Documentos de Académico
Documentos de Profesional
Documentos de Cultura
Bienvenida
Mexicali, B. C. ao 2009
Hola!
Bienvenida a tu curso Asistente Ejecutiva de Alto Desempeo,
Durante los siguientes das estaremos trabajando con temas que te
ayudarn a desarrollar o bien a reforzar conceptos y destrezas para
mejorar tu desempeo laboral y sentirte ms satisfecha con tu
trabajo.
Este curso ha sido pensado en la importancia de que el personal
est al da para atender las exigencias que las organizaciones
enfrentan actualmente.
En la medida que el personal est preparado, las organizaciones
podrn ser ms exitosas.
Te invito a que compartas tus experiencias, a que expreses tus
opiniones y tus inquietudes para as acrecentar el aprendizaje y
hacer de esta una vivencia enriquecedora.
Atentamente,
Lic. Silvia Mayela Torres Pia
silmaye@yahoo.com
Introduccin
Qu es una Asistente Ejecutiva?
Bsicamente una Asistente Ejecutiva es aquella persona que da
apoyo o soporte a quien ocupa un puesto de nivel gerencial o
directivo. Lo que distingue a esta posicin es que tiene autoridad
para tomar ciertas decisiones y de buscar los recursos para que
esas decisiones se lleven a cabo.
La Asistente Ejecutiva no solo desempea los roles habituales como
pueden ser el manejo de correspondencia, llamadas telefnicas,
apoyar a su jefe en sus diversas necesidades, etc., sino tambin
debe mostrar habilidad para decidir sobre el manejo de la agenda
de su jefe(a) e inclusive puede fungir como su representante en
reuniones o comunicados.
En resumen se puede decir que la Asistente Ejecutiva es
responsable por
Relevar a su jefe de detalles de carcter administrativo.
silmaye@yahoo.com
silmaye@yahoo.com
Objetivo
La participante conocer y practicar habilidades que le
permitan desempearse exitosamente en la organizacin
Contenido
La Asistente Ejecutiva en la Empresa de Hoy
Habilidades de Comunicacin
La importancia de la Comunicacin
Estrategias para la Atencin Telefnica
Etiqueta en Internet
silmaye@yahoo.com
silmaye@yahoo.com
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
___________________________________________
Habilidades Conceptuales
Habilidad para contemplar la organizacin
como un todo.
Cules son las que debo considerar?
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
________________________________
Habilidades Interpersonales
Habilidad para trabajar eficientemente como
miembro de un grupo, con espritu de
colaboracin y cortesa.
Cules son las que debo demostrar?
Silvia Mayela Torres Pia
silmaye@yahoo.com
silmaye@yahoo.com
El Poder Judicial
El Poder Judicial es aqul que, de conformidad con la
legislacin vigente, tiene la facultad de aplicar las
leyes en los asuntos civiles, penales y familiares, que
sean de su conocimiento, as como los casos en que
las dems leyes les concedan jurisdiccin. En Baja
California la forma de Gobierno del Estado es
republicana, representativa y popular, se divide, para
su ejercicio, en tres poderes: el Legislativo, el
Ejecutivo y el Judicial, los cuales actan separada y
libremente, pero cooperando en forma armnica a la
realizacin de los fines del Estado.
silmaye@yahoo.com
Qu quiere?
Cmo lo quiere?
silmaye@yahoo.com
10
Dnde lo quiere?
silmaye@yahoo.com
11
Actividad
Selecciona algn producto que requiere tu cliente y llena el
siguiente recuadro con la informacin que se pide:
Producto:
________________________________________________________
Cliente:
________________________________________________________
Requisitos:
Qu quiere?
____________________________________________________
Dnde lo quiere?
____________________________________________________
Cmo lo quiere?
____________________________________________________
silmaye@yahoo.com
12
TOME
SEGN CORRESPONDA
SIEMPR
E
A
VECE
S
NUNC
A
silmaye@yahoo.com
13
IV. Control
Control
IV.
Planeacin
I.I. Planeacin
III. Ejecucin
Ejecucin
III.
II.
II.
Organizacin
Organizacin
silmaye@yahoo.com
14
VENTAJAS
Aumenta el rendimiento.
Supone una racionalizacin y simplificacin de las tareas.
Reduce el nivel de estrs y evita respuestas emocionales ante
situaciones conflictivas.
Permite llevar el trabajo al da, evitando retrasos e
incumplimientos.
Permite trabajar de forma mucho ms relajada.
Permite afrontar las tareas futuras con serenidad, sabiendo
exactamente en qu consisten.
