERVICIOS
PBLICOS

19

Especficos: Muestran cada una de las unidades administrativas o

divisiones principales de la estructura estatal y ofrecen el detalle de los
puestos.

ORGANIGRAMAESPECFICO
ORGANIGRAMAESPECFICO

TESORERA
MUNICIPAL

UNIDADDE
APOYO
ADMINISTRATIVO

UNIDADDE
INFORMTICA

SUBTESORERA
DE
CONTABILIDAD

SUBTESORERA
DEINGRESOS

SUBTESORERA
DEEGRESOS

DEPARTAMENTO
DE
RECAUDACIN

DEPARTAMENTO
PRESUPUESTACIN

DEPARTAMENTO
DE
FISCALIZACIN

DEPARTAMENTO
DEEJERCICIO
PRESUPUESTAL

DEPARTAMENTO
DEOPERATIVIDAD
CONTABLE

DEPARTAMENTO
DECOBRANZA

DEPARTAMENTO
DECONTROL
PRESUPUESTAL

DEPARTAMENTO
DEEMISINDE
INFORMES

DE

DEPARTAMENTO
DECAJA

DEPARTAMENTO
DE
ADMINISTRACIN
DERECURSOS
EXTERNOS

20

POR SU FORMA O DISEO SON:

Verticales: El rgano que representa la ms alta jerarqua est colocado

en la parte superior, y las lneas de autoridad parten de arriba hacia
abajo.

OR GANIGR AMAESTRU CTU RAL

SECRETARA

CONTRALORA
INTERNA
SECRETARA
PARTICULAR
COORDINACIN
ADMINISTRATIVA

DIRECCIN

DIRECCIN

DEPARTA MENTO

DEPARTA MENTO

DEPARTAMENTO

DEPARTAM ENTO

DEPARTAM ENTO

DEPARTA MENTO

DIRECCIN

DIRECCIN

DEPARTAM ENTO

21

Horizontales: El rgano que representa la ms alta jerarqua se coloca en

el margen izquierdo y las lneas de autoridad parten de izquierda a
derecha.

ORGANIGRAMA HORIZONTAL

DIRECCIN
SUBSECRETARIA
"

A"

DEPARTAMENTO

DIRECCIN

DEPARTAMENTO

DIRECCIN

SECRETARIA

SUBSECRETARIA
"B"

DIRECCIN
GENERAL

DIRECCIN

DEPARTAMENTO

DIRECCIN

DEPARTAMENTO

DIRECCIN

DEPARTAMENTO

DIRECCIN

22

Circulares: El rgano que representa la ms alta jerarqua, se coloca en

el centro y las lneas de autoridad parten del centro a la periferia y los
distintos niveles aparecen como crculos concntricos.

ORGANIGRAMACIRCULAR

DEPARTAMENTO
"I"

DEPARTAMENTO
"H"

DEPARTAMENTO
"G"

DEPARTAMENTO
"A"

SUBDIRECCIN
TESORERAMUNICIPAL

DEPARTAMENTO
"F"

DEPARTAMENTO
"B"

DEPARTAMENTO
"D"

DEPARTAMENTO
"E"

23

Mixtos: Se combinan las formas vertical y horizontal para los distintos

niveles, por lo general se utiliza el vertical para los primeros niveles y el
horizontal para los ltimos contenidos en el esquema.
O RORGANIGRAMAMIXTO
G A N IG R A M A M IX T O

T E S O R E R A
M U N IC IP A L

U N ID A D D E
A P O Y O
A D M IN IS T R A T I V O

S U B T E S O R E R A
D E IN G R E S O S

U N I D A D D E
IN F O R M T IC A

S U B T E S O R E R A
D E E G R E S O S

S U B T E S O R E R A
D E
C O N T A B IL I D A D

D E P A R T A M E N T O
D E
R E C A U D A C I N

D E P A R T A M E N T O
D E
P R E S U P U E S T A C IN

D E P A R T A M E N T O
D E C A J A

D E P A R T A M E N T O
D E
F IS C A L I Z A C I N

D E P A R T A M E N T O
D E E J E R C IC IO
P R E S U P U E S T A L

D E P A R T A M E N T O
D E O P E R A T IV ID A D
C O N T A B L E

D E P A R T A M E N T O
D E C O B R A N Z A

D E P A R T A M E N T O
D E C O N T R O L
P R E S U P U E S T A L

D E P A R T A M E N T O
D E E M IS I N D E
IN F O R M E S

24

Escalares: Son una variante de los verticales, que tienen la particularidad

de representar un mayor nmero de unidades en espacios ms
reducidos, permitiendo as, la aparicin en la grfica de las unidades
ubicadas en los ltimos niveles.
ORGANIGRAMAESCALAR

T ESO R ERAM UNIC IPAL

UNID ADD EAPO Y O

UNID ADD E
INF O R M TIC A
SUBTESO RER AD E
ING R ESO S
D EPAR TAM ENTO D E
FISC AL IZAC I N
D EPAR TAM ENTO D E
R EZAG O Y EJEC UC I N
D EPAR TAM ENTO D E
C ATASTR O
SUBTESO R ER AD E
EG RESO S
D EPAR TAM ENTO D E
PR O G R AM AC I N
D EPAR TAM ENTO D E
CUENT ASPO R PAG AR

25

26

3.

