Porque los proyectos son tareas nicas, involucraran cierto nivel de
incertidumbre. generalmente se dividir cada proyecto en fases del proyecto para poder administrar mejor los enlaces apropiados con las operaciones de la organizacin ejecutara. De manera colectiva, estas fases se conocen como el ciclo de vida del proyecto. Cada fase del proyecto es marcada por la terminacin de una o ms entregas. Una entrega es un tangible, un producto de trabajo verificable tal como un estudio de factibilidad, un detalle de diseo, o un prototipo que trabaje. Las entregas, y por tanto las fases, son parte generalmente de una secuencia lgica diseada para asegurar una definicin apropiada del producto del proyecto. La conclusin de una fase de proyecto es generalmente marcada por la revisin de tanto las entregas como del desempeo del proyecto para poder determinar si el proyecto debe continuar a su prxima fase y detectar y corregir errores de manera eficiente.
1. Etapa de definicin: se definen las especificaciones del
proyecto; se establecen sus objetivos; se integran equipos; se asignan las principales responsabilidades. En esta etapa se define el enfoque del proyecto y el objetivo general para satisfacer las necesidades del cliente El objetivo del proyecto responde a las preguntas de qu?, cundo? Cmo? Cunto?; productos a entregar, definir los resultados o productos a entregar durante la vida el proyecto. Ejemplo: Construir una casa. Definir de cuantos m, el diseo, la ubicacin, y para cuando la necesito. 2. Etapa de planeacin: Aumenta el nivel de esfuerzo y se desarrollan planes para determinar que implicara el proyecto, cuando se programara, a quien beneficiara, que nivel de calidad
debe mantenerse y cul ser el presupuesto. La planeacin
consiste en determinar qu se debe hacer (alcance, entregables), cmo se har (actividades, secuencia), quin lo va a hacer (recursos, responsabilidad), cunto tiempo tomar hacerlo (duracin, programa), cunto dinero costar (presupuesto), y cules son los riesgos. El resultado de este esfuerzo es un plan inicial, es decir, un plan de accin segn los requerimientos y las limitaciones estipulados en la cdula del proyecto o contrato. Este plan tambin se utilizar como punto de referencia para comparar el avance real. Ejemplo: La introduccin al mercado de un nuevo producto o de la publicidad en productos planeamos que tipo de publicidad atraer ms mercado para esto vamos a tener un lmite de tiempo o un intervalo de tiempo para esta publicidad, cules son mis recursos financieros, recursos humanos, y sobre todo los riesgos que voy a correr siempre deben estar en cuenta para que no delimite nuestro proyecto. 3. Etapa de ejecucin: una gran parte de trabajo del proyecto se realiza tanto en el aspecto fsico como en el mental. Se elabora el producto fsico (un puente, un informe, un programa de software). Se utilizan las mediciones de tiempo, costo y especificacin como medios de control del proyecto. El proyecto est dentro de lo programado, dentro de lo presupuestado y cumple con las especificaciones? Cules son los pronsticos para cada una de estas medidas? Qu revisiones/cambios se necesitan? Esta tercera fase del ciclo de vida del proyecto es la realizacin del mismo. Una vez que el plan inicial se ha desarrollado, el trabajo puede continuar. El equipo del proyecto, dirigido por el gerente, ejecuta el plan y realiza las actividades para producir todos los entregables y lograr el objetivo del proyecto. El ritmo de la actividad del proyecto aumenta a medida que los recursos diversos y variados se involucran en la realizacin de las tareas. Durante el curso de la ejecucin se utilizan diferentes tipos de recursos. En esta fase se logra el objetivo del proyecto, y el cliente queda satisfecho al ver que el alcance del trabajo se complet y obtuvo los entregables segn las especificaciones, dentro del presupuesto y a tiempo. Ejemplo: la fase de ejecucin se completa cuando un equipo del proyecto dentro de una empresa ha finalizado un proyecto que consolid dos de sus instalaciones en una sola, o cuando un contratista externo ha terminado el diseo y la instalacin de un sistema de informacin personalizado que aprueba satisfactoriamente las evaluaciones del desempeo y es
aceptado por el cliente. Se muestran los cambios los pronsticos
que se tuvieron y el desarrollo que tuvieron. 4. Etapa de entrega o cierre: comprende dos actividades: entregar el producto al cliente y volver a desplegar los recursos de proyecto. Lo primero puede comprender a capacitacin del cliente y la trasferencia de documentos. Lo segundo implica, por lo general, la liberacin del equipo/materiales del proyecto hacia otros proyectos y encontrar nuevas asignaciones para los integrantes del equipo. El proceso de cierre comprende diversas acciones, que incluyen el cobro de las facturas y los pagos finales, la evaluacin y el reconocimiento del personal, la realizacin de una evaluacin a posteriori del proyecto, la documentacin de las lecciones aprendidas y el archivo de los documentos del proyecto. La organizacin del proyecto debe asegurarse de que las copias de la documentacin correspondientes estn debidamente organizadas y archivadas para que en el futuro puedan recuperarse con facilidad si se desea consultarlas.