Bsicamente, planificar significa controlar la situacin en vez de
ser controlados por ella.
silmaye@yahoo.com
15
silmaye@yahoo.com
16
silmaye@yahoo.com
17
Primero lo Primero
Definir lo que es prioritario es la base para organizar las actividades
y aprovechar mejor el tiempo. Pregntese lo siguiente:
Es realmente necesario realizar esa tarea o actividad de
inmediato?
Qu papel desempea esa tarea en relacin a un objetivo
principal?
Cul es el momento ms apropiado para llevarla a cabo?
IMPORTANTE
NO
IMPORTANTE
Crisis
Problemas
presionantes
Proyectos, juntas
y preparaciones
contra reloj
NO URGENTE
Interrupciones, algunas
llamadas
Alguna
correspondencia
Algunas juntas
Muchos asuntos
inmediatos
presionantes
III
silmaye@yahoo.com
II
Preparacin
Prevencin
Aclaracin de valores
Planeacin
Creacin de relaciones
Trivialidades, trabajo
minucioso
Algunas llamadas
Actividades escape
IV
18
silmaye@yahoo.com
19
Manejo de la Agenda
La asistente no puede confiar en su memoria para
recordar todas las actividades y tareas que debe
realizar durante el da, adems de los
compromisos, citas y reuniones de su jefe. Para
sacar el mximo partido a la agenda en primer lugar debemos
saber utilizarla y en segundo lugar hay que utilizarla. Al hacer uso
de la agenda hay que seguir las siguientes reglas:
1. No confiar nunca en la memoria y apuntar cada uno de los
compromisos o tareas pendientes, por muy insignificantes que
parezcan. Para no olvidar ningn detalle, se anotarn de
inmediato.
2. Las anotaciones deben realizarse con letra bien clara, los
apellidos se escribirn de preferencia con maysculas y las
correcciones se efectuarn con cuidado, de modo que no puedan
inducir a confusin.
3. Al anotar una cita o reunin, se indicar no slo el nombre de la
persona interesada sino tambin su telfono y direccin.
4. Por definicin, una agenda debe estar al da, es decir que debe
reflejar los sucesivos cambios producidos en la programacin,
como por ejemplo la cancelacin o el aplazamiento de una
reunin. De lo contrario, no servira de nada.
5. Resulta prctico poner una pequea seal delante de las tareas
ya realizadas para poder visualizar con rapidez el trabajo
pendiente.
6. Para saber rpidamente el tipo de anotacin de que se trate
provisional, confirmada, urgente, relativa al jefe-, la asistente
establecer su propio sistema diferenciador.
7. Las anotaciones se harn de forma sinttica, aunque sin
escatimar ningn dato importante, como los relativos a la hora,
lugar o personas que se han de contactar.
8. La agenda debe consultarse siempre a primera hora de la
maana o incluso el da anterior, a ltima hora de la tarde. De
este modo, la asistente podr prepararse mejor para afrontar la
jornada de trabajo que se avecina.
9. Se recomienda dedicar un momento de la jornada del viernes o
sbado segn sea el caso, para repasar la agenda de la semana
siguiente.
10. Si la asistente tambin escribe sus compromisos personales
en su agenda de despacho, debe hacerlo de forma que estas
anotaciones se diferencien de los dems, por ejemplo utilizando
un color distinto o mejor an, apuntndolas a pie de pgina.
Silvia Mayela Torres Pia
silmaye@yahoo.com
20
silmaye@yahoo.com
21
silmaye@yahoo.com
22
Causa Original
Silvia Mayela Torres Pia
silmaye@yahoo.com
23
silmaye@yahoo.com
24
ACTIVIDADES TPICAS
ORGANIZACIN (Seiri)
Distinguir entre lo que es
necesario y lo que no lo es.
ORDEN (Seiton)
Un lugar para cada cosa y
cada cosa en su lugar,
higinicamente.
Almacenamiento funcional y
eliminar la necesidad de
buscar las cosas
Estandarizacin en el archivado
LIMPIEZA (Seiso)
La limpieza como inspeccin
y grado de limpieza. Buscar
mtodos para mantener
todo limpio o evitar que se
ensucie o contamine
Responsabilidad individual
ESTANDARIZACION
(Seiketsu)
Mantener y monitorear las
primeras 3 Ss
DISCIPLINA (Shitsuke)
Almacenaje y recuperacin en 30
segundos
Avisos o letreros de fcil lectura
silmaye@yahoo.com
25
silmaye@yahoo.com
26
Evaluacin
ORGANIZACIN
Se encuentra cada cosa en su lugar?
SI
NO
A VECES
ORDEN
Se pueden localizar fcilmente las cosas?
SI
NO
A VECES
NO
A VECES
En los libreros
En los archiveros
En las credenzas
En las agendas
telefnicas
Estn sealizados adecuadamente?
SI
Los archiveros
Los expedientes
Documentos de trabajo
LIMPIEZA
Las cosas estn libres de polvo y manchas?