EL DISEO DE ESTRUCTURAS DE ORGANIZACIN

3.1 CRITERIOS APLICABLES

Los principales criterios administrativos que resultan indispensables para
la elaboracin de una estructura orgnica efectiva, son tres:
3.1.1 CRITERIO DE DEPARTAMENTIZACIN
Es el agrupamiento de actividades de acuerdo con objetivos
comunes a unidades administrativas o a puestos especficos, a
saber:
q

Departamentizacin por funciones. Una funcin es un conjunto

de actividades que se realizan para alcanzar un objetivo
comn. Las funciones en el mbito de la Administracin Pblica
devienen de las atribuciones expresadas en el ordenamiento
jurdico que crea a la dependencia u organismo, de esta forma
las atribuciones de un Ayuntamiento se encuentran en el artculo
115 Constitucional, y la funcin hacendaria se expresa en la
fraccin IV del propio artculo.
Las funciones de una tesorera, por su parte, se encuentran en el
artculo 95 de la Ley Orgnica Municipal del Estado de Mxico.
A Y U N T A M I E N T O

P R E S I D E N T E
M U N I C I P A L

O B R A S P U B L I C A S

T E S O R E R I A

S E R V I C I O S
P U B L IC O S

I N G R E S O S

E G R E S O S

27

Departamentizacin por territorio o geografa. El agrupamiento

de puestos y unidades administrativas obedece a zonas
geogrficas.
T E S O R E R O

A S E S O R

I N G R E S O S

E G R E S O S

C O N T A B I L I D A D

A G E N C I A
F I S C A L " A "

A G E N C I A
F I S C A L " B "

A G E N C I A
F I S C A L " B "

Departamentizacin por proceso o por equipo. En esta forma de

Departamentizacin se rene a los empleados y los materiales
con el fin de ejecutar una operacin particular, un claro ejemplo
de ello es el Departamento de Catastro segn se muestra:
CATASTRO

ATENCINAL
PBLICO

DIGITALIZACIN

TOPOGRAFA

VALOR
CATASTRAL

ModeloSistmico
INSUMOS

PROCESO

PRODUCTOS

RETROALIMENTACIN

28

Departamentizacin matricial. Es la combinacin de la

Departamentizacin funcional y de producto en la misma
estructura organizacional. Su objetivo es aprovechar la
especializacin en el producto final.

TESORERO

INGRESOS

EGRESOS

CONTABILIDAD

PRESUPUESTO

CUENTA
PUBLICA

29

3.1.2 CRITERIO DEL TRAMO DE CONTROL

El tramo de control es el nmero de subordinados o de unidades
administrativas, que un jefe puede supervisar eficazmente.
La eleccin del tramo de control en cada organizacin, debe decidirse
en funcin de cuntos subordinados puede dirigir un superior. El principio
es claro, a menor nivel jerrquico mayor tramo de control en las
tesoreras la estructura porcentual se presenta a continuacin:
TESORERAMUNICIPAL

TESORERA:4UNIDADES
SUSTANTIVAS
4PERSONAS

TESORERA

UNIDAD

SUBTESORERA

DEPARTAMENTO

DEPARTAMENTO

DEPARTAMENTO

UNIDAD

SUBTESORERA

SUBTESORERA

DEPARTAMENTO

DEPARTAMENTO

DEPARTAMENTO

DEPARTAMENTO

DEPARTAMENTO

DEPARTAMENTO

SUBTESORERAS:3UNIDADES
ADMINISTRATIVAS
3A5PERSONAS

DEPARTAMENTO

DEPARTAMENTO
4A20PERSONAS

30

El tramo de control, se obtiene sumando el nmero de unidades

administrativas que dependen directamente de otra, y dividiendo el
total, entre el nmero de frecuencias de unidades administrativas
superiores existentes.

Unidad Administrativa
Superior
Tesorera
Subtesorera
Subtesorera
Subtesorera
Total
Tramo de control

Unidades que le
dependen
6
3
3
3
15
3.75

Tramo de control = unidades administrativas/nmero de unidades

superiores
15/4=3.75
3.1.3 CRITERIO DE NDICE DE ADMINISTRACIN
Representa la unidad de medida que deriva del nmero de personas
que dependen y reportan directamente al titular de una unidad
administrativa.
Este indicador, se obtiene de dividir el nmero de servidores pblicos
entre el nmero de unidades administrativas, como se muestra a
continuacin.

UNIDAD
ADMINISTRATIVA

NMERO DE
UNIDADES QUE
LA INTEGRAN

TESORERA

16

NMERO DE
SERVIDORES
PBLICOS
ADSCRITOS
41

NDICE DE
ADMINISTRACIN
2.56

31

3.2 METODOLOGA PARA EL DISEO DE ESTRUCTURAS DE ORGANIZACIN

A continuacin se propone una metodologa para la elaboracin de
Estructuras Orgnicas.
PLAN DE TRABAJO
En esta etapa se determina el objetivo, las metas, responsables, tiempos
y costo. Se deber incluir una justificacin, un informe y la autorizacin y
apoyo de los niveles superiores del proyecto que se presenta, segn se
muestra:
ANLISIS DE REQUERIMIENTOS
REA RESPONSABLE:
PROGRAMA:

SUBPROGRAMA:

PRODUCTO:
DESCRIPCIN DE
LA ACCIN

ELABOR

FECHA CUMPLIMIENTO:

OBJETIVO

EJECUTOR:

METAS

AUTORIZ

UNIDAD
DE
MEDIDA

CANTIDAD

FECHA

32

La autorizacin de los niveles superiores, representa el punto de partida

de este plan. Se traduce tambin como el apoyo con que debe contar
la unidad que realice el acopio de la informacin bsica para el
desarrollo del estudio.
RECOPILACIN DE INFORMACIN
Para elaborar las estructuras orgnicas se debe recopilar informacin
sobre las unidades administrativas y puestos que conforman a la
organizacin, as como informacin sobre las atribuciones de cada
rea, a este estudio se le llama anlisis de puestos.
ANLISIS DE PUESTOS
Consiste en un anlisis profundo de las caractersticas generales y
particulares que tiene un puesto dentro de la organizacin, resaltando
aspectos como sus funciones, sus lneas de autoridad, nivel salarial,
requisitos y habilidades necesarias para cubrirlo, etc.
La informacin obtenida de un anlisis de puestos permite conocer
cules son las necesidades de la organizacin en cuanto a las funciones
que deben ser realizadas y su importancia. Tambin permite integrar la
estructura y posteriormente el manual de organizacin sin omitir alguna
funcin o duplicarla.
A continuacin se enunciarn los aspectos a considerar para la
realizacin de un anlisis de puestos, cabe sealar que se deber
realizar ste por cada puesto existente en la organizacin, esto quiere
decir que aquellos puestos que se repitan en la estructura (cajero,
notificador, analista) slo requerirn de un anlisis, esto en virtud de
referirnos estrictamente al puesto, no a la persona o personas que lo
desempean.

33

Un anlisis de puestos debe cubrir los siguientes aspectos:

1

Identificacin del puesto:

1.1
2.1
3.1
4.1
5.1
6.1

Nombre del puesto

Categora (numerario o supernumerario)
Jefe al que reporta
Puestos que le reportan
Ubicacin fsica del puesto
Nivel salarial (sueldo base, compensacin, gratificacin y
otros)
7.1 Clave del puesto.
2. Descripcin genrica:
2.1 Definicin del puesto (propsito, razn de ser)
2.2 Descripcin especfica (detalle de las actividades a
desarrollar se deben enumerar).
Actividades (se deben redactar iniciando con un verbo en presente y
en la tercera persona del singular ejemplo: recibe, coteja, turna, revisa,
almacena, compara).
Se deben redactar por orden de importancia y se debe mencionar la
periodicidad con la que se realizan: diaria, semanal, mensual, dos veces
por semana, etc.
3.

Requisitos del puesto (conocimientos, habilidades y destrezas

para desempear la actividad):
3.1
3.2
3.3
3.4
3.5

Estudios
Experiencia
Conocimientos especficos
Aptitudes (capacidad, responsabilidad, etc.)
Destrezas (habilidades fsicas)

34

4. Riesgos del puesto:

4.1 Enfermedades profesionales
4.2 Riesgos laborales
5. Condiciones de trabajo
5.1 Espacios fsicos
5.2 Medio ambiente
5.3 Responsabilidades
CEDULA DE ANLISIS DE PUESTOS
IDENTIFICACIN DEL PUESTO
NOMBRE DEL ENTREVISTADO:
FECHA DE
ELABORACIN:
TITULO DEL PUESTO:

DEPARTAMENTO:

CATEGORA:
NUMERARIO

SUPERNUMERARIO

EVENTUAL

CONFIANZA

OTRO
NOMBRE Y CARGO DEL JEFE INMEDIATO:

SUBDIRECCIN (AREA):
DIRECCIN:
NOMBRAMIENTO:
ADMINISTRATIVO
OPERATIVO
DESCRIPCIN GENRICA:
DESCRIPCIN:

35

DESCRIPCIN ESPECIFICA:
ACTIVIDAD:

FRECUENCIA:

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS EN LOS QUE PARTICIPA:

FINALIDADES DEL PUESTO:

TIPO DE
AUTORIDAD:
LINEAL
FUNCIONAL
SATFF

JERARQUAS Y CONTACTOS
DEPENDE DE:
DEPENDE DE UD.
(NOMBRE Y
(NOMBRE DEL PUESTO
CARGO)
Y NMERO DE PERSONAS)

RELACIONES MS FRECUENTES
EXTERNAS:

INTERNAS:

REQUISITOS DEL PUESTO

EXPERIENCIA:
PRIMARIA
( )
EN EL PUESTO
SECUNDARIA
( )
MESES ____________________________
PREPARATORIA O CARRERA
AOS ___________________________
TCNICA
( )
LICENCIATURA
( )
EN OTRO PUESTO
MAESTRA
( )
MESES ____________________________
DOCTORADO
( )
AOS ___________________________
ESCOLARIDAD

APLICACIN MENTAL

36

RESPONSABILIDAD
DECISIONES
EMPLEADOS
RECURSOS
BIENES
DOCUMENTOS
TRMITES
CONTRIBUYENTES
EQUIPOS
SISTEMAS
OTROS_________________________

HABILIDAD MANUAL
MAQUINA DE ESCRIBIR
COMPUTADORA
CALCULADORA
CAJA REGISTRADORA
MANEJAR VEHICULO
FOTOCOPIADORA
DUPLICADORA
ENGARGOLADORA
TEODOLITO
EQUIPO DE MEDICIN
OTROS_________________________

REQUISITOS DE CAPACITACIN, ADIESTRAMIENTO O INSTRUCCIN ESPECIAL:

REQUISITOS FSICOS:

RIESGOS DE TRABAJO:

CONDICIONES DE TRABAJO
ACCIDENTES DE TRABAJO:

OBSERVACIONES DEL ENCUESTADOR:

COMENTARIOS DEL ENCUESTADO:

ENTREVISTADO
(NOMBRE Y FIRMA)

REALIZ
(NOMBRE Y
FIRMA)

AUTORIZ
(NOMBRE Y FIRMA)

Las fuentes para obtener informacin es mediante la aplicacin de una

encuesta y la obtencin de informacin por medio de la observacin,
adems se obtiene informacin documental.