SI
NO
A VECES
En los escritorios
En los archiveros
En el equipo de oficina
silmaye@yahoo.com
27
Algunas recomendaciones
1. Deshgase de lo que no usa.
Limpie su escritorio y solo deje aquello que usa diariamente.
Guarde el resto en los cajones o librero o archivero o en el
armario de la papelera. Si no usa algo reglelo a alguien que si
lo necesite
2. Evite el archivo de varios
Cada da clasifique los documentos y gurdelos en archivos bien
definidos. Selelos claramente: cuentas por pagar, recibos,
documentos para fotocopiar, informacin para reportes, asuntos
para revisar con su jefe(a) o bien documentos para entregar a
otra rea. Colquelos en el archivo correspondiente. No elabore
un archivo de varios si la informacin del documento no
amerita abrir una carpeta exclusiva, debe corresponder a algn
otro archivo o bien a la basura.
3. Revise y ordene los cajones de su escritorio.
Organice los cajones de su escritorio de tal manera que
contengan lo que corresponde, artculos de oficina en uno,
papelera en otro, etc. Esto elimina el andar buscando en todos
los cajones por algo.
4. Borre sus correos electrnicos antiguos
Para reducir el desorden o la saturacin de su correo electrnico
elimine aquellos correos que no requieren tomar alguna accin.
Si necesita guardarlo, abra una carpeta con ese fin. Evite
imprimir correos a menos que as lo requiera.
5. Maneje las carpetas virtuales como las reales.
Cuando abra carpetas electrnicas, manjelas igual como si
estuvieran fsicamente. Use subcarpetas para organizar los
archivos.
silmaye@yahoo.com
28
LA
IMPORTANCIA DE LA PREPARACIN
ADMINISTRANDO
LA JUNTA DE TRABAJO
silmaye@yahoo.com
29
silmaye@yahoo.com
30
SUJTESE
AL HORARIO ESTABLECIDO.
RECOMENDACIONES:
Sea puntual
Evite recapitular cada vez que alguien llegue tarde a la junta.
Pensarn que est bien llegar tarde, adems que implicara
un desperdicio del tiempo de los dems.
Establezca de antemano una hora para el trmino de la
reunin.
Para mantenerse en el horario es importante tratar desde un
principio los temas clave.
Si la presentacin requiri menos tiempo hay que terminar la
junta en ese momento.
ELABORAR
MINUTAS.
ACCIONES
CLAVE
silmaye@yahoo.com
31
silmaye@yahoo.com
32
Habilidades de Comunicacin
La comunicacin siempre es un esfuerzo en
equipo entre el emisor y el receptor.
Para que exista comunicacin, se requiere
de un emisor que quiera compartir un
mensaje con un receptor, utilizando el
lenguaje como instrumento, el cual consiste
en un cdigo con una significacin que debe
ser comn para ambos y a travs de un
canal que permita a la otra persona recibirlo. Todo esto se realiza en
un tiempo y un espacio que influyen en la comunicacin y que
ayudarn a que se d la respuesta o la accin como una
manifestacin de que se ha compartido la idea, sentimiento o
deseo.
El lenguaje puede ser verbal y no verbal; ambos son importantes
en el proceso de la comunicacin.
Si se pretende mejorar la comunicacin en la organizacin
estaremos bsicamente hablando de la concientizacin de todos los
miembros para hacer un buen uso de aquellos aspectos de orden
fsico (telfono, fax, Internet, memorndums, oficios, etc.) pero
especialmente, de mejorar actitudes que es la parte psicolgica de
la comunicacin.
La importancia de la comunicacin
En cualquier tipo de trabajo existe la necesidad de comunicacin y
sta ser eficaz cuando usted mismo est convencido de lo que
dice. Pensar antes de hablar supone un esfuerzo que, en la mayora
de los aspectos de la vida, es necesario. Por inclinacin natural
empezamos a hablar y con todo optimismo, suponemos que de una
u otra forma, comunicaremos algo de lo que intentbamos
comunicar, si es que sabamos lo que era cuando empezamos.
Muchas, por no decir que la mayora de las cosas que se dicen en el
trabajo provocan algn tipo de reaccin emocional. Como mnimo,
la reaccin puede ser un simple comentario y como mximo,
pueden provocar una serie de emociones dependiendo del mensaje:
miedo, rabia, resentimiento, entusiasmo, esperanza, alegra,
etctera.
Silvia Mayela Torres Pia
silmaye@yahoo.com
33
silmaye@yahoo.com
34
silmaye@yahoo.com
35
LA
silmaye@yahoo.com
36
silmaye@yahoo.com
37
Falso
______
_________
______
_________
______
_________
______
_________
______
_________
______
_________
______
_________
______
_________
______
_________
______
10.