Investigacin documental: Consiste en el acopio de informacin en

gabinete relativa a leyes, boletines y manuales administrativos, para el
caso de una tesorera, los documentos bsicos son: Constitucin
Federal, Constitucin Local, Ley Orgnica Municipal del Estado de
Mxico y Municipios, Cdigo Financiero del Estado de Mxico y
37

Municipios, Reglamento Interior del Ayuntamiento, Bando Municipal,

entre otros.

Investigacin de campo: Se lleva a cabo mediante la entrevista con los

funcionarios, empleados de la unidad administrativa sujeta a
investigacin, aplicando cuestionarios escritos denominados anlisis de
puestos y/o a travs de la observacin directa de los lugares donde se
desarrolla el trabajo.
PROCESAMIENTO DE LA INFORMACIN.
Una vez que la informacin de campo y gabinete ha sido recolectada,
registrada y clasificada, se inicia el anlisis y depuracin de la misma.
Es importante unificar la presentacin de la informacin, con el objeto
de que se mantenga un sentido de continuidad y unidad. Tambin es
conveniente identificar las contradicciones a medida que se van
presentando, con el fin de eliminarlas posteriormente para ello es
necesario efectuar reuniones entre los representantes de las reas que
van a ser incluidas en los organigramas.
VALIDACIN
Una vez que se cuenta con el proyecto de organizacin es necesario
someterlo a una revisin final rigurosa, con el propsito de verificar si la
informacin contenida en el mismo est completa, y que corresponda a
la realidad, adems de comprobar que no tiene contradicciones, ni
lagunas o traslapes entre las diferentes reas de autoridad o
responsabilidad.
IMPLANTACIN
Una vez que la estructura orgnica ha sido autorizada, se recomienda
desarrollar su difusin en forma escrita y comentarse directamente.

38

3.3. RECOMENDACIONES PARA EL DISEO DE ESTRUCTURAS DE

ORGANIZACIN
Los elementos grficos que se utilizarn para representar a las unidades
que componen la estructura de organizacin, como las relaciones
existentes entre las unidades administrativas son:

Figuras: lneas, figuras geomtricas y niveles.

Las lneas de conexin representan los canales de comunicacin y el
tipo de autoridad.

Lnea continua: representa la autoridad lineal que identifica a la relacin

jerrquica directa.

Lnea de guiones: Representan que los departamentos administrativos

que se conectan con ellas, son unidades staff o de apoyo tambin la
lnea de guiones denota a un organismo descentralizado.

Lnea punto guin: representa la autoridad funcional.

Figura geomtrica: Se recomienda usar un solo tipo de figura y una
medida uniforme para simbolizar a cada uno de los elementos que
integran el organigrama.

Dimensin: La utilizacin de rectngulos ms grandes que otros es

inconveniente, ya que la ubicacin dentro de la estructura del
organigrama le da el nivel jerrquico que le corresponde y no el tamao
de la figura.

Nivel jerrquico: La colocacin de las unidades, se llevar a cabo de

acuerdo a los diferentes niveles jerrquicos que existen dentro de la
organizacin, ello de manera ascendente o descendente, de izquierda
a derecha, o bien, del centro a la periferia.

39

DIRECTIVAS

TESORERO

ASESOR

INGRESOS

DEPARTAMENTO

EGRESOS

APOYOY/O
ASESORA

CONTABILIDAD

DEPARTAMENTO

MANDOS
MEDIOS

DEPARTAMENTO

OPERATIVAS
DEPARTAMENTO

DEPARTAMENTO

DEPARTAMENTO

AGENCIA
FISCAL"A"

DESCONCENTRADAS
AGENCIA
FISCAL"B"

Para concluir, a continuacin mostramos los organigramas ms

comunes y que se caracterizan por una gran facilidad en su diseo, sin
embargo, cabe considerar la necesidad de tener cuidado en su
elaboracin, porque pese a que llegan a ser representaciones sencillas
y de fcil entendimiento, en ocasiones es posible cometer errores
tcnicos en su diseo, por lo que se sugiere tomar en cuenta algunos
ejemplos comunes, para evitar que se presenten esas deficiencias en su
elaboracin.

40

INCORRECTO

CORRECTO

41

42

EL MANUAL DE ORGANIZACIN

4.1 CONCEPTO DE MANUAL DE ORGANIZACIN

El manual de organizacin es el documento que expone con detalle la
estructura administrativa de una organizacin seala los puestos, las
unidades administrativas y la relacin existente entre ellos explica las
jerarquas, las funciones, obligaciones, los grados de autoridad y de
responsabilidad, y las actividades que ha de desempear cada unidad
administrativa.
Tambin se le considera como el documento que registra y vincula las
atribuciones con las funciones de las diferentes unidades administrativas
que integran la organizacin, los niveles jerrquicos, los sistemas de
comunicacin y coordinacin, los grados de autoridad, responsabilidad,
la descripcin de puestos, adems se complementa con organigramas
que representan en forma esquemtica la estructura de su
organizacin. 32

SecretaradelaPresidencia,DireccinGeneraldeEstudiosAdministrativos,ElReglamento

InterioryelManualdeOrganizacin,Mxico1973,p.19

43

4.2 COMPONENTES DE UN MANUAL DE ORGANIZACIN

4.2.1 CUBIERTA O PORTADA
Esta parte debe incluir los siguientes datos:
q Imagen institucional del municipio que se trate.
q

Ttulo y extensin del manual de organizacin, sealando si es

general o especfico (En este caso se trata slo de la Tesorera).

Fecha de elaboracin.

Ejemplo:

ESCUDO
DEL
MUNICIPIO

H. Ayuntamiento Constitucional de
XXXXXXXXXX
20002003

MA
NU
UA
AL
L DE
GA
AN
NIIZ
ZA
AC
CII
N
N
MAN
DE OR
ORG
DE
SO
OR
RE
ER
RA
A MU
NIIC
CIIP
PA
AL
L
DE LA
LA TE
TES
MUN

Enero 2003

44

4.2.2 NDICE
En este apartado se deben sealar los captulos o apartados que
constituyen la estructura del documento, usando una sola relacin
numrica para todo el documento.
En virtud de que el manual podra integrarse por varios apartados, es
conveniente que la numeracin se realice por captulos. Ello es
importante, porque le da flexibilidad al documento, en razn de que al
modificarse alguna de sus partes, nicamente se sustituyen los cambios
efectuados.

Ejemplo:
NDICE
Pg.
INTRODUCCIN
I. ANTECEDENTES
II. BASE LEGAL
III. OBJETO Y ATRIBUCIONES
ESTRUCTURA ORGNICA
V. ORGANIGRAMA
VI. OBJETIVO Y FUNCIONES POR UNIDAD ADMINISTRATIVA

8
9
14
17
19
20
23

Tesorera Municipal

26

Subdireccin de Ingresos
Departamento de Control de Obligaciones
Departamento de Rezago y Ejecucin Fiscal
Departamento de Catastro

27

Subdireccin de Egresos
Departamento de Programacin y Control del Egreso
Departamento de Cuentas por Pagar

Subdireccin de Contabilidad
Departamento de Contabilidad
Departamento de Control de Ingresos
Departamento de Control y Presupuesto

31
33
35
36
37
39
40

VII. VALIDACIN

28
29
30

45

45

4.2.3 INTRODUCCIN
Consiste bsicamente en una explicacin de lo que es el documento,
cules son sus propsitos, a quines se dirige, as como su mbito de
aplicacin. Por lo general, la introduccin no deber exceder de una
cuartilla y su redaccin deber ser sencilla y clara.
Es conveniente resaltar la importancia del manual a travs de un
mensaje de la autoridad de mayor rango de la institucin, as como
hacer notar el papel que deben desempear los servidores pblicos en
la aplicacin del mismo, ya que sin su participacin todos los esfuerzos
de mejoramiento administrativo no tendrn los resultados deseados.

Ejemplo:

INTRODUCCIN
La Hacienda Pblica para mejorar su eficiencia y efectividad debe alcanzar
niveles ptimos en la gestin de ingresos, esto implica que todos los niveles
orgnicos y funcionales que integran la administracin pblica, acten
coordinadamente en el proceso de planeacin, operacin y control de las
actividades tributarias.
Las organizaciones requieren mayores y precisas fuentes de informacin que
fortalezcan la comunicacin, la toma decisiones y la actuacin de la
administracin en su conjunto.
La modernizacin administrativa forma parte de esta enorme tarea en virtud
de aportar a las administraciones nuevos y mejores esquemas para la
realizacin de las actividades cotidianas.
Contina...

46

4.2.4 ANTECEDENTES
En este apartado se debe describir brevemente el origen de la
organizacin, a fin de conocer el desarrollo histrico que ha tenido la
tesorera municipal. Asimismo, se mencionarn los ordenamientos
jurdicos que crearon o modificaron su naturaleza jurdica y orgnica.

Ejemplo:

I. ANTECEDENTES

El municipio de XXXXXXX surge en el ao de .... contando con .....habitantes,

posteriormente ....
Actualmente cuenta con....habitantes.... sus principales actividades
son.....etc.
La primera estructura del Ayuntamiento de XXXXXXXXX en el ao de .....
contaba con .... unidades, donde la tesorera municipal funcionaba.....
Posteriormente en el ao de ..... se observ un cambio dnde la
tesorera.......haciendo ms eficiente su administracin.
Actualmente, la tesorera del municipio cuenta con.....servidores pblicos,
concentrados en.....reas administrativas......realizando las funciones de........
(...)