Cuando usted est molesta, es probable
que transmita una actitud negativa por
telfono, aun sin darse cuenta de ello.
silmaye@yahoo.com
38
silmaye@yahoo.com
39
SUGERENCIAS
Tratar a todos con respeto. Esto por ser una de las principales reglas
de urbanidad y adems porque en muchos de los casos se desconoce
quin es su interlocutor.
silmaye@yahoo.com
40
silmaye@yahoo.com
41
LA
IMPORTANCIA DE LA VOZ
No slo cuentan las palabras sino tambin el tono con el que son
pronunciadas, que debe ser siempre cordial.
silmaye@yahoo.com
42
silmaye@yahoo.com
43
silmaye@yahoo.com
44
Etiqueta en Internet
Cada vez tenemos ms claro que el protocolo
no es, ni mucho menos, un concepto obsoleto,
sino que diariamente en nuestra vida
profesional y personal, utilizamos unas reglas
mnimas de comportamiento, necesarias para
lograr una convivencia racional, cvica y
respetuosa.
Con la evolucin de las nuevas tecnologas y la aparicin de un
nuevo foro de convivencia y comunicacin como es Internet, era
necesario ampliar las normas de etiqueta a este nuevo mbito.
La etiqueta en la red es un cdigo de conducta de carcter informal
que regula las comunicaciones y las relaciones entre los usuarios de
Internet. La mayora son reglas de sentido comn o adaptaciones
de las reglas de etiqueta del da a da, que pretenden trasladar a la
red el ideal de convivencia aceptado por la sociedad como modelo.
Estas reglas afectan todas las comunicaciones en Internet.
El correo electrnico es una de sus principales herramientas de
trabajo. Muchas de las gestiones que afronta en el da a da laboral
las realiza utilizando un e-mail. La cuestin es al hacerlo est
respetando la etiqueta especfica de este medio?
silmaye@yahoo.com
45
silmaye@yahoo.com
46
silmaye@yahoo.com
47
silmaye@yahoo.com
48
SEIS
DEPSITOS PRINCIPALES.
Comprender al individuo
Esta es la clave de todos los otros depsitos. Simplemente no
sabemos en qu consiste depositar en otra persona hasta que
se comprende al individuo. Lo que para uno podra ser un
depsito, no siempre es percibido como tal por los otros. Incluso
es posible que se perciba como un retiro.
Prestar atencin a las pequeas cosas
Las pequeas bondades y atenciones son muy importantes. Las
pequeas asperezas, las pequeas faltas de respeto, suponen
retiros importantes. En una relacin, las cosas grandes son las
cosas pequeas.
Mantener los compromisos
Mantener un compromiso o una promesa es un depsito de suma
importancia; romperlos representa un importante retiro. Es
probable que este sea el retiro de ms peso en cualquier
relacin, ya que cuando volvemos a hacer una promesa no nos
creern.
Es por ello importante cultivar el hbito de mantener siempre las
silmaye@yahoo.com
49
silmaye@yahoo.com
50
Aclarar expectativas
La causa de casi todas las dificultades que aparecen en las
relaciones arraiga en expectativas conflictivas o ambiguas en
torno a los roles y metas. Creamos muchas situaciones
negativas al dar por sentado que nuestras expectativas son
evidentes por s mismas, y que los otros las comprenden y
comparten claramente. Cuando las expectativas no son claras y
compartidas, la gente empieza a verse envuelta
emocionalmente, y las incomprensiones se multiplican,
originando colisiones y fracturas de la comunicacin.
silmaye@yahoo.com
51
silmaye@yahoo.com
52
Bibliografa
1. La mujer Ejecutiva. Cmo desarrollar las habilidades
esenciales para el xito. Connie Sitterly. Serie 50
minutos. Grupo Editorial Iberoamrica. 1994
2. Excelencia Profesional para secretarias. Tcnicas
comprobadas para el desarrollo profesional. Carolyn
Barnes, Marilyn Manning. Serie 50 minutos. Grupo
Editorial Iberoamrica. 1993
3. Ideas y Trucos para la Secretaria Moderna. Caterina
Berthelot. Editorial Ocano de Mxico. 1999.
4. Todo sobre la Imagen del xito. Gaby Vargas. Editorial
Planeta. 2001
5. Los 7 Hbitos de la Gente Altamente Efectiva. Stephen
Covey. Editorial PAIDOS. 1996
6. Creatividad en el Servicio. Una estrategia competitiva
para Latinoamrica. Mauro Rodrguez Estrada, Ricardo
Escobar Borrero. McGRAW-HILL/INTERAMERICANA
EDITORES. 1996.
7. SecretariaPlus.com
silmaye@yahoo.com
53