47

4.2.5 BASE LEGAL

Este apartado deber incluir un listado de los ttulos de todos los
ordenamientos legales vigentes que regulan la organizacin y el
funcionamiento de la Tesorera Municipal en el Estado de Mxico. Es
importante enunciar las disposiciones jurdicas de acuerdo a la jerarqua
que les corresponda y sealar tambin la fecha de su expedicin.
Si el ordenamiento jurdico fue sujeto de reformas o adiciones, se
debern mencionar stas. Asimismo, slo se anotarn aquellas
disposiciones jurdicas que influyan de manera directa en el desarrollo
de la organizacin.
El orden que se deber dar a tales disposiciones ser: Constitucin,
Leyes, Cdigos, Bando Municipal, Reglamentos Interiores Municipales,
Acuerdos, Convenios, Bases de Coordinacin, Lineamientos, Circulares,
Normas y en su caso, Manuales Especficos.

Ejemplo:

II. BASE LEGAL

- Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos.

-

Artculo 115 Constitucional

Diario Oficial de la Federacin, 5 de febrero de 1917, reformas y adiciones.
Constitucin Poltica del Estado Libre y Soberano de Mxico.
Ttulo Quinto
Gaceta de Gobierno del Estado de Mxico, reformas y adiciones.
Ley Orgnica Municipal del Estado de Mxico.
Captulo Tercero, Artculo 95
Gaceta de Gobierno, reformas y adiciones
Cdigo Financiero del Estado de Mxico.
Ttulo Cuarto

Otros...

48

4. 2. 6 OBJETO Y ATRIBUCIONES
En este apartado se deben anotar, de manera textual, las facultades,
atribuciones, objetivo y finalidades conferidas a la dependencia, de
acuerdo con las disposiciones jurdicas que dan sustento a su
organizacin y funcionamiento. En este sentido, debe sealarse el ttulo
completo de los ordenamientos, el captulo, los artculos y el texto
correspondiente.

Ejemplo:

III. OBJETO Y ATRIBUCIONES

LEY ORGNICA MUNICIPAL DEL ESTADO DE MXICO
TTULO IV
CAPTULO II
DE LA TESORERA MUNICIPAL
Artculo 93. La tesorera municipal es el rgano encargado de la recaudacin
de los ingresos municipales y responsable de realizar las erogaciones que haga
el Ayuntamiento.
Artculo 94. El tesorero municipal, al tomar posesin de su cargo, recibir la
hacienda pblica de acuerdo a las previsiones a que se refiere el artculo 19 de
esta Ley y remitir un ejemplar de dicha documentacin al ayuntamiento, a la
Contadura General de Glosa del Poder Legislativo y al archivo de la tesorera.
Artculo 95. Son atribuciones del Tesorero Municipal:
Administrar la hacienda pblica
disposiciones legales aplicables

municipal,

de

conformidad

con

las

Determinar, liquidar, recaudar, fiscalizar y administrar las contribuciones en los

trminos de los ordenamientos jurdicos aplicables y, en su caso, aplicar el
procedimiento administrativo de ejecucin en trminos de las disposiciones
aplicables

[...]

49

4.2.7 ESTRUCTURA ORGNICA

En este apartado se describir a cada una de las unidades
administrativas que conforman a la dependencia, en funcin de sus
relaciones de autoridad.
Es conveniente codificar y presentar cada parte de la estructura, de tal
forma que sea posible visualizar las relaciones de jerarqua de las
unidades administrativas que integran la dependencia.
Finalmente, es muy importante sealar que la estructura orgnica debe
corresponder al organigrama vigente autorizado por el Ayuntamiento.

Ejemplo:

IV. ESTRUCTURA ORGNICA

1.3
1.3.0.1
1.3.0.2
1.3.0.3
1.3.1
1.3.1.1
1.3.1.1.1
1.3.1.1.2
1.3.2
1.3.2.0.1
1.3.2.0.2
1.3.3
1.3.3.0.1
1.3.3.0.2
1.3.3.0.3
1.3.4

TESORERA
UNIDAD DE ASISTENCIA AL CONTRIBUYENTE
UNIDAD DE CATASTRO
UNIDAD DE APOYO ADMINISTRATIVO
DIRECCIN DE EGRESOS
SUBDIRECCIN DE PROGRAMAS DE INVERSIN
DEPARTAMENTO DE PROGRAMACIN Y PRESUPUESTO
CAJA GENERAL
DIRECCIN DE CONTADURA
DEPARTAMENTO DE REGISTRO
DEPARTAMENTO DE CUENTA PBLICA
DIRECCIN DE INGRESOS
DEPARTAMENTO DE RECAUDACIN
DEPARTAMENTO DE CONTROL DE INGRESOS
DEPARTAMENTO DE FISCALIZACIN
DIRECCIN DE INFORMTICA

50

4.2.8 ORGANIGRAMA
Se considera la representacin grfica de la estructura orgnica y debe
representar claramente las unidades administrativas que integran la
unidad administrativa u organizacin, as como sus relaciones, niveles
jerrquicos, canales formales de comunicacin y lneas de autoridad.
Cabe destacar que es importante que al elaborar el manual de
organizacin, se incluya el organigrama vigente autorizado por el
Ayuntamiento.

Ejemplo:
TESORERAMUNICIPAL

TESORERA
MUNICIPAL

UNIDADDE
APOYO
ADMINISTRATIVO

DIRECCINDE
INGRESOS

DEPARTAMENTO
DECATASTRO

UNIDADDE
INFORMTICA

DIRECCINDE
EGRESOS

DIRECCINDE
CONTABILIDAD

DEPARTAMENTO
DE
RECAUDACIN

DEPARTAMENTO
DE
PRESUPUESTACIN

DEPARTAMENTO
DECAJA

DEPARTAMENTO
DE
FISCALIZACIN

DEPARTAMENTO
DEEJERCICIO
PRESUPUESTAL

DEPARTAMENTO
DEOPERATIVIDAD
CONTABLE

DEPARTAMENTO
DE
COBRANZA

DEPARTAMENTO
DECONTROL
PRESUPUESTAL

DEPARTAMENTO
DEEMISINDE
INFORMES

DEPARTAMENTO
DE
ADMINISTRACIN
DERECURSOS
EXTERNOS

51

4.2.9 OBJETIVO Y FUNCIONES POR UNIDAD ADMINISTRATIVA

Esta parte del manual es la ms importante, debe incluir el objetivo y las
funciones especficas que cada unidad administrativa realizar para el
cumplimiento de los fines establecidos.
El objetivo deber englobar la razn de ser de la unidad administrativa,
su redaccin se iniciar con un verbo en modo infinitivo y se buscar
que sea medible y congruente con las actividades que se realizan.
Las funciones se definen como el conjunto de actividades afines y
relacionadas entre s, necesarias para lograr los objetivos institucionales,
y de cuya ejecucin es responsable alguna rea sustantiva, adjetiva o
de asesora que integra la dependencia.

Ejemplo:
TESORERA MUNICIPAL
OBJETIVO
Recaudar, administrar y fiscalizar los recursos del municipio de acuerdo a la
legislacin aplicable en la materia, llevando adems el pago a proveedores
y contratistas, y el inventario y registro de los bienes del municipio.
FUNCIONES
5. Controlar la hacienda municipal con estricto apego a la legalidad en
materia de
recaudacin, fiscalizacin y control d los recursos,
inventario y registro del patrimonio del municipio.

5.

Determinar, liquidar, recaudar, fiscalizar y administrar las contribuciones

en los trminos de los ordenamientos jurdicos aplicables y, en su caso,
aplicar el procedimiento administrativo de ejecucin en trminos de
las disposiciones conducentes

5.

(...)

... Desarrollar
competencia.

las

dems

actividades

dentro

del

mbito

de

su

52

RECOMENDACIONES PARA LA REDACCIN DE FUNCIONES

Describir las funciones de tal manera que constituyan una va para

alcanzar el objetivo, sin involucrarlo.

Evitar la tendencia a describir las funciones en forma detallada, para

que no parezca una descripcin de actividades asociadas a los
niveles de trabajo existentes.

Presentar las funciones de cada unidad administrativa en forma de

lista. Para ordenarlas es conveniente hacerlo de acuerdo al
proceso general de trabajo, a la importancia que revisten o a la
secuencia de las etapas del proceso administrativo (previsin,
planeacin, organizacin, direccin, control y evaluacin).

Evitar el uso de adjetivos calificativos como adecuado, eficiente,

ptimo, entre otros, ya que stos deben estar involucrados en el
desarrollo de la funcin.

Tratar de que las funciones no se dupliquen en la misma rea, o que

se incluyan unas dentro de otras, de modo total o parcial.

Iniciar la redaccin de las funciones con un verbo en infinitivo, que

represente una accin por realizar.

Estas acciones son ejemplificativas e indistintamente pueden ser

utilizados otros conceptos similares, relacionados con las funciones
propias de cada unidad administrativa.

Por otro lado, es importante sealar que debern integrarse de

cinco a 15 funciones por unidad administrativa y que stas debern
corresponder a lo sustantivo de sus actividades. De esta manera,
funciones tales como la elaboracin del informe diario y el llenado
de formatos, entre otras, no deben incluirse porque son actividades
que realizan todas las unidades administrativas.

Finalmente, al terminar de listar las funciones, se deber anotar una

ltima que diga: "Desarrollar las dems funciones inherentes al rea
de su competencia".
53

De acuerdo con la naturaleza de la unidad administrativa de que se

trate,53 sea Secretara, Tesorera, Direccin General, Direccin de rea,
Subdireccin o Departamento, pueden utilizarse de manera aislada o
combinada los verbos que se mencionan a continuacin:
Direccin/
Presidencia

Tesorera

Departamento
Subdireccin

Autorizar
Coordinar
Dictar
Dirigir
Emitir
Establecer
Evaluar
Instituir
Organizar
Planear
Promover
Promulgar

Articular
Autorizar
Avalar
Coordinar
Emitir
Participar
Promover
Proponer
Ratificar
Regular
Supervisar

Activar
Ajustar
Aprobar
Asesorar
Controlar
Investigar
Orientar
Participar
Proponer
Recabar
Reglamentar
Reportar
Sancionar
Supervisar
Tramitar

Actualizar
Analizar
Auxiliar
Clasificar
Conservar
Desarrollar
Determinar
Difundir
Elaborar
Gestionar
Informar
Integrar
Investigar
Proponer
Proporcionar
Recopilar

GobiernodelEstadodeMxico,SecretaradeAdministracin,GuaTcnicaparala
ElaboracindeManualesdeOrganizacin,Toluca,Mxico,1999.

54

4.2.10 VALIDACIN
Una vez finalizada la elaboracin del Manual de Organizacin, se debe
incluir un apartado para que, el documento se someta a la autorizacin
o validacin de los miembros del Ayuntamiento, iniciando por el
Presidente Municipal, el Sndico, el Secretario del Ayuntamiento, el
Tesorero y el Director de Administracin.
Se incluir al final del documento una hoja donde se deben anotar los
nombres de los funcionarios que con su firma han de dar validez al
documento, la colocacin de los nombres se deber realizar de
acuerdo con la jerarqua que tenga cada uno de ellos, iniciando de
arriba hacia abajo y de Izquierda a derecha.
La validacin es un aspecto importante toda vez que con ese hecho se
otorga vigencia al manual de organizacin.

Ejemplo:

VII. VALIDACIN

C. XXXXXX XXXXXXX XXXXXXXX

PRESIDENTE MUNICIPAL DE XXXXXXXX

C. XXXXXX XXXXXX XXXXXXXX

SNDICO

C. XXXXXXXX XXXXXXXX XXXXXXXX

SECRETARIO DEL AYUNTAMIENTO

C. XXXXXXX XXXXX XXXXXXXX

TESORERO

C. XXXXXXXX XXXXXXXX XXXXXXXX

DIRECTOR DE ADMINISTRACIN

55

56

5.

PROCESO DE ELABORACIN DEL MANUAL DE ORGANIZACIN.

5.1 RESPONSABLES DE SU ELABORACIN

La Ley Orgnica Municipal del Estado de Mxico, en su artculo 31
fraccin I, establece como atribucin del Ayuntamiento Expedir y
reformar el Bando Municipal, as como los reglamentos, circulares y
disposiciones administrativas de observancia general dentro del territorio
del municipio, que sean necesarios para su organizacin, prestacin de
los servicios pblicos y, en general, para el cumplimiento de sus
atribuciones.
Como podemos observar, la atribucin que se refiere a la expedicin de
disposiciones administrativas, recae directamente en el Ayuntamiento,
lo que no significa que la Tesorera no pueda elaborar su manual de
organizacin, puesto que al tratarse de un documento interno, ser
necesario que los miembros del Ayuntamiento, directamente
involucrados con la tesorera, lo ratifiquen, porque adems derivar de
disposiciones administrativas superiores como el Bando Municipal y el
Reglamento Administrativo del Ayuntamiento.
Para la integracin del documento, se recomienda nombrar un
responsable, dando preferencia a aquella persona que tenga
conocimientos en materia de organizacin y se cree una comisin para
ese fin. Tambin se recomienda que cada rea de la tesorera aporte el
anlisis de puestos.
Es conveniente que la presente Gua Tcnica se distribuya entre los
diferentes miembros de la comisin, a fin de que la informacin que se
genere sea homognea, al estar elaborada bajo los mismos criterios.
Por ltimo, antes de autorizar la estructura, es recomendable que las
diversas reas de la tesorera lo conozcan, efectuando un cruzamiento
de informacin que permita identificar inconsistencias, duplicidades, y/o
lagunas en las actividades que se deben realizar en este rgano.

57

Una vez obtenido el visto bueno del Tesorero y del Presidente Municipal,
se puede proceder a la validacin.
PROCESO DE ELABORACIN DEL MANUAL DE ORGANIZACIN.
TESORERA

RESPONSABLE

AYUNTAMIENTO

PRESIDENTE
MUNICIPAL

1
Nombra un responsable
para efectuar los trabajos
de
elaboracin
del
Manual de Organizacin.
2
Integra grupo de trabajo,
realiza
reunin
para
establecer
el
propsito,
responsables y metodologa.
objetivos etc.

3
Aplica anlisis de puestos y
recaba la informacin de
gabinete.

4
Integra la informacin en un
Proyecto de Manual de
Organizacin.
5
Revisa junto con el grupo
de trabajo el proyecto de
Manual de Organizacin,
haciendo las observaciones
que considere.

58

PROCESO DE ELABORACIN DEL MANUAL DE ORGANIZACIN.

TESORERA

RESPONSABLE

AYUNTAMIENTO

PRESIDENTE
MUNICIPAL

7
Enva a Presidencia y al
Ayuntamiento la versin
preeliminar del Manual
de Organizacin para su
revisin

8
Revisa y en su caso hace
correcciones al documento, para
posteriormente dar su visto bueno.

9
Corrige el documento y
enva para su validacin.

10
Autorizan el documento y avalan
la implantacin del mismo

11
Enva de manera oficial el
documento a las reas que ha de
normar, para su observancia.

59

60

BIBLIOGRAFA

KOONTZ, Harold y WEIHRICH, Heinz, Administracin, 3 Edicin en

espaol, Mc Graw Hill / Interamericana, S.A. de C.V., Mxico, 1990.
MXICO, Gobierno del Estado de Mxico, Secretara de
Administracin. Gua Tcnica para la Elaboracin de Manuales de
Organizacin. Toluca, Mxico, 1999.
MXICO, Gobierno del Estado de Mxico, Secretara de
Administracin. Gua Tcnica para la Elaboracin de Organigramas.
Toluca, Mxico, 1997.
MXICO, Secretara de la Presidencia, Direccin General de Estudios
Administrativos. El Reglamento Interior y el Manual de Organizacin.
Mxico, 1973.
QUIROGA LEOS, Gustavo. Organizacin y Mtodos en
Administracin Pblica. 2 Edicin. Mxico, Editorial Trillas, S.A., 1994.

la

RODRGUEZ VALENCIA, Joaqun. Cmo Elaborar y Usar los Manuales

Administrativos. Mxico, ECASA, 1990.

61